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Creación de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base.
1.- ¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS EN BASE?
Una Base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo,
podemos utilizar dicho programa para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén,
introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. Podemos por ejemplo
realizar consultas tales como ¿qué artículo se ha vendido más este mes? ¿Qué clientes compran un
determinado artículo? ¿Cuál es la ganancia total del mes? etc.
Para hacerte una idea más clara, piensa que una Base de Datos sirve en una empresa como pueda ser un
taller de reparación de vehículos para tener anotados los siguientes conceptos:
El nombre, apellidos, dirección, teléfono, código postal de los clientes que han acudido a nuestro taller a
reparar su coche. (Es lo que en lenguaje de andar por casa llamaríamos una ficha de clientes que
guardaríamos en nuestro archivo de clientes).
También podríamos tener otra ficha con el nombre, apellidos, por qué banco pasamos el recibo de la
reparación, la avería sufrida, las horas de taller que se han empleado en la reparación, las piezas aportadas
y los precios aplicados a las horas y a las piezas, así como el total de la reparación. (Sería otra ficha queguardaríamos en nuestro archivo de reparaciones).
De esta forma podemos observar que cada ficha, se le llama registro en el lenguaje de las bases de datos.
Y cada cosa que apuntamos en esa ficha (nombre, apellidos, dirección...) la llamamos campo de dicha
base de datos.
Base es la base de datos, y muchas empresas tienen sus propias bases de datos hechas a medida, en la quesólo tenemos que preocuparnos de introducir datos.
2.- INTRODUCCIÓN.
Actualmente el mundo empresarial necesita manejar gran cantidad de datos, por lo que se hace necesario
disponer de medios hardware y software que permitan acceder a la información de una manera rápida,
sencilla y fiable.
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Tradicionalmente la información se almacenaba en conjuntos de ficheros, estos ficheros no guardaban
ninguna relación entre sí y los datos podían repetirse en varios de ellos, lo que suponía tener información
redundante y en algunos casos inconsistente. A veces se hacía necesario cambiar la estructura de los
registros de algunos ficheros, por ejemplo para agregar nuevos campos a los registros. Esto implicaba que
todos los programas de aplicación que utilizaban esos ficheros tenían que ser modificados y adaptados; lo
cual suponía una pérdida de tiempo y dinero. Existía una dependencia entre los ficheros que almacenaban
la información y los programas que utilizaban esos ficheros.
A final de los años sesenta surgen las Bases de Datos. En una base de datos se van a almacenar todos los
datos que necesite la empresa; y los programas que utilicen esos datos no se han de preocupar del
almacenamiento físico de los mismos. Cualquier cambio en la estructura de los datos no afectará a los
programas de aplicación que los utilicen.
Así pues definimos una Base de Datos como un conjunto de datos relacionados entre sí con información
referente a algo y el conjunto de programas y métodos que trabajan con esos datos. Así, se pueden utilizar
las Bases de Datos para cosas tan sencillas como mantener un registro de nuestra agenda personal de
teléfonos, o tan complicadas como llevar toda la gestión de una gran empresa u organización.
Al finalizar el estudio de esta unidad serás capaz de:
• Crear una base de datos en Base.
• Crear las tablas que forman la base de datos.
• Realizar operaciones con los datos de la base de datos.
• Crear y diseñar formularios para trabajar con los datos.
• Relacionar las tablas de la base de datos.
• Crear consultas de datos utilizando una o más tablas.
• Crear informes.
• Utilizar botones en los formularios.
3.- CONCEPTOS DE BASES DE DATOS.
Un Sistema de Gestión de Base de Datos (S.G.B.D) es un conjunto de programas que permitenadministrar y gestionar la información de una base de datos. OpenOffice Base es un potente sistema de
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administración de Bases de Datos relacional que nos va a permitir trabajar con los datos de una forma
fácil y segura para obtener los resultados deseados. Esta base de datos proporciona herramientas
necesarias para:
• Definir las estructuras de los datos.
• Manipular los datos de una forma sencilla. Se podrán insertar nuevos datos, modificar, consultar y
borrar.
• Diseñar formularios para trabajar con los datos de una forma sencilla y vistosa.
• Diseñar informes para obtener listados de los datos impresos.
• Mantener la integridad de la información.
El modelo Entidad/Relación se basa en una estructura denominada tabla (estructurada en filas y
columnas), y una serie de relaciones entre las distintas tablas (por ejemplo, la tabla FACTURAS estará
relacionada con la tabla CLIENTES , ya que cada factura tendrá un cliente, con lo que la factura tendrá que
indicar de alguna forma quien es cada cliente).
3.1.- COMPONENTES DEL MODELO
RELACIONAL.• Entidad : objeto acerca del cual se recoge información de interés para la base de datos. Por
ejemplo la entidad ALUMNO, o EMPLEADO, o PRODUCTOS. Se representará físicamente
mediante la estructura tabla.
• Atributo: es cada uno de los datos que forman parte de una entidad, es decir, es una característica
de la entidad (los vamos a llamar los campos de la tabla). Por ejemplo el NOMBRE, la EDAD,DIRECCIÓN, TELÉFONO, CURSO...
• Tabla: es la estructura de datos utilizada para almacenar todos los datos de una base de datos
relacional. Representa una entidad ó una asociación de entidades, está formada por un conjunto de
filas y columnas, cada columna corresponde a un atributo o campo. Y cada fila representa un
registro con los datos asociados a una entidad. Por ejemplo si tenemos la tabla ALUMNOS, cada
fila representará los datos de un alumno concreto: su NOMBRE, su DIRECCIÓN, suTELÉFONO, su CURSO. Y cada columna representa un atributo, cada columna tiene un nombre y
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puede tomar un conjunto de valores. Por ejemplo la columna NOMBRE, o DIRECCIÓN etc.
• Relación: asociación entre dos o más entidades.
• Clave Primaria: columna o conjunto de columnas que permiten identificar cada fila de la tabla.
Suele ser un atributo único que no se repita y que identifique a cada fila, por ejemplo el DNI, o el
NÚMERO DE EMPLEADO, o CÓDIGO DE ARTÍCULO..
• Clave ajena: una o más columnas de una tabla cuyos valores se corresponden con los de la clave
primaria de otra tabla. Las claves ajenas se utilizan para establecer las relaciones entre tablas.
• Registro: es una fila de la tabla, es decir el conjunto de datos relacionados que contienen la
información de una tabla. Por ejemplo la tabla ALUMNOS contiene los datos de los alumnos de
un centro, un registro son los datos de un alumno concreto, por ejemplo (Número de matrícula,
Nombre, Dirección, Curso, Nota...), y cada uno de estos datos forma un campo de la tabla.
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Creación de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base – Tema 2.
1.- LA VENTANA DE BASE.OpenOffice Base es el gestor de base de datos que proporciona el paquete OpenOffice. Nos va a permitir
crear y manejar los datos de una base de datos para obtener los resultados deseados. Para entrar en Basehacer clic en el botón de Aplicaciones de la barra de tareas, elegir Oficina y a continuación Gestor de
Bases de Datos ( OpenOffice.org2 Base ). Al entrar en el programa se presenta la siguiente pantalla inicial
de Base:
En ella podemos ver que se inicia un Asistente para Bases de Datos, en el cual podemos seleccionar las
siguientes operaciones:
• Crear nueva base de datos: Nos va a permitir crear una nueva base de datos en la que vamos a
insertar datos.
• Abrir un archivo de base de datos existente: En este caso podemos abrir una base de datos que
hayamos creado previamente.
• Conectar con una base de datos existente: Para el caso de que queremos conectar directamente
con una base de datos en funcionamiento.
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2.- CREAR LA PRIMERA BASE DE DATOS.Para crear la nueva base de datos comenzamos eligiendo la opción Crear nueva base de datos del
Asistente para Base de Datos. Seguidamente dejamos las opciones que vienen por defecto y tras pulsar el
botón de Finalizar, aparecerá una nueva ventana donde se nos pide el nombre y la ubicación de la nueva
Base de Datos. Por defecto se nos mostrará nuestra Carpeta de Inicio. Si se desea crear una nueva carpeta
para almacenar la nueva base de datos pulsaremos el botón para crear una nueva carpeta.
En nuestro ejercicio llamaremos a la base de datos EMPRESA, ver figura. Los archivos de Bases de
Datos de Base tienen la extensión .ODB.
A continuación se muestra la ventana de la base de datos, en la que se muestran los objetos que se van a
utilizar para dotar de funcionalidad a la base de datos y que son los siguientes:
• Tablas: Es la unidad donde almacenaremos los datos de nuestra base de datos. Está formada por
un conjunto de atributos llamados columnas y un conjunto de tuplas llamadas filas. A los atributos
se les llama también Campos y a las filas Registros. Por ejemplo la tabla CLIENTES , que
contendrá los datos de los clientes.
• Consultas: Aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de
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seleccionar y recuperar información que cumpla una determinada condición. Por ejemplo los datos
de los clientes de una categoría determinada.
• Formularios: Elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más
cómoda y más visual, lo que hace que la gestión de los datos sea más atractiva.
• Informes: Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso, permite
preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para obtener listados e
imprimirlos.
Para cerrar una base de datos pulsamos el botón cerrar de la ventana de la base de datos o elegimos la
opción Cerrar del menú Archivo. Para abrir una base de datos hacemos clic en el botón Abrir de la barra
de herramientas y a continuación buscamos la base de datos en las carpetas de almacenamiento.
3.- CREACIÓN DE UNA TABLA.Al seleccionar el objeto Tablas vemos que los tres primeros iconos que aparecen en el panel de la derecha
nos van a permitir crear una tabla siguiendo varios métodos. Estos son los siguientes:
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Creación de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base – Tema 2.
• Crear tabla en vista Diseño: Crea una tabla especificando los nombres de campo y las
propiedades, así como los tipos de datos.
• Usar el asistente para crear tabla: Elige en una selección de muestra de tablas personales y
comerciales, que se pueden personalizar para crear una tabla.
• Crear Vista: Crea una Vista especificando las tablas y los nombre de campo que desee ver (OJO:
esto se utilizará solamente una vez que las tablas ya existen).
3.1.- CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEÑO.
Si elegimos este método crearemos la tabla manualmente desde la Vista de Diseño, es decir iremos
definiendo cada uno de los campos o columnas de la tabla. Ver la figura:
Aparece una pantalla dividida en dos partes: en la superior ( 1 ) podemos distinguir un pequeño casillero,
donde describiremos los campos de la tabla (que recordemos, serán las columnas), mientras que en la
inferior ( 2 ) encontramos una serie de fichas vacías en el primer momento, pero que luego se utilizarán
para asignar propiedades a los campos creados.
La inserción de campos se realiza de forma manual, en la columna Nombre del Campo iremosañadiendo los atributos o campos de la tabla. En la columna Tipo de Campo elegiremos de la lista el tipo
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de dato que se almacenará en ese campo. Y en la columna Descripción se puede escribir un comentario
sobre el campo. A la izquierda de la fila en la que estamos posicionados aparece un marcador de fila.
Haciendo clic en este marcador podremos marcar toda la fila y mover el campo a otro lugar arrastrándole
con el ratón o suprimirlo si ya no se necesita.
Para crear un campo escribiremos un nombre en la columna Nombre de Campo, estos nombres deben ser
lo más descriptivos posibles del contenido de ese campo. Después de asignar el nombre hay que definir el
tipo de dato que almacenará dicho campo, se indica en la columna Tipo de Campo. Al elegir el tipo de
campo hay que tener en cuenta lo siguiente:
• El tipo de valores permitidos en el campo. Por ejemplo, no es posible almacenar texto en un
campo de tipo numérico.
• La cantidad de espacio que Base reservará para los valores ahí almacenados.
• Los tipos de operaciones que pueden realizarse con ese campo. Por ejemplo, Base podrá sumar los
valores de tipo numérico, pero no los de tipo texto.
A continuación se muestran los tipos de datos más usuales que podemos asignar a un campo:
TIPOS DEDATOS
ALMACENA DESCRIPCIÓN
Texto Permite almacenar caracteres
alfanuméricos.
Existen diferentes tipos, cada uno de los cuales se
caracteriza por la cantidad de información que
pueden almacenar. Algunos son: Nota, TextoFijo,Texto, ...
Número Permite almacenar valores
numéricos ( enteros y
fraccionarios ).
Al igual que en el caso anterior, existen diferentes
tipos, cada uno de los cuales puede representar un
conjunto determinado de valores. Algunos de estos
tipos son: TinyInt, BigInt, Número, Decimal,Integer, Float, Real, Double, ...
Nota Textos extensos. Permite almacenar información alfanumérica de
mayor longitud.
Booleano
( Si/No )
Valores booleanos o Lógicos. Almacenarán como resultado Verdadero o Falso.
Fecha Fechas. Se puede especificar el formato utilizado para lafecha en las Propiedades del Campo.
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Hora Horas. Se puede especificar el formato utilizado para la
hora en las Propiedades del Campo.
