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Como director del evento, usted tiene la responsabilidad de crear la
atmósfera correcta para el evento. El impacto que tiene el director del
evento al crear un ambiente eficaz es crucial para todos los eventos de
Melaleuca.
Los Directores Superiores, Ejecutivos y Corporativos de Melaleuca y
los líderes de la compañía comparten la responsabilidad de organizar
exitosamente lanzamientos, conferencias regionales, presentaciones
de Directores Ejecutivos, Súper Sábados y cualquier otra reunión de
Melaleuca. Como líder, usted tiene la función crucial de crear una
experiencia cálida, organizada y positiva para cada participante.
Todos los eventos de Melaleuca deben tener la misma calidad y ser
consistentes.
Existen varios aspectos que deben ser considerados al momento
de crear y organizar un evento exitoso. Por más buenas intenciones
que tenga el director del evento, nada resulta peor que la falta de
planificación. Se ha dicho que cuando uno falla al planificar, está
planificando para fallar.
Existe un principio que debe ser la base de cualquier evento:
La planificación apropiada y anticipada previene un desempeño mediocre.
En este folleto usted encontrará información valiosa, instrucciones,
preguntas, respuestas y diagramas que le ayudarán a organizar
exitosamente un evento de Melaleuca.
El folleto incluye:
• Crearunequipoparaelevento • Listadecontrolpreviaalevento • Listadecontrolparaeldíadelevento • Listadecontrolduranteelevento • Listadecontrolposterioralevento • Preguntasyrespuestas • Diagramasyejemplos
El objetivo de todos los eventos de Melaleuca es cambiar vidas.Cada evento de Melaleuca es una oportunidad de fomentar y fortalecer la certeza de que es posible tomar el control de la vida de uno y utilizar Melaleuca para lograr ese cambio. Por lo tanto, cada evento debe generar la confianza en Melaleuca, sus productos, su plan de compensación y su liderazgo. ¡Eso quiere decir que es importante generar confianza en usted! Su objetivo debe ser brindar una experiencia positiva en la cual los Ejecutivos de Ventas puedan ser testigos de los triunfos de otros, y ganar la confianza y el conocimiento necesarios para tomar una decisión y comprometerse a dedicar el tiempo y las actividades necesarias para establecer un negocio Melaleuca dinámico y próspero.
Como líder de líderes, le invitamos a que reconozca la importancia y el valor de cada evento de Melaleuca y a que invierta su energía para ayudar a crear una experiencia maravillosa para todas las personas involucradas. Ya sea que se trate de un evento local, un evento patrocinado por la compañía o una presentación hogareña, nuestros invitados se merecen una experiencia positiva que mejore sus vidas.
Cambiar vidas La importancia del éxito
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Imagínese que usted es un Ejecutivo de Ventas nuevo que está entrando a su primer evento de Melaleuca. Inmediatamente, tiene la impresión de que el evento no cuenta con suficiente personal, que es desorganizado y caótico. En el mostrador de inscripción está una sola persona tratando de registrar a una creciente fila de participantes que se sienten cada vez más frustrados. Cuando finalmente logra entrar al salón del hotel, nadie le da la bienvenida. Luego, usted ve una cantidad de sillas vacías y a la gente toda dispersa dejando espacios vacíos entre sí. Pareciera que esperaban la asistencia de más personas. Otras personas se encuentran amontonadas riéndose y dando la impresión de que la están pasando bien. Las cosas no parecen estar organizadas. No hay música de bienvenida al fondo. Por el contrario, solo se escucha la bulla causada por las conversaciones y las pruebas de sonido provenientes de la mesa de efectos audio visuales: “probando, uno, dos, probando”. Mientras se pregunta donde debería sentarse, usted ve a un caballero, quien parece estar a cargo, entrar y salir del salón. Usted trata de llamar su atención pero el salón cuenta con poca iluminación y esa persona no puede escucharle con tanto ruido.
Ahora imagínese que usted es un Ejecutivo de Ventas nuevo que está entrando a su primer evento de Melaleuca e inmediatamente tiene la impresión de que el evento está bien organizado, que cuenta con suficiente personal y que está fluyendo ordenadamente. El mostrador de inscripción cuenta con varios líderes registrando a los participantes junto a letreros que dicen: “general”, “Director Superior” y “Director Ejecutivo o más”. Usted se acerca a la persona indicada y se registra. Cuando entra en el salón, escucha la música de fondo y una persona delegada le da la bienvenida y le invita a tomar asiento. Se sienta enseguida porque las sillas están llenándose rápidamente. Observa un muestrario bien arreglado de varios productos Melaleuca, entre los cuales hay algunos que aún no ha probado. Mientras da un vistazo general al salón, nota que el escenario está bien iluminado y que el área para sentarse está menos iluminada para crear un ambiente sereno. El técnico audio visual se encuentra en la parte trasera del salón y se ve preparado. Después de que el anfitrión da un aviso de 5 minutos y de 2 minutos, las luces se apagan y comienza un video con pensamientos inspiradores. Usted se pone cómodo y piensa: que compañía tan buena, me alegra haber venido hoy, ¡este va a ser un buen evento!
¿QuéambientecrearáustedcomodirectordeleventodesupróximareunióndeMelaleuca?
No deje que esto le suceda a usted Un evento exitoso
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Todo Director Superior o Ejecutivo que forma parte de la comunidad en la que se realizará la reunión será responsable del éxito del evento. Todos los líderes deben estar dispuestos a ayudar con el evento.
