“EL MARIO SOMOS TODOS”
PLAN INSTITUCIONAL
DE ARCHIVO – PINAR
VERSION
2020
1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 3 2. PROPÓSITO ..................................................................................................... 3 3. CONSTRUCCION DEL MAPA DE RUTA ......................................................... 5 4. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL ................................................... 6
4.1. Identificación de la situación actual .................................................................................................... 6
4.2. Identificación de falencias .................................................................................................................... 7
4.3. Definición de aspectos críticos vs riesgos ............................................................................................ 7
4.4. Las responsables evaluaron uno a uno los aspectos críticos con cada eje articulador y los
resultados fueron los siguientes: .................................................................................................................... 39
4.5. El resultado final de la matriz de prioridades .................................................................................. 41
1. INTRODUCCIÓN
Con el objeto de dar cumplimiento al Decreto 2609 de 2012, el Hospital
Departamental Mario Correa Rengifo E.S.E. ha previsto desarrollar para el 2018
al 2023 el Plan Institucional de Archivos – PINAR.
2. PROPÓSITO Crear el instrumento que permita la planeación archivística y establecer el Plan de
Acción para el mejoramiento continuo del Sistema de Archivo del Hospital
Departamental Mario Correa Rengifo, el cual debe ser aplicado a todas las áreas
y a los archivos en cualquier soporte generados en ejercicio de sus funciones
(físico, magnético, electrónico, entre otros).
De igual manera es el instrumento por medio del cual se priorizaran las
actividades a ejecutar del Programa de Gestión Documental – PGD
Las políticas y los lineamientos establecidos en el presente documento, serán la
base para facilitar el adecuado control de la gestión documentación del Hospital
Departamental Mario Correa Rengifo E.S.E. desde la creación, organización,
preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivística. De igual manera de las disposiciones internas (Decretos,
Resoluciones, Circulares, etc.), que han reglamentado la gestión de documentos
en el Departamento y que han sido tenidas en cuenta para la definición de este
documento.
Teniendo en cuenta las necesidades evidenciadas en la auditoría realizada por
Control Interno. Como los diferentes Planes de Mejoramiento generados. –
PINAR para el Hospital Departamental Mario Correa Rengifo ESE, como
herramienta para la planeación, ejecución y articulación con los diferentes planes y
proyectos estratégicos previstos por la entidad en torno de la función archivística.
Para su desarrollo, se establecen los aspectos críticos de la gestión documental
en la Entidad, se priorizan las necesidades de acuerdo a los lineamientos
establecidos y se trazan los objetivos a desarrollar que den respuesta por medio
de los planes y proyectos a lo que se requiere.
Finalmente se realiza la proyección de requerimiento para el desarrollo de
actividades y se mide los avances y la ejecución de las actividades con el fin de
finiquitar necesidades del proceso de gestión documental.
Línea estratégica Objetivos
Organización de archivos, transparencia y acceso a la información.
Implementar las Tablas de Retención Documental.
Organización de archivos, transparencia y acceso a la información.
Ordenar los archivos de Gestión.
Organización de archivos, transparencia y acceso a la información.
Elaborar los documentos que permitan agrupar los Procesos y Procedimientos de la Gestión Documental para unificar los criterios según la normatividad.
Organización de archivos, transparencia y acceso a la información.
Establecer políticas que regulen la gestión documental en el hospital
Organización de archivos, transparencia y acceso a la información.
Construir e implementar las herramientas necesarias que exige la gestión documental para el control y recuperación de la información.
Conservación y preservación de documentos de archivo.
Optimizar la infraestructura de los depósitos de archivo existentes y construir el archivo central.
Conservación y preservación de documentos de archivo.
Incluir la Gestión Documental en el Plan de Desarrollo Institucional como un proceso transversal en toda la Institución que tiene que estar vinculado con la Planeación Estratégica del Hospital.
Conservación y preservación de documentos de archivo.
Capacitar con personal idóneo a los funcionarios en el Proceso de Gestión Documental.
Fortalecimiento tecnológico. Recepcionar, estudiar y presentar las propuestas sobre tecnología adecuada que permita cumplir los objetivos del sistema de Gestión Documental para su posterior
adquisición.
