Download - Metodología para la Auditoría Administrativa
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLAN
AUDITORÍA ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
EQUIPO 3
BONILLA VEGA NIZAGUIECASTAÑEDA SALAZAR ADANARI
CID LARA JUAN RODRIGODÁVILA GUTIERREZ VIRIDIANA
JACINTO MALDONADO LAURA SCARLETTPAVÓN CASTRO ISAAC
GRUPO 2651
PROF. ALFREDO CARRILLO
RECOPILACION, ANALISIS Y EVALUACION DE DATOS
Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo. Debe aplicar un criterio de discriminación, basado en el objetivo de la auditoria, hacer revisión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
UNIDAD III
TECNICAS DE RECOPILACION
Investigación documental.Observación directa.
Acceso a redes de información.Entrevista.
Cuestionarios.Cédulas.
RECOPILACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
3.1
INDICADORES
El uso de indicadores en la auditoria administrativa obedece a la necesidad de contar con un instrumento que permita
establecer el marco de referencia para evaluar los resultados de la gestión de una organización.
RECOPILACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
3.1.1
CONCEPTO
Estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de un sistema dentro de un contexto de interpretación.
Es una relación cuantitativa entre dos cantidades que responden a un mismo proceso o procesos diferentes
RECOPILACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
3.1.2
CARACTERÍSTICAS DE UN INDICADOR
Ser relevante o útil para la toma de decisiones
RECOPILACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
3.1.3
CARACTERÍSTICAS DE UN INDICADOR
Fácil de interpretar.
RECOPILACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
3.1.3
CARACTERÍSTICAS DE UN INDICADOR
Verificable.
RECOPILACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
3.1.3
Otras características que debe llevar un indicador:
Medible. Se debe cuantificar
Verificable. Se debe comprobar
Accesible. Se debe consultar por varias
áreas Útil. Debe servir para apoyar en la toma de
decisiones
Objetiva. Libre de sesgos y fácil de interpretar
Compatible. Debe proveer de información
útil para otros indicadores.
RECOPILACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
3.1.3
ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE
EN LA FORMULACIÓN DE INDICADORESINSTUMENTACION
PERSONAL NORMATIVO Y
OPERATIVO
MEDICION DE RESULTADOS
METODO DEDUCTIVO
OBJETIVO
PROCESO PARTICIPATIVO
DESIGNAR UN RESPONSABLE
RECOPILACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
3.1.3
RECOPILACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
3.1.3
ESTRATÉGICOS DE GESTIÓN
DE SERVICIO
NIVELES
DE
APLICACIÓN
Actividad
es
Programas
Especiales
Procesos Estratégic
os
Proyectos organizacionales y
de Inversión
3.1.4
RECOPILACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
Estra
tég
icos
Controlar la
operación
Prevenir e identificar
desviaciones que impidan el
cumplimiento de los objetivos
Costos unitarios por áreas
Verificar el logro de
las metas
DE GESTIÓN
RECOPILACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
3.1.4
Implementan acciones de
mejora continua
Mejora la calidad de la atención a
clientes
Identifican indicadores
de desempeño
Identifican indicadores de satisfacción o
calidad
De Servicio
RECOPILACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
3.1.5
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
3.2
La recopilación de información debe estar enfocada al registro de todas las actividades y hallazgos para realizar un examen objetivo, para lo cual se utilizan técnicas de recolección de datos con las cuales se obtiene una serie de información de forma ágil y ordenada.
