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Manual del Participante
Participante:
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CENTRO DE CAPACITACION EN TECNOLOGIA INFORMATICA
CENTRO DE CAPACITACIÓN EN TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 I Y II 1
CENTRO DE CAPACITACIÓN EN TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
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TABLA DE CONTENIDO
Tema: Marcadores .............................................................................................. 5
Procedimiento: ................................................................................................ 5 Hacer referencia a marcadores en un documento ................................................. 5 Procedimiento: ................................................................................................ 5
Tema: Ilustraciones ............................................................................................ 6 Caso Práctico ................................................................................................ 10
Tema: Columnas Periodísticas ............................................................................ 14 Definición ..................................................................................................... 14 Caso Práctico ................................................................................................ 14 Insertar Salto de Columna .............................................................................. 16 Caso Práctico ................................................................................................ 16
Tema: Letra Capital .......................................................................................... 17 Definición ..................................................................................................... 17 Caso Práctico ................................................................................................ 17
Tema: Seccionado de Documento ....................................................................... 19 Definición ..................................................................................................... 19 Tipos de saltos de sección que se pueden insertar .............................................. 19 Caso Práctico ................................................................................................ 20
Tema: Encabezado y Pie de Página ..................................................................... 22 Encabezado y Pie de Página ............................................................................ 22
Tema: Notas al pie y Notas al Final ..................................................................... 28 Notas al pie o al final ...................................................................................... 28
Tema: Sobres y Etiquetas .................................................................................. 33 Tema: Combinación de Correspondencia ............................................................. 34
Definición ..................................................................................................... 34 Caso Práctico ................................................................................................ 34 Como hacer Opciones de consulta .................................................................... 40 Caso Práctico ................................................................................................ 40
Tema: Estilos y Tabla de Contenido .................................................................... 43 Definición ..................................................................................................... 43 Caso Práctico ................................................................................................ 43 Tabla de Contenido ........................................................................................ 44 Caso Práctico ................................................................................................ 45
Tema: Tabla de Ilustración ................................................................................ 48 Definición ..................................................................................................... 48 Caso Práctico ................................................................................................ 48
Tema: Índice ................................................................................................... 52 Procedimiento: .............................................................................................. 52 Actualizar un índice ........................................................................................ 53 Procedimiento: .............................................................................................. 53
Tema: Citas ..................................................................................................... 53 Procedimiento: .............................................................................................. 53 Modificar una cita y una fuente ........................................................................ 54 Procedimiento: .............................................................................................. 54
Tema: Bibliografía ............................................................................................ 55 Procedimiento: .............................................................................................. 55
Tema: Página Web ............................................................................................ 56 Definición ..................................................................................................... 56 Caso Práctico ................................................................................................ 56 Caso Práctico ................................................................................................ 59 Agregar hipervínculos ..................................................................................... 64 Caso Práctico ................................................................................................ 64
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 I Y II 3
Tema: Establecer fondo ..................................................................................... 68 Procedimiento: .............................................................................................. 68 QUITAR FONDO ............................................................................................. 68 Procedimiento: .............................................................................................. 68
Tema: Formularios ........................................................................................... 69 Procedimiento: .............................................................................................. 69
Tema: Documentos Maestros y Submaestros ....................................................... 70 Definición ..................................................................................................... 70 Caso Práctico ................................................................................................ 71
Tema: Proteger documento ................................................................................ 76 Procedimiento: .............................................................................................. 76 DESPROTEGER DOCUMENTO ........................................................................... 77 Procedimiento: .............................................................................................. 77
Tema: Marcar un documento como final .............................................................. 77 Procedimiento: .............................................................................................. 78
Tema: Inspector de Documento ......................................................................... 78 Procedimiento: .............................................................................................. 80
Tema: Revisiones de un documento .................................................................... 81 Procedimiento: .............................................................................................. 81 Aceptar y rechazar los cambios de otro usuario ................................................. 81 Procedimiento: .............................................................................................. 81
Tema: Comparar documentos ............................................................................ 82 Procedimiento: .............................................................................................. 82
Tema: Personalizar Word ................................................................................... 83 Procedimiento: .............................................................................................. 83 Establecer opciones para guardar .................................................................... 85 Procedimiento: .............................................................................................. 85
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 I Y II 4
CENTRO DE CAPACITACIÓN EN TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 5
Tema: Marcadores
En lugar de desplazarse por los documentos para buscar cierto
texto puede ahorrar tiempo empleando marcadores. Un marcador es una ubicación o selección de texto a la que usted asigna un nombre e
identifica para futuras referencias.
Procedimiento:
1. Seleccione el texto o elemento al cual desea asignar un marcador.
2. De clic a la ficha Insertar.
3. En el grupo Vínculos de clic al
comando Marcador.
4. Se mostrará el cuadro de
diálogo Marcador.
5. De clic en la casilla Nombre del
marcador y digite un nombre.
Tome en cuenta que los
nombres de marcador no
pueden incluir espacios en
blanco, por lo cual puede utilizar
guiones bajos para separar palabras.
6. De clic al botón Agregar.
Hacer referencia a marcadores en un documento
Una referencia cruzada es una anotación o dirección en un lugar que hace referencia a información relevante en otro lugar. Dichas
referencias se actualizan si se mueve el contenido a otra ubicación.
Procedimiento: 1. Si el documento posee marcadores y desea desplazarse
directamente a ellos, de clic en la ficha Insertar.
2. De clic al comando Marcador.
3. En el cuadro de dialogo que se muestra de clic sobre el nombre del
marcador al que desea ir y luego de clic al botón Ir a.
4. Cierre el cuadro de diálogo.
5. Usted también puede hacer referencia a dichos marcadores con
referencias cruzadas. Seleccione el texto que utilizará De clic a la
ficha Insertar.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 6
6. En el grupo vínculos de clic al comando Hipervínculo.
7. En el cuadro de diálogo que se muestra de clic al botón Marcador.
8. Se mostrará la lista de marcadores que posee el documento, de
clic sobre el nombre del marcador que desea asociar y luego de
clic al botón Aceptar.
9. Nuevamente clic en Aceptar.
10. Otra forma de utilizar los marcadores es a través del
comando Ir a (CTRL+ALT+Inicio).
Tema: Ilustraciones
Organigrama
Es posible que en algún momento desee mostrarse un organigrama,
como parte del contenido de un documento. Para ello, Office cuenta con una herramienta muy útil denominada SmartArt, con la cual se puede
crear organigramas básicos que muestran relaciones de responsabilidad de un departamento o una empresa.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 7
Caso Práctico
1. Haga clic en el lugar donde desea insertar el organigrama.
2. Haga doble clic en el menú Insertar, a continuación seleccione
SmartArt.
3. Le aparecerá el cuadro Elegir un grafico SmartArt. Seleccione
Jerárquico, después seleccione el tipo y luego Aceptar.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 8
4. En el organigrama, haga clic en el Panel de texto y escriba Josué
David.
5. Para Eliminar un cuadro nada mas haga clic en el y luego pulse la
tecla suprimir. Haga eso con el cuadro de la segunda fila. A continuación, haga clic en el primer cuadro de la nueva segunda
fila, escriba Ricardo Fonseca, haga clic en el segundo cuadro, escriba Carlos Narváez, haga clic en el tercer cuadro y luego
escriba Douglas Chevez.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 9
Nota: Todos los cuadros contienen ahora nombres y el último cuadro
permanece todavía seleccionado. Podría realizar cambios de Diseño y Formato con las Herramientas de SmartArt
Al final el documento se verá como lo muestra la siguiente ventana:
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Gráficos Estadísticos
Los gráficos estadísticos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por la facilidad que presentan para esquematizar gran cantidad de
información.