FechaHora Fecha y Hora de forma conjunta. Se puede especificar el formato utilizado para la
Fecha y Hora en las Propiedades del Campo.
Integer Valores numéricos enteros Se usa para almacenar valores enteros, como puede
ser el código identificador de un cliente.
Ejemplo de aplicación:
Creación de la tabla CLIENTES , de la base de datos EMPRESA.
NOMBRE CAMPO TIPO CAMPO
Id Cliente Integer [INTEGER]
ApellidosNombre Texto [VARCHAR], de tamaño 100
Direccion Texto [VARCHAR], de tamaño 50
Poblacion Texto [VARCHAR], de tamaño 50
Provincia Texto [VARCHAR], de tamaño 50
Telefono Integer [INTEGER]
Fecha Nacimiento Fecha [DATE]
Mail Texto [VARCHAR], de tamaño 100
Observaciones Texto [VARCHAR], de tamaño
Id Categoria Integer [INTEGER]
Pasos para crear los campos de la tabla CLIENTES desde la vista de diseño:
1. En nombre de campo escribimos Id Cliente y en tipo de campo elegimos Integer. En las
propiedades del campo dejamos en Tamaño del campo que viene por defecto. También podemos
escribir una descripción para el campo si así lo deseamos.
2. Colocamos el ratón en la siguiente fila de la columna nombre de campo y tecleamos
ApellidosNombre. En tipo de campo elegimos Texto. En las propiedades del campo, en Tamaño
del campo, ponemos 100.
3. Nos posicionamos en la siguiente fila de la columna nombre de campo y tecleamos Direccion. En
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tipo de campo elegimos Texto. En las propiedades del campo, en Tamaño del campo, ponemos 50.
4. Hacemos lo mismo con Poblacion y Provincia.
5. A continuación colocamos el ratón en la siguiente fila de la columna nombre de campo y
tecleamos Fecha Nacimiento. En tipo de datos elegimos Fecha sin hacer ninguna modificación
más en las propiedades de dicho campo.
6. Colocamos el ratón en la siguiente fila de la columna nombre de campo y tecleamos Mail. En tipo
de campo elegimos Texto. En las propiedades del campo, en Tamaño del campo, ponemos 100.
7. Hacemos lo mismo con Observaciones.
8. Por último tecleamos Id Categoria en la siguiente fila, y en tipo de datos elegimos Integer.
La tabla ha de quedarnos similar a la mostrada en la figura:
Una vez que hemos tecleado todos los campos que van a formar la tabla pulsamos al botón Guardar de la
barra de herramientas. Escribiremos el nombre de la tabla en el cuadro de diálogo Guardar Como:
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Si no hemos creado una clave aparece una viñeta avisándonos y, pregunta si la deseamos definir ahora. Si
contestamos afirmativamente creará un campo clave. En principio indicamos que no, ya que
posteriormente se la añadiremos.
A continuación, cerramos esta ventana, quedando la ventana de la base de datos de la siguiente manera:
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3.2.- UTILIZANDO EL ASISTENTE PARA
TABLAS.Accedemos a la opción haciendo clic en de la ventana de la base de
datos. Con este método podremos elegir los campos de la tabla entre una gran variedad de campos que
pertenecen a tablas predefinidas. Ver la figura que se muestra. El asistente proporciona el método más
rápido y cómodo para diseñar tablas sencillas con campos muy comunes. Podremos elegirlos campos que
nos interesen de las tablas ejemplo, e incluso los podemos cambiar de nombre para adecuarlos a nuestro
propio diseño.
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Iremos haciendo clic en botón Siguiente respondiendo a los cuadros de diálogo que aparezcan hasta
finalizar el proceso de creación.
4.- INTRODUCIR DATOS A TRAVES DE UNAHOJA DE DATOS.Para introducir datos en las tablas que hemos creado previamente, primero, en esta versión de Base,
tenemos que indicar el campo de dicha tabla que va a ser Llave Primaria o bien, agregar un campo
nuevo que actúe como clave principal (OJO: este proceso solamente se realiza una vez, ya que si la Llave
Primaria ya está definida, no es necesario definirla de nuevo).
Para este ejemplo, vamos a hacer que el campo Id Cliente sea la Llave Primaria actuando de la siguiente
forma:
1. Seleccionamos la tabla CLIENTES y pulsando en el botón derecho del ratón, seleccionamos la
opción Editar .
2. A continuación se nos mostrará la tabla CLIENTES con todos los campos que le habíamos
definido, quedando de la siguiente forma:
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3. Seguidamente, marcamos el campo Id Cliente tal y como aparece en la imagen anterior, y
pulsamos de nuevo sobre el botón derecho del ratón, seleccionando en este caso la opción Llave
Primaria .
4. Después de esto, quedará dicha tabla con su Llave Primaria asignada, observándose una pequeña
llave en la parte izquierda del campo que hemos seleccionado, quedando como sigue a
continuación:
5. En la opción Valor automático seleccionamos el valor Sí . De esta forma cada vez que creemos un
cliente se le asignará un código automáticamente.
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6. Por último, pulsamos el boton Guardar para que dicha tabla quede almacenada con su Llave
Primaria.
7. El siguiente paso, será abrir de nuevo la tabla CLIENTES desde la pantalla principal de Base, pero
esta vez, seleccionamos la tabla, pulsamos el botón derecho del ratón y elegimos la opción Abrir ,
apareciendo la siguiente figura en la cuál ya podemos ir insertando los datos de nuestros
empleados:
Ejemplo: Vamos a insertar la siguiente información en la tabla CLIENTES .
ApellidosNombre Direccion Poblacion Provincia Telefono Fecha
Nacimiento
Observaci
ones
Id Categoria
Perez, Juan c\San Diego 24 Lucena Córdoba 643284736 05/04/72 1
García, Francisco c\Lucas 14 Motril Granada 623874537 26/11/71 0
Muñoz, Jose c\Francia 18 Granada Granada 683264735 10/05/69 0
Díaz, Luis c\Maquedano El Ejido Almeria 634298654 20/06/72 0
Gimeno, Isabel c\Virgen del Puis 3 Almeria Almeria 632055543 15/08/72 2
Miguel, Mateo c\Luis Fraile 3 Jaen Jaen 623954738 23/11/70 1
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obteniendo como resultado la tabla CLIENTES con una serie de registros o filas, en concreto seis
empleados, con sus datos correspondientes.
La tabla quedará de la siguiente forma:
6.- CREACIÓN DE CLAVES PRIMARIAS EÍNDICES.Como ya hemos comentado en los anteriores puntos, en toda base de datos relacional los datos se
organizan en tablas, donde cada tabla tiene cero o más filas (o tuplas), y cada fila (o tupla) contiene
información acerca de un elemento de la tabla (por ejemplo, la tabla clientes contendrá filas o registros de
clientes).Las filas en una tabla se encuentran desordenadas, y no pueden existir filas duplicadas en la tabla, ya que
una tabla es un conjunto, y por definición, en un conjunto no se permiten elementos duplicados.
Cada columna representa un campo de la tabla (una tabla no puede tener 2 columnas con el mismo
nombre), sirve para almacenar una determinada información, por ejemplo en una tabla de alumnos
tendremos una columna para almacenar el nombre de los alumnos.
La definición de clave primaria es la de campo (o campos) que permiten la identificación única de cada
tupla dentro de la tabla de la base de datos. Dicha clave primaria se define cuando la tabla es creada,
aunque también existe la posibilidad de crearla más tarde, siempre que no exista ninguna tupla repetida
dentro de la tabla donde se crea.
Para definir una clave primaria en Openoffice Base, una vez que hemos creado la tabla la abrimos en
modo edición, pulsando el botón derecho del ratón sobre la tabla que deseamos modificar aparecerá el
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menú contextual y seleccionaremos la opción Editar .
La tabla se abrirá en modo edición, permitiéndonos crear nuevos campos, la clave primaria y índices (que
lo explicaremos más adelante).
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Una vez que tenemos la tabla en modo edición seleccionamos que campo deseamos que sea la clave
primaria, y con el botón derecho sobre la flecha verde que selecciona el campo, aparecerá un menú
contextual donde podremos seleccionar la opción Llave primaria. Al realizar dicha opción habremos
creado el campo seleccionado como llave o clave primaria, y aparecerá una especie de llave al lado del
campo.
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Al salir de la tabla nos pregunta si deseamos guardar los cambios modificados. Realizamos el guardado
de dichos cambios.
Este paso sirve tanto para crear claves primaria formadas por un solo campo. Si lo que deseamos es crear
una clave múltiple (o sea formada por varias columnas) lo que necesitamos simplemente es seleccionar
los distintos campos que deseamos que pertenezcan a la clave primaria, realizando así la misma operación
(para realizar la selección múltiple de los campos es necesario pulsar la tecla de Mayúsculas al mismo
tiempo que se pincha en cada campo con el botón izquierdo del ratón). En el siguiente ejemplo vamos a
abrir la tabla DETALLES DE PEDIDO y seleccionaremos los campos Id Pedido y Id Producto como
clave primaria.
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1.- INTRODUCCIÓN.
Datos que se encuentran en una tabla suelen estar relacionados con datos de otras tablas. Así de esta
forma se establece un vínculo denominado Relación por el cual se crea una asociación entre los datos delas tablas relacionadas.
Este método de relación suele ser utilizado para conseguir información de una tabla a traves de otra.
Las relaciones se establecen entre dos tablas. Existen 3 tipos de relaciones entre 2 tablas:
1. Relaciones 1 a 1: Un registro de la tabla A está asociado únicamente a un registro de la tabla B, y
viceversa.
2. Relaciones 1 a N: También denominada relaciones de 1 a muchos. Un registro de la tabla A está
asociado a muchos registros de la tabla B, mientras que un registro de la tabla B está asociado
únicamente a un registro de la tabla A.
3. Relaciones N a N: También denominada relaciones de muchos a muchos. Un registro de la tabla A
está asociado a muchos registros de la tabla B, y un registro de la tabla B está asociado a muchos
registros de la tabla A.
A partir de aquí crearemos 5 tablas para construir las relaciones que vamos a ir explicando. Las tablas
son:
• La tabla Clientes
• La tabla Categorias
• La tabla Pedidos
• La tabla Productos
• La tabla Detalles de pedidos
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El detalle de cada tabla será el siguiente:
TABLA CLIENTES
Id Cliente Integer
ApellidosNombre Texto
Direccion Texto
Poblacion Texto
Provincia Texto
Telefono Integer
Fecha Nacimiento Fecha
Mail Texto
Observaciones Texto
Id Categoria Integer
TABLA CATEGORIAS
Id Categoria Integer
Descripción Texto
TABLA PEDIDOS
Id Pedido Integer
Fecha Fecha
Id Cliente Integer
Total Numero
Servido Si/No
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TABLA PRODUCTOS
Id Producto Integer
Descripción Texto
Precio Número
Fecha Alta Fecha
TABLA DETALLES DE PEDIDO
Id DetallePedido Integer
Id Pedido Integer
Id Producto Integer
Cantidad Numero
Precio Actual Número
2.- COMO FUNCIONAN LAS RELACIONES.Una de las grandes ventajas de las bases de datos es que podemos tener toda la información que
necesitamos almacenada en varias tablas, relacionadas entre ellas, en lugar de una única tabla enorme con
toda la información.
Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos (o columnas) de las cuatro tablas deben coordinarse de
modo que muestren información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las
relaciones entre las tablas.
Una relación hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre
en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal1 de unatabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa2 de la otra tabla.
Como ejemplo podemos ver la relación entre la tabla CATEGORIAS y la tabla CLIENTES :
• Clave principal de la tabla CATEGORIAS : Id Categoria
• Clave ajena de la tabla CLIENTES : Id Categoria
1: Clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada
registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice
exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.
2: Clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de
clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las tablas.
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Creación de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base – Tema 3.
Para crear una relación, así como el
comportamiento que tendrá, hemos de pulsar
el botón
.
Una vez que hemos pulsado el botón nos aparecerá una nueva ventana donde podremos definir la
relación.
Los pasos para definir la relación y su comportamiento correctamente son:
1. Seleccionar las tablas implicadas en la relación que se desea crear.
2. Seleccionar los campos (clave principal y clave ajena) de las tablas.
3. Seleccionar que operación se realizará cuando ocurra una operación de actualización de datos
sobre la clave principal. Existen 4 posibilidades:
1. Ninguna acción: No realizará ninguna acción en la tabla que contenga la clave ajena
cuando la clave principal sea modificada.
2. Actualizar cascada: Realizará una actualización de datos en cascada. Esto quiere decir que
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si los datos de la clave principal fueran modificados, los datos de la clave ajena serían
modificados de la misma forma con los mismos valores.
3. Poner null: Cuando un dato de la clave principal sea modificado, en la tabla que contenga
la clave ajena se pondrá el valor de nulo (nulo no es valor en blanco ó 0, simplemente
quiere decir ausencia de valor).
