Modelos e Indicadores Modelos e Indicadores de Gestiónde Gestión.. C. P. Enrique Clemente – SocioC. P. José Luis Rojas - Socio
• Ya sea que utilicemos mejora de procesos, reingeniería de procesos, justo a tiempo, costeo basado en actividades, administración de la calidad total, mejora continua de la calidad o reducción de tiempos de ciclos, compartimos una meta común: hacer más y mejor, con menos, es decir: Mejorar el desempeño.
• Un habilitador crítico en el logro de los objetivos deseados es la habilidad de medir el desempeño.
• Como dice el dicho:
“No se puede mejorar lo que no se mide”
•Una premisa básica sobre el desempeño…
• El desempeño del Sector Público es algo real, que se percibe por los destinatarios de los servicios gubernamentales y los votantes y está en las mentes de los gobernantes y funcionarios del Gobierno y en la actualidad está cobrando cada vez más relevancia a nivel nacional e internacional.
• ¿CÓMO SE ESTÁ DESEMPEÑANDO LA ENTIDAD, DEPENDENCIA, ORGANISMO Y/O ÁREA?
• ¿Los beneficiarios están satisfechos?• ¿Se trabaja de acuerdo con la misión, el plan y los
programas de gobierno?• ¿Se es eficaz en cuanto a la entrega de bienes y servicios?• ¿Se es eficiente en el uso de los recursos?
•¿Por qué es importante el desempeño del Sector Público?
Desempeño del gobierno
Mapa de Valordel Gobierno-Los impulsores del desempeño.
•Axioma: “No midas lo que no se pueda medir o no usarás”
• La clave para una medición exitosa del desempeño es obtener únicamente aquellas medidas de desempeño que podrán o serán, de hecho, utilizadas.
• El primer paso en este proceso es determinar qué tipos de información relacionada con el desempeño se necesitará para dirigir y administrar la entidad, dependencia, organismo, área, proceso, etc.
• Aquí lo más importante es responderse la pregunta:
“Necesito información relacionada con el desempeño para…”
•Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental
Objetivos de
Políticas
Ejecución de
Programas
EficienciaOperativa
Eficienciaen el uso de los
recursos
Desempeño del Gobierno
Una herramienta fundamental para la identificación de actividades, riesgos, controles, actividades y medidas del desempeño es el Mapa de Valor que Deloitte ha diseñado para que los gobernantes y líderes comprendan los objetivos de desempeño del Gobierno y por ende, los Impulsores del Desempeño.
•Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental
Administración de Gobernados
Establecer el Enfoque de Gobierno
Utilizar Presupuestos Estratégicos
Elaboración de políticas
Cumplimiento de Políticas
Análisis de las Politicas
Fortalecer el Desarrollo de las Políticas
Ejecutar las Políticas
Fortalecer la Planeación Estratégica
Enlace, Interacción y
Conexión de las Políticas
Planeación Estratégica
Medición Estratégica del
DesempeñoAdministración de la Entidad
Formulación del Presupuesto
Desempeño Basado en el Presupuesto
Segmentación de la Población
Administración de las Relaciones
ResponsabilidadEstrategiaPolitica
Objetivos de
Políticas
•Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental
Servicios, Productos e
IngresosAdministración
de Costos
Administración de los Costos
de los Programas
Optimizar los Ingresos de
los Programas
Alinear las Metas de los Programas
con la Misión
Ingresos e Impuestos
Plan de Negocios
Alianzas Estratégicas
Eficiencia Efectividad
Mejorar el Impacto de
los Programas
Productos y Servicios
Innovación de los Programas
Desempeño de los Programas
Aumentar la Satisfacción
de la Población
Medición de las Necesidades y Satisfacción
Administración de las
Expectativas
Ejecución de
Programas
•Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental
Mejorar el Proceso de Procuración
Maximizar la Procuración Estratégicas
Compras Análisis de las Fuentes
Alianzas con Proveedores
Compras Administración Financiera
Mejorar la Administración
Financiera
Administración del Riesgo
Ejecución del Presupuesto
Mejorar la Información Financiera
Contabilidad e Informes
Contraloría y Rendición de
Cuentas
Tecnología
Administración Estratégica de TI
Administración Operativa de TI
Arquitectura de la Entidad
Crear TI de Valor
Comprender el Valor de TI
Administración del Programa de
TI
EficienciaOperativa
•Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental
Pago y Clasificación
Reclutamiento y Despliegue de la Fuerza
Laboral
Prioridades de Negocio
Mejorar la Estrategia
Reclutamiento y Administración
del Talento
Administración del Desempeño
Capital Humano
Administración del
Conocimiento y Aprendizaje
Activos Fijos
Optimizar la Propiedad y
los Inventarios de
la Entidad
Bienes Raíces Propiedad IntelectualEquipo Inventario
Activos Financieros
Mejorar la Administración de los Activos
Financieros
Cuentas por Cobrar
Cuentas por Pagar
Préstamos y Donaciones Adquiridos
Eficienciaen el uso de los
recursos
Medición del desempeño.
