Manual: funcionamiento
del SCGReporting V5
SisConGes & Estrategia
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VERSIÓN 3.0
Manual del SCGReporting para el usuario
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Índice
1. Funcionamiento del SCGReporting ......................................................................................3
1.1 Consulta de plantillas públicas .......................................................................................3
2.2 Mis Informes ..................................................................................................................7
2.3 E-mail reporting ........................................................................................................... 12
2.4 Mis documentos ........................................................................................................... 19
2.3 Ayuda ........................................................................................................................... 20
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1. Funcionamiento del SCGReporting
1.1 Consulta de plantillas públicas
Una plantilla pública es aquella que crea el administrador o usuario que tenga permisos para ello
y que permite al resto de usuarios que tengan acceso a la consulta de los informes en formato
Excel o htlm (página web), veamos un ejemplo:
Pulse sobre el icono de la plantilla que quiere consultar, a continuación se le abrirá
una pantalla que le indicará que espere a que pueda abrir el Excel con los datos actualizados.
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Una vez nos sale el siguiente mensaje puede abrir el Excel para consultarlo o adaptarlo a
sus necesidades y/o guardarlo en sus plantillas personales como veremos más adelante.
Abrir sólo para consultar datos
Si abrimos el archivo Excel o htlm se consulta y no se guarda sólo se cierra sin más. Puede
realizar todos los cambios en él para su consulta pero no se guardará.
Nota: los archivos Excel/htlm sólo se podrán consultar actualizados desde el sistema de
SCGReporting.
Pulse sobre abrir
o guardar
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Apertura de archivos htlm
Nueva versión incluye ayudas
Ayuda en toda la aplicación
Esta opción permite a los usuarios sin Excel
consultar datos actualizados y enviar datos con
seguridad a terceros, no existen filtros ni es
interactivo este archivo sólo dispone de
pestañas de consulta. También se pueden
consultar con otros dispositivos móviles.
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Ayuda para poner un archivo que explique un proceso de trabajo por
ejemplo:
Puede poner cualquier tipo de archivo
Para volver al menú principal:
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Nueva opción abrir los ficheros online u offline:
Esta opción si la tiene asignada el usuario puede abrir los mismos archivos Excel pero en
formato htlm de página web
Esta opción permite al administrador crear archivos de Excel que se actualizan a una
determinada hora de la noche o cuando se programen tantas veces al día, así el usuario los
puede abrir ya actualizados, esta opción sólo está disponible si se programa previamente
sino por defecto los archivos de Excel se actualizan cuando se pulsa sobre el botón de abrir
plantilla.
La ventaja de los archivos offline es que para personas que consulten los datos por internet
el proceso es muy rápido o por ejemplo si el Excel tiene muchos datos tarda más en
actualizarse por tanto puede ser recomendable esta opción, siempre que no se necesiten
online los datos.
2.2 Mis Informes
La opción anterior hemos visto que permite consultar los informes en plantillas públicas mediante
formato Excel o página web.
Pero que sucede si necesitamos hacer un informe adaptado a nuestras necesidades y consultarlo
periódicamente, a partir de las plantillas anteriores, veamos el proceso:
Primero: Seleccionar la plantilla que queremos modificar desde los informes estándar creados,
por ejemplo
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Abrimos el Excel y lo modificamos según nuestras necesidades:
Segundo: añadimos este Excel a nuestros informes, que es esta opción:
Guardamos de
forma provisional
el Excel
modificado
Guardamos de
forma provisional
este Excel en mis
documentos por
ejemplo.
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Desde aquí pulsamos sobre Examinar y buscamos el lugar dónde hemos guardado el anterior
Excel:
Pulsamos sobre el archivo y después sobre Abrir
Y por último sobre el botón verde de la derecha para poner el archivo en nuestros informes.
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Y nos queda incorporado a nuestros informes,
Los informes que hay en esta opción se pueden consultar por los usuarios, y se actualizan siempre
con los datos iniciales según sea Excel o Htlm (formato web).
