PLAN ANTICORRUPCIÓN
Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
2020
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2020
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 4
2. MARCO NORMATIVO ......................................................................................................... 5
3. OBJETIVO GENERAL …………………………………………………………………………..6
3.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS…………………………………………….……………………7
4. COMPONENTES DEL PLAN ............................................................................................... 7
5. CONTEXTO ESTRATÉGICO ............................................................................................... 7
5.1. PANORAMA DE RIESGOS ........................................................................................... 7
5.2. TRÁMITES Y SERVICIOS ............................................................................................ 8
5.2.1. RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES ..................................... 8
5.3. RENDICIÓN DE CUENTAS .......................................................................................... 8
5.4. ESTRATEGIA DE SERVICIO AL CIUDADANO ............................................................ 9
5.5. LEY DE TRANSPARENCIA .......................................................................................... 9
6. ÁREAS RESPONSABLES ................................................................................................... 9
7. PRESUPUESTO ................................................................................................................ 10
8. METAS ............................................................................................................................... 10
9. INDICADORES .................................................................................................................. 10
9.1. RIESGOS DE CORRUPCIÓN ..................................................................................... 10
9.2. TRÁMITES Y SERVICIOS .......................................................................................... 10
9.3. RENDICIÓN DE CUENTAS ........................................................................................ 10
9.4. SERVICIO AL CIUDADANO........................................................................................ 10
9.5. LEY DE TRANSPARENCIA ........................................................................................ 11
10. DIAGNÓSTICO DE LA ENTIDAD ................................................................................... 11
10.1. VISIÓN .................................................................................................................... 11
10.2. MISIÓN .................................................................................................................... 11
10.3. PRINCIPIOS ............................................................................................................ 11
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10.4. VALORES ................................................................................................................ 13
10.5. OPERACIÓN POR PROCESOS ............................................................................. 14
11. COMPONENTES ............................................................................................................ 14
11.1. COMPONENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO ............................................................ 14
11.1.1. MAPA DE RIESGOS Y MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN .................... 14
11.2. COMPONENTE 2: RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES ......................................... 16
11.2.1. IDENTIFICACIÓN ............................................................................................. 16
11.2.2. RACIONALIZACIÓN ......................................................................................... 17
11.3. COMPONENTE 3: RENDICIÓN DE CUENTAS ....................................................... 24
11.4. COMPONENTE 4: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN DEL
CIUDADANO ......................................................................................................................... 26
11.5. COMPONENTE 5: MECANISMOS PARA LA TRANSPARECNIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN ..................................................................................................................... 28
12. AJUSTES………………………………………………………………………………………...32
13. SEGUIMIENTO Y CONTROL………………………………………………………………….32
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1. INTRODUCCIÓN
La Ley 1474 de 2011 en su artículo 73 la cual pretende que se fortalezcan los mecanismos para evitar la corrupción en las entidades, establece que cada entidad del orden nacional,
departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la
corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia denominada Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti
trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano
LAS EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE QUINCHÍA E.S.P. presenta el plan anticorrupción y de atención al ciudadano 2020, caracterizado por su compromiso ético para combatir la corrupción y fomentar las buenas prácticas a través de todas sus dependencias, así como promover el uso adecuado de los recursos públicos y la participación activa de la ciudadanía dentro de su gestión. El plan se desarrolla sobre los componentes: 1) mapa de riesgos de corrupción y medidas para mitigar los riesgos, 2) racionalización de trámites, 3) rendición de cuentas, 4) mecanismos para mejorar la atención al ciudadano, y 5) mecanismos para la transparencia y acceso a la información, que se desarrollarán a través de la ejecución de 53 actividades, con una periodicidad cuatrimestral de evaluación, de lo cual se dejará la trazabilidad de la gestión a través de los informes de evaluación que se publicarán en la página web de LAS EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE QUINCHÍA E.S.P.
El presente documento se genera con el objetivo de fortalecer institucionalmente los niveles de
transparencia de la entidad y la cultura del Autocontrol en concordancia con los principios
corporativos de LAS EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE QUINCHÍA E.S.P., sin embargo,
la mayor responsabilidad de la mejora o sostenibilidad de las estrategias implementadas depende
del compromiso del talento humano de la entidad.
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2. MARCO NORMATIVO
Constitución Política de Colombia
Ley 87 de 1993 Sistema de Control Interno
Ley 142 de 1994 Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios
y se dictan otras disposiciones
Ley 190 de 1995 Moralidad en la administración pública y disposiciones para erradicar la
corrupción administrativa
Resolución CRA 151 de 2001 Regulación integral de los servicios públicos de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo.
Ley 689 de 2001 Modifica parcialmente la ley 142 de 1994
Ley 734 de 2002 Código único Disciplinario
Artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, establece que cada entidad del orden nacional,
departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la
corrupción y de atención al ciudadano.
Artículos 2 y 4 del Decreto 4637 de 2011, crea la secretaria de Transparencia en el
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica.
Decreto 1649 de 2014, establece las funciones de la secretaria de transparencia.