Algunos ejemplos de estas pueden ser:
Investigación documental
Observación directa
Acceso a redes de comunicación
Entrevistas
Cuestionarios
Cédulas
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
3.2
INFORMACIÓN DEL AUDITOR
• INTEGRAR DATOS (SECUENCIA OPERATIVA Y CRONOLÓGICA)
• RESULTADOS VERDADEROS• EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN POR EL
PERSONAL• REGISTRO
OBTENCIÓN DE DATOS•REGISTRO ORDENADO•INFORMACIÓN OBJETIVA•ANÁLISIS DE ACTIVIDADES•INSTRUMENTOS
RESULTADOS •LOCALIZACIÓN DE PROBLEMAS •SOLUCIONES
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
3.2
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Diagramas de organización general:
Departamental
Seccional
Diagramas combinados:
Hombres con máquinas
Hombres con formas
Diagrama:
Productos
Hombres
Flujos
Linear de responsabilidad
Distribución de actividades
Diagramas gráficos:
Lineales
Barras
Mapas
Especiales
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
3.2
04/14/2023
3.2
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
CUESTIONARIOS
USO
• RECABAR INFORMACIÓN HOMOGÉNEA
• PREGUNTAS ESCRITAS, PREDEFINIDAS, SECUENCIADAS, SEPARADAS
• PERFIL COMPLETO DE LA ORGANIZACIÓN
CONTENIDO
• CALIDAD• ESTRUCTURA Y
PRESENTACIÓN• PREGUNTAS CLARAS
Y CONCISAS• ORDEN LÓGICO• REDACCIÓN
COMPLETA• FACIL RESPUESTA• MUESTREO
ANÁLISIS Método del American Institute
of Management Manual of Excellent
Managements:
3.2.1
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Evaluación de los ejecutivos:
A: Habilidad
¿Conoce su trabajo?
¿Puede decidir?
¿Tiene capacidad intelectual?
¿Ha existido interés por la competencia de sus subordinados?
¿Son concisos, precisos y ordenados sus informes?
¿Selecciona las tareas en cuanto a su importancia?
¿Adopta decisiones correctas en condiciones de premura?
¿Tiene tacto?
¿Anticipa las necesidades y se acopla a las nuevas situaciones?
¿Dedica tiempo suficiente a la determinación de políticas?
¿Ha leído y está informado? ¿Retiene ideas y datos?
¿Es competente para interpretar estadísticas, índices y procedimientos contables?
¿Delega suficiente autoridad?
¿Ha obtenido subordinados leales?
¿Sabe juzgar las capacidades de sus subordinados?
¿Informa a sus ayudantes sobre objetivos, logros y cambios de estructura?
¿Promueve la participación de sus subordinados?
¿Utiliza servicios de especialistas?
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
3.2.1
B: Integridad
¿Contribuye con pensamientos originales?
¿Acepta la autoridad de sus superiores?
¿Tiene confianza en ellos?
¿Tiene dedicación suficiente?
¿Son suficientes sus métodos?
¿Es parte integral de su organización?
¿Incluye en sus planes a la compañía?
¿Se le respeta en la comunidad?
¿Dedica tiempo suficiente a actividades cívicas?
¿Acepta críticas constructivas de sus amigos y asociados?
¿Tolera otras religiones, razas y costumbres?
¿Tolera otras opiniones?
¿Admite la posibilidad de equivocarse?
¿Controla sus emociones?
¿Otorga créditos a quién lo merece y con la debida oportunidad?
¿Promueve a sus subordinados sin consideraciones de amistad o parentesco?
¿Trabaja suficientemente sin necesidad de supervisión?
3.2.1
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
C: Iniciativa y Dinamismo
¿Estudia las diferentes alternativas a los problemas?
¿Trabaja sin perder ritmo?
¿Inicia trabajos?
¿Termina trabajos oportunamente?
¿Es observador?
¿Ha continuado estudiando?
¿Se interesa por otras actividades del negocio como ventas, producción y finanzas?
¿Está preparado para ocupar una posición superior?
¿Ha asumido más responsabilidades?
¿Ha preparado un sustituto?
¿Se conserva con buena salud?
¿Tiene metas a largo plazo?
¿Está preparado con cifras y datos suficientes?
¿Evita trabajo innecesario y de detalle sin importancia?
¿Adopta nuevos procedimientos cuando los considera apropiados?
¿Tiene deseo de triunfar?
¿Realiza nuevas tareas con entusiasmo?
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
3.2.1
ENTREVISTAS
Reunirse con una o varias personas para cuestionarlas de manera estructurada a fin de obtener información; esta técnica es una de las más utilizadas y esto se debe a que proporciona la información de forma más precisa y completa ya que el entrevistador al tener contacto con el entrevistado, tiene contacto visual lo cual ayuda a detectar actitudes y recibir comentarios.
ENTREVISTA
¿QUÉ DESEO
OBTENER?
