ÍNDICE
Contenido I. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 1
II. OBJETIVOS DEL MANUAL ....................................................................................................................... 2
III. BASE JURÍDICA ............................................................................................................................................ 3
IV. ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL ..................................................................................................... 8
V. CAMPO DE APLICACIÓN .......................................................................................................................... 9
VI. SIMBOLOGÍA ANSI ................................................................................................................................ 10
VII. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS .................................................................................................... 11
7.1 Departamento de Recursos Humanos ........................................................................................ 14
7.1.1 Reclutamiento y Selección de Personal Bajo Renglón 011 y 022 ........................... 14
7.1.2 Contratación de Personal Bajo Renglón 022, 029, 031, 035, 081 y 189 ............. 19
7.1.3 Nombramientos Bajo Renglón 011 .......................................................................................... 22
7.1.4 Conformación de Expediente Administrativo de Personal Bajo Renglón 011,
022, 029 y 035................................................................................................................................................... 25
7.1.5 Actualización de Expedientes Administrativos de Personal ...................................... 28
7.1.6 Inducción de Personal de Nuevo Ingreso ............................................................................. 31
7.1.7 Capacitación de Personal Municipal ....................................................................................... 34
7.1.8 Ingreso de Datos del Personal al SAM (Sistema Administración Municipal) . 38
7.1.9 Ingreso y Actualización de Datos del Personal al SICOIN GL ................................... 41
7.1.10 Suscripción de Acuerdos de Nombramientos, Acuerdos de Traslados,
Acuerdos de Ascensos, Acuerdos de Destitución, Horas Extras u otros Acuerdos
Relacionados ..................................................................................................................................................... 44
7.1.11 Suscripción de Contratos Administrativo 022, 029, 031, 081 y 189 .................. 47
7.1.12 Emisión de Nómina de Pago de Personal en Sistema Administración
Municipal (SAM) ............................................................................................................................................. 50
7.1.13 Emisión de Planilla de Pago de Personal en SICOIN GL ............................................ 53
7.1.14 Emisión de Planilla de Dietas .................................................................................................... 56
7.1.15 Emisión de Nómina de Horas Extraordinarias el Sistema de Administración
Municipal – SAM- ........................................................................................................................................... 59
7.1.16 Emisión de Planillas de Horas Extraordinarias – Sistema SICOIN GL................. 62
7.1.17 Notificación de Contratos Bajo Renglón Presupuestario 029 a Contraloría
General de Cuentas ........................................................................................................................................ 65
7.1.18 Notificación de Nombramientos, Permutas, Traslados, Ascensos y
Destituciones de Personal a la Contraloría General de Cuentas ......................................... 68
7.1.19 Registro de Empleados en Contraloría General de Cuentas ................................... 71
7.1.20 Solicitud de Vacaciones ................................................................................................................ 74
7.1.21 Elaboración de Certificado de Trabajo para el Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social (IGSS) ............................................................................................................................... 77
7.1.22 Elaboración de Constancia Laboral ....................................................................................... 79
7.1.23 Autorización de Práctica Supervisada ................................................................................. 81
7.1.24 Solicitud de Préstamos Bancarios para el Personal ..................................................... 85
7.1.25 Apertura de Cuenta Monetaria en el Banco del Sistema .......................................... 87
7.1.26 Solicitud para Pago de Prestaciones Laborales .............................................................. 90
7.1.27 Elaboración del Cálculo de Prestaciones (Bono 14, Aguinaldo, Bono
Vacacional) ......................................................................................................................................................... 94
7.1.28 Aplicación de Sanciones Administrativas por Llamada de Atención Verbal y
Escrita .................................................................................................................................................................... 97
7.1.29 Aplicación de Sanciones Administrativas por Llamada de Atención Escrita
con Suspensión de Labores sin Goce de Salario ......................................................................... 101
7.1.30 Traslado de Puesto ........................................................................................................................ 105
7.1.31 Ascenso de Puesto......................................................................................................................... 108
7.1.32 Remoción de Puesto .................................................................................................................... 111
7.1.33 Incremento Salarial ....................................................................................................................... 114
7.1.34 Ajustes de Funciones y Perfiles de Puestos de las Diferentes Dependencias
................................................................................................................................................................................. 117
7.1.35 Ajustes de Manual de Procesos y Procedimientos de las Diferentes
Dependencias .................................................................................................................................................. 120
7.1.36 Elaboración Mensual de Cartelera de Cumpleañeros ............................................... 123
7.1.37 Requerimiento Presentación de Declaración de Probidad .................................... 125
7.1.38 Actualización Anual de Datos en la Contraloría General de Cuentas .............. 128
7.1.39 Actualización de Datos de la Institución en la Contraloría General de
Cuentas ............................................................................................................................................................... 131
7.1.40 Evaluación del Desempeño ...................................................................................................... 134
7.2 Departamento de Servicios Generales ..................................................................................... 137
7.2.1 Gestión para Reparación de Radios Transmisores ........................................................ 138
7.2.2 Trámite de Pago de Servicios de Telefonía Fija y Celular ......................................... 140
7.2.3 Sección de Bodega ........................................................................................................................... 143
7.2.3.1 Ingreso de Bienes y Suministros a Bodega .................................................................... 143
7.2.3.2 Egreso de Bienes y Suministros de Bodega .................................................................. 146
7.2.3.3 Inventario de Bodega ................................................................................................................. 148
7.2.4 Sección de Mantenimiento ......................................................................................................... 151
7.2.4.1 Mantenimiento del Aire Acondicionado, Elevador y Puertas Eléctricas ....... 151
7.2.5 Sección de Mensajería ................................................................................................................... 154
7.2.5.1 Entrega y Recepción de Correspondencia Interna .................................................... 154
7.2.5.1 Entrega y Recepción de Correspondencia Externa ................................................... 157
7.2.6 Sección de Transportes ................................................................................................................. 160
7.2.6.1 Asignación de Combustible .................................................................................................... 160
7.2.6.2 Abastecimiento de Combustible ......................................................................................... 163
7.2.6.3 Conformación de Expediente de Liquidación de Consumo de Combustible
................................................................................................................................................................................. 165
7.2.6.4 Peritaje a Vehículos Municipales ......................................................................................... 168
7.2.6.5 Gestiones de vehículos ante la Superintendencia Administrativa Tributaria
................................................................................................................................................................................. 171
–SAT- .................................................................................................................................................................... 171
7.2.6.6 Reparación y Mantenimiento de Vehículos Municipales en Talleres
Municipales ...................................................................................................................................................... 174
7.2.6.7 Reparación y Mantenimiento de Vehículos Municipales en Talleres
Particulares ....................................................................................................................................................... 178
7.2.6.8 Trabajos de Enderezado y Pintura para Vehículos Municipales ........................ 181
VIII. HOJA DE EDICIÓN .............................................................................................................................. 184
IX. FECHA DE VIGENCIA ............................................................................................................................ 185
1
I. INTRODUCCIÓN
En cumplimiento de lo establecido en la modificación del Reglamento de En
cumplimiento de lo establecido por la Contraloría General de Cuentas, se establece
que toda Municipalidad debe de contar con un Manual de Procesos y
Procedimientos actualizado y aprobado, el cual es una herramienta que permite
facilitar la identificación de lineamientos para el desarrollo de las actividades de las
diferentes áreas de la Institución, así como para que los funcionarios y trabajadores
municipales que desempeñen sus labores en la administración.
El propósito del Manual es dar a conocer en forma ordenada, real y sistemática los
procesos o procedimientos que cada área debe cumplir según la modalidad a
aplicarse a las necesidades de la Institución, con la particularidad de orientar al
personal responsable de cada actividad así como definir los documentos que
deberán utilizarse.
Dicho Manual debe ser utilizado de forma obligatoria por todas las dependencias
dentro de la Institución que participan en los procesos o procedimientos generales
y específicos.
Se considera fundamental la revisión constante del contenido del presente Manual
de Procesos y Procedimientos, lo anterior con el fin de poder contar con procesos y
procedimientos actualizados que la gestión municipal establece para
institucionalizarlos siendo los mismos acordes a la legislación vigente y a las
ordenanzas y disposiciones municipales.
2
II. OBJETIVOS DEL MANUAL
OBJETIVO GENERAL
Integrar y plasmar en un documento, los procedimientos administrativos a cargo de
cada Dependencia a efecto de que su personal cumpla con la descripción secuencial
institucionalizada y facilite la gestión municipal.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Contar con un documento en el que se localicen los procesos y
procedimientos a cumplir por cada Dependencia.
2. Disponer de un documento de soporte aprobado por la Autoridad Superior
que defina los pasos a seguir para cada acción relevante a cargo de la
Dependencia.
3. Que cada puesto de trabajo conozca su participación específica en los
procesos o procedimientos de la Dependencia.
4. Deducir responsabilidades a cada puesto de trabajo de los procesos o
procedimientos a cargo.
5. Identificar los diferentes documentos que se requieren para el desarrollo y
cumplimiento de cada proceso o procedimiento.
6. Contar con flujogramas que permitan gráficamente identificar la secuencia de
los pasos a seguir con sus respectivos responsables.
3
III. BASE JURÍDICA
La base jurídica de la Municipalidad es la siguiente:
LEGISLACIÓN DE CARÁCTER GENERAL
• Constitución Política de la República de Guatemala
• Ley Electoral y de Partidos Políticos y su Reglamento
• Código Municipal
• Código de Salud
LEGISLACIÓN RELACIONADA CON EL ORGANISMO EJECUTIVO Y
MODERNIZACIÓN DEL ESTADO
• Ley General de Descentralización y su Reglamento
• Ley del Organismo Ejecutivo
• Estatuto de la Asociación Nacional de Municipalidades -ANAM-
LEGISLACIÓN EN MATERIA DE CONTROL DE LA LEGALIDAD DE LAS
RESOLUCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
• Ley de lo Contencioso Administrativo
LEGISLACIÓN EN MATERIA LABORAL
• Ley de Servicio Municipal
• Ley Orgánica del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal y su
Reglamento.
• Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos
y su Reglamento
• Ley del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
• Ley de Dignificación de la Mujer
• Ley de Colegiación Profesional Obligatoria
• Código de Trabajo
LEGISLACIÓN EN MATERIA DE REGISTRO CIVIL
• Ley de Registro Nacional de las Personas
• Ley de Organizaciones no Gubernamentales para el Desarrollo
• Ley de Accesibilidad a los Medicamentos y su Reglamento
• Ley de Servicio Civil
• Código Civil
• Código Procesal Civil y Mercantil
• Código de Notariado
4
• Reglamento para la aprobación de los Estatutos, reconocimiento de la
Personalidad Jurídica y funcionamiento de los Comités Educativos
• Reglamento de Inscripción de Asociaciones Civiles
LEGISLACIÓN EN MATERIA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y DESARROLLO
URBANO
• Ley de Parcelamientos Urbanos
• Ley Preliminar de Urbanismo
• Ley Preliminar de Regionalización
• Ley de Vivienda y Asentamientos Urbanos y su Reglamento
• Ley de Tránsito y su Reglamento
• Ley de Anuncios en Vías urbanas, Vías extraurbanas y similares
• Ley de Titulación Supletoria
• Ley de Inscripción de Bienes Inmuebles
• Ley del Registro de Información Catastral
• Acuerdo Gubernativo de Traslado del Tránsito del Ministerio de Gobernación
a la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Manual de Valuación Inmobiliaria
LEGISLACION DEL ESTADO Y SUS ENTIDADES DESCENTRALIZADAS O
AUTÓNOMAS
• Ley de Establecimientos abiertos al Público
• Ley de Fomento Turístico Nacional
• Ley de Expropiación Forzosa
• Ley Reguladora del Uso y Captación de Señales Vía Satélite y su Distribución
por Cable
• Ley General de Electricidad y su Reglamento
• Ley General de Telecomunicaciones
• Ley de Minería y su Reglamento
• Ley de Acceso a la Información Pública
LEGISLACIÓN EN MATERIA DE PLANIFICACIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
• Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural y su Reglamento
• Ley de Desarrollo Social
LEGISLACIÓN EN MATERIA DE EDUCACIÓN E INTERCULTURALIDAD
• Programa Nacional de Autogestión para el Desarrollo Educativo - PRONADE-
• Ley Nacional de Educación
• Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del Deporte
• Ley para la Protección del Patrimonio Cultural de la Nación
5
• Ley del Deporte, la Educación Física y la Recreación
LEGISLACIÓN FISCAL Y TRANSFERENCIAS GUBERNAMENTALES
• Código Tributario
• Ley del Impuesto al Valor Agregado, -IVA- y su reglamento
• Ley del Impuesto sobre Circulación de Vehículos Terrestres, Marítimos y
Aéreos
• Ley del Impuesto a la Distribución de Petróleo Crudo y Combustibles
derivados del Petróleo
• Ley del Impuesto Único sobre Inmuebles -IUSI-
• Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para
Protocolos
• Ley del Impuesto sobre la Renta, -ISR- y su Reglamento
• Ley del Arbitrio de Ornato Municipal
• Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y Papel Sellado Especial para Protocolos
y su reglamento
• Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-
• Ley del Impuesto sobre Productos Financieros
• Código de Comercio
LEGISLACIÓN EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA MUNICIPAL
• Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento
• Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y sus Reformas
• Ley Orgánica del Instituto de Fomento Municipal –INFOM-
• Ley del Fondo de Inversión Social y su Reglamento
• Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio
Fiscal que corresponda
• Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental –SICOIN-
• Reglamento de Inventarios de Bienes Muebles de la Administración Pública
• Manual de Clasificación Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala
• Manual de Administración Financiera –MAFIM-
LEGISLACIÓN EN MATERIA DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN
• Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y su Reglamento
• Ley del Tribunal de Cuentas
• Normas de Carácter Técnico y de Aplicación obligatoria de la Contraloría
General de Cuentas
• Normas de Auditoría del Sector Gubernamental
• Normas para el uso del Sistema de Información de control y auditoría del
Estado –GUATECOMPRAS-
6
• Reglamento General de Viáticos y Gastos Conexos
LEGISLACION AMBIENTAL
• Ley de Áreas Protegidas y su Reglamento
• Ley de Protección y mejoramiento del Medio Ambiente
• Ley Forestal
• Ley Forestal y su Reglamento
• Ley Reguladora de las Áreas de Reservas Territoriales del Estado de
Guatemala
• Reglamento sobre Estudios de Impacto Ambiental
OTRA DIVERSIDAD DE NORMAS
• Ley de Protección para las Personas de la Tercera Edad
• Ley del Programa de Aporte Económico del Adulto Mayor
• Ley de Arbitraje
• Ley del Mercado de Valores y Mercancías
• Ley del Impuesto a las Empresas Mercantiles y Agropecuarias
• Ley Orgánica del Organismo Legislativo
• Ley Orgánica del Instituto Nacional de Electrificación -INDE -
• Ley de Alcoholes, Bebidas Alcohólicas y Fermentadas
• Ley de Contribución al funcionamiento de la Contraloría General de Cuentas
• Ley de Armas y Municiones y su Reglamento
• Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento
• Ley de Subsidio Estatal para el Pago de Incremento, Bonificación y Reajuste al
Salario mínimo de los Trabajadores Municipales del País
• Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen
Natural o Provocado y su Reglamento
DISPOSICIONES MUNICIPALES
• Reglamento Interno de Desechos Sólidos
• Reglamento Para la Autorización y Control Sanitario de Establecimientos de
Alimentos Preparados y Bebidas No Alcohólicas, en Mercados, Ferias y en La
Vía Pública
• Reglamento de Cementerios y Tratamiento de Cadáveres
• Reglamento Interno de Cementerios Municipales
• Reglamento de las descargas y rehúso de aguas residuales y de la disposición
de lodos
• Reglamento de Construcción, Urbanización y Ornato del municipio de Santa
Catarina Pinula
• Reglamento para el Manejo y Control de la Caja Chica
7
• Reglamento Interno de la Policía Municipal de Seguridad
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Plan de Tasas de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
8
IV. ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL
9
V. CAMPO DE APLICACIÓN
El Manual de Procesos y Procedimientos de la Dirección Administrativa es de aplicación
obligatoria para todos los funcionarios y trabajadores municipales de la Municipalidad de
Santa Catarina Pinula.
10
VI. SIMBOLOGÍA ANSI
SÍMBOLO REPRESENTA
Documento. Representa cualquier tipo de documento
que entra, se utilice, se genere o salga del
procedimiento.
Archivo. Representa un archivo común y corriente de
oficina.
Conector. Representa una conexión o enlace de una
parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del
mismo.
Conector de página. Representa una conexión o
enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el
diagrama de flujo.
Línea de comunicación. Proporciona la transmisión de
información de un lugar a otro.
Operación con teclado. Representa una operación en
que se utiliza una perforadora o verificación de
tarjeta.
Tarjeta perforadora. Representa cualquier tipo de
tarjeta perforada que se utilice en el procedimiento.
Cinta perforadora. Representa cualquier tipo de cinta
perforada que se utilice en el procedimiento.
Dirección de flujo o línea de unión. Conecta los
símbolos señalando el orden en que se deben realizar
las distintas operaciones.
11
VII. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
No. Nombre Proceso Procedimiento Código
7.1 Departamento de Recursos Humanos
7.1.1 Reclutamiento y Selección de Personal Bajo
Renglón 011 y 022 X DRH-P001
7.1.2 Contratación de Personal Bajo Renglón
022, 029, 031, 035, 081 y 189 X DRH-P002
7.1.3 Nombramientos Bajo Renglón 011 X DRH-P003
7.1.4
Conformación de Expediente
Administrativo de Personal Bajo Renglón
011, 022, 029 y 035
X DRH-P004
7.1.5 Actualización de Expedientes
Administrativos de Personal X DRH-P005
7.1.6 Inducción de Personal de Nuevo Ingreso X DRH-P006
7.1.7 Capacitación de Personal Municipal X DRH-P007
7.1.8 Ingreso de Datos del Personal al SAM
(Sistema Administración Municipal) X DRH-P008
7.1.9 Ingreso y Actualización de Datos del
Personal al SICOIN GL X DRH-P009
7.1.10
Suscripción de Acuerdos de
Nombramientos, Acuerdos de Traslados,
Acuerdos de Ascensos, Acuerdos de
Destitución, Horas Extras u otros Acuerdos
Relacionados
X DRH-P010
7.1.11 Suscripción de Contratos Administrativo
022, 029, 031, 081 y 189 X DRH-P011
7.1.12
Emisión de Nómina de Pago de Personal
en Sistema Administración Municipal
(SAM)
X DRH-P012
7.1.13 Emisión de Planilla de Pago de Personal en
SICOIN GL X DRH-P013
7.1.14 Emisión de Planilla de Dietas X DRH-P014
7.1.15
Emisión de Nómina de Horas
Extraordinarias el Sistema de
Administración Municipal – SAM-
X DRH-P015
7.1.16 Emisión de Planillas de Horas
Extraordinarias – Sistema SICOIN GL X DRH-P016
7.1.17
Notificación de Contratos Bajo Renglón
Presupuestario 029 a Contraloría General
de Cuentas
X DRH-P017
7.1.18
Notificación de Nombramientos, Permutas,
Traslados, Ascensos y Destituciones de
Personal a la Contraloría General de
Cuentas
X DRH-P018
12
7.1.19 Registro de Empleados en Contraloría X DRHP019
7.1.20 Solicitud de Vacaciones X DRH-P020
7.1.21 Elaboración de Certificación del Instituto
Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS) X DRH-P021
7.1.22 Elaboración de Constancia Laboral X DRH-P022
7.1.23 Autorización de Práctica Supervisada X DRH-P023
7.1.24 Solicitud de Préstamos Bancarios para el
Personal X DRH-P024
7.1.25 Apertura de Cuenta Monetaria en el Banco
del Sistema X DRH-P025
7.1.26 Solicitud para Pago de Prestaciones
Laborales X DRH-P026
7.1.27 Elaboración del Cálculo de Prestaciones
(Bono 14, Aguinaldo, Bono Vacacional) X DRH-P027
7.1.28 Aplicación de Sanciones Administrativas
por Llamada de Atención Verbal y Escrita X DRH-P028
7.1.29
Aplicación de Sanciones Administrativas
por Llamada de Atención Escrita con
Suspensión de Labores sin Goce de Salario
X DRH-P029
7.1.30 Traslado de Puesto X DRH-P030
7.1.31 Ascenso de Puesto X DRH-P031
7.1.32 Remoción de Puesto X DRH-P032
7.1.33 Incremento Salarial X DRH-P033
7.1.34 Ajustes de Funciones y Perfiles de Puestos
de las Diferentes Dependencias X DRH-P034
7.1.35
Ajustes de Manual de Procesos y
Procedimientos de las Diferentes
Dependencias
X DRH-P035
7.1.36 Elaboración Mensual de Cartelera de
Cumpleañeros X DRH-P036
7.1.37 Requerimiento Presentación de
Declaración de Probidad X DRH-P037
7.1.38 Actualización Anual de Datos en
Contraloría General X DRH-P038
7.1.39 Actualización de Datos de la Institución en
Contraloría General de Cuentas X DRH-P039
7.1.40 Evaluación del Desempeño X DRH-P040
7.2 Departamento de Servicios Generales
7.2.1 Gestión para Reparación de Radios
Transmisores X DSG-P041
7.2.2 Trámite de Pago de Servicios de Telefonía
Fija y Celular X DSG-P042
7.2.3 Sección de Bodega
7.2.3.1 Ingreso de Bienes y Suministros a Bodega X DSG-P043
7.2.3.2 Egreso de Bienes y Suministros de Bodega X DSG-P044
7.2.3.3 Inventario General de Bodega X DSG-P045
13
7.2.4 Sección de Mantenimiento
7.2.4.1 Mantenimiento del Aire Acondicionado,
Elevador y Puertas Eléctricas X
DSG-P046
7.2.5 Sección de Mensajería
7.2.5.1 Entrega y Recepción de Correspondencia
Interna X DSG-P047
7.2.5.2 Entrega y Recepción de Correspondencia
Externa X DSG-P048
7.2.6 Sección de Transportes
7.2.6.1 Asignación de Combustible X DSG-P049
7.2.6.2 Abastecimiento de Combustible X DSG-P050
7.2.6.3 Conformación de Expediente de
Liquidación de Consumo de Combustible
X DSG-P051
7.2.6.4 Peritaje a Vehículos Municipales X DSG-P052
7.2.6.5
Gestiones de vehículos ante la
Superintendencia Administrativa Tributaria
–SAT-
X
DSG-P053
7.2.6.6 Reparación y Mantenimiento de Vehículos
Municipales en Talleres Municipales X
DSG-P054
7.2.6.7 Reparación y Mantenimiento de Vehículos
Municipales en Talleres Particulares
X DSG-P055
7.2.6.8 Trabajos de Enderezado y Pintura para
Vehículos Municipales X
DSG-P056
TOTALES 33 23 56
14
7.1 Departamento de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.1 Reclutamiento y Selección de Personal Bajo Renglón 011 y 022
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P001 X 5 páginas
Descripción General: El proceso de Reclutamiento y Selección de Personal Bajo Renglón 011 y 022 tiene por objeto establecer los pasos
a seguir para llevar a cabo el reclutamiento y selección de personal para la Municipalidad en cumplimiento a lo
establecido en las Leyes, Reglamentos y Normas vigentes relacionadas.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Constitución Política de la República de Guatemala
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
Requisitos:
• Ser ciudadano guatemalteco y encontrarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles
• Ser mayor de edad
• Llenar formulario de Solicitud de Empleo
• Poseer las aptitudes morales, físicas e intelectuales que exige el desempeño del puesto
• Cumplir los requisitos mínimos especiales que establezca el Reglamento de Personal de la Municipalidad
de Santa Catarina Pinula
• Someterse y aprobar las pruebas psicométricas y entrevistas necesarias
• No encontrarse inhabilitado o con impedimentos de conformidad con la Ley
• Presentar la papelería vigente que se le requiera
Definiciones:
• Reclutamiento de Personal: Procedimiento que atrae candidatos idóneos para ocupar un cargo en la
institución.
