SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA
UNIDAD DE CONTROL INTERNO
MANUAL QUE REGULA EL PROCESO DE INGRESOS PROPIOS DE LAS INSTITUCIONES
OFICIALES DE EDUCACION BASICA.
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I N D I C E
. PRESENTACION
. OBJETIVO
. DE LA CAPTACION DE LOS INGRESOS PROPIOS, SU SISTEMA Y CLASIFICACION.
. EL DESTINO DE LOS INGRESOS OBTENIDOS COMO RECURSOS PROPIOS.
.EGRESOS. CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO, DESCRIPCION DE CONCEPTOS Y
PARTIDAS.
. EL EJERCICIO DE LOS INGRESOS PROPIOS.
· LA ADMINISTRACION DE LOS INGRESOS PROPIOS.
· INFORMACION, SUPERVISION, EVALUACION Y CONTROL.
RECOMENDACIONES ADICIONALES
. LINEAMIENTOS APLICABLES PARA EL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LOS CENTROS
ESCOLARES.
. LINEAMIENTOS APLICABLES PARA EL CONTROL DE LOS RECURSOS HUMANOS DE LOS
PLANTELES EDUCATIVOS.
· ANEXOS:
1. RECIBO OFICIAL DE COBRO E INSTRUCTIVO DE LLENADO.
2. MODELO DE OFICIO PARA DAR AVISO A LA SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA.
3. FORMATO DE ACTA ADMINISTRATIVA CIRCUNSTANCIADA.
4. LIBRO DE REGISTRO DE INGRESOS Y EGRESOS E INSTRUCTIVO
5. FORMATO DE CONCILIACION BANCARIA E INSTRUCTIVO DE LLENADO.
6. FORMATO DE POLIZA DE CHEQUE E INSTRUCTIVO DE LLENADO.
7. INFORME DE INGRESOS Y EGRESOS DEL DIRECTOR.
8. INFORME DE INGRESOS Y EGRESOS DEL SUPERVISOR.
9.
10. FORMATOS PARA EL REGISTRO DE ASISTENCIAS.
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PRESENTACION
En nuestro estado, y muy especialmente el sector educativo, ha ido transformándose para responder a las demandas de una generación que plantea el ineludible reto de la eficiencia y la
transparencia como marcos en los que se sustenta la, tan necesaria, participación de todos los
actores del proceso educativo para crear y construir el andamiaje donde se soporten y se impulsen mejores tiempos y oportunidades para todos.
Es en esta dirección, que hemos venido impulsando algunas reformas y adecuaciones en las
que se inscribe hoy este manual para regular el proceso relacionado con los Ingresos Propios de las
instituciones oficiales de educación básica del Estado de Sonora.
Las grandes, diversas y profundas transformaciones que en los últimos años ha generado la firma del Acuerdo Nacional pare la Modernización de la Educación Básica cuya esencia se encuentra en el
gran acto de federalización y descentralización, nos obliga a dar cause a estas tendencias, estableciendo sistemas de organización que sean un real reflejo de: pertinencia, simplificación,
desconcentración y sistematización.
Reconocida la dinámica hacia el cambio como una necesidad imperativa para el desarrollo
integral del país, la modernización de estructuras y sistemas administrativos constituye una piedra angular, y es concebida como un proceso que conlleve a transformaciones profundas tendientes a
revertir inercias, a modificar prácticas y a la adopción de nuevas actitudes.
Bajo este esquema la Secretaría de Educación y Cultura ha establecido este sistema, el cual
está orientado a regular el ejercicio de los ingresos propios de las instituciones de educación básica del Estado de Sonora.
El presente documento, edemas de contemplar las modificaciones que respecto al marco normativo se han venido produciendo para permitir el mejor logro de los objetivos del sistema,
incluye diversos aspectos que inciden en la simplificación y desconcentración de funciones.
Asi, bajo un marco de corresponsabilidad y confianza se otorga a las Autoridades Educativas y a los integrantes de la comunidad escolar a quienes se refiere el presente reglamento, un alto
grado de autonomía al permitírseles determinar libremente los mecanismos internos de trámite,
información, control y evaluación adecuados para que la captación, el ejercicio, la información y el control de los ingresos propios de los planteles educativos se realicen con oportunidad,
transparencia, eficiencia y eficacia.
En consecuencia de lo anterior y en base a las facultades que me confiere el Reglamento
Interior de la Secretaría de Educación y Cultura, me permito emitir el siguiente:
MANUAL QUE REGULA EL PROCESO DE INGRESOS PROPIOS DE LAS INSTITUCIONES OFICIALES DE EDUCACION BASICA.
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O B J E T I V O
Establecer un marco normativo que con amplitud y claridad contribuya a la administración eficiente
de los recursos propios de los planteles de educación básica, en una etapa en donde el personal docente y la sociedad de padres de familia en forma corresponsable y armónica buscan optimizar
esfuerzos y simplificar funciones.
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DE LA CAPTACION DE LOS INGRESOS PROPIOS, SU SISTEMA Y CLASIFICACION.
Dada la diversidad de posibilidades de captar ingresos que existen en las instituciones de los
distintos niveles y modalidades de educación básica, resulta necesario y además útil que las autoridades educativas y los propios maestros, cuenten con una información precisa y tengan un
concepto claro de lo que la administración de las instituciones del servicio público consideran como un Ingreso Propio, ya que de esta situación se deriva la cultura con la que se ha de promover una
adecuada y conveniente captación y aplicación de los mismos.
Es, en esta dirección que se presenta una clasificación sistematizada de los rubros generales en los
que se podrán captar Ingresos Propios para los planteles; tocará a la administración de cada institución educativa, según sus circunstancias, adecuar la aplicación de la misma.
A000 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ESCOLARES.- Agrupa los ingresos provenientes de la prestación de servicios administrativos educativos que requieran los estudiantes y egresados del
plantel.
A001 ACREDITACION, CERTIFICACION Y CONVALIDACION DE ESTUDIOS.- Ingresos provenientes de la acreditación, certificación y convalidación de estudios, etc. que requieran los
alumnos de todos los niveles educativos.
A002 EXPEDICION Y OTORGAMIENTO DE DOCUMENTOS OFICIALES.- Ingresos
provenientes de la expedición y otorgamiento de documentos académicos y oficiales que requieran los estudiantes y egresados, tales como: cartas, credenciales, constancias, diplomas, etc. y
duplicados de éstos.
A003 EXAMENES.- Ingresos provenientes de pago de derechos que realicen los estudiantes y
egresados por concepto de exámenes extraordinarios, de regularización, recuperación, especiales y a título de suficiencia.
A004 OTROS.- Pueden incluirse en este subgrupo aquellos conceptos de ingreso que no se ubiquen específicamente en los anteriores, pero que sean afines al grupo.
B000 APORTACIONES Y CUOTAS DE COOPERACION VOLUNTARIA.- Agrupa los ingresos
provenientes de estudiantes y particulares, los cuales pretenden apoyar la labor educativa, la práctica escolar, así como optimizar la formación académica de los estudiantes, etc.
B001 CUOTAS DE COOPERACION VOLUNTARIA.- Ingresos provenientes de las cooperaciones voluntarias que aportan los alumnos por derechos a los cursos normales ó, a los
especiales que imparte el plantel, así como de aquellos que por sus características requiera que éstas sean periódicas, etc.
B002 APORTACIONES, COOPERACIONES Y DONACIONES AL PLANTEL.- Ingresos provenientes en efectivo y bienes que incrementen el patrimonio de la Secretaría, hechos por
estudiantes, profesores, particulares, empresas, instituciones públicas o privadas de carácter social, de asociaciones; se incluyen aquí las donaciones ya sea en efectivo, servicio o especie que realicen
las Asociaciones de Padres de Familia y las Sociedades de Alumnos.
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B003 BENEFICIOS.- Ingresos provenientes de los porcentajes de utilidad neta,
correspondientes al plantel, de las tiendas escolares y cooperativas escolares de producción, de la
parcela escolar, etc., así como de espectáculos y eventos que realice el plantel tales como: culturales, deportivos, seminarios, simposiums, festivales, kermesses, rifas, etc., se incluyen en
este subgrupo los premios obtenidos en diferentes concursos tales como: los de televisión o convocados por empresas, organismos, organizaciones, clubes, etc.