Decreto 2641 de 2012, Reglamenta la ley 1474
Artículos 2.1.1.1 y siguientes del decreto 1081 de 2015, único del sector de la residencia
de la república; señala como metodología para elaborar la lucha contra la corrupción la
contenida en el documento “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de
Atención al ciudadano”.
Artículos 2.2.22.1. del decreto 1081 de 2015, establece que el PAAC hace parte del
modelo Integrado de Planeación y Gestión.
Titulo 24 del decreto 1083 de 2015, único de la función pública; regula el procedimiento
para establecer y modificar los tramites autorizado por la ley y crear las instancias para
los mismos efectos.
Decreto Ley 019 de 2012, decreto Antitrámites. Dicta las normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existente en la Administración
Pública.
Ley 962 de 2005. Dicta disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismo y entidades del estado y de los particulares que ejercen
funciones públicas o prestan servicios públicos.
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Articulo 1 y siguientes del decreto 943 de 2014; adopta la actualización del modelo
estándar de control interno para el estado colombiano MECI.
Artículos 2.2.21.6.1 y siguientes del decreto 1083 de 2015; por medio del cual se adopta
la actualización del MECI.
Articulo 48 y siguientes de la ley 1757 de 2015, establece la estrategia de rendición de
cuentas y hace parte del plan anticorrupción y de atención al ciudadano.
Artículo 9 de la ley 1712, en su literal f) deber de publicar en los sistemas de información
del estado o herramientas que lo sustituyan el PAAC.
Artículo 76 de la ley 1474, el programa presidencial de modernización, eficiencia y
transparencia y lucha contra la corrupción debe señalar los estándares que deben cumplir
las oficinas de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos de las entidades públicas.
Artículo 15 del decreto 1649 de 2014, establece que es funciones de la secretaria de
transparencia señalar los estándares que deben tener en cuenta las entidades públicas
para las dependencias de quejas, sugerencias y reclamos.
Artículo 1 de la ley 1755 de 2015, derecho fundamental de petición; mediante el cual se
regula el derecho de petición.
3. OBJETIVO GENERAL
Consolidar las buenas prácticas e iniciativas de las EMPRESAS PUBLICAS MUNICIPALES
DE QUINCHÍA E.P.S., para promover la lucha contra la corrupción y la mejora continua en la
atención a la ciudadanía, a través de las actividades formuladas en cada uno de los
componentes del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano PAAC vigencia 2020.
3.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Ejecutar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano PAAC de las EMPRESAS
PUBLICAS MUNICIPALES DE QUINCHIA E.P.S. 2020.
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Desarrollar acciones al interior de la entidad, que permitan garantizar una efectiva
gestión.
Mejorar los mecanismos de atención al ciudadano, a través de los distintos canales
que tiene la entidad.
Fortalecer las buenas prácticas de transparencia.
El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano aplica a todos los Procesos Estratégicos,
Misionales, Apoyo, Evaluación y Control, a cada una de las áreas administrativas y operativas de
LAS EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE QUINCHÍA E.S.P.
4. COMPONENTES DEL PLAN
El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano-PAAC, se conforma por cinco (5) componentes,
con un propósito común; de fomentar y consolidar una cultura de transparencia y lucha contra la
corrupción en cada una de las entidades públicas del país.
Se presenta a continuación la distribución por componente de las actividades:
COMPONENTE ACTIVIDAD
Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción 8
Racionalización de Trámites 12
Rendición de Cuentas 10
Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano 12
Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información 11
TOTAL ACTIVIDADES 53
5. CONTEXTO ESTRATÉGICO
5.1. PANORAMA DE RIESGOS
Durante los últimos años la entidad no se ha encontrado inmersa en procesos sancionatorios,
disciplinarios o fiscales, ni se han presentado denuncias o hechos comprobados de corrupción.
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Sin embargo, es menester establecer todos y cada uno de los riesgos a los cuales la entidad se
pueda llegar a ver expuesta. Y es por ello que en el MAPA DE RIESGOS se consolidan aquellos
riesgos que desde la perspectiva interior y exterior puedan presentarse.
5.2. TRÁMITES Y SERVICIOS
Los trámites y servicios que ofrece la entidad al usuario se encuentran debidamente identificados;
durante la ejecución del presente plan se dará prioridad a su publicación en el Sistema Único de
Información Trámites y Servicios (SUIT).
5.2.1. RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES
Este componente se desarrolla bajo la premisa de facilitar la relación entre los ciudadanos y LAS
EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE QUINCHÍA, a través de la simplificación, la
estandarización y la optimización de los trámites.
5.3. RENDICIÓN DE CUENTAS
Es importante resaltar que todas las entidades y organismos de la Administración Pública
Nacional y territorial del nivel central y descentralizado tienen la obligación de desarrollar su
gestión acorde con los principios de la democracia participativa y democratización de la gestión
pública, de acuerdo con lo establecido en la Ley 489 de 1998 sobre organización y funcionamiento
de la rama ejecutiva. En particular, el Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011 en su artículo
78 estableció que todas las entidades y organismos de la administración pública, tendrán que
rendir cuentas de manera permanente a la ciudadanía.
