Procedimiento Gestionar Servicios de Exportación Aérea Código: MXOP-PRO-03
Versión: 02Revisión: 01
Fecha de emisión 24/02/2020
Procedimiento Gestionar Servicios de Exportación Aérea Código: MXOP-PRO-03
Versión: 02Revisión: 01
Fecha de emisión 24/02/2020
Ejecutivo de Operaciones & Customer ServiceEjecutivo de Operaciones & Customer ServiceEjecutivo GTW (oficina Aeropuerto CDMX)Ejecutivo GTW (oficina Aeropuerto CDMX) Ejecutivo de Servicio de despacho aduanalEjecutivo de Servicio de despacho aduanalEjecutivo de Servicio de Transporte TerrestreEjecutivo de Servicio de Transporte Terrestre
1B. Asignar MAWB y gestionar reserva
Solicitud de reserva y asignación de MAWB
4A. Generar y notificar prealerta al cliente/
embarcador/corresponsal por Softcargo
Prealerta enviada
KPI. Prealerta
Imprimir MAWB, HAWB, manifiesto de carga y cartas de seguridad y
notificar disponibilidad de documentos al dueño del embarque
por email
Confirmación de documentos
2A. Notificar d isponibilidad de documentos al AA
Revisar tracking para confirmar la salida real del vuelo
Confirmación de documentos por parte del cliente y PDF de HAWB enviado a GTW
2B. G estionar docume ntación final
Ingreso exitoso al almacén fiscalizado
Documentos disponibles notificados(Servicio sin despacho aduanal)
Y
Confirmación de documentos
YEmail de confirmación de salida real del vuelo
MAWB asignada, reserva realizada y seguimiento creado
Generar reserva en el portal
de la aerolinea
Registrar fechas estimadas de
salida y llegada en Softcargo
Y Notificación al cliente de la finalización del despacho aduanal
Solicitud de Servicios de clientes nuevos, Agentes o clientes frecuentes
Notificar por email confirmación de reserva al dueño del embarque y
registrar f echa de solicitud y fecha de respuesta en Softcargo
INICIO
PDF de HAWB enviada
Validar la impresión de HAWB vs el PDF enviado por parte del
ejecutivo de operaciones
5. Registrar información de embarque en portal Valida Carga para transmitir AMS
Confirmar con el cliente/ AA la fecha y hora de ingreso aduana
Notificar a GTW vía email el AA al que se le entregará la
documentación del embarque
Rectificar con el cliente que los pesos y dimensiones sean los
finales
1A. Gestionar servicio sin recolección y sin ingreso a la aduana
Y
Confirmación de entrega en aduana(Servicio con despacho)
Confirmación de documentos por parte del cliente
(Servicio con ingreso a la aduana)
Y
Pesos y dimens iones finales proporcionados por el clienteServicio sin recolección y sin ingreso a la aduana
Y
Y
Confirmación de entrega en aduana(Servicio s in despacho)
AMS transmitido
KPI. Booking Confirmation GTW
Asignar MAWB, generar seguimiento e ingresar costo
del Flete Aéreo y en softcargo
Y
Solicitud de reserva y asignación de MAWBServicio sin recolección
KPI. Registro costo de flete aéreo
Solicitar reprogramación de reserva a GTW por email
Ingreso exitoso al almacén fiscalizado
Solicitud de corrección de provisión del flete aéreo o programación de reserva oY
3A. Corroborar ingreso en tiempo y forma al almacén fiscalizado con el AA
Solicitar corrección de la provisión del flete aéreo a
GTW por email
3B. Gestionar reprogramación de vuelo o actualizar costo del flete aéreo
Realizar reprogramación del flete aéreo y enviar
actualización por email a Ejecutivo de Operaciones
Enviar costo del flete aéreo actualizado por email al ejecutivo de Operaciones
Notificar salida real al Ejecutivo de Operaciones por softcargo y
registrar ATD en softcargo
Itinerario nuevo o costo del flete aéreo actualizado y notificado
Y Itinerario nuevo o costo del flete aéreo actualizado y notificado
Documentación para gestionar recolección y/o ingreso a la aduana
Y
Posicionamiento confirmadoServicio con ingreso a la aduana
YOPosicionamiento confirmado
Servicio sin ingreso a la aduana
KPI. AMS
4B. D ar seguimiento a la salida del vuelo
Confirmación realizada de que el servicio incluye
entrega en destino final
FINAL
Cambio de estatus en softcargo
G. Gestionar despacho aduanal
G. Gestionar despacho aduanal
https://www.track-trace.com/aircargo
Dentro del almacén México Cargo Handling (“el
Fránces”)
*Factura comercial*Lista de empaque*Certificado de origen y/o permisos especiales de expo (cuando aplique)*MAWB, HAWB y manifiesto
de carga
Se tendrá máximo hasta el día de la salida del vuelohttps://www.validacarga.com/Default.aspx
El corte del vuelo es 8 horas antes de la salida del vueloCarga dimensionada y peligrosa considerar 24 hrs
*Utilizar plantilla precargada en gmail.