Si usted es el director del evento:Todo evento requiere de trabajo en equipo. Existen muchas tareas que
se deben realizar para que un evento tenga éxito. Usted necesita tener
un equipo que le ayude, de lo contrario sería abrumador asumir todas
las responsabilidades por sí solo. No sea tímido, nunca desprecie un
ofrecimiento de ayuda y asegúrese de delegar responsabilidades a todos
los líderes que estén disponibles en su área.
Primero, contacte cordialmente a otros Directores Superiores y
Ejecutivos que vivan en su área para pedirles ayuda. Logre que esos
líderes se comprometan con el evento: “¿podríamos contar con su
presencia y su ayuda para este evento?”
Luego converse con los líderes sobre cómo podrían ayudarle durante
la preparación y ejecución del evento. Cuando les pida ayuda para
algo, tome en cuenta las habilidades que ellos tienen: “Necesito a
alguien que me ayude con el registro y la ceremonia de premiación.
¿Podría usted encargarse de toda la celebración para este evento?
Vamos a necesitar la ayuda de seis Directores Superiores o Ejecutivos.
Como director de la celebración, es necesario que usted haga una
lista de todos los Directores Ejecutivos que asistan a la reunión para
entregársela al anfitrión del evento antes de que comience la reunión,
para que podamos homenajear apropiadamente a los Directores
Ejecutivos. La lista debe tener el estatus correcto de cada persona y
debe estar organizada comenzando con el estatus más bajo al más alto.
Esta responsabilidad es muy importante. ¿Estaría dispuesto a ayudar
con eso?
Si usted no es el director del evento pero vive en la comunidad en donde éste se llevará a cabo:No espere a que el director del evento le llame a pedir ayuda. Como
líder, usted debe comunicarse con el director del evento y ofrecerle su
ayuda. Tome la iniciativa y hágale saber al director del evento que usted
puede ayudarle con algo específico.
El éxito o fracaso de un evento en su comunidad tendrá un impacto en
su negocio y se reflejará en su liderazgo. Asuma la responsabilidad y
asegúrese de que cada evento sea un gran éxito.
Organice su equipo para el evento
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Anfitrión del evento: Trabaja directamente con el anfitrión del evento.
•Revisaelmaterial,losDVDylaagendadelareuniónalmenosuna
semana de anticipación.
•Dalabienvenidaalosasistentes.
•Eslapersonaprincipalenelescenarioduranteelevento.
•Conducelacelebracióndesdeelescenario.Anuncialosnombresdelos
presentadores.
•Dirigelareuniónconentusiasmoyalegría.
Encargado de la exhibición de productos: Se encarga de arreglar los
productos de un modo profesional que muestre tanto las familias de
productos como la diversidad de los mismos.
•Llegaaleventodoshorasantes.
•Tienelamesadeexhibicióndeproductoslistaunahoraantesdequese
abran las puertas.
•Traealmenosaunapersonaparaqueleayude.
•Tienealmenosunayudantequecontestapreguntasenelmostradorde
productos antes y después de la reunión.
•Comomínimo,utilizaunCareerPackparalaexhibición.
– El muestrario de productos debe estar ubicado en la parte delantera
del salón a un lado del escenario.
–Reviseeldiagramadeexhibicióndeproductosubicadoenlapágina
25 para ver el ejemplo del muestrario de productos.
Director del equipo de registro: Supervisa al equipo encargado de registrar
a los asistentes.
•Llega al evento dos horas antes.
•Seaseguradequelasmesasdeinformación/registroesténlistasy
organizadas una hora antes.
•Supervisatodoslosaspectosdelprocesoderegistroylaslistas
de asistencia.
•Eneventosmásgrandes,preparaletrerosparalosdiferentesestatus
(Director, Director Superior, Director Ejecutivo o más) para facilitar el
proceso de registro.
•Entregaalosasistentesaleventodespuésdequeseregistren,los
paquetes (uno por cada negocio) y los folletos disponibles.
•Alconcluirelevento,organizalaslistasdeasistenciaycualquier
formulario que deba ser enviado a Melaleuca hasta las 8 a.m. de la
siguiente mañana.
•Ayudaalimpiaryaempacarelrestodelosmateriales.
En cada evento hay dos funciones claves que son designadas por la compañía: 1) el director del evento y 2) el anfitrión del evento. Estas personas son escogidas por un director regional o un vicepresidente regional. Hay varias posiciones adicionales que son asignadas por el director del evento. A todos los líderes en la comunidad (Directores Superiores o más) se les debe asignar un papel de liderazgo en cada evento.
Todos los Directores Corporativos, Ejecutivos y Superiores de Melaleuca tienen la responsabilidad de apoyar al director del evento para hacer que cada reunión sea una experiencia que cambia la vida.
Director del evento: El director del evento es designado por la compañía
y es el organizador principal del evento.
•Coordinalalogísticaytodoslosdetalles.
•Elijeyasignaalosmiembrosdelequipodelevento(aexcepcióndel
anfitrión del evento.
•Recibelospaquetesenviadosdelaoficinacorporativa.
•Supervisatodoelevento.
•Trabajaconelrestodelequipoparaasegurarsedequetodo
esté preparado.
•Designaadospersonasparaquecompartanendosminutosuna
experiencia con los productos.
– Les explica las pautas a seguir: debe ser una experiencia personal
y debe incluir el “por qué” funciona el producto (por ejemplo: la
ciencia y los ingredientes que respaldan a los productos y a los
resultados).
– Debe incluir al menos un relato con Oligo™.
