CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
1
PREMIO A LAS BUENAS PRACTICAS
AÑO 2007
CATEGORIA: PROMOCION DE LA CULTURA E IDENTIDAD
INSTITUCION POSTULANTE: DIRECCION DE TRAMITES CONSULARES DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES
AMBITO NACIONAL
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
2
INDICE
1. RESUMEN EJECUTIVO 2. EXPLICACION DE LA PRACTICA
2.1. Problemática y situación previa 2.2. Descripción de la práctica 2.3. Objetivos 2.4. Público objetivo 2.5. Desarrollo de la práctica 2.6. Dificultades 2.7. Resultados 2.8. Impacto: Mejoras o cambios 2.9. Aportes 2.10. Plazos 2.11. Equipo o funcionario ejecutor 2.12. Aliados 2.13. Lecciones aprendidas 2.14. Difusión de la práctica
3. ANEXOS 3.1. Cuadro diario con número de usuarios del servicio de
legalizaciones que visitaron el Museo del BCR entre octubre 2006 y abril 2007. Elaboración: Dirección de Trámites Consulares
3.2. Gráfico mensual de usuarios del servicio de legalizaciones que visitaron el Museo del BCR entre octubre 2006 y abril 2007. Elaboración: Dirección de Trámites Consulares
3.3. Cuadro mensual de los años 2005 al 2007 de visitantes al Museo del BCR, incluyendo comparación de los meses de enero, febrero, marzo y abril de los años 2006 y 2007. Elaboración: Museo del Banco Central de Reserva.
3.4. Nota de Prensa 504-06 del Ministerio de Relaciones Exteriores del 13 de noviembre del 2006 con el título “Usuarios del servicio de legalizaciones visitan exposiciones en el Museo del BCR”
3.5. Ubicación de la Dirección de Trámites Consulares en el organigrama de la Subsecretaría de Comunidades Peruanas en el Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores.
3.6. División de la Dirección de Trámites Consulares 3.7. Documentación emitida y recibida sobre el proyecto:
3.7.1. OF. RE (SCP-TRC) Nº 2-8-B/102, de 11/10/2006, del Director de Trámites Consulares dirigida al Decano de la Facultad de Ciencias de la Comunicación, Turismo y Psicología de la Universidad San Martín de Porres, en el que se solicita asignación de practicantes. 3.7.2. OF. RE (TRC) Nº 2-8-B/14, de 16/03/2007, del Director de Trámites Consulares dirigida al Decano de la Facultad de Ciencias de la Comunicación, Turismo y Psicología de la
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
3
Universidad San Martín de Porres, informándole los avances del proyecto y agradeciendo el apoyo de los estudiantes. 3.7.3. OF. RE (TRC) Nº 2-8-C/122 de 19/03/2007, del Director de Trámites Consulares dirigida a la señora Flora Salcedo Kuljevan, Jefa del Museo del Banco Central de Reserva del Perú, informándole los avances del proyecto. 3.7.4. OF. MUSEO COM230-CA-2007-110 de 02/05/2007, del Subgerente de Proyección Institucional del BCR y de la Jefa del Departamento del Museo del BCR, dirigida al Director de Trámites Consulares en el que se indica que existe un importante incremento de visitantes al Museo gracias al proyecto.
4. FICHA INSTITUCIONAL 5. SOLICITUD DE INSCRIPCION
6. MATERIAL ELECTRONICO
7. CONSTANCIA DE PAGO
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
4
RESUMEN EJECUTIVO
1. Título de la postulación: Usuarios del servicio de legalizaciones del
Ministerio de RREE son invitados a visitar las salas del Museo del BCR en el
tiempo de espera del procesamiento de sus documentos
2. Nombre de la Institución que postula: Dirección de Trámites Consulares
del Ministerio de Relaciones Exteriores
3. Lugar: Lima
4. Nombre de la Categoría a la que postula: Promoción de la Cultura e
Identidad
5. Párrafo resumen: La Dirección de Trámites Consulares ha implementado
una práctica dirigida al público usuario del servicio de legalizaciones, por la
que se busca difundir nuestro patrimonio cultural, en el tiempo que deben
esperar para la conclusión de los trámites solicitados.
Esta práctica consiste en que estudiantes de la facultad de turismo de la
Universidad San Martín de Porres motivan e invitan al público usuario del
servicio de legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores para que
visite los distintos ambientes del Museo del Banco Central de Reserva
(Pinacoteca, Sala de arte popular, Sala arqueológica y la colección Cohen de
oro), en el tiempo que demora el procesamiento de la documentación que han
solicitado legalizar.
En la sede del Museo, los usuarios de las legalizaciones convertidos en
visitantes del Museo, reciben por parte del staff de guías, orientación y guiado
por las distintas salas del Museo. Todo lo anterior es gratuito y el número de
usuarios que participan se ha incrementado de un promedio de 15 personas
diarias (cuando se inició esta práctica a fines de octubre del 2006) a un
promedio de cerca de 80 personas en los últimos meses.
