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MANUAL DEL PROCESO
DE CONTRATACIÓN DE OBRAS
Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo
Institucional el 13/12/2017
[Versión 01]
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESO GESTIÓN DE ADQUISICIONES
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Contenido
1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................... 4
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ........................................................................................................ 5
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ................................................................................... 6
4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS ....................................................................................... 7
5. DESCRIPCIÓN DE SUBPROCESOS .................................................................................................... 7
5.1 SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS ............................. 7
5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS ....... 7
5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS ....................................................................................................................................... 8
5.2 SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS ....................... 9
5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS .. 9
5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS .......................................................................................................... 10
5.3 SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS ........................... 10
5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS ...... 10
5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS ..................................................................................................................................... 11
6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO .................................................................................... 12
7. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE OBRAS ................................................ 12
8. ANEXOS ........................................................................................................................................ 12
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CONTRATACIÓN PÚBLICA DE OBRAS
1. INFORMACIÓN BÁSICA Proceso: Contratación de obras
Código del Proceso: GA-ADM-ADQ-002
Descripción:
PROPÓSITO: Ejecutar las actividades relacionadas a la gestión administrativa de los
procesos de contratación de obras de conformidad con las Normativas vigentes.
DISPARADOR: Necesidad Institucional de construcción o adecuación
ENTRADAS: Oficio con necesidad de requerimiento Verificación POA y PAC Formato de especificaciones técnicas del requerimiento de
adquisiciones Informe técnico Términos de referencia Presupuesto referencial Comprobante de verificación de Catálogo Electrónico
SUBPROCESOS:
1. Fase preparatoria de la contratación de obras 2. Fase precontractual de la contratación de obras 3. Fase contractual de la contratación de obras
Productos/Servicios del Proceso:
Oficio de requerimiento de la Gerencia Administrativa Certificación POA Certificación PAC Resolución Reforma PAC Documento de cálculo presupuestario referencial Certificación catálogo electrónico Plan Anual de Compras Certificación Presupuestaria Pliegos Términos de Referencia Resolución de inicio del proceso Acta de preguntas y aclaraciones Acta de apertura de oferta Acta de convalidación de errores Acta de errores convalidados Informe de evaluación de ofertas Acta de calificación de oferentes
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Informe de comisión técnica Resolución de adjudicación o proceso declarado desierto Informe de adjudicación Acta de entrega recepción de obra Factura Contrato Informe de cumplimiento de contrato Acta de entrega provisional de obra Acta de entrega definitiva de la obra
Tipo de Proceso: Adjetivo
Responsable del Proceso:
Jefe de Adquisiciones
Tipo de cliente: Interno y externo
Marco Legal: • Ley Orgánica Reformatoria del Sistema Nacional de Contratación Pública, Registro Oficial No. 395 de fecha 04-agosto-2008.
• Ley Orgánica para la eficiencia en la Contratación Pública, Registro Oficial No. 966 – Segundo Suplemento de fecha 20-marzo-2017
• Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (Decreto Ejecutivo No. 1700, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 588, de 12 de mayo de 2009), actualizado con la reforma de Registro Oficial No. 512, de fecha 15 de agosto de 2011.
• Reglamento del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, Decreto 489, Registro Oficial Suplemento 383 de fecha 26-noviembre-2014.
• Constitución de la Republica, Registro Oficial No. 449 de fecha 20-octubre-2008 (Art 154 - 226 –285 -286)
• Norma de Control Interno de la Contraloría General del Estado, Acuerdo No. 39, Registro Oficial Suplemento 87 de fecha 14-diciembre-2009.
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Adquisición requiere considerar las siguientes políticas: El proceso deberá contar previamente con los elementos indicadores en la regla 408
Administración de Proyectos de las Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado, a cargo y responsabilidad del área requirente.
El proceso deberá cumplir las directrices del Ministerio de Finanzas. El proceso de adquisiciones deberá cumplir los lineamientos de la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública (SERCOP). Llevar registro y control de los administradores y vencimientos de los contratos por
adquisiciones de bienes y servicios.
