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RECTORADO
MANUAL DE PROCESOS
VERSIÓN 001
Aprobado por acuerdo del Consejo Universitario con
Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica, de fecha 07 de
abril de 2016
CHIMBOTE – PERÚ
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CONTENIDO
Presentación
I. Organigrama Estructural Institucional
II. Mapa de Procesos Institucional
III. Descripción de Procesos
III.1. Rectorado / Dirección Ejecutiva
III.2. Vicerrectorado Académico
III.3. Vicerrectorado de Investigación
III.4. Escuelas Profesionales
III.5. Dirección de Cooperación e Imagen
III.6. Dirección de Responsabilidad Social
III.7. Dirección de Formación Continua
III.8. Dirección de Innovación Pedagógica
III.9. División de Admisión
III.10. División de Bienestar
III.11. División Financiera
III.12. División de Registros Académicos
III.13. División de Personal
III.14. División de Sistemas
III.15. División de Seguridad, Salud Ocupacional y Mantenimiento
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PRESENTACIÓN
El presente Manual por Procesos (MAPRO) tiene como objetivo describir los
procesos que realiza la Universidad Católica Los Ángeles de Chimbote, de
acuerdo a una estructura matricial que articula una estructura jerárquica (según
organigrama estructural institucional) con la estructura de procesos (según
mapa de procesos). Esta última, incorpora once (11) macroprocesos, como
sigue: (01) Planificación, (02) Organización, dirección y control, (03)
Posicionamiento, (04) Formación profesional, (05) Investigación, (06) Extensión
cultural y proyección social, (07) Docentes, (08) Infraestructura y equipamiento,
(09) Bienestar universitario, (10) Recursos financieros y (11) Grupos de interés.
El MAPRO, constituye una guía para la correcta aplicación de las normas,
procesos y procedimientos establecidos en las unidades jerárquicas
académicas y administrativas de la universidad. Asimismo, su contenido
pretende que se cuente con un instrumento formal que muestre su propósito; el
ámbito de aplicación; el método de trabajo; flujograma; indicadores de gestión;
riesgos del proceso; actividades de capacitación; y documentos internos y
externos que refuerzan los procesos y rigen su uso y actualización.
La metodología de trabajo para la elaboración de este documento consistió en
realizar un recojo de información en base a entrevistas y reuniones con todas
las unidades jerárquicas académicas y administrativas de la Universidad,
revisión de documentación interna y externa, análisis de actual método de
trabajo, diseño del proceso, visto de conformidad de los responsables del
proceso, revisión de Rectorado y aprobación del Consejo Universitario.
Los procesos están categorizados en procesos de calidad, y procesos de
funcionamiento, cuyas revisiones estarán a cargo de la Coordinación del
Sistema de Gestión de Calidad y la Coordinación de Auditoria Interna,
respectivamente.
En este sentido, el MAPRO es un instrumento dinámico y flexible que será
objeto de mejora continua, y garantizará la satisfacción de los usuarios y partes
interesadas; con un enfoque basado en el riesgo para prevenir resultados no
deseados y optimizando el aprovechamiento de los recursos.
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I. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL INSTITUCIONAL
Consejos de Facultad – Ciencias Contables y Administrativas - Decano
Consejos de Facultad – Ciencias de la Salud – Decano
Consejos de Facultad – Derecho y Ciencias Políticas – Decano
Consejos de Facultad – Educación y Humanidades – Decano
Consejos de Facultad – Ingeniería – Decano
Asamblea Universitaria
Consejo Universitario
Rectorado
Dirección Ejecutiva (CEO)
Escuela Profesional de Farmacia y Bioquímica
Escuela Profesional de Odontología
Escuela Profesional de Contabilidad
Escuela Profesional de Administración
Escuela Profesional de Psicología
Escuela Profesional de Ingeniería Civil
Escuela Profesional de Derecho
Escuela Profesional de Obstetricia
Escuela Profesional de Ingeniería de Sistemas
Escuela Profesional de Educación
Escuela Profesional de
Enfermería
Vicerrectorado Académico
División de Admisión
División Financiera
División de Seguridad, Salud Ocupacional y
Mantenimiento
División de Personal
Coordinaciones de Filiales
Vicerrectorado de Investigación
Dirección de Innovación Pedagógica
Dirección de Formación Continua
Dirección de Responsabilidad Social
Dirección de Imagen y Cooperación
División de Bienestar
División de Registros Académicos
División de Sistemas
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II. MAPA DE PROCESOS INSTITUCIONAL
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III. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
III.1. RECTORADO / DIRECCIÓN EJECUTIVA
1. Propósito:
Desarrollar actividades que orienten el diseño e implementación de procesos estratégicos,
misionales y de apoyo, así como de la mejora continua de su eficacia y satisfacción del servicio
que ofrecen.
2. Estructura:
Unidad Jerárquica /
Unidad Operativa
Procesos
Calidad Funcionamiento
Rectorado
Planificación Estratégica y
Operativa Institucional.
Licenciamiento.
Actualización Normativa.
Aseguramiento de
Cumplimento de Normas.
Organización.
Comité Electoral.
Secretaría General Transparencia.
Gestión de Agendas y
Actas de Sesiones.
Fedateado de
Documentación.
Coordinación de Proyecto de
Infraestructura Física Estudios y Obras.
Coordinación de Defensoría
Universitaria
Defensoría Universitaria.
Coordinación de Comando
Legal
Comando Legal.
Coordinación del Sistema de
Gestión de Calidad
Sistema de Gestión de
Calidad.
Coordinación de Auditoría
Interna Auditoría Interna.
Coordinación de Cultura
Organizacional
Cultura Organizacional.
Dueño de Proceso de
Motivación e Incentivos
Motivación e Incentivos.
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3. Procesos:
3.1. Planificación Estratégica y Operativa Institucional:
3.1.1. Propósito:
Elaborar, ejecutar, difundir y evaluar los instrumentos de Planificación Institucional: Plan
Estratégico Institucional y Plan de Funcionamiento y Desarrollo de la Universidad,
como herramientas de la gestión por procesos que facilitan la toma de decisiones para
cumplir con las expectativas de la Universidad en cuanto a mejora continua,
crecimiento y rentabilidad con responsabilidad social.
3.1.2. Alcance:
Aplica a las Unidades Operativas Académicas y Administrativas de la Universidad.
3.1.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar instrumentos de planificación
institucional: Se elabora el Plan Estratégico
Institucional para un periodo de 3 años, el Plan
de Funcionamiento y Desarrollo Anual.
Rector Asistente de
Gerencia
2
Socializar instrumentos de planificación
institucional: Se socializa el Plan Estratégico
Institucional y Plan de Funcionamiento y
Desarrollo Institucional Anual con las
autoridades, representantes de los
estudiantes, docentes, egresados y grupos de
interés de la universidad, quienes aportan
sugerencias o mejoras para estos
documentos. Posteriormente se presentan a
Consejo Universitario para aprobación.
Rector Asistente de
Gerencia
3
Publicar en la página web institucional: Se
procede a la publicación de los instrumentos
de planificación en la página web de la
universidad.
Coordinador de
Tecnología Web
Especialista de
Tecnología
Web
4
Ejecutar lo planificado: Cada Unidad
Operativa ejecuta lo planificado según
corresponda a nivel institucional y genera las
evidencias respectivas.
Unidades
Operativas
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 8 de 292
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5
Evaluar instrumentos de planificación: Los
instrumentos de planificación institucional se
evalúan anualmente o cuando sea necesario
para elaborar los indicadores de eficacia.
Sistema de
Gestión de
Calidad
6
Mejorar instrumentos de planificación: Se
mejoran los instrumentos de planificación en
base a los resultados obtenidos.
Rector
3.1.4. Flujograma:
3.1.5. Indicadores:
Eficacia del Plan Estratégico Institucional.
Eficacia del Plan de Funcionamiento y Desarrollo Institucional.
3.1.6. Riesgos:
Modificaciones regulatorias que disponga la SUNEDU.
3.1.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Planeación.
Taller de Requisitos Legales y Reglamentarios.
Taller de comprensión y actualización de la Norma ISO 9001:2015.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 9 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.8. Documentos Relacionados:
Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.2. Licenciamiento
3.2.1. Propósito:
Asegurar el cumplimiento de las Condiciones Básicas de Calidad (CBC) a fin de
obtener y mantener el certificado de licenciamiento institucional.
3.2.2. Alcance:
Aplica a Alta Dirección, unidades jerárquicas académicas y administrativas, dueños de
procesos, docentes, egresados, estudiantes y grupos de interés.
3.2.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Designar Dueños de Proceso: El Rector
designa los dueños de proceso de
Licenciamiento mediante resolución.
Rector
Sistema de
Gestión de
Calidad
2
Designar Comité y auditores: Se designa el
Comité Especializado de Licenciamiento
Institucional mediante resolución de Consejo
Universitario. Asimismo, se conforma el equipo
de auditores de calidad para revisiones de
medios de verificación y formatos de
indicadores de CBC del Modelo de
Licenciamiento.
Rector
Sistema de
Gestión de
Calidad
3
Determinar lineamientos y políticas: Se
establecen los lineamientos y políticas de
licenciamiento, aprobados por Asamblea
Universitaria, sobre los cuales los dueños de
proceso de licenciamiento trabajarán la
información requerida por los indicadores de
las CBC.
Rector
Comité
Especializado
de
Licenciamiento
4
Recabar información: Se recaba la
información de los indicadores de las CBC
según los formatos establecidos por SUNEDU
y se registra en el Módulo de Sistematización
de Fuentes de Verificación.
Dueños de
Proceso de
Licenciamiento
Sistema de
Gestión de
Calidad
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 10 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Revisar información: Se revisa los formatos
y medios de verificación de los indicadores de
las CBC. Una vez esté conforme la
información se consolida de acuerdo a lo
especificado en Manual de Instrucciones de
Licenciamiento.
Sistema de
Gestión de
Calidad
6
Dar visto bueno de la información: Una vez
consolidada la información, es revisada por el
Comité Especializado de Licenciamiento,
quien da visto bueno para impresión y foliado.
Comité
Especializado
de
Licenciamiento
Sistema de
Gestión de
Calidad
7
Presentar solicitud de licenciamiento: Se
presenta solicitud de Licenciamiento
Institucional de acuerdo al cronograma
establecido por SUNEDU.
Rector
Sistema de
Gestión de
Calidad
8
Acompañar en evaluación externa: Se
acompaña a la comisión revisora de
evaluación externa durante la visita a la
universidad.
Sistema de
Gestión de
Calidad
9
Presentar Plan de Adecuación: Es
presentado por el Rector solamente si
corresponde.
Rector
Sistema de
Gestión de
Calidad
10
Mantener cumplimiento de CBC: Se
mantiene el cumplimiento de las CBC del
modelo de licenciamiento.
Dueños de
Proceso de
Licenciamiento
Sistema de
Gestión de
Calidad
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 11 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.4. Flujograma:
3.2.5. Indicadores:
Certificado de Licenciamiento Institucional.
3.2.6. Riesgos:
Rigidez para la evaluación de condiciones de infraestructura por la SUNEDU ya
que en el tiempo previsto solo se podrán presentar los proyectos de desarrollo
en infraestructura de un 60 % de las necesidades.
3.2.7. Actividades de Capacitación:
Socialización de Lineamientos de Política para el Proceso de Licenciamiento de
la ULADECH Católica y sus Filiales con un Enfoque Institucional.
Capacitación en llenado de formatos de CBC.
Talleres de Revisión.
3.2.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Lineamientos de Política para el Proceso de Licenciamiento de la ULADECH
Católica y sus Filiales con un Enfoque Institucional.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 12 de 292
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MGC-038 Manual de Usuario para Licenciamiento Institucional.
Modelo de Licenciamiento y su Implementación en Sistema Universitario
Peruano - SUNEDU.
Manual de Instrucciones: Presentación de Solicitud para el Licenciamiento
Institucional.
Reglamento de Infracciones y Sanciones de la SUNEDU.
3.3. Actualización Normativa:
3.3.1. Propósito:
Elaborar, actualizar, difundir y evaluar los documentos normativos de la universidad.
3.3.2. Alcance:
Aplica a todas las Unidades Operativas y Jerárquicas de la universidad.
3.3.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar documentos normativos: Todos los
documentos normativos institucionales son
elaborados por el Rector de manera
participativa. Se presentan para aprobación en
Asamblea Universitaria o Consejo
Universitario, según corresponda.
Rector Asistente de
Gerencia
2
Publicar en página web: Los documentos
normativos aprobados son publicados en la
página web institucional.
Coordinador de
Tecnología Web
Especialista de
Tecnología
Web
3
Revisar documentos normativos: La
revisión continua de documentos normativos
se realiza cuando coyunturalmente se hacen
modificaciones normativas parciales, las que
son registradas en el registro de modificación
de normas. Las modificaciones totales dan
origen a una nueva versión.
Rector Asistente de
Gerencia
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 13 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.3.4. Flujograma:
3.3.5. Indicadores:
Porcentaje de normas actualizadas.
3.3.6. Riesgos:
Falta de identificación de necesidades de actualización de normas por
unidades jerárquicas y dueños de procesos por falta de compromiso.
3.3.7. Actividades de Capacitación:
Capacitación en Taller de Requisitos del Estudiante, Legales y Reglamentarios.
3.3.8. Documentos Relacionados:
Estatuto Institucional.
Reglamento General.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
ITGC-468 Elaboración de MOF.
3.4. Transparencia:
3.4.1. Propósito:
Gestionar, publicar y difundir en forma permanente y actualizada la información
relevante de la universidad y de interés público.
3.4.2. Alcance:
Aplica a Alta Dirección, unidades jerárquicas académicas y administrativas y dueños de
procesos.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 14 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Precisar información: Precisar la información
obligatoria a publicar en el Portal de
Transparencia como universidad privada.
Secretario
General
Asistente de
Secretaría
General
2
Actualizar información: Se actualiza la
información a publicar en forma continua y
permanente.
Secretario
General
Asistente de
Secretaría
General
3
Publicar en portal de transparencia: Se
solicita a la Coordinación de Tecnología Web
la publicación de la información en el Portal de
Transparencia.
Coordinador de
Tecnología Web
Especialista de
Tecnología
Web
4
Difundir boletines de transparencia: Se
elaboran o actualizan los boletines de
transparencia y se difunden mediante
mensajería interna, email o página web a la
Comunidad Universitaria.
Secretario
General
Asistente de
Secretaría
General
5
Evaluar y mejorar de portal de
transparencia: Se implementan mejoras en el
portal de transparencia en base a la
evaluación y aportes de los usuarios.
Secretario
General
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 15 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4.4. Flujograma:
3.4.5. Indicadores:
Porcentaje de documentos publicados en relación a los identificados como
obligatorios de una universidad privada.
3.4.6. Riesgos:
Incumplimiento de producción de documentación requerida a los responsables.
Falta de seguimiento para obtener la información requerida.
3.4.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.4.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Ley Universitaria N°30220.
Modelo de Licenciamiento y su Implementación en Sistema Universitario
Peruano - SUNEDU.
Reglamento de Infracciones y Sanciones - SUNEDU.
3.5. Gestión de Agendas y Actas de Sesiones:
3.5.1. Propósito:
Gestionar las agendas y actas de sesiones de Asamblea Universitaria y Consejo
Universitario.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 16 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.5.2. Alcance:
Aplica a Secretaría General, Miembros de Asamblea Universitaria, Miembros de
Consejo Universitario y Rector.
3.5.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Citar a miembros: Se cita a los miembros de
la Asamblea Universitaria o del Consejo
Universitario, según sea el caso, teniendo en
cuenta la agenda prevista, en coordinación
con el Rector.
Secretario
General
Asistente de
Secretaría
General
2
Participar de sesión: Los miembros de la
Asamblea Universitaria o del Consejo
Universitario participan de la sesión agendada.
Miembros de
Asamblea
Universitaria /
Miembros de
Consejo
Universitario
3
Registrar asistencia de participantes: Se
lleva el registro de asistencia de los
participantes de la sesión.
Secretario
General
4 Elaborar Acta de Sesión: Se elabora el acta
de sesión al culminar la misma.
Secretario
General
5
Publicar en Portal de Transparencia:
Aprobada el Acta de Sesión, se solicita a la
Coordinación de Tecnología Web la
publicación del Acta de Sesión en el Portal
Web de Transparencia.
Coordinador de
Tecnología Web
Especialista de
Tecnología
Web
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 17 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.5.4. Flujograma:
3.5.5. Indicadores:
Porcentaje de Actas de Asamblea Universitaria publicadas en Portal de
Trasparencia.
Porcentaje de Actas de Consejo Universitario publicadas en Portal de
Trasparencia.
Porcentaje de Actas de Consejo de Facultad publicadas en Portal de
Trasparencia.
3.5.6. Riesgos:
Inasistencia a las sesiones por los miembros de los órganos colegiados.
No elaboración de las actas correspondientes o atraso en su envío.
No publicación oportuna de actas aprobadas de las sesiones de Consejo de
Facultad, Consejo Universitario y Asamblea Universitaria.
3.5.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.5.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Infracciones y Sanciones – SUNEDU.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 18 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6. Fedateado de Documentación:
3.6.1. Propósito:
Atender solicitudes de fedateado de documentación por los usuarios.
3.6.2. Alcance:
Aplica a usuarios que requieran documentos fedateados de originales producidos por la
Universidad.
3.6.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Solicitar fedateado: Se solicita el fedateado
de documentos, adjuntando el pago
establecido según corresponde. Lo pueden
solicitar usuarios internos (Unidades
Académicas, Unidades Administrativas o
Estudiantes) o usuarios externos (Instituciones
Públicas o Privadas).
Usuarios
2
Verificar documentos: Se verifica y constata
la documentación verdadera con las copias
solicitadas para fedatear.
Si la verificación es favorable se pasa al punto
N°3, de lo contrario finaliza el proceso.
Secretario
General
Coordinador
de Grados y
Títulos
3 Fedatear documento: Se firma y sella el
documento certificando su veracidad.
Secretario
General
Fedataria de la
Universidad
4
Entregar documento: En el caso de los
documentos solicitados por usuarios internos
se verifica y entregan los documentos
fedateados, pero en el caso de solicitudes de
usuarios externos se emite un oficio y se
entrega con el documento fedateado.
Secretario
General
Coordinador
de Grados y
Títulos /
Coordinador
de Defensoría
Universitaria
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 19 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.4. Flujograma:
3.6.5. Indicadores:
Número de documentos fedateados.
3.6.6. Riesgos:
Verificación incorrecta de documentación fedateada.
3.6.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.6.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organizaciones y Funciones por Procesos.
Reglamento de Grados y Títulos.
Reglamento del Registro Nacional de Grados y Títulos – SUNEDU.
Ley Universitaria N°30220.
3.7. Aseguramiento de Cumplimiento de Normas - SUNEDU:
3.7.1. Propósito:
Asegurar el cumplimiento de normas establecidas en Reglamento de Infracciones y
Sanciones emitido por la SUNEDU.
3.7.2. Alcance:
Aplica a Alta Dirección, unidades jerárquicas académicas y administrativas, dueños de
procesos.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 20 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.7.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Designar responsables de CUNI:
Responsables, supervisores y revisores para
proceso de aseguramiento de cumplimiento de
normas, presidido por el Rector.
Rector
Comisión para
la
Identificación y
Prevención de
Infracciones
2
Asegurar cumplimiento de normas: Se
asegura el cumplimiento evitando infracciones
y se registra información necesaria en Módulo
CUNI.
Responsables
de
Cumplimiento
de Normas
3
Verificar cumplimiento de normas: Se
verifica el cumplimiento de normas por parte
de los Supervisores en base a la información
generada en el Módulo CUNI. Se genera
observación o no conformidad, según
corresponda.
Supervisor
4
Revisar trabajo realizado: Se revisa el
trabajo realizado por los Responsables y
Supervisores, asimismo la información
generada en Módulo CUNI.
En caso de haber observaciones en
información se pasa al punto N°5, y en caso
de haber incumplimiento de la responsabilidad
asignada se pasa al punto N°7.
Comisión para
la Identificación
y Prevención de
Infracciones
5
Comunicar observaciones o no
conformidades: Se comunica al Rector si se
encuentra alguna observación o no
conformidad en la información generada en
Módulo CUNI por los Supervisores. Se elabora
un Acta.
Comisión para
la Identificación
y Prevención de
Infracciones
6
Aplicar medida correctiva: Los
Responsables de Cumplimiento de Normas
aplican las acciones correctivas.
Finaliza el proceso.
Responsables
de
Cumplimiento
de Normas
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 21 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
7
Comunicar incumplimiento de
responsabilidad asignada: Se comunica al
Rector el incumplimiento por parte de
Responsables o Supervisores.
Comisión para
la Identificación
y Prevención de
Infracciones
8
Registrar faltas: Se registra las faltas
disciplinarias de responsables y supervisores
de proceso CUNI.
Rector
3.7.4. Flujograma:
3.7.5. Indicadores:
Número de registro de infracciones por SUNEDU.
3.7.6. Riesgos:
Ser sancionados por la SUNEDU por faltas al Reglamento de Infracciones y
Sanciones.
3.7.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Infracciones y Sanciones – SUNEDU.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 22 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.7.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Infracciones y Sanciones - SUNEDU.
Ley Universitaria N°30220.
Resolución N°0066-2016-CU-ULADECH Católica.
3.8. Gestión Organizativa:
3.8.1. Propósito:
Actualizar y mejorar la estructura jerárquica y por procesos de la universidad, así como
la elaboración y actualización de Reglamento de Organización y Funciones, Manual de
Organizaciones y Funciones y Manual de Procesos.
3.8.2. Alcance:
Alta Dirección, unidades jerárquicas académicas y administrativas, dueños de
procesos.
3.8.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Revisar y actualizar estructura
organizacional: Se revisa y actualiza el
organigrama estructural institucional (Órganos
de Gobierno y Órganos Ejecutivos).
Rector Asistente de
Gerencia
2
Revisar y actualizar estructura por
procesos: Se revisa y actualiza la estructura
por procesos (Mapa de Procesos y Matriz de
Procesos Institucionales).
Rector
Sistema de
Gestión de
Calidad
3
Articular estructuras: Se articula la estructura
organizacional institucional con la estructura
de gestión por procesos procurando un óptimo
desempeño de los procesos de la Universidad
y cumplimiento de objetivos institucionales.
Rector
Sistema de
Gestión de
Calidad
4
Actualizar documentos normativos: Se
elabora o actualiza el Reglamento de
Organizaciones y Funciones, Manual de
Organizaciones y Funcionamiento por
Procesos y Manual de Procesos.
Rector
Asistente de
Gerencia /
Sistema de
Gestión de
Calidad
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 23 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Difundir nuevas estructuras: Se difunde las
actualizaciones y nuevas estructuras
jerárquica y de procesos a toda la Comunidad
Universitaria.
Rector
Sistema de
Gestión de
Calidad
3.8.4. Flujograma:
3.8.5. Indicadores:
Porcentaje de actualizaciones organizativas cumplidas según la norma.
3.8.6. Riesgos:
Falta de implementación de la estructura aprobada.
Falta de monitoreo de la operación de la organización.
3.8.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Gestión por Procesos.
3.8.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
3.9. Estudios y Obras:
3.9.1. Propósito:
Gestionar el estudio de necesidades, análisis de propuestas de estudios u obras,
concursos de buena pro y revisión de contratos de ejecución y supervisión de obras
que se lleve a cabo en la universidad.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 24 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.9.2. Alcance:
Aplica a Alta Dirección, unidades jerárquicas académicas y administrativas, dueños de
procesos
3.9.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Identificar necesidades: Se identifican las
necesidades de nuevas construcciones o
mejoras de infraestructura de los locales de
universidad en Sede Central y Filiales.
Si se creará una nueva infraestructura se pasa
al punto N°5, de lo contrario se pasa al punto
N°2.
Coordinador de
Proyecto de
Infraestructura
Física
Asistente de
Proyecto de
Infraestructura
Física /
Asistente de
Gerencia
2
Elaborar expedientillo: Se incluye memoria
descriptiva, presupuesto, tiempo de ejecución,
forma de pago e información de empresa.
Asistente de
Proyecto de
Infraestructura
Física
Asistente de
Gerencia
3
Aprobar propuesta: Se aprueba propuesta
para ejecución de obra en base a cuadro
comparativo de ofertas de contratistas
presentado por Asistente de Proyecto de
Infraestructura Física.
Rector
4
Elaborar requerimiento: Se registra el
requerimiento de obra para ser aprobado por
Rector.
En el caso de requerirse contrato se pasa al
punto N°10 y N°11 paralelamente, de lo
contrario se pasa al punto N°10.
Asistente de
Proyecto de
Infraestructura
Física
5
Elaborar proyecto: Rectorado terceriza
elaboración el proyecto (expediente técnico)
en el caso de la construcción de nuevas
infraestructuras.
Coordinador de
Proyecto de
Infraestructura
Física
Proyectista
6
Revisar y aprobar proyecto: El proyecto de
infraestructura física es revisado por
Especialistas Externos y aprobado por
Rectorado.
Rector Especialistas
Externos
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 25 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
7
Convocar concurso: Se elabora cronograma
de fechas para convocatoria y se comunica a
empresas proveedoras fidelizadas adjuntando
las cartas de invitación, bases de concurso,
Formato de Aceptación de participantes y
Formato de Declaración Jurada de Seriedad y
Confidencialidad.
Rector
Asistente de
Proyecto de
Infraestructura
Física /
Asistente de
Gerencia
8
Revisar y seleccionar propuestas: La
Comisión de Apertura de Sobres para
Licitación de Obras revisa y selecciona la
propuesta ganadora, emitiendo acta de buena
pro e informa a Rectorado para aprobación.
Comisión de
Apertura de
Sobres para
Licitación de
Obras
9
Emitir resolución: Se aprueba la propuesta
con resolución de Consejo Universitario, y se
comunica a las partes interesadas.
Se pasa a los puntos N°10 y N°11
paralelamente.
Consejo
Universitario
Asistente de
Gerencia
10
Realizar Orden de Servicio: El Asistente de
Proyecto de Infraestructura Física genera la
orden de servicio para la obra.
En el caso de requerirse se solicita a
Coordinación de Contabilidad la emisión del
código de proyecto.
Asistente de
Proyecto de
Infraestructura
Física
Coordinación
de
Contabilidad
11
Elaborar Contratos: Se elabora y suscribe
contrato para Contratista y Supervisor de
Obra.
Rector Asesor Legal
Externo
12
Ejecutar obra: El supervisor de obra realiza la
entrega del terreno al contratista (acta de
entrega de terreno), se apertura cuaderno de
obras y se inicia el proceso constructivo.
Si durante el proceso constructivo se requiere
adicionales de obra, la Contratista presenta el
presupuesto a Supervisor quien eleva a
Rectorado para revisión y aprobación
mediante resolución de Consejo Universitario,
y generación de adendas a contratos.
Contratista /
Supervisor
Asistente de
Gerencia
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 26 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
En el caso de obras con presupuestos
menores (expedientillo) que requieran
adicionales tendrán aprobación de Rectorado
por trámite documentario.
13
Culminar obra: La Contratista comunica a
Supervisor mediante documento la
culminación de obra, quien a su vez eleva a
Rectorado para conformación de Comisión de
Recepción de Obra.
En el caso de obras con presupuestos
menores (expedientillo), Rectorado designará
el responsable(s) de la recepción de la obra.
Contratista /
Supervisor
14
Verificar y dar conformidad a obra: Se
verifica las partidas consideradas en
expediente técnico y se procede a la
elaboración y firma de acta de conformidad, la
cual es entregada a Rectorado e interesados.
Comisión de
Recepción de
Obra
15
Liquidar obra: El Supervisor emite el informe
final de liquidación de obra, elevándolo a
Rector para revisión y aprobación mediante
acto resolutivo de Consejo Universitario.
En el caso de obras con presupuestos
menores (expedientillo), se elabora informe
final de culminación de obra dirigido a
Rectorado.
Supervisor
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 27 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.9.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 28 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.9.5. Indicadores:
Número de estudios y obras en implementación para la mejora de la
infraestructura institucional.
3.9.6. Riesgos:
Incumplimiento a las Condiciones Básicas de Calidad relacionadas a la
Infraestructura Física.
3.9.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.9.8. Documentos Relacionados:
Estatuto Institucional.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
ITCG-244 Estudios y obras de infraestructura.
ITGC-502 Arrendamiento de locales a nivel nacional.
FORMGC-075 Apertura de obras en curso.
FORMGC-076 Cierre de obras en curso.
3.10. Defensoría Universitaria:
3.10.1. Propósito:
Recepcionar y tramitar las quejas-reclamos, solicitudes de información y sugerencias
presentadas por los usuarios y partes interesadas de la Universidad.
3.10.2. Alcance:
Aplica a estudiantes, docentes, administrativos, grupos de interés de la Sede Central y
Filiales de la universidad, así como usuarios involucrados con servicios de la
universidad.
3.10.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Difundir Defensoría Universitaria: La
atención por defensoría universitaria se
difunde a través de la página web u otro medio
de información en la Universidad.
Coordinador de
Defensoría
Universitaria
Especialistas
de Defensoría
Universitaria
2
Registrar Queja-Reclamo, Solicitud de
Información o Sugerencia: El usuario por
cualquiera de los canales (página web, ERP
Usuario
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 29 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
University, línea gratuita, personalizada, libro
de reclamaciones, correo electrónico,
documentos) establecidos por la universidad
registra su queja-reclamo, consulta de
información y/o sugerencia.
Asimismo, el Usuario puede registrar quejas
directamente en INDECOPI, quien notificará a
la universidad mediante carta dirigida a
Represente de la Universidad. De ser así se
pasa al punto N°5. En caso contrario se
evalúa lo siguiente:
Si es registrado en el Libro de
Reclamaciones se pasa al punto N°3,
de lo contrario se pasa al punto N°6.
3
Derivar Queja-Reclamo: Los responsables de
custodiar el Libro de Reclamaciones en la
Sede Central y Filiales derivan a la
Coordinación de Defensoría Universitaria, las
queja-reclamo realizados por los usuarios en
forma escaneada y/o fotocopiada con
documento a través del Módulo de Trámite
Documentario de manera inmediata, caso
contrario se procederá a aplicar la sanción
respectiva.
Jefe de División
de Seguridad,
Mantenimiento y
Salud
Ocupacional /
Coordinador de
Filial
Responsables
de custodia de
Libro de
Reclamaciones
(Sede Central
y Filiales)
4
Recepcionar Ficha de Queja-Reclamo: La
Coordinación de Defensoría Universitaria
recepciona la ficha de queja-reclamo
registradas por los usuarios.
Coordinador de
Defensoría
Universitaria
Especialistas
de Defensoría
Universitaria
5
Registrar en módulo informático: La
Coordinación de Defensoría Universitaria
registra la queja-reclamo en el módulo de
Defensoría Universitaria.
En el caso de quejas provenientes de
INDECOPI serán registradas en el Módulo de
Defensoría Universitaria por el Secretario
Coordinador de
Defensoría
Universitaria /
Secretario
General
Especialistas
de Defensoría
Universitaria
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 30 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
General, quien a su vez asiste a las
conciliaciones con el usuario que realizó la
queja para llegar a un acuerdo.
De ser queja proveniente de INDECOPI se
pasa al punto N°12, de lo contrario se pasa al
punto N°6.