15
• Selección de Personal: Proceso cuyo objetivo es encontrar la persona idónea para cubrir un puesto de
trabajo.
• Solicitud de Empleo: Formato establecido para que los candidatos solicitantes de puestos completen con
la información que se requiere.
• Pruebas Psicométricas: Herramienta que mide características psicológicas y aptitudes de una persona.
• Sistema Índigo: Sistema Interno de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula en la cual se ingresa la
información de los vecinos del Municipio
• Vo.Bo.: Visto Bueno
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Recibe papelería de candidatos para solicitud de empleo
Oficial de Recepción
2 Ingresa la información en el Sistema Índigo y éste asigna un
número de expediente por candidato.
3 Recibe el expediente y lo ingresa al Despacho de la Dirección
Administrativa con Providencia. Asistente de la Dirección
Administrativa 4 Archiva el Currículo en archivo físico de todos los candidatos.
5 Recibe y sella la solicitud de contratación de plaza disponible.
6 Verifica si existe la plaza disponible. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 7 Verifica la disponibilidad presupuestaria de la plaza disponible.
8 Revisa la base de datos de candidatos y verifica que el perfil del
solicitante se adecúe a la plaza disponible.
Asistente de la Dirección
Administrativa
9 Clasifica currícula de personas solicitantes y aspirantes al puesto,
seleccionando los mejores diez candidatos.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
10 Verifica que los candidatos seleccionados para la plaza cuenten
con disponibilidad laboral.
11 Revisa y compara la información de los candidatos disponibles
para la plaza disponible.
12
Entrega al director solicitante de la plaza, la papelería de los
candidatos disponibles que cumplen con el perfil y con la
verificación de información.
13
Revisa la papelería proporcionada de los candidatos disponibles
para identificar a las personas que considera pueda optar a la
plaza. Director de la Dependencia
Interesada
14 Entrega al Departamento de Recursos Humanos los documentos
recibidos de los candidatos para que sean citados a entrevista.
15
Recibe la documentación del Director, citando a los candidatos
seleccionados para que se presenten a entrevista, indicando
fecha, hora y tiempo aproximado que durará la entrevista. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
16 Presenta el candidato citado a entrevista con el Director
solicitante de la plaza para que realice la entrevista general.
16
17 Realiza la entrevista y elabora informe con observaciones del
candidato entrevistado para ser trasladado a Recursos Humanos.
Director de la Dependencia
Interesada
18 Recibe el informe de la entrevista realizada al candidato.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
19
Revisa informe e informa al candidato que no continuará en el
proceso en caso de que el informe no sea favorable, archiva
nuevamente el expediente en la base de datos.
20
Cita a una segunda fase la cual consiste en entrevista y aplicación
de pruebas psicométricas en el Departamento de Recursos
Humanos en caso de que el informe sea favorable
21 Recibe al candidato que se presenta a realizar entrevista y pruebas
psicométricas.
22 Realiza entrevista de sondeo al candidato, aplica las pruebas
psicométricas establecidas y elabora informe de entrevista.
23 Agradece y despide al candidato indicando que se le informará de
su proceso en un periodo no mayor a tres días.
24
Califica pruebas psicométricas y resultados de la entrevista junto
con el informe del Director de la Dependencia interesada, para
establecer si el candidato es el adecuado para la plaza disponible
y si cuenta con la actitud necesaria para la Institución.
25
Emite informe y elabora Ficha de Contratación del candidato junto
con la papelería (currículum) para ser trasladado al Alcalde
Municipal para Vo.Bo. a la contratación.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
26 Revisa informe y papelería del candidato, firmando y sellando de
Vo.Bo. la ficha para que se proceda con la contratación. Alcalde Municipal
27 Remite la papelería con Vo.Bo. Del Alcalde Municipal para
contratación del candidato seleccionado. Asistente de Alcaldía Municipal
28 Recibe papelería del candidato seleccionado con firma, sello y
Vo.Bo. Del Alcalde Municipal.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 29
Realiza llamada al candidato seleccionado para la plaza
disponible, informando que su resultado ha sido positivo y realiza
la oferta laboral correspondiente (indicando plaza, salario, horario,
fecha de inicio, entre otros), solicita complete papelería para
integrar el expediente.
30 Recibe papelería del candidato para contratación, revisando esté
completa y vigente, firma y sella de recibido.
Asistente de la Dirección
Administrativa
31 Entrega Solicitud de Empleo para complementar el expediente del
candidato.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 32
Recibe el expediente con papelería vigente, Ficha de Contratación,
informe de las entrevistas, resultados de pruebas psicométricas,
referencias laborales (si corresponde) y referencias personales, así
como otra papelería que se considere necesaria para el
expediente.
33 Confirma al candidato la información, vía telefónica, para que se
presente a laborar.
17
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Papelería de solicitud de empleo de los candidatos
2 Expedientes
3 Solicitud de Contratación
4 Informe con observaciones del candidato
5 Ficha de Contratación
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
18
FLUJOGRAMA
Proceso Reclutamiento y Selección de Personal Bajo Renglón 011 y 022
19
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.2 Contratación de Personal Bajo Renglón 022, 029, 031, 035, 081 y 189
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P002 X 3 páginas
Descripción General: El proceso de Contratación de Personal bajo renglón 022, 029, 031, 035, 081 y 089 tiene por objeto establecer los
pasos a seguir en cumplimiento a las normativas internas y externas, legales, vigentes y aplicables a la Institución
en lo relacionado a Contratación de Personal bajo Renglón 022, 029, 031, 035, 081 y 189.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
Base Jurídica:
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Constitución Política de la República de Guatemala
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
Requisitos:
• Expediente completo del Candidato a Contratar
• Cumplir los requisitos mínimos especiales que establezca el Reglamento de Personal de la Municipalidad
de Santa Catarina Pinula
• Poseer las aptitudes morales, físicas e intelectuales que exige el desempeño del puesto
• No encontrarse inhabilitado o con impedimentos de conformidad con la Ley
Definiciones:
• Contrato de Trabajo: Acuerdo escrito entre la Municipalidad y el trabajador por el que éste se obliga a
prestar determinados servicios a cambio de una retribución.
• Renglón Presupuestario: identificación numérica para identificar la modalidad de contratación.
• Sistema Índigo: Sistema Interno de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula en la cual se ingresa la
información de los vecinos del Municipio.
• Vo.Bo.: Visto Bueno.
20
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Verifica datos de la persona a contratar.
Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos 2
Elaboración y suscribe Contrato después de generada la Ficha de
Contratación.
3 Redacta, elabora e imprime el Contrato de Trabajo.
4 Revisa Contrato de Trabajo. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
5 Firma Contrato de Trabajo. Persona Contratada
6 Firma Contrato Bajo Renglón 029, 081 y 189.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 7
Entrega Contrato de Trabajo firmado por ambas partes al nuevo
personal para que gestione compra de fianza en Bancos del
Sistema, cuando aplique según el renglón presupuestario
contratado.
8 Compra Fianza de Cumplimento de Contrato y la entrega en el
Departamento de Recursos Humanos. Persona Contratada
9 Elabora resolución de aprobación de contratos 029, 081 y 189
para firma del Alcalde Municipal. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 10
Traslada resolución de aprobación de contratos 029, 081 y 189
para firma y sello del Alcalde Municipal.
11 Firma y sella resolución de aprobación de contratos 029, 081 y
189. Alcalde Municipal
12 Firma Contrato 029, 081 y 189. Persona Contratada
13 Escanea Contrato y Fianza de Cumplimiento bajo Renglón 029,
081 y 189 y resolución de aprobación de contrato.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 14
Ingresa al portal de la Contraloría General de Cuentas de la Nación
para dar aviso de los Contratos Suscritos en el mes, en un período
no mayor de treinta (30) días calendario.
15 Imprime Constancia de Aviso a la Contraloría General de Cuentas
de la Nación y lo integra al expediente.
16 Firma contrato de trabajo bajo Renglón 022, 031 y 035. Alcalde Municipal
17 Firma contrato de trabajo. Persona Contratada
18 Remite a Recursos Humanos contratos firmados y sellados por
Alcalde Municipal, bajo Renglón 022, 031 y 035.
Asistente de la Alcaldía
Municipal
19 Digitaliza Contrato, Aprobación de Contrato y Fianza bajo
Renglón 022, 031 y 035. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 20
Ingresa al portal de la Contraloría General de Cuentas de la Nación
para dar aviso de los contratos suscritos en el mes, en un período
no mayor de 30 días calendario.
21
21 Imprime Constancia del Aviso a la Contraloría General de Cuentas
de la Nación y lo integra al expediente.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Contrato de Trabajo
2 Fianza de Cumplimiento
3 Constancia del Aviso a la Contraloría General de Cuentas
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
FLUJOGRAMA
Proceso Contratación de Personal Bajo Renglón 022, 029, 031, 035, 081 y 189
22
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.3 Nombramientos Bajo Renglón 011
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P003 X 3 páginas
Descripción General: El proceso Nombramientos Bajo Renglón 011 tiene por objeto establecer los pasos a seguir en cumplimiento a las
normativas internas y externas, legales, vigentes y aplicables a la Institución en lo relacionado a nombramientos
de personal bajo Renglón 011.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de la Dirección Administrativa Financiera Integrada Municipal
Base Jurídica:
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Constitución Política de la República de Guatemala
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
Requisitos:
• Ficha de Contratación
Definiciones:
• Ficha de Contratación: Documento físico usado para documentar información del trabajador
• Nombramiento: Acción de nombrar a una persona para desempeñar un cargo o una función
• Renglón Presupuestario: Identificación numérica para identificar la modalidad de contratación
• Vo.Bo.: Visto Bueno
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Verifica datos de la persona para la elaboración del Acuerdo de
Nombramiento generada de la Ficha de Contratación. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 2 Redacta, elabora e imprime el Acuerdo de Nombramiento.
3 Traslada el Acuerdo de Nombramiento para revisión del Analista
de Presupuesto.
23
4
Revisa si están consignadas correctamente las partidas
presupuestarias, firma y sella el Acuerdo de Nombramiento; de
no ser así realiza, las observaciones y retorna al Departamento de
Recursos Humanos.
Analista de Presupuesto
5 Envía para firma y sello de Secretario Municipal y Alcalde
Municipal.
Asistente de la Dirección
Administrativa
6 Firma y sella el Acuerdo de Nombramiento. Secretario Municipal y Alcalde
Municipal
7 Remite a Recursos Humanos el Nombramiento debidamente
firmado y sellado.
Asistente de la Alcaldía
Municipal
8 Recibe Nombramiento firmado y sellado por Alcalde Municipal.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
9 Archiva en archivador correspondiente.
10 Recibe copia de recibido por parte de la Contraloría General de
Cuentas para firma, sello y archivo.
11 Entrega copia de Nombramiento al trabajador.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Acuerdo de Nombramiento
2 Ficha de Contratación
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
24
FLUJOGRAMA
Proceso Nombramientos Bajo Renglón 011
25
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Constitución Política de la República de Guatemala
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
Requisitos:
• Currículum Vitae
• Fotocopia de DPI
• Carencia de Antecedentes Penales y Policíacos Vigentes
• Fotocopia de Carné de NIT
• Constancia del Registro Tributario Unificado –RTU-
• Fotocopia de Boleto de Ornato del Año en Curso
• Fotocopia de Carné de Afiliación al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social – IGSS- (cuando aplique)
• Fotocopia de Licencia de Conducir Vigente (cuando aplique)
• Fotocopia del Título de Estudios (último cursado)
• Certificación de Colegiado Activo (cuando aplique)
• 2 Cartas de Referencias Laborales (cuando aplique)
• 2 Cartas de Referencias Personales
• Ficha de Contratación
• Contrato de Trabajo
• Pruebas Psicométricas (para los que aplique)
• Informes de Entrevista (para los que aplique)
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.4 Conformación de Expediente Administrativo de Personal Bajo
Renglón 011, 022, 029 y 035
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P004 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Conformación de Expediente Administrativo de Personal Bajo Renglón 011, 022, 029 y 035 tiene
por objeto describir los pasos a seguir para Conformar Expedientes Administrativos de Personal, que cumplan con
toda la papelería y requisitos básicos y mínimos que por Ley corresponden.
26
• Solvencia Municipal
• Otros documentos generados de la Contratación
Definiciones:
• DPI: Documento Personal de Identificación.
• NIT: Número de Identificación Tributaria.
• SAT: Superintendencia de Administración Tributaria.
• RTU: Registro Tributario Unificado.
• SAM: Sistema Administrativo Municipal.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Recibe la papelería requerida a los trabajadores.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
2 Verifica que esté completa.
3
Adjunta toda la papelería en un folder tamaño oficio, rotulándolo
y colocándole una carátula que tenga escrito el nombre del
trabajador.
4 Ingresa información al SAM.
Encargado de Nóminas
5
Archiva el expediente del trabajador en el leitz de la Dirección a la
que corresponda y el de las personas contratadas bajo Renglón
011, 022, 029 y 035 en un leitz rotulado según corresponda.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Papelería de los trabajadores
2 Expediente del trabajador
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
27
FLUJOGRAMA
Procedimiento Conformación de Expediente Administrativo de Personal bajo Renglón 011,
022, 029 y 035
28
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.5 Actualización de Expedientes Administrativos de Personal
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P005 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Actualización de Expedientes Administrativos de Personal tiene por objeto detallar los pasos a
seguir para la actualización de Expedientes Administrativos de Personal en forma anual o eventual, según la
papelería que se deba actualizar y archivar.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Acuerdo Gubernativo 9-2017 Ley y Reglamento de la Contraloría General
Requisitos:
• Currículum Vitae
• Fotocopia de DPI
• Carencia de Antecedentes Penales y Policíacos Vigentes
• Fotocopia de Carné de NIT
• Constancia del Registro Tributario Unificado –RTU-
• Fotocopia de Boleto de Ornato del Año en Curso
• Fotocopia de Carné de Afiliación al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social – IGSS- (cuando aplique)
• Fotocopia de Licencia de Conducir Vigente (cuando aplique)
• Fotocopia del Título de Estudios (último cursado)
• Certificación de Colegiado Activo (cuando aplique)
• 2 Cartas de Referencias Laborales (cuando aplique)
• 2 Cartas de Referencias Personales
• Ficha de Contratación
• Contrato de Trabajo
• Pruebas Psicométricas (para los que aplique)
• Informes de Entrevista (para los que aplique)
29
• Solvencia Municipal
• Otros documentos generados de la Contratación
Definiciones:
• DPI: Documento Personal de Identificación
• NIT: Número de Identificación Tributaria
• SAT: Superintendencia de Administración Tributaria
• RTU: Registro Tributario Unificado
• SAM: Sistema Administrativo Municipal.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Recibe papelería actualizada del trabajador para incluir en el
expediente.
Asistente de la Dirección
Administrativa
2 Verifica e ingresa en el SAM.
3 Archiva en el expediente del trabajador la papelería recibida y ya
ingresada en el SAM.
4 Coloca el expediente del trabajador en el archivo que
corresponda.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Papelería de los trabajadores
2 Expediente del trabajador
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
30
FLUJOGRAMA
Procedimiento Actualización de Expedientes Administrativos de Personal
31
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.6 Inducción de Personal de Nuevo Ingreso
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P006 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Inducción de Personal de Nuevo Ingreso tiene por objeto establecer los lineamientos y
protocolos a seguir para el proceso de inducción del personal de nuevo ingreso en la Institución con el fin de
agilizar su adaptación al puesto.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de las Dependencias Municipales
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Requisitos:
• Cronograma de Inducción
• Programa de Inducción
• Copia del Reglamento de Personal
• Funciones del Puesto de los trabajos que recibirán la inducción
• Documentos a firmar de recibido por el trabajador
• Uniforme para entrega
Definiciones:
• Inducción de Personal: Orientación, ubicación y supervisión que se efectúa a los trabajadores de reciente
ingreso, durante el período de desempeño inicial.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Convoca al nuevo trabajador para recibir la Inducción.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
2
Informa al Director o Jefe Inmediato del nuevo trabajador de la
fecha y hora en que se realizará la Inducción al personal de nuevo
ingreso.
3
Da la bienvenida a la Municipalidad de Santa Catarina Pinula a los
trabajadores de nuevo ingreso y se les informa de que se trata la
Inducción.
32
4
Presenta a la Institución como la Mejor Municipalidad de
Guatemala, en donde trabajar es de prestigio y por ende deben
prestar un Servicio de 5 Estrellas:
1. Honestidad
2. Capacidad
3. Eficiencia
4. Responsabilidad
5. Esmero
Recalcando que la atención al vecino es primordial y se logra a
través de actitudes y de un trabajo comprometido con la
Institución.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
5
Da a conocer la Misión, Visión, Valores y la Estructura
Organizacional de la Institución (Organigrama), Jerarquías y
Dependencias de trabajo, entre otras.
6 Realiza recorrido por las diferentes áreas e instalaciones de la
Municipalidad.
Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos
7
Da a conocer las funciones del puesto para el cual fueron
contratados, entregando las funciones impresas para firma del
trabajador y posterior archivo en el expediente.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
8
Da a conocer el Reglamento de Personal de la Municipalidad de
Santa Catarina Pinula, para que los trabajadores firmen de
conocimiento y posteriormente se archive en el expediente.
9
Da a conocer las normativas internas, como lo son: horarios de
trabajo, marcaje de biométrico, código de vestimenta o uso de
uniforme, lugares para ingerir alimentos, entre otros.
10 Atiende y responde dudas de los trabajadores.
11 Presenta al trabajador con el Director o Jefe Inmediato para
dejarlo a su disposición.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Funciones Impresas de los trabajadores
2 Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
33
FLUJOGRAMA
Procedimiento Inducción de Personal de Nuevo Ingreso
34
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.7 Capacitación de Personal Municipal
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P007 X 4 páginas
Descripción General: El proceso Capacitación de Personal Municipal tiene por objeto establecer los pasos para generar la información
específica para realizar las capacitaciones de personal a nivel general o requerido en forma específica.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de la Dirección Administrativa Financiera Integrada Municipal
• Personal de las Dependencias Municipales
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Ley de Servicio Municipal Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Código Municipal Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Código de Trabajo Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 229-2015 (Ley de Salud y Seguridad Ocupacional)
Requisitos:
• Providencia u Oficio del área interesada en recibir la capacitación
Definiciones:
• Capacitación: Actividad realizada en una organización, respondiendo a sus necesidades, que busca
mejorar la actitud, conocimiento, habilidades o conductas del personal
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Recibe la Providencia u Oficio solicitando Capacitación en un tema
específico o general.
Asistente de la Dirección
Administrativa
2 Revisa y analiza la solicitud de Capacitación.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 3
Solicita la verificación presupuestaria si considera que la
Capacitación es necesaria y será de beneficio para los
trabajadores e Institución.
4 Entrega información Presupuestaria. Analista de Presupuestos
35
5
Traslada a Alcalde Municipal para aprobación en caso que la
capacitación requiera de gasto presupuestario que no está
contemplado. Asistente de la Dirección
Administrativa
6 Elabora Providencia para Alcalde Municipal solicitando
aprobación para realizar capacitación.
7 Recibe Providencia para Alcalde Municipal solicitando
aprobación para realizar capacitación.
Asistente de la Alcaldía
Municipal
8 Aprueba, firma y sella capacitación solicitada. Alcalde Municipal
9 Redacta Providencia para remitir documentos a Recursos
Humanos.
Asistente de la Alcaldía
Municipal
10 Recibe Providencia de Alcaldía Municipal. Asistente de la Dirección
Administrativa
11
Realiza la gestión necesaria ante la empresa o entidad y se
programa la capacitación con el personal que lo solicitó en caso
de capacitación externa.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
12
Emite Oficio al Director o Jefe que solicitó la capacitación para
informarle de la misma, lugar en donde se realizará, horarios y
demás información pertinente.
Asistente de la Dirección
Administrativa
13 Convoca a los trabajadores a los cuales va dirigida la capacitación
para que asistan a la misma.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
14 Elabora Registro de Asistencia para los trabajadores participantes. Asistente de la Dirección
Administrativa
15
Entrega al Director o Jefe Inmediato el Registro de Asistencia para
que cada trabajador lo firme durante los días u horas que dure la
capacitación.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
16 Recibe del Director o Jefe Inmediato el Registro de Asistencia de
los trabajadores a la capacitación.
Asistente de la Dirección
Administrativa 17
Archiva en leitz de capacitaciones del año correspondiente el
Registro de Asistencia de los trabajadores que participaron en la
capacitación, en el caso de que entreguen diplomas se archivará
copia del diploma en cada expediente.
18
Coordina con el Director o Jefe Inmediato la logística, fecha y
horario para realizar la capacitación en caso que la capacitación
solicitada no implica inversión económica.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
19
Remite al Alcalde Municipal Providencia para que Autorice la
Capacitación que no implique inversión económica, con la
información de fecha y hora y apoyo logístico que se requiere.
Asistente de la Dirección
Administrativa
20
Recibe Providencia para que Autorice la Capacitación que no
implique inversión económica, con la información de fecha y hora
y apoyo logístico que se requiere. Asistente de la Alcaldía
Municipal
21
Traslada a firma y sello Providencia que Autorice el Alcalde
Municipal, para la Capacitación que no implique inversión
económica, con la información de fecha y hora y apoyo logístico
que se requiere.
36
22 Autoriza, firma y sella Providencia para la Capacitación que no
implique inversión económica. Alcalde Municipal
23
Elabora Providencia para remitir a Recursos Humanos la
autorización del Alcalde Municipal para realizar la Capacitación
que no implique inversión económica.
