A) Manuales departamentales Contienen:

Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus secciones básicas.

Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente.

Carta de organización general y departamental.

Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental.

Análisis de puestos.

Graficas de proceso y de flujo.

B) Manuales ínter departamentales Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporciona la misma cantidad de información:

Comprenden a todos los departamentos de la organización

Describen los procedimientos y relaciones que abarcan dichos departamento. En todo tipo de organización se utilizan los manuales. Manual es: un conjunto de instrucciones y explicaciones escritas que cubren distintas materias como políticas, métodos, planes de cuentas, trabajos, etc. Dentro de una empresa se emplean diversos tipos de manuales los cuales se presentan a continuación: C) Manual de Historia Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. D) Manual de organización Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. E) Manual de políticas Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito,permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. c) Servir de base para una constante y efectiva revisión. Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc. F) Manual de procedimientos Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para

aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. G) Manual de contenido múltiple Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones. Fuentes consultadas: Münch Galindo, Lourdes; Fundamentos de Administración.; 5° Edición; México, Ed. Trillas, 2004. http://www.itocotlan.edu.mx/publicos/Veronica/TECNICAS%20DE%20ORGANIZACION.pdf Manuales de organización Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente incluyen: • Finalidad de cada elemento de la organización. • Declaración de funciones. • Glosario de términos utilizados. Contienen: • Objetivos generales de la organización. • Políticas generales. • Glosario de términos administrativos. • Nombres de áreas o departamentos y puestos. • Procedimientos de organización. • Responsabilidades de los altos niveles. • Funciones. • Cartas de organización. • Descripción de puestos. • Introducción y objetivos del manual. • Historia de la empresa. Manuales departamentales Contienen: 1. Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus secciones básicas. 2. Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente. 3. Carta de organización general y departamental. 4. Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental. 5. Análisis de puestos. 6. Gráficas de proceso, y de flujo. Ventajas: • Describen el funcionamiento de un departamento.

• Se emplean para dar instrucciones en el departamento. • Presentan el flujo de trabajo. • Delimitan funciones, actividades y responsabilidades. • Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento. Manuales interdepartamentales Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de información: • Comprenden a todos los departamentos de la organización. • Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos. Diagramas de procedimiento o de flujo También se les conoce como flujogramas. George Terry los define como: la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento. Los diagramas de procedimiento premiten: • Una mayor simplificación del trabajo. • Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones par una mejor circulación física. • Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso. • Eliminar demoras. • Una mejor distribución de la planta. Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento. • Gráfica de flujo de operaciones. • Gráficas esquemáticas de flujo. • Gráfica de ubicación de equipo. • Gráfica de flujo de formas. En los diagramas de flujo se utilizan los siguintes símbolos: • (O) Un círculo: que significa operación. Se dice que hay operación cuando algo está siendo creado, cambiando o añadiendo, es decir, cuando se modifican las características de ese algo. • Un rectángulo: que significa inspección. Cuando algo es revisado, verificado o inspeccionado, sin ser alterado en sus características. • (---> Una flecha hacia la derecha: que significa acto de mover de un lugar a otro. • Media elipse: significa espera o demora, Etapa en que algo permanece ocioso en espera de que algo acontezca. Tamgbién se le llama almacenamiento o archivo temporal. • (Triangulo: Almacenamiento. Cuando se almacena o archiva algo para ser guardado con carácter definitivo. Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento Para la elaboración de un diagrama de procedimiento es conveniente seguir en forma ordenada la siguente secuencia. 1. Escoger el procedimiento por realizar. 2. Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán d de utilizarse. 3. Analizar el trabajo. 4. Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo. 5. Establecer el procedimiento más factible. 6. Presentar la proposición. 7. Obtener la aprobación. 8. Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.

9. Implantar el nuevo procedimiento. 10. Observar el procedimiento implantado. 11. Preparar una guía de adelantos logrados. 12. Llevar registros adecuados de realización. Carta de distribución del trabajo o de actividades A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas. Ventajas: • Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponden. • Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo. • Normaliza y estandariza procedimientos. • Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos. • Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad. Formulación Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo es necesario seguir los pasos que siguen: 1. Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona. 2. Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o sección. 3. Se vacían dichas listas en la forma de carta de distribución de actividades. 4. Se complementa la información con la observación y la entrevista. 5. Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona. 6. Se analiza el cuadro para saber qué puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse, etc. 7. Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro. EL ANÁLISIS DE PUESTOS Analizar significa "separar y ordenar. La técnica del análisis de puestos, por lo tanto, en reglas que se da para separar los elementos del puesto y ordenarles adecuadamente, con la ayuda de las normas de la lógica y la gramática. Dichas técnicas se aplican en tres aspectos: 1. Cómo obtener los datos de lo que constituye el puesto. 2. Cómo ordenar dichos datos. 3. Cómo consignar los mismos. El análisis comprende: La descripción del puesto, o sea la determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer, y la especificación del puesto, o sea la enunciación precisa de lo que el trabajador requiere para desempeñarlo con eficiencia. En la descripción distingue: 1) El encabezado o identificación, que contiene: a) el título; b) la ubicación; c) el instrumental; df) la jerarquía: de quien depende, a quiénes manda; contactos permanentes internos y externos. 2) La descripción genérica, que es una definición lo más breve y precisa que sea posible 3) La descripción específica, donde se detalla cada operación, con estimación aproximada del tiempo que requiere. Estas operaciones se clasifican en: permanentes, periodicas y eventuales. En la especificación se ponen los requisitos que deben llenar quien ocupe el puesto, concentrados en cuatro grandes factores: habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo. Estos se subdividen en otros más específicos, tales como bienes, equipo o trámites, medio ambiente y riesgos.

http://www.taringa.net/posts/economia-negocios/3075155/Tecnicas-y-herramientas-de-organizacion.html

4.4.1 MANUAL DE BIENVENIDA

Estos manuales son documentos que refieren la historia de una organización, es decir, si

creación, crecimiento, logros, evolución, situación y composición.

Este tipo de conocimientos proporciona al personal una visión de la organización y su

cultura, lo que facilita su adaptación y ambientación laboral. Además sirve como

mecanismo de enlace y contacto con otras organizaciones, autoridades, proveedores,

clientes y usuarios.

La información histórica puede enriquecer otros manuales, como el de organización,

políticas, contenido múltiple, etc.

En este tipo de manuales se describen las políticas de la compañía, normas, prestaciones y

otros temas relacionados.

Partes que lo conforman:

-Portada

-Palabras de bienvenida

-Historia de la empresa

-Objetivos

-Reglamentos

-Politicas

-Organigrama

-Descripcion de puestos

-Directorio

-Indice