Programa Anual de Desarrollo Archivístico
Enero 2020
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020 1
CONTENIDO
1. Introducción…………………………………………………………………………………………………………………. 3
2. Antecedentes……………………………………………………………………………………………………………….. 3
3. Oportunidades de mejora…………………………………………………………………………………………….. 4
4. Objetivos………………………………………………………………………………………………………………………. 5
5. Beneficios esperados…………………………………………………………………………………………………….. 5
6. Programa de trabajo………………………………………………………………………………………………………………………….. 6
7. Seguimiento……………..…………………………………………………………………………………………………… 7
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Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020
1. Introducción
El Banco de México (Banco) ha establecido como uno de sus ejes rectores “Procurar una gestión integral de la información, así como fortalecer su análisis y procesamiento”, entre cuyos objetivos se encuentra “Robustecer las prácticas de gestión de la información y las capacidades de análisis de la misma, para que esté disponible a quien la requiera”, a cargo de la Dirección General de Tecnologías de la Información (DGTI). Para la consecución del mismo, en términos de lo previsto por los artículos 23 al 25 de la Ley General de Archivos (LGA), así como 18 bis, fracción XIII, del Reglamento Interior del Banco, la Dirección de Seguridad y Organización de la Información (DSOI) presenta el siguiente Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA).
2. Antecedentes
Durante 2019 la DSOI, a través de la Gerencia de Organización de la Información (GOI), emprendió los proyectos y actividades que a continuación se reseñan:
PROYECTOS Y ACTIVIDADES 2020
Nombre ¿Continuidad en 2020? Comentarios
Gobernanza de la Información Sí Se proseguirá con la identificación de activos de información, conforme al plan de trabajo establecido para tal efecto.
Recuperación de Acervos de Exdirectores, Exgobernadores y Funcionaros Distinguidos del Banco
Sí Se espera obtener las copias digitales de los acervos considerados para este proyecto.
Rescate de Acervo Documental de Deuda Pública No Se dio por terminado en diciembre de 2019.
Construcción del Inmueble para el Archivo institucional Sí Se elaborará el proyecto ejecutivo de la obra.
Instrumentación de la nueva Ley General de Archivos No
Se dio por concluida la implementación de las adecuaciones de la normatividad interna, armonizadas con la LGA.
Diseño del Catálogo Documental del Archivo Histórico No Se dio por concluido como proyecto en
diciembre de 2019.
Instrumentos de control y consulta archivísticos Sí Es una actividad recurrente.
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Programa de capacitación archivística interna Sí Es una actividad recurrente.
Por otra parte, en adición a lo considerado en el PADA 2019, se llevó a cabo la organización de 10,000 planos del archivo de trámite de la Gerencia Inmobiliaria y de Servicios, de los cuales 3,500 fueron digitalizados.
3. Oportunidades de mejora
Para efectuar la planeación 2020 se consideraron los avances reportados en el informe de cumplimiento del PADA 2019, con el propósito de identificar las oportunidades de mejora que deben atenderse en el corto y mediano plazos en los siguientes niveles:
• Estructural, el cual comprende los recursos materiales, tecnológicos y humanos disponibles;
• Documental, referente a la existencia de instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, y
• Normativo, relativo al conjunto de disposiciones que regulan los procedimientos archivísticos a nivel institucional.
Con base en lo anterior, fueron identificadas las siguientes áreas de mejora:
• El inmueble del Archivo Institucional mantiene las mismas limitaciones de operación que fueron descritas en el PADA 2019.
• Se identificó que es conveniente implementar el uso de herramientas y/o mecanismos adicionales al Administrador Institucional de Documentos de Archivo (AIDA) para reforzar la protección de la información que éste resguardada, el cual sea consistente con la categorización de los activos de información y los protocolos establecidos para tal efecto.
• Es necesario establecer políticas de preservación de documentos electrónicos, considerando la distinción entre los documentos digitales nativos y aquellos que son copias de documentos analógicos.
• Si bien se ha avanzado en la reingeniería de series documentales de algunas unidades administrativas, se ha identificado la necesidad hacer extensiva esta actividad a las demás áreas del Banco.
• No se ha actualizado la estrategia de difusión de los documentos históricos de la institución.
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4. Objetivos
Con base en las obligaciones de la LGA, así como en las oportunidades de mejora identificadas y con la finalidad de dar continuidad a los proyectos de 2019 que así lo requieran, la DSOI se ha fijado los siguientes objetivos:
• Colaborar con la Dirección de Recursos Materiales y las instancias que sean necesarias para desarrollar el proyecto ejecutivo para la construcción de un nuevo inmueble para el Archivo Institucional.
• Continuar elaborando el inventario de activos de información del Banco de acuerdo al plan establecido para tal efecto a través de la Subgerencia de Arquitectura de la Información (SAI).
• Definir políticas de preservación de documentos electrónicos. • Coordinar los trabajos con las unidades administrativas responsables para continuar con la
reingeniería de las series documentales del Banco de México que así lo requieran. • Concluir las actividades relacionadas con los convenios de colaboración suscritos con otras
instituciones para promover la organización, descripción y digitalización de acervos relacionados con antiguos directores generales del Banco de México.
• Establecer esquemas de trabajo que permitan aplicar las actividades de gestión documental de manera más oportuna conforme al ciclo de vida de los documentos.
5. Beneficios esperados
A partir de la ejecución de los proyectos que se describen más adelante en el presente PADA se espera, por una parte, contar con el proyecto ejecutivo para dar inicio a la eventual construcción de un nuevo inmueble para el Archivo Institucional que permita una mejor administración del patrimonio documental del banco central.
