Download - PMO. Gestión de Proyectos
PMO. La función y responsabilidades de una oficina
de proyectos. Caso Práctico
Marc Bara Iniesta Associate Professor. EU Gimbernat i Tomàs Cerdà. www.eug.es @: [email protected] es.linkedin.com/in/marcbara
Un proyecto es un esfuerzo temporal cuyo compromiso es crear un producto o servicio único el cual posee una elaboración progresiva
• Temporal significa que tiene un inicio y fin delimitado
• Único significa que el producto o servicio es diferente en algunas características a otros similares que pudieran o no existir anteriormente
• Elaboración progresiva se aplica a las características del servicio o producto y significa que dichas características serán llevadas a cabo paso a paso, a través de incrementos
“Un proyecto tiene un objetivo específico, un presupuesto establecido y una organización (quizá temporal y que puede ser
desmantelada al término del proyecto)”
¿Qué es un proyecto?
Ac#vidades
Operaciones
- Administración y Soporte de los Sistemas de Información
- Call Center - Administración de los Recursos Humanos
- Administración de las Finanzas - Producción en cadena - ...
Proyectos
- Implementación de un nuevo Sistema de Información
- Definición y Ejecución de un Plan de Comunicación o Márke#ng.
- Puesta en marcha de una nueva Polí#ca de RRHH
- Plan Anual de Formación - Diseño de un nuevo Producto o Servicio
- Implementación de un nuevo Proceso Organiza#vo
Proyectos y Operaciones
" Programa: conjunto de proyectos relacionados, que se manejan colectivamente (además de individualmente) para obtener beneficios y control adicionales. " Portafolio: conjunto de proyectos o programas (y otros trabajos) que se agrupan para facilitar la gestión efectiva del trabajo para conseguir los objetivos estratégicos de negocio. Los proyectos o programas no tienen por qué ser necesariamente interdependientes o relacionados.
" Una organización ‘proyectizada’ es aquella que incorpora el uso de los tres conceptos en su operativa diaria.
Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos
Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos
Fig 1-1, pag 8 PMBOK
Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos
Definición de Programa
Gestión de la Cartera de Proyectos
Gestión Cartera Proyectos
Gestión de Proyectos
Proyecto
Gestión del cambio
Sistemas de Gestión de la Información
Pre-Proyecto Proyecto Operaciones
Gestión Programas
PMI - Standard
The Standard for Portfolio Management
Cartera de Proyectos y entorno organización
Cartera de Proyectos y entorno organización
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En este contexto… ¿Qué es una PMO exactamente?
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“An organizational unit to centralize and coordinate the management of projects under its domain. A PMO oversees the management of projects, programs or a combination of both.” A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® guide)
“In each organization, the definition of a PMO may vary in name and by function, but it essentially centralizes, coordinates and oversees the management of projects and programs.” Article by Bud Baker, Ph.D. PMI Network, June 2007
Algunas características…
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• Una PMO es un grupo de personas con la misión de dar soporte a los jefes de proyecto en el lanzamiento, implementación y completación de proyectos.
• Algunas PMOs son mínimas, con sólo staff a tiempo parcial. • Otras pueden involucrar inmensas infraestructuras, con
metodologías y control rígidos.
• La PMO es un ente organizacional creado para asistir a los jefes de proyecto en la consecución de los objetivos de los proyectos.
• Proporciona una oportunidad a los jefes de proyecto para desarrollarse más rápidamente, con respecto a si trabajaran en solitario.
• La PMO es una organización centralizada dedicada a mejorar la práctica y los resultados de la gestión de los proyectos.
Establecer una PMO
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Requisitos de la PMO: • El valor de la PMO debe ser medible para resultar
sostenible. • Si no se puede medir, no se puede controlar y por
tanto gestionar. • La PMO debe estar alineada con los intereses y
objetivos de la organización para sobrevivir.