Para consulta y soporte ver:Guía Softcargo 2 (https://www.seacargo-c4.com/softcargo.html)
En caso de encontrar alguna discrepancia con la información, se notificará al operativo dueño del embarque por email.
La información que deberá de existir en el modulo de seguimiento es:*Tipo de Servicio*Cliente*Transportista (Nombre de la aerolínea)*Status (Confirmado o Reservado)*Master (liberada por parte del equipo GTW)*WR (Iniciales del ejecutivo de GTW que estará apoyando con esta actividad al dueño del embarque)*Monto de la compra del flete aéreo
Para consulta y soporte ver:Guía Softcargo 1 (https://www.seacargo-c4.com/softcargo.html)
B. Iniciar activación de embarque
B. Iniciar activación de embarque
E. Gestionar RecolecciónE. Gestionar Recolección
F. Gestionar ingreso a la aduana
F. Gestionar ingreso a la aduana
C. Iniciar tránsito del embarque
C. Iniciar tránsito del embarque
D. Iniciar cierre de posiciones
D. Iniciar cierre de posiciones
A. Gestionar Solicitud de servicio
A. Gestionar Solicitud de servicio
Considerar que para negocios cerrados por un vendedor en alguna de las oficinas a nivel nacional, el servicio deberá ser coordinado por el Branch correspondiente aun cuando se pague en otro país.
Instructivo. Gestionar Solicitud de Servicio EAInstructivo. Gestionar Solicitud de Servicio EA
Ejecutivo de Operaciones & Customer ServiceEjecutivo de Operaciones & Customer Service
¿Es un cliente nuevo?A.1.1 Participar en On-boarding
con Ejecutivo Comercial y Revisar Carta de Instrucciones
SI
A5. Confirmar disponibilidad, pesos y dimensiones finales de
la carga con el shipper
A6. Solicitar reserva del vuelo asignación de MAWB a GTW en
softcargo
A4. Enviar documentación para comenzar a gestionar servicios
adicionales
Solicitud de Servicios de clientes nuevos, Agentes o clientes frecuentes
A1. Revisar la solicitud de servicio
¿Es un Agente? A.1.2. Revisar notificación de nuevo embarque
¿Es un cliente recurrente? A.1.3. Revisar hoja de instrucciones
SI
SI
¿La información de la carta/hoja de instrucciones esta
completa?
