Protocolo de gestión de lecciones aprendidas
MasalládecrearrepositoriosdeLLAA,loquesebuscaesmaximizarsudifusiónyusoparacrearunentornodemejoracon=nuaqueconduzcaa:
• Reducirlosciclosdeejecucióndeprocesosyac=vidades(=empoydinero).• Incrementarlaeficienciayrentabilidaddelaoperaciónevitandorepe=r
incidenciasysituacionesadversas.• Promoverunaculturadeaprendizaje,abiertaadeba=rfallosyerrores.• Demostrarexcelenciayresponsabilidadenlacalidaddenuestrasac=vidades,
procesos,proyectosyoperaciones.• Iden=ficardondeyquien=eneconocimientosconcretosconelfinde
ges=onarágilmentenuestrotalentohumano.• Crearespaciostransversalesdondedis=ntasáreastenganlaoportunidadde
exponersuperspec=vaenposiblesmejoras.• Facilitareldesarrollodecapacidadesyknow-howporelintercambiode
conocimiento.
Lasleccionesaprendidaspuedendefinirsecomounaprendizajequeseob=eneapar=rdeunhechorelevanteoexperienciaduranteunprocesooac=vidad,esteaprendizajepuedeserderivadodeuneventoposi=voonega=vo.
Lasleccionesaprendidasseproducentraslareflexiónyanálisiscri=codelosresultadosylosfactoresocondicionesquepuedeninfluireneléxitodeunprocesooac=vidad.
Estareflexiónnospermiteniden=ficartendenciascausa-efectoparapoderproponersolucionesvalidasyrecomendacionesquepuedanseraplicadasen
¿Que es una Lección Aprendida?
¿Porqué queremos sistematizar las Lecciones
Aprendidas?
Extracciónydocumentacióndelasexperienciasgeneradasenlaac=vidadoproyecto
seleccionado
2. Identificación y sistematización
3. Evaluación y selección
AnálisisdelasLLAAiden=ficadasparadeterminarsurelevanciaypotencialde
aprovechamiento
4. Difusión y aprovechamiento
DivulgacióndeLLAAseleccionadasyaccionesde
replicaciónysistema=zacióndelosaprendizajedelasmismas
1. Preparación del caso de uso
Selecciónydefinicióndelaac=vidadoproyectosobrela
cualserealizarálaiden=ficacióndelasLeccionesAprendidas
¿Como aplicamos el protocolo de Lecciones Aprendidas?
• Contenido:concentrarseenloshechosynoenlaspersonas
• Contexto:ubicarseenelmomento,condicionesenqueocurrenloshechos,yobje=vosperseguidos/fijados
• Lenguaje:escucharconatención,yexpresarsedeformaobje=va,clarayrespetuosa.Hacerpreguntas.
• Herramientas:usarformatosyherramientasexistentesytenerlasalamanoparatomarnotaydatosdeposiblesevidencias.
• Compromisoregistrardeformaclarayconcisaelaprendizajebajolaestructuraestablecida.Comprometerseconlosacuerdosypróximospasos.
Dinamizador(es):Personadeláreaqueapoyalaaplicacióndelprotocoloenelcasoatratar
Responsabledelaac=vidadoproyecto:Personaqueconoceelcasoatrataryque=eneinterés/necesidadderealizarlaiden=ficacióndeLLAA
GestordelConocimiento:Personaencargadadelseguimientodeac=vidadesyaprovechamientodelabasedeconocimiento
Referentes:Personasconconocimientoenlastemá=casatratarquepuedanapoyarlaevaluaciónyseleccióndelasLLAA
Autor(es):Personasquehanpar=cipadoenelcasoatrataryquepuedenaportarexperienciasrelevantes(serándefinidasporelresponsabledelaac=vidad)
¿Como extraemos una Lección Aprendida?
¿Cuales son los roles de gestión implicados?