B004 VENTAS POR CAMPAÑ AS ESCOLARES.- Los ingresos obtenidos por concepto de ventas
de materiales diversos recolectados por campañas realizadas por la comunidad escolar; se incluyen
en este rubro los rendimientos obtenidos por venta de : cartón, papel, aluminio, fierro, latas, cobre, plástico, etc.
B005 OTROS.- Pueden incluirse en este subgrupo, aquellos conceptos de ingreso que no se
ubiquen específicamente en los anteriores, pero que sean afines al grupo.
C000 SERVICIOS GENERALES.- Agrupa los ingresos provenientes de la prestación de
servicios de carácter social, a los estudiantes y a la comunidad en general, con maquinaria, equipos, instalaciones y recursos humanos, materiales y financieros del plantel.
C001 SERVICIO A PERSONA.- Ingresos provenientes de la prestación de los servicios de
comedor, de higiene, de limpieza y otros relativos, que se brinda a los estudiantes y comunidad en
general.
C002 SERVICIOS DE ASESORIA Y ORIENTACION.- Ingresos provenientes de prestación de servicios de asesoría y orientación a empresas y comunidad en general, procesamiento de datos,
impresión, fotocopiado de documentos, etc.
C003 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO.- Ingresos provenientes de la prestación de los
servicios de mantenimiento mecánico, eléctrico, electrónico, de refrigeración, automotriz, etc., que requieran los estudiantes, particulares y empresas, tales como: afinación, ajuste de clutch, de
motor, así como de embobinado de motor, lavado y sopleteado de bombas de inyección, trabajos
de laboratorio, de taller de tapicería, mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo, etc.
C004 ARRENDAMIENTOS.- Ingresos provenientes del pago que efectúan los estudiantes y particulares por concepto de derechos por uso temporal de herramientas, maquinaria, equipo e
instalaciones propiedad del plantel, tales como: Equipos de Sonido, maquinaria y equipo, bombas de agua, unidades móviles, transportes escolares u otras; instalaciones escolares, deportivas,
locales, etc.
C005 OTROS.- Pueden incluirse en este subgrupo aquellos conceptos de ingreso que no se ubiquen específicamente en los anteriores, pero que sean afines al grupo.
D000 VENTAS.- Agrupa los ingresos provenientes de la venta de animales, verduras, frutas,
artículos manufacturados, productos procesados y desperdicios derivados de la actividad escolar en
los diferentes niveles educativos.
D001 PRODUCTOS DERIVADOS DE LA ACTIVIDAD AGRICOLA.- Ingresos provenientes de la venta de productos derivados de la actividad agrícola de los planteles como: verduras, semillas,
tubérculos, árboles, cañas, flores, fruta, forraje, etc., en cualquier presentación.
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D002 PRODUCTOS PROCESADOS.- Ingresos provenientes de la venta de productos
procesados en el plantel tales como: alfarería, productos textiles, artículos derivados de la madera,
de la herrería y de la palma, herramientas, juguetería, mueblería, zapatos, etc., se incluye la venta de material didáctico, de tarjetas perforadas y desperdicio.
D003 ALIMENTOS PROCESADOS.- Ingresos provenientes de la venta de alimentos
procesados en el plantel de consumo humano, tales como: aceites, ates y jaleas, cajetas, colorantes artificiales, alimentos concentrados, dulces, galletas, conservas, carnes frías, leches,
mantecas y mantequilla, pasteles, quesos, etc., así como de aquellos para consumo animal, se
incluye la venta de desperdicios de comedor y cocina.
D004 PRODUCTOS DERIVADOS DE LA CUNICULTURA.- Ingresos provenientes de las actividades de cunicultura en el plantel tales como : conejo en canal, conejo en pie, gazapos,
liebre, así como piel de conejo, etc.
D005 PRODUCTOS DERIVADOS DE LA ACTIVIDAD GANADERA.- Ingresos provenientes de
la venta de ganado desarrollando en los planteles; de los siguientes tipos: caprino, bovino, ovino, caballar, asnal, mular, porcino, etc., así como de sus derivados.
D006 PRODUCTOS DERIVADOS DE LAS ACTIVIDADES DE CAPTURA Y EXTRACCION DE
ESPECIES MARINAS, LACUSTRES Y PLUVIALES.- Ingresos provenientes de la venta de
especies capturadas o productos extraídos del mar, lagos, y ríos, como son: peces, ostiones, camarones, esponjas, pulpos, etc., así como sus derivados, se incluye la extracción de sal.
D007 PRODUCTOS DERIVADOS DE LA ACTIVIDAD APICOLA.- Ingresos provenientes de la
venta de productos derivados de la actividad apícola en los planteles, tales como: cera, cera en
maquetas, cera estampada, colmenas, colonia de abejas, lama, miel, núcleos, polen, sibo, etc.
D008 PRODUCTOS DERIVADOS DE LA ACTIVIDAD AVICOLA.- Ingresos provenientes de la venta de productos derivados de la actividad avícola en los planteles tales como : venta de
codornices, gallinas ponedoras, gansos, guajolotes, huevos, palomas, patos, pollitos, pollo de
engorda, guanos, etc.
D009 OTROS.- Pueden incluirse en este subgrupo aquellos conceptos de ingreso que no se ubiquen específicamente en los anteriores, pero que sean afines al grupo.
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DESTINO DE LOS INGRESOS OBTENIDOS COMO
RECURSOS PROPIOS.
1.- Todas las erogaciones que se realicen con cargo a los ingresos propios de los planteles, serán destinadas exclusivamente a satisfacer las necesidades propias del servicio educativo que se
les tiene encomendado.
Las instituciones que cuentan con personal de apoyo llenarán su registro de acuerdo con el
clasificador por objeto de gasto que se anexa.
2.- En ningún caso, los recursos propios de los planteles deberán destinarse a satisfacer necesidades particulares del personal de los planteles o para atender requerimientos distintos a los
del servicio oficial.
3.- En ningún caso podrán otorgarse con cargo a los ingresos propios: préstamos, subsidios,
donativos o ayudas.
4.- El ejercicio de los ingresos propios se realizará ajustándose invariablemente a los criterios de selectividad, racionalidad y disciplina a que está sujeto el gasto público. Atendiendo
principalmente los siguientes criterios:
A. Los titulares de los planteles educativos serán responsables de reducir selectiva y
racionalmente los gastos de operación, sin detrimento de la realización oportuna y eficiente del plan de trabajo elaborado para cada año escolar, así como cubrir con la debida oportunidad sus
compromisos de pago.
B. Cuando la utilización de los recursos propios del plantel se destine a la adquisición
de equipo de trabajo, tanto operativo como administrativo, cuya tecnología implique capacitación para su uso, deberá procurarse que el contrato de adquisición incluya la capacitación de personal
que se encargará de su operación.
C. Los titulares de los planteles, serán responsables de que los servicios básicos tales
como: servicio postal, telegráfico y telefónico obedezcan a una utilización racional y que los mismos estén directamente vinculados al desempeño de las actividades y funciones encomendadas.
Para lo anterior deberán establecer internamente las medidas necesarias para la optimización de estos recursos.
D. En los casos de los planteles que cuenten con vehículos oficiales, deberán instrumentar medidas para que estos sean concentrados los fines de semana, días festivos no
laborables y períodos vacacionales
5.- En ningún caso se deberán efectuar con cargo a los ingresos propios, gastos de carácter
suntuario o que afecten la sobriedad que debe observarse en la función pública.
6.- Aunque deberá ser en el seno de la propia comunidad educativa (autoridades, maestros, alumnos y padres de familia) donde, en forma general, se decida el destino del uso de los ingresos
propios, considerando para ello las necesidades que a su juicio sean más apremiantes para el mejor funcionamiento de la institución, la Secretaría de Educación y Cultura emite en este sentido los
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siguientes lineamientos, que deberán tomarse en cuenta al momento de decidir la aplicación de los
recursos:
A. Otorgar prioridad a la atención de aquellas necesidades que impacten a la generalidad
de los maestros y los alumnos y cuya solución vaya a influir en el mejoramiento real del servicio educativo; (disminuir la deserción, la reprobación y el bajo aprovechamiento escolar).