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
5
6. Listar los principales problemas a encarar:
El espacio reducido del área destinado a las legalizaciones que no permite la
permanencia de más de 150 personas simultáneamente y que hace necesaria
la circulación del público que espera el procesamiento y legalización de su
documentación para permitir el ingreso de nuevos usuarios.
7. Beneficios esperados y beneficios logrados:
- La visita al Museo del BCR por parte del público usuario de las legalizaciones
del BCR se ha convertido en una alternativa importante para enfrentar la
problemática descrita anteriormente.
- Algunos usuarios han expresado su complacencia por esta práctica que les
permite utilizar constructivamente su tiempo mientras esperan la finalización
de sus trámites de legalización.
- Trabajo coordinado entre la Dirección de Trámites Consulares del Ministerio
de Relaciones Exteriores, el Museo del Banco Central de Reserva del Perú y
la Escuela de Turismo de la Universidad San Martín de Porres.
8. Impacto alcanzado:
Antes
El público usuario debía esperar la
finalización de su trámite en un
espacio reducido dificultando el
ingreso de nuevos usuarios por
cuestiones de seguridad.
En las primeras semanas del
inicio de la práctica (fines de octubre
del 2006) acudían al Museo un
promedio de 10 usuarios
diariamente.
Después
El público usuario puede emplear
constructivamente su tiempo
visitando las distintas salas del
Museo del BCR mientras espera la
finalización de su trámite.
En los últimos meses (febrero, marzo
y abril del 2007) se ha incrementado
la visita al Museo hasta llegar a un
promedio de cerca de 80 usuarios
diarios.
9. Datos de la persona de contacto:
Nombre: Luis Hernán Delgado Vizcarra
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
6
Cargo: Director de Trámites Consulares del Min.RREE
E-mail: [email protected] / [email protected]
Teléfono: of. 311-2696 / dom. 372-7073 / cel: 96437571
Fax: dom. 311-2698
Web:
EXPLICACIÓN DE LA PRÁCTICA
Problemática y situación previa.
La Dirección de Trámites Consulares del MRREE tiene a su cargo el área de
legalizaciones donde diariamente acuden alrededor de 1,500 usuarios para
legalizar un promedio de 2,500 documentos, entre documentación peruana a
ser utilizada en otros países y documentación extranjera a ser utilizada en el
Perú.
El espacio asignado por el Ministerio de Relaciones Exteriores para este fin es
el sótano uno del edificio Carlos García Bedoya, sito en la esquina de los
jirones Lampa y Ucayali, cercado de Lima, el mismo que debido al incremento
constante del público usuario verificado en los últimos años que, en gran
2 3 4 ,0 2 0
2 8 0 ,1 3 9
3 0 0 ,9 6 8 3 2 1 ,3 2 9 3 1 1 ,4 4 5
3 4 4 ,5 4 7
3 8 3 ,7 6 6
4 7 2 ,8 0 9 4 8 2 ,5 3 6
1 4 2 ,2 3 2
-
50 ,00 0
100 ,00 0
150 ,00 0
200 ,00 0
250 ,00 0
300 ,00 0
350 ,00 0
400 ,00 0
450 ,00 0
500 ,00 0
1 9 9 8 1 9 9 9 2 0 0 0 2 0 0 1 2 0 0 2 2 0 0 3 2 0 0 4 2 0 0 5 2 0 0 6 2 0 0 7 (* )
A ÑO
N Ú M ER O D E LEG A LIZA C IO N ES
1998 - 2007
( * ) In f o r m a c ió n d e lo s 3 p r im e r o s m e s e s d e l a ñ o 2 0 0 7 .
Fuente: Dirección de Trámites consulares del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú.
Elaborado por: Dirección de Trámites Consulares del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú.
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
7
medida, está en función al incremento de los peruanos residentes en el
extranjero, se ha visto sobrepasado en su capacidad para atender cómoda y
adecuadamente a todos estos usuarios.
Para enfrentar este problema se viene buscando la adquisición de un nuevo
local y se ha desconcentrado este servicio en siete capitales de provincia
(Cuzco, Arequipa, Tacna, Iquitos, Puno, Piura y Tumbes) y próximamente se
abrirán puntos de legalización en Callao y Los Olivos.
El reducido espacio en el que actualmente se realizan estos trámites no
permite que más de 150 personas puedan estar simultáneamente efectuando
sus trámites. En vista de esto, para permitir el flujo constante de usuarios, las
personas que esperan la conclusión de sus trámites deben hacerlo en las
inmediaciones del Ministerio o regresar en tres horas.
Descripción de la práctica.