6
Verificar información: La Coordinación de
Defensoría Universitaria verifica la información
del solicitante y el contenido o sustento de la
queja-reclamo, solicitud de información o
sugerencia; para dar solución inmediata o
brindarle el tiempo necesario según el cuidado
que requiera. De ser necesario comunica al
Sistema de Gestión de Calidad para la
auditoría respectiva.
Si es una Queja-Reclamo se pasa al punto
N°7, si es una Sugerencia se pasa al punto
N°10; y si es una Solicitud de Información se
pasa al punto N°11.
Coordinador de
Defensoría
Universitaria
Especialistas
de Defensoría
Universitaria
7
Implementar mejora: La Coordinación de
Defensoría Universitaria coordina una
propuesta de mejora para dar solución a la
queja-reclamo presentada por el usuario por
los diversos canales ofrecidos. La Unidad
Operativa inmersa en la queja-reclamo
implementa las mejoras del caso con la
finalidad de subsanar los inconvenientes y
buscar la satisfacción del usuario.
Si es proveniente de Libro de Reclamaciones
se pasa al punto N°8, de lo contrario se pasa
al punto N°12.
Unidad
Operativa
8
Notificar respuesta a responsable de
custodia: La Coordinación de Defensoría
Universitaria informa al Jefe de División de
Coordinador de
Defensoría
Universitaria
Especialistas
de Defensoría
Universitaria
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 31 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Seguridad, Mantenimiento y Salud
Ocupacional (Sede Central) y Coordinador de
Filial (Filial) vía trámite documentario, la
respuesta realizada por la Unidad Operativa.
En el caso de un docente o administrativo
reincidente se envía un informe a División de
Personal para que se tomen las medidas
pertinentes. Asimismo, se informa al usuario
por el medio de comunicación que este haya
registrado (correo electrónico, teléfono, celular,
etc.).
9
Registrar en Libro de Reclamaciones: Los
responsables de la custodia del Libro de
Reclamaciones registran de forma correcta y
legible la respuesta de la queja-reclamo
enviado por la Coordinación de Defensoría
Universitaria.
Finaliza el proceso.
Jefe de División
de Seguridad,
Mantenimiento y
Salud
Ocupacional /
Coordinador de
Filial
Responsables
de custodia de
Libro de
Reclamaciones
(Sede Central
y Filiales)
10
Derivar sugerencia a la Unidad Operativa:
La Coordinación de Defensoría Universitaria
deriva la sugerencia a la Unidad Operativa
correspondiente. Dicha sugerencia es
evaluada y constatada como compatible con la
normatividad y políticas de la Universidad.
Se pasa al punto N°12.
Coordinador de
Defensoría
Universitaria
Especialistas
de Defensoría
Universitaria
11
Responder con solicitud de información
requerida: La Coordinación de Defensoría
Universitaria responde la información
requerida por el usuario.
Coordinador de
Defensoría
Universitaria
Especialistas
de Defensoría
Universitaria
12
Informar respuesta: El usuario recibe la
notificación a través de su correo electrónico y
verifica el módulo de Defensoría Universitaria.
En el caso de sugerencia se notifica la
derivación a la unidad operativa. Las
sugerencias que no están alineadas a la
normatividad y política de la universidad, son
Coordinador De
Defensoría
Universitaria /
Secretario
General
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 32 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
rechazadas y se notifica al usuario
agradeciendo su sugerencia y sustentando el
rechazo. En el caso de Información se notifica
la respuesta correspondiente y en el caso de
queja-reclamo se notifica la procedencia o
improcedencia del mismo.
En el caso de quejas registradas en
INDECOPI, el Secretario General notifica a
través de carta dirigida a INDECOPI y al
usuario, llevando el registro de la respuesta a
la queja, en el Módulo de Defensoría
Universitaria.
13
Realizar encuesta de satisfacción: El
usuario realiza una encuesta de satisfacción
con respecto a la respuesta de la queja-
reclamo, solicitud de información o sugerencia.
Usuario
Especialistas
de Defensoría
Universitaria
14
Reportar a INDECOPI: El dueño de proceso
es responsable de mantener informado
mensualmente a INDECOPI respecto a la
información que esta demanda.
Coordinador de
Defensoría
Universitaria
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 33 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.10.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 34 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.10.5. Indicadores:
Número de quejas-reclamos registradas por semestre académico.
Número de sugerencias registradas por semestre académico.
Número de solicitudes de información registradas por semestre académico.
3.10.6. Riesgos:
Reporte inoportuno de información a INDECOPI.
3.10.7. Actividades de Capacitación:
Actualización de procesos y procedimientos de toda la universidad.
3.10.8. Documentos Relacionados:
• Reglamento General.
• Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
• Reglamento de Defensoría Universitaria.
• ITGC-529 Atención de quejas y reclamos en los libros de reclamaciones.
• FORMGC-330 Reporte de quejas – reclamos de unidades académicas.
• FORMGC-331 Reporte de quejas – reclamos de unidades administrativas.
3.11. Comando Legal:
3.11.1. Propósito:
Realizar el seguimiento, control de denuncias, expedientes y de información
relacionada con la seguridad jurídica de la Universidad en forma directa o por
intervención de asesorías externas.
3.11.2. Alcance:
Aplica a Rector, Consultoría Jurídica, abogados asesores externos.
3.11.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Designar o contratar abogados: Se designan
o contratan abogados externos encargados de
conducir los casos y procesos declarados
prioritarios.
Cuando son casos o procesos abiertos en
Filiales se pasa al punto N°2, de lo contrario
se pasa al punto N°3.
Rector
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 35 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
2
Recabar información: Se recaba información
con respecto al caso en Filiales y enviar a
Comando Legal (Sede Central).
Abogados
Externos
3
Precisar priorización de procesos: Se
precisa la condición de procesos prioritarios o
claves para los intereses de la universidad.
Rector
Abogados
Internos y
Abogados
Externos
4
Aprobar estrategia: Aprueba la estrategia de
defensa legal y seguridad general de la
Universidad.
Rector
Abogados
Internos y
Abogados
Externos
5
Generar escritos y documentación: Genera
la información para tomar decisiones respecto
a la seguridad integral de la universidad. En el
caso de filiales, la información se analiza en
Sede Central y los escritos son enviados para
su presentación.
Abogados
Internos y
Abogados
Externos
6
Realizar seguimiento de casos: Se mantiene
el seguimiento de los casos y expedientes en
curso.
Abogados
Internos y
Abogados
Externos
7
Registrar evidencias y documentos: En el
módulo informático se registran las evidencias
y documentación legal de la Universidad.
Asistente Legal
8
Interpretar normas: Coordinar la
interpretación de normas legales demandadas
por los grupos de interés interno.
Abogados
Internos
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 36 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.11.4. Flujograma:
3.11.5. Indicadores:
Número de casos atendidos anualmente.
3.11.6. Riesgos:
Incremento de litigiosidad.
3.11.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.11.8. Documentos Relacionados:
• Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
• ITGC-241 Estructura del Comando Legal.
• Legislación laboral privada.
3.12. Sistema de Gestión de Calidad:
3.12.1. Propósito:
Establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad
de toda la organización universitaria mejorando continuamente su eficacia.
3.12.2. Alcance:
Aplica a todas la Alta Dirección, unidades jerárquicas académicas y administrativas y
dueños de procesos, docentes, estudiantes, administrativos, egresados y grupos de
interés.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 37 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.12.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Planificar Sistema de Gestión de Calidad:
Se elabora y/o actualiza la documentación de
los procesos del SGC como parte de la
planificación.
Coordinador de
Sistema de
Gestión de
Calidad
Especialista de
Sistema de
Gestión de
Calidad
2
Difundir Sistema de Gestión de Calidad: Se
difunde los procesos y servicios que brinda el
SGC.
Coordinador de
Sistema de
Gestión de
Calidad
Especialista de
Sistema de
Gestión de
Calidad
3
Capacitar en Sistema de Gestión de
Calidad: Se capacita en procesos del SGC al
equipo de Calidad.
Coordinador de
Sistema de
Gestión de
Calidad
Especialista de
Sistema de
Gestión de
Calidad
4
Revisar Proceso de
Acreditación/Reacreditación: Se revisa
periódicamente el proceso de
acreditación/reacreditación de las carreras
profesionales de la universidad.
Auditores de
SGC
5
Realizar auditorías de calidad: Se realiza
revisiones periódicas programadas y a
demanda de los procesos de la universidad.
Auditores de
SGC
6
Controlar la información documentaria: Se
realiza la revisión y actualización de la
información documentaria de los procesos del
SGC.
Coordinador de
Sistema de
Gestión de
Calidad
Especialista de
Sistema de
Gestión de
Calidad
7
Analizar indicadores de gestión: Se analiza
los indicadores de gestión para la mejora
continua e implementación de acciones
correctivas y/o preventivas.
Coordinador de
Sistema de
Gestión de
Calidad
Especialista de
Sistema de
Gestión de
Calidad
8
Realizar Revisión por la Dirección: Se lleva
a cabo la revisión anual de la Alta Dirección del
cumplimiento de los procesos.
Dirección
Ejecutiva
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 38 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.12.4. Flujograma:
3.12.5. Indicadores:
Eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.
3.12.6. Riesgos:
No garantizar el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad.
No identificación de los aspectos o situaciones que pueden afectar la integridad
del Sistema de Gestión de Calidad.
3.12.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Gestión por Procesos.
Taller de Capacitación en Normas ISO 9001:2015 (Requisitos - Fundamentos y
Vocabularios).
3.12.8. Documentos Relacionados:
• Manual de Calidad.
• Reglamento General.
• Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
• Guía de Acreditación para Carreras Profesionales Universitarias – SUNEDU.
• Guía para Acreditación para Programas de Posgrado – SUNEDU.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 39 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
• Modelos de Calidad de Carreras profesionales universitarias y posgrado.
• Norma ISO 9001:2015, 19011:2011.
• Ley Universitaria N°30220.
• Ley del SINEACE.
• ITGC-098 Control de Documentos y Registros.
• ITGC-440 Pago extraordinario para comités internos de carreras profesionales
a acreditar.
• ITGC-509 Aprobación de documentos requeridos en estándares valorativos.
• ITGC-098 Control de documentos y registros.
• ITGC-038 Acciones correctivas.
• ITGC-067 Acciones preventivas.
• ITGC-039 Autoevaluación de la Carrera Profesional con fines de acreditación.
• ITGC-047 Auditoría interna.
• ITGC-353 Planificación de actividades de dueños de proceso.
• ITGC-357 Adquisición de data virtual y talleres de análisis y discusión.
• ITGC-360 Gestión del repositorio de fuentes de verificación según estándares
del modelo de calidad.
• ITGC-407 Revisión por la Dirección.
• ITGC-418 Petición de cambio y aprobación de Instructivos de trabajo.
• ITGC-466 Metodología de aplicación de encuestas en carreras profesionales en
proceso de acreditación.
• FORMGC-004 Actas de reuniones.
• FORMGC-003 Registro de asistencia.
• FORMGC-173 Formato S4: registro de revisión de acciones correctivas
• FORMGC-325 Formato S4-1: Registro de Revisión de Acciones Correctivas.
• FORMGC-174 Formato S5: registro de revisión por los responsables del
sistema.
• FORMGC-152 Plan de Capacitación.
• FORMGC-153 Estructura de un Proyecto de Implementación de un Sistema
(Formato S1).
• FORMGC-154 Registro de Planificación de Objetivos (Formato S2).
• FORMGC-155 Registro Gestión de Recursos (Formato S3).
• FORMGC-082 Plan de mejora.
• FORMGC-006 Lista maestra de control de documentos.
• FORMGC-017 Lista maestra de control de registros.
• ITGC-509 Aprobación de documentos requeridos en estándares valorativos.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 40 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.13. Auditoria Interna:
3.13.1. Propósito:
Realizar auditorías internas continuas vinculadas a aspectos económicos y financieros
de la universidad, así como procesos de funcionamiento.
3.13.2. Alcance:
Aplica a la Alta Dirección, unidades jerárquicas académicas y administrativas y dueños
de procesos, docentes, estudiantes, administrativos, egresados y grupos de interés.
3.13.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar Plan Anual de Auditoría Interna:
Elabora el Plan de Anual de Auditoría Interna
vinculado a los aspectos económicos,
financieros y procesos de funcionamiento de la
Universidad.
Coordinador de
Auditoría
Interna
Auditores
2
Programar auditorías internas: Se
programan y planifican las auditorías internas
en el Módulo de Auditorías y en papeles de
trabajo interno en el caso de Exámenes
Especiales.
Coordinador de
Auditoria Interna Auditores
3
Ejecutar auditoría interna: Se ejecuta la
auditoría interna y/o Exámenes Especiales,
luego se elabora Informe de Hallazgos con las
evidencias obtenidas.
Coordinador de
Auditoría
Interna
Auditores
4
Notificar al auditado: Se entrega el Informe
de Hallazgos al auditado; en el caso de
encontrarse observaciones y/o no
conformidades se solicita el descargo
respectivo al auditado.
Coordinador de
Auditoría
Interna
5
Hacer seguimiento de planes de mejora: El
auditor realiza seguimiento al cumplimiento de
planes de mejora, excepto para Exámenes
Especiales.
Coordinador de
Auditoría
Interna
6
Elaborar Informe de Cierre: Se elabora un
Informe de Cierre dirigido al auditado y al
Rector.
Coordinador de
Auditoría
Interna
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 41 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.13.4. Flujograma:
3.13.5. Indicadores:
Eficacia del cumplimiento del plan anual de auditoría interna.
3.13.6. Riesgos:
Selección y muestreo de información y/o documentación inadecuada o no
relevante al proceso auditado.
3.13.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Procedimientos de Auditoría Interna.
3.13.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones.
3.14. Cultura Organizacional:
3.14.1. Propósito:
Diagnosticar, analizar, fortalecer y evaluar la Cultura Organizacional de la Universidad.
3.14.2. Alcance:
Aplica a escuelas profesionales en proceso de re acreditación.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 42 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.14.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar documentación del sistema: El
Coordinador de Cultura Organizacional, en
base al Plan Estratégico Institucional, el
Modelo de Calidad de SINEACE y el Plan de
Funcionamiento y Desarrollo Institucional,
planifica el proceso de Cultura Organizacional
y lo documenta. Implementa el Programa de
Cultura Organizacional para las carreras
profesionales en acreditación o reacreditación,
incluyendo la elaboración y mejora de los
formatos de Estructura de un Proyecto de
Implementación y/o Mantenimiento del
Sistema, Registro de Planificación de
Objetivos y Registro de Gestión de Recursos;
por Carrera Profesional según corresponda.
Coordinador de
Cultura
Organizacional
2
Revisar y aprobar documentos del proceso:
El Especialista de SGC hace una revisión de la
documentación de planificación del proceso de
Cultura Organizacional, derivando a
Coordinador de SGC para su aprobación.
Especialista de
Sistema de
Gestión de
Calidad /
Coordinador de
SGC
3
Elaborar análisis situacional: Se identifican
rasgos culturales que contribuyen a medir la
cultura organizacional, lo cual sirve para
construir y mejorar un instrumento, el cual será
evaluado con respecto a validez y
confiabilidad. Finalmente se aplican los
instrumentos y se hace un análisis situacional.
Coordinador de
Cultura
Organizacional
4
Desarrollar actividades de Cultura
Organizacional: Se promueve el desarrollo de
talleres, actividades de socialización,
integración, reconocimiento y fortalecimiento
de logros orientadas a estudiantes, docentes y
administrativos.
Coordinador de
Cultura
Organizacional
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 43 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Difundir Programa de Cultura
Organizacional: Se elabora, ejecuta y evalúa
el Plan de Difusión del Programa de Cultura
Organizacional.
Coordinador de
Cultura
Organizacional
6
Evaluar satisfacción con el desarrollo de la
cultura organizacional: Evaluación de la
satisfacción con el desarrollo de la cultura
organizacional en estudiantes, docentes y
administrativos de la carrera profesional a
través de la aplicación de encuestas en el SVA
del ERP University anualmente.
Coordinador de
Cultura
Organizacional
7
Elaborar Informe de Evaluación Anual: Se
elabora un informe de evaluación anual en
base a los indicadores obtenidos con los
resultados de las encuestas aplicadas y de la
evaluación del proceso.
Coordinador de
Cultura
Organizacional
8
Elaborar Plan de Mejora: Se realiza un Plan
de Mejora en base a las propuestas de mejora
del proceso, resultados de la evaluación
realizada por el dueño del proceso, e informe
de auditoría (no conformidades y
observaciones).
Coordinador de
Cultura
Organizacional
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 44 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.14.4. Flujograma:
3.14.5. Indicadores:
Eficacia de cumplimiento de acciones.
Satisfacción respecto al desarrollo de la cultura organizacional.
3.14.6. Riesgos:
Desconocimiento de la comunidad universitaria de los valores y principios de la
organización.
3.14.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.14.8. Documentos Relacionados:
• Reglamento General.
• Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 45 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.15. Comité Electoral:
3.15.1. Propósito:
Organizar, conducir y controlar los procesos electorales para la elección de Rector,
vicerrectores, representación de docentes y estudiantes ante la Asamblea Universitaria,
el Consejo Universitario y los Consejos de Facultad.
3.15.2. Alcance:
Aplica a autoridades, docentes, estudiantes y egresados de la universidad.
3.15.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Establecer procesos electorales: Se
establece los procesos electorales y define
demanda de elecciones para cada caso
respectivo.
Consejo
Universitario
2
Conducir proceso electoral: El comité
lectoral conduce los procesos en la Sede
Central y a nivel de filiales lo hace a través de
subcomités electorales.
Comité Electoral
3
Difundir proceso electoral: Se difunde a
nivel nacional los procesos electorales de la
Universidad y entrega la convocatoria
respectiva.
Comité Electoral
4
Recepcionar y verificar lista de postulantes:
Se recepcionan en el plazo establecido la lista
de postulantes, se verifica la lista y declaran
aptas a continuar el proceso electoral.
Comité Electoral
5
Difundir listas aptas: Se difunden las listas
aptas a nivel nacional por la página web y/o en
impresos.
Comité Electoral
6
Desarrollar proceso electoral: Se desarrolla
el proceso de elecciones en locales de la
Universidad.
Comité Electoral
7
Publicar resultados: Se publican los
resultados y deja tres días para apelaciones.
Comité Electoral
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 46 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Si hubiese apelaciones se pasa al punto N°8,
de lo contrario se pasa al punto N°9.
8 Atender apelaciones: Se atienden los casos
de apelaciones. Comité Electoral
9
Declarar ganador: Se declara ganador de
lista y difunde resultados, se entrega
credenciales a los electos luego de vencer el
tiempo para apelaciones.
Comité Electoral
3.15.4. Flujograma:
3.15.5. Indicadores:
Número de procesos electorales de la institución en base normas
reglamentarias.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 47 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.15.6. Riesgos:
No cumplir con el proceso electoral de acuerdo a normatividad.
3.15.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.15.8. Documentos Relacionados:
• Estatuto Institucional.
• Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
• Reglamento General de Elecciones.
• FORMGC 026 – Relación de firmas adherentes para elecciones de
representación estudiantil.
3.16. Motivación e Incentivos:
3.16.1. Propósito:
Planificar, ejecutar y controlar los programas de motivación e incentivos.
3.16.2. Alcance:
Aplica estudiantes, docentes y administrativos de la Sede Central y Filiales.
3.16.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Planificar programa de motivación e
incentivos: Se elabora la documentación de
planificación para el programa de motivación e
incentivos, aplicando únicamente para
Carreras Acreditadas y Reacreditadas.
Dueño de
proceso
2
Difundir motivación e incentivos: Se
difunden y promueven los programas de
motivación e incentivos en beneficio de
estudiantes, docentes y administrativos.
Unidad
Operativa
Dueño de
proceso
3
Otorgar motivación e incentivos: Se ejecuta
la actividad de motivación o incentivo en
beneficio de estudiantes, docentes y/o
administrativos, en coordinación con
Rectorado.
Unidad
Operativa
Dueño de
proceso
4 Registrar de beneficiarios: Se registra a
todos los beneficiarios que participaron del
Dueño de
proceso
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 48 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
programa de motivación e incentivos.
Se pasa al punto N°5 y N°6 paralelamente.
5
Recolectar evidencias de actividades: Se
recolecta evidencias de la ejecución de los
diversos programas de motivación e incentivos
para verificación.
Se pasa al punto N°7.
Dueño de
proceso
6
Aplicar encuestas de satisfacción: Se
aplican encuestas de satisfacción a
estudiantes, docentes y/o administrativos
beneficiados.
Dueño de
proceso
Director de
Escuela
7
Evaluar programa de motivación e
incentivos: Se realiza la evaluación de la
eficacia del programa de motivación e
incentivos, y se elabora planes de mejora
según corresponda, para Carreras Acreditadas
y Reacreditadas.
Dueño de
proceso
3.16.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 49 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.16.5. Indicadores:
Eficacia del Programa de Motivación e Incentivos.
Satisfacción del Programa de Motivación e Incentivos.
3.16.6. Riesgos:
Insatisfacción con el programa de motivación e incentivos.
3.16.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.16.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones.
Reglamento de Motivación e Incentivos.
III.2. VICERRECTORADO ACADÉMICO
1. Propósito:
Diseñar e implementar el Sistema de Gestión de Calidad Académica mediante la interacción de
procesos de acompañamiento pedagógico, capacitación docente, programa de formación
continua en gestión universitaria, pedagógica y especializada, calidad de asignatura y
producción de material multimedia y audiovisual como recurso de apoyo a las actividades
universitarias, garantizando la calidad de los aprendizajes.
2. Estructura:
Unidad Jerárquica /
Unidad Operativa
Procesos
Calidad Funcionamiento
Vicerrectorado Académico Sistema de Mejora de la
Calidad Académica.
Coordinación del Programa
de Acompañamiento
Pedagógico
Programa de
Acompañamiento
Pedagógico.
Coordinación de Calidad de
Asignatura Calidad de Asignatura.
Coordinación de Capacitación
Formación en Gestión
Universitaria.
Perfeccionamiento
Continuo.
Dirección de Escuela de
Posgrado
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 50 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Coordinación de Producción
de Audiovisuales
Producción de Material
Multimedia y Audiovisual.
Coordinación de la Docencia
en Tutoría Tutoría.
3. Procesos:
3.1. Sistema de Mejora de la Calidad Académica:
3.1.1. Propósito:
Garantizar la calidad y mejora continua de los procesos académicos articulados a la
política de la universidad y a los objetivos institucionales en el marco de una cultura de
formación basada en competencias.
3.1.2. Alcance:
Aplica a Docentes y Unidades Académicas en la Sede Central y Filiales.
3.1.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1 Modelar la formación académica: Se hace
bajo el enfoque por competencias.
Vicerrectorado
Académico
2
Gestionar programa de acompañamiento
pedagógico: Se realiza en base al Ciclo
Deming.
Vicerrectorado
Académico
3
Revisar cumplimiento de norma de calidad
de asignatura: Con énfasis en el uso de EVA,
aplicación de pedagogías activas, revisión de
compilados y/o textos de cada asignatura en
relación al cumplimiento de requisitos y pago
de incentivos.
Vicerrectorado
Académico
Coordinación
de Calidad de
Asignatura
4
Capacitar a recurso humano docente: Se
realizan capacitaciones pedagógicas y
especializadas dirigidas al personal docente.
Vicerrectorado
Académico
5
Supervisar Formación en Gestión
Universitaria: Supervisar ejecución de
programa de formación en gestión universitaria
vinculado a proyectos de investigación.
Vicerrectorado
Académico
Coordinador de
Capacitación
6 Revisar programas de posgrado: Se revisa
los programas de maestría y doctorada que
Vicerrectorado
Académico
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 51 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
ofrece la universidad a través de las Escuelas
Profesionales promoviendo su mejora
continua.
7
Coordinar producción de audiovisuales: Se
realiza la coordinación de la producción de
material multimedia y audiovisual como apoyo
a la gestión pedagógica.
Vicerrectorado
Académico
Coordinación
de Producción
de
Audiovisuales
8
Gestionar la docencia en tutoría: Se
gestiona la docencia en tutoría mediante
capacitaciones y certificaciones a docentes de
tutoría.
Vicerrectorado
Académico
3.1.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 52 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.5. Indicadores:
Eficacia del Sistema de Mejora de la Calidad Académica.
Satisfacción con el Sistema de Mejora de la Calidad Académica.
3.1.6. Riesgos:
No garantizar el mantenimiento del Sistema de Mejora de la Calidad
Académica.
No identificación de los aspectos o situaciones que pueden afectar la integridad
del Sistema de Mejora de la Calidad Académica.
3.1.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Gestión por Procesos.
Taller de Capacitación en Normas ISO 9001:2015 (Requisitos - Fundamentos y
Vocabularios).
3.1.7. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
3.2. Programa de Acompañamiento Pedagógico:
3.2.1. Propósito:
Garantizar la mejora continua de la calidad de los procesos pedagógicos a través de la
capacitación en servicio al personal docente.
3.2.2. Alcance:
Aplica a Docentes en Sede Central y Filiales.
3.2.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Identificar necesidades: Se identificar
necesidades de mejoramiento didáctico en el
Docente Tutor.
Coordinación de
Programa de
Acompañamiento
Pedagógico
2
Evaluar modelo didáctico: Se evalúa el
nivel de comprensión del modelo didáctico.
Acompañante
Pedagógico
3
Ejecutar taller: Se ejecuta taller de
Reforzamiento del Modelo Didáctico en
contexto.
Acompañante
Pedagógico
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 53 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
4 Construir perfil: Se construye el perfil por
competencias del docente. Docente
Acompañante
Pedagógico
5
Analizar instructivo de Sílabo: Se analiza el
instructivo para elaboración de SPA.
Sistema de
Gestión de
Calidad
Académica
Coordinación
de Calidad de
Asignatura
6
Operacionalizar Sílabo: Se operacionaliza el
sílabo de cada una de las asignaturas de los
programas de estudio.
Docente
Coordinador
Académico
Lectivo
7 Verificar mejora de desempeño: Se verifica
mejora de desempeño didáctico del docente.
Acompañante
Pedagógico
8
Ejecutar taller: Se ejecuta talleres de
Mejoramiento del Desempeño Integral del
Docente.
Acompañante
Pedagógico
9
Demostrar logros: Se demuestran los logros
en el desempeño didáctico in situ. Docente
Coordinador
Académico
Lectivo
10
Evaluar desempeño didáctico: Se evalúa el
desempeño didáctico del docente por sus
estudiantes.
Acompañante
Pedagógico
Coordinador
Académico
Lectivo
11
Realimentar o reforzar desempeño
didáctico. Se realiza la realimentación o
reforzamiento del desempeño didáctico del
docente.
Acompañante
Pedagógico
Coordinador
Académico
Lectivo
12
Formar acompañantes pedagógicos. Se
forman acompañantes pedagógicos.
Coordinación de
Programa de
Acompañamiento
Pedagógico
Coordinación
de Calidad de
Asignatura
13
Desarrollar sesiones demostrativas: Se
desarrolla sesiones demostrativas sobre
habilidades docentes.
Acompañante
Pedagógico
14
Evaluar desempeño didáctico: Se evalúa
desempeño didáctico en círculo de inter-
aprendizaje.
Acompañante
Pedagógico
15
Verificar impacto: Se verifica impacto del
programa de acompañamiento pedagógico.
Coordinación de
Programa de
Acompañamiento
Pedagógico
Coordinación
de Calidad de
Asignatura
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 54 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.4. Flujograma:
3.2.5. Indicadores:
Porcentaje de docentes aprobados en el programa de acompañamiento
pedagógico.
3.2.6. Riesgos:
Docentes con deficiente desempeño pedagógico.
3.2.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Gestión Pedagógica Universitaria.
3.2.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Calidad de Asignatura.
Reglamento de las Condiciones del Servicio Docente.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 55 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
ITGC-069 Elaboración e implementación del sílabo/plan de aprendizaje (SPA) y
del aula RD.
3.3. Calidad de Asignatura:
3.3.1. Propósito:
Revisar el cumplimiento de la norma de calidad de asignatura.
3.3.2. Alcance:
Aplica a Docentes Titulares, Docentes Tutores, Docentes Tutores Investigadores y
Docentes de Responsabilidad Social en Sede Central y Filiales.
3.3.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Planificar revisiones: Se elabora cronograma
de revisiones de asignaturas por semestre
académico.
Coordinador de
Calidad de
Asignatura
2
Realizar primera revisión de asignaturas:
Se revisa las asignaturas en el EVA en base a
la lista de verificación del Reglamento de
Calidad de Asignatura.
Coordinador de
Calidad de
Asignatura
Asistente de
Calidad de
Asignatura
3
Verificar resultados: Se registran las
observaciones y no conformidades de los
docentes en MED, y se envían a través de
correo electrónico.
Coordinador de
Calidad de
Asignatura
Asistente de
Calidad de
Asignatura
4
Levantar observaciones y no
conformidades: Los docentes levantan las
observaciones y no conformidades de la
revisión de las asignaturas en el EVA.
Docentes
5
Realizar segunda revisión de asignaturas:
Se realiza la verificación del levantamiento de
observaciones y no conformidades generadas
en la primera revisión.
Coordinador de
Calidad de
Asignatura
Asistente de
Calidad de
Asignatura
6
Elaborar Informe de Ranking Docente: Se
elabora el informe para el incentivo económico
de los docentes que se ubican en el Ranking
Docente semestralmente.
Coordinador de
Calidad de
Asignatura
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 56 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
7
Formular Plan de Acción de Mejora: Se
elabora en base a los puntos críticos
encontrados en las observaciones y no
conformidades de las asignaturas.
Coordinador de
Calidad de
Asignatura
8
Implantar mejoras: Se implantan mejoras a
través del Sistema de Gestión de Calidad
Académica.
Vicerrector
Académico
3.3.4. Flujograma:
3.3.5. Indicadores:
Porcentaje de asignaturas que ingresan al Ranking por Carrera Profesional.
3.3.6. Riesgos:
Incumplimiento de la norma de calidad de asignatura.
3.3.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación a través de Programa de Acompañamiento Pedagógico.
3.3.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Calidad de Asignatura.
Reglamento Académico.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 57 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
ITGC-069 Elaboración e implementación del sílabo/plan de aprendizaje (SPA) y
del aula RD.
ITGC-091 Incentivos por productividad a los docentes tutores de asignatura y
tutores.
3.4. Formación en Gestión Universitaria:
3.4.1. Propósito:
Gestionar la formación continua en gestión universitaria para docentes y
administrativos de la Universidad.
3.4.2. Alcance:
Aplica a Docentes y Administrativos en Sede Central y Filiales.
3.4.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Diagnosticar necesidades: Se diagnostica
las necesidades de capacitación en gestión
universitaria para administrativos y docentes.
Vicerrectorado
Académico
2
Elaborar Plan de Capacitación: Se elabora el
Plan de Capacitación con las actividades a
realizarse y se envía a Rectorado para
aprobación.
Vicerrectorado
Académico
3 Aprobar Plan de Capacitación: Se revisa y
aprueba el plan de capacitación. Rector
4
Programar capacitación: Se programa la
capacitación a realizarse en el Módulo de
Capacitaciones y Certificados.
Vicerrectorado
Académico
5
Ejecutar capacitación: Se ejecuta la
capacitación de formación en gestión
universitaria (talleres de liderazgo, capacidad
adaptativa, gestión de valores, requisitos
legales y reglamentarios, aplicación de la
metodología de auditoría de calidad y otros),
dirigida a docentes y administrativos. Se
realiza el registro de participantes en el Módulo
de Capacitaciones y Certificados.