Para consultar un informe del usuario se debe de pulsar sobre este icono
y se abrirá la opción siguiente:
Pulse sobre Abrir para consultar sus datos.
Opciones de este menú:
Puede modificar el orden de los informes mediante estas dos opciones:
Puede eliminar un informe mediante esta opción:
Para modificar el contenido o formato de un informe realizado por el usuario hay dos situaciones:
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La primera que se modifique el mismo archivo y con el mismo nombre, entonces debemos de
hacer el mismo proceso:
Tenemos este archivo de Excel, lo modificamos y no le cambiamos el nombre
Lo volvemos a subir a mis documentos:
Queda sustituido por el anterior Excel modificado y actualizado:
La segunda posibilidad es que se elimine el Excel actual y se cree otro con diferente nombre,
entonces, el proceso es similar al de crear un nuevo informe.
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2.3 E-mail reporting
En el caso de que se disponga de esta opción el usuario puede crear a parte de sus informes
habituales de trabajo los informes para enviar por email a otros usuarios o a uno mismo como
control o recordatorio, así como sistema de alerta.
Veamos el proceso a continuación:
Primero crear el informe que se va a enviar por email, recuerde que estos informes son para crear
básicamente alertas y resúmenes, no se recomienda hacer excels con ficheros muy pesados.
El proceso para crear excels como informes es el mismo que en el apartado anterior.
Segundo: Para crear un envío de un email, pulsar sobre Nuevo
Enviar email
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Nombre Texto que identifica el email
Fecha inicio/fin Fechas de inicio y fin del email
Plantilla Seleccione la plantilla de mis informes email a enviar
Activo Si quiere que esté o no activo el email
Formato envío Si desea enviar el email en Excel, htlm o enzipado
Asunto del email Describa el asunto del email y usuario que lo envía
Cuerpo del email Especifique más datos explicando el motivo del envio
Diario Envío diario
Semanal Indique los días de la semana
Mensual Por meses, indique los días de envío
Cada Las horas a enviar los emails
Formas y plazos de envío:
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Una vez rellenado los datos se debe de Pulsar sobre Guardar
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Nos sale esta pantalla y debe de complementar los datos que faltan:
Indicar las horas de envío del email si aplica:
Pulse sobre el desplegable para ver las horas y añada la hora mediante:
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A continuación, añada el email de los usuarios que quiere que reciban el email, pulsando sobre
los desplegables y el botón de Añadir
Por último pulsar sobre guardar para generar el proceso de envío de e mail de forma
definitiva.
En el caso de que quiera enviar a un usuario que no esté en la lista pude poner directaemnte el
email aquí y añadirlo:
Nos queda añadido el nuevo email a enviar, `pude modificarlos pulsando sobre
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Nuevas opciones:
Se pueden crear diferentes carpetas para distribuir y organizar los emails en diferentes apartados.
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Seleccionar
Plantillas por
menús
Introducir
texto de la
ayuda
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2.4 Mis documentos
Esta opción permite guardar a los usuarios archivos de diferentes tipos, sólo para su exclusiva
consulta, pueden ser Excel, Word, pdf, powerpoint etcétera.
El proceso es igual que los casos anteriores
Mediante esta opción se selecciona el archivo a subir y se añade:
Estos archivos si los añade en Excel no se actualizan los datos y son sólo de consulta para el
propio usuario.
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2.3 Ayuda
Este apartado contiene la información del producto y las ayudas correspondientes, con manuales
y material complementario.
Apretando sobre los diferentes submenús puede ir a la ayuda que está alojada en nuestra web
Contiene los manuales de ayuda para el usuario y otra información adicional.
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Preguntas frecuentes sobre la aplicación.
Adicionalmente se adjunta una guía para aprender el conocimiento de las tablas dinámicas.
Incluye:
Pdf con instrucciones para realizar los casos prácticos,
Archivo Htlm con las soluciones.
Excel con los datos para poder realizar los casos prácticos.
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