Universidad de La SalleCiencia UnisalleMaestría en Gestión Documental y Administraciónde Archivos Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
1-1-2018
Propuesta de un cuadro de clasificacióndocumental para las series y subseriesdocumentales del Sistema Nacional de Atención yReparación de las Víctimas : estudio de casoJosé Luis Carreño SantoyoUniversidad de La Salle
Heisy Hazminy Suárez RamírezUniversidad de La Salle
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Citación recomendadaCarreño Santoyo, J. L., & Suárez Ramírez, H. H. (2018). Propuesta de un cuadro de clasificación documental para las series y subseriesdocumentales del Sistema Nacional de Atención y Reparación de las Víctimas : estudio de caso. Retrieved fromhttps://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental/48
Propuesta de un cuadro de clasificación documental para las series y subseries documentales
del Sistema Nacional de Atención y Reparación de las Víctimas: estudio de caso
José Luis Carreño Santoyo
Heisy Hazminy Suárez Ramírez
Universidad de la Salle
Facultad de Ciencias Económicas
Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos
Octubre, 2018
Propuesta de un cuadro de clasificación documental para las series y subseries documentales
del Sistema Nacional de Atención y Reparación de las Víctimas: estudio de caso
José Luis Carreño Santoyo
Heisy Hazminy Suárez Ramírez
Aspirantes al título Magister en Gestión Documental y Administración de Archivos
Director de Tesis
Carlos Alberto Zapata Cárdenas
Bibliotecólogo y Archivista
Master en Documentación Digital
Universidad de la Salle
Facultad de Ciencias Económicas
Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos
Octubre, 2018
iii
NOTA DE ACEPTACIÓN
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
FIRMA DEL DIRECTOR
_______________________________
FIRMAS DEL JURADO
______________________________
______________________________
______________________________
Bogotá, octubre de 2018
iv
Agradecimientos
A Dios primero.
A nuestras familias, amores, amigos y docentes.
Dedicatoria
A las víctimas del conflicto armado interno,
como una contribución a la reparación y la verdad
desde la disciplina archivística para la no repetición
de la historia.
Heisy Suárez y José Luis Carreño
v
Resumen
En el entendido que la clasificación documental es la fase del proceso de organización
documental, donde se identifica la producción de información en diversos soportes,
estableciendo agrupaciones en concordancia con la estructura orgánica y/o funcional (fondo,
sección, series y/o asuntos), el presente trabajo de investigación propone un Cuadro de
Clasificación Documental (CCD) de tipo funcional que da cuenta de la producción documental
del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a la Víctimas (SNARIV) como un
instrumento que busca contribuir a la protección, valoración, acceso y difusión de los archivos de
derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado.
La propuesta, busca la unicidad de criterios y contribuir a la normalización de la
clasificación documental de las series y subseries documentales resultado de las actividades
específicas en atención y reparación integral de víctimas del conflicto armado, así mismo
facilitar el acceso a la información a los actores del conflicto (víctimas y victimarios), entidades
públicas y privadas, organizaciones defensoras de derechos humanos y los ciudadanos en
general, estos últimos como la razón de ser de la administración pública.
vi
RAI – RESUMEN ANALÍTICO DE INVESTIGACIÓN
Facultad de Ciencias Económicas
Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos
1. Autores
Carreño Santoyo, José Luis
Suárez Ramírez, Heisy Hazminy
2. Director del Proyecto
Zapata Cardenas, Carlos Alberto
Línea de Investigación: Información, Desarrollo y Sociedad
3. Título del Proyecto
Propuesta de un cuadro de clasificación documental para las series y subseries documentales
del Sistema Nacional de Atención y Reparación de las Víctimas: estudio de caso
4. Palabras Clave
Clasificación documental, Cuadro de clasificación documental, Clasificación funcional,
Instrumentos archivísticos, Archivos de Derechos Humanos, Memoria Histórica y Conflicto
Armado
5. Resumen del Proyecto
En el entendido que la clasificación documental es la fase del proceso de organización
documental, donde se identifica la producción de información en diversos soportes,
estableciendo agrupaciones en concordancia con la estructura orgánica y/o funcional (fondo
sección, series y/o asuntos), el presente trabajo de investigación propone un Cuadro de
Clasificación Documental (CCD) de tipo funcional que da cuenta de la producción documental
del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a la Víctimas (SNARIV) como un
vii
instrumento que busca contribuir a la protección, valoración, acceso y difusión de los archivos de
derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado.
La propuesta, busca la unicidad de criterios y contribuir a la normalización de la
clasificación documental de las series y subseries documentales resultado de las actividades
específicas en atención y reparación integral de víctimas del conflicto armado, así mismo
facilitar el acceso a la información a los actores del conflicto (víctimas y victimarios), entidades
públicas y privadas, organizaciones defensoras de derechos humanos y los ciudadanos en
general, estos últimos como la razón de ser de la administración pública.
6. Objetivo General
Proponer un Cuadro de Clasificación Documental funcional que identifique la totalidad de
series y subseries documentales que producen, reciben y conservan las entidades que conforman
el SNARIV, según lo dispuesto en la Ley 1448 de 2011.
7. Problemática: Antecedentes y pregunta de investigación
La consulta sobre antecedentes en el tema de investigación tuvo los siguientes resultados:
Guías para la gestión normalizada de los documentos generados dentro de los procesos
transversales en el Distrito Capital (Archivo de Bogotá, 2009).
Guía de uso de la propuesta de clasificación y valoración para las series documentales
producidas en los hospitales del Distrito Capital Cooperativo y problemas de aprendizaje.
Universidad Pedagógica Nacional, Facultad de Educación (León N., Hernández K., Flórez, J. y
Forero G. 2016).
Guía de uso de la propuesta de clasificación y valoración para las series documentales
producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito (León N., Hernández K.,
Flórez, J. y Forero G. 2016).
Banco Terminológico de las Series Documentales Facilitativas de la Administración Pública
Colombiana (Sierra L. 2017).
Propuesta de cuadro de clasificación de archivos para los colegios de la Comunidad de
Agustinos Recoletos de Bogotá (Castro J. 2010).
viii
Propuesta de banco terminológico para las series documentales misionales del sector
minero-energético en Colombia (Prieto J. 2011).
Teniendo en cuenta que la teoría sobre clasificación documental establece que los CCD
deben ser elaborados de forma exclusiva para una organización, en concordancia con sus propias
funciones, no permitiendo llegar a un sistema universal, se considera pertinente plantear la
siguiente pregunta de investigación: ¿Cuál es la estructura que debe tener un Cuadro de
Clasificación Documental de tipo funcional que contemple varias entidades que desarrollen una
función compartida en el marco de un sistema estatal?
8. Referentes conceptuales, teóricos
1. DERECHOS HUMANOS
2. DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO
3. VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO
4. ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS, MEMORIA HISTÓRICA Y CONFLICTO
ARMANDO
4.1. Principios de los archivos de Derechos Humanos, Memoria Histórica y Conflicto
Armado
5. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
5.1. Tipos de clasificación
5.2. Criterios para determinar el tipo de clasificación apropiado
5.3. Elementos para llevar a cabo la clasificación documental
5.4. Proceso de clasificación documental
6. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
ix
9. Metodología
El trabajo de investigación tiene un enfoque cualitativo ya que se llevó a partir del análisis
de los datos recolectados para lograr describir una situación, en este caso el estado de la
clasificación documental de la información resultado del proceso de reparación a víctimas del
conflicto armado, y posteriormente proceder a identificar sus características y cualidades para
poder interpretación de la información.
La investigación es de tipo descriptivo, ya que se recolectan y describen datos cualitativos y
en su estado natural sobre los instrumentos archivísticos de clasificación de las agrupaciones
documentales que dan cuenta de las funciones asignadas a las entidades que hacen parte del
SNARIV para determinar la validez o no frente de la clasificación documental sobre DDHH,
DIH y atención de víctimas del conflicto armado.
El método utilizado corresponde a una investigación documental, la cual se basa en la
revisión e interpretación de artículos, bibliografías, documentos, textos, videos y diferentes
fuentes primarias de información sobre un tema en particular, los cuales son utilizados para dar
inicio a una nueva temática o trabajar sobre una ya pre existente, como en este caso la
clasificación documental.
10. Recomendaciones y Prospectiva
Siendo este CCD un documento construido de manera sistemática contando con criterios
archivísticos de clasificación, se recomienda tomarlo como referente para la elaboración de
Siendo este CCD un instrumento elaborado de forma sistemática, teniendo en cuenta criterios
archivísticos de clasificación documental, se recomienda que sea tomado como referente por
parte de las entidades responsables de la política archivística y gestión documental a nivel
nacional, departamental y distrital, en la elaboración de instrumentos de clasificación para otros
sistemas o grupos de entidades a los cuales le sean asignadas objetivos o funciones relacionado
con una temática específica por parte del Estado.
x
Si bien es cierto que en las escuelas de formación archivística, se enseña el proceso de
clasificación documental, es necesario que el mismo sea reforzado y ampliado en el sentido de
dejar la idea errónea que los CCD solo deben elaborarse a partir de un modelo orgánico-
funcional, y de esta forma que los nuevos egresados tengan bases más sólidas y las apliquen de
forma adecuada en su labor profesional, elaborando instrumentos de clasificación documental,
acordes con su metodología de elaboración y en concordancia con las necesidades propias de las
organizaciones y llegado el caso de un sistema, conformado por varias entidades.
Teniendo en cuenta que los instrumentos archivísticos, son dinámicos y pueden ser
actualizados de acuerdo a los cambios que se vayan presentando en las instituciones y teniendo
en cuenta que no todas las entidades del SNARIV con documentación relacionada a la
especialidad del CCD aportaron la información requerida, sería conveniente que los
profesionales en archivística de dichas entidades o desde las áreas responsables del proceso de
Gestión Documental, se incluyeran las agrupaciones documentales que hicieron falta y de esta
manera contar con un instrumento que dé cuenta de la totalidad de información sobre Archivos
de DDHH, Memoria Histórica y Conflicto Armado que está siendo custodiado por las Entidades
del Estado Colombiano.
Finalmente se recomienda a los profesionales en archivística que empiecen a elaborar los
CCD con criterios funcionales, por ser este el tipo de clasificación documental más apropiado,
debido a sus características de estabilidad en el tiempo, objetividad por no depender de la
percepción del archivista y concordante con la naturaleza de los documentos, ya que las
agrupaciones documentales son el resultado de las funciones.
xi
11. Conclusiones
Es posible la elaboración de un instrumento de clasificación documental para un grupo de
entidades de diferentes sectores que conforman un sistema, a partir de un criterio funcional,
permitiendo la correcta identificación de la información producida y recibida en el cumplimiento
de sus funciones y como trabajo complementario a la clasificación con criterio orgánico
funcional, socializado por el AGN y aplicado por las entidades públicas y demás sujetos
obligados al cumplimiento de la normatividad archivística.
Efectuado el análisis de los instrumentos archivístico de clasificación de las entidades del
SNARIV de las cuales se obtuvo información para la elaboración de la propuesta de CCD, se
evidenció que en la mayoría de casos la clasificación documental que está aprobada por los entes
a quienes les corresponden, no está vinculada directamente con las funciones asignadas
legalmente, sino a criterios personales del profesional que los elaboró, situación que pone en
riesgo evidente la adecuada conservación y recuperación de información de valor histórico para
el Estado Colombiano.
Se logró identificar y categorizar las entidades que hacen parte del SNARIV y con esto
evidenciar que si bien en el Sistema participan cuarenta y nueve (49) entidades, tan solo diez y
ocho (18) producen información inherente con los DDHH, el DIH y la atención y reparación de
víctimas en el marco del conflicto armado colombiano, las cuales corresponden a un 37%, lo que
significa que el 63% de las entidades participantes únicamente prestan actividades de apoyo
administrativo y de asesoría en temas específicos.
Si bien todos los instrumentos archivísticos tienen características diferenciales y cada uno
tiene un objetivo diferente en la administración del acervo documental de las entidades, los
mismos pueden ser complementarios y servir como base para la elaboración de otro
instrumentos, en este caso la denominación de las series y subseries descritas en la propuesta de
CCD pueden servir como punto de partida para la construcción de un Banco Terminológico para
Archivos de DDHH, Memoria Histórica y Conflicto Armado, que pueda contribuir a una
adecuada descripción documental y al uso de un lenguaje estandarizado que ayude en la
recuperación de esta información por parte de los diferentes actores del sistema y los interesados
en el tema.
xii
12. Referentes bibliográficos
Archivo General de la Nación de Colombia. Acuerdo 27. (2006). Por el cual se modifica el
Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación
de Colombia. Bogotá: Archivo General de la Nación.
Archivo General de la Nación de Colombia. Acuerdo 4. (2013). Por el cual se reglamentan
parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención
Documental y las Tablas de Valoración Documental. Bogotá: Archivo General de la Nación.
Archivo General de la Nación de Colombia. Acuerdo 4. (2013). Por el cual se reglamenta la
administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los
documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario
que se conservan en archivos de entidades del Estado. Bogotá: Archivo General de la Nación.
Archivo General de la Nación de Colombia. (2017). Series Documentales Misionales
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Colombia. Resolución 31 (2017). Por medio de la cual expiden y adoptan el Protocolo de gestión
documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e
Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno.
Bogotá: AGN-CNMH.
xiii
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humanos. licto armado. Extremadura: ADHEX.
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colegios de la Comunidad de Agustinos Recoletos de Bogotá. (Tesis de grado). Universidad de
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derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado. Bogotá : CNMH.
Centro Nacional de Memoria Histórica y Archivo General de la Nación. Colombia. (2017).
Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones
a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con
ocasión del conflicto armado interno. Bogotá: AGN-CNMH.
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respuesta a sus preguntas. Recuperado el 16 de agosto de 2018, de Cruz Roja Internacional:
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Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá: D.O. No. 44.084 de 14 de julio
de 2000.
Congreso de la República de Colombia. Ley 1448. (2011). Por la cual se dictan medidas de
atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan
otras disposiciones. Bogotá: D.O. No. 48.096 de 10 de junio de 2011.
Congreso de la República de Colombia. Ley 1712. (2014). Por medio de la cual se crea la
Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan
otras disposiciones. Bogotá: D.O. No. 49.084 de 6 de marzo de 2014.
xiv
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y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las
entidades del Distrito. Bogotá: Dirección Archivo de Bogotá.
