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SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Manual de Usuario para el registro de
Ajustes en el Sistema de Bienes y
Existencias
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MANUAL DE USUARIO PARA EL REGISTRO DE AJUSTES
EN EL SISTEMA DE BIENES Y EXISTENCIAS.
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almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del Ministerio de
Finanzas.
DERECHOS RESERVADOS
Copyright © 2012 primera edición
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Documento propiedad de:
MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
República del Ecuador.
Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Autor: Ing. Cintia Catota Cruz
Ing. Diana Morales Alarcón
Ing. Gisela Guaña Oña
Modificación: Ing. Francisco Vega Vera
Ing. Cristina Guerrero Castellanos
Ing. Patricia Hidalgo Vallejo
Revisado: Ing. Walter Medina
Aprobado: Econ. Magdalena Vicuña C.
Fecha: 23/07/2012
Actualización: 12/01/2015
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Contenido
1. ANTECEDENTES ................................................................................................ 4
2. BASE LEGAL ...................................................................................................... 4
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN .................................................................................. 5
4. PROCEDIMIENTO ............................................................................................... 5
4.1 Ajustes – Egresos ............................................................................................. 5
4.1.1 Crear ............................................................................................................... 7
4.1.2 Modificar ......................................................................................................... 9
4.1.3 Detalle Ajuste .................................................................................................. 9
4.1.4 Registrar Comparecientes ............................................................................ 13
4.1.5 Aprobar Ajustes ............................................................................................ 16
4.1.6 Anexar .......................................................................................................... 17
4.1.7 Marcar con Error ........................................................................................... 19
4.1.8 Contabilizar ................................................................................................... 19
4.1.9 Revertir Registros Contables ........................................................................ 21
4.1.10 Consultar todos los Registros ..................................................................... 22
4.2 Ajustes – Traspaso Masivo de Bienes............................................................. 23
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MANUAL DE USUARIO PARA EL REGISTRO DE
AJUSTES EN EL SISTEMA DE BIENES Y
EXISTENCIAS.
1. ANTECEDENTES
Con la finalidad de que las Entidades que utilizan el Sistema de Bienes y Existencias –
Módulo de Bienes, puedan registrar los ajustes por el egreso de bienes, la normativa
legal vigente, se pone a disposición este instructivo que servirá de guía para el
correcto uso de la herramienta informática.
2. BASE LEGAL
La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, ha
elaborado el presente instructivo, en concordancia con los artículos 152 y 158 del
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas y NTCG 3.2.5.1 “Alcance”, que
señalan respectivamente:
“Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades
de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido
funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las
unidades financieras, de observar la normativa contable… ”.
“Artículo 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la
facultad privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas,
manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de
cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no
Financiero”.
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3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El instructivo está dirigido a las Entidades que operan en el Sistema de Bienes y
Existencias – Módulo Bienes.
4. PROCEDIMIENTO
4.1 Ajustes – Egresos
Al finalizar un período contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por lo tanto, estos
valores servirán de base para preparar los estados financieros. Cuando los saldos de las
cuentas no son reales, es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante los
asientos contables de ajuste. Siendo así, los ajustes por egresos son necesarios para llevar el
saldo de una cuenta a su valor real. De conformidad con lo establecido en la Norma de Control
Interno N° 406-10 Constatación Física de existencia y bienes de larga duración.”… las
diferencias que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la
información contable, serán investigadas y luego se registrarán los ajustes respectivos…..”;
estos ajustes pueden ser por comodato, donación, obsolescencia, robo, traspaso y/o venta,
para proceder con el egreso de estos bienes, se debe ingresar en la siguiente ruta de acceso:
BIENES AJUSTES BAJA, REVALORIZACIÓN, ENAJENACIÓN
El usuario ingresa en la ruta antes citada; selecciona su entidad y se presenta la siguiente
pantalla:
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Como se puede observar, en el lado superior derecho de la pantalla, se encuentra la barra de
herramientas con los siguientes botones:
Crear
Modificar
Detalle Ajuste
Registrar Comparecientes
Aprobar Ajustes
Anexos
Marcar con Error
Contabilizar
Revertir Registro Contable
Consultar Registros Contables
Consultar todos los registros
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A continuación se explica la funcionalidad de cada uno de los botones:
4.1.1 Crear
Para realizar cualquier tipo de ajuste dentro del Sistema eSByE, primero debe crear la
cabecera del documento, el usuario ingresa por la ruta descrita anteriormente.