En la esquina de los jirones Lampa con Ucayali, frente a la sede del local del
Ministerio de Relaciones Exteriores destinado al servicio de legalizaciones, se
encuentra el Museo del Banco Central del Reserva que ofrece varias y amplias
salas de exposición de pintura republicana, arte popular, arqueología y la
colección Cohen de oro, es decir, espacios de distracción y enriquecimiento
cultural.
Se constató que dichas instalaciones del Museo del BCR, a pesar de la gran
calidad de las salas de exposición, tenían una afluencia mínima de visitantes
mientras que muy cerca, al frente, en el Ministerio de Relaciones Exteriores,
existía una gran cantidad de público que podía ser canalizado a este Museo
para un recorrido cultural mientras esperaban la conclusión de sus trámites de
legalización. De este modo surgió la idea de convertir a los usuarios de los
trámites de legalizaciones en potenciales visitantes del Museo.
Se propuso a los directivos del Museo del Banco Central de Reserva y a la
Escuela de Turismo de la Universidad San Martín de Porres, la implementación
de esta práctica, encontrando gran aceptación.
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
8
De este modo, a partir de la última semana de octubre del 2006, entre las 10 y
13 horas de martes a viernes (el lunes el Museo está cerrado) dos estudiantes
de la Escuela de Turismo de la Universidad San Martín de Porres – quienes
hacen prácticas ad honorem - motivan e invitan al público usuario del servicio
de legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores a que visiten los
distintos ambientes del Museo del Banco Central de Reserva (Pinacoteca, Sala
de arte popular, Sala arqueológica y la colección Cohen de oro) en el tiempo
que demora el procesamiento de la documentación que han solicitado legalizar.
Dichos estudiantes entregan al público usuario un formato simple de invitación
donde deban anotar sus nombres y DNIs para un rápido acceso a las
instalaciones del Museo y, algunas veces, un folleto simple conteniendo una
breve descripción de las distintas salas del Museo del BCR.
Ya en el local del Museo del BCR, el usuario de las legalizaciones tiene a su
disposición el staff de guías permanentes para las distintas salas con que
cuenta el Museo. Cabe indicar que todo lo anterior es gratuito y gracias a
coordinaciones con las autoridades del Museo, al público usuario de las
legalizaciones le es facilitado el ingreso rápidamente con las invitaciones que
se les otorgan.
De este modo, el público que acude a efectuar un trámite de legalizaciones
cuenta con una alternativa de distracción sana y enriquecedora culturalmente y
que lo acerca al patrimonio cultural de nuestro país en sus diversas
expresiones.
Objetivos.
- Ofrecer al público usuario de las legalizaciones una alternativa sana y
culturalmente enriquecedora, en un ambiente agradable, durante el tiempo que
deben esperar la conclusión de sus trámites de legalización.
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
9
- Contribuir al conocimiento y difusión de nuestro patrimonio cultural entre el
público usuario del área de legalizaciones, lo que ayudará a fortalecer su
identidad y amor por el país.
Público objetivo.
Esta práctica está dirigida al público usuario de los servicios de legalizaciones
del Ministerio de Relaciones Exteriores que, en gran parte, son peruanos que
viajarán o cuentan con familiares en el extranjero, o son extranjeros que van a
permanecer por periodos largos en el Perú.
Lo anterior implica un efecto multiplicador de la difusión de nuestro patrimonio
cultural exhibido en las diferentes salas del Museo, ya que los peruanos que
viajarán al exterior, establecerán nuevos amigos y contactos en los países
donde residirán y podrán animarlos a que visiten nuestro país. Asimismo, el
extranjero en el Perú conocerá la diversidad de nuestro rico patrimonio cultural
y lo difundirá entre otros extranjeros en el Perú y entre sus amigos y contactos
en sus países de origen.
Desarrollo de la práctica.
- Presentación de la idea de la práctica a las autoridades del Museo del BCR y
coordinación para las facilidades de acceso del público usuario de
legalizaciones al Museo, control estadístico del número de visitantes - a través
de un ánfora especial ubicada en la entrada del Museo -, entrega de trípticos y
afiches con información sobre el Museo;
- Solicitud al Decanato de la Facultad de Ciencias de la Comunicación, Turismo
y Psicología de la Universidad de San Martín de Porres para la asignación de
alumnos del último año dirigido a la realización de prácticas pre-profesionales
como motivadores para que los usuarios de las legalizaciones visiten el Museo
del BCR. A la fecha se cuenta con dos estudiantes;
- Emisión del formato de invitaciones – en papel simple y de dimensiones
13cms x 6cms – ;
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
10
- Información periódica de la marcha de la práctica a la Alta Dirección del
Ministerio de Relaciones Exteriores;
- Emisión de Nota de Prensa sobre la práctica,
Dificultades.