De acuerdo a lo establecido en el artículo 33 de la Ley 489 de 1998, LAS EMPRESAS PÚBLICAS
MUNICIPALES DE QUINCHÍA E.S.P. realizará una audiencia pública en conjunto con la
Administración Municipal de Rendición de Cuentas a la ciudadanía; de la misma manera la
empresa cuando lo considere conveniente y oportuno, realizará audiencias públicas en las cuales
se discutirán aspectos relacionados con la formulación, ejecución o evaluación de políticas y
programas a cargo de la empresa, y en especial cuando este de por medio la afectación de
derechos o intereses colectivos.
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5.4. ESTRATEGIA DE SERVICIO AL CIUDADANO
Para LAS EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE QUINCHÍA E.S.P. es fundamental la
atención brindada a nuestros usuarios y con base en ello se ha venido fortaleciendo los
instrumentos y herramientas que garanticen la plena satisfacción del cliente.
Por lo antes mencionado, la Empresa cuenta con la atención de PQRSD ubicada en la sede
principal de la Empresa la cual tiene como responsabilidad garantizar la atención amable y
oportuna de las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias que presente la
comunidad en general, procurando solucionar en el menor tiempo posible y de manera eficaz sus
solicitudes.
Existen problemas evidentes para la accesibilidad de usuarios en condiciones de discapacidad.
5.5. LEY DE TRANSPARENCIA
En atención a la Política de acceso a la información pública LAS EMPRESAS PÚBLICAS
MUNICIPALES DE QUINCHÍA E.S.P. seguirá optimizando su gestión, en virtud de los
lineamientos de transparencia y acceso a la información pública nacional establecidos en la Ley
1712 de 2014 y los lineamientos del primer objetivo del documento CONPES 167 de 2013
“Estrategia para el mejoramiento del acceso y la calidad de la información pública”.
En cumplimiento de lo anterior, la empresa seguirá publicando en la página WEB, temas
relacionados con su gestión, información normativa y demás información relevante, cumpliendo
con los criterios de calidad, claridad, veracidad, accesibilidad y oportunidad.
6. ÁREAS RESPONSABLES
Para dar aplicabilidad y seguimiento a este Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PA-
AC), se determinan los siguientes responsables:
a) Gerencia
b) Área Técnica y operativa.
c) Área contable y administrativa.
d) Oficina/responsable de control interno.
e) Área comercial.
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7. PRESUPUESTO
La entidad, en cabeza de su gerente, dispondrá de los recursos necesarios y garantizará las
disponibilidades presupuestales necesarias para dar cumplimiento y avance a las metas y
objetivos establecidos en el presente PA-AC.
8. METAS
a. Minimizar y establecer controles a los posibles riesgos de corrupción identificados y que
puedan afectar a la entidad.
b. Optimizar los procesos y procedimientos internos de los trámites y servicios prestados por
la entidad, efectuando su cargue y publicación en el SUIT y en el sitio web institucional.
c. Adelantar actividades para informar y rendir cuentas a la ciudadanía.
d. Asignar funciones y establecer responsables de la mejora del servicio al ciudadano.
e. Dar cumplimiento a los principios de transparencia y acceso a la información empleando
lo canales presenciales y virtuales.
9. INDICADORES
9.1. RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Disminuir la probabilidad y el impacto de los riesgos de corrupción hasta obtener zonas de riesgos
moderadas en los riesgos que presentan calificación ALTA y EXTREMA.
% 𝐷𝑖𝑠𝑚𝑖𝑛𝑢𝑐𝑖ó𝑛
= [# 𝑖𝑛𝑖𝑐𝑖𝑎𝑙 𝑅𝑖𝑒𝑠𝑔𝑜𝑠 𝐶𝑎𝑙𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖ó𝑛 (𝐴𝑙𝑡𝑜 − 𝐸𝑥𝑡𝑟𝑒𝑚𝑎) − # 𝐹𝑖𝑛𝑎𝑙 𝑅𝑖𝑒𝑠𝑔𝑜 (𝐴𝑙𝑡𝑜 − 𝐸𝑥𝑡𝑟𝑒𝑚𝑜)
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑅𝑖𝑒𝑠𝑔𝑜𝑠] × 100
9.2. TRÁMITES Y SERVICIOS
trámites y servicios publicados en el SUIT y procesos y procedimientos internos optimizados.
%𝑃𝑢𝑏𝑙𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖ó𝑛 =# 𝑇𝑟á𝑚𝑖𝑡𝑒𝑠 𝑝𝑢𝑏𝑙𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑆𝑈𝐼𝑇
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑡𝑟á𝑚𝑖𝑡𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑒𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑
9.3. RENDICIÓN DE CUENTAS
implementación de mecanismos presenciales y virtuales para informar al ciudadano.
9.4. SERVICIO AL CIUDADANO
# Encuesta de percepción y satisfacción del cliente realizadas.
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9.5. LEY DE TRANSPARENCIA
Evaluación a través de la matriz de cumplimiento:
%𝐶𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜
= [í𝑡𝑒𝑚𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 + í𝑡𝑒𝑚𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑐𝑖𝑎𝑙 − í𝑡𝑒𝑚𝑠 𝑖𝑛𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑜𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 í𝑡𝑒𝑚𝑠 ]
10. DIAGNÓSTICO DE LA ENTIDAD
10.1. VISIÓN
Consolidarnos como una Empresa reconocida en la región por nuestra excelencia en la
prestación de los servicios y en la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes,
empleando prácticas de negocio innovadoras, uso eficiente de tecnologías, protección de los
recursos naturales y con un equipo de empleados altamente calificados y motivados.