Caso Práctico
1. Haga clic donde quiere que aparezca el grafico.
2. Haga doble clic en el menú Insertar.
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3. Seleccione la opción Gráfico.
4. Aparecerá en el documento el cuadro de dialogo para seleccionar
el tipo y el subtipo de grafico. Seleccione un Tipo y Subtipo de grafico y luego Aceptar.
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5. Aparecerá en el documento un grafico estadístico y una ventana de Excel ordenadas en mosaico vertical como la siguiente:
6. A continuación deben sustituirse los valores presentados en esta ventana de Excel, por los datos que en realidad se desean
representar. El grafico estadístico insertado en el documento se ajustará a los datos introducidos.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 13
7. Si se desea hacer cualquier otra modificación al grafico, debe realizarse a través de las Herramientas de Gráficos que
aparecerá en la barra de menú y a continuación en cual quiera de las tres opciones: Diseño, Presentación y Formato.
8. En cada una de las opciones podrá aplicar cambios como a Títulos, Leyenda, Rótulos de datos, etc.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 14
Nota: al final el documento se verá como lo muestra la siguiente
ventana:
Tema: Columnas Periodísticas
Objetivo: Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de aplicar columnas
periodísticas a un documento de Microsoft Word 2007.
Definición
El formato de Columnas se refiere a la forma en que se presenta un párrafo, el texto se presenta desde la parte inferior de una columna
hacía la parte superior de la siguiente columna.
Caso Práctico
1. Asegúrese que el documento se encuentra en la vista diseño de
impresión.
2. Para dar formato de columnas periodísticas al documento completo, haga clic en el menú Inicio y seleccione la opción
Seleccionar y luego Seleccionar todo.
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a. Para dar formato de columnas a parte del documento seleccione el texto al cual se desea aplicar el formato.
3. Haga clic en el botón Diseño de pagina en la
barra de menú, luego clic en Columnas y seleccione cuantas
columnas desea, o si prefiere de clic en Mas Columnas…
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 16
4. Arrastre el puntero del Mouse para seleccionar el número de
columnas deseado.
5. Si desea ajustar los anchos de columna y espaciado de la
columna, arrastre el puntero del Mouse sobre los marcadores de la columna sobre la regla horizontal.
Insertar Salto de Columna
Caso Práctico
1. Asegúrese que el documento se encuentra en la vista diseño de
impresión.
2. Haga clic en el menú Diseño de página ,
seleccione la opción Saltos .
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 17
3. Haga clic en Columna.
Tema: Letra Capital
Objetivo: Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de aplicar una letra
capital a un documento de Microsoft Word 2007. Definición
Una letra capital es una letra gigante que se coloca al inicio de los párrafos para darle una mejor presentación. Es recomendable trabajar
solo con una letra capital en un solo párrafo de lo contrario su documento se vera muy cargado de información y perderá presentación.
Caso Práctico
1. Haga clic en un párrafo.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 18
2. Haga clic en el menú Insertar.
3. Haga clic en la opción Letra Capital.
4. Haga clic en la opción Opciones de Letra Capital.
5. Aparecerá la siguiente ventana:
6. Dentro de esta ventana deberá seleccionar una opción del
apartado Posición, que pueden ser En texto ó En margen.
7. Asimismo dentro del apartado Opciones podrá:
Cambiar el tipo de Fuente. Establecer cuantas líneas del párrafo ocupará la letra capital.
Establecer la distancia en cms. entre la letra capital y el
párrafo.
8. Haga un clic en el botón Aceptar.
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Tema: Seccionado de Documento
Objetivo:
Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de aplicar secciones de documento a un texto de Microsoft Word 2007.
Definición
Puede utilizar secciones (Sección: Parte de un documento en el que establece determinadas opciones de formato de página. Puede crear una
nueva sección cuando desee cambiar propiedades como la numeración de líneas, el número de columnas o los encabezados y pies de página.)
Para variar el diseño de un mismo documento dentro de una página o entre páginas.
Sólo tiene que insertar saltos de sección (Salto de sección: marca
que inserta para mostrar el final de una sección. En el salto de una
sección se guardan los elementos de formato de la sección, como los márgenes, la orientación de la página, los encabezados y pies de
página, y la secuencia de números de página.) Para dividir el documento en secciones y después aplicar a cada sección el formato que desee. Por
ejemplo, puede utilizar formato de una columna para la sección de presentación de un informe y después utilizar formato de dos columnas
para el texto independiente de informe en la siguiente sección.
Tipos de saltos de sección que se pueden insertar
En los siguientes ejemplos se muestran los tipos de saltos de sección
que se pueden insertar. En cada ilustración, la línea punteada doble representa un salto de sección.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 20
Caso Práctico
1. Inserte a un documento de Word con tres hojas
2. A continuación, ubique el cursor o el punto de inserción al
principio de la segunda hoja
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 21
3. En el menú Diseño de página, haga clic en Saltos.
4. En Tipos de Saltos de sección, haga clic en la opción pagina
siguiente
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 22
5. El salto de sección quedara en la siguiente pagina así:
Observe, que el salto continuo de secciones de página lo inserta al
final de la página anterior.
6. Repitas los pasos del 2 al 5 para la siguiente hoja.
Tema: Encabezado y Pie de Página
Objetivo: Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de insertar
Encabezados y Pies de Página en un documento de Microsoft Word
2007.
Encabezado y Pie de Página
Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página, como por ejemplo el título del documento, el
autor, la fecha, etc.
El pie de página es un texto que se insertará automáticamente al final de cada página, y suele contener los números de página.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 23
Insertar encabezados
1. Abrir el archivo Formatos Doc
2. Haga clic izquierdo en la ficha
3. En el grupo de comandos
4. Haga clic sobre
5. Mostrará la siguiente lista:
6. Seleccionar el diseño del encabezado Alfabeto
7. Mostrará la siguiente área de encabezado
8. Escribir el siguiente texto: “Mi Primer Encabezado de Word
2007”.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 24
9. El resultado será:
10. Hacer clic sobre el botón parte derecha de los grupos
de botones.
11. Inserte más páginas en el documento y observara que se establece el encabezado para las nuevas páginas que inserte.
Establecer pies de página
1. Haga clic izquierdo en la ficha
2. En el grupo de botones de comandos
3. Haga clic sobre 4. Buscar el diseño de pie de página Rayas
5. Mostrará la siguiente área de pie de página
6. Digitar el texto para el pie “Mi primer Pie de Página”. El número de página se establece automáticamente por el tipo de formato de
pie. 7. El resultado del pie de página será:
8. Hacer clic sobre el botón de comando
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 25
Quitar Encabezados
1. Haga clic izquierdo en la ficha
2. En el grupo de botones de comandos
3. Haga clic sobre
4. Seleccionar
Quitar Pie de Página
1. Haga clic izquierdo en la ficha
2. En el grupo de botones de comandos
3. Haga clic sobre
4. Seleccionar
Insertar encabezado y pies de páginas a las páginas pares
1. Utilizando el mismo archivo
2. Ingresar al botón de office 3. Ubicarse sobre Imprimir
4. Elegir Vista Preliminar 5. Ingrese haciendo Clic en el indicador de cuadro de diálogo del
grupo
6. Mostrará la siguiente ventana:
7. Elegir la pestaña
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 26
8. Mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
9. Dentro de Sección, Haga clic , elegir página par
10. Dentro de encabezados y pies de página, activar la casilla:
11. Haga clic en Aceptar
12. Observe su documento.
Nota: Si desea establecer páginas impares, deberá repetir el proceso anterior y elegir páginas impares, dentro de sección.