xv
Ministerio de Cultura de Colombia. Decreto 1080. (2015). Por medio del cual se expide el
Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Bogotá: D.O. No. 49.523 de 26 de mayo de
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xvi
Tabla de contenido
Introducción ....................................................................................................................... 20
1. Problema de investigación........................................................................................... 23
1.1 Justificación ......................................................................................................... 24
1.2 Línea institucional de investigación...................................................................... 25
2 Antecedentes de investigación..................................................................................... 27
3 Objetivos .................................................................................................................... 30
3.1 Objetivo general................................................................................................... 30
3.2 Objetivos específicos ........................................................................................... 30
4 Marco teórico .............................................................................................................. 31
4.1 Derechos Humanos .............................................................................................. 32
4.2 Derecho Internacional Humanitario ...................................................................... 32
4.3 Victimas de conflicto armado ............................................................................... 32
4.4 Archivos de Derechos Humanos, memoria histórica y conflicto armado ............... 33
4.4.1 Principios de los Archivos de Derechos Humanos, Memoria Histórica y
Conflicto Armado ..................................................................................................... 34
4.5 Clasificación documental ..................................................................................... 35
4.5.1 Tipos de clasificación ................................................................................... 37
4.5.2 Criterios para determinar el tipo de clasificación apropiado........................... 38
4.5.3 Elementos para llevar a cabo la clasificación documental .............................. 39
4.5.4 Proceso de clasificación documental ............................................................. 40
xvii
4.5.5 Cuadro de Clasificación Documental (CCD) ................................................. 44
5 Marco Legal................................................................................................................ 47
6 Metodología de estudio ............................................................................................... 51
6.1 Enfoque de investigación ..................................................................................... 51
6.2 Tipo de investigación ........................................................................................... 51
6.3 Método de investigación ...................................................................................... 52
6.4 Instrumentos de recolección de información ......................................................... 52
6.5 Población ............................................................................................................. 54
6.6 Fases de la investigación ...................................................................................... 56
6.7 Categoría de análisis ............................................................................................ 57
7 Análisis de resultados.................................................................................................. 68
7.1 Clasificación de entidades según nivel de participación en el sistema ................... 68
7.1.1 Caracterización producción documental entidades SNARIV (Tipo A) ........... 70
7.2 Normalización de agrupaciones documentales...................................................... 74
8 Propuesta de Cuadro de Clasificación Documental Funcional para el Sistema Nacional
de Atención y Reparación Integral a la Víctimas (SNARIV) .............................................. 76
9 Discusión .................................................................................................................. 104
Conclusiones .................................................................................................................... 107
Recomendaciones............................................................................................................. 109
Bibliografía ...................................................................................................................... 111
xviii
Lista de tablas
Tabla 1 Legislación relacionada con DDHH y DIH ............................................................ 47
Tabla 2 Entidades que conforman el SNARIV ................................................................... 54
Tabla 3 Fases de investigación ........................................................................................... 56
Tabla 4 Categorización de entidades .................................................................................. 58
Tabla 5 Distribución entidades tipo A y B .......................................................................... 68
Tabla 6 Caracterización entidades tipo A ........................................................................... 70
Tabla 7 Caracterización producción documental entidades Tipo A ..................................... 72
Tabla 8 Competencia de conformación de series en relación con las funciones .................. 73
Tabla 9 Consolidado series específicas y series transversales ............................................. 74
Tabla 10 Estructura Cuadro de Clasificación Documental .................................................. 77
Tabla 11 Propuesta de CCD ............................................................................................... 78
xix
Lista de figuras
Figura 1 Principios de los archivos de DDHH, Memoria Histórica y Conflicto Armando ... 35
Figura 2 Aplicabilidad de criterios sobre tipos de clasificación........................................... 38
Figura 3 Elementos para llevar a cabo la clasificación documental ..................................... 39
Figura 4 Elementos para llevar a cabo la clasificación documental ..................................... 40
Figura 5 Conformación de agrupaciones documentales ...................................................... 42
Figura 6 Modelos de Cuadros de Clasificación Documental ............................................... 46
Figura 7 Distribución entidades tipo A y B ........................................................................ 69
Figura 8 Participación entidades tipo A .............................................................................. 69
Figura 9 Competencia de conformación de series en relación con las funciones ................. 73
Figura 10 Comparativo series específicas y series transversales ......................................... 75
20
Introducción
De acuerdo con el Archivo General de la Nación (2017) un Cuadro de Clasificación
Documental – CCD es un “Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación
producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y
subseries documentales” (p. 5), en este sentido este trabajo de grado de la Maestría de Gestión
Documental y Administración de Archivos de la Universidad de La Salle busca elaborar y
presentar una propuesta de instrumento de clasificación y normalización aplicado a un conjunto
de entidades que conformen un sistema y compartan una función específica otorgadas en
cumplimiento de un mandato legal, saliendo de los Cuadros de Clasificación orgánico funcional,
elaborados hasta la fecha por las entidades públicas.
El presente trabajo toma como referencia la definición de clasificación funcional dada por
Cruz Mundet (2012) donde indica que “las funciones de la entidad que genera o ha generado el
fondo de archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos” (p.
215), siendo estos el resultado natural de ejercicio de las funciones.
Dado lo anterior y con el objetivo de proponer un instrumento para un grupo de entidades
gubernamentales las cuales conforman un sistema establecido por ley, se tomó como fuente de
estudio e investigación el Sistema nacional de atención, asistencia y reparación integral a las
víctimas del conflicto armado interno, en adelante SNARIV, conformado por cuarenta y nueve
(49) organismos del Estado, al cual el gobierno nacional a través de la Ley 1448 de 2011 le
asigno funciones y responsabilidades y que la fecha no cuenta con un instrumento archivístico
de clasificación que establezca agrupaciones documentales y permita la unicidad de criterios que
contribuya a la normalización de la clasificación para ser usado como referencia de clasificación
por archivistas y profesionales que llevan a cabo esta actividad, así como el acceso a la
21
información para los usuarios internos, actores del conflicto (víctimas y victimarios) y
ciudadanos en general, estos últimos como la razón de ser de la administración pública, basados
en las Políticas Archivísticas para la Defensa de los Derechos Humanos elaborado para la
UNESCO y el Consejo Internacional de Archivos donde González Quintana (2009) señala “Los
documentos de archivo que testimonian las violaciones de derechos humanos son patrimonio de
todo un pueblo y se deben preservar de la forma más íntegra posible” (p. 140), la Política Pública
de Archivos de Archivos de Derechos Humanos, Memoria Histórica y Conflicto Armado
elaborado por el Centro Nacional de Memoria Histórica y el Acuerdo No. 04 de 2015 del
Archivo General de la Nación, mediante el cual se reglamenta la administración integral, control,
conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los
Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en los archivos del
Estado.
La presente investigación documental de tipo cualitativo se desarrolló en tres (3) fases las
cuales inician con el establecimiento de las entidades que conforman el sistema, seguido de la
identificación de las fuentes primarias y secundarias correspondientes a los instrumentos
archivísticos de clasificación elaborados y divulgados por las entidades y actos administrativos
por los cuales se delega la función de atención y reparación a víctimas del conflicto armado a las
dependencias de las entidades para finalmente efectuar el análisis y estudio de esta información
insumo en la construcción del instrumentos propuesto.
Como resultado de la investigación se presenta una propuesta de CCD, que normaliza la
denominación de series y subseries documentales para entidades que desarrollen funciones
comunes o relacionadas, en donde se establecen las agrupaciones documentales resultado de las
funciones asignadas y establecidas en cumplimiento de un mandato legal, con el fin de garantizar
22
la recuperación de la memoria histórica, labores de investigación, determinación de
responsabilidades penales y el acceso a la reparación integral y la verdad.
23
1. Problema de investigación
La clasificación documental como proceso archivístico debe garantizar la lógica
estructuración de los documentos que hacen parte de un fondo, dando como resultado un Cuadro
de Clasificación Documental, que de acuerdo con la metodología socializada por el Archivo
General de la Nación debe ser orgánico-funcional, sin embargo como planteamiento del
problema de la presente investigación, se busca comprobar que un CCD puede ser elaborado
desde lo funcional y ser aplicado a un grupo de entidades que apuntan a un objetivo común.
El acceso a la información pública al que hacen referencia la Constitución Política de
Colombia en sus artículos 20 y 74 y la Ley 1712 de 2014 sobre Transparencia y Acceso a la
Información Pública Nacional buscan que todas las entidades del Estado realicen la máxima
publicidad y pongan a disposición de los ciudadanos información pública sobre la gestión propia
de cada entidad para lograr que esta sea efectiva, eficaz y eficiente, más allá de las eventuales
restricciones de acceso que se puedan tener sobre ciertos documentos debido a la reserva legal
como los relacionados con la defensa nacional o la reserva sumarial, solo por citar dos ejemplos.
Tomando como punto de referencia que no existe un CCD que permita la identificación de
la producción documental de las funciones tendientes al reconocimiento y reparación de las
víctimas en el marco del conflicto armado a las que hace referencia la Ley 1448 de 2011 en su
artículo 161 se hace necesario contar con un instrumento archivístico que permita la unicidad de
criterios y que contribuya a la normalización de la clasificación documental y para facilitar el
acceso a la información, lo anterior en contraposición a la teoría sobre clasificación documental,
donde se establece que los CCD deben ser elaborados de forma exclusiva para una organización,
en concordancia con uno de los principios universales de la archivística; el de procedencia.
24
Como resultado de esta investigación se elaborará una propuesta de CCD que normalice la
denominación de series y subseries documentales a partir del análisis de la funciones
relacionadas que llevan a cabo las entidades que hacen parte del SNARIV, su elaboración se
apoyará en el estudio y análisis de las metodologías existentes para la elaboración de estos
instrumentos, de tal forma que el mismo contribuya a la adecuada clasificación documental de un
segmento importante del patrimonio documental del país.
Con base en lo anterior y teniendo en cuenta que la teoría sobre clasificación documental
establece que los CCD deben ser elaborados de forma exclusiva para una organización, en
concordancia con sus propias funciones, no permitiendo llegar a un sistema universal, se
considera pertinente plantear la siguiente pregunta de investigación: ¿Cuál es la estructura que
debe tener un Cuadro de Clasificación Documental de tipo funcional que contemple varias
entidades que desarrollen una función compartida en el marco de un sistema estatal?
1.1 Justificación
En el Protocolo de Gestión Documental de los Archivos Referidos a las Graves y
Manifiestas Violaciones a los DDHH e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario,
Ocurridas con Ocasión del Conflicto Armado el Archivo General de la Nación y el Centro
Nacional de Memoria Histórica (2017) reconocen “la importancia de los archivos como
instrumento de lucha contra la impunidad y la garantía de los derechos de las víctimas, así como
los riesgos de destrucción, adulteración o suplantación que estos enfrentan” (p. 6) para lo cual se
han identificado archivos de interés especial que permitan garantizar la memoria del conflicto
armado en Colombia, entre los que se encuentran archivos de seguridad del Estado, archivos de
inteligencia y contrainteligencia, archivos del extinto Departamento Administrativo de Seguridad
(DAS), archivos judiciales y archivos de las instituciones que hacen parte del SNARIV.
25
Los instrumentos de clasificación documental de las entidades responsables de estos
archivos y particularmente las que hacen parte del SNARIV fueron elaborados a partir de sus
estructuras orgánicas en complemento con las funciones que tienen asignadas de forma particular
y en concordancia con el principio fundamental de procedencia, sin tener en cuenta las funciones
relacionadas para formular o ejecutar planes, programas, proyectos y acciones específicas, las
cuales deben ser desarrolladas por entidades con misiones y objetivos diferentes, situación que
permite considerar la elaboración de un instrumento archivístico de clasificación que permita
normalizar y agrupar las agrupaciones documentales generadas como resultado de las actividades
de atención integral por parte del Estado a las víctimas del conflicto armado de acuerdo a lo
establecido en el marco de Ley 1448 de 2011 y evitar las consecuencias de la aplicación de una
inapropiada clasificación documental: sanciones legales, costos asociados a la organización de
archivos, perdida y duplicidad de información, entre otros.
De otra parte, el instrumento propuesto contribuye con las medidas de protección,
valoración, acceso y difusión de los archivos de DDHH, memoria histórica y conflicto armado,
la implementación de un lenguaje común entre las entidades que hacen parte del SNARIV y las
demás entidades del Estado y eventualmente servir de modelo a otros sistemas del nivel
gubernamental o privado conformados por diferentes entidades para llevar a cabo funciones
relacionadas.
1.2 Línea institucional de investigación
La Universidad de La Salle, cuenta con la Línea de Investigación “Desarrollo Humano
Integral y Sustentable” – (DHIS), estratégica y transversal a todos los programas académicos de
la institución, así mismo la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales establece una línea de
investigación denominada como “Equidad y Desarrollo”, dentro de esta única línea se
26
constituyen once grupos de investigación, de los cuales el correspondiente a “Información,
Desarrollo y Sociedad” es el más afín con el trabajo de investigación a desarrollar, como
resultado de la temática propuesta.
Se considera pertinente aclarar que la línea matriz de investigación “Información, Desarrollo
y Sociedad”, se encuentra dividida en tres sublíneas, donde el trabajo de investigación, se
enmarca en el área de “Gestión de la Información y el Conocimiento”, por tratarse de una
temática de análisis, interpretación y clasificación de información a través de una investigación
de tipo documental. SUGIERO ELIMINAR ESTA PARTE, NO SE NECESITA
27
2 Antecedentes de investigación
De acuerdo con la teoría actual se dispone de tres (3) modelos de CCD: orgánicos,
funcionales y por materias, los cuales deben ser elaborados con base en las necesidades
organizacionales en cumplimiento de criterios sobre delimitación, unicidad, estabilidad,
flexibilidad, sencillez, globalidad y codificación y de esta forma garantizar que el instrumento de
clasificación de cuenta de la totalidad de las agrupaciones documentales de una organización.
Con relación a trabajos de investigación desarrollados en el país sobre instrumentos
archivísticos de clasificación cuyo objetivo principal este enfocado a la normalización de la
denominación de agrupaciones documentales y facilitar su conservación, acceso y consulta, se
tiene referencia de seis (6) trabajos llevados a cabo durante la última década, entre los años 2009
y 2017, los cuatro (4) primeros como parte de actividades de normalización llevadas a cabo por
entidades del sector público y dos (2) tesis de grado para optar al título de profesional en ciencias
de la información y la documentación de la Universidad de La Salle.
La Dirección Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá,
en el año 2009 desarrolló las guías para la gestión normalizada de los documentos generados
dentro de los procesos transversales en el Distrito Capital, que consistieron en la elaboración de
un grupo de guías donde se establecieron cuadros de clasificación y valoración documental
aplicables a procesos comunes en la administración distrital: administración de bienestar y del
desarrollo del talento humano, administración de nómina, administración de personal,
administración de salud ocupacional, cierre presupuestal, control interno, control interno
disciplinario, control de inventarios, ejecución presupuestal, gestión judicial, modificación
presupuestal, plan de compras, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias y gestión documental.
28
Durante el año 2016 la Dirección Archivo de Bogotá, en una investigación llevada a cabo
por Nelson Humberto León Acuña, Kellys Patricia Hernández Arroyo, Juan Daniel Flórez Porras
y Gustavo Adolfo Forero Carrillo publicó dos (2) Guías de Normalización, la primera
denominada “Guía de uso de la propuesta de clasificación y valoración para las series
documentales producidas en los hospitales del Distrito Capital” donde se propone una
denominación normalizada para cada serie y subserie misional de los hospitales distritales,
tomando como referente la documentos de los Hospitales de Engativá, La Victoria, Rafael Uribe
y Kennedy. La segunda denominada “Guía de uso de la propuesta de clasificación y valoración
para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del
Distrito” donde se expone un esquema que muestra las series y subseries documentales
producidas en procesos transversales a toda la administración Distrital, relacionadas con sus
referentes funcionales y normativos, según León, Hernández y Forero (2016), “con la función
macro que produce la documentación y las principales normas que regulan la producción, trámite
y conservación de ésta”. (p. 10)
Recientemente en el año 2017 el archivista profesional Luis Fernando Sierra Escobar con el
apoyo del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA elaboró un proyecto de investigación
denominado “Banco Terminológico de las Series Documentales Facilitativas de la
Administración Pública Colombiana” cuyo resultado es la normalización de cuarenta y seis (46)
agrupaciones documentales con su correspondiente nota de alcance, términos equivalentes,
términos subordinados y el nombre de la entidad que reportó la información, buscando facilitar,
según Luis Sierra (2017), “el acceso a la información, como base del ejercicio ciudadano a la
transparencia y a la participación activa en la escena pública”. (p. 12)
29
Finalmente, dentro del acervo bibliográfico de la Universidad de La Salle, se encuentran dos
tesis de grado presentadas como requisito para optar al título de Profesional en Sistemas de
Información y Documentación:
Jeimmy Andrea Castro Garavito en el año 2010 elaboró el trabajo titulado Propuesta de
cuadro de clasificación de archivos para los colegios de la Comunidad de Agustinos Recoletos de
Bogotá, mediante una investigación exploratoria, cuyo objetivo fue la elaboración de un CCD
por procesos y procedimientos aplicable a los archivos de los cuatro (4) Colegios de la
Comunidad de Agustinos Recoletos de Bogotá para lograr la normalización de la gestión
documental en estas instituciones mediante la identificación y estandarización de cuarenta y siete
(47) series documentales.
Jhonattan Javier Prieto Velandia en el año 2011 elaboró el trabajo titulado “Propuesta de
banco terminológico para las series documentales misionales del sector minero-energético en
Colombia”. Estudio aplicado a las entidades públicas, cuyo objetivo fue la elaboración de un
banco terminológico para las series documentales misionales del sector minero – energético en
Colombia, aplicado a entidades públicas, mediante una investigación de tipo documental para
lograr la normalización de cincuenta y nueve (59) agrupaciones documentales, que incluye
nombre, nota de alcance, términos equivalentes, términos subordinados y las entidades que
reportaron el término.
30
3 Objetivos
3.1 Objetivo general
Proponer un Cuadro de Clasificación Documental funcional que identifique la totalidad de
series y subseries documentales que producen, reciben y conservan las entidades que conforman
el SNARIV, según lo dispuesto en la Ley 1448 de 2011.
3.2 Objetivos específicos
Demostrar a partir de la propuesta de CCD que en el contexto colombiano es posible la
elaboración de instrumentos de clasificación documental diferentes al modelo orgánico –
funcional que pueda ser aplicado no de forma individual a una organización, sino a un
grupo de organizaciones con un objetivo común, agrupadas en un Sistema.
Identificar y categorizar las entidades que hacen parte del SNARIV tomando como
referencia su producción documental y la relación directa o indirecta con los DDHH, el
DIH y la atención y reparación de víctimas en el marco del conflicto armado colombiano.