B. A la solución de aquellas situaciones que coadyuven a preservar y fomentar la salud, el
bienestar y la comodidad de alumnos y maestros, en los lugares y tiempos en que se lleva a cabo el
proceso de enseñanza-aprendizaje.
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EGRESOS
CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO
DESCRIPCION DE CONCEPTOS Y PARTIDAS.
CONCEPTO PARTIDA DESCRIPCION
2100
2200
2101
2102
2103
2104
2201
2204
MATERIALES DE ADMINISTRACION
Comprende las asignaciones destinadas a la adquisición de materiales
de oficina, educativos y de impresión, necesarios para el funcionamiento de los centros escolares, en la prestación de los
servicios educativos.
MATERIAL DE OFICINA Asignaciones destinadas a cubrir la adquisición de papelería , útiles de
escritorio y dibujo, de correspondencia y archivo, tintas, blocs,
limpiatipos, formas, libros de registro y contabilidad, etc., y en general toda clase de materiales y artículos diversos para el funcionamiento de
las escuelas.
MATERIAL DE LIMPIEZA
Asignaciones destinadas a cubrir las adquisiciones de materiales, artículos y enseres para el aseo, limpieza e higiene; tales como:
escobas, jergas, trapeadores, detergentes, jabones y otros productos similares.
MATERIALES EDUCATIVOS
Asignaciones destinadas a cubrir la adquisición de toda clase de
artículos y materiales utilizados en los centros educativos, tales como : libros, revistas, mapas, material audiovisual, y en general todo tipo de
material propio para la enseñanza.
MATERIALES Y UTILES DE IMPRESION
Asignaciones destinadas a la adquisición de materiales y efectos utilizados en la impresión, reproducción y encuadernación, tales como :
papel para fotocopiado, fijadores, tintas, pastas, acetatos, etc.
ALIMENTOS Y UTENSILIOS
Comprende las asignaciones destinadas a la adquisición de productos alimenticios y bebidas en estado natural o envasados, incluyendo los
utensilios necesarios para el servicio de alimentación.
ALIMENTACION DE PERSONAS Asignaciones destinadas a la adquisición de productos alimenticios y
bebidas en estado natural o envasados.
ALIMENTACION DE ANIMALES
Asignaciones destinadas a la adquisición de productos alimenticios para la manutención de animales propiedad o bajo el cuidado de ciertos
centros escolares de carácter técnico agropecuario, tales como :
forrajes frescos y achicalados, alimentos preparados, etc.
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2300
2400
2500
2205
2301
2302
2401
2403
2404
UTENSILIOS PARA EL SERVICIO DE ALIMENTACION Incluye aquellos artículos necesarios para la alimentación tales como:
vasos, platos, cucharas, tenedores, etc.
MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES DE PRODUCCION
Asignaciones destinadas a la adquisición de toda clase de materias primas, refacciones, herramientas y accesorios menores necesarios
para la producción de actividades didácticas de los centros escolares.
MATERIAS PRIMAS Asignaciones destinadas a la adquisición de materias en estado natural,
semitransformadas o acabadas, y de naturaleza vegetal, animal y
mineral, necesarios para la producción y elaboración de aquellos productos que en las actividades escolares se realicen.
REFACCIONES, ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS MENORES
Asignaciones destinadas a la adquisición de accesorios y herramientas
auxiliares de trabajo, necesarias para el funcionamiento de las instalaciones educativas.
MATERIALES Y ARTICULOS DE CONSTRUCCION
Agrupa las asignaciones destinadas a la adquisición de materiales y artículos utilizados en la construcción, reconstrucción, ampliación,
adaptación, mejora, conservación y mantenimiento de bienes muebles
e inmuebles.
MATERIALES DE CONSTRUCCION Asignaciones destinadas a la adquisición de materiales utilizados en la
construcción, reconstrucción, ampliación, adaptación, mejora,
conservación y mantenimiento de todo tipo de muebles e inmuebles; tales como: cemento, ladrillo, yeso, cal, arena, tabique, madera,
clavos, taquetes, pintura, barnices, etc.
MATERIALES COMPLEMENTARIOS
Asignaciones destinadas a la adquisición de materiales de cualquier naturaleza para el acondicionamiento y decoración de los planteles
educativos, tales como : alfombras, tapices, pisos, persianas, cortinas, etc.
MATERIAL ELECTRICO
Asignaciones destinadas a la adquisición de todo tipo de material
eléctrico, tales como : cables, interruptores, tubos fluorescentes, focos, aislantes, electrodos, alambres, lamparas y efectos que requieran las
líneas de transmisión, telegráficas, telefónicas y de telecomunicaciones aéreas y subterráneas.
PRODUCTOS QUIMICOS Y FARMACEUTICOS Agrupa las asignaciones destinadas a la adquisición de productos
químicos y farmacéuticos de aplicación humana o animal, así como toda clase de materiales y suministros médicos y de laboratorio.
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2600
2700
2501
2502
2601
2602
2701
2702
2703
SUBSTANCIAS QUIMICAS Asignaciones destinadas a la adquisición de toda clase de substancias
químicas, tales como : reactivos, ácidos, éteres, fluoruros, fosfatos, nitratos, óxidos, alquinos, etc.
PLAGICIDAS, ABONOS Y FERTILIZANTES Asignaciones destinadas a la adquisición de este tipo de productos,
cuyo estado de fabricación se encuentra terminado y que requieran los centros escolares para los usos propios, tales como: fertilizantes
complejos e inorgánicos, fungicidas, herbicidas, raticidas, etc.
COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
Agrupa las asignaciones destinadas a la adquisición de combustibles, lubricantes y aditivos.
COMBUSTIBLES
Asignaciones destinadas a la adquisición de toda clase de combustibles
en estado líquido o gaseoso, crudo o refinado, tales como : pétroleo, gas natural, gasolina, etc.
LUBRICANTES
Asignaciones destinadas a la compra de toda clase de grasas y lubricantes, tales como : lubricantes sólidos y sintéticos, aceites ligeros
y pesados, aditivos, etc.
VESTUARIO, BLANCOS, PRENDAS DE PROTECCION Y
ARTICULOS DEPORTIVOS Agrupa las asignaciones destinadas a la adquisición de vestuario y sus
accesorios, blancos, prendas de protección y artículos deportivos.
VESTUARIO, UNIFORMES Y BLANCOS
Asignaciones destinadas a toda clase de ropa elaborada y sus accesorios : camisas, pantalones, trajes, calzado, uniformes y sus
accesorios, insignias, distintivos, emblemas, banderas, banderines y
todo tipo de blancos que requieran aquellos planteles, tales como , albergues e internados.
PRENDAS DE PROTECCION
Asignaciones destinadas a la adquisición de prendas especiales de protección personal, tales como : guantes, botas de hule, tela, o
materiales especiales, cascos, caretas, etc., para usos diversos en los
talleres y actividades tecnológicas de los planteles educativos.
ARTICULOS DEPORTIVOS Asignaciones destinadas a la adquisición de todo tipo de artículos
deportivos, tales como : balones, redes, trofeos, raquetas, guantes,
etc.
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3100
3200
3400
3700
3101
3102
3103
3109
3202
3402
3407
SERVICIOS BASICOS Comprende las asignaciones destinadas a la adquisición de los servicios
básicos para el funcionamiento y operatividad de los centros escolares.
SERVICIO POSTAL
Asignaciones destinadas a cubrir el pago del servicio postal nacional e internacional que utilicen los centros escolares en el desempeño de sus
funciones operativas.
SERVICIO TELEGRAFICO
Asignaciones destinadas a cubrir el pago del servicio telegráfico nacional e internacional que utilicen los centros escolares en el
desempeño de sus funciones operativas.
SERVICIO TELEFONICO
Asignaciones destinadas a cubrir el pago del servicio telefónico nacional e internacional que utilicen los centros escolares en el desempeño de
sus funciones operativas.
SERVICIOS E INSTALACIONES PARA CENTROS ESCOLARES Asignaciones destinadas a cubrir el importe de instalaciones eléctricas
así como su mantenimiento y conservación de los planteles educativos.
