OBJETIVOS
• Discutir una metodología para diseñar y ejecutar proyectos
• Realizar ejercicios prácticos
acerca de algunas aplicaciones
UN PROYECTO ES...
Actividades
y recursos organizados
para resolver
un (os) problema(s)
en un período dado
EL CICLO DE PROYECTO
MARCOLOGICO
DISEÑO
EVALUACION EJECUCION
MARCO LÓGICO Es una reacción frente a tres
problemas:
• Planificación imprecisa y objetivos múltiples no relacionados con las actividades
• Proyectos fracasados y sin clara responsabilidad gerencial
• Metas poco claras y sin base objetiva para comparar, al menos, lo planeado con los resultados
MARCO LÓGICOResponde tres preguntas
¿QUÉ es lo que va a lograrse con el proyecto?
¿CÓMO se va a realizar el logro planteado?
¿CÓMO se va a saber si ese logro se ha cumplido?
MARCO LÓGICOAyuda a explicar
• ¿PARA QUÉ se realiza el proyecto?
• ¿QUÉ problema ayudará a resolver?
• ¿CÓMO se alcanzará el objetivo?
• ¿CON QUÉ acciones lograrán los resultados?
MARCO LOGICO (1)
Es una herramienta de análisis estructurdo que facilita el proceso de:
a) Identificación b) Diseño c) Ejecución y d) Evaluación de políticas, planes, programas y diseños organizacionales
Se aplica en cualquier fase de la planificación y es modificable
MARCO LOGICO (2)
• Identifica la responsabilidad gerencial:Orienta a resultados, adquiere compromisos con objetivos finales (efecto/impacto) e incorpora la gerencia participativa
• Contribuye a evaluar la factibilidad del proyecto, aplica el método científico y el enfoque sistémico
• Puede mejorar el diseño, ejecución y evaluación del proyecto
LA MATRIZ DE MARCO LÓGICO
Sistema estructurado, para planificar y comunicar
en un cuadro, la información relevante (BSC)
Plantilla que contiene el resumen delproyecto y que se compone de cuatro filas y decuatro columnas
Se organiza en la lógica vertical de causa-efectoY en la lógica horizontal del seguimiento de losObjetivos
Activities:How to achieveoutputs
Actividades Supuestos
Supuestos
Supuestos
Supuestos
Descripción
Fin
Propósito
Componentes
Indicadores
Indicadores
Indicadores
Resumen presupuestal
Medios de verificación
Medios de verificación
Medios de verificación
VerificadoresIndicadores Supuestos
Ejecución presupuestal
LA MATRIZ DEL MARCO LOGICO
MARCO LÓGICOLas etapas
• Analítica
• Planificación
• Ejecución
• Evaluación
Primero: LA ETAPA ANALÍTICA
1. Análisis del problema
2. Análisis de los interesados
¿QUÉ ES UN PROBLEMA?
• Cuestión o algo que se trata de aclarar
• Conjunto de hechos o circunstancias que dificultan obtener un fin
• Planteamiento de una situación cuya respuestadesconocida debe obtenerse a través de métodos científicos
• Situación general considerada insatisfactoria
TODO PROBLEMA. . .
Es relativo a un actor específico
Es inaceptable para el que lo percibe
• Es solucionable
La definición correcta del problema es esencial
para diseñar el proyecto que busca solucionarlo
PASOS PARA DEFINIR EL PROBLEMA
• Lluvia de Ideas
• Considerar elementos tales como: Procedimientos, Políticas, Personas, Localización, Métodos, Maquinarias, Materiales, Mano de obra, Sistemas, Entorno, Actores, Aptitudes
• Construir Árbol de Problemas, a partir de un problema central identificado en el propósito del proyecto, para analizar sus causas y sus efectos.
ÁRBOL DE PROBLEMAS
Analiza la situación
Identifica los problemas principales, sus
relaciones de causa-efecto e
interrelaciones
Visualiza las relaciones en un diagrama de
problemas efecto
causa
ÁRBOL DE PROBLEMASConstrucción (1)
El grupo se organiza con un coordinador dedebates, un relator y quien escriba los
acuerdos
1. Seleccionar el problema y escribirlo en elpizarrón (consenso)
2. Cada miembro del grupo contribuye con unacausa (escrita) y la pone bajo el problema
3. Cada miembro del grupo contribuye con un efecto (escrito) y lo pone sobre el problema
ÁRBOL DE PROBLEMASConstrucción (2)
4. Completar la construcción de las “ramas”
5. Agrupar las causas y los efectos, eliminado los repetidos e introduciendo una lógica:
Entre las causasEntre los efectosEntre las causas y los efectos
ANÁLISIS DE INTERESADOS
• Sirve para determinar la estrategia general del proyecto
• Contribuye a identificar mejor a los potencialmente beneficiados y a los potencialmente perjudicados
• Facilita la descripción de las fortalezas y debilidades
• Apoya la identificación y programción de intervenciones pertinentes
ALGUNAS PREGUNTAS
• ¿Quiénes están “afectados” por el problema?