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Todo requerimiento de adquisición de bienes, servicios, obras y consultorías deberá ser
canalizado únicamente por la Unidad Macro. Toda actualización requerida por el Jefe de Adquisiciones al presente documento o a los
formatos del mismo deberán ser aprobados por el Director Administrativo y comunicados a la Jefatura de Procesos para el registro y control correspondiente.
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
Término Definición Unidad
Requirente Son todas las Unidades Administrativas y Académicas que requieran la Adquisiciones de bienes, servicios ejecución de obras incluidos los de consultoría.
Unidad Macro Son aquellas que agrupan los requerimientos de las unidades requirentes e inician el proceso de adquisición. Las unidades macro son: la Gerencia Administrativa y los Vicerrectorados conforme a sus competencias. Cómputo, Obras universitarias, Dirección Administrativa, Dirección de Talento Humano, Coordinación de comunicación y difusión de la información, Dirección de Gestión del Conocimiento, Dirección de Investigación.
Términos de Referencia
Condiciones específicas bajo las cuales se desarrollará la contratación de servicio y consultorías
Especificaciones Técnicas
Son las características fundamentales que deberán cumplir los bienes o rubros requeridos y que se especificarán en formato establecido.
Disponibilidad Presupuestaria
Existencia de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación presentes y futuras
Requerimiento Es la petición formal que estará conformada por la necesidad, justificativos, solicitud de compra y servicios, características y especificaciones técnicas o Términos de Referencias TDR
Máxima Autoridad
Quien ejerce administrativamente la representación legal de la entidad contratante (Rector).
Autorizador de Gasto
Las autoridades competentes de la Universidad de Guayaquil que, mediante acto administrativo o de simple administración expresa y válida y según los niveles previstos en el Reglamento de delegación de firmas de autorización de pago y gasto, decidan la realización de gastos con recursos asignados a la Institución de Educación Superior.
Autorizador de Pago
La autoridad competente de la Universidad de Guayaquil que, mediante acto administrativo o de simple administración expresa y válida, y según el nivel previsto en el Reglamento de delegación de firmas de autorización de pago y gasto, decida la realización de pagos con recursos asignados a la Institución de Educación Superior
PAC Plan Anual de Contratación SERCOP Sistema Nacional de Contratación Pública
SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo Directrices Normas para el desarrollo de una actividad o proyecto
eSigef Software de Uso del ministerio de Finanzas PIE Presupuesto inicial del estado
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4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS
A continuación se presenta una visión general del proceso de Gestión de Adquisiciones:
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Adquisiciones Proceso: Contratación de Obras
Cont
rata
ción
de o
bras
Etapa preparatoria de la contratación de
obras
Etapa precontractual de la contratación de
obras
Etapa contractual de la contratación
de obras
Oficio con necesidad de requerimientoVerificación POA y PAC
Especificaciones TécnicasInforme técnico
Términos de referenciaPresupuesto referencial
Comprobante de Catálogo Electrónico
Certificación PAC Cálculo de presupuesto referencial
Certificación PresupuestariaPliegos
Resolución de inicio del proceso
Acta de preguntas y aclaracionesOfertas
Acta de apertura de oferta y convalidación de erroresActa de calificación de oferentes
Informe de comisión técnicaOrden de compra/Orden de Trabajo
Resolución de adjudicación o desiertoContrato
Resolución de adjudicaciónResolución de inicio del proceso
Orden de compraContrato
Informe entrega/ recepciónInforme de cumplimiento de contrato
Factura
Certificación PACVerificación Catálogo
Cálculo de presupuesto referencial o estudio de mercadoProformas
OfertasAutorización de inicio
Certificación PresupuestariaInforme de no disponibilidad de recursos
PliegosResolución de inicio del proceso y Convocatoria de pliegos
5. DESCRIPCIÓN DE SUBPROCESOS
5.1 SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS
5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS
Subproceso: Fase preparatoria de la contratación de obras
Código del Subproceso:
GA-ADM-ADQ-OB-001
Descripción:
PROPÓSITO: Gestionar la adecuada documentación para realizar el
requerimiento de contratación de obras.