10.2. MISIÓN
Garantizar el acceso a los servicios de agua potables y saneamiento básico, aplicando criterios
de alta calidad y sostenibilidad económica, social y ambiental, para mejorar y proteger la calidad
de vida de nuestros usuarios y empleados.
10.3. PRINCIPIOS
Ilustración 1. Principios institucionales.
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Reconocimiento del otro:
Actuamos con respecto por los demás, con alteridad, solidaridad y participación, para
conjuntamente preservar la vida.
Cooperativismo:
Trabajamos en equipo por el logro de los objetivos de la entidad y por el desarrollo sostenible del
nuestro municipio.
Autonomía:
Nuestras decisiones están orientadas al beneficio de la empresa de nuestros empleados y al
bienestar de la comunidad.
Rectitud:
Obramos con equidad y justicia en todos los niveles de la empresa y en la interacción con
nuestros usuarios.
Servicio:
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Estamos al servicio de los demás, como principio potenciador de nuestro quehacer, sirviendo con
fiabilidad, fidelidad, simpatía y agrado para lograr la satisfacción y lealtad de nuestros clientes
internos y externos.
10.4. VALORES
Ilustración 2. Valores Institucionales
Responsabilidad:
Entendemos la importancia de nuestra labor para la sociedad y el ambiente.
Compromiso:
Damos lo mejor de nosotros cada día, para satisfacer las necesidades de los usuarios y alcanzar
el éxito empresarial.
Creatividad:
Buscamos la solución efectiva y eficiente a problemas, convirtiéndoles en oportunidades, para
así garantizar el mejoramiento continuo de la empresa.
Confianza:
Actuamos con honestidad y transparencia, asegurando servicios de calidad a nuestros usuarios.
Diligencia:
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Cumplimos con nuestros deberes y funciones con responsabilidad, atención, prontitud y ef iciencia
para aprovechar al máximo los recursos de la empresa.
10.5. OPERACIÓN POR PROCESOS
La entidad cuenta con un modelo de operación por procesos, el cual se estableció el mapa de
riesgos institucional el cual se encuentra documentado de acuerdo a las orientaciones
establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública.
La entidad desarrolla el plan de acción estratégico de acuerdo a sus procesos misionales los
cuales son el Servicio de Acueducto, Servicio de Alcantarillado, Servicio de Aseo y el proceso de
gestión comercial.
LAS EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE QUINCHÍA E.S.P. cuenta con una Ventanilla
Única, de conformidad con la normatividad vigente y un proceso de gestión de Peticiones Quejas
Reclamos, Sugerencias y Denuncias PQRSD en adecuado funcionamiento y con indicadores
óptimos de oportunidad en la respuesta a las diferentes inquietudes o solicitudes de los usuarios,
sin embargo, la entidad presenta una oportunidad de mejora en cuanto a la apertura del link virtual
para la recepción de PQRSD.
Las actuaciones de la entidad en cuanto al requerimiento de documentación funcionan acatando
las disposiciones de la normatividad vigente en la materia. Además, los trámites para acceder a
los servicios prestados por la entidad son los estrictamente necesarios y se realizan dentro de los
principios de eficiencia, efectividad.
Los trámites se encuentran acorde a los procesos, la normatividad existente y las Disposiciones
impartidas por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
11. COMPONENTES
11.1. COMPONENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO
11.1.1. MAPA DE RIESGOS Y MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Herramienta que le permite a la Entidad identificar, analizar y controlar los posibles hechos generadores de corrupción, tanto internos como externos. A partir de la determinación de los
riesgos de posibles actos de corrupción, causas y sus consecuencias.
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El mapa de riesgos institucional se construyó de acuerdo a la guía del Departamento
Administrativo de la Función Pública, de acuerdo al desarrollo del componente de Administración
del riesgo del MECI. Metodología que permite identificar los riesgos para cada proceso de la
institución estableciendo su valoración y controles.
La entidad presenta grandes oportunidades de mejora en cuanto a la evaluación y seguimiento
de su mapa de riesgos, para identificar la efectividad de los controles implementados y las
necesidades de implementación de nuevos controles o el ajuste de los existentes y su adecuada
implementación.
Tabla 1. Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de riesgos de corrupción.
Subcomponente Actividades Meta o
producto Responsable
Fecha programada
Subcomponente /proceso 1 Política de Administración de Riesgos de Corrupción
1.1
Revisar, actualizar y socializar la política de Administración del Riesgo de Corrupción.
Política Revisada,
actualizada y socializada
Gerencia/Técnico Operativo/Apoyo
a la gestión administrativa
28/02/2020
1.2
Divulgación de la Política de Administración de Riesgo de Corrupción.
Funcionarios capacitados y conocedores de la política
Gerencia/Apoyo a la gestión
administrativa 30/03/2020
Subcomponente/proceso 2 Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción
2.1
Realizar mesas de trabajo con los funcionarios de los procesos de la entidad para actualizar el Mapa de Riesgos de Corrupción.