ESQUEMA DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO
CITA
ATENDER AL COMPROMIS
O
3.2.2
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Entrevista al Gerente del Departamento de Crédito y Cobranza del grupo Bimbo
CONCENTRACIÓN
• NO PREGUNTAS IRRELEVANTES
• CLASIFICAR INFORMACIÓN
MAPA MENTAL• ESCUCHAR Y NO
HABLAR• HACER BITÁCORA
NO PRESIONAR
CONSEJOS3.2.2
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Nombre del área: Crédito y Cobranza
Fecha: 14 y 15 de Octubre
Nombre del responsable del área: Guillermo López Larios
Nombre del entrevistado: Guillermo López Larios
Puesto: Gerente de Crédito y Cobranza
1. ¿Quién es su jefe inmediato superior? Director del centro de servicios compartidos
2. ¿Quién es el jefe inmediato de su jefe? La directora de la empresa
3. En esta área ¿Se cuenta con algún manual de procedimientos? Sí, pero están extraviados
4. ¿Qué procedimientos considera usted que requieren de un estudio y revisión inmediata?
Analizar el problema a resolver, atención sistematizada a través de logros y elaboración de procedimientos
5. La jerarquía que existe en el área ¿Es respetada siempre o hay invasión o duplicidad de mando en algunas ocasiones?
Se respeta
5. La jerarquía que existe en el área ¿Es respetada siempre o hay invasión o duplicidad de mando en algunas ocasiones?
Se respeta
6. ¿Cómo considera usted la coordinación que existe entre las diversas áreas que se involucran en los procedimientos? ¿Es de calidad? ¿Por qué?
Es buena y eficiente ya que hay mucha comunicación
7. ¿En qué forma repercute un error de las demás áreas a su trabajo? En todo el proceso ya que todo está ligado
8. ¿Qué tan a menudo se presentan problemas en el área y cuál es la causa más frecuente?
Es muy frecuente y la desorganización por parte de algunos empleados
9. ¿El factor tiempo es de gran importancia en este departamento y por qué? Si, por la premura de dar solución a un problema, aclaración de dudas y trámites
10. ¿Los objetivos que persiguen las diferentes áreas son diferentes, están coordinados, es uno mismo o cómo se manejan?
No, son diferentes ya que hay objetivos generales
11. ¿Qué tipo de controles existen para asegurarse del logro de objetivos? Llevar a cabo los objetivos por medio del sistema de medición del desempeño
OBSERVACIÓN
OBTENCIÓN DE DATOS• INFORMACIÓN NUEVA• OBSERVA CON SENTIDOS Y DA SUGERENCIAS• INSTALACIONES, PROCEDIMIENTOS, MÉTODOS DE
TRABAJO, AMBIENTE, ACTITUD Y COMPORTAMIENTO
AUDITOR• NO INFLUÍR EN EL COMPORTAMIENTO• OBJETIVO DE LA OBSERVACIÓN• SUSPENSIÓN POR ANORMALIDAD
OBJETO DE ESTUDIO• RELACIONES PERSONALES • ESTUDIOS SOCIOMÉTRICOS• EXPERIENCIA Y CREENCIAS• CONFIANZA Y HABILIDADES• DEBILIDADES E INTERESES• COLABORACIÓN Y LIDERAZGO• CREATIVIDAD E INNOVACIÓN EVITAR INFLUENCIA SUBJETIVA
3.2.3
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
En esta técnica se debe:
Definir el objetivo
Diseñar las hojas de codificación
Anotar los eventos que lo representan
Análisis crítico de los resultados
Conclusiones
Se debe diseñar una hoja de codificación, donde se estipulen las categorías y subcategorías del objeto en estudio que habrán de ser observadas.
Ejemplo: el objeto de estudio es la ejecución de un procedimiento, se pretende corroborar la medida en que los obreros siguen el procedimiento estipulado en el manual de procedimientos para el control de calidad en el ensamblado de las piezas.