DISPARADOR: Recepción de requerimiento de las unidades Académicas y
Administrativas.
ENTRADAS: Oficio de requerimiento aprobado por Gerente Administrativo
Certificación POA
ACTIVIDADES PRINCIPALES: Emitir certificación PAC
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Solicitar certificación presupuestaria Realizar presupuesto referencial o estudio de mercado Seleccionar procedimiento de contratación Elaborar pliegos Realizar resolución de inicio del proceso
Productos/Servicios del Subproceso:
Certificación PAC o Resolución reforma PAC Cálculo de presupuesto referencial Estudio de mercado Verificación de catálogo Autorización del inicio del trámite Certificación Presupuestaria Pliegos Resolución de inicio del proceso
Responsable del Subproceso:
Jefe de Adquisiciones
Tipo de cliente: Interno
5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Adquisiciones
Jefe
de
Adqu
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Proc
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Proceso: Fase Preparatoria de la contratación de obras
Revisar documentación y
sumillar al analista responsable según el
requerimiento Recepción de requerimiento
Elaborar reporte de estudio de
mercado y certificación de
catalogo
Recibir autorizado para emisión certificación
presupuestaria e inicio del proceso
Emitir certificación
¿Dispone de
recursos?
SI
NO
Emitir informe de no disponibilidad
de recursos
Recibir expediente,
autorización de inicio del proceso
y certificación presupuestaria y elaborar pliegos
Menor Cuantía(Delegado)
< 0.000007 * PIE
Cotización(Comisión Técnica)
Licitación(Comisión Técnica)
Realizar resolución de
inicio del proceso y solicitar firma de convocatoria
de pliegos
Firmar autorización de la
resolución y pliegos de inicio
del proceso
Entre (0.000007 - 0.00003) * PIE
> 0.00003 * PIE
Informe de no disponibilidad de recursos
Certificación Presupuestaria
Resolución de Inicio del Proceso
Resolución de inicio del proceso
Resolución de inicio del procesoPliegos
Certificación PAC y catalogoCertificación Presupuestaria
Reporte cálculo presupuestario , oferta técnica y económica y
formularios
0.1% * PIE
Contratación Integral
(Comisión Técnica)
Elaborar comunicación al autorizador de inicio
indicando el procedimiento de
contratación de obra a realizar para designación
RECTORDesignar al
administrador de contrato, delegado o
comisión técnica
Recibir la designación del administrador de contrato, delegado o
comisión técnica según corresponda
Solicitar a la máxima autoridad la designación del administrador de contrato y fiscalizador y delegado o comisión técnica de acuerdo al procedimiento de contratación
Certificación Presupuestaria estudio de mercado,
certificados de PAC y CatalogoPliegos oferta técnica, económica y
formularios
Solicitar autorización para inicio de proceso
y certificación presupuestaria
Autorizar inicio del proceso y
solicitar certificación
presupuestaria
Imprimir y sumillar
certificación PAC
Oficio con necesidad de requerimientoVerificación POA y PAC
Especificaciones técnicas Términos de referencia
Informe técnicoPresupuesto referencial
Comprobante de verificación de Catálogo Electrónico
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5.2 SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE
OBRAS
5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS
Subproceso: Fase pre contractual de la contratación de obras
Código del Subproceso:
GA-ADM-ADQ-OB-002
Descripción:
PROPÓSITO: Realizar el proceso de adquisición o contratación de obras de
acuerdo a los requerimientos institucionales.
DISPARADOR: Recepción de resolución de inicio del proceso
ENTRADAS: Estudio de mercado
Certificación PAC o Resolución reforma PAC
Cálculo de presupuesto referencial
Certificación Presupuestaria
Pliegos
Resolución de inicio del proceso
ACTIVIDADES PRINCIPALES: Solicitar designación de administrador de contrato y fiscalizador,
delegado o comisión técnica según corresponda. Crear proceso en el portal Interactuar entidad contratante – oferente Evaluar y adjudicar Elaborar resolución de adjudicación Elaborar contrato
Productos/Servicios del Subproceso:
Acta de preguntas y aclaraciones Ofertas Acta de apertura de oferta Acta de convalidación de errores Acta de errores convalidados Informe de evaluación de ofertas Acta de calificación de oferentes Informe de comisión técnica Resolución de adjudicación o desierto Informe de adjudicación Contrato
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Responsable del Subproceso:
Jefe de Adquisiciones
Delegado o Comisión Técnica
Tipo de cliente: Interno
5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Adquisiciones
Anal
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Proceso: Fase Precontractual de la contratación de obras ¿Adjudica contrato?
