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ÍNDICE
1. COBROS Y PAGOS ............................................................................................................ 3
1.1 COBRO DE DOCUMENTOS DE VENTA .................................................................. 3
1.1.1 COBRO DESDE DOCUMENTO DE VENTA ..................................................... 3
1.1.2 COBRO DESDE LA VENTANA DE COBROS ................................................... 5
1.2 PAGOS DE DOCUMENTOS DE COMPRA .............................................................. 8
1.2.1 PAGO DESDE DOCUMENTO DE COMPRA ................................................... 8
1.2.2 PAGO DESDE LA VENTANA DE PAGOS ...................................................... 10
1.3 PAGOS Y COBROS BI-MONEDA .......................................................................... 13
1.4 APLICACIÓN DE NOTAS DE CRÉDITO................................................................. 15
1.5 ELIMINAR O EDITAR PAGO/COBRO ................................................................... 16
2. REGISTRO DE RETENCIONES DE VENTA ...................................................................... 18
3. PAGO DE DETRACCIONES ............................................................................................ 21
3.1 PAGO DIRECTO DE DETRACCIONES ................................................................... 21
3.2 AUTODETRACCIONES ............................................................................................. 21
4. COMISIONES BANCARIAS Y TRANSACCIONES SIN DOCUMENTO
SUSTENTATORIO ....................................................................................................................... 22
5. CONCILIACIÓN BANCARIA ......................................................................................... 25
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1. COBROS Y PAGOS
Los cobros y pagos son las operaciones más comunes del módulo de finanzas. Cada
cobro y pago disminuye los saldos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, de
clientes y proveedores.
1.1 COBRO DE DOCUMENTOS DE VENTA
Para realizar cobros de documentos de venta existen 2 métodos.
1.1.1 COBRO DESDE DOCUMENTO DE VENTA
Puede realizar el cobro directamente desde la ventana Documento de Venta.
Encuentre el documento de venta que quiere cancelar, seleccione y haga clic en el
botón .
Le abrirá una ventana para realizar el cobro:
Aparecerá marcado por defecto el documento de venta seleccionado. Complete
la siguiente información:
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Nro. de operación de la
transacción
Método de Pago
Fecha del cobro
Cuenta financiera donde ingresa
el dinero
Importe total del cobro
En la parte inferior de la ventana se puede apreciar las siguientes secciones:
Sección de Documentos
En la sección de documentos puede seleccionar uno o más documentos de venta a
cancelar. También modificar el importe cobrado en la columna “Importe”.
Puede utilizar la columna “Cancelar diferencia” para cancelar totalmente el
documento en caso queden pendiente un importe pequeño. Por ejemplo, si el
Importe total de la factura es de 900.10, y el importe cobrado es de 900. Si no se
desea dejar pendiente 0.10, marque cancelar diferencia para descartar la deuda.
El campo Tipo de Transacción indica el tipo de documento que puede visualizar.
“Facturas” muestra todo tipo de documentos de venta, préstamos y letras. “Pedidos”
muestra Pedidos de Venta sin documento de venta asociado y que pueden
cancelarse como anticipos antes de generar la factura.
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Sección de Conceptos Contables
Puede agregar conceptos adicionales como intereses, comisiones, retenciones entre
otros, si el importe total del cobro no es igual que el importe cobrado de documentos.
Por ejemplo, se cancela una letra de 500 soles, pero el banco solo deposita a la
cuenta 485, siendo 15 soles la comisión de la letra.
Sección de Totales
Antes de confirmar el proceso, revise la sección de totales que la diferencia de
importes sea 0. En este caso la suma de cancelación de documentos de venta es de
S/ 552.24, resta S/ 15 de la comisión que ingresamos e ingresa S/ 537.24 a la cuenta
del banco.
Finalice el proceso haciendo clic en el botón .
1.1.2 COBRO DESDE LA VENTANA DE COBROS
Utilizando la ventana “Cobros” le brinda al usuario mayor flexibilidad para seleccionar
documentos de diferentes clientes y en diferentes monedas.
Acceda a la ventana “Cobros” a través del acceso rápido.
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Hacer clic en ícono Crear Registro y llenar el formulario.
Número interno del cobro. Se
autogenera por el sistema.
Número de operación o
voucher de la transacción.