Asistente de la Alcaldía
Municipal
24 Convoca a los trabajadores requeridos y estimados para que
participen en la capacitación programada.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
25 Elabora Registro de Asistencia para los trabajadores participantes. Asistente de la Dirección
Administrativa
26
Entrega al Director o Jefe Inmediato el Registro de Asistencia para
que cada trabajador lo firme durante los días u horas que dure la
capacitación.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
27 Recibe del Director o Jefe Inmediato el Registro de Asistencia de
los trabajadores a la capacitación. Asistente de la Dirección
Administrativa
28
Archiva en leitz de capacitaciones del año correspondiente el
Registro de Asistencia de los trabajadores que participaron en la
capacitación, en el caso de que entreguen diplomas se archivará
copia del diploma en cada expediente.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Providencia u Oficio
2 Solicitud de Capacitación
3 Información Presupuestaria
4 Registro de Asistencia
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
37
FLUJOGRAMA
Proceso Capacitación de Personal Municipal
38
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.8 Ingreso de Datos del Personal al SAM (Sistema Administración
Municipal)
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P008 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Ingreso de Datos del Personal al SAM tiene por objeto generar la información necesaria para
realizar el registro de datos inicial de los expedientes del personal así como la actualización periódica de los
mismos.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de las Dependencias Municipales
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• No aplica
Requisitos:
• Expediente Administrativo de Personal
• Es necesario ingresar cualquier información adicional que se presente diariamente para mantener
actualizada la base de datos
Definiciones:
• DPI: Documento Personal de Identificación
• IGSS: Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
• NIT: Número de Identificación Tributaria
• RTU: Registro Tributario Unificado
• SAM: Sistema Administración Municipal
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Revisa que el expediente administrativo este completo:
• Solicitud de Empleo
• Currículum Vitae
• Fotocopia de DPI
• Carencia de antecedentes penales y policíacos originales
vigentes
Encargado de Nómina
39
• Fotocopia de licencia de conducir (si posee)
• Fotocopia de carne de NIT y/o RTU
• Fotocopia de carne de afiliación al IGSS (si posee y si
aplica)
• Fotocopia del título del nivel educativo que posea
• Fotocopia de diplomas y/o constancias de estudios o
capacitación (para quienes aplique)
• Certificación de colegiado activo (en el caso de
profesionales)
• Solvencia de Tesorería Municipal
• Fotocopia de boleto de ornato del año en curso
• 2 cartas de recomendación laborales
• 2 cartas de recomendación personales
• Número de cuenta bancaria.
Encargado de Nómina
2
Ingresa datos del nuevo trabajador municipal al Sistema de
Administración Municipal –SAM-, módulo de Recursos Humanos,
cerciorándose de llenar cada casilla requerida en cada pestaña:
• Datos
• Otros
• Datos Laborales
• Educación
• Educación Pro
• Fotografía
• Huella Digital
• Firma
3 Imprime y entrega Gafete de Identificación a cada trabajador. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
4
Actualiza oportunamente los datos al Sistema SAM, conforme sea
requerido y necesario:
• Datos generales
• Vacaciones / Licencias Especiales
• Eventualidades: Suspensiones IGSS, Amonestaciones,
Sanciones
• Ascensos / Traslados
Encargado de Nómina
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Papelería del trabajador
2 Gafete de Identificación
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
40
FLUJOGRAMA
Procedimiento Ingreso de Datos del Personal al SAM (Sistema Administración Municipal)
41
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.9 Ingreso y Actualización de Datos del Personal al SICOIN GL INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P009 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Ingreso y Actualización de Datos del Personal al SICOIN GL tiene por objeto establecer los pasos
para ingresar los datos personales y laborales del personal, en la base de datos al SICOIN GL así como la
actualización periódica de éstos.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de la Dirección Administrativa Financiera Municipal (DAFIM)
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Acuerdo Gubernativo 9-2017 Ley y Reglamento de la Contraloría General
Requisitos:
• Expediente de Personal
Definiciones:
• DPI: Documento Personal de Identificación.
• NIT: Número de Identificación Tributaria.
• SAT: Superintendencia de Administración Tributaria.
• SICOIN GL: Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales.
42
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Ingresa datos del nuevo trabajador municipal al SICOIN GL por
medio de la página web
https://sicoingl.minfin.gob.gt/presentacion/menu/index.html
• Menú de Opciones
• Gobiernos Locales
• Mantenimientos
• Egresos
• Empleados
Crea y completar los datos que allí se requieren:
• Nombre
• Apellidos
• Dirección
• Número Teléfono
• DPI
• Código (ID SAM) o NIT
• No. De Afiliación al IGSS o Puesto o Banco o Cuenta
Bancaria o Estado o Fecha de Ingreso o Placa (en caso de
Agentes de Policía PM y PMT) o ID Tipo Empleado
Encargado de Nómina
2
Actualiza oportunamente los datos al SICOIN GL conforme sea
requerido y necesario:
• Puesto
• Salario / Honorarios
• Bajas / Inactivos
• Ascensos / Traslados
• Cambios de Puestos
• Incrementos Salariales
3 Verifica que la información del trabajador haya quedado grabada
en el SICOIN GL.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Ninguno
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
43
FLUJOGRAMA
Procedimiento Ingreso y Actualización de Datos del Personal al SICOIN GL
44
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.10 Suscripción de Acuerdos de Nombramientos, Acuerdos de Traslados,
Acuerdos de Ascensos, Acuerdos de Destitución, Horas Extras u otros
Acuerdos Relacionados INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P010 X 3 páginas
Descripción General: El proceso de Suscripción de Acuerdos de Nombramientos, Acuerdos de Traslados, Acuerdos de Ascensos,
Acuerdos de Destitución, Horas Extras u otros Acuerdos Relacionados tiene por objeto, detallar la gestión para
realizar la suscripción de Acuerdos de Contrataciones, Destituciones, Ascensos, Traslados y Horas Extras que surjan
durante el mes.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal
• Ley de Servicio Municipal
• Ley de Contrataciones del Estado
• Ley de la Contraloría General de la Nación
• Código Municipal
• Código de Trabajo
Requisitos:
• Expediente del trabajador
• Información Sistema SAM
Definiciones:
• DPI: Documento Personal de Identificación
• NIT: Número de Identificación Tributaria
• SAT: Superintendencia de Administración Tributaria
• RTU: Registro Tributario Unificado
• SAM: Sistema Administración Municipal
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Suscribe el Acuerdo de nombramiento, destitución, traslado,
ascenso, horas extras u otros.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
45
2 Traslada el acuerdo para las firmas correspondientes Alcalde
Municipal y Secretario Municipal. Secretario Municipal
3 Verifica, firma, sella y traslada a Alcalde Municipal para su firma y
sello.
4 Recibe Acuerdo para revisión y firma del Alcalde Municipal. Asistente de la Alcaldía
5 Revisa, firma y sella el Acuerdo previamente revisado. Alcalde Municipal
6 Recibe Acuerdo firmado y sellado por Alcalde Municipal para el
archivo correspondiente.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Acuerdo de Nombramiento
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
46
FLUJOGRAMA
Proceso Suscripción de Acuerdos de Nombramientos, Acuerdos de Traslados, Acuerdos de
Ascensos, Acuerdos de Destitución, Horas Extras u otros Acuerdos Relacionados
47
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.11 Suscripción de Contratos Administrativo 022, 029, 031, 081 y 189
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P011 X 3 páginas
Descripción General: El proceso de Suscripción de Contratos Administrativo 022, 029, 031, 081 y 189 tiene por objeto establecer los
pasos para realizar la Suscripción de Contratos de Personal de Nuevo Ingreso, bajo los Renglones 022, 029 y 031,
081 y 189 debiendo tomar como base legal las Leyes y Reglamentos vigentes y relacionados en la materia.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Acuerdo Gubernativo 9-2017 Ley y Reglamento de la Contraloría General
Requisitos:
• Expediente completo
• Términos de Referencia del Contrato, en el caso del Renglón Presupuestario 029, 081 y 189
Definiciones:
• Términos de Referencia: Condiciones con las cuales será contratado el profesional o técnico
• CUI: Código Único de Identificación
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Recibe expediente con la autorización del Alcalde Municipal
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
2 Suscribe el Contrato correspondiente según el Renglón
Presupuestario asignado.
3
Verifica la partida presupuestaria correspondiente, Términos de
Referencia, Atribuciones, Puesto, Salario u Honorarios, plazos,
entre otros.
48
4
Suscribe Contrato Administrativo debiendo consignarse la
siguiente información:Número de Correlativo
• Fecha
• Datos Personales del Empleado (nombre completo, dirección
exacta, CUI, edad, estado civil, lugar de residencia, profesión
u oficio).
• Partida Presupuestaria
• Puesto
• Salario u Honorarios y Bonificación
• Plazo del Contrato
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
5
Solicita al empleado comparezca para la firma correspondiente,
traslada el Contrato a la Alcaldía Municipal para firma y sello
correspondiente 022, 031 y 035, firma y sella Contratos que
corresponda 029, 081 y 189.
Alcalde Municipal / Jefe del
Departamento de Recursos
Humanos
6
Entrega una fotocopia al interesado para el trámite de la Fianza
de Cumplimiento de Contrato, que debe ser presentada el mismo
día para la aprobación del Contrato. Esto es en el caso de los
Contratos Administrativos Bajo Renglón Presupuestario 029, 081
y 189 luego de firmados y sellados,
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
7
Procede a suscribir la resolución de aprobación del contrato,
cuando el interesado presenta la Fianza. Dicha aprobación debe
estar firmado y aprobado por el Alcalde Municipal y el Secretario
Municipal el mismo día; recibida la Fianza de Cumplimiento, ya
aprobado el Contrato se notifica al interesado.
Alcalde Municipal / Secretario
Municipal / Jefe del
Departamento de Recursos
Humanos
8
Envía a través del portal de la Controlaría General de Cuentas de
la Nación de Guatemala no se consigna, para efectos de Registro,
Control y Fiscalización. El plazo es de treinta (30) días contados a
partir de su Aprobación.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
9 Guarda en el archivo correspondiente de contratos del año en
curso, del Renglón que corresponda de manera correlativa.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Expediente
2 Contrato Administrativo
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
49
FLUJOGRAMA
Proceso Suscripción de Contratos Administrativo 022, 029, 031, 081 y 189
50
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.12 Emisión de Nómina de Pago de Personal en Sistema Administración
Municipal (SAM)
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P012 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Emisión de Nómina de Pago de Personal en Sistema Administración Municipal (SAM) tiene por
objeto detallar los pasos a seguir para generar la nómina correspondiente del personal contratado bajo los
diferentes renglones presupuestarios en el Sistema Administrativo Municipal – SAM- reflejando
los sueldos devengados, las bonificaciones y las deducciones de los empleados.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de la Dirección Administrativa Financiera Integrada (DAFIM)
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Acuerdo Gubernativo 9-2017 Ley y Reglamento de la Contraloría General
Requisitos:
• Actualización de todo lo que corresponda al trabajador, como: sueldo, suspensiones del IGSS, suspensiones
sin goce de sueldo, descuentos autorizados legalmente, descuentos bancarios por préstamos y otros que
la Ley lo permita
Definiciones:
• DAFIM: Dirección Administrativa Financiera Integrada Municipal.
• DPI: Documento Personal de Identificación.
• IGSS: Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.
• NIT: Número de Identificación Tributaria.
• Nómina: Registro financiero que se realiza quincenal y/o mensualmente sobre los salarios de bonificaciones
y deducciones del personal en el SAM.
• Planilla: Detalle de sueldos, bonificaciones y deducciones que se genera en el SICOINGL..
• RTU: Registro Tributario Unificado
• SAM: Sistema Administrativo Municipal.
51
• SAT: Superintendencia de Administración Tributaria.
• SICOIN GL: Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Recibe los reportes de trabajos elaborados por el personal de los
renglones 035 y 031, debidamente firmados y sellados por los
Supervisores de Obras, Jefe del Departamento de Mantenimiento
Vial, de Proyectos y Edificios Municipales, y el Director de la
Dirección de Obras según el proyecto administrativo que esté
realizando para el pago de la quincena correspondiente.
Encargado de Nóminas 2
Genera en el SAM la nómina de pago para personal 011, 022 031,
035, 029, 081 y 189 según corresponda, aplicando a cada uno los
descuentos que por Ley correspondan.
3
Genera en el SAM la nómina aplicando los descuentos que por
Ley correspondan (IGSS, plan de prestaciones, e ISR) así como
laborales (Suspensiones sin Goce de Salario, entre otros).
4 Imprime Nómina generada.
5 Crea la planilla en el SICOIN GL..
6 Compara la Nómina del SAM con la del SICOIN GL, para revisión
y firma.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
7 Traslada la Nómina física y firmada a la DAFIM.
Encargado de Nómina 8 Realiza cambios en nómina requeridos por la DAFIM (descuentos
bancarios u otros imprevistos), SAM y SICOIN GL..
9 Traslada la Nómina ajustada a la DAFIM.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Nómina de pago
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
52
FLUJOGRAMA
Procedimiento Emisión de Nómina de Pago de Personal en Sistema Administración
Municipal (SAM)
53
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.13 Emisión de Planilla de Pago de Personal en SICOIN GL INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Recursos Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P013 X 3 páginas
Descripción General:
El procedimiento Emisión de Planilla de Pago de Personal en SICOIN GL tiene por objeto describir la gestión para
la generación de planillas del personal municipal en el sistema SICOINGL.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de la Dirección Administrativa Financiera Integrada (DAFIM)
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Acuerdo Gubernativo 9-2017 Ley y Reglamento de la Contraloría General
Requisitos:
• Actualización de todo lo que corresponda al trabajador, como: sueldo, suspensiones del IGSS, suspensiones
sin goce de sueldo, descuentos autorizados legalmente, descuentos bancarios por préstamos y otros que
la Ley lo permita
Definiciones:
• DAFIM: Dirección Administrativa Financiera Integrada Municipal
• DPI: Documento Personal de Identificación
• IGSS: Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
• NIT: Número de Identificación Tributaria
• Nómina: Registro financiero que se realiza quincenal y/o mensualmente sobre los salarios de bonificaciones
y deducciones del personal en el SAM
• Planilla: Detalle de sueldos, bonificaciones y deducciones que se genera en el SICOINGL.
• RTU: Registro Tributario Unificado
• SAM: Sistema Administrativo Municipal
• SAT: Superintendencia de Administración Tributaria
54
• SICOIN GL: Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Ingresa a la página https://sicoingl.minfib.gob.gt presionando clic
en:
• Menú de opciones
• Gobiernos Locales
• Gestión
• Egresos
• Planillas
• Crear.
Encargado de Nóminas
2
Completa campos requeridos e ingresa los datos de cada
empleado de la planilla que corresponda de las siguiente manera:
• Ingresos
• Selección de empleados
• Crear
• Detalle (Crear estructura programática)
• Crear.
3
Actualiza el cargo del empleado en caso de existir modificación:
• Selecciona al empleado
• Elimina el actual cargo o deducción (desde la estructura
programática)
• Crear nuevo cargo o deducción (desde la estructura
programática).
4 Revisa y verifica que las cantidades coincidan con las generadas
en la nómina del SAM, se imprime la planilla generada.
5 Traslada a la DAFIM para revisión.
6 Realiza cambios en planilla requeridos por DAFIM (descuentos
bancarios u otros imprevistos), SAM y SICOIN GL..
7 Traslada la Planilla física ajustada a la DAFIM.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Planilla
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
55
FLUJOGRAMA
Procedimiento Emisión de Planilla de Pago de Personal en SICOIN
56
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.14 Emisión de Planilla de Dietas
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P014 X 3 páginas
Descripción General: El proceso Emisión de Planilla de Dietas tiene por objeto detallar los pasos a seguir para la generación de planillas
de las Dietas en el SICOINGL, siempre que cumplan con los que las Leyes y ordenanzas aplicables vigentes
establezcan.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de la Dirección Administrativa Financiera Integrada (DAFIM)
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Acuerdo Gubernativo 9-2017 Ley y Reglamento de la Contraloría General
Requisitos:
• Oficio de Secretaría Municipal con el Cronograma de Sesiones realizadas por el Concejo Municipal
Definiciones:
• DAFIM: Dirección Administrativa Financiera Integrada Municipal
• Dietas: Cantidad a cancelar a los concejales por asistir a sesiones de Concejo Municipal
• DPI: Documento Personal de Identificación
• NIT: Número de Identificación Tributaria
• Nómina: Registro financiero que se realiza quincenal y/o mensualmente sobre los salarios de bonificaciones
y deducciones del personal en el SAM
• Planilla: Detalle de sueldos, bonificaciones y deducciones que se genera en el SICOINGL.
• RTU: Registro Tributario Unificado
• SAT: Superintendencia de Administración Tributaria
• SAM: Sistema Administrativo Municipal
• SICOIN GL: Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales.
57
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Recibe el Oficio de Secretaría Municipal el cual contiene el
cronograma de Sesiones de Concejo Municipal realizadas durante
el mes.
Asistente de la Dirección
Administrativa
2
Revisa fechas de las Sesiones de Concejo realizadas para que
coincidan con el mes y con los valores del Oficio de Secretaría
Municipal.
Encargado de Nómina 3
Ingresa al SICOIN GL generando la Planilla de Dietas
correspondiente al mes y a las Sesiones reportadas y autorizadas.
4 Imprime la Planilla de Dietas para firma y sello del Departamento
de Recursos Humanos.
5 Revisa, firma y sella planilla física de Dietas. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 6 Traslada a la DAFIM para revisión.
7 Realiza cambios en planilla de Dietas requeridos por la DAFIM y
SICOIN GL.. Encargado de Nómina
8 Traslada la Planilla de Dietas física a la DAFIM.
9 Revisa y traslada para emisión de cheques de pago. Director Administrativo
Financiero Municipal
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Planilla de Dietas
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
58
FLUJOGRAMA
Proceso Emisión de Planilla de Dietas
59
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.15 Emisión de Nómina de Horas Extraordinarias el Sistema de
Administración Municipal – SAM-
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P015 X 3 páginas
Descripción General: El proceso Emisión de Nómina de Horas Extraordinarias el Sistema de Administración Municipal – SAM- tiene por
objeto detallar los pasos a seguir para la generación de las nóminas en el SAM de personal que labora tiempo
extraordinario.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de la Dirección Administrativa Financiera Integrada (DAFIM)
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Acuerdo Gubernativo 9-2017 Ley y Reglamento de la Contraloría General
Requisitos:
• Recepción de Reportes de Horas Extras de las Dependencias
Definiciones:
• DAFIM: Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal.
• DPI: Documento Personal de Identificación.
• NIT: Número de Identificación Tributaria.
• Nómina: Registro financiero que se realiza quincenal y/o mensualmente sobre los salarios de bonificaciones
y deducciones del personal en el SAM.
• Planilla: Detalle de sueldos, bonificaciones y deducciones que se genera en el SICOINGL.
• RTU: Registro Tributario Unificado.
• SAT: Superintendencia de Administración Tributaria.
• SAM: Sistema de Administración Municipal.
• SICOIN GL: Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales.
60
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Recibe y verifica los reportes de horas extras de cada dependencia
del mes vencido, en un período no mayor a los cinco días hábiles
del mes, Encargado de Nómina
2 Suscribe Acuerdo de Horas Extras para revisión y firma de Alcalde
Municipal y Secretario Municipal.
3 Firma Acuerdo de Horas Extras. Alcalde Municipal y Secretario
Municipal
4 Genera Nómina de Horas Extras autorizado en el Acuerdo de
Horas Extra en el SAM.
Encargado de Nómina
5 Emite Planilla de Horas Extras en el SICOIN GL..
6 Imprime la Planilla, adjuntando copia del Acuerdo de Horas
Extras.
7 Traslada Planilla a la DAFIM para revisión.
8 Realiza cambios en Planilla requeridos por la DAFIM (descuentos
bancarios u otros imprevistos), en el SAM y SICOIN GL.
9 Traslada la planilla física para trasladarla a la DAFIM.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Acuerdo de Horas Extras
2 Nómina de Horas Extras
3 Planilla
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
61
FLUJOGRAMA
Proceso Emisión de Nómina de Horas Extraordinarias el Sistema de Administración Municipal
– SAM-
62
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.16 Emisión de Planillas de Horas Extraordinarias – Sistema SICOIN GL
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P016 X 3 páginas
Descripción General: El proceso Emisión de Planillas de Horas Extraordinarias – Sistema SICOIN GL tiene por objeto enumerar los pasos
a seguir para la generación de planillas en el SICOIN GL de personal que labora tiempo extraordinario.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de la Dirección Administrativa Financiera Integrada (DAFIM)
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Acuerdo Gubernativo 9-2017 Ley y Reglamento de la Contraloría General
Requisitos:
• Recepción de Reportes de Horas Extras de las Dependencias
Definiciones:
• DAFIM: Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal
• DPI: Documento Personal de Identificación
• NIT: Número de Identificación Tributaria
• Nómina: Registro financiero que se realiza quincenal y/o mensualmente sobre los salarios de bonificaciones
y deducciones del personal en el SAM
• SAM: Sistema Administrativo Municipal
• SAT: Superintendencia de Administración Tributaria
• RTU: Registro Tributario Unificado
• SICOIN GL: Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales
• Planilla: Detalle de sueldos, bonificaciones y deducciones que se genera en el SICOIN GL.
63
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Recibe y verifica los reportes de horas extras de cada dependencia
del mes vencido, en un período no mayor a los cinco días hábiles
del mes. Encargado de Nómina
2 Suscribe Acuerdo de Horas Extras para revisión y firma de Alcalde
Municipal y Secretaría Municipal.
3 Firma Acuerdo de Horas Extra. Alcalde Municipal y Secretario
Municipal
4 Emite Planilla de Horas Extras en el SICOIN GL. Autorizado en
Acuerdo de Horas Extras.
Encargado de Nómina
5 Imprime la planilla y adjunta copia del Acuerdo de Horas Extras.
6 Traslada a la DAFIM para revisión.
7 Realiza cambios en planilla requeridos por la DAFIM (descuentos
bancarios u otros imprevistos), en el SAM y SICOIN GL..
8 Traslada la planilla física ajustada a la DAFIM.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Acuerdo de Horas Extras
2 Planilla de Horas Extras
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
64
FLUJOGRAMA
Proceso Emisión de Planillas de Horas Extraordinarias – Sistema SICOIN GL
65
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.17 Notificación de Contratos Bajo Renglón Presupuestario 029 a
Contraloría General de Cuentas
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P017 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Notificación de Contratos bajo Renglón Presupuestario 029 a Contraloría General de Cuentas
tiene por objeto detallar los pasos a seguir para realizar la Notificación de Contratos bajo Renglón Presupuestario
029 suscritos mensualmente.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de la Dirección Administrativa Financiera Integrada (DAFIM)
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Acuerdo Gubernativo 9-2017 Ley y Reglamento de la Contraloría General
Requisitos:
• Contar con el Contrato Bajo Renglón 029 (físico y digital), debidamente firmado y aprobado
• Fianza de Cumplimiento de Contrato
• Certificación de autenticidad
• Aprobación del Contrato
Definiciones:
• Certificación de Autenticidad: Documento que certifica como auténtica la fianza de cumplimiento de
contrato.