Vicerrectorado
Académico
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 58 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
6
Supervisar ejecución: Se supervisa la
ejecución del programa de formación en
gestión universitaria dirigida a docentes y
administrativos.
Coordinador de
Capacitación
7
Elaborar Informe de Cierre de Capacitación:
Se elabora informe de cierre de capacitación
dirigido a Rectorado especificando la
finalización de la capacitación, y así proceder
con la certificación y ejecución de pagos,
según sea el caso.
En el caso de solicitarse ejecutar pagos se
pasa al punto N°8 y punto N°9 en paralelo, de
lo contrario se pasa únicamente al punto N°9.
Vicerrectorado
Académico
8
Ejecutar pagos: Se procesa y ejecuta los
pagos solicitados por capacitación.
Finaliza el flujo.
Coordinador de
Servicios al
Personal
9
Imprimir certificados: Se imprimen los
certificados llevando el control de la
codificación en el Módulo de Capacitaciones y
Certificados para cada participante.
Coordinador de
Certificaciones e
Identificación
10
Suscribir y distribuir certificados: Se solicita
la firma de los certificados, a los encargados
según corresponda. Luego se derivan a la
Unidad Operativa para ser entregados a sus
participantes y una copia es remitida a
Coordinación de Escalafón para registro en
ficha escalafonaria.
Coordinador de
Certificaciones e
Identificación
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 59 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4.4. Flujograma:
3.4.5. Indicadores:
N° de cursos/talleres de formación en gestión universitaria para administrativos.
N° de cursos/talleres de formación en gestión universitaria para docentes.
Eficacia del Plan de Capacitación.
3.4.6. Riesgos:
No cumplimiento de metas/objetivos planificados en capacitación.
3.4.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Gestión Universitaria.
3.4.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 60 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.5. Perfeccionamiento Continuo:
3.5.1. Propósito:
Gestionar capacitaciones de perfeccionamiento continuo a docentes de la Universidad.
3.5.2. Alcance:
Aplica a Docentes en Sede Central y Filiales.
3.5.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Diagnosticar necesidades: Se diagnostica
las necesidades de perfeccionamiento
continuo para docentes de las Escuelas
Profesionales.
Escuela
Profesional
2
Elaborar Plan de Capacitación: Se elabora el
Plan de Capacitación con todo lo concerniente
y se envía a Rectorado para aprobación.
Escuela
Profesional
3
Aprobar Plan de Capacitación: Se revisa y
aprueba el plan de capacitación para
perfeccionamiento continuo.
Rector
4
Programar capacitación: Se programa la
capacitación a realizarse en el Módulo de
Capacitaciones y Certificados.
Escuela
Profesional
5
Ejecutar capacitación: Se ejecuta la
capacitación de perfeccionamiento continuo
dirigida a docentes. Se realiza el registro de
participantes en el Módulo de Capacitaciones y
Certificados.
Escuela
Profesional
6
Supervisar ejecución: Se supervisa la
ejecución del perfeccionamiento continuo
dirigido a docentes.
Coordinador de
Capacitación
7
Elaborar Informe de Cierre de Capacitación:
Se elabora informe de cierre de capacitación
dirigido a Rectorado especificando la
finalización de la capacitación, para proceder
con la certificación y ejecución de pagos,
según sea el caso.
Escuela
Profesional
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 61 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
En el caso de solicitarse ejecutar pagos se
pasa al punto N°8 y punto N°9 en paralelo, de
lo contrario se pasa únicamente al punto N°9.
8
Ejecutar pagos: Se procesa y ejecuta los
pagos solicitados por capacitación.
Finaliza el flujo.
Coordinador de
Servicios al
Personal
9
Imprimir certificados: Se imprimen los
certificados llevando el control de la
codificación en el Módulo de Capacitaciones y
Certificados para cada participante.
Coordinador de
Certificaciones
e Identificación
10
Suscribir y distribuir certificados: Se solicita
la firma de los certificados, a los encargados
según corresponda. Luego se derivan a la
Unidad Operativa para ser entregados a sus
participantes.
Coordinador de
Certificaciones
e Identificación
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 62 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.5.4. Flujograma:
3.5.5. Indicadores:
Eficacia del Plan de Capacitación de Perfeccionamiento Continuo.
3.5.6. Riesgos:
No cumplimiento de metas/objetivos planificados en capacitación.
3.5.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Trabajo en Equipo.
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.5.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 63 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6. Producción de Material Multimedia y Audiovisual:
3.6.1. Propósito:
Planificar y ejecutar la producción de material multimedia y audiovisual como apoyo a la
gestión pedagógica y otros.
3.6.2. Alcance:
Aplica a Vicerrectorado Académico, Unidades Académicas y Administrativas, y
Docentes en Sede Central y Filiales.
3.6.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
En el caso de Usuarios Internos se pasa al
punto N°1, y en el caso de Usuarios Externos
se pasa al punto N°2.
1
Atender solicitud externa: Se coordina con
encargada de Mesa de Partes las actividades
externas para atención de sonido en
auditorios.
Finaliza el proceso.
Coordinador de
Producción de
Audiovisuales
Especialista de
Sonido
2
Diagnosticar necesidades: Se diagnostican
necesidades de mejoramiento del aprendizaje
mediante la selección y uso de recursos
multimedia y audiovisual.
Coordinador
Académico
Lectivo
3
Registrar solicitud de servicio: Se registra
en el módulo correspondiente, la solicitud de
servicio para producción de material
multimedia y audiovisual.
Se pasa a los puntos N°4, N°5, N°6 y N°7,
dependiendo de la solicitud.
Usuario
4
Producir video tutoriales: Se producen para
mejorar el desarrollo de asignaturas.
Coordinador de
Producción de
Audiovisuales
Editor de Video
5
Producir imágenes fijas: Se elabora
fotografías para su utilización en publicidad de
la universidad.
Coordinador de
Producción de
Audiovisuales
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 64 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
6
Gestionar sistema de transmisión y
grabación: Se brinda servicios in-house y
mediante tecnología móvil, cubriendo eventos
de la universidad.
Coordinador de
Producción de
Audiovisuales
Editor de Video
7
Producir objetos de aprendizaje: Se
producen para mejorar el desarrollo de
asignaturas utilizando estrategias de
enseñanza aprendizaje innovadoras.
Especialista de
Vicerrectorado
Académico
Coordinador de
Audiovisuales
8
Registrar formato de conformidad: Se
registra en base a la conformidad de usuario.
Coordinador de
Producción de
Audiovisuales
3.6.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 65 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.5. Indicadores:
Satisfacción de usuarios con respecto a calidad de servicio brindado.
3.6.6. Riesgos:
Insatisfacción del usuario con respecto a la calidad del servicio brindado.
3.6.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en edición, producción y post producción.
Taller de Capacitación en producción y post producción fotográfica.
Taller de Capacitación en diseño, animación y producción de objetos de
aprendizaje.
Taller de Capacitación en sonido.
3.6.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
3.7. Tutoría:
3.7.1. Propósito:
Contribuir al desarrollo integral del estudiante en lo que respecta a su formación
académica, personal, ética y profesional acompañándolo en el proceso de adaptación a
la vida universitaria.
3.7.2. Alcance:
Aplica a Docentes de Tutoría, Dirección de Escuela, Coordinaciones de Carrera en
Filial y Estudiantes de pregrado en modalidad presencial y distancia en Sede Central y
Filiales.
3.7.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Proponer docentes de tutoría: Se propone
los docentes de tutoría en base a perfil, y se
envía a Rectorado para aprobación.
Director de
Escuela
2
Aprobar designación de docentes de
tutoría: Rectorado aprueba la designación de
docentes de tutoría previa revisión de
cumplimiento de perfil. En caso de rechazarse
será devuelto al Director de Escuela para
nueva propuesta.
Rector
Dirección de
Innovación
Pedagógica
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 66 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3
Elaborar Plan Operativo: Se elabora Plan
Operativo con participación de docentes de
tutoría de Sede Central y Filiales.
Coordinador de
la Docencia en
Tutoría
4
Capacitar y certificar a docentes de tutoría:
Se capacita y certifica a los docentes de tutoría
de Sede Central y Filiales.
Coordinador de
la Docencia en
Tutoría
5
Asignar carga académica: El Director de
Escuela (Sede Central) y Coordinador de
Carrera (Filial) asignan la carga académica
para el docente de tutoría.
Director de
Escuela /
Coordinador de
Carrera (Filial)
6
Revisar carga académica: La revisión de la
carga académica asignada al docente de
tutoría será realizada por la Dirección de
Innovación Pedagógica en base al Reglamento
de Condiciones del Servicio Docente.
Dirección de
Innovación
Pedagógica
7
Elaborar Plan de Trabajo: Se elabora plan de
trabajo semestral de tutoría dirigida a
estudiantes de pregrado en modalidad
presencial y distancia.
Docente de
Tutoría
8
Ejecutar y registrar tutoría: Se ejecuta la
tutoría a través de entrevistas individuales
dirigidas a los estudiantes brindando
orientación, consejos y recomendaciones para
su desarrollo académico exitoso, asimismo se
lleva el registro en el Módulo de Tutoría de los
resultados de las entrevistas.
Docente de
Tutoría
9
Promover servicios: Se brinda información de
los servicios académicos y se promueve el uso
de los servicios de División de Bienestar,
derivando al estudiante a una atención
personalizada según sea el caso.
Docente de
Tutoría
10
Evaluar cumplimiento de Plan de Trabajo:
Se evalúa el cumplimiento del Plan de Trabajo
semestral.
Docente de
Tutoría
11
Revisar y evaluar docentes de tutoría: Se
revisa las actividades de los docentes de
tutoría y se evalúa su desempeño anual
respecto al proceso.
Coordinador de
la Docencia en
Tutoría
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 67 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
12
Elaborar Plan de Mejora: Se elabora el plan
de mejora de la acción docente tutorial en la
universidad.
Coordinador de
la Docencia en
Tutoría
3.7.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 68 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.7.5. Indicadores:
Tasa de atención de tutores.
Eficacia con Servicio de Tutoría.
Satisfacción con Servicio de Tutoría.
3.7.6. Riesgos:
Insatisfacción de los servicios de tutoría brindada por el docente.
3.7.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación de ejecución de proceso de Tutoría.
3.7.8. Documentos Relacionados:
Manual de Organización y Funciones.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento General.
Reglamento de la Docencia en Tutoría.
Modelo de Calidad de la Carrera Profesional.
Ley Universitaria N°30220.
III.3. VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN
1. Propósito:
Gestionar el funcionamiento de la investigación universitaria en las diferentes ramas del
conocimiento: humanidades, ciencias y tecnología; fomentando la creación intelectual.
2. Estructura:
Unidad Jerárquica /
Unidad Operativa
Procesos
Calidad Funcionamiento
Vicerrectorado de
Investigación
Coordinación de Investigación
Gestión de Taller de Tesis.
Ejecución Presupuestaria
de Investigación.
Desarrollo de Asignaturas
de Tesis.
Difusión de Investigación.
Coordinación de Metodología Diversificación de Líneas
de Investigación.
Coordinación de
Publicaciones Científicas
Publicación en Revistas
Científicas.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 69 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Publicación de Textos
Universitarios - UTEX
Instituto de Investigación
Implementación de Líneas
de Investigación para
Instituto de Investigación.
3. Procesos:
3.1. Gestión de Talles de Tesis: Talleres Co-Curriculares
3.1.1. Propósito:
Revisar el informe de investigación aprobado en Tesis II o IV, según nivel de estudios,
para su sustentación pública.
3.1.2. Alcance:
Aplica a Vicerrectorado de Investigación, Dirección de Escuela, Coordinación de
Cobranzas y Coordinación de Biblioteca.
3.1.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Presentar proyecto de Taller Co-curricular:
El Docente Tutor Investigador, presenta el
proyecto de taller a la Coordinación de
Investigación (COI) para su aprobación, a nivel
de pregrado. Se adjunta presupuesto
específico y compromisos de pago.
La presentación de proyecto de Taller Co-
curricular para programas de posgrado lo
realiza el Coordinador de Programa de
Posgrado, de acuerdo a lo establecido en
Reglamento de Investigación.
Docente Tutor
Investigador /
Coordinador de
Programa de
Posgrado
2
Aprobar proyecto de Taller Co-curricular: El
Coordinador de Investigación aprueba, a nivel
de pregrado, el proyecto mediante trámite
documentario, con lo cual se procede a la
inscripción de estudiantes.
Coordinador de
Investigación /
Rectorado
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 70 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
En el caso de posgrado la aprobación la
realiza Rectorado.
3
Desarrollar Taller Co-curricular: El Jurado de
Sustentación revisa el informe final, artículo
científico y ponencia. De encontrarse
observaciones, estas serán registradas en el
MOIC, las cuales serán levantadas con
asesoramiento del DTI.
Jurado de
Sustentación
4
Revisar Informe Final: El Informe Final pasa
a revisión por el Corrector Estadístico y
Corrector de Estilo. De encontrarse
observaciones, estas serán registradas en el
MOIC, las cuales serán levantadas con
asesoramiento del DTI.
Corrector
Estadístico /
Corrector de
Estilo
5
Desarrollar Pre Banca: El DTI coordina con el
Jurado de Sustentación la fecha de ejecución
de Pre Banca, en la cual se realizan
observaciones al informe y recomendaciones
para la defensa de tesis.
Jurado de
Sustentación /
Docente Tutor
Investigador
6
Sustentar tesis: El estudiante se presenta a la
sustentación con el empastado de la tesis y
CD con archivo digital de tesis. El Jurado de
Sustentación evalúa la defensa de la tesis y
elabora el Acta de Sustentación en el MOIC.
Estudiante /
Jurado de
Sustentación
7
Registrar acta de sustentación: Se registra
el acta de sustentación escaneada en el
MOIC, y entrega Actas de Sustentación al DTI.
Jurado de
Sustentación
8
Entregar acta de sustentación: El DTI
entrega actas de sustentación dentro de los
plazos establecidos al Especialista de
Registros de Investigación.
Docente Tutor
Investigador
9
Derivar acta de sustentación a Expedientes:
Se verifica que los datos de la tesis (formato
digital) coincidan con los datos consignados en
el Acta de Sustentación física, antes de
proceder al envío a la Coordinación de
Expedientes.
Especialista de
Registros de
Investigación
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 71 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
10
Cerrar Taller Co-curricular: El DTI remite el
informe de cierre del taller al Especialista de
Registro de Investigación para que verificación
del taller en el MOIC, y luego derive a Auditor
Líder de Revisión de Talleres para verificación
de cumplimiento de estándares y la liquidación
respectiva.
Docente Tutor
Investigador
11
Liquidar Taller Co-curricular: El Auditor de
Revisión de Talleres emite el informe para
pago a los participantes en el taller.
Auditor de
Revisión de
Talleres
12
Registrar liquidación de Taller: Se registra la
liquidación del taller en el Módulo de
Presupuestos Específicos.
Especialista de
Registros de
Investigación
13
Supervisar desarrollo del Taller Co-
curricular: La Coordinación de Investigación
realiza la supervisión al desarrollo de los
talleres co-curriculares, y registros respectivos
de proyectos e informes aprobados.
Coordinación de
Investigación
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 72 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.4. Flujograma:
3.1.5. Indicadores:
Porcentaje de talleres co-curriculares ejecutados en el tiempo previsto.
Porcentaje de titulados por tesis.
3.1.6. Riesgos:
No cumplimiento de plazos y disposiciones para el registro de trabajos de
investigación y proyectos.
3.1.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación de Documentos Normativos.
Taller de Capacitación de Manual de Metodología de la Investigación (MIMI).
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 73 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Investigación.
Reglamento de Posgrado.
Manual de Metodología de la Investigación (MIMI).
ITGC-569 Aprobación y desarrollo de talleres co-curriculares.
ITGC-577 Revisión del informe final de los talleres co-curriculares y talleres de
investigación.
3.2. Gestión de Talles de Tesis: Talleres de Investigación
3.2.1. Propósito:
Desarrollar y liquidar los Talleres de Investigación.
3.2.2. Alcance:
Aplica a Vicerrectorado de Investigación, Dirección de Escuela, Coordinación de
Cobranzas, Coordinación de Biblioteca y Encargados de Captación Directa.
3.2.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Presentar proyecto de Taller de
Investigación: Presenta el proyecto de taller a
la Coordinación de Investigación (COI) para su
aprobación. Se adjunta presupuesto
específico, compromisos de pago y relación de
estudiantes preinscritos por Captación Directa.
La presentación de proyecto de Taller de
investigación para programas de posgrado lo
realiza el Coordinador de Programa de
Posgrado, de acuerdo a lo establecido en
Reglamento de Investigación.
Docente Tutor
Investigador /
Coordinador de
Programa de
Posgrado
2
Aprobar proyecto de Taller Investigación:
Se aprueba el proyecto mediante trámite
documentario, con lo cual se procede a la
inscripción de estudiantes.
En el caso de posgrado la aprobación lo
realiza Rectorado.
Coordinador de
Investigación /
Director de
Escuela
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 74 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3
Desarrollar Taller de Investigación: El DTI
desarrolla las actividades propuestas en el
Sílabo y Plan de Aprendizaje de Tesis (SPA).
Docente Tutor
Investigador
4
Aprobar Proyecto de Investigación e
Informe Final: El DTI deriva los proyectos e
informe de investigación a la Comisión de
Investigación (CI), quien aprueba y emite Acta
de Aprobación que será registrada en el MOIC.
Comisión de
Investigación
5
Revisar Proyecto de Investigación e
Informe Final: El Informe Final pasa a revisión
por el Corrector Estadístico y Corrector de
Estilo. De encontrarse observaciones, están
serán registradas en el MOIC, las cuales serán
levantadas con asesoramiento del DTI.
Corrector
Estadístico /
Corrector de
Estilo
6
Desarrollar Pre Banca: El DTI coordina con el
Jurado de Sustentación la fecha de realización
de la Pre Banca, en la cual se realizan
observaciones al informe y recomendaciones
para la defensa de tesis.
Jurado de
Sustentación /
Docente Tutor
Investigador
7
Sustentar tesis: El estudiante se presenta a la
sustentación con el empastado de la tesis y
CD con archivo digital de tesis. El Jurado de
Sustentación evalúa la defensa de la tesis y
elabora el Acta de Sustentación en el MOIC.
Estudiante /
Jurado de
Sustentación
8
Registrar acta de sustentación: Se registra
el acta de sustentación escaneada en el
MOIC, y entrega Actas de Sustentación al DTI.
Jurado de
Sustentación
9
Entregar acta de sustentación: El DTI
entrega actas de sustentación dentro de los
plazos establecidos al Especialista de
Registros de Investigación.
Docente Tutor
Investigador
10
Derivar acta de sustentación a Expedientes:
Se verifica que los datos de la tesis (formato
digital) coincidan con los datos consignados en
el Acta de Sustentación física, antes de
proceder al envío a la Coordinación de
Expedientes.
Especialista de
Registros de
Investigación
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 75 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
11
Cerrar Taller Co-curricular: El DTI remite el
informe de cierre del taller al Especialista de
Registro de Investigación para que verificación
del taller en el MOIC, y luego derive a Auditor
Líder de Revisión de Talleres para verificación
de cumplimiento de estándares y la liquidación
respectiva.
Docente Tutor
Investigador
12
Liquidar Taller Co-curricular: El Auditor de
Revisión de Talleres emite el informe para
pago a los participantes en el taller.
Auditor de
Revisión de
Talleres
13
Registrar liquidación de Taller: Se ingresa la
liquidación del taller en el Módulo de
Presupuestos Específicos.
Especialista de
Registros de
Investigación
14
Supervisar desarrollo del Taller de
Investigación: La Coordinación de
Investigación realiza la supervisión al
desarrollo de los talleres de investigación, y
registros respectivos de proyectos e informes
aprobados.
Coordinación de
Investigación
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 76 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.4. Flujograma:
3.2.5. Indicadores:
Porcentaje de talleres de investigación ejecutados en el tiempo previsto.
Porcentaje de titulados por tesis.
3.2.6. Riesgos:
Bajo porcentaje de titulados por tesis.
3.2.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación de Documentos Normativos.
Taller de Capacitación de Manual de Metodología de la Investigación (MIMI).
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 77 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Investigación.
Manual de Metodología de la Investigación (MIMI).
ITGC-570 Aprobación y el desarrollo de taller de investigación.
ITGC-577 Revisión del informe final de los talleres co-curriculares y talleres de
investigación.
3.3. Ejecución Presupuestaria de Investigación:
3.3.1. Propósito:
Gestionar la ejecución presupuestaria de investigación.
3.3.2. Alcance:
Aplica a Vicerrectorado de Investigación, Dirección de Escuela, Comisiones de
Investigación.
3.3.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Liquidar Taller de Investigación: El DTI
elabora Informe de Cierre dirigido al Rector
para su revisión y liquidación.
Docente Tutor
Investigador
2
Revisar Informe de Cierre de Taller: Se
revisa y se da el visto de conformidad a los
estándares establecidos en el ITGC-577.
Auditor Líder de
Revisión de
Liquidación de
Talleres
3
Elaborar Informe de Liquidación: Se elabora
el informe de liquidación y se deriva a División
de Personal para pagos, y a Vicerrectorado de
Investigación para ingreso de presupuestos.
Rectorado
4
Ingresar requerimientos al presupuesto: Se
ingresa los requerimientos al presupuesto en
el Módulo de Presupuesto Específico.
Especialista de
Registros de
Investigación
5
Evaluar presupuesto: Se verifican los
ingresos y gastos, y se evalúa la rentabilidad
del taller.
Coordinador de
Presupuesto
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 78 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.3.4. Flujograma:
3.3.5. Indicadores:
Porcentaje de Ejecución de ingresos de investigación.
3.3.6. Riesgos:
Ingreso a destiempo de requerimientos de presupuesto.
3.3.7. Actividades de Capacitación:
Taller de requisitos legales y reglamentarios.
3.3.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Investigación.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 79 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
ITGC-577 Revisión del informe final de los talleres co-curriculares y talleres de
investigación.
3.4. Desarrollo de Asignaturas de Tesis:
3.4.1. Propósito:
Desarrollar asignaturas de Tesis en niveles de pregrado y posgrado.
3.4.2. Alcance:
Aplica a Rectorado, Vicerrectorado de Investigación, Direcciones de Escuela,
Docentes, Estudiantes en Sede Central y Filiales, y Grupos de Interés.
3.4.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Aprobar DTI y Comisiones de
Investigación: La Coordinación de
Investigación propone los DTI y Comisiones de
Investigación para su aprobación por
Rectorado.
Coordinación de
Investigación
2
Elaborar SPA: Elabora el SPA de las
asignaturas de Tesis e implementa el RD en
pregrado y posgrado.
Metodólogo
Coordinación
de
Investigación
3
Adecuar SPA y RD: El DTI adecua el SPA y
RD teniendo en cuenta la(s) línea(s) de
investigación desarrolladas en la Escuela
Profesional.
Docente Tutor
Investigador
4
Desarrollar asignatura de Tesis I: El
estudiante elabora el proyecto de investigación
derivado de la línea, para revisión y
aprobación por la Comisión de Investigación.
Una vez aprobado el proyecto, la Comisión de
Investigación elabora y registra el Acta del
Aprobación en el MOIC.
En el caso de Maestría, debe presentar
adicionalmente los resultados obtenidos de la
recolección de datos.
Estudiante /
Comisión de
Investigación
Docente Tutor
Investigador
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 80 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Desarrollar asignatura de Tesis II: El
estudiante (Pregrado y Doctorado) ejecuta el
proyecto de investigación y presenta como
producto final los resultados obtenidos de la
recolección de datos, lo cual será aprobado
por el DTI.
En el caso de Maestría debe presentar informe
final, artículo científico y ponencia, para
revisión y aprobación por la Comisión de
Investigación. Una vez aprobado el informe, la
Comisión de Investigación elabora y registra el
Acta del Aprobación en el MOIC.
Estudiante /
Comisión de
Investigación
Docente Tutor
Investigador
6
Desarrollar asignatura de Tesis III: El
estudiante (Pregrado y Doctorado) elabora el
pre informe de investigación, lo cual será
aprobado por el DTI.
Estudiante Docente Tutor
Investigador
7
Desarrollar asignatura de Tesis IV: El
estudiante (Pregrado y Doctorado) elabora el
informe final, artículo científico y ponencia,
para revisión y aprobación por la Comisión de
Investigación. Una vez aprobado el informe, la
Comisión de Investigación elabora y registra el
Acta del Aprobación en el MOIC.
Estudiante /
Comisión de
Investigación
Docente Tutor
Investigador
8
Elaborar meta análisis: El DTI presenta el
proyecto de meta análisis en función de la
integración de los proyectos de Tesis I.
Docente Tutor
Investigador
9
Elaborar artículo: El DTI presenta artículo de
meta análisis en función de la integración de
los resultados obtenidos en los informes de
Tesis IV (Pregrado y Doctorado) y Tesis II
(Maestría).
Docente Tutor
Investigador
10
Supervisar desarrollo de asignaturas de
tesis: La Coordinación de Investigación realiza
la supervisión al desarrollo de asignaturas de
tesis, y registros respectivos de proyectos e
informes aprobados.
Coordinación de
Investigación /
Director de
Escuela
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 81 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4.4. Flujograma:
3.4.5. Indicadores:
Número de proyectos aprobados.
Número de informes aprobados.
3.4.6. Riesgos:
Producto Final que no cumple con los requisitos de aprobación.
Bajo porcentaje de egresados en el tiempo esperado declarado en el Proyecto
Educativo.
3.7.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación de Documentos Normativos.
Taller de Capacitación de Manual de Metodología de la Investigación (MIMI).
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 82 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.7.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Académico.
Manual de Metodología de la Investigación (MIMI).
ITGC-592 Pago por desarrollo de asignaturas de tesis a docentes tutores
investigadores.
3.5. Difusión de la Investigación:
3.5.1. Propósito:
Elaborar, ejecutar y evaluar plan de difusión de la investigación a nivel de pregrado y
posgrado en Sede Central y Filiales.
3.5.2. Alcance:
Aplica a Vicerrectora de investigación, estudiantes, docentes tutores y titulares, grupo
interés, Docentes Tutores Investigadores de Sede Central y Filiales.
3.5.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1 Elaborar plan de difusión: Se presenta al
VI para su revisión y aprobación.
Coordinador de
investigación
2
Difundir requisitos legales y
reglamentarios: Se difunde a estudiantes y
docentes de sede central y filiales en los
niveles de pregrado y posgrado, los
requisitos legales y reglamentarios del
proceso de investigación.
Coordinador de
investigación
Docente tutor
investigador
3
Promocionar registro de docentes en
DINA: El Coordinador de Investigación
promociona el registro de docentes de
investigación en el DINA – CONCYTEC.
Coordinador de
Investigación
4
Promover el desarrollo de actividades de
investigación científica: Se promueve en
los estudiantes el desarrollo de monografías,
comunicaciones cortas o reporte de casos,
en cada semestre académico.
Coordinador de
Publicaciones
Asistente de
publicaciones
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 83 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Promover la participación en ponencias:
Realiza la promoción de la participación de
los docentes y estudiantes en ponencias a
nivel nacional e internacional.
Coordinador de
Publicaciones
6
Publicar artículos en revista científica:
Realiza la publicación artículos en la Revista
Científica In Crescendo o en el repositorio de
monografías y afines del VI.
Coordinador de
Publicaciones
7
Elaborar textos y libros: Realiza la difusión
de la elaboración de textos de la asignatura y
libros sobre los resultados de las líneas de
investigación utilizadas en las asignaturas.
Coordinador de
UTEX
8
Difundir líneas de investigación: Los DTI
de la Sede Central en coordinación con los
DTI de las filiales realizan una efectiva
difusión de las líneas de investigación y el
avance de los proyectos donde participan los
estudiantes utilizando el sistema de
información y comunicación de la universidad
Docente Tutor
Investigador
9
Organizar jornadas científicas: El DTI
organiza jornadas científicas y eventos
donde se difunden y discuten, entre
estudiantes, docentes y grupos de interés,
las investigaciones realizadas según nivel de
estudios.
Docente Tutor
Investigador
Director de la
Escuela
Profesional /
Coordinador
carrera (Filial)
10 Evaluar plan de difusión: Se realiza la
evaluación de la eficacia del plan de difusión.
Coordinador de
investigación
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 84 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.5.4. Flujograma:
3.5.5. Indicadores:
Eficacia del plan de difusión.
3.5.6. Riesgos:
Baja participación de los estudiantes y docentes en actividades de difusión de
la investigación.
3.5.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.5.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Investigación.
3.6. Diversificación de Líneas de Investigación:
3.6.1. Propósito:
Elaborar, aprobar y registrar las líneas de investigación en las Escuelas Profesionales a
nivel de pregrado y posgrado.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 85 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.2. Alcance:
Aplica a Metodólogo, Comités Consultivos, Docentes Tutores Investigadores y
Docentes de Sede Central y Filiales.
3.6.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Presentar propuesta de línea de
investigación: Se presenta al Metodólogo
adjuntando los prototipos de proyecto e
informe de investigación.
Docente
Titulares /
Docentes
Tutores
2
Revisar línea de investigación: Revisa la
línea de investigación propuesta y la deriva a
Consejo Universitario para aprobación.
Metodólogo /
Consejo
Universitario
3
Registrar Línea de Investigación: Se registra
en el Módulo de Investigación Científica
(MOIC).
Vicerrectorado
de Investigación
4
Determinar priorización de Línea de
Investigación: En eventos, organizados por
los DTI y dirigido al Comité Consultivo, se
prioriza la Línea de Investigación y se emite el
Acta de Priorización, la cual queda registrada
en el MOIC.
Docente Tutor
Investigador
5
Ejecutar Línea de Investigación: Se ejecuta
la línea de investigación a través de
asignaturas de tesis de pregrado y posgrado, y
de Talleres Co-curriculares (TCC) y Talleres de
Investigación (TI).
Docente Tutor
Investigador
6
Supervisar ejecución de líneas y
subproyectos: Se supervisa la ejecución de
las líneas de investigación y subproyectos.
Director de
Escuela
Coordinador
de Carrera
(Filiales)
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 86 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.4. Flujograma:
3.6.5. Indicadores:
Número de líneas de investigación por Escuela Profesional.
3.6.6. Riesgos:
Demora en desarrollo de la investigación.
3.6.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Desarrollo de Líneas de Investigación.
Dificultad en la obtención del título y grados académicos.
3.6.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Investigación.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 87 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.7. Publicación en Revistas Científicas:
3.7.1. Propósito:
Revisar, editar y publicar artículos en Revistas Científicas Nacionales e Internacionales.
3.7.2. Alcance:
Aplica a Docentes Universitarios a Nivel Nacional e Internacional.
3.7.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Revisar cumplimiento de registro de
artículos: Se revisa el cumplimiento de
registro de artículos científicos en MOIC
elaborados por docentes y estudiantes; para
su posterior evaluación de cumplimiento de
requisitos, a fin de ser publicados en las
revistas científicas de la Universidad.
Coordinador de
Publicaciones
Científicas
2 Enviar artículo: Se envía el artículo mediante
la plataforma Open Journal System (OJS). Autor
Asistente de
Publicaciones
3
Evaluar y asignar revisor: El Editor en Jefe
de Revista Institucional o de Revistas de
Facultad, evalúa y asigna un revisor (Editor
Especializado).