SERVICIO DE ARRENDAMIENTO Comprende las asignaciones destinadas a cubrir los gastos de
arrendamiento de muebles y equipos
ARRENDAMIENTO DE MUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPOS
Asignaciones destinadas a cubrir el importe de alquiler de toda clase de muebles, maquinaria y equipo, que requieran los centros escolares para
el desempeño de sus actividades.
SERVICIOS COMERCIALES Y FINANCIEROS
Comprende las asignaciones destinadas a cubrir los servicios de almacenaje, fletes y maniobras, gastos financieros, seguros, fianzas,
impuestos, etc.
GASTOS FINANCIEROS
Asignaciones destinadas a cubrir los pagos de los servicios que prestan las instituciones financieras y bancarias.
SERVICIO DE VIGILANCIA
Asignaciones destinadas a cubrir los servicios de vigilancia que
requieran los centros educativos.
SERVICIOS DE TRASLADO Comprende las asignaciones destinadas a cubrir los servicios de
traslado y viáticos del personal y/o alumnado de los centros escolares, cuando por el desempeño de sus labores propias o condiciones de
trabajo precisen trasladarse fuera de su lugar de residencia.
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3500
5100
3701
3702
3501
3502
5101
5104
PASAJES
Asignaciones destinadas a cubrir el costo de transportación fuera de su lugar de residencia por cualquiera de los medios usuales en comisiones
relacionadas a las labores del servicio educativo.
VIATICOS
Asignaciones destinadas a cubrir los gastos de alimentación y
hospedaje del personal y/o alumnos de los centros educativos, cuando en el desempeño de sus actividades o comisiones requieran trasladarse
fuera de su lugar de residencia.
SERVICIO DE MANTENIMIENTO
Comprende las asignaciones destinadas a cubrir los servicios contratados para el mantenimiento y conservación de toda clase de
bienes muebles.
MANTENIMIENTO Y CONSERVACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO Asignaciones destinadas a cubrir el costo de los servicios de
mantenimiento y conservación de mobiliario y equipo de los centros
escolares.
MANTENIMIENTO Y CONSERVACION DE MAQUINARIA Asignaciones destinadas a cubrir el costo de los servicios de
mantenimiento y conservación de toda clase de maquinaria propiedad
de los centros escolares que estos se ocupan para el desempeño de sus actividades académicas.
MOBILIARIO Y EQUIPO DE ADMINISTRACION
Asignaciones destinadas a cubrir toda clase de mobiliario y equipo
necesario para el funcionamiento de los centros escolares
MOBILIARIO Y EQUIPO DE ADMINISTRACION Asignaciones destinadas a la adquisición de todo tipo de bienes
muebles que para el desempeño de sus funciones requieran los planteles educativos.
BIENES ARTISTICOS Y CULTURALES Asignaciones destinadas a la adquisición de toda clase de objetos
artísticos y culturales tales como: esculturas, cuadros, pinturas, colecciones diversas, ediciones históricas equipos musicales para
bandas y orquestas, etc.
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EJERCICIO DE LOS INGRESOS PROPIOS.
Consientes de que de un buen ejercicio de los recursos que ingresen a los planteles, depende en gran medida, la confianza y la armonía entre los integrantes de la comunidad
educativa, lo cual se manifiesta luego, en una participación activa, creativa, confiada y constructiva que, sin excepción alguna, es la base del éxito en los procesos educativos; es que observaremos los
siguientes procedimientos y requisitos para la aplicación de los ingresos propios:
PROCEDIMIENTOS :
1. A fin de armonizar los ejes de orientación educativa de orden nacional y los de la Secretaría
de Educación y Cultura con los de las instituciones de educación básica que integran al sector, será el C. Director del Plantel, quien, tomando en cuenta las opiniones de la comunidad educativa
establecerá en un sencillo plan de trabajo constituido por proyectos educativos, las líneas generales
y las prioridades en materia de inversión, aplicable al ciclo escolar por iniciar.
2. Las propuestas elaboradas a que se refiere el punto anterior serán presentadas en una sola ocasión al inicio de cada ciclo escolar al C. Supervisor de zona, quien tomando en cuenta los
lineamientos generales que en este sentido ha emitido la Secretaría de Educación y Cultura,
otorgará la autorización o, en su caso, las recomendaciones pertinentes orientadas a regular y reorientar la propuesta de referencia.
3. Una vez que el plan de inversión cuente con la autorización del C. Supervisor de zona, la
comunidad educativa, encabezada por el C. Director del Plantel ejercerá el gasto en esa dirección,
sin tener que estar solicitando nuevas autorizaciones.
4. Si en el transcurso del año escolar surgieren nuevos proyectos educativos y consecuentemente, nuevas líneas de inversión no contempladas en el plan original; el C. Director
del Plantel validará estas nuevas decisiones con la aprobación de los integrantes de la comunidad educativa y lo hará del conocimiento del C. Supervisor de la zona escolar.
REQUISITOS PARA EL EJERCICIO.
1. Invariablemente las operaciones deberán estar soportadas por los comprobantes respectivos.
2. Las erogaciones deberán comprobarse con los documentos originales que al efecto expidan los proveedores o prestadores de servicios.
3. Para estos efectos se entenderán como comprobantes los documentos que acrediten la
prestación de los servicios, el suministro de la mercancía y la ejecución de los trabajos en correlación con la suma de dinero invertida.
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4. Para los efectos de comprobación del gasto no se consideran válidos los documentos con borrones, tachaduras, enmiendas o alteraciones.
5. La documentación comprobatoria deberá satisfacer los requisitos que establezcan las disposiciones fiscales aplicables, conteniendo como mínimo los siguientes datos:
Nombre, denominación o razón social, domicilio y clave del Registro Federal de Contribuyentes, número de folio, lugar y fecha expedición y el importe total de la operación,
cantidad y descripción de la compra.
Todos los documentos que acrediten las erogaciones de referencia, deberán ser firmados
autógrafamente por el Director del plantel y un representante de la comunidad escolar acreditado para este fin. Así mismo, se deberá anotar en el reverso del comprobante, el área de la escuela
donde serán utilizados los servicios, mercancías suministradas o ejecución de los trabajos que
originen la obligación de hacer el pago.
6. Para el ejercicio de las partidas 3701 y 3702, pasajes y viáticos, se deberá elaborar previamente, oficio de comisión firmado por el Director del plantel y autorizado por el Supervisor de
zona respectivo.
7. Los directores de los planteles podrán constituir un fondo revolvente o caja chica con cargo
a sus ingresos propios, el cual les permita realizar adquisiciones de bienes y servicios para satisfacer en forma inmediata las necesidades de carácter urgente y de poca cuantía que no
puedan ser cubiertas mediante el procedimiento normal establecido; el monto de esta suma podrá ser hasta 30 salarios mínimos, aplicables en Hermosillo, Sonora.
Si el manejo del fondo revolvente o caja chica es delegado por el director a otra persona, deberá
existir el oficio mediante el cual se hace esta asignación, en el cual se indique el monto del fondo y el nombre de la persona que será responsable de su manejo.
8. En todo caso las erogaciones que se realicen con cargo a este fondo estarán sujetas a
comprobación, por lo que la documentación que se presente para acreditarlas deberá observar los
requisitos y procedimientos previamente establecidos. Dicho fondo será reembolsado, siempre y cuando el importe ejercido este debidamente
comprobado en su totalidad.
DE LA ADMINISTRACION DE LOS INGRESOS PROPIOS.
1 Para acreditar la captación de sus recursos, los planteles emplearán como documento legal,
el recibo oficial de cobro, cuyo formato e instructivo de llenado será definido, impreso y distribuído por la Secretaría de Educación y Cultura. (Anexo 1 y 1A). Estos recibos se expedirán siguiendo el
orden consecutivo del folio.
2. Los planteles deberán solicitar con la debida oportunidad, los recibos oficiales que
requieran para acreditar la captación de sus ingresos propios.
3. Los planteles educativos, una vez obtenida la dotación de recibos oficiales de cobro, revisarán que no existan faltantes, sobrantes o errores de producción.
