PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
CÓDIGO: MC-P06
VERSIÓN: 14
FECHA: 06-01-2016
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
LÍDER DEL PROCESO: Asesor(a) Planeación y Sistemas
1.1.PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
1.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer las actividades para la elaboración de los documentos del Sistema Integrado de Gestión del Instituto Distrital
de Turismo, controlando su actualización, aprobación, distribución y publicación en la intranet, con el fin de mantener la información disponible y y vigente.
1.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Inicia con la creación de documentos asociados a los procesos y termina con la solicitud a través del formato MC-F19 de
creación, actualización o eliminación de documentos, ante Planeación y Sistemas.
2. GLOSARIO:
Acta: Es un documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en las reuniones celebradas por las comisiones o comités.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los
mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Borrador: Identifica la versión de un documento previo al definitivo, el cual requiere revisión y posterior aprobación.
Circular: Comunicación o información de interés general cuyo contenido es importante o trascendente para la administración distrital; también se utiliza como
medio para requerir una misma información a cada uno de los organismos o a las entidades de la administración distrital.
Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad independientemente del
medio utilizado.
Documento externo: Son los documentos suministrados por entes o personas externas a la empresa. Por ejemplo: Un cliente, un proveedor, la entidad de
certificación, entes organizacionales, entre otros.
Documento externo: Son los documentos suministrados por entes o personas externas a la empresa. Por ejemplo: Un cliente, un proveedor, la entidad de
certificación, entes organizacionales, entre otros.
Documento obsoleto: Documento que contiene información desactualizada por lo cual se prohíbe su uso.
Documento: Información y su medio de soportes. Ejemplo: registro, procedimiento documentado, informe.
Nota 1. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.
Nota 2. Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan “documentación”
Equipo de Trabajo: Personal de planta y contratistas bajo la supervisión del Líder de Proceso.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la
resolución de un mismo asunto.
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CÓDIGO: MC-P06
VERSIÓN: 14
FECHA: 06-01-2016
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
Fecha del encabezado: Indica la fecha en que el documento empieza a regir, después de su aprobación. La fecha se cambia cada vez que se modifica o se
actualiza el documento.
Formato: Documento que obedece a un patrón determinado y es útil para registrar datos e información en general.
Instructivo: Documento que detalla minuciosamente la manera de realizar una actividad contenida en un procedimiento.
Líder de Proceso: Persona responsable del proceso asignada en la caracterización.
Memorando: Comunicación oficial que se utiliza para transmitir información, orientación, hacer solicitudes y divulgar pautas al interior y entre cada una de las
dependencias de la entidad.
Oficio: Comunicación que se produce en cualquier dependencia de las entidades públicas distritales y en las privadas que cumplen funciones públicas y las
cuales se envían a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales y jurídicas.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Nota: Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.
Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.
Nota 1. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y
acciones correctivas.
Nota 2. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.
Resolución: Es un acto administrativo que define o resuelve situaciones de carácter particular o concreto.
Circular: Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer
disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.
Copia Controlada: Evidencia que existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.
Back Up: Es la copia total o parcial de información importante como respaldo frente a eventualidades.
Documento Obsoleto: Documento que presenta cambio en su versión o se elimina.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
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3. CONDICIONES GENERALES
El procedimiento “Administración y Control Documental” contempla la construcción de procedimientos para el control de los riesgos de seguridad de la
información, riesgos laborales y aspectos ambientales.
El procedimiento “Administración y Control documental” contempla que para la elaboración de un procedimiento se deben incluir las disposiciones de los
registros teniendo en cuenta los tipos documentales de las T.R.D, definida por cada dependencia del IDT.
El procedimiento “Administración y Control documental” contempla que en el capítulo 12, “Formatos de Procesos y Procedimientos” se incluya, el
elemento “Control de Cambios”, con el fin de identificar la trazabilidad de las versiones de los documentos.
El procedimiento “Administración y Control documental” contempla que en la documentación de un procedimiento se incluyan los tiempos de cada una de
las actividades descritas en ÉL.
Con relación al instructivo JU-I12 V01 (2011-10-01) Requisitos legales Nomograma, los líderes de los proceso son los encargados de controlar la
actualización de las normas que les aplique, desarrollando la información y adecuación de requisitos legales teniendo en cuenta el formato JU-F01, esto con
el fin de solicitar la actualización de la norma o normas correspondientes aplicables al proceso.