A.1.4. Solicitar correcciones o información faltante por email
NOA2. Solicitar documentación y horarios disponibles de carga
con el sh ipper por email
A3. Subir documentación proporcionada por el shipper a
softcargo
¿El servicio incluye recole cción? SI
Y
Documentación para gestionar recolección y/o ingreso
a la aduana enviada
Solicitud de reserva y asignación de MAWB enviada a GTWServicio sin recolección
Actividad siguiente:1A. Gestionar servicio sin
recolección y sin ingreso a la aduana
Documento: Procedimiento EA
Actividad siguiente:1A. Gestionar servicio sin
recolección y sin ingreso a la aduana
Documento: Procedimiento EA
Actividad siguiente:1B. Asignar MAWBy gestionar
reservaDocumento: Procedimiento EA
Actividad siguiente:1B. Asignar MAWBy gestionar
reservaDocumento: Procedimiento EA
Solicitud de reserva y asignación de
MAWB enviada a GTW
INICIO
Código: MXOP-IST-01Versión: 02Revisión: 01Fecha de emisión 24/0 2/2020
La solicitud de Reserva de Aéreo deberá contener:Número de pzasDimensionesPesoTipo de cargaFecha de ingresoFecha de salida deseadaAdjuntar email de negociación de costos con la aerolínea por parte de pricing (cuando aplique)Utilizar plantilla precargada en email
La información mínima que deberá contener la carta/hoja de instrucciones será:*Tarifa de venta*Soportes de la compra (en caso de aplicar)*Peso y dimensiones*Origen destino*Confirmar el alta del cliente*Shipper*Consignatario*Validar que el cliente tenga crédito con Comercial o Cuentas por cobrar*Horarios de almacén y contactos (disponibilidad de la mercancía)*Manejo especial de la mercancía (cuando aplique)*Recolección (cuando aplique)*Despacho (cuando aplique)*Validar cliente dado de alta en sistema
*Carta de instrucciones*Facturas comerciales
*Lista de empaque*Certificado (origen,
sanitario, etc. Cuando
apliquen)
La documentación a enviar es:*Factura comercial*Packing list*Certificado de origen y/o permisos especiales de exportqción(cuando aplique)*ficha técnica cuando
aplique
2. Gestionar Recolección2. Gestionar Recolección
2. Gestionar Recolección2. Gestionar Recolección
Instructivo. Iniciar activación de embarque EAInstructivo. Iniciar activación de embarque EA
Ejecutivo de Operaciones & Customer ServiceEjecutivo de Operaciones & Customer Service
Actividad anterior:1A. Gestionar servicio sin
recolección y sin ingreso a la aduana
Documento: Procedimiento EA
Vincular número de seguimiento en softcargo
Ingresar provisiones en softcargo
KPI. Provisión
B2 . Notificar el itinerario y enviar draft de HAWB al cliente
y AA y/o destinos (cuando aplique) para su Vo.Bo.
B1 . Generar registros en softcargo
Crear posición, MAWB y HAWB
B3. Registrar fecha de Booking confirmation en softargo
B5. Registrar fecha de Draft final en softargo
KPI. Draft final
KPI. Booking Confirmation
¿El cliente solicita correcciones o nuevo itinerario?
B4.1. Generar correcciones en HAWB o solicitar nuevo
itinerario a GTW por email
SIB4. Dar seguimiento al Vo.Bo del HAWB por parte del cliente
B6. Enviar PDF de HAWB confirmado por el cliente y
documentos comerciales por email a GTW
Y
MAWB asignada, reserva realizada y seguimiento creado
Pesos y dimensiones finales proporcionados por el clienteServicio sin recolección y sin ingreso a la aduana
Actividad anterior:
1B. Asignar MAWB y gestionar reserva
Documento: Procedimiento EA
Confirmación de documentos por parte del
cliente y PDF de HAWB enviado a GTW
Actividad siguiente:2A.Notificar disponibilidad de
documentos al AADocumento: Procedimiento EA
Actividad siguiente:2A.Notificar disponibilidad de
documentos al AADocumento: Procedimiento EA
Y
Confirmación de documentos por parte del cliente
(Servicio con ingreso a la aduana)
Actividad siguiente:2B. Gest ionar documentación final
Documento: Procedimiento EA
Actividad siguiente:2B. Gest ionar documentación final
Documento: Procedimiento EA
PDF de HAWB enviada a GTW
Código: MXOP-IST-02Versión: 02Revisión: 01Fecha de emisión 24/0 2/2020
Es la documentación que necesitamos por parte del cliente y que se tendrá que enviar al AA y/o destinos cuando aplique:
*Carta de instrucciones*Facturas comerciales*Lista de empaque*Certificado de origen y/o permisos especiales de
importación(cuando aplique)
Cuando “sean guías B2B” se usará la misma posición que se genera en Softcargo.