Por otra parte, con el robustecimiento de las medidas de seguridad del AIDA, se espera mitigar los riesgos asociados al uso incorrecto o no autorizado de la información contenida en los documentos de archivo del Banco. Asimismo, al consolidar un inventario de activos de información del Banco, se busca potencializar el uso de la información fortaleciendo su gestión, así como facilitar la atención de regulaciones aplicables y la seguridad de la información.
Asimismo, la estrategia de preservación de documentos electrónicos permitirá contar unas políticas, criterios y mecanismos para garantizar la conservación de los atributos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos digitales nativos durante el tiempo que sea necesario.
Adicionalmente, mediante la continuación de la aplicación de criterios para identificar valores y determinar plazos de conservación se podrá contar con un Catálogo de disposición documental actualizado y confiable, lo que a su vez impactará positivamente en el proceso para aplicar la baja o transferencia secundaria de los documentos que hayan cumplido sus plazos.
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Finalmente, se espera dar un impulso al aprovechamiento de acervos importantes para el estudio de la historia económica de México, incluidos aquellos resguardados en otras instituciones con las cuales el Banco colabora actualmente.
6. Programa de trabajo
A continuación se describen las principales actividades que se planean desarrollar durante 2020 para cumplir con los objetivos planteados, incluyendo sus entregables, fechas estimadas de entrega y responsables.
PROYECTOS
Actividad principal Entregables
Fecha estimada de entrega en
2020
Responsable
Gobernanza de la Información Inventario de activos de información para los procesos considerados para este año.
31 de diciembre SAI
Seguridad de la información
Estrategia para robustecer la seguridad de la información en el Administrador Institucional de Documentos de Archivo.
30 de junio DGTI
Plan de preservación de documentos electrónicos
Políticas de preservación de documentos de archivo electrónicos.
30 de junio DSOI
Instrumentos de control y consulta archivísticos
Guía de archivo documental 2020. 30 de junio GOI
Cadido 2020. 30 de junio GOI
Programa de capacitación archivística interna
Propósito y alcance del curso en línea considerado para este año, así como los resultados de su instrumentación.
31 de diciembre GOI
Construcción del Inmueble para el Archivo institucional Proyecto ejecutivo. 31 de octubre GOI
Disposición documental
Dictámenes, actas e inventarios documentales correspondientes a los expedientes que han cumplido con su plazo de conservación en el Archivo de Concentración.
31 de diciembre OAACOA
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Organización, descripción, conservación y consulta de documentos históricos
Guía general de fondos del archivo histórico. 30 de junio OAAH
Instrumento de consulta que refleje los avances en la identificación, organización y descripción de documentos ingresados al archivo histórico antes de la entrada en vigor de la LGA.
31 de diciembre OAAH
Promoción del archivo histórico Estrategia de difusión de los documentos históricos. 31 de marzo GOI
Recuperación de Acervos de Exdirectores, Exgobernadores y Funcionaros Distinguidos del Banco
Copia digital del acervo de Eduardo Villaseñor.
31 de diciembre OAAH
Copia digital del acervo de Gonzalo Robles. 30 de junio OAAH
7. Seguimiento
7.1 Actividades y roles
En el siguiente cuadro se describen las principales actividades de seguimiento del plan de trabajo del PADA, incluyendo a los responsables (R), participantes (P), supervisores (S), autorizadores (A) y a quienes deben ser informados (C).
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Abreviaturas: GI – Grupo Interdisciplinario. DSOI – Dirección de Seguridad y Organización de la Información. GOI – Gerencia de Organización de la Información. SAI– Subgerencia de Arquitectura de la Información. EA – Enlaces de archivo. OAACOA – Oficina de Administración del Archivo de Concentración y Organización de Archivos. OAAH – Oficina de Administración del Archivo Histórico.
Actividades
Actores
GI DSOI GOI SAI EA OAACOA OAAH
1. Elaboración del PADA A S R P C P P
2. Coordinación de actividades
--- C R P P P P
3. Cambios al PADA A S R P P P P
4. Reportes de avances --- A R P C P P
5. Informe anual de cumplimiento
A S R P C P P
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7.2 Requerimientos de información
Requerimiento Periodicidad Medio de entrega
Solicita Genera Autoriza Difunde Evidencia Plazo de entrega
Informe anual de cumplimiento
Anual Correo
electrónico DSOI GOI GI GOI
Informe anual de
cumplimiento
31 de enero 2021
Solicitud de cambio De acuerdo a necesidades
Correo electrónico
DSOI
Responsable de la
solicitud de cambio
GI GOI
Solicitud de cambio/Bitác
ora de cambios
De acuerdo a necesidades
Recepción de entregables
Conforme al Plan de trabajo
Correo electrónico
GOI Responsable del proyecto
DSOI GOI Lista de
verificación
Conforme al Plan de trabajo
Riesgos e incidentes De acuerdo al
desarrollo del Plan de trabajo
Correo electrónico
GOI Responsable del proyecto
DSOI GOI Bitácora
A la brevedad posible
después de la detección del
incidente o riesgo
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7.3 Reuniones
Reunión Periodicidad Audiencia Lugar Responsable de la
convocatoria
Reunión de seguimiento Mensual
Jefes de Oficina, Subgerentes de
Coordinación de Archivos y de Arquitectura de la
Información, Gerente de Organización de la
Información, Director de Seguridad y Organización
de la Información
Sala de Juntas DSOI
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Fecha 2020
Título del documento 1