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4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos
del IDT
4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento
:Procedimiento principal
:Procedimiento o instancia relacionada
:Proceso relacionado
:Insumo o producto
Todos los procesos
del IDT
Solicitud de creación,
actualización o eliminación de
documentos.
Documento creado,
actualizado o eliminado. Seguimiento a la
gestión de las
solicitudes de
documentación
Todos los procesos del
IDT
Administración y
control de la
documentación
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5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO:
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5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.
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6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
1
El líder del proceso proyecta el documento preliminar que da respuesta a la oportunidad de mejora identificada en la gestión del proceso, para ello, de manera
preliminar crea, modifica o elimina el documento asociado al mismo teniendo en cuenta las orientaciones y requisitos definidos en el manual del Sistema Integrado
de Gestión, en el numeral 12.2. Elaboración de documentos.
Nota 1: Si la necesidad identificada en la gestión del proceso conlleva a la eliminación de un documento asociado, el líder del proceso proyectan la justificación de
la eliminación en el formato “Solicitud de Creación o Actualización de un Documento” MC-F19.
Nota 2: En caso de requerirlo el proceso puede solicitar acompañamiento metodológico a Planeación y Sistemas para la elaboración del documento preliminar.
2
El líder del proceso revisa el documento preliminar de manera que asegure la consistencia y suficiencia entre lo documentado y la necesidad identificada en el
proceso.
En caso de detectar inconsistencias y/o insuficiencias, realiza las observaciones respectivas y continúa con la actividad 1, de lo contrario envía al correo del equipo
de apoyo del SIG el documento revisado y la solicitud de creación o actualización de documentos MC-F19.
Nota 1: En caso de eliminación de un documento, el líder del proceso envía la justificación de la eliminación en el formato “Solicitud de Creación o Actualización
de un Documento” MC-F19.
3
El líder operativo SIG, revisa el documento con el objeto y alcance del mismo, así como, el cumplimiento de lo establecido en Manual del Sistema Integrado de
Gestión, en el numeral 12.2. Elaboración de documentos.
En caso de inconsistencias o incumplimientos, realiza las observaciones y recomendaciones, comunica al líder de proceso y líder operativo mediante correo
electrónico, quienes analizan y realizan los ajustes necesarios.
Una vez el líder del proceso envíe el documento ajustado al equipo de apoyo del SIG, quienes validan las observaciones y recomendaciones realizadas; en caso de
inconsistencias nuevamente se devuelve a la dependencia hasta que se encuentre conformidad con los aspectos metodológicos, de lo contrario emite concepto
favorable y lo envía junto con la solicitud al Asesor de Planeación y Sistemas.
A partir del concepto favorable del Asesor de Planeación y Sistemas, se aprueba la publicación siempre y cuando el documento sea adecuado, a través de correo
electrónico dirigido al equipo de apoyo del SIG, para el trámite de firmas con el proceso solicitante.
En caso contrario realiza las recomendaciones y las comunica al asesor de Planeación y Sistemas para la validación con el Líder de Proceso y Líder Operativo. Una
vez revisadas y validadas las recomendaciones el líder del proceso envía nuevamente el documento para la revisión del equipo de apoyo del SIG y aprobación de
la publicación en la intranet.
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Fecha: 06-01-2016
Nota: Para el caso en que la solicitud obedezca a la inclusión de una nueva temática y/o documento que modifique el modelo de operación por proceso de la entidad,
se debe presentar para aprobación de la Dirección del IDT.
Se asigna el código, numero de versión y fechas de acuerdo con las directrices establecidas. Los códigos se asignan de acuerdo con lo establecido en el Manual del
Sistema Integrado de Gestión, en el numeral 12.2. Elaboración de documentos.
4
Una vez aprobado el documento para la publicación en el SIG, el Líder Operativo entrega el documento en físico al equipo SIG para las firmas correspondientes.
El equipo SIG, una vez tomadas las firmas, pública o reemplaza el documento aprobado e informa a través de correo electrónico a los solicitantes.
De igual manera actualiza la información trimestralmente en el Listado Maestro de documentos MC-F20 y actualiza los documentos en forma digital.
Los documentos aprobados por el SIG, se les incluirán en forma de gota de agua la leyenda “Copia Controlada” que evidencia que existe control y responsabilidad
para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.
Los documentos Obsoletos se eliminarán de la Intranet del IDT y se guardará copia en medio magnético, la cual debe reposar en la CARPETA COMPARTIDA
POR RED, se guardan en una carpeta denominada OBSOLETOS del mismo repositorio de información.
