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Instituto Nacional de Metrología de Colombia - INM Avenida Carrera 50 No.26- 55 Interior. 2 CAN Bogotá D.C., Colombia Conmutador: (57- 1) 2542222 Fax 2542238 Website: www.inm.gov.co E-mail: [email protected] Twitter @inmcolombia
E1-02-F-19 (2013-05-17)
FORMATO DE SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO
(Ley 1474 de 2011) ENTIDAD: Instituto Nacional de Metrología
AÑO: 2013
Fecha de seguimiento: Agosto de 2013
Estrategia Actividades Publicación
Enero 31
Actividades realizadas
Responsable
Anotaciones Abril 30 Agosto 31
Diciembre 31
Mapa de Riesgos de Corrupción
Mapa de Riesgos de Corrupción
Formular el Plan de
Trabajo (Responsables,
Fechas y entregables)
con sus respectivos
indicadores de
efectividad del Modelo
Integrado de Planeación
Gestión
Publicado Se realizó y desarrolló un plan de
trabajo para el diligenciamiento de las
384 preguntas, para lo cual se crearon
usuarios con sus respectivas claves
según responsabilidades y funciones, se
fijó un tiempo de respuesta y se
concluye que se cumplió oportunamente
con el diligenciamiento del formulario
único reporte de avances de gestión del
modelo integrado planeación gestión.
Oficina Asesora De Planeación
Coordinar el comité
para brindar
lineamientos generales
e integración del SIG
(Bimensual)
Publicado Se realizaron dos reuniones con sus
respectivas actas de aprobación de
documentación del SIG.
Oficina Asesora De Planeación
Elaborar los planes,
programas, políticas y
estrategias y proyectar
actos administrativos
Publicado Se realizaron mesas de trabajo con cada
área para consolidar el PEI final, la
aprobación se realizará en el mes de
agosto.
Oficina Asesora De Planeación
Se aprobó el plan anticorrupción y de
atención al ciudadano INM 2013.
Oficina Asesora De Planeación
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Elaborar, Implementar,
Verificar, Controlar y
presentar informes de
seguimiento a la
dirección de manera
Trimestral
Publicado Se cumplió el informe de seguimiento
del plan de acción correspondiente al 1er
semestre de 2013. Se realizó
seguimiento mensual del plan de acción,
y se un informe del primer Trimestre.
Oficina Asesora De Planeación
Elaborar, Implementar,
Verificar, Controlar y
presentar informes de
seguimiento a la
dirección de manera
mensual
Publicado Se alineó el plan estratégico
institucional con sus 4 políticas
estratégicas con los planes de acción
correspondientes a cada área iniciando
su seguimiento mensual.
Oficina Asesora De Planeación
Elaborar y presentar el
tablero de mando de
control
Publicado Se presentó una propuesta para la
aplicación del balance SCORECARD a la
dirección para la formulación en el 2014
Oficina Asesora De Planeación
Aprobación de los
procedimientos
documentados
Publicado Se encuentra en implementación el
Sistema de Gestión de Calidad
Oficina Asesora De Planeación
Implementar, Socializar
y Certificar el SIG
Publicado Se obtuvieron las acreditaciones de
NVLAP y la acreditación del seguimiento
de la auditoría de DAKKS.
Oficina Asesora De Planeación
Establecer criterios y
requisitos para la
contratación del Ente
certificadorDefinir una
lista de chequeo con los
requisitos mínimos para
contratar
Publicado Se realizaron los estudios previos
(términos de referencia) para la
contratación de la certificación bajo la
NTC GP 1000:2009 E ISO 9001: 2008
Oficina Asesora De Planeación
Retroalimentación de los
resultados a los líderes
de procesos
Seguimiento al
cumplimiento de las
observaciones y no
conformidades
Publicado Se encontraron no conformidades en: 4
NVLAP, 3 DAKKS, 11 auditoría interna, 15
pre REVIEW masa y presión y 25 del pre
REVIEW de CENAM. Se realizó
seguimiento al plan producto de
auditoria de caja menor por parte de
control interno. Y se constituyó plan de
mejoramiento tras el informe de PQRSD.
Oficina Asesora De Planeación
Control Interno
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Formular el Plan de
Trabajo necesaria para
la Implementación del
Modelo de Gestión Ética
de la Entidad
Publicado Se aprobó a través de la resolución 236
de 2013 el código de ética, se cuenta con
un plan de trabajo para el 2do semestre
por parte de la psicóloga del INM con el
fin de socializar, interiorizar y
empoderar los funcionarios en el código
ética.
Oficina Asesora De Planeación
Elaborar, Implementar,
Verificar y Controlar una
lista de chequeo con la
documentación
necesaria que soporte la
formulación de los
proyectos de inversión
para el INM
Publicado Se elaboró lista de chequeo de la
formulación de los proyectos de
inversión para el INM, la cual se
encuentra en aprobación del SIG.
Oficina Asesora De Planeación
Ajustar y Controlar que
los documentos
soportes cumplan con
los requisitos que se
exigen en la metodología
general ajustada
Publicado Están elaborados los documentos y se
encuentran en revisión por la oficina
asesora de planeación.
Oficina Asesora De Planeación
Realizar el Comité por
parte de la Alta
Dirección para la
Aprobación de los
Proyectos.
Publicado La distribución presupuestal se realizó
conforme solicitó el DNP según la
asignación realizada a los 7 proyectos
de inversión 2014. Se actualizó la
información debidamente en el
aplicativo SUIFP y está pendiente la
distribución de los recursos por
actividades según el proyecto. Acta de
comité por parte de la alta dirección
para la aprobación de los proyectos de
inversión.
Oficina Asesora De Planeación
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Realizar mensualmente
el seguimiento a la
ejecución presupuestal
de los proyectos de
inversión y rendir el
respectivo informe a la
dirección general del
INM
Publicado Informe presentado a la alta dirección
correspondiente a los meses de mayo,
junio y julio de 2013 de los avance de los
indicadores y ejecución presupuestal de
proyectos de inversión
Oficina Asesora De Planeación
Aprobar los
procedimientos de
comunicaciones
Publicado Se han elaborado y codificado los
siguientes procedimientos: E3-01-P01
Comunicación Interna, E3-01_p_02
Comunicación Externa, E4-01-P-01
Atención de PQRSD y E4-01-P-03
Protocolo servicio al ciudadano. Están
pendientes de aprobación por parte del
Comité.
Profesional De Comunicación
Realizar seguimiento de
aplicación y
cumplimiento de
manuales de
comunicaciones.
Publicado Una vez se aprueben los procedimientos,
se procederá a su implementación y
divulgación para su posterior
seguimiento.
Profesional De Comunicación
Elaborar los
procedimientos de
atención al ciudadano
Publicado El procedimiento de PQRSD ya se
codifico y aprobó. Desde el 15 de agosto
se están realizando seguimientos
semanales a los radicados de PQRSD.
De igual manera, el procedimiento de
Gestión Documental adopto y oficializó
dicha política.
Profesional De Atención Al Ciudadano
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Realizar informes de la
revisión a la gestión de
las PQRSD
Publicado Trimestralmente se realiza informe
sobre PQRSD por parte del profesional
responsable de atención al ciudadano y
es presentado a la Dirección General, de
igual manera dando cumplimiento al art
76 de la Ley 1474 de 2011 la asesora con
funciones de jefe de control interno, La
oficina de control interno deberá vigilar
que la atención se preste de acuerdo
con las normas legales vigentes y
rendirá a la administración de la entidad
un informe semestral sobre el
particular.