• ¿Quiénes están “afectados” por el proyecto?
• ¿Cuáles son los intereses de los diversos actores?
• ¿Cómo cada grupo percibe el problema?• ¿Qué recursos aporta cada grupo?• ¿Qué rol institucional cumple cada grupo?• ¿Qué actividades se pueden realizar para
satisfacer integradamente los intereses de las diferentes personas y grupos?
ANALISIS DE INTERESADOS
Grupos InteresesProblemas Percibidos
Recursos y Mandatos
Interés en el proyecto
Conflictos Potenciales
InteresadosBreve
DescripciónExpectativas
del Proyecto
Poder(P)
(0 a 5)
Valor(V)
(-3 a+3)
Efecto(PxV)
(-15 a+15)
A
B
C
D
E
F
ANALISIS DE INTERESADOS
ANALISIS DE LOS INTERESADOSEjercicio # 2
1. Hacer una lista de los interesados en el problema y en la(s) solución(es)
2. Analizar, para cada uno de ellos:
Breve descripción acerca de su interésDescribir sus expectativas del proyectoEstimar su Poder (1 a 5)Evaluar el Valor (-3 a +3)Calcular el Efecto (PxV) (-15 a+15)
CATEGORÍAS DE ANÁLISIS DE INTERESADOS
• Grupos• Intereses• Problemas percibidos• Recursos y mandatos• Interés en el proyecto• Conflictos potenciales
Segundo: LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN
• Objetivos del Proyecto
• Indicadores e Hitos
• Medios de Verificacion • Supuestos
QUE ES UN OBJETIVO?
• Es el resultados específicos que deseamos
• Expresa la descripción de un cambio propuesto
• Es un resultado medible y observable
UTILIZAR VERBOS FUERTES PARA DESCRIBIR OBJETIVOS
DÉBIL FUERTE
• Coordinar Participar Establecer Ordenar• Contribuir Asistir Instalar Erradicar• Apoyar Mejorar Reducir Aumentar• Integrar Colaborar Hacer Dirigir• Aumentar Organizar Llevar a cabo• Aconsejar Fomentar Desarrollar• Armonizar
ANÁLISIS DE OBJETIVOS Describir la situación esperada
Identificar las relaciones medios-fines entre los objetivos (actividades-resultados)
Visualizar las relaciones medios-fines en un diagrama (árbol de objetivos)
Fin
Medio
El Objetivo contribuye al logro de los Resultados
Los Componentes son necesarios para lograr el Objetivo, mediante lasActividades (medios)
JERARQUÍA DE OBJETIVOS
Resultado
Objetivo
Componente
Actividades Actividades
Componente
Actividades Actividades
ORDENAR SEGÚN CAUSA Y EFECTO
Se diseñaron cursos de capacitación para el personal de salud
Las Unidades de Salud atienden a las necesidades de la población local
Se redujo la morbilidad y la mortalidad
El personal de salud mejoró su capacidad de atención
Entonces si
LA LÓGICA DE UN PROYECTO:Una serie de hipótesis lógicas
Fin
Propósito
Componentes
Actividades
Entonces
si
si
Entonces
JERARQUIA DE OBJETIVOS DE PROYECTOS
FIN. ¿PARA QUE? Razón del proyecto. Objetivo al cual
contribuyeEj: Cambios en la Situación de Salud
PROPOSITO. ¿POR QUE?El impacto (efecto inmediato) del ProyectoEjemplo: Cambios en las Capacidades
Nacionales
JERARQUIA DE OBJETIVOS DE PROYECTOS
RESULTADOS. ¿QUE?Resultados (productos) específicos del
proyecto.Responsabilidad Gerencial
ACTIVIDADES. ¿COMO?Acciones y recursos para producir el
resultadoResponsabilidad Gerencial.