4. En caso de presentarse faltantes, sobrantes o errores de producción, la autoridad educativa
deberá comunicarlo mediante oficio al C. Supervisor de zona correspondiente en un término que no
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excederá a 10 días hábiles contados a partir de las fechas en que se haya recibido la dotación correspondiente, a fin de que esta última realice los ajustes y trámites relativos conforme a los
registros y mecanismos internos de control que haya establecido. (Anexo No. 2).
4.1. En caso de pérdida, robo o destrucción de un recibo oficial de cobro con sus respectivas copias antes de que haya sido empleado, la autoridad educativa responsable que corresponda
según el caso, levantará un acta administrativa circunstanciada. (Anexo No. 3).
4.1. Cuando la pérdida, robo o destrucción afecte únicamente al original del recibo oficial de
cobro, además de levantarse un acta administrativa en los términos apuntados en el párrafo anterior, deberán cancelarse las copias respectivas y anexarse al acta levantada.
4.3 En caso de pérdida, robo o destrucción de la copia del recibo oficial de cobro ya expedido, el plantel levantará un acta administrativa en los términos del numeral anterior, la cual servirá de
base para que expida, en una hoja en blanco, un sustituto de la copia extraviada, el que deberá contener, además de los datos señalados en el recibo oficial, el sello de la escuela, la firma del
director del plantel y la leyenda “este documento sustituye a la copia del recibo No. ____ (No. de folio) que fué extraviada”.
5. Cuándo algún recibo oficial de cobro por error sea mal llenado, se considerará inutilizado y deberá cancelarse con dos líneas diagonales, el original y la copia, así mismo, se deberá conservar
el juego completo.
6. Queda a cargo de las autoridades educativas de cada plantel el uso y la custodia de los
recibos oficiales de cobro, por ingresos propios al plantel.
7. Como regla general, los ingresos que capten los planteles deberán depositarse en una cuenta de cheques o de ahorro en la sucursal bancaria que más convenga a la institución.
Es obligación conservar los estados de cuenta mensuales que el banco proporciona.
8. Cuando así convenga, los planteles podrán depositar sus ingresos propios en cuentas de cheques productivas y sus rendimientos se aplicarán directamente en beneficio de la institución
educativa; en todo caso deberán cuidar que el depósito en cuenta de cheques, de ahorro o tarjeta de inversión; ya sea por el traslado que ha de hacerse a la sucursal bancaria más cercana;
porque en la localidad en que se encuentre el plantel no exista esta clase de institución o servicio o
alguna otra razón que justifique la decisión, la escuela podrá administrar los recursos en forma directa bajo la responsabilidad y cuidado del C. Director del plantel; será el C. Supervisor de cada
zona escolar el responsable de validar que cada una de las escuelas bajo su responsabilidad se ajuste a los procedimientos y disposiciones establecidas.
9. Los ingresos y egresos de los planteles, se registrarán en el libro respectivo, el cual deberá ser autorizado previamente por el C. Supervisor de Zona con su firma y sello correspondiente,
además de estar debidamente encuadernado, empastado y foliado. Así mismo, en la primera página del libro, se deberán anotar los siguientes datos: Nombre de la escuela, domicilio, nombre
del director y nombre de la persona que será responsable de elaborar los registros, así como el sello del plantel educativo.
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10. El libro contendrá, la información que se detalla en el formato “LIBRO DE REGISTRO DE INGRESOS Y EGRESOS” (Anexo 4 y 4A), formato e instructivo de llenado.
11. Por cada ingreso que obtengan los planteles deberán expedir en original y copia un “RECIBO OFICIAL DE COBRO”.
12. Cuando así sea necesario los planteles expedirán al finalizar el día un “RECIBO OFICIAL DE COBRO” de carácter global que ampare aquellos ingresos respecto de los cuales, por lo
reducido de su monto unitario, resulte incosteable expedir un “RECIBO OFICIAL DE COBRO”
para cada operación.
13. Los ingresos que obtengan los planteles deberán depositarse en la cuenta de cheques correspondientes, a más tardar el día hábil siguiente al de su captación.
14. Efectuado el depósito los planteles deberán:
A) Anexar a cada recibo oficial de cobro, la ficha de depósito bancario, debidamente sellada. En el caso de que una ficha de depósito respalde varios recibos de cobro, todos estos
deberán estar ordenados por número consecutivo y con la ficha de depósito anexa al final. Esta documentación deberá conservarse en un minutario, ordenado por fecha.
Cuando no se utilice cuenta bancaria por los motivos ya descritos en este manual, solamente se
conservarán las copias de los recibos oficiales de cobro, ordenados por fecha y siguiendo el consecutivo de los folios.
B) Efectuar los asientos correspondientes en el “LIBRO DE REGISTRO DE INGRESOS Y
EGRESOS”.
15. Los cheques que se expidan para cubrir las erogaciones invariablemente deberán estar
suscritos de manera mancomunada por dos de los servidores públicos que ocupen los siguientes puestos: El director, el subdirector y el controlador del plantel, o equivalentes; en el caso de
escuelas que no cuentan con esta estructura, se habilitará un maestro para que firme, junto con el
director del plantel.
16. Por cada cheque que expidan los planteles deberán:
A) Elaborar en original y copia la “POLIZA DE CHEQUE” (Anexo 6 y 6A), formato e instructivo de llenado.
B) Anexar al original de la “POLIZA DE CHEQUE” la documentación comprobatoria original correspondiente y
C) Efectuar los asientos respectivos en el “LIBRO DE REGISTRO DE INGRESOS Y
EGRESOS”.
17.- Los planteles conciliarán mensualmente la información del libro de registro de ingresos y
egresos, con los movimientos del respectivo estado de cuenta bancario.(Anexo 5), formato de conciliación bancaria.
18. Para la operación del sistema de ingresos propios deberá considerarse como período de
ejercicio el correspondiente al año escolar.
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19. En lo que respecta a donaciones, estas serán consideradas como un ingreso para la
escuela. Cuando se trate de donaciones en dinero, se elaborará un recibo oficial de cobro
con los datos del donante y el importe recibido, el cual se depositará en el banco y se registrará en el libro de ingresos y egresos. Así mismo, cuando se trate de donaciones en
especie, a estas se les deberá asignar un valor de mercado, se elaborará un recibo oficial de cobro con los datos del donante, así
como con la información detallada del bien o los bienes, haciendo mención en el mismo recibo, que
se trata de una donación.
Una vez elaborado el recibo, se archivará en el minutario de recibos, sin registrarse en el libro de
ingresos y egresos, ya que en este se registran solo las entradas en dinero, no obstante, para estas donaciones en especie, se llevará por separado una relación de estos recibos que ampararán dichas
donaciones, la cual deberá contener la información siguiente: fecha, número de recibo, nombre del
donante, descripción de la donación e importe estimado.
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PROCEDIMIENTOS DE INFORMACION, SUPERVISION, EVALUACION Y CONTROL DEL
SISTEMA DE LOS INGRESOS PROPIOS.
INFORMACION :
1. La Secretaría de Educación y Cultura, al emitir el presente documento normativo mantendrá oportuna y debidamente informadas a las autoridades educativas y, por conducto de
éstas a las respectivas comunidades educativas de los planteles sobre el proceso de operación de
los ingresos propios.
2. Cada centro de trabajo realizará dos tipos de información :
La Primera: De toda inversión realizada, el C. Director del Plantel informará a la comunidad
educativa cuando menos cada mes, o bien, cuando las circunstancias, así lo ameriten; lo anterior lo podrá llevar a cabo a través de sus representantes, mediante exposición de documentos, entrega
de los mismos o explicaciones directas; y,
La Segunda: Enviará a la Secretaría de Educación y Cultura por conducto del C. Supervisor de zona dos informes, uno que corresponderá al período de Agosto a Diciembre y otro de Enero a
Julio, este segundo informe deberá partir del saldo informado al mes de diciembre, los cuales se
harán en formatos específicos correspondientes a cada uno de los niveles de autoridad. (Anexo 7-7A y 8-8A).
3. Los C. C. Jefes de Sector y supervisores participarán en este proceso recabando la
información de sus respectivos campos de responsabilidad, compactándola y turnándola a la
instancia que oficialmente le corresponda.
SUPERVISION.