Profesional De Atención Al Ciudadano
Implementación y
diligenciamiento de un
formato de revisión.
Verificación de listado
oficial reportado por el
Subdirector de
Innovación y Servicios
Tecnológicos
Publicado Se elaboró el formato para identificar
los parámetros que tiene la SIST y la
SMF y se verifica la asistencia por parte
del capacitador de la lista que
suministra la subdirección.
Subdirección De Metrología Física
Evaluación del Indicador
de Quejas y Reclamos
Publicado Durante el mes de Julio no se presentó
ninguna queja atribuible a certificado,
por lo tanto no se tramito nada al
respecto. Durante el mes de Junio
surgió solo una queja, el cual se resolvió
el día 21 de Junio de 2013 y la solicitud
fue de mayo 28 de 2013.
Subdirección De Metrología Física
Documentar el Tutorial
para el Manejo del
Aplicativo
Publicado Se encuentra elaborado un manual de
administración de servicios
metrológicos
Subdirección De Metrología Física
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Evaluación del Indicador
de Quejas y Reclamos
Publicado Durante el mes de Julio no se presentó
ninguna queja atribuible a certificado,
por lo tanto no se tramito nada al
respecto. Durante el mes de Junio
surgió solo una queja, el cual se resolvió
el día 21 de Junio de 2013 y la solicitud
fue de mayo 28 de 2013.
Subdirección De Metrología Física
Diligenciamiento del
Formato de Entrega de
Satisfacción para cada
contrato.
Publicado Como parte de las actividades de
supervisión se solicitó una suspensión
del contrato N° 029, debido la
reprogramación de la obra para el
laboratorio de Química.
Supervisor Subdirección de Metrología
Química y Biomédica del Contrato
Verificar el
Cumplimiento de los
Requisitos Técnicos
habilitados
Publicado Se tiene un borrador del formato y del
procedimiento de evaluación de
proveedores, y actualmente está
sometido a revisión en la SMQB.
Subsistema De Metrología Química y
Biomédica
Participar en la toma de
decisiones en el comité
de contratación
Publicado Asiste el Subdirector de Química y
Biomédica a los comités de contratación
Subdirección de Metrología Química y
Biomédica
Participación Activa Publicado Se participa en los comités de
contratación.
Subdirección de Metrología Química y
Biomédica
Seguimiento a la
elaboración y al listado
de participantes
autorizados
Publicado Se dictaron los 7 cursos programados
en el mes de Junio, La SMF establece
que verificó y se hizo seguimiento al
listado de participantes autorizados.
Dentro del Programa anual de auditorías
se verificará en el mes de noviembre, el
proceso de capacitaciones.
Subdirección De Metrología Física
Control Interno
Validación de la
Implementación del
Software
Publicado Se inició el proceso de contratación de
servicio de pagos en línea. Una vez se
disponga de esta herramienta se
procederá al desarrollo de la
Subdirección de Innovación y Servicios
Tecnológicos
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Diseñar e implementar
un aplicativo para
automatizar el servicio
con verificación en línea
de registros contables
Publicado funcionalidad de pagos por internet. Subdirección de Innovación y Servicios
Tecnológicos
Implementar el Software
(Tener en cuenta el
derecho de turno)
Publicado Se instaló servidor Linux para soporte
de servicios en línea, incluyendo
capacitación e inicio de desarrollo de
herramientas de administración de
inscripción de cursos, por expresa
manifestación de Laureano Urrego
(dueño del proceso) se establece que el
software se encuentra en un 75% de
desarrollo.
Subdirección de Innovación y Servicios
Tecnológicos
Elaboración de reporte
de modificaciones de
programaciones
trimestral
Publicado Se elaboraron trimestralmente un
informe de modificaciones de
programación realizadas.
Seguimiento del
Cumplimiento a las
Funciones trimestrales
Publicado Se realizó evaluación de desempeño
semestral a cada uno de los
funcionarios de la Subdirección de
Química y Biomédica.
Subdirección de Metrología Química y
Biomédica
Evaluación de Perfiles Publicado Se tienen los criterios de evaluación de
perfiles y la base de datos de las
evaluaciones realizadas.
Subdirección de Metrología Química y
Biomédica
Planear, Elaborar,
Documentar,
Implementar, Evaluar y
Hacer Seguimiento del
SIG aplicado al SMQB, a
finales de la vigencia
2013 estará el 70% de
avance.
Publicado Se está traduciendo la ISO 30 a la ISO
35; es decir, se expresó en el
seguimiento realizado por la oficina
Asesor de Planeación que se tiene un
avance del 50%.
Subdirección de Metrología Química y
Biomédica
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Diligenciamiento del
Formato de Entrega de
Satisfacción
Publicado Los pagos revisados en la auditoria al
proceso financiero correspondiente se
evidencio que existen los formatos de
supervisión y de entrega a satisfacción.
Como parte de las actividades de
supervisión se solicitó una suspensión
del contrato N° 029, debido la
reprogramación de la obra para el
laboratorio de Química.
Subdirección de Metrología Química y
Biomédica
Verificar el
Cumplimiento de los
Requisitos Tecnicos
Publicado Se reporta por parte de la Oficina
Asesora de Planeación como
cumplimiento que dentro de las
actividades de supervisión se solicitó
una suspensión del contrato N° 029,
debido la reprogramación de la obra
para el laboratorio de Química.
Subdirección de Metrología Química y
Biomédica
Participar en la toma de
decisiones en el comité
de contratación
Publicado Asiste el Subdirector de Química y
Biomédica a los comités de contratación
Subdirección de Metrología Química y
Biomédica
Conformación del comité
ejecutivo para
evaluación de
proyectos,
semestralmente se
realizarán las reuniones.
Publicado Se elaboró el proyecto de reglamento de
la Red y se encuentra en revisión
jurídica para posterior implementación
Subdirección de Metrología Química y
Biomédica
Realizar conciliaciones.
Verificación de giros.
Mensualmente
Publicado Las conciliaciones de las 4 cuentas del
INM están a junio de 2013. Teniendo en
cuenta el castigo del PAC del mes de
junio, en julio se obligaron contratistas y
el rubro de inversión adicionales a la de
los otros meses, modificando la relación
usual de 1.6 órdenes de pago por
obligación.
Secretaria General - Contadora
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Comunicar al ministerio
de hacienda las
personas que van a
ejecutar cada una de las
etapas de la cadena
presupuestal
Publicado Se mantiene informada al Ministerio de
Hacienda tras solicitud de usuario. De
igual manera, se lleva un cuadro control
por parte de Control Interno de
responsables y usuarios de sistemas de
información.
Secretaria General
Adquisición de las
firmas digitales
Publicado Se adquirieron 6 Token de los
funcionarios usuarios del SIIF Nación 2.
Secretaria General
Generar la radicación en
el SIIF
Publicado Se registraron 27 CDP,173 RP y 232
obligaciones- DE igual manera. Se
realizó auditoria al proceso financiero y
se recomienda acciones de
mejoramiento en el control y registro de
soportes.
Secretaria General - Contadora
Verificación aritmética
de los soportes
Publicado Se registraron 232 obligaciones y
órdenes de pago, al ser revisadas
aritméticamente.
Secretaria General - Contadora
Solicitar perfil de
seguimiento para
control interno en el SIIF
Publicado La Asesora con funciones de Jefe de
Control Interno posee usuario y clave
del perfil seguimiento en el SIIF.