Fecha del cobro
Cliente que ha realizado el
pago. Si el cobro contiene
documentos de varios clientes,
dejar este campo vacío
Método de Pago
Banco o caja donde ingresa el
cobro
Importe que ingresa al banco o
caja (En caso de una aplicación
de nota de crédito, este importe
sería 0)
Moneda del cobro. Si se paga
documentos en 2 monedas
diferentes, ésta moneda debe
ser la moneda en la que se
encuentren los documentos
diferentes a la moneda del
banco.
(Opcional) Encargado de la
cobranza
(Contable) Clasificación para el
estado de flujo de efectivo
Si marca ésta opción, el sistema
seleccionará que documentos
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cancelar de acuerdo a su
antigüedad y al importe total de
cobro.
Descripción del cobro. También
irá a la glosa del asiento si utiliza
el módulo contable
Notas adicionales que no irán a
la glosa del asiento contable.
Para Guardar los datos hacer clic en el ícono .
Para agregar el detalle del cobro (Documentos y conceptos), hacer clic en el botón
.
El procedimiento para seleccionar los documentos a cobrar es el mismo que la
sección 1.1.1 COBRO DESDE DOCUMENTO DE VENTA, luego de hacer clic en
.
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1.2 PAGOS DE DOCUMENTOS DE COMPRA
Para realizar pagos de documentos de compra existen 2 métodos.
1.2.1 PAGO DESDE DOCUMENTO DE COMPRA
Puede realizar el pago directamente desde la ventana Documento de Compra.
Encuentre el documento de compra que quiere cancelar, seleccione y haga clic en
el botón .
Le abrirá una ventana para realizar el pago:
Aparecerá por defecto el importe en 0.00 e irá incrementando según los documentos
que va seleccionando. Complete la siguiente información:
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Nro. de operación de la
transacción
Método de Pago
Fecha del pago
Cuenta financiera de donde retira
el dinero
Importe total del pago
En la parte inferior de la ventana se puede apreciar las siguientes secciones:
Sección de Documentos
En la sección de documentos puede seleccionar uno o más documentos de compra
a cancelar. También modificar el importe pagado en la columna “Importe”.
Puede utilizar la columna “Cancelar diferencia” para cancelar totalmente el
documento en caso quede céntimos pendientes. Por ejemplo, si el Importe total de
la factura es de 900.10, y el importe pagado es de 900. Si no se desea dejar pendiente
0.10, marque cancelar diferencia para descartar la deuda.
El campo Tipo de Transacción indica el tipo de documento que puede visualizar.
“Facturas” muestra todo tipo de documentos de compra y letras. “Pedidos” muestra
Órdenes de Venta sin documento de compra asociado y que pueden cancelarse
como anticipos antes de provisionar la factura.
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Sección de Conceptos Contables
Puede agregar conceptos adicionales como intereses, comisiones, retenciones entre
otros, si el importe total del pago no es igual que el importe pagado de documentos.
Por ejemplo, se cancela una letra de 500 soles, pero el banco le cobra a 515, siendo
15 soles la comisión por la cobranza de la letra.
Sección de Totales
Antes de confirmar el proceso, revise la sección de totales que la diferencia de
importes sea 0. En este caso la suma de cancelación de documentos es de S/ 354,
suma S/ 15 de la comisión y sale S/ 369 de la cuenta del banco.
Finalice el proceso haciendo clic en el botón .
1.2.2 PAGO DESDE LA VENTANA DE PAGOS
Utilizando la ventana “Pago” le brinda al usuario mayor flexibilidad para seleccionar
documentos de diferentes proveedores y en diferentes monedas.
Acceda a la ventana “Pago” a través del acceso rápido.
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Hacer clic en ícono Crear Registro y llenar el formulario.
Número interno del pago. Se
autogenera por el sistema.
Número de operación de la
transacción.
Fecha del pago
Proveedor que ha recibido el
pago. Si el pago contiene
documentos de varios
proveedores, dejar este
campo vacío
Método de Pago
Banco o caja donde se
realiza el retiro
(Contable) Clasificación
para el estado de flujo de
efectivo
Moneda del pago. Si se
paga documentos en 2
monedas diferentes, ésta
moneda debe ser la
moneda en la que se
encuentren los documentos
diferentes a la moneda del
banco.