Asistente del director: Ayuda al director del evento a controlar que todo marche bien. •Acompaña al director del evento durante toda la reunión. •Se sienta junto al director del evento, hace diligencias y lleva
mensajes según sea necesario (al director de sonido o al director de iluminación, etc.).
Organice su equipo para el evento
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Acomodadores: Son responsables de controlar la entrada del público,
ayudar a las personas a encontrar sus asientos y mantener las puertas
cerradas durante los videos, etc.
•Lleganaleventounahoraantes.
•Solo un 60% de las sillas deben de estar acomodadas en el lugar de
la reunión, y el otro 40% debe estar apilado al fondo del salón hasta
que se necesite. (Una de las peores cosas que pueden ocurrir en una
reunión es tener muchas sillas vacías. Es posible tener un gran evento
aunque sea con poca gente, siempre y cuando la mayoría de sillas
estén ocupadas. Tener muchas sillas vacías afecta drásticamente el
ambiente de la reunión).
•Colocan sillas adicionales solo cuando sea absolutamente necesario.
•Ocupan las sillas vacías.
•Preguntan cordialmente a las personas si la silla a su lado está
ocupada.
•Durante la presentación de videos, se aseguran que la luz proveniente
de las puertas que se abren y cierran no distraiga a los asistentes,
y mantienen las puertas cerradas durante los videos dirigiendo a
la gente a una sola puerta de salida. Si durante la reunión ocurre
alguna distracción prolongada creada por asistentes o bebés, dirigen
cordialmente a esas personas al vestíbulo. Sin embargo, no deben
dejar que la gente entre o salga del salón cuando se está mostrando
el video. La luz proveniente de una puerta que se abre o se cierra
perturba muchísimo el mensaje del video.
•Anuncian el tiempo restante del período de receso a los que están
fuera del salón y ayudan a que la gente entre nuevamente.
•Controlan las puertas y el ruido que causan las mismas durante la
reunión.
•Si es necesario, ayudan a acomodar y a limpiar.
Director del equipo de celebración: Se encarga de todos los procesos y actividades relacionadas con la celebración. •Llega al evento al menos dos horas antes.
•Organiza y asigna delegados a la mesa de registro para la premiación.
•Acomoda los premios en el escenario.
•Verifica que haya suficientes asientos para los Directores
Corporativos, Ejecutivos y Superiores.
•Sabe el nombre y el estatus de todos los Directores Corporativos y
Ejecutivos que se encuentran en el evento.
•Hace una lista completa de los Directores Corporativos y Ejecutivos
y se la entrega al anfitrión del evento antes de que comience la
reunión. (La lista debe estar ordenada de menor a mayor estatus).
•Coordina con el anfitrión del evento para determinar las
responsabilidades durante el segmento de celebración de los triunfos.
•Ayuda a alinear a las personas que recibirán los premios a la derecha
delescenario(siaplica).Reviseeldiagramadecelebracióndelos
triunfos (página 25) para ver los detalles de cómo deben subir y bajar
del escenario las personas premiadas.
Comité de bienvenida: Se encargan de crear un buen ambiente dando
la bienvenida a los asistentes a la reunión.
•Llegan al evento una hora antes.
•Son amigables, entusiastas y sociables.
•Se ubican en la entrada al salón, saludan a todos con entusiasmo, les
dan la mano, sonríen y dan la bienvenida a cada asistente.
•Si es necesario, ayudan a acomodar y a limpiar.
Coordinador del escenario: Verifica que el salón esté arreglado de
acuerdo con los parámetros.
•Llegaaleventoalmenosdoshorasantes.
•Revisalosdetallesenlosdiagramasdelossalones(páginas26-33).
•Cuelga el letretro en el podio.
•Coordina con el representante del hotel la colocación de los letreros.
•Organiza la ubicación de plantas en el escenario.
Organice su equipo para el evento
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Director de sonido y equipos audiovisuales: Es responsable de las necesidades de
video y audio durante el evento.
•Llegaaleventodoshorasantes.
•Trabajanconeltécnicoaudiovisualdelhotelparaponeraprobarelnivel
apropiado de “energía” para los micrófonos, los videos, la música de entrada, la
música de premiación y la música de salida.
•Seaseguradequelamúsicadeentradaseaalegreydinámica(utilizandola
música provista por Melaleuca).
•Pruebantodoslosvideos,DVD,CDymicrófonos.
•Sesientajuntoaltécnicoaudiovisualdurantetodoelprograma.
•Duranteelsegmentodecelebracióndelostriunfos,seaseguradequeeltécnico
audiovisual baje el volumen de la música mientras se anuncian los nombres de
los ganadores y de que la suba cuanto estos suban al escenario.
– Se asegura de que todos los aspectos de la reunión estén bien atendidos con
el sonido y los videos que sean necesarios.
– Ayudan a acomodar y limpiar el salón.
Director de iluminación: Coordina todas las necesidades de iluminación relacionadas
con el evento.
•Llegaaleventodoshorasantes.
•Ubicalosinterruptoresdeluzysefamiliarizaconsuuso.
•Sabeexactamentecomomanejarcadainterruptorparaapagarlaslucesdurante
los segmentos de video.
•Bajalaintensidaddelaluzparaquelosasistentessesientendespuésdelos
recesos.
•Laslucesdebenestarcompletamenteapagadasdurantelosvideos.
•Algunoslugarespuedentenervariosinterruptores.Siestáncolocadosen
diferentes lugares, debe asignar a varias personas para que controlen cada
interruptor de luz.
