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Funcionalidad de matrículaImplementación Epik
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Sesión 1
I. Definiciones Previas
• Conceptos Académicos
• Conceptos Financieros
II. Inscripción vía administrativa (Académico)
• Ejercicio 1
III. Matrícula autoservicio del estudiante
IV. Matrícula vía administrativa (Financiero)
• Ejercicio 2
Funcionalidades para Matrícula
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Sesión 2
I. Listas de Espera
• Ejercicio 3
II. Proceso de Bajas
• Ejercicio 4
III. Postergación Fecha de pago
• Ejercicio 5
IV. Cambio de Clase (Factura paga con nómina y otro medio )
• Ejercicio 6
Funcionalidades para Matrícula
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SESIÓN 1
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Definiciones PreviasConceptos Académicos
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Activación de Ciclo Lectivo
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Programación AcadémicaMenú Principal > Herramientas de Informes > Consultas > Visor de Consultas
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Informe de Orientación Académica
Menú Principal > Orientación Académica > Orientación de Alumnos > Petición Informe Orientación
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Definiciones PreviasConceptos Financieros
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Tipos de cuenta de Finanzas del Alumnado
Agrupador de conceptos detransacciones que permite organizardichas transacciones de formacoherente.
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Codificación numérica para definir y describir una acción exclusiva, bien sea un:- Cargo: todo lo que el estudiante adquiere académicamente y debe a la
Universidad. Ej. Matrícula Idiomas Medellín, Supletorio, Carné. Esta descripciónserá la reflejada en la facturación.
- Pago: la forma de cancelar el servicio adquirido (cargo) Ej. Efectivo, TC Amex,Beca, Bancos.
- Reembolso: valores a devolver al estudiante o corporación.
Su estructura está definida de la siguiente forma:
Matrícula Idiomas Medellín 010020000011Matrícula Idiomas Llanogrande 070020000011
Tipo de Ítem
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Cuenta de Alumno – Nivel 1
Favoritos > Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cuentas de Cliente
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Cuenta de Alumno Nivel 2
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Cuenta de Alumno - Nivel 3 Cargo
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Cuenta de Alumno - Nivel 3 Cargo
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Rutas a Tener en Cuenta
• Menú Principal > Gestión Curricular > Programa de Clases > Programa de Curso Nuevo
• Menú Principal > Gestión Curricular > Programa de Clases > Mantenimiento Horario Clases
• Menú Principal > Definición de SACR > Datos de Productos > Finanzas del Alumnado > Matrículas y Tasas > Localización > Fechas Pago de Matrículas
Fecha de Vencimiento de Matrícula – Programación de Clases
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Fecha de Vencimiento de Matrícula – Programación de Clases
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Fecha de Vencimiento de Matrícula – Programación de Clases
Que sucedió:
Que sucedió:
El día 27 de febrero inicio la clase, a partir de esta fecha se cuentan los 20 días,el día de vencimiento debería ser el 19 de Marzo, por ser festivo se toma el díahábil anterior, 17 de marzo.
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Inscripción AcadémicaEjercicio 1 - Casos académicos
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• Validar el programa del estudianteMenú Principal > Registros e Inscripciones > Información Grados y Programas > Programa/Plan de Alumno
• Validar ciclo lectivo activoMenú Principal > Registros e Inscripciones > Información de Ciclo Lectivo > Activación de Ciclo Lectivo
• Revisar informe de orientaciónMenú Principal > Orientación Académica > Orientación de Alumnos > Petición Informe Orientación
• Inscribir ClaseMenú principal > Registro e inscripción > inscripción de alumnos > inscripción rápida.
Realizar la inscripción administrativa – Inscripción Rápida
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Lo que puede pasar en aspectos académicos
• Clase completa• No cumple prerrequisitos• Ya cursó la clase• Lista de espera
Tener en Cuenta – Problemas en la Inscripción
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Inscripción por Autoservicio
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Inscribir curso
Menú principal>Autoservicio>Centro del Alumnado - Opción Inscribir
Consultar factura y generar pago
• Autoservicio > Centro de Alumnado > Consulta de Cuentas
• Menú principal > autoservicio >centro del alumnado > consulta de cuenta > Centro de pagos
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Recibir notificación de inscripción de curso
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Matrícula administrativaCasos financieros – Ejercicio 2
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• Inscribir asignatura de forma administrativa
Menú principal > Registro e inscripción > inscripción de alumnos > inscripción rápida.
