MANUAL DE USUARIO
COMPRA POR CATÁLogodinámico inclusivo
dirigido a entidades contratantes
SERVICIO NACIONAL de CONTRATACIÓN PÚBLICA
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Vigencia: 20/11/2018
Manual de Usuario: Compra por Catálogo Dinámico Inclusivo dirigido a Entidades
Contratantes Versión: 02
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Contenido
1. Presentación .............................................................................................................. 2
2. Catálogo Dinámico Inclusivo (CDI) ......................................................................... 2
3. Definiciones .............................................................................................................. 3
4. Ingreso a la tienda de Catálogo Electrónico .............................................................. 5
4.1. Tienda virtual de Catálogo Electrónico ................................................................. 9
Secciones horizontales ..................................................................................... 10
Menú de Categorías ........................................................................................... 11
Herramientas de la Barra del Título .................................................................. 12
4.2. Buscar un producto en Catálogo Dinámico Inclusivo ......................................... 14
Búsqueda paso a paso ...................................................................................... 15
Búsqueda de productos utilizando palabras clave ......................................... 18
5. Información del producto ........................................................................................ 20
5.1. Cobertura ............................................................................................................. 21
5.2. Proveedores ......................................................................................................... 24
5.3. Especificaciones .................................................................................................. 27
5.4. Convenio .............................................................................................................. 29
6. Generar una orden de compra ................................................................................. 30
6.1. Orden de compra con productos vinculados ....................................................... 33
6.2. Fases de la orden de compra ................................................................................ 40
Fase Lista de compras ( ) ............................................................................ 41
Fase Datos ( ) ................................................................................................ 44
Fase Pre visualización ( ) ........................................................................... 46
Fase Finalizada ( ) ....................................................................................... 49
7. Lista de Órdenes de Compra ................................................................................... 49
8. Imprimir Orden de Compra ..................................................................................... 60
9. Liquidar Orden ........................................................................................................ 63
10.1 Liquidación parcial ............................................................................................. 68
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11. Encuesta de satisfacción ...................................................................................... 72
1. Presentación
El Servicio Nacional de Contratación Pública “SERCOP”, pone a disposición de las
Entidades Contratantes el presente manual, cuyo objetivo es dar a conocer la
herramienta de compra directa de Catálogo Dinámico Inclusivo en el Sistema Oficial de
Contratación del Estado, SOCE.
Conforme lo indica el literal 5 del art. 16 del Reglamento a la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública la herramienta CDI fue creada como un
mecanismo de “inclusión, en el catálogo electrónico, de bienes o servicios provenientes
de MIPYMES, artesanos o actores de la economía popular y solidaria para que sean
adquiridos preferentemente por las entidades contratantes. El procedimiento de
selección a emplearse por parte del SERCOP para esta catalogación será la feria
inclusiva.”
2. Catálogo Dinámico Inclusivo (CDI)
La herramienta Catálogo Dinámico Inclusivo, CDI, según lo define el numeral 7 del
art. 2 de la Resolución N° RE-SERCOP-2016-0000072 que resuelve Expedir la
Codificación y Actualización de las Resoluciones Emitidas por el Servicio Nacional
de Contratación Pública: “es un sistema de compra directa que garantiza la
participación incluyente y exclusiva de actores de la economía popular y solidaria;
micro y pequeños proveedores, proveedores pertenecientes a grupos vulnerables; o
grupos de atención prioritaria, que permite a las entidades contratantes agilizar,
simplificar y transparentar sus adquisiciones de bienes y/o servicios normalizados,
exclusivamente.”
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En la en la página web del Servicio Nacional de Contratación Pública, SERCOP:
https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/; se encuentran enlistados los catálogos
dinámicos inclusivos, categorías, subcategorías y fichas técnicas de cada uno de estos
productos; para la revisión tanto de entidades contratantes como de proveedores
interesados. La herramienta CDI se encuentra en barra del menú de la página principal.
(Imagen N°1)
Imagen N° 1
Portal compras públicas
Fuente: https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/
3. Definiciones
En el art. 3 de la Resolución N° RE-SERCOP-2015-000025 que resuelve Expedir el
Reglamento de Ferias Inclusivas y de Catálogo Dinámico Inclusivo define los conceptos
básicos relacionados a CDI entre los cuales están:
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Feria Inclusiva.- Procedimiento de contratación destinado exclusivamente a la
participación inclusiva de actores de la economía popular y solidaria AEPYS, micro y
pequeñas empresas MYPES que ofrecen bienes y servicios de producción nacional,
normalizados o no normalizados.
Ficha Técnica.- Descripción genérica de las características físicas, materiales,
propiedades distintas o especificaciones técnicas del bien o servicio normalizado que se
publica en el Catálogo Dinámico Inclusivo, para cada procedimiento.
Las fichas técnicas serán elaboradas y actualizadas por el SERCOP con el objetivo de
normalizar los bienes y servicios que demanda el Estado.
Acuerdo de compromiso (Convenio Marco de FI).- Es el Convenio Marco de
Ferias Inclusivas, instrumento mediante el cual un proveedor se compromete
con el SERCOP a proveer de manera permanente y hasta su capacidad máxima de
producción, un determinado bien o servicio a través del Catálogo Dinámico
Inclusivo, adhiriéndose a las especificaciones técnicas y condiciones económicas
establecidas para el mismo.
Orden de Compra.- Es el acuerdo de voluntades por el cual se formaliza la
adquisición de bienes o servicios normalizados a través de Catálogo Dinámico
Inclusivo, mediante la cual la entidad contratante establece los bienes o servicios
objeto de la contratación y su entrega; y, el proveedor seleccionado se obliga a su
cumplimiento conforme el precio, plazo, forma y condiciones previstas en el
Acuerdo de compromiso.