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
3.2.3
HOJA DE CODIFICACIÓN
OBJETO DE LA OBSERVACIÓN: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CALIDAD
OBSERVADOR: ISRAEL NUÑEZ
FECHA: 15 DE ABRIL HORARIO: 10 A 10:15 HRS
OBSERVACIÓN 1 2 3 4 5 6 7 8
CATEGORÍAS E NE E NE E NE
E NE
E NE E NE E NE E NE
Observación de la pieza
Pesado de la pieza
Limpieza de la pieza
Segunda observación
Pulido de la pieza
E= Ejecutado NE = No ejecutado
ORGANIGRAMAS
Instrumentos que permiten tener un panorama general de la estructura orgánica completa o por departamento, por medio del cual el auditor tiene la posibilidad de observar las relaciones existentes en la organización.
FUNCIONES
PRINCIPALES
CANALES DE COMUNICACIÓN
ELEMENTOS DE LA ESTRUCTU
RA ORGÁNICA
NIVELES
GERÁRQUICOS
RELACIONES DE CADA UNIDAD
AUXILIO EN
SISTEMAS DE
CONTROL PRESUPUESTAL Y
DE INFORMA
CIÓN
CONSTRUCCIÓN CON DIRECTIVOS, GERENTES, SUPERVISORES Y TABAJADORES
3.2.4
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
El diagrama general servirá de base para comenzar estudios que lleven a cualquier cambio que signifique mejoras para la organización.
3.2.4
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
04/14/2023
DIAGRAMAS Los diagramas de la organización son valiosos instrumentos que permiten tener un panorama general de la estructura orgánica, ya sea de toda la empresa o de un departamento o sección en particular. Con este diagrama el auditor administrativo podrá, estudiar, entre otros, los siguientes elementos de estructura orgánica. •Las funciones principales •Canales de comunicación •Niveles jerárquicos •El campo de autoridad de cada jefe •Relaciones de cada unidad orgánicaTambién es útil para auxiliar en estudios tales como. •Sistemas de contabilidad por áreas de responsabilidad •Sistemas de control presupuestal •Sistemas integrales de información, etc.Cuando en la empresa no existe el diagrama de la organización, el auditor tendrá que construirlo.
3.2.5
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
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Existen distintos tipos de diagramas dentro de una empresa, tales como: •Diagramas de la organización, General, departamental y seccional. •Diagramas, Productos, hombres, flujos, linear de responsabilidad y distribución de actividades. •Diagrama de tiempos y movimientos, Hombres y maquinas •Diagrama de disposición de máquinas, Equipo, oficinas, pisos y lugares de trabajo •Diagramas corporativos, Graficas de Gantt, interrelaciones, línea y staff •Diagramas combinados, Hombres con máquinas, hombres con formas •Diagramas gráficos Lineales, barras, mapas y especiales
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
3.2.5
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PRONOSTICOS El pronóstico es el proceso por el cual los órganos directivos de la empresa diseñan continuamente el futuro deseable y seleccionan las formas de hacerlo factible, funciona como un sistema global utilizando la metodología del pensamiento sistémico y la interacción conjunta de sus componentes estratégica y tácticamente.
Los pronósticos que realiza la empresa con mayor frecuencia son:
•Pronóstico de ventas •Pronóstico de producción •Pronóstico de compras •Pronostico de gastos •Pronóstico de inversiones •Pronóstico de caja
3.2.6
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MANUAL DE LA ORGANIZACIÓNEs un documento normativo que nos auxilia en las labores de auditoria administrativa, este permite conocer la estructura orgánica de la empresa en su conjunto o parte de ella, además define concretamente las funciones de cada una de las áreas que integran la institución. Éstos a su vez se desglosan en dos tipos que son el Manual General de Organización (Reflejan la estructura orgánica a partir del primer nivel), y el Manual Específico de la Organización (Comprende las funciones y responsabilidades de un área específica).Los apartados que debe contener este manual son: •Portada •Descripción de Puestos •Índice •Directorio •Presentación •Firmas de autorización •Antecedentes •Marco Jurídico •Atribuciones •Estructura Orgánica
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3.2.7
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Gráficas de distribución Representar el bosquejo del área física de trabajo, puede ser para: maquinaría- equipo- área trabajo.
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
3.2.7
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Gráficas estadísticas Resumir las relaciones numéricas y cronológicas
3.2.7
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
04/14/2023
Árboles de decisiones Preparar una matriz de resultados con valores esperados. Implica la asignación de probabilidades a eventos en un futuro incierto.