3. CONSTRUCCION DEL MAPA DE RUTA
En la elaboración del mapa de ruta del Hospital Departamental Mario Correa Rengifo
E.S.E. se ha tenido en cuenta el tiempo de ejecución de las actividades a desarrollar
dentro del Plan Institucional de Archivos – PINAR, para la vigencia 2018 -2023.
En el período de largo plazo, a partir del 2018 al 2023 se realizaran actividades de
seguimiento, monitoreo y evaluación.
OBJETIVO Plan o Proyecto Tiempo
Mediano Plazo (1 a 2 años)
Largo Plazo (4 años en adelante)
2018 2019 2020 2021 2022 2023
Plan de Capacitation Institutional
2
4
4
4
2
2
Plan de Compras 1 2 4 0 4 4
Proyecto de Construcción del Archivo Central
2 4 4 4 4 4
Plan de Desarrollo Institucional
1 2 4 4 4 4
Sistema Integral de Conservación SIC
1 2 4 4 4 4
Programa de Gestión Documental PGD
1 2 4 4 4 4
Plan o Proyecto Tiempo INDICADORES METAS
2018 2019 2020 2021
Plan de Capacitación Institucional
Recurso humano objeto de capacitación
No total de recurso capacitado
75% 85% 95% 100%
Plan de Compras No necesidades requeridadas
Necesidades satisfechas 85% 90% 95% 100%
Proyecto de construcción del Archivo Central
Ampliación y construcción del archivo central
15% 50% 75% 85% 100%
Plan de desarrollo Institucional
Metas de gestión documental
Metas cumplidas plan de desarrollo
85% 95% 100%
Sistema Integral de Conservación SIC
Enfoque de SIC en el Hosptial
Implementación del SIC en el Hosptial
85% 95% 100%
Programa de Gestión Documental PGD
Enfoque de PGDen el Hosptial
Implementación del PGD en el Hosptial
85% 95% 100%
4. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL 4.1. Identificación de la situación actual
Para la identificación de los aspectos críticos en el área de Gestión
Documental del Hospital Departamental Mario Correa Rengifo E.S.E.
DESCRICION BIEN EXPLICATIVA DE COMO ESTA EL PROCESO DE
GESTION DOCUMENTAL, SU GRADO DE MADUREZ, aplicación de tablas,
ventanilla, locativo, archivo central, gestión, intermedio
Mapa de riesgo evidencia o ratifica lo anterior
ITEM HERRAMIENTA DESCRIPCION
1
Diagnóstico
Integral del
Archivo
Actualmente la estructura de clasificación de documental que
existe no se encuentra actualizada con el nuevo organigrama
institucional, por lo tanto los códigos de series y subseries que
ITEM HERRAMIENTA DESCRIPCION
fueron creados con la estructura organizacional anterior
(organigrama) se encuentran obsoletos.
2 Mapa de riesgos El área del archivo central, presenta humedad, esto a
ocasionado pérdida o deterioro parcial de los documentos que
se encuentran almacenados.
3
Planes de
mejoramiento
generados a
partir de las
auditorías
internas y
externas.
Plan de mejoramiento generado a partir de visita de Control
Interno.
Según lo anterior se identifican los aspectos críticos que deben tomarse en
cuenta para el presente documento, de lo cual se procederá a identificar los
riesgos asociados.
4.2. Identificación de falencias
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir
los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD,
Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de
documentos, clasificación, foliación, ordenación).
Debilidad en la implementación de herramientas tecnológicas.
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos.
La necesidad de incluir el proceso de gestión documental en el Plan de
Desarrollo Institucional y articularlo con los demás procesos Institucionales.
4.3. Definición de aspectos críticos vs riesgos
Definición de Aspectos Críticos Vs Riesgos
ASPECTOS CRÍTICOS RIESGOS
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de
Desconocimiento de la normatividad
Procedimientos equivocados
ASPECTOS CRÍTICOS RIESGOS
Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación).
Pérdida de tiempo en procedimientos errados
Débil aplicación de herramientas tecnológicas, no se cuenta con proceso de digitalización
reprocesos de gestion de la información
Dificultad para la elaboración de Copias de Seguridad
Inconvenientes para la digitalización de la información
Falta de control de las Comunicaciones
Las Tablas de Retención Documental están implementadas, pero se requiere fortalecer su adherencia
Pérdida de la información documental Desorden en los archivos de gestión Fondos acumulados
Fácil acceso a la información de personal no autorizado
Deficiencia en controles después del préstamo de los documentos. Falta de seguridad de los documentos Fraccionamiento de expedientes y trámites
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
Deterioro de los documentos por falta de espacios suficientes para su almacenamiento
Desagregación de los archivos de gestión por falta de espacio en las unidades administrativas
Pérdida de patrimonio documental
La necesidad de incluir el proceso de gestión documental en el Plan de Desarrollo Institucional y articularlo con los demás procesos Institucionales.