Pliegos de Feria Inclusiva.- Es el documento precontractual sumarísimo en el que
las entidades contratantes establecen las condiciones de participación de los
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AEPYS, MYPES, grupos vulnerables o grupos de atención prioritaria en Ferias
Inclusivas.
4. Ingreso a la tienda de Catálogo Electrónico
Las entidades contratantes, pueden encontrar los productos catalogados en la
herramienta Catálogo Dinámico Inclusivo, CDI, a través del Sistema Oficial de
Contratación Pública, SOCE. El link para acceder a este sistema se encuentra en el
menú de Enlaces rápidos, ubicado en la página web de la institución:
https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/. (Imagen N° 2)
Imagen N° 2
Sistema Oficial de Contratación Pública, SOCE
Fuente: https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/
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Al hacer “clic” en este enlace, se accede a la siguiente pantalla, Imagen N° 3, en donde
puede encontrar en el cuadro central el espacio para ingresar la información como
entidad: Ruc, Usuario y Contraseña. Una vez que se ha completado esta información
haga “clic” en el botón .
Imagen N° 3
Sistema Oficial de Contratación Pública, SOCE (Inicio/Home)
Fuente: https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/
A continuación se visualiza la pantalla de inicio de sesión donde se encuentra el espacio
de Escritorio, que contiene dos secciones: a la izquierda la cuadrícula de Accesos
Directos a Aplicaciones y a la derecha un listado de los Procesos Recientes (Código,
Objeto del Proceso, Estado del Proceso, Fecha de Publicación). En la barra superior de
identificación se pueden verificar los datos de la entidad contratante: RUC, Entidad y
Usuario. (Imagen N° 4)
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Imagen N° 4
Escritorio del Sistema Oficial de Contratación Pública, SOCE
Fuente: https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/
El acceso a la tienda de Catálogo Electrónico se puede encontrar en el ícono,
de la cuadrícula de Accesos Directos a Aplicaciones y en el menú desplegable de la
en la barra de menús, ubicada en la parte superior de la pantalla.
El acceso a se encuentra al final de la lista de herramientas que
contiene este menú. (Imagen N° 5)
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Imagen N° 5
Pantalla de acceso al Catálogo Electrónico
Fuente: https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/
Al hacer “clic” en cualquiera de los accesos indicados se abre una nueva pantalla donde
el sistema solicita nuevamente que ingrese los datos de la entidad contratante: RUC,
Usuario y Contraseña (estos datos son los mismos que utiliza para ingresar al Sistema
Oficial de Contratación Pública, SOCE). “Clic” en el botón y se acede al
entorno virtual de Catálogo Electrónico. (Imagen N° 6)
Otra forma de ingresar directamente a la tienda virtual de Catálogo electrónico es el
siguiente enlace:
https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/entrar
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Imagen N° 6
Pantalla de acceso al Catálogo Electrónico
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/entrar
4.1. Tienda virtual de Catálogo Electrónico
En la tienda virtual de Catálogo Electrónico, (Imagen N° 7), se muestran las siguientes
secciones:
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Imagen N° 7
Entorno virtual de Catálogo Electrónico
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Secciones horizontales
Lo más visto.- permite visualizar que productos son los más buscados por las
entidades contratantes.
Lo más comprado.- esta sección muestra los productos más demandados por las
entidades contratantes.
Tus últimas visitas.- en esta sección se pueden ver los productos que cada
entidad ha buscado en el último semestre.
Tus últimos comprados.- en esta parte del entorno se visualizan los productos
comprados recientemente por la correspondiente entidad.
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Cada uno de estas secciones se reproduce automáticamente; sin embargo al hacer “clic”
sobre alguna de las imágenes, aparecen en los extremos las flechas guías para adelantar
o retroceder, Imagen N° 8.
Imagen N° 8
Menú horizontal
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Menú de Categorías
En la parte izquierda del entorno virtual se encuentra el menú de Categorías, Imagen N°
9), que enlista las diferentes categorías con las que cuenta el catálogo:
Alimentación escolar
Bienes
Catálogo de vigencia tecnológica
Catálogo Dinámico Inclusivo
Medicamentos
Servicios
Servicios de arrendamiento
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Imagen N° 9
Menú Categorías
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Herramientas de la Barra del Título
La barra del título del entorno virtual le permite a la entidad contratante acceder
rápidamente a información relacionada con las órdenes de compra generadas (Imagen
N° 10). Las herramientas que se pueden encontrar son las siguientes:
Herramienta Buscar ( ).- esta herramienta le permite
explorar directamente el producto deseado utilizando las palabras claves que se
refieran al mismo.
Herramienta Perfil de Usuario ( ).- esta opción permite visualizar los datos
del usuario registrado. En este ícono también encuentra la opción Salir, que le
permite cerrar la sesión.
Herramienta Inicio/Home ( ).- permite regresar a la pantalla principal del
Catálogo Electrónico.
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Herramienta Carro de Compras ( ).- este acceso le permite visualizar los
productos previamente seleccionados, por un periodo de 24 horas desde la
última vez que se ha guardado la información; permitiéndole acceder hasta el
punto previo a ingresar el porcentaje de IVA.
Herramienta Opciones ( ).- en este ícono le permite administrar las órdenes
de compra generadas, los mantenimientos y pujas. En el caso de Catálogo
Dinámico Inclusivo, por tener precios fijos en cada uno de sus productos; estas
dos últimas opciones no se aplican.
Herramienta Volver al SOCE ( ).- este ícono le permite acceder
directamente a la pantalla de inicio del SOCE.