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
3.2.7
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Muestreo inferencia acerca de las características de población con grados específicos de uniformidad, se usa en: investigación de mercados muestreo de trabajo – control inventarios auditoria
Carta de distribución de actividadesEs un valioso instrumento que permite conocer y estudiar una serie de actividades que se desarrollan en un departamento o sección, junto con el personal que las ejecuta. Este instrumento contiene varias columnas en las cuales registra información ordenada y lógicamente, donde se anotan por orden de importancia las actividades que realizan, las participaciones que tiene cada individuo con respecto a las actividades descritas, tiempos que consume cada empleado en sus diferentes tareas, horas trabajadas en determinado periodo y también se puede incluir retrasos evitables e inevitables
3.2.7
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Esta carta se elabora a partir de la información obtenida por el auditor y su utilidad radica en que el auditor puede hacer su estudio desde los siguientes puntos. • Analizar la carta, estudiar volúmenes de trabajo, distribución de labores etc., lo cual permite conocer si existe duplicidad de trabajo, deficiente utilización de especialidades tiempos de trabajo efectivo o muerto, entre otras deficiencias. •Puede estudiar el costo de actividades que se lleva a cabo y nos permite hacer una serie de estudios de tipo económico, tales como determinar costos de operación, costo de tiempos muertos, fijación de sueldos y salarios, etc.
CedulasSe utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoría. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su remisión y análisis, también abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
3.2.7
04/14/2023
Papeles de trabajo.Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas.Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habrá de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos argumentos para respaldarlos; además apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones, o situaciones detectadas. También se indicaran las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta información soporte la evidencia.
3.2.7
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
04/14/2023
El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y contenido dependen de las condiciones de aplicación de la auditoría, ya que son el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.
Medición.Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditoría.
TÉCNICAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
3.2.7
04/14/2023
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA (auditoria estratégica)
El punto de partida en cualquier discusión sobre estrategia es una auditoría que examine la situación actual de forma sistemática e integral. Numerosos clientes en prácticamente todos los sectores de la industria confían en la experiencia de nuestra firma y en nuestra red internacional de expertos a la hora de evaluar sus estrategias. (consultora “Roland Berger” strategy consultants España.)
3.3.1.
04/14/2023
El objetivo de la auditoría estratégica es evaluar la estrategia actual y mostrar cómo la compañía puede posicionarse en el mercado, al describir el status quo en términos de modelo y plan de negocio
Análisis de la estrategia actual
(análisis de la compañía y del mercado, de las tendencias del mercado, de
competidores, de clientes, de
productos - enfoques del marketing y
ventas)
Análisis FODA para definir la
posición actual y el perfil de la compañía y de la marca
3.3.1.
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
04/14/2023
Identificar los medios que pueden
adoptarse para mejorar el perfil de
marca y optimizar la explotación del
mercado profesionalizando
Marketing & VentasEstablecer ratios de control que aseguren un rendimiento sostenido en Marketing &
Ventas, así como implementar un
proceso de planificación
estratégica para mejorar la toma de decisiones a
nivel internacional
Mejora general del
entendimiento del trabajo de los involucrados en
el proceso y sensibilización
respecto al intercambio multicultural
3.3.1
04/14/2023
10 PRINCIPIOS ESENCIALES PARA UNA ESTRATEGÍA DE VICTORIA
1. Principio fundamental: Compromiso total con el objetivo definido
2. Aprópiese de la iniciativa y consérvela
3. Economizar para acumular recursos
4. Use el posicionamiento estratégico
5. Haga lo inesperado
6. Mantenga simples las cosas
7. Prepare alternativas múltiples, simultáneas
8. Tome la ruta indirecta hacia su objetivo
9. Practique la elección del momento oportuno y la secuencia
10.Aprovéchese de su éxito
3.3.1.
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
04/14/2023
Compromiso total con el objetivo definido
1. Piense en sus metas hasta que las tenga claras y definidas
2. Haga un compromiso público
3. Promueva sus metas y objetivos
4. Espere (y enfrente) a los dragones
5. Ajuste su estrategia no sus objetivos
3.3.1.