Editor en Jefe Asistente de
Publicaciones
4
Revisar artículo: Se revisa el contenido del
artículo de acuerdo a políticas editoriales de
cada revista y se realiza las recomendaciones
del caso.
Si hay observaciones se pasa al punto N°5,
de lo contrario se pasa al punto N°6.
Editor
Especializado
5
Levantar observaciones de contenido: Se
levantan las observaciones respecto al
contenido del artículo y se reenvía al Editor
Especializado.
Autor
6
Revisar corrección de estilo: Se realiza la
corrección de estilo y sintaxis.
Si hay observaciones se pasa al punto N°7,
de lo contrario se pasa al punto N°8.
Corrector de
Estilo
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 88 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
7
Levantar observaciones de estilo y sintaxis:
Se levantan las observaciones y se reenvía el
artículo al Editor en Jefe.
Autor
8 Realizar diagramación: Se realiza la
diagramación del artículo. Diagramador
9
Editar y publicar artículo: Se publica el
artículo de acuerdo a las políticas de
suscripción (contenido inmediato o con
restricción).
Editor en Jefe
10
Supervisar publicación de artículos: Se
supervisa que todos los artículos hayan sido
publicados en Revista Institucional y Revistas
de Facultad, de acuerdo a política editorial de
cada revista.
Coordinador de
Publicaciones
Científicas
11
Gestionar pago a docentes autores: Se
solicita a Rectorado la aprobación de
incentivos a docentes autores, y con dicha
aprobación se tramita con la Coordinación de
Motivación e Incentivos.
Coordinador de
Publicaciones
Científicas
Coordinación
de Motivación
e Incentivos
12
Registrar constancia de publicación en
legajo de docente: Coordinación de
Publicaciones envía constancia de publicación
de artículo del docente a la Coordinación de
Escalafón para su registro en la Ficha
Escalafonaria.
Coordinador de
Escalafón
13
Difundir producción científica: Se difunde a
nivel nacional e internacional la producción
científica de los docentes.
Editor en Jefe
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 89 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.7.4. Flujograma:
3.7.5. Indicadores:
Producción de artículos científicos.
3.7.6. Riesgos:
Sanciones o expulsión del Repositorio ALICIA - CONCYTEC a causa de
publicación de artículos que no cumplan con políticas de calidad de revistas.
3.7.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Manejo de OJS.
Taller de Capacitación en Redacción de Artículos y otros.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 90 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.7.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Publicaciones Científicas.
Reglamento de Investigación.
3.8. Publicación de Textos Universitarios - UTEX:
3.8.1. Propósito:
Promocionar, producir y publicar Textos Universitarios – UTEX de diversa tipología para
el uso en asignaturas de las Carreras Profesionales.
3.8.2. Alcance:
Aplica a Docentes Autores, Direcciones de Escuela y Estudiantes en Sede Central y
Filiales.
3.8.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Designar docentes: El Director de Escuela
informa al Promotor UTEX los docentes
designados para la producción de los textos de
sus asignaturas; garantizando la vigencia de la
asignatura en el plan de estudios.
Director de
Escuela
2
Firmar contrato: El Promotor UTEX concreta
la firma de contrato con los docentes
designados para elaboración de textos
universitarios compilados, manuales, guías de
práctica de laboratorio y textos de autoría
propia.
Promotor UTEX
3
Otorgar visto bueno a contrato: El Director
de Escuela da visto bueno a contrato firmado
por el docente designado.
Director de
Escuela
4
Elaborar texto universitario: El docente autor
inicia la elaboración del texto universitario, y
una vez culminada la elaboración del texto en
el plazo establecido lo presenta al Promotor
UTEX.
Docente Autor
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 91 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Revisar texto universitario: El Promotor
UTEX revisa el texto universitario de acuerdo a
la estructura establecida por la Coordinación
de Publicaciones Científicas y según las
normas de redacción de textos. En el caso de
no cumplir con lo establecido, el texto será
devuelto al autor para levantar las
observaciones.
Promotor UTEX
6
Levantar observaciones: El docente autor
levanta las observaciones señaladas por el
Promotor UTEX.
Docente Autor
7
Dar conformidad a texto universitario: Una
vez levantadas las observaciones por parte del
autor, el Promotor UTEX da la conformidad al
texto universitario para su posterior
publicación.
En el caso de textos de autoría propia se pasa
al punto N°8, de lo contrario se pasa al punto
N°11.
Promotor UTEX
8
Gestionar propiedad intelectual del autor:
Se gestiona ante la Biblioteca Nacional del
Perú el número de depósito legal, ISBN y
código de barras.
Coordinador de
Publicaciones
Científicas
Promotor
UTEX
9
Incorporar Hoja de Crédito: Se incorpora en
el texto universitario la Hoja de Crédito para
finalización de texto.
Docente Autor
10
Verificar incorporación de Hoja de Crédito:
Se verifica la incorporación de la hoja de
crédito en el texto universitario de autoría
propia.
Promotor UTEX
11
Registrar texto universitario en repositorio:
Se realiza el registro del texto universitario en
el Repositorio Institucional.
Especialista de
Registros de
Investigación
12
Enlazar textos universitarios: Se enlaza los
textos universitarios en Biblioteca Digital. Así
podrá ser referenciado en el RD de
asignaturas.
Coordinación de
Biblioteca
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 92 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Se pasa al punto N°13 y N°14 en paralelo.
13
Gestionar pago a docente autor: Se
gestiona el pago del docente autor ante
Coordinación de Servicios al Personal, previa
verificación de cumplimiento de contrato.
Se pasa al punto N°15.
Coordinador de
Publicaciones
Científicas
Asistente de
Publicaciones
14
Registrar producción intelectual en legajo
de docente: El docente hace entrega a la
Coordinación de Escalafón una copia del
Certificado de Depósito Legal del texto de
autoría propia y/o Declaración Jurada para su
registro en el Módulo de Ficha Escalafonaria.
Coordinador de
Escalafón
15
Difundir textos universitarios: Se difunde a
nivel nacional e internacional los textos
universitarios elaborados por los docentes.
Promotor UTEX Docente Autor
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 93 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.8.4. Flujograma:
3.8.5. Indicadores:
Producción de textos universitarios.
3.8.6. Riesgos:
Sanciones o expulsión del Repositorio ALICIA - CONCYTEC a causa de
publicación de textos universitarios que no cumplan con las normas
establecidas.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 94 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.8.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en elaboración de textos universitarios.
3.8.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Producción de Textos (UTEX).
Reglamento de Propiedad Intelectual.
3.9. Implementación de Líneas de Investigación para el Instituto de Investigación:
3.9.1. Propósito:
Integrar proyectos de investigación propiamente dicha, ejecutados por docentes
investigadores en colaboración con organizaciones de investigación nacional o
internacional.
3.9.2. Alcance:
Aplica a Investigadores, Directores de Línea de Investigación, universidades Públicas y
Privadas, y Empresas Públicas y Privadas a Nivel Nacional e Internacional.
3.9.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Presentar propuesta de línea de
investigación: Se presenta al Metodólogo
adjuntando el proyecto de la línea propuesta.
Investigadores
2
Revisar línea de investigación: La propuesta
de línea de investigación es revisada por el
Metodólogo, el Comité de Aprobación de
Proyecto y el Comité de Ética. Finalmente, se
deriva a Consejo Universitario para
aprobación.
Metodólogo /
Comité de
Aprobación de
Proyecto /
Comité de Ética
3
Registrar Línea de Investigación: Se registra
la línea de investigación aprobada por Consejo
Universitario, en el Vicerrectorado de
Investigación.
Vicerrectorado
de Investigación
4
Ejecutar Línea de Investigación: Se ejecuta
la línea de investigación a través del equipo de
investigadores.
Director de
Línea de
Investigación
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 95 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Presentar informes de avance de ejecución:
Se presenta informes de avance de proyecto
de investigación a Vicerrectorado de
Investigación, según cronograma.
Director de
Línea de
Investigación
6
Presentar Informe Final: Se presenta Informe
Final de proyecto de investigación ejecutado a
Vicerrectorado de Investigación, quien a su
vez eleva informe a Rectorado.
Director de
Línea de
Investigación
3.9.4. Flujograma:
3.9.5. Indicadores:
Número de líneas de investigación aprobadas.
3.9.6. Riesgos:
Deficiente innovación científica y tecnológica de la Universidad.
3.9.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Elaboración de Líneas de Investigación.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 96 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.9.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento del Instituto de Investigación (UNINVEST).
Reglamento del comité institucional de ética en investigación (CIEI) del Instituto
de Investigación de la ULADECH Católica (CIEI)
Código de Ética para la Investigación.
III.4. ESCUELAS PROFESIONALES
1. Propósito:
Desarrollar actividades que gestionen la planificación, formación profesional, responsabilidad
social e investigación de la Escuela Profesional.
2. Estructura:
Unidad Jerárquica /
Unidad Operativa
Procesos
Calidad Funcionamiento
Director de Escuela
Planificación Estratégica y
Operativa de la Escuela
Profesional.
Acreditación /
Reacreditación.
Proyectos Educativos.
Implementación de
Laboratorios y Talleres.
Prácticas Pre
Profesionales.
Coordinador Académico
Lectivo
Programación Académica.
Ejecución Académica.
3. Procesos:
3.1. Planificación Estratégica y Operativa de la Escuela Profesional:
3.1.1. Propósito:
Ejecutar los lineamientos para la planificación, ejecución, evaluación y mejora del
planeamiento estratégico y operativo para su implementación y mantenimiento en
Escuela Profesional a nivel de la Sede Central y Filiales.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 97 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.2. Alcance:
Aplica a Directores de Escuela, Coordinadores de Carrera (Filial), Estudiantes,
Docentes, Egresados y Grupos de Interés en Sede Central y Filiales.
3.1.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar documentos de planificación
participativamente: Elaboración y
actualización del Plan Estratégico, según
corresponda. Anualmente el Director de
Escuela revisa y actualiza el Plan Estratégico,
y elabora el Plan Operativo de la Carrera
Profesional.
Director de
Escuela
Coordinador
de Carrera
(Filial)
2
Revisar documentos de planificación: El
Director de Escuela deriva los documentos de
planificación a la Coordinación de SGC para
su revisión y conformidad.
Coordinación de
Sistema de
Gestión de
Calidad
3
Aprobar documentos de planificación:
Luego de la conformidad de los documentos
de planificación, son aprobados en Consejo de
Facultad y ratificados en Consejo Universitario.
Consejo de
Facultad y
Consejo
Universitario
4
Publicar documentos de planificación:
Director de Escuela deriva los documentos de
planificación a Coordinación de Tecnología
Web para su publicación en la página web de
la Escuela Profesional.
Director de
Escuela/
Coordinador de
Tecnología Web
Especialista de
Tecnología
Web
5
Socializar documentos de planificación: Se
socializa con docentes, estudiantes,
egresados, grupos de Interés y autoridades,
en función al Plan de Difusión aprobado. En
las Filiales la socialización la realiza el
Coordinador de Carrera o quien haga sus
veces, y remite las evidencias al Director de
Escuela.
Director de
Escuela
Coordinador
de Carrera
(Filial)
6
Evaluar documentos de planificación: El
Director de Escuela realiza la evaluación anual
del Plan Estratégico y semestral del Plan
Director de
Escuela
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 98 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Operativo, de acuerdo al ITGC-354, elabora
los indicadores de gestión según
correspondan e implementa la mejora
continua.
3.1.4. Flujograma:
3.1.5. Indicadores:
Eficacia del Plan Estratégico de Escuela Profesional.
Eficacia del Plan Operativo de Carrera Profesional.
Eficacia de difusión del Plan Estratégico de Escuela Profesional.
Eficacia de difusión del Plan Operativo de la Carrera Profesional.
3.1.6. Riesgos:
Incumplimiento de Planes Estratégicos y Operativos.
3.1.7. Actividades de Capacitación:
Taller presencial de capacitación en Planeación Estratégica y Operativa.
3.1.8. Documentos Relacionados:
Plan Estratégico Institucional 2016-2018.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 99 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Plan de Funcionamiento y Desarrollo Institucional 2016.
Estatuto.
Reglamento General.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos por Procesos.
ITGC-354 Elaboración, conocimiento y evaluación de Plan Estratégico de
Escuela y Plan Operativo de Carrera Profesional.
3.2. Acreditación / Reacreditación:
3.2.1. Propósito:
Desarrollar proceso de acreditación / reacreditación o autoevaluación con fines de
mejora de la Carrera Profesional en Sede Central y Filiales.
3.2.2. Alcance:
Aplica a Dueños de Proceso, Dirección de Escuela, Docentes, Estudiantes, Grupos de
Interés, Autoridades y Sistema de Gestión de Calidad de la Carrera Profesional.
3.2.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Proponer Comité Interno: El Director de
Escuela propone la conformación del Comité
Interno a Rectorado para su aprobación.
Director de
Escuela
2
Elaborar Proyecto de
Acreditación/Reacreditación: Se elabora el
proyecto según lo establecido en la Guía de
Acreditación del SINEACE, y se envía a
Rectorado para aprobación mediante
resolución.
Comité Interno
Coordinador
de Carrera
(Filial)
3
Difundir proceso de acreditación: El Comité
Interno realiza la difusión a estudiantes,
docentes, administrativos, dueños de proceso
y grupos de interés preparándolos para la
evaluación externa.
Comité Interno
Coordinador
de Carrera
(Filial)
4
Ejecutar actividades programadas: Se
ejecuta las actividades programadas en el
Proyecto de Acreditación / Reacreditación
según cronograma establecido asegurando
cumplimiento de metas y recolección de
fuentes de verificación.
Comité Interno
Coordinador
de Carrera
(Filial)
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 100 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Elaborar Informe Final de Autoevaluación:
Se elabora de acuerdo a los lineamientos del
Modelo de Calidad de la Carrera Profesional.
Comité Interno
6
Revisar Informe Final de Autoevaluación:
Se presenta el informe a la Coordinación del
SGC para su revisión y conformidad.
Coordinación de
Sistema de
Gestión de
Calidad
7
Aprobar Informe Final de Autoevaluación:
Se aprueba en Consejo de Facultad y ratifica
en Consejo Universitario.
Consejo de
Facultad /
Consejo
Universitario
8
Solicitar evaluación externa: El Director de
Escuela solicita a Rectorado el inicio de la
evaluación externa.
Director de
Escuela
Coordinación
de Sistema de
Gestión de
Calidad
9
Planificar y participar en visita de
evaluadores: El Comité Interno planifica y
participa de la visita de los evaluadores
externos coordinando con las diferentes áreas
de logística e infraestructura.
Si hubiese observaciones en la visita
realizada, se pasa al punto N°10, de lo
contrario se pasa al punto N°11.
Comité Interno
Coordinación
de Sistema de
Gestión de
Calidad
10
Levantar observaciones: El Comité Interno
levanta las observaciones que realiza la
Comisión Evaluadora, emitiendo un nuevo
Informe de Autoevaluación.
Comité Interno
Coordinador
de Carrera
(Filial)
11
Ejecutar Plan de Mejora: Se ejecuta el plan
de mejora elaborado.
Director de
Escuela
Coordinador
de Carrera
(Filial)
12
Realizar seguimiento de dueños de
proceso: Se realiza seguimiento a los dueños
de proceso, para que aseguren las fuentes de
verificación para la visita de seguimiento anual.
En caso de reacreditación iniciará nuevamente
el proceso.
Comité Interno
Coordinador
de Carrera
(Filial)
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 101 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.4. Flujograma:
3.2.5. Indicadores:
Número de Carreras Acreditadas por Escuela Profesional y modalidad.
Número de Carreras Re acreditadas por Escuela Profesional y modalidad.
Eficacia del Plan de Mejora.
3.2.6. Riesgos:
Deficiencia en la calidad técnica de los informes.
Carreras Profesionales no acreditadas en calidad.
3.2.7. Actividades de Capacitación:
Capacitación en Modelo de Calidad - SINEACE.
3.2.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Modelo de Calidad de la Carrera Profesional.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 102 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Guía de Acreditación del SINEACE.
ITGC-039 Autoevaluación de la carrera profesional con fines de acreditación.
ITGC-357 Etapas de adquisición, procesamiento y registro de data de forma
virtual y talleres de análisis y discusión de información del subproceso
generación de información del proceso de autoevaluación.
ITGC-466 Metodología de aplicación de encuestas en las carreras
profesionales en proceso de autoevaluación con fines de acreditación y
carreras acreditadas de la universidad.
3.3. Proyecto Educativo:
3.3.1. Propósito:
Elaborar, difundir, evaluar y realizar mejora continua del Proyecto Educativo de la
Escuela Profesional.
3.3.2. Alcance:
Aplica a Docentes Titulares por Tipo de Estudio, Docentes Tutores de Asignatura,
Docentes Tutores y Estudiantes en Sede Central y Filiales.
3.3.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar y/o actualizar Proyecto Educativo:
Se elabora y/o actualiza el Proyecto Educativo
considerando los documentos pertinentes,
alineado al Proyecto Educativo Institucional.
Se aprueba en Consejo de Facultad y se
ratifica en Consejo Universitario.
Se pasa al punto N°2 y punto N°4 de forma
paralela.
Director de
Escuela
2
Remitir Plan de Estudios y Plan de
Equivalencias: El Director de Escuela remite
el Plan de Estudios y Plan de equivalencias a
la Coordinación de Servicios Académicos para
su registro.
Director de
Escuela
Coordinador
de Servicios
Académicos
3
Registrar actualización de Plan de Estudios
y equivalencias: Se registra la actualización
del plan de estudios y se evalúa que las
equivalencias propuestas no alteren el tiempo
Coordinador de
Servicios
Académicos
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 103 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
de duración de estudios de los estudiantes
matriculados por el cambio de plan de estudios
y otros inconvenientes que se pudieran
presentar, créditos adicionales, matriculas
especiales y otros. De encontrarse
observaciones se coordina con el Director de
Escuela.
Se pasa al punto N°7.
4
Elaborar y/o actualizar Sílabo de
asignaturas: Se elabora y/o actualiza el
Sílabo de asignaturas, considerando el ITGC-
069 y las recomendaciones de los Docentes
Tutores.
Docente Titular
5
Elaborar y/o actualizar Plan de Aprendizaje:
Se elabora y/o actualiza el Plan de Aprendizaje
de asignaturas, considerando el ITGC-069 y
las recomendaciones de los Docentes Tutores.
Docente Titular Docente Tutor
6
Elaborar y/o actualizar Red de Docentes
(RD): Se elabora y/o actualiza el RD de
asignaturas, considerando el ITGC-069 y las
recomendaciones de los Docentes Tutores.
Docente Titular Docente Tutor
7
Difundir y socializar Proyecto Educativo:
Se difunde y socializa el Proyecto Educativo
con los docentes, estudiantes, representante
de los grupos de interés y egresados. Se
elabora Plan de Difusión e informe de
evaluación. En las Filiales, el Coordinador de
Carrera se encarga de la difusión y elaborar
informe de evaluación del Plan de Difusión,
aprobado por Dirección de Escuela.
Director de
Escuela
Coordinador
de Carrera
(Filial)
8
Evaluar Proyecto Educativo: Se evalúa y/o
actualiza el proyecto educativo, en base al
Informe de resultados de examen de fin de
carrera, Informe de Seguimiento de
Graduados, y aportes de representantes del
grupo de interés.
Director de
Escuela
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 104 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.3.4. Flujograma:
3.3.5. Indicadores:
Indicadores establecidos en el Modelo de Calidad de la Carrera Profesional.
Proyecto Educativo de la Escuela Profesional adecuado a la Ley Universitaria
N°30220 y Condiciones Básicas de Calidad (CBC).
3.3.6. Riesgos:
Incumplimiento al Indicador 2 de las Condiciones Básicas de Calidad –
SUNEDU.
3.3.7. Actividades de Capacitación:
Capacitación en Estrategias de Aprendizaje.
3.3.8. Documentos Relacionados:
Proyecto Educativo Institucional 2014 - 2024.
Reglamento de Organizaciones y Funciones.
Reglamento Académico.
Reglamento de Sistema de Créditos Académicos.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 105 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Reglamento de Lineamientos del Currículo.
ITGC-069: Elaboración e implementación del sílabo/plan de aprendizaje.
ITGC-209 Elaboración de prueba de fin de carrera y plan de mejora del
currículo de carrera profesional.
ITGC-347: Evaluación del plan de estudio de las carreras profesionales de la
ULADECH Católica.
FORMGC-003 Registro de asistencia.
FORMGC-004 Acta de Reunión.
3.4. Implementación de Laboratorios y Talleres:
3.4.1. Propósito:
Determinar el procedimiento para la gestión de laboratorios y talleres.
3.4.2. Alcance:
Aplica a Director de Escuela, Coordinadores de Laboratorios/Talleres, Ayudantes de
Cátedra, Docentes y Estudiantes de Pregrado.
3.4.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Solicitar disponibilidad de horarios: Se
envía un documento al Coordinador de
Laboratorio/Taller solicitando disponibilidad
de horarios para desarrollo de práctica,
indicando el día y hora de clases.
Director de
Escuela
2
Verificar disponibilidad: Se verifica la
disponibilidad del laboratorio en el horario
general del mismo.
Si hay disponibilidad se pasa al punto N°4,
de lo contrario se pasa al punto N°3.
Coordinador de
Laboratorio/Taller
3
Adecuar horarios: De no haber
disponibilidad en el horario del laboratorio,
se adecuará el horario de la asignatura.
Se pasa al punto N°2.
Director de
Escuela
4
Implementar horarios: Se implementan y
registran los horarios solicitados en el
horario general del laboratorio/taller.
Coordinador de
Laboratorio/Taller
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 106 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Solicitar insumos y equipamiento: Se
llena un formato establecido para solicitar
los insumos y equipamiento que serán
requeridos para la ejecución de clases en el
laboratorio/taller.
Docente
6
Gestionar compra de insumos y
equipamiento: Se gestiona la compra de
insumos y equipamiento mediante proceso
de Compras, en base a documento
derivado por Coordinador de
Laboratorio/Taller. Los insumos y
equipamiento recepcionados serán
almacenados en los laboratorios/talleres,
bajo responsabilidad del Coordinador de
Laboratorio.
Director de
Escuela
Coordinador de
Laboratorio/Taller
7
Supervisar Laboratorios/Talleres: Se
supervisa y se registra las actividades en el
Módulo de Verificaciones (MOV).
Director de
Escuela /
Coordinador de
Carrera (Filial)
8
Supervisar Laboratorios a nivel nacional:
Se supervisa el funcionamiento y correcto
equipamiento de Laboratorios de Facultad
de Ciencias de Salud a nivel nacional.
Coordinador de
Laboratorios
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 107 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4.4. Flujograma:
3.4.5. Indicadores:
Número de laboratorios/talleres implementados.
3.4.6. Riesgos:
Laboratorios con infraestructura y equipamiento inadecuado a cumplimiento de
sus funciones, según lo establecido en Condiciones Básicas de Calidad –
SUNEDU.
3.4.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Gestión de Laboratorios.
Taller de Capacitación en Normas de Bioseguridad.
Taller de Capacitación en Reanimación Cardiopulmonar (RCP).
3.4.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Infracciones (CUNI).
Norma ISO 19000.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 108 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.5. Prácticas Pre Profesionales:
3.5.1. Propósito:
Gestionar el desarrollo de las prácticas pre-profesionales contribuyendo a la formación
profesional de los estudiantes.
3.5.2. Alcance:
Aplica a estudiantes de todas las Carreras Profesionales, Directores de Escuela y
Coordinadores de Carrera en Filiales.
3.5.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Proyectar número de estudiantes: El
Director de Escuela o Coordinador de
Carrera en Filial, verifica en el MORA la
proyección del número de estudiantes aptos
para iniciar Prácticas Pre Profesionales.
Director de
Escuela/
Coordinador de
Carrera (Filial)
2
Asegurar campos de práctica: El Director
de Escuela o Coordinador de Carrera en
Filial, gestiona ante las autoridades de las
instituciones públicas y/o privadas, las
vacantes necesarias para ejecución de
Prácticas Pre Profesionales de los
estudiantes.
Director de
Escuela/
Coordinador de
Carrera (Filial)
3
Realizar matrículas: Las matrículas
proceden de acuerdo al cronograma
académico aprobado por Rectorado, excepto
para Carreras de Enfermería, Obstetricia,
Odontología, Farmacia y Bioquímica, el
Director de Escuela o Coordinador de
Carrera en Filial, envía el cronograma
académico del ciclo de prácticas pre
profesionales y la relación de estudiantes
aptos; a División de Registros Académicos
para el ingreso de matrícula en MORA y a
Coordinación de Cobranzas para la
programación de los pagos respectivos.
Director de
Escuela/
Coordinador de
Carrera (Filial)
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 109 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
4
Distribuir vacantes de Prácticas Pre
Profesionales: El Director de Escuela o
Coordinador de Carrera en Filial, distribuye
las vacantes para las Prácticas Pre
Profesionales en acto público y en presencia
de los estudiantes aptos teniendo en cuenta
el orden de mérito (obtenido en base al
promedio ponderado de los ciclos de
estudios anteriores al de las prácticas pre
profesionales). Los estudiantes dan su
conformidad firmando el Acta de Distribución
de Plazas.
Director de
Escuela/
Coordinador de
Carrera (Filial)
5
Designar tutor encargado de Prácticas Pre
Profesionales: Se envía a la institución la
Carta de Presentación indicando el tiempo de
duración de las prácticas pre profesionales y
se realiza la designación del tutor según
corresponda.
En el caso de las Carreras Profesionales
donde el docente tutor de supervisión es
designado por la institución donde se
realizarán las prácticas, se debe contar con
la Carta de Aceptación indicando el
responsable o tutor encargado de
supervisión de prácticas pre profesionales,
adjuntando el currículo vitae. Por su parte, el
Coordinador Académico Lectivo remite el
currículo vitae a la Dirección de Innovación
Pedagógica para su verificación y aprobación
por Rectorado. Finalmente se deriva a
División de Personal para su registro.
Coordinador
Académico
Lectivo /
Director de
Escuela
6
Supervisar Prácticas Pre Profesionales: El
tutor encargado de Prácticas Pre
Profesionales supervisa a los estudiantes en
el desarrollo de las actividades e informa
culminación a Director de Escuela
adjuntando las calificaciones de los
estudiantes.
Director de
Escuela/
Coordinador de
Carrera (Filial)
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 110 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
7
Evaluar Prácticas Pre Profesionales: Los
practicantes sustentan el informe final de
Prácticas Pre Profesionales (según modelo
y/o esquema de cada escuela) ante el
Director de Escuela o Coordinador de
Carrera en Filial; aplica los criterios de
evaluación establecidos en el SPA y procede
con el procesamiento de calificaciones y
registro en MORA.
En el caso de la Escuela Profesional de
Odontología, los estudiantes sustentan el
informe en la Institución de Salud donde
realizaron sus prácticas y la calificación es
enviada a la Escuela Profesional.
Para los Estudiantes de las Escuelas
Profesionales de Ciencias de la Salud,
excepto Psicología, es requisito aprobar
todas las rotaciones de las Prácticas Pre
Profesionales.
Director de
Escuela/
Coordinador de
Carrera (Filial)
3.5.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 111 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.5.5. Indicadores:
Porcentaje de estudiantes que aprueban las prácticas pre profesionales por
semestre académico.
3.5.6. Riesgos:
No contar con campos de práctica necesarios para el desarrollo de la práctica
pre profesional.
3.5.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.5.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento Académico.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
3.6. Programación Académica:
3.6.1. Propósito:
Determinar el proceso de gestión de la programación académica de pregrado y
posgrado.
3.6.2. Alcance:
Aplica a Coordinación Académica Lectiva, Coordinadores de Carrera en Filiales,
Docentes y Estudiantes de Pregrado y Posgrado en Sede Central y Filiales.
3.6.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar Cronograma Académico: Se
elabora el Cronograma Académico Anual y se
deriva a Rectorado para aprobación. Para los
programas de posgrado, el Director de
Escuela elabora el cronograma.
Jefe de División
de Registros
Académicos /
Director de
Escuela
2
Aprobar Cronograma Académico: Se
aprueba cronograma académico para
pregrado y posgrado.
Rector
3
Programar cursos y asignar docentes: Se
realiza la programación de cursos y se
asignan docentes de tutoría en pregrado y
posgrado, en función a criterios de evaluación
docente.
Coordinador
Académico
Lectivo /
Coordinador de
Carrera (Filial)
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 112 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
4
Registrar carga académica: Se registra en el
Módulo de Registros Académicos la carga
académica, horarios, y ambientes, para
pregrado y posgrado.
Coordinador
Académico
Lectivo /
Coordinador de
Carrera (Filial)
Especialista
Académica
5
Migrar asignaturas: El Docente Titular migra
los cursos de la Red Docente - RD al Blended
Learning - BL o Distancia - DV del Entorno
Virtual Angelino - EVA.
Docente Titular /
Director de
Escuela
6
Revisar carga académica: Dirección de
Innovación Pedagógica revisa la asignación de
carga académica en función a los criterios de
la evaluación docente, y Coordinación de
Programación Académica y Matrículas, revisa
la asignación de carga académica en función
al régimen de estudios.
Dirección de
Innovación
Pedagógica /
Coordinación de
Programación
Académica y
Matrículas
7
Reajustar carga: Al cierre de matrículas, se
ejecuta el reajuste de carga académica, se
levantan observaciones generadas por la
Dirección de Innovación Pedagógica. Para
modalidad a distancia, se integran las
asignaturas que no cumplan con el régimen de
estudios, según procedimiento establecido
(ITGC-330).
Coordinador
Académico
Lectivo /
Coordinador de
Carrera (Filial)
Coordinación
de Educación a
Distancia
8
Aprobar carga académica: Se aprueba la
carga académica en el Módulo de Registros
Académicos.
Rector
Dirección de
Innovación
Pedagógica
9
Informar carga académica a docentes
tutores: Se cita a docentes tutores para
informarles su carga académica asignada en
el semestre académico.
Coordinador
Académico
Lectivo /
Coordinador de
Carrera (Filial)
10
Verificar Libro de Calificaciones: Se verifica
la correcta configuración del Libro de
Calificaciones, con apoyo del Coordinador
Académico Lectivo (Sede Central) y
Coordinador de Carrera (Filial).
Coordinador de
Revisión de
Certificados de
Estudios
Coordinador
Académico
Lectivo /
Coordinador de
Carrera (Filial)
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 113 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
11
Supervisar proceso de programación
académica: El Director de Escuela el proceso
de programación académica a nivel de
pregrado y posgrado en Sede Central y
Filiales.
Director de
Escuela
12
Revisar proceso de programación
académica: Se revisa el proceso de
programación académica mediante auditorias,
a cargo de la Dirección de Innovación
Pedagógica en el nivel de pregrado y
Vicerrectorado Académico en el nivel de
posgrado.
Dirección de
Innovación
Pedagógica /
Vicerrectorado
Académico
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 114 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.4. Flujograma:
3.6.5. Indicadores:
Porcentaje de cumplimiento de la programación académica.
Porcentaje de docentes a Tiempo Completo.
Porcentaje de docente que cumplen el perfil requerido por asignatura.
3.6.6. Riesgos:
Incumplimiento dela Programación Académica.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 115 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en manejo de Módulo de Registros Académicos
(MORA).