Órdenes de compra generadas ( ).- bajo esta
denominación se encuentra un contador que registra el número de órdenes
generadas por todas las entidades contratantes a nivel nacional.
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Imagen N° 10
Entorno virtual de Catálogo Electrónico
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
4.2. Buscar un producto en Catálogo Dinámico Inclusivo
En la categoría Catálogo Dinámico Inclusivo se encuentran las subcategorías tipos de
bienes y servicios de producción Nacional, realizados por los productores individuales,
las organizaciones de la economía popular y solidaria, las unidades económicas
populares, los artesanos, las micro, medianas y pequeñas unidades productivas. (Imagen
N° 11)
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Imagen N° 11
Menú Categoría
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Búsqueda paso a paso
Al hacer “clic” en Catálogo Dinámico Inclusivo se accede a las distintas subcategorías
de bienes y servicios con las que cuenta el catálogo; las cuales se enlistan a
continuación:
Bienes asociados a la construcción
Productos alimenticios
Servicio de centro de llamadas
Servicio de limpieza de oficinas y hospitalaria
Servicio de radiodifusión de cuñas publicitarias en radios comunitarias
Servicios de provisión de animales
Fabricación de calzado
Instrumentos musicales
Productos de confección textil
Servicio de conexión eléctrica
Servicio de mantenimiento
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Servicio de transporte
Servicios asociados a un sistema de medición y control
Impresión en braille
Metalmecánica
Servicio de alimentos
Servicio de alquiler de vehículos de transporte
Servicio de construcción
Servicio de pintura
Servicio de preparación de alimentos
Servicio de transporte de carga pesada
Servicio de actividades artísticas
Servicios de limpieza
En función de su requerimiento ingrese a la subcategoría que contiene el producto, por
ejemplo si requiere contratar ropa de trabajo, señala la subcategoría de Productos de
confección textil, como se ve en la Imagen N° 12.
Imagen N° 12
Categoría Catálogo Dinámico Inclusivo
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Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
La nueva pantalla a la que accede le permite observar cuáles son las distintas
clasificaciones que tiene esta subcategoría y en cuál se ubica el producto que su entidad
requiere. De igual forma en esta pantalla también se pueden ver dos secciones
horizontales: Lo más visto y Lo más comprado. (Imagen N° 13)
Imagen N° 13
Sub categorías de Productos de confección textil
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Para continuar con la selección de productos que la entidad desea comprar, hace “clic”
en la clasificación que contiene el producto. Para continuar con el ejemplo anterior,
escoge la clasificación Ropa de trabajo, (Imagen N° 13), la cual le permite acceder a la
pantalla donde se encuentran todos los productos catalogados bajo esta denominación.
(Imagen N° 14)
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Imagen N° 14
Productos de la clasificación Ropa de trabajo
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
En esta nueva pantalla la entidad contratante puede escoger los productos que necesita e
ingresar a su información haciendo “clic” en la imagen o en el logo de “Sin
imagen disponible.” (Imagen N° 14)
Búsqueda de productos utilizando palabras clave
Otra opción de búsqueda es escribir la palabra clave del producto en la barra de
búsqueda, , ubicada en la barra del título de la pantalla, hacer “clic”
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en el ícono de búsqueda o pulsar la tecla Enter (Intro); la siguiente pantalla
muestra los productos relacionados con el objeto de búsqueda. (Imagen N° 15)
Imagen N° 15
Búsqueda de productos utilizando palabras clave
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Por ejemplo si requiere armarios, escribe la palabra armario, y en la pantalla aparecen
todos los productos que concuerdan con esta descripción. (Imagen N° 16)
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Imagen N° 16
Productos relacionados al objeto de búsqueda
5. Información del producto
La entidad contratante debe conocer las especificaciones técnicas y condiciones de
compra que tiene el producto deseado antes de proceder con la adquisición.
Por ejemplo, la entidad contratante requiere conseguir uno o varios armarios biblioteca
por lo que al hacer “clic” en la imagen del producto, le permite acceder a una nueva
pantalla con la siguiente información: cobertura, cantidad, precio fijo del bien o
servicio seleccionado, número de proveedores según la provincia seleccionada,
capacidad disponible al momento de la selección, valor total de la compra,
especificaciones técnicas y detalles del Convenio. (Imagen N° 17)
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Imagen N° 17
Información del producto
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
5.1. Cobertura
Los productos exhibidos en el Catálogo Dinámico Inclusivo cuentan con proveedores
catalogados en todo el país, por lo tanto es importante que la entidad contratante indique
la provincia en la que se producen los bienes o servicios a adquirir.
Por ejemplo la entidad contratante requiere comprar armarios biblioteca para la
provincia de Esmeraldas, para esto debe seguir los siguientes pasos:
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“Clic” en el ícono de flecha inferior ( ) del campo Cobertura, este permite
que se despliegue un menú con todas las provincias en las que los proveedores
de este tipo de bien se han catalogado. (Imagen N° 18)
Imagen N° 18
Cobertura
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Seleccionar la provincia de su interés, en el presente ejemplo correspondería a
la provincia de Esmeraldas. (Imagen N° 19)
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Imagen N° 19
Selección de la provincia
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Una vez que la entidad contratante selecciona la provincia hace “Clic” en el
botón , y a continuación se enlistan los proveedores que
registrados en la provincia seleccionada . (Imagen N° 20)
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Imagen N° 20
Proveedores de la zona seleccionada
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
5.2. Proveedores
En función de la cobertura seleccionada se enumeran los proveedores adscritos, sin
presentar sus nombres ni capacidad productiva, con la finalidad que el proceso de
selección de compra sea transparente y no dirigido a algún proveedor catalogado. Cada
pantalla contiene la siguiente información:
Área de cobertura: Se refiere al sitio donde el proveedor reside y puede suministrar los
productos (bienes o servicios) a las entidades que se encuentren en la misma localidad.