Analizar la producción de documentos de las entidades del SNARIV a partir de la
revisión de las funciones asignadas mediante acto administrativo y las tablas de retención
documental aprobadas para determinar la pertinencia de la clasificación documental
establecida.
Generar a partir de la denominación de las series y subseries documentales del CCD un
insumo para la elaboración de un banco terminológico de archivos de Derechos
Humanos, Memoria Histórica y Conflicto Armado.
31
4 Marco teórico
Luego de la firma de la paz con las Fuerzas Armadas Revolucionarias de Colombia y su
transición al partido político Fuerza Alternativa del Común y las expectativas en torno a las
negociaciones de paz con otros grupos insurgentes, como las que se llevan a cabo con el Ejército
de Liberación Nacional – ELN, como contribución a la búsqueda de la verdad y la reparación de
las víctimas, es de vital importancia identificar la producción documental de las entidades que
conforman el SNARIV, en lo pertinente a la función la reparación integral a las víctimas del
conflicto armado, así como violaciones a los DDHH y el DIH cuyos archivos se convierten de
gran importancia para la memoria histórica, la justicia transicional y la construcción de la paz tal
y como lo establece el Centro Nacional de Memoria Histórica (2017), recalcando que “la
importancia de estos archivos radica en los múltiples usos y valores que portan tales
agrupaciones documentales para el cumplimiento del deber de memoria por parte del Estado, el
cual implica que las instituciones públicas, generen las mejores condiciones sociales e
institucionales para los ejercicios de memoria histórica y la apropiación social de la historia del
conflicto”. (p. 68)
De esta forma se hace necesario establecer los conceptos básicos correspondientes a tres
temas fundamentales dentro de la investigación; tres (3) relacionados con el componente
interdisciplinar, Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y víctimas del conflicto
armado y el último que enmarca el componente técnico; clasificación documental y sus
interrelaciones con los componentes interdisciplinares cuyo resultado en un CCD funcional para
el SNARIV.
32
4.1 Derechos Humanos
Sobre el concepto de Derechos Humanos se cuenta con una definición unificada a nivel
internacional establecida por las Naciones Unidas y socializada por entidades como la
Asociación de Derechos Humanos de Extremadura (2014), donde se aclara que “son derechos
inherentes a los seres humanos, sin distinción de nacionalidad, residencia, sexo, origen nacional
o étnico, color, religión o lengua”. Así mismo que “todos tenemos los mismos derechos
humanos, sin discriminación alguna” (p. 2). Estos derechos tienen el carácter de universales,
inalienables, interdependientes, indivisibles, iguales y no discriminatorios y deben ser asumidos,
promovidos y protegidos por los Estados tanto de forma individual como grupal.
4.2 Derecho Internacional Humanitario
Conocido también como Derecho de Guerra y Derechos de los Conflictos Armados, el
Comité Internacional de la Cruz Roja (2005), lo define como “conjunto de normas cuya
finalidad, en tiempo de conflicto armado es, por una parte, proteger a las personas que no
participan, o han dejado de participar, en las hostilidades y, por otra, limitar los métodos y
medios de hacer la guerra.”, sobre este concepto es pertinente aclarar que el DIH se aplica
exclusivamente en situaciones de conflicto armado y que tiene dos ramas: El Derecho de Ginebra
“cuyo objetivo es proteger a los militares que han dejado de participar en los combates y a las
personas que no participan directamente en las hostilidades” y el Derecho de la Haya donde se
“determinan los derechos y las obligaciones de los beligerantes en la conducción de las
operaciones militares y se limita la elección de los medios para perjudicar al enemigo”. (p. 4)
4.3 Victimas de conflicto armado
De acuerdo a lo definido por el Congreso de la República de Colombia (2011), en el artículo
3 de la Ley 1448 de 2011 se consideran victimas a “aquellas personas que individual o
33
colectivamente hayan sufrido un daño por hechos ocurridos a partir del 1º de enero de 1985,
como consecuencia de infracciones al DIH o de violaciones graves y manifiestas a las normas
internacionales de DDHH, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno” (p. 1) y que se
traducen en hechos victimizantes, como actos terroristas, desplazamiento forzado, abandono o
despojo de tierras, acceso carnal violento contra menores de edad y mujeres, reclutamiento de
menores de edad, secuestro, asesinato y desaparición forzada, entre otros.
4.4 Archivos de Derechos Humanos, memoria histórica y conflicto armado
Para el desarrollo de la investigación serán considerados como Archivos de Derechos
Humanos, Memoria Histórica y Conflicto Armado las agrupaciones documentales
indistintamente del soporte que contenga información inherente a graves violaciones de los
DDHH e infracciones al DIH en el marco del conflicto armado colombiano desde el 1 de enero
de 1985 hasta la fecha.
Estos archivos hacen referencia a graves violaciones de los DDHH y el DIH, acciones
institucionales como consecuencia de denuncias sobre violaciones a los DDHH, desarrollo del
conflicto y sus impactos en la población, modus operandi de los perpetradores de violaciones a
los DDHH y el DIH, acciones de exigibilidad por parte de la sociedad y las víctimas, respuestas
institucionales frente a las violaciones a los DDHH, modos de vida afectados por la dinámica del
conflicto armado y modos de resistencia frente al conflicto armado por parte de la sociedad civil.
Para garantizar la adecuada conformación, organización, conservación y divulgación de
estos archivos y en cumplimiento de la Ley de Víctimas y Restitución de Tierras el Estado
Colombiano a través del Archivo General de la Nación y el Centro Nacional de Memoria
Histórica elaboraron y socializaron el Protocolo de gestión documental de los Archivos referidos
a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho
34
internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno, resultado del
trabajo conjunto de las dos (2) entidades y la Política Pública de Archivos de Derechos
Humanos, Memoria Histórica y Conflicto Armado, esta como autoría del Centro Nacional de
Memoria Histórica con la participación del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo.
El Protocolo en esencia busca que los sujetos obligados y otras organizaciones adopten de
forma adecuada los procesos de gestión documental (planeación, producción, gestión y trámite,
organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración)
en los archivos de DDHH, Memoria Histórica y Conflicto Armado, mientras que la Política, de
acuerdo al Centro Nacional de Memoria Histórica (2017) debe “precisar lineamientos y
componentes, mediante la aplicación de principios y estándares internacionales, normas y
medidas, que conduzcan a la protección, conformación, apropiación y uso social de los archivos
de derechos humanos”. (p. 12)
4.4.1 Principios de los Archivos de Derechos Humanos, Memoria Histórica y Conflicto
Armado
De acuerdo a lo establecido en Protocolo de Gestión Documental de los Archivos referidos a
las Graves Violaciones a los DDHH e Infracciones al DIH Ocurridas con Ocasión del Conflicto
Armado en materia de archivos de DDHH, memoria histórica y conflicto armado existen once
(11) principios que pueden ser aplicados en estos archivos, los cuáles pueden consolidarse en dos
(2) grupos, los relacionados con el componente interdisciplinar de DDHH y los relacionados con
el componente técnico propio de la archivística.
35
Figura 1 Principios de los archivos de DDHH, Memoria Histórica y Conflicto Armando Fuente: propia
Si se analizan los dos (2) componentes, indistintamente que el componente técnico en
archivística, agrupe la mayoría de principios, es necesario que todos sean considerados en
conjunto con el componente interdisciplinar.
4.5 Clasificación documental
Para hacer claridad sobre el concepto de clasificación documental, necesariamente se debe
determinar el significado de la palabra clasificación, la cual proviene del latín “classificare”
formada por dos partes, la primera “classis” que significa grupo de cosas o personas, de
atributos similares o clase y la segunda “ficare” que se refiere a hacer. De acuerdo al significado
etimológico de sus partes, clasificar es formar clases u ordenar por clases. Aclarado lo anterior,
dentro de la disciplina archivística, se pueden encontrar varias definiciones de “clasificación
36
documental”, como una de las fases del proceso de organización de archivos, del cual también
hacer parte la ordenación documental y la descripción documental.
La clasificación documental es definida por el Archivo General de la Nación (2006), es la
“fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen
agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad
productora (fondo, sección, series y/o asuntos)”. (p. 3)
La Dirección Archivo de Bogotá de Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a
través Galarza y Patarroyo (2015), precisa que consiste en “identificar un orden lógico para la
organización de documentos y su información a través de agrupaciones documentales llamadas
series o subseries, las cuales se encuentran relacionadas con la estructura orgánica, funciones,
marco normativo y los procesos y procedimientos propios de cada entidad”. (p. 12)
Autores reconocidos de la disciplina archivística como Heredia Herrera (1991), establece
que “clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos, que
es aplicable a la totalidad de un fondo o a las secciones de un fondo” (p. 263) y Cruz Mundet
(2012), que “la clasificación responde a una necesidad doble: proporcionar una estructura lógica
al fondo documental, de modo que represente la naturaleza de la organización que lo produce y
facilitar la localización conceptual”. (p. 207)
De las definiciones anteriores se puede evidenciar que existen dos puntos de referencia en la
clasificación documental, el primero correspondiente al establecimiento de agrupaciones,
categorías, divisiones o grupos y el segundo su aplicabilidad a una estructura orgánica, por lo
que los autores establecen la clasificación documental como “proceso mediante el cual se
determina la categorización de los documentos producidos o recibidos por una entidad en el
ejercicio de sus funciones”, no obstante, para la presente investigación se pretende ir más allá,
37
logrando la categorización de las agrupaciones documentales para un Sistema de entidades
Estatales con una función común.
4.5.1 Tipos de clasificación
El teórico americano de los archivos Theodore Roosevelt Schellenberg en su obra Archivos
Modernos: Principios y Técnica, publicada originalmente en el año 1958 estableció a partir de
las acciones, la estructura orgánica y los asuntos o materias tres (3) tipos de clasificación, la
funcional, la orgánica y por materias:
4.5.1.1 Clasificación funcional
Para Cruz Mundet (2012), “como su propio nombre lo indica, las funciones de la entidad
que genera o ha generado el fondo de archivo son los elementos tomados en consideración para
clasificar los documentos”. (p. 215)
4.5.1.2 Clasificación orgánica
Continuando con el análisis de los tipos de clasificación Cruz Mundet (2012), indica que
“las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura
orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades”. (p. 216)
4.5.1.3 Clasificación por materias
Finalmente, y con relación a la clasificación por materias Cruz Mundet (2012), establece
que “es el resultado del análisis de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los
que versan”. (p. 216)
38
4.5.2 Criterios para determinar el tipo de clasificación apropiado
Para determinar cuál tipo de clasificación es apropiado a las necesidades de las
organizaciones se deben tener en cuenta tres (3) criterios que se encuentran directamente
relacionados con el trabajo archivístico:
Estabilidad: debe ser un sistema estable en el tiempo.
Objetividad: debe ser objetivo, no depender de la percepción del archivista.
Naturaleza de los documentos: debe sustentarse en el proceso administrativo de los
documentos.
Figura 2 Aplicabilidad de criterios sobre tipos de clasificación Fuente: propia
Tomando como referencia la ilustración anterior, se puede deducir que el tipo de
clasificación más adecuado para aplicar en las organizaciones, corresponde al funcional, sobre el
cual Cruz Mundet (2016), afirma “este sistema, no siendo perfecto, ofrece riesgos mínimos de
confusión, de interferencias, de ambigüedad, además asegura mucho mejor el respecto de los
fondos en su continuidad que el sistema basado en las estructuras administrativas”. (p. 218)
39
Finalmente se considera pertinente aclarar que durante los últimos años se ha marcado la
tendencia en agrupar o categorizar los documentos no solamente desde el ejercicio de las
funciones, sino desde el análisis de procesos de los Sistemas Integrados de Gestión, en este
sentido el Archivo General de la Nación establece en el parágrafo 1 del Artículo 4 (Sobre CCD)
del Acuerdo 04 de 2013 establece “podrán tenerse en cuenta en la elaboración de las tablas de
retención documental los procesos de la entidad, siguiendo en todo caso la estructura orgánico
funcional y el principio de orden original, en la organización del archivo institucional y el
desarrollo del programa de gestión documental.” (p. 2), pero más allá de realizar la clasificación
documental tomando como base las funciones o los procesos, la misma debe llegar al mismo
resultado; una adecuada identificación y categorización de las agrupaciones documentales.
4.5.3 Elementos para llevar a cabo la clasificación documental
Para llevar a cabo el proceso de clasificación documental es necesario realizar el análisis de
tres (3) elementos a fin de llevar a cabo de forma adecuada la identificación de las agrupaciones
documentales: La estructura orgánica, las funciones y el marco normativo.
Figura 3 Elementos para llevar a cabo la clasificación documental Fuente: propia
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
40
Estructura orgánica: la cual hace referencia a los niveles jerárquicos y a las atribuciones
o funciones que han sido asignadas a las diferentes dependencias o grupos de trabajo que
conforman una organización pública o privada.
Funciones: las cuales corresponden a las actividades principales que deben ser llevadas a
cabo por las dependencias o grupos de trabajo que conforman una organización. Para el
caso específico de las entidades públicas, las funciones pueden ser asignadas mediante
una Ley, un Decreto, un Acuerdo o una Resolución, dichas normas entre otras novedades,
pueden otorgan, delegar o eliminar actividades y responsabilidades.
Marco normativo: son las normas que orientan y desarrollan las actividades misionales
y administrativas (denominadas también transversales) de cualquier entidad pública y que
corresponden a la Constitución Política de Colombia, Leyes, Decretos, Acuerdos y
Resoluciones.
4.5.4 Proceso de clasificación documental
Para llevar a cabo el proceso de clasificación documental se deben tener en cuenta dos (2)
actividades; la identificación de la estructura del fondo documental y el análisis de las funciones
asignadas a la entidad.
Figura 4 Elementos para llevar a cabo la clasificación documental Fuente: propia
41
Tanto la identificación de la estructura del fondo documental como el análisis de las
funciones asignadas a la entidad, son dos actividades que se ejecutar con total independencia, si
alguna no se realiza de forma adecuada, el resultado será una clasificación inadecuada.
4.5.4.1 Identificación de la estructura del fondo documental
En concordancia con lo dispuesto por el Archivo General de la Nación en el Artículo 5 del
Acuerdo No. 005 de 2013 sobre criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción
de los archivos se deben identificar niveles y subniveles a partir de la siguiente estructura:
Fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental simple y unidad
documental compuesta.
No obstante, lo anterior se considera necesario aclarar que en esta etapa se busca identificar
la estructura orgánica y equipararla con la estructura del fondo documental, lo cual se logra a
través de la identificación de fondo, subfondo, sección y subsección.
Fondo: de acuerdo a Villaseca (2012), “La idea de fondo va ligada a la totalidad de
documentación producida y recibida por la institución que lo produce” (p. 6), reflexión
que concuerda con la definición del Archivo General de la Nación, en cuanto a que es el
conjunto de documentos producidos por una Entidad.
Subfondo: corresponde a la subdivisión de un fondo y su producción documental, para
Villaseca (2012), corresponde a la “subdivisión del fondo, identificada con la producción
documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que
produce el fondo. (p. 7)
Sección: hace referencia a una unidad perteneciente a un fondo o un subfondo que tiene
sus propias funciones las cuales generan un conjunto de documentos producidos o
recibidos.
42
Subsección: concierne a cada una de las divisiones de una sección que tiene sus propias
funciones las cuales generan un conjunto de documentos producidos o recibidos.
4.5.4.2 Análisis funcional
El desarrollo del análisis funcional tiene como objetivo principal de acuerdo a Galarza y
Patarroyo (2015), “establecer el ámbito de producción de los documentos y la relación existente
entre las funciones y los procesos y procedimientos e implica construir la estructura de
clasificación documental de la entidad”, con la finalidad de identificar agrupaciones
documentales, representadas en series y subseries. (p. 19)
La conformación de las agrupaciones documentales está ligada al desarrollo de los asuntos o
las actividades dispuestas en funciones y los procedimientos en tres (3) posibles escenarios:
Figura 5 Conformación de agrupaciones documentales Fuente: propia
Adicionalmente a los escenarios descritos anteriormente, se pueden presentar dos (2)
situaciones en relación a la conformación de las agrupaciones documentales:
Situación 1: una o varias funciones no den origen a ninguna agrupación documental.
Situación 2: de acuerdo a Galarza y Patarroyo (2015), en “cumplimiento de una norma
legal o técnica que afecta el funcionamiento de la entidad y que no cuenta con
procedimientos documentados, en razón a que la misma norma le indica a ésta como
Esce
nario
1 Una función da origen a una agrupación documental. Es
cena
rio 2 Una función
da origen a varias agrupaciones documentales. Es
cena
rio 3 Varias
funciones dan origen a una agrupación documental.