•¿Qué es la medición del desempeño?
La medición del desempeño es la obtención de información confiable para analizar y comparar el resultado, eficiencia y eficacia operativa y financiera de los gobiernos para apoyar y motivar a la mejora continua de su gestión, permitiendo:
• Mejorar la eficiencia y eficacia de los servicios.
• Ahorrar costos a los gobernados.
•Una vista general del proceso de medición del desempeño
1. Determinar dónde estamos – Establecer el piso/nivel de actuación/desempeño “como está”
2. Establecer objetivos basándose en el nivel actual de desempeño
3. Determinar la brecha o delta entre la meta deseada y el nivel actual de desempeño
4. Rastrear el progreso 5. Comparar y hacer “benchmark” de los niveles de
desempeño de otras entidades similares vs los propios6. Controlar los niveles de desempeño dentro de los límites
predeterminados7. Identificar áreas de mejora y posibles causas de problemas8. Mejorar la planeación para el futuro
Indicadores de Desempeño.
•¿Qué son los Indicadores de Desempeño?
Son mediciones de los logros en el cumplimiento de la misión y de los objetivos de un determinado proceso que sirven como herramienta para el mejoramiento continuo de la calidad en la toma de decisiones, lo cual se traduce en una mejor calidad del producto o del servicio.
Características
•Objetivo
•Cuantificable
•Verificable
•Que agregue valor al proceso de toma de decisiones
•Comunicados y divulgados
•Establecidos en consenso
•Que reflejen el compromiso de quienes lo establecieron
En nuestro país, la Secretaría de la Función Pública ha publicado los siguientes requisitos en la elaboración de indicadores para medir el desempeño de gobierno:
• Nombre
• Número
• Siglas
• Unidad Administrativa Responsable
• Objetivo de la unidad administrativa responsable
• Objetivo
• Descripción
•Requisitos de los Indicadores
• Fórmula
• Variables que componen la fórmula
• Factor de ponderación
• Fuentes de datos
• Periodicidad
• Fecha y sistema de información para entregar la información del indicador a la Unidad Administrativa por los órganos internos de control
• Fecha y mecanismo para entregar información del indicador a la Coordinación por la unidad administrativa o por el Delegado o Comisario Público
•Requisitos de los Indicadores
• Servidor público responsable, que deberá ser el titular de la unidad administrativa correspondiente y sus datos: cargo, número telefónico y correo electrónico
• Criterios base para asignar e integrar calificaciones en el indicador
• Cobertura del indicador para Órganos Internos de Control y/o Delegados y Comisarios Públicos
• Definiciones del indicador
• Abreviaturas a utilizar
• Tipo de información del indicador: pública, reservada o confidencial.
Para mayor información consultar www.funcionpublica.gob.mx
•Requisitos de los Indicadores
•Mide el abuso del poder público para el beneficio privado.
Voz y rendición
de cuentas
•Mide derechos humanos, políticos y civiles.
Estabilidad Politica y
ausencia de violencia
•Mide la posibili-dad de amena-zas o cambios en el gobierno.
Efectividad guberna-mental
•Mide la competencia de la burocracia y la calidad de prestación de los servicios públicos.
Calidad regulatoria
•Mide la incidencia de políticas hostiles en el mercado.
Control de corrupción
Estados de derecho
•Mide la calidad del cumplimien-to de contratos, la policía, y las cortes, incluyendo la independen-cia judicial, y la incidencia del crimen.