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
04/14/2023
Aprópiese de la iniciativa y consérvela
Analice la situación
cuidadosamente
Busque oportunidades
ocultas y nuevas soluciones
¡Actúe ahora!
Actúe con audacia
Mantenga la presión
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
3.3.1.
04/14/2023
Economizar para acumular recursos3.3.1
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
Economizar implica riesgos
04/14/2023
Use el posicionamiento estratégico
1. Una posición estratégica al que si usted tiene éxito allí, lo tendrá en todas partes.
2. Una posición estratégica potencial significativa para el futuro.
3. Una posición estratégica que pueda usar como trampolín para una victoria más importante.
4. Una posición estratégica que le permita derrotar a un competidor y reposicionarse en otra rápidamente.
3.3.1
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
04/14/2023
Haga lo inesperado
Haga lo que no es
usual.
Escoja el camino menos
probable.
Ponga en práctica lo que nunca
se ha hecho.
Opte por lo
imposible.
3.3.1
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
04/14/2023
Mantenga simples las cosas
1. Minimice las acciones y organizaciones principales que deba coordinar.
2. Desarrolle relaciones organizacionales sencillas.
3. Simplifique sus directrices y órdenes.
4. Evite acciones o soluciones complejas.
3.3.1
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
04/14/2023
Prepare alternativas múltiples, simultáneas
1. Las cosas rara vez salen como se planean.
2. Los competidores siempre están detrás de uno.
3. Su esfuerzo principal no funciona tanto como había planeado.
4. Un esfuerzo máximo puedo significar un impacto máximo.
3.3.1
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
04/14/2023
Tome la ruta indirecta hacia su objetivo
1. Usted pueda aplicar una estrategia y el competidor no.
2. Un competidor no pueda reproducir sus acciones con facilidad.
3. Usted pueda volar bajo el radar de la competencia, hasta que se demasiado tarde.
4. Cualquier cosa que ocurra usted tendrá la ventaja.
3.3.1
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
04/14/2023
Practique la elección del momento oportuno y la secuencia
1. Cuando llevar a cabo una acción específica?
2. En que secuencia deben realizarse las acciones?
3. Las acciones se llevarán a cabo de manera continua o discontinua?
4. Se van a repartir las acciones?
3.3.1
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
04/14/2023
Aprovéchese de su éxito
“Esto no se termina hasta que la gorda cante”
3.3.1
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
04/14/2023
Puesta en práctica de los 10 principios.
1. La estrategia debe personalizarse para ajustar al entorno.
2. Estrategia de crisis: que hacer cuando las cosas salen mal.
3. Como aplicar los principios de una estrategia.
4. Los principales no son los esenciales…son los universales.
3.3.1
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
04/14/2023
La estrategia debe personalizarse para ajustar al entorno.
3.3.1
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
04/14/2023
Estrategia de crisis: que hacer cuando las cosas salen mal.
3.3.1
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
04/14/2023
Como aplicar los principios de una estrategia.3.3.
1
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
04/14/2023
Los principales no son los esenciales…son los universales.
3.3.1
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
04/14/2023
Métodos para evaluar la estrategia
Información confiable. Juicio. Mediciones. Análisis de hechos similares o
pasados. Método Delphi.
3.3.1
ANÁLISIS DE LA ESTRATÉGIA CORPORATIVA
04/14/2023
3.3.1Tipos de Estrategias
Corporativa
Genérica
De mercado
Competitiva
Crecimiento o inversión
De marketing mix u
operativo
04/14/2023
EFICIENCIA DE LA ESTRUCTURA, OBJETIVOS, FUNCIONES, POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS.
3.3.2.
04/14/2023
EFICIENCIA DE LA ESTRUCTURA
3.3.2
Hay que disminuir el número de relaciones y reducir el tiempo de duración de las relaciones.• El entrenamiento de los subordinados, que estén capacitados.• Claridad en la delegación de la autoridad.• Complejidad de las tareas.• Claridad de los planes, los planes deben ser fáciles de comprender y se deben poder llevar a la práctica.
EFICIENCIA DE LA ESTRUCTURA, OBJETIVOS, FUNSIONES, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.