4. Predeterminar: Esto quiere decir que si el valor de la clave principal es modificado las
claves ajenas adquirirán un valor predefinido por el usuario por defecto.
4. Seleccionar que operación se realizará cuando ocurra una operación de borrado de datos sobre la
clave principal. Existen 4 posibilidades:
1. Ninguna acción: No realizará ninguna acción en la tabla que contenga la clave ajena
cuando la clave principal sea modificada.
2. Eliminar cascada: Realizará un borrado en cascada de todos los datos que se encuentren
relacionados mediante la clave principal y la clave ajena.
3. Poner null: Borrará el dato seleccionado, y pondrá a null todos los registros donde la claveajena tenga el valor borrado de la clave primaria.
4. Predeterminar: Esto quiere decir que si el dato que contiene la clave principal es borrado
todas las claves ajenas que contengan el valor de la clave principal adquirirán un valor
predefinido por el usuario por defecto.
Para la actualización, lo normal suele ser elegir la posibilidad de actualizar en cascada, y para el borrado
no existe una opción preferida sino que dependerá bastante del contexto, en nuestro caso, para esta
relación, indicaremos la eliminación en cascada.
3.- RELACIONES 1 A 1.Una de las grandes ventajas de las bases de datos es que podemos tener toda la información que
necesitamos almacenar en varias tablas, relacionadas entre ellas, en lugar de una única tabla enorme con
toda la información.
La relación uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee un único registro asociado en la tabla
B y un registro de la tabla B posee un único registro asociado en la tabla A.
Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma
estaría en una sola tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a
un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo la tabla Categorías, donde indicaremos que cada cliente
es de una categoría en concreto, pero solamente existirá un cliente por categoría, y una categoría por
cliente, por lo que no tiene sentido separar la información en dos tablas.
Un ejemplo más claro todavía lo podemos ver en la tabla Paises y en la tabla Banderas. Cada país del
mundo tiene una única bandera, y cada bandera pertenece a un único país, con lo que la relación entre las
dos tablas es de 1 a 1.
El problema que tenemos es que OpenOffice Base no permite representar relaciones de tipo 1 a 1, ya que
cada vez que intentamos realizar una la convierte a relación de tipo 1 a N (de 1 a muchos). En nuestro
ejemplo la clave primaría que utilizaremos será la de la tabla Paises, y la clave ajena (o externa) será lacolumna Id Pais de la tabla Banderas. Daría igual si fuera al contrario. Al realizar la correspondencia
entre las distintas tablas comprobaremos que OpenOffice Base pone la relación de 1 a N.
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Así que la única solución posible es unir las dos tablas, manteniendo de esta forma la correspondencia de
los registros. Esto hace que la idea que hemos explicado de separar la información en distintas tablas para
su organización, en este caso, no sea posible.
4.- RELACIONES 1 A N (1 A MUCHOS).
La relación uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado
en la tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la tabla
A.
Este tipo de relaciones suelen ser las más frecuentes, y por defecto, las que implementa OpenOffice Base.
En el ejemplo que estamos siguiendo de los pedidos, nos encontraremos que los clientes realizaran
pedidos, y que cada pedido ha de pertenecer a un cliente. Esto hace que la clave primaria de la tablaClientes (que es Id Cliente) se encuentre en la tabla Pedidos mediante una clave ajena, que será
denominada con el mismo nombre.
Esta forma de definir las columnas (o campos) en las tablas permitirá crear la relación de 1 a muchos, ya
que a cada pedido le podremos asignar un único cliente, pero cada cliente podrá tener muchos pedidos (o
ninguno).
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5.- RELACIONES N A N (MUCHOS AMUCHOS).
La relación varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro
asociado en la tabla B y, análogamente, un registro en la tabla B puede tener mas de un registro asociado
en la tabla A.
Como podemos observar, en este tipo de relaciones la solución anterior no es factible, ya que Base crea
únicamente relaciones de tipo uno a muchos (1 a N), por lo que crear una columna en una tabla apuntando
a otra no nos serviría. Por ejemplo un producto puede estar en muchos pedidos, y un pedido puede tener
muchos productos. El problema que nos encontramos son:
1. Si añadimos la columna Id Producto de la tabla PRODUCTOS a la tabla PEDIDOS nos
encontraremos con que al realizar la relación un producto podrá estar en muchos pedidos, pero un pedido solamente podrá contener un producto. Como podemos observar, esta solución no es
correcta, ya que no es una relación muchos a muchos (N a N).
2. Si añadimos la columna Id Pedido de la tabla PEDIDOS a la tabla PRODUCTOS nos
encontraremos con que, al realizar la relación, un pedido podrá contener diferentes productos, pero
un producto solamente podrá encontrarse en un pedido, ya que un producto únicamente podrá
registrar un solo pedido.
La solución a este problema es crear una nueva tabla, que la llamaremos DETALLES DE PEDIDO que
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contendrá el identificador de la tabla PRODUCTOS (que el la columna Id Producto), y el identificador
de la tabla PEDIDOS (que es la columna Id Pedido). En este caso, la nueva tabla nos permitirá asignar a
un pedido un producto las veces que queramos, permitiendo de esta forma asignar a un mismo pedido
muchos productos, y que un producto se encuentre en muchos pedidos. Aprovechando dicha tabla,
crearemos una nueva serie de columnas que necesitaremos para aportar información extra al detalle del
pedido (como puede ser la cantidad y el precio actual al que se realiza el pedido).
En la solución que hemos creado, observaremos que hemos incluido un campo denominado IdDetallePedido a la tabla DETALLES DE PEDIDO que nos servirá para identificar cada registro de la
tabla. Esta solución nos permitirá repetir en un mismo pedido un producto, ya que la clave principal (o
clave primaria) no es la combinación entre Id Pedido y Id Producto. Si en la solución que adoptáramos
para la tabla DETALLES DE PEDIDO fuera necesario que para cada pedido únicamente pudiera tener un
producto, nos veríamos obligados a no crear la columna Id DetallePedido y a hacer que la combinación
de las columnas Id Pedido y Id Producto fueran la clave principal.
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Creación de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base – Tema 4.
1.- ¿QUE SE PUEDE HACER?Para realizar operaciones en las tablas primero hay que abrirlas, bien haciendo doble click sobre el
nombre de la tabla ( en este caso la tabla EMPLEADOS ) o bien, seleccionándola, pulsando sobre el botón derecho del ratón y elegimos la opción Abrir .
Se visualiza la hoja de datos. Para movernos en la hoja de datos utilizaremos el ratón, las teclas de
dirección arriba ↑, abajo ↓, a la izquierda ← o a la derecha → y la tecla Tab para cambiar de campo.
En la hoja de datos aparece, en la parte superior, la barra de herramientas, que contiene los botones para
operar con los registros de la tabla, ver la figura que se muestra:
En la parte inferior de la hoja de datos, aparecen los botones de desplazamiento, que se utilizan para
recorrer los registros.
Si queremos ir a un nº de registro conocido lo escribiremos en el cuadro de texto y pulsaremos Intro.
Además, en la hoja de datos aparecen unos marcadores que nos indican el registro en el que estamos
posicionados, el último registro y la creación de un nuevo registro.Cada una de las filas de la tabla representa un registro y cada registro contiene los distintos datos.
Podremos realizar las siguientes operaciones:
• Insertar y borrar filas o registros.
• Operaciones con columnas.
• Ordenar registros
• Borrar, renombrar o agregar una columna en la hoja de datos.
• Buscar registros.
• Aplicar filtros.
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2.- INSERTAR Y BORRAR FILAS OREGISTROS.Para insertar registros colocamos el cursor en la primera columna de la primera fila de la hoja de datos y
empezamos a escribir los datos. Para cambiar de columna pulsamos la tecla Intro o a la tecla Tab. Para
pasar al siguiente registro desde la última columna pulsamos al Intro, o directamente con el ratón.
También podemos utilizar el botón Registro Nuevo de la barra inferior.
Vamos a insertar los siguientes datos en la tabla Productos.
Descripción Precio Fecha Alta
Tornillo 0,5 03/01/09
Tuerca 0,1 05/01/09
Arandela 0,03 03/01/09
Martillo 3,5 20/01/09
Destornillador estrella 1,25 21/12/08
El resultado tras insertar los datos será el siguiente:
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Como podemos observar a los campos automáticos no hace falta asignarle valor ya que valor es asignado
automáticamente.
Para borrar un registro o fila nos situamos en la fila que deseamos borrar, utilizando para ello el marcador
de fila y pulsamos el botón derecho del ratón, y elegimos la opción Eliminar Fila. Base, antes de eliminar
la fila, pide confirmación para realizar la operación.
3.- OPERACIONES CON COLUMNAS.Para ver todas las operaciones que se pueden hacer con las columnas hay que seleccionar una columna,
(para ello se hace clic con el ratón en el título de la columna) y en la barra principal de herramientas, se
activarán las operaciones que podemos realizar con dicha columna. Algunas de estas operaciones serán
las siguientes:
• Formateado de columnas... : Donde se puede especificar el formato que queremos dar a la
información que muestra la columna.
• Ancho de columna... : Se indica la anchura que tendrá la columna, especificándose de forma
manual o de forma automática.
• Ocultar columna : En este caso, permite ocultar dicha columna de forma que no se visualice. Se
puede volver a mostrar realizando la misma operación.
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Sin duda una de las opciones más interesantes es el Formateado de columnas, ya que nos permite definir
como queremos ver los datos de la columna. Por ejemplo en el caso de una fecha:
4.- ORDENAR REGISTROS.Se pueden ordenar los registros de forma ascendente o descendente por una columna determinada, para
ello seleccionamos la columna o colocamos el cursor en ella y pulsamos el botón de la barra de
herramientas para ordenar de forma ascendente o el botón para ordenación descendente.
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Por último, también se pueden ordenar los registros por uno o varios criterios, para ello pulsaremos el
botón y se nos mostrará una pantalla en la cual indicaremos el/los campo/s junto con la condición/es
que se van a establecer para dicha ordenación.
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5.- BORRAR, RENOMBRAR O AGREGAR UNA COLUMNA EN LA HOJA DE DATOS.Para poder realizar todas estas opciones, primeramente tendremos que Editar la tabla sobre la que
deseamos realizar dichas operaciones. Una vez ha sido Editada, podemos realizar todas las operaciones
indicadas, operando de forma similar a como se hacía cuando se creó por primera vez.
De esta forma, podemos modificar el Diseño de dicha tabla, Borrando, Renombrando o Agregandocampos sobre la tabla.
6.- BUSCAR REGISTROS.Podemos buscar un valor en un campo o en todos los campos de una tabla, para ello pulsamos el botón
Buscar . Aparece la ventana de Búsqueda de registro de datos como indica la siguiente figura:
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Desde este cuadro de diálogo, podemos indicar el valor que deseamos buscar en el apartado Buscar por .
En el apartado Área se indica donde buscar dicho valor, ya sea en todos los campos de la tabla o en un
campo individual especificado. Por último, en el apartado Configuración se especifican algunas opciones
que se pueden configurar a la hora de realizar la búsqueda de la información.
7.- APLICAR FILTROS.Un filtro nos va a permitir hacer una selección rápida de los datos de la tabla. En primer lugar vamos a
ver los tipos de Filtros que podemos aplicar:
• Autofiltro: para el cual pulsaremos seleccionando los registros que coincidan con el valor
actual del campo seleccionado.
• Filtro Estándar: para el cual pulsaremos apareciendo el cuadro de diálogo siguiente:
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• Eliminar Filtro: para el cual pulsaremos quedando eliminados los filtros que se habían
establecido.
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Creación de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base – Tema 5.
1.- CREACIÓN DE CONSULTAS.
Una consulta permite efectuar preguntas acerca de la información almacenada en las tablas. En una
consulta se pueden obtener datos de una tabla e incluso de varias tablas, por ejemplo los datos de los
pedidos y de sus clientes correspondientes. En las consultas podremos ver los datos de las tablas,
analizarlos e incluso realizar cambios en ellos. Los cambios se registrarán también en la tabla
correspondiente. También podremos utilizar las consultas para realizar formularios.
Al seleccionar el objeto Consultas de la base de datos se observan tres métodos diferentes de crear una
consulta ver la figura:
2.- CREAR CONSULTA CON EL ASISTENTE.
Este es el camino más sencillo para crear consultas sencillas; pero cuando hay que incluir condiciones de
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selección es necesario recurrir al diseño.
Ejemplo de aplicación: Vamos a realizar una consulta para obtener los campos Nombre, Apellidos y
Teléfono de los cliente de la tabla CLIENTES que cumplan algunas de las condiciones que se exponen a
continuación.