Taller de Capacitación en manejo de Módulo de Verificaciones (MOV).
Taller de Capacitación sobre criterios para asignación de carga académica.
3.6.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Académico.
Reglamento de Posgrado.
Reglamento de Régimen de Estudios.
ITGC-330 Procesos para la modalidad a distancia.
ITGC–053 Programación Académica.
ITGC–348 Distribución de Carga Horaria Lectiva y No Lectiva.
3.7. Ejecución Académica:
3.7.1. Propósito:
Determinar el proceso para la ejecución académica de asignaturas a nivel de pregrado
y posgrado.
3.7.2. Alcance:
Aplica a Director de Escuela, Coordinadores Académicos Lectivos, Docentes Tutores,
Coordinadores de Carrera y Estudiantes de Sede Central y Filiales a nivel de pregrado
y posgrado.
3.7.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Ejecutar Sílabo: Ejecutar las actividades
planificadas en Sílabo de la asignatura, que
incluye la articulación con actividades de
Investigación Formativa y Responsabilidad
Social, excepto para programas de Posgrado.
Se pasa a los puntos N°2 y N°3 en forma
paralela.
Docente Tutor
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 116 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
2
Realizar evaluación pedagógica del
docente: Se supervisa la ejecución de
asignaturas de forma presencial, en aulas BL y
aulas DV. Se registra la información en el
Módulo de Evaluación Docente (MED).
En el caso de Posgrado, lo realiza el Director
de Escuela.
Se pasa al punto N°4.
Coordinador
Académico
Lectivo /
Coordinador de
Carrera (Filial) /
Director de
Escuela
Coordinación
de Educación
a Distancia
3
Supervisar publicación de notas: Se
supervisa la publicación de notas por unidad,
con apoyo del Coordinador Académico Lectivo
(Sede Central) y Coordinador de Carrera
(Filial).
Coordinador de
Revisión de
Certificados de
Estudios
Coordinador
Académico
Lectivo /
Coordinador
de Carrera
(Filial)
4
Supervisar proceso de ejecución
académica: Se supervisa al Coordinador
Académico Lectivo respecto al cumplimiento
de la ejecución académica a nivel de pregrado
y posgrado.
Director de
Escuela
5
Revisar proceso de ejecución académica:
Se revisa el proceso de ejecución académica
mediante auditorías, a cargo de la Dirección
de Innovación Pedagógica en el nivel de
pregrado y Vicerrectorado Académico en el
nivel de posgrado.
Dirección de
Innovación
Pedagógica /
Vicerrectorado
Académico
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 117 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.7.4. Flujograma:
3.7.5. Indicadores:
Porcentaje de cumplimiento del contenido de sílabo.
3.7.6. Riesgos:
Insatisfacción en el proceso de ejecución académica.
Rechazo al EVA Pregrado.
Deserción estudiantil.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 118 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.7.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en manejo de Módulo de Evaluación Docente (MED).
3.7.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Académico.
Reglamento de Posgrado.
Reglamento de Régimen de Estudios.
ITGC-330 Procesos para la modalidad a distancia.
III.5. DIRECCIÓN DE COOPERACIÓN E IMAGEN
1. Propósito:
Establecer los procesos para gestionar la reputación universitaria y los procesos de imagen
institucional y relaciones públicas.
2. Estructura:
Unidad Jerárquica /
Unidad Operativa
Procesos
Calidad Funcionamiento
Dirección de
Cooperación e Imagen
Mecanismos de
Coordinación y Alianzas
Estratégicas.
Convenios con Instituciones
Públicas y/o Privadas.
Reputación.
Relaciones Públicas.
3. Procesos:
3.1. Mecanismos de Coordinación y Alianzas Estratégicas:
3.1.1. Propósito:
Organizar, evaluar y difundir la gestión de alianzas estratégicas a nivel local, nacional e
internacional.
3.1.2. Alcance:
Aplica a las Escuelas Profesionales y Miembros de los Grupos de Interés de las
Carreras Profesionales en la Sede Central y Filiales.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 119 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Promover conformación de Grupos de
Interés y Comités Consultivos: El Director
de Cooperación e Imagen coordina y
promueve la conformación formal de los
grupos de interés y comités consultivos de las
Carreras Profesionales en Sede Central y
Filiales.
Director de
Cooperación e
Imagen
Especialista de
Dirección de
Cooperación e
Imagen
2
Identificar Grupos de Interés: Se identifica a
los grupos de interés vinculados a la Carrera
Profesional y se comunica a Dirección de
Cooperación e Imagen.
Director de
Escuela
Especialista de
Dirección de
Cooperación e
Imagen
3
Conformar y aprobar Comité Consultivo: Se
conforma el Comité Consultivo y se solicita
aprobación de Rectorado. Se comunica la
conformación a Dirección de Cooperación e
Imagen.
Director de
Escuela
Especialista de
Dirección de
Cooperación e
Imagen
4
Registrar grupos de interés y comité
consultivo: El Especialista de la Dirección de
Cooperación e Imagen registra los grupos de
interés y el comité consultivo con su respectiva
resolución de aprobación en el Módulo de
Grupos de Interés.
Especialista de
Dirección de
Cooperación e
Imagen
5
Elaborar plan de trabajo de comité
consultivo: El comité consultivo elabora
anualmente su plan de trabajo teniendo como
agenda principal evaluar el avance y
cumplimiento de los compromisos asumidos
en el marco de los convenios de la universidad
con los grupos de interés.
Comité
Consultivo
Especialista de
Dirección de
Cooperación e
Imagen
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 120 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
6
Evaluar satisfacción de grupos de interés:
El Director de Cooperación e Imagen recoge
información a través de encuestas, entrevistas,
cartas de satisfacción, avance de
cumplimiento de planes de trabajo de los
convenios y otros para evaluar la satisfacción
de los grupos de interés.
Director de
Cooperación e
Imagen
Especialista de
Dirección de
Cooperación e
Imagen
7
Elaborar informe final de satisfacción de
grupos de interés: El Director de
Cooperación e Imagen emite informe de
satisfacción de grupos de interés a la
Dirección de la Escuela, el mismo que es
considerado en el informe final del plan de
trabajo de comité consultivo.
Director de
Cooperación e
Imagen
Especialista de
Dirección de
Cooperación e
Imagen
3.1.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 121 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.5. Indicadores:
Satisfacción de Grupos de Interés.
Mecanismos implementados.
3.1.6. Riesgos:
Insatisfacción de los Grupos de Interés.
3.1.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en proyecto de convenios con instituciones públicas.
Taller de Capacitación en Asesoría Legal.
3.1.8. Documentos Relacionados:
Proyecto Educativo Institucional.
Plan Estratégico Institucional.
Reglamento General.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
ITGC-206 Conformación de Grupos de Interés y Comité Consultivo.
FORMGC-284 de Registro de miembros de comité consultivo.
FORMGC-285 de Registro de miembros de grupos de interés.
3.2. Convenios con Instituciones Públicas y/o Privadas:
3.2.1. Propósito:
Gestionar los convenios con instituciones públicas y/o privadas.
3.2.2. Alcance:
Aplica a Instituciones Públicas e Instituciones Privadas a nivel nacional e internacional,
y Comunidad Universitaria.
3.2.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Proponer convenios con grupos de interés:
La Dirección de Cooperación e Imagen en
coordinación con las Direcciones de las
Escuelas Profesionales y/o Coordinaciones de
Filiales impulsan la vinculación de la
universidad y/o carrera profesional con grupos
de interés a través de convenios locales,
nacionales o internacionales.
Director de
Cooperación e
Imagen
Especialista de
Dirección de
Cooperación e
Imagen
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 122 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
2
Coordinar convenio: El Director de
Cooperación e Imagen gestiona el convenio
entre ambas partes manteniendo
comunicación con la Escuela Profesional para
tener su visto bueno. Se establece
comunicación con las partes interesadas hasta
determinar el proyecto final de convenio, el
mismo que es comunicado a Rectorado para
su evaluación y aprobación.
En el caso que la propuesta sea rechazada se
comunica a la parte interesada y finalizará el
proceso; de lo contrario se pasa al punto N°3.
Director de
Cooperación e
Imagen
Especialista de
Dirección de
Cooperación e
Imagen
3
Coordinar firma de convenio: Se coordina el
encuentro entre el Rector de la ULADECH
Católica y la autoridad de la Institución con la
que se firmará convenio, para realizar la firma
del convenio.
Director de
Cooperación e
Imagen
Especialista de
Dirección de
Cooperación e
Imagen
4
Registrar y difundir convenios: El
Especialista de la Dirección de Cooperación e
Imagen registra el convenio firmado en el
Módulo de Grupos de Interés y lo difunde a la
comunidad universitaria a través de la web
institucional, notas de prensa y/o redes
sociales.
Especialista de
Dirección de
Cooperación e
Imagen
5
Hacer seguimiento de convenio: Se hace
seguimiento del cumplimiento del convenio.
Director de
Cooperación e
Imagen
Especialista de
Dirección de
Cooperación e
Imagen
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 123 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.4. Flujograma:
3.2.5. Indicadores:
Porcentaje de cumplimiento de convenios.
3.2.6. Riesgos:
Poca demanda de convenios específicos de cooperación nacional e internacional
por parte de los programas académicos, para el proceso de internacionalización
de los mismos.
3.2.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.2.8. Documentos Relacionados:
Proyecto Educativo Institucional.
Plan Estratégico Institucional.
Reglamento General.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
FORMGC-037 Registro de convenios.
3.3. Reputación
3.3.1. Propósito:
Gestionar la identidad, la marca y la comunicación corporativa proyectando estrategias
para generar confianza, satisfacción y posicionamiento en grupos de interés internos y
externos.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 124 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.3.2. Alcance:
Aplica a Comunidad Universitaria, Unidades Académicas y Administrativas.
3.3.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Realizar percepción de la reputación
institucional: Diseñar y aplicar encuestas y
entrevistas a los grupos de interés internos y
externos para identificar, en forma periódica,
las debilidades y fortalezas de la universidad.
Director de
Cooperación e
Imagen
Comunicador /
Especialista de
Imagen
2
Analizar información recogida: A partir de
los resultados de las encuestas y entrevistas
se proponen y se desarrollan estrategias de
comunicación interna y externa transfiriendo la
personalidad y la cultura corporativa a través
de la difusión de los servicios, valores y
fortalezas de la universidad en diversos
medios.
Director de
Cooperación e
Imagen
Comunicador /
Especialista de
Imagen
3
Generar y producir contenidos: Se elabora y
desarrolla un cronograma de recojo de
información de los dueños de proceso y
unidades operativas de la universidad a partir
de la cual se produce contenido para difusión
como notas de prensa, noticias, imágenes,
videos, audios, guías, convocatorias,
ponencias u otros de interés interno y externo.
Director de
Cooperación e
Imagen
Comunicador /
Especialista de
Imagen
4
Difundir contenidos: La información se
difunde en diversos medios como el portal
web, red de docentes, en perfiles corporativos
de redes sociales, en diarios impresos,
revistas, radio y televisión.
Director de
Cooperación e
Imagen
Comunicador /
Especialista de
Imagen
5
Evaluar reputación: Se evalúa la reputación a
través de resultados de encuestas, entrevistas
e impacto de la difusión en medios de
comunicación en base a métricas según
corresponda.
Director de
Cooperación e
Imagen
Comunicador /
Especialista de
Imagen
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 125 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.3.4. Flujograma:
3.3.5. Indicadores:
Informe de evaluación sobre reputación corporativa.
Numero de publicaciones en redes sociales.
Número de campañas publicitarias.
Métricas de posicionamiento.
3.3.6. Riesgos:
No contar con información sobre la percepción de los grupos de interés sobre
nuestra universidad.
No identificación de canales de comunicación de acuerdo a contexto (espacio-
tiempo).
Diseño de estrategias que no generan impacto.
3.3.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Redes Sociales.
Taller de Capacitación Marketing Digital.
Taller de Capacitación en Gestión de Marcas Corporativas.
3.3.8. Documentos Relacionados:
Proyecto Educativo Institucional.
Plan Estratégico Institucional.
Reglamento General.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 126 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4. Relaciones Públicas:
3.4.1. Propósito:
Gestionar las relaciones públicas de la universidad implementando un plan de
comunicaciones que proyecte nuestra identidad corporativa y mantenga una
vinculación positiva con grupos de interés internos y externos.
3.4.2. Alcance:
Aplica a Comunidad Universitaria, Unidades Académicas y Administrativas.
3.4.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Identificar grupos de interés: Se identifican
los grupos de interés internos y externos a
nivel institucional.
Director de
Cooperación e
Imagen
Comunicador /
Especialista de
Imagen
2
Gestionar estrategias de comunicación: Se
propone, coordina y ejecuta estrategias de
comunicación que mejoren las relaciones
públicas con los grupos de interés y que
posicione la presencia institucional en diversos
eventos culturales, académicos y de
proyección a la comunidad.
Director de
Cooperación e
Imagen
Comunicador /
Especialista de
Imagen
3
Mantener comunicación con grupos de
interés: Se mantiene coordinación y
comunicación estratégica con los grupos de
interés vinculados con la universidad
salvaguardando la reputación corporativa.
Director de
Cooperación e
Imagen
Comunicador /
Especialista de
Imagen
4
Evaluar difusión: Se evalúa las relaciones
públicas a través del número de publicaciones
en diversos medios, vinculación con
organizaciones internacionales, encuestas a
grupos de interés, presencia de la marca
corporativa en diversos medios.
Director de
Cooperación e
Imagen
Comunicador /
Especialista de
Imagen
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 127 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4.4. Flujograma:
3.4.5. Indicadores:
Organizaciones nacionales e internacionales con las que se tiene vinculación.
Número de publicaciones sobre la universidad en diversos medios.
3.4.6. Riesgos:
Diseño de estrategias de comunicación que no generan impacto.
Descuidar la buena comunicación con los grupos de interés internos y
externos.
3.4.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Redes Sociales.
Taller de Capacitación Marketing Digital.
Taller de Capacitación en Gestión de Marcas Corporativas.
3.4.8. Documentos Relacionados:
Proyecto Educativo Institucional.
Plan Estratégico Institucional.
Reglamento General.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
III.6. DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
1. Propósito:
Establecer los procesos para gestionar los proyectos de extensión cultural y proyección social,
servicio social universitario y proyectos de formación religiosa.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 128 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
2. Estructura:
Unidad Jerárquica /
Unidad Operativa
Procesos
Calidad Funcionamiento
Dirección de
Responsabilidad Social
Responsabilidad Social.
Adecuación al Entorno y
Protección al Ambiente.
Supervisión.
Coordinación de
Seguimiento de
Graduados
Seguimiento al Graduado.
Mecanismos de Mediación
e Inserción Laboral.
Mecanismos de Mejora a la
Inserción Laboral.
Coordinación del Servicio
Social Universitario
Servicio Social
Universitario.
Coordinación de
Formación Religiosa y
Moral
Formación Religiosa y
Moral.
3. Procesos:
3.1. Responsabilidad Social:
3.1.1. Propósito:
Elaborar, aprobar, registrar, ejecutar, evaluar y difundir los Proyectos de Extensión
Cultural y Proyección Social en las Escuelas Profesionales.
3.1.2. Alcance:
Aplica a Docentes de Responsabilidad Social, Estudiantes de pregrado en Sede
Central y Filiales, y Poblaciones Vulnerables.
3.1.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Presentar propuesta de proyecto: Se
presenta los Proyectos de Extensión Cultural
y Proyección Social ante la Comisión de
Proyectos de Extensión Cultural y Proyección
Social (PECPS).
Dirección de
Responsabilidad
Social
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 129 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
2
Revisar y aprobar proyectos: DIRES
gestiona la revisión y aprobación de los
proyectos ante la Comisión PECPS.
Comisión
PECPS
3
Socializar proyectos de DIRES: Se
socializa proyectos de DIRES a desarrollarse
en asignaturas de Responsabilidad Social -
RS con los Directores de Escuela.
Director de
Responsabilidad
Social
Coordinador de
Servicio Social
Universitario
4
Registrar proyectos: DIRES registra los
Proyectos de Extensión Cultural y Proyección
Social en el Módulo de PECPS-SSU.
Dirección de
Responsabilidad
Social
5
Orientar y monitorear ejecución de
proyectos: Los docentes tutores en Sede
Central y Filiales, orientan y monitorean la
ejecución de los Proyectos de Extensión
Cultural y Proyección Social (PECPS) en
cada una de las Carreras Profesionales.
Docentes
Tutores de
Responsabilidad
Social
6
Difundir PECPS: Las Direcciones de
Escuela en Sede Central y Coordinadores de
Responsabilidad Social (CORES) en Filiales
difunden los resultados y avances de los
PECPS a través de medios de difusión
internos y externos.
Directores de
Escuela /
Coordinadores
de
Responsabilidad
Social (Filial)
Director de
Responsabilidad
Social
7
Evaluar y mejorar PECPS: El Director de
Responsabilidad Social en Sede Central, y
los Coordinadores de Responsabilidad Social
(CORES) en Filiales evalúan y elaboran
indicadores de eficacia y satisfacción; y
propone mejoras de los PECPS.
Director de
Responsabilidad
Social /
Coordinadores
de
Responsabilidad
Social (Filial)
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 130 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.4. Flujograma:
3.1.5. Indicadores:
Porcentaje de proyectos de extensión cultural ejecutados por carrera
profesional
Porcentaje de proyectos de proyección social ejecutados por carrera
profesional
Eficacia de la extensión cultural y proyección social
Satisfacción con el desarrollo de los proyectos de extensión cultural y
proyección social.
Difusión de los proyectos de extensión cultural y proyección social.
3.1.6. Riesgos:
Incumplimiento de la ejecución de los proyectos de extensión cultural y
proyección social.
3.1.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en manejo de Módulo de PECPS-SSU.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 131 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Taller de Capacitación en redacción de artículos periodísticos dirigido a
docentes.
Taller de Capacitación de aprendizaje basado en proyectos.
3.1.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Extensión Cultural y Proyección Social.
Norma ISO 26000 – Guía de Responsabilidad Social.
3.2. Adecuación al Entorno y Protección al Ambiente:
3.2.1. Propósito:
Adecuar el entorno y proteger el medio ambiente con participación activa de la
Comunidad Universitaria.
3.2.2. Alcance:
Aplica Comunidad Universitaria, Grupos de Interés y Poblaciones Vulnerables.
3.2.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Establecer políticas: Rectorado establece
políticas de adecuación al entorno y protección
del medio ambiente.
Rector
2
Elaborar Plan Ambiental: El Comité
Ambiental elabora el Plan Ambiental y es
enviado para revisión y aprobación a
Rectorado.
Comité
Ambiental
3
Sensibilizar adecuación al entorno y
protección al ambiente: Se realiza la
sensibilización a toda la comunidad
universitaria sobre la adecuación al entorno y
protección al medio ambiente.
Comité de
Ambiental
4
Ejecutar Plan Ambiental: Se ejecutan las
actividades del Plan Ambiental con la
participación de la Comunidad Universitaria.
Comité de
Ambiental /
Dirección de
Responsabilidad
Social
Comunidad
Universitaria
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 132 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Registrar actividades: Llevar control de las
actividades ejecutadas, según lo planificado y
recolectando las evidencias según
corresponda.
Comité de
Ambiental /
Dirección de
Responsabilidad
Social
6
Difundir página web ambiental: Se difunde
toda la información de adecuación al entorno y
protección al ambiente en la página web
ambiental.
Comité de
Ambiental
Coordinación
de Tecnología
Web
3.2.4. Flujograma:
3.2.5. Indicadores:
Plan ambiental Institucional.
3.2.6. Riesgos:
Incumplimiento del componente de “Adecuación al entorno del medio ambiente”
de las condiciones básicas de calidad del Modelo de Licenciamiento
Institucional.
3.2.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Ecoeficiencia.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 133 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Matriz de Indicadores de Incorporación de la Dimensión Ambiental en
Universidades – Red Ambiental Interuniversitaria (RAI - Perú).
Norma ISO 26000 – Guía de Responsabilidad Social.
3.3. Supervisión:
3.3.1. Propósito:
Supervisar el desarrollo de asignaturas de Responsabilidad Social I al VIII a nivel de
pregrado.
3.3.2. Alcance:
Aplica a Docentes Tutores de Responsabilidad Social de Sede Central y Coordinadores
de Responsabilidad Social en Filiales.
3.3.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Planificar supervisión: Se realiza un plan
de supervisión anual.
Director de
Responsabilidad
Social
2
Supervisar registro de proyectos por
etapas de RS I al VIII: Se supervisa el
registro de proyectos en el Módulo Proyectos
ECPS-SSU por etapas para los cursos de RS
I al VIII.
Director de
Responsabilidad
Social /
Coordinador de
Responsabilidad
Social (Filial)
3
Supervisar registro de artículo
periodístico: Se supervisa el registro del
artículo periodístico realizado por el Docente
Tutor.
Director de
Responsabilidad
Social /
Coordinador de
Responsabilidad
Social (Filial)
4
Supervisar Coordinadores de
Responsabilidad Social (Filial): Se
supervisa el cumplimiento de las actividades
asignadas a los Coordinadores de
Responsabilidad Social en Filiales.
Director de
Responsabilidad
Social
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 134 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Supervisar Servicio Social Universitario:
Se supervisa el cumplimiento de las
actividades asignadas al Coordinador de
Servicio Social Universitario.
Director de
Responsabilidad
Social
6
Supervisar Coordinación de Formación
Religiosa y Moral: Se supervisa el
cumplimiento de las actividades asignadas al
Coordinador de Formación Religiosa y Moral.
Director de
Responsabilidad
Social
7
Supervisar Coordinación de Seguimiento
de Graduados: Se supervisa el cumplimiento
de las actividades asignadas al Coordinador
de Seguimiento de Graduados.
Director de
Responsabilidad
Social
8
Realizar seguimiento de supervisiones: Se
realiza seguimiento de las supervisiones
ejecutadas, para el levantamiento de
observaciones y/o no conformidades.
Director de
Responsabilidad
Social
9
Elaborar informe de cierre: Se elabora
informe de cierre de supervisión.
Director de
Responsabilidad
Social
10
Evaluar Plan de Supervisión: Se realiza
evaluación del plan de supervisión y se
propone mejoras.
Director de
Responsabilidad
Social
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 135 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.3.4. Flujograma:
3.3.5. Indicadores:
Eficacia del Plan de Supervisión.
3.3.6. Riesgos:
Incumplimiento de supervisiones planificadas.
3.3.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación dirigido a Docentes Tutores de Responsabilidad Social y
Doctrina Social de la Iglesia en manejo Módulo de Verificaciones (MOV).
3.3.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Académico.
Reglamento de Extensión Cultural y Proyección Social.
Reglamento de Servicio Social Universitario.
Reglamento de Formación en Principios Morales y Religiosos.
Reglamento de Graduados.
ITGC-597 Servicio Social Universitario - SSU.
3.4. Seguimiento del Graduado:
3.4.1. Propósito:
Realizar el seguimiento y evaluar el desempeño de los graduados que se insertan en el
medio laboral y se orientan al desarrollo profesional.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 136 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4.2. Alcance:
Aplica a Graduados de las Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales, y
Empleadores de graduados.
3.4.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar registro de graduados: Se elabora
el registro de graduados en coordinación con
las Coordinación de Grados y Títulos y el
registro de egresados en coordinación con
División de Registros Académicos. El Director
de Escuela da el visto bueno de la
información.
Coordinación de
Seguimiento de
Graduados
Coordinación de
Grados y Títulos
/ División de
Registros
Académicos /
Director de
Escuela
2
Aplicar encuestas: La Coordinación de
Seguimiento de Graduados ejecuta la
aplicación de encuestas a los graduados
previo registro de la población de graduados
en el Módulo de Graduados. En Filiales, las
encuestas serán aplicadas por el Coordinador
de Responsabilidad Social y la información
será remitida a la Coordinación de
Seguimiento de Graduados.
Coordinación de
Seguimiento de
Graduados
Coordinador de
Responsabilidad
Social
3
Actualizar datos de graduados: El
Coordinador de Seguimiento de Graduados
actualiza los datos obtenidos en la encuesta a
graduados en el Módulo de Graduados.
Coordinación de
Seguimiento de
Graduados
4
Visitar empleador: El Coordinador de
Seguimiento de Graduados realiza una visita
al empleador del graduado encuestado para
conocer su nivel de satisfacción con su
desempeño.
Coordinación de
Seguimiento de
Graduados
5
Elaborar indicadores: El Coordinador de
Seguimiento de Graduados elabora los
indicadores de gestión registrados en el
Módulo de Graduados.
Coordinación de
Seguimiento de
Graduados
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 137 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4.4. Flujograma:
3.4.5. Indicadores:
Porcentaje de incremento de graduados registrados.
Satisfacción de Egresados de las Carreras Profesionales.
Satisfacción de Egresados de los Programas de posgrado.
Satisfacción de Empleadores.
3.4.6. Riesgos:
Dificultad para contactar con graduados de las carreras profesionales y de los
programas de posgrado.
3.4.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.4.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Seguimiento de Graduado.
3.5. Mecanismos de Mediación e Inserción Laboral:
3.5.1. Propósito:
Gestionar los mecanismos de apoyo a la inserción laboral de los estudiantes y
graduados de la universidad.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 138 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.5.2. Alcance:
Aplica a Estudiantes y Graduados de las distintas Carreras Profesionales de Sede
Central y Filiales.
3.5.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Solicitar plazas: Se solicita convocatoria de
plazas (Pasantía, Bolsa de Trabajo, Movilidad
Académica) a Coordinación de Seguimiento
de Graduados quien tramitará con Rectorado
la aprobación de la convocatoria.
Escuelas
Profesionales /
Unidades
Administrativas
2
Realizar convocatoria de plazas: Una vez
aprobada la plaza solicitada (Pasantía, Bolsa
de Trabajo, Movilidad Académica) por la
Escuela Profesional y/o Unidad Administrativa,
se coordina con estas para establecer los
requisitos necesarios que deben tener los
estudiantes y/o graduados que cubrirán la
plaza. La Información será publicada en la
página web de la universidad.
Coordinación de
Seguimiento de
Graduados
Coordinación
de Tecnología
Web
3
Recepcionar expedientes: Las Escuelas
Profesionales y/o Unidades Administrativas
recepcionan los expedientes de los
estudiantes y/o graduados en las fechas
establecidas. Se evalúa y selecciona ganador,
emitiendo informe dirigido a la Coordinación
de Seguimiento de Graduados.
En Filiales la recepción la realizará el
Coordinador de Responsabilidad Social.
Escuelas
Profesionales /
Unidades
Administrativas /
Coordinador de
Responsabilidad
Social
4
Aprobar beneficiarios: La Coordinación de
Seguimiento de Graduados emite un informe
dirigido a Rectorado para aprobación de
estudiantes y/o graduados beneficiarios
mediante trámite documentario.
Coordinación de
Seguimiento de
Graduados
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 139 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Registrar beneficiarios: La Coordinación de
Seguimiento de Graduados registra los
estudiantes y/o graduados beneficiarios de
cada semestre académico por carrera
profesional.
En el caso que el beneficiario del medio de
inserción reciba un apoyo económico se pasa
al punto N°6, de lo contrario finaliza el
proceso.
Coordinación de
Seguimiento de
Graduados
6
Gestionar pago a beneficiario: La
Coordinación de Seguimiento de Graduados
informa a la División de Personal los
beneficiarios a quienes se les otorgará un
apoyo económico.
Coordinación de
Seguimiento de
Graduados
Coordinador
de Servicios al
Personal
3.5.4. Flujograma:
3.5.5. Indicadores:
Porcentaje de incremento de estudiantes beneficiarios.
Porcentaje de incremento de graduados beneficiarios.
Satisfacción de estudiantes con Mecanismos de Apoyo a la Inserción Laboral.
Satisfacción de graduados con Mecanismos de Apoyo a la Inserción Laboral.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 140 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.5.6. Riesgos:
Incumplimiento de la gestión de mecanismos de apoyo a la inserción laboral de
los egresados de la Universidad.
3.5.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.5.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Seguimiento de Graduado.
Modelo de Licenciamiento y su Implementación en el Sistema Universitario
Peruano – SUNEDU.
3.6. Mecanismos de Mejora a la Inserción Laboral:
3.6.1. Propósito:
Gestionar el desarrollo de mecanismos de mejora a la Inserción Laboral.
3.6.2. Alcance:
Aplica a Graduados de las Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales.
3.6.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Planificar mecanismos: Se elabora Plan de
Capacitación dirigido a graduados de Sede
Central y Filiales (cursos, talleres,
seminarios, programas, entre otros), en
coordinación con la Escuela Profesional.
Coordinación de
Seguimiento de
Graduados
Coordinador de
Responsabilidad
Social
2
Elaborar proyecto: Se elaboran proyectos
para ejecución de actividades planificadas
(capacitación en TIC y capacitación
especializada), los cuales son aprobados por
Rectorado.
En Filiales la elaboración del proyecto la
realizará el Coordinador de Responsabilidad
Social.
Coordinación de
Seguimiento de
Graduados /
Coordinador de
Responsabilidad
Social
Director de
Escuela /
Coordinación de
Programa
Académico de
Formación
Continua
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 141 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3
Difundir proyecto: Se difunden las
capacitaciones a través de diferentes medios
de comunicación y se realiza la inscripción de
graduados.
En Filiales la difusión la realizará el
Coordinador de Responsabilidad Social.
Coordinación de
Seguimiento de
Graduados /
Coordinador de
Responsabilidad
Social
4
Ejecutar proyecto: Se lleva a cabo la
capacitación con apoyo de Dirección de
Escuela y Coordinación de Programa
Académico de Formación Continua.
En Filiales la ejecución estará a cargo del
Coordinador de Responsabilidad Social.
Coordinación de
Seguimiento de
Graduados /
Coordinador de
Responsabilidad
Social
Director de
Escuela /
Coordinación de
Programa
Académico de
Formación
Continua
5
Registrar beneficiarios: Se registra los
graduados participantes de la capacitación en
el Módulo de Capacitaciones y
Certificaciones.
Coordinación de
Seguimiento de
Graduados
6
Evaluar ejecución de proyecto: Se elabora
informe de ejecución de proyecto dirigido a la
Escuela Profesional, Rectorado (para
aprobación de pagos) y División de Registros
Académicos (para impresión de certificados).
Coordinación de
Seguimiento de
Graduados
3.6.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 142 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.5. Indicadores:
Porcentaje de capacitaciones ejecutadas por Escuela Profesional.
Satisfacción de graduados con los Mecanismos de Mejora a la Inserción
Laboral.
3.6.6. Riesgos:
Incumplimiento de la difusión a graduados de las capacitaciones ejecutadas por
la Escuela Profesional.
3.6.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.6.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Seguimiento de Graduado.
Modelo de Licenciamiento y su Implementación en el Sistema Universitario
Peruano – SUNEDU.
Reglamento de Sanciones e Infracciones – SUNEDU.
3.7. Servicio Social Universitario:
3.7.1. Propósito:
Gestionar el programa de Servicio Social Universitario - SSU a través de dos
asignaturas de responsabilidad social y difusión de resultados.
3.7.2. Alcance:
Aplica Docentes Tutores, Estudiantes de pregrado en Sede Central y Filiales, y
Poblaciones Vulnerables.
3.7.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Presentar propuesta de proyecto: Se
presenta los proyectos de Servicio Social
Universitario (SSU) ante la Dirección de
Responsabilidad Social (DIRES).