Al principio se encontraron algunas resistencias internas, en cuanto a la
incorporación de practicantes-estudiantes del área de turismo como
motivadores del público usuario, ya que la política existente en el Ministerio es
que solamente se aceptan practicantes-estudiantes en calidad de secigristas,
es decir estudiantes de Derecho del último año, quienes son asignados cada
año por el Ministerio de Justicia y que son distribuidos en las distintas
dependencias del Ministerio para prácticas en labores vinculadas con su
profesión.
Sin embargo, al sustentarse la práctica ante el Viceministro Secretario General
de Relaciones Exteriores, se percibió el potencial positivo y la conveniencia de
esta práctica por lo cual se procedió a convocar a los alumnos universitarios del
último ciclo de la Facultad de Turismo como motivadores. Sin el valioso apoyo
y colaboración de dichos estudiantes, habría sido muy difícil conseguir el éxito
de esta práctica.
Otra dificultad que se encontró es el reducido espacio donde se efectúan las
legalizaciones del Ministerio para que se puedan ubicar adecuadamente estos
estudiantes motivadores. Sin embargo, a la fecha vienen desarrollando con
creatividad su labor, notándose en crecimiento del número de usuarios que
Ministerio de Relaciones Exteriores - MRE Dirección de Trámites Consulares
Departamento de Legalizaciones
Nombres y
Apellidos
D.N.I. Nº : _______________________________________
El MRE lo
invita a visitar
el Museo del
Banco Central
de Reserva.
: __________________________
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
11
visitan el Museo comparado al número existente en las primeras semanas de
inicio de la práctica.
Resultados.
Estadísticamente se ha verificado un incremento del número de usuarios de
legalizaciones que visitan el Museo del BCR pasando de un promedio de 10
usuarios que visitaban diariamente el Museo en las primeras semanas de la
implementación de la práctica (fines de octubre del 2006) a cerca de 80
usuarios diarios en los últimos meses (febrero, marzo, abril 2007).
Las Estadísticas del Museo del Banco Central de Reserva también reflejan un
incremento del número diario de visitantes desde que se inició esta práctica. El
siguiente gráfico evidencia que la maduración y consolidación de esta práctica
ha tomado unos meses pero la tendencia es a mantenerse. Dado el éxito
obtenido, se viene evaluando ampliar el abanico de posibilidades de visitas por
parte de los usuarios a otros lugares cercanos como a las exposiciones
temporales del Centro Cultural Garcilazo.
Número de Usuarios que visitaron el Museo del BCRPOct 2006 - Abril 2007
1,419
1,646
1,040
670
444458
36
0
200
400
600
800
1,000
1,200
1,400
1,600
1,800
oct 06 nov 06 dic 06 ene 07 feb 07 mar 07 abr 07
Fuente: Dirección de Trámites consulares del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú.
Elaborado por: Dirección de Trámites Consulares del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú.
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
12
Para la medición de los resultados de esta práctica se contabilizan diariamente
las boletas de invitación que cada usuario - visitante deposita en el ánfora
ubicada en la entrada del Museo. Sobre esta base, se elaboran cuadros
estadísticos que permite determinar si existe un incremento de visitas de los
usuarios de las legalizaciones.
Impacto: Mejoras o cambios.
La implementación de la práctica descrita anteriormente es novedosa teniendo
en cuenta que no existía una experiencia previa similar. Sin embargo, la puesta
en vigencia de esta práctica ha permitido en cierta medida, que el público
usuario de las legalizaciones acuda a un espacio alternativo, amplio y cómodo
el cual le ofrece visitar desde la pinacoteca (con cuadros de grandes maestros
pintores peruanos desde la época republicana) hasta la colección de oro de
Hugo Cohen, pasando por la colección arqueológica del Museo y de arte
popular, por lo que se contribuye con la difusión del patrimonio cultural de
nuestro país.
Se puede considerar que el impacto ha sido a corto y mediano plazo. Conforme
se indicó anteriormente, la medición se hace a través del número de usuarios
Número de Visitantes del Museo del BCRPComparación Ene-Feb-Mar 2006 y Ene-Feb-Mar 2007
3,631 3,764 3,919
5,265
5,907
5,012
0
1,000
2,000
3,000
4,000
5,000
6,000
7,000
Ene Feb Mar
2006
2007
Fuente: Museo del Banco Central de Reserva del Perú.
Elaborado por: Museo del Banco Central de Reserva del Perú.
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
13
de legalizaciones que visita el Museo, número que se ha venido incrementando
constantemente desde la puesta en vigencia de esta práctica.
Situación Previa Situación Actual
El público usuario debía esperar la
finalización de su trámite en un
espacio reducido dificultando el
ingreso de nuevos usuarios por
cuestiones de seguridad.