Marcar si el pago es por
concepto de detracción a
una cuenta del banco de la
nación
-
Descripción del pago.
También irá a la glosa del
asiento si utiliza el módulo
contable
Notas adicionales que no
irán a la glosa del asiento
contable.
Para Guardar los datos hacer clic en el ícono .
Para agregar el detalle del pago (Documentos y conceptos), hacer clic en el botón
.
El procedimiento para seleccionar los documentos a pagar es el mismo que la
sección 1.2.1 PAGO DESDE DOCUMENTO DE COMPRA, luego de hacer clic en
.
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1.3 PAGOS Y COBROS BI-MONEDA
Para realizar pagos y/o cobros de documentos en una moneda diferente a la del
banco utilizado, seguir el siguiente procedimiento:
1) Ir a la ventana Cobros o Pago
Hacer clic en ícono Crear Registro y llenar el formulario.
2) Al crear un nuevo pago/cobro, tener en cuenta los siguientes datos:
Banco de donde se retira o
ingresa el dinero
Moneda en la cual se
encuentran los
documentos, en pagos bi-
moneda este campo debe
ser diferente a la moneda
del banco
Esta opción aparece
cuando la moneda
seleccionada es diferente a
la moneda del banco.
Establezca el tipo de
cambio de la operación,
por defecto el sistema
asigna el tipo de cambio
oficial de SUNAT
Importe del pago
multiplicado por el tipo de
cambio
-
Para Guardar los datos hacer clic en el ícono .
3) Para agregar el detalle del pago (Documentos y conceptos), hacer clic en el
botón .
En ésta ventana considerar los siguientes datos:
La información de los importes en la parte superior muestra el importe en la moneda
secundaria (PEN) y el importe en la moneda del banco o importe convertido (USD).
En la sección de documentos, puede apreciarse el importe en la moneda del
banco (USD) que puede editar, y automáticamente el sistema calcula el
equivalente en la moneda del documento en la columna “Cobro en Moneda Doc.”.
El proceso para completar el pago/cobro es similar a la sección 1.2.2 PAGO DESDE
LA VENTANA DE PAGOS.
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1.4 APLICACIÓN DE NOTAS DE CRÉDITO
La aplicación de notas de crédito de compra o de venta tiene el mismo
procedimiento. Para compras se realiza en la ventana de pagos, y para ventas en la
ventana de cobros.
Para aplicar una nota de crédito de venta, ingresa a la ventana “Cobros” a través
del acceso rápido.
Complete la información de forma similar a la sección 1.1.2 COBRO DESDE LA
VENTANA DE COBROS.
Para Guardar los datos hacer clic en el ícono .
Hacer clic en el botón para agregar los documentos
involucrados.
El proceso se similar a la sección 1.1.2 COBRO DESDE LA VENTANA DE COBROS, a
excepción de las siguientes consideraciones:
El importe debe ser 0.00, debido
a que no ingresa ni sale dinero
de ninguna cuenta bancaria.
La cuenta bancaria es
referencial para definir la
moneda en la que se
encuentran los documentos
involucrados, no ingresa ni sale
dinero de esta cuenta
seleccionada.
Para realizar la aplicación de una nota de crédito ya debe haberse registrado
la nota de crédito previamente en la ventana de Documentos de Venta o
Documentos de Compra.
Importante !
-
Aparecerán los documentos pendientes del Cliente, las notas de crédito aparecen
en negativo.
Ingresar los importes a aplicar, el importe de la nota de crédito (negativo) debe ser el
mismo que el importe a aplicar en la(s) factura(s). En el siguiente ejemplo se
cancelará el total la nota de crédito, y se reducirá el saldo pendiente de la factura
en S/ 564.20.
En el resumen de totales, el “Monto en Documentos de Venta” será de 0.00 debido a
que se seleccionan documentos que cancelan sus importes negativo y positivo.
Finalice el proceso haciendo clic en el botón .
1.5 ELIMINAR O EDITAR PAGO/COBRO
Para eliminar o editar un Pago o un Cobro, debe ingresar a la ventana donde se
realizó la operación (Pago o Cobros).
Para poder eliminar o editar un pago/cobro, la operación no debe estar
conciliada. Si ya se encuentra en una conciliación bancaria debe reactivar la
conciliación y retirar la operación.
Importante !