Coordinador de
Servicio Social
Universitario
Directores de
Escuela
2
Revisar y aprobar proyectos: El Coordinador
de SSU gestiona la revisión y aprobación de
los proyectos ante DIRES.
Dirección de
Responsabilidad
Social
Auditor de
SSU de SGC
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 143 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3
Registrar proyectos: DIRES registra los
Proyectos de SSU en el Módulo de PECPS-
SSU.
Dirección de
Responsabilidad
Social
4
Planificar proyectos: Los estudiantes
elaboran y registran con apoyo del docente
tutor de Responsabilidad Social VII su
Proyecto de SSU.
Estudiantes /
Docentes
Tutores
5
Aprobar proyectos: El Docente Tutor revisa
el Proyecto de SSU, y es aprobado por
Coordinador de Servicio Social Universitario
(Sede Central) y Coordinador de
Responsabilidad Social (Filial).
Docente Tutor /
Coordinador de
Servicio Social
Universitario /
Coordinador de
Responsabilidad
Social (Filial)
6
Ejecutar proyectos: Los estudiantes con
apoyo de docentes tutores de Responsabilidad
Social VII y VIII ejecutan los Proyectos de SSU
en cada una de las Carreras Profesionales.
Estudiantes /
Docentes
Tutores
7
Elaborar Informe: Los estudiantes elaboran y
registran el informe preliminar (RS VII) o
informe final (RS VIII) del proyecto ejecutado,
según sea el caso.
Estudiantes
8 Revisar informes: Se revisan los informes
preliminares y/o informes finales. Docente Tutor
9
Controlar proyectos: Se controla que los
Docentes Tutores revisen los proyectos e
informes (preliminar o final).
Coordinador de
Servicio Social
Universitario
10
Difundir resultados de SSU: Los Directores
de Escuela y Coordinadores de
Responsabilidad Social (CORES) en Filiales,
difunden los resultados.
Directores de
Escuela /
Coordinadores
de
Responsabilidad
Social (Filial)
Coordinador
de Servicio
Social
Universitario
11
Evaluar y mejorar SSU: El Coordinador de
Servicio Social Universitario documenta,
registra y elabora indicadores eficacia y
satisfacción de los Proyectos de SSU.
Coordinador de
Servicio Social
Universitario
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 144 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.7.4. Flujograma:
3.7.5. Indicadores:
Porcentaje de proyectos de Servicio Social Universitario ejecutados.
Satisfacción de los grupos vulnerables.
3.7.6. Riesgos:
Incumplimiento de la ejecución de proyectos del Servicio Social Universitario.
3.7.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en manejo de Módulo de PECPS-SSU.
Taller de Capacitación en redacción de artículos periodísticos dirigido a
docentes.
Taller de Capacitación de aprendizaje basado en proyectos.
3.7.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 145 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Reglamento de Servicio Social Universitario.
ITGC-597 Servicio Social Universitario (SSU).
Ley Universitaria N°30220.
3.8. Formación Religiosa y Moral:
3.8.1. Propósito:
Gestionar y supervisar el programa de Formación Religiosa y Moral a través de
asignaturas de Doctrina Social de la Iglesia.
3.8.2. Alcance:
Aplica a Docentes Tutores, Estudiantes de pregrado de Sede Central y Filiales, y
Poblaciones Vulnerables.
3.8.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Presentar propuesta de proyecto: Se
presenta los Proyectos de Promoción del Bien
Común (PPBC).
Coordinador de
Formación
Religiosa y
Moral
2
Revisar y aprobar proyectos: El Coordinador
de Formación Religiosa gestiona la aprobación
de los PPBC ante DIRES.
Dirección de
Responsabilidad
Social
3
Registrar proyectos: COFORM registra los
Proyectos de Promoción del Bien Común en el
Módulo de Proyectos.
Coordinador de
Formación
Religiosa y
Moral
4
Planificar proyectos: Los estudiantes
elaboran y registran su Proyecto de Promoción
del Bien Común (PPBC) con apoyo del
docente tutor de Doctrina Social de la Iglesia.
Docentes
Tutores de
Doctrina Social
de la Iglesia
5
Aprobar proyectos: El Docente Tutor revisa y
aprueba el Proyecto de Promoción del Bien
Común (PPBC).
Docentes
Tutores de
Doctrina Social
de la Iglesia
6
Orientar y monitorear ejecución de
proyectos: Los docentes tutores en Sede
Central y Filiales, orientan y monitorean la
Docentes
Tutores de
Doctrina Social
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 146 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
ejecución de los PPBC en cada una de las
Carreras Profesionales.
de la Iglesia
8
Revisar informes: Se revisan los informes
elaborados por los estudiantes.
Docentes
Tutores de
Doctrina Social
de la Iglesia
9
Supervisar proyectos: Se supervisa que los
Docentes Tutores registren los PPBC e
informes respectivos en el módulo de
Formación Religiosa.
Coordinador de
Formación
Religiosa y
Moral
10
Difundir resultados de PPBC: COFORM
difunde los resultados de los PPBC a través de
artículo periodístico elaborados por los
Docentes Tutores.
Coordinador de
Formación
Religiosa y
Moral
11
Evaluar y mejorar PPBC: COFORM evalúa y
elabora indicadores de eficacia y satisfacción;
y propone mejoras de los PPBC.
Coordinador de
Formación
Religiosa y
Moral
3.8.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 147 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.8.5. Indicadores:
Porcentaje de proyectos de promoción el bien común - PPBC ejecutados.
Eficacia de los proyectos de promoción el bien común - PPBC.
Satisfacción de los proyectos de promoción el bien común - PPBC.
3.8.6. Riesgos:
Incumplimiento de la ejecución de los proyectos de promoción del bien común -
PPBC.
3.8.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en manejo de Módulo de PECPS-SSU.
Taller de Capacitación en Redacción de artículos periodísticos dirigido a
docentes.
Taller de Capacitación de aprendizaje basado en proyectos.
3.8.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Formación en Principios Morales y Religiosos.
Constitución Apostólica - Ex Corde Ecclesiae.
Código de Derecho Canónico.
III.7. DIRECCIÓN DE FORMACIÓN CONTINUA
1. Propósito:
Establecer los procesos para promover y supervisar el desarrollo del programa de idiomas y de
capacitación y certificación en TIC de la Universidad.
2. Estructura:
Unidad Jerárquica /
Unidad Operativa
Procesos
Calidad Funcionamiento
Dirección de Formación
Continua
Coordinación de Idiomas
ULADECH
Idiomas ULADECH Católica.
Coordinación del
Programa Académico de
Formación Continua
Formación Continua.
Capacitación y Certificación
en TIC.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 148 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3. Procesos:
3.1. Idiomas ULADECH Católica:
3.1.1. Propósito:
Desarrollar actividades del servicio de enseñanza aprendizaje del idioma inglés,
portugués, italiano, quechua y francés. Asimismo, establecer los criterios para la
certificación y examen de suficiencia.
3.1.2. Alcance:
Aplica a Docentes y Estudiantes de los niveles de estudio de pregrado y posgrado,
Administrativos y Externos.
3.1.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Gestionar cronograma académico anual: La
Coordinación de Idiomas ULADECH gestiona
a través de Rectorado la aprobación del
cronograma académico anual, el mismo que
es publicado en la Página Web de Idiomas
ULADECH Católica y registrado en el Módulo
de Idiomas.
Coordinación de
Idiomas
ULADECH
Católica
Especialista
Académica de
Idiomas
ULADECH
Católica
2
Inscribir estudiantes: Las inscripciones de
los estudiantes se realiza en línea (en Módulo
de Registros Académicos) o a través del
Módulo de Idiomas por la Especialista
Académica.
Si es examen de suficiencia/ubicación se pasa
al punto N°3, de lo contrario se pasa al punto
N°4.
Estudiante /
Especialista
Académica de
Idiomas
ULADECH
Católica
Coordinador de
Formación
Continua
(Filial)
3
Programar examen de
suficiencia/ubicación: El proceso del examen
de suficiencia o ubicación es programado a
nivel nacional por la Coordinación de Idiomas
ULADECH.
Se pasa al punto N°6.
Coordinador de
Idiomas
ULADECH
Católica
Especialista
Académica /
Coordinador de
Formación
Continua
(Filial)
4
Crear usuarios en plataforma virtual: Se
gestiona el registro de usuarios y grupos por
programa, en plataforma virtual externa.
Coordinador de
Idiomas
ULADECH
Católica
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 149 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Desarrollar programas de idiomas: Los
programas de idiomas se desarrollan de forma
presencial o virtual, usando plataforma virtual
externa.
Docentes de
Idiomas
ULADECH
Católica
6
Ingresar notas: Los docentes de Idiomas
ULADECH Católica ingresan las notas por
grupo y programa, al Módulo de Idiomas
según cronograma académico.
Si aprueba el programa o examen se pasa al
punto N°7 de lo contrario se regresa al punto
N°2.
Docentes de
Idiomas
ULADECH
Católica
7
Imprimir y distribuir certificados:
Coordinación de Certificación e Identificación
procede a la impresión de certificados en base
a reporte del Módulo de Idiomas. Se remite a
Idiomas ULADECH Católica para su firma y
distribución.
Coordinación de
Certificación e
Identificación
Asistente
Administrativa
de Idiomas
ULADECH
Católica
8
Supervisar proceso de idiomas: Se
supervisa al docente y al Coordinador de
Formación Continua (Filial).
Coordinador de
Idiomas
Católica
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 150 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.4. Flujograma:
3.1.5. Indicadores:
Porcentaje de matriculados en Idiomas ULADECH Católica por semestre
académico a nivel nacional.
3.1.6. Riesgos:
Falta de capacitación a estudiantes en el uso de la plataforma virtual.
3.1.7. Actividades de Capacitación:
Capacitación del proceso de Idiomas dirigida a Coordinadores de Formación
Continua (Filiales).
3.1.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Idiomas ULADECH Católica.
ITGC-536: Inscripción, matrícula, exámenes de suficiencia/ubicación y
desarrollo de los programas de Idiomas ULADECH Católica.
3.2. Formación Continua:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 151 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.1. Propósito:
Promover el desarrollo del programa académico de formación continua que busca
actualizar los conocimientos profesionales o desarrollar y actualizar determinadas
habilidades y competencias de los participantes.
3.2.2. Alcance:
Aplica a Estudiantes, Docentes, Administrativos de la Universidad; Graduados y
Externos.
3.2.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1 Presentar proyecto: Las Unidades Operativas
presentan su proyecto.
Unidad
Operativa
2
Revisar proyecto: Se revisa el proyecto
presentado por las Unidades Operativas y se
deriva a Unidad Operativa para solicitar
aprobación de Rectorado.
Director de
Formación
Continua
3
Aprobar proyecto: Rectorado aprueba
proyecto e informa a Unidad Operativa
solicitante, Coordinación de Presupuestos,
Coordinación de Certificación e Identificación y
Coordinación de Cobranzas.
Se pasa a los puntos N°4, N°5 y N°6
paralelamente.
Rectorado
4
Asignar gastos: Coordinación de
Presupuesto asigna los gastos a la Unidad
Operativa correspondiente.
Coordinador de
Presupuestos
5
Generar código de capacitación: Se genera
el código de capacitación en el Módulo de
Capacitaciones y Certificaciones.
Coordinador de
Certificaciones e
Identificación
6 Generar compromisos de pagos: Se asignan
los compromisos de pago.
Coordinador de
Cobranzas
7
Registrar participantes: Se registra los
participantes en el Módulo de Capacitaciones y
Certificaciones.
Unidad
Operativa
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 152 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
8
Ejecutar programa de formación continua:
Se llevan control de la asistencia, puntualidad
de los docentes en las clases programadas y
se emite informe de cierre de proyecto.
Unidad
Operativa
9
Revisar informe de cierre: Dirección de
Formación Continua verifica el informe de
cierre de proyecto.
Director de
Formación
Continua
10 Liquidar proyecto: Rectorado liquida el
proyecto de formación continua. Rectorado
Asistente de
Gerencia
11
Emitir certificados: Se emiten y distribuyen
los certificados de programa de formación
continua.
Coordinador de
Certificaciones e
Identificación
3.2.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 153 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.5. Indicadores:
Porcentaje de cumplimiento de proyectos ejecutados.
Porcentaje de proyectos liquidados.
3.2.6. Riesgos:
Insatisfacción con el programa de formación continua.
3.2.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.2.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
3.3. Capacitación y Certificación en TIC:
3.3.1. Propósito:
Capacitar, certificar y re-certificar en Competencias TIC, así como brindar una
adecuada atención a en los Laboratorios de Aprendizaje Digital - LAD.
3.3.2. Alcance:
Aplica a Docentes, Administrativos y Estudiantes en Sede Central y Filiales, Grupos de
Interés y Externos.
3.3.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Planificar talleres: Se gestiona los talleres de
certificación para docentes, estudiantes,
administrativos y grupos de interés.
Dueño de Proceso
de Capacitación y
Certificación en
TIC
Coordinador
de
Formación
Continua
(Filial)
2
Planificar LAD: Se planifica, organiza y
controla el funcionamiento de los LAD a nivel
nacional.
En el caso de requerirse mejorar o
implementar una LAD, se pasa al punto N°3,
de lo contrario se pasa al punto N°4.
Dueño de Proceso
de Capacitación y
Certificación en
TIC
3
Gestionar implementación: Se gestiona con
la Coordinación de Soporte y Equipamiento
Informático para reportar inoperatividades o
mejoras en la infraestructura.
Dueño de Proceso
de Capacitación y
Certificación en
TIC
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 154 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
4
Ejecutar y evaluar capacitación: Se lleva a
cabo los talleres en TIC y se procede a realizar
el Examen de Certificación de los docentes,
grupos de interés y externos.
Los estudiantes que requieran certificación de
TIC como requisito para grado académico, se
certifican con la nota aprobatoria del taller.
Dueño de Proceso
de Capacitación y
Certificación en
TIC
Especialista
5
Informar resultados de talleres: Se informa
los resultados de las evaluaciones a los
Coordinadores Académicos Lectivos o quienes
hagan sus veces en Filiales.
En el caso de Taller de TIC como requisitos de
grados académicos, los docentes ingresan las
notas.
Dueño de Proceso
de Capacitación y
Certificación en
TIC
Especialista
6
Imprimir certificados: Se solicita a la
Coordinación de Certificación e Identificación
la emisión de los certificados de capacitación
en TIC para docentes, grupos de interés y
externos.
Coordinación de
Certificación e
Identificación
3.3.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 155 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.3.5. Indicadores:
Porcentaje de estudiantes certificados en TIC.
Porcentaje de docentes certificados en TIC.
3.3.6. Riesgos:
Inoperativa de la infraestructura de LAD para desarrollar la capacitación en TIC.
3.3.7. Actividades de Capacitación:
Socialización de Proceso de Capacitación en TIC.
Actualización en TIC.
3.3.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Académico.
Reglamento del Laboratorios de Aprendizaje Digital.
ITGC-476: Competencias en Tecnología de la Información y Comunicación para
Docentes, trabajadores, Externos y Grupos de Interés.
III.8. DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN PEDAGÓGICA
1. Propósito:
Establecer los procesos para revisión académica lectiva de las escuelas profesionales,
educación a distancia y bibliotecas de la universidad.
2. Estructura:
Unidad Jerárquica /
Unidad Operativa
Procesos
Calidad Funcionamiento
Dirección de Innovación
Pedagógica
Revisión de Requisitos de
Ingreso a la Docencia.
Ingreso de Personal de
Apoyo a la Docencia.
Sistema de Evaluación
del Aprendizaje.
Coordinación de Centro de
Información y Referencia
Gestión de Centro de
Información y Referencia.
Coordinación de Acervo
Bibliográfico Acervo Bibliográfico.
Coordinación de Educación a
Distancia
Supervisión de Educación
a Distancia - SUA.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 156 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Dueño de Proceso de Estudio
de Demanda y Mercado
Ocupacional
Estudio de Demanda y
Mercado Ocupacional.
3. Procesos:
3.1. Revisión de Requisitos de Ingreso a la Docencia:
3.1.1. Propósito:
Orientar respecto al proceso de selección, ratificación, promoción docente y
cumplimiento del perfil docente a nivel nacional.
3.1.2. Alcance:
Aplica a los Docentes de la Sede Central y Filiales.
3.1.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Planificar carga académica: Se planifica la
carga académica docente en función al perfil
de las asignaturas e identifica la necesidad de
concurso docente contrato.
Coordinador
Académico
Lectivo /
Coordinador de
Carrera
2
Revisar necesidades: Se revisa las
necesidades de inicio proceso de selección y
envía a Rectorado para aprobación.
Dirección de
Innovación
Pedagógica
3
Conducir proceso de selección: Con la
aprobación de Rectorado, el Coordinador
Académico Lectivo o Coordinador de Carrera
(Filiales) conducen el proceso de selección
docente aplicando el ITGC-092, y solicita a la
DIP el ingreso de docentes.
Coordinador
Académico
Lectivo /
Coordinador de
Carrera
4
Verificar ingreso a la docencia: Se verifica
que el proceso de selección docente se realizó
aplicando ITGC-092, da conformidad del
cumplimiento del perfil docente y envía a
Rectorado para aprobación.
Dirección de
Innovación
Pedagógica
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 157 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Gestionar alta de docente: Con la
aprobación de Rectorado, la DIP gestiona con
la Coordinación de Servicios al Personal el
alta del docente para registro y firma de
contratos.
Dirección de
Innovación
Pedagógica /
Coordinación de
Servicios al
Personal
Asistente de
Servicios al
Personal /
Coordinador de
Administración
6
Verificar cumplimiento de ratificación y
promoción: Se verifica el cumplimiento del
proceso de ratificación y promoción de los
docentes ordinarios y contratados según la
normatividad vigente y criterios de la
evaluación docente.
Dirección de
Innovación
Pedagógica
3.1.4. Flujograma:
3.1.5. Indicadores:
Porcentaje de cumplimiento de requisitos de ingreso a la docencia con maestría.
Porcentaje de docentes con grado de maestría.
3.1.6. Riesgos:
Contar con personal docente ordinario o contratado de pregrado y posgrado
que no cumpla con lo estipulado en la Ley Nº 30220
3.1.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 158 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento Académico.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
ITGC-092 Ingreso a la Docencia.
3.2. Ingreso de personal de Apoyo a la Docencia:
3.2.1. Propósito:
Orientar respecto al proceso de ingreso de personal de apoyo a docencia y
cumplimiento del perfil a nivel nacional.
3.2.2. Alcance:
Aplica a todos los Jefes de práctica, ayudantes de cátedra o de laboratorio, Directores
de Escuela, Dirección de Innovación Pedagógica, Coordinadores Académicos Lectivos
y Coordinadores de Carrera.
3.2.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Identificar necesidades de personal de apoyo
a docencia: Los Directores de Escuela o
Coordinadores de Carrera (Filiales) evalúan la
necesidad de ingreso de Jefes de Práctica,
Ayudantes de Cátedra o de Laboratorio y demás
formas análogas de colaboración a la labor del
docente y solicita a Rectorado aprobación de
convocatoria para concurso de plazas.
Directores de
Escuela /
Coordinadores
de Carrera
Coordinador
Académico
Lectivo
2
Aprobar convocatoria: Se solicita a la
Dirección de Innovación Pedagógica verificar
necesidad de ingreso de personal de apoyo a la
docencia, y se aprueba la convocatoria para
concurso de plaza.
Rectorado
Dirección de
Innovación
Pedagógica
3
Conducir proceso de concurso: El
Coordinador Académico Lectivo en Sede Central
y Coordinador de Carrera en Filiales, conducen
el proceso de ingreso de personal de apoyo a la
docencia aplicando el ITGC-632, y solicita a DIP
la aprobación de ingreso de personal de apoyo a
la docencia.
Coordinador
Académico
Lectivo /
Coordinadores
de Carrera
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 159 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
4
Verificar ingreso de personal de apoyo a la
docencia: Se verifica que el proceso de
concurso de personal de apoyo a la docencia se
realizó aplicando ITGC-632, se da conformidad
del cumplimiento del perfil y se envía a
Rectorado para aprobación.
Dirección de
Innovación
Pedagógica
5
Gestionar alta de personal de apoyo a la
docencia: Con aprobación de Rectorado, la DIP
gestiona con la Coordinación de Servicios al
Personal el alta del personal de apoyo a la
docencia para registro y firma de contratos.
Dirección de
Innovación
Pedagógica /
Coordinación
de Servicios al
Personal
Asistente de
Servicios al
Personal /
Coordinador de
Administración
3.2.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 160 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.5. Indicadores:
Porcentaje de cumplimiento de requisitos de ingreso de personal de apoyo a la
docencia.
3.2.6. Riesgos:
Designar Jefe de práctica o ayudante de cátedra o de laboratorio sin cumplir los
requisitos señalados en la Ley N° 30220.
3.2.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.2.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
ITGC-632 Ingreso de Personal de Apoyo a la Docencia.
Ley Universitaria N°30220.
3.3. Sistema de Evaluación del Aprendizaje:
3.3.1. Propósito:
Implementar, mantener y mejorar el sistema de evaluación del aprendizaje.
3.3.2. Alcance:
Aplica a todas las Unidades Académicas de la Sede Central y Filiales.
3.3.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar documentación del sistema: El
Director de Innovación Pedagógica en base
al Plan Estratégico Institucional, el Modelo
de Acreditación de SINEACE, el Plan
Estratégico de la Escuela Profesional y el
Plan Operativo de la Carrera Profesional,
planifica el proceso de Sistema de
Evaluación del Aprendizaje en lo cual se
incluye la elaboración de Proyecto de
implementación y/o mantenimiento, Registro
de Planificación de Objetivos y Registro de
Gestión de Recursos; por Carrera
Profesional según corresponda.
Director de
Innovación
Pedagógica
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 161 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
2
Revisar y aprobar documentos del
proceso: El Especialista de SGC hace una
revisión de la documentación de planificación
del proceso de Sistema de Evaluación de
Aprendizaje, derivando a Coordinador de
SGC para su aprobación.
Especialista de
Sistema de
Gestión de
Calidad /
Coordinador de
Sistema de
Gestión de
Calidad
3
Elaborar Plan de Difusión: La Dirección de
Innovación Pedagógica elabora su Plan de
Difusión del Sistema de Evaluación del
Aprendizaje para el presente año académico.
Director de
Innovación
Pedagógica
4
Difundir Sistema de Evaluación del
Aprendizaje: Se llevan a cabo reuniones de
sensibilización y difusión del Sistema de
Evaluación del Aprendizaje dirigida a
Docentes Titulares, Docentes Tutores y
Estudiantes de las Carreras Profesionales.
Director de
Innovación
Pedagógica
Asistente de
Dirección de
Innovación
Pedagógica
5
Solicitar Informe de Programa de
Acompañamiento Pedagógico: El Director
de Innovación Pedagógica solicita informe de
Programa de Acompañamiento Pedagógico
a Coordinador de Calidad de Asignatura.
Director de
Innovación
Pedagógica
Coordinador de
Calidad de
Asignatura
6
Verificar ponderaciones e instrumentos
de evaluación: El Director de Innovación
Pedagógica verifica la incorporación en el
SPA de ponderaciones e instrumentos de
evaluación de cada una de las asignaturas
del plan de estudios programadas en el
semestre académico, de acuerdo a lo
establecido en documentos normativos.
Director de
Innovación
Pedagógica
7
Aplicar Ponderaciones de Evaluación: Los
Docentes Tutores aplican según lo
planificado las ponderaciones de evaluación
establecidas en los sílabos de las
asignaturas.
Docente Tutor
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 162 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
8
Verificar articulación de sistemas para
evaluación integral del estudiante: El
Director de Responsabilidad Social y
Docente Tutor Investigador verifican en las
asignaturas del EVA (Blended Learning) la
articulación de los sistemas de evaluación de
la extensión universitaria, proyección social,
investigación formativa y trabajo de fin de
carrera con el sistema de evaluación del
aprendizaje; a fin de tener una evaluación
integral del estudiante. El Director de
Innovación Pedagógica emite informe
dirigido al Director de Escuela firmado por
los tres dueños de proceso.
Director de
Innovación
Pedagógica, /
Director de
Responsabilidad
Social /
Docente Tutor
Investigador
9
Evaluar el desempeño docente en
asignaturas: Vicerrectorado Académico
evalúa el desempeño docente en las
asignaturas en el campus virtual EVA en
relación a las ponderaciones, la calidad de
los instrumentos de evaluación y su
aplicación en la evaluación del proceso de
aprendizaje de los estudiantes. El informe
final de dicha evaluación es insumo para el
sistema de evaluación de aprendizaje.
Coordinador de
Calidad de
Asignatura
Asistente de
Calidad de
Asignatura
10
Derivar estudiantes con problemas de
aprendizaje: El docente tutor identifica a los
estudiantes que requieran nivelación en
temas de las asignaturas para mejorar su
rendimiento académico y los deriva al
servicio de Psicopedagogía y/o Tutoría para
apoyarlo en sus problemas y dificultades en
su desempeño académico.
Docente Tutor
Coordinador de
Psicopedagogía
/ Docente de
Tutoría
11
Evaluar satisfacción con el desarrollo del
sistema de evaluación del aprendizaje: Se
evalúa la satisfacción con el desarrollo de la
aplicación del sistema de evaluación del
aprendizaje en estudiantes de las carreras
Director de
Innovación
Pedagógica
Asistente de
Dirección de
Innovación
Pedagógica
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 163 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
profesionales a través de la aplicación de
encuestas en el SVA del ERP University.
13
Elaborar Informe de Evaluación Anual: Se
elabora un informe de evaluación anual en
base a los indicadores obtenidos con los
resultados de las encuestas aplicadas y de la
evaluación del proceso.
Director de
Innovación
Pedagógica
14
Elaborar Plan de Mejora: Se realiza un Plan
de Mejora en base a las propuestas de
mejora del proceso, resultados de la
evaluación realizada por el dueño del
proceso, e informe de auditoría (no
conformidades y observaciones).
Director de
Innovación
Pedagógica
3.3.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 164 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.3.5. Indicadores:
Rendimiento académico de los estudiantes.
3.3.6. Riesgos:
Porcentaje de estudiantes desaprobados.
Bajo rendimiento estudiantil.
3.3.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Estrategias de enseñanza aprendizaje
Talleres de capacitación en instrumentos de evaluación
Talleres de capacitación para evaluar competencias en los estudiantes.
3.3.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento Académico.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Modelo de Calidad para la Acreditación de Carreras Profesionales
Universitarias.
3.4. Gestión de Centro de Información y Referencia:
3.4.1. Propósito:
Gestionar los Centros de Información y Referencia asegurando una adecuada
infraestructura, equipamiento y servicios (material físico, material virtual, bases de
datos, hemerotecas y otros) con la finalidad de lograr la satisfacción de los usuarios.
3.4.2. Alcance:
Aplica a Estudiantes, Docentes y Administrativos de Sede Central y Filiales, Graduados
y Usuarios Externos.
3.4.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar documentos de planificación de
Centros de Información y Referencia: Elabora
el proyecto de Programa de actualización y
mejora de los centros de información y referencia
Sede Central y Filiales. Además de la
elaboración de los Planes de Difusión y
Capacitación.
Coordinador
de los Centro
de
Información y
Referencia
(CCIR)
CCI por
Locales y
Filiales
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 165 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
2
Difundir y capacitar: Se difunde los servicios
brindados a toda la comunidad universitaria, y se
capacita a los estudiantes y docentes de los
diversos programas de estudio respecto al uso
de biblioteca virtual.
CCI por
Locales y
Filiales
Asistente de
CCI por
Locales y
Filiales
3
Asegurar la capacitación a estudiantes: Se
asegura la capacitación a estudiantes, realizada
por los Coordinadores de Centros de Información
y Referencia por Locales y Filiales.
CCIR
4
Brindar servicios: Se brinda servicios de acervo
bibliográfico físico y virtual (bases de datos,
tesis, textos universitarios, hemeroteca).
Teniendo en cuenta lo establecido en el MGC-
026.
CCI por
Locales y
Filiales
Asistente de
CCI por
Locales y
Filiales
5
Recepcionar y registrar tesis físicas y
digitales: Se recepciona las tesis físicas y
digitales y se registran en el Módulo de
Biblioteca.
CCI por
Locales y
Filiales
Asistente de
CCI por
Locales y
Filiales
6
Controlar acervo bibliográfico físico: Se
brinda el servicio de préstamo de acervo
bibliográfico físico, controlando su circulación a
través de registro en el Módulo de Biblioteca.
CCI por
Locales y
Filiales
Asistente de
CCI por
Locales y
Filiales
7
Asegurar cuidado de acervo bibliográfico:
Asegurar la conservación, limpieza y cuidado del
acervo bibliográfico físico. Asimismo, se informa
a la Coordinación de Acervo Bibliográfico sobre
material físico para ser considerados como
descarte.
CCI por
Locales y
Filiales
Asistente de
CCI por
Locales y
Filiales
8
Supervisar personal a su cargo: Se realiza la
supervisión del personal a su cargo por cada
Local y Filial, registrando las evidencias en el
MOV.
CCI por
Locales y
Filiales
9
Elaborar información para indicadores de
gestión: Se elabora la información requerida
para los procesos de licenciamiento, acreditación
y mejora de los Centros de Información y
Referencia por Locales y Filiales.
CCIR
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 166 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
10
Supervisar Centros de Información y
Referencia por Locales y Filiales: Se supervisa
el cumplimiento de las actividades y
responsabilidades de los procesos a su cargo.
CCIR
11
Evaluar eficacia de planificación: Se evalúa la
eficacia de la planificación de Centros de
Información y Referencia y se proponen
acciones de mejora.
Si el módulo informático necesita de mejoras se
pasa al punto N°12, de lo contrario finaliza el
proceso.
CCIR
12
Solicitar actualización de Módulo de
Biblioteca: El Coordinador de Centros de
Información y Referencia es quien solicitará la
actualización del Módulo de Biblioteca y
propondrá mejoras según el proceso respectivo.
CCIR
CCI por
Locales y
Filiales
3.4.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 167 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4.5. Indicadores:
Eficacia del Sistema de Gestión de Biblioteca.
Satisfacción con el servicio del Centro de Información y Referencia por Local.
Uso de los principales servicios brindados.
Porcentaje y tiempo de uso de biblioteca virtual.
3.4.6. Riesgos:
No lograr ofrecer el fácil acceso a la información e incumplir con la oferta de
servicios a los usuarios.
3.4.7. Actividades de Capacitación:
Taller de capacitación sobre el uso de biblioteca virtual y catálogo en línea.
Taller de capacitación sobre los temas del proceso de circulación,
documentación y reportes.
3.4.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento General.
Reglamento Académico.
Reglamento de la Biblioteca.
ITGC-110 Adquisición de recursos bibliográficos, suscripción de revistas
especializadas para biblioteca física y suscripción bases de datos para
biblioteca virtual.
ITGC-297 Enlace a los recursos de la biblioteca digital por los docentes
titulares capacitados en los sílabos.
MGC-025 Ejecutar el procesamiento técnico de los recursos bibliográficos a
nivel nacional.
MGC–026 Préstamos en las modalidades de estantería abierta y cerrada.
3.5. Acervo Bibliográfico:
3.5.1. Propósito:
Gestionar el acervo bibliográfico físico y virtual según planes de estudio de los
programas de pregrado y posgrado de las escuelas profesionales.
