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MANUAL DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO VEHICULAR
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Contenido1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 3
2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO .............................................................................................. 4
3. ROLES .......................................................................................................................................... 4
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5
5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO .................................................................................... 6
6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO VEHICULAR ............... 6
6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 6
6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 7
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 7
7. INDICADORES ............................................................................................................................ 11
8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 11
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1. INFORMACIÓNBÁSICA
Subproceso GESTIÓN DE MANTENIMIENTO VEHICULAR
Código del Proceso CA‐CGAF‐01‐P06‐04
Descripción
PROPÓSITO Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos de la institución a fin de que se encuentren operativos para cumplir con los requerimientos de movilización de las diferentes unidades. DISPARADOR
Requerimiento de presupuesto anual para mantenimiento
ENTRADAS
Presupuesto anual de mantenimiento ACTIVIDADES PRINCIPALES
Contratar al Proveedor
Realizar el mantenimiento de los vehículos
Realizar el requerimiento de pago PROCESO RELACIONADO
Emisión de Certificación Presupuestaria
Contratación y compras públicas
Productos/Servicios del Subproceso
Servicio de mantenimiento realizado Ingreso de Repuestos a Bodega
Tipo de Subproceso Adjetivo
Responsables del Subproceso
Jefe de Transporte
Tipo del cliente Cliente interno
Marco Legal
Constitución de la República
Código de Procedimiento Civil
Código orgánico de organización territorial
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial
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Reglamento General para la Aplicación de la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial.
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos
2. LINEAMIENTOSDELSUBPROCESO
1. El mantenimiento preventivo se lo realiza cada 5.000 kilómetros, que consiste en un
cambio de aceite y limpieza del vehículo. Cada conductor periódicamente tiene que
revisar el kilometraje y realizar la solicitud de mantenimiento cuando corresponda. En esta
solicitud de mantenimiento se pueden incluir los demás requerimientos de
mantenimiento correctivo o preventivo que indique el conductor, para aprobación del Jefe
de Transporte.
2. La documentación que se debe adjuntar el Jefe de Transporte para solicitar el pago a
Tesorería por los mantenimientos realizados, es la siguiente:
a. Facturas
b. Acta de Entrega – Recepción del Vehículo
c. Conformidad de Mantenimiento
d. Proforma de Servicios
e. Orden de Trabajo
f. Solicitud de Mantenimiento
g. Acta de Entrega – Recepción de Repuestos usados (si hay)
h. Ingreso y Egreso de Bodega de Repuestos nuevos (si hay)
3. ROLES
Analista de Presupuestos.‐ Es el responsable de la emisión de las Certificaciones Presupuestarias a
fin de garantizar la disponibilidad de recursos para las unidades requirentes.
Conductor.‐ Es la persona responsable de conducir el/los vehículos de la institución y de
mantenerlos en buen estado para prestar el servicio de movilización en la institución.
Custodio de Bienes.‐ Es el funcionario responsable de la administración de los bienes de uso de la
Institución.
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Director Administrativo.‐ Es el servidor responsable de la gestión, planificación, organización,
coordinación y control de los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de
las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de
Compras Públicas.
Director Financiero.‐ Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros
requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los
objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.
Jefe de Transporte.‐ Es el servidor responsable de la administración, mantenimiento y renovación
del parque automotor institucional, y de atender los requerimientos de movilización de las
diferentes unidades administrativas.
Tesorería.‐ Es la dependencia responsable de administrar, gestionar, suministrar y controlar los
recursos financieros.
4. GLOSARIODETÉRMINOS
Certificación presupuestaria.‐ Es un certificado o documento mediante el cual se garantiza la
disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional
autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes
que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito
presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente
registro presupuestario.
CUR de Pago.‐ Documento que evidencia el pago por diferentes conceptos.
Mantenimiento preventivo.‐ Este tipo de mantenimiento es el que se realiza de manera
programada con el fin mantener en buen estado y funcionando a todos los vehículos de la flota
institucional
Mantenimiento correctivo.‐ Este mantenimiento se aplica cuando el vehículo se encuentra fuera
de servicio por daños en sus componentes, o cuando presenta un funcionamiento anormal de
alguna parte o pieza. Es el mantenimiento que tiene por objetivo devolver el funcionamiento de
los vehículos.
Orden de Trabajo.‐ Es el documento con el cual el Jefe de Transporte realiza la solicitud en detalle
de los trabajos de mantenimiento al Proveedor adjudicado.