Falta de formación en gestión documental para el correcto manejo de la información Resistencia al cambio
No se prioriza la Gestión documental
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
Falta de formalizar los manuales para la aplicación de procesos y procedimientos de gestión documental
Diversidad de criterios para el manejo de los documentos
Priorización de aspectos críticos y ejes articulares, priorización de aspectos críticos y ejes
articulares. Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los
diversos temas de gestión documental:
ASPECTO CRÍTICO
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumento de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación).
Se considera el ciclo vital de los
documentos integrando aspectos
administrativos, legales, funcionales y
técnicos.
Se planificaran y realizaran capacitaciones y retroalimentaciones del PGD
Se cuenta con todos los instrumentos
archivísticos socializados e
implementados
Esta aprobada la TRD e implementada y socializada en un 60%
Se cuenta con procesos de
seguimiento, evaluación y mejora para
la GD
Se encuentra en proceso
Se tiene establecida la política de
Gestión Documental
Si, se encuentra que es la organización y la administración de los documentos, pero se debe publicar y aprobar la política.
Los instrumentos archivísticos
involucran la documentación
electrónica
Si, a través de los sistema de archivos electrónico y el sistemas de información que tiene el hospital y su historia clínica sistematizada
Se cuenta con procesos y flujos
documentales normalizados y medibles Se deben implementar están solo en enfoque
Se documentan procesos o
actividades de gestión de
documentos
Cuando se realiza capacitación y retroalimentación y se lleva formato control de asistencia
Se cuenta con la infraestructura
adecuada para resolver las
necesidades documentales y de
archivo
Existe la necesidad de espacios adecuados
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos o interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos
La conocen y están empeñados en mejorar las condiciones y fortalecer el proceso
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender a las necesidades documentales y de
Para aplicación se cuenta con presupuesto para obra del 5% del ppto anual
ASPECTO CRÍTICO
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN
archivo
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 9
ASPECTO CRÍTICO
ACCESO A LA INFORMACIÓN
SOLUCIÓN
Necesidad de Capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, Instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación).
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información
En enfoque, se requiere de su divulgación y apropiación
Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos
Se debe fortalecer la capacitación continua y la actualización en formación y manejo de la gestión documental.
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos
Tenemos la plataforma de comunicaciones con la página web, la oficina de comunicaciones con el informarion.
Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación
En enfoque, desde el comité de gestión documental se planea para la vigencia la creación de los espacios de capacitación en la gestión de documentos
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para los archivos
Si, con guías y manuales que se facilitan para capacitar evaluar y retro alimentar a las diferentes áreas de trabajo del Hospital.
El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la
Si, las que se encuentran al alcance de los funcionarios
ASPECTO CRÍTICO
ACCESO A LA INFORMACIÓN
SOLUCIÓN
información de la entidad
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información
Sí, pero no aplican las tablas de retención documenta correctamente, existe un cronograma de reinducción generado desde el comité de gestión documental
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel
El Hospital en su desarrollo e implementación de las tecnologías de información ha contemplado el uso de las tecnologías para mejorar la eficiencia del proceso
Se tiene implementada la estrategia del Gobierno en Línea-GEL
Se cuenta con un comité y está en operación
Se cuenta con canales (Locales y en línea) de servicio, y orientación al ciudadano
Si, Call Center y página web
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 9
ASPECTO CRÍTICO PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
SOLUCIÓN DIRECTA
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos,
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos
Las cajas y carpetas descalcificadas Proceso de escaneo y digitalización
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrados a otros sistemas de gestión
Son instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, por situaciones presupuestales se ha contemplado a medio plazo su implementación, actualmente aplica para ventanilla única solamente.