43
desarrollar la actividad y que documentos producir”, situación que sería perfectamente
aplicable también a una función. (p. 31)
Serie documental
Una de las partes esenciales de los CCD es la denominación de las agrupaciones
documentales, como series o subseries documentales, en este sentido en las normativas
vigentes y en diferentes publicaciones el Archivo General de la Nación (2017), la define
como “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas” (p. 6). Otros autores como Villaseca (2012), establece que “son el
testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o
en virtud de una función”. (p. 7)
De las anteriores definiciones se puede evidenciar que la producción de documentos es el
resultado del ejercicio de unas funciones, las cuales deben ser representadas en una serie
documental, definida como “La agrupación de documentos de características similares en
cuento a su estructura y contenido, producidos o recibidos por una organización como parte
del ejercicio sus funciones o el desarrollo de sus procesos y procedimientos”.
Subserie documental
La subserie documental es una división natural de la serie documental, el Archivo General
de la Nación (2017) la define como el “Conjunto de unidades documentales que forman
parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas”. (p. 6)
Unidad documental
Se considera como la secuencia lógica de documentos para dar cumplimiento a un trámite,
esta unidad puede ser simple cuando está conformada por un solo tipo de documento o
44
compleja cuando está conformada por documentos diferentes que hacen referencia a un
mismo trámite o función.
4.5.5 Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
El resultado de una adecuada clasificación debe ser un CCD, sobre este concepto se
encuentran disponibles varias definiciones, unas más complejas que otras, pero siempre
apuntando al tema de la jerarquización de los documentos, en este sentido la norma ISO 15489-1
(2001) indica que “reflejan la actividad de la organización de la cual derivan y normalmente
están basados en un análisis de las actividades de la organización. Los cuadros pueden utilizarse
como base para una variedad de procesos de gestión de los documentos”. (p. 14)
Por su parte el Archivo General de la Nación (2017), define CCD como “esquema que
refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se
registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales”. (p. 5)
Sobre los CCD, autores como Herrera (1991), precisan que “la clasificación siguiendo el
principio de procedencia precisa de su plasmación material en un esquema o cuadro que no es
otra cosa que el andamio para sistematizar cada fondo en sus secciones y series” (p. 267),
mientras que Cruz Mundet (2012), lo define como “la estructura jerárquica y lógica que organiza
los documentos, los agrupa en series de acuerdo con su origen y por ser reflejo de una acción,
función o actividad”. (p. 225)
Tomando como referencia los conceptos anteriores los autores establecen para esta
investigación que un CCD “ es un instrumento archivístico por medio del cual se identifican y
normalizan las denominaciones de series y subseries documentales pertenecientes a una entidad
o un grupo de entidades a las cuales les fueron asignadas funciones relacionadas o
compartidas”.
45
Finalmente, es importante aclarar que tal y como lo establece el AGN en el Acuerdo 004 de
2013, dentro del contexto de la clasificación documental, los CCD se convierten en un
instrumento insustituible, ya que, a partir de estos, surge la elaboración de otros instrumentos
archivísticos de clasificación como las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de
Valoración Documental - TVD.
4.5.5.1 Características de los Cuadros de Clasificación Documental
Dentro de las características que tienen los CCD se pueden identificar las siguientes:
Delimitación: cada fondo documental debe estar asignado a una entidad de procedencia,
de manera que quede claramente delimitada.
Unicidad: los documentos deben estructurarse independientemente de su fecha, lo que
significa que la edad de los documentos no debe considerarse como un criterio de
clasificación.
Estabilidad: su estructura debe ser permanente y estable en el tiempo de tal forma que
refleje las funciones de la entidad productora.
Flexibilidad: debe permitir incluir nuevas series, subseries o funciones de acuerdo al
esquema propuesto.
Sencillez: el esquema propuesto debe ser sencillo, es decir con pocas subdivisiones de tal
forma que permita ser entendido fácilmente.
Globalidad: debe permitir tener una visión global de la producción de documentos de la
entidad y las relaciones que se manejan entre series y subseries.
Codificación: es necesario que cuente con una codificación asignada a las series y
subseries.
46
4.5.5.2 Modelos de Cuadros de Clasificación Documental
Para la elaboración de CCD hay definidos tres (3) modelos, cada uno de los cuales puede ser
utilizado de acuerdo a las necesidades propias de las organizaciones:
Figura 6 Modelos de Cuadros de Clasificación Documental Fuente: propia
Es pertinente aclarar que, en el medio colombiano, el modelo recomendado y de uso casi
que exclusivo por las organizaciones corresponde al relacionado con la clasificación orgánico
funcional, sin embargo y teniendo en cuenta uno de los objetivos específicos de la investigación
se va a demostrar la validez de la elaboración y aplicación de un modelo de CCD funcional para
un grupo de entidades que comparten una función común.
CCD Orgánico: Toma como base la estructura orgánica.
CCD Funcional: Toma como base las funciones.
CCD Orgánico Funcional: Integra la estructura orgánica y las funciones.
47
5 Marco Legal
El marco legal permite sustentar la investigación a partir de los aspectos regulatorios tanto
del componente interdisciplinar, relacionado con DDHH, DIH y víctimas del conflicto armado y
el componente técnico archivístico inherente a la clasificación documental:
Tabla 1 Legislación relacionada con DDHH y DIH
legislación o normatividad relacionada con el componente interdisciplinar y el componente técnico
Constitución Política de Colombia Artículo 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Artículo 67: La educación formará al colombiano en el respeto a los derechos humanos, a la paz y a la democracia; y en la práctica del trabajo y la recreación, para el mejoramiento cultural, científico, tecnológico y para la protección del ambiente. Artículo 74: Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Artículo 95: 4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica.
Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos
Artículo 3: Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Artículo 24: Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Artículo 27: Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.
Ley 1448 de 2011. Ley de Víctimas y Restitución de Tierras
Artículo 23: Las víctimas, sus familiares y la sociedad en general, tienen el derecho imprescriptible e inalienable a conocer la verdad acerca de los motivos y las circunstancias en que se cometieron las violaciones de que trata el artículo 3° de la presente Ley, y en caso de fallecimiento o desaparición, acerca de la suerte que corrió la víctima, y al esclarecimiento de su paradero. La Fiscalía General de la Nación y los organismos de policía judicial deberán garantizar el derecho a la búsqueda de las víctimas mientras no sean halladas vivas o muertas. El Estado debe garantizar el derecho y acceso a la información por parte de la víctima, sus representantes y abogados con el objeto de posibilitar la materialización de sus
48
legislación o normatividad relacionada con el componente interdisciplinar y el componente técnico
derechos, en el marco de las normas que establecen reserva legal y regulan el manejo de información confidencial. Artículo 144: De los Archivos sobre Violaciones a los Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario ocurridas con Ocasión del Conflicto Armado Interno. Artículo 146: Créase el Centro de la Memoria Histórica, como establecimiento público del orden nacional, adscrito al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera, el Centro de Memoria Histórica tendrá como sede principal la ciudad de Bogotá, D. C. Artículo 159: Créase el Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, el cual estará constituido por el conjunto de entidades públicas del nivel gubernamental y estatal en los órdenes nacional y territoriales y las demás organizaciones públicas o privadas, encargadas de formular o ejecutar los planes, programas, proyectos y acciones específicas, tendientes a la atención y reparación integral de las víctimas de que trata la presente ley. Artículo 160: De la conformación del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, Artículo 168: De las funciones de la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas.
Ley 1712 de 2014. Ley de Transparencia y de Derecho de Acceso a la Información Pública
Artículo 12: Adopción de esquemas de publicación. d) Los cuadros de clasificación documental que faciliten la consulta de los documentos públicos que se conservan en los archivos del respectivo sujeto obligado, de acuerdo con la reglamentación establecida por el Archivo General de la Nación. Artículo 16: Archivos. En su carácter de centros de información institucional que contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación. Artículo 24: Del Derecho de Acceso a la Información. Toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información de cualquier sujeto obligado, en la forma y condiciones que establece esta ley y la Constitución.
49
legislación o normatividad relacionada con el componente interdisciplinar y el componente técnico
Decreto 1080 de 2015. Reglamentario del Sector Cultura
Artículo 2.8.2.5.8: Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos. a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). Artículo 2.8.2.6.1: Generalidades del sistema de gestión documental. Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita. a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. Artículo 2.8.5.3.2: Componentes del Esquema de Publicación de Información en concordancia con lo establecido en artículo 12 la Ley 1712 de 2014. Para facilitar el acceso a la información, los sujetos obligados publicarán el Cuadro de Clasificación Documental.
Decreto 1084 de 2015. Reglamentario del Sector Inclusión Social y Reconciliación
Artículo 1.2.1.1: Entidades adscritas. Se encuentran adscritas al Sector Administrativo de Inclusión Social y Reconciliación, las siguientes entidades. 1. Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Victimas. 2. Centro de Memoria Histórica. Artículo 2.2.7.6.20: Componentes del Programa de Derechos Humanos y Memoria Histórica. El Programa de Derechos Humanos y Memoria Histórica tendrá los siguientes componentes: 1. Investigación para la reconstrucción de la Memoria Histórica. 3. Registro especial de archivos de memoria histórica. Artículo 2.2.7.6.22: De la entrega de archivos. Las entidades del Estado que en cumplimiento de las normas que regula este Decreto pretendan realizar entrega de documentación al Centro de Memoria Histórica, no podrán hacerlo sin que previamente se haya cumplido la normatividad archivística. Así mismo, la entrega de tales documentos, no exime a dichas entidades ni a sus representantes de la responsabilidad relacionada con la administración de los archivos al interior de la misma, tengan o no relevancia con lo regulado por la Ley 1448 de 2011.
Acuerdo 04 de 2015 del Archivo General de la Nación
Reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en los archivos del Estado.
50
legislación o normatividad relacionada con el componente interdisciplinar y el componente técnico
Resolución 031 de 2017 del Archivo General de la Nación y el Centro Nacional de Memoria Histórica.
Por medio de la cual expiden y adoptan el Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno.
Fuente: adaptado por el autor a partir de la legislación vigente
51
6 Metodología de estudio
La metodología de estudio refleja la totalidad de procedimientos y técnicas llevadas a cabo
en el desarrollo de la investigación estableciendo una estructura lógica a través del enfoque, tipo,
método, técnica, instrumentos, fases y población, como complemento a la recolección, análisis y
clasificación de información que sustentan no solamente el cumplimiento de los objetivos que
fueron planteados sino la respuesta a la pregunta de investigación.
6.1 Enfoque de investigación
El trabajo de investigación tiene un enfoque cualitativo ya que se llevó a partir del análisis
de los datos recolectados para describir una situación, en este caso el estado de la clasificación
documental de la información resultado del proceso de reparación a víctimas del conflicto
armado, y posteriormente interpretar la información mediante la identificación de sus
características y cualidades.
Con relación al enfoque de investigación cualitativo Quecedo y Castaño (2002) indican que,
“comienza con la recogida de datos, mediante la observación empírica o mediciones de alguna
clase, y a continuación construye, a partir de las relaciones descubiertas, sus categorías y
proposiciones teóricas”. (p. 10)
6.2 Tipo de investigación
La investigación es de tipo descriptivo, ya que se recolectan y describen datos cualitativos y
en su estado natural sobre los instrumentos archivísticos de clasificación de las agrupaciones
documentales que dan cuenta de las funciones asignadas a las entidades que hacen parte del
SNARIV para determinar la validez o no frente de la clasificación documental sobre DDHH,
DIH y atención de víctimas del conflicto armado.
52
Lafuente y Martín (2008) consideran que “la investigación descriptiva la llevamos a cabo
cuando queremos mostrar las características de un grupo, de un fenómeno o de un sector, a través
de la observación y medición de sus elementos”, afirmación que coincide con la situación
descrita en el párrafo anterior. (p. 6)
6.3 Método de investigación
El método utilizado corresponde a una investigación documental, la cual se basa en la
revisión e interpretación de artículos, bibliografías, documentos, textos, videos y diferentes
fuentes primarias de información sobre un tema en particular, los cuales son utilizados para dar
inicio a una nueva temática o trabajar sobre una ya pre existente, como en este caso la
clasificación documental.
Según Gómez (2010), “la investigación documental tiene un carácter particular de dónde le
viene su consideración interpretativa. Intenta leer y otorgar sentido a unos documentos que
fueron escritos con una intención distinta a esta dentro de la cual se intenta comprenderlos”, para
este caso específico, la lectura e interpretación de instrumentos archivísticos de clasificación,
elaborados desde diferentes perspectivas y puntos de vista, tanto desde las funciones que les
dieron origen, así como de la interpretación de las mismas por profesionales y técnicos de
diferentes disciplinas, registrada en agrupaciones documentales. (p. 230)
6.4 Instrumentos de recolección de información
La recolección de la información de acuerdo a Gallardo y Moreno (1998), “debe realizarse
utilizando un proceso planeado paso a paso, para que de forma coherente se puedan obtener
resultados que contribuyan favorablemente al logro de los objetivos propuestos” (p. 26), en este
sentido, dentro de la investigación se identificaron las siguientes fuentes de información:
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Fuentes primarias: información original, publicada por primera vez y que no ha sido
filtrada, interpretada o evaluada, las fuentes primarias consultadas corresponden a actos
administrativos, manuales de funciones, procesos y procedimientos.
Fuentes secundarias: contienen información primaria, analizada y estructurada,
especialmente diseñada para facilitar y maximizar el acceso a las fuentes primarias o a
sus contenidos. Las fuentes secundarias consultadas corresponden a publicaciones
monográficas, informes técnicos, bancos terminológicos, tablas de retención documental
y cuadros de clasificación documental.
Posteriormente para llevar a cabo la recolección de información tanto en fuentes primarias
como secundarias se llevaron a cabo las siguientes actividades:
Identificación y búsqueda de la normatividad e información relacionada con el
componente interdisciplinar de DDHH, DIH y la atención y reparación de víctimas.
Identificación y búsqueda de la normatividad e información relacionada con el
componente técnico, sobre Archivos de DDHH, Clasificación documental y CCD.
Identificación de la totalidad de las entidades que conforman el SNARIV a partir de su
nivel de participación dentro del Sistema, así como su relación con la temática de DDHH,
DIH y Atención y Reparación Integral de Víctimas.
Búsqueda de los instrumentos archivísticos de clasificación y actos administrativos de
asignación de funciones en los portales oficiales de internet a partir de lo establecido en
la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Solicitud de información a las entidades que no tenían los instrumentos archivísticos o
sus actos administrativos de asignación de funciones disponibles en el portal oficial de
internet vía correo electrónico.
Solicitud de información a las entidades que no tenían los instrumentos archivísticos o
sus actos administrativos de asignación de funciones disponibles en el portal oficial de
internet vía correo certificado mediante el uso del Derecho de Petición.
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6.5 Población
La Ley 1448 del 2011, reglamentada por los Decretos Nacionales No. 4800 de 2011 y 3011
de 2013 por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas
del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones, creó el SNARIV como un conjunto
de entidades públicas encargadas de formular o ejecutar planes, programas, proyectos y acciones
específicas para la atención y reparación integral de las víctimas, conformado por un total de
cuarenta y nueve (49) organizaciones, clasificados de la siguiente manera:
Tabla 2 Entidades que conforman el SNARIV
Entidades que conforman el SNARIV
Unidades Administrativas Especiales 1. Agencia Colombiana para la Reintegración (ACR) 2. Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia (APC) 3. Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas 4. Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras (UGRTD)
Ministerios y Entidades Adscritas 1. Archivo General de la Nación 2. Banco Agrario de Colombia 3. Banco de Comercio Exterior (BANCOLDEX) 4. Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior (ICETEX) 5. Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (INCODER) 6. Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario (FINAGRO) 7. Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural 8. Ministerio de Comercio, Industria y Turismo 9. Ministerio de Cultura, 10. Ministerio de Defensa Nacional 11. Ministerio de Educación Nacional 12. Ministerio de Hacienda y Crédito Público 13. Ministerio de Justicia y del Derecho 14. Ministerio de Relaciones Exteriores 15. Ministerio de Salud y Protección Social 16. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones 17. Ministerio de Trabajo
55
Entidades que conforman el SNARIV 18. Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio 19. Ministerio del Interior 20. Policía Nacional de Colombia 21. Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) 22. Superintendencia de Industria y Comercio 23. Superintendencia de Notariado y Registro 24. Superintendencia Financiera de Colombia 25. Unidad Nacional de Protección.