SI
Elaborar resolución de adjudicación
Firmar resolución de adjudicación y
remitir documentación a
Adquisiciones
Subir al portal documentación y
enviar a procuraduría sindica para elaboración de
contrato
Revisar documentación y Elaborar contrato
Remitir contrato a Máxima
Autoridad para firma
No
Elaborar resolución de declaración desierta e
Autorizador de Gasto y archiva
expediente
Recibir resolución y crear proceso en
portal
Analista/Comisión Técnica o Delgado
Interactuar entidad contratante en el sistema de
contratación pública
Analista/Comisión Técnica o DelegadoEvaluar, calificar e
informar
RectorFirmar contrato
Resolución de inicio del procesoPliegos
Certificación PAC y catalogoCertificación Presupuestaria
Reporte cálculo presupuestario , oferta técnica y económica y formularios
Acta de preguntas y aclaraciones
Ofertas
Resolución de adjudicación
Resolución de procesodeclarado desierto
Contrato
Contrato
Notificar a Adquisiciones y
administrador de contrato
Recepción de resolución de inicio
del proceso
Autorizar los pliegos y resolución del inicio
del proceso
Analista/Comisión Técnica o Delgado
Receptar ofertas de postulantes
Analista/Comisión Técnica o DelgadoApertura oferta y convalidación de
errores
Acta de convalidación de erroresActa de errores convalidados Informe de evaluación de ofertas
Acta de calificación de oferentesInforme de comisión técnica
5.3 SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS
5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS
Subproceso: Fase contractual de la contratación de obras
Código del Subproceso:
GA-ADM-ADQ-OB-003
Descripción:
PROPÓSITO: Realizar las gestiones correspondientes desde la firma del contrato
hasta el cierre o finalización del proceso de adquisición en el portal.
DISPARADOR: Recepción de notificación de firma de contrato para seguimiento
ENTRADAS: Resolución de adjudicación
Resolución de inicio del proceso
Contrato
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ACTIVIDADES PRINCIPALES: Elaborar y firmar contrato Dar seguimiento al cumplimiento del contrato Finalizar el proceso en el portal
Productos/Servicios del Subproceso:
Informe de cumplimiento de contrato Acta de entrega provisional de obra Acta de entrega definitiva de la obra Factura CUR de pago
Responsable del Subproceso:
Jefe de Adquisiciones
Administrador de Contrato
Tipo de cliente: Interno
5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Adquisiciones
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Proceso: Fase contractual de la contratación de Obras
Recepción de notificación de
firma de contrato para seguimiento
Recibir y crear usuario al administrador de contrato designado
para que tenga acceso al sistema de
contratación pública
Recibir notificación y clave de usuario para el
ingreso al sistema de contratación pública
Seguimiento y ejecución del
contrato
Publicar en el sistema de contratación pública
la documentación generada dentro de la ejecución del contrato
Dejar en el sistema de contratación pública el proceso en estado de recepción y remitir copia de la
documentación a adquisiciones con el informe de satisfacción del servicio y/o acta de entrega
definitiva
Recibir copia de la documentación generada de la
ejecución del contrato
Finalizar proceso en el portal
Comunicar a adquisiciones y al administrador de
contrato
Informe de cumplimento y satisfacción del contrato
Acta de entrega Provisional y definitivaFactura
Documentos habilitantes
Cuenta de usuario de sistema de contratación pública
Cuenta de usuario de sistema de contratación pública
Solicitar un fiscalizador de obra
a la máxima autoridad
Emitir informe conjuntamente con
el fiscalizador de obras, a la máxima
autoridad
Realizar recepción provisional de la
obra
Realizar la recepción final de la
obra
Acta de entrega provisional Acta de entrega definitiva
Memorando decomunicación
Informe de avance
P á g i n a 1 | 3
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Contratación de Obras Código: GA-ADM-ADQ-OB-001
Nombre del Subproceso: Fase preparatoria de la contratación de Obras
Descripción:
Propósito del
proceso
Gestionar la adecuada documentación para realizar el requerimiento de
contratación pública de obras.