Mapa de Riesgo de Corrupción
2020 actualizado.
Gerencia/Área técnica/Apoyo a
la gestión administrativa
30/05/2020
2.2.
Realizar ajustes al Mapa de Riesgos de Corrupción
Ajustes Mapa de Corrupción 2020.
Gerencia/Apoyo a la gestión
administrativa 30/05/2020
Subcomponente /proceso 3 Consulta y divulgación
3.1
Someter a la consulta interna y externa la versión preliminar del Mapa de Riesgos de Corrupción.
Una versión preliminar del
Mapa de Riesgos de Corrupción
2020 publicada.
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la gestión administrativa
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3.2
Divulgar y publicar el Mapa de Riesgos de Corrupción ajustado según las observaciones recibidas.
Mapa publicado para consulta de la
ciudadanía
Gerencia/Área técnica/Apoyo a
la gestión administrativa
30/05/2020
Subcomponente /proceso 4 Monitoreo o revisión
4.1
Informe OCI acerca del monitoreo del Mapa de Riesgos de Corrupción
Informes Oficina de
Control Interno
Gerencia/Área técnica/Apoyo a
la gestión administrativa
30/06/2020
Subcomponente/proceso 5 Seguimiento
5.1.
Informes de seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción.
Informes de Seguimiento
Gerencia/Area técnica/Apoyo a
la gestión administrativa
30/07/2020
11.2. COMPONENTE 2: RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES
Se enmarca de acuerdo al decreto Ley 019 de 2012 por el cual se dictan normas para suprimir o
reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración
Pública y la Ley 962 de 2005 sobre las disposiciones de racionalización de trámites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares
que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
LAS EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE QUINCHÍA E.S.P. tiene plenamente
identificados los trámites a realizar para la prestación de sus servicios, sin embargo, existe la
oportunidad de mejora en cuanto a la implementación de la estrategia de gobierno en línea
implementando los diferentes componentes de las fases del mismo cumpliendo con la finalidad
de brindar opciones de trámite y servicios en línea.
11.2.1. IDENTIFICACIÓN DE SERVICIOS
SERVICIO PÚBLICO DOMICILIARIO DE ASEO:
Es el servicio de recolección municipal de residuos, principalmente sólidos. También se
incluyen las actividades complementarias de transporte, tratamiento, aprovechamiento y
disposición final de tales residuos. Igualmente incluye entre otras, las actividades
complementarias de corte de césped y poda de árboles ubicados en las vías y áreas publicas
SERVICIO PÚBLICO DOMICILIARIO DE ALCANTARILLADO:
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De acuerdo con el artículo 3, numeral 3.42 del decreto modificatorio del decreto 302 de 2000
es la recolección de residuos, principalmente líquidos y/o aguas lluvias, por medio de tuberías
y conductos. Forman parte de servicio las actividades complementarias de transportes,
tratamiento y disposición final de tales residuos.
SERVICIO PÚBLICO DOMICILIARIO DE ACUEDUCTO:
De acuerdo con el artículo 3, numeral 3.41 del decreto modificatorio del Decreto 302 de 2000
es la distribución de agua apta para el consumo humano, incluida su conexión y medición
también forman parte de este servicio las actividades complementarias tales como captación
de agua, procesamiento, tratamiento, almacenamiento y transporte.
11.2.2. RACIONALIZACIÓN
Los trámites a realizar para la obtención de los servicios prestados por LAS EMPRESAS
PÚBLICAS MUNICIPALES DE QUINCHÍA E.S.P., cumplen con el criterio de racionalización, sin
embargo, resta la implementación de la estrategia de gobierno en línea para fortalecer la
realización de los diferentes trámites utilizando las tecnologías de la información.
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Tabla 2. Planeación de la estrategia de racionalización.
#
NOMBRE DEL
TRÁMITE, PROCESO O
PROCEDI-
MIENTO
TIPO DE RACIONALIZACIÓN
ACCIÓN ESPECÍFICA DE
RACIONALIZACIÓN
SITUACIÓN ACTUAL
DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A REALIZAR AL
TRÁMITE, PROCESO O
PROCEDIMIENTO
BENEFICIO AL CIUDADANO Y/O ENTIDAD
DEPENDENCIA RESPONSABLE
FECHA REALIZACIÓN
INICIO FIN
1
Viabilidad y disponibilidad de servicios públicos
Administrativas
Optimización de los procesos o procedimientos internos.
No se cuenta con la información paso a paso de cómo debe llevarse a cabo el trámite
Análisis de los pasos o procedimientos para el usuario y los que se dan al interior de la entidad, con el fin de lograr una estandarización de los mismos y de los tiempos de atención
Procedimientos estandarizados y acceso a la información a
través del sivirtual
Gerencia /técnico
operativo 01/02/2020 30/12/2020
2 Factibilidad de servicios públicos
Administrativas
Optimización de los procesos o procedimientos internos
No se encuentra publicado en el SUIT
Análisis de los pasos o procedimientos para el usuario y los que se dan al interior de la entidad, con el fin de lograr una estandarización de los mismos y de los tiempos de atención
Procedimientos estandarizados y acceso a la información a
través del sivirtual
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
#
NOMBRE DEL TRÁMITE,
PROCESO O PROCEDI-
MIENTO
TIPO DE RACIONALIZACIÓN
ACCIÓN ESPECÍFICA DE
RACIONALIZACIÓN
SITUACIÓN ACTUAL
DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A REALIZAR AL
TRÁMITE, PROCESO O
PROCEDIMIENTO
BENEFICIO AL CIUDADANO Y/O ENTIDAD
DEPENDENCIA RESPONSABLE
FECHA REALIZACIÓN
INICIO FIN
3
Instalación, mantenimiento o reparación de medidores.