•Practiqueclavesconeldirectordeleventoparaqueelequiposepacuandodebe
encender o apagar las luces.
•Alfinaldelosrecesos,enciendeyapagalaslucesdeloscorredoresparallamarla
atención de la gente para que regresen al salón.
•Durantelareunión,permanececercadelosinterruptoresparaevitarquealguien
los encienda o apague accidentalmente.
•Ayudaraacomodaryalimpiar.
Múltiples responsabilidades: Es posible que en algunos casos una misma persona
desempeñe dos o más funciones. Sin embargo, siempre y cuando sea posible, cada
voluntario deberá ser asignado una sola función. Escoja a los líderes más confiables
para que se encarguen de las funciones más delicadas.
Funciones del equipo encargado del evento
Director del evento:
Anfitrión del evento:
Asistente del director:
Equipo encargado del registro e información:
Director:
Equipo encargado de la celebración:
Director:
Acomodadores:
Director:
Comité de bienvenida:
Director:
Encargado de la exhibición de productos:
Director de sonido y equipos audiovisuales:
Coordinador del escenario:
Director de iluminación:
Ayudantes de iluminación:
Personas que hablarán de las experiencias con los productos:
Como director del evento, usted necesitará de la ayuda de los líderes en su área para tener un evento exitoso. Pida la colaboración de todos los líderes locales y asigne funciones.
Organice su equipo para el evento
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La atención meticulosa que se dé a los detalles hace una gran diferencia entre realizar una reunión mediocre o una gran reunión. Como director del evento, usted debe realizar las siguientes actividades con días o semanas de anticipación a la fecha de la reunión:
Visite el hotel: Si es posible, visite el hotel antes de que el contrato sea
firmado.Recorraelsalónyasegúresedequecumpleconlosestándares
de Melaleuca. A continuación se le indican algunos puntos claves a
considerar:•¿Estaráelescenariobieniluminadomientraselrestodelsalónpermanececonpocaluz?•¿Cuentaconunbuensistemadesonido?•¿Cuentaconunapantallalosuficientementegrande?¿Quétalserálavistadelaaudiencia?•¿Cuentaelsalóncontechosaltosytransmiteunasensaciónacogedora?•¿Eltamañodelsalónesadecuadoparaelnúmerodeasistentes?•¿Dóndeseencuentranlosinterruptoresdeluzycómofuncionan?•¿Elsalónhuelealimpio?•¿Laaparienciadelhotelesprofesionalyestábienmantenido?•¿Elhotelseencuentrabienubicado?•¿Seráfácilquelosasistentesencuentrenelsalónoseránecesariocolocaravisos?
Para detalles sobre el tamaño recomendado de la pantalla, el salón y la
altura del techo, revise la sección de requisitos audiovisuales y del salón
en la página 24.
Revise los requisitos del escenario y del salón: Es muy importante
que el salón esté bien arreglado para que el evento se realice
exitosamente.Dediqueunos30minutospararevisarelarreglodel
salón con un representante del hotel y el técnico audiovisual. Para más
información, revise la sección de requisitos audiovisuales y del salón.
Pancartas: No se olvide de coordinar con el representante del hotel
en dónde y cómo se colocarán las pancartas. Las pancartas deben ser
colgadas o sujetadas con clavos. No se debe utilizar cinta adhesiva ni
velcro. Algunos hoteles prefieren que sus propios técnicos se encarguen
de colgar las pancartas y otros prefieren que usted lo haga; por lo tanto,
es necesario que usted se ponga de
acuerdo con el hotel anticipadamente.
Reviselosdiagramasdesalonesparaver
dónde deben colocarse las pancartas. No se olvide de
contactar a los Directores Ejecutivos en su localidad para
pedirles que traigan sus letreros desplegables.
Contacte al hotel: Conozca con anticipación quién será su contacto en
el hotel. Confirme el arreglo del salón y el número de sillas.
Asignaciones: Haga todas las asignaciones indicadas arriba al menos
dossemanasantesdelevento.Reviselasfuncionesyresponsabilidades
de las personas que le van a ayudar y asegúrese de que saben lo que
tienen que hacer.
Revise todos los materiales y DVD (si aplica): Melaleuca le enviará
el paquete de materiales con suficiente tiempo antes de su evento.
Sírvase verificar detenidamente todo el contenido.
Revise todos los materiales: Verifique que todos los materiales,
pancartas, cajas, etc., hayan llegado a su casa o al hotel al menos una
semanaantesdelevento.Reviselascajasinmediatamenteyverifique
que tiene todos los materiales necesarios. No espere hasta que falten
pocos días para el evento para revisar las cajas.
La presentación Promoviendo el Bienestar: Si otro Ejecutivo de
Ventas va a hacer la presentación Promoviendo el Bienestar antes del
lanzamiento u otra reunión, contáctelo antes de la fecha del evento.
Si es posible, obtenga una copia de la biografía del presentador y
entréguela al anfitrión del evento.
Proximidad: Si el evento se va a realizar en otra ciudad, llegue al
menos un día antes.
Planifique la agenda: Reviseoestablezcalímitesdetiempoparacada
segmento del evento. Llame a los presentadores para comunicarles el
tiempo que tienen y el horario de sus respectivas presentaciones.
Lista de control previa al evento
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Materiales: Lleve al hotel todos los materiales, cajas, pancartas, etc.
Llegue temprano:Ustedysuequipodebenllegaraproximadamentede2a3horasantes (o más), dependiendo de la magnitud del evento.
Verifique que el salón esté bien arreglado: El escenario, la pantalla, las mesas, las sillas, etc.