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En caso que la entidad quisiera revisar este aspecto debe hacer “clic” en el botón
, el cual le permitirá el acceso a la pantalla que se muestra en la
Imagen N° 21.
Imagen N° 21
Área de cobertura de los proveedores
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Precio: Es el valor fijo que consta en la ficha técnica publicada, al cual el
proveedor se adhiere. (Imagen N° 22).
Número de Proveedores: Se refiere al número total de proveedores
catalogados según la provincia seleccionada. (Imagen N° 22).
Capacidad productiva: Se refiere a la capacidad disponible del bien o servicio
seleccionado al momento de la compra. Esta capacidad será actualizada
automáticamente en la herramienta descontando la cantidad adquirida por las
entidades contratantes a través de las órdenes de compra. (Imagen N° 22).
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Total a Comprar: Se refiere al valor total de la compra realizada por la
entidad contratante. (Imagen N° 22).
Imagen N° 22
Cantidad, Precio de adhesión indicado en la ficha técnica, y capacidad
disponible, total de compra
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
La entidad contratante debe verificar la capacidad productiva disponible el momento de
la compra del bien o servicio que requiere, previamente al completar el campo Cantidad
puesto que el sistema no permite ingresar valores superiores a la capacidad productiva
registrada por los proveedores.
En el campo cantidad la entidad contratante ingresa el valor requerido, conforme su
necesidad, y procede dar “click” en y seleccionará al proveedor.
De requerirlo la entidad contratante podrá realizar la compra a varios proveedores,
ingresando la cantidad, misma que podrá ser distribuida entre varios proveedores,
hasta completar la cantidad requerida.
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Cuando el producto que se requiere contratar es un servicio se debe completar también
el campo de Plazo (Imagen N° 23) indicando el tiempo estimado para la ejecución del
mismo. Este campo se visualiza únicamente para los productos que describen la
realización de un servicio, por ejemplo: Servicio de Limpieza y se ubica bajo los ítems
mencionados anteriormente permitiendo identificar el tiempo del servicio en meses
Imagen N° 23
Selección de proveedor en el proceso de compra y plazo de ejecución
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
5.3. Especificaciones
La segunda pestaña de la pantalla de información del producto, presenta las
especificaciones técnicas del bien o los términos de referencia del servicio; las cuales
deben estar acorde con la ficha técnica publicada en el portal de compras públicas en el
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link de Catálogos Inclusivos, https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/catalogos-
dinamicos-inclusivos-2/. En este link se encuentran las mismas categorías descritas en
el numeral 3.2: Búsqueda paso a paso, de este manual, dentro de cada una de estas se
lista los productos catalogados. (Imagen N° 24)
Imagen N° 24
Catálogo Dinámico Inclusivo en el portal de compras públicas
Fuente: https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/catalogos-dinamicos-inclusivos-2/
La información que contiene esta pantalla se divide en dos columnas: Atributo y Valor.
En la primera se indica la característica que se va a describir bajo la columna Valor; y en
la segunda se detalla ampliamente cada atributo nombrado. (Imagen N° 25)
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Imagen N° 25
Pestaña Especificaciones
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
5.4. Convenio
Esta pestaña presenta información útil para la entidad contratante referente al proceso de
contratación, (Imagen N° 26), realizado por el SERCOP, es decir, puede ver:
Nombre convenio
Código
Descripción
Objeto
Fecha de adjudicación
Fecha de expiración
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Imagen N° 26
Pestaña Convenio
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
La información del Código y la Fecha de Adjudicación le permite a la entidad buscar en
el SOCE los convenios marcos subscritos respecto al producto que desea adquirir.
6. Generar una orden de compra
A través de la herramienta de Catálogo Dinámico Inclusivo, la entidad contratante
puede generar un proceso de compra directa; para ello debe generar una orden de
compra siguiendo los pasos descritos a continuación:
Una vez que se ha seleccionado el producto requerido, por ejemplo: Camiseta
manga larga con cinta reflectiva; se deberá indicar las unidades solicitadas del
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bien o servicio en la barra de Cantidad, ; en el caso de estar
contratando un servicio debe señalar el plazo de ejecución en meses, que
encuentra en la flecha inferior del ítem Plazo ( )
Hacer “clic” en el ícono del carrito de compras, .
El sistema muestra un mensaje que el producto ha sido agregado
satisfactoriamente a la lista de compras. (Imagen N° 27).
Imagen N° 27
Mensaje de elemento agregado a la lista
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Para continuar con el proceso haga “clic” en el botón . (Imagen
N° 27).
El producto agregado se puede visualizar en la lista de compras que despliega el
ícono del carrito de compras en la barra del título, . (Imagen N° 28)
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Imagen N° 28
Productos seleccionados
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
El menú que abre el carrito de compras presenta dos botones, el primero que es la Lista
de compras, ( ) que guarda el listado de los productos seleccionados;
y el segundo es el botón Seguir comprando, ( ) que permite regresar al
último producto que se ha revisado y continuar seleccionando más productos. (Imagen
N° 28). En caso que la entidad contratante requiera adquirir otros productos
adicionales, bienes o servicios, la herramienta tiene la facultad de generar una orden de
compra por producto, sean estos escogidos desde el Catálogo Dinámico Inclusivo o
desde las otras categorías de Catálogo Electrónico, como se puede ver en la Imagen N°
29.