Paso 1: Abrimos el asistente y, en la primera pantalla, elegimos la tabla CLIENTES de la lista
Tablas/Consultas y los campos de la misma. Hacemos clic en cada uno de los campos que van a formar la
consulta (y que vamos a utilizar en las condiciones más adelante) quedando como muestra la siguiente
figura:
Paso 2: Después de haber hecho clic en el botón Siguiente, la siguiente pantalla nos pide el Orden que
van a mostrar los campos que seleccionados. Se pueden ordenar por varios criterios, dependiendo de los
campos que hayamos seleccionado. En este caso, vamos a ordenarlos únicamente por el Apellidos de
cada cliente, quedando como se muestra a continuación:
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Paso 3: El siguiente paso, será el de establecer una o varias condiciones de búsqueda en los campos
seleccionados, de este modo, se visualizarán sólo aquellos campos que cumplan dicha condición. En este
caso a modo de ejemplo, vamos a establecer una condición de búsqueda, consistente el mostrar sólo
aquellos cuya categoría es empleado (quiere decir que el id de categoría es 0), cuya condición, en este
caso, van a cumplirla todos los clientes. A continuación podemos ver como quedaría dicha condición:
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Paso 4: A continuación, debemos de seleccionar el tipo de consulta, indicando si vamos a mostrar todos
los campos que obtenemos en la consulta ( Consulta Detallada ), o bien, vamos a mostrar el resultado de
aplicar ciertas funciones a dichos campos ( Consulta Resumida ). En este ejemplo, no vamos a aplicar
ninguna función a dichos campos, por lo tanto lo dejamos tal cual aparece en la figura:
Paso 5: El siguiente pasó será asignar un Alias a uno o varios campos de lo seleccionados. Un Alias
podemos definirlo como un nuevo nombre que pueden contener dichos campos, principalmente para que
sean más cortos a la hora de teclearlos y hacer referencia a ellos. En nuestro caso, vamos a definir un
Alias para cada uno de ellos, quedando como vemos en la siguiente imagen:
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Paso 6: Por último, veremos un resumen de la consulta que hemos realizado, pudiente en este caso,
Mostrar la Consulta o bien, Modificar dicha Consulta, en el caso de que se haya optado por añadir o
suprimir determinados elementos o condiciones. En este misma pantalla, vamos a asignarle un nombre a
nuestra consulta, en este caso, la llamaremos consultaClientes1.
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Al mostrar dicha consulta, veremos la siguiente información:
3.- CREAR UNA CONSULTA EN VISTA DE
DISEÑO.
Si elegimos esta opción la consulta se crea manualmente. En primer lugar, se visualizan dos ventanas. La
primera es la ventana para elegir las tablas que participarán en la consulta, y la que aparece debajo es la
ventana del diseño de las consultas, ver la figura. La segunda ventana se activa al cerrar la ventana de
elección de tablas.
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Los botones específicos para consultas de la barra de herramientas que tenemos disponibles son:
• Modo Diseño : activar/desactivar el modo Diseño (si lo desactivamos vamos a la edición del
lenguaje SQL, que es el lenguaje con el que se realizan las consultas sobre la base de datos).
• Ejecutar : muestra el resultado de la consulta sin necesidad de salir del modo de edición. Hay
que tener en cuenta que no guarda la consulta.
• Borrar : borra la consulta y quita todas las tablas de la vista Diseño.
• Añadir tablas : permite agregar más tablas a la consulta.
• Funciones : activa/desactiva la posibilidad de asociar funciones a los campos.
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• Nombre de la Tabla : activa/desactiva en la ventana inferior la fila donde se muestra el
nombre de la tabla a la que pertenece el campo.
• Alias : activa/desactiva en la ventana inferior la fila donde se puede introducir el alias de un
campo.
• Valores unívocos : si se activa, aquellas filas que aparecen repetidas varias veces en el
resultado de una consulta sólo se mostrarían una vez. Por ejemplo, si creamos una consulta que
devuelva las categorías de los empleados (Id Categoría) , aparecerían tantas filas con la columna
Id Categoría como hubieran en la tabla, pero aparecerían todas (o sea, que si tenemos 7 empleados
aparecerá 7 veces el Id Categoría con valor 0) a menos que se activara esta casilla y ya sólo
aparecería una vez.
En cuanto a los campos y sus distintas opciones tenemos:
• Campo: muestra los nombres de los campos que se desean visualizar. En el caso de querer mostrar
todos los campos de una tabla, tenemos la posibilidad de poner “Nombre de tabla.*” en lugar de
poner uno a uno cada uno de los campos.
• Alias: el valor que se escriba se mostrará en la cabecera de la columna de resultados en lugar del
nombre del campo que tiene la tabla.
• Tabla: muestra la tabla a la que pertenece al campo.
• Orden: podemos elegir entre ordenar los resultados por los valores de ese campo de forma
ascendente o descendente.
• Visible: si queremos que se muestre ese campo en el resultado estará marcada. Los campos con
esta opción desmarcada se utilizan para fijar condiciones de filtrado de los resultados.
• Función: permiten realizar distintas operaciones sobre los resultados. Hay que tener en cuenta que,
una vez que a un campo se le incluye alguna función, el resto de los campos también deben llevar
asociada alguna de las funciones disponibles. Se ofrecen las siguientes funciones:
• Agrupar: permite agrupar los resultados a mostrar en función de uno o varios campos.
• Cantidad: devuelve el número total de filas devueltas que contengan algún valor para
ese campo.
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• Promedio: para campos de tipo numérico devuelve la media de los resultados para ese
campo.
• Suma: para campos de tipo numérico devuelve la suma de los resultados para ese
campo.
• Máximo: para campos de tipo numérico devuelve el valor máximo de los resultados
para ese campo.
• Mínimo: para campos de tipo numérico devuelve el mínimo de los resultados para ese
campo.
• Criterio: Especifica criterios de filtro (que un campo contenga un valor mayor, menor, igual, etc..)
para el campo. Se pueden incluir varios criterios al mismo tiempo.
Ejemplo de aplicación: Vamos a realizar una consulta para obtener los campos Fecha, Id Cliente y
Total de los pedidos de la tabla PEDIDOS , que cumplan algunas de las condiciones que se exponen a
continuación.
Paso 1: Elegir la opción Crear una consulta en vista de diseño.
Paso 2: Elegir la tabla PEDIDOS , hacer clic en el botón Añadir y cerrar la ventana de mostrar tablas.
Paso 3: Aparece ahora la ventana de diseño de consultas, dividida en dos partes. En la superior aparecen
las tablas elegidas y en la inferior aparecen varias columnas formando una cuadrícula en la que
colocaremos los campos que seleccionemos para la consulta y los criterios de selección. Ver figura:
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Paso 4: Elegimos los campos que queremos consultar, desplegando la lista que acompaña a Campo.
Paso 5: Seleccionamos los campos Fecha, Id Cliente,Total y Servido en la lista desplegable.
Paso 6: Para que el campo Servido no se visualice, se hace clic en la casilla de selección de la fila Visible
y aparecerá sin seleccionar.
Paso 7: Agregar el criterio de selección, en la fila Criterio y en la primera columna que tiene el campo
Servido indicamos que sea Verdadero (es igual a decir que Sí, mientras que Falso es igual que decir que
No). Ver la figura:
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Paso 8: Pulsar el botón Guardar y llamar a la consulta consultaPedidos1
Paso 9: Para ver el resultado de la consulta, pulsar el botón Ejecutar Consulta . Se visualizarán 4 registros
en una tabla de respuesta mostrando la información solicitada. Ver figura:
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Aunque en dicha consulta no hemos indicado un alias para cada uno de los campos de la tabla ( Fecha, ID
Cliente y Total ) se podría haber realizado dicha consulta habiendo establecido sus alias correspondientes.
4.- CONSULTA CON DOS O MÁS TABLAS.En ocasiones necesitamos obtener datos de varias tablas, para ello es necesario realizar consultas
utilizando dichas tablas. Podremos utilizar el asistente para consultas eligiendo las tablas correspondientes
y los campos correspondientes o también la vista de diseño. En nuestro caso, vamos a utilizar la Vista
Diseño para crear una consulta con dos tablas.
Ejemplo de aplicación: Utilizando las tablas PEDIDOS y CLIENTES de la base de datos de pruebas que
tenemos, pedimos obtener los datos de los clientes: Id Cliente, Nombre y Apellidos, y los datos del
pedido correspondiente: Id Pedido, Total y Servido.
Paso 1: Abrir la base de datos.
Paso 2: Abrir el objeto Consultas y hacer doble clic en la opción Crear una consulta en vista de Diseño.
Paso 3: Seleccionar la tabla PEDIDOS , clic en Añadir; seleccionar la tabla CLIENTES , clic en Añadir; y a
continuación cerramos esta ventana.
Paso 4: Si no nos aparece la relación entre las dos tablas hemos de crear la relación entre ellas, y para ello
accedemos a la Barra de Menús y elegimos Insertar --> Nueva relación..., obteniendo la siguiente
pantalla:
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En dicha pantalla, seleccionamos para cada tabla el campo por el que las vamos a relacionar, en este caso
Id Cliente que es el común a ambas.
Paso 5: Una vez hemos establecido la Relación entre dichas tablas, obtendremos la siguiente figura:
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Paso 6: En la ventana de diseño aparecen ahora las dos tablas, elegimos los campos indicados de cada
tabla como hacíamos en la consulta anterior. Ver la figura.
Paso 7: Una vez terminada el diseño de la consulta nos falta salvarla con el nombre consultaClientes-
Pedidos1 y ejecutarla para ver cual es el resultado que obtenemos.
Aunque este caso lo hemos realizado mediante la Vista Diseño, también es posible realizar una consulta
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entre varias tablas desde el asistente.
5.- CREACIÓN DE CONSULTAS QUE
INCLUYEN FUNCIONES.Vamos a crear una consulta que realiza operaciones sobre los resultados. Así, vamos a crear una consulta
que muestre el nombre de cada cliente almacenado y el total de pedidos que ha realizado cada uno de
ellos. Es decir, el objetivo es realizar una consulta sobre CLIENTES y PEDIDOS de manera que
agrupemos las filas devueltas en función de cada cliente (quiere decir que creará grupos de filas de cada
empleado) para así poder contarlas y poder saber el número de pedidos asociados a cada uno de ellos. El
resultado de nuestra consulta, con las filas que tenemos actualmente en CLIENTES y PEDIDOS , debe ser
como el de la siguiente Figura.
Para empezar, elegimos las tablas sobre las que vamos a realizar la consulta, CLIENTES y PEDIDOS .
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Los campos que necesitamos son, por una lado Id Cliente de CLIENTES , que es sobre el que
agruparemos los resultados devueltos y, por otro, un campo de la tabla PEDIDOS que estemos seguros
que siempre tendrá un valor (no estará vacío) para cada fila de Pedidos. Por ejemplo, podemos elegir el
campo Id_Pedido que siempre va a tener valor para cada pedido. Los campos seleccionados se muestran
en la siguiente figura.
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A continuación, debemos asociar la función correspondiente a cada uno de los dos campos. En primer
lugar, hemos dicho que queremos agrupar los resultados en función de cada cliente (Id Cliente), para ello
vamos a incluirle la función “Agrupar” asociada al campo Id Cliente. Y, en segundo lugar, lo que
queremos es contar los pedidos realizados por cada cliente. Esto último lo conseguimos asociando la
función “Cantidad” al campo Id Pedido de Pedidos.
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Guardamos entonces la consulta como consultaClientes-Pedidos1 y al lanzarla nos encontramos una
pantalla como en la siguiente figura.
Como vemos, la cabecera con el total de los pedidos está mostrando la función que estamos utilizando
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junto con el nombre del campo. Si queremos que el resultado aparezca con algo más intuitivo podemos
poner como alias “total pedidos”, es decir, una cabecera significativa.
Para poder ver el nombre y apellidos del cliente al mismo tiempo (ya que el campo Id Cliente es poco
intuitivo) simplemente añadimos los atributos Nombre y Apellidos a la consulta, tanto en los campos a
mostrar como en los campos a agrupar.
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Hemos de tener en cuenta que la agrupación ha de ser por los campos Id Cliente, Nombre y Apellidos,
pero solo mostraremos visibles el campo Nombre y Apellidos.
6.- CRITERIOS DE SELECCIÓN.
Para diseñar consultas es esencial saber cómo y qué criterios podemos especificar para recuperar
únicamente los datos que deseamos. Podemos aplicar los siguientes tipos de criterios:
A) Seleccionar intervalos de valores en un campo.
Se puede seleccionar registros en los que los valores de algunos campos estén en un rango determinado.
Por ejemplo que el total del pedido sea mayor de 100 o que el total de pedido esté entre 50 y 150. Para
identificar un rango dentro de una expresión se utiliza el operador Entre...Y o los operadores de
comparación ( >, <, >=, <= ). Por ejemplo aplicamos varios criterios a la columna Total de la tabla
PEDIDOS :
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B) Usar caracteres comodín.
A veces interesa seleccionar campos que contengan un determinado modelo de caracteres, por ejemplo,
‘seleccionar los nombre de clientes que empiecen por la letra M’. Para esto utilizaremos los siguientes
caracteres comodín:
• El signo de interrogación (?) para sustituir un carácter por cualquiera en esa posición. Por ejemplo,
?a busca aquellos valores que empiecen por cualquier letra y la segunda sea una "a".