3.5.2. Alcance:
Aplica a Coordinador de Acervo Bibliográfico, Asistente de Acervo Bibliográfico,
Directores de Escuela y Coordinadores de Filiales.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 168 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.5.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Proponer actualización de acervo
bibliográfico: Los Directores de Escuela
evalúan las bases de datos y proponen la
renovación y/o suscripciones de bases de
datos por proveedores externos. En el caso de
acervo bibliográfico físico, realizan el
requerimiento, cumpliendo con los
procedimientos internos y adjuntando el
FORMGC-181 llenado por los docentes.
Directores de
Escuela /
Coordinador de
Filial
2
Evaluar solicitud de requerimientos: El
Coordinador de Acervo Bibliográfico
recepciona la solicitud de acervo bibliográfico
físico, y realiza la evaluación verificando que
esté referenciado en los SPA de las
asignaturas del plan de estudios de los
programas de las escuelas profesionales. En
el caso de acervo bibliográfico virtual, evalúa
las propuestas enviadas en base al reporte de
uso de servicio, según corresponda.
Si el acervo bibliográfico es virtual se pasa al
punto N°3, y si es acervo bibliográfico físico
se pasa al punto N°7.
Coordinador de
Acervo
Bibliográfico
3
Aprobar suscripciones: Evalúa y aprueba los
expedientes para la renovación y/o adquisición
de nuevas bases de datos.
Rector
4
Procesar pago de suscripciones: Se
procesa el pago de las suscripciones de base
de datos aprobadas por Rectorado.
Jefe de División
Financiera
5
Controlar funcionamiento y suscripciones
con bases de datos: Se controla el
funcionamiento y las suscripciones con bases
de datos y sus respectivos contratos.
Coordinador de
Acervo
Bibliográfico
6
Evaluar operatividad de bases de datos: El
Director de Escuela evalúa operatividad y
óptimo funcionamiento de las bases de datos
Director de
Escuela
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 169 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
para responder a las necesidades de sus
programas de estudios.
Finaliza el proceso.
7
Solicitar compra de acervo bibliográfico
físico: Se solicita los recursos bibliográficos
mediante el Módulo de Requerimientos para
que se inicie el proceso de compras.
Coordinador de
Acervo
Bibliográfico
8
Recepcionar los acervos bibliográficos: Se
recepciona el acervo bibliográfico adquirido
para Sede Central y Filiales, y se deriva al
Coordinador de Acervo Bibliográfico para su
catalogación.
Coordinador de
Acervo
Bibliográfico
Asistente de
Acervo
Bibliográfico
9
Clasificar y catalogar: Se cataloga el acervo
bibliográfico físico y las tesis en el Módulo de
Biblioteca, teniendo en cuenta lo establecido
en el MGC-025.
Asistente de
Acervo
Bibliográfico
10
Distribuir acervos bibliográficos: Se
distribuye el acervo bibliográfico mediante acta
de entrega para cada Centro de Información y
Referencia en Sede Central y Filiales.
Coordinador de
Acervo
Bibliográfico
Asistente de
Acervo
Bibliográfico
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 170 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.5.4. Flujograma:
3.5.5. Indicadores:
Porcentaje de acervo bibliográfico físico referenciado en los SPA de las
asignaturas.
3.5.6. Riesgos:
Poca o ninguna pertinencia de las colecciones y del material bibliográfico con
relación a los programas curriculares y necesidades de los usuarios.
3.5.7. Actividades de Capacitación:
Taller de capacitación sobre procesamiento de los acervos bibliográficos.
3.5.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento General.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 171 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Reglamento Académico.
Reglamento de la Biblioteca.
ITGC-110 Adquisición de recursos bibliográficos, suscripción de revistas
especializadas para biblioteca física y suscripción bases de datos para
biblioteca virtual.
ITGC-297 Enlace a los recursos de la biblioteca digital por los docentes
titulares capacitados en los sílabos.
MGC-025 Ejecutar el procesamiento técnico de los recursos bibliográficos a
nivel nacional.
MGC–026 Préstamos en las modalidades de estantería abierta y cerrada.
3.6. Supervisión de Educación a Distancia - SUA:
3.6.1. Propósito:
Coordinar las actividades de la modalidad de educación a distancia y realiza la revisión
del cumplimiento de normas académicas y administrativas.
3.6.2. Alcance:
Aplica a Carreras Profesionales que cuentan con modalidad de educación a distancia.
3.6.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Evaluar ambientes de aprendizaje SUA: Se
evalúa si las aulas de aprendizaje SUA
cumplen las condiciones para el desarrollo del
proceso de enseñanza aprendizaje en la
modalidad a distancia.
Coordinador de
Educación a
Distancia
Especialista de
Educación a
Distancia
2
Coordinar mejoras de ambientes: Se
coordina con los Directores de Escuela en
Sede Central y Coordinadores de Filiales la
implementación de mejoras en los ambientes
de aprendizaje SUA.
Coordinador de
Educación a
Distancia
Especialista de
Educación a
Distancia
3
Verificar implementación de mejoras de
ambientes: Se verifica la gestión realizada por
los Directores de Escuela y Coordinadores de
Filiales con respecto a la implementación de
mejoras en ambientes de aprendizaje SUA.
Coordinador de
Educación a
Distancia
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 172 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
4
Supervisar programación académica: Se
supervisa la programación académica de la
modalidad a distancia de acuerdo a los
cronogramas de clases presenciales y tutorías
académicas.
Coordinador de
Educación a
Distancia
Especialista de
Educación a
Distancia /
Asistente de
Educación a
Distancia
5
Registrar observaciones en MOV: Se
registran observaciones para las estrategias
de mejora de la programación académica, en
concordancia a lo establecido en el
Reglamento de Régimen de Estudios.
Coordinador de
Educación a
Distancia
Especialista de
Educación a
Distancia /
Asistente de
Educación a
Distancia
6
Supervisar ejecución lectiva: Se supervisa
la ejecución lectiva de la modalidad a distancia
de acuerdo a lo establecido en el proyecto de
incorporación y desarrollo de los programas de
educación a distancia en ULADECH Católica
(tutoría administrativa, tutoría académica,
clases semi-presenciales e interacción con
plataforma), en coordinación con los
Coordinadores Académico Lectivos.
Coordinador de
Educación a
Distancia
Coordinadores
Académico
Lectivos
7
Evaluar satisfacción del estudiante: Se
evalúa la satisfacción de los estudiantes de la
modalidad a Distancia a través de encuestas y
entrevistas.
Coordinador de
Educación a
Distancia
Especialista de
Educación a
Distancia /
Asistente de
Educación a
Distancia
8
Implementar mejoras académicas en
modalidad a distancia: Se implementa las
mejoras académicas de modalidad a distancia
a través de proyectos propuestos a Rectorado
y coordinados con las Escuelas Profesionales.
Coordinador de
Educación a
Distancia
Especialista de
Educación a
Distancia
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 173 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.4. Flujograma:
3.6.5. Indicadores:
Porcentaje de ambientes de aprendizaje SUA adecuados para el proceso de
enseñanza aprendizaje.
Satisfacción de los estudiantes con el servicio de educación a distancia.
Porcentaje del cumplimiento en la programación académica en modalidad a
distancia.
Porcentaje de cumplimiento de las tutorías académicas y/o administrativas.
Porcentaje de cumplimiento de las clases semipresenciales.
Porcentaje de la interacción en el EVA Pregrado.
3.6.6. Riesgos:
Insatisfacción del servicio de la modalidad de educación a distancia.
Deserción de los estudiantes de la modalidad de educación a distancia.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 174 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
Taller de Capacitación en estrategias de enseñanza aprendizaje en modalidad
a distancia.
3.6.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Proyecto Educativo de Escuelas Profesionales.
Reglamento Académico.
Reglamento de Régimen de Estudios.
Ley Universitaria N°30220.
ITGC-330 Procesos para la Modalidad a Distancia.
ITGC-477 Pago de las asignaturas a los docentes.
3.7. Estudio de Demanda Social y Mercado Ocupacional:
3.7.1. Propósito:
Elaborar los estudios de demanda social y mercado ocupacional con la finalidad de
identificar la demanda de profesionales y ofertar los programas de estudios de la
Universidad acorde con las necesidades de la sociedad.
3.7.2. Alcance:
Aplica a todas las Escuelas Profesionales de la Universidad y Grupos de Interés.
3.7.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Identificar representantes de instituciones:
Se identifica a los representantes de las
diferentes empresas o instituciones que
forman parte de la oferta laboral para los
egresados de la universidad, y se socializa la
información con el Dueño de Proceso de
Estudio de Demanda Social y Mercado
Ocupacional.
Director de
Escuela /
Coordinador de
Filial
2
Visitar representantes de instituciones: El
Dueño de Proceso de Estudio de Demanda
Social y Mercado Ocupacional visita a los
Dueño de
Proceso de
Estudio de
Especialista de
Estudio de
Demanda
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 175 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
representantes de las diferentes empresas o
instituciones con la finalidad de medir la
cantidad de plazas ofertantes y tendencias
ocupacionales.
Demanda Social
y Mercado
Ocupacional
Social y
Mercado
Ocupacional
3
Elaborar y/o actualizar estudio de demanda
social y mercado ocupacional: Se elabora
y/o actualiza el estudio de demanda social y
mercado ocupacional de cada programa de
estudios a partir del análisis nacional y
regional de las tendencias ocupacionales, con
la finalidad de identificar la demanda
ocupacional.
Dueño de
Proceso de
Estudio de
Demanda Social
y Mercado
Ocupacional
Especialista de
Estudio de
Demanda
Social y
Mercado
Ocupacional
4
Socializar estudio de demanda social y
mercado ocupacional: Se socializa el estudio
con los representantes de las empresas o
instituciones que forman parte del mercado
laboral, con la finalidad de obtener la
validación de expertos sobre el estudio.
En el caso de presentarse aportes y/u
observaciones se pasa al punto N°5, de lo
contrario se pasa al punto N°6.
Dueño de
Proceso de
Estudio de
Demanda Social
y Mercado
Ocupacional
Especialista de
Estudio de
Demanda
Social y
Mercado
Ocupacional
5
Levantar observaciones e implementar
aportes: Se incluyen los aportes y/o se
levantan las observaciones en el estudio y se
reenvía para conformidad y emisión de
documento de validación de expertos por parte
de los representantes de las empresas o
instituciones.
Dueño de
Proceso de
Estudio de
Demanda Social
y Mercado
Ocupacional
Especialista de
Estudio de
Demanda
Social y
Mercado
Ocupacional
6
Gestionar aprobación de estudio de
demanda social y mercado ocupacional: Se
gestiona con el Director de Escuela la
aprobación del estudio demanda social y
mercado ocupacional ante el Consejo de
Facultad.
Dueño de
Proceso de
Estudio de
Demanda Social
y Mercado
Ocupacional
Especialista de
Estudio de
Demanda
Social y
Mercado
Ocupacional
7
Registrar evidencias en MOSIF: Se registran
en Módulo de Sistematización de Fuentes de
Verificación (MOSIF) el estudio de demanda
social y mercado ocupacional con su
Dueño de
Proceso de
Estudio de
Demanda Social
Especialista de
Estudio de
Demanda
Social y
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 176 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
respectiva resolución, documento de
validación de expertos, ratios de demanda de
admisión e informes de estudio.
y Mercado
Ocupacional
Mercado
Ocupacional
3.7.4. Flujograma:
3.7.5. Indicadores:
Ratios de admisión.
Número de estudios de demanda social y mercado ocupacional elaborados y/o
actualizados anualmente.
3.7.6. Riesgos:
Demora de emisión de documento de validación.
3.7.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
Taller de Capacitación en Técnicas de recopilación de información.
3.7.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Proyecto Educativo de Escuelas Profesionales.
Ley Universitaria N°30220.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 177 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
III.9. DIVISIÓN DE ADMISIÓN
1. Propósito:
Establecer los procesos para gestionar la promoción de la admisión y su correspondiente
ejecución de acuerdo a la cantidad de vacantes definidas.
2. Estructura:
Unidad Jerárquica /
Unidad Operativa
Procesos
Calidad Funcionamiento
División de Admisión Promoción de la Admisión.
Ejecución de la Admisión.
3. Procesos:
3.1. Promoción de la Admisión:
3.1.1. Propósito:
Planificar, ejecutar y controlar la promoción de las carreras de pregrado en la Sede
Central y Filiales.
3.1.2. Alcance:
Aplica a postulantes e interesados en programas de pregrado a nivel de Sede Central y
Filiales.
3.1.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Planificar promoción y difusión: En el caso
de pregrado el Jefe de División de Admisión en
Sede Central elabora el Presupuesto Anual, y
en Filiales es elaborado por el Coordinador de
Admisión (Filial) y enviado a División de
Admisión.
En el posgrado y segunda especialidad el
presupuesto se incorpora en el proyecto del
programa, el cual es aprobado por Rectorado.
Jefe de División
de Admisión /
Coordinadores
de Admisión
(Filial) /
Directores de
Escuela
Especialista de
Admisión /
Coordinador
de Filial
2
Ejecutar actividades de promoción y
difusión: Se llevan a cabo las actividades de
promoción y/o difusión en Sede Central y
Filiales para difundir las bondades de los
Jefe de División
de Admisión /
Coordinadores
de Admisión
Personal de
Plataforma de
Atención al
Usuario (Sede
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 178 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
servicios universitarios a nivel de pregrado,
según cronograma de planificación mensual.
En el caso de posgrado y segunda
especialidad, las actividades de promoción y
difusión están a cargo del Director de Escuela.
(Filial) /
Directores de
Escuela
Central y Filial)
3
Difundir ejecución de examen de
conocimientos: Se promociona y difunde los
procesos de admisión de pregrado a través de
los diferentes medios de comunicación y otros
métodos.
En el caso de posgrado la difusión del examen
de conocimientos está a cargo del Director de
Escuela y finaliza el proceso.
Jefe de División
de Admisión /
Coordinadores
de Filial /
Directores de
Escuela
Coordinador
de Admisión
(Filial)
4
Elaborar Informe Anual de Promoción: Se
elabora el informe de evaluación de promoción
y difusión, a nivel de pregrado en Sede Central
y Filiales; adjuntando las evidencias
correspondientes.
Jefe de División
de Admisión /
Coordinadores
de Admisión
(Filial)
3.1.4. Flujograma:
3.1.5. Indicadores:
Satisfacción de las actividades de promoción y difusión.
Eficacia de las actividades de promoción y difusión.
Número de postulantes.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 179 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.6. Riesgos:
Reducción del presupuesto.
Fragilidad económica del país.
Pérdida de solidez e imagen de la Universidad.
3.1.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Promoción y Difusión.
3.1.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento General.
Reglamento de Organizaciones y Funciones por Procesos.
Reglamento de Admisión.
ITGC-623 Promoción de la Admisión.
FORMGC-347 Cronograma Mensual de Actividades de Promoción.
FORMGC-339 Cargo de Visitas a Instituciones.
3.2. Ejecución de la Admisión:
3.2.1. Propósito:
Programar y ejecutar el proceso de admisión en la Sede Central y Filiales, para
programas de pregrado, posgrado y segunda especialidad.
3.2.2. Alcance:
Aplica a postulantes de programas de pregrado, posgrado y segunda especialidad en
Sede Central y Filiales.
3.2.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Conformar Comisión General de Admisión:
Se designa anualmente a los integrantes de la
Comisión General de Admisión y los Comités
de Admisión de Filiales para su aprobación
mediante resolución mediante Consejo
Universitario. Son responsables de los
procesos de admisión de programas de
pregrado, posgrado y segunda especialidad,
según corresponda.
Jefe de División
de Admisión
Directores de
Escuela /
Coordinador
de Carrera
(Filiales) /
Coordinador
de Filial
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 180 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
2
Fijar número de vacantes: El Director de
Escuela fija el número de vacantes anual (por
semestre) para los programas de pregrado,
posgrado y segunda especialidad. Para las
Filiales el número de vacantes se fija en
coordinación con Coordinador de Carrera o
quien haga sus veces. Luego se socializa con
División de Registros Académicos y se envía a
División de Admisión para visto de
conformidad. Finalmente, el Director de
Escuela remite para su aprobación en Consejo
de Facultad y ratificación en Consejo
Universitario.
Director de
Escuela
Coordinador
de Carrera
(Filial) /
Coordinador
de Filial
3
Programar proceso de admisión: Se elabora
el cronograma de admisión para pregrado,
posgrado y segunda especialidad, previo visto
de conformidad de División de Registros
Académicos. Se envía a Rectorado para su
aprobación mediante resolución de Consejo
Universitario. Cada cronograma de admisión
se socializa con División de Registros
Académicos y Directores de Escuela, para
articular con cronograma académico
Jefe de División
de Admisión
Jefe de
División de
Registros
Académicos /
Directores de
Escuela
4
Inscribir postulante: Se brinda información al
postulante de pregrado, posgrado y segunda
especialidad, para su inscripción, previo pago
de derecho de admisión. Se entrega el
Reglamento de Admisión (formato digital) y
Carné de Postulante.
Personal de
Plataforma de
Atención al
Usuario (Sede
Central y Filial)
Unidad de
Caja de
Admisión
(Sede Central
y Filial)
5
Implementar proceso de evaluación: La
Comisión General de Admisión elabora el
prospecto, examen de conocimientos y
evaluación individual para programas de
pregrado.
Para programas de posgrado y segunda
especialidad se elabora el examen de
conocimientos.
Comisión
General de
Admisión
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 181 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
6
Asignar responsables del examen de
conocimientos y evaluación individual: El
Presidente de la Comisión General de
Admisión solicitará a los Directores de Escuela
y Presidentes de Comités de Admisión en
Filial, la relación de sus responsables de
aplicar el examen de conocimientos y
evaluación individual por cada proceso de
admisión de los programas de pregrado,
posgrado y segunda especialidad, en Sede
Central y Filiales, según corresponda.
Presidente de
Comisión
General de
Admisión
Director de
Escuela /
Presidentes de
Comités de
Admisión
(Filial)
7
Ejecutar examen: Se aplica el examen de
conocimientos y evaluación individual para
programas de pregrado, posgrado y segunda
especialidad, según corresponda, y se emite
acta de conformidad.
La Comisión General de Admisión y Comités
de Admisión (Filiales) son responsables de
procesamiento de resultados a nivel de
pregrado. Los Directores de Escuela son
responsables de procesar resultados a nivel
de posgrado y segunda especialidad.
Comisión
General de
Admisión /
Comités de
Admisión (Filial)
/ Directores de
Escuela
Jefe de
División de
Admisión / Jefe
de División de
Registros
Académicos
8
Publicar resultados: La Comisión General de
Admisión y/o Comités de Admisión publican
los resultados del examen de conocimiento y/o
evaluación individual de programas de
pregrado, posgrado y segunda especialidad, a
través de la página web institucional y
periódicos murales de la universidad, según
Reglamento de Admisión.
Comisión
General de
Admisión /
Comités de
Admisión (Filial)
Personal de
Plataforma de
Atención al
Usuario (Sede
Central y Filial)
9
Emitir Constancia de Ingreso: El Personal
de Plataforma de Atención al Usuario, realiza
la entrega de constancia de ingreso y
Reglamento Estudiantil (formato digital) a los
ingresantes de programas de pregrado,
debiendo registrar su firma en el formato de
Entrega de Constancia de Ingreso.
Personal de
Plataforma de
Atención al
Usuario (Sede
Central y Filial) /
Director de
Escuela /
Coordinador de
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 182 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
En el caso posgrado y segunda especialidad
el responsable de la entrega de constancia de
ingreso y Reglamento Estudiantil es el Director
de Escuela en Sede Central y Coordinador de
Carrera en Filiales.
Carrera (Filial)
10
Derivar expedientes de postulantes:
Culminado el proceso de admisión se ordenan
los expedientes de ingresantes de pregrado y
se derivan a la Coordinación de Expedientes.
En el caso de posgrado y segunda
especialidad los expedientes son derivados
directamente por la Escuela Profesional a la
Coordinación de Expedientes.
Personal de
Plataforma de
Atención al
Usuario (Sede
Central) /
Coordinaciones
de Admisión
(Filial) /
Director de
Escuela
Jefe de
División de
Registros
Académicos
11
Presentar informe de ejecución del proceso
de admisión: La Comisión General de
Admisión y/o Comités de Admisión presentan
la información de la ejecución del examen de
conocimiento y evaluación individual, a nivel
de pregrado, posgrado y segunda
especialidad, según corresponda.
Comisión
General de
Admisión /
Comités de
Admisión (Filial)
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 183 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.4. Flujograma:
3.1.5. Indicadores:
Porcentaje de crecimiento.
Satisfacción respecto al proceso de admisión.
Eficacia respecto al proceso de admisión.
3.1.6. Riesgos:
Pérdida de solidez e imagen de la Universidad.
3.1.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Ejecución de la Admisión.
3.1.8. Documentos Relacionados:
Estatuto Institucional.
Reglamento General Institucional.
Reglamento de Organizaciones y Funciones.
Manual de Organización y Funciones.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 184 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Reglamento de Admisión.
Reglamento de Posgrado.
ITGC-622 Ejecución de la Admisión.
FORMGC-343 Seguimiento a postulantes que no se presentaron al examen de
conocimientos.
FORMGC-344 Seguimiento a postulantes- ingresantes que no se matricularon.
III.10. DIVISIÓN DE BIENESTAR
1. Propósito:
Establecer los procesos para gestionar los servicios educacionales complementarios básicos
en la Universidad.
2. Estructura:
Unidad Jerárquica /
Unidad Operativa
Procesos
Calidad Funcionamiento
División de Bienestar
Coordinación de
Bienestar
Servicio de Salud.
Servicios Culturales y
Deportivos.
Servicio de Psicopedagogía.
Servicio Social.
Bienestar Estudiantil.
Servicio de Pastoral y
Espiritualidad.
3. Procesos:
3.1. Servicio de Salud:
3.1.1. Propósito:
Planificar, ejecutar, evaluar y mejorar los servicios de salud de la universidad.
3.1.2. Alcance:
Aplica a Estudiantes de todas las Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 185 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal
de Apoyo
1
Elaborar Plan Anual del Servicio: El
Especialista de Servicios de Salud elabora el
Plan Anual de Servicio de Salud para Sede
Central y lo registra en el Módulo de Bienestar.
Asimismo, apoya a los Coordinadores de
Bienestar en Filiales en su elaboración y
registro.
Especialista de
Servicios de Salud /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
2 Elaborar proyecto: Se elabora los proyectos
según lo establecido en el Plan Anual.
Especialista de
Servicios de Salud /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
3
Aprobar proyecto: El Jefe de División de
Bienestar aprueba los proyectos elaborados
por los servicios de bienestar.
Si el proyecto tiene prepuesto se pasa al
punto N°4, de lo contrario se pasa al punto
N°5.
Jefe de División de
Bienestar
4
Aprobar presupuesto y proyecto: El Rector
aprueba los proyectos que contienen
presupuesto.
Rector
5
Difundir actividades: Se realiza la difusión de
las actividades a llevarse a cabo, en los
diferentes medios de comunicación de la
universidad.
Especialista de
Servicios de Salud /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
6 Ejecutar actividades: Se ejecutan las
actividades de Servicios de Salud.
Especialistas de
Servicios de Salud /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
7
Registrar beneficiarios: En base al Registro
de Asistencia se realiza el registro de los
beneficiarios en el Módulo informático
indicando los datos del beneficiario como de la
actividad.
Especialista de
Servicios de Salud /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 186 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
8
Realizar entrevistas y encuestas: Se aplican
a los beneficiarios para medir el nivel de
satisfacción y como evidencia de la actividad.
Especialista de
Servicios de Salud /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
9
Monitorear actividades en filiales: Se
monitorea las actividades que se llevan a cabo
en las filiales solicitando las evidencias
necesarias.
Especialista de
Servicios de Salud
10
Elaborar informe de actividades del
servicio: Se elabora informe y se propone
acciones de mejora del servicio.
Especialista de
Servicios de Salud /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
3.1.4. Flujograma:
3.1.5. Indicadores:
Eficacia del Servicio de Salud.
Satisfacción del Servicio de Salud.
3.1.6. Riesgos:
No desarrollo de actividades de servicios educacionales complementarios
básicos.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 187 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Módulo de Bienestar y Módulo de Verificaciones
(MOV).
Taller de Capacitación en elaboración de proyectos.
3.1.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
ITGC-386 Programas de Bienestar Universitario.
ITGC-497 Chequeo Médico para Estudiantes.
ITGC-576 Implementación de los tópicos de emergencia y botiquín en los
locales de ULADECH Católica a nivel nacional.
ITGC-361 Implementar los cafetines saludables en la ULADECH Católica.
FORMGC-212 Programación de actividades de la coordinación de preventorio.
3.2. Servicios Culturales y Deportivos:
3.2.1. Propósito:
Planificar, ejecutar, evaluar y mejorar los servicios culturales y deportivos de la
Universidad.
3.2.2. Alcance:
Aplica a Estudiantes de todas las Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales.
3.2.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar Plan Anual del Servicio: El
Especialista de Servicios Culturales y
Deportivos elabora el Plan Anual de Servicios
Culturales y Deportivos para Sede Central y lo
registra en el Módulo de Bienestar. Asimismo,
apoya a los Coordinadores de Bienestar en
Filiales en su elaboración y registro.
Especialista de
Servicio Cultural
y Deportivo /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
Especialista de
Actividades
Culturales /
Especialista de
Actividades
Deportivas
2
Elaborar proyecto: Se elabora los proyectos
específicos según lo establecido en el Plan
Anual del Servicio en sede central y filial.
Especialista de
Servicio Cultural
y Deportivo /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
Especialista de
Actividades
Culturales /
Especialista de
Actividades
Deportivas
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 188 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3
Revisar proyecto: El Jefe de División de
Bienestar revisa los proyectos específicos
elaborados por los especialistas de los
servicios culturales y deportivos para
conformidad y envío para aprobación a
Rectorado.
Jefe de División
de Bienestar
4
Aprobar proyecto: El Rector aprueba los
proyectos específicos vía trámite
documentario.
Rector
5
Difundir actividades: Se realiza la difusión de
las actividades aprobadas en el plan anual de
servicios culturales y deportivos a llevarse a
cabo, en los diferentes medios de
comunicación de la Universidad.
Especialista de
Servicio Cultural
y Deportivo /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
Especialista de
Actividades
Culturales /
Especialista de
Actividades
Deportivas
6
Ejecutar actividades: Se ejecutan las
actividades de Servicios Culturales y
Deportivos según proyectos específicos
aprobados.
Especialista de
Servicio Cultural
y Deportivo /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
Especialista de
Actividades
Culturales /
Especialista de
Actividades
Deportivas
7
Registrar beneficiarios: En base al Registro
de Asistencia se realiza el registro de los
beneficiarios en el Módulo informático
indicando los datos del beneficiario como de la
actividad.
Especialista de
Servicio Cultural
y Deportivo /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
Especialista de
Registros de
Bienestar
8
Realizar entrevistas y encuestas: Se aplican
a los beneficiarios para medir el nivel de
satisfacción con la actividad ejecutada.
Especialista de
Servicio Cultural
y Deportivo /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
Especialista de
Actividades
Culturales /
Especialista de
Actividades
Deportivas
9
Elaborar informe de actividades ejecutadas:
Los especialistas elaboran el informe de
ejecución de las actividades debidamente
sustentado a nivel de sede central, y en filiales
Especialista de
Servicio Cultural
y Deportivo /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
Especialista de
Actividades
Culturales /
Especialista de
Actividades
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 189 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
coordinan las actividades ejecutadas
solicitando el informe respectivo debidamente
sustentado.
Deportivas
10
Elaborar informe de evaluación del plan
anual del servicio: Se elabora informe de
evaluación anual y se propone acciones de
mejora del servicio.
Especialista de
Servicio Cultural
y Deportivo
3.2.4. Flujograma:
3.2.5. Indicadores:
Eficacia del Servicio Cultural y Deportivo.
Satisfacción del Servicio Cultural y Deportivo.
3.2.6. Riesgos:
No desarrollo de actividades de servicios educacionales complementarios
básicos.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 190 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Módulo de Bienestar y Módulo de Verificaciones
(MOV).
Taller de Capacitación en elaboración de proyectos.
3.2.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
ITGC-386 Programas de Bienestar Universitario.
ITGC-331 Servicios culturales y deportivos.
3.3. Servicios de Psicopedagogía:
3.3.1. Propósito:
Planificar, ejecutar, evaluar y mejorar los servicios de psicopedagogía de la universidad.
3.3.2. Alcance:
Aplica a Estudiantes de todas las Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales.
3.3.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar Plan Anual del Servicio: El
Especialista de Servicios de Psicopedagogía
elabora el Plan Anual de Servicios de
Psicopedagogía para Sede Central y lo
registra en el Módulo de Bienestar. Asimismo,
apoya a los Coordinadores de Bienestar en
Filiales en su elaboración y registro.
Especialista de
Servicio de
Psicopedagogía
/ Coordinador
de Bienestar
(Filial)
2
Elaborar proyecto: Se elabora los proyectos
según lo establecido en el Plan Anual.
Especialista de
Servicios de
Psicopedagogía
/ Coordinador
de Bienestar
(Filial)
3
Aprobar proyecto: El Jefe de División de
Bienestar aprueba los proyectos elaborados
por los servicios de bienestar.
Jefe de División
de Bienestar
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 191 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Si el proyecto tiene prepuesto se pasa al
punto N°4, de lo contrario se pasa al punto
N°5.
4
Aprobar presupuesto y proyecto: El Rector
aprueba los proyectos que contienen
presupuesto.
Rector
5
Difundir actividades: Se realiza la difusión de
las actividades a llevarse a cabo, en los
diferentes medios de comunicación de la
universidad.
Especialista de
Servicios de
Psicopedagogía
/ Coordinador
de Bienestar
(Filial)
6
Ejecutar actividades: Se ejecutan las
actividades de Servicios de Psicopedagogía.
Especialista de
Servicios de
Psicopedagogía
/ Coordinador
de Bienestar
(Filial)
7
Registrar beneficiarios: En base al Registro
de Asistencia se realiza el registro de los
beneficiarios en el Módulo informático
indicando los datos del beneficiario como de la
actividad.
Especialista de
Servicios de
Psicopedagogía
/ Coordinador
de Bienestar
(Filial)
8
Realizar entrevistas y encuestas: Se aplican
a los beneficiarios para medir el nivel de
satisfacción y como evidencia de la actividad.
Especialista de
Servicios de
Psicopedagogía
/ Coordinador
de Bienestar
(Filial)
9
Monitorear actividades en filiales: Se
monitorea las actividades que se llevan a cabo
en las filiales solicitando las evidencias
necesarias.
Especialista de
Servicios de
Psicopedagogía
10
Elaborar informe de actividades del
servicio: Se elabora informe y se propone
acciones de mejora del servicio.
Especialista de
Servicios de
Psicopedagogía
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 192 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
/ Coordinador
de Bienestar
(Filial)
3.3.4. Flujograma:
3.3.5. Indicadores:
Eficacia del Servicio Psicopedagogía.
Satisfacción del Servicio Psicopedagogía.
3.3.6. Riesgos:
Inadecuada atención psicopedagógica y social de casos.
No desarrollo de actividades de servicios educacionales complementarios
básicos.
3.3.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Módulo de Bienestar y Módulo de Verificaciones
(MOV).
Taller de Capacitación en elaboración de proyectos.