Administrativas
Optimización de los procesos o procedimientos internos
No se encuentra publicado en el SUIT
Análisis de los pasos o procedimientos para el usuario y los que se dan al interior de la entidad, con el fin de lograr una estandarización de los mismos y de los tiempos de atención.
Procedimientos estandarizados y acceso a la información a
través del sivirtual
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4 Suspensión del servicio público
Administrativas
Optimización de los procesos o procedimientos internos
No se encuentra publicado en el SUIT
Análisis de los pasos o procedimientos para el usuario y los que se dan al interior de la entidad, con el fin de lograr una estandarización de los mismos y de los tiempos de atención
Procedimientos estandarizados y acceso a la información a
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5 Restablecimiento del servicio público
Administrativas
Optimización de los procesos o procedimientos internos
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Análisis de los pasos o procedimientos para el usuario y los que se dan al interior de la entidad,
Procedimientos estandarizados y acceso a la información a
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#
NOMBRE DEL TRÁMITE,
PROCESO O PROCEDI-
MIENTO
TIPO DE RACIONALIZACIÓN
ACCIÓN ESPECÍFICA DE
RACIONALIZACIÓN
SITUACIÓN ACTUAL
DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A REALIZAR AL
TRÁMITE, PROCESO O
PROCEDIMIENTO
BENEFICIO AL CIUDADANO Y/O ENTIDAD
DEPENDENCIA RESPONSABLE
FECHA REALIZACIÓN
INICIO FIN
con el fin de lograr una estandarización de los mismos y de los tiempos de atención
través del sivirtual
6 Conexión a los servicios públicos
Administrativas
Optimización de los procesos o procedimientos internos
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Análisis de los pasos o procedimientos para el usuario y los que se dan al interior de la entidad, con el fin de lograr una estandarización de los mismos y de los tiempos de atención
Procedimientos estandarizados y acceso a la información a
través del sivirtual
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7
Cambio de tarifa de servicios públicos
Administrativas
Optimización de los procesos o procedimientos internos
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NOMBRE DEL TRÁMITE,
PROCESO O PROCEDI-
MIENTO
TIPO DE RACIONALIZACIÓN
ACCIÓN ESPECÍFICA DE
RACIONALIZACIÓN
SITUACIÓN ACTUAL
DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A REALIZAR AL
TRÁMITE, PROCESO O
PROCEDIMIENTO
BENEFICIO AL CIUDADANO Y/O ENTIDAD
DEPENDENCIA RESPONSABLE
FECHA REALIZACIÓN
INICIO FIN
8
Cambio de la clase de uso del inmueble al cual se le está prestando el servicio
Administrativas
Optimización de los procesos o procedimientos internos
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Análisis de los pasos o procedimientos para el usuario y los que se dan al interior de la entidad, con el fin de lograr una estandarización de los mismos y de los tiempos de atención
Procedimientos estandarizados y acceso a la información a
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9 Instalación temporal del servicio público
Administrativas
Optimización de los procesos o procedimientos internos
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PROCESO O PROCEDI-
MIENTO
TIPO DE RACIONALIZACIÓN
ACCIÓN ESPECÍFICA DE
RACIONALIZACIÓN
SITUACIÓN ACTUAL
DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A REALIZAR AL
TRÁMITE, PROCESO O
PROCEDIMIENTO
BENEFICIO AL CIUDADANO Y/O ENTIDAD
DEPENDENCIA RESPONSABLE
FECHA REALIZACIÓN
INICIO FIN
10 Cambios en la factura del servicio público
Administrativas
Optimización de los procesos o procedimientos internos
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Análisis de los pasos o procedimientos para el usuario y los que se dan al interior de la entidad, con el fin de lograr una estandarización de los mismos y de los tiempos de atención
Procedimientos estandarizados y acceso a la información a
través del sivirtual
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11
Facilidades de pago para deudores morosos de obligaciones no tributarias
Administrativas
Optimización de los procesos o procedimientos internos
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Análisis de los pasos o procedimientos para el usuario y los que se dan al interior de la entidad, con el fin de lograr una estandarización de los mismos y de los tiempos de atención
Procedimientos estandarizados y acceso a la información a
través del sivirtual
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NOMBRE DEL TRÁMITE,
PROCESO O PROCEDI-
MIENTO
TIPO DE RACIONALIZACIÓN
ACCIÓN ESPECÍFICA DE
RACIONALIZACIÓN
SITUACIÓN ACTUAL
DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A REALIZAR AL
TRÁMITE, PROCESO O
PROCEDIMIENTO
BENEFICIO AL CIUDADANO Y/O ENTIDAD
DEPENDENCIA RESPONSABLE
FECHA REALIZACIÓN
INICIO FIN
12 Duplicado de los recibos de pago
Administrativas
Optimización de los procesos o procedimientos internos
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Análisis de los pasos o procedimientos para el usuario y los que se dan al interior de la entidad, con el fin de lograr una estandarización de los mismos y de los tiempos de atención
Procedimientos estandarizados y acceso a la información a
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11.3. COMPONENTE 3: RENDICIÓN DE CUENTAS
La rendición de la cuenta es un espacio de retroalimentación que más allá de ser una práctica
periódica de audiencias públicas, debe ser un ejercicio permanente que, por su importancia, las
entidades deben elaborar anualmente una estrategia de rendición de cuentas y que se incluya en
las estrategias del Plan anticorrupción.