1. Preparación del casoSelección y definición de la actividad o proyecto sobre la cual se realizará la identificación de Lecciones Aprendidas
Actividades a realizar
Roles que intervienen
Producto / Resultado
Herramienta de apoyo
Enunciar las fases del proyecto o proceso del cual se quieren extraer las lecciones aprendidas para tener una guía que aporte orden y contexto
X O
Definición del caso a tratar
H1 Esquema para la
definición de actividades y
temáticas
Enunciar las temáticas o dominios de conocimiento relevantes de cada una de las fases con objeto de tener una guía preliminar sobre los temas clave a tratar (no quiere decir que sean los únicos pero será importante para asegurar que los temas clave no se olvidan
X O
Seleccionar a las personas implicadas en el caso a tratar. Serán aquellas que han participado directamente en una o varias fases del proceso y que pueden aportar lecciones aprendidas
X
Listado de personas
(potenciales autores de
LLAA
N/A
Convocar la sesión / workshop en la que se extraerán las lecciones aprendidas
X Email de convocatoria N/A
Res
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Aut
or
Consideraciones• Una preparación del caso previo ayuda a ordenar y conducir la identificación de las
lecciones aprendidas, a la vez que sirve para asegurar el abordaje de los temas clave según cada caso
• El responsable de la actividad es quien conoce el caso y por tanto será la persona encargada de realizar esta preparación, no obstante puede pedir apoyo al
Guía detallada de los pasos del protocolo de lecciones aprendidas
X = requerido O = Opcional
Guía detallada de los pasos del protocolo de lecciones aprendidas
2. Identificación y sistematizaciónExtracción y documentación de las experiencias generadas en la actividad o proyecto seleccionado
Actividades a realizar
Roles que intervienen
Producto / Resultado
Herramienta de apoyo
Extracción de LLAA: Workshop específico o como parte de una sesión del proyecto o del área en la que el dinamizador conduce un debate para que cada autor comparta las LLAA que tenga alrededor de las fases y temáticas del caso a tratar
X X X
Listado de LLAA y autores comprometidos
a la documentación
H2 Hoja de
extracción y seguimiento
de LLAA
Elaboración de la LLAA: Los autores haciendo uso de la ficha de regístro de LLAA realizarán una descripción más detallada de la LLAA que aporto durante la sesión de extracción (esta ficha será enviada al dinamizador)
O XFichas
descriptivas de la LLAA (una
por cada LLAA)
H3 Ficha de registro
Seguimiento de las LLAA: El dinamizador se asegura de que los autores realizan la elaboración de sus LLAA
X X
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or
Consideraciones• En este caso se identifica y describe la LLAA sin mucho nivel de detalle• Se recomienda una sesión de 2 horas• La elaboración es un trabajo del autor o autores (son ellos quienes aportan el
contenido)• El dinamizador puede brindar apoyo metodológico • Es importante asegurar que se trabajen tanto los campos descriptivos, como los de
impactos (ahorros, mejoras, etc.)
X = requerido O = Opcional
3. Evaluación y selecciónValoración, revisión y selección de las LLAA aprendidas identificadas en documentadas en la fase previa
Actividades a realizar
Roles que intervienen
Producto / Resultado
Herramienta de apoyo
Revisión de LLAA: El responsable de la actividad y los autores (con apoyo del dinamizador) realizarán una valoración de nivel de relevancia y magnitud de las LLAA, podrán pedir apoyo a personas referentes en el tema tratado en la LA
X O O X LLAA revisadas
H4Excel de
valoración de LLAA
Profundización y seguimiento de las LLAA: Aquellas LLAA con contenido de interés y con alto potencial de imparto por su realización, podrán ser objeto de un proceso de profundización en el que el dinamizador apoya al autor enriqueciendo la LA con piezas de conocimiento adicionales (Videos, fotos, presentaciones, documentos, planos, guías de implantación,etc)
X X
LLAA enriquecidas con piezas de conocimiento adicionales
N/A
Res
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or
Consideraciones• Descartar cualquier LA cuya evaluación determine que no aporta contenido
pertinente o relevante.• Es importante profundizar en los campos descriptivos, la documentación de apoyo y
en los impactos que se pueden obtener del aprovechamiento de la LLAA (ahorros, mejoras, etc.)