El público tiene una alternativa para
ocupar bien su tiempo visitando las
distintas salas del Museo del BCR
mientras espera la finalización de su
trámite en un espacio amplio e
iluminado
En las primeras semanas del inicio de
la práctica (fines de octubre del 2006)
acudían al Museo un promedio de 10
usuarios diariamente.
En los últimos meses (febrero, marzo
y abril del 2007) se ha incrementado
la visita al Museo hasta llegar a un
promedio diario de casi 80 usuarios.
Aportes.
- La práctica descrita es novedosa y brinda calidad al servicio de las
legalizaciones del Ministerio de RREE;
- Se promociona el conocimiento del patrimonio cultural peruano;
- Se ha conseguido que el público usuario pase a un espacio distinto que le
ofrece cultura y entretenimiento mientras espera la conclusión de su trámite
permitiendo el acceso fluido de nuevos usuarios al local de legalizaciones;
Plazos.
Esta práctica fue ideada a principios de octubre del 2006 y fue puesta en
práctica la última semana de octubre del 2006.
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
14
En el periodo de planeamiento, es decir, el mes de octubre del 2006, se
presentó la idea de esta práctica a las autoridades del Museo del BCR y se
solicitó la colaboración de la Facultad de Turismo de la Universidad de San
Martín de Porres. Se evaluó a los alumnos asignados y se elaboraron los
formatos de invitaciones.
En el periodo de ejecución, que se inicia a fines de octubre del 2006, se
evidencia un inicio con un número limitado de usuarios que visitan el Museo
diariamente, según estadísticas. Se atribuye también a que los alumnos
motivadores estaban recién ambientándose a sus tareas. Sin embargo, hacia
principios de diciembre, se verifica un incremento de las visitas, lo que se
tendencia que se consolida en los primeros meses del 2007.
Equipo o funcionario ejecutor.
La idea de la práctica fue del Primer Secretario Luis Hernán Delgado Vizcarra,
Director de Trámites Consulares del Ministerio de Relaciones Exteriores, quien
además impulsó la implementación de esta práctica sustentándola ante otras
instancias del Ministerio y las autoridades del Museo del BCR. Actualmente
dirige, monitorea y evalúa esta práctica.
Asimismo, debe mencionarse el rol en la implementación, control y vigilancia de
los aspectos logísticos de esta práctica de la señorita Fabiana Tenorio Pariona,
Asistente del Director de Trámites Consulares.
Finalmente, debe indicarse a los dos jóvenes universitarios, estudiantes de la
Escuela de Turismo de la Universidad San Martín de Porres, los señores
Marco Antonio Flores Andrade y Marina Elizabeth Velásquez Aleman, quienes
se encargan de motivar e invitar al público usuario de las legalizaciones a que
visiten el Museo del BCR.
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
15
Aliados.
Sector Público: Museo del Banco Central de Reserva
- Señora Flora Salcedo Kuljevan, Jefa del Museo del Banco Central de
Reserva - BCR.
Cuadro de principales funcionarios vinculados con la Práctica Postulada
Función/
Rol
Nombre de
responsable
Cargo Profesión e-mail
/teléfono
Actividades
que
desarrolló
1. Diseño
de BPG
(idea,
creación)
Luis Hernán
Delgado
Vizcarra
Director de
Trámites
Consulares
Diplomático
Abogado
311-2696
Idea y
sustentación
de la práctica
ante las
autoridades
del MinRREE
y del Museo
del BCR
2.
Implement
ación
(puesta en
práctica)
A) Luis
Hernán
Delgado
Vizcarra
B) Fabiana
Tenorio
Pariona
Director de
Trámites
Consulares
Asistente
del
Director de
Trámites
Consulares
Diplomático
Abogado
Licenciada
en
Negocios
Internacion
ales
311-2696
311-2697
Dirigió y
coordinó la
implementaci
ón de la
práctica.
Ejecutó los
aspectos
logísticos de
la práctica
3.
Coordinad
or de la
práctica
en la
actualidad
Luis Hernán
Delgado
Vizcarra
Director de
Trámites
Consulares
Diplomático
Abogado
311-2696
Supervisa la
continuidad
de la práctica
4.Máxima
autoridad
Luis Hernán
Delgado
Vizcarra
Director de
Trámites
Consulares
Diplomático
Abogado
311-2696
Decide sobre
todos los
aspectos de
la práctica
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
16
- Señora Maria Luisa Zúñiga Moreno, Encargada de Gestión Cultural del
BCR
- Staff de guías del Museo del BCR
Sector Privado: Universidad San Martín de Porres
- Señor Johan Leunidan Huys, Decano de la Facultad de Ciencias de la
Comunicación, Turismo y Psicología de la Universidad San Martín de
Porras,
- Señorita Gianella Gaita, Jefe de la Oficina de Prácticas Pre-
profesionales y bolsa de trabajo de la Escuela de Turismo de la
Universidad San Martín de Porres.