•Indicadores de GobernabilidadEn un estudio del Banco Mundial para 209 países, las seis dimensiones de la gobernabilidad que miden los años 1996, 1998, 2000, 2002 y 2004 son los siguientes:
•Mide el abuso del poder público para el beneficioprivado, incluyendo la corrupción menor y en gran escala (y la captura delestado por las élites).
Para mayor información consultar: www.bancomundial.org
Indicadores (Corporativos)
Indicadores(Gerenciales)
Indicadores(Operacionales)
GobernadorPresidente
Secretarios de Gobierno o Directores Generales
Directores de Área
EficienciaEfic
acia
Efectividad
•Modelo de Indicadores de Desempeño Gubernamental
Se compara vs:•Calidad de Gestión de años anteriores•Gestión de Instituciones Similares•Presupuesto Programado
En el enfoque se analizará :•Eficacia: Respecto al logro de sus propias metas planteadas•Eficiencia: Respecto al usos de recursos públicos para alcanzar sus metas•Efectividad: Respecto a la satisfacción del gobernado en cuanto al servicio recibido (ligado a las metas de la entidad y a la calidad)
NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA DE
CÁLCULO
UNIDAD DE
MEDIDA
PERIODO DE
MEDICIÓN FUENTE DE
INFORMACIÓN
UNIDAD RESPONSABLE
DEL INDICADOR SIGNIFICADO
Eficiencia presupuestal - Ingresos
Determinar la eficiencia presupuestal en un periodo
(Ingresos totales ejecutados/Ingresos totales presupuestados)*100 % Mensual
Ejecución presupuestal
Admón. y finanzas
Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación y mayor capacidad de ejecución de los ingresos
Eficiencia presupuestal - Egresos
Determinar la eficiencia presupuestal en un periodo
(Egresos ejecutados/Egresos presupuestados)*100 % Mensual
Ejecución presupuestal
Admón. y finanzas
Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación y mayor capacidad de ejecución de los gastos
Eficiencia presupuestal - Global
Determinar la eficiencia presupuestal en un periodo
Promedio de indicador Eficiencia presupuestaria - Ingresos y Eficiencia presupuestaria - Egresos % Mensual
Ejecución presupuestal
Admón. y finanzas
Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación presupuestal
Ingresos por habitante
Cuantificar el nivel de ingresos per-capita percibidos
Ingresos totales ejecutados/Número de habitantes % Anual
Ejecución presupuestal y censo de población
Admón. y finanzas
A mayor valor del indicador mayor es la contribución de los habitantes al ingreso
Recaudación impositiva por habitante
Determinar la contribución impositiva por habitante
Ingresos por impuestos /Número de habitantes % Mensual
Ejecución presupuestal y censo de población
Admón. y finanzas
A mayor valor del indicador mayor contribución impositiva por habitante
•Ejemplos de Indicadores
NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA DE
CÁLCULO
UNIDAD DE
MEDIDA
PERIODO DE
MEDICIÓN FUENTE DE
INFORMACIÓN
UNIDAD RESPONSABLE
DEL INDICADOR SIGNIFICADO
Equilibrio financiero
Comparar el nivel de ingreso total ejecutado y el gasto total ejecutado
Ingresos totales ejecutados / Gastos totales ejecutados % Mensual
Ejecución presupuestal
Admón. y finanzas
Cuando el índice tiende o supera 1 se está equilibrado financieramente
Inversión en infraestructura por habitante
Medir la inversión de infraestructura por habitante
Gastos ejecutados en inversión de infraestructura/ Población total % Mensual
Ejecución presupuestal/Censo de población
Admón. y finanzas
A mayor valor del indicador mayor es la inversión en infraestructura por habitante
Capacidad de ejecución de proyectos
Medir la capacidad de ejecución de proyectos
(Total de proyectos ejecutados/total de proyectos formulados)*100 % Mensual
Plan operativo anual
Plan operativo anual
Un mayor indicador refleja una mayor eficiencia en la ejecución de proyectos
Participación ciudadana
Analizar el nivel de concertación de proyectos con las organizaciones civiles
(Total de proyectos concertados /Total de proyectos en ejecución)*100 % Mensual
Plan operativo anual e información de otros organismos
Planificación/Obras/ Ingeniería municipal
A mayor valor del indicador, mayor participación de la comunidad en la selección y ejecución de proyectos
Cobertura catastral
Analizar la superficie registrada por catastro
(Superficie registrada / Superficie total) *100 % Anual Catastro
Obras públicas/ Catastro
Un mayor nivel del indicador refleja un mejor control sobre los predios
•Ejemplos de Indicadores
Una Metodología Integrada de Implantación.