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5. DIAGRAMADEFLUJODELSUBPROCESO
6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTOVEHICULAR
6.1. PROPÓSITO
Detallar las actividades del subproceso de gestión de mantenimiento vehicular, con la
finalidad de establecer los pasos necesarios para el requerimiento y autorización de los
trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo, así como el pago respectivo, de
manera que se mantengan operativos los vehículos de la institución.
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6.2. ALCANCE
El alcance del subproceso de gestión de mantenimiento vehicular abarca el conjunto de
actividades comprendidas desde la elaboración del presupuesto anual de mantenimiento para
la flota institucional hasta que se realice el pago de los consumos mensuales al proveedor.
6.3. DESCRIPCIÓNDEACTIVIDADES
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O
REGISTRO
1. Realizar el presupuesto de mantenimiento anual
Jefe de Transporte
El Jefe de Transporte realiza el presupuesto anual para el mantenimiento preventivo y correctivo de la flota de vehículos institucional a nivel nacional. Una vez que ha identificado la necesidad de recursos envía el requerimiento al Director Administrativo mediante memorando para que solicite la certificación presupuestaria, adjuntando el presupuesto.
Presupuesto
2. Solicitar certificación presupuestaria
Director Administrativo
El Director Administrativo mediante memorando solicita al Director Financiero la certificación presupuestaria por los valores de mantenimiento presupuestados, con lo cual se inicia el Subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria.
3. Subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria
Analista de Presupuestos
El subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria culmina con la entrega de la respectiva Certificación Presupuestaria al Director Administrativo.
Certificación Presupuestaria
4. Obtener Certificación Presupuestaria
Director Administrativo
El Director Administrativo recibe la Certificación Presupuestaria para Mantenimiento, la cual le envía al Jefe de Transporte para que inicie el proceso de contratación.
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5. Solicitar inicio de proceso de contratación
Jefe de Transporte
Una vez que recibe la Certificación Presupuestaria, el Jefe de Transporte solicita el inicio del proceso de Contratación y Compras Públicas correspondiente.
6. Subproceso de Contratación y Compras Públicas
Director Administrativo
El subproceso de Contratación y Compras Públicas culmina con la adjudicación y firma del contrato con el Proveedor de mantenimiento para los trabajos de un año. Una vez que esté firmado el contrato se empieza a usar el servicio.
Contrato de servicio de
mantenimiento
7. Revisar el vehículo y realizar solicitud de mantenimiento
Conductor
El Conductor revisa si ya se cumple el tiempo para realizar el mantenimiento preventivo, además revisa si existen trabajos adicionales que deban realizarse en el vehículo, y elabora la Solicitud de Mantenimiento, misma que entrega al Jefe de Transporte para su aprobación.
Solicitud de Mantenimiento
8. Recibir requerimiento, revisar trabajos y aprobarlos
Jefe de Transporte
El Jefe de Transportes, recibe y revisa la solicitud y aprueba o no los trabajos adicionales.
9. Emitir y enviar Orden de Trabajo
Jefe de Transporte
El Jefe de Transporte emite y firma una Orden de Trabajo en la cual se detalla la placa, fecha, kilometraje y todos los trabajos a ser realizados, la misma que envía al proveedor. En la Orden de Trabajo firma además el conductor que solicita los trabajos y la persona que recibe el vehículo en la mecánica por parte del proveedor.
Orden de Trabajo
10. Recibir vehículo y requerimiento, y emitir Proforma
Proveedor
El Proveedor adjudicado, una vez que se ha firmado el contrato para el mantenimiento, recibe el vehículo y la Orden de Trabajo, revisa los requerimientos y emiten la proforma de los servicios a realizar, la cual envía al Jefe de Transportes.
Proforma
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11. Revisar proforma y autorizar los trabajos
Jefe de Transporte
El Jefe de Transporte recibe la proforma y revisa que se encuentre dentro de lo acordado de acuerdo al contrato, y autoriza el mantenimiento preventivo que corresponda y que proceda o no con los trabajos adicionales.
12. Realizar trabajos de mantenimiento
Proveedor
El conductor realiza los trabajos aprobados en la Proforma de servicios de acuerdo a las condiciones y plazos de entrega establecidos en el contrato.
13. Acudir al taller de mecánica y probar el vehículo
Conductor
El conductor del vehículo se acerca al taller de mecánica del proveedor en la fecha acordada para probar el vehículo. Si está de acuerdo con los trabajos realizados, retira el vehículo, si no está de acuerdo, indica las novedades y solicita se completen los trabajos
14. Solicitar que se completen los trabajos
Conductor
Si el conductor no está de acuerdo con los trabajos realizados por el Proveedor, solicita que se completen los mismos y acuerda una nueva fecha para retirar el vehículo de acuerdo a lo que se indica en el contrato.