Control Interno
Verificación documental
y participación en la
socialización
Publicado Seguimiento del cumplimiento de
Gestión Ética de la entidad. Se realizó
revisión y aprobación del código de
ética. Se encuentra en revisión del
procedimiento de Control Interno
Disciplinario.
Asesor Jurídico
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Elaborar, documentar,
proyectar, conceptuar y
sustentar técnica y
financieramente la
estructuración de la
asesoría jurídica y de la
representación judicial
del INM
Publicado Hubo una aprobación de las políticas de
prevención del daño antijurídico y
defensa judicial del INM. En dicho
documento se constituye como fuente
para la elaboración técnica y financiera
de los instrumentos y/o herramientas
que se requieren para la defensa judicial
del INM. En el mes de agosto debe salir
la resolución de políticas de prevención
del daño antijurídico y el documento
dirigido a Secretaría General solicitando
la adquisición de ciertos instrumentos o
herramientas para el ejercicio adecuado
de la defensa judicial del INM.
Asesor Jurídico
Elaboración de
propuesta para la
adquisición de un
sistema de información
de actualización legal
Publicado En el mes de Agosto se remitió la
información adicional a la Secretaría
General en relación con las políticas de
prevención del daño antijurídico con el
fin de que la Secretaría General
justifique la necesidad para adelantar el
proceso de contratación.
Asesor Jurídico
Seguimiento de las
actividades del comité
de conciliación de
manera mensual
Publicado Se presentó reunión del comité de
conciliación y defensa judicial del INM el
día 25 de Julio, en la cual se dió
aprobación al proyecto de resolución
mediante el cual se adoptan las políticas
de prevención del daño antijurídico y de
defensa judicial del INM, lo cual quedó
consignado en el acta No. 3 de la citada
fecha.
Asesor Jurídico
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Elaboración de los
informes de seguimiento
Publicado En la actualidad contra el INM no hay
ningún proceso judicial en curso, y
tampoco el INM ha iniciado algún
proceso judicial, sin embargo como
previo a una demanda en contra del INM,
se ha hecho la representación de la
entidad ante la Procuraduría General de
la Nación en audiencia de conciliación,
de lo cual existe un informe y
adicionalmente se rindió la información
al LITIGOB de esta conciliación en la
oportunidad de tiempo establecida.
Asesor Jurídico
Revisión y cumplimiento
de los compromisos
según requerimientos
del MinCit
Publicado Se presentan los informes al MinCIT
conforme los solicitan, por las
diferentes áreas como la oficina
asesora de planeación, secretaria
general y otras áreas. Ya están
generados los planes de acción del área
Jurídica del INM. Se certifica el
cumplimiento de los diferentes
entregables de cada trimestre por parte
de Control Interno.
Asesor Jurídico
Documentación del
programa de gestión
documental
Publicado Se encuentra aprobado por Comité de
Archivo y Comité de Desarrollo
Administrativo el Manual de Gestión
Documental.
Profesional De Gestión Documental
Capacitación y
sensibilización en la
implementación de
programa de gestión
documental
Publicado Se realizó capacitación y socialización
de la gestión documental en
coordinación con atención al ciudadano
y la Oficina Asesora de Planeación
Profesional De Gestión Documental
Evaluación de aplicación
de políticas y
procedimientos de
gestión documental
Publicado Las auditorías se programarán para los
meses de Octubre Posterior a la
capacitación e implementación, y para el
mes de diciembre.
Profesional De Gestión Documental
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Sistematización de los
procesos de gestión
documental
Publicado Se identificaron que dentro del proceso
de gestión documental se van a tener en
cuenta para el cálculo del indicador son
los que contiene los alcances de la
herramienta SURDO (Sistema Único de
Radicación de Documentos) los cuáles
son: Producción de documentos,
Distribución de documentos, Trámite de
Documentos y Consulta de Documentos.
Profesional De Gestión Documental Y
Profesional De Tics
Encriptación de claves.
Ampliación de permisos
a objetos de aplicativos.
Generación de escripts
para modificación
periódicas de claves.
Publicado A la fecha se tiene el reporte de usuario
por aplicativo y el informe de permisos
por perfiles y usuarios.
Se creó el mecanismo para que los
usuarios puedan modificar sus claves y
para que se generen de manera
aleatoria nuevas claves cuando sean
requeridas.
Las actividades y reportes se vienen
desarrollando de manera permanente
sin ningún contratiempo.
Se generó un nuevo reporte de usuarios
y permisos por aplicativo con corte al
mes de julio de 2013.
Subdirección de Innovación y Servicios
Tecnológicos
Formalización del
procedimiento de
accesos permitidos a
usuarios y perfiles nivel
de infraestructura de
datos
Publicado El procedimiento ya se encuentra
elaborado. Se programa aprobación y
socialización
Subdirección de Innovación y Servicios
Tecnológicos
Realizar una inspección
a nivel perimetral de la
red.
Incrementar las
contraseñas
Verificar e implementar
las reglas en el
Publicado Para elevar el nivel de seguridad en el
acceso a los servidores por parte de
usuarios externos con el fin de evitar
ataques maliciosos, se validó con el
grupo de calidad acerca de los
instructivos que se necesitaban para
TICs el 1 de Agosto de 2013 y se
Subdirección de Innovación y Servicios
Tecnológicos
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dispositivo UTM de la
entidad
encuentra en elaboración los
respectivos instructivos.
Elaboración del
documento propuesta
(definición de políticas,
alcances e inventarios)
Publicado Se tiene programada la actividad para el
último trimestre del 2013.
Subdirección de Innovación y Servicios
Tecnológicos
Elaboración e
Implementación del
documento
Publicado Se validó con el grupo de calidad acerca
de los instructivos que se necesitaban
para TICs el 1 de Agosto de 2013 y se
encuentra en elaboración los
respectivos instructivos de
administración de sistemas de
información
Subdirección de Innovación y Servicios
Tecnológicos
Elaboración e
Implementación del
documento de acceso a
los recursos de
infraestructura de Red y
Servidores.
Publicado Se recibió retroalimentación por parte
del grupo de calidad, está pendiente la
actualización del mismo en la SIST, con
la configuración de accesos a los
recursos de la red.
Subdirección de Innovación y Servicios
Tecnológicos
Reporte periódico de
implementación de
políticas, de manera
trimestral
Publicado Está en construcción la documentación
correspondiente a procedimientos,
instructivos, políticas, etc., se entrega la
1era versión al equipo de calidad para
revisión para agosto de 2013.
Subdirección de Innovación y Servicios
Tecnológicos
Definir e Implementar
reglas de seguridad,
navegación y acceso
para todos los usuarios
de la red (Firewall).
Publicado Se validó con el grupo de calidad acerca
de los instructivos que se necesitaban
para TICs el 1 de Agosto de 2013 y se
encuentra en elaboración los
respectivos instructivos de
administración de sistemas de
información
Subdirección de Innovación y Servicios
Tecnológicos
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Seguimiento de políticas
de navegación y
seguridad interna de la
red (continuidad del
servicio), trimestral
Publicado Se realizó entrega del primer informe
por parte de la mesa de ayuda el día 31
de Julio de 2013
Subdirección de Innovación y Servicios
Tecnológicos
Solicitud de adquisición
de la herramienta
tecnológica
Publicado La adquisición de la herramienta se
encuentra en proceso contractual.