04/14/2023
• Velocidad de cambio o grado de cambio.• Uso de estándares objetivos.• Técnicas de comunicación y de control. En cuanto a la comunicación se requieren asistentes de personal. No hay que fiarse de la memoria, si la comunicación se hace oralmente, el empleado no debe tener ningún tipo de duda.
3.3.2
EFICIENCIA DE LA ESTRUCTURA, OBJETIVOS, FUNSIONES, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.
04/14/2023
• Diferencias dependientes del nivel organizacional considerado. En los niveles superiores la especialización es menor, con lo cual las áreas de mando tienden a ser más amplias.• Cantidad de contacto personal.
3.3.2
EFICIENCIA DE LA ESTRUCTURA, OBJETIVOS, FUNSIONES, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.
04/14/2023
EFICIENCIA DE LOS OBJETIVOS.
Objetivos a corto(operacionales), mediano (tácticos) y largo plazo (generales).
Primarios
Secundarios
Individuales
Sociales
3.3.2
EFICIENCIA DE LA ESTRUCTURA, OBJETIVOS, FUNCIONES, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.
04/14/2023
EFICIENCIA DE LAS FUNCIONES.
3.3.2
EFICIENCIA DE LA ESTRUCTURA, OBJETIVOS, FUNCIONES, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.
04/14/2023
EFICIENCIA DE LAS POLÍTICAS.
La política empresarial, obviamente, ha de ser adecuada para cada empresa y ajustadas a las necesidades y expectativas de sus clientes. Como contenido, es bueno que hagan referencia a :
a) Un gran objetivo (satisfacción del cliente, competitividad, etc.).
b) La vía o forma de conseguirlo para ganar en credibilidad (ISO, etc.).
c) Los recursos necesarios (formación, participación, organización formal).
d) Los clientes internos (accionistas y personal) y a sus intereses (beneficio y satisfacción).
EFICIENCIA DE LA ESTRUCTURA, OBJETIVOS, FUNCIONES, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.3.3.
2
04/14/2023
EFICIENCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS.Procedimiento Significado empresarial
HUSL Este procedimiento le permite asignar números de serie en la gestión de unidades de manipulación.
MMSL Este procedimiento le permite asignar números de serie para entradas de mercancías, salidas de mercancías, traslados de mercancías y pedidos de traslado.También se pueden asignar números de serie para el inventario físico.
EFICIENCIA DE LA ESTRUCTURA, OBJETIVOS, FUNCIONES, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.3.3.
2
04/14/2023
PPAU Este procedimiento le permite utilizar números de serie en la fabricación y en órdenes de renovación.
PPRL Este procedimiento le permite asignar números de serie cuando se liberan las órdenes de fabricación y de renovación.
QMSL Este procedimiento le permite asignar números de serie cuando se registra el valor original en un lote de inspección.
3.3.2
EFICIENCIA DE LA ESTRUCTURA, OBJETIVOS, FUNCIONES, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.
04/14/2023
SDAU Este procedimiento le permite utilizar números de serie en pedidos de cliente, peticiones de oferta y ofertas.
SDCC Este procedimiento le permite asignar números de serie cuando realiza verificaciones de integridad para entregas.
SDCR Este procedimiento le permite asignar números de serie cuando realiza verificaciones de integridad para entregas de devoluciones.
3.3.2
EFICIENCIA DE LA ESTRUCTURA, OBJETIVOS, FUNCIONES, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.
04/14/2023
SDLS Este procedimiento le permite asignar números de serie para entregas.
SDRE Este procedimiento le permite asignar números de serie para entregas de devoluciones.
3.3.2
EFICIENCIA DE LA ESTRUCTURA, OBJETIVOS, FUNCIONES, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.
EFICIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN EN LOS DIFERENTES TIPOS DE AUDITORÍA
OBJETIVOS DE LA REVISIÓN
3.3.3
Examen detallado, metódico y completo sobre la gestión de un organismo social, con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.
Auditoría
Finanzas
Mercadotecnia
Producción
R.H
INTERNA
EXTERNA
76.3.3
EFICIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
PLANEACIÓN
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL
Definir el marco de actuación de la organización.
04/14/2023
Planeación:3.3.3 Visión
•Aspiraciones comunes.•Nivel de compromiso.
Misión
•Deseado -Posible.•Guía de actuación.