Nota 1: El Líder del proceso debe realizar las actualizaciones correspondientes de los documentos de tipo externo y enviarla a los líderes del SIG para su publicación
respectiva.
5
La divulgación de la documentación del SIG se realiza a través de los mecanismos que el líder del proceso considere pertinente para el conocimiento de las personas
involucradas en el mismo.
Algunos de estos mecanismos pueden ser: correo electrónico, comunicaciones internas, carteleras, reuniones capacitaciones entre otros.
6
Los Líderes Operativos dependiendo las responsabilidades descritas en la documentación realizan y ejecutan las actividades correspondientes en la gestión del
proceso con el ejercicio de su quehacer diario, validan las acciones documentadas.
En caso de que identifiquen necesidades de ajustes en la gestión del proceso continúa con la actividad 1.
7 Una vez asignada y reenviada la solicitud de creación, actualización o eliminación de documentos al Asesor de Planeación y Sistemas y el equipo de apoyo SIG,
realiza el seguimiento y propone las acciones a tomar para agilizar el tiempo de respuesta de la solicitud cuando haya lugar.
8 Para garantizar la integridad de las versiones de los documentos del SIG se elaborarán las copias de seguridad, de acuerdo con lo establecido en el proceso Gestión de
Sistemas de Información y Tecnología, procedimiento SIT- P04 “Copia de Seguridad”.
7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
Solicitud de creación, actualización o eliminación firmada por el líder del proceso.
Solicitud aprobada por el asesor de Planeación y Sistemas.
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Código: MC-F15
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Fecha: 06-01-2016
8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME
ACTIVIDAD PRODUCTO Y/O
SERVICIO
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN CORRECCIÓN REGISTRO
3. Revisar y aprobar la
solicitud
La solicitud de creación,
actualización o eliminación
de documentos no se le dé
trámite dentro de los tiempos
establecidos en el
procedimiento.
Cumplimiento:
Cumplimiento de los
requisitos 4.2.3 de norma.
Dar trámite a la solicitud
efectuada
Correo electrónico
informando sobre la
publicación de la solicitud.
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Instructivo para la elaboración de documentos del SIG.
Solicitud de creación o actualización de documentos MC-F19.
Listado maestro de documentos MC-F20.
10. NORMATIVA ASOCIADA
Ver Normograma
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Fecha: 06-01-2016
11. RECURSOS
Inmobiliario oficina.
Página web del Instituto Distrital de Turismo.
Sistema Integrado de Gestión -SIG-
Aplicativo de Gestión Documental -CORDIS-
Intranet.
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VERSIÓN: 14
FECHA: 06-01-2016
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
12. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DE
APROBACIÓN RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
13
27-11-2015
Patricia Ballestas
Contratista Planeación y Sistemas
Luis Alejandro Reyes
Contratista Planeación y Sistemas
Se modificó la redacción del objetivo del procedimiento (MC-P06).
Se ajustó la redacción de la actividad No. 8 del diagrama de flujo.
Se incluyó en el capítulo No. 3 “Consideraciones Generales”, aspectos a tener en cuenta con lo
solicitado en el Sistema de información Distrital para la Implementación y Sostenibilidad del SIG,
específicamente con el producto “Control de Documentos” de acuerdo con lo solicitado en las
características.
Se ajustó la modificación en el capítulo 6 “Aclaración de Actividades”, en relacionado con la
actividad No. 8, atendiendo el ajuste realizado al diagrama de flujo.
14
06-01-2016
Eduardo Navarro
Contratista Planeación y Sistemas
Luis Alejandro Reyes
Contratista Planeación y Sistemas
Se realiza la actualización en la cual incluye el Líder del proceso en el cuadro de generalidades y se
actualiza en el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso.
Se actualiza de acuerdo al Formato MC-F15 V06.
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
CÓDIGO: MC-P06
VERSIÓN: 14
FECHA: 06-01-2016
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
CONTROL DE APROBACIÓN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA
Patricia Dolores Ballestas del Portillo
Contratista Planeación y Sistemas
Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez
Contratista Planeación y Sistemas
Asesor Planeación y Sistemas
Líder del proceso
Ing. Eduardo Navarro Téllez.
Contratista Planeación y Sistemas
Asesor Planeación y Sistemas
Representante de la Alta Dirección – SIG
06-01-2016