15. Entregar vehículo, el acta y repuestos cambiados
Proveedor
Si el conductor está de acuerdo con los trabajos y acepta retirar el vehículo, el Proveedor lo entrega con el acta de Entrega – Recepción del Vehículo donde constan todos los trabajos realizados y los repuestos utilizados. Además devuelve los repuestos cambiados.
Acta de Entrega – Recepción
16. Emitir y entregar la Conformidad de Mantenimiento y entregar los Repuestos
Conductor
El Conductor lleva el vehículo a la institución y emite un documento de Conformidad de Mantenimiento dirigida al Jefe de Transporte. En el caso de repuestos usados que devuelve el proveedor, se los entrega con un Acta de Entrega – Recepción de repuestos al Custodio de Bienes.
Conformidad de Mantenimiento
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17. Recibir documentos para control y reunir mantenimientos del mes
Jefe de Transporte
El Jefe de Transporte recibe de parte del conductor las Actas de Entrega – Recepción de vehículos, de repuestos, y reúne las Órdenes de Trabajo y Proformas de Servicio de todos los vehículos de todo el mes, para realizar el control.
18. Entregar facturas por trabajos mensual
Proveedor
Por su parte el Proveedor reúne los documentos de los mantenimientos de todos los vehículos y al inicio de cada mes emite las facturas y las envía al Jefe de Transporte, solicitando el pago.
19. Cotejar facturas con las actas
Jefe de Transporte
El Jefe de Transporte recibe las facturas y las coteja con las actas y proformas de servicio aprobadas, y compara que estén correctos los valores totales. Luego arma el cuadro resumen de consumos de mantenimiento, por placa de vehículo de manera cronológica para solicitar el pago
Cuadro resumen de
mantenimientos
20. Realizar los Ingresos y Egresos de Repuestos a Bodega
Custodio de Bienes
El Custodio de Bienes recibe de parte del Conductor los repuestos usados que le devuelve el proveedor, con el Acta de Entrega – Recepción y genera el Ingreso a Bodega de Repuestos usados. Por otra parte, recibe además de parte del Jefe de Transporte una copia de las facturas y Actas de Entrega – Recepción de mantenimientos realizados que incluyan el uso de repuestos nuevos, con lo cual realiza el Ingreso a Bodega y el respectivo Egreso a Bodega de los repuestos nuevos.
Ingreso a Bodega de Repuestos
usados
Ingreso a Bodega y Egreso a Bodega de repuestos
nuevos
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21. Realizar la solicitud de pago
Jefe de Transporte
Una vez que el Jefe de Transporte tenga los Ingresos y Egresos a Bodega de repuestos nuevos, realiza la solicitud de pago mediante memorando dirigido al Director Administrativo, adjuntándolos junto con la factura, Proforma de Servicios, Orden de Trabajo, Solicitud de Mantenimiento, Conformidad de Mantenimiento, Acta de Entrega – Recepción de Vehículo y de Repuestos si fuera el caso, así como el original o copia de la Certificación Presupuestaria
Memorando
22. Solicitar pago a Tesorería
Director Administrativo
A su vez el Director Administrativo envía la solicitud de pago a Tesorería, con lo cual inicia el Subproceso de Gestión de Pagos
23. Subproceso de Gestión de Pagos
Tesorería
El Subproceso de Gestión de Pagos finaliza con la generación del CUR de Pago de los mantenimientos, del cual está pendiente el Jefe de Transporte hasta que se genere para confirmar el pago.
CUR de Pago
7. INDICADORES
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida
Responsable de Medición
Frecuencia de Medición
1
Porcentaje de requerimientos de servicios generales internos atendidos oportunamente
Número de requerimientos de servicios generales atendidos / Total de solicitudes recibidas
Porcentaje Director
Administrativo Mensual
8. ANEXOS
Solicitud de mantenimiento
Conformidad de mantenimiento
Orden de Trabajo
Acta de Entrega – Recepción de Vehículo
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Acta de Entrega – Recepción de Repuestos usados
Acta de ingreso a bodega de repuestos nuevos
Acta de egreso de bodega de repuestos nuevos
Solicitud de pago
FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN
Acciones Nombre Cargo Firma
Elaborado Por: Ing. Priscila Villarreal Analista de Procesos
Revisado Por: Econ. Patricio Borja Jefe de Transporte
Aprobado Por: Dra. Valeria Yánez Directora Administrativa
Validado por: Ing. Fabián Larrea Coordinador General
Administrativo Financiero
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización
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