Lecciones aprendidas.
- Se ha evidenciado que para mejorar el servicio que se brinda a los
usuarios de las legalizaciones no siempre debe pensarse en inversiones
costosas y que con creatividad se pueden identificar mejoras;
- El funcionario público debe identificarse con el usuario y pensar que
haría en el tiempo de espera y proponer alternativas;
- La colaboración entre entidades públicas y privadas es positiva;
- Se viene evaluando extender la práctica antes descrita. Los usuarios
podrían visitar otros lugares cercanos de interés mientras esperan el
procesamiento de sus legalizaciones.
- Se viene evaluando que los estudiantes motivadores formen grupos
entre los usuarios que deseen visitar el Museo del BCR y que los
puedan guiar ellos mismos. Para lo anterior, se precisa de un espacio
más amplio y más estudiantes.
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
17
Difusión de la práctica.
A nivel interno, se difunde a través de los estudiantes motivadores que ofrecen
al público usuario la posibilidad de visitar las salas del Museo. En el interior del
local de legalizaciones, existen unos paneles a colores en los que describen
cada una de las salas de exposición del Museo.
Asimismo, en los primeros días de implementarse la práctica se publicó la Nota
de prensa 504-06 del Ministerio de Relaciones Exteriores con el título “Usuarios
del servicio de legalizaciones visitan exposiciones en el Museo del BCR”.
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
18
ANEXOS
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
19
FICHA INSTITUCIONAL
Institución Postulante: DIRECCIÓN DE TRÁMITES CONSULARES
1. Acerca de la Institución (no exceder las 100 palabras)
La Dirección de Trámites Consulares es dependiente funcionalmente de la
Dirección General de Política Consular, la que a su vez depende de la
Subsecretaría de Comunidades Peruanas en el Exterior, órgano de línea del
Ministerio de Relaciones Exteriores.
La actual política consular viene renovándose para poder responder al
constante incremento de las comunidades peruanas en el exterior, las que se
han concentrado fundamentalmente en las grandes ciudades de naciones
desarrolladas y países vecinos.
El servicio de legalizaciones es una de las principales actividades que realiza
la Dirección de Trámites Consulares, debido a que se desarrolla de manera
directa y personal con el usuario solicitante.
2. Principales servicios que presta la institución al público
Primordialmente, es el servicio de legalizaciones que posee un mayor número
de atenciones diarias, con tendencia a la alza. Simultáneamente, la Dirección
de Trámites Consulares brinda servicio consular especializado en temas de
registro electoral, registro militar, asuntos registrales, judiciales, notariales, de
visas y pasaportes. Debido al incremento de las comunidades peruanas en el
exterior, dichos servicios son cada vez más demandados y se viene
trabajando en modernizar, informatizar y agilizar los trámites.
3. Presentación de la visión, misión y fin de la institución Postulante
Visión: Enfrentar creativa y eficazmente los desafíos del aumento paulatino de
las comunidades peruanas en el exterior, a través de una mejora en la calidad
del servicio y promoviendo a la vez los valores y cultura de nuestro país para
fortalecer la identidad nacional.
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
20
Misión: Servir de nexo entre las comunidades peruanas en el exterior y sus
familiares en el Perú, a fin de cautelar los intereses de todos los peruanos
brindándoles un servicio de calidad y oportuno. Coordinar con otras
instituciones del sector público y entidades no gubernamentales a fin de
viabilizar en el ámbito interno los requerimientos de la ciudadanía en particular
aquellas que contribuyan al desarrollo social y la vinculación del Estado y
todos los peruanos.
Fin: La defensa de la conciencia del servicio público, el respeto pleno al
principio de legalidad, la transparencia, probidad y simplificación administrativa
de los actos públicos y la conducta ética. Ser un agente de vinculación cultural
de los peruanos con su país en general y con sus comunidades de origen en
particular, sirviéndose del servicio consular a fin cautelar los derechos
fundamentales de los connacionales tanto en el Perú como en el exterior.
4. Funcionarios responsables
Luis Hernán Delgado Vizcarra, Director de Trámites Consulares
5. Actividades y proyectos
El proyecto en mención busca brindar un mejor servicio a las personas que
acuden a legalizar documentos, invitándolos a que visiten el Museo del Banco
Central de Reserva, mientras esperan el término de la legalización de sus
documentos.
6. Ámbito geográfico de sus operaciones y oficinas desconcentradas
En la fecha se tiene solo un único local donde se brinda el servicio de
legalizaciones, el mismo que se encuentra ubicado en el sótano Nº 1 del
Edificio Carlos García Bedoya, actual sede del Ministerio de Relaciones
Exteriores en el centro de Lima.
Sin embargo, gracias a la colaboración de dos instituciones públicas, como la
Oficina Regional del RENIEC en el Callao y la Municipalidad de Los Olivos, el
mencionado servicio se descentralizará a la Provincia Constitucional del Callao
y el distrito de Los Olivos.