Departamentos Administrativos y Entidades Adscritas
1. Departamento Nacional de Estadística (DANE) 2. Departamento Nacional de Planeación (DNP) 3. Departamento para la Prosperidad Social (DPS) 4. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) 5. Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) 6. Centro de Memoria Histórica.
Organismos y Programas Presidenciales 1. Alta Consejería para las Regiones y la Participación Ciudadana 2. Alta Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer 3. Programa Presidencial para el Desarrollo Integral de la Población Afrodescendiente, Negra, Palenquera y Raizal 4. Programa Presidencial para el Sistema Nacional de la Juventud – Colombia Joven 5. Programa Presidencial para la Formulación de Estrategias y Acciones para el Desarrollo Integral de la Pueblos Indígenas de Colombia 6. Programa Presidencial para la Acción Integral contra Minas Antipersonal (PAICMA) 7. Programa Presidencial para los Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Organismos de la Rama Judicial 1. Consejo Superior de la Judicatura 2. Fiscalía General de la Nación 3. Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses
Organismos de Control 1. Defensoría del Pueblo 2. Contraloría General de la Nación 3. Procuraduría General de la Nación
Organismos Electorales 1. Registraduría Nacional del Estado Civil.
Fuente: Ley 1448 de 2011 y la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
56
6.6 Fases de la investigación
La investigación se estructuro a partir de las siguientes fases:
Tabla 3 Fases de investigación
Ítem Actividad Acción
1 Identificación y estructuración del problema de investigación a partir de la necesidad de elaborar un CCD Funcional.
A partir de la necesidad de proponer un CCD funcional para un sistema de entidades, se identificó el problema de investigación que debía ser resuelto a partir de la necesidad de la elaboración del instrumento archivístico.
2 Compilación de información a partir de fuentes primarias y secundarias.
Identificación y búsqueda de la normatividad relacionada con el componente interdisciplinar y el componente técnico archivístico. Reconocimiento de la totalidad de las entidades que conforman el SNARIV, estableciendo dos (2) categorías a partir de su nivel de participación y su relación con el componente interdisciplinar. Búsqueda de los instrumentos archivísticos de clasificación en los portales oficiales de internet de las entidades a partir de lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Solicitud de información a las entidades que no tenían los instrumentos archivísticos disponibles en el portal oficial de internet vía correo electrónico y correo certificado mediante el uso de derechos de petición.
3 Análisis de información recolectada. Revisión de actos administrativos que asignan funciones relacionadas con los objetivos del Sistema. Clasificación de las Entidades con competencias directas en el Sistema. Elaboración del registro de series y subseries a partir de la revisión de los instrumentos archivísticos de clasificación (CCD y TRD) de cada Entidad. Comparación de las series y subseries documentales establecidas en los instrumentos archivísticos frente a las funciones que las soportan. Proyección de series y subseries documentales con base en el análisis de los actos administrativos que asignan funciones a las entidades. Normalización de las denominaciones de series y subseries documentales. Para lograr un adecuado análisis de la información recolectada, se elaboraron tres (3) matrices, la primera denominada Ficha Técnica de
57
Ítem Actividad Acción Identificación de Entidades SNARIV la segunda denominada Ficha Técnica de Producción Documental de las Entidades del SNARIV, en está donde se pueden evidenciar las inconsistencias existentes en la denominación de los nombres de las agrupaciones documentales de las dependencias que producen información con relación al acto administrativo de asignación de funciones y la tercera sobre categorización de las entidades en Tipo A y Tipo B, donde se establece la función principal en el SNARIV y la pertinencia de la entidad para ser incluido en el CCD Funcional.
4 Propuesta CCD Funcional para el SNARIV.
Elaboración de una propuesta de CCD Funcional para dar respuesta al problema de investigación a partir de la estructura que debe tener un instrumento archivístico de clasificación para las agrupaciones documentales de diferentes entidades que cumplen unas funciones encaminadas al cumplimiento de un objetivo común, en este caso la atención y reparación de víctimas del conflicto armado colombiano, desde el 1 de enero de 1985 a la fecha.
Fuente: propia
6.7 Categoría de análisis
Para lograr un adecuado análisis e interpretación cualitativa de la información recolectada se
establecieron dos (2) categorías a partir de la información entregada por parte de las propias
entidades vía correo electrónico o mediante oficio: Entidades Clase A y Entidades Clase B, las
primeras con participación directa en el SNARIV evidenciable en la producción de información
como insumo del CCD Funcional propuesto y las segundas, entidades que llevan a cabo
actividades netamente de apoyo, sin que las mismas necesariamente produzcan información que
sirva como insumo del CCD Funcional.
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Tabla 4 Categorización de entidades
Entidad Función en el SNARIV Información relacionada
Tipo de Entidad
Agencia Colombiana para la Reintegración
Articuladamente con otras entidades define la instrumentalización de la Política Nacional de Reintegración.
No B
Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia
Adelanta procesos de acompañamiento en el proceso de diseño de estrategias de cooperación internacional.
No B
Alta Consejería para las Regiones y la Participación Ciudadana
Funciona como enlace con las regiones para realizar trámites ante la Unidad de Atención y Reparación Integral a las Víctimas
No B
Alta Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer
Forma parte del Subcomité Técnico de Enfoque Diferencial del SNARIV.
No B
Archivo General de la Nación
Encargada de generar estrategias archivísticas que permitan la reconstrucción de la memoria histórica y el derecho a la verdad.
No B
Banco Agrario de Colombia
Asiste la restitución de vivienda y la administración de los subsidios de vivienda rural a personas que han sufrido destrucción o desmejora de inmuebles.
No B
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Entidad Función en el SNARIV Información relacionada
Tipo de Entidad
Banco de Comercio Exterior de Colombia
Ofrece cupos de crédito de redescuento a empresarios (micros, pequeñas, medianas y grandes empresas de todos los sectores económicos, excepto el agropecuario) víctimas del conflicto armado interno.
No B
Centro Nacional de Memoria Histórica
Apoya iniciativas de memoria histórica, desarrolla investigaciones para el esclarecimiento histórico sobre la dinámica del conflicto armado y las graves violaciones a los DDHH y el DIH.
Si A
Consejo Superior de la Judicatura
Crea, planifica y administra los despachos judiciales de restitución de tierras, dota de logística y seguridad a los magistrados y ofrece capacitación a jueces en materia de asistencia y reparación integral.
No B
Contraloría General de la República
Realiza seguimiento al proceso de diseño, implementación, ejecución y cumplimiento de la Ley 1448 de 2011.
No B
Defensoría del Pueblo
Presta orientación para el acceso a procesos de reparación integral y representación ante los mismos por ser la entidad encargada de recibir la declaración para el Registro Único y representar judicialmente a las víctimas.
Si A
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Entidad Función en el SNARIV Información relacionada
Tipo de Entidad
Departamento Nacional de Estadística DANE
Garantiza la producción, disponibilidad y calidad de la información estadística estratégica y de la producción y difusión de la información oficial básica.
No B
Departamento Nacional de Planeación
Acompaña la formulación de políticas públicas, planes generales, programas y proyectos dirigidos a la población víctima.
No B
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República
Considerada como una entidad de especial importancia para la implementación de la Ley 1448 de 2011, el direccionamiento de la política de víctimas y para la garantía de la reparación integral.
Si A
Fiscalía General de la Nación
Vela por la protección de víctimas y testigos que intervienen en procesos de investigación de hechos victimizantes; investiga a los autores de los hechos victimizantes a que se refiere la Ley 1448 de 2011.
Si A
Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario
Adopta medidas en materia de crédito y establece criterios de redescuento preferencial para las víctimas.
No B
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Entidad Función en el SNARIV Información relacionada
Tipo de Entidad
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF
Contribuye con medidas de reparación integral en los procesos de indemnización administrativa, medidas de rehabilitación y prevención, protección y garantías de no repetición en menores de edad.
No B
Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior - ICETEX
Otorga créditos y subsidios educativos a los estudiantes víctimas del conflicto.
No B
Instituto Colombiano de Desarrollo Rural
Establece procedimientos de restitución de tierras y de registro de tierras despojadas y abandonadas forzosamente.
No B
Instituto Geográfico Agustín Codazzi
Asume la identificación, registro y seguimiento a los predios o tierras despojados, facilita información sobre estudios de usos y coberturas del suelo, así como el avalúo catastral y la información necesaria para los procesos de restitución.
Si A
Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses
Tiene como responsabilidad valorar el daño a víctimas de delito sexual y adelantar labores de identificación de desaparecidos.
No B
62
Entidad Función en el SNARIV Información relacionada
Tipo de Entidad
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
Sus funciones se relacionan con componentes de retorno y reubicación, restitución de tierras, empleo y generación de ingresos, indemnización del subsidio de vivienda rural, créditos y pasivos, y prevención, protección.
No B
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
Presta atención a la población víctima, mediante el Fondo de Modernización e Innovación para las micro, pequeñas y medianas empresas.
Si A
Ministerio de Cultura
Realiza acciones tendientes a restablecer la dignidad de la víctima y difundir la verdad acerca del conflicto de forma conjunta con el CNMH y el AGN.
Si A
Ministerio de Defensa Nacional
Evalúa las condiciones de seguridad de las zonas de retorno o reubicación, así como su seguimiento periódico, se encarga de proveer insumos en materia de seguridad e identificación de riesgos para el proceso de restitución de tierras.
Si A
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Entidad Función en el SNARIV Información relacionada
Tipo de Entidad
Ministerio de Educación Nacional
Asegura el acceso y la exención de costos académicos en los establecimientos educativos oficiales en los niveles de preescolar, básica y media a las víctimas.
No B
Ministerio de Hacienda y Crédito Público
Coordina la asignación y transferencia de los recursos presupuestales requeridos para la atención, asistencia y reparación integral a las víctimas.
No B
Ministerio de Justicia y del Derecho
Formula y ejecuta la Política Pública sobre Mecanismos de Justicia Transicional. Acompaña la instalación, conformación y funcionamiento de los Comités Territoriales de Justicia Transicional.
Si A
Ministerio de Relaciones Exteriores
Garantiza que las víctimas que se encuentren residiendo fuera del país estén informadas y orientadas acerca de sus derechos, medidas y recursos.
Si A
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Entidad Función en el SNARIV Información relacionada
Tipo de Entidad
Ministerio de Salud y Protección Social
Establece medidas de asistencia y atención, rehabilitación y protección, afiliación al Sistema General de Seguridad Social y la creación del Protocolo de Atención Integral en Salud con Enfoque Psicosocial y Diferencial para las víctimas.
Si A
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Asesora en la articulación de los sistemas de información con las entidades que conforman el SNARIV, promueve espacios que garantizan el acceso, uso y apropiación de las TIC.
No B
Ministerio de Trabajo
Formula, dirige y evalúa la Política de Generación de Empleo, así como del incremento del nivel de empleabilidad de la población vulnerable
No B
Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio
Ejerce responsabilidad sobre la administración y trámite para el acceso a vivienda urbana para las víctimas.
No B
Ministerio del Interior
Brinda asesoría y asistencia técnica para la conformación de los Comités de Justicia Transicional y la formulación de los Planes de Acción Territorial.
Si A
65
Entidad Función en el SNARIV Información relacionada
Tipo de Entidad
Policía Nacional de Colombia
Garantiza el mantenimiento del orden público, seguridad y protección de las víctimas; participa en el Grupo Interinstitucional de Protección, en el Subcomité de Prevención, Protección y Garantías de No Repetición.
Si A
Procuraduría General de la Nación
Garantiza el derecho de las víctimas a acceder a la justicia y a ejercer la participación con miras al derecho a la verdad, la justicia y la reparación integral y no repetición.
Si A
Programa Presidencial de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Ejerce la Secretaría Técnica del Sistema Nacional de DDHH y DIH.
Si A
Programa Presidencial para el desarrollo integral de la población afrodescendiente, negra, palanquera y raizal
Ejerce como enlace con las regiones para tramitar con la Unidad de Atención y Reparación Integral a las Víctimas.
No B
Programa Presidencial para la Acción Integral contra Minas Antipersonal
Desarrolla medidas de no repetición, en cuanto al fortalecimiento técnico de los criterios de asignación de las labores de desminado humanitario.
No B
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Entidad Función en el SNARIV Información relacionada
Tipo de Entidad
Programa Presidencial para la Formulación de Estrategias y Acciones para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas
Apoya la divulgación, socialización y sensibilización del Decreto Ley 4633 de 2011.
No B
Registraduría Nacional del Estado Civil
Facilita el proceso de identificación y expedición de documentos de identificación para las víctimas del conflicto.
No B
Superintendencia de Industria y Comercio
Expide bajo la coordinación de otras entidades, la reglamentación referida a las sumas recaudadas por donaciones voluntarias a favor del Fondo para la Reparación de las Víctimas.
No B
Superintendencia de Notariado y Registro
Adelanta el estudio de los títulos de predios registrados y reclamados por las víctimas como despojados con el fin de contribuir probatoriamente en procesos judiciales.
Si A
Superintendencia Financiera de Colombia
Expide la reglamentación de las entidades vigiladas en relación con la calificación de los créditos otorgados, medidas de re-calificación de cartera y causación de intereses a morosos.
No B
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Encargada de coordinar y ejecutar las políticas públicas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas.
Si A
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Entidad Función en el SNARIV Información relacionada
Tipo de Entidad
Unidad Administrativa para la Consolidación Territorial
Participa en la conformación de los Centros Regionales de Atención y Reparación a Víctimas.
No B
Unidad de Restitución de Tierras Despojadas
Ejerce la responsabilidad de llevar las solicitudes o demandas de restitución ante los jueces y/o magistrados de Restitución de Tierras, así como de brindar las garantías procesales.
Si A
Unidad Nacional de Protección
Participa en el seguimiento y concepto de los mapas de riesgo de comunidades, municipios, organizaciones de víctimas, organizaciones para la reclamación de tierras, y grupos afectados por el conflicto armado.
No B
Fuente: adaptada de la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas.
68
7 Análisis de resultados
Una vez establecidos los elementos interdisciplinares y técnicos, así como realizada la
recopilación y análisis de información se obtuvieron los siguientes resultados:
7.1 Clasificación de entidades según nivel de participación en el sistema
Se efectuó la identificación de las entidades en Tipo A y Tipo B, las primeras con
participación directa en el SNARIV, es decir el desarrollo de funciones directas y las segundas,
entidades que llevan a cabo actividades de apoyo, sin que las mismas produzcan información que
sirva como insumo del CCD.
Tipo A: entidades que dentro de su estructura orgánica cuentan con una o varias
dependencias que cumplen funciones inherentes al SNARIV especialmente en el proceso de
Atención y Reparación Integral a Víctimas.
Tipo B: entidades de apoyo a la gestión del SNARIV para garantizar su funcionamiento,
pero que no cuentan con dependencias que cumplen funciones inherentes al proceso de Atención
y Reparación Integral a Víctimas.
Tabla 5 Distribución entidades tipo A y B
Tipo de entidad Descripción Cantidad % Participación
A
Entidades con participación directa en el sistema
18 37%
B
Entidades de apoyo a la gestión del sistema
31 63%
Totales 49 100% Fuente: propia
69
Figura 7 Distribución entidades tipo A y B Fuente: propia
En la tabla e ilustración anteriores, se observa que el Sistema se encuentra conformado por
cuarenta y nueve (49) entidades, pero solo dieciocho (18) que corresponde al 37%, producen
información directa para la construcción del CCD.
Figura 8 Participación entidades tipo A Fuente: propia
En la ilustración se puede observar que de las dieciocho (18) entidades clasificadas como
Tipo A la propuesta del CCD se llevará sobre quince (15) entidades que corresponden al 83.33 %
de la totalidad del universo. Lo anterior teniendo en cuenta que no fue posible obtener
Entidadesparticipante
s (15)
TotalEntidades
(18)
10
15
20
PARTICIPACIÓN ENTIDADES
Entidades participantes (15) Total Entidades (18)
70
información sobre los instrumentos de clasificación documental y los actos administrativos de la
Procuraduría General de la Nación, la Superintendencia de Notariado y Registro y el Programa
Presidencial de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario.7.1.1 Caracterización
entidades tipo A
Una vez establecido el grupo tipo A, y con el fin de identificar las entidades y las unidades
administrativas, se efectuó la elaboración de una ficha técnica de caracterización en donde se
cuenta con la información correspondiente a: entidad, ubicación, sitio web, acto administrativo
de asignación de funciones, instrumentos archivísticos y unidades administrativas con funciones
directas en el Sistema.
