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DISEÑO PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA AYUNTAMIENTO DE PUERTOLLANO
PRESENTACIÓN FINAL. José Sánchez Vigara. Madrid, 1 de octubre Módulo C Los Nuevos Instrumentos de Gestión de Recursos Humanos. Curso de
Especialista en Administración Pública FEMP 2014
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UN AYUNTAMIENTO HACIA LA PARTICIPACIÓN Y LA TRASPARENCIA• Orientación a la ciudadanía.
• Voluntad y actitud de apertura.
• Calidad de servicio.
• Mejores herramientas para la comunicación.
• Objetivos: Participación y Transparencia.
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ESCASA COMUNICACIÓN INTERNA
• Esfuerzo en comunicación hacia el ciudadano.
• Olvido de la comunicación interna.
• Demasiado formal.
• No traslada objetivos.
• No implica a los empleados.
• Sin cortesía.
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¿QUÉ VAMOS A HACER?
El alcance de este trabajo es dotar a la organización de un
sistema de comunicación interna.
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Sistematizar las relaciones formales e informales de la organización.
• Crear relaciones de responsabilidad.
• Fomentar el trabajo en equipo.
• Participación y transparencia interna.
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LAS NECESIDADES• Liderazgo.
• Sinergia: Departamento de Recursos Humanos y Departamento de Comunicación.
• Canales de comunicación: formales e informales.
• Actitud de compartir como cultura organizativa. Todas las personas.
• La comunicación es un herramienta de trabajo y no un instrumento de poder.
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AYUNTAMIENTO DE PUERTOLLANONuestras cosas.
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La ciudad creada por todos ‘nadie se opone a sus propias ideas, implica a la gente en los cambios’
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EL AYUNTAMIENTO
• Gobierno del Partido Socialista desde 1979
• Plantilla 420
• Organización administrativa tradicional. Dirección política orientada al resultado.
• Plan de viabilidad.
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PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA INTEGRAL
Meta
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IMPLANTAR UN PCI
• Sistematizar las relaciones interpersonales del ayuntamiento y establezca los cauces y herramientas necesarias para fomentar la transparencia y la participación, favoreciendo la mayor eficacia, el desarrollo y la mejora de la cultura organizativa.
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DIAGNÓSTICO• Concejalía de Personal y Departamento de RR.HH. son responsables políticos y
técnico de políticas y relaciones internas.
• Programas escasos de relaciones internas. El departamento RR.HH. se dedica a labores de administración de personal (nóminas, vacaciones, planes de empleo,…)
• No existe PCI.
• Los empleados reciben comunicados que proceden de múltiples fuentes: Jefe de Administración Interna, Personal del departamento…
• La Alcaldía y los responsables de comunicación tienen sistematizada la comunicación exterior. Notas de prensa y ruedas de prensa.
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LOS CANALES ACTUALES
• La implantación del correo electrónico en la organización no ha favorecido el desarrollo.
• No existen responsables, no hay comunicación.
• Las carpetas como método de comunicación interdepartamental.
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– @pepevigara
“La vida en una organización sin recibir un ¡hola!”
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CÓMO SE INFORMA EL EMPLEADO DEL AYUNTAMIENTO
Medios de comunicación y portal web municipal
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RETOS DEL PLAN• Evitar la formalización como
norma exclusiva de comunicación.
• Implicar a los empleados. Hacer preguntas y conversar. Feedback.
• Establecer cauces de comunicación en linea con los objetivos de la organización.
• Diseminar información para mayor claridad y transparencia.
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PLANIFICACIÓN DEL PSI• Formar equipo de trabajo
Responsables del proyecto: Dirección, Organización, RR.HH y Comunicación.
Trasladar objetivos organización.
Establecer modos y decidir cuáles la información que debe fluir por todas las herramientas.
Proponer canales para una comunicación eficaz descendente y ascendente.
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ESTRATEGIA• Comunicar no solo lo qué está
pasando, también el porqué y el cómo está sucediendo.
• Comunicar lo qué se sabe, no esperar a tener todo los detalles. Genera confianza.
• Comunicar relacionando la visión del conjunto con el área concreta o el trabajo de la persona que recibe la información.
• Comunicar sin imponer.