El artículo 78 del estatuto anticorrupción contempla el deber de las entidades de rendir cuentas a
la ciudadanía de forma permanente y los lineamientos y contendidos de metodología serán
formulados por la Comisión interinstitucional para la rendición de cuentas.
LAS EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE QUINCHÍA E.S.P. adicionalmente deben actuar
de acuerdo a lo establecido por la Resolución CRA 151 en el artículo 1.3.4.6 Control social a las
personas prestadoras de servicios. En donde se estipula la información mínima a publicar con
corte 31 de diciembre de la vigencia previa y dentro de los primeros tres meses de cada año.
Teniendo en cuenta lo anterior LAS EMPRESAS PUBLICAS MUNICIPALES DE QUINCHÍA
E.S.P, se compromete a fortalecer la relación de la empresa con sus partes, a través de la
implementación y desarrollo de espacios de diálogos, que permitan acercar a la población a la
información que la empresa produce, y así dar a conocer los resultados de gestión en el marco
de la política de transparencia, impulsando la participación ciudadana en la planeación,
seguimiento y control de los planes, proyectos y programas institucionales.
Posterior a la rendición de cuentas se deberá publicar los resultados en la página web.
Tabla 3. Componente 3: Rendición de cuentas.
Subcomponente Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Subcomponente 1 Información de calidad y en lenguaje comprensible
1.1
Publicar información destacada con la gestión empresarial y administrativa en los medios propios de la empresa como la página web.
Publicación oportuna y
comprensible al usuario.
Gerencia/Apoyo a la gestión
administrativa
Mayo/ Agosto/
Noviembre
Subcomponente 2 Diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones
2.1
Participación en los espacios generados por el Alcalde con la comunidad para la rendición de cuentas del Plan de Desarrollo.
Presentación Informe de avance
(Documento digital) y registros
de medios de comunicación.
Gerencia/Apoyo a la gestión
administrativa
Fechas programadas
por Planeación Municipal.
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Subcomponente Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
2.2 Encuentros comunitarios
Sugerencias y aportes de la comunidad.
Gerencia/Apoyo a la gestión
administrativa
Según programación
año 2020
Subcomponente 3 Incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas
3.1
Capacitar a los funcionarios de la entidad en comunicación efectiva
1 capacitación en mecanismos de comunicación
efectivos
Gerencia/Apoyo a la gestión
administrativa Mayo
3.2 Participación y colaboración abierta
Adelantar cuando menos un ejercicio
de colaboración abierta que permita la
búsqueda a problemas o
dificultades que presente la
entidad y permita a la ciudadanía de
manera innovadora participar
Gerencia/Apoyo a la gestión
administrativa Diciembre
Subcomponente 4 Evaluación y retroalimentación a la gestión institucional
4.1
Revisión de las actividades de rendición efectuadas en años anteriores
Documento de revisión de las rendiciones de
cuentas efectuadas con
anterioridad.
Gerencia/Apoyo a la gestión
administrativa Junio
4.2 Encuesta para medición de la percepción
Llevar a cabo una encuesta que
mida la percepción que la ciudadanía tiene acerca de la
entidad
Gerencia/Apoyo a la gestión
administrativa Julio
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Subcomponente Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
4.3
Recopilar y analizar la información de las encuestas y de los foros de participación, así como de la rendición presencial y virtual
Información estadística del
proceso de rendición y de la
información obtenida
Gerencia/Apoyo a la gestión
administrativa Diciembre
11.4. COMPONENTE 4: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN DEL CIUDADANO
De acuerdo a este componente para la implementación del plan anticorrupción de LAS
EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE QUINCHÍA E.S.P., se encuentra que la entidad
cuenta con una Ventanilla Única, la cual funciona adecuadamente y recepciona todas las
solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y demandas, que los usuarios presentan, iniciando el
trámite para la solución de los mismos o la transmisión de la información recibida a las diferentes
áreas de acuerdo a su pertinencia.
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Tabla 4. Servicio al ciudadano.
Subcomponente Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
Subcomponente 1 Estructura administrativa y Direccionamiento estratégico
1.1
Definir comportamientos administrativos para el desarrollo de iniciativas que mejoren el servicio al ciudadano.
Lograr que el usuario sienta la
importancia que este representa para la empresa al darle
una atención oportuna y eficiente.