Tabla 6 Caracterización entidades tipo A
Nombre Entidad Dirección Sitio web
Acto administrativo
asignación funciones
Instrumentos archivísticos Unidades administrativas con
participación en el Sistema CCD TRD
Centro Nacional
de Memoria Histórica
Calle 35 No. 5 - 81
www.centrodememoriahistorica.go
v.co
Decreto 4803 de 2011
SI SI Dirección de Acuerdos de la verdad, Dirección para la Construcción de Memoria, Dirección de Archivo de DDHH, Dirección de Museo de la Historia
Defensoría del
Pueblo
Cra. 9 no. 16- 21
www.defensoria.gov.co
Decreto 025 de 2014
SI SI Defensorías delegadas, Dirección Nacional de Promoción y Divulgación de Derechos Humanos, Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas, Dirección Nacional de Recursos y Acciones Judiciales, Fondo para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos y Oficina de Asuntos Internacionales
Fuente: propia
7.1.1 Caracterización producción documental entidades SNARIV (Tipo A)
La caracterización busca la identificación de la producción documental de las entidades de
la siguiente forma:
71
Etapa 1: búsqueda e identificación de información
Con base en la identificación de las entidades tipo A, se efectuó la búsqueda de los
Instrumentos Archivísticos de Cuadro de Clasificación y Tabla de Retención Documental
publicada en el icono de transparencia de los portales web de las entidades, con base en la
obligatoriedad establecida en la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.
Solicitud de los instrumentos archivísticos por medio escrito (derechos de petición), en
los casos en los que estos no se encontraban publicados en los portales correspondientes.
Identificación de los actos administrativos (decretos y resoluciones) por medio de los
cuales se asignan funciones a cada una de las dependencias.
Etapa 2: construcción de caracterización
Identificación de series y subseries documentales para cada entidad, con base en el cuadro
de clasificación y tablas de retención documental.
Identificación por dependencia de las funciones asignadas.
Etapa 3: análisis información
Determinar la competencia de conformación de las series y subseries documentales con
las funciones asignadas a cada una de las unidades administrativas.
72
Tabla 7 Caracterización producción documental entidades Tipo A
Entidad Dependencia 1 Dependencia 2 Serie Subserie Función Observación
Ministerio de Justicia y del Derecho
Dirección de Justicia Transicional
Acciones Constitucionales
Acciones de Tutela
N/A
No se observa una función específica al respecto.
Conceptos Conceptos Jurídicos
N/A
No se observa una función específica al respecto.
Estudios Estudios en Materia de Justicia Transicional
Promover y realizar los análisis, estudios e investigaciones necesarias para generar conocimiento y el fortalecimiento de las políticas en materia de justicia transicional con las entidades que tengan responsabilidad en el tema.
Decreto 1427 de 2017
Políticas Públicas Políticas Públicas en Materia de Justicia Transicional
Propender y velar por la unificación y coherencia de criterios sobre el contenido y aplicación de las políticas de justicia transicional del Estado.
Decreto 1427 de 2017
Fuente: propia
De esta caracterización, se evidencio que la conformación de la totalidad de series y
subseries no corresponden a las funciones asignadas a las dependencias, sino a actividades
administrativas, con designaciones diferentes, donde se puede denotar la multiplicidad de
criterios soportando el aporte de este trabajo de investigación para la estandarización de la
denominación y conformación de agrupaciones documentales que pueden ser implementadas por
las entidades del sistema y como modelo para la elaboración de CCD de otros sistemas.
73
Tabla 8 Competencia de conformación de series en relación con las funciones
Entidad Series y subseries con función
Series y subseries sin función
Total
Centro Nacional de Memoria Histórica 29 4 33
Defensoría del Pueblo 29 52 81
Departamento Administrativo e Presidencia de la República 4 7 11
Fiscalía General de la Nación 16 11 27
Instituto Geográfico Agustín Codazzi 7 2 9
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo 3 1 4
Ministerio de Cultura 4 0 4
Ministerio de Defensa 6 47 53
Ministerio de Justicia y del Derecho 6 4 10
Ministerio de Relaciones Exteriores 10 13 23
Ministerio de Salud 11 6 17
Ministerio del Interior 9 16 25
Policía Nacional de Colombia 6 99 105
Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras
8 10 18
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas 74 30 104
Total 222 302 524 Fuente: propia
Figura 9 Competencia de conformación de series en relación con las funciones Fuente: propia
Series conFuncion
(222)
Series sinFuncion
(302)
0
200
400
SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SOPORTADAS CON
FUNCIONES
Series con Funcion (222) Series sin Funcion (302)
74
En la tabla e ilustración anteriores, se observa que de un total de quinientas veinticuatro
(524) series y subseries identificadas con la matriz de caracterización, trescientas dos (302)
correspondientes al 57.63% no se encuentran sustentadas en una función y doscientos veintidós
(222) correspondientes al 42.36% se encuentran sustentadas en una o varias funciones, sin que
esto signifique que la denominación sea la adecuada, situación que soporta la contribución de
este trabajo de investigación.
7.2 Normalización de agrupaciones documentales
A partir de la identificación, revisión y análisis de las funciones asignadas a las
dependencias de las entidades se efectuó el proceso de normalización de los nombres de las
agrupaciones documentales, de tal forma que se efectué la simplificación, unificación y
especificación de la denominación de las mismas mediante el uso de un lenguaje ordenado y
mejorado para beneficio de todos los intervinientes en el Sistema.
Se identificaron dos clases de series documentales; la primera correspondiente a las series
específicas, es decir las directamente relacionadas con DDHH, DIH y atención y reparación
integral de las víctimas y que adicionalmente son únicas en la estructura propuesta, y la segunda
correspondiente a las series transversales o comunes, generadas por diferentes entidades.
Tabla 9 Consolidado series específicas y series transversales
Entidad Series y
subseries especificas
Series y subserie
transversales
Total series y subseries
Centro Nacional de Memoria Histórica 11 1 12 Defensoría del Pueblo 10 11 21 Departamento Administrativo Presidencia de la República 4 4 8
Fiscalía General de la Nación 11 7 18 Instituto Geográfico Agustín Codazzi 0 3 3 Ministerio de Comercio, Industria y Turismo 1 2 3 Ministerio de Cultura 2 1 3
75
Entidad Series y
subseries especificas
Series y subserie
transversales
Total series y subseries
Ministerio de Defensa 11 4 15 Ministerio de Justicia 2 2 4 Ministerio de Relaciones Exteriores 4 3 7 Ministerio de Salud y Protección Social 5 4 9 Ministerio del Interior 6 3 9 Policía Nacional 11 8 19 Unidad de Restitución de Tierras 10 2 12 Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas 50 12 62
Total 138 67 205 Fuente: propia
Figura 10 Comparativo series específicas y series transversales Fuente: propia
En la tabla e ilustración anteriores, se observa que de un total de doscientas cinco (205)
agrupaciones documentales ciento treinta y ocho (138) corresponden a series y subseries
documentales específicas que representan un 67.31% y sesenta y siete (67) corresponden a series
y subseries documentales transversales que representan un 32.68%.
Seriestransversale
s (67)
Seriesespecíficas
(138)
0
50
100
150
SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES ESPECÍFICAS Y
TRANSVERSALES
Series transversales (67) Series específicas (138)
76
8 Propuesta de Cuadro de Clasificación Documental Funcional para el Sistema Nacional
de Atención y Reparación Integral a la Víctimas (SNARIV)
Siendo el CCD un instrumento archivístico por medio del cual se identifican y normalizan
las denominaciones de series y subseries documentales pertenecientes a un grupo de entidades a
las cuales les fueron asignadas funciones relacionadas, se presenta la propuesta del instrumento
archivístico de clasificación, el cual se construyó a partir de la información recolectada y el
análisis de la misma.
Basados en la importancia del proceso de clasificación documental el cual consiste en la
identificación y normalización de las denominaciones de series y subseries documentales, dando
una estructura lógica, que refleje la producción documental, que en este caso obedecen a un
grupo de entidades que conforman un sistema, al cual le fueron asignadas funciones específicas y
únicas que por sí solas evidencia la naturaleza y procedencia de las mismas.
El estudio de la producción documental del sistema, partió de la identificación de las
entidades y dentro de estas las dependencias, con producción de información específica en el
tema de atención y reparación de víctimas. La identificación de esta producción documental se
basó en el estudio de los instrumentos archivísticos de tablas de retención y cuadro de
clasificación documental y su análisis con las funciones asignadas por medio de acto
administrativo.
Del anterior análisis, se evidencio que las agrupaciones documentales establecidas en los
instrumentos archivísticos, correspondían en gran número a series de carácter transversal, las
cuales corresponden a series comúnmente evidenciadas en todas las TRD de las dependencias y
obedecen a información que refleja procesos administrativos. De esta forma la documentación
relacionada con la función de la dependencia dentro del sistema, las cuales fueron denominadas
77
series específicas, no se encontraban debidamente conformadas e identificadas y en algunos
casos no se evidenciaron.
De esta forma, la investigación pasa del estudio de los CCD de las entidades a la propuesta
del mismo basados en la conformación de agrupaciones documentales específicas, que reflejen y
evidencien el cumplimiento de las funciones asignadas, en este caso frente al proceso de
reparación de víctimas del conflicto armado, de gran importancia dentro del desarrollo social y
cultural del país, por lo que ha sido valorado como testimonial e histórico.
A continuación, se explican cada uno de los componentes de la propuesta del CCD:
Tabla 10 Estructura Cuadro de Clasificación Documental
Ítem Descripción
Codificación de serie y subserie
Asignación de un número consecutivo a cada serie y subserie documental, que permite su organización jerárquica e identificación
Denominación de Series La denominación de la serie se establece para el conjunto de documentos producidos por la dependencia, con base en los actos administrativos por los que se asignan funciones, para esta denominación se tienen en cuenta los conceptos establecidos para este fin, los cuales deben representar de manera directa la función desarrollada sin la utilización de verbos o acciones.
Denominación de subseries documentales
El establecimiento de subseries documentales se efectúa para conjunto de documentos que conforman una serie, agrupados de acuerdo con un criterio de clasificación, las cuales pueden pertenecer a modalidades de actividades o procesos. Tipo de serie Corresponde a agrupaciones documentales de tipo transversal o especifico. Las series transversales, son las producidas por la administración pública en general y las series específicas, que hacen referencia funciones definidas para el proceso adelantado.
Entidad Hace referencia a la Entidad u organismo del orden nacional, a la cual se le asigna la función dentro del sistema, en este caso SNARIV.
Dependencia Identifica el área específica que desempeña la función asignada a la entidad y que esta la establecida por medio de acto administrativa.
Acto Administrativo Especifica el Acto Administrativo, correspondiente a Decreto o Resolución, por medio del cual, a una dependencia, se le asigna una función específica, con el fin de poyar la obtención de los objetivos del sistema. (Se pueden obtener dos (2) versiones del CCD donde se pueden incluir el acto administrativo y la función que sustenta la serie).
78
Ítem Descripción
Función Se enuncia la función que respalda la actividad desarrollada y la conformación de las series y subseries documentales. No todas las series asignadas a una dependencia pueden generar series documentales. (Se pueden obtener dos (2) versiones del CCD donde se pueden incluir el acto administrativo y la función que sustenta la serie).
Fuente: propia
De esta forma se presenta la propuesta de CCD para un sistema, basados en las funciones
asignadas las cuales se verán reflejadas en agrupaciones documentales normalizadas que serán
testimonio de la información producida.
Tabla 11 Propuesta de CCD
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia
Serie Subserie
1 1 Acciones constitucionales
Acciones de Cumplimiento Transversal Defensoría del
Pueblo
Dirección Nacional de Recursos y Acciones Judiciales
1 2 Acciones constitucionales
Acciones de Grupo
Transversal Defensoría del Pueblo
Dirección Nacional de Recursos y Acciones Judiciales
1 3 Acciones constitucionales
Acciones de Tutela
Transversal Defensoría del Pueblo
Dirección Nacional de Recursos y Acciones Judiciales
1 4
Acciones constitucionales
Acciones Populares Transversal Defensoría del
Pueblo Defensorías delegadas
Acciones constitucionales
Acciones Populares Transversal Defensoría del
Pueblo
Dirección Nacional de Recursos y Acciones Judiciales
2 1 Actas
Actas de la Autoridad Nacional de Lucha contra las Minas Antipersonales
Específica
Departamento Administrativo de Presidencia de la República
Programa Presidencial de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
2 2 Actas
Actas de la Comisión Intersectorial de Derechos Humanos.
Específica
Departamento Administrativo de Presidencia de la República
Programa Presidencial de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
79
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
2 3 Actas
Actas del Comité de Indemnizaciones de Perjuicios Causados por Violaciones de los Derechos Humanos
Específica Ministerio de Relaciones Exteriores
Tercera Dirección Multilateral - Dirección de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
2 4 Actas
Actas del Comité Ejecutivo para la Atención y Reparación de la Víctimas
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección de Gestión Interinstitucional
2 5 Actas Actas del Comité Técnico-Jurídico Transversal
Fiscalía General de la Nación
Dirección de Fiscalía Nacional Especializada Derechos y Humanos y DIH
3 1 Actos administrativos
Transversal Unidad de Restitución de Tierras
Dirección Jurídica de Restitución
4 1 Acuerdos de confidencialidad
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección de Registro y Gestión de la Información
4 2
Acuerdos de contribución a la verdad histórica y la reparación
Específica
Centro Nacional de Memoria Histórica
Dirección de Acuerdos de la Verdad
5 1
Asesorías Asesorías Técnicas
Transversal Ministerio del Interior
Dirección de Derechos Humanos
Asesorías Asesorías Técnicas
Transversal Ministerio del Interior
Grupo de Apoyo a la Coordinación Territorial en Materia de Política de Víctimas del Conflicto Armado
Asesorías Asesorías Técnicas
Transversal Policía Nacional
Área de Derechos Humanos
Asesorías Asesorías Técnicas
Transversal Unidad para la Atención y Reparación
Dirección de Gestión Interinstitucional
80
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
Integral a las Víctimas
Asesorías Asesorías Técnicas
Transversal
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección de Gestión Social y Humanitaria
Asesorías Asesorías Técnicas
Transversal
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección Técnica de Asuntos Étnicos
Asesorías Asesorías Técnicas
Transversal
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección Prevención y Atención de Emergencias
6 1
Atención de poblaciones en situación de vulnerabilidad
Específica Policía Nacional
Área de Derechos Humanos
7 1 Atención humanitaria
Atención Humanitaria de Emergencia
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección Prevención y Atención de Emergencias
7 2 Atención humanitaria
Atención Humanitaria de Transición
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección Prevención y Atención de Emergencias
7 3 Atención humanitaria
Atención Humanitaria Inmediata
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección Prevención y Atención de Emergencias
8 1 Certificaciones
Certificaciones de Cumplimiento de Obligaciones Entidades del Sistema
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección General
81
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
8 2 Certificaciones
Certificaciones de Participación en Procedimientos para Desmovilizados
Específica
Centro Nacional de Memoria Histórica
Dirección de Acuerdos de la Verdad
9 1
Conceptos Conceptos Jurídicos Transversal Ministerio de
Defensa Grupo de Doctrina y Asesoría Jurídica
Conceptos Conceptos Jurídicos Transversal Policía
Nacional
Grupo Sistemas Internacionales de Derechos Humanos
Conceptos Conceptos Jurídicos Transversal
Unidad de Restitución de Tierras
Dirección Jurídica de Restitución
9 2 Conceptos
Conceptos Técnicos relativos a Derechos Humanos y Derechos Internacional Humanitario
Específica Ministerio de Relaciones Exteriores
Tercera Dirección Multilateral - Dirección de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
10 1 Convenios Convenios Administrativos Transversal Policía
Nacional
Grupo Sistemas Internacionales de Derechos Humanos
10 2 Convenios Convenios de Cooperación Transversal Ministerio de
Defensa Grupo de Instrucción y Cooperación
10 3 Convenios Convenios de Desarrollo Cultural
Específica Ministerio de Cultura Dirección de Poblaciones
10 4 Convenios Convenios Inter-administrativos Transversal
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección General
10 5 Convenios
Convenios sobre Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Derecho Penal Internacional
Específica Fiscalía General de la Nación
Dirección de Gestión Internacional
82
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
11 1 Cooperación técnica y judicial internacional
Específica Fiscalía General de la Nación
Dirección de Gestión Internacional
12 1
Derechos de petición
Transversal Defensoría del Pueblo
Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas
Derechos de petición
Transversal Defensoría del Pueblo
Oficina de Asuntos Internacionales
Derechos de petición
Transversal
Departamento Administrativo e Presidencia de la República
Programa Presidencial de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Derechos de petición
Transversal Ministerio de Defensa
Grupo de Desarrollo de Políticas para Poblaciones Vulnerables
Derechos de petición
Transversal Ministerio de Justicia
Dirección de Justicia Transicional
Derechos de petición
Transversal
Ministerio de Salud y Protección Social
Grupo Asistencia y Reparación a Víctimas del Conflicto Armado
Derechos de petición
Transversal Ministerio del Interior
Dirección de Derechos Humanos
Derechos de petición
Transversal Policía Nacional
Grupo Sistemas Internacionales de Derechos Humanos
13 1
Distribución de recursos para la atención y promoción social en salud para víctimas del conflicto armado
Específica
Ministerio de Salud y Protección Social
Grupo Asistencia y Reparación a Víctimas del Conflicto Armado
14 1
Esquemas de acompañamiento y seguimiento a los hogares víctimas
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Prevención y Atención de Emergencias
83
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
Esquemas de acompañamiento y seguimiento a los hogares víctimas
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Asistencia y Atención Humanitaria
15 1
Estrategias de articulación en materia de ayuda humanitaria, atención, asistencia y reparación integral
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Coordinación de Nación Territorio
15 2
Estrategias de participación en el proceso de restitución de tierras
Específica Unidad de Restitución de Tierras
Dirección Social
15 3
Estrategias de prevención de situaciones de riesgo para la población civil
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección de Gestión Social y Humanitaria
15 4
Estrategias de protección a poblaciones vulnerables
Específica Policía Nacional
Grupo de Atención a Poblaciones en Situación de Vulnerabilidad
15 5
Estrategias para la prevención de violaciones en derechos humanos
Específica Ministerio de Defensa
Grupo de Desarrollo de Políticas para Poblaciones Vulnerables
16 1 Estudios e investigaciones
Estudios e Investigaciones de Memoria Histórica
Específica
Centro Nacional de Memoria Histórica
Dirección para la Construcción de Memoria
16 2 Estudios e investigaciones
Estudios e Investigaciones de Protocolos de Participación para Víctimas y otros Actores
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Participación
84
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
16 3 Estudios e investigaciones
Estudios e Investigaciones de Valoración de la Condición de Vulnerabilidad
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Prevención y Atención de Emergencias
16 4 Estudios e investigaciones
Estudios e Investigaciones en Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Específica Ministerio del Interior
Dirección de Derechos Humanos
16 5 Estudios e investigaciones
Estudios e Investigaciones para Atención, Asistencia y Reparación Integral de las Víctimas.