4. En el proceso de instalar y operar el sistema de ingresos propios, corresponde al C.
Supervisor de zona las siguientes responsabilidades:
A. Informar en lo general a los C.C. Directores de escuela sobre el proceso de ingresos propios.
B. Conocer cada uno de los planes de trabajo y de inversión de cada una de las
escuelas de su zona, emitir su autorización o en su caso los lineamientos respectivos para su
reorientación, corrección o complementación.
C. Conocer y autorizar el número de recibos de cobro destinados a cada uno de los planteles de la zona escolar a su cargo.
D. Autorizar con su firma y sello el libro de ingresos y egresos que utilizará cada una de las escuelas ubicadas en su zona escolar para el registro de los ingresos propios.
E. Verificará que en cada una de las visitas de supervisión y a través de los demás
procedimientos que juzgue procedentes, de que el proceso general definido para ingresos propios se aplique en los planteles de acuerdo con los ordenamientos establecidos.
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Las responsabilidades y funciones enunciadas en el numeral 4 de este capítulo, son
extensivas para el resto de la estructura educativa: jefes de sector, directores de área, directores
generales y demás áreas concurrentes en el cumplimiento de este objetivo.
EVALUACION Y CONTROL
5. La responsabilidad del ejercicio de los ingresos propios de cada uno de los planteles educativos queda a cargo de su respectivo director.
6. Toda operación de ingresos o de egresos que lleven a cabo los planteles, invariablemente deberá estar sustentada por la documentación comprobatoria correspondiente.
7. Dicha documentación deberá ser validada conforme a los mecanismos internos que implanten las autoridades educativas.
8. Los comprobantes de los recursos captados y de los gastos realizados quedarán bajo la custodia de los planteles, a disposición de los órganos de control correspondientes.
9. Los planteles deberán conservar y custodiar en sus archivos, durante 5 años y la
disposición de cualquier autoridad competente, la documentación comprobatoria de los ingresos y de los egresos.
10. Transcurrido dicho término solicitarán a la autoridad educativa correspondiente la autorización para su destrucción.
11. El registro, la autorización o la contabilización de los documentos relativos a los ingresos
propios de los planteles no implica la exención de las obligaciones que el documento represente, ni
libera de las responsabilidades en que hubiera incurrido o pudieran incurrir los particulares o servidores públicos que los hayan expedido o intervenido, cuando se hubieren dejado de observar
las normas o requisitos establecidos.
12. La Secretaría de Educación y Cultura por su propia iniciativa, atendiendo solicitud de las
autoridades educativas de los propios planteles o de la estructura del sector; o bien, a petición de la comunidad escolar, llevará a cabo auditorías internas orientadas a verificar y vigilar el correcto y
puntual cumplimiento de los lineamientos establecidos.
13. La Secretaría de Educación y Cultura a través de sus órganos de control y autoridades correspondientes, verificará que la operación del sistema de Ingresos Propios se realice conforme a
las normas y procedimientos establecidos.
14. La Secretaría de Educación y Cultura a través de sus órganos de control y autoridades
correspondientes, estará encargada de evaluar la operación del sistema, de adecuar, modificar, difundir e interpretar su marco normativo dentro del ámbito de su competencia, así como de
conocer y resolver las consultas que de su aplicación resulten.
Hermosillo, Sonora; a 12 de Diciembre de 1996.
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LINEAMIENTOS APLICABLES PARA EL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LOS
CENTROS ESCOLARES.
1.- Es indispensable que la cédula censal por inmuebles y muebles escolar sea efectivamente
actualizada al inicio de cada ciclo escolar. Así mismo si en el transcurso del período escolar se dan muebles de baja o hay nuevas
adquisiciones, se deberá anexar a la cédula la información correspondiente, así como el documento que ampare la baja, de esta manera será más fácil actualizar la información de dicha cédula, y se
contará con la documentación que ampare los cambios.
2.- Es conveniente que la escuela le asigne una clave de inventario a cada uno de los bienes
muebles del plantel, mismo que se podrá integrar por números y letras, según le sea mas conveniente y de fácil aplicación.
Además estas claves deberán ser plasmadas en cada uno de los bienes, según corresponda y en la
cédula censal por mueble escolar.
3.- La cédula censal deberá indicar las características individuales de los bienes, tales como marca, número de serie, color, descripción, etc., así como los valores de adquisición de aquellos bienes que
hayan sido adquiridos por la escuela, sociedad de padres, sociedad de alumnos o donados por terceros.
4.- Cuando se trate de bajas temporales, o definitivas de muebles, maquinaria, equipo, etc. deberá de elaborarse un documento oficial. Si se trata de bajas temporales por reparación o
mantenimiento se elaborará un vale de salida firmado por el director o el responsable del uso del bien que se trate y por la persona que se encargará de su reparación o mantenimiento, en este
vale se indicará toda la información referente al lugar donde será la reparación y de la persona
responsable de esta.
Cuando se trate de bajas, se deberá dar aviso al área de inventarios de esta Secretaría para que esta tome nota de los bienes y se elabore el acta correspondiente. (Anexo __), formato de baja.
5.- En el caso de maquinaria y equipo, mobiliario o cualquier bien que sea utilizado por una sola persona, o en el caso de los bienes utilizados en los talleres de educación tecnológica, se deberán
elaborar vales de resguardo, mismos que deberán indicar el período por el que dicho bien (o bienes) será utilizado o asignado, el nombre de la persona que lo utilizará o será responsable de
éste en el período mencionado, la firma de esta misma persona, la descripción detallada del bien y el sello de la escuela.
6.- Cuando los bienes muebles asignados a un área, sean reasignados o trasladados a otra en calidad de préstamo, se deberá de llevar un control de estos movimientos o hacer la anotación
correspondiente en la cédula censal. Esto con el fin de lograr un manejo adecuado y transparente de los activos fijos.
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LINEAMIENTOS APLICABLES PARA EL CONTROL DE LOS RECURSOS HUMANOS DE LOS
PLANTELES EDUCATIVOS.
1.- Es indispensable que el sistema de control implantado por las escuelas para la puntualidad y
asistencia del personal docente y administrativo, sea llevado eficientemente. Lo cual implica que el personal docente firme la entrada y salida a sus horas clase que corresponda, así como que el
personal administrativo firme diariamente su entrada y su salida, esto es en los casos en que la puntualidad y asistencia se controle mediante el uso de cuadernos o listados. (Se sugiere utilicen
los formatos de registro de asistencia. Anexos No. 10 y 10-A).
Es importante mencionar que el uso inadecuado o el no utilizar el sistema de puntualidad y
asistencia puede acarrear consecuencias al personal, ocasionando el descuento de los días no firmados o no comprobados como efectivamente laborados u otras sanciones que marca la ley,
según sea el caso, ya que todos los planteles educativos son sujetos a revisiones sorpresivas a
rubros específicos, por la Unidad de Control Interno de esta Secretaría.
2.- Por otra parte, es de suma importancia que el personal comisionado a programas especiales cuente con un oficio de comisión en el cual se mencione el período de tiempo que durará la
comisión y el horario en que se desempeñará la misma. Así mismo, es necesario que este personal elabore un informe periódico de sus actividades y logros del programa ejecutado.
3.- En cuanto al libro struc, este deberá actualizarse con datos reales, cada inicio de año escolar, evitando así que los horarios asignados a los profesores no concuerden con lo establecido en el
libro.
4.- En el caso de que exista personal docente, que tenga asignadas horas de fortalecimiento
curricular, se deberá implementar un sistema de coordinación con la Dirección General a la que pertenezca el plantel, para que estas horas sean comprobadas como horas efectivas de trabajo y
sean controladas en cuanto a puntualidad y asistencia.
5.- En lo referente al pago de nómina, es de suma importancia que cada quincena se analice la
información referente a permisos económicos sin goce de sueldo, cambios de personal a otro centro de trabajo, bajas de personal, etc., con el fin de que el personal habilitado para la recepción
de la nómina en esta Secretaría, haga las devoluciones de los cheques que no deberán ser pagados en el plantel que representa, o bien que no se efectúen pagos indebidos al momento de pagar la
nómina.
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ANEXO No. 1
RECIBO OFICIAL DE COBRO RECIBO No.