Responsable Gestión Humana
Diligenciamiento de
formato de verificación
de cumplimiento de
requisitos según Manual
de Funciones
Publicado Es un control permanente que se
efectúa a cada funcionario en el
momento de vinculación y se está
llevando a cabo conforme el
procedimiento establecido, durante el
mes ingresaron 2 personas a las cuáles
se diligenció el formato debidamente.
Responsable Gestión Humana
Realización de informes
trimestrales de
ejecución.
Publicado Ejecución de los Planes de Capacitación,
Bienestar Laboral e incentivos
Responsable Gestión Humana
Revisar la totalidad de
los requerimientos de
contratación recibidos y
adicionalmente auditoría
de control interno al
proceso contractual y
de ejecución
Publicado El reporte de los informes establecidos
es trimestral, En el segundo trimestre el
informe presentado corresponde al
primer informe de seguimiento.
Profesional Responsable De Gestión
Contractual
Publicado Se recibieron 17 requerimientos de los
cuáles fueron revisados 10 durante el
mes de julio de 2013. El 21 de agosto se
dio inicio a la auditoria al proceso
contractual por parte de Control
Interno.
Celebración de comités
por cada proceso
contractual
Publicado Se realiza comité de adjudicación para
los procesos de selección abreviada,
concurso de mérito y licitación pública.
Miembros Del Comité contractual y
secretario técnico del comité
Publicar la totalidad de
los procesos
contractuales
Publicado En la auditoria en curso se verificará
esta actividad,
Profesionales De Gestión Contractual
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Realizar publicación del
Plan de Anual de
Adquisiciones
anualmente
Publicado Se realizó el 31 de enero de 2013.
Coordinador Servicios Administrativos
Verificación del Plan de
Adquisición
Publicado Se verificará el plan de adquisiciones y
sus modificaciones en la auditoria en
curso a Servicios Administrativos.
Coordinador Servicios Administrativos
Seguimiento a la
elaboración de
requerimiento de los
diferentes procesos
Publicado Se realiza seguimiento a la elaboración
de requerimiento de los diferentes
procesos contractuales.
Secretaria General
Verificar el
comportamiento de las
existencias del almacén
mediante informes.
Utilizar los formatos
establecidos para cada
procedimiento
Publicado Se han utilizado: 5 formatos de ingreso,
14 de salida de bienes, 4 de reintegro, 1
de insumos y ninguno de bajas de bienes
(total 24). De igual manera, se
profundiza en la auditoria en curso de
servicios administrativos.
Funcionarios De La Entidad
Realizar mensualmente
arqueos a la caja por
parte de Gestión
Financiera y sorpresivos
por Control Interno
Publicado La contadora ya realizó un primer
arqueo y se ha programado un segundo
arqueo para el mes de Diciembre. Con
relación al informe definitivo de Caja
Menor producto del arqueo sorpresivo
realizado en el mes de mayo, fue
elaborado en el mes de julio el Plan de
Mejoramiento. Teniendo en cuenta el
carácter sorpresivo de los arqueos de
Control Interno se programa mínimo 1 al
año, y no es procedente establecer las
fechas exactas pues perderían su
carácter sorpresivo. La ejecución del
plan de mejoramiento mencionado va
aproximadamente en un 20%.
Secretaria General - Contadora
Asesor de Control Interno
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Realizar la solicitud para
el ajuste del Manual de
Funciones para el Cargo
de Asesor con Funciones
de Jefe de Control
Interno
Publicado Se radicó por el sistema SURDO Sistema
Único de Radicación de documentos el
25 de Junio de 2013, a través del
radicado 13-1607. Se modificó el perfil
de manera concordante con el artículo
12 de la Ley 87 de 1993.
Asesora de Control Interno
Asesora de Control Interno
Identificación,
elaboración y
socialización de los
procedimientos del
proceso de
autoevaluación,
evaluación
independiente y
seguimiento.
Publicado Se identificación los procesos de
Control Interno, se aprobó el programa
de auditorías por parte del Comité MECI,
se inició y finalizo la auditoria al proceso
financiero.
Elaboración anual a más
tardar a corte 30 de
diciembre de cada la
autoevaluación
contemplado en MECI
Publicado La actividad tiene periodicidad anual.
Verificación de los
procedimientos
documentados y
Socializados de
evaluación
independiente
Publicado Se elaboraron los procedimientos de
Control Interno, a medida que se van
realizando y ejecutando los
procedimientos se socializa a cada uno
de los auditados.
Identificación de planes
de mejoramiento y
consolidarlos
Publicado Se encontraron no conformidades en: 4
NVLAP, 3 DAKKS, 11 auditoría interna, 15
pre REVIEW masa y presión y 25 del pre
REVIEW de CENAM. Se realizó
seguimiento al plan producto de
auditoria de caja menor por parte de
Control Interno. Y se constituyó plan de
mejoramiento tras el informe de PQRSD.
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Sistematización de
seguimiento a planes de
mejoramiento
Publicado La Subdirección de Innovación y
Servicios Tecnológicos está
desarrollando el sistema de
seguimiento, se establece la entrega
diciembre de 2013. Se encontraron no
conformidades en: 4 NVLAP, 3 DAKKS, 11
auditoría interna, 15 pre REVIEW masa y
presión y 25 del pre REVIEW de CENAM.
Se realizó seguimiento al plan producto
de auditoria de caja menor por parte de
control interno. Y se constituyó plan de
mejoramiento tras el informe de PQRSD.
Realizar del Comité
trimestralmente
Publicado Se realizó el comité de control interno el
día 16 de Julio y se emitió el acta
correspondiente.
Seguimiento al
Cumplimiento de los
Compromisos
Publicado Por ley se debe presentar un informe
cada cuatro meses del Sistema de
Control Interno (en la actualidad nivel de
implementación); El primero ya está
publicado en la página web y se socializó
en el comité MECI (12 y 16 de Julio
respectivamente); el próximo se
realizará y publicará para el 12 de
Noviembre de 2013. Adicionalmente, se
está ejecutando el programa de
auditorías donde se evalúa el
cumplimiento de los compromisos de
rendición de información y cumplimiento
de mapa anticorrupción, tras establecer
en un cuadro de control aprobado y
socializado a cada uno de los diferentes
responsables.
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Elaboración y
presentación anual de
Informes a diferentes
entes
Publicado 1. CGR: SIRECI, Gestión contractual.
Certificación- enviado el 15 de julio, y El
Plan de Mejoramiento Institucional no
fue rendido ya que el CGR: SIRECI no
habilita la herramienta sino hasta que
nos haya auditado el ente de control. 2.
Web: Informe pormenorizado de control
interno (Publicado el 12 de julio). 3.
Informe austeridad del gasto: del 30 de
mayo. 4. Informe PQRSD- primer
semestre: realizado el 30 de julio. 5.
Certificaciones a Satisfacción- PES
(PESGA, Comunicaciones y PIM Q2, Q3,
Q4), enviados a Control Interno MINCIT
el 23 de julio (se anexa correo) 6.
Certificación LITIGOB semestral (31 de
julio), enviado e 30 de julio a la Agencia
de Defensa Judicial.