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Coordinación Técnica del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral de Víctimas
16 6 Estudios e investigaciones
Estudios e investigaciones para Creación de Comités Territoriales de Justicia Transicional
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Coordinación de Nación Territorio
16 7
Estudios e investigaciones
Estudios e Investigaciones para Valoración de Condición de Vulnerabilidad y Debilidad Manifiesta para la Población Desplazada
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección de Gestión Social y Humanitaria
Estudios e investigaciones
Estudios e Investigaciones para Valoración de Condición de Vulnerabilidad y Debilidad Manifiesta para la Población Desplazada
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección Prevención y Atención de Emergencias
85
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
16 8 Estudios e investigaciones
Estudios e Investigaciones sobre Caracterización de Daños y Afectaciones Territoriales
Específica Unidad de Restitución de Tierras
Dirección de Asuntos Étnicos
16 9 Estudios e investigaciones
Estudios e Investigaciones sobre Derechos Humanos
Específica Defensoría del Pueblo Defensorías delegadas
16 10 Estudios e investigaciones
Estudios e Investigaciones sobre Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Específica
Departamento Administrativo e Presidencia de la República
Programa Presidencial de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
16 11 Estudios e investigaciones
Estudios e Investigaciones sobre Justicia Transicional
Específica Ministerio de Justicia
Dirección de Justicia Transicional
16 12 Estudios e investigaciones
Estudios e investigaciones sobre Revisión de Solicitudes de Indemnización por Vía Administrativa
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Reparación Individual
16 13 Estudios e investigaciones
Estudios e Investigaciones sobre Sistemas de Información para Asistencia, Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección Red Nacional de Información
86
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
16 14
Estudios e investigaciones
Estudios e Investigaciones sobre Violación de Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario
Específica
Centro Nacional de Memoria Histórica
Dirección para la Construcción de Memoria
Estudios e investigaciones
Estudios e Investigaciones sobre Violación de Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario
Transversal Fiscalía General de la Nación
Dirección de Gestión Internacional
17 1 Fondo de reparación de víctimas
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección General
18 1
Indemnización a víctimas por vía administrativa
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección General
Indemnización a víctimas por vía administrativa
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección de Reparación
19 1
Informes Informes a Organismos de Control
Transversal
Instituto Geográfico Agustín Codazzi
Grupo Interno de Trabajo de Reparación Integral a la Víctimas
Informes Informes a Organismos de Control
Transversal
Ministerio de Salud y Protección Social
Grupo Asistencia y Reparación a Víctimas del Conflicto Armado
87
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
Informes Informes a Organismos de Control
Transversal
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección de Gestión Interinstitucional
19 2
Informes Informes a Organismos Internacionales
Transversal Defensoría del Pueblo
Oficina de Asuntos Internacionales
Informes Informes a Organismos Internacionales
Transversal
Departamento Administrativo e Presidencia de la República
Programa Presidencial de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Informes Informes a Organismos Internacionales
Transversal Fiscalía General de la Nación
Dirección de Gestión Internacional
Informes Informes a Organismos Internacionales
Transversal Ministerio de Relaciones Exteriores
Tercera Dirección Multilateral - Dirección de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Informes Informes a Organismos Internacionales
Transversal
Ministerio de Salud y Protección Social
Grupo Asistencia y Reparación a Víctimas del Conflicto Armado
Informes Informes a Organismos Internacionales
Transversal Policía Nacional
Área de Derechos Humanos
Informes Informes a Organismos Internacionales
Transversal Policía Nacional
Grupo Sistemas Internacionales de Derechos Humanos
19 3
Informes Informes a otras Entidades Transversal
Departamento Administrativo e Presidencia de la República
Programa Presidencial de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Informes Informes a otras Entidades Transversal
Instituto Geográfico Agustín Codazzi
Grupo Interno de Trabajo de Reparación Integral a la Víctimas
88
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
Informes Informes a otras Entidades Transversal
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
Grupo Interno de Trabajo para la Inclusión Social
Informes Informes a otras Entidades Transversal
Ministerio de Relaciones Exteriores
Tercera Dirección Multilateral - Dirección de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Informes Informes a otras Entidades Transversal
Ministerio de Salud y Protección Social
Grupo Asistencia y Reparación a Víctimas del Conflicto Armado
Informes Informes a otras Entidades Transversal Policía
Nacional Área de Derechos Humanos
Informes Informes a otras Entidades Transversal Policía
Nacional
Grupo Sistemas Internacionales de Derechos Humanos
Informes Informes a otras Entidades Transversal
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección de Gestión Interinstitucional
Informes Informes a otras Entidades Transversal
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Direcciones Territoriales
19 4 Informes
Informes de Atención a Mujeres Víctimas de Violencia y Protección de Poblaciones Vulnerables
Específica Policía Nacional
Grupo de Atención a Poblaciones en Situación de Vulnerabilidad
19 5 Informes
Informes de Efectividad de Mecanismos de Participación
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Participación
89
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
19 6 Informes Informes de Ejecución Presupuestal
Transversal
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Coordinación Técnica del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral de Víctimas
19 7
Informes Informes de Gestión Transversal
Centro Nacional de Memoria Histórica
Dirección de Acuerdos de la Verdad
Informes Informes de Gestión Transversal Defensoría del
Pueblo Defensorías delegadas
Informes Informes de Gestión Transversal Defensoría del
Pueblo
Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas
Informes Informes de Gestión Transversal Defensoría del
Pueblo
Dirección Nacional de Promoción y Divulgación de los Derechos Humanos
Informes Informes de Gestión Transversal
Departamento Administrativo e Presidencia de la República
Programa Presidencial de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Informes Informes de Gestión Transversal
Fiscalía General de la Nación
Dirección Especializada de Policía Judicial de Derechos Humanos y DIH
Informes Informes de Gestión Transversal
Instituto Geográfico Agustín Codazzi
Grupo Interno de Trabajo de Reparación Integral a la Víctimas
Informes Informes de Gestión Transversal
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
Grupo Interno de Trabajo para la Inclusión Social
Informes Informes de Gestión Transversal Ministerio de
Cultura Dirección de Poblaciones
Informes Informes de Gestión Transversal Ministerio de
Justicia Dirección de Justicia Transicional
Informes Informes de Gestión Transversal
Ministerio de Relaciones Exteriores
Tercera Dirección Multilateral - Dirección de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
90
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
Informes Informes de Gestión Transversal
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección de Registro y Gestión de la Información
Informes Informes de Gestión Transversal
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección Red Nacional de Información
Informes Informes de Gestión Transversal
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Direcciones Territoriales
19 8 Informes
Informes de Seguimiento a Emergencias Humanitarias, Desplazamientos Masivos y Atentados Terroristas
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección Prevención y Atención de Emergencias
19 9 Informes
Informes de Seguimiento a la Política de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Específica Ministerio de Defensa
Grupo de Doctrina y Asesoría Jurídica
19 10 Informes
Informes de Seguimiento a la Protección de Poblaciones Vulnerables
Específica Ministerio de Defensa
Grupo de Desarrollo de Políticas para Poblaciones Vulnerables
19 11 Informes
Informes de Seguimiento a Medidas Cautelares y Provisionales
Específica Policía Nacional
Grupo Sistemas Internacionales de Derechos Humanos
91
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
19 12 Informes
Informes de Seguimiento a Órdenes y Recomendaciones de Organismos Internacionales
Específica Ministerio de Relaciones Exteriores
Tercera Dirección Multilateral - Dirección de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
19 13 Informes
Informes de Seguimiento a Políticas Públicas de Asistencia, Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Coordinación Técnica del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral de Víctimas
19 14 Informes
Informes de Seguimiento al Plan Nacional en Materia de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Específica
Departamento Administrativo e Presidencia de la República
Programa Presidencial de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
19 15 Informes
Informes de Seguimiento de Planes, Programas y Proyectos
Transversal
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección General
19 16 Informes
Informes de Seguimiento sobre Prevención, Asistencia, Atención y Reparación a la Población Víctima del Conflicto
Específica Ministerio del Interior
Grupo de Apoyo a la Coordinación Territorial en Materia de Política de Víctimas del Conflicto Armado
19 17 Informes
Informes de Solicitud de Intercambios de Pruebas
Específica Fiscalía General de la Nación
Dirección de Gestión Internacional
92
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
19 18 Informes
Informes para la Programación y Desarrollo de Operaciones contra la Delincuencia
Específica Fiscalía General de la Nación
Dirección Especializada de Policía Judicial de Derechos Humanos y DIH
19 19 Informes Informes sobre Derechos Humanos
Específica Defensoría del Pueblo Defensorías delegadas
19 20 Informes Informes sobre Investigaciones y Acusaciones
Específica Fiscalía General de la Nación
Dirección de Fiscalía Nacional Especializada Derechos y Humanos y DIH
19 21
Informes
Informes sobre Medidas Cautelares y Provisionales en Derechos Humanos
Específica Ministerio de Defensa
Dirección de Derechos Humanos
Informes
Informes sobre Medidas Cautelares y Provisionales en Derechos Humanos
Transversal Ministerio de Defensa
Grupo de Defensa ante Organismos Internacionales
19 22 Informes
Informes sobre Necesidades y Compromisos de Capacitación en Derechos Humanos
Específica Ministerio de Defensa
Grupo de Desarrollo de Políticas para Poblaciones Vulnerables
20 1 Instrumentos de intervención para la inclusión social
Específica
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
Grupo Interno de Trabajo para la Inclusión Social
21 1 Mecanismos de participación para víctimas
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Participación
93
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
22 1 Planes Plan de Acción en Derechos Humanos
Específica Ministerio de Defensa
Grupo de Doctrina y Asesoría Jurídica
22 2
Planes
Plan de Capacitación en Derechos Humanos
Específica Ministerio de Defensa
Grupo de Instrucción y Cooperación
Planes
Plan de Capacitación en Derechos Humanos
Específica Ministerio del Interior
Grupo de Apoyo a la Coordinación Territorial en Materia de Política de Víctimas del Conflicto Armado
22 3 Planes
Plan de Convivencia Pacífica y Confianza entre los Ciudadanos e Instituciones del Estado
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Reparación Colectiva
22 4
Planes
Plan de Formación para Funcionarios sobre Restitución de Tierras
Específica Unidad de Restitución de Tierras
Dirección Social
Planes
Plan de Formación para Intervinientes sobre Restitución de Tierras
Específica Unidad de Restitución de Tierras
Dirección Social
22 5 Planes
Plan de Fortalecimiento de la Capacidad de Gestión de las Entidades del SNARIV
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Coordinación Técnica del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral de Víctimas
22 6 Planes
Plan de Participación de Ciudadanos y Grupos Interesados en Atención, Asistencia y Reparación de Víctimas
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Participación
94
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
22 7 Planes
Plan de Prevención y Protección para Poblaciones Vulnerables por Violencia Política o el Conflicto Armado
Específica Ministerio del Interior
Dirección de Derechos Humanos
22 8 Planes Plan de Priorización Específica
Fiscalía General de la Nación
Dirección de Fiscalía Nacional Especializada Derechos Humanos y DIH
22 9 Planes Plan de Promoción Social en Salud y Protección Social
Específica
Ministerio de Salud y Protección Social
Grupo Asistencia y Reparación a Víctimas del Conflicto Armado
22 10 Planes
Plan de Promoción y Divulgación en Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Específica Defensoría del Pueblo
Dirección Nacional de Promoción y Divulgación de los Derechos Humanos
22 11 Planes
Plan de Reparación Individual y Colectiva
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección de Reparación
22 12 Planes
Plan Integral de Reparación a los Pueblos y Comunidades Indígenas PIRCI.