(1)
FECHA
DIA MES AÑ O C.T. (3) (2)
RECIBI DE:__________________________________________________________ DOMICILIO:___________________________________________________________
(4) (5) (NOMBRE O RAZON SOCIAL)
LA CANTIDAD DE $____________
(6) (7) CON LETRA CONCEPTO CANTIDAD PRECIO IMPORTE
UNITARIO
(8)
TOTAL
NOMBRE Y FIRMA DEL CAJERO
(9)
SELLO Y DATOS DE LA ESCUELA
(10)
NOTA: CARECE DE VALIDEZ COMO COMPROBANTE DE PAGO SI NO TIENE SELLO DE LA ESCUELA Y LA FIRMA DEL
CAJERO
ORIGINAL : INTERESADO
2 COPIAS PARA LA ESCUELA
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ANEXO No. 1A
RECIBO OFICIAL DE COBRO INSTRUCTIVO DE LLENADO
1.- El No. de folio, se encuentra impreso en cada uno de los recibos proporcionados por la S.E.C.,
por tal motivo al recibir estos, se deberá revisar minuciosamente, verificando que la numeración sea consecutiva y que no falte algún folio.
2.- En este espacio se deberá plasmar la fecha exacta en la que se percibe el ingreso.
3.- Clave del centro de trabajo.
4.- Nombre completo de la persona, empresa o agrupación que entrega el ingreso.
5.- Domicilio de la persona, empresa o agrupación que entrega a la escuela el efectivo.
6.- Cantidad recaudada escrita con número.
7.- Cantidad recaudada escrita con letra.
8.- Describir detalladamente el concepto por el que se esta recaudando el ingreso, y en su caso, indicar en las columnas correspondientes la cantidad de mensualidades, gafetes, papeletas de
examen, etc. Así como precio unitario e importe total de lo que se este cobrando.
9.- Nombre y firma de la persona que recibió el dinero y/o elaboró el recibo oficial de cobro.
10.- Sello, nombre y domicilio de la escuela que expide el recibo oficial de cobro.
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a____________ de _____________ del 200___.
C. _____________________ Supervisor de la zona escolar No.______ P R E S E N T E.-
En la remisión de recibos oficiales de cobro se registraron las siguientes
anomalías: _____________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Por lo que me permito solicitar su intervención para que se realicen los trámites procedentes para su regularización. ATENTAMENTE
COPIA PARA CONTROL INTERNO
ANEXO No. 2
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SUBSECRETARIA DE EDUCACION OPERATIVA DIRECCION GENERAL DE _______________
ACTA ADMINISTRATIVA DE INCIDENCIAS DE RECIBO OFICIAL
ANEXO No. 3
En _______________ Sonora, siendo las _____horas del día_________ de_____________ del 200_____ reunidos los C.C.________________________, ________________________ ________________________, ________________________, ________________________ ________________________, ________________________, ________________________ ________________________, en la oficinas que ocupa la dirección de la escuela “_______ ______________________________” clave ____________________, con el fin de levantar Acta Administrativa que da fé del siguiente incidente:_______________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Agotados los motivos que promovieron la presente diligencia de carácter administrativo, se da por terminado el acto a las ____________ horas, firmando de conformidad: ______________________ Director de la Escuela Testigos de Asistencia _______________________ ______________________ NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA ORIGINAL ESCUELA
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ANEXO No. 4
LIBRO DE REGISTRO DE INGRESOS Y EGRESOS
INGRESOS DEL MES DE__________ OO1 EGRESOS DEL MES______________ 001
CLAVE DEL
CPTO. DEL INGRESO
CONCEPTO No. RECIBO OFICIAL
IMPORTE FECHA SALDO
SALDO DEL MES ANTERIOR
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
(13) IMPORTE MENSUAL DE EGRESOS IMPORTE MENSUAL DE INGRESOS
IMPORTE MENSUAL DE EGRESOS (-) SALDO DEL MES
(14)
(15) (16)
FECHA CLAVE DEL CPTO. DEL EGRESO
CONCEPTO No. CHEQU
E IMPORTE SALDO
(7) (8) (9) (10) (11) (12)
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ANEXO 4-A
INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA EL LIBRO DE INGRESOS Y EGRESOS
Para foliar el Libro de Ingresos y Egresos se posesionará en la primera página doble (izquierda y
derecha), e iniciará foliando con el No. 1 en la esquina superior derecha de ambas páginas, las páginas siguientes les corresponderá el No. 2 y así sucesivamente. La página de la izquierda será
utilizado para registrar los ingresos, anotando en el encabezado de ésta, la leyenda “INGRESOS DEL MES _______”.
(En la línea se anotará el mes que corresponda). De igual manera será en la página de la derecha,
la cual será utilizada para egresos.
Antes de realizar los registros del mes en el libro se deberá anotar en el primer renglón del libro de ingresos la leyenda: ”SALDO DEL MES ANTERIOR” indicando en la columna para “SALDO” el
importe resultante el mes anterior en la casilla “Saldo del Mes” (16). si no hay saldo del mes anterior solamente se anotará un cero.
Posteriormente el cuerpo del libro será llenado con letra clara, entendible y sin tachones, debiendo contener la siguiente información:
(1) Fecha en la que se percibe el ingreso, en caso de utilizar cuenta de cheque, ahorro, etc. se
anotará la fecha que indique el sello del banco en la ficha de depósito.
(2) Clave del Concepto de Ingreso.
(3) Concepto por el que se recaba tal ingreso.
(4) No. del Recibo Oficial de Cobro que ampara el ingreso.
(5) Importe recibido.
(6) En esta columna se indicará en forma acumulada los ingresos que se vayan recabando durante el mes.
FECHA CLAVE CONCEPTO No. RECIBO OFICIAL
IMPORTE SALDO
SALDO DEL MES
ANTERIOR :
$1,000.00
1/FEB/98 REPOSICION DE GAFETE
0150 $15.00 $1,015.00
(7) Fecha en la que se efectúo el pago, y/o en la que se expidió el cheque, cuando así proceda.
(8) Clave del Concepto de Egreso.
(9) Nombre de la persona o empresa a quien se le pagó y concepto del pago.
(10) No. del cheque, cuando los pagos se hagan por medio de este medio.
(11) Importe total del pago.
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(12) En esta columna se irá acumulando el importe total de los pagos efectuados durante el mes, partiendo del primer pago registrado en el mes que se trate, ya que aquí no se anotará el saldo del
mes anterior.
(13) En esta columna se registra la suma de todos los pagos efectuados durante el mes, que será
la misma cantidad que esté en la columna saldo (12), en la fecha del último pago efectuado.
(14) En esta columna se indica el total de los ingresos recabados durante el mes, más el saldo del
mes anterior en caso de que hubiere, es decir que será el mismo importe que se encuentra en la columna saldo (5) en la fecha del último ingreso percibido durante ese mes.
(15) A esta columna se traslada el importe que resulte en la casilla importe mensual de egresos del
mismo mes (13).
(16) Diferencia resultante de la resta de las columnas 14 y 15.
Ejemplo :
Importe Mensual de Ingresos : $ 800.00 (14)
Importe Mensual de Egresos : 560.00 (15)
Saldo del Mes : 240.00 (16)
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FORMATO DE CONCILIACION BANCARIA
ANEXO No. 5
“CONCILIACION BANCARIA DE LA CUENTA No.________” (1) DEL BANCO ________________ AL _____ DE______________DEL 200___ (2) SALDO EN BANCO AL_____ DE ____________ DEL 200___ $_________ (3) MENOS: CUEQUES EN TRANSITO (PENDIENTES DE COBRO EN BANCO) $__________ (4) DEPOSITOS NO CONSIDERADOS EN LIBROS $__________ (5) MAS: COMISIONES BANCARIAS $___________ (6) DEPOSITOS NO CONSIDERADOS EN EL BANCO $___________ (7)
SALDOS EN LIBROS AL________ DE ___________ DE 200____ $___________(8) CONTRALOR (A) ________________________(9) HERMOSILLO, SONORA A _______ DE __________ DEL 200____ (10)
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ANEXO No. 5-A
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE
CONCILIACION BANCARIA
1.- Anotar el número de cuenta.