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LAS HERRAMIENTASInstrumentos de mejora de la comunicación interna
municipal
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TIPOS DE SOPORTES
• Soportes de comunicación: aquellos que soportan el intercambio de información.
• Soportes de información: unilaterales ya sean ascendentes o descendentes.
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NUEVOS SOPORTES DE COMUNICACIÓN
• Comunicación de instrucciones a grupos. Idóneo para implantar el plan.
• Grupos de mejora y calidad. Reuniones de empleados para identificar problemas y proponer soluciones.
• Entrevistas. Se utilizarán para presentar sugerencias, la toma de decisiones disciplinarias, la evaluación,…
• Recorridos por el lugar de trabajo. Sistematizada para dirección y responsables, trasladar interés y cercanía.
• Directorios de correos y mailings internos: Establecer normas de uso para evitar los excesos y que la cantidad de información sea adecuada.
• Buzón de sugerencias.
• Encuestas.
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NUEVO ESTILO DE INFORMAR• Asambleas: maximos responsables
para comunicar planes y objetivos organizativos.
• Manual de acogida. Hola soy el ayuntamiento de Puertollano.
• Directorio y guía de servicios. En el portal del empleado.
• Imagen corporativa y vídeos del Ayuntamiento.
• Memorias y boletín interno municipal.
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EL CANAL: LA RED MUNICIPAL
• Internet y su uso eficaz: puesta en marcha para comunicar de la intranet municipal.
• Replica de las herramientas de comunicación e información en el Portal Web del Empleado.
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CENTRALIZAR INFORMACIÓN DEL EMPLEADO
• Web donde recopilar todas las actuaciones e información necesaria para la vida en el ayuntamiento.
• Acceso personal.
• Información de los objetivos del Ayuntamiento y Planes de Actuación Municipales.
• Información grupos de mejora.
• Avisos, calendario, tablón de anuncios,…
• Información personal en la organización.
• Buzón de sugerencias.
• Organización municipal y Directorio de correos.
• Relación con departamento de RR.HH. (nóminas, solicitud de vacaciones, ficha personal, formación,…)
• Y mucho más… blogs, RRSS,…
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EL PORTAL DEL EMPLEADOPortal web para comunicar e informar. Repositorio y canal
directo de participación.
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PUESTA EN MARCHAImplantar el PCI en el Ayuntamiento
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PLANIFICACIÓN Y CALENDARIO (HITOS)
• Propuesta técnica conjunta Departamentos Comunicación, Organización y RR.HH a Concejalía RR.HH.
• Informe jurídico de secretaría general.
• Visto bueno Alcaldesa.
• Presentación propuesta al Comité de empresa y a los concejales de distintas áreas.
• Periodo de diagnóstico y análisis con creación de Grupo de Trabajo.
• Establecer calendario de reuniones para implantar.
• Planificar y acordar el PCI teniendo en cuenta los informes previos. Identificación de responsables. Objetivos de trabajo.
• Aprobar el Plan de Comunicación en el Pleno Municipal.
• Presentación de la Alcaldesa a todos los empleados.
• Puesta en marcha de Plan de Comunicación del propio PCI para implicar a todos.
• Poner en marcha la web del empleado.
• Presentar los distintos espacios de trabajo y Plan de Comunicación Externa.
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CONTROLAR Y MEDIR• Indicadores de coste (coste del plan y coste
de la implantación)
• Indicadores de proceso (nº de comunicaciones, % de acciones de los empleados, evaluación de su conocimiento, eventos realizados, visitas de trabajadores,…
• Indicadores de resultados: Evaluación de calidad, evaluación clima laboral, % consecución de objetivos de la organización.
• Indicadores de impacto: Aportaciones, propuestas, sugerencias por departamento. Incremento de la productividad, incremento de la atención imputable al plan. Incremento de la satisfacción del personal,…
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SEGUIMIENTO Y MEJORA
• Informe de despliegue y seguimiento anual.
• Memoria Anual y propuestas de mejora.
• Evaluación en profundidad en dos año.
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UN AYUNTAMIENTO MÁS EFICAZ GRACIAS A LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO
Una visión adecuada de las relaciones interpersonales en el Ayuntamiento favorecerá el capital humano.
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– @pepevigara
“Muchas gracias, nos vemos en las redes”