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
21
7. Presupuesto asignado
El presupuesto asignado a la Dirección de Trámites Consulares se encuentra
incluido dentro del presupuesto general asignado al Ministerio de Relaciones
Exteriores.
8. Sector al que pertenece
Ministerio de Relaciones Exteriores
9. Cuadro de asignación de personal (CAP) o estructura del personal
Indicar número de plazas autorizadas en el CAP y número adicional de
personas que de una u otra forma prestan servicios a la institución, indicando
su número, categoría y tipo de contratación.
* Un (01) Director de Trámites Consulares
* Quince (15) personas contratadas
* Veintitrés (23) personas nombradas
10. Ley Orgánica
Decreto Ley 26112 del 26 de diciembre de 1992, determina la estructura
orgánica del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Decreto Supremo Nº 059-2001-RE, de fecha 04 de agosto de 2001, crea la
Subsecretaria de Comunidades Peruanas en el Exterior.
11. TUPA actualizado
Decreto Supremo 032-2006-RE, de fecha 13/07/06.
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
22
SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN Institución Postulante: DIRECCIÓN DE TRÁMITES CONSULARES I. Identificación de la categoría a la que postula en el concurso Categoría en la que concursa: Promoción de la Cultura e Identidad Indicar si concursa también en otra categoría (marcar con aspa): Si ( ) No ( X ) ¿A cuál(es)? :______________________________________________ II. Identificación de la institución Postulante Tipo de Institución (marcar con un aspa):
(X)
Organismos del Poder Ejecutivo, Legislativo y Judicial (Ministerios, Congreso, Juzgados, etc.)
( ) Organismos Públicos Descentralizados (OPDs)
( )
Organismos Constitucionalmente Autónomos
( ) Organismos Reguladores, Recaudadores y Supervisores
( )
Programas, Proyectos y Comisiones ( ) Fondos Especiales con personería jurídica
( )
Beneficencias y sus dependencias
( ) Empresas Públicas del gobierno central, regional y local
( )
Gobiernos Regionales y sus Organismos Públicos Descentralizados
( ) Gobiernos Locales y sus Organismos Públicos Descentralizados
( )
Comisarías y puestos policiales ( ) Colegios estatales, UGEL, organizaciones de estudiantes, APAFA, CONEI
( )
Universidades Públicas ( ) Consulados y Embajadas
( )
Otras entidades, proyectos o unidades ejecutoras del sector público __________________________________________________________________________
Nombre de la institución postulante Dirección de Trámites Consulares Razón social Ministerio de Relaciones Exteriores Dirección Sótano Nº 1 del Edificio Carlos García Bedoya, Jirón Lampa esquina
con Jirón Ucayali Teléfono (511) 311-2696 Fax: (511 ) 311-2698 Correo electrónico (e - mail) [email protected] / [email protected] RUC: No se aplica Dirección web: No se aplica
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
23
III. Datos de la Persona que efectúa la Postulación Indicar los datos del responsable de la institución Postulante o del tercero que efectúa la Postulación Institución Dirección de Trámites Consulares Nombre Luis Hernán Delgado Vizcarra Cargo Director de Trámites Consulares DNI 10038665 Teléfono 311-2696 Celular 96437571 Fax 311-2698 Correo electrónico (e-mail) [email protected] / [email protected] IV. Datos de la Persona de Contacto Nombre Luis Hernán Delgado Vizcarra Cargo Director de Trámites Consulares Institución Dirección de Trámites Consulares del Ministerio de Relaciones
Exteriores DNI 10038665 Teléfono 311-2696 Celular 96437571 Fax 311-2698 Correo electrónico (e-mail) [email protected] / [email protected] V. Vinculación existente En caso existiera, se deberá especificar cual es la vinculación (comercial, profesional, laboral o de consanguinidad en 3er grado) existente entre la Institución Postulante (y en su caso, su máxima autoridad) y los miembros del Jurado, Equipo Técnico y/o CAD Ciudadanos al Día: Marcar con aspa y completar:
Nombre de miembro Tipo de vinculación Jurado Equipo Técnico
CAD
1. ( ) ( ) ( ) 2, ( ) ( ) ( ) 3. ( ) ( ) ( ) VI. Participación en ediciones anteriores Marcar con aspa y completar:
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
24