2.- Anotar el nombre del banco y la fecha a la que corresponde la conciliación.
3.- Anotar la misma fecha del punto 2 y el saldo que presenta el estado de cuenta a esa fecha.
4.- Anotar el importe de los cheques que hemos girado y no han sido presentados al banco para su cobro. En caso de ser varios se debe hacer una relación que contenga:
Fecha del Cheque Número de Cheque
Nombre del Beneficiario Importe del Cheque
Importe Total
5.- Anotar el importe de los depósitos que se hubieran realizado y que no estén registrados en
nuestros libros.
6.- Anotar las comisiones que nos hubiera cargado el banco y que no estén registradas en nuestros libros.
7.- Anotar el importe de los depósitos que se hubieran realizado y que no estén considerados o registrados por el banco. (no incluidos en el saldo del estado de cuenta).
8.- Anotar la misma fecha que en el punto 3 y el saldo que presenta la cuenta bancaria en
nuestros registros en libros.
(Que debe ser el mismo que resulte de: Al saldo de bancos restarle los cheques en tránsito y depósitos no considerados en libros, más las comisiones y depósitos no considerados en el banco).
9.- Anotar el nombre, puesto y firma de las personas responsables de su elaboración, revisión y
autorización.
10.- Anotar el lugar y fecha de su elaboración.
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ANEXO No. 6
FORMULO REVISO PAGO:
AUTORIZO PAGO:
OPERO AUXILIARES
PASO AL DIARIO
POLIZA No.
(9) (10) (11) (12) (13) (14)
POLIZA DE CHEQUE
(1)
CONCEPTO DE PAGO
(2)
FIRMA DE CHEQUE RECIBIDO
(3)
CUENTA NOMBRE PARCIAL DEBE HABER
(4) (5) (6) (7)
Sumas
iguales :
(8) (8)
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ANEXO 6-A
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA POLIZA DE CHEQUE
1.- Deberá plasmarse copia al carbón, del cheque que fue expedido por el plantel, el cual debe
contener los datos que a continuación se señalan: lugar y fecha de expedición, nombre de la persona a la que se expide el cheque, importe con número y letra, número de cuenta, cheque y
firma.
2.- Se anota el concepto por el que se expidió dicho cheque especificando para que gasto se
cubrirá.
3.- Firma de la persona que recibió el cheque.
4.- Se anotará (n) la (s) cuenta (s) a la cual corresponde (ran).
5.- Se anota el nombre de la cuenta de gasto a la cual corresponda, abonando en la cuenta de
bancos.
6.- Se anotará el importe que corresponde al gasto mencionado en los puntos 4 y 5.
7.- Se anotará el importe del cheque.
8.- Se sumarán las columnas Debe y Haber las cuales deberán ser sumas iguales.
9.- Se pondrá una antefirma de la persona que formuló el pago.
10.- Se pondrá una antefirma de la persona que revisó el pago.
11.- Se pondrá una antefirma de la persona que autorizó el pago.
12.- Se pondrá una antefirma de la persona que elaboró los puntos 4,5,6,7 y 8.
13.- Se pondrá una antefirma de la persona que paso el gasto al libro.
14.- Se anotará el número de póliza que corresponde al ejercicio escolar.
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ANEXO No. 7
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SUBSECRETARIA DE EDUCACION OPERATIVA DIRECCION GENERAL DE EDUCACION__________
ESCUELA : ____________________________ LUGAR:____________________________MUNICIPIO:___________________________________ CICLO______
ZONA: ________
CLAVE:___________ FECHA:________
INGRESOS PARCIAL TOTAL
SUMA DE INGRESOS
$____________
EGRESOS TOTAL
________, SONORA; A _______ DE ____________ DEL 200_________
EL DIRECTOR
_______________________
SUMA DE EGRESOS
SALDO ACTUAL $_______________
$_______________
C
O
N
C
E
P
T
O
C
O
N
C
E
P
T
O
PRIMER INFORME DE INGRESOS PROPIOS (Agosto-Diciembre)
SALDO DEL MES ANTERIOR
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ANEXO No. 7A
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA
SUBSECRETARIA DE EDUCACION OPERATIVA DIRECCION GENERAL DE EDUCACION__________
ESCUELA : _______________________________ LUGAR:______________________________ MUNICIPIO:_________________________________ CICLO______
ZONA: ________ CLAVE:___________ FECHA:___________
INGRESOS
PARCIAL
TOTAL
SUMA DE INGRESOS $_______________
EGRESOS TOTAL
________, SONORA; A _______ DE ____________ DEL 200________
EL DIRECTOR
_______________________
SUMA DE EGRESOS
SALDO ACTUAL $___________
C
O
N
C
E
P
T
O
C
O
N
C
E
P
T
O
SEGUNDO INFORME DE INGRESOS PROPIOS (Enero-Junio)
$___________
SALDO DEL MES ANTERIOR
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ANEXO No. 8
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA
SUBSECRETARIA DE EDUCACION OPERATIVA DIRECCION GENERAL DE EDUCACION_______
PRIMER INFORME DE INGRESOS PROPIOS
(AGOSTO-DICIEMBRE)
ZONA ESCOLAR:_________________ No. DE ESCUELAS:__________________
TOTAL DE INGRESOS $________
TOTAL EGRESOS $________ SALDO $________
___________, SONORA; A____________ DE__________ DEL 200__
EL SUPERVISOR(A)
___________
OBSERVACIONES:
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ANEXO No. 8A
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA SUBSECRETARIA DE EDUCACION OPERATIVA
DIRECCION GENERAL DE EDUCACION_______
SEGUNDO INFORME DE INGRESOS PROPIOS
ZONA ESCOLAR:_________________ No. DE ESCUELAS:__________________
TOTAL DE INGRESOS $________
TOTAL EGRESOS $________ SALDO $________
OBSERVACIONES:
___________, SONORA; A____________ DE__________ DEL 200__ EL SUPERVISOR(A)
___________
(ENERO-JUNIO)
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Folio No.
ANAEXO: No. 10-A FCA1
REGISTRO DE ASISTENCIAS DE PERSONAL DOCENTE AÑ O ESCOLAR_______________________
ESCUELA SECUNDARIA____________________________________ CLAVE________________ TURNO______________________
__________________________ A ________ DE _____________________ DE _________________
HORA DE HORA DE
ENTRADA SALIDA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No P IM FJ FI RT
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
6 6
7 7
8 8
9 9
10 10
11 11
12 12
13 13
14 14
15 15
CLAVES PARA INCIDENCIA
P= TIPO DE PERMISO (E) ECONOMICO, (AP) ASUNTOS PERSONALES Y (FG) FAMILIARES GRAVES IM= INCAPACIDAD MEDICA
FJ= FALTAS JUSTIFICADAS FI= FALTAS INJUSTIFICADAS RT= RETARDOS
RESPONSABLE O CUSTODIO Vo. Bo. DIRECTOR
OBSERVACIONESHORAS TRABAJADAS INCIDENCIAS
No NOMBRE FIRMA
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA
UNIDAD DE CONTROL INTERNO
ANEXO: No. 10 FCA2
REGISTRO DE ASISTENCIAS DE PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO AÑ O ESCOLAR___________________
ESCUELA_____________________________________________ TURNO________________________
_____________________________ A _______ DE ______________________ DE _______
HORA DE HORA DE
ENTRADA SALIDA P IM FJ FI RT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
NOTA: FORMATO VALIDO PARA ESCUELAS:
PREESCOLAR, PRIMARIA, ESPECIAL Y TELESECUNDARIA
Y PERSONAL ADMINISTRATIVO DE NIVEL SECUNDARIA
CLAVES PARA INCIDENCIAS
P =TIPO DE PERMISO (E) ECONOMICO, (AP) ASUNTOS PERSONALES Y (FG) FAMILIARES GRAVES IM = INCAPACIDAD MEDICA
FJ = FALTAS JUSTIFICADAS FI = FALTAS INJUSTIFICADAS RT = RETARDOS
RESPONSABLE O CUSTODIO Vo. Bo. DIRECTOR
OBSERVACIONESINCIDENCIAS
No NOMBRE PUESTO FIRMA FIRMA