Guía detallada de los pasos del protocolo de lecciones aprendidas
X = requerido O = Opcional
4. Difusión y AprovechamientoDivulgación de las LLAA selecionadas y análisis de acciones de realización / aprendizaje de las mismas
Actividades a realizar
Roles que intervienen
Producto / Resultado
Herramienta de apoyo
Difusión de LLAA: El dinamizador de área o gestor del conocimiento compartirá las LLAA que hayan pasado el proceso de evaluación y selección
O X X O Boletines de divulgación
H5 Plantilla de boletines de
LLAA
Realización: El aprovechamiento puede darse por varias vías1. Presentando y discutiendo las LLAA
en sesiones de trabajo (de proyecto, de área o departamento)
2. Revisando las LLAA disponibles antes de desamorllar una actividad para ver que puede aprovechar
3. Replicando o aplicando una LA en las actividades o proyectos que corresponda
X O O X
Sesiones de socialización de
LLAAAcciones de
aplicación de una LA existente en un proyecto o
actividad similarH6
Bitácora de gestión de
LLAA
Consolidación: Aquellas LLAA que tengan una realización continuada podrán ser consolidadas incorporándolas dentro de un procedimiento o creando uno nuevo, o desarrollando una acción de formación
X O O
Procedimientos, guías, politicas,
especificaciones, nuevas o
modificadasCurso realizados
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or
Consideraciones• La divulgación puede ser a través de un boletín o por disponer de un repositorio
que pueda ser consultado• Es importante dejar constancia de la acción de aprovechamiento o de la
consolidación, por ello cada vez que ocurra las personas que lo hagan deberán informar que lo han al dinamizador o gestor de conocimiento para poder identificar y/o cuantificar los impactos que de allí se generen
Guía detallada de los pasos del protocolo de lecciones aprendidas
X = requerido O = Opcional
Anexos del protocolo de Lecciones Aprendidas
Herramientas de apoyo al protocolo
Anexo H1 - Esquema para la definición de actividades y temáticas
Anexo H2 - Hoja de extracción y seguimiento de LLAA
Este instrumento es utilizado para registrar LLAA identificadas para su posterior documentación
Este sencillo instrumento nos permite caracterizar la fuente de las Lecciones Aprendidas
Anexo H2 - Hoja de extracción y
Este sencillo instrumento es utilizado para registrar LLAA identificadas para su posterior documentación
Anexo H3 - Ficha de registro
Siguiendolaestructuradeestaficha,elautorserácapazderelatarelevento,acontecimientoosituación(posi=vaonega=va)poniendoenvalorelaprendizajederivadoyelimpactosqueeste=eneenlaoperacióneconómicamente
Anexo H4 - Excel de valoración de LLAA
Siguiendo la estructura de esta ficha, el dinamizador o gestor del conocimiento será capaz de analizar el impacto económico y el valor de un aprendizaje / conocimiento para la organización
Anexo H5 - Plantilla de boletines de LLAA
Estaplan=llacon=enelaestructuraadecuadaparatransferirloresultadosyac=vidadesderivadasdelasLLAA
• Consideralasiguientessecciones:• Fecha• Mensaje/No=cia%Editorial• Estadís=casdeBBDDportemá=cas• DifusióndeLLAAdestacadas
Anexo H6 - Bitácora de gestión de LLAA
Esteinstrumentopermitealosdinamizadoresygestoresdelconocimientoges=onar/hacerseguimientodelabasedeLLAAdesudepartamentooárea.AquíseregistrantodoslosaportesconlainformaciónquediferencielaLLAAyparatenerunavisiónglobaldelestadoenelqueseencuentraylasaccionesrecomendadas.