EJEMPLO
FINSe han eliminado las enfermedadestransmitidas por agua contaminada
PROPOSITOLa población rural ha adoptado
prácticashigiénicas
EJEMPLO
PRODUCTOS1. Trabajadores de la salud capacitados2. La comunidad ha sido informada sobre
técnicas de tratamiento de agua
ACTIVIDADES1. Desarrollar el curriculum2. Realizar cursos para los trabajadores de
salud sobre tratamiento de agua3. Diseminar técnicas de tratamiento de agua4. Realizar talleres con la comunidad
ARBOL DE OBJETIVOSEjercicio # 3
Lo esencial es convertir, paso a paso:
• El problema en objetivo
• La causa en actividades (medio)
• El efecto en resultados (fin)
Activities:How to achieveoutputs
Actividades Supuestos
Supuestos
Supuestos
Supuestos
Descripción
Fin
Propósito
Componentes
Indicadores
Indicadores
Indicadores
Resumen presupuestal
Medios de verificación
Medios de verificación
Medios de verificación
VerificadoresIndicadores Supuestos
Ejecución presupuestal
LA MATRIZ DEL MARCO LOGICO
¿QUÉ ES UN INDICADOR?
• Es un valor identificable en una variable, que
sirve para medir su comportamiento en
función del nivel de logro de una meta
programada
• Son relevantes en el proceso de diseño,
seguimiento y evaluación, dado que
identifican los aspectos evaluables de la
intervención.
INDICADOREspecificación cuantitativa de la relación entre dos o mas variables que permiten verificar el nivel de logro alcanzado en el cumplimiento de los objetivos
OBJETIVO
VARIABLE
INDICADORES
BASE: SITUACION
SIN
PROGRAMA
METAS:
SITUACION
CON
PROGRAMA
LOGROS:
SITUACION
DESPUES DEL
PROGRAMA
INDICADORES
ELEMENTOS DE UN INDICADOR
• Nombre: Expresión verbal que personifica el indicador
• Atributo: Cualidad del indicador: escolaridad, género, territorio etc.
• Unidad de medida: Unidad en la que se formula el indicador
• Fórmula de cálculo: Expresión matemática para medir la modificación de la variable
EJEMPLO
• Nombre del indicador: Tasa de desnutrición del adulto mayor
• Atributo: Por comuna
• Unidad de medida: Número de personas
• Fórmula de cálculo: Número de adulto mayores de 70 años desnutridos) / (número total de adultos mayores de 70 años)
LOS INDICADORES DEBEN RESPONDER ALGUNAS PREGUNTAS:
¿Cómo están la focalización y la cobertura?
¿Cómo están la coordinación, complementariedad,eficiencia, eficacia y efectividad?
¿Cuáles son sus resultados?
¿El producto satisface los requerimientos?
¿Hay cambios en los beneficiarios? (Impacto)
INDICADORES
• Aportan una base medible para evaluar procesos y resultados
• Nos obligan a clarificar lo que queremos decir en los objetivos
• Hace más objetivo el reconocimiento del éxito
• Atributos: PrácticoIndependienteEspecífico
EJEMPLOObjetivoHa mejorado la gestión de los servicios de
salud
Indicadores1. El tiempo de espera de los pacientes se ha
reducido en un 50% para fines del 2000 en el Hospital Central
2. La satisfaccion de los usuarios ha aumentadoen un 50%
EL INDICADOR ES PRÁCTICO
Mide lo que es importante en un proyecto:
• Objetivo: Se han construido mejores casas
• Indicador malo: Casas rojas y blancas
• Indicador mejor: 500 casas de 3 dormitorios
EL INDICADOR ES INDEPENDIENTE
Utilizar objetivos e indicadores de un mismo nivel
para medir el éxito del proyecto
Objetivo:• Aplicar nueva política de Recursos HumanosIndicadores:• Contratación de un consultor externo• Diseminación de la bibliografía• Congreso Nacional para validar la política
¿Es posible mejorar los indicadores?
EL INDICADOR ES ESPECÍFICO
• ¿Qué Cantidad?
• ¿De qué Calidad?