Cuando “sean guías consolidadas” se usara la misma posición que se genera en Softcargo agregando la letra consecutiva del Abecedario de acuerdo a la cantidad de HAWB que se generen.
Ejemplo Posición original: EA07-00509-2019/015HAWB 1: EA07-00509-2019/015AHAWB 2: EA07-00509-2019/015B
HAWB 3: EA07-00509-2019/015C
6. Gestionar ingreso a la aduana
6. Gestionar ingreso a la aduana
Instructivo. Iniciar Tránsito de Embarque EAInstructivo. Iniciar Tránsito de Embarque EA
Ejecutivo de Operaciones & Customer ServiceEjecutivo de Operaciones & Customer Service
Actividad anterior:5. Registrar información de
embarque en portal Valida Carga para transmitir AMS
Documento: Procedimiento EA
C2. Notificar mercancía volada al cliente por Softcargo
C1. Registrar fecha real de la salida del vuelo en softcargo
KPI. ATD
Validar que la compra y venta en softcargo sean correctas
Generar hoja control en softcargo
Enviar hoja control por email a Comercial para aprobación
Enviar hoja control a facturación por email
C3. Procesar Hoja Control
C4. Realizar seguimiento de vuelo y correcto arribo en
pagina de la aerolínea
C5. Confirmar que la carga no tenga incidencias
Notificar al cliente y GTW que la carga tuvo incidencias
Gestionar Incidencia
¿La carga tiene incidencias? SI
C6. Notificar llegada a destino al cliente/agente
Solicitar pago del servicio al cliente por email
Confirmar con finanzas por email pago en firme
¿El cliente cuenta con crédito?
NO
C9. Confirmar que el servicio incluya entrega en destino final
C9.1 Gestionar entre ga en de stino final
Dar seguimiento en destino del despacho aduanal y entrega
Solicitar documentos al agente en destino
Confirmar instrucciones de liberación en destino agente/
consignatario
Notificar y enviar prueba de entrega al cliente (POD) por
Softcargo
¿El servicio incluye entrega en destino final?
SI
Confirmación de que el servicio incluye entrega en destino final realizada
C7. Registrar fecha de ATA en softcargo
Actividad siguiente:D1. Validar la existencia de gastos
adicionalesDocumento: D. Iniciar Cierre del
embarque
Actividad siguiente:D1. Validar la existencia de gastos
adicionalesDocumento: D. Iniciar Cierre del
embarque
Y
AMS transmitido
Email de confirmación
de salida real del vuelo
Actividad anterior:4B. Dar seguimiento a la salida del
vuelo Documento: Procedimiento EA
Código: MXOP-IST-03Versión: 02Revisión: 01Fecha de emisión 24/0 2/2020
https://www.track-trace.com/aircargo
Incidencias recurrentes:*Faltantes*Daño (solo puede ser confirmado por nuestra contraparte en destino)
*Parcialidad, etc.
C5.1 Atender incidencia
C8. Confirmar si el cliente cuenta con crédito
KPI. ATA
C8.1 Confirmar pago de clientes sin crédito
KPI Liberación
Instructivo. Iniciar cierre de embarque EAInstructivo. Iniciar cierre de embarque EA
Ejecutivo de Servicio de Transporte TerrestreEjecutivo de Servicio de Transporte Terrestre
Actividad anterior:C9. Confirmar que el servicio incluya
entrega en dest ino finalDocumento: Procedimiento EA
D4. Cambiar status a “Finanzas” en softcargo
D3. Subir checklist de cierre de pos iciones en Softcargo
FINALFINAL
Cambio de estatus en softcargo
KPI. Cierre de file
D2. Preparar cierre de file
Validar registro correcto y completo de provisiones y
compras en softcargo
Validar E-file completo y enviar facturas proveedores con sello
D1. Validar la existencia de gastos adicionales
Validar que exista factura hacia el cliente
Validar registro completo y correcto de KPI´s en softcargo
¿Existen gastos adicionales? SI
Ingresar compra y venta adicionales correctas en
softcargo
Generar hoja control en softcargo
Enviar hoja control por email a Comercial para aprobación
Enviar hoja control a facturación por email
D1. 1 Procesar H oja Control para gastos adicionales
D2.1. Completar el file con a información y/o
documentación faltante en softcargo
¿El file esta incompleto?