• DPI: Documento Personal de Identificación.
• Fianza de Cumplimiento de Contrato: Documento por medio del cual el profesional o técnico, garantiza
el cumplimiento del contrato, emitida por una institución afianzadora debidamente autorizada, por un
importe equivalente al 10% (diez por ciento) del importe total del contrato, que deberá entregar en días
posteriores a la formalización del contrato.
• NIT: Número de Identificación Tributario.
66
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Digitaliza documentos y crea archivo en la computadora para
guardar los mismos, teniendo el Contrato 029, certificación y la
aprobación.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
2
Ingresa al Portal de la Contraloría General de Cuentas, Sección de
Crear Contrato en el despliegue de opciones, ingresa al
Formulario de Contratos, completa los datos y le da guardar y
enviar.
• Tipo de Contrato
• Fecha de Emisión de Contrato
• Renglón Presupuestario
• Nombre de la Persona
• Número de DPI
• Número de NIT
• Enviar Aprobación de Contrato (adjunta documento en
donde se Aprueba Contrato)
• Monto del Contrato
3
Ingresa al segundo Formulario en el Portal de la Contraloría
General de Cuentas, completando la siguiente información y le da
guardar y enviar:
• Tipo de Moneda
• Monto del Contrato
• Tipo de Servicio a prestar (Técnico o Profesional)
• Período del Contrato
• Opción: Ingreso de Contrato (adjunta el documento
Contrato, Fianza de Cumplimiento y Certificado de
Autenticidad)
4
Verifica los datos y documentos enviados a través del portal de la
Contraloría General de Cuentas, en opción que presenta el mismo
Sistema. Revisa, confirma y envía.
5
Imprime la carátula del cuadro de revisión y confirmación de
información, la adjunta a documentación física (expediente) como
respaldo.
6
Verifica que Contraloría General de Cuentas haya revisado el
archivo y cambia de estatus en el Sistema de Enviada a Revisado,
cinco (5) días hábiles después de enviar el cuadro de Revisión y
Confirmación de Información.
7 Procede a imprimir la Constancia de la Contraloría General de
Cuentas, solo si el estatus es Revisado.
8
Revisa los campos llenados e información enviada para validar si
es correcta o si debe iniciar desde el paso 1 al 6, si es estatus es
Evaluación.
67
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Expediente
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
FLUJOGRAMA
Procedimiento Notificación de Contratos bajo Renglón Presupuestario 029 a Contraloría
General de Cuentas
68
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.18 Notificación de Nombramientos, Permutas, Traslados, Ascensos y
Destituciones de Personal a la Contraloría General de Cuentas
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P018 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Notificación de Nombramientos, Permutas, Traslados, Ascensos y Destituciones de Personal a la
Contraloría General de Cuentas tiene por objeto detallar los pasos a seguir para realizar la notificación e
información de nombramientos, permutas, traslados, ascensos y destituciones del personal mensualmente.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Constitución Política de la República de Guatemala
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 89-2002 Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos
• Acuerdo Gubernativo 613-2005 Reglamento de la Ley de Probidad y Responsabilidades de Empleados
Públicos
Requisitos:
• Ficha de Contratación
• Expediente completo de la persona
• Acuerdo del Movimiento (nombramiento, ascenso, traslado, permutas, destitución, incremento salarial,
interinatos, entre otros)
Definiciones:
• Nombramiento: Contratación para desempeñar un cargo
• Ascenso: Reconocimiento por la labor realizada involucra una mejora salarial
• Traslado: Movilidad laboral de un trabajado
• Destitución: Remoción de su cargo de un trabajado
• Incremento Salarial: Mejora o aumento salarial
• Interinato: Cargo o empleo temporal
69
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Recibe la instrucción del Alcalde Municipal del cambio o
movimiento a realizar aplicando a los antes descritos.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
2 Suscribe Acuerdo (se especifica el Acuerdo según el movimiento
a realizar).
3
Suscribe Contrato si el Acuerdo corresponde a Nombramiento de
Personal de recién ingreso. Posteriormente se envía a través del
Sistema el aviso a Contraloría General de Cuentas (30 días
calendario para realizarlo), si se refiere a lo establecido en el
artículo 20 de la Ley de Probidad y Responsabilidades de
Funcionarios y Empleados Públicos:
• Devengar salario de Q.8, 000.00 en adelante.
• Administrar fondos municipales.
4
Notifica a la persona y envía a través del Sistema a Contraloría
General de Cuentas (30 días calendario para realizarlo) en caso
que el Acuerdo corresponda a Ascenso de Personal.
5
Envía a través del Sistema de Contraloría General de Cuentas (30
días calendario para realizarlo) en caso que el Acuerdo
corresponda a Destitución de Personal.
6
Notifica a la persona y envía a través del Sistema a Contraloría
General de Cuentas (30 días calendario para realizarlo) en caso
que el Acuerdo corresponda a Incremento Salarial de Personal.
7
Notifica a la persona y posteriormente envía a través del Sistema
a Contraloría General de Cuentas (30 días calendario para
realizarlo) en caso que el Acuerdo corresponda a Traslado de
Personal, primero
8
Notifica a la persona el puesto que estará cubriendo y la
temporalidad de este y posterior envía a través del Sistema a
Contraloría General de Cuentas (30 días calendario para realizarlo)
en caso que el Acuerdo corresponda a Traslado de Personal,
primero
9
Archiva copia del Acuerdo y de la Notificación así como
documento de Constancia Generado por el Sistema de la
Contraloría General de Cuentas.
Asistente de la Dirección
Administrativa
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Acuerdo
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
70
FLUJOGRAMA
Procedimiento Notificación de Nombramientos, Permutas, Traslados, Ascensos y
Destituciones de Personal a la Contraloría General de Cuentas
71
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.19 Registro de Empleados en Contraloría General de Cuentas
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P019 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Registro de Empleados en Contraloría General de Cuentas tiene por objeto dar a conocer los
pasos a seguir para que el empleado de reciente ingreso realice su registro o actualización ante la Contraloría
General de Cuentas.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de las Dependencias Municipales
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Acuerdo Gubernativo 613-2005 Reglamento de la Ley de Probidad y Responsabilidades de Empleados
Públicos
• Decreto 89-2002 Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos
• Acuerdo A-005-2017 Contraloría General de Cuentas
• Acuerdo A-039-2016 Contraloría General de Cuentas
• Acuerdo A-006-2016 Contraloría General de Cuentas
Requisitos:
• Contrato Administrativo Laboral
Definiciones:
• Ascenso: Reconocimiento por la labor realizada involucra una mejora salarial.
• Interinato: Cargo o empleo temporal.
• Destitución: Remoción de su cargo de un trabajador.
• Incremento Salarial: Mejora o aumento salarial.
• Nombramiento: Contratación para desempeñar un cargo.
• Traslado: Movilidad laboral de un trabajador.
72
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Entrega copia del contrato al empleado de reciente ingreso. Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos
2 Acude a las instalaciones de la Contraloría General de Cuentas con
Documento Personal de Identificación –DPI- y datos laborales.
Trabajador Municipal
3 Proporciona los datos requeridos.
4 Entrega constancia impresa “Declaración Jurada” al
Departamento de Recursos Humanos.
5 Conserva el código y contraseña proporcionados para poder
realizar actualizaciones de manera electrónica.
6 Archiva la constancia en el archivador correspondiente. Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos
7
Realiza la actualización de manera electrónica y cumplir numeral
cuatro (4) al tratarse de un traslado o ascenso, y si el empleado
conserva el código y contraseña.
Trabajador Municipal
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Copia del Contrato
2 Constancia “Declaración Jurada”
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
73
FLUJOGRAMA
Procedimiento Registro de Empleados en Contraloría General de Cuentas
74
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.20 Solicitud de Vacaciones INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P020 X 3 páginas
Descripción General:
El proceso de Solicitud de Vacaciones establece los pasos a seguir para que cada trabajador pueda realizar la
solicitud de vacaciones cumpliendo con los lineamientos internos.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Directores y Jefes de las Diferentes Dependencias
• Trabajadores
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
Requisitos:
• Tener como mínimo cumplidos los 150 días laborados (para los que requieran vacaciones temporales no
período completo)
• Tener un año laborado para solicitar el período completo de vacaciones
• Llenar Formulario de Vacaciones
Definiciones:
• SAM: Sistema de Administración Municipal.
• Vacaciones: Período de descanso al que tiene derecho un colaborador, al cumplir un año de servicio.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Solicita al Jefe Inmediato la cantidad de días o período de
vacaciones que requiere gozar.
Trabajador Interesado
2
Llega al Departamento de Recursos Humanos para conocer el
tiempo al cual tiene derecho de gozar de vacaciones, según
tiempo laborado.
75
3
Verifica en el Sistema de Administración Municipal (SAM),
períodos pendientes de gozar de vacaciones o días acumulados
para gozar de vacaciones, entregando la información física al
trabajador interesado.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
4
Llegue con la Asistente de su Dependencia para que le llene el
Formulario de Vacaciones en base a la información que se le
entregó de Recursos Humanos.
Trabajador Interesado
5 Llena Formulario de Vacaciones y entrega al Trabajador
Interesado para Firma.
Asistente de la Dependencia
correspondiente 6
Traslada a firma del Jefe Inmediato de la Dependencia el
Formulario de Vacaciones completo y con firma del Trabajador
Interesado.
7 Traslada para Visto Bueno, firma y sello del Alcalde Municipal.
8 Revisa y de estar de acuerdo da Vo.Bo., firma y sella Formulario
de Vacaciones y lo entrega a la Asistente de la Alcaldía Municipal. Alcalde Municipal
9 Traslada el Formulario de Vacaciones a la Dependencia
correspondiente.
Asistente de la Alcaldía
Municipal
10 Entrega el Formulario a la Jefe del Departamento de Recursos
Humanos Trabajador Interesado
11
Recibe el Formulario de Vacaciones, firmado y sellado por los
autoridades e interesados correspondientes, para operarlo en el
SAM, firma de recibido, reproduce copia para el trabajador y
archiva.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Formulario de Vacaciones
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
76
FLUJOGRAMA
Proceso Solicitud de Vacaciones
77
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.21 Elaboración de Certificado de Trabajo para el Instituto Guatemalteco
de Seguridad Social (IGSS)
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P021 X 2 páginas
Descripción General: El procedimiento Elaboración de Certificados de Trabajo para el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS)
tiene por objeto detallar los pasos a seguir para elaborar y entregar a los trabajadores los Certificados de Trabajo.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Trabajadores interesados
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula Reglamento de Personal
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Decreto 295 Ley Orgánica del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
Requisitos:
• Expediente activo del trabajador solicitante
• Información del trabajador: No. de Afiliado, fecha de ingreso, fecha en la que asistirá al IGSS
• Ser solicitados con dos días de anticipación
Definiciones:
• IGSS: Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.
• SAM: Sistema de Administración Municipal.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Busca la información del trabajador que solicita Certificado de
Trabajo para el IGSS ingresando al SAM, módulo de Recursos
Humanos, Base de Datos de los Empleados. Asistente de la Dirección
Administrativa
2 Ingresa al Portal del IGSS, completa la información solicitada:
• Número Patrona
78
• Si está gozando de vacaciones
• Nombre completo del trabajador
• Número de Afiliación
• Dirección Domiciliar del trabajador
• DPI
• Fecha de Ingreso a la Institución
• 4 últimos salarios devengados Motivo de asistencia
(consulta externa, pediatría, maternidad, accidente,
inscribir a conyugue o hijos)
Completada la información presiona la opción “enviar”.
Asistente de la Dirección
Administrativa
3 Imprime Certificado de Trabajo generado en el portal del IGSS
archivando copia en el Expediente del Trabajador.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Constancia
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
FLUJOGRAMA
Procedimiento Elaboración de Certificado de Trabajo para el Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social (IGSS)
79
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.22 Elaboración de Constancia Laboral INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P022 X 2 páginas
Descripción General: El procedimiento Elaboración de Constancia Laboral tiene por objeto establecer los pasos a seguir para solicitar y
entregar a los trabajadores y ex trabajadores municipales que así lo necesiten, Constancia Laboral de la Institución.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Trabajadores Municipales
• Ex Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula Reglamento de Personal
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
Requisitos:
• Laborar o haber laborado en la institución
Definiciones:
• Constancia Laboral: Documento por medio del cual se hacer constar que una persona ha estado
trabajando o trabajó en esta institución en uno o más puesto(s), por un tiempo específico y por salarios
determinados.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Solicita Constancia Laboral. Trabajador o ex Trabajador
interesado
2
Emite Constancia Laboral, revisando el expediente del trabajador
o ex trabajador así como el Sistema SAM; se necesita un (1) día
para emitir y entregar documento. Asistente de la Dirección
Administrativa
3 Entrega Constancia Laboral original a Trabajador o ex Trabajador
Municipal, solicitando firmar la copia al interesado.
80
4 Archiva expediente. Asistente de la Dirección
Administrativa
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Constancia Laboral
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
FLUJOGRAMA
Procedimiento Elaboración de Constancia Laboral
81
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.23 Autorización de Práctica Supervisada INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P023 X 4 páginas
Descripción General: El proceso Autorización de Práctica Supervisada tiene por objeto enumerar los pasos a seguir desde la recepción
de solicitud de práctica supervisada por alumnos de diferentes centros educativos, su aceptación y culminación
dentro de la Institución.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de las Dependencias Municipales
Base Jurídica:
• No aplica
Requisitos:
• Carta de solicitud de Práctica Supervisada del Centro Educativo, papel membretado, sellada y firmada
Definiciones:
• EPS: Ejercicio Profesional Supervisado
• Práctica Supervisada: Actividad formativa del estudiante, consistente en la asunción supervisada y gradual,
del rol profesional, a través de su inserción en una realidad o ambiente laboral específico.
• Vo.Bo.: Visto Bueno.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Recibe la solicitud de Práctica Supervisada / EPS de alumnos de
diferentes Centros Educativos y Universidades, a realizase en las
diferentes Dependencias Municipales.
Oficial de Recepción
2
Revisa Solicitud de Práctica Supervisada y entrega formulario a
persona interesada para que proporcione:
• Nombre personal completo
• Nombre de los padres de familia o responsables
• Números de teléfono de los padres de familia o personas
responsables
• Dirección Domiciliar
3 Llena el Formulario de Información y lo entrega a Oficial de
Recepción. Persona Interesada
82
4 Remite la Solicitud del Centro Educativo junto con el Formulario
de Información a la Dirección Administrativa. Oficial de Recepción
5 Recibe la Solicitud del Centro Educativo junto con el Formulario
de Información.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
6
Revisa disponibilidad de espacio según fechas y horas para
realizar la Práctica Supervisada / EPS y en la Dependencia
relacionada a la carrera que estudian. Evalúa aceptar o rechazar la
solicitud de Práctica Supervisada.
7
Revisa control en Excel luego de evaluar la solicitud, llena una
Ficha de autorización, asignando la Dependencia Municipal
sugerida para realizar la Práctica Supervisada, traslada expediente
completo con Ficha para Vo.Bo., firma y sello del Alcalde
Municipal.
8 Recibe y revisa expediente completo y ficha, firma y sella de estar
de acuerdo. Alcalde Municipal
9 Remite a Recursos Humanos el expediente debidamente firmado
y sellado.
10 Recibe expediente de Solicitud de Práctica Supervisada / EPS con
Vo.Bo. del Acalde Municipal.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
11
Emite Nota de Respuesta para el Centro Educativo informando
de la Aceptación o No Aceptación del o los estudiantes para
Práctica Supervisada / EPS.
Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos 12
Llama a los Directores de Centros Educativos o interesado para
informarles que pueden pasar por la nota de respuesta.
13 Entrega nota de respuesta al interesado para firma de recibido.
14 Archiva expediente.
15
Informa al Jefe Inmediato de la Dependencia asignada de las
personas que estarán realizando Práctica Supervisada un mes
antes de que se inicie la Práctica Supervisada / EPS.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
16 Se presenta el interesado en la fecha y hora establecida para
iniciar su Práctica Supervisada y se le da la bienvenida.
17
Realiza inducción con información general de la Municipalidad,
Normas Internas, Portación del Uniforme, Conducta, Horarios,
entre otros.
18 Presenta a cada practicante en la Dependencia asignada.
19 Realiza cuadro para firma de asistencia de ingreso y salida de
jornada así como de las horas de almuerzo de los practicantes.
20 Verifica el cumplimiento de las horas establecidas para la práctica
contra los informes de ingreso, salida y horas de almuerzo.
21
Realiza supervisión el Centro Educativo a través de maestros o a
los Practicantes, los cuales son remitidos a los Jefes Inmediatos de
la Dependencia correspondiente para que brinde la información
oportuna.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos /
Directores o Jefes de la
Dependencias Interesadas
83
22 Elabora informe o evaluación del practicante, firma y sella.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos /
Directores o Jefes de la
Dependencias Interesadas
23 Archiva informe o evaluación del practicante para historial de
desempeño.
Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Solicitud de Práctica Supervisada
2 Formulario
3 Expediente
4 Nota de Respuesta
5 Cuadro para firma de asistencia
6 Informe o evaluación
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
84
FLUJOGRAMA
Proceso Autorización de Práctica Supervisada
85
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.24 Solicitud de Préstamos Bancarios para el Personal
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P024 X 2 páginas
Descripción General: El procedimiento Solicitud de Préstamos Bancarios para el Personal tiene por objeto detallar los pasos a seguir
para la Gestión de Solicitud de Préstamo Bancario para los trabajadores.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Trabajador Interesado
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
Requisitos:
• Expediente e Historial del Trabajador
• No exceder de dieciocho meses (18) para realizar el pago o según el tiempo que se tenga entre un período
de administración y otro
Observación:
• La Institución Bancaria es responsable de la decisión final de otorgar o negar el préstamo bancario
Definiciones:
• Préstamo Bancario: Operación financiera en la que una parte (llamada prestamista) entrega una cierta
cantidad de dinero a otra parte (denominada prestatario) el cual se compromete a devolver el capital
prestado, en los plazos y condiciones pactadas de antemano
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Recibe formulario del Banco para Préstamo Bancario del
trabajador interesado.
Asistente de la Dirección
Administrativa
2
Revisa expediente con el historial del trabajador para verificar que
no existan préstamos vigentes, endeudamientos, notas judiciales
de embargo de sueldo, entre otros.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
86
3
Firma y sella el formulario del Banco en caso que el trabajador no
se considere endeudado o que tiene la capacidad de adquirir el
endeudamiento económico. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
4
No firma ni sella el formulario Bancario, informa al Trabajador en
caso que el trabajador sea considerado como no capaz de asumir
el endeudamiento bancario, tiene préstamos adicionales vigentes
u otros que se consideren afectarán la economía del mismo.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Formulario Bancario
2 Expediente
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
FLUJOGRAMA
Procedimiento Solicitud de Préstamos Bancarios para el Personal
87
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.25 Apertura de Cuenta Monetaria en el Banco del Sistema
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P025 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Apertura de Cuenta Monetaria en el Banco del Sistema tiene por objeto detallar los pasos que
los trabajadores de nuevo ingreso deben realizar para gestionar la Apertura de Cuenta Bancaria Monetaria en el
Sistema Bancario que se asigne, para percibir sus salarios a través de la misma.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• No aplica
Requisitos:
• Ser trabajador municipal bajo Renglón 011, 022, 031 y 035
Definiciones:
• Cuenta Monetaria: Son Cuentas Bancarias similares a las cuentas de ahorros, pero requieren que
mantengan un saldo más alto para evitar un cargo mensual. Tienen tasas de intereses que varían
regularmente de acuerdo con los mercados monetarios, permiten liberar cheques contra sus fondos pero
de manera más limitada.
• SAM: Sistema de Administración Municipal.
• SICOIN GL: Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Emite Carta de Solicitud de Apertura de Cuenta Monetaria dirigida
a Banco del Sistema (G&T Continental), en la cual se incluyen los
siguientes datos:
• Nombre completo del trabajador
• Número de DPI
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
2
Entrega la carta al Trabajador Municipal de nuevo ingreso, para
que la presente al Banco que le quede más cercano y gestione la
apertura de Cuenta Monetaria, firmando de recibido la carta.
Asistente de la Dirección
Administrativa
88
3
Se presenta en la Agencia Bancaria más cercana, gestiona la
apertura de Cuenta Monetaria y recibe codo de constancia que
entrega el Banco G&T Continental, firmado y sellado asignando el
Número de Cuenta. Trabajador Interesado
4 Entrega en Recursos Humanos la constancia original y en copia,
recibida del Banco G&T Continental.
5
Recibe la constancia de la gestión de apertura de Cuenta
Monetaria del trabajador, firmando y sellando de recibido la
copia. Asistente de la Dirección
Administrativa
6 Traslada la constancia del Banco G&T Continental del trabajador
a la Sección de Nóminas.
7 Recibe la constancia del Banco G&T Continental del trabajador
Encargado de Nóminas 8
Ingresa al Sistema SAM y SICOIN GL complementado la
información del trabajador; al finalizar, procede a archivar la
constancia del Banco G&T Continental en el Expediente del
Trabajador.
9
Agrega al cuadro de Excel de Control de Cuentas Nuevas, para
enviarlo posteriormente a la DAFIM junto con las nóminas de
pago.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Carta de Solicitud de Apertura de Cuenta Monetaria
2 Constancia original y en copia
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
89
FLUJOGRAMA
Procedimiento Apertura de Cuenta Monetaria en el Banco del Sistema
90
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.26 Solicitud para Pago de Prestaciones Laborales INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P026 X 4 páginas
Descripción General: El proceso Solicitud para Pago de Prestaciones Laborales tiene por objeto establecer los pasos a seguir para que
los ex trabajadores soliciten el Pago de Prestaciones Laborales que le correspondan, según la Ley aplicable vigente.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de la DAFIM
• Personal de la Unidad de Auditoría Interna
• Ex Trabajador Municipal Interesado
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
Requisitos:
• Expediente completo del ex trabajador municipal
• Finiquitos que correspondan: Jefe Inmediato de la Dependencia, DAFIM, Dirección de Informática (si aplica)
• Solicitud de pago de Prestaciones Laborales
• Solvencia Municipal
Definiciones:
• Prestaciones Laborales: Son beneficios económicos a los que el trabajador se hace acreedor al pertenecer
a un vínculo laboral, las prestaciones nacen en la relación contractual.
• SICOIN GL: Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Solicita finiquitos a las Dependencias correspondientes, iniciando
con el Jefe Inmediato, personal responsable de la DAFIM (para
Ex trabajador Municipal
Interesado
91
1 descargos de inventario) y personal responsable de la Dirección
de Tecnología (para descargar equipo asignado).