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Imagen N° 29
Pantalla de Lista de compras
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
6.1. Orden de compra con productos vinculados
La categoría de Catálogo Dinámico Inclusivo ha implementado la herramienta que
permite la compra de productos vinculados (bienes o servicios). Un producto vinculado
es aquel que mantiene relación en su funcionalidad con otro y por tal motivo debe ser
adquirido a un mismo proveedor.
Para generar una orden de compra con productos vinculados la entidad debe seguir los
pasos que se detallan a continuación:
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1. El proceso inicia igual que si buscase generar cualquier orden de compra:
selecciona el producto deseado e indica la cantidad requerida.
2. Para agregar el producto a la lista de compras se hace “clic” en el ícono del
carrito de compras ( ).
3. “Clic” en el botón del mensaje “Elemento agregado a la lista”.
(Imagen N° 30)
Imagen N° 30
Mensaje de elemento agregado a la lista
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
4. Al hacer “clic” en el ícono del carrito de compras, , de la barra del título se
despliega el menú indicando los productos seleccionados. Los productos cuya
elaboración puede vincularse con otros tienen el ícono de una lupa ( );
como se puede ver en el siguiente ejemplo:
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Imagen N° 31
Producto que presenta relación con otros productos
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
5. Al hacer “clic” en el ícono de la lupa se despliega el listado de productos que
puede fabricar el mismo proveedor y que se encuentran vinculados al producto
seleccionado inicialmente. (Imagen N° 32)
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Imagen N° 32
Selección de productos vinculados
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Por ejemplo la entidad requiere comprar Chompa (Térmica y rompevientos doble
uso) Mujer y también desea que el bien tenga bordado un logotipo de la
institución.
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6. La nueva pantalla presenta todos los productos que puede ofrecer el mismo
proveedor a quién se le ha comprado la Chompa (Térmica y rompevientos doble
uso) Mujer; para ello se selecciona el bien o servicio complementario que
requiere con un “clic” en el ícono ; siguiendo con el ejemplo anterior se
selecciona Bordados de alta calidad de hasta 10 hilos. (Imagen N°32)
7. Esta acción abre una nueva pantalla, en la que puede indicar el número de
unidades que necesite del bien o servicio adicional y hacer “clic” en el ícono del
carrito de compras ( ) para agregarlo a la lista de compras. (Imagen N° 33)
Imagen N° 33
Pantalla del producto vinculado seleccionado
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
8. Para verificar que el producto ha sido agregado, el sistema proyecta el mensaje
de Elemento agregado a la lista, en el que debe hacer “clic” en el botón
. (Imagen N° 34)
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Imagen N° 34
Mensaje de confirmación
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
9. Al hacer “clic” nuevamente en el ícono del carrito de compras de la barra del
título se puede ver que se han agregado los dos productos vinculados. (Imagen
N° 35)
Imagen N° 35
Productos vinculados seleccionados
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
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10. Al hacer “clic” en el botón se accede a la pantalla Lista de
Compra con lo cual puede continuar completando las fases de la generación de
una orden de compra, como se indica en el numeral 6.1: Fases de la orden de
compra, del presente manual. (Imagen N° 36)
Imagen N° 36
Pantalla Lista de Compra
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Nota: Para mayor información con respecto a la generación de órdenes de compra con
productos vinculados, puede remitirse al Instructivo de compra por Catálogo
Electrónico de productos vinculados en Catálogo Dinámico Inclusivo, que se
publicará en la página web del Servicio Nacional de Compras Públicas.
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6.2. Fases de la orden de compra
En la parte superior de la pantalla de la Lista de compras se pueden ver las cuatro fases
que debe cumplir la Entidad Contratante para generar exitosamente la orden de compra,
las cuales se pueden apreciar en la Imagen N° 37:
Imagen N° 37
Fases para generar la orden de compra
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Lista de compras, , donde se ve el listado de productos previamente
seleccionados.
Datos, , en esta fase se debe completar la información necesaria para
recepción y aprobación de los productos.
Pre visualización, , permite hacer una revisión de los datos registrados, y
proporciona la opción de corregirlos en caso de ser necesario.
Finalizada, , en esta fase se presenta la orden de compra terminada.
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1
Bajo los íconos de las fases se encuentran los botones de Anterior ( ) y
Siguiente ( ) que le permiten acceder a cada una de las fases una vez
que estas hayan sido previamente completadas.
Fase Lista de compras ( )
Esta pantalla muestra la tabla resumen de las órdenes de compra, donde se indican las
características de adquisición de cada uno de los productos seleccionados, bajo el título
de cada una de las siguientes columnas:
Nombre.- se refiere a la definición del producto seleccionado, bien o
servicio.
Cantidad.- indica el número de unidades requeridas del producto.
Tipo de compra.- señala la forma como será comprado el producto: Mejor
Oferta, Puja, Compra Directa, etc. En el caso de los productos de Catálogo
Dinámico Inclusivo el tipo de compra será únicamente Compra Directa.
Valor Unitario.- se refiere al precio individual del producto seleccionado,
bien o servicio.
Subtotal.- se refiere al total de la compra sin haber incluido el IVA.
Impuesto.- esta opción permite escoger entre 0,0% y 12% de IVA.
Total.- es el monto a pagar una vez incluido el impuesto al valor agregado.
Partida presupuestaria.- se refiere al código con que se asignaron los recursos
destinados por la entidad para la compra del producto seleccionado.
Descuento.- este campo no aplica para Catálogo Dinámico Inclusivo; puesto
que se trabaja con precios fijos.
La entidad contratante debe completar únicamente los campos que se refieren a
Impuesto y a Partida presupuestaria, como se puede apreciar en la siguiente imagen.
