Download - MAR16.Auditorías y Tratamiento de Hallazgos
1Especialistas en Sistema de Gestión
AUDITORÍAS EN SISTEMA DE GESTIÓN Y
TRATAMIENTO DE HALLAZGOS
2Especialistas en Sistema de Gestión
AUDITORÍA
¨Proceso sistemático, independiente y documentado, para
obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de auditoría¨
(ISO 19011)
Introducción
3Especialistas en Sistema de Gestión
Sistemático
Independiente
Documentado
Evidencias
Criterios de Auditoría
Conjunto de procedimientos o pasos lógicos y organizados
Los auditores deben ser independientes de la actividad que esauditada
Como resultado se tendrán evidencias de la auditoría (Informe)
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacionque según los criterios de auditoria y que son verificables
Grupo de politicas, procedimientos o requisitos usados como Referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditoria
AUDITORÍA
4Especialistas en Sistema de Gestión
¿POR QUÉ NECESITAMOS AUDITAR?
Una Auditoría realizada efectivamente debe:
Funcionar como un escáner.
Permitir conocer el desempeño del sistema.
Proporcionar información real sobre la cual puedan basarse las
decisiones.
Eliminar ideas preconcebidas e información sesgada.
5Especialistas en Sistema de Gestión
PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE
ORGANIZACIÓN
AUDITORIA INTERNA
CLIENTE
AUDITORIA EXTERNA
CERTIFICADORA
AUDITORIA EXTERNA
OBJETIVOS:
Determinar si el SIG:
• Es conforme con los requisitos.
• Se ha implementado y se
mantiene de manera eficaz.
OBJETIVOS:
• Evaluar la adecuación para cumplir
eficazmente los requisitos del
solicitante.
• Verificar la aplicación de
disposiciones contractuales.
OBJETIVOS:
• Evaluar la capacidad para
cumplir los requisitos de la
Norma ISO 9001 – ISO 14001
– OHSAS 18001.
Para:
• Evaluar el sistema Integrado
de Gestión.
• Identificar oportunidades de
mejora.
Para:
• Evaluar y seleccionar proveedores.
• Mantener relaciones gana - gana.
Para:
• Certificación o reconocimiento
por un tercero.
TIPOS DE AUDITORÍA
6Especialistas en Sistema de Gestión
Requisitos fundamentales para una
Auditoría Efectiva:
Apoyo de la Dirección
Auditores entrenados
Independencia de los auditores
Acceso a documentos
Acceso a todos los niveles gerenciales
Procedimiento de auditoría definido
7Especialistas en Sistema de Gestión
ISO 19011
La norma ISO 19011 es utilizada para realizar las Auditorías de los
Sistemas de Gestión en cualquier tipo de auditoría.
8Especialistas en Sistema de Gestión
1) Integridad
• El auditor debe ser profesional e imparcial; actuar con honestidad y
responsabilidad
• Demostrar su competencia durante el desarrollo del trabajo.
2) Debido cuidado profesional:
• Debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que
desempeñan y la confianza depositada en ellos.
3) Confidencialidad:
• Discreción en el uso y protección de la información adquirida en el curso de
sus labores.
5) Independencia:
• Imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la
auditoría
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA
(ISO 19011)
9Especialistas en Sistema de Gestión
6) Enfoque basado en la evidencia
• La evidencia de la auditoría debe poder ser verificable, esto permitirá que la
auditoría sea fiable.
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA
(ISO 19011)
10Especialistas en Sistema de Gestión
GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA
Criterios a considerar para la programación de nuestras auditorías
Importancia de las actividades y procesos, relacionados con la calidad del
producto, prevención de la contaminación, accidentes e incidentes.
Resultados de las auditorias previas.
Cubrir todos los requisitos de la norma.
Disponibilidad de los auditados y auditores.
11Especialistas en Sistema de Gestión
ETAPAS DE LA AUDITORÍA
Iniciación de la Auditoría
Revisión de la documentación
Preparación de las actividades de auditoría
Actividades de Auditoría “in situ”
Informe de auditoría
Finalización de auditoría
Seguimiento de Auditoría
12Especialistas en Sistema de Gestión
Definición de los objetivos, el alcance y los
criterios de auditoria
Iniciación de la Auditoría
ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
13Especialistas en Sistema de Gestión
ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
Revisión de la Documentación
Una buena prácticas antes de realizar la auditoría es
que los auditores revisen la documentación
(procedimientos, manuales, instructivos) del proceso
o actividad a auditar
14Especialistas en Sistema de Gestión
Objetivo y alcance
Criterios
Equipo Auditor
Lugar y fecha
Duración de las actividades
Reuniones de enlace y retroalimentación
Reuniones de apertura y cierre
Designación de responsabilidades
Preparación del Plan de auditoria
ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
15Especialistas en Sistema de Gestión
Listas de verificación
Herramienta del equipo auditor
Ayuda en la entrevista
Permite estructurar la evaluación
Recordatorio
No limitarse a ella
No es para interrogar
Permite despersonalizar la auditoría
Administración del tiempo
Uniformidad al proceso de Auditoría
Preparación de las Actividades de Auditoría
16Especialistas en Sistema de Gestión
Reunión de apertura Reuniones de enlace entre los auditores Reunión de retroalimentación Reunión de cierre
Realización de las Actividades de Auditoría
17Especialistas en Sistema de Gestión
Comunicación durante la auditoria
Miembros del equipo auditor consultarse periódicamente para intercambiar
información
Las evidencias recopiladas en la auditoria deben ser comunicadas al
auditado
Acciones para reconfirmación del plan de auditoria
Realización de las Actividades de Auditoría
18Especialistas en Sistema de Gestión
ELEMENTOS DEL SISTEMA
QUE DEBEN SER AUDITADOS
DOCUMENTACIÓNPERSONAL
PROCESO MATERIALES, ITEMS Y EQUIPOS
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨
19Especialistas en Sistema de Gestión
Para una correcta evaluación ...