Sillas: El salón debe estar arreglado para un 60% de los asistentes que espera tener; el 40% restante de las sillas deben estar apiladas al fondo del salón. No deben quedar sillas vacías porque opacan la reunión. Acomode más sillas a medida que sea necesario cuando la gente siga llegando.
Paquetes/folletos: Entregue los paquetes cuando los asistentes están registrándose. Una vez que el asistente se haya registrado, entréguele un paquete por cada negocio y recuérdele que no debe abrir el paquete hasta que se le instruya hacerlo.
Asientos reservados: Coloque letreros en la primera fila para los Directores Corporativos, Ejecutivos y Superiores y los miembros del equipo directivo. Los asientos deben estar organizados por estatus.
Pancartas: Cuelgue las pancartas en las paredes del salón según se indica en los diagramasdelossalones(páginas26-33).Laspancartasdebensercolgadasosujetadas con clavos. No se debe utilizar cinta adhesiva ni velcro.
Listas de registro y asistencia: Las mesas de información y registro estarán ubicadas en la entrada del salón. Asegúrese de que todos los asistentes firmen el formulario de asistencia que les corresponde: 1) General: Clientes, Ejecutivos de Ventas y Directores; 2)DirectorSuperior;3)DirectorEjecutivoomás.Sisetratadeunapersonaqueserá reconocida con un premio, pídale al asistente que complete los formularios correspondientes.
Letreros: Cuelgue los letreros de “mesa de registro” y “registro para premios” en las paredes que se encuentran detrás de las mesas respectivas. Cuelgue el letrero del podio utilizando cinta adhesiva industrial o cualquier otro adhesivo confiable.
Si usted ha planificado adecuadamente, el día del evento simplemente será un día de implementaciones. Llegue temprano y esté listo para manejar cualquier cambio de último minuto o complicaciones que pudieran surgir. No se olvide de utilizar su broche de Melaleuca y recuerde que usted representa a la compañía en todo momento.
Mesa de exhibición de productos: Es importante que la mesa de exhibición de productos esté lista una hora antes del evento. El muestrario de productos debe estar colocado en una mesa ubicada a un lado del escenario en la parte delantera del salón. La exhibición debe tener una apariencia profesional y los productos que se muestran deben estar en sus envases actualizados.
Nuevos productos (solo para lanzamientos): Cubra los productos nuevos hasta que culmine el video.
Ensayos: Permita que las personas que estarán en el escenario practiquen sus introducciones, anuncios o presentaciones de premios con entusiasmo, antes de que las puertas se abran para recibir a la audiencia. Esto debe hacerse al menos una hora antes de abrir las puertas.
Efectos audiovisuales: Póngase de acuerdo con el director audiovisual que haya sido asignado. El director técnico tiene que probar los videos y los niveles de sonido con el técnico audiovisual. Verifique que todo el equipo esté en la mesa técnica. Practique las señales con el técnico audiovisual y el director de iluminación. Pruebe la música de premiación durante el ensayo de la celebración. Se baja el volumen de la música de premiación mientras se anuncian los nombres y luego se sube cuando las personas suben al escenario. Esto contribuye a la emoción durante el reconocimiento. Como referencia, en una escala del 1 al 10, cuando el anfitrión del evento anuncia los nombres el nivel de volumen debería estar en 5 ó 6. Luego, una vez que el nombre haya sido anunciado, el volumen sube a 8 ó 9. El ensayo debe realizarse completamente al menos una hora antes de que comience el evento. Lamúsicadeentradadebecomenzarunos30minutosantesdelareuniónyelvolumen debe estar en 8 para que se sienta la energía.
Iluminación: Póngase de acuerdo con el director de iluminación, el mismo que debe probar los niveles de iluminación. Practique las señales con el técnico audiovisual.
Presentadores y agenda:Reviseelhorario.Recuerdealospresentadoresquedebenser dinámicos y entusiastas, pero que deben evitar las exageraciones. Indíqueles cuánto tiempo tienen para sus presentaciones y dígales que si se pasan del tiempo asignado, usted les interrumpirá cortesmente. Ellos deben evitar pasarse del tiempo asignado para que el evento pueda proceder según lo planeado. Asegúrese de que laspuertasesténabiertas30minutosantesdequecomiencelareunión.
Líderes que asisten a la reunión: El director encargado de la celebración debe confirmar que todos los Directores Corporativos y Ejecutivos estén registrados. También debe entregar al anfitrión del evento una lista con los nombres y estatus de los Directores Corporativos y Ejecutivos que se encuentran en la reunión. Los nombres deben estar ordenados según el estatus, comenzando con el más bajo.
Lista de control para el día del evento
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Su preparación tendrá un impacto directo en la imagen que da el salón, pero su función como director del evento continua a largo del mismo mientras usted se encarga de dirigir las presentaciones en el escenario. Coordine con el anfitrión del evento; éste tiene la responsabilidad de crear y mantener un ambiente cálido, acogedor y dinámico.
Comience puntualmente:Laspuertasseabren30minutosantes.Laúnicaexcepción para retrasar el evento será cuando falten sillas por acomodar a una mayor asistencia mayor de la estimada. En ese caso, anuncie que el evento dará inicio una vez que se coloquen las sillas adicionales y la gente se siente. Informe a la audiencia en caso de que haya algún retraso; explíqueles el motivo y dígales que la reunión comenzará pronto.
Anfitrión del evento: Anuncia a los asistentes cuando falten 5 minutos y 2 minutos para comenzar con la reunión.
