Download - Manuales administrativos para alcaldias
MANUALES ADMINISTRATIVOS
ADMINISTRATIVOS
ALVARO L.HERNANDEZ A.DIRECTOR
POLICIAMUNICIPAL ZAMORA
Los ManualesSon Herramientas con las que cuentan las
organizaciones para hacer posible y facilitar eldesarrollo y desenvolvimientos de las múltiplesfunciones administrativas que deben llevarse a cabo.Los manuales son esenciales, debido a que nospermiten lograr el
Estandarización Ajuste mutuoEquilibrio
Los Manuales
Son todo un conjunto de reglas que describen demanera sistemática la actividades, labores que debenser realizadas por los miembros de la organización, conel propósito de lograr eficientemente los objetivos de laempresa.
Recopilan de manera organizada los procedimientos de la organización
Ventajas en el uso de Manuales Administrativos
Reduce en gran proporción la improvisación, ya que todo está escrito
Aclaran dudas con respecto a qué hacer en un momento determinado
Es un instrumento informativo
Es una herramienta de control
Mantiene la igualdad (estandarización) en la gestión organizacional
Buscar la mejor forma de hacer las cosas
Permite una evaluación objetiva de los procesos
Ahorro de tiempo, debido a que las instrucciones ya están dadas
Clasificación de los Manuales Administrativos
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
• Describe Los principios esenciales que rigenla administración y que determinarán lostérminos en la mejor toma de decisiones.
Clasificación de los Manuales Administrativos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS• Describe en detalle la secuencia de los
procedimientos como igualmente las normas acumplir por los integrantes de la organizaciónen yque estén acorde con los procedimientosestablecidos
MANUAL DE ESPECIALISTA
• Son aquellos diseñados para una actividad enespecífico.
Qué es lo importante en un manual de
procedimientos!!!????
PortadaFirmas de Revisión
Firma de Aprobación
Firma de Actualización
Indicé
Introducción
Base Legal
Alcance del Manual
Objetivo
Normas Generales
Procedimientos
Formulario e Instructivo
Glosario de Términos
Flujograma o Pictogramas
Anexos
Que debe contener un manual de normas y procedimientos
Portada
Debe contener lo siguiente:
• Logo de la alcaldía
• Nombre del Manual
• Mes y Año de elaboración del Manual
• Firmas de Elaboración, Revisión, Aprobación, y Actualización
Índice
• Señalar de manera ordenada todo el contenido del manual, indicando los números de paginas.
Introduccion
• Es la presentación del documento: debe ser breve y facil de entender y contener:
• El motivo, propósito y la utilidad del manual
• Síntesis del contenido del manual
• Importancia del manual
• Se puede indicar el área que va utilizar el manual.
Base Legal
• Es el marco jurídico, que rige o le da soporte legal al proceso o los procedimientos
• Indicar los nombres, números del Decreto, Fecha de promulgación, Numero de Gaceta Oficial y Fecha de la Publicación de las Leyes, Decretos, Reglamentos o Resoluciones.
• Se puede indicar el numero del (los) artículos específicos que tienen inherencia con el procedimiento.
Deben seguir un orden jerárquico descendente, es decir:
• Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela
• Leyes
• Códigos
• Reglamentos
• Decretos, Resoluciones, Circulares, Documentos Normativos
• Deben ordenados de manera cronológica dentro de cada categoría.
Que debe contener un manual de normas y procedimientos
Alcance del Manual
• Señalar los procesos documentados dentro del manual
• Indicar los aspectos que cubre el manual, señalar desde la primera hasta la ultima acción.
Objetivo del Manual
• Señalar brevemente los aspectos que se persigue con la elaboración del manual
• Evitar el uso de adjetivos calificativos, gerundios y abreviaturas.
Normas Generales
• Son lineamientos imperativos y especificados de acción que regulan la ejecución del procedimiento
• Son los pasos o requisitos de obligatorio cumplimiento en la ejecución del proceso.
• Son rígidos en su interpretación y aplicación.
• Cada procedimiento debe tener sus normas generales.
Que debe contener un manual de normas y procedimientos
Procedimiento
• Es la descripción narrativa, en forma secuencial y cronológica de cada uno de los pasos o actividades que se deben ejecutar para la realización de un proceso, a fin de concretar un resultado determinado.
• Deberá realizarse de manera clara, precisa y concisa, señalando claramente Quien, Como, Cuando, y Donde se ejecutan cada una de las actividades.
• Las actividades
• Las actividades serán descritas, iniciando con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente, por ejemplo Revisa, remite, Elabora.
• Verificar si existe duplicidad de esfuerzo, si se realizan actividades innecesarios, ya que los mismos pueden ser mejorados o eliminados, siempre y cuando no se desvíen el resultado a obtener con la ejecucion del procedimiento.
• Si en una misma dependencia se realizan una serie de actividades de manera continua. Solo se anotara el nombre de la dependencia en la primera de las actividades mencionadas.
Que debe contener un manual de normas y procedimientosQue debe contener un manual de normas y procedimientos
Que debe contener un manual de normas y procedimientos
Procedimiento
• Cuando una actividad implique la utilización de algún formato, se debera anotar el nombre entre comillas y hacer referencia al numero de copias y a la distribución de los mismos.
• No describir actividades cuyo origen, control y seguimiento corresponda aotra dependencia.
Formulario e Instructivo
• En este aparte se incluye todos los formularios utilizados para la ejecución del proceso.
• Cada formulario debe llevar su respectivo instructivo, donde se desglozan lospuntos como nombre del formulario, objetivo, tamaño, impresión, numerode copias, distribución y la descripción de cada uno de los campos.
Que debe contener un manual de normas y procedimientos
Glosario de Términos
• En esta sección se presenta un pequeño concepto de los términos propios del procedimiento utilizados dentro del manual.
Flujograma o Pictograma
• Es la representación grafica secuencial y en terminos generales, de las acciones principales del proceso.
A
B
CD
E
Anexos
• Aquí se incluye todo material que se considere importante para la ejecución de las actividades.
La organización es adictiva y necesaria, el quecarece de esta, la busca inconscientementepara mantener un equilibrio interno, y el que latiene en sus principios, la aplica por el resto desu vida
Agustín Ulivarri