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Imagen N° 38
Campos completados por la entidad contratante
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Una vez que se han completado los datos indicados para la generación de la orden de
compra, la herramienta proporciona la opción de Guardar, mediante la utilización del
botón , que se encuentra al final del listado de productos.
Junto al botón Guardar, Imagen N° 39, se ubican otras tres herramientas, que cumplen
las siguientes funciones:
Vaciar lista, , este ícono permite limpiar el listado de productos
y empezar nuevamente la selección.
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Quitar seleccionados, , esta herramienta permite
eliminar los productos marcados en la casilla de selección, , que se encuentra
ubicada a la izquierda de cada uno de los productos enlistados.
Seguir comprando, , este ícono permite regresar a la pantalla
del último producto seleccionado, y continuar buscando más bienes o servicios
que la entidad requiera adquirir.
Imagen N° 39
Herramientas de la lista de compras
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
En esta fase se puede revisar el valor total invertido para ejecutar estas órdenes de
compra, como se puede ver en la siguiente imagen.
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Imagen N° 40
Total de las órdenes de compra
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Una vez que se han completado todos los campos, se habilita el botón , que
permite acceder a la Fase de Datos y continuar con el proceso de compra.
Fase Datos ( )
En esta fase se indica la información necesaria para la recepción y aprobación de cada
uno de los productos, sean estos bienes o servicios. (Imagen N° 41). Los campos de
información que debe ingresar la entidad contratante son los siguientes:
Horario de Recepción: este campo le permite indicar en qué periodo de tiempo
deberá entregarse el bien o ejecutarse el servicio, por ejemplo: 10:00 – 13:00. En
caso de ser necesario detallar ampliamente el horario de recepción puede hacerlo
en la sección Observaciones.
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Responsable para la Recepción: Debe indicarse el nombre de la persona
responsable de recibir los productos: bienes o servicios.
Dirección de entrega: Este campo se completa automáticamente con la
información que tiene el sistema sobre cada entidad contratante, en el Registro
Único de Proveedores, RUP. (Imagen N° 41).
Persona que autoriza: en este campo se indica el nombre de la máxima
autoridad de la entidad contratante o su delegado.
Correo electrónico: Se refiere al correo electrónico de la máxima autoridad de la
entidad contratante o su delegado.
Cargo: Se indica el cargo de la persona que autoriza la compra: la máxima
autoridad de la entidad contratante o su delegado.
Numero de resolución: este campo permite indicar el código de resolución con
la que la máxima autoridad resuelve proceder con la compra a través de
catálogo.
Observaciones: En este campo la entidad contratante debe incluir
obligatoriamente lo siguientes aspectos: Plazo de entrega, forma de pago,
cantidad, color, tallas, tipo de garantía y demás condiciones particulares
requeridas por la entidad, con la finalidad de que el proveedor cumpla con lo
establecido en la orden de compra, observando el principio de transparencia de
la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
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Imagen N° 41
Fase Datos
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Una vez que se han completado todos los campos se habilita el botón , que
permite continuar a la fase Pre visualización.
Fase Pre visualización ( )
Esta fase permite hacer una última revisión de los datos registrados antes de generar la
orden de compra. (Imagen N° 42)
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Imagen N° 42
Fase Pre visualización
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
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El sistema permite que cada proveedor reciba una orden de compra personalizada con
respecto a los productos que puede proveer al Estado. Para revisar cada una de estas
órdenes de compra se puede remitir a las pestañas individuales: 1 – Proveedor, 2 -
Proveedor, 3 – Proveedor, que se ubican al final de la pantalla, como se puede ver en la
Imagen N° 42, y hacer “clic” en la orden de compra que desee analizar.
Cada una de las órdenes de compra generadas indica el monto total a pagar a cada uno
de los proveedores conforme a los productos seleccionados. (Imagen N° 42)
Para finalizar el proceso de compra es necesario ingresar nuevamente los datos de la
entidad contratante: Ruc, Usuario y Contraseña, en los campos requeridos como lo
indica la siguiente imagen.
Imagen N° 43
Datos de la entidad contratante
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Al completar estos campos se activa el botón , que activa la última fase
denominada Finalizada.
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Fase Finalizada ( )
En esta fase, el sistema indica el número de órdenes de compra generadas y habilita el
botón Ir a la lista de órdenes, , que permite el acceso directo a la
lista de todas las órdenes de compra generadas por la entidad. Imagen N° 44.
Imagen N° 44
Fase Finalizada
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
7. Lista de Órdenes de Compra
Al listado de órdenes de compra puede ingresar directamente desde la barra del título
mediante el ícono de Opciones, , como se puede ver en la siguiente imagen.
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Imagen N° 45
Ícono Opciones – Lista de órdenes
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
La nueva pantalla presenta dos secciones, que se pueden apreciar en la Imagen N° 46: la
primera que permite establecer criterios de búsqueda con respecto a:
Proveedor.- en este campo se escribe el nombre de quien desea revisar las
órdenes de compra generadas a su favor.
Código.- este campo le permite ingresar el código de la orden de compra que
requiere analizar.
Producto / Servicio.- este filtro de búsqueda le permite ingresar un producto o
servicio determinado sobre el que desee conocer las órdenes de compra
generadas.
Desde.- con este campo determina una fecha de inicio para la búsqueda.
Hasta.- con esta opción se delimita una fecha de fin para la búsqueda; el sistema
generalmente proporciona periodos de búsqueda de seis meses.
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1
Cada uno de estos campos se ejecuta al pulsar “Enter” o “Intro” o al hacer “clic” en el
botón .