Director de iluminación:Apagalasluces30segundosantesdecomenzar. Acomodador: Cierra las puertas. Cuelga en la parte exterior de la puerta un
letreroqueindique“Reuniónenprogreso”.
El anfitrión del evento da la bienvenida a todos los asistentes.
Celebración de estatus: Los eventos de Melaleuca son una oportunidad única para celebrar los triunfos de los líderes de su área, comunidad e incluso de su organización. Al celebrar, recuerde lo importante que será esa experiencia para los líderes que van a ser reconocidos. Usted es responsable de crear un ambientedinámicoparatodoelevento.Reviseelprocesodecelebraciónparaobtenermásinformación(páginas20-21).
Anuncios apropiados:Reviselosanunciosqueseanapropiadossegúnlasituación. • Apaguen los teléfonos móviles. • No se puede grabar ningún evento de Melaleuca (está prohibido el uso de
filmadoras, grabadoras y teléfonos). • Permanezcan en sus asientos a menos de que sea necesario. • Si necesitan salir del salón, cuando regresen siéntense en las sillas ubicadas
en la parte de atrás del salón. • Si usted tiene un bebé que está inquieto, por favor llévelo al vestíbulo. • Pueden dar confidencialmente su opinión sobre la reunión en la página web
MelaleucaEvents.com. – “Les recomiendo a todos que visiten la página web y den su opinión
sobre esta reunión”.
Anuncie a cada presentador: Lea sus biografías y preséntelos antes de cada presentación.
Energía: Diviértase y mantenga una energía positiva, pero EVITE que la gente haga demasiado ruido o que se ponga a gritar. Esas exageraciones dan una impresión de falsedad. ¡El entusiasmo genuino es lo mejor, pero las exageraciones no valen! La energía y los aplausos deben ser sinceros.
Premiación: La música acompaña la premiación. Se baja el volumen de la música cuando el anfitrión del evento está anunciando los nombres y se vuelve a subir cuando las personas pasan al escenario. Mantenga una buena energía y motive a la audiencia a apoyar a las personas que están siendo reconocidas. No diga cosas como esta: “Aquellos que calificaron y no fueron nombrados por favor suban al escenario”.
Clausura: Agradezca a cada presentador, a los líderes y a todos los asistentes porsuparticipación.Recuérdeleslascosasquetienenquehacerydéinstrucciones para la entrega de los formularios de pedidos, etc. Tan pronto termine la reunión, debe comenzar la música de salida.
Lista de control durante el evento
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•Todosloslíderesqueestánenlareunión,desdeDirectoreshastaDirectores
Corporativos, deben ser reconocidos en todos los eventos de Melaleuca. Esto
debe hacerse básicamente de la misma manera, ya sea que la reunión se
realiza en la costa Este u Oeste, en los Estados Unidos, en Asia o en Europa.
•Cuandoelanfitrióndeleventoiniciaaestesegmentodelprograma.El
director audiovisual debe encargarse de que la música de premiación
comience con un volumen de 5 ó 6 (en la escala del 1 al 10). A medida que
se reconoce cada estatus, el volumen de la música debe subir gradualmente
a un nivel 8 ó 9 y mantenerse hasta que el anfitrión del evento anuncie el
siguiente estatus.
•Noreconozcapúblicamenteniidentifiquealosinvitados(aquellosque
no son líderes de Melaleuca). Por lo general los invitados no desean ser
identificados. Evite hacer que cualquier persona se sienta incómoda o
avergonzada. Simplemente dé la bienvenida a todos.
•Elanfitrióndeleventotienelaresponsabilidaddemantenerunaenergía
positiva entre la audiencia. Si nota que los aplausos están disminuyendo,
debe tomar la iniciativa y pedir a la gente que aplauda con entusiasmo para
celebrar los triunfos de los demás.
•Cadaestatusdebeserreconocidoindividualmente(Director,DirectorII,
Director III), en vez de hacerlo en grupos de estatus (Director, Director
Superior, Director Ejecutivo). La mejor forma de hacerlo es explicando
algunos de los requisitos y recompensas para cada estatus. Puede reconocer
a los líderes con un estatus de Director utilizando un lenguaje similar al del
siguiente ejemplo:
• “En el siguiente segmento, tengo el placer de celebrar el éxito de un grupo excepcional
de líderes que se encuentran con nosotros el día de hoy”.
• Primero, permítanme presentarles a aquellos que han dado el primer paso para
desarrollar su negocio. Ellos han inscrito a ocho clientes y calificaron para su primer
estatus de liderazgo. Ellos son los futuros líderes de Melaleuca. Les pedimos que se
pongan de pie los Directores que aún no han avanzado a Director II (aplausos)”.
• “Ahora pedimos a los Directores II que se pongan de pie (aplausos)”.
• “Los siguientes líderes han inscrito al menos a 11 clientes y han dado el siguiente paso
crucial para desarrollar su negocio Melaleuca, el cual es ayudar a uno de esos clientes
a avanzar al estatus de Director, por lo que ahora califican para participar en el Fondo
Común de Liderazgo. Directores III, por favor pónganse de pie (aplausos)”.
Continúe este proceso con cada estatus sucesivo: Director IV, Director V,
Director VI, etc.