MÓ
DU
LOS
Gente
FRENTES
Procesos
Normatividad
Tecnología
FASES
Actividades Actividades PreliminaresPreliminares
Planear y Planear y Dimensionar el Dimensionar el
ProyectoProyecto
DiagnósticoDiagnóstico yy
EvaluaciónEvaluación
Diseño y Diseño y Evaluación de Evaluación de
SolucionesSolucionesImplementar Implementar SolucionesSoluciones ProbarProbar
Administración
Del Proyecto
SeguimientoSeguimiento
MÓ
DU
LOS
Gente
FRENTES
Procesos
Normatividad
Tecnología
FASES
Actividades Actividades PreliminaresPreliminares
Planear y Planear y Dimensionar el Dimensionar el
ProyectoProyecto
DiagnósticoDiagnóstico yy
EvaluaciónEvaluación
Diseño y Diseño y Evaluación de Evaluación de
SolucionesSolucionesImplementar Implementar SolucionesSoluciones
Comprender Leyes y Reglamentos
Análisis del Marco Legal y Normativo
Modificaciones al Marco Normativo
Presupuesto Preliminar
Planeación del Proyecto
Presupuesto Ajustado
ProbarProbar
Identificación del Equipo de Trabajo
Comprender mecanismos de
medición del Desempeño del
Personal
Evaluaciónpreliminar del Ambiente de Control
Diseño de Indic. de Desempeño del Personal
Diseño de Mecanismos de
Medición del Desempeño
Implem. Mec. e Indicadores de
Medición
Entrenamiento sobre Mecanismos de
Medición
Evaluaciones al personal
Organizar y Entrenar el Equipo de Trabajo
Asignación de Actividades al
Equipo de Trabajo
Comprender Controles, Estructura Organizacional, Plan
de Gobierno y Programas de la
Entidad
Comprender los Procesos en las Áreas de Valor
Comprender Procesos de Monitoreo y Medición del
Desempeño
Determinar Importancia
Relativa Planeada
Análisis y Evaluación de Riesgos – Nivel Entidad, Procesos y Programas
Diseño de Controles para
Mitigar Riesgos y Brechas de
Gestión
Implementar de Controles para
Mitigar Riesgos y Brechas de
Gestión
Evaluación de Satisfacción de
Usuarios
Auditoría de Gestión
Certificaciones
Identif. Procesos de Monitoreo del Desempeño
de la Admón.
Ident. Activ. De Control de Eficiencia y Eficacia
Análisis FODA
Diseño de Mec. e Indic. de Medición del Desempeño-Entidad y Progr.
Identificar Herramientas del
Soporte de Medición
Impl. Políticas para la Medición
de la Gestión
Comprender la Tecnología de
Soporte de Procesos
Ident. Req. Funcionalidad
Selecc. Solución Tecnológica
Implementar Solución
Tecnológica
Pruebas y Remediación
Auditoría Post-Implementación
Soporte y Mantenimiento
Evaluaciones de la satisfacción al
personal
Administración
Del Proyecto
SeguimientoSeguimiento
Promover y llevar a cabo las Reformas
Realizar Pruebas a Controles y
HerramientasRemediar
Desviaciones
Ident. Activ. de Control a Nivel Estrategias,
Políticas y Responsabilidad
Ident. Activ. De Control para los Impulsores de
Gobierno
Administración del Proyecto y Aseguramiento de Calidad
Información y Comunicación
Identificar los Req. de Información
Impl. Mec. de Medición de
GestiónImpl. Indicadores
de Medición
Implementar Herramientas de
Soporte
Programa de Monitoreo
Administración del Cambio
Encuestas de satisfacción de los usuarios y del
personal
Técnicas para implantar la medición del desempeño.
•Balanced Scorecard (BSC)
Es una herramienta que permite implementar la estrategia y la misión de un gobierno a partir de un conjunto de medidas de desempeño. Pone énfasis en la consecución de objetivos financieros, e incluye los inductores de actuación futura para el logro de esos objetivos. Proporciona una estructura para transformar la estrategia en acción.