Ex trabajador Municipal
Interesado
2
Revisa si el ex trabajador entregó todo el equipo, mobiliario,
uniforme, herramientas de trabajo u otros bienes municipales que
se le hayan proporcionado para el desempeño de sus labores.
Jefe Inmediato / Directores o
Jefes de la Dependencia
Interesada 3
Emite Finiquito al ex trabajador, firma, sella el mismo y entrega al
interesado.
4 Recibe Finiquito de cada una de las Dependencias que
corresponda.
Ex trabajador Municipal
Interesado
5 Completa formulario Solicitud de Prestaciones Laborales en
Recepción.
6
Entrega el formulario de Solicitud de Prestaciones Laborales en
Recepción junto con los Finiquitos que se le extendieron de las
diferentes Dependencias Municipales involucradas y con la
Solvencia Municipal.
7 Asigna un número de expediente para el debido seguimiento (dos
semanas aproximadamente) si cumple con la papelería requerida.
Oficial de Recepción
8
Traslada al Departamento de Recursos Humanos el formulario de
Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales junto con la papelería
entregada por el ex trabajador.
9 Recibe el formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones
Laborales junto con la papelería entregada por el ex trabajador.
Asistente de la Dirección
Administrativa 10
Traslada el formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones
Laborales junto con la papelería entregada por el ex trabajador al
Jefe del Departamento de Recursos Humanos, para revisión y
gestión.
11 Recibe el formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones
Laborales junto con la papelería del ex trabajador. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
12 Revisa que la información y papelería esté completa y lo traslada
al Encargado de Nómina.
13 Recibe el formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones
Laborales junto con la papelería entregada por el ex trabajador.
Encargado de Nómina 14
Elabora los cálculos de prestaciones laborales que correspondan:
• Vacaciones
• Bono Vacacional
• Bono 14
• Aguinaldo
• Indemnización (según corresponda).
15 Genera la Planilla de Prestaciones Laborales en el Sistema SICOIN
GL.
16 Traslada al Jefe del Departamento de Recursos Humanos los
cálculos de prestaciones laborales para revisión, firma y sello. Encargado de Nómina
17 Recibe, revisa y firma los cálculos de prestaciones laborales. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
92
18 Elabora Providencia de Traslado del Expediente de Solicitud de
Prestaciones Laborales y Planilla a DAFIM.
Asistente de la Dirección
Administrativa
19 Recibe, revisa y gestiona pago de Prestaciones Laborales. Personal de la DAFIM
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Finiquito
2 Formulario
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
93
FLUJOGRAMA
Proceso Solicitud para Pago de Prestaciones Laborales
94
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.27 Elaboración del Cálculo de Prestaciones (Bono 14, Aguinaldo, Bono
Vacacional)
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P027 X 3 páginas
Descripción General: El proceso Elaboración del Cálculo de Prestaciones (Bono 14, Aguinaldo, Bono Vacacional) tiene por objeto
enumerar los pasos a seguir para realizar la emisión de cálculo planillas especiales, específicamente Bono 14,
Aguinaldo y Vacaciones, de los trabajadores activos en las fechas que corresponda.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de la DAFIM
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
Requisitos:
• Ser trabajador activo de la Municipalidad
• Estar contratado Bajo Renglón 011, 022 y 031
Definiciones:
• Aguinaldo: Prestación laboral obligatoria para todo patrono, tanto del sector privado como el sector
público, equivalente a un salario o sueldo ordinario que devengue el trabajador en el me de diciembre de
cada año.
• Bono 14: Prestación laboral obligatoria para todo patrono, tanto del sector privado como el sector público,
equivalente a un salario o sueldo ordinario que devengue el trabajador en el mes de julio de cada año.
• DAFIM: Dirección Administrativa Financiera Integrada Municipal.
• Prestaciones Laborales: Son beneficios económicos a los que el trabajador se hace acreedor al pertenecer
a un vínculo laboral, las prestaciones nacen en la relación contractual.
• SAM: Sistema de Administración Municipal.
• SICOIN GL: Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales.
95
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Genera reporte del SAM para tener el informe de trabajadores
activos, migrando la información a un archivo Excel y clasifica a
los trabajadores por renglones de contratación. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
2 Traslada la información clasificada y migrada en Excel al
Encargado de Nómina.
3 Recibe la información clasificada y migrada en Excel.
Encargado de Nómina
4
Elabora cálculos de prestaciones de Ley según corresponda:
• Bono Vacacional mes de Semana Santa
• Bono 14, julio de cada año
• Aguinaldo, diciembre de cada año.
5 Carga en el SAM la Nómina de cada una de las Prestaciones
Laborales que corresponda.
6 Carga en el SICOIN GL la Planilla de cada una de las Prestaciones
Laborales que corresponda.
7 Traslada al Jefe del Departamento de Recursos Humanos la
Nómina con el archivo Excel para revisión, firma y sello.
8 Recibe, revisa y firma la Nómina de Pago de Prestaciones
Laborales con el archivo Excel. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 9
Traslada al Asistente de la Dirección Administrativa la Nómina de
Pago de Prestaciones Laborales y archivo en Excel revisada,
firmada y sellada.
10 Recibe la Nómina de Pago de Prestaciones Laborales y archivo en
Excel revisada, firmada y sellada y elabora Providencia. Asistente de la Dirección
Administrativa 11
Entrega en la DAFIM Providencia de Pago de Prestaciones
Laborales.
12 Recibe Providencia de Pago de Prestaciones Laborales.
Asistente de la Dirección
Administrativa Financiera
Municipal
13 Traslada el expediente a la DAFIM en el Sistema Índigo. Asistente de la Dirección
Administrativa 14 Registra la digitalización de la Providencia firmada y sellada.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Nómina de Pago de Prestaciones Laborales
2 Providencia de Pago de Prestaciones Laborales
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
96
FLUJOGRAMA
Proceso Elaboración del Cálculo de Prestaciones (Bono 14, Aguinaldo, Bono Vacacional)
97
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.28 Aplicación de Sanciones Administrativas por Llamada de Atención
Verbal y Escrita
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P028 X 4 páginas
Descripción General: El proceso Aplicación de Sanciones Administrativas por Llamada de Atención Verbal y Escrita tiene por objeto
detallar los pasos a seguir para aplicar las acciones administrativas, cumpliendo y respetando las Leyes vigentes
aplicables a los trabajadores que comentan faltas leves o graves a las disposiciones administrativas vigentes
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Alcaldía Municipal
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de las Dependencias Municipales
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Constitución Política de la República de Guatemala
• Decreto Ley 107 Código Procesal Civil y Mercantil
Requisitos:
• Haber incumplido con las Normas, Políticas, Reglamentos y otros vigentes aplicables
• Alterar el orden y ambiente laboral
Definiciones:
• Llamada de Atención Escrita: Se aplica cuando hay reincidencias en faltas leves, siempre y cuando no
constituyan amenazas, violencia, injurias o grave indisciplina, errores o negligencia en el trabajo no graves.
• Llamada de Atención Verbal: Primera fase de todo proceso disciplinario, se aplica en aquellas faltas que
se consideran leves y que no implique daño patrimonial o faltas al trabajo.
• SAM: Sistema Administrativo Municipal.
98
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Recibe el reporte (escrita, verbal o física) del Jefe Inmediato del
trabajador que incumple con alguna disposición vigente o que es
recurrente en la falta. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
2
Evalúa el tipo de falta reportada revisando el expediente para
obtener información del historial de llamadas de atención del
trabajador y proceder a suscribir el documento “Procedimiento
Administrativo Laboral”.
3
Suscribe el “Procedimiento Administrativo Laboral”, completando
la información requerida:
• Hechos de la Falta Laboral
• Fundamento de Derecho
• Artículos Aplicables
Firma y Sello del Jefe del Departamento de Recursos Humanos.
Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos
4 Cita al trabajador municipal que incumplió con disposiciones
vigentes.
5 Se presenta al Departamento de Recursos Humanos. Trabajador Municipal
6 Acude al Departamento de Recursos Humanos.
7
Informa al trabajador el motivo por el cual ha sido citado e indica
la falta cometida que fue reportada por el Jefe Inmediato y le
notifica que tiene dos (2) días hábiles para evacuar audiencia o
presentar las pruebas de descargo para dilucidar la situación.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
8 Firma de recibido el “Procedimiento Administrativo Laboral”.
Trabajador Municipal
9 Se presenta al Departamento de Recursos Humanos con la
justificación por escrito adjuntando las pruebas de descargo.
10 Recibe y traslada la justificación por escrito junto con las pruebas
de descargo que el trabajador presente.
Asistente de la Dirección
Administrativa
11 Recibe la justificación por escrito junto con las pruebas de
descargo que el trabajador presente.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 12
Revisa y analiza la información recibida del trabajador junto con
las pruebas de descargo (si las presenta), para evaluar el tipo de
falta y aplicar el régimen disciplinario.
13 Establece el tipo de falta.
14
Elabora la Resolución de Llamada de atención correspondiente
físicamente (aún sea verbal) para dejar constancia en el
expediente del trabajador.
15 Traslada al Alcalde Municipal la Resolución de Llamada de
Atención para firma y sello.
Asistente de la Dirección
Administrativa
16 Firma y sella la Resolución de Llamada de Atención.
Alcalde Municipal
17 Remite la Resolución de Llamada de Atención firmada y sellada al
Jefe del Departamento de Recursos Humanos.
99
18
Recibe la Resolución de Llamada de Atención firmada y sellada
por el Alcalde Municipal, posteriormente la traslada al Jefe del
Departamento de Recursos Humanos.
Asistente de la Dirección
Administrativa
19 Recibe la Resolución de Llamada de Atención firmada y sellada
por el Alcalde Municipal e imprime.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
20 Completa la Cédula de Notificación en el reverso de la Resolución.
21 Cita al trabajador municipal para que se presente con el Jefe del
Departamento de Recursos Humanos.
Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos
22 Acude el trabajador municipal con el Jefe del Departamento de
Recursos Humanos, Trabajador Municipal
23
Informa de la resolución y realiza la Llamada de Atención
correspondiente, misma que deberá firmar para dejar constancia
en el expediente.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
24 Conoce contenido de la resolución, firma o no la Cédula de
Notificación si considera que la sanción es injusta. Trabajador Municipal
25 Ingresa en el SAM la Llamada de Atención.
Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos 26 Registra en el control Excel la resolución al proceso.
27 Archiva Llamada de Atención.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Reporte
2 Resolución de Llamada de Atención
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
100
FLUJOGRAMA
Proceso Aplicación de Sanciones Administrativas por Llamada de Atención Verbal y Escrita
101
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.29 Aplicación de Sanciones Administrativas por Llamada de Atención
Escrita con Suspensión de Labores sin Goce de Salario INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P029 X 4 páginas
Descripción General: El proceso Aplicación de Sanciones Administrativas por Llamada de Atención Escrita con Suspensión de Labores
sin Goce de Salario tiene por objeto describir paso a paso las acciones administrativas a seguir para los
trabajadores que comentan faltas por acción u omisión contra las disposiciones de las Leyes vigentes aplicables.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de las Dependencias Municipales
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Constitución Política de la República de Guatemala
• Decreto Ley 107 Código Procesal Civil y Mercantil
Requisitos:
• Haber incumplido con las Normas, Políticas, Reglamentos y otros vigentes aplicables
• Alterar el orden y ambiente laboral
Definiciones:
• Llamada de Atención Escrita: Se aplica cuando hay reincidencias en faltas leves, siempre y cuando no
constituyan amenazas, violencia, injurias o grave indisciplina, errores o negligencia en el trabajo no graves
• Llamada de Atención Verbal: Primera fase de todo proceso disciplinario, se aplica en aquellas faltas que
se consideran leves y que no implique daño patrimonial o faltas al trabajo
102
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Recibe la solicitud (escrita, verbal o física) del Jefe Inmediato del
trabajador que incumple con alguna disposición vigente o que sea
recurrente en la falta y que amerite ser suspendido de labores sin
goce de salario por un período no mayor a ocho (8) días y que,
según historial de amonestaciones, sea la Llamada de Atención
que corresponda o que por la gravedad de la misma aplique en
forma inmediata.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 2
Evalúa el tipo de falta reportada, revisando el expediente para
obtener información del historial de llamadas de atención del
trabajador, procediendo a suscribir el documento “Procedimiento
Administrativo Laboral”.
3
Suscribe el “Procedimiento Administrativo Laboral”, completando
la información requerida:
• Hechos de la falta laboral
• Fundamento de Derecho
• Artículos Aplicables
Firma y Sello del Jefe del Departamento de Recursos Humanos.
4
Cita al trabajador municipal que incumplió con disposiciones
vigentes, para que se presente al Departamento de Recursos
Humanos.
Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos
5 Acude al Departamento de Recursos Humanos. Trabajador Municipal
6
Informa al trabajador el motivo por el cual ha sido citado e indica
la falta cometida que fue reportada por el Jefe Inmediato y notifica
que tiene dos (2) días hábiles para evacuar audiencia o presentar
las pruebas de descargo para dilucidar la situación.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
7 Firma de recibido el “Procedimiento Administrativo Laboral”.
Trabajador Municipal
8
Se presenta al Departamento de Recursos Humanos con la
justificación por escrito, adjuntando las pruebas de descargo en
los siguientes dos (2) días hábiles a más tardar.
9 Recibe y traslada la justificación por escrito junto con las pruebas
de descargo que el trabajador presente.
Asistente de la Dirección
Administrativa
10 Recibe la justificación por escrito junto con las pruebas de
descargo que el trabajador presente.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
11
Revisa y analiza la información recibida del trabajador junto con
las pruebas de descargo (si las presenta), para evaluar el tiempo
de suspensión sin goce de salario.
12
Elabora la Resolución de Llamada de atención correspondiente en
documento físico para dejar constancia en el expediente del
trabajador.
13 Traslada al Alcalde Municipal la Resolución de Llamada de
Atención para firma y sello.
Asistente de la Dirección
Administrativa
103
14 Firma y sella la Resolución de Llamada de Atención. Alcalde Municipal
15 Sella y remite la Resolución de Llamada de Atención firmada y
sellada al Jefe del Departamento de Recursos Humanos.
Asistente de la Alcaldía
Municipal
16 Recibe y traslada la Resolución de Llamada de Atención firmada y
sellada por el Alcalde Municipal.
Asistente de la Dirección
Administrativa
17 Recibe la Resolución de Llamada de Atención firmada y sellada
por el Alcalde Municipal.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
18 Cita al trabajador municipal para que se presente con el Jefe del
Departamento de Recursos Humanos.
Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos
19
Acude el trabajador municipal con el Jefe del Departamento de
Recursos Humanos, le informa de la resolución y realiza la
Llamada de Atención correspondiente e indica los días de
suspensión de labores sin goce de salario, misma que debe firmar
para dejar constancia en el expediente.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
20 Conoce contenido de la resolución, firma o no la Cédula de
Notificación si considera que la sanción es injusta. Trabajador Municipal
21
Ingresa en el Sistema SAM la Llamada de Atención para que al
generar la Planilla de Pago se aplique el descuento de los días de
suspensión sin goce de salario.
Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos
22 Registra en el control Excel la resolución al procedimiento. Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos 23 Archiva Llamada de Atención.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Solicitud
2 Documento “Procedimiento Administrativo Laboral”
3 Resolución de llamada de Atención
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
104
FLUJOGRAMA
Proceso Aplicación de Sanciones Administrativas por Llamada de Atención Escrita con
Suspensión de Labores sin Goce de Salario
105
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.30 Traslado de Puesto INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P030 X 3 páginas
Descripción General: El proceso Traslado de Puesto tiene por objeto enumerar los pasos a seguir para realizar según lo establezca la
Ley aplicable vigente, los traslados de puesto del personal municipal.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de las Dependencias Municipales
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Constitución Política de la República de Guatemala
• Decreto Ley 107 Código Procesal Civil y Mercantil
Requisitos:
• Haber incumplido con las Normas, Políticas, Reglamentos y otros vigentes aplicables
• Alterar el orden y ambiente laboral
Definiciones:
• Llamada de Atención Escrita: Se aplica cuando hay reincidencias en faltas leves, siempre y cuando no
constituyan amenazas, violencia, injurias o grave indisciplina, errores o negligencia en el trabajo no graves.
• Llamada de Atención Verbal: Primera fase de todo proceso disciplinario, se aplica en aquellas faltas que
se consideran leves y que no implique daño patrimonial o faltas al trabajo.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Recibe y traslada la solicitud del Jefe Inmediato de Traslado de
Puesto de trabajador.
Asistente de la Dirección
Administrativa
106
2 Recibe la solicitud del Jefe Inmediato de Traslado de Puesto de
trabajador.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 3
Verifica el historial laboral y currículo vitae del trabajador
interesado, validando que el traslado sea viable; o en su caso,
identificar el puesto idóneo.
4 Elabora la ficha de traslado y envía el expediente a conocimiento
del Alcalde Municipal.
5 Verifica el expediente, si está de acuerdo, firma la ficha de
traslado. Alcalde Municipal
6 Sella y traslada el expediente al Departamento de Recursos
Humanos.
Asistente de la Alcaldía
Municipal
7
Recibe el expediente y suscribe Acuerdo de Traslado de Puesto
para trasladarlo a firma del Acalde Municipal y Secretaría
Municipal.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
8 Firma y sella Acuerdo de Traslado de Puesto. Alcalde Municipal y Secretario
Municipal
9 Notifica al trabajador del Traslado de Puesto, el motivo, las nuevas
funciones de las mismas y demás generalidades.
Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos
10 Traslada el Acuerdo de Traslado de Puesto al Encargado de
Nómina.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
11 Ingresa y registra el Traslado de Puesto en el Sistema SAM y
SICOIN GL. Encargado de Nómina
12 Archiva el Acuerdo de Traslado de Puesto. Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Solicitud del Jefe Inmediato de Traslado de Puesto de trabajador.
2 Expediente
3 Ficha de traslado de Puesto
4 Acuerdo de traslado de Puesto
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
107
FLUJOGRAMA
Proceso Traslado de Puesto
108
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.31 Ascenso de Puesto INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P031 X 3 páginas
Descripción General: El proceso Ascenso de Puesto tiene por objeto establecer los pasos a seguir para realizar según lo establezca la
Ley aplicable vigente, los ascensos de puesto del personal municipal.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de las Dependencias Municipales
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Constitución Política de la República de Guatemala
Requisitos:
• Ficha de Ascenso de Personal
• Solicitud del Jefe Inmediato
Definiciones:
• Ascenso de Puesto: Promoción de un trabajador a un cargo de mayor jerarquía y/o mejor remunerado.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Recibe y trasladada la solicitud del Jefe Inmediato de Ascenso de
Puesto de trabajador.
Asistente de la Dirección
Administrativa
2 Recibe la solicitud del Jefe Inmediato de Ascenso de Puesto de
trabajador. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 3
Verifica el historial laboral y currículo vitae del trabajador
validando que el ascenso sea viable.
109
4 Elabora la Ficha de Ascenso y envía el expediente a conocimiento
del Alcalde Municipal.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
5 Verifica el expediente, si está de acuerdo, firma la ficha de
traslado. Alcalde Municipal
6 Sella y traslada el expediente al Departamento de Recursos
Humanos.
Asistente de la Alcaldía
Municipal
7 Suscribe el Acuerdo de Ascenso de Puesto para trasladarlo a firma
del Alcalde Municipal y Secretario Municipal.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
8 Firma y sella Acuerdo de Ascenso de Puesto. Alcalde Municipal y Secretario
Municipal
9 Notifica al trabajador del Ascenso de Puesto, nuevas funciones y
demás generalidades.
Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos
10 Traslada el Acuerdo de Ascenso de Puesto al Encargado de
Nómina.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
11 Ingresa y registra Ascenso de Puesto en el SAM y el SICOIN GL. Encargado de Nómina
12 Archiva el Acuerdo de Ascenso de Puesto. Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Solicitud del Jefe Inmediato de Traslado de Puesto de trabajador.
2 Expediente
3 Solicitud de traslado de Puesto
4 Acuerdo de traslado de Puesto
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
110
FLUJOGRAMA
Proceso Ascenso de Puesto
111
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.32 Remoción de Puesto INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P032 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Remoción de Puesto tiene por objeto definir los pasos a seguir para realizar la Remoción de
Puesto cuando sea necesario, siempre y cuando se cumpla con lo que las Leyes y normativas vigentes aplicables
establezcan.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de las Dependencias Municipales
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Constitución Política de la República de Guatemala
Requisitos:
• Requerimiento de Jefe Inmediato
Definiciones:
• Remoción: Acto que tenga que ver con quitar o mover de un puesto o lugar a una persona dentro de
una institución.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Recibe la solicitud de Remoción de Puesto del Jefe Inmediato
indicando la causa o razón de la solicitud de Remoción de Puesto. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 2
Analiza la solicitud de Remoción de Puesto recibida, verifica que
esta no contradiga las disposiciones legales aplicables vigentes.
112
3
Informa al Alcalde Municipal de la solicitud de Remoción de
Puesto recibida, persona a la cual se requiere remover y razón
para que autorice o no dicha Remoción de Puesto.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
4 Redacta Nota de Remoción de Puesto si el Alcalde Municipal
autoriza la Remoción de Puesto,
5
Notifica por escrito al trabajador cuál es la causal de despido que
se le imputa, que tiene derecho a manifestarse verbalmente o por
escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de
notificación, para que aporte las pruebas de descargo que
considere convenientes debiéndose levantar acta ante el Jefe del
Departamento de Recursos Humanos y el Jefe Inmediato del
Trabajador.
6
Recibe el documento de respuesta y los aportes de pruebas de
descargo y se analiza el caso para que se establezca si procede o
no la Remoción.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
7
Emite la Resolución correspondiente luego de recibidas las
pruebas. El Alcalde decide sobre la procedencia o improcedencia
de la remoción,, la cual debe ser notificada al trabajador para los
efectos consiguientes.
Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos
8 Archiva la solicitud si el Alcalde Municipal no autoriza la Remoción
de Puesto.
9
Registra en el SAM la Llamada de Atención para que al generar la
Planilla de Pago se aplique el descuento del salario (si así fuese el
caso).
10 Registra en el control Excel la resolución al procedimiento.
11 Archiva Llamada de Atención.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Solicitud de Remoción de Puesto
2 Nota de Remoción de Puesto
3 Resolución
4 Solicitud
5 Llamada de Atención
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
113
FLUJOGRAMA
Procedimiento Remoción de Puesto
114
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.33 Incremento Salarial INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P033 X 3 páginas
Descripción General: El proceso Incremento Salarial tiene por objeto establecer los pasos a seguir para aplicar incrementos salariales a
los trabajadores municipales que corresponda, siempre y cuando sea en cumplimiento a las normativas,
reglamentos y ordenanzas municipales.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de la Dirección Administrativa Financiera Integrada Municipal
• Personal de la Dependencias Municipales
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Constitución Política de la República de Guatemala
Requisitos:
• Requerimiento de Jefe Inmediato
Definiciones:
• DAFIM: Dirección Administrativa Financiera Integrada Municipal.