• El asterisco (*) para representar cualquier número de caracteres situados en la misma posición que
el asterisco. Al utilizar estos criterios, Base los encierra entre comillas y antepone la palabra
“Como”. Por ejemplo aplicamos varios criterios a la columna Nombre de la tabla CLIENTES .
Por ejemplo, seleccionar Clientes cuyo nombre de cliente empieza por M.
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C) Seleccionar registros que no coinciden con un valor.
Utilizaremos el operador NO. Por ejemplo, podemos introducir la expresión NO COMO 'M*' para
encontrar todos los clientes cuyo nombre no empieza por M. Base añade la palabra COMO. El ejemplo
muestra los clientes cuyo nombre no empieza por la letra M pero contiene una letra e.
D) Especificar varios criterios.
Los casos anteriores muestran cómo utilizar un solo criterio para un campo. Sin embargo, podemos
especificar varios criterios para un campo. Para ello utilizaremos los operadores "Y" y "O". Por ejemplo,
para ver los clientes de la provincia de Granada o de Almería, escribiremos en la casilla criterios Granada,
y en la casilla o Almería. Ver la figura:
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7.- CREACIÓN DE CONSULTAS
PARAMETRIZADA.
Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita pedir un dato antes de ejecutarla y
buscar según ese dato.
Una consulta que tiene uno o varios parámetros necesitará que éstos se indiquen para buscar datos en la
tabla.
Por ejemplo, si queremos realizar una consulta de los pedidos de un cliente en concreto diseñaremos una
consulta con parámetros (con un único parámetro en este caso) que no pida que cliente es al que
deseamos localizar sus pedidos, así cada vez que se ejecute la consulta nos aparecerá una ventana para
indicar el cliente.
Para la creación de una consulta parametrizada sobre todos los pedidos de un cliente en concreto,
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solicitando como dato cada vez el código de cliente, seguiremos los siguiente pasos:
Paso 1: Abrir la base de datos y a continuación vamos a la opción de Consultas y pulsamos la opción
Crear consulta en vista Diseño...
Paso 2: Seleccionamos la tabla PEDIDOS y la tabla CLIENTES , donde de la tabla PEDIDOS
mostraremos las columnas Id Pedido, Fecha y de la tabla CLIENTES mostraremos las columnas
ApellidosNombre y Teléfono.
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Paso 3: Ahora debemos seleccionar el campo por el que vamos a parametrizar la consulta, o sea, el campo
por el que preguntaremos cada vez. El campo en este caso es Id Cliente de la tabla PEDIDOS que no
deberá ser visible. Para la creación de un parámetro simplemente igualaremos el campo a una constante
(recordar simplemente que para igualar un campo a otro o a una constante, la operación se realiza en el
apartado Criterio)con dos puntos por delante (Ejemplo → :Cliente).
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Paso 4: Guardamos los cambios, con lo que nos pedirá que le asignamos un nombre a la nueva consulta.
El nombre con la que la guardaremos será PedidosClienteParam . Una vez guardada simplemente la
abrimos en modo ejecución (o sea para que funcione, no en modo edición para realizar cambios en ella)
con lo que nos aparecerá una pantalla para indicar los valores de los parámetros que hemos creado.
Paso 5: Ponemos en valor el código de cliente que deseamos mostrar los pedidos y nos aparecerá
exclusivamente los pedidos de dicho cliente (en este caso seleccionaremos el cliente 4).
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1.- INTRODUCCIÓN.
Un formulario es un tipo de objeto de una base de datos que nos va a permitir visualizar el contenido de
una tabla con un diseño personalizado. Por medio de ellos podremos trabajar de una forma más vistosa y
cómoda con los datos de las tablas y las consultas de la base de datos. Al seleccionar el objeto
Formularios desde la Ventana de la Base de datos se visualizan las dos formas diferentes de crear un
formulario. Ver la figura.
Existen 2 formas de crear formularios:
• Usar el asistente para crear formulario.
• Crear formulario en vista Diseño.
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2.- USAR EL ASISTENTE PARA CREAR UN
FORMULARIO.
Este es el camino más sencillo para crear formularios. Se trata de ir respondiendo a las preguntas
formuladas en las diferentes pantallas que se irán abriendo. Se creará un formulario basado en las
respuestas proporcionadas. Elegimos la opción: Usar el asistente para crear formulario ... de la pantalla
de la Base de datos. Al elegir esta opción el diseño del formulario seguirá los siguientes pasos:
Paso 1: desplegamos la lista Tabla/Consultas y elegimos la tabla o consulta sobre la que trabajará el
formulario. Una vez elegida la tabla aparecen en el panel de la izquierda los campos de la tabla. Con los
botones del centro seleccionamos los campos deseados para el formulario. En el panel de la derecha irán
apareciendo dichos campos. Hacemos clic en Siguiente. Ver la figura:
Paso 2: En este segundo paso, nos pregunta si deseamos configurar un subformulario ( es un formulario
insertado en otro formulario ) en cuyo caso no vamos a hacerlo y hacemos clic en Siguiente. Ver la figura:
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Paso 3: En este paso elegimos la distribución de los campos en el formulario, es decir como se van a
presentar los datos. Puede ser: en Columnas – Etiquetas a la izquierda, en Columnas con Etiquetas
arriba, en forma de Hoja de datos y en Bloques con Etiquetas arriba. En el ejemplo elegimos en
Columnas – Etiquetas a la izquierda y hacemos clic en Siguiente. Ver la figura:
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Paso 4: A continuación elegimos el Modo de Entrada de Datos, donde tenemos 2 opciones principales:
• Utilizar el formulario para introducir datos nuevos, en este caso, no se mostrarán los datos
existentes.
• El formulario mostrará todos los datos, en cuyo caso, tenemos otra serie de opciones que
podemos activar.
Seleccionaremos la segunda opción.
Paso 5: En este paso vamos a aplicar un estilo al formulario. Base proporciona una lista de posibles
estilos. Debajo de dicha ventana se ve como queda el estilo seleccionado. Elegimos el estilo Azul
brillante, y hacemos clic en Siguiente. Ver la figura:
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Paso 6: Por último, debemos de asignar un nombre al formulario. Por defecto coge el nombre de la tabla,
dejamos ese nombre. También se puede abrir la ventana de diseño y modificar el formulario eligiendo el
segundo botón de opción Modificar el formulario o dejar marcada la primera opción Trabajar con el
formulario como haremos en este caso. A continuación, hacemos clic en Finalizar. Ver la figura:
Paso 7: Por último, se ejecuta el formulario para ver o introducir información, ( en este caso referente a la
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tabla CLIENTES ). Ver figura:
3- CREAR UN FORMULARIO EN VISTA
DISEÑO.
Si elegimos esta opción, lo creamos manualmente. Se abre la ventana de diseño y el cuadro de
herramientas donde están los controles que se pueden insertar en el formulario. Ver la figura que se
muestra:
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Si los Campos del control del formulario no aparecen, hacemos clic en Ver—Barra de herramientas—
Campos de control del formulario en donde tenemos los botones más utilizados para el diseño de un
formulario, que son los siguientes:
• Selección: Activa / Desactiva el modo Selección, que permite seleccionar cualquiera de los
campos que tenemos insertados en el formulario.
• Modo Diseño: Activa / Desactiva el Modo Diseño, el cual permite activar el formulario para
introducir elementos en él o bien desactivarlo, en cuyo caso no se podrán insertar elementos.
• Check Box ( Casilla de Verificación ): se utiliza cuando se quiere guardar un Si o un No.
• Campo de Texto: inserta un cuadro de texto.
• Campo Formateado: permite insertar un campo formateado.
• Botón: inserta un botón que ejecutará una acción determinada.
• Option Button ( Botón de opción ): se utiliza cuando hay que elegir un valor entre un grupo de
valores.
•
Listado:permite listar un conjunto de valores.
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• Combo Box ( Cuadro combinado ): para elegir un elemento de una lista de ellos desplegándola.
• Campo de Etiqueta: inserta una etiqueta en el formulario.
• Más Campos de Control: permite ver más campos de control que pueden ser útiles en la creación
del formulario.
Ejemplo de aplicación: Diseñar un formulario para trabajar con los datos de la tabla CATEGORIAS . La
apariencia del formulario se muestra en la siguiente figura:
Paso 1: Abrir la base de datos.
Paso 2: Seleccionar Formularios de la barra de Objetos y elegir la opción Crear un formulario en vista
Diseño.
Paso 3: Hacer clic en el botón Guardar y dar un nombre al formulario, por ejemplo FormCategorias.
Paso 4: Ya en la ventana de diseño hacer clic en el botón Campo de Etiqueta, hacer clic en el formulario
y dibujar un recuadro indicando el tamaño de la etiqueta.
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Paso 5: Una vez establecida, seleccionar el Campo Etiqueta puesto en el formulario y cambiar el tipo de
letra a Bitstream Vera Sans Mono, elegir de tamaño 18 y poner negrita. Para cambiar el tipo de letra,
tamaño y negrita, seleccionamos el Campo Etiqueta y hacemos clic en el botón derecho del ratón, para
que nos aparezca un menú contextual con una serie de opciones, dentro de las cuales elegimos Campo de
Control ... , visualizándose la siguiente pantalla, que hace referencia a las propiedades del Campo
Etiqueta y que vamos a modificar posteriormente según nos pide dicho apartado:
En la pestaña General es donde se encuentran los campos que tenemos que modificar para que el
formulario quede como se indica en el Paso 5.
Paso 6: A continuación, vamos a seguir insertando elementos en nuestro formulario. Una vez introducido
el título principal, vamos a introducir un nuevo Campo Etiqueta llamado Categoria: y junto a él un
Campo de Texto, el cual nos va a permitir ver los números de Categorías que ira asignando el sistema. Si
tenemos algún problema a la hora de situar el cuadro de texto en la posición que necesitamos se puede
modificar pulsando con el botón derecho encima del Campo de texto, y en el menú contextual que
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aparece seleccionando en la opción Anclaje la opción Al carácter . Por el momento no vamos a realizar
ningún tipo de modificación sobre dichos campos, quedando como se muestra en la siguiente figura:
Paso 7: Introducimos cada uno de los restantes elementos que faltan para completar el formulario,
quedando como se indica al comienzo de dicho ejercicio. Para ello será necesario, modificar las diferentes
propiedades de los elementos insertados, en este caso, solamente las propiedades de los objetos de tipo
Campo Etiqueta con las siguientes propiedades:
Fuente: Bitstream Vera Sans NomoTamaño: 12
Estilo: Negrita
Color: Negro
Paso 8: Para asignar el color de fondo deseado al formulario, hacemos clic sobre el botón derecho en un
lugar libre del formulario e indicamos la opción Página... , a continuación, nos vamos a la pestaña Fondo
y elegimos el color Azul 3.
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Paso 9: Para ejecutar el formulario, primeramente debemos de cerrar la ventana de Diseño, y una vez que
estamos en la ventana principal de la Base de Datos, seleccionamos el formulario en cuestión, en este
caso FormCategorias, hacemos clic sobre el botón derecho del ratón y elegimos la opción Abrir , la cual
nos va a permitir ejecutar el formulario. Como resultado obtendremos la siguiente figura:
Paso 10: Observamos que no ocurre nada, se debe a que los Campos de Texto no tienen asociados los
datos de ninguna tabla. Para que el formulario funcione hay que asociar a los elementos de texto los
campos de la tabla CATEGORIAS .
Paso 11: Para ello debemos volver al diseño, cerrando la ventana que contiene el formulario y regresando
a la ventana principal de la Base de Datos, seleccionamos el formulario en cuestión, en este caso
FormCategorias, hacemos clic sobre el botón derecho del ratón y elegimos la opción Editar , la cual nos
va a permitir manipular el formulario asociando a los diferentes Campos de Texto los campos
correspondientes de la tabla CATEGORIAS .
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Paso 12: En primer lugar, vamos a asociar la tabla CATEGORIAS al formulario. Para ello hay que abrir
las propiedades del formulario, marcando algunos de los elementos que componen nuestro formulario y
haciendo clic en el botón derecho del ratón. A continuación se nos muestra un menú contextual, del cual
elegimos la opción Formulario... . Se nos mostrará una ventana en la que podemos ver las Propiedades
del Formulario, según indica el título de dicha ventana. A continuación, como se ven en dicha figura,
seleccionamos la pestaña Datos y en el campo Contenido indicamos el nombre de la tabla a la que hace
referencia el formulario, en este caso, la tabla CATEGORIAS .