Estrategia Anti trámites
Estrategia Antitrámites
Prestación de Servicios
de Calibración y Ensayos
Publicado Se procedió a instalar y configurar un
servidor Linux cuyo propósito es dar
soporte a los servicios en Línea. Se dio
inicio al proceso de contratación del
servicio de pagos en Línea
Subdirección de Innovación y Servicios
Tecnológicos
Capacitaciones y Cursos Publicado Se avanzó en la radicación de
capacitaciones y la configuración del
costo de los servicios de capacitación
para el pago electrónico. Se inició el
módulo de administración de
capacitaciones
Subdirección de Innovación y Servicios
Tecnológicos
Asistencia Técnica Publicado Se está redefiniendo el concepto del
servicio de Asistencia Técnica tras visita
y apoyo del CENAM
Subdirección de Innovación y Servicios
Tecnológicos
Estrategia de rendición de cuentas
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Reunir la información mínima institucional
obligatoria: Metas del Plan de Desarrollo bajo
responsabilidad de la entidad. Acciones para el
fortalecimiento institucional
Publicado El INM es una entidad nueva que tiene un
año de funcionamiento y actualmente se
encuentra diseñando e implementando
los documentos legales y normativos
que corresponden como son el MECI y la
NTCGP 1000.
Subdirectores, Secretaria General,
Asesores y Dirección
Reunir la información de temas de interés
ciudadano:
Clasificar las quejas y reclamos.
Preguntar a los usuarios, grupos de interés y
ciudadanía los temas que son de su interés.
Publicado 1. Diseño del formato de encuesta de
conocimiento para saber que tanto
conocen los usuarios sobre el INM.
2. Aplicación de la encuesta en la Feria
Expo Estatal (7, 8 y 9 de Mayo).
3. Aplicación de la encuesta en el
Encuentro empresarial y académico del
sector comercio, industria y turismo en
Arauca (16 de Mayo).
4. Aplicación de la encuesta de
conocimiento del INM y servicios en los
diferentes eventos programados y de
participación.
5. Diseño de formato para evaluar las
jornadas de rendición de cuentas.
6. Aplicación del formato de evaluación
de las jornadas de rendición de cuentas
en el Día de la Metrología (20 de Mayo).
7. Informe trimestral de la clasificación
de quejas y reclamos.
8. Aplicación del formato de evaluación
de la jornada de rendición de cuentas en
el mes de noviembre (II Simposio
Nacional de Metrología).
Subdirectores, Secretaria General,
Asesores y Dirección
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Clasificar la información de los tipos de contenido.
Publicado 1. Primera Jornada de Rendición de
Cuentas a la Ciudadanía en el día de la
Metrología (20 de Mayo), con el enfoque
de logros y metas del INM con corte a
Marzo de 2013, La información se
recolectó previamente en la feria Expo
Estatal y en el encuentro empresarial en
Arauca.
2. Próxima Rendición de Cuentas a la
Ciudadanía, programada para el último
trimestre del año. (Noviembre, II
Simposio Nacional de Metrología), la
recolección de la información se realiza
permanentemente y la consolidación de
la misma se llevará a cabo al finalizar el
tercer trimestre, con el fin de clasificar
la información para la jornada de
rendición de cuentas a la ciudadanía.
Subdirectores, Secretaria General,
Asesores y Dirección
Selección de
acciones de
encuentro y
comunicación
presenciales y no
presenciales que
garanticen la
información, la
interlocución y la
deliberación con
los ciudadanos con
base en los
contenidos y temas
de la rendición de
cuentas.
Reuniones zonales Publicado
Participación y aplicación de manera
presencial la encuesta de conocimiento
y servicios del INM.
1. Participación y aplicación de manera
presencial la encuesta de conocimiento
y servicios del INM.
Subdirectores, Secretaria General,
Asesores y Dirección
Foros de discusión por
proyectos, temas o
servicios
Publicado
Subdirectores, Secretaria General,
Asesores y Dirección
Boletines virtuales o
publicados
Publicado Se publica de manera virtual la
participación del INM en las diferentes
ferias y eventos.
Subdirectores, Secretaria General,
Asesores y Dirección
Programas radiales o de
televisión comunitarios
o nacionales
Publicado Se utilizan los programas los días
programados para las jornadas de
rendición de cuentas a la ciudadanía
(Mayo).
Subdirectores, Secretaria General,
Asesores y Dirección
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Ferias de la gestión, en
las cuales se expongan
resultados de planes y
servicios
Publicado 1. Participación y aplicación de manera
presencial la encuesta de conocimiento
y servicios del INM, proceso
permanente.
2. En las jornadas de rendición de
cuentas a la ciudadanía realizada en
para mayo.
Subdirectores, Secretaria General,
Asesores y Dirección
Periódicos murales o
carteleras didácticas
Publicado Información de la aplicación de la
encuesta de conocimiento del INM y
servicios e invitación para la jornada de
rendición de cuentas a la ciudadanía
Subdirectores, Secretaria General,
Asesores y Dirección
Noticias en la prensa
local o nacional
Publicado Se utiliza los programas los días
programados para las jornadas de
rendición de cuentas a la ciudadanía
(Mayo).
Subdirectores, Secretaria General,
Asesores y Dirección
Interacción en línea a
través de varios
mecanismos como chat,
videoclips, diapositivas,
foros, blogs.
Publicado Se utiliza la web para la publicación de
invitación e informes de las jornadas de
rendición de cuentas a la ciudadanía a
través de diapositivas, noticias e
informes.
Subdirectores, Secretaria General,
Asesores y Dirección
Las audiencias públicas
para cerrar el proceso
con los resultados de
una vigencia anual.
Publicado Se realizarán jornadas de rendición de
cuentas a la ciudadanía en eventos
presenciales de impacto que
programará el INM, no se realizará
audiencia pública.
Subdirectores, Secretaria General,
Asesores y Dirección
Planee el proceso
de rendición de
cuentas
Crear un comité
conformado por:
Planeación, Control
Interno,
Comunicaciones,
Sistemas, Atención al
usuario, Participación
ciudadana o quien hace
sus veces (liderado por
el Jefe de Planeación).
Publicado Está aprobado el Comité Administrativo
Institucional del INM.
Subdirectores, Secretaria General,
Asesores y Dirección
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Busque y organice la
información.
Publicado Se buscará la información de los
informes que resultarán de la aplicación
de la encuesta de conocimiento del INM
y servicios en los diferentes eventos
programados y de participación en la
última rendición de cuentas programada
para el último trimestre del año. Esta
labor se realizó para la rendición de
mayo.
Comité Administrativo Institucional
Diseño de estrategias de
comunicación para
garantizar la
interlocución de doble
vía con la ciudadanía
durante todo el proceso.
Publicado La estrategia de comunicación se diseña
coordinadamente con el área de
comunicaciones.
Comité Administrativo Institucional
Plan de Acción
Actividades de
sensibilización; formular
un proyecto de
aprendizaje sobre
rendición de cuentas y
control social para
involucrar a todos los
empleados de la
organización con apoyo
de personal.
Publicado Se realizó una primera jornada de
sensibilización sobre el tema de que es
rendición de cuentas a la ciudadanía, Se
tiene programado una próxima jornada
de sensibilización en el tema de
veedurías ciudadanas para los
funcionarios del INM.
Comité Administrativo Institucional
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Promueva la
participación de
organizaciones sociales;
Identifique y organice
una base de datos de
organizaciones sociales,
gremiales, academia,
medios de
comunicación, entidades
estatales, veedurías,
organismos de control,
cooperantes
internacionales,
universidades,
asociaciones de
profesionales y otros
grupos de interés, que
solicitan los servicios
institucionales
Publicado Con el apoyo del área de
Comunicaciones y la Subdirección
Innovación y Servicios Tecnológicos se
está identificando y organizando una
base de datos de los usuarios,
clasificándolos por grupos de interés
que solicitan los servicios
institucionales.
