Comisión Nacional de ValoresRepública de Panamá
Gestión DocumentalErnesto Rivera Pitti
Director Nacional de AdministraciónComisión Nacional de Valores
República de Panamá
Lima, Perú - 12 de septiembre de 2003
V Jornadas Iberoamericanas sobre Tecnología y Mercados de Capitales
“El Desarrollo Tecnológico, la Transparencia en la Información y las Operaciones, y su Importancia para el Futuro del Mercado
de Valores”
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Agenda
• Definiciones• Conceptos• Objetivos de Gestión Documental• Componentes de Gestión Documental• Flujo de Documentos• Tendencias• Conclusiones
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Definiciones
• Documento: todas las formas de información desestructurada que se producen o reciben en el ejercicio de la propia actividad (borradores, documentos de trabajo, etc.)
• Records: documentos corporativos o legales que deben guardarse inalterados como prueba de la actividad realizada.
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Definiciones
• Desmaterialización: es el proceso por el cual un documento en papel es transformado en un documento electrónico
• Documento Inmaterializado: un documento creado, circulado y procesado electrónicamente sin que el mismo sea producto de la transformación de un documento de papel a un documento electrónico.
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Definiciones
Documentoen PapelImagen
DOCUMENTO
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Definiciones
• Gestión Documental: Conjunto de actividades que involucran la creación, revisión, aprobación, procesamiento y almacenamiento de documentos.
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Conceptos:Gestión de Información
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Conceptos:Gestión de Conocimiento
INFORMACION CONOCIMIENTO
Hablar de conocimiento nos sitúa en un nivel superior de trabajo intelectual que implica que la información haya sido procesada por un sujeto pensante
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Conceptos:Gestión de Conocimientos
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Objetivos de Gestión Documental
• Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos.
• Facilitar que la información se compartay se aproveche como un recurso colectivo.
• Conservar la memoria de la organización
• Facilitar la recuperación y auditoria de las operaciones
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Componentes de Gestión Documental
Documentoselectrónicos Base de datosArchivos en
papel
Gestión Documental
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Componentes de Gestión Documental
• Archivos en Papel– Necesarios por requerimientos legales– Eliminar copias innecesarias– Mantenerlos accesibles– Plan de eliminación cuando sean
innecesarios
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Componentes de Gestión Documental
• Documentos electrónicos– Organizar racionalmente los directorios
informáticos– Establecer un repositorio central de
documentos– Establecer mecanismos de control de
versiones y aprobaciones– Garantizar la integridad de los documentos– Establecer un esquema de búsqueda eficaz
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Componentes de Gestión Documental
• Base de datos– Necesidad de hacer convivir la información
estructurada y la desestructurada– Evitar la duplicidad de datos cuando sea
innecesario– Establecer cuando se van a eliminar
registros innecesarios
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Componentes de Gestión Documental
CorreoElectrónico
Gestióndocumental
Base deDatos
Archivo enpapel
Inte
rnet
Intra
net
Exte
rno
EscánerFax DigitalVentanilla
Virtual
Sitio Web
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Flujo de Documentos
12
5
8
67
910
4
1211
3
EXTERNO ENTRADA /SALIDA
INTERNO
TRAM
ITE
/ CR
EAC
ION
DE
DO
CU
MEN
TO
DIRECCIONOPERATIVA
COMISIONADOS
REVISION /APROBACION
UNIDAD DEGESTION DE
INFORMACION
ASISTENTE
IMPRESION
ARCHIVOS FISICOS
ARCHIVODOCUMENTOFISICO
SITIO WEB
INVERSIONISTA
EMPRESAS
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Tendencias
• Hacia la gestión de contenidos– Contenido se puede entender como
información estructurada y desestructurada– Tiene que ver con la administración de los
componentes de información en forma integral
– Es potenciada por la tecnología de portales Web y de herramientas de colaboración
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Tendencias
• Hacia la aceptación de los documentos electrónicos– Hacia la “oficina sin papeles” pero aún falta
por llegar– Implementación de legislación que permite el
uso de firmas electrónicas y equiparación legal con firmas manuscritas
– Nuevos tipos de documentos “virtuales”
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Tendencias
• Hacia la necesidad de proceso de información desestructurada– Gran parte de las empresas ya cuentan con
sistemas de información estructurada– Aún hace falta controlar más información– Conciencia en la necesidad de gestionar y
administrar documentos– Requerimientos más estrictos de mantener
registros transparentes• Sarbanes – Oaxley• Gobierno Corporativo
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Tendencias
• Hacia el reconocimiento de la tecnología como herramienta– Tecnología como potenciador estratégico– Aumento de eficiencia y eficacia– Proyectos de tecnología con líderes
“funcionales” no tecnologos
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Tendencias
• Hacia la máxima importancia de la accesibilidad– Información necesaria accesible en el
momento– Requerimientos de omnipresencia de la
información
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Tendencias
• Hacia los planteamientos de medio y largo plazo– ¿Cuándo eliminar los documentos?– ¿Será legal eliminar los documentos?– ¿Se necesitará la información para fines
estratégicos?
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Conclusiones
• La Gestión Documental es una pieza fundamental para consolidar el conocimiento en una organización
• Un proyecto de Gestión Documental requiere primero analizar como debe ser organizada la información para que se cumplan los objetivos
• Hay una tendencia a la aceptación de documentos electrónicos y de equipararlos a documentos en papel