Paso 13: Por último, nos queda asociar a cada uno de los Campos de Texto su correspondiente campo en
la tabla CATEGORIAS . Para ello, seleccionamos el primer Campo de Texto haciendo doble clic sobre él,
y nos aparecerán las propiedades de dicho campo, como se muestra a continuación:
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Como se ve en dicha figura, seleccionamos la pestaña Datos y en el primer campo seleccionamos el
campo que se muestra en la figura, que hace referencia al campo Id Categoria. Procedemos de igual
forma al restante campo, seleccionando en este caso el nombre respectivamente. De esta forma, ya
tendremos los campos de la tabla CATEGORIAS asociados a dicho formulario. Para poder visualizarlos,
lo único que tendremos que hacer es cerrar dicho formulario y abrirlo nuevamente en modo Abrir como se
ha indicado en los pasos anteriores, viendo en este caso los diferentes datos que contiene dicha tabla y
pudiendo realizar algunas modificaciones, inserciones o borrado de información en la tabla desde dicho
formulario. Se tiene que conseguir un formulario que se verá de esta forma:
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Para movernos entre los diferentes registros y realizar distintas operaciones sobre ellos, usaremos la barra
“Navegación de Formularios” que nos aparece en la parte inferior ( en la que destacan los siguientes
elementos:
• búsqueda de registros
• desplazamiento entre registros
• inserción de nuevo registro
• guardar cambios registro
• deshacer entrada de datos
• eliminación del registro actual.
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4.- CREACIÓN DE FORMULARIOS
MAESTRO/DETALLE CON EL ASISTENTE.
Este tipo de formularios nos permite visualizar registros de una tabla detalle relacionados con una tabla
maestra. Por ejemplo, si tenemos una tabla de equipos de fútbol y una tabla de jugadores, en un
formulario maestro/detalle (también llamado formulario con subformulario) cada vez que se apunte a un
registro de la tabla de equipos serán apuntados automáticamente los jugadores relacionados con dicho
equipo. Si nos movemos por los registros de la tabla de equipos de fútbol irán apareciendo cada lista de
jugadores de cada registro de equipo de fútbol.
Vamos a crear un formulario que permita relacionar los pedidos con los detalles de pedidos y al que
llamaremos FormDetallesPedido .
Paso 1: Abrimos la base de datos y nos vamos al apartado de formularios.
Paso 2: Pulsamos la opción Usar el asistente para crear formulario...
Paso 3: Seleccionamos la tabla PEDIDOS y los siguiente campos de dicha tabla (el campo Servido no lo
ponemos, por ahora).
Paso 4: Pasamos al paso de Configurar un subformulario donde se nos permitirá crear un subformulario
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asociado al formulario de pedidos. Activaremos la opción de Agregar subformulario. Como tenemos
creada la relación entre la tabla PEDIDOS y la tabla DETALLES DE PEDIDO seleccionamos crear un
subformulario basada en una relación existente, apareciendo la relación con la tabla DETALLES DE
PEDIDO. Seleccionamos la tabla y pulsamos Siguiente para seguir con la creación de formulario.
Paso 5: A continuación agregaremos los siguientes campos para el subformulario (no será necesario el
campo Id Pedido, ya que el valor de dicho campo será el valor del que tenga la tabla PEDIDOS ). Una
vez seleccionados los campos pulsamos el botón de siguiente para continuar con el asistente.
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Paso 6: Pasamos a definir como deseamos ver el formulario y el subformulario (o sea la tabla PEDIDOS
y la tabla de DETALLES DE PEDIDO). La mejor forma de poder visualizar este tipo de formularios es
poner el formulario principal en columnas con etiquetas a la izquierda y el subformulario como hojas de
datos. Una vez definido como queremos la visualización pasamos al paso siguiente.
Paso 7: En esta pantalla podemos seleccionar el modo de entrada de datos. Por defecto el formulario
mostrará todos los datos, permitiendo cualquier operación. Se quedará esta opción marcada y pasaremos a
seleccionar el estilo que deseamos para la pantalla.
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Paso 8: Seleccionamos el estilo Azul brillante y pasamos a dar el nombre FormDetallesPedido al
formulario.
Paso 9: A continuación abrimos el formulario para poder trabajar.
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Como vemos el formulario nos permite insertar datos tanto en el pedido como en los detalles del pedido
asociados al pedido, pero nos encontramos con que es poco intuitivo dicho formulario, ya que el cliente
debe ser asignado con un código y el producto ha de ser de la misma forma, ademas de que conforme
vamos insertando productos la cantidad no se va recalculando el total de los pedidos, y falta por poner el
campo servido. En el próximo apartado veremos como arreglar todos estos problemas.
5.- DISEÑO AVANZADO DE FORMULARIOS I:
CUADRO DE LISTADO EN EL FORMULARIO
PRINCIPAL.
Nos encontramos con que en el anterior apartado hemos tenido los siguientes problemas:
• El cliente debe ser asignado como un código: Este problema lo arreglaremos creando un cuadro
de listado.
• El producto debe ser asignado como un código: Este problema lo arreglaremos creando un cuadro
de listado.
•
Conforme vamos insertando productos la cantidad no se va recalculando el total de los pedidos:Crearemos una consulta que vaya recalculando.
• Falta por poner el campo servido: Pondremos una casilla de verificación .
Creación de un cuadro de listado para el cliente.
Vamos a añadir un campo de lista al formulario FormDetallesPedido donde podremos seleccionar el
cliente desde dicho campo de lista, mostrando los apellidos y nombre del cliente, en vez de escribir elnúmero del cliente.
Paso 1: Abrimos el formulario FormDetallesPedido en modo de edición para poder realizar
modificaciones.
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Paso 2: De la barra de herramientas que se encuentra situada a la izquierda seleccionamos el objeto
Listado, que nos permitirá insertar un cuadro de texto que nos mostrará la lista de clientes. Dicho cuadro
de texto mostrara la lista de clientes mediante un menú desplegable, pero cuando el menú no se encuentre
desplegado solamente mostrará el cliente seleccionado en el pedido. Para insertar el objeto Listado en el
formulario simplemente lo seleccionamos y lo arrastramos a la posición que deseemos, indicando su
tamaño (es conveniente seleccionar un tamaño adecuado al que tenemos con los demás cuadros de texto).
Paso 3: Al insertar el objeto Listado aparecerá un asistente para configurar el cuadro de lista. Lo primero
que tenemos que seleccionar es la tabla de la que mostraremos los datos. En este caso seleccionaremos la
tabla CLIENTES . Una vez que seleccionamos la tabla CLIENTES pulsamos el botón Siguiente.
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Paso 4: Seleccionaremos el campo que visualizaremos en el nuevo cuadro de lista que hemos puesto en el
formulario. Deseamos que se muestre el campo ApellidosNombre de la tabla CLIENTES (que es la que
hemos seleccionado con anterioridad). Una vez que lo hayamos seleccionado pulsamos el botón de
Siguiente.
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Paso 5: En la siguiente pantalla de la configuración del cuadro de lista configuraremos el vínculo que
existe entre la tabla PEDIDOS y la tabla CLIENTES (o sea, configuraremos la relación existente entre lo
que vamos a mostrar en el cuadro de lista, en nuestro ejemplo será ApellidosNombre de la tabla
CLIENTES , que será el mismo cliente cuyo Id Cliente sea el mismo que el de la tabla PEDIDOS ). Tras
realizar el vínculo pulsaremos el botón de Finalizar, ya que habremos acabado con el proceso de
configuración del cuadro de listado.
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Una vez que hemos acabado con la configuración obtendremos la siguiente pantalla con nuestro nuevoobjeto en ella.
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Si cerramos la pantalla de diseño guardando los cambios, y la abrimos en modo de ejecución podremos
ver que nuestro cuadro de lista funciona correctamente. Podremos seleccionar clientes a partir del nuevo
cuadro de lista.
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Ahora es necesario arreglar la pantalla borrando el campo Id Cliente del formulario, ya que no nos es
necesario. Pondremos también el mismo color al cuadro de lista como el de los los otros para que queden
todos iguales, así como una etiqueta que ponga cliente, cuyo color de fuente será blanco. La pantalla nos
quedará de la siguiente forma:
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Existen algunas utilidades a la hora de trabajar con un formulario que nos permitirán hacer un diseño más
eficaz. Estas utilidades se encuentran en la barra de herramientas situada en la parte de abajo de la
pantalla de diseño y son las siguientes:
• Control: este botón se activará cuando tengamos seleccionado un control u objeto del
formulario, y nos permitirá sacar las propiedades del control u objeto seleccionado.
•Formulario: este botón nos permite sacar las propiedades del formulario.
• Navegador del formulario: este botón nos permitirá navegar por los distintos objetos
incrustados en el formulario.
• Agregar campo: este botón nos permitirá agregar un campo de la tabla con la que estemos
trabajando en estos momentos.
• Secuencia de activación: este botón nos permite definir el orden por el que podremos
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navegar por los distintos objetos (por ejemplo definiremos que de la fecha pasaremos al cliente, y
del cliente al total, y así sucesivamente). A esto se le llama también Orden de tabuladores.
Estas distintas pantallas las podemos ver todas juntas de la siguiente forma:
6.- DISEÑO AVANZADO DE FORMULARIOS II:
CUADRO DE LISTADO EN LA REJILLA DE
DATOS.
Aunque la idea de crear un cuadro de listado para el producto es la misma que para el cliente en el
formulario principal, este caso es más complicado, ya que el cuadro de listado ha de aparecer dentro de la
rejilla de datos que tenemos. Para crear dicho cuadro de listado hemos de seguir los siguientes pasos:
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Paso 1: Abrir la base de datos y a continuación abrir el formulario FormDetallesPedido en modo diseño.
Paso 2: El principal problema que tenemos es que la rejilla se divide en 3 columnas: Id Producto,
Cantidad y Precio Actual , y en vez de esta división deseamos tener Descripción de Producto (como un
cuadro de listado donde podamos seleccionar cada producto), Cantidad , Precio Actual y SubTotal (que
será la operación Cantidad * Precio Actual ). Para ello lo primero es entrar en la configuración de las
columnas. Pulsamos el botón derecho sobre la columna Id Producto de forma que nos aparece un menú
contextual que nos indica que operaciones podemos hacer con la columnas en la rejilla. En este caso nos
iremos a la opción Eliminar Columna, ya que esta columna no será necesaria.
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Paso 3: Una vez eliminada la columna necesitamos crear una nueva columna, que será el cuadro de
listado que mostrará los productos. Para ello, sobre la primera columna que ahora es Cantidad volvemos a
pulsar el botón derecho y en el menú contextual contextual que aparece seleccionamos Insertar
columna, y a continuación Listado.
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Paso 4: Al insertar la nueva columna nos aparecerá una columna con nombre Columna1 a la izquierda del
todo, que será la que ahora configuremos para que muestre nuestro listado de productos. Para ello
pulsamos el botón derecho sobre la nueva columna y seleccionamos la opción Columna, que nos
permitirá configurar dicha columna.
Paso 5: Ahora viene el paso más complicado que es configurar el origen de datos del listado y a que está
ligado. Para ello lo vamos a hacer poco a poco. Cuando aparezca la pantalla denominada Propiedades:
Listado (que aparece al haber seleccionado Columna en el menú contextual de Columna1)
configuraremos en la pestaña de datos las opciones que aparece de la siguiente forma:
• Campo de datos: Esta opción indica que dato es el que vamos a almacenar en la tabla del
subformulario. En nuestro caso, como la tabla del subformulario es DETALLES DE PEDIDO eldato que deseamos almacenar es Id Producto.
• Tipo del contenido de lista: En esta opción se indica que tipo de contenido se va a mostrar en el
cuadro de listado. Este tipo de contenido puede provenir de diversas fuentes: Lista valores, tabla,
pregunta, SQL (una consulta como las que hemos realizado anteriormente) o un campo de una
tabla. En nuestro caso vamos a acudir a una consulta SQL, ya que necesitamos obtener el nombre
del producto de la tabla PRODUCTOS , y que su código de producto(el campo Id Producto de la
tabla PRODUCTOS ) enlace con el de la tabla DETALLES DE PEDIDO. Seleccionaremos la
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opción Sql.
• Contenido de lista: Este campo permite indicar cual va a ser el contenido de la lista. Como el tipo
ha sido indicado como Sql pulsamos el botón . De esta forma podemos definir cual va a ser el
contenido que queremos que se muestre en la lista. Al pulsar el botón nos aparecerá una nueva
pantalla para crear consultas (tal y como se comento en el apartado de la construcción de
consultas). Para nuestro ejemplo crearemos una consulta sobre la tabla PRODUCTOS que muestre
los campos Descripción y Id Producto. Cuando terminemos de definir la consulta la guardamos y
cerramos la pantalla.
• Campo ligado: Será el campo a mostrar en la lista, por lo que ponemos el valor 1. Por defecto se
quedará que el segundo campo de la consulta (que es Id Producto de la tabla PRODUCTOS ) será
el que se una con el campo de datos (que es Id Producto de la tabla DETALLES DE PEDIDO).
La pantalla de configuración de la Columna1 ha de quedar de la siguiente forma:
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Paso 6: Sin cerrar la pantalla pulsamos en la pestaña de General y modificamos las siguientes opciones:
• Título: Descripción del producto
• Ancho: 7.00 cm
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Paso 7: Una vez que hemos realizado dichas modificaciones cerramos la pantalla y guardamos los
cambios realizados en el formulario. Si cerramos el formulario y lo abrimos de modo que podamos
trabajar podremos ver que hemos creado un cuadro de listado para poder seleccionar los productos dentro
de la rejilla de datos.