-
Encontrar y seleccionar el pago/cobro que se desea eliminar o editar:
Hacer clic en el botón . Aparecerá la siguiente ventana:
Si desea eliminar, seleccione la opción “Reactivar y Eliminar Líneas”, si desea editar
algún dato del pago o cobro, seleccione la opción “Reactivar” para no eliminar el
detalle de la operación. Clic en .
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Para finalizar la eliminación del Pago, clic en para eliminar la cabecera. Tenga
en cuenta que al seleccionar “Reactivar y Eliminar Líneas”, se han eliminado los
registros de la pestaña inferior Líneas, de lo contrario el sistema no permitirá eliminar
la cabecera del Pago.
Si desea editar el pago, al seleccionar “Reactivar” no se han eliminado los registros
de la pestaña inferior líneas. Clic en nuevamente para editar
el pago/cobro.
2. REGISTRO DE RETENCIONES DE VENTA
PRIME ERP permite el registro de retenciones de los comprobantes de venta. Para
registrar una retención, ingrese a la ventana “Comprobante de Retención de Venta”
a través del acceso rápido.
Hacer clic en ícono Crear Registro y llenar el formulario.
Número interno del sistema. Se
genera automáticamente.
Si reactiva un pago/cobro con la opción “Reactivar”, los comprobantes
seleccionados en el pago/cobro quedarán en un estado en espera de
cancelación. No aparecerán como cancelados, pero tampoco permitirán crear
un nuevo pago sobre ellos porque ya se encuentran asociados a un pago en
borrador.
Importante !
-
Número físico del
comprobante de retención
Cliente que genera el
comprobante de retención
Fecha de emisión del
comprobante
Tipo de cambio utilizado por
su cliente en caso tenga
comprobantes en moneda
extranjera. Dejar en blanco si
no es el caso.
Monto total del comprobante
de retención físicamente.
Se registrará con la misma
fecha de emisión de forma
automática
(Contable) Marcar si se
decide utilizar una cuenta de
retenciones diferente a las 12
de clientes.
Para Guardar los datos hacer clic en el ícono .
Ahora hacemos clic en la sección Líneas para ingresar las facturas asociadas al
comprobante de retención.
Creamos un nuevo registro con el botón Nuevo o Nueva fila .
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Registre las facturas asociadas, considerando los siguientes campos:
Tipo del documento de
referencia
Documento de venta
relacionado
Importe en la moneda del
documento de la retención
Importe total cobrado
(generalmente es el importe
total de la factura menos la
retención)
Para Guardar los datos hacer clic en el ícono .
Finalice el proceso haciendo clic en el botón .
Al registrar la retención disminuirá el saldo pendiente de la factura asociada:
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3. PAGO DE DETRACCIONES
3.1 PAGO DIRECTO DE DETRACCIONES
Para realizar un pago por detracciones, el procedimiento es similar a un pago de la
sección 1.2.2 PAGO DESDE LA VENTANA DE PAGOS.
Al registrar el pago, asegúrese de marcar en la sección de impuestos, la opción
“Pago de Detracción”, de esta forma le indicaremos al sistema que el pago es por
detracciones e incluirá el número de referencia de la operación en su registro de
compras.
3.2 AUTODETRACCIONES
Si el proveedor realiza la detracción de sus facturas, debe ingresar el comprobante
de auto detracción en el sistema para que aparezca en su registro de compras.
Ingrese a la ventana “Documento de Autodetracción” a través del acceso rápido:
Hacer clic en ícono Crear Registro y llenar el formulario.
Número interno del sistema.
Se genera
automáticamente.
Fecha del pago de la
detracción
Proveedor al que pertenece
la factura
Referencia del tipo de
documento
Factura asociada a la auto
detracción
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Número de la detracción
que aparecerá en su registro
de compras.
Para Guardar los datos hacer clic en el ícono .
Finalice el proceso haciendo clic en el botón .
4. COMISIONES BANCARIAS Y TRANSACCIONES SIN DOCUMENTO SUSTENTATORIO
Además de realizar cobros y pagos, para completar el registro de las operaciones de
caja y bancos, debe incluir las comisiones bancarias, portes bancarios, y otras
operaciones que no tienen un documento de compra o venta sustentatorio como
movilidades, peajes, entre otros.
Abrir la ventana “Cuenta Financiera” a través del acceso rápido.