Asegurar que el E-fiile contenga*Facturas de proveedores *comprobante de pago cliente sin crédito (cuando aplique)
SI
Confirmación de que el servicio incluye
entrega en destino final realizada
MXOP-FOR-01Check list Cierre de posiciones
Código: MXOP-IST-04Versión: 02Revisión: 01Fecha de emisión 24/0 2/2020
Instructivo. Gestionar Recolección EAInstructivo. Gestionar Recolección EA
Ejecutivo de Servicio de Transporte TerrestreEjecutivo de Servicio de Transporte Terrestre
Servi cio con recolección
E1.Validar que la mercancía requiera seguro, custodia e
ingreso
¿El servicio incluye el ingreso a aduana?
SI
E.1.2. Notificar a la custodia y confirmar datos de la custodia
al transportista
¿La mercancía requiere seguro?
E1.1. Generar póliza de seguro electrónica y enviar al cliente
SI
¿La mercancía requiere custodia?
SI
¿Se realiza cross dock sin recole cción?
E.1.3.Notificar a proveedor Cross Dock de la llegada de la
mercancía agregando en copia a GTW
SI
¿La carga se encuentra pesada y debidamente acondicionada?
NO
E3.1. Notificar al Comercial y Solicitar al cliente autorización
de acondicionamiento
Posicionamiento confirmado(Servicio con ingreso a la aduana)
o
Posicionamiento confirmado(Servicio sin ingreso a la aduana)
Ver Instructivo 2:Gestionar Ingreso a la Aduana
Ver Instructivo 2:Gestionar Ingreso a la Aduana
E4. Notificar datos del transporte al cliente,
embarcador y AA
E5. Confirmar posicionamiento con embarcador y transportista
E3. Generar carta de instrucciones al transportista
para recolección
E2. Buscar disponibilidad de equipo con el transportista
E6. Notificar datos del transporte al cliente,
embarcador y AA por Softcargo
E8. Confirmar posicionamiento con embarcador y transportista
E7. Generar y enviar carta porte al cliente por email
Actividad anterior:A.4. Enviar documentación para comenzar a gestionar servicios
adicionalesDocumento: A. Gest ionar solicitud
de servicio
Actividad siguiente:F1. Revisar en carta de instrucciones
de la recolección para saber si el ingreso será directo o con cross
dockDocumento: F. Gestionar Ingreso a
la Aduana
Actividad siguiente:F1. Revisar en carta de instrucciones
de la recolección para saber si el ingreso será directo o con cross
dockDocumento: F. Gestionar Ingreso a
la Aduana
Actividad siguiente:1A. Gestionar servicio sin
recolección, sin ingreso a la aduana
y sin despacho aduanalDocumento: Procedimiento EA
Actividad siguiente:1A. Gestionar servicio sin
recolección, sin ingreso a la aduana
y sin despacho aduanalDocumento: Procedimiento EA
KPI. Recolección
Código: MXOP-IST-05Versión: 02Revisión: 01Fecha de emisión 24/0 2/2020
Carta Porte
Instructivo. Gestionar ingreso a la aduana EAInstructivo. Gestionar ingreso a la aduana EA
Ejecutivo de Servicio de Transporte TerrestreEjecutivo de Servicio de Transporte Terrestre
¿El ingreso a la aduana es directo?