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7.- DISEÑO AVANZADO DE FORMULARIOS III:
CREACIÓN DE UN CAMPO CALCULADO.
Un campo calculado es una campo o columna la cual se le realiza una operación con los datos de una
tabla y se muestra en pantalla, pero sin que este campo o columna exista dentro de la base de datos. El
caso más común es el cálculo de subtotales (totales parciales). Por ejemplo, en nuestro ejemplo, cuando
realizamos pedidos asociamos a los pedidos varias líneas (cuando en una tienda nos entregan una factura
de diversas cosas tenemos en la parte superior lo que se denomina cabecera de la factura, y en la parte
central el cuerpo de factura, estando compuesto dicho centro de factura por líneas de detalle de la factura)
de pedido, que están compuestos por el producto que queremos pedir, una cantidad y un precio de cada
producto. Un subtotal sería de cada producto pedido sería la multiplicación entre la cantidad y el precio.
En la siguiente tabla podemos ver un ejemplo de un campo calculado (denominado en este caso Subtotal
del producto).
Producto Cantidad Precio Subtotal del producto
Tornillo 0,5 mm 5 0,25 1,25
Martillo mango palo 3 2,5 7,5
Arandela 36 0,14 5,04
Destornillador estrella 5 4 20
Tijeras 2 3 6
Para crear un campo calculado en nuestra rejilla de datos hemos de realizar los siguientes pasos:
Paso 1: Abrir la base de datos y a continuación abrir el formulario FormDetallesPedido en modo diseño.
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Paso 2: Seleccionar el subformulario y con el botón derecho del ratón sacar el menú contextual, y en
dicho menú seleccionar la opción Formulario... (también se puede llegar seleccionando el subformulario
y pulsando , que es el botón que nos muestra las propiedades del formulario seleccionado, que en
este caso es el subformulario). Una vez abierto la ventana de propiedades nos movemos a la pestaña de
datos, donde podremos ver el origen de los datos del subformulario. La ventana que obtendremos tendrá
este aspecto.
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Paso 3: Como podemos observar en la pantalla anterior el origen de datos del subformulario es la tabla
DETALLES DE PEDIDO, que contiene los campos Id Pedido, Id Producto, Cantidad y Precio Actual.Como el origen de datos es una tabla no podemos crear un campo calculado sobre ella, ya que, en ese
caso, crearíamos un campo físico sobre dicha tabla (como puede ser el campo Cantidad). La solución al
problema es muy sencilla: convertir el origen de datos de una tabla a una consulta Sql, ya que con una
consulta Sql podemos realizar las mismas operaciones que con la tabla, además de poder crear los campos
calculados. La opción Tipo de contenido nos da 3 posibilidades:
• Tabla: Para seleccionar una tabla de datos como origen directamente.
• Consulta: Para seleccionar una consulta Sql creada en el apartado de consultas.
• Comando SQL: Podemos crear una consulta Sql que no este creada en el apartado consultas.
Así que modificamos la opción Tipo de contenido del subformulario indicando que es un
Comando SQL, ya que vamos a crear una nueva consulta que no existe, y a continuación pulsamos
el botón de Contenido donde nos aparecerá de nuevo la pantalla para construir nuestra nuevo
comando SQL. Nos aparecerá la siguiente pantalla:
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Paso 4: En este paso hemos de construir la consulta que queremos mostrar en el subformulario. Los datos
han de provenir de la tabla DETALLES DE PEDIDO, por lo que seleccionaremos dicha tabla como única
tabla para trabajar. Una vez que la tenemos seleccionada pasaremos a seleccionar los campos que nos
interesan, que serán Id Pedido,Id Producto, Cantidad y Precio Actual. Tendremos la siguiente pantalla:
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Paso 5: El nuevo campo, que será el campo calculado que deseamos crear, es la operación
Cantidad*Precio Actual, así que en la cuarta columna (que en estos momentos estará en blanco)
ponemos los siguientes valores:
• Campo: “Cantidad” * “Precio Actual”
• Alias: Subtotal del producto
• Tabla: Detalles de Pedido
• Visible: Activado.
Lo visualizaremos en la pantalla de la siguiente forma:
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Paso 6: Una vez que ya tenemos creado el campo calculado guardamos los datos y cerramos la pantalla
de creación de consultas. Volveremos a la ventana de Propiedades del formulario, y veremos que el
origen de los datos ya ha cambiado. La ventana quedara de la siguiente forma:
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Paso 7: Cerramos la ventana de Propiedades del formulario, y pasamos a añadir una nueva columna a la
rejilla de datos. El tipo de objeto de la nueva columna de datos será Campo formateado (OJO: no será
esta vez un Campo de texto). La razón de escoger un campo formateado es que nos va a permitir definir
como queremos visualizar el campo que hemos creado. Al añadirlo nos quedará la rejilla de la siguiente
forma:
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Paso 8: En la nueva columna que ha aparecido (en este caso se llama Columna2) hemos de configurarla
para que muestre el nuevo campo que hemos creado. Pulsamos sobre ella el botón derecho del ratón y al
aparecer el menú contextual seleccionamos la opción Columna. En la siguiente pantalla aparece el menú
contextual.
Paso 9: Obtendremos la ventana de Propiedades del campo formateado, y en ella seleccionaremos, en la
pestaña de datos, en el apartado Campo de datos... nos aparecerá para seleccionar el nuevo campo
calculado que hemos creado. La pantalla se mostrará de la siguiente forma:
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Paso 10: En la pestaña de General ponemos que el título de la columna sea Subtotal del Producto, y en
la opción de Sólo lectura la ponemos a Sí para que no se pueda escribir sobre dicha columna. Ahora
seleccionaremos cual es el formato en que queremos visualizar los datos de la columna Subtotal del
Producto, así que para ello acudiremos a la opción Formato, y pulsaremos el botón . Una vez que lo
hemos pulsado nos aparecerá una pantalla para poder seleccionar distintos formatos de como queremos
visualizar el contenido. Seleccionaremos la categoria Moneda y el formato -1.234,00€. En la ventana se
mostrará así:
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Paso 11: Una vez seleccionado el formato pulsamos el botón de aceptar. A continuación, en el campo
Valor predeterminado ponemos el valor de 0. Esto es muy importante, ya que sino, al insertar cualquier
dato, nos dará un error de que debemos insertar datos en esta nueva columna (y esta columna
simplemente calcula datos). Indicamos también que el campo sea de Sólo lectura. La ventana de
Propiedades del campo formateado a de quedar de la siguiente manera:
Paso 12: Cerramos la ventana de Propiedades del campo formateado y antes de cerrar el formulario
vamos a modificar el tamaño de la rejilla y de la ventana principal para adaptarlos al tamaño adecuado y a
continuación guardamos los cambios. Si abrimos de nuevo el formulario para poder trabajar nos
encontraremos con que la columna está recalculando los datos automáticamente y con forma de
visualizarlo correcta.
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8.- DISEÑO AVANZADO DE FORMULARIOS IV:CREACIÓN DE UN CAMPO CALCULADO
PARA EL FORMULARIO PRINCIPAL.
En este caso en concreto vamos a crear un campo calculado que se va a encargar de realizar un cálculo
sobre el total de los registros que contenga el subformulario respecto del registro actual del formulario
principal. Veamos los siguientes ejemplos:
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• Una tabla de DISCOS y una tabla de CANCIONES DE DISCOS : Siendo la tabla del formulario
principal la de DISCOS y la tabla del subformulario la de CANCIONES DE DISCOS , podríamos
crear un campo calculado que contara el número total de canciones que tiene cada disco.
•Una tabla de PEDIDOS y una tabla de DETALLES DE PEDIDOS : Siento la tabla del formulario
principal la de PEDIDOS y la tabla del subformulario la de DETALLES DE PEDIDOS , podríamos
crear un campo calculado que sumara la cantidad por el precio de cada producto, obteniendo así el
total del importe del pedido.
Vamos a trabajar con el ejemplo que hemos estado siguiendo anteriormente, y que hemos descrito en el
segundo punto de los ejemplos.
Paso 1: Abrir la base de datos y a continuación abrir el formulario FormDetallesPedido en modo diseño.
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Paso 2: No podemos asociar el nuevo campo calculado al formulario principal, ya que este depende de la
tabla PEDIDOS, y tampoco podemos asociarlo al subformulario ya que depende de la tabla DETALLES
DE PEDIDO pero para mostrar todos los registros de la tabla asociados a la de PEDIDOS, pero no está
preparada para calcular el total de cada pedido. Hemos de crear un nuevo formulario que nos calcule el
total del pedido. Para ello abrimos el Navegador del formulario pulsando el botón . Nos aparecerá
la siguiente pantalla:
Paso 3: En el navegador del formulario nos aparecerá el formulario principal (con el nombre MainForm)
y el subformulario (con el nombre SubForm). Todo lo demás son los diversos objetos que se encuentran
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en los formularios. Lo que hemos de hacer es añadir un nuevo subformulario al formulario principal (que
será donde se realicen los cálculos del total del pedido). Para ello pulsamos el botón derecho del ratón
sobre el formulario principal, y en el nuevo menú contextual que aparece seleccionamos Nuevo y a
continuación Formulario, con lo que insertaremos un nuevo subformulario que depende del formulario
principal. El menú contextual que aparecerá será el siguiente:
Paso 4: Al insertar el nuevo subformulario, en la ventana del Navegador de formulario, aparecerá un
nuevo formulario cuyo nombre pondrá Standard , pero al que llamaremos subFormCalculoTotal (si no
podemos cambiarle el nombre simplemente pulsando el botón derecho del ratón encima nos saldrá de
nuevo un menú contextual que nos permitirá cambiar el nombre). El Navegador de formulario nos
quedará de la siguiente forma:
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Paso 5: Ahora hemos de asignar al nuevo subformulario cuales van a ser los datos que debe mostrar
(recordamos que es el cálculo del total del pedido del formulario principal). Para ello pulsamos el botón
derecho del ratón encima para sacar el menú contextual y seleccionamos la opción Propiedades.
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Paso 6: Al pulsar en dicha opción nos aparece la pantalla de Propiedades del formulario.
Paso 7: Seleccionamos la pestaña de Datos para indicar cual va a ser el origen de los datos del
formulario. Como hemos de crear un campo calculado seleccionaremos en el apartado Tipo de contenido
seleccionamos la opción Comando Sql, con lo que podremos construir la consulta que necesitamos.
Pulsamos el botón para construir la consulta y nos aparecerá la siguiente pantalla:
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Paso 8: Necesitamos calcular el total de cada pedido, por lo que seleccionaremos la tabla de DETALLES
DE PEDIDO. Para cada pedido necesitamos calcular la suma de las cantidades por el precio de cada
producto. Para ello seleccionamos en primer lugar el campo Id Pedido (para identificar cada pedido) y a
continuación la operación Cantidad*Precio Actual. La pantalla que nos encontraremos será la siguiente:
Paso 9: Ya tenemos los campos que necesitamos, pero como para cada pedido tendremos varios detalles
de pedido necesitamos obtener un único Id Pedido con la suma de todos los totales, así que agruparemos
por el Id Pedido sumando todos los cálculos de Cantidad*Precio Actual. Pondremos el alias Total a la
suma de dicho campo. La pantalla quedará de la siguiente forma:
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Paso 10: Una vez que terminamos guardamos el consulta creada y cerramos la ventana. Nos
encontraremos la siguiente ventana, pero que en este caso OpenOffice Base ha cometido un error al
realizar la consulta. El error consiste en que al crear la consulta el gestor de la base de datos tenía que
haber puesto la palabra SUM en vez de la palabra SUMA. Realizamos dicha modificación en el campo
Contenido.
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Paso 11: Una vez que hemos arreglado el problema la ventana ha de quedar de la siguiente forma:
Paso 12: Cuando ya tenemos definido el origen de los datos cerramos la pantalla y pasamos a colocar un
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objeto campo formateado en el formulario principal (aunque se verá en el formulario principal estará
enganchado al nuevo subformulario). Damos las propiedades de color, tamaño y demás necesarias para
que se quede similar a los demás campos. Como podemos ver en la siguiente pantalla el campo
formateado ha de quedar dentro del nuevo subformulario.
Paso 13: Asignamos al nuevo campo formateado el origen de datos, para que muestre el campo calculado
que hemos creado. Esto se realiza pulsando el botón derecho sobre el campo formateado, y al aparecer el
menú contextual seleccionamos la opción Campo de control y en la pestaña Datos, en el apartado Campo
de datos seleccionamos la columna Total.
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Paso 14: En la pestaña de General la opción de Sólo lectura la ponemos a Sí para que no se pueda
escribir sobre dicho campo. Ahora seleccionaremos cual es el formato en que queremos visualizar los
datos de la columna Total, así que para ello acudiremos a la opción Formato, y pulsaremos el botón .