¿Participó la entidad postulante en ediciones anteriores?: Sí ( ) ¿En cuál(es)? :_______________________________________ No ( X ) Categoría(s) en la(s) que participó: _________________________________________ _____________________________________________________________________ Nivel de calificación: Finalista ( ) BPG ( ) No BPG ( ) VII. Declaración de los participantes La institución Postulante, o en su caso, el tercero que la postule, declara formalmente que: 1. Conoce las Bases del concurso y se somete incondicionalmente a ellas y a las decisiones del Jurado. 2. Asegura que toda la información consignada en la presente solicitud y en sus anexos es veraz, completa y exacta y no comprende información de propiedad de terceros. Cualquier inexactitud no compromete la responsabilidad de CAD Ciudadanos al Día, del Equipo Técnico, del Jurado o de los organizadores, patrocinadores y auspiciadores del Premio, sometiéndose el Postulante a las consecuencias que se deriven de ello, que podrían incluir la descalificación de la candidatura o el eventual retiro de los premios a que se hubiera hecho acreedor. 3. Ofrece suministrar a CAD Ciudadanos al Día, al Equipo Técnico y al Jurado la información adicional que se considere pertinente para los fines del concurso. 4. Con excepción de lo indicado en el punto V de este documento, no existe vinculación con ninguno de los organizadores del concurso, miembros del Jurado o Equipo Técnico que pueda afectar la imparcialidad de su postulación y, en caso de existir ésta, se ha informado oportunamente al equipo de CAD. 5. Autoriza expresamente a CAD Ciudadanos al Día la difusión de los resultados y contenidos en su postulación, en todo o en parte, así como cualquier información adicional que presente. Este documento tiene carácter de declaración jurada y es prueba del compromiso asumido por la Institución Postulante de compartir y difundir los aspectos primordiales de sus sistemas, procesos y logros en materia de Buenas Prácticas Gubernamentales para el caso en que resulte ser ganadora o finalista, de forma que pueda servir de modelo y guía a otras instituciones públicas. Fechado en Lima a los 14 días del mes de mayo del 2007 Firmado por: (1) Institución Postulante Firma del Representante Legal Firma de la Persona de Contacto Nombre: Luis H. Delgado Vizcarra Nombre: Luis H. Delgado Vizcarra Cargo: Director de Trámites Consulares Cargo: Director de Trámites Consulares
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
25
O por: (2) Tercero que la postula Firma del Representante Legal ( ) Sí deseo que se mencione que Nombre: la postulación fue hecha por mí Cargo: ( ) No deseo que se mencione
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
26
MATERIAL ELECTRÓNICO Para poder darle una mejor exposición a su institución en nuestra página web así como poder realizar una mejor difusión de información de su práctica, se debe anexar lo siguiente:
1. Logo de la organización en formato PSD o equivalente de alta resolución (PNG, otros) y algún otro logo que sea importante para la presentación de la práctica. De preferencia se recomienda enviarnos el logo en fondo transparente.
( No )
2. Versión electrónica de la postulación en formato Word (soporte magnético en diskettes de 31/2 o en Compact Disc (CD)). No se aceptarán versiones en Acrobat (*.pdf).
( Si )
3. Material fotográfico en formato JPG que muestre el cambio producido con la implementación de la práctica (el antes y el después). Ejemplo:
Este material puede ser incluido en la descripción de la práctica pero es necesario que además se envíe por separado. Este material no se devolverá.
( No )
CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales
27
CONSTANCIA DE PAGO Datos de la Institución Postulante: Nombre de Institución: Dirección de Trámites Consulares Dirección: Sótano Nº 1 edificio Carlos García Bedoya, Jirón Lampa esquina Jirón Ucayali - Cercado de Lima Distrito /Provincia /Departamento: Lima Metropolitana/Lima/Lima Teléfono: 311-2697
Datos de postulación Premio BPG 2007: Categorías a las que postula:
Categoría No de postulaciones
Transparencia y Acceso a la Información
Servicios de Atención al Ciudadano
Simplificación de Trámites
Consulta y Participación Ciudadana
Eficiencia en Adquisiciones y Contrataciones
Inclusión Social
Promoción del Desarrollo Económico
Promoción de la Cultura e Identidad 1
Cooperación Público-Privada
Incidencia Pública
Predictibilidad de los Procesos Regulatorios
Fiscalización y Cumplimiento de la Ley
Sistemas de Gestión Interna
Educación
Transporte Sostenible
Seguridad Ciudadana
Relación con la Prensa
Otras Mejoras en la Gestión Pública
Total 1
Información para el comprobante de pago: Indicar que tipo de comprobante desea: Boleta (x) Factura ( ) A nombre de (persona o institución): Luis Hernán Delgado Vizcarra RUC: ________________________________________________________________ Dirección de la persona o institución: Av. Del Sur 368 dpto 101 Chacarilla – Surco. Lima Dirección de envío de comprobante de pago: Av. Del Sur 368 dpto 101 Chacarilla – Surco. Lima Voucher del depósito: (pegar copia de voucher original en este espacio)
Le agradeceremos envíe este formulario completo más la copia de la orden de servicio interno antes del 30 de abril del 2007 al fax (511) 4228541 para emitir la factura correspondiente.