Gerencia/ Operativa/ Comercial
Permanente
1.2
Capacitación de los funcionarios para mejorar el proceso de atención al ciudadano
Una (1) capacitación en servicio al
ciudadano
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
Julio
Subcomponente 2 Fortalecimiento de los canales de atención
2.1
Mejorar los protocolos de atención al ciudadano en todos los canales de atención.
Protocolos mejorados
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
Diciembre
2.2
Actualización del sitio web institucional si se requiere
Sitio web institucional
actualizado y en los términos de la NTC
5854
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
Diciembre
Subcomponente 3 Talento humano
3.1
Fortalecer las competencias de los servidores públicos que atienden directamente a los ciudadanos
Realizar sensibilizaciones y/o capacitaciones para que los servidores
desarrollen y fortalezcan sus competencias y habilidades en
materia de servicio al ciudadano.
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
Diciembre
Subcomponente 4 Normativo y Procedimental
4.1 Evaluar y elaborar informes de PQRSD
Informes de PQRSD publicados en el sitio
web institucional
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
Julio y Diciembre
4.2
Revisión de la carta de trato digno a los usuarios y
Carta de trato digno a los usuarios,
revisada actualizada en caso
de requerirse
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
Junio
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Subcomponente Actividades Meta o producto Responsable Fecha
programada
actualización si se requiere
4.3
Actualización de formatos de recepción de PQRSD si se requiere
Formatos para recepción de
PQRSD actualizados, en
caso de requerirse.
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
Julio
Subcomponente 5 Relacionamiento con el ciudadano
5.1
Elaborar 2 informes de seguimiento a la atención del canal telefónico de la entidad.
Informe semestral que describa la
calidad de la atención en el canal
telefónico.
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administrativa
Junio Diciembre
5.2
Aplicar y evaluar la encuesta de satisfacción del servicio de atención al ciudadano.
Realizar encuestas de manera semestral
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
Junio Diciembre
11.5. COMPONENTE 5: MECANISMOS PARA LA TRANSPARECNIA Y ACCESO A
LA INFORMACIÓN
Subcomponente Actividades Meta o producto Indicadores Responsable Fecha
programada
Subcomponente 1 Lineamientos de Transparencia Activa
1.1
Publicación de toda la información mínima en el sitio web institucional
Sitio web institucional actualizado
% de información y sesiones del
sitio web actualizada
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
30 de diciembre
1.2
Publicación y divulgación de toda la información contractual en el SECOP
Contratos publicados en el SECOP II
Número de contratos
publicados/Total de contratos
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
Mayo
Subcomponente 2 Lineamientos de Transparencia Pasiva
2.1
Actualizar procedimiento de atención al ciudadano cuando se requiera.
Actualizaciones aplicadas
Publicación de procedimiento actualizado.
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30 de junio
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Subcomponente Actividades Meta o producto Indicadores Responsable Fecha
programada
2.2
Implementación de medios electrónicos para la respuesta a solicitudes de los usuarios
Sistema de PQRSD on-line
Número de medios de respuesta
implementados
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
30 de junio
Subcomponente 3 Elaboración los Instrumentos de Gestión de la Información
3.1
Levantamiento del inventario de activos de información
Inventario de activos de
información
Inventario de activos de
información
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
30 de junio
3.2
Establecer el índice de información clasificada y reservada
Identificación de la
información clasificada y reservada
Índices establecidos
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
30 de junio
Subcomponente 4 Criterio diferencial de accesibilidad
4.1
Establecer formatos alternativos comprensibles para publicación de la información
Formatos alternativos
comprensibles Formatos
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
30 de junio
4.2
Seguir los parámetros de publicación para la accesibilidad al sitio web
Sitio web institucional
cumpliendo los estándares básicos de
accesibilidad
% de información y sesiones del
sitio web actualizada
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
29 de julio
4.3
Hacer estudio de accesibilidad a espacios físicos para la población con discapacidad
Estudio de accesibilidad
Estudio
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
29 de julio
Subcomponente 5 Monitoreo del Acceso a la Información Pública
5.1
Elaborar informes de solicitudes de acceso a la información
Informe de solicitudes de acceso a la información
Número de informes
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
30 de junio
Código: DE-PL-03
Versión: 2020
Fecha: 28/12/2018
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Subcomponente Actividades Meta o producto Indicadores Responsable Fecha
programada
5.2
Establecer mecanismo de acceso y seguimiento a las solicitudes de información
Mecanismo o protocolo para
acceso y seguimiento a solicitudes de información
Protocolo
Gerencia/apoyo a la gestión
administrativa
30 de junio
12. AJUSTES Y MODIFICACIONES
De acuerdo con los parámetros establecidos por la metodología “Estrategias para la Construcción
del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano“ las áreas responsables al interior de las
EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE QUINCHÍA E.S.P., podrán realizar los ajustes y las
modificaciones durante el respectivo año de vigencia del plan, orientadas a mejorarlo luego de su
publicación. Para ello, los cambios introducidos deberán ser motivados, justificados e informados
a la oficina de control interno, sin excepción, dejando evidencia por escrito de tales acciones, las
cuales se publicarán posteriormente en la página web de la entidad para el conocimiento de la
ciudanía. (DAFP, 2015).
JUAN AUGUSTO GARCIA RODAS
Gerente