Disparador: Recepción de requerimiento de las unidades académicas y
administrativas.
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Revisar documentación y sumillar al
Analista responsable según el requerimiento / Jefe de Adquisiciones.
Actividad Final/Responsable: Firmar autorización de la resolución y
pliegos del inicio del proceso/ Autorizador de Inicio del Proceso.
Productos/Servicios del
subproceso:
• Certificación PAC
• Cálculo de presupuesto referencial
• Estudio de mercado
• Verificación de catálogo
• Autorización del inicio del proceso
• Certificación Presupuestaria
• Pliegos
• Resolución de inicio del proceso
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Revisar documentación y
sumillar al Analista
responsable según el
requerimiento
Jefe de
Adquisiciones
Revisa que la documentación esté
completa para asignar proceso al
analista, en caso de no contar con la
documentación completa devuelve
el expediente a Unidad Macro.
Oficio con necesidad de
requerimiento
Verificación POA y PAC
Formato de especificaciones
técnicas del requerimiento de
adquisiciones
Informe técnico
Términos de referencia
Presupuesto referencial
Comprobante de Catálogo
Electrónico
2 Imprimir y sumillar
certificación PAC
Analista de
Adquisiciones
Imprime PAC que se encuentra
publicado en el portal de compras
públicas, subraya donde consta el
requerimiento y sumilla documento.
Certificación PAC
3
Elaborar reporte de
estudio de mercado y
certificación de catálogo
Analista de
Adquisiciones
Elabora el reporte de estudio de
mercado para cuantificar la
adquisición a realizar o servicio a
adquirir, e imprime certificación de
catálogo para confirmar su
existencia o no.
Estudio de mercado
Comprobante de catálogo
electrónico
P á g i n a 2 | 3
4
Solicitar autorización para
inicio de proceso y
certificación
presupuestaria
Analista de
Adquisiciones
Solicita la autorización de inicio del
proceso al Autorizador de Inicio de
Proceso y la solicitud de certificación
presupuestaria a Dirección
Financiera
5
Autorizar inicio del
proceso y solicitar
certificación
presupuestaria
Autorizador
de Inicio de
Proceso
Autoriza inicio del proceso y solicita
mediante oficio la certificación
presupuestaria del proceso de
adquisiciones a iniciar
6
Recibir autorizado para
emisión de certificación
presupuestaria e inicio del
proceso
Dirección
Financiera
Recibe el autorizado del proceso y
remite expediente del proceso para
la emisión de certificación
presupuestaria.
7 ¿Dispone de recursos? Dirección
Financiera
Si dispone de recursos financieros,
continúa con el paso 8.
Caso contrario continúa con el paso
9.
8 Emitir certificación Dirección
Financiera
Elabora certificación presupuestaria
donde consta la disponibilidad de los
recursos para realizar la consultoría y
comunica a Adquisiciones. Continúa
con el paso 10 y 14
Certificación presupuestaria
9 Emitir informe de no
disponibilidad de recursos
Dirección
Financiera
Elabora informe de no disponibilidad
de los recursos para realizar la
adquisición y comunica a
Adquisiciones.
Informe de no disponibilidad
de recursos
10
Recibir expediente,
autorización de inicio del
proceso y certificación
presupuestaria y elaborar
pliegos
Analista de
Adquisiciones
Recepta el expediente del proceso
de adquisiciones, oficio de
autorización de inicio del proceso y
certificación presupuestaria y
elabora pliegos.