Una vez que lo hemos pulsado nos aparecerá una pantalla para poder seleccionar distintos formatos de
como queremos visualizar el contenido. Seleccionaremos la categoria Moneda y el formato -1.234,00€.
En la ventana se mostrará así:
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Paso 15: Cerramos la ventana de propiedades y guardamos los cambios. A continuación abrimos el
formulario de forma que podamos trabajar con el mismo y comprobaremos que se están calculando los
totales de cada pedido.
9.- DISEÑO AVANZADO DE FORMULARIOS V:
INTRODUCCIÓN DE NUEVOS CONTROLES
EN EL FORMULARIO.
En este apartado vamos a comentar los controles existentes en la aplicación OpenOffice.org Base que
podemos hacer servir en los distintos formularios, y como ejemplo a ello haremos uso de uno de ellos (en
este caso una casilla de verificación) para generalizar su uso en los formularios, así como otros elementos
de decoración.
Los controles existentes en Base son:
• Modo Diseño: activa y desactiva el modo Diseño. Nos permite alternar entre el modo de
Usuario (introducción de datos a través de los campos) y el modo Diseño (edición de los campos
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de control).
• Navegador de formulario: muestra todos los formularios y subformularios del documento
actual con sus respectivos campos de control.
• Casilla de verificación: para valores Sí/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de
opciones.
• Campo de texto: sirve para mostrar o introducir datos.
• Campo formateado: es un cuadro de texto en el que se define el formato de las entradas y
salidas, así como los valores limitadores que las afectan.
• Botón de comando: inserta un botón que al ser pulsado ejecuta instrucciones.
• Campo de opción: permiten al usuario elegir entre diversas opciones.
• Cuadro de lista: permite seleccionar un elemento de una lista.
• Cuadro combinado: permite seleccionar un elemento de una lista o escribir el dato
directamente.
• Campo de visualización de texto: sirven para mostrar texto predefinido. También se le
conoce como campo etiqueta.
• Asistente: especifica si se debe o no activar el asistente al insertar un campo de control
nuevo. Estos asistentes ayudan a introducir las propiedades de los cuadros de listas, los campos de
control de tablas y otros campos de control.
• Cuadro de grupo: sirve para crear marcos donde agrupar campos de control.
• Control de tablas: se utiliza para crear un campo de control con una tabla de la base de datos.
• Fuente de datos: enumera las tablas y consultas de la base de datos desde las que estamos
creando el fomulario y permite ver su contenido en la barra de herramientas. Es muy útil para
conocer cuáles van a ser las tablas en las que se insertarán los datos a través del formulario que
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vamos a crear.
Si recordamos nos quedo por poner el campo Servido de la tabla PEDIDOS , que indica si el pedido ha
sido servido o no. La forma para poner el campo en el formulario es la siguiente:
Paso 1: Abrir la base de datos y a continuación abrir el formulario FormDetallesPedido en modo diseño.
Paso 2: Seleccionamos el control Casilla de verificación en la barra de controles que tenemos a la
izquierda y lo arrastramos al formulario a la posición deseada.
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Paso 3: Pulsamos el botón derecho del ratón sobre la casilla de verificación puesta en el formulario y en
el menú contextual que aparece seleccionamos la opción Campo de control , con lo que aparecerá la
pantalla de propiedades del control. En dicha pantalla, en la pestaña general realizamos los siguientes
cambios:
• Título: No ponemos ningún título. Lo quitamos todo.
• Estilo: Seleccionamos el estilo 3D.
• Color de fondo: Gris al 10%.
Una vez realizados dichos cambios cerramos la pantalla y nos quedará de la siguiente manera el
formulario.
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Paso 4: Modificamos el tamaño de la casilla de verificación para que quede acorde a la casilla real donde
se pulsa el ratón.
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Paso 5: Seleccionamos de la barra de controles un control Campo de etiqueta y lo ponemos en el
formulario. Una vez puesto pulsamos el botón derecho sobre el mismo y en el menú contextual que
aparece seleccionamos la opción Campo de control , con lo que aparecerá la pantalla de propiedades del
control. En dicha pantalla, en la pestaña general realizamos los siguientes cambios:
• Título: Pedido servido?
• Fuente: Seleccionamos que el color de la fuente sea el blanco.
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Paso 6: Cerramos la ventana de propiedades y ponemos el campo de etiqueta donde corresponde.
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Paso 7: Ya tenemos puesto el control, pero nos falta decirle el origen de los datos. Volvemos a pinchar
con el botón derecho del ratón sobre la casilla de verificación y en el menú contextual que aparece
seleccionamos la opción Campo de control , con lo que aparecerá la pantalla de propiedades del control.
Seleccionamos la pestaña Datos y en el apartado Campo de datos seleccionamos la columna Servido.
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Paso 8: Cerramos la ventana de las propiedades de la casilla de verificación y guardamos los cambios
realizados. Una vez guardados cerramos la ventana en modo diseño y la abrimos de forma que se pueda
trabajar con ella. Veremos que la casilla de verificación funciona perfectamente y podemos indicar si el
pedido está servido o no.
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1.- ¿QUE ES UN INFORME?
Un informe no es más que la presentación de una tabla o consulta de una forma más amigable o fácil de
entender. El desarrollo automático de la generación de documentos a partir es un paso importante dentro
de las bases de datos.
Como hemos comentado la información es recuperada de la base de datos (desde las tabla o consultas) y
presentadas de una manera muy intuitiva, y preparada para lanzarla directamente a la impresora. Lo más
importante de todo esto es la fuerza que cobra la combinación de las consultas con los informes. Por
ejemplo, podemos realizar una consulta parametrizada que nos solicite el código del cliente y nos muestre
por pantalla (preparado para imprimir) un informe con todos los pedidos que ha realizado dicho cliente.
Sólo existe una posibilidad de crear informes, y es mediante el asistente, aunque después de crearlos
tendremos la posibilidad de poder modificarlos. Veremos muchas veces que el informe no muestra lo que
queremos. No debemos preocuparnos, simplemente nos vamos al asistente y creamos uno nuevo.
2.- CREACIÓN DE UN INFORME SENCILLO.Un informe sencillo será un informe que depende única y exclusivamente de una tabla, o de una consulta
de la cual no agruparemos ningún campo para no realizar un informe maestro/detalle (al igual que los
formularios).
La creación de dichos tipos de informes es muy sencilla, por lo que vamos a realizar un informe de los
clientes, a partir de la tabla de CLIENTES .
Paso 1: Abrimos la base de datos y acudimos al apartado Informes, y pulsamos la opción Usar el
asistente para crear informe...
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Paso 2: Al pulsar la opción Usar el asistente para crear informe... aparecerá una ventana que será el
asistente para poder crear el informe poco a poco. El primer paso será seleccionar el origen de los datos
que será una tabla o consulta. En este caso vamos a seleccionar la tabla CLIENTES , y de todos los campos
a seleccionar solamente dejaremos los campos Observaciones y Id Categoria. Una vez que hemos
seleccionado los campos pulsamos el botón de Siguiente.
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Paso 3: En el siguiente paso podemos modificar las etiquetas de las columnas donde mostramos los
campos del informe. En este caso modificaremos los campos Id Cliente y ApellidosNombre. Una vez
que modifiquemos los campos quedará como la siguiente figura. Cuando terminemos con el etiquetaje de
los campos pulsaremos el botón se Siguiente:
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Paso 4: El nuevo paso permite crear grupos con los datos que tenemos. En este caso no necesitamos
agrupar ya que no vamos a realizar un informe maestro/detalle, que es cuando se necesita agrupar. En el
siguiente punto haremos uso de esta agrupación. Pulsamos el botón de Siguiente sin elegur nada para
agrupar.
Paso 5: En el siguiente paso podremos ordenar la lista de los datos a mostrar a partir de alguno (o de
varios) de los campos. En este ejemplo vamos a ordenar por ApellidosNombre en orden descendente. Una
vez que hayamos realizado la selección pulsamos el botón de Siguiente.
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Paso 6: En el siguiente paso podemos seleccionar el formato del informe. El formato puede definirse a
partir del diseño de los datos, de la orientación de la página (horizontal o vertical) y el diseño de
encabezados y pies de página. En nuestro ejemplo, en la opción Diseño de los datos seleccionaremos la
opción Moderno – alineado a la izquierda, en la opción Orientación seleccionaremos la opción
Horizontal y en la opción Diseños de encabezado y pies de página seleccionaremos la opción Pizarra de
papel. Una vez configurado el formato del informe pulsamos el botón de Siguiente.
Paso 7: El último paso será darle un título al informe, y decidir si se va a crear un informe estático (con
esta opción guarda el informe de forma que siempre que se abra mostrará los mismos datos) o un informe
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dinámico (cada vez que se abra el informe cargará los datos actuales de la tabla o la consulta). En nuestro
ejemplo el título del informe será “Informe de clientes”, y será un informe dinámico. Seleccionamos que
el informe se cree en este momento y pulsamos finalizar.
Paso 8: A continuación veremos como queda el informe sin realizar ninguna modificación.
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3.- CREACIÓN DE UN INFORME MAESTRO/DETALLE.
Un informe maestro/detalle es un informe en el cual se agrupan los datos de la tabla (o tablas) o de la
consulta por uno o varios campos. La creación de estos grupos permite crear (al igual que los formularios)
un apartado que sería la cabecera de los datos (que son los campos por los que se agrupa) y por otro lado
las lineas de detalle de los datos (que son los campos que no son agrupados). Podemos pensar en el
ejemplo de un pedido y sus lineas de pedido, donde la cabecera del pedido serán los campos por los que
agruparemos el pedido (el Id Pedido, el código de cliente, etc), y las lineas de pedido (que serán los
distintos productos del pedido, cantidad, precio de ellos, etc.)
La creación de dichos tipos de informes es algo más complicada que los anteriores, ya que es necesario
entender como funciona el grupo. Para ello vamos a usar una consulta parametrizada que llamaremos
PedidosPorCliente que nos permitirá obtener para el informe los pedidos realizados por un cliente en
concreto.
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Paso 1: Abrimos la base de datos y acudimos al apartado Consultas, y pulsamos la opción Crear consulta
en vista diseño...
Paso 2: Seleccionamos las tablas PEDIDOS , DETALLES DE PEDIDO, CLIENTES y PRODUCTOS , y de
la tabla PEDIDOS seleccionamos los campos Id Pedido y Fecha, de la tabla CLIENTES el campo
ApellidosNombre y de la tabla DETALLES DE PEDIDO los campos Id Producto, Cantidad y Precio
Actual, y de la tabla PRODUCTOS el campo Descripción. Creamos el parámetro CodigoCliente para el
campo Id Cliente de la tabla PEDIDOS .
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Paso 3: Guardamos la consulta con el nombre PedidosPorCliente y cerraremos la pantalla.
Paso 4: Acudimos al apartado Informes, y pulsamos la opción Usar el asistente para crear informe...
Paso 5: Al pulsar la opción Usar el asistente para crear informe... aparecerá una ventana que será el
asistente para poder crear el informe poco a poco. El primer paso será seleccionar el origen de los datos
que será una tabla o consulta. En este caso vamos a seleccionar la consulta PedidosPorCliente con todossus campos. Una vez que hemos seleccionado los campos pulsamos el botón de Siguiente.
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Paso 6: A continuación modificamos las etiquetas de los campos para clarificar la columna de datos de
cada uno. Una vez que terminemos pulsamos el botón de Siguiente. La pantalla quedará de la siguiente
forma:
Paso 7: A continuación necesitamos crear los niveles de agrupación para poder crear el informe
maestro/detalle. En la agrupación se ha de poner aquellos datos que deseamos que sean la cabecera del
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informe, y todos los demás campos serán el detalle de la cabecera. En nuestro ejemplo los campos por los
que se agruparán son Id Pedido, Fecha y ApellidosNombre. Los demás campos se quedan para la linea
de detalle. Una vez que hemos terminado para agrupar pulsamos el botón de Siguiente.
Paso 8: La siguiente ventana nos indica el orden de los campos en el informe. Por defecto se ordenará por los campos por los que agrupamos, y indicamos también que ordene los datos por la descripción del
producto (que es el campo Descripción). Una vez terminado pulsamos el botón de Siguiente. La ventana
quedará de la siguiente forma:
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Paso 9: Indicamos el formato del informe (como queremos visualizarlo por pantalla o por impresora).
Una vez terminado pulsamos el botón de Siguiente.
Paso 10: El último paso es darle un nombre al informe y indicar que dicho informe es dinámico. Como
nombre le pondremos Informe de pedidos por cliente y pulsaremos el botón de Finalizar.
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Paso 11: Abrimos el informe y lo primero que nos indica es que pongamos el código del cliente para el
informe.
Paso 12: Una vez que indicamos un código de cliente el informe se abre mostrando los pedidos del
cliente y los detalles de cada pedido.