Ejercicio Práctico 01: Encabezados y pies
1. Abrir el archivo Otros Formatos 2. Insertar el siguiente encabezado
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 27
3. Colocar el siguiente pie de pagina
4. Guardar el documento
Ejercicio Práctico 02: Quitar Encabezados y pies
1. Abrir el archivo Otros Formatos 2. Eliminar los encabezados y pies de este archivo
Ejercicio Práctico 03: Encabezados y Pies en Páginas Pares
1. Abrir el archivo Otros Formatos 2. Insertar el siguiente encabezado
3. Establecer el siguiente pie de página
4. Configurar el encabezado y pie, que solo lo muestre para las
páginas pares.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 28
Tema: Notas al pie y Notas al Final
Objetivo:
Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de insertar notas al
pie y al final de un documento de Microsoft Word 2007.
Notas al pie o al final
Una nota al pie o al final consta de dos partes vinculadas: la marca de referencia de nota y el texto correspondiente a la nota. Puede numerar
automáticamente las marcas o crear sus propias marcas personalizadas. Al agregar, eliminar o mover notas numeradas automáticamente, Word
vuelve a numerar las marcas de referencia de notas.
Insertar una Nota al Pie
1. Abrir el archivo FORMATOS DOC
2. Ubicarse al inicio de la frase Word
3. Haga clic en la ficha Referencias
4. Dentro del grupo Notas al pie, haga clic en: Insertar nota al pie
5. Observe al pie de su página, Mostrará el área de notas
6. Digitar la siguiente nota y el resultado será:
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 29
Insertar una Nota al Pie por debajo de la selección
1. Ubicarse al inicio de la frase usuarios
2. Haga clic en la ficha Referencias
3. Dentro del grupo Notas al pie, haga clic en el indicador de
cuadro de diálogo, para ingresar al grupo de comandos.
4. Mostrará las siguiente ventana:
5. Dentro de la categoría Posición, haga clic en
6. Seleccionar Por debajo de la selección
7. Haga clic en el botón Insertar
8. Mostrará el siguiente resultado al final de su página:
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 30
Borrar una Nota al Pie
1. Ubicarse sobre de la frase usuarios y se Mostrará
2. En la parte izquierda de la frase muestra un número o símbolo,
el cual deberá seleccionarlo para poderlo borrar
3. A continuación presionar la tecla SUPR
Nota: Si desea eliminar las notas al final, deberá realizar los mismos procedimientos.
Insertar una Nota al final
1. Abrir un archivo de Microsoft Word
2. Copie o digite toda la información a la siguiente página
3. Ubicarse al inicio de cualquier frase de la primera página
4. Haga clic en la ficha Referencias
5. Dentro del grupo Notas al pie, haga clic en el indicador de
cuadro de diálogo, para ingresar al grupo de comandos.
6. Activar la posición:
7. Dar clic sobre el botón llamado SIMBOLO
8. Elegir el siguiente símbolo ®
9. Clic en el botón Aceptar
10. Clic en el botón Insertar
11. Observe que el punto de inserción se desplazó hasta el final de
la última página de su documento.
12. Digitar el siguiente texto como nota
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 31
Ejercicio Práctico 01: Insertar Nota al pie
Digite el siguiente texto y ubique el punto de inserción al final de la palabra “relacionados”:
Cuando la mercancía se vende, se necesitan dos asientos: uno para
reconocer el ingreso obtenido y el segundo para reconocer el costo de los bienes vendidos relacionados. Este segundo asiento también reduce
el saldo de la cuenta de Inventario para reflejar la venta de parte del inventario de la compañía
1. En la ficha Referencias, haga clic en Insertar notas al pie
2. Haga clic en Nota al pie. 3. En la sección Formato, elegir el formato de Número.
4. Haga clic en Insertar. 5. Word inserta el número de nota y sitúa el punto de inserción a
continuación del número de nota. 6. Digite el texto de la nota.
7. Desplácese a su posición en el documento y siga digitando.
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Ejercicio Práctico 01: Insertar una Nota al Final
1. En la vista Diseño de impresión, haga clic donde desee insertar la
marca de referencia de nota al final.
Ubique el punto de inserción al final de la palabra “compañía”.
2. En la ficha Referencias y luego en Insertar Nota al final.
3. Haga clic en Nota al Final. 4. En la casilla Formato de Número, haga clic en la opción que desee.
5. Haga clic en Insertar. 6. Word inserta el número de nota y sitúa el punto de inserción a
continuación del número de nota. 7. Digite el texto de la nota. El documento se visualizará de la
siguiente manera:
CENTRO DE CAPACITACION EN TECNOLOGIA INFORMATICA
ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 33
Tema: Sobres y Etiquetas
Usted podrá crear sobres y etiquetas que le permitirán
imprimirlos para poder enviar su correspondencia. Si emplea remitentes con regularidad puede guardarlos como remitente predeterminado para
ahorrar tiempo. Si agrega un sobre a un documento, este se almacena como la
página 0 y se guarda junto con el documento.
Procedimiento: 1. De clic en la ficha Correspondencia.
2. De clic al comando Crear y
elija Sobres.
3. En el cuadro de Diálogo
que se muestra digite en la
Casilla Dirección¸
Nombre y Dirección del
Destinatario.
4. En la casilla Remite, digite
los datos del Remitente.
5. De clic en el botón
Opciones para determinar
el tamaño del sobre a
utilizar.
6. Acepte los cambios.
7. De clic en el botón Agregar al documento, para poder crear el
sobre; o de clic en el botón Imprimir para enviar directamente a
impresión el sobre sin agregarlo al documento.
8. Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo indicando si desea
guardar los datos del remitente como predeterminado.
9. De clic en el botón Sí, si lo considera necesario o en No si desea
omitirlo.
CENTRO DE CAPACITACION EN TECNOLOGIA INFORMATICA
ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 34
Tema: Combinación de Correspondencia
Objetivo: Que al finalizar el tema el participante sea capaz de crear una
combinación de correspondencia de Microsoft Word 2007. Definición
El proceso de combinar correspondencia consiste en tomar información
de un documento, u origen de datos, y combinarla con otro documento, o documento principal. El origen de datos es un
documento, hoja de cálculo, base de datos u otro tipo de archivo que contiene información variable (como nombres, direcciones y números de
teléfono) que cambia de un documento combinado al siguiente.
Caso Práctico
1. En el menú Correspondencia, señale Iniciar combinación de
correspondencia y haga clic en Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia.
Se abre el panel de tareas Combinar correspondencia, mostrando el
primer paso de los seis que contiene el asistente.
CENTRO DE CAPACITACION EN TECNOLOGIA INFORMATICA
ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 35
2. En el panel de tareas Combinar correspondencia, asegúrese de
que la opción Cartas está seleccionada siempre y cuando usted
tenga una carta para combinar en ese momento, luego haga clic en Siguiente:
Inicie el documento, en la parte inferior del panel.