Específica Unidad de Restitución de Tierras
Dirección de Asuntos Étnicos
22 13 Planes
Plan Integral de Reparación Colectiva para Comunidades Negras, Afrodescendientes, Palenqueras y Raizales -PIRC
Específica Unidad de Restitución de Tierras
Dirección de Asuntos Étnicos
22 14 Planes Plan Operativo Anual Transversal
Fiscalía General de la Nación
Dirección de Fiscalía Nacional Especializada Derechos Humanos y DIH
95
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
Planes Plan Operativo Anual Transversal
Fiscalía General de la Nación
Dirección de Gestión Internacional
Planes Plan Operativo Anual Transversal
Fiscalía General de la Nación
Dirección Especializada de Policía Judicial de Derechos Humanos y DIH
22 15 Planes
Planes de Ayuda, Atención y Asistencia Humanitaria
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Asistencia y Atención Humanitaria
23 1 Políticas
Informes sobre Medidas Preventivas de Protección
Específica Policía Nacional
Grupo de Atención a Poblaciones en Situación de Vulnerabilidad
23 2 Políticas
Política Archivística en Materia de Derechos Humanos
Específica
Centro Nacional de Memoria Histórica
Dirección de Archivo de los Derechos Humanos
23 3 Políticas Política Artística y Cultural de Inclusión Social
Específica Ministerio de Cultura Dirección de Poblaciones
23 4 Políticas
Política de Aseguramiento y Cadena de Custodia
Específica Fiscalía General de la Nación
Dirección Especializada de Policía Judicial de Derechos Humanos y DIH
23 5 Políticas
Política de Protección de Derechos Humanos
Específica Ministerio de Defensa
Dirección de Derechos Humanos
23 6 Políticas
Política Integral de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Específica Policía Nacional
Grupo de Atención a Poblaciones en Situación de Vulnerabilidad
96
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
Políticas
Política Integral de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Específica Policía Nacional
Grupo Promoción y Difusión en Derechos Humanos
Políticas
Política Nacional Integral de Derechos Humanos y Derechos Internacional Humanitario
Específica Ministerio del Interior
Dirección de Derechos Humanos
23 7 Políticas Política Pública en Justicia Transicional
Específica Ministerio de Justicia
Dirección de Justicia Transicional
23 8 Políticas
Política Sectorial de Capacitación de Derechos Humanos
Específica Ministerio de Defensa
Grupo de Instrucción y Cooperación
24 1
Procesos
Procesos de Investigación en Derechos Humanos
Específica Defensoría del Pueblo Defensorías delegadas
Procesos
Procesos de Investigación en Derechos Humanos
Específica Ministerio de Defensa
Grupo de Defensa ante Organismos Internacionales
24 2 Procesos
Procesos Judiciales de Restitución y Formalización
Específica Unidad de Restitución de Tierras
Dirección Jurídica de Restitución
24 3 Procesos Procesos Penales Específica Fiscalía General de la Nación
Dirección de Fiscalía Nacional Especializada Derechos y Humanos y DIH
25 1 Programas
Programas de Acompañamiento de Inversión de Recursos Asignados
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección de Reparación
97
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
25 2 Programas
Programas de Acompañamiento para la Inversión de la Indemnización Administrativa
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Reparación Individual
25 3 Programas
Programas de Ayuda, Atención y Asistencia Humanitaria
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Asistencia y Atención Humanitaria
25 4 Programas
Programas de Capacitación y Formación en Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Específica Defensoría del Pueblo
Dirección Nacional de Promoción y Divulgación de los Derechos Humanos
25 5 Programas
Programas de Convivencia Pacífica y Confianza entre los Ciudadanos e Instituciones del Estado
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Reparación Colectiva
25 6 Programas Programas de Cooperación Internacional
Específica Defensoría del Pueblo
Oficina de Asuntos Internacionales
25 7 Programas
Programas de Derechos Humanos y Memoria Histórica
Específica
Centro Nacional de Memoria Histórica
Dirección para la Construcción de Memoria
25 8 Programas
Programas de Formación y Sensibilización en Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Específica Policía Nacional
Grupo Promoción y Difusión en Derechos Humanos
98
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
25 9 Programas
Programas de Medidas Complementarias de Satisfacción y Reparación Simbólica
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Reparación Colectiva
25 10 Programas
Programas de Participación de Ciudadanos y Grupos Interesados en Atención, Asistencia y Reparación de Víctimas
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Participación
25 11 Programas
Programas de Promoción Social en Salud y Protección Social
Misional
Ministerio de Salud y Protección Social
Grupo Asistencia y Reparación a Víctimas del Conflicto Armado
25 12 Programas
Programas de Promoción y Divulgación en Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Específica Defensoría del Pueblo
Dirección Nacional de Promoción y Divulgación de los Derechos Humanos
25 13 Programas
Programas de Reparación Individual y Colectiva
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección de Reparación
25 14 Programas
Programas de Orientación a Mujeres Víctimas del Conflicto
Específica Policía Nacional
Grupo de Atención a Poblaciones en Situación de Vulnerabilidad
25 15 Programas
Programas de Prevención de Violaciones a los Derechos Humanos
Específica Policía Nacional
Grupo Promoción y Difusión en Derechos Humanos
99
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
25 16 Programas
Programas de Promoción, Protección y Difusión en Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Específica Policía Nacional
Área de Derechos Humanos
25 17 Programas
Programas Especiales de Acceso a Mujeres para la Restitución de Tierras
Específica Unidad de Restitución de Tierras
Dirección Social
26 1 Protocolos Protocolo de Enfoque Diferencial
Específica Unidad de Restitución de Tierras
Dirección Social
26 2 Protocolos
Protocolo de Investigación en Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
Específica Fiscalía General de la Nación
Dirección Especializada de Policía Judicial de Derechos Humanos y DIH
26 3 Protocolos Protocolo de Participación de Víctimas
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección de Gestión Interinstitucional
26 4 Protocolos Protocolo de Retornos y Reubicaciones
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección de Reparación
26 5 Protocolos Protocolo sobre Derechos de las Víctimas
Específica Ministerio del Interior
Grupo de Apoyo a la Coordinación Territorial en Materia de Política de Víctimas del Conflicto Armado
27 1 Proyectos Proyectos de Asistencia Técnica en Materia de Derechos Humanos
Específica Ministerio de Defensa
Grupo de Instrucción y Cooperación
100
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
27 2 Proyectos
Proyectos de Ayuda, Atención y Asistencia Humanitaria
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Asistencia y Atención Humanitaria
27 3 Proyectos
Proyectos de Convivencia Pacífica y Confianza entre los Ciudadanos e Instituciones del Estado
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Reparación Colectiva
27 4 Proyectos Proyectos de Cooperación Internacional
Específica Defensoría del Pueblo
Oficina de Asuntos Internacionales
27 5 Proyectos
Proyectos de Medidas Complementarias de Satisfacción y Reparación Simbólica
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Reparación Colectiva
27 6 Proyectos
Proyectos de Participación de Ciudadanos y Grupos Interesados en Atención, Asistencia y Reparación de Víctimas
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Participación
27 7 Proyectos
Proyectos de Promoción Social en Salud y Protección Social
Misional
Ministerio de Salud y Protección Social
Grupo Asistencia y Reparación a Víctimas del Conflicto Armado
27 8 Proyectos
Proyectos de Reparación Individual y Colectiva
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Dirección de Reparación
101
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
28 1 Publicaciones
Publicaciones sobre Atención y Promoción Social en Salud para Víctimas del Conflicto Armado
Misional
Ministerio de Salud y Protección Social
Grupo Asistencia y Reparación a Víctimas del Conflicto Armado
28 2 Publicaciones Publicaciones sobre Derechos Humanos
Específica Defensoría del Pueblo
Dirección Nacional de Promoción y Divulgación de los Derechos Humanos
29 1
Red nacional de información para la atención y reparación a las víctimas
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección Red Nacional de Información
30 1
Registro de productos museográficos de memoria histórica
Específica
Centro Nacional de Memoria Histórica
Dirección de Museo de la Historia
31 1
Registro de tierras despojadas y abandonadas forzosamente
Específica Unidad de Restitución de Tierras
Dirección Jurídica de Restitución
32 1
Registro de violaciones ocurridas con ocasión del conflicto armado
Específica
Centro Nacional de Memoria Histórica
Dirección de Archivo de los Derechos Humanos
33 1 Registro especial de archivos de memoria histórica
Específica
Centro Nacional de Memoria Histórica
Dirección de Archivo de los Derechos Humanos
34 1
Registro público centralizado de acciones populares y acciones de grupo
Específica Defensoría del Pueblo
Dirección Nacional de Recursos y Acciones Judiciales
35 1 Registró único de asuntos de policía judicial
Específica Fiscalía General de la Nación
Dirección Especializada de Policía Judicial de Derechos Humanos y DIH
102
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
36 1 Registro único de víctimas
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Valoración y Registro
37 1 Reparación colectiva
Acciones de Reparación Colectiva
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Reparación Colectiva
37 2 Reparación colectiva
Medidas Colectivas de Reparación
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Reparación Colectiva
37 3 Reparación colectiva
Procesos de retornos y/o Reubicaciones Colectivas
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Reparación Colectiva
38 1 Reparación individual
Acciones de Reparación Individual
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Reparación Individual
38 2 Reparación individual
Medidas Individuales de Reparación
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Reparación Individual
38 3 Reparación individual
Procesos de retornos y/o Reubicaciones Individuales
Específica
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Subdirección de Reparación Individual
39 1
Socializaciones sobre valor de los derechos humanos y la memoria histórica
Específica
Centro Nacional de Memoria Histórica
Dirección de Museo de la Historia
40 1 Solicitudes de extradición
Específica Fiscalía General de la Nación
Dirección de Gestión Internacional
103
Código Serie
Subserie
Tipo de serie
Entidad
Dependencia Serie Subserie
41 1 Solicitudes de reconocimiento de refugiado
Específica Ministerio de Relaciones Exteriores
Tercera Dirección Multilateral - Dirección de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario
42 2 Testimonios orales Específica
Centro Nacional de Memoria Histórica
Dirección para la Construcción de Memoria
Fuente: propia
104
9 Discusión
A partir de la del año 2000 con la Ley 594, Ley General de Archivo, las entidades del estado
y las que cumplen funciones públicas, se encuentran obligadas a la creación, organización,
preservación y control de los archivos para lo cual se hace necesario la elaboración y aplicación
de instrumentos archivísticos como es el Cuadro de Clasificación Documental CCD, en donde se
establece la producción documental de una entidad en cumplimiento de sus funciones y
obligaciones. Del mismo, modo este instrumento, se encuentra enmarcado dentro de los
documentos que deben ser publicados por las entidades, en cumplimiento del artículo 12 de la
Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, que garantizan a los
ciudadanos el acceso a la información en cumplimiento del concepto de derecho, que tiene toda
persona de conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo
control de los sujetos obligados.
Alineados con los principios de transparencia, buena fe, facilitación, celeridad, divulgación y
responsabilidad de la información, se elabora el Cuadro de Clasificación Documental para las series
y sub series que conforman el Sistema Nacional de Atención y Reparación de las Víctimas
SNARIV, que además de ser instrumento archivístico, se convierte en una herramienta de
divulgación de la información pública que garantiza el acceso a esta, de manera adecuada, veraz, y
oportuna, garantizando la transparencia de las instituciones frente al manejo de la información y
documentación, sin embargo con el desarrollo de la presente investigación, se evidenció que no todas la
entidades que conforman el sistema, cuentan con instrumentos archivísticos de clasificación, publicados
en los sitios web de las entidades y en algunos casos no corresponden a la estructura orgánica, estos se
encuentran incompletos, no cumplen con los lineamientos establecidos por el Archivo General de la
Nación AGN o los vínculos de acceso no se encuentran habilitados. Lo anterior hizo necesario la solicitud
de estos, por medio escrito y en algunos casos haciendo uso del Derecho de Petición.
105
La construcción de esta propuesta de CCD para un sistema, muestra como este instrumento,
conserva los conceptos básicos de fondo, principio de procedencia y principio de orden original,
pues en él se refleja la estructura del archivo de una entidad, en este caso sistema, con base en las
funciones otorgadas, su estructura conservará el orden jerárquico – administrativo en el que se
dividen y subdividen las entidades, responsables de la producción documental, de modo que
permite compilar, clasificar y ordenar sistemáticamente la información resultado de las funciones
asignadas al SNARIV.
De esta forma la propuesta de Cuadro de Clasificación Documental, se convierte en un
instrumento de partida que contribuye a la protección, conformación, valoración, acceso,
difusión, apropiación y uso social de los archivos de derechos humanos, memoria histórica y
conflicto armado, ya que puede ser usado como mecanismo de apoyo o de referencia para los
objetivos propuestos por el Archivo General de la Nación y el Centro Nacional de Memoria
Histórica, con el Protocolo de Gestión Documental de los Archivos Referidos a las Graves
Violaciones a los Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario,
Ocurridos con ocasión del Conflicto Armado Interno, y coadyuva al cumplimiento de la Política
Pública de Archivos de Derechos Humanos, Memoria Histórica y Conflicto Armado, ya que el
Cuadro de Clasificación contribuye a la protección, conformación, de los archivos objetos de
esta iniciativa, así como servir de base para la elaboración de otros instrumentos de clasificación
documental, como las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.
Como resultado del estudio tenemos la identificación y compilación de series y subseries
documentales del sistema, para la consulta de entidades públicas y privadas, organizaciones no
gubernamentales y la ciudadanía en general. Sin embargo y una vez efectuado el Cuadro de
relación entre series y funciones, asignadas por acto administrativo, se observa con
106
preocupación, que muchas de las funciones de conformación y control no cuentan con series
documentales que las respalden y en muchos casos las oficinas solo reflejan series de carácter
administrativo.
Por otro lado, el estudio evidencio la gran variedad de términos utilizados por los
responsables de la construcción de instrumentos archivísticos en las entidades, para la
conformación y designación de series y subseries documentales, que en muchos casos presentan
denominaciones incorrectas, sin fundamentarse en un criterio documental, es decir, tomando
como referencia el nombre del documento principal o vital que da sentido a la función o el
proceso, lo que nos alerta, como profesionales de información, sobre la necesidad de normalizar
este proceso de modo que sea posible la homologación de términos y el uso de los mismos de
una forma jerárquica mediante la utilización de un lenguaje sencillo, único y estable.
Para finalizar, la propuesta de Cuadro de Clasificación demuestra la importancia y
conveniencia de construir este instrumento con dos objetivos fundamentales, el primero, la
organización y clasificación de la información de las entidades o sistemas en los diferentes
sectores, de modo que pueda se accedida y consultada por los ciudadanos en ejercicio de sus
derechos fundamentes, y segundo, la normalización y homologación de términos para la
denominación de las agrupaciones documentales, de modo que reflejen la jerarquización y
categorización de los documentos.
107
Conclusiones
Finalizada la investigación se concluye que:
Es posible la elaboración de un instrumento de clasificación documental para un grupo de
entidades de diferentes sectores que conforman un sistema, a partir de un criterio funcional,
permitiendo la correcta identificación de la información producida y recibida en el cumplimiento
de sus funciones y como trabajo complementario a la clasificación con criterio orgánico
funcional, socializado por el AGN y aplicado por las entidades públicas y demás sujetos
obligados al cumplimiento de la normatividad archivística.
Efectuado el análisis de los instrumentos archivístico de clasificación de las entidades del
SNARIV de las cuales se obtuvo información para la elaboración de la propuesta de CCD, se
evidenció que en la mayoría de casos la clasificación documental que está aprobada por los entes
a quienes les corresponden, no está vinculada directamente con las funciones asignadas
legalmente, sino a criterios personales del profesional que los elaboró, situación que pone en
riesgo evidente la adecuada conservación y recuperación de información de valor histórico para
el Estado Colombiano.
Se logró identificar y categorizar las entidades que hacen parte del SNARIV y con esto
evidenciar que si bien en el Sistema participan cuarenta y nueve (49) entidades, tan solo diez y
ocho (18) producen información inherente con los DDHH, el DIH y la atención y reparación de
víctimas en el marco del conflicto armado colombiano, las cuales corresponden a un 37%, lo que
significa que el 63% de las entidades participantes únicamente prestan actividades de apoyo
administrativo y de asesoría en temas específicos.
Si bien todos los instrumentos archivísticos tienen características diferenciales y cada uno
tiene un objetivo diferente en la administración del acervo documental de las entidades, los
108
mismos pueden ser complementarios y servir como base para la elaboración de otro
instrumentos, en este caso la denominación de las series y subseries descritas en la propuesta de
CCD pueden servir como punto de partida para la construcción de un Banco Terminológico para
Archivos de DDHH, Memoria Histórica y Conflicto Armado, que pueda contribuir a una
adecuada descripción documental y al uso de un lenguaje estandarizado que ayude en la
recuperación de esta información por parte de los diferentes actores del sistema y los interesados
en el tema.
109
Recomendaciones
Siendo este CCD un instrumento elaborado de forma sistemática, teniendo en cuenta
criterios archivísticos de clasificación documental, se recomienda que sea tomado como referente
por parte de las entidades responsables de la política archivística y gestión documental a nivel
nacional, departamental y distrital, en la elaboración de instrumentos de clasificación para otros
sistemas o grupos de entidades a los cuales le sean asignadas objetivos o funciones relacionado
con una temática específica por parte del Estado.
Si bien es cierto que en las escuelas de formación archivística, se enseña el proceso de
clasificación documental, es necesario que el mismo sea reforzado y ampliado en el sentido de
dejar la idea errónea que los CCD solo deben elaborarse a partir de un modelo orgánico-
funcional, y de esta forma que los nuevos egresados tengan bases más sólidas y las apliquen de
forma adecuada en su labor profesional, elaborando instrumentos de clasificación documental,
acordes con su metodología de elaboración y en concordancia con las necesidades propias de las
organizaciones y llegado el caso de un sistema, conformado por varias entidades.
Teniendo en cuenta que los instrumentos archivísticos, son dinámicos y pueden ser
actualizados de acuerdo a los cambios que se vayan presentando en las instituciones y teniendo
en cuenta que no todas las entidades del SNARIV con documentación relacionada a la
especialidad del CCD aportaron la información requerida, sería conveniente que los
profesionales en archivística de dichas entidades o desde las áreas responsables del proceso de
Gestión Documental, se incluyeran las agrupaciones documentales que hicieron falta y de esta
manera contar con un instrumento que dé cuenta de la totalidad de información sobre Archivos
de DDHH, Memoria Histórica y Conflicto Armado que está siendo custodiado por las Entidades
del Estado Colombiano.
110
Finalmente se recomienda a los profesionales en archivística que empiecen a elaborar los
CCD con criterios funcionales, por ser este el tipo de clasificación documental más apropiado,
debido a sus características de estabilidad en el tiempo, objetividad por no depender de la
percepción del archivista y concordante con la naturaleza de los documentos, ya que las
agrupaciones documentales son el resultado de las funciones.
111
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