Visión, Visión, Misión y Misión y
EstrategiaEstrategia
La perspectiva financiera indica si la estrategia y ejecución, contribuye con los objetivos
La perspectiva del gobernado, mejorar la visión de la entidad,
¿Cómo la entidad aparece ante los gobernados?
La perspectiva de formación, capacitación y aprendizaje en una estructura de gobierno generan resultados de corto y largo plazo
La perspectiva del proceso interno identifica procesos críticos internos en donde se debe ser excelente, entregando resultados que satisfagan a los gobernados
•Perspectivas estratégicas del BSC
•Relación Causa-Efecto Relación Causa-Efecto de la Estrategiade la Estrategia
Habilidades Habilidades de los de los
funcionariosfuncionarios
Calidad en los Calidad en los procesos internosprocesos internos
Tiempo de Tiempo de desarrollo de los desarrollo de los
procesosprocesos
Resultado SocialResultado Social
Formación, Aprendizaje y Formación, Aprendizaje y CrecimientoCrecimiento
Procesos InternosProcesos Internos
Gobernados / UsuariosGobernados / Usuarios
FinanzasFinanzas
Conocimiento Conocimiento de los de los
funcionarios funcionarios
Capacidad de Capacidad de crear crear
conocimiento conocimiento nuevonuevo
Aplicación Aplicación tecnológicatecnológica
Acreditación de Acreditación de los procesoslos procesos
Satisfacción de los Satisfacción de los gobernadosgobernados
Pertinencia del Pertinencia del servicioservicio
Valor agregado Valor agregado socialsocial
Fidelidad de los Fidelidad de los gobernadosgobernados
Acreditación socialAcreditación social
Auditoría de Gestión en el Sector Público.
•Marco Conceptual
La auditoría de gestión por su enfoque involucra una revisión objetiva, sistemática y profesional de las actividades de una entidad, programa o proyecto en relación al cumplimiento de objetivos y metas (eficacia); y respecto a la correcta utilización de los recursos (eficiencia y economía). Sus propósitos generales consisten en:
•Evaluar el desempeño (rendimiento) obtenido por una entidad
•Identificar áreas problemáticas, causas relacionadas y las alternativas para mejorar; y
•Desarrollar recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas.
•Aspectos en los que se enfoca la Auditoría de Gestión
•Eficacia en el logro de los objetivos y metas
•Eficiencia en el manejo de los recursos
•Economía en la obtención de los recursos y la producción y distribución de los bienes y servicios
•Calidad en la información financiera
•Cumplimiento Regulatorio
•Equidad en la distribución de los recursos financieros necesarios para la prestación del bien o servicios
•Calidad o nivel de servicio
•Impacto en los ciudadanos
Enfoque de la auditoría de
gestión
RESULTADOS
Satisfacción de los
beneficiarios del bien o
servicio
OPERACIONES
Programas, Procesos
y Actividades
llevados a cabo
PRODUCT
OS
Bien
es y
Serv
icios
RECU
RSOS
Hum
anos
, Fin
ancie
ros,
Tecn
ológ
icos
y Fí
sicos
Examen de Examen de Controles y Controles y
Procedimientos Procedimientos de la de la
AdministraciónAdministración
Evaluación del Uso Eficiente de
los Recursos
Evaluación del Evaluación del Logro de Logro de
Objetivos y Objetivos y MetasMetas
Análisis de Controles y
Procedimientos de la
Administración
Eficiencia y Economía
Eficacia
•Enfoque de la Auditoría de Gestión
•Componentes de la Estructura del Control Interno
UNIDAD A
UNIDAD B
UNIDAD C
UNIDAD D
ESTRATEGIA
OPERACIONES
INFORMACIÓN
CUMPLIMIENTO
AMBIENTE INTERNO
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
EVALUACIÓN DE RIESGOS
RESPUESTA A LOS RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
MONITOREO
•Mapa de Riesgos
Posibilidad de Ocurrencia
Impo
rtan
cia
Alto
Bajo
Bajo
Riesgo AltoRiesgo MedioRiesgo Bajo1
3
4
2
5 6
7
Exposición = Riesgo- Control (E=R-C)
ExposiciónAceptable
Precaución Exposicióninaceptable
•Clasificación del Control Gerencial
Controles de Actividades del
Programa
Controles de Cumplimiento
Controles para la Protección de
Recursos
Controles de Confiabilidad de la
Información
Gracias por suAtención.