Aparece el paso 2 en el panel de tareas Combinar correspondencia.
3. En el panel de tareas Combinar correspondencia, asegúrese de que la opción Utilizar el documento actual está seleccionada y
luego haga clic en Siguiente: seleccione los destinatarios, en la parte inferior del panel.
CENTRO DE CAPACITACION EN TECNOLOGIA INFORMATICA
ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 36
Aparece el paso 3.
4. En el panel de tareas Combinar correspondencia, asegúrese de que la
opción Escribir una lista nueva está seleccionada y luego haga clic en Crear.
5. Una vez hecho clic en Crear, aparecerá la siguiente pantalla:
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 37
En la ventana nueva lista de direcciones, haga clic en cada campo y
llene nada más los necesarios. Para ingresar otro registro dar clic en
Nueva entrada.
6. Agregue más registros a la base de datos.
7. Una vez creada la lista y guardarla, aparecerá la siguiente ventana:
8. En la ventana Destinatario de combinar correspondencia,
haga clic en el botón Aceptar.
9. En el panel de tareas Combinar correspondencia, asegúrese de que la opción Utilizar una vista existente está seleccionada y
luego haga clic en siguiente.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 38
En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Más
elementos…, como lo muestra la siguiente ventana:
En la ventana Insertar campo de combinación, seleccione el campo y
a continuación de clic al botón Insertar. Pero antes debe tener el punto de inserción donde desea que aparezca el campo.
Una vez insertados los campos en la carta modelo, en el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en siguiente como lo muestra la
siguiente ventana:
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 39
Una vez hecho clic en siguiente, como penúltimo paso es hacer un clic
en Complete la combinación; como lo muestra la siguiente ventana:
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 40
Una vez hecho clic en Complete la combinación, como ultimo paso es
hacer un clic en Imprimir… o en Editar cartas individuales….
Fin de la Combinación de correspondencia.
Como hacer Opciones de consulta
Caso Práctico
En el panel de tareas Combinar correspondencia, verifique que se encuentra en el Paso 5 de 6; y a continuación de clic en Editar lista
de destinatarios, como lo muestra la siguiente pantalla:
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 41
Una vez hecho clic en Editar lista de destinatarios, aparecerá la
siguiente ventana:
A
continuación de clic en cualquier campo sobre la fecha; seguidamente
de clic en Avanzado, como lo muestra la siguiente pantalla:
Seguidamente de clic en Pestaña Filtrar Registros, y a continuación seleccione un CAMPO, COMPARACION y, un COMPARAR CON.
CENTRO DE CAPACITACIÓN EN TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 42
Seguidamente de clic en Pestaña Ordenar Registro; y a continuación
seleccione un CAMPO en orden Ascendente o Descendente, como lo muestra la siguiente figura:
Luego clic en Aceptar y quedara ordenada
CENTRO DE CAPACITACIÓN EN TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 43
Tema: Estilos y Tabla de Contenido
Objetivo:
Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de aplicar estilos y tabla de contenido.
Definición
Es una combinación de características de formato, como fuente, tamaño
de fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese
estilo se aplican al mismo tiempo.
Caso Práctico
1. Haga clic en Inicio, y en la cinta de opciones de Estilos, haga clic en la opción de la esquina
2. En el panel de Estilos, haga clic en Nuevo estilo…
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3. A continuación establezca nombre del estilo y formatos
4. Haga clic en el botón Aceptar
Tabla de Contenido
Una Tabla de contenido aparece generalmente al comienzo de un
documento y lista los títulos y subtítulos principales junto con sus números de página correspondientes. Una tabla de contenido
proporciona una visión general de los temas cubiertos en un documento y permite a los lectores ir directamente a un tema de interés.
Para crear y dar formato a una tabla de contenido, se han de designar los títulos y subtítulos y luego hacer clic en índices y tablas, en el
submenú Referencia del menú Insertar. Word utiliza entonces los estilos de titulo para identificar las entradas de tabla de contenido e introduce
la tabla en el punto de inserción. Cuando la tabla esta seleccionada, un sombreado indica que Word la trata como un campo único. Cada
entrada se encuentra hipervinculada al titulo al que se refiere y, si se mantiene presionada la tecla ctrl. Y se hace clic en la entrada se puede
ir a la sección correspondiente.
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Caso Práctico
1. Con el punto de inserción al comienzo del documento, presione ctrl. + intro para insertar una nueva página. Esto lo hará cuando
ya haya terminado su documento y usted haya trabajado con Estilos.
2. Presione ctrl. + inicio para mover el punto de inserción al
comienzo del documento, a continuación escriba Tabla de Contenido
3. En el menú Referencias y haga clic en Tabla de contenido
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 46
Haga clic en Insertar tabla de contenido y aparece el cuadro de
diálogo Tabla de contenido.
4. Haga clic en la etiqueta Tabla de contenido para mostrar la
configuración de la tabla de contenido
5. Haga clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha del cuadro Formatos y haga clic en Elegante. Aparece el formato de tabla
de contenido Elegante en los cuadros de Vista preliminar
6. Haga clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha del cuadro Carácter de relleno y en la lista desplegable, haga clic en la
línea punteada (la segunda opción).
7. El cuadro de vista preliminar cambia para mostrar una línea continua como carácter de relleno.
8. Haga clic en Mostrar la barra de herramientas Esquema y haga clic en Aceptar. Word inserta una tabla de contenido con el
formato Elegante modificado para incluir el carácter de relleno punteado.
9. Muestra además la barra de herramientas Esquema.
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Tema: Tabla de Ilustración
Objetivo: Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de aplicar tabla de
ilustración.
Definición
Es una lista de títulos de imágenes, gráficos, diapositivas u otras ilustraciones en un documento, junto con los números de páginas en las
que aparecen.
Caso Práctico
1. Antes de insertar una Tabla de Ilustraciones, inserte a un documento tres hojas y, tres imágenes en cada hoja
2. Insertada las tres imágenes, de clic derecho sobre la Imagen y, a continuación clic en Insertar título, como lo muestra la siguiente
figura:
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 49
3. Una vez hecho clic en título, dispóngase a colocarle un Nombre
para la Figura; haciendo clic al botón Nuevo rótulo, sin establecerle ningún número al final del nombre; como lo muestra
la siguiente ventana:
4. A continuación de clic en Aceptar, y vuelva a dar nuevamente clic
en Aceptar; y la figura contendrá un Nombre y un Número a la derecha de el, con una posición Centrada; como lo muestra la
siguiente figura:
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 50
5. Para el resto de las imágenes repita los pasos del 2 al 4. Pero, ya
no establezca un nombre para la imagen 6. Una vez establecido título para todas las imágenes, prosiga a
insertar una Tabla de Ilustraciones 7. Coloque el punto de inserción donde quiere que la tabla de figuras
sea ubicada. En este caso insertará una cuarta hoja y digitara Tabla de Ilustraciones
8. De clic en Referencias, a continuación seleccione Insertar Tabla
de Ilustraciones
9. Aparece el cuadro de Tabla de Ilustraciones y de clic en etiqueta Tabla de Ilustraciones, como lo muestra la siguiente ventana:
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 51
10. Indique si o no mostrar números de página
11. Indique si o no mostrar números de página a la derecha
12. Indique si o no usar hipervínculos en lugar de números de página
13. Si es necesario de la lista de formatos, seleccione un diseño de una
tabla de figuras
14. Y por ultimo de clic en el botón Aceptar
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 52
Tema: Índice
Un índice normalmente está localizado al final de un documento,
es una lista en orden alfabético de los temas en un documento. Antes de crear un índice será necesario que podamos Marcar algunas entradas
que serán utilizadas para crear nuestro índice.