•Sieneleventoseencuentranmenosde10DirectoresSuperiores,el
anfitrión del evento debe anunciar individualmente el nombre de cada
Director Superior. Pida al director de celebración que haga una lista
de Directores Superiores, Ejecutivos y Corporativos. La lista debe estar
organizada por estatus de menor a mayor. En caso de que estén presentes
más de 10 Directores Superiores, reconozca solamente cada nivel de
estatus y pida que todo el grupo se ponga de pie. Los Directores Ejecutivos y
Corporativos siempre deben ser anunciados individualmente.
•AntesdepresentaralosDirectoresSuperiores,expliquequeenesteestatus
los líderes ganan un ingreso significativo a través de su negocio Melaleuca y
recibenademásunaBonificaciónparaAutos.Sieltiempolopermite,puede
explicaralosasistentesenquéconsistelaBonificaciónparaAutos:
“Ahora, los líderes que han alcanzado el estatus de Director Superior han desarrollado
5 Directores personales y han inscrito al menos a 20 Clientes personales activos, lo
que les permite ganar un ingreso mensual significativo y Melaleuca les paga para
que manejen un carro nuevo. ¿Podrían, por favor, ponerse de pie todos los Directores
Superiores que aún no han avanzado a Director Superior II?” Continúe presentando
cada estatus: Director Superior II, Director Superior III, etc.
•PresenteindividualmenteconsurespectivonombreacadaDirectorEjecutivo y Corporativo. El director de celebración debe entregarle al anfitrión del evento una lista de todos los Directores Ejecutivos y Corporativos que se encuentran en la reunión. Dedique unos minutos para explicar lo que significa alcanzar este nivel de estatus:
“Ahora, tengo el privilegio de presentarles un grupo selecto de líderes: nuestros
Directores Ejecutivos y Corporativos. Estos líderes tienen cientos de clientes en sus
organizaciones y han desarrollado más de 10 Directores personales. El ingreso
promedio de un líder con el estatus de Director Ejecutivo es de más de $140,000 al
año y reciben el doble en la Bonificación para Autos en comparación con los Directores
Superiores. Invito a estos líderes a subir al escenario una vez que los haya nombrado.
Señoras y señores, por favor demos un merecido aplauso a estos líderes increíbles:
(nombre del líder y estatus) (aplausos)”.
Anfitrión del evento: celebración de estatus
22 23
P. ¿Si el grupo está inquieto, cómo llamo su atención para iniciar el
evento puntualmente?
R. Pida que el director de iluminación baje o apague las luces de salón, y que
vuelva a encenderlas 2 veces mientras usted se para en el podio para que
el grupo vea que es hora de comenzar. Después de aproximadamente 30
segundos, anuncie al público que tome asiento y que dará inicio en 2 minutos.
Los acomodadores deben pedir cordialmente a las personas que se encuentran
en los pasillos o en la parte de atrás del salón que tomen asiento. El apagar
las luces y poner un video corto con un mensaje inspirador, también sirve
para llamar la atención.
P. ¿Qué pasa si durante la presentación los niveles de sonido no son los
adecuados para la música, videos o micrófonos?
R. Lo ideal sería que usted haya coordinado con el director de sonido y el técnico
audiovisual del hotel para probar el sonido antes de la reunión y que hayan
llegado a un acuerdo sobre la señal que usted le dará para ajustar el sonido
cuando sea necesario. Caso contrario, en vez de proseguir con una mala
calidad de sonido, haga que el asistente del director le pida al director de
sonido y al técnico audiovisual del hotel que solucionen el problema. Luego
proceda con la reunión. Lo ideal sería que el coordinador audiovisual solucione
el problema sin interrumpir el evento.
P. ¿Qué puedo hacer para aumentar el entusiasmo y la energía si no
hay mucho apoyo ni aplausos por parte de la audiencia? ¿Cómo
mantengo la energía?
R. Pida a la audiencia que apoye a las personas que están siendo premiadas por
su arduo trabajo. Este es un momento especial y ellos se merecen un caluroso
aplauso cuando se anuncian sus nombres y suben al escenario. Si hay muchos
premios y la entrega se alarga, siga pidiendo el apoyo de la audiencia.
P. ¿Qué debo hacer si la experiencia personal con los productos se está
alargando más de la cuenta?
R. Asegúrese de explicar con anticipación las pautas para el relato, especificando
que no debe durar más de 2 minutos. En caso de que se alarge, acérquese
cortésmente al Ejecutivo de Ventas para hacerle saber que debe terminar su
relato. Si sigue alargándose, pídale cordialmente que concluya su relato en un
minuto para poder seguir con los otros segmentos del evento.
Questions and Answers:Así como usted estuvo pendiente y ayudó con todos los arreglos y preparativos del evento, es necesario que realice otras actividades para quitar de forma profesional todos los arreglos, antes de que pueda descansar y dar todo por terminado. Asegúrese de solicitar la ayuda de los miembros del equipo.
Muestrario de productos: Empaque los productos exhibidos y los
mostradores.
Material y pancartas de Melaleuca: Guarde en cajas y devuelva todo el
material de la compañía a Melaleuca (con excepción de la documentación
no utilizada). Enrolle las pancartas, guarde los CD y DVD en sobres
acolchados y devuelva el letrero del podio.
Documentación: Envíe al contacto designado en Melaleuca, toda la
documentación pertinente, incluyendo los formularios de pedido del
lanzamiento, formularios de asistencia y formularios de premiación
debidamente llenos, hasta las 8 a.m. del día siguiente.
Lista de control posterior al evento Preguntas y respuestas:
24 25
AudiovisualPantalla •Paramenosde600asistentes:
1 pantalla de 10x14 pies a la izquierda del escenario.
•Paramásde600asistentes:2pantallas de 10x14 pies, una a cada lado del escenario.