Pregunte
Escuche
Observe
Piense
Evalúe
Registre
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨
20Especialistas en Sistema de Gestión
TÉCNICA DE ENTREVISTA
Cómo
Dónde
Cuándo
Qué
Por qué
Quién
Palabras fundamentales del Auditor:
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨
21Especialistas en Sistema de Gestión
Preguntas Abiertas
Preguntas Cerradas
Se debe evitar hacer:Preguntas que sugieren una respuesta
Preguntas con connotación emotiva
Entonación adecuada
TÉCNICA DE ENTREVISTA
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨
22Especialistas en Sistema de Gestión
Permanecer seguro
Administrar el tiempo adecuadamente
No dejarse conducir o engañar
Ser detallista y eficiente
Evitar apartarse del tema
ACTITUDES A TOMAR EN EL TRANSCURSO DE LA
AUDITORÍA
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨
23Especialistas en Sistema de Gestión
Ser negativo, indisciplinado
Ser crítico
Caer en disputas
Discutir personalidades
Comparar al auditado
Ser sarcástico
ACTITUDES QUE DEBEN SER EVITADAS
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨
24Especialistas en Sistema de Gestión
Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto
De mentalidad abierta
Diplomático-Amable
Con capacidad de comunicación (oral y escrita)
Observador
Perceptivo
Preparado
Paciente
Versátil – capaz de adaptarse a diferentes situaciones
Tenaz – persistente, orientado a la consecución de los objetivos
Decidido
Seguro de si mismo – actúa y funciona en forma independiente a la
vez que se relaciona eficazmente con otros
Puntual
Cualidades personales
Un auditor
debe ser:
COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES
25Especialistas en Sistema de Gestión
GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA
Evidencia de
auditoría
Criterios de
auditoría
Hallazgos de auditoria
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨
26Especialistas en Sistema de Gestión
TERMINOS RELACIONADOS
Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨
GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA
27Especialistas en Sistema de Gestión
NO CONFORMIDAD MAYOR
La ausencia o el incumplimiento en la implementación y mantención de uno o
mas elementos obligatorios del sistema, o una situación que en base a
evidencia objetiva disponible, plantearía la existencia de dudas significativas
sobre la calidad de lo que se provee.
TÉRMINOS RELACIONADOS
28Especialistas en Sistema de Gestión
NO CONFORMIDAD MENOR
Un hallazgo que indica una debilidad en el Sistema, Procedimiento, registros
o en la gestión de una actividad en particular. Puede ser también una
situación que en base a evidencias objetivas determinaría la existencia de
dudas significativas en cuanto a la capacidad futura del Sistema de alcanzar
la Política y Objetivos.
TÉRMINOS RELACIONADOS
29Especialistas en Sistema de Gestión
OBSERVACIÓN
Un hallazgo que merece la atención de la organización, pero que no requiere
obligatoriamente una acción correctiva.
TÉRMINOS RELACIONADOS
30Especialistas en Sistema de Gestión
No Conformidades más Comunes...
Existencia de Documentos Obsoletos
Procedimientos que no se cumplen o desactualizados
Controles operacionales que no se cumplen o que no
se han implementado.
Registros incompletos o sin implementar
Legajos de personal incompletos
Contratos que no se cumplen en todas sus cláusulas
No se evalúan a los subcontratistas.
Criterios no homogéneos de control
Fechas de Calibración vencidas
31Especialistas en Sistema de Gestión
Falta eficacia en la atención de encuestas de satisfacción de Cliente
No hay registros relativos al reproceso de producto No Conforme
Productos/registros almacenados en condiciones inadecuadas
Falta implementar acciones para mejorar el desempeño de los indicadores
No hay apoyo de la Gerencia al Sistema de Acciones Correctivas
Acciones Correctivas inadecuadas
No Conformidades más Comunes...
32Especialistas en Sistema de Gestión
Estructura:
Alcance y objetivos de la auditoría
Identificación de los auditores
Personas contactadas
Fecha de la auditoría
Normas de referencia
Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los objetivos de la auditoria.
Fortalezas y Debilidades
Descripción de las no conformidades encontradas
Adjuntar: SAC y Observaciones
Exclusiones
Informe de Auditoría
33Especialistas en Sistema de Gestión
Informe de Auditoría
¿Qué no debe incluirse ?
Opiniones Subjetivas
Información Confidencial no correspondiente
Crítica hacia individuos
Declaraciones ambiguas
Detalles triviales
Hallazgos no mencionados en la reunión de cierre
Informe de Auditoría
34Especialistas en Sistema de Gestión
Las no conformidades deberán registrarse y deberá
contar con evidencias de auditoría que las sustenten.
CORRECTA REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES
Seguimiento de Auditoría
• Problema
• Evidencia
• Requisito incumplido
35Especialistas en Sistema de Gestión
No
conformidad
Acción inmediata
Evaluación de
causas
Acciones
correctivas
Implementación
de acciones
correctivas
Evaluación de la
efectividad de las
acciones tomadas
ok FINSINO
Levantamiento de hallazgos
36Especialistas en Sistema de Gestión
37Especialistas en Sistema de Gestión
MUCHAS GRACIAS