à Debe tener como principal cliente a la Alta Dirección!!
PMO y su aceptación de alta dirección
La PMO debe proporcionar varios procesos a la alta dirección:
• Escoger el mix adecuado de proyectos: herramienta de planificación estratégica.
• Ligar las estrategias ejecutivas con los proyectos en curso y futuros.
• Gestionar la cartera de proyectos correctamente.
• Mejorar los resultados de los proyectos que se alineen con los objetivos estratégicos de la compañía.
En definitiva, una PMO debe ser capaz de ayudar a la Alta Dirección con la ejecución de la estrategia, tal cual está determinada por la cartera de proyectos.
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La Alta dirección dará soporte a la PMO que incremente la probabilidad de conseguir sus objetivos.
La PMO encontrará soporte de la alta dirección si: • Ayuda en conseguir los objetivos del management
(por los que son medidos…) • Consigue llevar más proyectos a finalización, sin
incremento de recursos. • Los proyectos se completan en menos tiempo. • Su impacto es claramente percibido en todos los
niveles de la organización.
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PMO y su aceptación de alta dirección
Es crítico que los beneficios de establecer una PMO ser perciban cuanto antes. à Se deben poder medir
• No se definició su valor, sus beneficios.
• No se percibe como influencia positiva en las entregas de proyectos.
• Se percibe como amenaza – muy autoritaria, rígida en burocracia y metodología.
• No tiene ‘buy-in’ de la alta dirección
• Se percibe como un ‘overhead’ en la gestión de los proyectos.
• Se dedica a micro-gestionar, intentando controlar cada proyecto directamente.
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Causas de fallo en la implantación de la PMO
Entidad que provee a la organización y a los Jefes de Proyecto el apoyo en la aplicación efectiva de prácticas de Gestión de proyectos, así como la información crítica para fundamentar la toma de decisiones y entregar
resultados conforme a las expectativas del proyecto, programa, y cartera de proyectos.
Oficina de proyectos
Proy 1
Proy 2
Proy n
Proveer Servicios
Control y recopilación información
Algunos de sus objetivos son: • Gestión y/o facilitación de los
procesos de gestión de la cartera de proyectos.
• Proveer servicios de definición de metodologías y estándares, asesoría a proyectos, capacitación y selección de proyectos
• Asegurar el control y monitoreo constante de los proyectos en marcha
• Incrementar la coordinación entre los proyectos para asegurar que cuentan con los recursos requeridos para su finalización exitosa
Una definición de Oficina de Proyectos (PMO)
Oficina de Proyectos
Soporte Administrativo y de Coordinación
Asesoría y Control de Proyectos
Desarrollo y formación
Definición de estándares y metodología
Ejemplo de áreas de responsabilidad de la PMO
Ejemplo de Servicios de la PMO PMO Services
Portfolio Management
Consulting & PMO Services Training Admin./H.R. Archives
Project portfolio information
Project rescues Methodology Project accounting
Information repository
Asset, strategic objectives and resource portfolios
Project acceleration, assessments, threats and opportunities, auditing, risk management
Tools Operations planning and forecasting
Data integrity and security
Executive reporting and governance
Project management processes, tools, methodologies
Project management basics
Data collection and report distribution
Project document library/knowledge management
Prioritization techniques
Mentoring Certification Asset tracking Lessons learned
Staggering of projects
Help Desk Teamwork Materials and supplies
Closed contracts
Strategic resource management
Web portal/information management
Advanced project management
Contract and change management
Analysis Resource recruiting
Scheduling software
Metrics, bonuses, career path, rewards and recognition
Customer interface
Customer interface Customer interface
Customer interface
Customer interface
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Caso práctico: Servicios de consultoría PMO
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Caso práctico: PMO y apoyo a nuevas ofertas
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Caso práctico: PMO y metodologías
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Caso práctico: PMO y sistemas información
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Caso práctico: PMO y Alta Dirección