Proyector •Utilicepantallasdeproyección
frontal en reuniones con menos de 600 asistentes.
•Utilicepantallasdeproyeccióntrasera en reuniones con más de 600 asistentes.
Computadora portátil •CablesRGB/VGA •Dependiendodeltipode
reunión, determine si el computador portátil debe estar colocado en el podio o en la mesa del técnico audiovisual.
Micrófonos •1micrófonoparaelpodio. •1micrófonoinalámbrico.Reproductor de CD para la música.Reproductor de DVD (si es necesario)Sonido: Sonido ambiental o parlantes. Hable con el representante del hotel y pregúntele si el sonido ambiental es de buena calidad. Añada parlantes en caso de ser necesario, si el sonido no es de buena calidad o si es un grupo muy grande •1parlantepara125personaso
menos •2parlantespara150personaso
más •4parlantesparamásde600
personas
EscenarioTamaño del escenario •De75a600asistentes:
12’ x 18’ x 24’’ •Másde600asistentes:
24’x30’x24’’Podio: Cuide que tenga una apariencia profesional y que no luzca desgastado.Es preferible un podio de madera. Plantas •Unas6u8plantas(porejemplo,
helechos) delante del escenario. •2plantasgrandes(porejemplo,
ficus o palmeras) en la parte de atrás del escenario.
Cortina divisoria: Colocada detrás del escenario y con una pancarta en la mitad.
Gradas: A cada lado del escenario
Arreglo del salón •Colocarlaprimerafiladesillas
a unos 6 u 8 pies del escenario. •5piesdedistanciaentrefilas. •Colocarlamesadeltécnico
audiovisual en la parte de atrás del salón. No detrás del escenario ni a un lado del salón.
•Lamesadeexhibicióndeproductos se coloca a la derecha del escenario.
•Eltechodelsalóndebeserde12 pies o más alto.
Proceso de reconocimiento en el escenario
10 x 14
La fila se forma aquí
El anunciador se para aquí
En el siguiente diagrama puede ver cómo debe fluir el recorrido durante el proceso de reconocimiento. El anunciante se para a un lado del escenario, anuncia el nombre y la persona cruza el escenario.
Requisitos audiovisuales y del salón
26 27
Pancarta A
10 x 14
Pancarta A
Pancarta B
o
o
Pancarta B
5 ft.
6–8
ft.
Letrero desplegable
Letrero desplegable
Mesa del técnico AV
Pancarta C
Entrada
75 a 125 asistentes
Abreviaturas usadasMR = Mesa de registro generalRE=RegistroparaSD,EDyCDRP = Mesa de registro premiaciónMP = Mesa de exhibición de premiosP = Muestrario de productos
Guía de pancartas
MR
RE
RP
MP
P
Diagrama de salón pequeño
Pancarta A
o
o
Pancarta B
28 29
Pancarta A
10 x 14
Pancarta B
Pancarta D
Pancarta C
5 ft.
6–8 ft.
Letrero desplegable
Letrero desplegable
Entrada
5 ft.
Pancarta A
Pancarta B
o
o
Mesa del técnico AV
125 a 300 asistentes
MR
RE
RP
MP
P
Diagrama de salón mediano
Abreviaturas usadasMR = Mesa de registro generalRE=RegistroparaSD,EDyCDRP = Mesa de registro premiaciónMP = Mesa de exhibición de premiosP = Muestrario de productos
Guía de pancartas
Pancarta A
o
o
Pancarta B
30 31
Pancarta A
10 x 14
Pancarta B(Oligo)
5 ft.
6–8 ft.
Letrero desplegable
Letrero desplegable
Entrada
5 ft.
Pancarta E (Oligo)
Mesa del técnico AV
Pancarta A
o
300 a 600 asistentes
Guía de pancartas
MRRE
RP
MP
P
Diagrama de salón grande
Abreviaturas usadasMR = Mesa de registro generalRE=RegistroparaSD,EDyCDRP = Mesa de registro premiaciónMP = Mesa de exhibición de premiosP = Muestrario de productos
Pancarta A
o
32 33
Pancarta A10 x 14 10 x 14
Pancarta B(Oligo)
Pancarta C(Productos excepcionales)
5 ft.
6–8 ft.
Letrero desplegable
Letrero desplegable
Entrada
5 ft.5 ft.
Pancarta G(Oligo)
Pancarta F(Oligo)
Pancarta E Pancarta D
Letrero desplegable
Letrero desplegable
Entrada
Mesa del técnico AV
Pancarta A
o
Más de 600 asistentes
Guía de pancartas
MR
RE
RP
MP
P
Diagrama de salón para más de 600
Abreviaturas usadasMR = Mesa de registro generalRE=RegistroparaSD,EDyCDRP = Mesa de registro premiaciónMP = Mesa de exhibición de premiosP = Muestrario de productos
Pancarta A
o
34 35
Funciones del equipo encargado del evento
Director del evento:
Anfitrión del evento:
Asistente del director:
Equipo encargado del registro e información:
Director:
Equipo encargado de la celebración:
Director:
Acomodadores:
Director:
Comité de bienvenida:
Director:
Encargado de la exhibición de productos:
Director de sonido y equipos audiovisuales:
Coordinador del escenario:
Director de iluminación:
Ayudantes de iluminación:
Personas que hablarán de las experiencias con los productos:
Como director del evento, usted necesitará de la ayuda de los líderes en su área para tener un evento exitoso. Pida la colaboración de todos los líderes locales y asigne funciones.