• Confirmar horario y generar factura
Registros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos > Aceptar Matrícula >Generar Aceptar Matrícula
• Revisar Aceptar Matrícula y Reversar Aceptar Matrícula (Solo Financiero)
Registros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos > Aceptar Matrícula > ConsultaAceptar Matrícula
Realizar la inscripción administrativa – Confirmar Horario – Solucionar Problemas Financieros
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• Confirmar horario y generar factura
Registros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos > Aceptar Matrícula >Generar Matrícula
• Revisar cuenta y factura generada al alumno
Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cuentas de Cliente
Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Facturación de Clientes > FacturasSistema de Alumnos > Resumen de Facturas de Alumno
Realizar la inscripción administrativa – Confirmar Horario Solucionar Problemas Financieros
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CASO GRUPOS CERRADOS: Asignar estudiante a grupo de no pago
• Menú Principal > Registro e inscripciones> Información de Grados yProgramas > Grupos de Alumnos
• Menú Principal > Registro e Inscripciones> Información Grados yProgramas> Grupo de Alumnos por Alumno
Nota: Se asignarán estudiantes a el grupo de “No Pago” por solicitud.
Asignar valor de matrícula a contrato
Nota: Se contabiliza el valor de la matrícula a la empresa que lo asumirá, esto se verá enla capacitación de facturación a empresas .
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Lo que puede pasar en aspectos financieros
• No generó factura porque:No tiene tasa asociadaNo tiene fecha vigenteNo tiene fecha parametrizadaNo hizo clic en confirmar horario
Tener en Cuenta – Problemas en el Cálculo de Matrícula
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SESIÓN 2
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Ejercicio 3Listas de Espera
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• Consultar lista de claseMenú Principal > Gestión Curricular > Listas de Clase > Listas de Clase
• Inscripción RápidaMenú Principal > Registros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos >Inscripción Rápida
• Proceso de Listas de EsperaMenú Principal > Registros e Inscripciones > Proceso de Ciclos Lectivos > Listasde Espera > Proceso de Lista de Espera
• Depuración de Listas de EsperaMenú Principal > Registros e Inscripciones > Proceso de Ciclos Lectivos > Listasde Espera > Depuración de Listas de Espera
Gestión de listas de espera
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Ejercicio 4Proceso de Bajas
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• Parametrizar Proceso de Bajas
Menú Principal > Registros e Inscripciones > Proceso de Ciclos Lectivos > Proceso de FinCiclo Lectivo > Parametrización de Bajas
• Ejecutar Proceso de Bajas
Menú Principal > Registros e Inscripciones > Proceso de Ciclos Lectivos < Proceso de FinCiclo Lectivo > Proceso de Bajas
Proceso de Bajas
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Ejercicio 5Postergación de pago
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• Consultar Confirmar Horario – Reversión Aceptar Matrícula (Financiero)Registros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos > Aceptar Matrícula > Consulta AceptarMatrícula
• Revisar CuentaFinanzas del Alumnado > Cuentas de Cliente
• Validar Fechas de Vencimiento Matrícula - Definir Fechas de Pago AdicionalesDefinición de SACR > Datos de Productos > Finanzas del Alumnado > Matrículas y Tasas >Localización > Fechas Pago Adiciones
Definición de SACR > Datos de Productos > Finanzas del Alumnado > Matrículas y Tasas >Localización > Fechas de Pago Matrícula Adic
Postergación de Pago
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• Confirmar horario y generar factura
Registros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos > Aceptar Matrícula > Generar AceptarMatrícula
• Revisar cuenta y factura generada al alumno
Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cuentas de Cliente
Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Facturación de Clientes > Facturas Sistema deAlumnos > Resumen de Facturas de Alumno
Postergación de Pago
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Ejercicio 6Cambio de clase - Factura paga
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• Verificar forma de pago
Finanzas del Alumnado > Cuentas de cliente
• Consultar Confirmar Horario – Reversión Aceptar Matrícula (Financiero y Académico)
Registros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos > Aceptar Matrícula > ConsultaAceptar Matrícula
• Contabilizar Cargo (Reversar deducción de nómina)Finanzas del Alumnado > Cargos y pagos > Contabilización alumnos
Cambio de clase - factura paga(nómina y otra forma de pago)
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• Inscribir Nueva ClaseRegistros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos > Inscripción Rápida
• Confirmar horario y generar facturaRegistros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos > Aceptar Matrícula > Generar AceptarMatrícula
• Cambio prioridad de cargo o facturaFinanzas del Alumnado > Cargos y Pagos > Pagos por Factura > Liberación Pago Factura
• Proceso aplicación cobrosFinanzas del alumnado/cargos y pagos/aplicación de cobro/monitor de procesos
• Consultar CuentaFinanzas del Alumnado > Cuentas de cliente
Cambio de clase - factura paga(nómina y otra forma de pago)
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Consulta toda la documentación de este proceso en:
www.eafit.edu.co/atenea/documentacion
Documentación del proyecto¡De tu compromiso depende el éxito de este proyecto!
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Encuesta satisfacción del curso
Responde la encuesta física o ingresa a la URL:
https://goo.gl/MqwVmj
Responde honestamente las preguntas de la encuesta
Los resultados serán insumo para seguir mejorando en futuras capacitaciones
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www.eafit.edu.co/atenea