• ¿Para cuando? (Tiempo)• • ¿Donde? (a veces)
RECUERDE: CCT
INDICADORES
• Establecen el nivel de desempeño necesario para lograr el objetivo
• Especifican los elementos necesarios para determinar si se han logrado:
FinPropósitoResultados esperadosActividades
HITOS (Indicadores Intermedios)
Indicador:80% de la población rural en...con acceso a
aguapotable en dos años Línea de base a partir del árbol del problema:50% de la población con acceso a agua potable
Hitos (Resultados intermedios):60% después del primer año80% después del segundo año
Activities:How to achieveoutputs
Actividades Supuestos
Supuestos
Supuestos
Supuestos
Descripción
Fin
Propósito
Componentes
Indicadores
Indicadores
Indicadores
Resumen presupuestal
Medios de verificación
Medios de verificación
Medios de verificación
VerificadoresIndicadores Supuestos
Ejecución presupuestal
LA MATRIZ DEL MARCO LOGICO
MEDIOS DE VERIFICACION
Objetivos: Enunciado
Indicadores & Hitos: Clarificación del objetivo
CCT
Medios de Evidencia necesaria para verificación: verificar el indicador
Los indicadores clarificar lo que quisimos deciren el objetivo y su utilidad depende de la disponibilidad y validez de los datos
Activities:How to achieveoutputs
Actividades Supuestos
Supuestos
Supuestos
Supuestos
Descripción
Fin
Propósito
Componentes
Indicadores
Indicadores
Indicadores
Resumen presupuestal
Medios de verificación
Medios de verificación
Medios de verificación
VerificadoresIndicadores Supuestos
Ejecución presupuestal
LA MATRIZ DEL MARCO LOGICO
SUPUESTOS
Los supuestos sobre factores externos deben serexplícitos
Cada nivel del proyecto debe identificar las condiciones:
NecesariasSuficientes
para alcanzar la etapa siguiente
Verificación SupuestoIndicador
Fin
Propósito
Componente
Actividad
Concepto
CONTRI BUCI ÓN ENCADENADA DE OBJ ETI VOS(ZigZag)
Supuesto
Supuesto
Supuesto
si más
entonces
si
sientonces
entonces
más
más
CONDICIONES NECESARIAS Y SUFICIENTES
SUPUESTOS: IDEAS CLAVES
• Un buen diseño de proyecto debe incluir lascondiciones necesarias y suficientes para lograrlos objetivos del proyecto
• Los supuestos deben incluir las condiciones y los factores externos al proyecto
• Implica asumirlos como:Riesgo interno: Hipótesis del proyectoRiesgo externo: Supuestos
SUPUESTOS
Condiciones que deben existir para el éxito del proyecto, pero...están fuera del control
• Objetivo: Aumentar la producción de arroz
• Hipótesis: Semillas de alta calidad y fertilizante
• Supuesto: 24 mm de lluvia antes de 30 junio
Es una condición crítica sobre la cual el gerentedel proyecto tiene poco o ningún control
SUPUESTOS CRÍTICOS
I A
M L
P T
O A
R BT AA JC AI BAJA ALTAA PROBABILIDAD
FRENTE A LOS SUPUESTOS CRÍTICOS
No hacer nada Cambiar el diseño del proyectoAgregar un nuevo proyectoAbandonar el proyectoClarificar los supuestos:
-Comunicar-Identificar lo que excede el control-Compartior las probabilidades de
éxito
TOMAR UNA DECISION
SUPUESTOS: CÓMO ANALIZAR
3. ¿Cuál es la probabilidad de que ocurra?
No es probable
Probable(=Supuest
o)
Muy probable (no incluir)
4. ¿Puede ser rediseñado el proyecto?
No( supuesto fatal -
Pare! )
Sí(rediseñar
el proyecto)
1. ¿Es externo al proyecto?
Sí No (no incluir )
2. ¿Es importante?