Imagen N° 46
Lista de Ordenes – Criterios de búsqueda
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
La segunda parte de la pantalla enlista las órdenes de compra señalando la siguiente
información: Proveedor, Código de la orden de compra, Fecha de emisión, Fecha de
aceptación y Estado. (Imagen N° 47)
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Imagen N° 47
Lista de órdenes – Listado de órdenes generadas
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
El campo Estado describe la etapa del proceso de contratación en el que se encuentra la
orden de compra; las cuales pueden ser las siguientes:
Pendiente: en este estado se encuentran las órdenes de compra inmediatamente
después de haberse generado y permanecen bajo esta descripción durante 24
horas. Este periodo de transición permite que la entidad contratante deje sin
efecto la orden de compra, es decir, sin haber realizado ningún acuerdo con el
proveedor. Durante esta etapa la entidad contratante puede Dejar sin efecto la
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orden en caso de haberse cometido algún error o de no requerirse el producto
seleccionado, sea este bien o servicio. Cabe mencionar que durante este estado
no puede visualizarse el nombre del proveedor a quien se ha generado la orden
de compra. (Imagen N° 48)
Imagen N° 48
Orden de compra pendiente
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Revisado: pasadas las 24 horas del estado Pendiente, automáticamente la orden
de compra cambia a esta etapa. Durante las primeras 24 horas de esta, el
proveedor puede aceptar o no la orden; en caso de no aceptarla debe llegar a
un convenio con la entidad contratante mediante el cual se establezca la
terminación por mutuo acuerdo; permitiendo que la entidad contratante deje sin
efecto la orden de compra y genere una nueva; para ello la entidad debe
notificar al SERCOP sobre su acción y presentar los documentos que respalden
la resolución de terminación por mutuo acuerdo.
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Liquidación parcial: este estado aparece cuando el pago de la orden de compra
se ha planificado en varios periodos de tiempo conforme con las entregas que
se realicen del producto, sea bien o servicio.
Liquidada: este estado se habilita cuando la entidad contratante ha liquidado la
totalidad del monto por el que se generó el documento.
Sin efecto: este estado aparece cuando la entidad contratante ha dejado sin
efecto la orden de compra. Para ejecutar esta acción se deben seguir los
siguientes pasos:
1. En cada una de las órdenes de compra se puede visualizar el
enlace , en el cual debe hacer “clic” para acceder
a la información económica de la orden de compra. (Imagen
N°49)
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Imagen N° 49
Detalle de la orden de compra
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
2. Al final de esta ventana se puede observar la opción Dejar sin
efecto que permite suspender el proceso de compra. (Imagen N°
49)
3. En la pantalla: Dejar sin efecto orden de compra, se debe cargar
el documento legal que valide esta acción: Acta para dejar sin
efecto; este documento explica cuál es la razón para tomar esta
acción por ejemplo hubo un error en: la cantidad del producto, la
selección del bien o servicio, etc. Para cargar el documento hace
“clic” en el botón . (Imagen N° 50)
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Imagen N° 50
Pantalla Dejar sin efecto orden de compra
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
4. Este botón abre una nueva pantalla: Carga de archivos, donde se
debe buscar la ubicación del documento, señalarlo y hacer “clic”
en el botón ; o hacer doble “clic” en el nombre del
archivo. Para cargar este documento en el sistema, el archivo
debe ser formato PDF. (Imagen N° 51)
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Imagen N° 51
Pantalla Carga de archivos
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
5. Una vez que se visualiza el nombre del archivo, puede hacer
“clic” en el botón . (Imagen N° 52).
Imagen N° 52
Dejar sin efecto
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
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6. Finalmente, aparece un mensaje de confirmación de la acción, en
el que debe hacer “clic” en el botón . (Imagen N°
53)
Imagen N° 53
Mensaje de confirmación
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
7. Una vez que acepte el mensaje de confirmación el sistema
mostrará en el listado de órdenes de compra que el estado de la
orden ha cambiado a Sin Efecto. (Imagen N° 54)
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Imagen N° 54
Orden de compra en estado Sin efecto
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
Una vez que la orden de compra ha cambiado al estado Revisada, se puede ver en la
pantalla Ver detalles el nombre del proveedor y se habilitan las opciones: Imprimir y
Liquidar orden. La primera opción genera un documento que puede imprimirse; la
segunda accede a la pantalla: Liquidar Orden, con la finalidad de efectuar el pago
correspondiente al término de la entrega del producto (bienes o servicios). (Imagen N°
55)
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Imagen N° 55
Pantalla Ver detalles de un orden de compra en estado Revisada
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
8. Imprimir Orden de Compra
Como se había mencionado para realizar esta acción la orden de compra debe estar en
estado Revisada, de modo que pueda hacer “clic” en el acceso ,
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accediendo a una nueva pantalla, Imagen N° 56, donde se puede visualizar la
información que consta en la orden, que es la siguiente:
Orden de compra por catálogo.- en esta sección se puede ver el número de la
orden de compra, las fechas de emisión y aceptación y el estado en el que se
encuentra la orden.
Datos del proveedor.- en esta sección se encuentran los datos de contacto con el
proveedor: nombre comercial, razón social, RUC, nombre del representante
legal, correo electrónico del representante legal, correo electrónico de la
empresa, teléfono de la empresa. En esta sección también se visualizan los
campos para la información financiera del proveedor: tipo de cuenta, número de
cuenta, código de la entidad financiera e institución financiera.
Datos de la entidad contratante.- este apartado refleja los datos de la entidad
contratante: entidad contratante, RUC, teléfono, persona que autoriza, cargo,
correo electrónico, nombre funcionario encargado del proceso, correo
electrónico, dirección de entrega, datos de entrega, observación y multa.