Se cuenta con archivos Si existe un archivo central e histórico el cual
ASPECTO CRÍTICO PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
SOLUCIÓN DIRECTA
clasificación, foliación, ordenación).
centrales e históricos requiere fortalecer su infraestructura
La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad
Las establecidas por el Archivo General de la Nación
Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación – SIC
Por archivos se parados por módulos ordenadamente
Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento conservación y preservación de la documentación física y electrónica
La infraestructura tiene deficiencias o aberturas que en cualquier momento con un aguacero o vendaval pueda inundar esta área, aberturas que es el ducto de ventilación por medio del cual pueden ingresar murciélagos y toda clase de animales, exponiendo al funcionario a una eventual mordedura y picadura.
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final
Valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción
Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos
Herramienta de mejores prácticas cotidianas para el tratamiento físico y técnico de la información, con miras a la preservación y conservación de los documentos de archivo en las diferentes fases del ciclo de vida de la información.
Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados
Se debe implementar
Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio
Por ser manual en un 90% solo se aplica a ventanilla unica
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 3
ASPECTO CRÍTICO
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
SOLUCIÓN
Necesidad de Capacitación por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación).
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información
Se cuenta con, Servidores y escáner ubicados en ventanilla única, los demás proceso de gestión documental operan de manera manual.
Se cuenta con herramientas tecnológicas acorde a las necesidades de la entidad las cuales permiten hacer buen uso de los documentos
Solo para ventanilla única a mediano plazo, los demás proceso de GD
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de dados a nivel interno y con terceros.
Existe la políticas probadas y socializada y esta inmersa en cada contrato que realiza el hospital con proveedores, recursos humano
Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos
P.E. la adopción e implementación de un Sistema de gestión de calidad
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos
No al 100% que la empresa lo requiere
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y los procesos archivísticos
Se encuentran estandarizada en un
25%, solo ventanilla única, en proceso
de gestión los demás procesos, solo
esta estandarizada en herramientas
tecnológicas la Historia clínica y proceso
administrativos
Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas
El hospital cuenta con un Plan estratégico de tecnologías de información PETI, en cual contempla es despliegue tecnológico de la ESE, Se tiene convenios y para el mantenimiento de los equipos, ya que no es suficiente el personal a cargo.
ASPECTO CRÍTICO
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
SOLUCIÓN
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción
Si, la página web cuenta con un buzón de quejas y reclamos
Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos
SI, la matriz de riesgos
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información
Si el sistema de información cuenta con todos los componentes de seguridad, cuenta con un oficial de seguridad, firewall, directorio activo, antivirus y seguridad física y de acceso en el centro de computo
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 3
ASPECTO CRÍTICO
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
SOLUCIÓN
Necesidad de Capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental Implementación de TRD, Índice, inventario Documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación).
La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.
Junto a las políticas, normas, recursos e información, cuyo objeto es dirigir la gestión pública a mejor desempeño
Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad
Si, para un mayor control y Seguimiento en la respuesta al ciudadano
Se cuenta con alianza estratégica que permita mejorar e innovar la función archivística de la entidad
Si, con el Archivo General de la Nación y el S.E.N.A.
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística.
Si, estando actualizados en la legislación y normas relacionadas con el AGN.
Se cuenta con un sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e
Sistema de software de gestión documental desarrollado bajo la
ASPECTO CRÍTICO
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
SOLUCIÓN
internacionales plataforma Visu FoxPro versión 9, y como motor de la administración de la base de datos se utiliza SQLServer 2003 para ventanilla, única para la historia clínica y proceso de gestión documental administrativos y de calidad el sistema de información PANACEA WEB
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio
Están contempladas en el PETI
Se cuenta con procesos de mejora continua.
Se realiza por medio del PAMEC de gestión de la información.
Se cuenta con instancias asesora que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad
No, se cuenta con ninguna entidad asesora.
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
Si, por que han recibido capacitación y seguimiento
La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad
A través del comité de Archivo.
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 7
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN
Carencia de herramientas tecnológicas
Se considera el ciclo vital de los
documentos integrando aspectos
administrativos, legales,
funcionales y técnicos.