Procedimiento: 1. Seleccione el texto que desea marcar
como una entrada de índice.
2. De clic a la ficha Referencias.
3. En el grupo Índice de clic al comando
Marcar entrada.
4. Se mostrará el cuadro de diálogo
Marcar entrada de índice.
5. Por defecto en la casilla Entrada
aparecerá el texto que ha
seleccionado en el punto 1.
6. En la sección Opciones asegúrese que
este activa la opción Página actual.
7. De clic en el botón
Marcar.
8. Cuando finalice de
marcar las entradas
de clic en el botón
Cancelar.
9. Nuevamente en el
grupo Índice, de
clic al comando
Insertar índice.
10. Establezca
opciones de
configuración del
índice tales como
Alinear números
de página a la derecha.
11. En la casilla Formatos de clic a la punta de flecha y elija
una un formato predefinido.
12. De clic en el botón Aceptar.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 53
Actualizar un índice
Usted puede hacer cambios a las entradas de índice incluso después de que ha creado el índice, sin embargo, para que los cambios
surtan efecto, necesita actualizar el índice.
Procedimiento:
1. De clic derecho en cualquier lugar dentro del índice.
2. En la lista desplegable de clic en la opción Actualizar campos.
3. Otra forma es a través del comando actualizar índice que se
encuentra en el grupo índice de la ficha Referencias.
Tema: Citas
Una cita es una nota que menciona la fuente de la información. Una fuente es la obra (por ejemplo, un libro, informe o sitio web) que
proporcionó la información que uso en la creación de su documento. Cuando agrega una nueva cita a un documento, también crea una nueva
fuente que aparecerá en la bibliografía.
Procedimiento:
1. Coloque el punto de inserción en el lugar del documento donde
desee insertar una cita.
2. De clic en la ficha Referencias.
3. En el grupo Citas y bibliografía de clic al comando Insertar cita
.
4. De clic en la opción Agregar nueva fuente.
5. Le mostrará el siguiente cuadro de diálogo en donde podrá
completar la información relacionada con la fuente de donde
obtuvo la información (Tipo de fuente bibliográfica, Autor, Título,
Año, etc.).
6. De clic en el botón Aceptar. Podrá observar el resumen de la cita
que acaba de digitar en el lugar donde colocó el punto de
inserción.
7. En caso que utilizará una fuente que ya ha creado con
anterioridad, cuando de clic en el comando Insertar cita, le
mostrará el listado de Fuentes previamente guardadas, pudiendo
elegir cualquiera de ellas e insertándola.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 54
Modificar una cita y una fuente En ocasiones tendrá necesidad de editar citas y fuentes creadas
con anterioridad. Para ello nos auxiliaremos del Administrador de
fuentes el cual provee opciones de administración.
Procedimiento:
1. De clic en la ficha Referencias.
2. De clic en el comando Administrar fuentes.
3. Mostrará un cuadro de diálogo con la lista de fuentes disponibles,
tanto en la lista general como actual.
4. De clic sobre el nombre de la fuente y luego al botón Editar…
5. Cambie los datos que considere necesarios y acepte los cambios.
6. Probablemente le muestre el siguiente cuadro de diálogo
solicitando confirmar si quiere actualizar la fuente en ambas listas,
de clic en el botón Si.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 55
7. Otra forma de modificar una cita es
colocando el puntero sobre ella y en
la punta de flecha que se muestra
en la parte inferior derecha dar clic
en la opción Editar cita ó Editar
fuente.
Tema: Bibliografía
Una bibliografía es la lista de fuentes, que normalmente se incluyen al final de un documento, que consultó mientras creaba su
documento. Microsoft Word le permite crear una bibliografía utilizando las fuentes que insertó con las citas del documento.
Procedimiento:
1. Coloque el punto de inserción en el lugar del documento donde
desee insertar la bibliografía.
2. De clic en la ficha
Referencias.
3. En el grupo Citas y
bibliografía de clic al
comando
Bibliografía .
4. Usted podrá dar clic
en cualquiera de las
opciones que se muestran en la lista desplegable.
5. Si da clic en la opción Insertar bibliografía, se insertarán las
citas que ha sido almacenadas en el documento sin un título.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 56
Tema: Página Web
Objetivo:
Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de crear páginas Web desde Microsoft Word 2007.
Definición
Si alguna vez ha explorado el Web para consultar las noticias, buscar resultados deportivos o investigar sobre un tema, sabe que se trata de
un medio atractivo, informativo e inmediato. Si intenta alcanzar una amplia audiencia, se convierte además en una gran herramienta de
negocios y edición. No resulta difícil transformar los documentos en páginas Web para que otras personas puedan leerlos a través de la
red. Por ejemplo, The Garden Company podría publicar un boletín Web para proporcionar información sobre jardinería mientras anuncia sus
productos y servicios. Los clientes y aficionados a la jardinería leerían el
boletín en un explorador Web.
Los diseñadores profesionales de páginas Web utilizan programas
especiales, como Microsoft FrontPage, para diseñar sofisticados sitios Web (colecciones de páginas Web relacionadas). Sin embargo, se puede
utilizar Microsoft Office 2007 para crear páginas Web sencillas o convertir documentos existentes en páginas Web. Word permite guardar
un documento como página Web, verlo en un explorador Web y modificar la página si es necesario. También puede agregar
hipervínculos (llamados también vínculos) para proporcionar una forma rápida de acceder a otros documentos, páginas Web o direcciones
de correo electrónico.
Caso Práctico
1. Clic en la opción Personalizar barra de herramientas de
acceso rápido 2. Aparece el menú y seleccionar Más comandos…
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 57
3. Aparece el cuadro de dialogo opciones de Word, haga clic en
Avanzadas y luego haga clic en Opciones Web
4. Aparece el cuadro de dialogo Opciones Web
5. En la etiqueta Exploradores, haga clic en la flecha hacia abajo situado a la derecha del cuadro Los usuarios que vean está
página Web utilizarán y luego haga clic en Microsoft Internet Explorer 6.0 o posterior
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 58
6. En la lista Opciones, compruebe que está seleccionada la casilla
de verificación deshabilitar características no admitidas por
estos exploradores y haga clic en Aceptar
Utilice esta función sólo si desea emplear las características de Microsoft Word que sean compatibles con determinados exploradores Web.
Explorador: software que interpreta archivos HTML, les da formato de de páginas Web y los muestra. Un explorador de Web, como Microsoft
Internet Explorer, puede seguir hipervínculos, transferir archivos y reproducir archivos de sonido o vídeo que estén incrustados en páginas
Web.).
7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dialogo Opciones de Word
8. En el menú Archivo, haga clic en Vista previa de la página Web para abrir la página en su explorador Web y después, haga
clic en el botón Maximizar en el borde derecho de la barra de título de su explorador Web
El documento CrearDocWeb aparece en su explorador como página
Web, como se muestra en la ilustración.