Autorización de inicio del
proceso
Certificación presupuestaria
Pliegos
Expediente
11 Confirmar montos de
adquisición Analista de
Adquisiciones
Si monto es menor a 0.000007* PIE
corresponde a adquisición por
Menor cuantía. (Delegado). Si monto es Entre (0.00007 –
0.00003)*PIE corresponde a
adquisición por Cotización.
(Comisión Técnica). Si monto es mayor (0.00003* PIE)
corresponde a adquisición por
Licitación. (Comisión Técnica). Si el monto es mayor (0.1%*PIE)
corresponde adquisición por
contratación integral por precio fijo.
(Comisión Técnica).
12
Solicitar a la máxima
autoridad la designación
del administrador de
contrato y fiscalizador y
delegado o comisión
técnica de acuerdo al
procedimiento de
contratación
Autorizador
de Inicio del
Proceso
Solicita a la máxima autoridad la
designación del administrador de
contrato y fiscalizador y delegado o
comisión técnica de acuerdo al
procedimiento de contratación de
obras.
P á g i n a 3 | 3
13
Designar al administrador
de contrato, delegado o
comisión técnica
Rector
Designa al administrador de
contrato, delegado o comisión
técnica, de acuerdo al monto de la
obra.
Memorando de designación
14
Recibir la designación del
administrador de
contrato, delegado o
comisión técnica según
corresponda.
Analista de
Adquisiciones
Recibe designación del
administrador de contrato, delegado
o comisión técnica según el método
de adquisición.
15
Realizar resolución de
inicio del proceso y
solicitar firma de
convocatoria de pliegos
Analista de
Adquisiciones
Elabora resolución de inicio del
proceso y solicita firma de
convocatoria de pliegos.
Resolución de Inicio del
Proceso
16
Firmar autorización de la
resolución y pliegos del
inicio del proceso
Autorizador
de Inicio del
Proceso
Firma autorización de la resolución
de inicio de proceso y convocatoria
en los pliegos.
Resolución de Inicio del
Proceso
P á g i n a 1 | 3
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Contratación de Obras Código: GA-ADM-ADQ-OB-002
Nombre del Subproceso: Fase precontractual de la contratación de Obras
Descripción:
Propósito del
proceso
Realizar el proceso de adquisición o contratación de obras de acuerdo a
los requerimientos institucionales.
Disparador: Recepción de resolución de inicio del proceso.
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Autorizar los pliegos y resolución del inicio
del proceso / Autorizador de Inicio del Proceso.
Actividad Final/Responsable: Notificar a adquisiciones y al administrador
de contrato / Procuraduría Síndica.
Productos/Servicios del
subproceso:
• Acta de preguntas y aclaraciones
• Ofertas
• Acta de apertura de oferta
• Acta de convalidación de errores
• Acta de errores convalidados
• Informe de evaluación de ofertas
• Acta de calificación de oferentes
• Informe de comisión técnica
• Resolución de adjudicación o desierto
• Informe de adjudicación
• Contrato
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Autorizar los pliegos y
resolución del inicio del
proceso
Autorizador
de Inicio del
Proceso
Autoriza los pliegos y la resolución del
inicio del proceso de adquisición de
obras de acuerdo al Reglamento de
delegación de firmas en el ámbito de la
contratación pública y la autorización de
gasto y pago de la Universidad de
Guayaquil.
Resolución de inicio del
proceso
Pliegos
Certificación PAC
Certificación Presupuestaria
Reporte cálculo
2 Recibir resolución y crear
proceso en el portal
Analista de
Adquisiciones
Recibe resolución de inicio del proceso
del Autorizador de Inicio del Proceso
para la creación del proceso en el portal,
sube los pliegos o términos de
referencia y toda la documentación
soporte.
Resolución de inicio del
proceso
Pliegos
Certificación PAC
Certificación Presupuestaria
Reporte cálculo
presupuestario
P á g i n a 2 | 3
3
Interactuar entidad
contratante en el
sistema de contratación
pública
Analista de
adquisiciones
(Comisión
Técnica o
Delegado)
Analista de Adquisiciones
Recibe preguntas del oferente en base a
los pliegos o términos de referencia
publicados para conocimiento y
respuesta de la Comisión Técnica o
Delegado.