Se cuenta con todos los
instrumentos archivísticos
socializados e implementados
Si, se efectuó capacitación y
socialización, pero está el
proceso ejecutando un
cronograma de
resocialización con todas la
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN
áreas,
Se cuenta con procesos de
seguimiento, evaluación y mejora
para la GD
Acciones de mejora, PAMEC, comité
de gestión documental y auditorias
Se tiene establecida la política de
Gestión Documental
Si pero se debe
interiorizar
Los instrumentos archivísticos
involucran la documentación
electrónica
En la Historia
clínica
Se cuenta con procesos y flujos
documentales normalizados y
medibles
En proceso de
fortalecimiento
Se documentan procesos o
actividades de gestión de
documentos
Con las metodologías
definida en el proceso de
gestión documental
Se cuenta con la infraestructura
adecuada para resolver las
necesidades documentales y de
archivo
Se cuenta con una
infraestructura pero se debe
mejorar
El personal de la entidad conoce la
importancia de los documentos o
interioriza las políticas y directrices
concernientes a la gestión de los
documentos.
La conoce pero se debe
fortalecer su adherencia
Se cuenta con el presupuesto
adecuado para atender a las
necesidades documentales y de
archivo.
Se cuenta con prepuesto de
operación funcionamiento
del proceso.
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 6
ASPECTO CRÍTICO
ACCESO A LA INFORMACIÓN
SOLUCIÓN
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
Existen pero deben de interiorizarse en la ESE
ASPECTO CRÍTICO
ACCESO A LA INFORMACIÓN
SOLUCIÓN
Carencia de herramientas tecnológicas
Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos
Se cuenta con el recurso humano 4 personas
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos.
Comunicaciones. Y circulares.
Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación
Se cuenta pero debe articularse con la oficina de planeación
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para los archivos
Se cuenta con los instrumentos y tienen aplicabilidad
El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad
Se cuenta con su buen uso, se debe fortalecer con capacitación
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información
Se deben caracterizar los usuarios funciona de manera general
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel
Se debe implementar la política cero papel
Se tiene implementada la estrategia del Gobierno en Línea-GEL
Se cuenta con un comité
Se cuenta con canales (Locales y en línea) de servicio, y orientación al ciudadano
En la pagina web y en línea
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 3
ASPECTO CRÍTICO PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
SOLUCIÓN
Carencia de Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la
De manera manual, la digitalización es a
ASPECTO CRÍTICO PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
SOLUCIÓN
herramientas tecnológicas
preservación y conservación a largo plazo de los documentos
mediano plazo
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrados a otros sistemas de gestión
De manera manual, la digitalización es a mediano plazo
Se cuenta con archivos centrales e históricos
De manera manual, la digitalización es a mediano plazo
La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad
De manera manual, la digitalización es a mediano plazo
Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación – SIC
Se debe implementar al 100% solo aplica para historia clínica
Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento conservación y preservación de la documentación física y electrónica
Se debe implementar al 100% en los físico, solo aplica para historia clínica en un 100%
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final
Reposan en gestión documental pero se deben dinamizar
Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos
Reposan en gestion documental pero se deben dinamizar
Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados
Reposan en gestion documental pero se deben dinamizar
Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio
Aplica para los sistematizado Historia clínica y proceso administrativos como facturación y financiero y talento humano
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 4
ASPECTO CRÍTICO
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
SOLUCIÓN
ASPECTO CRÍTICO
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
SOLUCIÓN
Carencia de herramientas tecnológicas
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información
Política general de seguridad e la información
Se cuenta con herramientas tecnológicas acorde a las necesidades de la entidad las cuales permiten hacer buen uso de los documentos.
Aplica para historia clínica, proceso administrativos y talento humano, existen otros procesos manuales
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas deprotección de dados a nivel interno y con terceros.
Se cuenta con los acuerdos de confidencialidad
Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos
En el Peti
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos.
En ventanilla unica actualmente
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y los procesos archivísticos
En un 85%
Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas
En el proceso de gestión de la información se cuenta con las herramientas
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción.
Por medio del chat en línea de la página web
Se cuenta con modelos para la identificación, avaluación y análisis de riesgos
Si la metodología de ISO 2005, Control Interno
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información
Se controla por directorio activo, y firewall
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 4
ASPECTO CRÍTICO FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN SOLUCIÓN
Carencia de herramientas tecnológicas
La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.
Siguiendo los parametros de planeación y gestion
Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad
Se debe mejorar su articulación incluyendo la oficina de calidad
Se cuenta con alianza estratégica que permita mejorar e innovar la función archivística de la entidad
Archivo general de la nación y el S.E.N.A.
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística
Archvo general de la nación
Se cuenta con un sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales
Archivo general de la nación
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio.
En el PETI
Se cuenta con procesos de mejora continua Pamec
Se cuenta con instancias asesora que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad
Archivo general de la nación en sus directrices.