9. Cierre la ventana explorador Web
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 59
Caso Práctico
1. Cree un archivo común y corriente 2. Clic en el Botón de Office, haga clic en Guardar como y luego
en Otros formatos
3. Aparece el cuadro de dialogo Guardar como
4. Seleccione la unidad y el nombre para el archivo
5. Haga clic en la flecha hacia abajo, situada a la derecha del cuadro Guardar como tipo, haga clic en Página Web en la lista
desplegable y luego haga clic en Guardar
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 60
El documento aparece en Word en Vista Diseño Web, dado que
ahora es un documento Web.
6. En las Opciones de Word en la cinta de opciones, mas
comandos, esta la opción personalizar busca el comando Tabla de contenido en marco y clic en agregar, así estará listo a ocupar.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 61
7. Repita el paso 6 hasta que estén listas todas las herramientas de
Marco en la barra de acceso rápido así como lo muestra la
siguiente figura
8. Haga clic en la opción Marco nuevo a la izquierda
9. A la izquierda del marco que muestra el documento Web, aparece
un marco de aproximadamente la mitad de anchura de la pantalla
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 62
10. Señale el borde entre los dos marcos y, cuando el puntero cambie
a una flecha de dos puntas, arrastre el borde hasta que el marco de
la izquierda tenga la mitad de su anchura original
10. En el marco izquierdo escriba ¡Visite nuestro centro infantil de The Garden Company! Y presione Intro tres veces.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 63
11. Escriba ¡Todas las actividades son gratuitas! Y presione
Intro.
12. Seleccione todo el texto en el mismo marco, haga clic en la
flecha hacia abajo situada a la derecha del cuadro Tamaño de fuente y haga clic en 18. Después, haga clic en la flecha hacia
abajo situada a la derecha del botón Color de fuente y, en la primera columna de la derecha de primera fila de la paleta de
color, haga clic en el cuadro Anaranjado.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 64
13. Desplácese por el marco que muestra el documento Web. El
documento se desplaza, pero no así el mensaje en el cuadro
adyacente.
14. En el Botón de Office, haga clic en Guardar como, la opción Otros formatos y escriba Página Marcos como nombre
del archivo, el tipo como pagina web, compruebe que el archivo será guardado en la misma unidad y, haga clic en Guardar.
Word guarda el documento, que contiene texto en el marco de la
izquierda y una indicación para mostrar el Documento suyo en el marco de la derecha.
15. Cierre el documento PáginaMarcos.
Agregar hipervínculos
Las páginas Web utilizan hipervínculos (vínculos) como una forma rápida de realizar tareas, como abrir otra página Web, descargar un archivo o
enviar un mensaje de correo electrónico. Pueden insertarse hipervínculos en un documento Web o en un documento Word normal,
haciendo clic en el botón Insertar hipervínculo de la barra de herramientas Estándar, para mostrar el cuadro de dialogo Insertar
hipervínculo. Después, utilizando los botones en la barra <<Vincular a>> para establecer un vínculo con otro archivo o página Web o con
otra zona en el mismo documento (como un título o marcador), con un nuevo documento o con una dirección de correo electrónico.
Los hipervínculos de texto aparecen en los documentos Word como
textos en azul subrayados, de forma similar a la que aparecen en la mayoría de los exploradores. Puede ir directamente al destino de un
hipervínculo en un documento Word si mantiene presionada la tecla ctrl.
Y hace clic en el vínculo. Cuando vea el documento Web en su explorador, simplemente haga clic en el vínculo para seguirlo.
Caso Práctico
1. Si el archivo Página Marcos no esta abierto, abrirlo
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 65
2. Seleccione el texto ¡Visite nuestro centro infantil de The
Garden Company!, a continuación haga clic derecho sobre el;
seguidamente clic en Hipervínculo
Aparece la siguiente ventana
3. En la lista de carpeta y nombre de archivo, haga clic (no doble
clic) en el archivo que contiene la imagen, y después haga clic en Marco de destino. Aparece el cuadro de dialogo Establecer
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 66
Marco de destino con la opción Predeterminado de la página
(ninguno) como el valor actual del marco.
4. Haga clic en Aceptar para aceptar la selección predeterminada y
haga clic de nuevo en Aceptar para cerrar el cuadro de dialogo Insertar hipervínculo.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 67
5. Word presenta una información de pantalla que muestra la ruta de
este hipervínculo al archivo (donde esta su imagen) y la
información sobre cómo seguir el vínculo en Word.
6. Mantenga presionada la tecla ctrl. Y después haga clic en el texto. El archivo que contiene su imagen se muestra en la ventana de su
explorador Web.
7. Cierre la ventana del explorador.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 68
Tema: Establecer fondo
Los fondos de color se pueden utilizar cuando se imprimen
documentos. Un ejemplo que podríamos indicar es agregar un fondo de
color a la portada de un informe, estableciendo cierta sensación sobre el contenido de dicho informe.
Tome en cuenta que es necesario emplear colores de fondo claros que no interfieran con el texto de la página.
Procedimiento:
1. No importa donde se encuentre el punto de inserción el color de fondo se aplicará a todas las páginas del documento.
2. De clic en la ficha Diseño de página. 3. En el grupo Fondo de página encontrará el
comando Color de página 4. Se desplegará un listado de colores y
opciones adicionales para aplicar un fondo. 5. Desplace el puntero del mouse sobre el color
que desee aplicar y de clic. O si prefiere de clic en Efectos de relleno... para poder elegir
una textura o imagen a aplicar de fondo. 6. Tome en cuenta que los colores de fondo o
imágenes de fondo, pueden o no ser impresas.
QUITAR FONDO
Es muy probable que en determinado momento ya no desee más utilizar un color de fondo, por lo cual será necesario quitarlo.
Procedimiento: 1. De clic en la ficha Diseño de página
2. De clic en el comando Color de página
3. De clic en la opción Sin color.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 69
Tema: Formularios
Ya antes hemos aprendido a utilizar plantillas predefinidas en
Microsoft Word, sin embargo pueda presentarse la necesidad de crear un formulario para recolectar información de algún tipo, y de además
podremos almacenar como una nueva plantilla.
Procedimiento: 1. Es muy probable que la Ficha Programador no esté activa en su
instalación de Word por lo que será necesario sea activada antes
de iniciar. De clic en el Botón de Office.
2. De clic en Opciones de Word.
3. En el cuadro de diálogo que se muestra active la casilla de
Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.
4. De clic en el botón Aceptar.
5. Cree la siguiente plantilla y
luego utilice los comandos
Texto y Lista desplegable
colocándolos después de
Módulo, Facilitador, Lugar,
Ubicación, Diplomado
según corresponda.
6. Ahora personalizaremos el
texto de los cuadros de texto y lista desplegables.
7. De clic en el comando Modo Diseño y notará que los cuadros de
texto cambian su forma, de
clic sobre cada uno de ellos y
digite el mensaje que desea
asignar.
8. Ahora configuraremos las
propiedades de cada objeto.
De clic en la lista
desplegable que se
encuentra en Módulo.
9. De clic en el comando Propiedades.
CENTRO DE CAPACITACIÓN EN TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 70
10. En el cuadro de diálogo que se
muestra de clic sobre la frase “Elija un
elemento”, luego de clic al botón
Quitar.
11. De clic en el botón Agregar y
digite el texto “Excel Básico I”, de clic
en el botón Aceptar. Repita este paso
hasta completar la lista que se muestra
a continuación.
12. De clic en la casilla de texto de
dirección y luego de clic en
propiedades. Active la casilla Permitir
retornos de carro (varios párrafos), para poder ingresar
información de más de dos líneas.
