Pautas para el mejoramiento organizacional
y potenciar la gestión de resultados 2014-2015
CONVENIO PNUD-ALCALDIA DE BARRANQUILLA
Consultor: José Saavedra Cabarcas
PROPUESTA RUTA DE ACOMPAÑAMIENTO
PARA LA GESTION Y DESARROLLO
DE LAS JUNTAS DE ACCION COMUNAL
DEL DISTRITO DE BARRANQUILLA
I. CONCEPTOS BASICOS.
Es una organización cívica, social y comunitaria de gestión social, sin ánimode lucro, de naturaleza solidaria, con personería jurídica y patrimonio propio,integrada voluntariamente por los residentes de un lugar que aúnanesfuerzos y recursos para procurar un desarrollo integral, sostenible ysustentable con fundamento en el ejercicio de la democracia participativa.
JUNTA DE ACCION COMUNAL
FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL
Para el caso de las JACs, hace referencia al conjunto de estrategiasintencionales, sistemáticas y contextualizadas a través de la cuales se buscapotenciar las habilidades o competencias colectivas, a efectos de contribuircon el mejoramiento de la ejecución de su misión, y el logro de sus objetivos,a través de la definición de acciones y metas concretas que contribuyan a sureconocimiento, autonomía, independencia y sostenibilidad.
2. DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL.
PROBLEMATICAS ASOCIADAS A JACs.
ORGANIZACIÓN INTERNA Y
CAPACIDAD DE GESTION
CONDICIONES DE AUTONOMIA Y SOSTENIBILIDAD
RELACIONES CON LAS ENTIDADES TERRITORIALES
BARRERAS AL DESARROLLO DE LA ORGANIZACIÓN COMUNAL
3. MODELO DE GESTION JACs.
PROCESOS DE GESTION (COMO)
INTERACCION Y COMUNICACIÓN
CIUDADANA
DIAGNOSTICO BARRIAL PARTICIPATIVO
(INVENTARIO DE OFERTAS)
ANALISIS DE NECESIDADES Y PRIORIZACION DE ACCIONES
DE DESARROLLO
INTERLOCUCION Y ARTICULACIÓN INSTITUCIONAL
PRACTICAS GERENCIALES DE GESTION ADMINISTRATIVA
LOGISTICA DE OPERACIÓN Y USO DE LAS TICS EN LA GESTION COMUNITARIA
MAPEO Y CONFORMACION DE REDES DE ACTORES SOCIALES BARRIALES
FORMACION DE COMPETENCIAS PARA EL
DESARROLLO COMUNITARIO
PROCESOS DE SOPORTE (CON QUE)
REQUERIMIENTOS/NECESIDADES
COMUNITARIAS
GESTIONES/ INICIATIVAS
DESARROLLADASFOMENTO DE LAS EXPRESIONES ARTISTICAS, CULTURALES Y DEPORTIVAS DE LA COMUNIDAD
SEGUIMIENTO A PRESTACION DE SERVICIOS PUBLICOS SOCIALES Y DOMICILIARIOS
IMPULSO DE PROYECTOS DE OBRAS Y EQUIPAMIENTO COMUNITARIO
FORTALECIMIENTO DE LOS PROCESOS Y MECANISMOS DE PARTICIPACION CIUDADANA
PROMOCION DE LA PAZ, LA CONVIVENCIA Y EL DIALOGO SOCIAL COMUNITARIO
IDENTIFICACION DE OPORTUNIDADES DE GENERACION DE INGRESOS PARA LA COMUNIDAD
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4. DESAGREGACION DE PROCESOS
1. PROCESOS DE GESTION
INTERACCION Y COMUNICACIÓN CIUDADANA
Reconocimiento de la organización comunitaria y representatividad de sus cuerpos directivos
1.1.
Existencia de canales formales de comunicación entre la organización comunal y la comunidad
Tipos de actores, poblaciones o grupos con los que la organización comunal tiene interacción
Mecanismos no formales de interacción y comunicación entre la JAC y la comunidad
FACTOR CRITICO DE EXITO
4. DESAGREGACION DE PROCESOS
1. PROCESOS DE GESTION
DIAGNOSTICO BARRIAL PARTICIPATIVO (INVENTARIO DE OFERTAS)
Capacidades técnicas del equipo líder del proceso de diagnostico social y comunitario
1.2.