A continuación el usuario presiona el botón “Crear” y en seguida se presenta la siguiente
pantalla:
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Como se puede observar, se requiere llenar la siguiente información:
Ejercicio: el valor por defecto presenta el ejercicio vigente, ejemplo: 2015
Institución: el valor por defecto presenta el código y nombre de la entidad, ejemplo: 130-9999-
0000 Ministerio de Finanzas.
Número de Ajuste: este campo, se presenta en blanco y se llenará automáticamente, una vez
que se confirme la creación de la cabecera del formulario de ajuste.
Fecha de Ingreso: este campo se presenta en blanco y se llenará automáticamente, una vez
se confirme la creación de la cabecera del formulario de ajuste; y, corresponde a la fecha en la
cual se registra el ajuste.
Estado: este campo, se presenta en blanco y se llenará automáticamente, una vez se confirme
la creación de la cabecera del formulario de ajuste; y, éste puede ser: REGISTRADO o
APROBADO.
Tipo de Ajuste: este campo será llenado al selecional de la lista de valores que se despliega,
el ajuste que se va a realizar, éstos pueden ser: EGRESO, EROGACIÓN o
REVALORIZACIÓN; Ejemplo: EGRESO.
Tipo de Egreso: este campo es llenado, al seleccionar de la lista de valores que se despliega,
el tipo de egreso al que corresponde el ajuste, pueden ser: COMODATO, DONACIÓN,
OBSOLESCENCIA, ROBO, TRASPASO o VENTA; Ejemplo: DONACIÓN.
Bodega: en este campo, se presentará una lista de valores con las bodegas que el usuario
creó al iniciar el uso de la herramienta informática; y, debe seleccionar la bodega en la cual se
encuentra registrado el bien, ejemplo: EDIFICIO NORTE.
País: este campo debe ser llenado al escoger de la lista de valores, el país donde se encuentra
registrado el bien; ejemplo: ECUADOR.
Provincia: este campo se llena al seleccionar de la lista de valores, la provincia donde se
encuentra registrado el bien, ejemplo: 1700 PICHINCHA; sí, en el campo “País”, se seleccionó
un valor diferente de ECUADOR, este campo se deshabilita.
Cantón: este campo es llenado al seleccionar de la lista de valores, el cantón donde se
encuentra registrado el bien, ejemplo: 1701 QUITO, sí, en el campo “País”, se seleccionó un
valor diferente de ECUADOR, este campo se deshabilita.
Descripción: en este campo, se ingresa información relacionada con el motivo del ajuste.
Observación: en este campo, se ingresa una breve descripción del motivo del ajuste.
Después de ingresar la información requerida, se presiona el botón “Crear”, para
confirmar el proceso; y, el registro se presenta en la pantalla principal:
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4.1.2 Modificar
Con el botón “Modificar” , se puede realizar cambios en los campos que se encuentren
habilitados, después de crear la cabecera del formulario. Los cambios se podrán realizar
siempre y cuando el estado del ajuste sea REGISTRADO.
Si la información ingresada, es correcta, este botón no será necesario utilizarlo.
4.1.3 Detalle Ajuste
Una vez creada la cabecera del formulario, el usuario presiona el botón “Detalle Ajuste” :
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El sistema presenta una nueva pantalla:
El usuario procede a detallar el bien del cual está realizando el ajuste, por lo que presiona el
botón “Crear”; y, se presenta la siguiente pantalla:
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En esta pantalla se requiere llenar la siguiente información:
Ejercicio: por defecto, se presenta el ejercicio fiscal vigente, ejemplo: 2015
Institución: por defecto, se presenta el código y nombre de la entidad, ejemplo: 130-9999-
0000 Ministerio de Finanzas.
Cantidad: por defecto se presenta 1 (una) unidad, los ajustes se pueden realizar uno por uno.
Observaciones: en este campo, se registra cualquier referencia del ajuste.
Código del Bien: en este campo, se escoge o ingresa el código del bien con el cual se está
procediendo a realizar el ajuste. Ejemplo: 22
Descripción: al ingresar o seleccionar el código del bien, automáticamente se despliega el
nombre del bien. Ejemplo: Anaquel de 2 puertas.
Valor Contable: por defecto se presenta el valor contable del bien seleccionado.
Valor Residual: por defecto se presenta el valor residual del bien seleccionado.
Valor en Libros: por defecto se presenta el valor en libros del bien seleccionado.
Depreciación Acumulada: por defecto se presenta el monto de la depreciación acumulada del
bien.