Tema: Documentos Maestros y Submaestros
Objetivo:
Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de aplicar documentos maestros y submaestros en Microsoft Word 2007
Definición
Cuando tenga que crear y administrar un documento largo que implica múltiples secciones, puede convertir el documento en un
documento maestro y subdocumentos lo que le permitirá trabajar en diferentes partes en forma independiente. Por ejemplo, si un grupo
de personas está colaborando en el desarrollo del catálogo anual de The Garden Company, podría resultar mucho más eficiente dividir el
documento catálogo en un documento principal y en subdocumentos,
para que personas distintas puedan trabajar en partes diferentes de forma simultánea.
El documento maestro está estructurado como un esquema con
vínculos a todos los subdocumentos. Haciendo clic en un vínculo, se abre el subdocumento correspondiente. También se puede abrir cada
subdocumento de la forma normal, sin ir a través del documento principal. Después de actualizar y guardar un subdocumento, haciendo
clic en su vínculo en el documento principal, se abre la nueva versión del subdocumento. Si se quiere crear una tabla de contenido, un índice y
CENTRO DE CAPACITACIÓN EN TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 71
encabezados y pies de página para el documento completo, puede
hacerse en el documento maestro después de trabajar en los
subdocumentos. Por ejemplo, se puede agregar entradas de índice a cada subdocumento, numerar sus páginas consecutivamente y después
crear un índice desde el documento maestro para todo el documento completo.
Caso Práctico
1. Abra el archivo para establecerlo como subdocumento maestro. El
documento debe tener Estilos. 2. En el menú hacer clic en Vista y después en Esquema.
3. En la barra de herramientas Esquema, haga clic en el botón
Mostrar sólo primera línea.
CENTRO DE CAPACITACIÓN EN TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 72
4. La primera línea de cada párrafo aparece en el esquema.
5. Haga clic en el signo más (+) a la izquierda del título. Citas de
Sócrates Como lo muestra la siguiente ventana:
Word selecciona el título y todo el texto asociado a él.
6. En la barra de herramientas Esquema, haga clic en el botón
Disminuir nivel
El cuadro Estilo de la barra de herramientas Formato indica que al título Citas de Sócrates Se le ha asignado el estilo de párrafo Título 2.
7. Haga clic en el signo más a la izquierda del título Citas de Sócrates
Para seleccionar el título y su texto asociado.
CENTRO DE CAPACITACIÓN EN TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 73
8. En la barra de herramientas Esquema, haga clic en el botón crear Mostrar documento y aparecerá todas las opciones de
Documentos Maestros. Luego haga clic en Crear.
9. Aparece el icono Subdocumento en el margen izquierdo del documento, además de un borde claro alrededor del texto
CENTRO DE CAPACITACIÓN EN TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 74
seleccionado, y el título y su texto se convierten en un
subdocumento dentro del documento maestro.
10. Repita los pasos 6 y 7 para convertir los títulos siguientes y sus textos asociados en subdocumentos: Napoleón Bonaparte, y A
quien Alimentas.
11. En la barra de herramientas Esquema, haga clic en el botón
Contraer subdocumento.
CENTRO DE CAPACITACIÓN EN TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 75
Word le pregunta si quiere guardar los cambios en el documento maestro antes de contraer los subdocumentos
10. Haga clic en Aceptar. Si no ha guardado el documento lo tendrá
que hacer en ese momento.
Para realizar este ejercicio, tendrá que digitar el texto y ocupar estilos
en los títulos. O sino, trabaje con otro documento que tenga estilos en los títulos.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 76
Tema: Proteger documento
Usted puede proteger un documento de cambios de formato y restringir la edición utilizando el comando Proteger Documento. También se
evita que los usuarios puedan aplicar formatos directamente al texto, como listas con viñetas o numeradas; o características de fuentes.
Procedimiento:
1. De clic en la ficha
Revisar.
2. En el grupo Proteger se
encuentra el comando
Proteger documento.
De clic sobre dicho
comando.
3. De clic sobre la opción Restringir formato y
edición.
4. Se mostrará el panel Restringir formato y
edición en la parte derecha de la ventana.
5. Active las casillas de verificación de las
Opciones Limitar el formato a una
selección de estilos y Restricciones de
edición.
6. Configure el tipo de restricciones que desee
aplicar, esto activará el botón Sí, aplicar la
protección.
7. En el cuadro de diálogo que se muestra
digite una contraseña de protección,
confirme dicha contraseña y de clic al
botón Aceptar.
CENTRO DE CAPACITACIÓN EN TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 77
DESPROTEGER DOCUMENTO
Pueda ser necesario que desea desproteger el documento quitando
todas las restricciones, sigua el siguiente procedimiento.
Procedimiento: 1. De clic en la ficha Revisar.
2. De clic sobre el comando Proteger
documento.
3. De clic sobre la opción Restringir formato
y edición.
4. En el panel Restringir formato y edición de
la parte derecha de la ventana, de clic en
el botón Suspender la protección.
5. Le mostrará un cuadro de diálogo
solicitando digitar la contraseña para
desproteger el documento, digítela y de
clic al botón Aceptar.
Tema: Marcar un documento como final
Cuando desee compartir un documento, pero evitar que los
destinatarios le hagan cambios usted puede utilizar el comando Marcar como final para indicarles a los lectores que el documento es de solo
lectura. Cuando un documento es marcado como final, los comandos de escritura, edición y revisión están deshabilitados o desactivados, y el
documento es de sólo lectura. Tome en cuenta que el comando Marcar no es una función de
seguridad, además de ello no serán de solo lectura si se abre en
versiones anteriores de Office.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 78
Procedimiento:
1. Abra el documento que desea marcar como final.
2. De clic al botón de Office.
3. Coloque el puntero del mouse sobre la opción Preparar.
4. De clic en la opción Marcar
como final.
5. Es probable que se muestre
el siguiente cuadro de
diálogo. De clic al botón Aceptar.
6. Se mostrará otro cuadro de diálogo informando que el documento
se ha marcado como final, si no desea volver a ver este mensaje
active la casilla No volver a mostrar este mensaje y de clic al
botón Aceptar.
Tema: Inspector de Documento
Cuando comparta documentos, es buena idea utilizar el Inspector de Documento para quitar cualquier información personal, revisión u
otra información no deseada. El Inspector de Documento puede
quitar comentarios, revisiones, datos personales y otra información no deseada de sus documentos.
Los documentos de Office pueden contener los siguientes tipos de
datos ocultos e información personal:
Comentarios, marcas de revisión de los cambios realizados,
versiones y anotaciones manuscritas. Este tipo de información
puede permitir que otros usuarios vean los nombres de las
personas que trabajaron en el documento, los comentarios de los
revisores y los cambios efectuados en el mismo.
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ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 79
Propiedades del documento e información personal.
También denominadas metadatos (metadatos: datos que
describen a otros datos. Por ejemplo, las palabras de un
documento son datos; el recuento de palabras es un ejemplo de
metadatos.), incluyen detalles sobre el documento como el autor,
el tema y el título. Además, incluyen información que mantienen
automáticamente los programas de Office, como el nombre de la
persona que guardó por última vez el documento y la fecha de
creación del mismo. Si usó características especiales, el
documento también puede contener tipos adicionales de
información de identificación personal (PII) (información de
identificación personal (PII): cualquier información que se pueda
utilizar para identificar a una persona, por ejemplo, su nombre,
dirección, dirección de correo electrónico, número de documento
de identidad, dirección IP o un identificador único asociado con PII
en otro programa.), como encabezados de correo electrónico,
información de envío para revisión, listas de distribución, rutas de
acceso a impresoras e información de la ruta de acceso de los
archivos para la publicación de páginas Web.