Objetivos
•Dirección de esfuerzos.•Alcance.
Estrategias
•Empleo de recursos.•Unidad y cohesión.
Políticas
•Normas de gestión.•Orientan el pensamiento.
Procedimientos
•Ordenan el trabajo.•Secuencia de acciones.
EFICIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
04/14/2023
3.3.3
ORGANIZACIÓN
PLANEACIÓNDIRECCIÓN
CONTROL
Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización.
EFICIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
3.3.3
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Niveles de autoridad y
responsabilidad. Mecanismos de trabajo.
DIVISIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE
FUNSIONES.
Áreas de influencia. Cargas de trabajo. Delegación de autoridad y
responsabilidad.
EFICIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
3.3.3
Cultura organizacional.
•Definición del perfil de la organización.•Conciencia, valores, hábitos y acciones.
Recursos Humanos.
•Administración del personal.•Estimación del capital humano.•Capacidad de cambio.
EFICIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
3.3.3
DIRECCIÓN
PLANEACIÓNORGANIZACIÓ
N
CONTROL
Tomar las decisiones pertinentes para normar la gestión de la organización.
EFICIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
3.3.3
LIDERAZGO• Conducta y
soporte.• Poder de
influencia.• Implementación
de mejoras.
COMUNICACIÓN• Información
comprensible.• Intercambio de
conocimiento.• Confianza y
transparencia.
MOTIVACIÓN•Energía para sostener esfuerzos.
•Conductas positivas.
EFICIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
3.3.3 GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO
•Núcleos productivos de trabajo.•Habilidades y conocimientos para un fin común.
TOMA DE DECISIONES•Manejo adecuado del riesgo y la incertidumbre.•Minimizar errores y maximizar resultados.
CREATIVIDAD E INOVACIÓN•Acciones diferentes a las tradicionales.•Promoción del desarrollo de competencias.
EFICIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
3.3.3
CONTROL
PLANEACIÓNORGANIZACIÓ
N
DIRECCIÓN
Medición del progreso de las acciones en función del desempeño.
EFICIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
3.3.3
• Ejecución de los controles de sistemas de trabajo.
• Tecnología y cultura organizacional.
• Flexibilidad y objetividad.
SISTEMAS
• Normas de acción.• Medición del desempeño.• Corrección de desviaciones y,
permanecía del curso de acción.
PROCESOS
• Área de influencia de los controles.• Acciones en función de objetivos.• Nivel de delegación de facultades.
APLICACIÓN
EFICIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
3.3.3
Tipo de técnicas e instrumentos.Mecanismos de vigilancia y medición del desempeño.
HERRAMIENTAS
Participación integral en el logro de metas.Estándares de evaluación.
CALIDAD
EFICIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
EFICIENCIA DEL RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
3.3.4
OBJETIVOS DE LA REVISIÓN
Recursos Humanos
Producción Finanzas Mercadotecnia
Comunicación
3.3.4
EFICIENCIA EN RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
ETAPAS DEL RECLUTAMIE
NTO
Definición del perfil.
Búsqueda
Evaluación
Selección
04/14/2023
3.3.4
EFICIENCIA EN RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
DEFINICIÓN DEL PERFIL.
FUNSIONES
3.3.4
EFICIENCIA EN RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
HABILIDADES EXPERIENCIA
VALORES CONOCIMIENTOS
04/14/2023
3.3.4
EFICIENCIA EN RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
BÚSQUEDA
Convocatorias.
Outsourcing.
Headhunters.
3.3.4
EFICIENCIA EN RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
Entrevista
•Verificar•Conocer•Preguntas abiertas.
Prueb
as
•Conocimiento•Orales•Escritas
•Psicométricas•Equilibrio emocional•Manejo de conflictos
Filtro fin
al.
•Segunda entrevista.•Jefe directo•Jefe de área.
3.3.4
EFICIENCIA EN RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
SELECCIÓN
Se elige a aquél candidato que haya logrado el mejor desempeño en todas las pruebas.
Debe mostrársele con claridad, el cargo que tendrá y las tareas que deberá desempeñar.
En algunas ocasiones se pone a prueba al candidato para comprobar que verdaderamente es el idóneo.
GRACIAS