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
Existe un manual de funciones.
La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad.
En eun 100%
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 4
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN
Están implementadas las Tablas de Retención Documental
Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.
Prevalecen el en ciclo la aplicabilidad legal, funcional y técnica
Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.
Se requiere resocializar.
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN
Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la GD
Se debe fortalecer el seguimiento, evalcuacion y mejora y el rol del comité de gestion documental
Se tiene establecida la política de Gestión Documental.
Existe pero debe interoririzarse
Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica
En un 50%
Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles
Se debe fortalecer la medición
Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos
Se debe fortalecer la gestion de documentos en todos los ciclos de la gestion documental
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo
En un 50%
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos o interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos
En un 60%
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender a las necesidades documentales y de archivo
En un 50%
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 7
ASPECTO CRÍTICO ACCESO A LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN
Están implementadas las Tablas de Retención Documental
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
Política de gestion documental y seguridad de la información
Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos
4 personas son suficientes
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de
La página web, comunicaciones
ASPECTO CRÍTICO ACCESO A LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN
documentos
Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación
Existen pero deben articularse con talento humano para que de la prioridad a gestión documental
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para los archivos
Existe pero deben resocializarse y fortalecer su aplicación
El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad
En el uso de la historia clínica algunos administrativos y ventanilla única
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información
En el sistema de información y sistema operativo
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel
Existe como estrategia la posibilidad de implementar orfeo en el 2019
Se tiene implementada la estrategia del Gobierno en Línea-GEL
Mediante resolution
Se cuenta con canales (Locales y en línea) de servicio, y orientación al ciudadano
Pagina 8/+web y atencion al usuario
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 6
ASPECTO CRÍTICO PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN
No están implementadas las Tablas de Retención Documental
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos
Existen los procesos y herramientas en el proceso de gestión documental
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrados a otros sistemas de gestión
Solo para hsitoria clinica
Se cuenta con archivos centrales e históricos
Existen los espacios físicos y los archivos clasificados
La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad
Con la aplicación de los lineamientos de la normatividad vigente para gestión
ASPECTO CRÍTICO PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN
documental
Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación – SIC
En proceso mejoramiento
Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento conservación y preservación de la documentación física y electrónica
En un 60% si se promedia con la electornica
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final
Existen procesos de valoración documental en el gestion docuental
Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos
Se cuentas con los estándares y se aplican
Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados
Se cuentas con los esquemas
Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio
Para lo ectronico como la historia y ventanilla única
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 5
ASPECTO CRÍTICO ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
SOLUCIÓN
No están implementadas las Tablas de Retención Documental :
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información
Política general de la seguridad de la información.
Se cuenta con herramientas tecnológicas acorde a las necesidades de la entidad las cuales permiten hacer buen uso de los documentos
Parcialmente, por razones presupuestales
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de dados a nivel interno y con terceros
Se cuenta con la politica de confidencialidad y se aplica
Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los
En el peti de sistemas de información
ASPECTO CRÍTICO ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
SOLUCIÓN
documentos
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos
Si , son de tecnología de punta web
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y los procesos archivísticos
El objetivo que se busca es unificar los procedimientos de la institución en la que se efectúan diferentes prácticas.
Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas
Vigilancia de la salud, promoción de la salud, regulación y control de la salud, prevención de enfermedades, recuperación de la salud y rehabilitación..
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción
En página web se cuenta con servicios como quejas y reclamos, citas personalizadas y solicitudes.
Se cuenta con modelos para la identificación, avaluación y análisis de riesgos
PLANEACION
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información
TALENTO HUMANO
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 5
ASPECTO CRÍTICO
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN SOLUCIÓN
No están La gestión documental se encuentra PLANEACION
ASPECTO CRÍTICO
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN SOLUCIÓN
implementadas las Tablas de Retención Documental
implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.
Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad
CALIDAD
Se cuenta con alianza estratégica que permita mejorar e innovar la función archivística de la entidad
Las que pueda brindar El Archivo General de la Nación, y el S. E. N. A.
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística
Si, porque cualquier visita de Control Interno, puede representar un hallazgo
Se cuenta con un sistema de Gestation Documental basado en estándares nacionales e internacionales
Que son: Cuadro de Clasificación Documental – CCD
Tabla de Retención Documental – TRD
Programa de Gestión Documental – PGD
Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR
Inventario Documental
Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
Bancos terminológicos
Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las
ASPECTO CRÍTICO
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN SOLUCIÓN
unidades administrativas de la entidad
Tablas de Control de Acces
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio
X
Se cuenta con procesos de mejora continua X
Se cuenta con instancias asesora que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 6
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.
Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados
X
Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la GD
X
Se tiene establecida la política de Gestión Documental
X
Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica
X
Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles
X
Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos
X
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo
X
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos o interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender a las necesidades documentales y de archivo
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 7
ASPECTO CRÍTICO ACCESO A LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad
Hay la Política publica para el
Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos
Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para los archivos
El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel
X
Se tiene implementada la estrategia del Gobierno en Línea-GEL
X
Se cuenta con canales (Locales y en línea) de servicio, y orientación al ciudadano
X
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 3
ASPECTO CRÍTICO PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrados a otros sistemas de gestión
X
Se cuenta con archivos centrales e históricos
La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad
Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación – SIC
X
Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento conservación y preservación de la documentación física y electrónica
X
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final
X
Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos
X
Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados
X
Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 6
ASPECTO CRÍTICO
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
SOLUCIÓN
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información
No. por razones presupuestales
Se cuenta con herramientas tecnológicas acorde a las necesidades de la entidad las cuales permiten hacer buen uso de los
Si, pero se requiere de mas equipos para
ASPECTO CRÍTICO
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
SOLUCIÓN
documentos un mejor desempeño
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de dados a nivel interno y con terceros
Si, las establecidas por la ley
Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos
Existe la política pública, pero por motivos presupuestales no ha sido posible.
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos
SI
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y los procesos archivísticos
SI
Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción
Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos
X
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información
X
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 5
ASPECTO CRÍTICO
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.
X
Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de
X
ASPECTO CRÍTICO
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
gestión de la entidad
Se cuenta con alianza estratégica que permita mejorar e innovar la función archivística de la entidad
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística
X
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
Se cuenta con un sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales
X
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio
Se cuenta con procesos de mejora continua
Se cuenta con instancias asesora que formulen
lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 3
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN
Necesidad de articular el proceso de gestión
documental con otros procesos y Plan de Desarrollo Institucional
Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.
Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados
X
Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la GD
X
Se tiene establecida la política de Gestión Documental
X
Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica
Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles
X
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN
Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos o interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender a las necesidades documentales y de archivo
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 4
ASPECTO CRÍTICO ACCESO A LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN
Necesidad de articular el proceso de gestión documental con otros procesos y Plan de Desarrollo Institucional
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
X
Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos
Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación
X
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para los archivos.
El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad
X
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información
X
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel
X
Se tiene implementada la estrategia del gobierno en Línea-GEL
X
Se cuenta con canales (Locales y en línea) de servicio, y orientación al ciudadano
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 6
ASPECTO CRÍTICO PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos
X
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrados a otros sistemas de gestión
X
Se cuenta con archivos centrales e históricos
Necesidad de articular el proceso de gestión documental con otros procesos y Plan de Desarrollo Institucional
La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad
Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación – SIC
X
Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento conservación y preservación de la documentación física y electrónica
X
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final
X|
Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos
Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados
X
Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 6
ASPECTO CRÍTICO ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
SOLUCIÓN
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información
X
ASPECTO CRÍTICO ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
SOLUCIÓN
Se cuenta con herramientas tecnológicas acorde a las necesidades de la entidad las cuales permiten hacer buen uso de los documentos
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de dados a nivel interno y con terceros
X
Necesidad de articular
el proceso de gestión
documental con otros
procesos y Plan de
Desarrollo
Institucional
Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos
X
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y los procesos archivísticos
X
Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción
Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 4
ASPECTO CRÍTICO FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN SOLUCIÓN
La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.
X
Se tiene articulada la política de gestión X
ASPECTO CRÍTICO FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN SOLUCIÓN
documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad
Se cuenta con alianza estratégica que permita mejorar e innovar la función archivística de la entidad
Necesidad de articular el proceso de gestión documental con otros procesos y Plan de Desarrollo Institucional
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística
Se cuenta con un sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales
X
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio
Se cuenta con procesos de mejora continua
Se cuenta con instancias asesora que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la enti
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 3
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.
Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados
Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la GD
X
Se tiene establecida la política de Gestión Documental
X
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN
Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica
X
Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles
X
Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos
X
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo
X
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos o interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender a las necesidades documentales y de archivo
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 7
ASPECTO CRÍTICO ACCESO A LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
X
Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos
Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para los archivos
El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad
X
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de
X
ASPECTO CRÍTICO ACCESO A LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN
información
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel
X
Se tiene implementada la estrategia del Gobierno en Línea-GEL
X
Se cuenta con canales (Locales y en línea) de servicio, y orientación al ciudadano
X
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 6
ASPECTO CRÍTICO PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrados a otros sistemas de gestión
X
Se cuenta con archivos centrales e históricos
La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad
Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación – SIC
X
Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento conservación y preservación de la documentación física y electrónica
X
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final
Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos
Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados
Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 3
ASPECTO CRÍTICO ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
SOLUCIÓN
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información
X
Se cuenta con herramientas tecnológicas acorde a las necesidades de la entidad las cuales permiten hacer buen uso de los documentos
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de dados a nivel interno y con terceros
X
Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos
X
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y los procesos archivísticos
X
Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción
Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información
X
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 5
ASPECTO CRÍTICO FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN SOLUCIÓN
ASPECTO CRÍTICO FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN SOLUCIÓN
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.
X
Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad
X
Se cuenta con alianza estratégica que permita mejorar e innovar la función archivística de la entidad
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística
Se cuenta con un sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales
X
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio X
Se cuenta con procesos de mejora continua
Se cuenta con instancias asesora que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 4
4.4. Las responsables evaluaron uno a uno los aspectos críticos con cada eje articulador y los resultados fueron los siguientes:
Resultados de evaluación de aspectos críticos con cada eje articulador:
EJES ARTICULADORES
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
ACCESO
A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
TOTAL
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación).
7 4 5 3 7 26
EJES ARTICULADORES
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
ACCESO A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
TOTAL
Carencia de herramientas tecnológicas 6 3 4 4 4 21
EJES ARTICULADORES
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
ACCESO A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
TOTAL
No están implementadas las Tablas de Retención Documental
7 6 5 5 6 29
EJES ARTICULADORES ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN
DE ARCHIVOS ACCESO A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
ASPECTOS TECNOLÓGICOS
Y DE SEGURIDAD
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
TOTAL
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
7
3
6
5
3
24
EJES ARTICULADORES ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN
DE ARCHIVOS ACCESO A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN DE LA NFORMACIÓN
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
TOTAL
La necesidad de incluir el proceso de gestión documental en el Plan de desarrollo Institucional y articularlo con los demás procesos Institucionales.
4 6 6 4 3 23
EJES ARTICULADORES
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
ACCESO A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
TOTAL
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
7 6 3 5 4 25
4.5. El resultado final de la matriz de prioridades
Matriz de Prioridades
EJES ARTICULADORES
Aspecto Crítico Administración de archivos
Acceso a la Información
Preservación de la Información
Aspectos Tecnológicos y de Seguridad
Fortalecimiento y articulacion
Total
No están implementadas las Tablas de Retención Documental
7 6 5 5 6 29
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos,
7 4 5 3 7 26
EJES ARTICULADORES
clasificación, foliación, ordenación
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
7
6
3
5
4
25
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
7 3 6 5 3 24
La necesidad de incluir el proceso de gestión documental en el Plan de Desarrollo Institucional y articularlo con los demás procesos Institucionales
4 6 6 4 3 23
Carencia de herramientas tecnológicas 6 3 4 4 4 21
TOTALES 38 28 29 26 27
Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articulares, según la sumatoria de impacto de mayor a menor, presentando los siguientes resultados.
Orden de Prioridades de Aspectos Críticos y Ejes Articulares
ASPECTO CRÍTICO VALOR EJES ARTICULADORES VALOR
No están implementadas las Tablas de Retención Documental 29
Administración de Archivos
38
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación
26
Preservación de la información
28
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
25
Acceso a la información
29
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
24 Fortalecimiento y articulación 26
La necesidad de incluir el proceso de gestión documental en el Plan de Desarrollo Institucional y articularlo con los demás procesos Institucionales
23
Aspectos Tecnológicos y de Seguridad
27
Carencia de herramientas tecnológicas 21 ____________________________________
Juan Carlos Martínez Gutiérrez Gerente
Proyecto y elaboró
Josue Machado: Profesional Agremiado G. Documental
Reviso: Mario González Jefe de sistemas de información