Comité Administrativo Institucional
Elaborar un directorio
en la web.
Publicado Existe un directorio en la web de los
directivos del INM y se actualiza cuando
es necesario.
Comité Administrativo Institucional
Adelantar una campaña
publicitaria con cuñas
radiales y eslogan sobre
el derecho a participar
en la rendición de
cuentas.
Publicado Se programa la actividad para realizarla
en el tercer trimestre antes de la
próxima jornada de rendición de cuentas
a la ciudadanía a realizarse en el último
trimestre.
Oficina Asesora de Planeación y
Secretaria General
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Preparar a través de
talleres, charlas o
documentos a
organizaciones sociales
especializadas.
Publicado En las participaciones que se tenga en
ferias y eventos donde se aplica la
encuesta de conocimiento del INM y
servicios, se tiene programado las
charlas a organizaciones sociales
especializadas donde se les informará
que la información que se recolecte
servirá para la jornada de rendición de
cuentas que se programa para el último
trimestre.
Comité Administrativo Institucional
Impulsar la
conformación de
observatorios
ciudadanos (grupos que
observan y evalúan).
Publicado Se programa la actividad para realizarla
en el tercer trimestre antes de la
próxima jornada de rendición de cuentas
a la ciudadanía a realizarse en el último
trimestre.
Comité Administrativo Institucional
Preguntar a las
organizaciones sociales
y a los grupos de interés
sobre temas de su
interés y sobre los días
y horarios que más se
les facilitan para asistir
a las reuniones y a la
audiencia pública final.
Publicado En los resultados que se obtenga de la
aplicación de la encuesta de
conocimiento del INM y servicios se
informará los temas de interés de las
organizaciones sociales y grupos de
interés.
Comité Administrativo Institucional
Interactúe con la
ciudadanía antes
de la audiencia
pública
Realice el inventario de
quejas y reclamos.
Publicado 1. El INM elaboró el procedimiento y
políticas de atención a quejas, reclamos
y sugerencias, así como los mecanismos
de iteración con el ciudadano. 2.
Trimestralmente se tiene programado
el informe de quejas y reclamos, que
retroalimente la rendición de cuentas a
la ciudadanía. De igual manera,
semestralmente Control Interno realiza
un informe de seguimiento de PQRSD y
se adoptó plan de mejoramiento de
dichas recomendaciones.
Comité Administrativo Institucional
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Consulte a la ciudadanía
sobre los temas que son
de interés.
Publicado 1. Se utilizó el espacio de la feria Expo
Estatal y Arauca para tomar información
que sirvió de insumo para la 1a jornada
de rendición de cuentas a la ciudadanía.
2. Se tiene programado la participación
de ferias y eventos de la vigencia,
Comité Administrativo Institucional
Realice la consulta con
varias organizaciones
sociales.
Publicado 1. Participación y aplicación de manera
presencial y virtual de la encuesta de
conocimiento y servicios del INM,
proceso permanente.
Comité Administrativo Institucional
Comunique a la
ciudadanía el plan de
acción institucional.
Publicado 1. Se pública a finales del mes de enero
de cada vigencia.
2. En la jornada de Rendición de Cuentas
que se realizó el pasado 20 de mayo de
2013 en el Día Mundial de la Metrología,
se expuso lo correspondiente a temas
del plan estratégico y del plan de acción
institucional.
3. Se ajustó el plan estratégico de
acuerdo al modelo integrado planeación
gestión, se publica en la web lo
correspondiente y se tiene programado
presentarlo en un punto de la próxima
jornada de rendición de cuentas a la
ciudadanía.
Comité Administrativo Institucional
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Publique la información
periódicamente.
Publicado 1. A través de TIC's, se están publicando
las noticias correspondientes a avances
y logros q se realizan en el INM.
2. Para la jornada de rendición de
cuentas a la ciudadanía realizada el
pasado 20 de mayo, se publicó la agenda
del día y el informe final de la jornada en
la página web e intranet de la entidad.
3. Se tiene programado publicar la
agenda del II simposio de metrología,
evento donde se realizará la próxima
jornada de rendición de cuentas a la
ciudadanía a realizarse en el mes de
noviembre.
Comité Administrativo Institucional
Organice la
audiencia pública
para cerrar el
proceso de
rendición de
cuentas
Reúnase con el grupo
interno de apoyo.
Publicado Se realiza mensualmente con el fin de
revisar los avances en los temas de
rendición de cuentas a la ciudadanía.
Comité Administrativo Institucional
Preparé los informes
para la audiencia final: a.
Determine la fecha para
realizar la audiencia de
rendición de cuentas.b.
Organice la estrategia
de comunicación para
promover la audiencia
pública.
Publicado 1. Se está tomando como estrategia
aprovechar dentro de los eventos del
INM espacios de impacto para rendición
de cuentas a la ciudadanía, realizada el
pasado 20 de mayo de 2013 y la próxima
es en el último trimestre de 2013.2. La
estrategia de comunicación para
promover los espacios de rendición de
cuentas a la ciudadanía son a través de
los diferentes medios de comunicación
con los cuáles contamos previas a las
jornadas de rendición de cuentas a la
ciudadanía.
Comité Administrativo Institucional
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Prepare la logística de
la Audiencia Pública
(AP).
Lugar
Publicado
Se toma como estrategia aprovechar los
espacios dentro de los eventos de
impacto que se organizan en el INM, con
el fin de utilizar la logística de cada
evento, así mismo si no lo contempla, se
realiza una verificación relacionada a lo
requerido en el tema de rendición de
cuentas a la ciudadanía para
complementarlo y cumplir con todo lo
establecido.
Comité Administrativo Institucional
Número de invitados Publicado
Suministros Publicado
Duración Publicado
Determine los medios
que se utilizarán para la
convocatoria
Publicado
Costos Publicado
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Convoque a la
Audiencia Pública:
Utilice varios medios de
comunicación.Envíe
invitación personal a
ciudadanos y
organizaciones sociales
identificadas.Pautas
radiales o de televisión
nacional y
comunitaria.Realice
reuniones de motivación
y explicación a las
organizaciones sociales.
Publicado 1. La primera jornada se convocó por
invitaciones directas, página web,
correos electrónicos, televisión, prensa
y otros. Se cuenta con un estudio de los
resultados de la rendición para acciones
de mejoramiento en la programada en
noviembre. 2. Se convocará a la segunda
jornada de rendición de cuentas a la
ciudadanía a través de los diferentes
medios de comunicación.
Comité Administrativo Institucional
Inscripción y radicación
de propuestas o
necesidades de
intervención.
Publicado 1. En la primera jornada de rendición de
cuentas a la ciudadanía se brindó la
oportunidad de intervención a los
asistentes durante la jornada.
2. Para la segunda jornada de rendición
de cuentas a la ciudadanía se
programará la inscripción y radicación
de propuestas o necesidades de
intervención antes o durante la jornada
en un espacio al final de la jornada se
brindará respuesta a las mismas.
Comité Administrativo Institucional
Publique y distribuya el
informe de rendición de
cuentas para la
audiencia pública.
Publicado Se publicó la agenda previa del día
mundial de la metrología el pasado 20
de mayo de 2013, así mismo se tiene
programado para la próxima jornada de
rendición de cuentas a la ciudadanía
publicar previamente el informe el cuál
será informado en el II simposio de
metrología a realizarse en el mes de
noviembre.