• SICOIN GL: Sistema de Contabilidad Integrado.
• SAM: Sistema de Administración Municipal.
• Vo.Bo.: Visto Bueno.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Recibe requerimiento de Solicitud de Incremento Salarial para el
trabajador por parte del Jefe Inmediato.
Asistente de la Dirección
Administrativa
115
2
Verifica el historial laboral del trabajador al cual se solicita
incrementar el salario para confirmar que el aumento salarial sea
viable. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 3 Elabora la Ficha de Incremento Salarial.
4 Verifica la existencia de presupuesto en la DAFIM.
5 Valida la disponibilidad presupuestaria, coloca firma y sello. Analista de Presupuesto
6 Traslada requerimiento de Solicitud de Incremento Salarial para
trabajador para autorización y Visto Bueno al Alcalde Municipal.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
7
Recibe requerimiento de Solicitud de Incremento Salarial
aprobando o desaprobando. En caso de aprobado, firma el
requerimiento.
Alcalde Municipal
8
Sella y traslada requerimiento de Solicitud de Incremento Salarial
al Departamento de Recursos Humanos para la gestión que
corresponda.
Asistente de la Alcaldía
Municipal
9
Recibe y traslada al Jefe del Departamento de Recursos Humanos
requerimiento de Solicitud de Incremento Salarial con Visto
Bueno del Alcalde Municipal.
Asistente de la Dirección
Administrativa
10 Recibe requerimiento de solicitud de Incremento Salarial con
Visto Bueno del Alcalde Municipal. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 11
Traslada al Auxiliar de Nóminas para que ingrese datos en el SAM
y el SICOIN GL para que figure el Incremento Salarial en la Planilla
y Nómina.
12
Ingresa datos en el SAM y el SICOIN GL para que sea aplicado el
Incremento Salarial autorizado en la Planilla y Nómina
correspondiente.
Encargado de Nómina
13 Notifica por escrito al trabajador del Incremento Salarial
autorizado. Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos 14
Archiva Notificación de Incremento Salarial en el expediente del
trabajador.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Solicitud de Incremento Salarial
2 Ficha de Incremento Salarial
3 Notificación de Incremento Salarial
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
116
FLUJOGRAMA
Proceso Incremento Salarial
117
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.34 Ajustes de Funciones y Perfiles de Puestos de las Diferentes
Dependencias
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P034 X 3 páginas
Descripción General: El proceso Ajustes de Funciones y Perfiles de Puestos de las Diferentes Dependencias tiene por objeto detallar los
pasos a seguir para realizar los ajustes que se requieran y se autoricen en las funciones de puesto y perfiles de
puesto, sea en forma anual o según necesidad de actualización.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de las Dependencias Municipales
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Constitución Política de la República de Guatemala
• Decreto Ley 107 Código Procesal Civil y Mercantil]
Requisitos:
• Ninguno
Definiciones:
• Funciones: Conjunto de tareas de rutina o actividades llevadas a cabo por una persona en una posición
laboral.
• Manual: Documento en el cual se recogen los aspectos básicos, esenciales de un tema; permitiendo
comprender mejor el funcionamiento de algo, o acceder, de manera ordenada y concisa, al conocimiento
algún tema o materia.
• Perfil de Puesto: Recopilación de los requisitos y calificaciones personales exigidos para el cumplimiento
satisfactorio de las tareas de un empleado dentro de una institución: nivel de estudios, experiencia,
funciones del puesto, requisitos de instrucción y conocimientos, así como las aptitudes y características de
personalidad requeridas.
118
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Redacta y entrega Oficio dirigido a todos los Directores de las
Dependencias Municipales, en el cual se les solicita actualizar las
funciones y perfiles de los diferentes puestos a su cargo.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
2 Recibe Oficio en el cual se les solicita actualizar las funciones y
perfiles de los diferentes puestos a su cargo.
Director de la Dependencia
Interesada 3
Envía vía electrónica (correo electrónico) a la Jefe de Recursos
Humanos, la información requerida, específicamente, la
actualización de funciones y perfiles de cada puesto de cada
Dependencia en el formato indicado.
4
Recibe vía electrónica (correo electrónico) la información de cada
Director de las Dependencias Municipales envía para la
actualización de funciones y perfiles de cada puesto de cada
Dependencia en el formato indicado.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
5
Revisa, clasifica, depura y actualiza las funciones de los puestos y
perfiles de cada Dependencia Municipal para la elaboración de
Contratos.
6 Actualiza Manual de Puestos con las funciones de puestos y
perfiles correspondientes.
7
Traslada a Concejo Municipal el Manual de Funciones actualizado
con las funciones puestos y perfiles de cada puesto para
autorización y publicación.
8
Autoriza el Manual de Funciones para ser publicado, en caso de
estar de acuerdo con los ajustes realizados, de lo contrario, deberá
remitirlo al Departamento de Recursos Humanos para las
correcciones correspondientes hasta su aprobación final y
publicación.
Miembros del Concejo
Municipal
9
Redacta la resolución de Concejo Municipal, aprobando la
actualización al Manual y notificar al Departamento de Recursos
Humanos.
Secretario Municipal
10
Recibe la resolución de Concejo Municipal aprobando la
actualización del Manual de Puestos, realiza la anotación de
número de Acta, punto resolutivo y fecha en el área de Registro
de Actualización del Manual.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 11
Traslada a la Unidad de Comunicación Social y Protocolo el
archivo digital del Manual de Puestos, para que sea publicado en
los medios de comunicación necesarios y correspondientes.
12
Traslada al Auxiliar del Departamento de Recursos Humanos, las
funciones de los puestos y perfiles actualizados para que actualice
Contratos de Trabajo.
13 Elabora los Contratos de Trabajo con funciones de puestos y
perfiles actualizadas.
Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos
119
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Oficio
2 Contratos
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
FLUJOGRAMA
Proceso Ajustes de Funciones y Perfiles de Puestos de las Diferentes Dependencias
120
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.35 Ajustes de Manual de Procesos y Procedimientos de las Diferentes
Dependencias
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P035 X 3 páginas
Descripción General: El proceso Ajustes de Manual de Procesos y Procedimientos de las Diferentes Dependencias tiene por objeto
definir los pasos a seguir y cumplir para realizar los ajustes a los Manuales de Procesos y Procedimientos de las
diferentes Dependencias Municipales, cuando las necesidades de las dependencias así lo requieran o cuando
procedan actualizaciones generales autorizadas por el Concejo Municipal.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de las Dependencias Municipales
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
Requisitos:
• Ninguno
Definiciones:
• Manual: Documento en el cual se recogen los aspectos básicos, esenciales de un tema; permitiendo
comprender mejor el funcionamiento de algo, o acceder, de manera ordenada y concisa, al conocimiento
algún tema o materia
• Proceso: Sucesión de actos o acciones realizados con cierto orden, que se dirigen a un punto o finalidad,
así como también al conjunto de fenómenos activos y organizados en el tiempo
• Procedimiento: Sistema donde se realizan un grupo de operaciones en sucesión, para lograr obtener un
resultado para una situación dada
121
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Redacta y entrega Oficio dirigido a todos los Directores / Jefes de
las Dependencias Municipales, en el cual se les solicita actualizar
los procesos y procedimientos realizados por los diferentes
puestos a su cargo.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
2 Recibe Oficio en el cual se les solicita actualizar los procesos y
procedimientos realizados por los diferentes puestos a su cargo.
Directores o Jefes de las
Dependencias Municipales 3
Envía vía electrónica (correo electrónico) al Jefe del
Departamento de Recursos Humanos, la información requerida,
específicamente, la actualización de los procesos y
procedimientos realizados por los diferentes puestos a su cargo
en el formato indicado.
4
Recibe vía electrónica (correo electrónico) la información que
cada Director de las Dependencias Municipales, específicamente,
la actualización de los procesos y procedimientos realizados por
los diferentes puestos a su cargo, en el formato indicado.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 5 Revisa, clasifica, depura y actualiza los procesos y procedimientos
realizados por cada Dependencia Municipal.
6 Actualiza el Manual de Procesos y Procedimientos.
7 Traslada a Concejo Municipal el Manual de Procesos y
Procedimientos actualizado para autorización y publicación.
8
Autoriza el Manual de Procesos y Procedimientos para ser
publicado, en caso de estar de acuerdo con los ajustes realizados,
de lo contrario, deberá ser remitido al Departamento de Recursos
Humanos para las correcciones correspondientes hasta su
aprobación y publicación.
Miembros del Concejo
Municipal
9
Redacta la resolución de Concejo Municipal, aprobando la
actualización al Manual de Procesos y Procedimientos y notifica al
Departamento de Recursos Humanos.
Secretario Municipal
10
Recibe la resolución de Concejo Municipal aprobando la
actualización al Manual de Procesos y Procedimientos, realiza la
anotación de número de Acta, punto resolutivo y fecha en el área
de Registro de Actualización del Manual. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
11
Traslada a la Unidad de Comunicación Social y Protocolo el
archivo digital del Manual de Procesos y Procedimientos, para que
sea publicado en los medios de comunicación necesarios y
correspondientes.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Oficio
122
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
FLUJOGRAMA
Proceso Ajustes de Manual de Procesos y Procedimientos de las Diferentes Dependencias
123
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.36 Elaboración Mensual de Cartelera de Cumpleañeros
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P036 X 2 páginas
Descripción General: El proceso Elaboración Mensual de Cartelera de Cumpleañeros tiene por objeto describir los pasos a seguir para
la elaboración mensual del cuadro de cumpleañeros, actualizado y enviado a la Autoridad Superior y a las
Dependencias Municipales.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Alcalde Municipal
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Personal de las Dependencias Municipales
Base Jurídica:
• Ninguna
Requisitos:
• Archivo electrónico con cuadro mensual de cumpleañeros
Definiciones:
• SAM: Sistema de Administración Municipal.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Genera el reporte de cumpleañeros por mes del SAM y lo migra a
archivo editable (Word o Excel).
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
2
Verifica que toda persona de nuevo ingreso esté incluida así como
las bajas, traslados de puesto, cambios de puestos, cambio de
número telefónico, área a la que pertenece, Jefe Inmediato, entre
otras.
3
Envía por correo electrónico el listado de cumpleañeros al
Diseñador Gráfico de la Unidad de Comunicación Social y
Protocolo, para que realice el diseño de la cartelera.
4 Envía por correo electrónico al Jefe del Departamento de Recursos
Humanos el diseño para su impresión. Diseñador Gráfico
5 Recibe el documento, imprime uno para cada Dependencia y lo
entrega físicamente.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
124
6 Recibe el cuadro mensual de cumpleañeros. Director de la Dependencia
Interesada
7 Envía diariamente al Chat Grupal de Directores, el nombre de los
trabajadores que cumplen años así como el número de teléfono.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Impresión de Reporte de cumpleañeros
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
FLUJOGRAMA
Proceso Elaboración Mensual de Cartelera de Cumpleañeros
125
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.37 Requerimiento Presentación de Declaración de Probidad
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P037 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Requerimiento Presentación de Declaración de Probidad tiene por objeto establecer los pasos a
seguir para dar cumplimiento a la Ley de Probidad, en los tiempos estipulados, conforme lo que la Ley establece.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Constitución Política de la República de Guatemala
• Decreto Ley 107 Código Procesal Civil y Mercantil
• Decreto 89-2002 Reglamento Ley de Probidad
• Acuerdo Gubernativo 613-2005 Reglamento de la Ley de Probidad y Responsabilidades de Empleados
Públicos
Requisitos:
• Ser trabajador activo
• Percibir ingresos municipales mayores de Ocho Mil Quetzales mensuales (Q.8, 000.00)
• Manejar Fondos Municipales
Definiciones:
• Fondos Municipales: Conjunto de recursos financieros y patrimoniales de que dispone el Gobierno
Municipal para la realización de sus fines.
• Ley de Probidad: Crear normas y procedimientos para transparentar el ejercicio de la administración
pública y asegurar la observancia estricta de los preceptos constitucionales y legales en el ejercicio de las
funciones públicas estatales, evitar el desvió de los recursos, bienes, fondos y valores públicos en perjuicio
de los intereses del Estado; establecer los mecanismos de control patrimonial de los funcionarios y
empleados públicos durante el ejercicio de sus cargos, y prevenir el aprovechamiento personal o cualquier
126
forma de enriquecimiento ilícito de las personas al servicio del Estado y de otras personas individuales o
jurídicas que manejen, administren, custodien, recauden e inviertan fondos a valores públicos,
determinando la responsabilidad en que incurran.
• Patrimonio: Bienes muebles e inmuebles que pertenecen al Municipio.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Redacta, elabora y entrega Oficio al empleado de reciente ingreso,
el día que toma posesión del cargo y que sus ingresos sean de
ocho mil quetzales (Q.8,000.00) mensuales en adelante, o aquellos
que manejen fondos municipales y que se encuentren sujetos a
presentar Declaración de Probidad ante la Dirección de Probidad
de la Contraloría General de Cuentas y notificárselo.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
2
Recibe Oficio en el cual se les da a conocer la obligatoriedad de
presentar la Declaración de Probidad antes de los treinta (30) días
calendario del día de toma de posesión.
Trabajadores Municipales
3 Orienta en el trámite a realizar. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
4
Presenta constancia de entrega de Declaración de Probidad en la
Contraloría General de Cuentas al Departamento de Recursos
Humanos.
Trabajador Municipal
5 Recibe y archiva el documento en el leitz correspondiente. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Oficio
2 Declaración de Probidad
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
127
FLUJOGRAMA
Procedimiento Requerimiento Presentación de Declaración de Probidad
128
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.38 Actualización Anual de Datos en la Contraloría General de Cuentas
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P038 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Actualización Anual de Datos en Contraloría General tiene por objeto enumerar los pasos a
seguir para el cumplimiento de lo establecido en la Ley y Reglamento de la Contraloría General de Cuentas en
cuanto a actualizar anualmente los datos en dicha entidad.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Constitución Política de la República de Guatemala
• Acuerdo AA-006-2016 Contraloría General de Cuentas
Requisitos:
• Contrato de Trabajo
Definiciones:
• Ninguna
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Redacta, elabora y entrega Circular a todo el personal municipal,
para informar de la fecha límite para presentar la Actualización de
Datos ante la Contraloría General de Cuentas y entregar
constancia en el Departamento de Recursos Humanos.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
2 Recibe Circular en el cual se les da a conocer la información para
la Actualización de Datos ante la Contraloría General de Cuentas Trabajadores Municipales
129
y solicitar copia del Contrato Laboral en el Departamento de
Recursos Humanos. no es requisito) Trabajadores Municipales
3 Orienta al trabajador en el trámite a realizar. Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos
4 Presenta constancia de Actualización de Datos en la Contraloría
General de Cuentas al Departamento de Recursos Humanos. Trabajadores Municipales
5 Recibe y archiva el documento en el leitz correspondiente. Auxiliar del Departamento de
Recursos Humanos
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Circular
2 Constancia de Actualización de Datos
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
130
FLUJOGRAMA
Procedimiento Actualización anual de Datos en la Contraloría General de Cuentas
131
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.1.39 Actualización de Datos de la Institución en la Contraloría General de
Cuentas
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P039 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Actualización de Datos de la Institución en Contraloría General de Cuentas tiene por objeto
enumerar los pasos a seguir para notificar en la Contraloría General de Cuentas, los cambios de personal en planilla
que se realicen durante los primeros cinco (5) días hábiles posteriores a la fecha del cambio o movimiento.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
Base Jurídica:
• Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
• Decreto 1441 - Código de Trabajo
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Constitución Política de la República de Guatemala
Requisitos:
• Registro de cambios y movimientos en planilla
Definiciones:
• DPI: Documento Personal de Identificación.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Elabora Acta de Toma de Posesión y entrega de cargo.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos 2
Redacta Oficio de notificación, de acuerdo al formato requerido
por la Dirección de Probidad de la Contraloría General de Cuentas,
el cual debe incluir:
• Nombre del Trabajador
• Dependencia
132
• Puesto
• CUI – DPI
• Sueldo Mensual y Bonificación
• Función Principal
• Tipo de Movimiento y Fecha
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
3
Redacta cuadro adjunto, de acuerdo al formato requerido por la
Dirección de Probidad de la Contraloría General de Cuentas, el
cual debe incluir:
• Nombre del Trabajador
• Puesto
• CUI – DPI
• Renglón Presupuestario
• Fecha de ingreso a la Institución
• Sueldo o Salario Base Mensual
• Bonificación Ley Mensual
• Salario Total
• Funciones
• Tipo de Movimiento
• Fecha de Movimiento
4
Adjunta copia del Acta y del Cuadro al Oficio así como un CD que
contenga digitalización del acta, oficio y cuadro digital en formato
editable.
5
Envía el archivo físico con el CD por medio de mensajero a la
Dirección de Probidad de la Contraloría General de Cuentas,
durante los primeros cinco (5) días hábiles posteriores al cambio
o movimiento.
6 Archiva la copia recibida y sellada de la Contraloría General de
Cuentas.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Acta de Toma de Posesión o Entrega de Cargo
2 Copia de Acta de Toma de Posesión o Entrega de Cargo
3 Oficio
4 Copia de Oficio
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
133
FLUJOGRAMA
Procedimiento Actualización de Datos de la Institución en Contraloría General de Cuentas
134
NOMBRE DEL PROCESO
7.1.40 Evaluación del Desempeño
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Recursos
Humanos
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DRH-P040 X 4 páginas
Descripción General: El proceso Evaluación de Desempeño tiene por objeto dar a conocer los pasos a seguir para evaluar el desempeño
de los trabajadores en las diferentes funciones del puesto así como en las relaciones interpersonales y trato con
personas externas.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Recursos Humanos
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• Decreto 1-87 Ley de Servicio Municipal
• Decreto 12-2012 Código Municipal de Guatemala
Requisitos:
• Ser trabajador bajo renglón 011 y 022
Definiciones:
• Desempeño Laboral: Es el rendimiento laboral y la actuación que manifiesta el trabajador al efectuar las
funciones y tareas principales que exige su cargo en el contexto laboral, lo cual permite demostrar su
idoneidad.
• Evaluación del Desempeño: Proceso estructural y sistemático para medir, evaluar e influir sobre los
atributos, comportamientos, responsabilidad en la ejecución de atribuciones y resultados con el trabajo, así
como el grado de absentismo, con el fin de medir el nivel de productividad de cada trabajador, descubrir
en qué medida es productivo el trabajador y si podría mejorar su rendimiento a futuro.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Define la metodología para realizar la Evaluación del Desempeño,
pudiendo ser una Evaluación del Desempeño Especial según las
necesidades y exigencias en tiempo real, aplicándose en forma
trimestral, semestral o anual, la cual se realiza en el último
trimestre del año y es realizada por el Comité de Evaluación del
Desempeño.
Director Administrativo / Jefe
del Departamento de Recursos
Humanos
135
2 Convoca al personal para conformar el Comité de Evaluación del
Desempeño si se trata de una Evaluación del Desempeño Anual.
Director Administrativo / Jefe
del Departamento de Recursos
Humanos
3
Elabora el Formato de Cuestionario para la Evaluación del
Desempeño Anual, clasificando los aspectos a evaluar y trasladar
a aprobación del Director Administrativo.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
4
Recibe, revisa y aprueba el formato para la Evaluación del
Desempeño Especial y Anual que se requiera, o solicita los ajustes
hasta que cumpla con los requisitos deseables para la Evaluación
del Desempeño.
Director Administrativo
5 Recibe Formatos de Cuestionarios de Evaluación del Desempeño
Especial o Anual autorizados por el Director Administrativo.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
6 Programa fechas para realizar la Evaluación del Desempeño
Especial o Anual.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
7
Entrega formatos de Cuestionarios de Evaluación del Desempeño
Especial o Anual al Comité de Evaluación del Desempeño, según
corresponda.
8 Coordina logística para realizar la Evaluación del Desempeño
Especial o Anual.
9
Elabora Providencia dirigido a todos los Directores, Jefes y
Encargados de las Dependencias, para informar la Programación
de la Evaluación del Desempeño Especial o Anual.
10
Reproduce formatos de Cuestionario de Evaluación del
Desempeño Especial o Anual para entregar a los Directores, Jefes
y Encargados de las Dependencias.
11
Entrega Formato de Cuestionario de Evaluación del Desempeño a
los Directores, Jefes, Encargados y otros asignados de cada
Dependencia.
12 Llena la información de Datos Generales del formato de
Evaluación del Desempeño Especial o Anual. Directores, Jefes, Encargados y
otros asignados 13
Cita a cada trabajador municipal para realizar la Evaluación del
Desempeño Especial o Anual.
14
Responde a cada uno de los cuestionamientos que se le soliciten
y completa la información del Cuestionario de Evaluación del
Desempeño Especial o Anual en el espacio que corresponda.
Trabajador Municipal a Evaluar
15 Firma y sella el Cuestionario de Evaluación del Desempeño
Especial o Anual de cada trabajador municipal evaluado.
Directores, Jefes, Encargados y
otros asignados 16
Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Humanos en sobre
cerrado, todas los Cuestionarios de Evaluación del Desempeño
Especial o Anual, adjuntando listado de trabajadores evaluados
así como Providencia de entrega y copia para sello y firma de
recibido.
17
Recibe todos los Cuestionarios de Evaluación del Desempeño
Especial o Anual, con listado de trabajadores evaluados así como
Providencia de entrega de cada una de las Dependencias.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
136
18
Revisa las Evaluaciones del Desempeño Especiales o Anual de
cada trabajador evaluado de cada una de las dependencias, digita
la información en archivo Excel y computa los datos. Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
19 Entrega Base de Datos Evaluación del Desempeño Especial o
Anual al Director Administrativo para revisión y análisis.
20
Recibe Base de Datos Evaluación del Desempeño Especial o Anual,
revisa y analiza resultados, clasifica los resultados del más alto al
más bajo para presentar propuesta de medidas administrativas a
aplicar en cada caso. Director Administrativo
21
Traslada al Alcalde Municipal los resultados de la Evaluación del
Desempeño así como propuesta de medidas administrativas para
los trabajadores cuya nota esté por debajo de los sesenta y cinco
(65) puntos
22
Recibe la información de la Evaluación del Desempeño junto con
la propuesta de medidas administrativas para cada trabajador que
haya estado por debajo de los sesenta y cinco (65) puntos, para
aprobar las mismas o sugerir las que considere deben ser
aplicadas. Alcalde Municipal
23
Remite a la Dirección Administrativa las medidas administrativas
autorizadas para cada trabajador municipal evaluado que haya
tenido un resultado menor a los sesenta y cinco (65) puntos.