Comisión Técnica o Delegado
Elabora acta de respuestas
Analista de Adquisiciones
Transcribe las respuestas de las
preguntas realizadas por el oferente en
el portal de compras públicas en base al
acta elaborada por la Comisión Técnica
o Delegado.
Acta de preguntas y
aclaraciones
4 Receptar ofertas de los
postulantes
Analista de
adquisiciones
(Comisión
Técnica o
Delegado)
Recepta ofertas de los postulantes para
apertura y convalidación de errores
Ofertas
5 Apertura oferta y
convalidación de errores
Analista de
adquisiciones
(Comisión
Técnica o
Delegado)
Apertura ofertas y solicita a través del
portal la convalidación de errores.
Oferente tiene plazo de 2 días mínimo y
5 días máximos para realizar las
convalidaciones.
Acta de convalidación de
errores
Acta de errores
convalidados
6 Evaluar, calificar e
informar
Analista de
adquisiciones
(Comisión
Técnica o
Delegado)
Elabora acta de calificaciones en base a
las propuestas de los proveedores en
coordinación con la Comisión Técnica o
Delegado, y realiza informe de
recomendación de adjudicación de
contrato al autorizador del gasto.
Informe de evaluación de
ofertas
Acta de calificación de
oferentes
Informe de comisión
técnica
7 ¿Adjudica contrato?
Autorizador
de inicio del
proceso
Si el autorizador de inicio del proceso,
adjudica contrato continúa con el paso
9.
Caso contrario continúa con el paso 8.
8
Elaborar resolución de
declaración desierta e
informar a Autorizador
de Inicio del Proceso y
archiva expediente
Analista de
Adquisiciones
Elabora resolución de proceso declarado
desierto en caso de que las propuestas
de los proveedores no hayan cumplido
con las especificaciones requeridas o el
autorizador de inicio del proceso no
haya adjudicado a ninguno la compra,
ver Art. 33 Declaratoria de
procedimiento desierto de la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública.
Resolución de declaración
concurso desierto
9 Elaborar resolución de
adjudicación
Analista de
Adquisiciones
Elabora la resolución de adjudicación del
proceso para el proveedor ganador en
base a la aprobación del Autorizador de
Inicio del Proceso.
Resolución de adjudicación
de contrato
P á g i n a 3 | 3
10
Firmar resolución y
remitir documentación a
Adquisiciones
Autorizador
de inicio del
proceso
Firma la resolución de adjudicación de
contrato y remite documentación al
departamento de adquisiciones.
11
Subir al portal
documentación y enviar
para elaboración de
contrato.
Analista de
Adquisiciones
Ingresa resolución de adjudicación al
portal de la adjudicación del contrato y
remite documentación completa y en
original a Proveeduría Síndica para
elaboración de contrato.
12 Revisar documentación y
elaborar contrato
Procuraduría
Síndica
Revisa documentos habilitantes,
resolución de inicio y adjudicación de
contrato para la elaboración del mismo.
Mantiene expediente original de los
documentos generados en el proceso.
Contrato
13
Remitir contrato a
Máxima Autoridad para
firma
Procuraduría
Síndica
Entrega contrato a Máxima Autoridad
para recoger firmas.
Contrato
14 Firmar contrato
Máxima
Autoridad
(Rector)
Firma contrato y devuelve a
Procuraduría Síndica para firma del
proveedor y distribución de ejemplares
(1 Procuraduría Síndica, 1 Administrado
de Contrato, 1 Jefatura de
Adquisiciones, 1 Proveedor/Contratista)
Contrato
15
Notificar a adquisiciones
y al administrador de
contrato
Procuraduría
Síndica
Notifica una vez firmado el contrato, al
área de adquisiciones para creación de
usuario en el sistema de contratación
pública y al administrador de contrato
para seguimiento y cumplimiento del
mismo.
Memorando de
comunicación
Copia de contrato
P á g i n a 1 | 2
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Contratación de Obras Código: GA-ADM-ADQ-OB-003
Nombre del Subproceso: Fase Contractual de la contratación de Obras
Descripción:
Propósito del
proceso Realizar las gestiones correspondientes desde la firma del contrato hasta
el cierre o finalización del proceso de adquisición en el portal.