Selecciona la cuenta financiera donde se hará la transacción:
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Clic en la pestaña inferior de Transacciones, donde se encuentran todas las
operaciones de la cuenta financiera.
Luego hacer clic en el ícono para crear una nueva transacción.
Ingresará los siguientes datos:
Seleccione entre Cobro
(Ingreso de dinero), Pago
(Salida de dinero) o Tasa de
Banco (Ingreso o Salida por
comisiones bancarias)
Número interno del sistema. Se
genera automáticamente
(Contable) Clasificación para
el estado de flujo de efectivo.
Fecha de la transacción
-
Se registra automáticamente
con la misma fecha de
transacción
Centro de costos del gasto
(sólo si es un gasto y no un
ingreso)
Concepto por el cual se realizar
la operación (Ej.: PEAJES,
MOVILIDAD, ITF, etc.)
Número de operación
Número de Cheque si aplica
Descripción de la glosa
contable.
Importe del depósito o retiro
Hacer clic en el ícono , para Guardar los datos ingresados.
La operación creada se encuentra en estado Borrador, esto puede verse en la
columna Procesado. Mientras no esté procesada la operación, no afectará la cuenta
corriente de la cuenta financiera.
Para completar el proceso, clic en .
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5. CONCILIACIÓN BANCARIA
La conciliación de pagos es el proceso que permite comparar las operaciones del
sistema con un estado de cuenta bancario para verificar que la información del
sistema esté completa una vez registradas las operaciones de pagos y cobros.
Para realizar una conciliación bancaria (o liquidación de caja para las cajas y fondos
fijos) ingresar a la ventana “Cuenta Financiera” a través del acceso rápido:
Selecciona la cuenta financiera a conciliar:
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Clic en el botón para iniciar el proceso de conciliación
bancaria.
La información de la ventana de Conciliación se describe a continuación:
Cuenta, es el nombre de la cuenta que seleccionó para conciliar.
Fecha de Extracto, la fecha del extracto bancario con la que conciliará la
cuenta financiera.
Balance Inicial, es el balance de la última conciliación (si no existe
conciliación será el saldo inicial con la que se configuro la cuenta).
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Balance Final, aquí se debe ingresar el saldo final que nos indica el extracto
bancario. Para que la conciliación sea correcta, el balance final debe ser
igual a la suma del balance inicial y de las transacciones del período.
Filtro “Ocultar transacciones posteriores a la fecha del Extracto”, esta opción
permite ocultar las transacciones con fecha posterior al indicado en el
campo “Fecha del Extracto” ya que no serán conciliadas.
Filtro “Todos”, permite seleccionar todos los elementos visibles en la tabla de
transacciones.
En la parte inferior izquierda de la ventana se muestran los siguientes valores
de referencia:
Balance Inicial: es el resultado de la última conciliación.
Balance Final: nos informa el mismo valor que llenamos del balance final
del extracto bancario.
Diferencia a conciliar: la diferencia entre el Balance Inicial y Balance
Final.
Actualmente conciliado: la suma de los importes de las transacciones
seleccionadas.
Diferencia: es la diferencia entre la Diferencia a conciliar y lo Actualmente
conciliado. Esta diferencia debe ser 0 si las transacciones registradas en
el sistema son consistentes con el extracto bancario, de no ser así debe
revisar si existen transacciones no ingresadas al sistema.
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Puede eliminar completamente la conciliación con el botón .
La conciliación puede ser guardada en estado borrador para ser editada
posteriormente dando clic en o puede ser procesada dando clic en
.
En ambos casos se genera un documento de conciliación que se puede observar en
el Sección de “Conciliaciones”.
Seleccionado la conciliación en la pestaña inferior de “Conciliaciones”, puede
imprimir su resumen de la conciliación con los botones
o .
Si desea eliminar una conciliación ya procesada, clic en el botón
y vuelva a editar las operaciones de la conciliación con el botón
.
Para una cuenta financiera, solo puede existir una conciliación activa y en
borrador (la última), si desea eliminar o reactivar una conciliación antigua, debe
reactivar y eliminar todas las conciliaciones posteriores. Si necesita editar una
conciliación muy antigua, consulte con el personal de soporte de PRIME ERP
para que le brinde una alternativa de modificación de las operaciones por base
de datos.
Importante !