24
Cita a cada trabajador que corresponda aplicar medidas
administrativas para hacerle saber los resultados de la Evaluación
del Desempeño así como la medida administrativa a aplicar.
Director Administrativo
25
Digita la información en el Sistema Índigo de cada trabajador
como parte de su historial laboral y posterior archivo las
Evaluaciones del Desempeño de cada trabajador municipal en el
expediente de Personal.
Jefe del Departamento de
Recursos Humanos
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Formato de Cuestionario.
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
137
FLUJOGRAMA
Proceso Evaluación del Desempeño
138
7.2 Departamento de Servicios Generales
NOMBRE DEL PROCESO
7.2.1 Gestión para Reparación de Radios Transmisores
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Servicios
Generales
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DSG-P041 X 2 páginas
Descripción General: El proceso Gestión para Reparación de Radios Transmisores tiene por objeto establecer los pasos a seguir para la
realización de las diferentes gestiones ante el proveedor, relacionadas a la reparación de radiotransmisores de
comunicaciones para uso del personal autorizado de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal de las Dependencias Municipales
Base Jurídica:
• No aplica
Requisitos:
• Nota de reporte de mal funcionamiento del Radiotransmisor
Definiciones:
• Radiotransmisor: Dispositivo electrónico que irradia ondas electromagnéticas que permiten comunicación
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Reporta el mal funcionamiento del radiotransmisor a través de
una nota indicando el problema.
Director o Jefe Interesado de
las Diferentes Dependencias
Municipales
2 Recibe radiotransmisor en mal estado y envía el mismo con nota
autorizada por el Director Administrativo. Auxiliar de Vehículos
3 Indica el problema del aparato a la empresa contratada para la
prestación del servicio.
4 Envía orden de trabajo para la recepción del radiotransmisor en
cuanto el mismo queda reparado.
Empresa Prestadora del
Servicio de Radiocomunicación
5 Entrega radiotransmisor en buen estado al encargado del mismo,
firmando nota entregada de reparación. Auxiliar de Vehículos
139
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Orden de Trabajo.
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
FLUJOGRAMA
Proceso Gestión para Reparación de Radios Transmisores
140
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.2.2 Trámite de Pago de Servicios de Telefonía Fija y Celular INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Servicios
Generales
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DSG-P042 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Trámite de Pago de Servicios de Telefonía Fija y Celular tiene por objeto detallar paso a paso
las actividades a seguir para realizar el pago de Servicio de Telefonía fija y celular.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal de la Dirección de Compras
Base Jurídica:
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
Requisitos:
• Factura de Servicio de Telefonía Fija y de Celular del Mes Vencido
Definiciones:
• Telefonía Fija: Servicio de telecomunicación por medio del cual se proporciona la capacidad completa para
la comunicación de voz entre usuarios.
• Telefonía Celular: Sistema de comunicación para la transmisión de sonidos a larga distancia que permite
hacer y recibir llamadas desde cualquier lugar.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Verifica correo electrónico para descargar la factura electrónica
del servicio de telefonía fija y telefonía celular del mes vencido a
cancelar.
Director Administrativo / Jefe
del Departamento de Servicios
Generales 2
Imprime las facturas electrónicas del servicio de telefonía fija y
telefonía celular del mes vencido a cancelar.
3
Llenar la matriz de las facturas:
• Número telefónico
• Persona a la que está cargada la línea celular
• Ubicación donde está instalada la línea fija
• Monto de la factura
Asistente de la Dirección
Administrativa / Auxiliar del
Departamento de Servicios
Generales
4
Establece si alguna línea de telefonía celular tuvo excedentes en
la cuota autorizada establecida, para realizar el reintegro
correspondiente.
141
5
Notifica a la persona que tiene excedente en la telefonía celular y
el número de transacción para que realice el pago en las Cajas
Municipales.
Asistente de la Dirección
Administrativa / Auxiliar del
Departamento de Servicios
Generales
6
Recibe notificación y realizar pago de excedente de consumo de
datos de telefonía celular en las Cajas Municipales y presenta
copia recibo en la Dirección Administrativa
Trabajador Municipal
Involucrado
7
Conforma expediente de Pago de Servicio de Telefonía,
adjuntando:
• Matriz de datos
• Facturas impresas
• Recibos de pago de reintegro
Asistente de la Dirección
Administrativa / Auxiliar del
Departamento de Servicios
Generales
8 Entrega a Dirección de Compras el expediente de Pago de Servicio
de Telefonía.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Factura Electrónica
2 Expediente
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
142
FLUJOGRAMA
Proceso Trámite de Pago de Servicios de Telefonía Fija y Celular
143
7.2.3 Sección de Bodega
NOMBRE DEL PROCESO
7.2.3.1 Ingreso de Bienes y Suministros a Bodega INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Servicios
Generales Sección de Bodega
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DSG-P043 X 3 páginas
Descripción General: El proceso de Ingreso de Bienes y Suministros a Bodega tiene por objeto dar a conocer los pasos a seguir para el
Ingreso de Bienes y Suministros a Bodega, en cumplimiento a las normativas y Leyes vigentes aplicables.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal de la Bodega
• Personal de las Dependencias Municipales
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• Decreto 57-92 Ley Contrataciones del Estado
• Manual de Administración Financiera Municipal - MAFIM
Requisitos:
• Orden de Compra
• Factura o Copia de la Factura
Definiciones:
• Cotización: Es la acción o efecto de cotizar (poner precio) algo, algunas, muchas o pocas cosas.
• Factura: Cuenta en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios recibidos, junto con su
cantidad y su importe, y que se entrega a quien debe pagarla.
• Fondo Rotativo: Fondo que cuenta con ingresos que sigue estando disponibles para financiar sus
operaciones continúas sin ningún tipo de limitación por ejercicio fiscal.
• Gasto Fungible: ES el que corresponde a la adquisición de bienes que se consumen con el uso, por ejemplo
el suministro de energía eléctrica, por lo que no aparece como tan en el balance.
• Gasto Inventariable: Es el relativo a compras, que, al cierre del ejercicio, permanecen en el patrimonio de
la institución pues no se han consumido y, por tanto, lucen en el inventario y en el balance.
• MAFIM: Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, regula el margo de las actividades a
ejecutar en la gestión financiera municipal.
• Kardex: Documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadería cuando se utiliza
el método de permanencia en inventarios.
144
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Recibe copia de la orden de compra especificando toda la
información sobre la cantidad, calidad y demás características de
los bienes, materiales y suministros, incluyendo Solicitud de
Requerimiento, cotización, factura original y/o copia, envío o
factura en caso de compra por Fondo Rotativo.
Encargado de Bodega /
Auxiliar de Bodega 2
Revisa si la descripción de los bienes, materiales y suministros
detallados en la factura cumplen con las características de
conformidad con la Orden de Compra y recibe el producto.
Verifica que todos los datos estén correctos en la factura original.
En caso sea compra realizada por Fondo Rotativo, solicita
fotocopia de la factura con justificación de la compra de los
bienes, materiales y suministros.
3 Firma y sella las facturas originales de las compras realizadas por
Fondo Rotativo y Orden de Compra.
4
Ingresa el producto al Sistema Operativo, elabora el ingreso a
bodega revisa, imprime, firma y sella el formulario "Recepción de
Bienes y/o Materiales.
5 Gestiona la firma del Encargado de Inventarios, si el bien es
inventariarle o fungible. Encargado de Inventarios
6
Coloca el sello de "Inventariado" en el formulario de "Recepción
de Bienes y/o Materiales", y se le proporciona fotocopia del
formulario y de la factura.
Encargado de Bodega /
Auxiliar de Bodega
7
Identifica y almacena los productos de forma adecuada en
estanterías o lugares asignados para facilitar su localización y
resguardo.
8 Ingresa al Sistema Operativo para consultar el movimiento de los
productos.
9 Registra en las Tarjetas Kardex el ingreso del producto, así como
su saldo de existencia.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Copia del orden de Compra
2 Formulario de Recepción de bienes
3 Tarjetas de Kardex
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
145
FLUJOGRAMA
Proceso Ingreso de Bienes y Suministros a Bodega
146
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.2.3.2 Egreso de Bienes y Suministros de Bodega INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Servicios
Generales Sección de Bodega
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DSG-P044 X 2 páginas
Descripción General: El procedimiento Egreso de Bienes y Suministros de Bodega tiene por objeto dar a conocer los pasos a seguir para
el egreso de Bienes y Suministros de Bodega en cumplimiento de las normativas y Leyes vigentes aplicables en la
materia.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal de la Bodega
• Personal de las Dependencias Municipales
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• Decreto 57-92 Ley Contrataciones del Estado
• Manual de Administración Financiera Municipal - MAFIM
Requisitos:
• Orden de Compra
• Factura o Copia de la Factura
Definiciones:
• MAFIM: Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, regula el margo de las actividades a
ejecutar en la gestión financiera municipal.
• Kardex: Documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadería cuando se utiliza
el método de permanencia en inventarios.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Genera por medio del sistema de operaciones una solicitud de
bienes y materiales.
Trabajador Municipal
Interesado
2 Verifica la existencia solicitada y autoriza según corresponda.
Encargado de Bodega /
Auxiliar de Bodega 3
Imprime la solicitud de bienes y/o materiales generada por medio
del sistema y solicita firmas y sellos correspondientes para su
autorización.
147
4 Entrega solicitud autorizada al Encargado de Bodega.
Trabajador Municipal
Interesado 5
Presenta al Encargado de Inventarios la nota de cargo
correspondiente firmada y sellada para que le sea registrado en la
Tarjeta de Responsabilidad, si la solicitud es por Bienes o
Fungibles.
6
Verifica que la solicitud esté correcta y con las firmas completas,
entrega producto, descarga el bien, material o suministro del
sistema de operaciones. Encargado de Bodega /
Auxiliar de Bodega
7 Imprime, firma y sella formulario de "Salida de Bienes y/o
Materiales".
8 Verifica el producto y firma el formulario de Salida. Trabajador Municipal
Interesado
9 Descarga producto de la tarjeta Kardex. Encargado de Bodega /
Auxiliar de Bodega
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Formulario
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
FLUJOGRAMA
Procedimiento Egreso de Bienes y Suministros de Bodega
148
NOMBRE DEL PROCESO
7.2.3.3 Inventario de Bodega
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Servicios
Generales Sección de Bodega
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DSG-P045 X 3 páginas
Descripción General: El proceso Inventario de Bodega tiene por objeto dar a conocer los pasos a seguir para realizar anualmente la
Auditoría de Inventario de Bodega en conjunto con la revisión de Kardex.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal de la Bodega
• Personal de la Unidad de Auditoría Interna
Base Jurídica:
• No Aplica
Requisitos:
• No Aplica
Definiciones:
• Kardex: Documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadería cuando se utiliza
el método de permanencia en inventarios.
• Inventario: Lista ordenada de bienes y productos que pertenecen a una persona, empresa o Institución.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Coordina con la Unidad de Auditoría Interna la calendarización
para la ejecución de la Auditoría del Inventario General de Bodega
en la cual se realiza conteo y verificación de producto almacenado
así como de las tarjetas Kardex. Encargado de Bodega
2 Elabora y entrega la Circular Informativa sobre el cierre de bodega
a todas las Dependencias Municipales.
3 Genera e imprime el Inventario de la Bodega.
4
Realiza el conteo de los productos existentes en bodega
confrontándolo con el Kardex:
• Inicia conteo: si el resultado del conteo del producto no es
congruente y no coincide con las tarjetas Kardex, inicia
proceso de Investigación
Encargado de Bodega /
Auxiliar de Bodega /
Delegados por Auditoría
Interna
149
• Si el conteo del producto es congruente y coincide con
las tarjetas Kardex, finaliza conteo.
Encargado de Bodega /
Auxiliar de Bodega /
Delegados por Auditoría
Interna
5 Elabora Informe de Auditoria de Inventario General de Bodega
con las observaciones encontradas del conteo y revisión. Encargado de Bodega
6 Entrega Informe de Auditoria de Inventario General de Bodega a
Alcalde Municipal y Director Administrativo. Encargado de Bodega /
Auxiliar de Bodega 7 Recibe Informe de Auditoria de Inventario General de Bodega.
8
Solicita reposición de producto no encontrado al Encargado de
Bodega o archiva informe, según observaciones y resultado de la
Auditoría de Inventario General de Bodega.
Director Administrativo 9 Recibe e ingresa a Bodega el producto en reposición.
10 Elabora y entrega a la Unidad de Auditoría Interna Informe del
producto ingresado a Bodega por reposición.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Informe del Producto
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
150
FLUJOGRAMA
Proceso Inventario de Bodega
151
7.2.4 Sección de Mantenimiento
NOMBRE DEL PROCESO
7.2.4.1 Mantenimiento del Aire Acondicionado, Elevador y Puertas
Eléctricas
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Servicios
Generales Sección de
Mantenimiento
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DSG-P046 X 3 páginas
Descripción General: El proceso Mantenimiento del Aire Acondicionado, Elevador y Puertas Eléctricas tiene por objeto dar a conocer
los pasos a seguir para dar cumplimiento mensual al mantenimiento del aire acondicionado, elevador y puertas
eléctricas.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal de la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal –DAFIM-
• Personal de la Dirección de Policía Municipal
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
Requisitos:
• Cotización de Servicio de Mantenimiento para el Aire Acondicionado, Elevador y Puertas Eléctricas, entre
otros
• Factura
Definiciones:
• DAFIM: Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Recibe correo con la programación anual de las fechas en las
cuales se debe realizar el servicio de mantenimiento del aire
acondicionado, elevador y puertas eléctricas del Edificio
Municipal.
Encargado de Mantenimiento /
Jefe del Departamento de
Servicios Generales
2
Recibe correo con la programación del servicio de mantenimiento
del aire acondicionado, elevador y puertas eléctricas del Edificio
Municipal, una semana antes de la fecha establecida.
152
3
Imprime correo con la programación del servicio de
mantenimiento del aire acondicionado, elevador y puertas
eléctricas del Edificio Municipal una semana antes de la fecha
establecida. Encargado de Mantenimiento /
Jefe del Departamento de
Servicios Generales
4
Envía a la Dirección de Policía Municipal el correo con la
información de la programación del servicio de mantenimiento
del aire acondicionado, elevador y puertas eléctricas del Edificio
Municipal, una semana antes de la fecha establecida para que se
autorice el ingreso.
5
Recibe correo con la información de la programación del servicio
de mantenimiento del aire acondicionado, elevador y puertas
eléctricas del Edificio Municipal para autorizar el ingreso.
Asistente de la Dirección de
Policía Municipal
6
Realiza el servicio de mantenimiento del aire acondicionado,
elevador y puertas eléctricas del Edificio Municipal, en la fecha
programada.
Encargado de Mantenimiento /
Jefe del Departamento de
Servicios Generales
7
Supervisa el trabajo de mantenimiento del aire acondicionado,
elevador y puertas eléctricas del Edificio Municipal; de estar
satisfecho con el mismo, firma formato de Servicio de
conformidad.
8
Elabora vale de requerimiento de Fondo Rotativo para cancelar el
monto del mantenimiento del aire acondicionado, elevador y
puertas eléctricas del Edificio Municipal.
9
Recibe la factura de pago del mantenimiento del aire
acondicionado, elevador y puertas eléctricas del Edificio
Municipal.
10
Elabora carta de aceptación de conformidad del mantenimiento
del aire acondicionado, elevador y puertas eléctricas del Edificio
Municipal.
11
Solicita a personal de DAFIM la emisión del cheque para cancelar
el servicio de mantenimiento del aire acondicionado, elevador y
puertas eléctricas del Edificio Municipal.
12
Recibe cheque para cancelar el servicio mantenimiento del aire
acondicionado, elevador y puertas eléctricas del Edificio
Municipal.
13
Cancela a la empresa contratante el servicio de mantenimiento del
aire acondicionado, elevador y puertas eléctricas del Edificio
Municipal.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Cheque
2 Factura
153
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
FLUJOGRAMA
Proceso Mantenimiento del Aire Acondicionado, Elevador y Puertas Eléctricas
154
7.2.5 Sección de Mensajería
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.2.5.1 Entrega y Recepción de Correspondencia Interna
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Servicios
Generales Sección de Mensajería
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DSG-P047 X 3 páginas
Descripción General: El proceso Entrega y Recepción de Correspondencia Interna tiene por objeto establecer los pasos a seguir para la
Entrega y Recepción de Correspondencia Interna en las diferentes Dependencias Municipales a través de la Sección
de Mantenimiento.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal de la Diferentes Dependencias Municipales
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• No aplica
Requisitos:
• Tener documentación lista para ser entregada e identificada
• Observación: la papelería de carácter urgente no está sometida a un horario establecido, la papelería
corriente se recibe y entrega en horario de 10:00 a 11:00 horas y de 15:00 a 16:00 horas
Definiciones:
• Correspondencia: Es la comunicación entre personas mediante el intercambio de cartas u otros
documentos.
• Correspondencia Interna: Es la comunicación que se utiliza dentro de la institución entre los trabajadores
de una determinada dependencia.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Recibe documentación original y copia para entregar en las
diferentes Dependencias Municipales junto con el Cuadro de
Control de Entrega de Correspondencia para ser firmado de
recibido.
Conserje
2 Entrega y solicita a Mensajero firma en Cuadro de Control de
Entrega de Correspondencia.
Asistente de cada
Dependencia
155
3 Recibe documentos (original y copia), firma en Cuadro de Control
de Entrega de Correspondencia.
Conserje 4 Acude al lugar de destino.
5 Entrega al destinatario la correspondencia y solicita firma y sello
de recibido en la copia del documento.
6 Recibe la correspondencia, firma y sella copia de recibido.
Asistente de cada
Dependencia 7
Recibe y revisa la correspondencia con las copias de los
documentos entregados, firmados y sellados.
8 Archiva Cuadro de Control de Correspondencia Interna.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Documentos con copia
2 Cuadro de control
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
156
FLUJOGRAMA
Proceso Entrega y Recepción de Correspondencia Interna
157
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.2.5.1 Entrega y Recepción de Correspondencia Externa
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Servicios
Generales Sección de Mensajería
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DSG-P048 X 3 páginas
Descripción General: El proceso Entrega y Recepción de Correspondencia Externa tiene por objeto establecer los pasos a seguir para la
Entrega de Correspondencia Externa, en diferentes Instituciones, Empresas, Entidades, Residencias, Domicilios que
no son parte de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• No aplica
Requisitos:
• Tener documentación lista para ser entregada e identificada
• Observación: la papelería de carácter urgente no está sometida a un horario establecido, la papelería
corriente se recibe y entrega en horario de 10:00 a 11:00 horas y de 15:00 a 16:00 horas
Definiciones:
• Correspondencia: Es la comunicación entre personas mediante el intercambio de cartas u otros
documentos.
• Correspondencia Externa: todo tipo de correspondencia que permite relacionarse con otras empresas,
enviando o recibiendo documentos.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Recibe de las diferentes Dependencias Municipales diversos
documentos para ser entregados en diferentes puntos, zonas y
ubicaciones del Municipio de Santa Catarina Pinula y de la Ciudad
de Guatemala. Encargado de Mensajería
2
Planifica la ruta y agenda para la entrega de Correspondencia
Externa, clasificando por prioridad de solicitud, tipo de
documento, zona entre otros.
3 Registra los datos de la Correspondencia en el Cuadro de Control
de Entrega de Correspondencia.
158
4 Designa al Mensajero responsable e informa cual será la ruta para
entrega la Correspondencia Externa. Encargado de Mensajería
5
Entrega y solicita a Mensajero firma en Cuadro de Control de
Entrega de Correspondencia.
6
Recibe documentos (original y copia si procede), firma en Cuadro
de Control de Entrega de Correspondencia verificando la
distribución de ruta asignada para la entrega correspondiente.
Mensajero 7 Acude al lugar de destino.
8
Entrega al destinatario la correspondencia, solicita firma y sello de
recibido en la copia del documento, si corresponde; de lo
contrario, solo entrega el original.
9
Recibe la correspondencia; si corresponde, firma y sella copia de
recibido. Firma Cuadro de Control de Entrega de Correspondencia
del mensajero.
Destinatario
10
Entrega Cuadro de Control de Entrega de Correspondencia según
ruta asignada, adjuntando la copia de los documentos entregados
con la respectiva firma y sello o entregando solo el cuadro de
control firmado por los destinatarios.
Mensajero
11
Recibe y revisa Cuadro de Control de Entrega de
Correspondencia, con las copias de los documentos entregados,
firmados y sellados, si fuera el caso. Asistente de la Dirección
Administrativa
12 Archiva Cuadro de Control de Entrega de Correspondencia.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Documentos con copia
2 Cuadro de control
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
159
FLUJOGRAMA
Proceso Entrega y Recepción de Correspondencia Externa
160
7.2.6 Sección de Transportes
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.2.6.1 Asignación de Combustible
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Servicios
Generales Sección de Transportes
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DSG-P049 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Asignación de Combustible tiene por objeto proporcionar a los Directores de las diferentes
Dependencias, los pasos a seguir para solicitar la asignación de combustible para abastecer los vehículos y
maquinaria propiedad de la Municipalidad para el desarrollo de sus actividades.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Asistentes de las Diferentes Dependencias
• Pilotos de Vehículos
• Operadores de Maquinaria
• Directores de las diferentes Dependencias
Base Jurídica:
• Contratos de Trabajo
• Contratos Suscritos entre Proveedor y Municipalidad
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
Requisitos:
• Requerimiento de Asignación de Combustible Semanal
Definiciones:
• Combustible: Cualquier substancia que en ciertas condiciones de temperatura y presión pueda arder,
combinándose con el oxígeno y engendrando calor
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Recibe requerimiento de asignación de combustible (martes de
cada semana).
Auxiliar de Vehículos 2 Asigna cuota de combustible en la Requisición General de
Combustible.
3 Traslada al Director Administrativo la revisión de la Requisición
General de Combustible.
161
4 Revisa y autoriza la Asignación de la Requisición General de
Combustible. Director Administrativo
5 Reenvía por correo electrónico la Requisición General de
Combustible.
6 Recibe vía correo electrónico la Requisición General de
Combustible.
Auxiliar de Vehículos
7
Envía a Gasolinera correo electrónico con la Asignación de
Combustible autorizada para cada vehículo y maquinaria (viernes
de cada semana).
8
Envía a las Asistentes de las diferentes Dependencias, la cantidad
autorizada de combustible semanal para que trasladen la
información a los interesados e involucrados (viernes de cada
semana).
9 Elabora Requisición de Combustible. Asistentes de las diferentes
Dependencias 10 Solicita firma del Jefe Inmediato Superior.
11 Firma Requisición de Combustible. Director de la Dependencia
Interesada
12 Traslada semanalmente, Requisición de Combustible a Auxiliar de
Vehículos.