Sí No (no incluir)
Tercero: LA ETAPA DE EJECUCIÓN
• Programar
• Asignar responsabilidades
• Formular presupuestos
PROGRAMAR
Objetivo: Reducir la tasa de Mortalidad Infantil, en 7% del 2000
al 2003
Período Tres años
Año 1: Reducir 0%Año 2: Reducir 1%
Año 3: Reducir 2%
Igual con las actividades y el presupuesto asociado
RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL
Contenidos de los Términos de Referencia:
Identificar las responsabilidades de cada uno: Evaluar – Realizar - Supervisar
Programar las tareas y la carga de trabajo
Definir la remuneración y duración de los contratos
PRESUPUESTO
1. Costo del proyectoCosto de inversionesCapital de trabajoCosto de operaciones
2. Alternativas para presupuesto de operaciones
Presupuestos históricosPresupuestos por programasPago por prestaciones (paquetes)Pago por resultadosPago territorial per cápita
PRESUPUESTO
3. A partir de la demanda-Determinar las necesidades-Cuantificar las acciones necesarias-Estimar el costo unitario-Calcular el costo total
4. A partir de la oferta-Determinar la oferta-Ajustar a los objetivos del proyecto-Estimar las brechas-Intervenir las brechas
FACTORES DE ÉXITO
• Planificación
• Organización
• Dirección
• Control
Comunicaciones
•Dirección•Dirección
DIRECCIÓN
•CONTROL
COMUNICACIONES
FACTORES COMUNES PARA EL EXITODIRECCIÓN
• Liderazgo
• Motivación
• Delegación de autoridad y
responsabilidades
• Orientación para resultados
• Organización
• Plan de trabajo
• Ambiente de trabajo productivo
• Conclusión de tareas
FACTORES COMUNES PARA EL EXITOCONTROL
• Avance físico y financiero (Cronograma y
plazos)
• Supuestos y entorno del proyecto
• Productividad
• Informe acerca de discrepancias
• Información para la toma de decisión
• Evaluaciones
FACTORES COMUNES PARA EL ÉXITOCOMUNICACIONES
Acerca de: Progreso y LogrosProblemas y soluciones
Medios: Formales y no formales
Dirigidas a: Contrapartes nacionalesGerenciaEquipo del ProyectoInstituciones
Financieras/Donantes
RESPONSABILIDADES DEL GERENTEDEL PROYECTO
-Gerenciar todos los recursos
-Producir los Resultados Esperados y verificar
que contribuyan al Propósito y al Fin
-Vigilar el cumplimiento de los Compromisos
de
Gestión y el compromiso del personal
-Vigilar los Supuestos y su comportamiento
RESPONSABILIDADES DEL GERENTEDEL PROYECTO
Debe advertir a la alta gerencia cuando:
-El logro de los Resultados Esperados es incierto -Problemas amenazan el propósito del proyecto -Hay cambios en los supuestos y en el entorno
del proyecto
Debe recomendar acciones correctivas Debe desarrollar a los miembros del equipo del proyecto
Cuarto: LA ETAPA DE EVALUACIÓN
• SEGUIMIENTO
• EVALUACIÓN
SEGUIMIENTO Y EVALUACIONSe aplican en dos momentos
1. Ejecución del proyecto:Avance físico de obras de
infraestructuraAvance financiero (estados de pago)Avance en la adquisición e instalación
del equipamientoAvance en recursos humanos
2. Proyecto en funcionamientoOperacionesMantenimiento
SEGUIMIENTO
Comparar el avance físico de obras de infraestructura, equipamiento y financiero con:
- Gasto en recursos humanos- Gasto en insumos- Seguimiento de las tareas y actividades- Cumplimiento de los indicadores de procesos - Comportamiento del entorno (supuestos)- Explicar las discrepancias: Problemas del
proyecto, del entorno y posibles soluciones
CONSIDERACIONES FINALES
• ¿Cliente o mandante?
• Los logros y las dificultades
• Resumen
Informe de LogroA:
De:
Fecha:
Proyecto:
Actividad:
Estado delProyecto:
Acciones:
Próximo Informe de Logro a ser entregado:
Autoridades superiores
Gerente de Proyecto
NN
NN
Identifica la actividad y el logro en términos de CCT Compara el logro con los resultados esperados Si fuera necesario, incluye explicación o interpretación del logro
Breve análisis del estado de ejecución del proyecto en general Indica las próximas decisiones importantes a tomar Indica si los plazos y presupuestos previstos siguen siendo válidos
Identifica las acciones en curso para la próxima toma de decisiones Si fuera necesario, solicita acciones por parte de las autoridades e indica la fecha en que se requiere que se tomen las acciones
Identifica el siguiente informe a ser preparado y la fecha en que serápresentado
Informe de AlertaA:
De:
Fecha:
Proyecto:
Actividad:
Problema:
Impacto y Alternativas:
Acción:
Autoridades superiores
Gerente del Proyecto
NN
NN
Identifica la Actividad o Componente que no puede producirse en CCT
Indica la naturaleza del problema y su origen
Analiza el impacto sobre la producción del Componente en cuanto a CCT Presenta alternativas de solución y las ventajas y desventajas de cada una
Recomienda la mejor alternativa
Especifica las acciones ya tomadas
Solicita acciones adicionales a personas con poder de decisión e indica la fecha en que habría que tomarlas
Resumen sobre Diseño de Proyectos
OBJETIVOS Claridad/Acuerdo Causa/Efecto
METAS E INDICADORES
Realista Cantidad, Calidad, Tiempo
RELACIÓN CON FACTORES EXTERNOS
Supuestos
ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD DEL GERENTE
Responsabilidad Contratación Factibilidad Monitoreo/Evaluación
Marco Lógico