Comité Administrativo Institucional
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Realice la
Audiencia Pública
de Rendición de
Cuentas a la
Ciudadanía
Registre la asistencia. Publicado 1. Se toma como estrategia aprovechar
los espacios dentro de los eventos de
impacto que se organizan en el INM, con
el fin de utilizar la logística de cada
evento, así mismo si no lo contempla, se
realiza una verificación relacionada a lo
requerido en el tema de rendición de
cuentas a la ciudadanía para
complementarlo y cumplir con todo lo
establecido.
2. En el registro de la asistencia y
designación de moderador en la jornada
de rendición de cuentas a la ciudadanía,
se designó personal a través de la
empresa logística contratada para tal
fin.
Comité Administrativo Institucional
Designe un moderador
para coordinar la
Audiencia
Pública.
Publicado
Después de
Audiencia Pública
Divulgue las
conclusiones de la
audiencia pública.
Publicado Se publicó el 1er informe de la 1era
jornada de rendición de cuentas a la
ciudadanía en la intranet, página web y
se envió a través de correo electrónico
directamente a los participantes y/o
interesados.
Comité Administrativo Institucional
Evalúe el proceso de
rendición de cuentas.
Publicado 1. Se adoptó un formato de evaluación de
la jornada de rendición de cuentas y se
implementó en la primera jornada
realizada.
2. Se evaluará la segunda jornada de
rendición de cuentas a la ciudadanía en
noviembre.
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Retroalimente la gestión
institucional.
Publicado En las jornadas de rendición de cuentas
a la ciudadanía realizadas se presenta
en comité administrativo institucional y
las reuniones programadas de
seguimiento mensual en el componente
de rendición de cuentas los resultados
obtenidos con el fin de tomar las
sugerencias y mejorar continuamente
nuestros servicios.
Comité Administrativo Institucional
Formato de
calificación para
evaluar el nivel de
avance en el
proceso de
rendición de
cuentas a la
ciudadanía
Aplicar el formato de
calificación para evaluar
el nivel de avance en el
proceso de rendición de
cuentas a la ciudadanía.
Publicado Se evaluó la 1era jornada de rendición de
cuentas a la ciudadanía, así mismo se
tiene previsto evaluar la 2da jornada de
rendición de cuentas a la ciudadanía. Se
proyecta un informe anual de la
rendición de cuentas por parte de
Control interno. En la primera jornada
se contó con el acompañamiento de
Control Interno.
Oficina Asesora de Control Interno
Estrategia de rendición de cuentas
Definir y difundir el portafolio de servicios al
ciudadano de la entidad.
Publicado El documento ya está elaborado y se
encuentra en proceso de aprobación.
Procedimientos internos que soportan la
entrega de trámites y servicios al ciudadano.
Publicado Los procedimientos aprobados son los
de los laboratorios de Masa y Presión,
Gestión Documental, Manual de
Comunicaciones, satisfacción del cliente
y de atención del servicio y del proceso
contractual.
Procedimientos de atención de peticiones,
quejas, sugerencias, reclamos y denuncias de
acuerdo con la normatividad.
Publicado Se adoptó procedimiento de PQRSD y se
realizó la socialización interna del
procedimiento de PQR´S.
Medir la satisfacción del ciudadano en relación
con los trámites y servicios que presta la
Entidad.
Publicado El formato ya fue ajustado, difundido y
aprobado. Las actividades restantes se
realizaran a lo largo del presente año.
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Identificar necesidades, expectativas e
intereses del ciudadano para gestionar la
atención adecuada y oportuna.
Publicado La socialización de la caracterización de
usuarios se realizara simultáneamente
con la de atención al ciudadano. Las
actividades restantes se realizaran a lo
largo del presente año.
Derechos de los usuarios y medios para
garantizarlos.
Publicado Se encuentra publicado en la página web
la declaración del trato digno y
derechos del ciudadano, y están
aprobados por el Grupo de Calidad. Se
recibió concepto jurídico sobre
recursos de protección al consumidor y
se espera ampliar la información y se
publicará en el próximo trimestre.
Descripción de los procedimientos, trámites y
servicios de la entidad.
Publicado Los procedimientos aprobados son los
de los laboratorios de Masa y Presión,
Gestión Documental, Manual de
comunicaciones, satisfacción del cliente
y de atención del servicio.
Tiempos de entrega de cada trámite o
servicio.
Publicado Los procedimientos aprobados son los
de los laboratorios de Masa y Presión,
Gestión Documental, Manual de
comunicaciones, satisfacción del cliente
y de atención del servicio.
Requisitos e indicaciones necesarios para que
los ciudadanos puedan cumplir con sus
obligaciones o ejercer sus derechos.
Publicado Se encuentra publicado en la página web
la declaración del trato digno y
derechos del ciudadano, y están
aprobados por el Grupo de Calidad. Se
recibió concepto jurídico sobre
recursos de protección al consumidor y
se espera ampliar la información y
publicarla durante el mes de agosto. El
Código de Ética se encuentra aprobado;
la socialización del código está
programada a partir último trimestre
del año.
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Horarios y puntos de atención. Publicado En la página web se encuentra
establecido el horario y puntos de
atención al ciudadano.
Dependencia, nombre y cargo del servidor a
quien debe dirigirse en caso de una queja o un
reclamo.
Se encuentra publicado en la página web
del INM.
Establecer procedimientos, diseñar espacios
físicos y disponer de facilidades estructurales
para la atención prioritaria a personas en
situación de discapacidad, niños, niñas,
mujeres gestantes y adultos mayores.
Publicado Se encuentra en elaboración el
documento y coordinándolo con
responsabilidad social. Se encuentra un
link metrología para niños
Generar incentivos a los servidores públicos
de las áreas de atención al ciudadano.
Publicado Para el último trimestre del año 2013 se
premiará a los mejores funcionarios y
se encuentra en unos de los ítems de
premiación: la atención al ciudadano.
Establecer canales de atención que permitan
la participación ciudadana.
Publicado Están disponibles los canales de
participación con las diferentes
regiones del país por medio de visitas;
adicionalmente se cuenta con los
canales tradicionales más las redes
sociales.
Implementar protocolos de atención al
ciudadano.
Publicado El protocolo ya fue aprobado. Queda
pendiente su socialización para el último
trimestre del año.
Implementar un sistema de turnos que
permita la atención ordenada de los
requerimientos de los ciudadanos.
Publicado El Sistema único de radicación de
documentos se encuentra en plena
operación, se ha capacitado a las
diferentes instancias de la entidad y en
este momento se trabaja para atender
los requerimientos de actualización,
corrección de errores e inconsistencias
y nuevos desarrollos.
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Adecuar los espacios físicos de acuerdo con la
normativa vigente en materia de accesibilidad
y señalización.
Publicado Se encuentra en elaboración el
documento, ya está adecuando el tema
de la normatividad.
Integrar canales de atención e información
para asegurar la consistencia y homogeneidad
de la información que se entregue al
ciudadano por cualquier medio.
Publicado Los procedimientos de atención al
ciudadano se encuentran aprobados, y
su socialización y se realiza seguimiento
periódico mensual.
Recepción: Con el fin de asegurar la existencia
de un registro y número de radicado único de
las comunicaciones, se debe facilitar el
control y el seguimiento de los documentos.
Las actividades de recepción, radicación y
registro de documentos las deben realizar
únicamente las dependencias de
correspondencia o quien haga sus veces20.
Publicado Se ha socializado la circular que insta al
uso del sistema SURDO para mantener
el control total de la documentación en
el INM.