Disparador: Recepción de notificación de firma de contrato para seguimiento
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Comunicar a adquisiciones y al
Administrador de contrato para ejecución y seguimiento / Procuraduría
Síndica.
Actividad Final/Responsable: Finalizar proceso en el portal / Analista de
Adquisiciones.
Productos/Servicios del
subproceso:
• Informe de cumplimiento de contrato
• Factura
• CUR de pago
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Comunicar a
adquisiciones y al
Administrador de
contrato para ejecución y
seguimiento
Procuraduría
Síndica
Elabora y envía oficio de comunicación una vez
firmado el contrato de adquisición de obras, a
adquisición y al administrador de contrato para
ejecución y seguimiento del cumplimiento del
mismo.
Contrato
Oficio de
comunicación de
Administrador de
contrato
2
Recibir y crear usuario al
administrador de
contrato designado
Analista de
Adquisiciones
Recibe comunicado de la firma de contrato con la
designación del administrador encargado del
seguimiento y ejecución del mismo y crea un
usuario para que tenga acceso al sistema de
contratación pública y remite al administrador de
contrato.
3
Recibir notificación y
clave del usuario para el
ingreso al sistema de
contratación pública
Administrador
de contrato
Recibe comunicado de la firma del contrato con la
designación del administrador de contrato, y clave
de usuario por parte del SERCOP, para el ingreso al
sistema de contratación pública.
Clave de acceso
Copia de
contrato
Designación
4
Solicitar un fiscalizador
de obra a la máxima
autoridad
Administrador
de contrato
Solicita a la máxima autoridad un fiscalizador de
obras para la ejecución del contrato.
5 Realizar seguimiento y
ejecución del contrato
Administrador
de contrato
Da seguimiento a la ejecución de la obra para que
se realice dentro de los términos contractuales
Informes de
avance de obra
6
Emitir informe
conjuntamente con el
fiscalizador de obras, a la
máxima autoridad
Administrador
de contrato
Elabora informe del avance de la obra,
conjuntamente con el fiscalizador de la misma y
remite a la máxima autoridad.
Informes de
avances de obra
P á g i n a 2 | 2
7 Realizar recepción
provisional de la obra
Administrador
de Contrato
Realiza acta de entrega provisional de la obra
hasta que transcurra el tiempo establecido en la
ley para generar el acta de entrega definitiva
Acta de entrega
– recepción
provisional,
Factura, Informe
de cumplimiento
de contrato
8 Realizar la recepción final
de la obra
Administrador
de Contrato
Realiza acta de entrega definitiva de la obra, una
vez transcurrido el tiempo establecido en la ley
para generar el acta de entrega definitiva.
Acta de entrega
– recepción
definitiva,
Factura,
Documentos
habilitantes
9
Publicar en el sistema de
contratación pública la
documentación de
entrega de la obra
Administrador
de contrato
Con la clave asignada a través del portal de
compras públicas ingresa y pública la
documentación de entrega de la obra
10
Dejar en el sistema de
contratación pública el
proceso en estado de
recepción y remitir copia
de la documentación a
adquisiciones
Administrador
de contrato
Coloca en estado de recepción y remite copia de la
documentación soporte del proceso con informe
de satisfacción y acta de entrega definitiva, al área
de adquisiciones.
Acta de entrega
– recepción
definitiva
Factura
Informe de
cumplimiento de
contrato
11
Recibir copia de la
documentación
generada de la entrega
de la obra
Analista de
Adquisiciones
Recepta copia de la documentación generada de la
ejecución del proceso y el informe de
cumplimiento del contrato.
Acta de entrega
– recepción
definitiva
Factura
Informe de
cumplimiento de
contrato
Otros
documentos
habilitantes
12 Finalizar proceso en el
portal
Analista de
Adquisiciones
Publica documentación habilitante del proceso en
la plataforma de compras públicas y da por
finalizado el proceso de adquisición.