Luego de ingresar la información requerida, se presiona el botón “Consultar Datos Contables”,
para alimentar la información de los campos “Valor Contable”, “Valor Residual”, “Valor en
Libros” y “Depreciación Acumulada”.
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Pero, sí al bien o bienes por los cuales se realiza el ajuste, no han sido depreciados hasta el
último mes en el que se procede con su egreso, el sistema presenta el siguiente mensaje:
El usuario realiza el proceso de depreciación, para egresar el o los bienes y se presenta la
información contable de la siguiente manera:
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Para confirmar la creación del detalle del ajuste se presiona el botón “Crear” y se
presenta el registro en la pantalla correspondiente:
Posteriormente se presiona el botón “Nivel anterior” para regresar a la pantalla principal y
registrar los comparecientes.
4.1.4 Registrar Comparecientes
El usuario presiona el botón “Registrar comparecientes” y se despliega la siguiente
pantalla:
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En esta pantalla se presiona el botón “Crear”, para registrar los comparecientes, es decir,
quén entrega y quién recibe el bien:
Ejercicio: por defecto se presenta el ejercicio fiscal vigente, ejemplo: 2015
Institución: por defecto se presenta el código y nombre de la entidad, ejemplo: 130-9999-0000
Ministerio de Finanzas.
Tipo de Compareciente: este campo se llenará al seleccionar de las opciónes tanto de quien
“ENTREGA” y quien “RECIBE” como se presenta en la pantalla.
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N° de Identificación: se selecciona del despliegue de la Base de Datos, el número de
identificación del funcionario que elabora el ajuste, ejemplo: 1715215123; en caso de que se
ingrese un número de cédula de una persona ajena a la entidad se presentará el siguiente
mensaje:
Nombres: en este campo se presenta el nombre del funcionario.
Unidad Administrativa: en este campo se presenta la unidad administrativa a la que
pertenece el funcionario.
Cargo: en este campo se presenta el cargo del Funcionario.
N° Ajuste: en este campo se visualiza el número del ajuste, éste es un número secuencial
automático otorgado por el sistema.
Orden: en este campo se pone el orden en que él se presentan los comparecientes en el acta
de entrega – recepción, y puede ser 1, 2 , 3, etc.; ejemplo: 1.
Después de ingresar la información requerida, se regresa a la pantalla de comparecientes, se
presiona el botón “Nivel anterior” para regresar a la pantalla principal.
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4.1.5 Aprobar Ajustes
El usuario presiona el botón “Aprobar ajuste” con el propóstito de registrar la aprobación
del Ajuste:
El usuario presiona el botón “Aprobar ajuste” para confirmar la acción y el registro se
visualiza en estado aprobado en la pantalla principal:
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4.1.6 Anexar
Se anexa un archivo , cuando el ajuste se encuentre en estado aprobado, este anexo es
opcional, de acuerdo al criterio de la entidad.
NOTA. El sistema controla que se registre un archivo en formato .PDF. Es responsabilidad del
funcionario verificar que la información ingresada corresponda al proceso en el cual se
encuentre trabajando.
El funcionario debe seleccionar un registro y presionar el botón de ANEXO, el sistema mostrará
la siguiente pantalla:
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El funcionario debe seleccionar de la lista de valores que se despliega el tipo de anexo. Los
tipos de Anexos pueden ser:
Acta Entrega Recepción
Acuerdo
Contrato
Factura
Una vez que se cargue el archivo con el botón “Examinar”, se presiona el botón “SUBIR
ARCHIVO” y este documento se adjunta exitosamente, se podrá consultar los archivos .PDF,
que se hayan cargado, pero estos no podrán ser ELIMINADOS. Se confirma con el botón
“Salir”.
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4.1.7 Marcar con Error
Sólo se podrá marcar con error , aquellos bienes que se encuentren en estado
REGISTRADO. Por lo tanto el registro desaparecerá de la pantalla.
4.1.8 Contabilizar
Después de haber aprobado el ajuste del o los bienes, se procede a contabilizar dicho proceso,
el usuario selecciona el registro y presiona el botón “Contabilizar” :
El cual lleva a la siguiente pantalla:
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Después de aceptar la acción el sistema muestra al usuario el bien en estado APROBADO y
en el columna “CON” se puede visualizar la marca de un visto √. Este registro contable se
podrá revisar presionando el botón “Consultar Registros Contables”
Por lo que se desplaegará la siguiente pantalla de información:
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4.1.9 Revertir Registros Contables
En el caso de que el registro contable generado en el ajuste esté incorrecto, el usuario lo puede
reversar en el Sistema de Bienes y Existencias. Una vez que el registro se contabilizó este
desaparece de la pantalla principal y se lo busca a través de filtros que se encuentra en la parte
inferior.