Caracterización de grupos poblacionales localizados en la comunidad
Mapeo y coberturas de ofertas de servicios institucionales y no institucionales
Disponibilidad o acceso a sistemas de información o indicadores socio-económicos
FACTOR CRITICO DE EXITO
4. DESAGREGACION DE PROCESOS
1. PROCESOS DE GESTION
ANALISIS DE NECESIDADES Y PRIORIZACION DE ACCIONES DE DESARROLLO
Manejo de metodologías para la identificación y sistematización de problemas sociales
1.3.
Dominio de esquemas para la priorización de alternativas de desarrollo comunitario
Técnicas de concertación y negociación comunitaria para la selección de iniciativas
Reconocimiento de instancias y espacios institucionales para el apoyo de iniciativas
FACTOR CRITICO DE EXITO
4. DESAGREGACION DE PROCESOS
1. PROCESOS DE GESTION
INTERLOCUCION Y ARTICULACIÓN INSTITUCIONAL
Relacionamiento formal con la Junta Administradora Local a que pertenece la JAC
1.4.
Nivel de interlocución con el Alcalde Menor de la Localidad a que pertenece la JAC
Relación directa con entidades o dependencias de la institucionalidad distrital
Participación con aliados estratégicos no gubernamentales (ONGs, empresa privada, etc.)
FACTOR CRITICO DE EXITO
4. DESAGREGACION DE PROCESOS
2. PROCESOS DE APOYO
FORMACION DE COMPETENCIAS PARA EL DESARROLLO COMUNITARIO
Marco jurídico y derechos asociados a la participación y los asuntos comunitarios
2.1.
Gestión administrativa, logística y de recursos para el desarrollo de organizaciones comunales
Emprendimiento comunal y empoderamiento de la gestión productiva solidaria
Fundamentos de gestión publica territorial y esquemas de desconcentración funcional
FACTOR CRITICO DE EXITO
4. DESAGREGACION DE PROCESOS
2. PROCESOS DE SOPORTE
PRACTICAS GERENCIALES DE GESTION ADMINISTRATIVA
Cumplimiento de requisitos legales (registros, libros, inventarios, actas, informes de gestión)
2.2.
Estructura administrativa, funcional y operativa de la organización comunitaria
Construcción y seguimiento de los Planes Operativos de Actividades Comunales
Evaluación de resultado e impacto de las intervenciones gestionadas por la organización
FACTOR CRITICO DE EXITO
4. DESAGREGACION DE PROCESOS
2. PROCESOS DE SOPORTE
LOGISTICA DE OPERACIÓN Y USO DE LAS TICS EN LA GESTION COMUNITARIA
Infraestructura operativa disponible (sede, muebles, enseres, otros bienes o activos)
2.3.
Disponibilidad de equipos de computo para el giro normal de organización comunal
Conectividad a internet en el espacio físico donde se desarrolla la gestión administrativa
Uso de herramientas virtuales, cuentas de correo, redes sociales, gestión de información
FACTOR CRITICO DE EXITO
4. DESAGREGACION DE PROCESOS
2. PROCESOS DE SOPORTE
MAPEO Y CONFORMACION DE REDES DE ACTORES SOCIALES BARRIALES
Identificación de actores sociales barriales con presencia en el territorio donde incide la JAC
2.4.
Inventario de espacios o instancias de interacción social en el territorio
Articulación a redes de trabajo comunitario con incidencia en el barrio, localidad o distrito
Promoción y apoyo a la conformación de nuevas redes de trabajo comunitario
FACTOR CRITICO DE EXITO
4. DESAGREGACION DE PROCESOS
3. PROCESOS DE MISIONALES
SEGUIMIENTO A PRESTACION DE SERVICIOS PUBLICOS SOCIALES Y DOMICILIARIOS
Requerimientos de la comunidad a operadores de servicios, tramitados a través de la JAC
3.1
Gestiones de solicitudes, peticiones quejas o reclamos interpuestos por iniciativa la JAC
Reuniones, audiencias, foros con operadores de servicios, en la comunidad por gestión de la JAC
FACTOR CRITICO DE EXITO
4. DESAGREGACION DE PROCESOS
3. PROCESOS DE MISIONALES
IMPULSO DE PROYECTOS DE OBRAS Y EQUIPAMIENTO COMUNITARIO
Iniciativas de construcción y/o adecuación de infraestructura gestionadas por la JAC
3.2.
Proyectos de obras o equipamiento comunitario registradas en BPIN o con recursos apropiados
Obras de infraestructura ejecutadas en la comunidad por iniciativa y gestión de la JAC
FACTOR CRITICO DE EXITO
4. DESAGREGACION DE PROCESOS
3. PROCESOS DE MISIONALES
IDENTIFICACION DE OPORTUNIDADES DE GENERACION DE INGRESOS PARA LA COMUNIDAD
Caracterización económica y potencial productivo del barrio donde incide la JAC
3.3.