Notificar datos del transporte al embarcador y AA
Confirmar posicionamiento con embarcador, AA y transportista
SI
F1. Revisar en carta de instrucciones de la
recolección para saber si el ingreso será directo o con
cross dock
F3. Confirmar datos de unidad y operador con
transportista
F6. Confirmar entrega en aduana con transportista y
notificar al embarcador
F5. Confirmar que la carga se encuentre pesada y
acondicionada
F6. Confirmar fecha y horario de pos icionamiento a la
aduana con AA
F4. Notificar datos del transporte al proveedor cross
dock y AA
F1.1. Gestionar Ingreso directo a la aduana
F2. Notificar a proveedor cross dock de la llegada de la
mercancía
Y
Confirmación de entrega en aduana(Servicio con despacho aduanal)
Confirmación de entrega en aduana(servicio sin despacho aduanal)
Actividad anterior:E8. Confirmar posicionamiento con
embarcador y transportistaDocumento: E. Gestionar
Recolección
Actividad siguiente:G1. Solicitar proforma de
pedimento al AADocumento: G. Gestionar Despacho
Aduanal
Actividad siguiente:G1. Solicitar proforma de
pedimento al AADocumento: G. Gestionar Despacho
Aduanal
Actividad siguiente:2A. Notificar disponibilidad de
documentos al AADocumento: Procedimiento EA
Actividad siguiente:2A. Notificar disponibilidad de
documentos al AADocumento: Procedimiento EA
Confirmación de documentos por parte del cliente
(Servicio con ingreso a la aduana)
Código: MXOP-IST-06Versión: 02Revisión: 01Fecha de emisión 24/0 2/2020
Instructivo. Gestionar despacho aduanal EAInstructivo. Gestionar despacho aduanal EA
Ejecutivo de Servicio de despacho aduanalEjecutivo de Servicio de despacho aduanal
Documentaci ón envi ada al AA pa ra e l despacho
G5. Programar ingreso a la aduana
G1. Solicitar proforma de pedimento al AA
G2. Enviar proforma al cliente para su Vo.Bo.
Solicitar correcciones al AA
G8. Notificar y enviar z ip de despacho al cliente
confirmando la finalización del despacho aduanal
G4. Enviar guías finales MAWB & HAWB al AA
¿La proforma esta correcta y completa?
NO
G6. Dar seguimiento al despacho
¿Se tiene reconocimiento aduanero?
Notificar y resolver incidencia conforme las instrucciones del
clienteSI
KPI. Despacho
¿El AA requiere algún documento adicional?
SISolicitar documentación al
cliente cuando aplique
G3. Dar instrucción al AA de pagar pedimento final
G7. Solicitar cuenta de gastos al AA por email y subir zip de
despacho a softcargo
Actividad anterior:F6. Confirmar entrega en aduana
con transportista y notificar al embarcador
Documento: Instructivo Gestionar Ingreso a la aduana
Actividad siguiente:4A. Generar y notificar prealerta al cliente/ embarcador/corresponsal
por SoftcargoDocumento: Procedimiento EA
Actividad siguiente:4A. Generar y notificar prealerta al cliente/ embarcador/corresponsal
por SoftcargoDocumento: Procedimiento EA
Despacho finalizado
Código: MXOP-IST-07Versión: 02Revisión: 01Fecha de emisión 24/0 2/2020
Ejemplo: Carta de No enajenación, Carta de no uso militar, Cartas
exonerativas
Tipos de incidencias más frecuentes: reacondicionamiento o
documental.
Documentación a enviar al cliente:
*Pedimento pagado (simplificado y/o completo)
*Facturas de proveedores *Pedimento pagado /simplificado y/o completo)*Factura del AA
SimbologíaSimbologíaD
efi
nic
ion
es
De
fin
icio
ne
s
Actividades Opcionales
Macro instrucciones
Actividades secuenciales
O Y A
KPI.
INICIO
FINAL
Decisión de instructivo
GTW = Gateway, oficina AICM CDMX
AA = Agente Aduanal
B2B = Back to back
Hace referencia a que hay que ver un Instructivo
Hace referencia a que hay que ver un Instructivo
Conectores entre actividades
Flujo de secuencia
Flujo de que existe una pregunta de autocontrol o comentario en la actividad
Iconos de instructivo para preguntas de autocontrol
POD = Proof of delivery