La entidad deberá disponer de un enlace de
fácil acceso, en su página web, para la
recepción de peticiones, quejas, sugerencias,
reclamos y denuncias, de acuerdo con los
parámetros establecidos por el Programa
Gobierno en Línea.
(www.gobiernoenlinea.gov.co).
Publicado Ya se unificaron las tipologías del
sistema de radicación con el módulo de
PQRD de la web, se procede a la
automatización de ambos sistemas, se
tiene programado para ejecutarlo en el
último trimestre del año.
Diseñar formatos electrónicos que faciliten la
presentación de peticiones, quejas, reclamos y
denuncias por parte de los ciudadanos.
Publicado Se elaboraron y
se encuentran
en
funcionamiento
los
formatos
electrónicos que
faciliten la
presentación de
peticiones,
quejas, reclamos
y
denuncias por
parte de los
ciudadanos,
Se procede a la automatización de
ambos sistemas, se tiene programado
para ejecutarlo en el último trimestre
del año.
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100% de
cumplimiento
Construir un sistema de registro ordenado de
las peticiones, quejas, reclamos y denuncias.
Publicado Se encuentra en
la Intranet un
sistema
ordenado PQRDS
Ya se cuenta con dos sistemas SURDO y
página WEB se procede a la
automatización de ambos sistemas, se
tiene programado para empezar en
septiembre y finalmente terminarlo en
Noviembre.
Informar a la ciudadanía sobre los medios de
atención con los que cuenta la entidad para
recepción de peticiones, quejas, sugerencias,
reclamos y denuncias de actos de corrupción.
Publicado Se encuentra publicada la información
en la página web.
Oficina, dependencia o entidad competente: En
toda entidad pública deberá existir por lo
menos una dependencia encargada de recibir,
tramitar y resolver las quejas, sugerencias y
reclamos que los ciudadanos formulen en
relación con el cumplimiento de la misión de la
entidad.
Publicado En el manual de
funciones se
evidencia esta
responsabilidad,
adicionalmente
se designa a un
funcionario
dichas
responsabilidade
s, 100% de
cumplimiento
Oficialmente se encuentra un
responsable, fue aprobado por
resolución del manual e funciones y
publicada debidamente en la intranet.
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Consideraciones Generales: Las dependencias
encargadas de la gestión de peticiones,
quejas, sugerencias y reclamos, deberán
cumplir con los términos legales: Toda
actuación que inicie cualquier persona ante
las autoridades implica el ejercicio del
derecho de petición consagrado en el artículo
23 de la Constitución Política, sin que sea
necesario invocarlo. Mediante este, entre
otras actuaciones, se podrá solicitar el
reconocimiento de un derecho o que se
resuelva una situación jurídica, que se le
preste un servicio, que se le entregue
información, se le permita consultar, examinar
y requerir copias de documentos, formular
consultas, quejas, denuncias y reclamos e
interponer recursos.
Publicado El procedimiento se encuentra aprobado
por el comité administrativo
institucional y adicionalmente se hace
seguimiento permanente.
El servidor público que conozca de la comisión
de una conducta punible que deba investigarse
de oficio, iniciará la investigación, si tuviere
competencia. De lo contrario, pondrá el hecho
en conocimiento de la autoridad
competente.22
Publicado El procedimiento se elaboró y se
encuentra en revisión y pendiente de
aprobación.
NOTA: las denuncias por actos de corrupción
que reciban las entidades públicas deben ser
trasladadas al competente. Al ciudadano se le
informará del trasladado, sin perjuicio de las
reservas de ley.
Publicado El procedimiento se elaboró y se
encuentra en revisión y pendiente de
aprobación. No han llegado quejas ni
denuncias sobre el tema.
Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley
594 de 2000 – Título V Gestión de
Documentos, implementando un Programa de
Gestión Documental que permita hacer
seguimiento a la oportuna respuesta de los
requerimientos de los ciudadanos y a la
trazabilidad del documento al interior de la
entidad.
Publicado Se ha socializado la circular que insta al
uso del sistema SURDO para mantener
el control total de la documentación en
el INM. Están pendiente la aprobación
oficinal del procedimiento y documentos
relacionados con la gestión documental
y las herramientas de apoyo.
Página 36 de 37
Crear mecanismos de seguimiento a la
respuesta oportuna de las solicitudes
presentadas por los ciudadanos.
Publicado Seguimiento permanente por parte del
responsable de atención al ciudadano y
de manera sorpresiva por parte de
control interno.
Disponer de un registro público sobre los
derechos de petición de acuerdo con Circular
Externa N° 001 del 2011 del Consejo Asesor del
Gobierno Nacional en materia de Control
Interno de las Entidades del orden nacional y
territorial.
Publicado Se avanza en la implementación de un
servidor para llevar el registro público
de derechos de petición entre otras
actividades.
Identificar y analizar los derechos de petición
de solicitud de información y los relacionados
con informes de rendición de cuentas.
Publicado Se realizó y publicó un informe de
rendición de cuentas en la página web e
intranet.
Integrar los sistemas de peticiones, quejas,
reclamos y denuncias con los organismos de
control.
Publicado No son propiamente organismos de
control pero realizan seguimiento al
cumplimiento de las actividades. Se
envió informe al MinCIT y al área de
control interno
Elaborar trimestralmente informes sobre las
quejas y reclamos, con el fin de mejorar el
servicio que presta la entidad y racionalizar el
uso de los recursos.
Publicado Se envió informe al MinCIT y al área de
control interno. Adicionalmente Control
Interno semestralmente también
elabora el informe de PQRSD.
Oficina de Control Disciplinario Interno: Las
entidades deben organizar una oficina, que se
encargue adelantar los proceso disciplinarios
en contra sus servidores públicos.
Publicado
Las oficinas de control disciplinario deberán
adelantar las investigaciones en caso de: (i)
incumplimiento a la respuesta de peticiones,
quejas, sugerencias y reclamos en los
términos contemplados en la ley y (ii) quejas
contra los servidores públicos de la entidad.
Publicado En el manual de
funciones se
evidencia esta
responsabilidad,
adicionalmente
se designa a
un funcionario
dichas
responsabilidade
s
En una actividad permanente y no hay
registros aún de investigaciones
disciplinarias por estos temas.
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Oficina de Control Interno: vigilarán que la
atención se preste de acuerdo con las normas
y los parámetros establecidos por la entidad.
Sobre este aspecto, rendirán un informe
semestral a la administración de la entidad.
Publicado Control Interno ya entregó el primer
informe del tema. Este es semestral.
Llevar un registro sistemático de las
observaciones presentadas por las veedurías
ciudadanas.
Publicado No se ha recibido ninguna veeduría a la
fecha. Tan pronto se presente la
primera se iniciara el proceso.
Evaluar los correctivos que surjan de las
recomendaciones formuladas por las
veedurías ciudadanas.
Publicado No se ha recibido ninguna veeduría a la
fecha.
Facilitar y permitir a las veedurías ciudadanas
el acceso a la información para la vigilancia de
su gestión y que no constituyan materia de
reserva judicial o legal.25
Publicado No se ha recibido ninguna veeduría a la
fecha.
Consolidación del documento
Cargo: Jefe de Control Interno
Nombre: Sandra Lucía López Pedreros
Firma: Original firmado
Seguimiento de la Estrategia
Jefe de Control Interno
Nombre: Sandra Lucía López Pedreros
Firma: Original firmado
Nota: Las actividades que no se encuentran relacionadas con el inicialmente publicado son porque no se ha iniciado su ejecución.
.