Acercamiento de ofertas y demandas de oportunidades de empleabilidad en el barrio
Gestión de recursos para la promoción del emprendimiento productivo familiar
FACTOR CRITICO DE EXITO
4. DESAGREGACION DE PROCESOS
3. PROCESOS DE MISIONALES
FOMENTO DE LAS EXPRESIONES ARTISTICAS, CULTURALES Y DEPORTIVAS DE LA COMUNIDAD
Identificación o apoyo por parte de la JAC de exponentes u organizaciones de tipo artístico
3.4.
Identificación o apoyo por parte de la JAC de exponentes u organizaciones de tipo cultural
Identificación o apoyo por parte de la JAC de exponentes u organizaciones de tipo deportivo
FACTOR CRITICO DE EXITO
4. DESAGREGACION DE PROCESOS
3. PROCESOS DE MISIONALES
FORTALECIMIENTO DE LOS PROCESOS Y MECANISMOS DE PARTICIPACION CIUDADANA
Acciones de formación dirigidas a la comunidad en temas de participación ciudadana
3.5.
Vinculación de personas a procesos de participación y elección comunitaria
Participación de directivos de la JAC en procesos de rendición de cuentas de la entidad territorial
FACTOR CRITICO DE EXITO
4. DESAGREGACION DE PROCESOS
3. PROCESOS DE MISIONALES
PROMOCION DE LA PAZ, LA CONVIVENCIA Y EL DIALOGO SOCIAL COMUNITARIO
Identificación, reconocimiento y reconciliación de población victima localizada en el barrio
3.6.
Acciones de paz, convivencia y resolución de conflictos promovidas en el barrio por la JAC
Coordinación con organismos de seguridad para mitigar situaciones de violencia o delincuencia
FACTOR CRITICO DE EXITO
5. PARAMETROS DE MEDICION
ESTRUCTURA
BAJO
MEDIO
PROCESOS DE GESTION
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE SOPORTE
FACTORES CRITICOS DE EXITO
GRADO DE FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL
6. ESQUEMA DE VALORACION DIAGNOSTICA.
PARAMETROS DE VALORACION
FACTOR CRITICO DE EXITO
Descripción del factor critico de
éxito establecido
BAJO MEDIO ALTO
GRADO DE FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL
Estado de avance precario
o incipiente
Estado de avance positivo,
con falencias
Estado de avance óptimo
o deseable
0% al 33% 34% al 66% 67% al 100%PARAMETRO CUANTITATIVO
EVIDENCIAS
7. DISEÑO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO COMUNAL
CADENA DE AVANCE
DEFINICION DE METAS EN FUNCION DE
REALIDADES DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES
DE FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL
DELIMITACION DE LOS GRADOS DE FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL
GRADO DE FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL
CONSTRUCCION DE INDICADORES ASOCIADOS A LOS PARAMETROS DE
MEDICION
ESTRUCTURACION DEL PLAN
OPERATIVO DE ACTIVIDADES COMUNALES Y DIFERENCIADO
POR ORGANIZACION
8. EJES DEL PLAN OPERATIVO DE ACTIVIDADES COMUNAL
ESTRUCTURA
OBJETIVO
MONITOREO Y SEGUIMIENTO
ACCION INDICADOR META RECURSOS RESPONSABLE TIEMPO
Para qué? Como?Que
mido?Cuanto? Con qué? Quien? Cuando?
9. ESQUEMA DE ACOMPAÑAMIENTO
CARACTERISTICAS
Definición : Compromisos establecidos entre los cuerpos directivos
de la JAC y funcionarios del área de Monitoreo y Seguimiento de laOficina Distrital de Participación.
Periodicidad: Anual
Cantidad : Una (1)
CONCERTACION DE PLANES
OPERATIVOS DE ACTIVIDADES
MONITOREO Y SEGUIMIENTO
EN CAMPO/ COMUNIDAD
SEGUIMIENTO DE ACCIONES EN
PUESTO DE TRABAJO
Definición : Visitas a terreno para comprobar con la comunidad,
los niveles de avance y cumplimiento de compromisos del PlanOperativo de Actividades Comunales.
Periodicidad: Semestral
Cantidad : Dos (2)
Definición : Contactos directos con directivos de las JAC en las
instalaciones de la Oficina de Participación Distrital, para acompañar ycoordinar las gestiones de fortalecimiento de la organización.
Periodicidad: Trimestral
Cantidad : Cuatro (1)