El registro se visualiza en la pantalla principal, se selecciona y se presiona el botón
“Revertir Registro Contable”, se muestra la siguiente pantalla:
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Se confirma la acción y el registro contable se reversa exitosamente en la herramienta
informática eSIGEF y por consiguiente se anula el proceso de ajuste.
4.1.10 Consultar todos los Registros
Si el usuario presiona el botón “Consultar todos los registros” , podrá visualizar todos los
ajustes que se encuentran en la pantalla principal.
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4.2 Ajustes – Traspaso Masivo de Bienes
Uno de los ajustes que se realiza dentro de la administración de bienes, es el traspaso de los
mismos en el caso que dejen de estar bajo la custodia de un funcionario; y, pasen bajo la
responsabilidad de otro u otros funcionarios. Este tipo de proceso se debe controlar y por eso
es importante recordar lo que dice la Norma de Control Interno 406-06 Identificación y
protección: “El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá
registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados,
para que sirvan de base para el control, localización e identificación de los mismos. La
protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones, será de
responsabilidad de cada servidor público.”
Así como, también la Norma de Control Interno 406-07 Custodia: “La máxima autoridad de
cada entidad pública, a través de la unidad respectiva, será responsable de designar a los
custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la conservación,
seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración”.
Para el caso que sea necesario pasar uno o varios bienes de un custodio a otro, de varios
custodios a uno solo, el Sistema de Bienes y Existencias, facilita la opción de “Traspaso Masivo
de Bienes”. El usuario del sistema tendrá que seguir la siguiente ruta:
BIENES AJUSTES TRASPASO MASIVO DE BIENES
El usuario ingresa a la ruta antes señalada; selecciona su entidad y se presenta la siguiente
pantalla:
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A continuación presiona el botón “Crear”
A continuación se despliega la siguiente pantalla.
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Como podemos observar en la pantalla “Traspaso Masivo de Bienes”, se requiere llenar la
siguiente información:
CUSTODIO ACTUAL
Custodio: el sistema presenta un botón de búsqueda, el cuál al presionar, el usuario podrá
visualizar el listado de funcionarios de su entidad.
Cargo: cuando el usuario selecciona el custodio, automáticamente aparece el cargo.
FILTROS BIENES CUSTODIO ACTUAL (opcional)
Bodega: Se debe seleccionar de la lista de valor la bodega correspondiente.
Ubicación: se ingresa la ubiación del custodio.
Tipo de bien: se selecciona de la lista de valor el tipo de bien, según corresponda:
Tipo de Registro de Bien: se selecciona, sí el bien es de larga duración o de control
administrativo.
Código bien: se coloca el código del bien a ser traspasado.
Todos estos campos pueden ser llenados de manera opcional.
Se procede a confirmar la creación de la cabecera del traspaso masivo y se sigue con el
sguiente proceso.
NUEVO CUSTODIO A TRASPASAR
Custodio: el sistema presenta el botón de búsqueda, el cual, el usuario al presionarlo puede
visualizar el listado de funcionarios de su entidad, a continuación, se selecciona el nuevo
custodio, el mismo que va a estar a cargo del o los bienes.
Cargo: cuando el usuario selecciona el custodio, automáticamente aparece el cargo.
Bodega: Se debe seleccionar de la lista de valores, la bodega correspondiente.
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Ubicación: se ingresa la ubiación del nuevo custodio.
Observaciones: en este campo se ingresa una breve descripción del motivo del traspaso de
bienes.
El Usuario selecciona el botón “”Generar Detalle” y se presiona el botón
y aparece la siguiente información:
En este caso se despliega la siguiente información:
Una vez realizada esta acción, el usuario podrá escoger de la lista de bienes desplegada los
bienes que deberán ser traspasados al nuevo custodio. Por lo que a continuación deberá
presionar el botón “Generar Detalle”
Generar Detalle
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El estado cambia de “REGISTRADO” a “GENERADO”:
A continuación el funcionario responsable selecciona la transacción y deberá presionar el botón
“Traspasar Bienes”
Se despliega la siguiente pantalla, donde el fuuncionario deberá confirmar el traspaso masivo
presionando el botón
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Por lo que al concluir este paso, el estado del proceso cambia a “Aprobado”.