Asistentes de las diferentes
Dependencias
13 Asigna combustible una vez firmada la Requisición. Auxiliar de Vehículos
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Requerimiento de Asignación de Combustible
2 Requisición de Combustible
3 Solicitud de Combustible
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
162
FLUJOGRAMA
Procedimiento Asignación de Combustible
163
NOMBRE DEL PROCESO
7.2.6.2 Abastecimiento de Combustible INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Servicios
Generales Sección de Transportes
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DSG-P050 X 2 páginas
Descripción General: El proceso Abastecimiento de Combustible tiene por objeto detallar las actividades a realizar para que las
diferentes Dependencias Municipales puedan abastecer de combustible a los vehículos y maquinaria propiedad
de la Municipalidad.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Asistentes de las Diferentes Dependencias
• Pilotos de Vehículos
• Operadores de Maquinaria
• Directores de las diferentes Dependencias
Base Jurídica:
• Contratos Suscritos entre Proveedor y Municipalidad
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
Requisitos:
• Asignación aprobada para la asignación de Combustible Semanal
• Tarjeta de Despacho
Definiciones:
• Abastecimiento: Acto o proceso por el cual se suministra combustible a los vehículos y/o maquinaria.
• Tarjeta de Despacho: Tarjeta de identificación para cada vehículo o maquinaria.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Recibe correo electrónico con la autorización de la asignación de
combustible (viernes de cada semana). Asistentes de las Diferentes
Dependencias 2
Informa a los pilotos u operadores de los vehículos y maquinaria
municipal de la Dependencia, el monto autorizado para abastecer
de combustible el vehículo y maquinaria a su cargo.
3
Acude a la gasolinera proveedora para abastecer de combustible
el vehículo y maquinaria entregando la Tarjeta de Despacho para
que verifiquen en la Tarjeta de Despacho, la cantidad autorizada.
Pilotos de las Diferentes
Dependencias
164
4 Abastece de combustible el vehículo y maquinaria autorizada
(domingo a sábado de cada semana). Pilotos de las Diferentes
Dependencias 5
Firma ticket impreso por la gasolinera de constancia de
abastecimiento de combustible en el cual se indica la fecha, hora,
cantidad de galones y placa del vehículo.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Tarjeta de Despacho
2 Ticket Impreso
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
FLUJOGRAMA
Proceso Abastecimiento de Combustible
165
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.2.6.3 Conformación de Expediente de Liquidación de Consumo de
Combustible INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Servicios
Generales Sección de Transportes
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DSG-P051 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Conformación de Expediente de Liquidación de Consumo de Combustible tiene por objeto
detallar las directrices a seguir para conformar el expediente de Consumo General de Combustible para su
respectiva liquidación al proveedor.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Auxiliar de Vehículos
• Personal de la Dirección de Compras
Base Jurídica:
• Contratos Suscritos entre Proveedor y Municipalidad
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
Requisitos:
• Requisición de Asignación de Combustible
• Informe de Consumo de Combustible Proveído por la Gasolinera Autorizada
• Tickets de Consumo
Definiciones:
• Liquidación: Cálculo de la remuneración correspondiente a un trabajo y/o servicio.
• Ticket de Consumo: Documento que comprueba haber realizado el suministro de combustible al vehículo
o maquinaria.
• Proveedor: Persona individual o jurídica que provee o abastece a otra persona o Institución de un producto
o servicio.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Recibe archivo digital de la Gasolinera Proveedora con la siguiente
información:
• Fecha de Emisión
• Número de Tarjeta
Auxiliar de Vehículos
166
• Número de Placa o Código de Inventario de la Maquinaria
• Cantidad consumida en Galones
• Cantidad consumida en Quetzales
• Tipo de Combustible
• Número de Ticket.
Auxiliar de Vehículos
2 Confronta información recibida con la asignación de combustible
semanal.
3
Revisa que el combustible haya sigo asignado con base a la
autorización a cada vehículo y maquinaria y que no haya sobre
pasado la cuota.
4
Verifica que información digital enviada por proveedor y física de
los Tickets que concuerden:
• Fecha de Emisión
• Número de Tarjeta
• Número de Placa o Código de Inventario de la Maquinaria
• Cantidad consumida en Galones
• Cantidad consumida en Quetzales
• Tipo de Combustible
• Número de Ticket
5 Verifica todos estén debidamente firmados por el trabajador que
abasteció de combustible el vehículo.
6 Elabora y emite Informe para la Dirección Administrativa si todo
cumple con lo establecido.
7
Retorna a la Gasolinera Proveedora con Oficio firmado por el
Director Administrativo, el Ticket o Informe Digital y Físico con
inconveniente para que se corrija la información y se proceda
como corresponda a partir del paso 3.
8
Elabora Resumen Semanal de Galones abastecidos y consumidos
por los vehículos y maquinaria de cada Dependencia y de los
Galones que están a favor de la Municipalidad, para ser trasladado
a firma del Director Administrativo.
9
Recibe y firma Resumen Semanal de Galones abastecidos y
consumidos por los vehículos y maquinaria de cada Dependencia
y de los Galones que están a favor de la Municipalidad.
Director Administrativo
10
Rotula folder con expediente con el Nombre del Contrato y
semana a liquidar y adjunta:
• Requisición de Combustible
• Informe de Consumo Semanal remitido por la Gasolinera
• Informe de Dirección Administrativa y Resumen Semanal de
Galones abastecidos y consumidos por los vehículos y
maquinaria de cada Dependencia y de los Galones que
están a favor de la Municipalidad
• Ticket de abastecimiento de combustible pegado en hojas
• Oficio dirigido a la Dirección de Compras.
Auxiliar de Vehículos
11 Digitaliza el expediente completo para archivo digital.
167
12
Entrega original y copia del expediente al Director de Compras
para el respectivo pago, dejando de soporte copia del Oficio de
entrega con firma de recibido. Auxiliar de Vehículos
13 Imprime y archiva el Informe Administrativo en las hojas móviles
autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Expediente completo
2 Resumen Semanal de Galones abastecidos y consumidos
3 Informe Administrativo
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
FLUJOGRAMA
Procedimiento Conformación de Expediente de Liquidación de Consumo de Combustible
168
NOMBRE DEL PROCESO
7.2.6.4 Peritaje a Vehículos Municipales INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Servicios
Generales Sección de Transportes
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DSG-P052 X 3 páginas
Descripción General: El proceso Peritaje a Vehículos Municipales tiene por objeto dar a conocer los pasos para verificar las condiciones
físicas y de funcionamiento de cada vehículo municipal en forma mensual o cuando sea requerido.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal del Departamento de Servicios Generales
• Pilotos de Vehículos
Base Jurídica:
• No aplica
Requisitos:
• Auténtica de la Tarjeta de Circulación de los Vehículos Municipales (vigente)
• Licencia de Conducir de Pilotos Asignados (vigente)
Definiciones:
• Peritaje: Proceso a través del cual se lleva a cabo una revisión técnico-mecánica del vehículo para conocer
su estado general.
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Realiza convocatoria mensual informando la fecha en la cual se
realizará la inspección de vehículos de las diferentes
Dependencias.
Auxiliar de Vehículos
2 Acude al Predio de Talleres Municipales en la fecha asignada para
la revisión del vehículo (peritaje).
Pilotos de las Diferentes
Dependencias
3
Realiza la inspección, revisión y peritaje de cada vehículo llenando
el formulario de Peritaje por vehículo, verificando que el piloto
porte la Auténtica de la Tarjeta de Circulación y Licencia de
Conducir vigente. Jefe de Transportes
4
Completa Solvencia de Vehículo en donde anota las
observaciones surgidas del peritaje, en específico daños que no
hayan sido reportados en caso de suceder en cumplimiento de su
trabajo para cobertura de la reparación y en caso de no haberlo
169
reportado y ser por negligencia personal repararlo por cuenta
propia Jefe de Transportes
5 Entrega Solvencia de Transportes.
6 Recibe Solvencia de Transportes. Piloto de las Diferentes
Dependencias 7
Entrega Solvencia de Transportes al Auxiliar de Vehículos para su
respectivo registro.
8
Recibe la Solvencia de Transportes de cada piloto como control y
cumplimiento de haber realizado el peritaje del vehículo asignado
(de no existir inconvenientes con el peritaje del vehículo, el pilotó
estará Solvente).
Auxiliar de Vehículos
9
Realiza las reparaciones indicadas sea por cobertura de la
Institución o por Cuenta Propia Si cumplió con llevar el vehículo a
peritaje y tiene observaciones de reparación al vehículo en la
Solvencia de Transporte. Tendrá un mes calendario para realizar
la obra.
Piloto de las Diferentes
Dependencias
10
Inicia proceso administrativo en el Departamento de Recursos
Humanos en caso del incumplimiento por parte del piloto en
llevar el vehículo a peritaje en la fecha establecida. Auxiliar de Vehículos
11 Elabora y presenta Informe de Peritaje de Vehículos a Alcalde
Municipal.
12 Revisa Informe de Peritaje de Vehículos para dar las indicaciones
que considere necesarias. Alcalde Municipal
13 Archiva Solvencias de Transportes posterior a su debido
seguimiento. Auxiliar de Vehículos
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Informe de Peritaje
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
170
FLUJOGRAMA
Proceso Peritaje a Vehículos Municipales
171
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
7.2.6.5 Gestiones de vehículos ante la Superintendencia Administrativa
Tributaria
–SAT-
INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Servicios
Generales Sección de Transportes
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DSG-P053 X 3 páginas
Descripción General: El procedimiento Gestiones de vehículos ante la Superintendencia Administrativa Tributaria –SAT- tiene por objeto
proporcionar las directrices a seguir para la realización de las diferentes gestiones ante la Superintendencia
Administrativa Tributaria –SAT-, relacionadas a Reposición de Tarjetas de Circulación, Pago del Impuesto de
Circulación, Reposición de Título de Propiedad, Registro por Cambio de Color de Vehículo, Registro por Cambio
de Motor al Vehículo, Inhabilitar o dar de Baja Vehículos, Cambios de Placas, Reposición de Placas, entre otros.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Alcalde Municipal
• Personal de la Secretaría Municipal
• Personal de la Dirección Administrativa
Base Jurídica:
• Decreto 27-92 Ley del Impuesto al Valor Agregado
• Acuerdo 213-2013 Reglamento del Libro I de la Ley de Actualización Tributaria, Decreto Número 10-
2012 del Congreso de la República de Guatemala
Requisitos:
• Personería Jurídica o Legal del Alcalde Municipal
• Mandato Legal del Representante Legal (Terceros)
• Formularios que correspondan de la SAT
Definiciones:
• Calcomanía: Etiqueta adhesiva de tamaño variable usada con fines de control para la regulación del tránsito
para fines particulares.
• Expertaje: Revisión Física de Vehículos.
• Impuesto de Circulación: Impuesto asociado a la tenencia o uso de vehículos.
• SAT: Superintendencia Administrativa Tributaria.
• Tarjeta de Circulación: Documento expedido por la autoridad correspondiente en el que se consignan los
datos del vehículo y se autoriza a éste para circular por la vía pública.
172
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Verifica documentación del vehículo, solicitadas o establecidas
por la SAT, para realizar la gestión que corresponda.
Auxiliar de Vehículos
2 Presenta los formularios establecidos por la SAT para cancelación
en el Banco del Sistema.
3 Requiere la Personería o Mandato General a la Secretaría
Municipal para realizar la gestión que corresponda ante la SAT.
4
Entrega documentos completos (Formularios, Recibos de Pago,
Documentos del Vehículo, entre otros), para presentarlos ante la
SAT.
5
Recibe y presenta ante la SAT documentos completos
(Formularios, Recibos de Pago, Documentos del Vehículo, entre
otros).
Representante Legal o
Mandatario 6
Realiza las gestiones administrativas en la SAT que correspondan
según sea el caso: Pago de Impuesto de Circulación, Expertaje,
Cambio de Registro de Motor del Vehículo, Reposición de Placa o
Tarjeta de Circulación, Reposición de Título del Vehículo, entre
otros.
7 Entrega al Auxiliar de Vehículos la documentación generada de la
gestión realizada ante la SAT.
8
Recibe la documentación generada de la gestión realizada ante la
SAT para proceder según corresponda con la reproducción de la
documentación, entrega a otras personas y archivar.
Auxiliar de Vehículos
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Documentación
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
173
FLUJOGRAMA
Procedimiento Gestiones de vehículos ante la Superintendencia Administrativa Tributaria –
SAT-
174
NOMBRE DEL PROCESO
7.2.6.6 Reparación y Mantenimiento de Vehículos Municipales en Talleres
Municipales INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Servicios Generales Transportes
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DSG-P054 X 4 páginas
Descripción General: El proceso Reparación y Mantenimiento de Vehículos Municipales en Talleres Municipales tiene por objeto dar a
conocer los pasos a seguir para la reparación y mantenimiento de vehículos municipales en el taller municipal,
siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de las Dirección Administrativa
• Personal de las Dependencias Municipales
• Pilotos de las Dependencias Municipales
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
Requisitos:
• Oficio de Requerimiento para Reparación y Mantenimiento de Vehículos
• Verificación del Presupuesto por Compras a requerir
Definiciones:
• Kilometraje: Número de kilómetros que hay o se recorren entre dos puntos
• Lubricantes: Sustancias que facilitan el deslizamiento y disminuyen, por tanto, el rozamiento entre 3 partes
en movimiento relativo. En la más amplia acepción, un lubricante puede ser un sólido, un líquido o un gas
• Mantenimiento de Vehículos: Acciones preventivas para asegurar el funcionamiento del vehículo y
extender su vida útil.
• Reparación de Vehículos: Acciones para restablecer un daño reportado en el vehículo
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Elabora y entrega el Oficio de Requerimiento para Reparación y
Mantenimiento de Vehículos, indicando:
• Número de Placa
• Kilometraje
Asistentes de cada
Dependencia Municipal
175
1
• Descripción de lo que se requiere: reparación,
servicio menor o mayor, mantenimiento u otros
desperfectos mecánicos.
Asistentes de cada
Dependencia Municipal
2
Recibe el Oficio de Requerimiento para Reparación y
Mantenimiento de Vehículos, verificando que el kilometraje
anotado y el del vehículo concuerden. Auxiliar de Vehículos
3 Entrega al Jefe de Transportes el Oficio de Requerimiento de
Reparación y Mantenimiento de Vehículos.
4 Ingresa vehículo al Taller Municipal para revisión y diagnóstico. Piloto de Dependencia
Interesada
5 Recibe el Oficio de Requerimiento de Reparación y
Mantenimiento de Vehículos.
Jefe de Transportes
6
Revisa vehículo para su diagnóstico; determina materiales, piezas,
repuestos, lubricantes u otros a requerir para realizar el
mantenimiento o reparación del vehículo.
7
Entrega requerimiento para la adquisición de los repuestos,
lubricantes, suministros o insumos que no tenga en existencia en
el taller.
8
Elabora y entrega las Solicitudes de Compra a través de Caja Chica
o de Orden de Compra, para la adquisición de los repuestos,
lubricantes, suministros o insumos que no tenga en existencia en
el taller.
9 Recibe la Solicitud de Compra a través de Caja Chica u Orden de
Compra.
Asistente de la Dirección
Administrativa
10 Recibe la Orden de Compra. Jefe del Departamento de
Compras
11
Gestiona la compra para la adquisición de los repuestos,
lubricantes, suministros o insumos que no tenga en existencia en
el taller.
Asistente de la Dirección
Administrativa
12 Recibe cheque de caja chica para realizar la compra. Jefe de Transportes
13
Recibe los repuestos lubricantes, suministros o insumos
adquiridos a través de Orden de Compra, para ingresarlos al
almacén. Auxiliar de Bodega
14 Entrega los repuestos, lubricantes, suministros o insumos
adquiridos a través de Orden de Compra, egresados de almacén.
15 Recibe los repuestos lubricantes, suministros o insumos
adquiridos para la reparación y mantenimiento de vehículos. Jefe de Transportes
16 Realiza la reparación o mantenimiento del vehículo.
17
Retira el vehículo del Taller Municipal, firmando una Orden de
Reparación o Mantenimiento aceptando de aceptado el trabajo
que se realizó.
Piloto de Dependencia
Interesada
18 Archiva Orden de Reparación o Mantenimiento debidamente
firmada. Jefe de Transportes
176
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Orden de Reparación
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
177
FLUJOGRAMA
Proceso Reparación y Mantenimiento de Vehículos Municipales en Talleres Municipales
178
NOMBRE DEL PROCESO
7.2.6.7 Reparación y Mantenimiento de Vehículos Municipales en Talleres
Particulares INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Servicios
Generales Sección de Transportes
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DSG-P055 X 3 páginas
Descripción General: El proceso Reparación y Mantenimiento de Vehículos Municipales en Talleres Particulares tiene por objeto dar a
conocer los pasos a seguir para la reparación y mantenimiento de vehículos municipales en talleres particulares
autorizados.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de las Dirección Administrativa
• Personal de las Dependencias Municipales
• Pilotos de las Dependencias Municipales
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
Requisitos:
• Oficio de Requerimiento para Reparación y Mantenimiento de Vehículos
• Verificación del Presupuesto por Compras a requerir
Definiciones:
• Kilometraje: Número de kilómetros que hay o se recorren entre dos puntos
• Lubricantes: Sustancias que facilitan el deslizamiento y disminuyen, por tanto, el rozamiento entre 3 partes
en movimiento relativo. En la más amplia acepción, un lubricante puede ser un sólido, un líquido o un gas
• Mantenimiento de Vehículos: Acciones preventivas para asegurar el funcionamiento del vehículo y
extender su vida útil
• Reparación de Vehículos: Acciones para restablecer un daño reportado en el vehículo
• Proforma: Documento por medio del cual se da a conocer la descripción y costo de un producto o servicio
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1
Elabora y entrega el Oficio de Requerimiento para Reparación o
Mantenimiento de Vehículo anotando:
• Número de Placa
• Kilometraje
Asistentes de cada
Dependencia
179
1
• Descripción de lo que se requiere: reparación,
servicio menor o mayor, mantenimiento u otros
desperfectos mecánicos.
Asistentes de cada
Dependencia
2
Recibe el Oficio de Requerimiento para Reparación y
Mantenimiento de Vehículos, verificando que en caso de ser
mantenimiento menor de vehículo esté acorde al kilometraje
establecido. Auxiliar de Vehículos
3 Agenda cita en la Agencia de Vehículos autorizadas para la
recepción del vehículo.
4 Ingresa vehículo a la Agencia de Vehículos para revisión y
diagnóstico.
Piloto de la Dependencia
Interesada
5 Recibe Proforma para la Reparación y Mantenimiento de
Vehículo, trasladarla a firma del Alcalde Municipal. Auxiliar de Vehículos
6 Aprueba la Proforma con su firma y sello, para Reparación o
Mantenimiento de Vehículo. Alcalde Municipal
7 Firma y sella Proforma para Reparación o Mantenimiento de
Vehículo.
8 Confirma en la Agencia de Vehículos para que realicen la
Reparación o Mantenimiento del Vehículo. Auxiliar de Vehículos
9 Entrega el Requerimiento de Compra. Asistente de la Dirección
Administrativa
10 Recibe el Requerimiento de Compra. Jefe del Departamento de
Compras
11 Elabora Carta de Conformidad de Servicio. Auxiliar de Vehículos
12 Firma Carta de Conformidad de Servicio. Piloto de la Dependencia
Interesada
13 Entrega Carta de Conformidad de Servicio al Jefe de Compras para
la gestión que corresponda. Auxiliar de Vehículos
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Orden de Reparación
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
180
FLUJOGRAMA
Proceso Reparación y Mantenimiento de Vehículos Municipales en Talleres Particulares
181
NOMBRE DEL PROCESO
7.2.6.8 Trabajos de Enderezado y Pintura para Vehículos Municipales INFORMACIÓN GENERAL
Unidad Dirección Departamento Sección
Dirección Administrativa Departamento de Servicios
Generales Sección de Transportes
Código Proceso Procedimiento No. De Páginas
DSG-P056 X 3 páginas
Descripción General: El proceso Trabajos de Enderezado y Pintura para Vehículos Municipales tiene por objeto detallar los pasos a
seguir para realizar trabajos de Enderezado y Pintura para los Vehículos Municipales.
CRITERIOS GENERALES
Usuarios:
• Personal de la Dirección Administrativa
• Personal de las Dependencias Municipales
• Trabajadores Municipales
Base Jurídica:
• No Aplica
Requisitos:
• Oficio de Solicitud de Requerimiento
Definiciones:
• Enderezado: Reparar la carrocería de los vehículos
• Sistema Índigo: Base de datos propia de la Municipalidad de Santa Catarina Pínula
DESCRIPCIÓN SECUENCIAL
No. Actividad Puesto Responsable
1 Entrega Oficio de Solicitud en el cual especifica el trabajo a
realizar. Trabajador Municipal Interesado
2 Ingresa Oficio de Solicitud de Requerimiento a la Dirección
Administrativa. Asistente de la Dirección
Administrativa 3
Remite el Oficio de Solicitud de Requerimiento al Encargado de
Transporte.
4 Autoriza y confirma el trabajo a realizar en el vehículo. Director Administrativo
5 Ingresa vehículo a Taller Municipal. Trabajador Municipal
Interesado
6 Asigna la prioridad del trabajo de acuerdo a la solicitud.
Jefe de Talleres
7 Verifica existencia de materiales o requiere la compra de los
mismos.
182
8 Presenta el listado de los mismos para verificación de presupuesto
y posterior adquisición, de no contar con los materiales.
Jefe de Talleres 9 Realiza el trabajo y respalda con fotografías.
10 Entrega el vehículo al cual realizó trabajos autorizados.
11 Recibe y retira el Vehículo del Taller Municipal. Trabajador Municipal Interesado
12
Elabora, digitaliza y entrega Providencia a Secretario Municipal en
la cual se informa y constata que se realizó el trabajo al vehículo
de conformidad a solicitud de requerimiento. Asistente de la Dirección
Administrativa
13 Carga en el Sistema Índigo la parte del Expediente que les
corresponde.
14 Recibe y verifica que lo informado en la Providencia, cumpla con
lo requerido y esté cargado en el Sistema Índigo. Secretario Municipal
DOCUMENTOS DE SOPORTE
1 Oficio de Solicitud
2 Expediente
CUADRO DE CONTROL
Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Asesor
Administrativo Director Administrativo Concejo Municipal Septiembre, 2018
183
FLUJOGRAMA
Proceso Trabajos de Enderezado y Pintura para Vehículos Municipales
184
VIII. HOJA DE EDICIÓN
MANUAL DE NORMAS,
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE LA
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
Municipalidad de
Santa Catarina Pinula
Diciembre, 2018
Actualícese Anualmente
185
IX. FECHA DE VIGENCIA
El presente Manual inicia su vigencia en el momento de ser aprobado por el
Concejo Municipal.