Encabezados, pies de página y marcas de agua Los
documentos de Word y los libros de Excel pueden contener
información en los encabezados y los pies de página. Además,
puede que haya agregado una marca de agua al documento de
Word.
Texto oculto. Los documentos de Word pueden contener texto al
que se le ha aplicado formato de texto oculto. Si no sabe si el
documento contiene texto con formato de texto oculto, puede usar
el Inspector de documento para buscarlo.
Propiedades del servidor de documentos. Si el documento se
guardó en una ubicación del servidor de administración de
documentos, como un sitio del área de documentos o una
biblioteca basada en Microsoft Windows SharePoint Services,
puede que el documento contenga propiedades adicionales o
información relacionada con esta ubicación del servidor.
Datos XML personalizados. Los documentos pueden contener
datos XML personalizados que no se ven en el propio documento.
El Inspector de documento puede buscar y quitar estos datos XML.
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Procedimiento:
1. Es recomendable que antes
de iniciar el proceso de
Inspección guarde una copia
del documento original ya
que no siempre se pueden
restaurar los datos que
quita este inspector.
2. De clic en el botón de
Office y coloque el puntero
sobre la opción Preparar.
3. De clic en la opción
Inspeccionar documento.
4. Se mostrará el cuadro de
diálogo Inspector de documento, active las casillas de
verificación de los tipos de datos ocultos que desea inspeccionar.
5. De clic sobre el botón
Inspeccionar.
6. Se mostrará un cuadro de
diálogo indicando el
progreso de la inspección. Al
finalizar dicho proceso se
mostrará un resumen de
resultados de inspección
como el que se muestra en
la imagen, de clic en el
botón Quitar todo, según
corresponda a los datos que
desea quitar.
7. Finalmente de clic en el botón Cerrar.
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Tema: Revisiones de un documento
En ocasiones será necesario que varios usuarios efectúen cambios a un mismo documento, usted podrá utilizar el panel de revisiones para
asegurarse que ha verificado todos esos cambios. El panel de revisiones muestra el número total de cambios que aparecen actualmente en un
documento y el número de cambios de cada tipo.
Procedimiento: 1. Abra el documento al cual le efectuará alguna modificación, como
por ejemplo cambio de formato, inserción de texto u objetos,
eliminación, etc.
2. De clic en la ficha Revisar.
3. El grupo Seguimiento de clic a
comando Control de cambios. Y
en la lista que se despliega de
clic en Control de cambios.
4. Siempre en el grupo Seguimiento de clic al comando Panel de
revisiones y luego elija una de las opciones Panel de revisiones
vertical u horizontal.
5. Según la elección el panel se mostrará en la parte izquierda de la
pantalla o en la parte inferior, detallando los cambios que se
realizarán en el documento.
6. Efectúe los cambios que considere convenientes y guarde dichos
cambios.
Aceptar y rechazar los cambios de otro usuario
A medida que el documento que posee cambios va siendo modificado por diferentes usuarios, será necesario que usted pueda
aceptar o rechazar cada cambio propuesto.
Procedimiento: 1. Abra el documento que ha sufrido cambios por otros usuarios.
2. De clic en la ficha Revisar.
3. En el grupo Cambios se encuentran
los comando Aceptar, rechazar,
siguiente o anterior; que le
permitirán poder dar seguimiento a
cada uno de los cambios realizados.
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4. En el caso del comando Aceptar posee otras opciones, en el caso
de que desea aceptar todos los cambios en el documento, podrá
hacerlo desde acá.
5. De igual forma el comando Rechazar le permite especificar qué
cambio desea rechazar o si simplemente desea rechazar todos los
cambios.
6. Al finalizar todos los
cambios se mostrará un
cuadro de diálogo indicando
que ya no hay más cambios
que aceptar o rechazar. De
clic al botón Aceptar.
Tema: Comparar documentos
Usted puede comparar dos versiones de un documento utilizando
el comando Comparar. También tiene la opción de combinar las dos versiones en un tercer documento nuevo o
dentro de uno de los documentos existentes. El comando Comparar, compara dos
documentos y muestra sólo lo que cambió entre ellos. No se hacen cambios en los documentos
que se comparan. La comparación se muestra de manera predeterminada en un tercer documento
nuevo, al que se le llama documento con estilo jurídico.
Procedimiento: 1. Abra el documento que
desea comparar
2. De clic en la ficha Revisar.
En el grupo Comparar de
clic en el comando
Comparar, y luego en la
opción Comparar…
3. Se mostrará el cuadro de
diálogo Comparar
Documentos.
4. De clic en la casilla
Documento original y seleccione la opción Examinar. Y elija el
nombre del documento que utilizará como origen para la
comparación.
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5. De clic en la casilla Documento revisado, y seleccione la opción
Examinar, elija el nombre del documento con el que comparará el
original.
6. De clic en el botón Mas >>. Para configurar otras opciones de la
comparación.
7. En nuestro caso verificaremos que la casilla de Documento
nuevo este activa.
8. De clic en el botón Aceptar.
9. El resultado será muy similar a lo que muestra la siguiente
imagen:
Tema: Personalizar Word
Es muy probable que tenga la necesidad de efectuar algunas personalizaciones en su Word para facilitar algunas actividades como
por ejemplo, a lo mejor desee que todos los documentos que cree lleven su nombre e iniciales como marca de Autor. Cambiar el modo en el que
el contenido del documento se muestra en la pantalla, la forma en que
Word corrige y formatea su texto, entre otras cosas.
Procedimiento: 1. De clic en el Botón de Office.
2. Ahora de clic en el botón Opciones de Word.
3. En el cuadro de diálogo que se muestra verifique que en la parte
superior izquierda del cuadro este activa la opción: Más
frecuentes.
4. En la sección Personalizar la copia de Microsoft Office. Complete
las casillas Nombre de usuario: e Iniciales.
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5. De esta forma todo documento que sea creado en Word contendrá
la información del Autor.
6. De clic en el botón Aceptar.
7. Si desea agregar una información más detallada a un documento
en particular, de clic en el botón de Office.
8. Coloque el puntero del mouse sobre Preparar, se desplegará un
listado de opciones de clic sobre Propiedades.
9. Notará que se mostrará una cinta en la parte inferior de la cinta de
opciones permitiendo completar con la información
correspondiente a cada una de las casillas.
10. Cuando ha finalizado de insertar la información de clic al
botón “X” que se encuentra en la esquina superior derecha de
dicha cinta para cerrarla.
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Establecer opciones para guardar
Procedimiento: 1. De clic en el Botón de Office.
2. Ahora de clic en el botón Opciones de Word.
3. En el cuadro de diálogo que se muestra, verifique que en la parte
izquierda del cuadro este activa la opción Guardar.
4. En la sección Guardar documentos se encuentra la casilla
Ubicación de archivo predeterminada: de clic al botón Examinar
de dicha casilla y elija una carpeta donde desea que por defecto
cada vez que active la opción de guardar un documento apertura
dicha carpeta.
5. De clic en el botón Aceptar.
6. Al retornar al cuadro de diálogo de opciones de Word de clic en el
botón Aceptar.
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