Aplicación de multa.- en este apartado se visualizan los valores que se han
aplicado como sanciones en caso de haberlos, además de la información acerca
de cómo se utilizarán los porcentajes de multas que correspondan a la orden de
compra.
Aprobación de la orden de compra.- en esta sección se registran las firmas de las
personas que autorizaron la generación de la orden de compra.
Detalle.- en esta sección se puede ver la información detallada de los productos
adquiridos: CPC, descripción, cantidad, valor unitario, descuento, subtotal,
impuesto (IVA), valor total y partida presupuestaria.
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Imagen N° 56
Orden de compra para imprimir
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9. Liquidar Orden
Una vez que la entidad contratante ha recibido el producto, bien o servicio, se procede
con el registro de los datos para la liquidación de la orden de compra, para ello se hace
“clic” en el acceso de la pantalla Ver detalles, que da acceso a una
nueva pantalla. (Imagen N° 57)
Imagen N° 57
Orden de compra para imprimir
Fuente: https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/
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En la pantalla Liquidar orden se debe adjuntar el acta de entrega recepción, para ello se
hace “clic” en el botón , Imagen N° 58, el cual permite el acceso a la
pantalla Carga de archivos, donde se debe buscar la ubicación del documento. (Imagen
N° 52).
Imagen N° 58
Liquidar Orden
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Una vez que se ha ubicado el archivo PDF del acta de entrega – recepción, se hace
“clic” en el botón o puede pulsar la tecla “Enter” o “Intro”. (Imagen N°
59).
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Contratantes Versión: 02
Dirección de Compras Inclusivas Código: P.2.M01
Pá
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Imagen N° 59
Pantalla Carga de archivos
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De esta manera el documento ha quedado cargado en el sistema como se muestra en la
imagen siguiente.
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Dirección de Compras Inclusivas Código: P.2.M01
Pá
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Imagen N° 60
Documento cargado en el sistema
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Finalmente se debe indicar si se ha impuesto alguna multa al proveedor y el porcentaje
que ha sido aplicado; para lo cual debe “clicar” la casilla de la pregunta ¿Tiene multa?,
y completar el campo habilitado. (Imagen N° 61)
Imagen N° 61
Aplicación de multa
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Para terminar con la liquidación de la orden de compra, se hace “clic” en el botón
. (Imagen N° 61).
Una vez que el estado de la orden ha cambiado a Liquidada se puede apreciar en la
pantalla Ver detalles los documentos agregados, así como también se habilita la opción
Llenar encuesta de satisfacción (Imagen N° 62). Esta encuesta es de carácter
obligatorio para la entidad y el SERCOP podrá requerirla en cualquier momento.
Imagen N° 62
Pantalla Ver detalles – Acta de entrega - recepción
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10.1 Liquidación parcial
La pantalla Liquidación parcial, Imagen N° 63, es una herramienta definida para el
pago de órdenes de compra cuyo objeto de contratación pueda adquirirse en función de
un plazo determinado de tiempo, sea un mes o 12 meses; para ello en la pantalla Ver
detalles se hace “clic” en el acceso .
Imagen N° 63
Pantalla Liquidación parcial
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En esta pantalla se habilitan los siguientes campos:
Acta de entrega parcial.- en este campo se puede cargar el archivo PDF del acta
de entrega parcial. Para ello se debe hacer “clic” en el botón , que
permite acceder a la pantalla Carga de archivos y buscar la ubicación del
documento para subirlo al sistema.
Tiempo efectivo a liquidar.- permite indicar el número de meses que será
cancelado conforme a lo programado. (Imagen N° 64)
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Cantidad.- se debe indicar la cantidad del producto, bien o servicio, entregado
con respecto al periodo de tiempo señalado. (Imagen N° 64)
Liquidar todo.- al habilitar esta casilla se le permite hacer el pago por el valor
total de la orden de compra. (Imagen N° 64)
Imagen N° 64
Campos habilitados para la Liquidación parcial
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Una vez que se han completado estos campos se hace “clic” en el botón .
(Imagen N° 65).
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Imagen N° 65
Guardar Liquidación parcial
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Mediante esta acción se puede apreciar que la orden de compra ha cambiado su estado a
Liquidación parcial, y en la pantalla Ver detalles se puede ver el listado de
liquidaciones parciales que se han realizado, las cantidades, las fechas y los documentos
correspondientes a cada liquidación. (Imagen N° 66)
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Imagen N° 66
Pantalla Ver detalles - Liquidación parcial
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Para realizar los pagos siguientes y liquidar la totalidad de la orden se hace “clic” en el
acceso , lo cual permite acceder a la pantalla Liquidación parcial y
ejecutar nuevamente los pasos indicados. (Imagen N° 67)
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Imagen N° 67
Pantalla Liquidación parcial – Estado Liquidación parcial
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11. Encuesta de satisfacción
La Encuesta de satisfacción permite al SERCOP obtener información acerca de la
calidad de bienes y servicios que el Catálogo Dinámico Inclusivo proporciona, por lo
que es importante recibir las opiniones y comentarios de las entidades contratantes.
Esta encuesta es de carácter obligatorio y el SERCOP puede requerirla en cualquier
momento.
El acceso , abre una nueva pantalla, donde la entidad
contratante debe calificar al proveedor con respecto a cómo se desarrolló la entrega del
producto, (bien o servicio). Para ello debe indicar su grado de satisfacción
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respondiendo las preguntas indicadas y hacer “clic” en el botón (Imagen
N° 68).
Imagen N° 68
Encuesta de satisfacción
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