3.3.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
ITGC-386 Programas de Bienestar Universitario.
FORMGC-212 Programación de actividades de la coordinación de preventorio.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 193 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4. Servicio Social:
3.4.1. Propósito:
Planificar, ejecutar, evaluar y mejorar los servicios sociales de la universidad.
3.4.2. Alcance:
Aplica a estudiantes de todas las Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales.
3.4 3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar Plan Anual del Servicio: El
Especialista de Servicio Social elabora el Plan
Anual de Servicio Social para Sede Central y
lo registra en el Módulo de Bienestar.
Asimismo, apoya a los Coordinadores de
Bienestar en Filiales en su elaboración y
registro.
Especialista de
Servicio Social /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
2
Elaborar proyecto: Se elabora los proyectos
según lo establecido en el Plan Anual.
Especialista de
Servicio Social /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
3
Aprobar proyecto: El Jefe de División de
Bienestar aprueba los proyectos elaborados
por los servicios de bienestar.
Si el proyecto tiene prepuesto se pasa al
punto N°4, de lo contrario se pasa al punto
N°5.
Jefe de División
de Bienestar
4
Aprobar presupuesto y proyecto: El Rector
aprueba los proyectos que contienen
presupuesto.
Rector
5
Difundir actividades: Se realiza la difusión de
las actividades a llevarse a cabo, en los
diferentes medios de comunicación de la
universidad.
Especialista de
Servicio Social /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
6
Ejecutar actividades: Se ejecutan las
actividades de Servicio Social.
Especialista de
Servicio Social /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 194 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
7
Registrar beneficiarios: En base al Registro
de Asistencia se realiza el registro de los
beneficiarios en el Módulo informático
indicando los datos del beneficiario como de la
actividad.
Especialista de
Servicio Social /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
8
Realizar entrevistas y encuestas: Se aplican
a los beneficiarios para medir el nivel de
satisfacción y como evidencia de la actividad.
Especialista de
Servicio Social /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
9
Monitorear actividades en filiales: Se
monitorea las actividades que se llevan a cabo
en las filiales solicitando las evidencias
necesarias.
Especialista de
Servicio Social
10
Elaborar informe de actividades del
servicio: Se elabora informe y se propone
acciones de mejora del servicio.
Especialista de
Servicio Social /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
3.4.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 195 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4.5. Indicadores:
Eficacia del Servicio Social.
Satisfacción del Servicio Social.
3.4.6. Riesgos:
Inadecuada atención psicopedagógica y social de casos.
No desarrollo de actividades de servicios educacionales complementarios
básicos.
3.4.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Módulo de Bienestar y Módulo de Verificaciones
(MOV).
Taller de Capacitación en elaboración de proyectos.
3.4.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
ITGC-386 Programas de Bienestar Universitario.
ITGC-612 Llenado de Ficha Socio Económica de Estudiante.
FORMGC-212 Programación de actividades de la coordinación de preventorio.
3.5. Bienestar Estudiantil:
3.5.1. Propósito:
Otorgar becas y categorizaciones a estudiantes según su rendimiento académico,
deportivo y situación económica.
3.5.2. Alcance:
Aplica a estudiantes de todas las Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales.
3.5.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Establecer número de vacantes: Se revisa
en el Módulo de Registros Académicos el
listado de estudiantes de tercio superior, y se
solicita a Coordinación de Presupuesto la
rentabilidad económica para cada carrera
profesional. Con todo esto se determina el
número de vacantes.
Especialista de
Servicio Social
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 196 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
2
Realizar convocatoria: Se realiza la
convocatoria mediante página web de la
universidad, redes sociales y periódicos
murales de la universidad.
Especialista de
Servicio Social /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
3
Recepcionar expedientes: Se recepciona los
expedientes y verifica que los estudiantes
cumplan con los requisitos completos que se
estipulan en el reglamento de categorizaciones
y becas, según cronograma de convocatoria.
Especialista de
Servicio Social /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
4
Registrar Ficha Socioeconómica: El
estudiante debe realizar el llenado de la Ficha
Socioeconómica en el Módulo del mismo
nombre.
Si la solicitud es para beca por situación
económica se pasa al punto N°5, de lo
contrario se pasa al punto N°6.
Estudiante
5
Realizar evaluación social: La Trabajadora
Social realiza la evaluación con las técnicas de
entrevista (FORMGC-064 Ficha de Entrevista)
y visita domiciliaria (FORMGC-065 Informe de
Visita Domiciliaria al Estudiante).
Se pasa al punto N°7.
Especialista de
Servicio Social
6
Verificar condición de estudiante: Con
respecto a rendimiento académico, se evalúa
la relación del tercio superior obtenida y se
verifica que el estudiante no esté beneficiado
bajo ninguna otra modalidad. Con respecto a
deportistas destacados, se verifica la relación
facilitada por Coordinación de Servicio
Deportivo; para otorgamiento de beneficio.
Especialista de
Servicio Social
Especialista de
Servicios
Deportivos
7
Aprobar beneficiarios: Rectorado aprueba
los beneficiarios con la lista remitida por
Especialista de Servicio Social informando las
becas, medias becas y categorizaciones.
Rector
8
Registrar beneficiarios: Se registra los datos
de los beneficiarios de becas y
categorizaciones en el Módulo Pro-Becas.
Especialista de
Servicio Social
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 197 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
9
Realizar seguimiento y control de
beneficios: Se hace seguimiento y control de
las becas y categorizaciones otorgadas al
culminar el semestre académico.
Especialista de
Servicio Social
3.5.4. Flujograma:
3.5.5. Indicadores:
Eficacia del Programa de Becas.
Satisfacción del Programa de Becas.
3.5.6. Riesgos:
Estudiantes beneficiados que no cumplen con requisitos de la norma para
otorgamiento de becas o categorizaciones.
3.5.7. Actividades de Capacitación:
Capacitación en Módulo de Pro-Becas.
3.5.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Programas de Ayuda Estudiantil.
Reglamento de Categorización de Pensiones.
ITGC-381 Programa de becas, movilidad académica, bolsas de trabajo y
pasantías.
FORMGC-064 Ficha de Entrevista.
FORMGC-065 Informe de Visita Domiciliaria al Estudiante.
Ley Universitaria N°30220.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 198 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6. Servicio de Pastoral y Espiritualidad:
3.6.1. Propósito:
Planificar, ejecutar, evaluar y mejorar los servicios de pastoral y espiritualidad.
3.6.2. Alcance:
Aplica a Estudiantes de todas las Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales.
3.6.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar Plan Anual del Servicio: El
Especialista de Servicio de Pastoral y
Espiritualidad elabora el Plan Anual de
Servicio de Pastoral y Espiritualidad para Sede
Central y lo registra en el Módulo de Bienestar.
Asimismo, apoya a los Coordinadores de
Bienestar en Filiales en su elaboración y
registro.
Especialista de
Servicio de
Pastoral y
Espiritualidad /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
2
Elaborar proyecto: Se elabora los proyectos
según lo establecido en el Plan Anual.
Especialista de
Servicio de
Pastoral y
Espiritualidad /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
3
Aprobar proyecto: El Jefe de División de
Bienestar aprueba los proyectos elaborados
por los servicios de bienestar.
Si el proyecto tiene prepuesto se pasa al
punto N°4, de lo contrario se pasa al punto
N°5.
Jefe de División
de Bienestar
4
Aprobar presupuesto y proyecto: El Rector
aprueba los proyectos que contienen
presupuesto.
Rector
5
Difundir actividades: Se realiza la difusión de
las actividades a llevarse a cabo, en los
diferentes medios de comunicación de la
Universidad.
Especialista de
Servicio de
Pastoral y
Espiritualidad /
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 199 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Coordinador de
Bienestar (Filial)
6
Ejecutar actividades: Se ejecutan las
actividades de Servicios de Pastoral y
Espiritualidad.
Especialista de
Servicio de
Pastoral y
Espiritualidad /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
7
Registrar beneficiarios: En base al Registro
de Asistencia se realiza el registro de los
beneficiarios en el Módulo informático
indicando los datos del beneficiario como de la
actividad.
Especialista de
Servicio de
Pastoral y
Espiritualidad /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
8
Realizar entrevistas y encuestas: Se aplican
a los beneficiarios para medir el nivel de
satisfacción y como evidencia de la actividad.
Especialista de
Servicio de
Pastoral y
Espiritualidad /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
9
Monitorear actividades en filiales: Se
monitorea las actividades que se llevan a cabo
en las filiales solicitando las evidencias
necesarias.
Especialista de
Servicio de
Pastoral y
Espiritualidad
10
Elaborar informe de actividades del
servicio: Se elabora informe y se propone
acciones de mejora del servicio.
Especialista de
Servicio de
Pastoral y
Espiritualidad /
Coordinador de
Bienestar (Filial)
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 200 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.4. Flujograma:
3.6.5. Indicadores:
Eficacia del Servicio de Pastoral y Espiritualidad.
Satisfacción del Servicio de Pastoral y Espiritualidad.
3.6.6. Riesgos:
No desarrollo de actividades de servicios educacionales complementarios
básicos.
3.6.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Módulo de Bienestar y Módulo de Verificaciones
(MOV).
Taller de Capacitación en elaboración de proyectos.
3.6.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
ITGC-386 Programas de Bienestar Universitario.
ITGC-103 Ejecutar Plan Anual de Deportes.
FORMGC-212 Programación de actividades de la coordinación de preventorio.
FORMGC-189 Registro de Asistencia del SPES.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 201 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
III.11. DIVISIÓN FINANCIERA
1. Propósito:
Establecer los procesos para gestionar los recursos económicos y financieros de acuerdo al
presupuesto aprobado y directivas del Rectorado asegurando su sostenibilidad y
fortalecimiento en el tiempo.
2. Estructura:
Unidad Jerárquica /
Unidad Operativa
Procesos
Calidad Funcionamiento
División Financiera
Coordinación de
Presupuesto
Presupuesto.
Coordinación de
Contabilidad
Proceso Contable.
Conciliaciones Bancarias.
Coordinación de
Compras
Adquisición de Suministros,
Servicios y Activos.
Almacén.
Coordinación de
Cobranzas
Cobranzas.
Coordinación de
Patrimonio
Inventario de Bienes.
Coordinación de
Tesorería
Tesorería.
3. Procesos:
3.1. Presupuestos:
3.1.1. Propósito:
Programar, formular, aprobar, ejecutar y hacer seguimiento de los recursos de acuerdo
con las disponibilidades de ingresos y las prioridades del gasto, buscando el equilibrio
entre estos, mediante las actividades, proyectos o programas, asegurando la previsión
económica y financiera.
3.1.2. Alcance:
Aplica a División Financiera, Unidades Académicas y Administrativas de la Universidad
en Sede Central y Filiales.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 202 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Programar presupuesto: Se define y prioriza
los objetivos, determinan la demanda de
gasto, y las Metas Presupuestarias con el
objetivo de determinar el monto de la
asignación presupuestaria.
Coordinador de
Presupuesto
2
Formular presupuesto: Se define la
estructura del Presupuesto Institucional por
Procesos estableciendo las asignaciones
presupuestales, en base a la identificación de
necesidades con las cuales se van a elaborar
las actividades en detalle.
Coordinador de
Presupuesto
Unidades
Operativas
3
Aprobar presupuesto: El Proyecto de
Formulación Presupuestal es presentado a
Rectorado para su revisión y aprobación.
Coordinador de
Presupuesto /
Rector
4
Ejecutar presupuesto: Una vez aprobado el
presupuesto, todos los ingresos y gastos de la
universidad se van registrando y controlando
de manera permanente.
Unidades
Operativas
5
Hacer seguimiento y control: Se revisa la
ejecución presupuestal de las unidades
operativas, se realiza incorporaciones y
modificaciones presupuestales.
Coordinador de
Presupuesto
6
Evaluar presupuesto: Se hace evaluación
semestral y anual de la ejecución presupuestal
y se emite informe, el cual es aprobado por
Rectorado.
Coordinador de
Presupuesto
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 203 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.4. Flujograma:
3.1.5. Indicadores:
Porcentaje de ejecución presupuestal de ingresos y gastos.
Gestión presupuestal por procesos.
3.1.6. Riesgos:
No ejecutar ni controlar el presupuesto de ingreso y gastos.
3.1.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.1.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento General.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
ITGC-041 Programación, formulación, aprobación, control y evaluación del
Presupuesto Institucional Anual.
Manual de Formulación Presupuestaria.
3.2. Proceso Contable:
3.2.1. Propósito:
Registrar y controlar los documentos contables, generación de asientos contables y
elaboración de Estados Financieros y sus Notas.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 204 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.2. Alcance:
Aplica a Coordinación de Contabilidad, División de Personal, Coordinación de
Cobranzas, Coordinación de Compras, Coordinación de Patrimonio y Coordinación de
Tesorería.
3.2.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Recepcionar documentación: Se recepciona
la información contable de todas las unidades
operativas y procesos que manejan hechos
económicos o financieros.
En el caso de ser documentos que requieran
un proceso manual se pasa al punto N°2.
Para los procesos automáticos se pasa al
punto N°5.
Coordinador de
Contabilidad
2
Revisar y clasificar documentos: Se revisa
la conformidad de los requisitos normativos
internos y externos, para la aceptación y/o
devolución de la documentación y luego se
clasifica de acuerdo a la naturaleza de los
hechos que lo generaron.
Coordinador de
Contabilidad
3
Asignar cuentas contables: De acuerdo al
Plan Contable de la Universidad se asigna las
cuentas contables correspondientes, para la
documentación clasificada.
Coordinador de
Contabilidad
4
Registrar operaciones contables: Se
registran en el sistema las operaciones
contables.
Se pasa al punto N°6.
Coordinador de
Contabilidad
5
Verificar asientos contables: La
Coordinación de Contabilidad verificará los
asientos contables generados
automáticamente por las coordinaciones de
División Financiera y División de Personal. En
el caso de encontrar algún registro erróneo se
procede a anular el registro.
Coordinador de
Contabilidad
Analista
Contable/
Asistentes de
Contabilidad
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 205 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
6
Emitir visto bueno de las operaciones
contables: El Coordinador de Contabilidad da
el visto bueno de la conformidad del registro
de las operaciones.
Coordinador de
Contabilidad
7
Mantener archivo contable: Los documentos
contables de los procesos descritos se
archivan de manera cronológica y de acuerdo
a su naturaleza.
Asistente de
Contabilidad
8
Presentar libros electrónicos: Se presentan
mensualmente los libros electrónicos a
SUNAT.
Coordinador de
Contabilidad
Analista
Contable
9
Presentar informes contables: Se elabora
los informes contables y se presentan a Jefe
de División Financiera.
Coordinador de
Contabilidad
10
Presentar estados financieros: Se prepara,
elabora y presenta los estados financieros,
que serán aprobados y firmados por Jefe de
División Financiera, y derivados a Rectorado y
Auditores Externos.
Coordinador de
Contabilidad
Analista
Contable /
Asistentes de
Contabilidad
3.2.4. Flujograma:
3.2.5. Indicadores:
Registro de información de acuerdo a los principios contables.
3.2.6. Riesgos:
Incumplimiento de la información financiera a los Entes de Control y otros.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 206 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.7. Actividades de Capacitación:
Actualización de aspectos contables y tributarios.
3.2.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento General.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
ITGC-027 Mantenimiento de Archivo Contable.
ITGC-056 Proceso Técnico: provisión de comprobantes de compra de bienes y
servicios en registro de compras.
ITGC-146 Selección, evaluación y reevaluación de proveedores.
ITGC-431 Adquisición de activos, suministros y servicios.
ITGC-502 Arrendamiento de locales a nivel nacional.
ITGC-560 Adquisición de líneas telefónicas.
Reglamento de Comprobantes de Pago – SUNAT.
Ley del IGV.
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
3.3. Conciliaciones Bancarias:
3.3.1. Propósito:
Garantizar que los ingresos y egresos de la Universidad estén debidamente registrados
en los estados de cuenta bancarios.
3.3.2. Alcance:
Aplica a Coordinación de Tesorería, Coordinación de Cobranzas y División Financiera.
3.3.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Cargar extracto bancario: El extracto
bancario que envían las entidades financieras
es cargado al Módulo de Contabilidad.
Coordinador de
Contabilidad
Asistente de
Contabilidad
2
Procesar Conciliación Bancaria: El sistema
genera automáticamente la conciliación
bancaria. De haber registros no conciliados se
realiza la conciliación manualmente.
Coordinador de
Contabilidad
Asistente de
Contabilidad
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 207 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3
Generar Asientos por Comisiones: Se
generan los asientos correspondientes a los
ingresos y gastos financieros por
transacciones bancarias.
Coordinador de
Contabilidad
Asistente de
Contabilidad
4
Verificar depósitos no registrados: Se
verifican los depósitos no registrados en libros
bancos, se notifica a cobranzas para su
identificación y de no haber respuesta, son
registrados como Ingresos no identificados.
Asistente de
Contabilidad /
Especialista de
Cobranzas
5
Generar reporte de Conciliación: Se imprime
la conciliación, se archiva en el file de
Conciliaciones Bancarias.
Coordinador de
Contabilidad
Asistente de
Contabilidad
3.3.4. Flujograma:
3.3.5. Indicadores:
Proceso de conciliación bancaria mensual concluido en la fecha establecida en
el ITGC-562.
3.3.6. Riesgos:
Descuadre por ingreso inadecuado en sistema.
Descuadre de cheques girados en dólares
3.3.7. Actividades de Capacitación:
Actualización de aspectos contables y tributarios.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 208 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.3.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
ITGC-562 Proceso de Conciliaciones Bancarias.
3.4. Adquisición de Suministros, Servicios y Activos:
3.4.1. Propósito:
Atender oportunamente los requerimientos de activos, suministros y servicios.
3.4.2. Alcance:
Aplica a Unidades Académicas y Administrativa de la Universidad en Sede Central y
Filiales.
3.4.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar Plan Anual de Adquisición:
Elabora el Plan Anual de Adquisiciones en
función a las necesidades y proyectos
establecidos.
Coordinador de
Compras
2
Realizar pre-requerimiento: Se registra el
pre-requerimiento adjuntando el informe
técnico, según corresponda.
En el caso de bienes no registrados en la
Base de Datos se pasa al punto N°3.
Usuario
Coordinación
de Soporte
Informático y
Equipamiento /
Coordinador de
Mantenimiento
3
Registrar bien: Se registra el bien no
existente previa solicitud del Jefe Inmediato
del usuario, adjuntando el informe técnico
respectivo.
Se regresa al punto N°2.
Especialista de
Almacén
Coordinador de
Compras
4
Evaluar y aprobar pre-requerimiento: Se
evalúa y aprueba el pre-requerimiento
solicitado.
En el caso de rechazarse el pre-requerimiento
finaliza el proceso, de lo contrario se pasa al
punto N°5.
Unidad
Aprobadora
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 209 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Evaluar requerimiento: Se verifica los
requerimientos aprobados por Unidad
Aprobadora en coordinación con Presupuestos
y Patrimonio.
De ser aprobado el requerimiento y ser
suministro que cuente con stock se deriva a
Almacén Central. En el caso de rechazarse el
requerimiento finaliza el proceso.
Coordinador de
Compras
Coordinador de
Presupuestos /
Coordinador de
Patrimonio
6
Cotizar requerimiento: Se evalúa y
selecciona los proveedores nuevos; y en el
caso de proveedores con continuidad, son
reevaluados. Una vez seleccionado el
proveedor se emite la Orden de Compra y/o
Servicio y se elabora el contrato. Si las
cotizaciones son complejas necesitan la
aprobación de Especialista, y si superan
montos establecidos se solicita aprobación de
Apoderados de Compras.
En el caso de requerirse se gestionará el
anticipo con Coordinación de Contabilidad.
En el caso de ser servicio se pasa al punto
N°7, y de ser activo o suministro se pasa al
punto N°8.
Coordinador de
Compras
Asistente de
Compras /
Apoderados de
Compras /
Especialista
7
Recibir servicio: El usuario recibe el servicio
solicitado y firma la Orden de Servicio o emite
acta de conformidad. Se pasa al punto N°13.
Usuario
8
Recepcionar y controlar bienes: Recepciona
los bienes físicamente y verifica que estén de
acuerdo a las especificaciones técnicas del
requerimiento.
En el caso de no estar de acuerdo con las
especificaciones se pasa al punto N°9, de lo
contrario se pasa al punto N°10.
Especialista de
Almacén
Especialistas
de Compras
9
Solicitar rectificación: Se solicita al
proveedor la rectificación del activo o
suministro, basándose en el contrato firmado.
De ser necesario, se podría anular la Orden de
Compra.
Coordinador de
Compras
Especialista de
Almacén
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 210 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
10
Registrar ingreso: Se genera la Nota de
Ingreso de los bienes en el módulo, generando
automáticamente el registro contable. De ser
por stock se registra en el Kardex físico.
En el caso de activos se pasa al punto N°11.
En el caso de suministros se pasa al punto
N°12.
Especialista de
Almacén
Asistente de
Almacén
11
Inventariar activos: Coordinación de
Patrimonio verifica y realiza el registro de
características y etiquetado de los activos y los
deriva a Coordinación de Almacén para
distribución.
Coordinador de
Patrimonio
12
Distribuir activos y suministros: Se registra
la salida de almacén y se distribuye a los
usuarios, solicitando la firma de conformidad
en Nota de Entrega.
Especialista de
Almacén
Asistente de
Almacén
13
Gestionar pago a proveedor: Se gestiona el
pago a proveedores adjuntando la
documentación requerida.
Coordinador de
Compras
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 211 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4.4. Flujograma:
3.4.5. Indicadores:
Porcentaje de requerimientos aprobados y atendidos en el mes.
Atención oportuna de requerimientos de compras.
3.4.6. Riesgos:
No evaluar ni reevaluar a proveedores.
No control de la calidad en la adquisición de bienes y servicios.
3.4.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
Actualización de aspectos contables y tributarios.
3.4.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
ITGC-146 Selección, evaluación y reevaluación de proveedores.
ITGC-159 Ejecutar el almacenamiento, custodia y distribución de los bienes.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 212 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
ITGC-162 Ejecutar el inventario permanente de los suministros.
ITGC-263 Ejecutar el ingreso y salida de activos fijos (control patrimonial).
ITGC-431 Adquisición de activos, suministros y servicios.
ITGC-560 Adquisición de líneas de telefonía.
ITGC-607 Procesos de contratación de seguros.
3.5. Almacén:
3.5.1. Propósito:
Recepcionar, registrar ingreso, almacenar, distribuir y controlar bienes adquiridos por la
universidad.
3.5.2. Alcance:
Aplica a Unidades Académicas y Administrativa de la Universidad en Sede Central y
Filiales.
3.5.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Recepcionar bienes: Se recepciona los
bienes físicamente y verifica que estén de
acuerdo a las especificaciones técnicas del
requerimiento.
En el caso de bienes especiales se convoca al
Especialista de Compras.
Especialista de
Almacén
Especialista de
Compras /
Asistente de
Almacén
2
Registrar ingreso: Se registra el ingreso de
los bienes en el módulo, generando
automáticamente el registro contable y a su
vez la Nota de Ingreso.
Cuando son productos para stock de almacén
se registra la Nota de Ingreso en el Kardex
físico.
Especialista de
Almacén
Asistente de
Almacén
3
Almacenar bienes: Se almacena los bienes
ingresados en sus respectivos anaqueles de
acuerdo al tipo del bien adquirido.
Especialista de
Almacén
Asistente de
Almacén
4
Distribuir bienes: Se genera la Nota de
Salida de almacén y se distribuye a los
usuarios, solicitando la firma de conformidad
en Nota de Entrega.
Especialista de
Almacén
Coordinador
de
Administración
(Filial) /
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 213 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
En el caso de Filiales se adjunta la Guía de
Remisión, detallando la Nota de Salida de
Almacén.
Asistente de
Almacén
5
Controlar distribución: Se controla que las
Notas de Salida estén firmadas por los
usuarios y se da conformidad de la entrega.
Especialista de
Almacén
Asistente de
Almacén
3.5.4. Flujograma:
3.5.5. Indicadores:
Distribución oportuna de bienes.
3.5.6. Riesgos:
Deterioro, daño y/o pérdida de los bienes de la universidad almacenados.
3.5.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
Taller de Capacitación en Gestión de Almacén.
3.5.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
ITGC-159 Ejecutar el almacenamiento, custodia y distribución de los bienes.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 214 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6. Cobranzas:
3.6.1. Propósito:
Recaudar ingresos, emitir comprobantes de pago y supervisar la recaudación de los
ingresos de las Unidades de Caja a nivel nacional y de las instituciones financieras.
3.6.2. Alcance:
Aplica a Unidades de Caja, Estudiantes, Docentes, Administrativos y Usuarios Externos
en Sede Central y Filiales.
3.6.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Registrar cronograma de pagos: Se
registran los cronogramas de pagos para
pregrado, talleres co-curriculares, talleres de
investigación, segunda especialidad,
posgrado, cursos y seminarios; en base a
autorizaciones y/o resolución de Rectorado
según corresponda.
Asistente de
Cobranzas
2
Programar costos y tasas: Se actualizan los
costos y tasas administrativas de los servicios
educativos que brinda la universidad
Coordinador de
Cobranzas
3
Generar matrículas en bloque: El
Especialista de Cobranzas genera el archivo
de Matrículas en bloque para todos los
estudiantes que no adeuden a la Universidad.
Especialista de
Cobranzas
4
Asignar beneficiarios: Se cargan de forma
individual o en bloque los estudiantes
beneficiarios previamente aprobados por
Rectorado.
Coordinador de
Servicio Social
5
Enviar compromisos de pago a entidades
financieras: El archivo de matrículas
generado en bloques es enviado (vía página
web, carpeta FTP o Correo) a las Entidades
Financieras con las cuales la universidad tiene
convenio.
Especialista de
Cobranzas
6 Efectuar cobro: La Unidad de Caja de Sede
Central y Filiales efectúa cobranza a los
Unidad de Caja
/ Asistente de
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 215 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
usuarios por conceptos académicos u otros
servicios brindados por la Universidad.
En el caso de constancias de no adeudo, la
Asistente de Cobranzas realiza una revisión
detallada del total de pagos del estudiante
para su emisión.
Si el pago fue realizado en las Unidades de
Caja de la Universidad de pasa al punto N°7,
y si fue realizado en una Entidad Financiera se
pasa al punto N°9.
Cobranzas
7
Emitir boleta de venta: Luego de efectuar el
pago el cajero entrega al usuario la boleta de
venta emitida.
Unidad de Caja
8
Liquidar caja: Se realiza diariamente por cada
Unidad de Caja, para tener información de los
ingresos, los cuales son depositados en los
Bancos.
Se pasa al punto N°11.
Unidad de Caja
9
Emitir y distribuir comprobantes de pago:
El Especialista de Cobranzas emite
diariamente las boletas de venta de todos los
pagos efectuados en las Entidades
Financieras, y las distribuye el Asistente de
Cobranzas en Sede Central y Filiales.
En el caso de pagos por otros conceptos el
usuario entrega el voucher del depósito para el
canje con el respectivo comprobante de pago.
Especialista de
Cobranzas /
Asistente de
Cobranzas
Unidades de
Caja (Filial)
10
Actualizar saldos: Se recepciona, procesa y
retorna la información actualizada de saldos
pendientes de cobro a las Entidades
Financieras.
Especialista de
Cobranzas
11
Emitir Nota de Crédito: Se emite a solicitud
del usuario y previa evaluación del
Coordinador de Cobranzas, por motivos de
transferencia, devolución o anulación de pago.
Luego se efectúa el asiento contable
respectivo o se deriva a Coordinación de
Tesorería según corresponda.
Asistente de
Cobranzas /
Coordinador de
Cobranzas
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 216 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
12
Realizar registro contable: Se registra
diariamente los comprobantes de caja por los
ingresos en efectivo en las Unidades de Caja,
y por los depósitos efectuados en las cuentas
corrientes bancarias; los cuales con el
respectivo visto bueno de Coordinador de
Cobranzas se derivan a Coordinación de
Contabilidad, División Financiera y
Coordinación de Tesorería para visado y
archivo.
Especialista de
Cobranzas /
Coordinador de
Cobranzas
13
Controlar morosidad: Se controla los índices
de morosidad y se deriva informe a División
Financiera.
Coordinador de
Cobranzas /
División
Financiera
3.6.4. Flujograma:
3.6.5. Indicadores:
Tasa de morosidad por Sede Central y Filiales.
3.6.6. Riesgos:
Registro y/o actualización a destiempo de costos y tasas administrativas.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 217 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.7. Actividades de Capacitación:
Actualización de aspectos contables y tributarios.
Capacitación en Atención al Cliente.
3.6.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Académico.
ITGC-258 Recaudación de ingresos, emisión de boletas y envío de
liquidaciones diarias.
ITGC-273 Verificación del cumplimiento de la programación de los pagos de los
estudiantes.
ITGC-507 Emisión de boletas de venta de pensiones pendientes de pago al
concluir el semestre académico.
3.7. Inventario de Bienes:
3.7.1. Propósito:
Mantener un inventario valorizado de bienes en estado operativo que permitan
establecer el patrimonio de la Universidad.
3.7.2. Alcance:
Aplica a Administrativos y Docentes en Sede Central y Filiales.
3.7.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar Plan de Trabajo: Se elabora Plan de
Trabajo para ejecutar inventario físico
permanente y anual.
Coordinador de
Patrimonio
2
Ejecutar inventario: Con apoyo del personal
externo e interno se realiza el inventario físico.
Se registra, verifica, actualiza responsables, y
etiqueta bienes.
Coordinador de
Patrimonio
Personal
Externo (Sede
Central) /
Personal
Interno
(Filiales)
3
Dar conformidad de asignación de bienes:
Se solicita la firma de conformidad de cada
trabajador con bienes asignados.
Personal
Administrativo y
Docente
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 218 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
4
Tramitar baja de bienes: Los Especialistas
emiten el informe revisado y analizado dirigido
a División Financiera y Coordinadores de
Filiales para proceder con baja de bienes,
previa constatación física de la Coordinación
de Patrimonio, y se deriva para su aprobación
a Rectorado.
Coordinador de
Patrimonio
Especialistas
de Baja de
Activos
5
Gestionar retiro de bienes dados de baja:
Se determinará venta, destrucción o donación
de bienes dados de baja, con aprobación de
Rectorado.
Coordinador de
Patrimonio
6
Supervisar proceso de inventario: Se
supervisa y verifica que el proceso de
inventario se cumpla según lo establecido en
el Plan de Trabajo.
División
Financiera
3.7.4. Flujograma:
3.7.5. Indicadores:
Porcentaje de activos inventariados en Sede Central y Filiales.
3.7.6. Riesgos:
No control de activos fijos.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 219 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.7.7. Actividades de Capacitación:
Actualización de aspectos contables y tributarios.
3.7.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
ITGC-161 Ejecutar la baja de activos fijos (control patrimonial).
ITGC-262 Ejecutar el inventario en forma periódica y anual de activos fijos
(control patrimonial).
ITGC-484 Procedimiento de toma de inventario.
3.8. Tesorería:
3.8.1. Propósito:
Garantizar la cancelación oportuna de los compromisos adquiridos de la institución.
3.8.2. Alcance:
Aplica a Rectorado, División Financiera, División de Personal, Coordinación de
Contabilidad, Coordinación de Cobranzas, Coordinación de Compras y Proveedores en
Sede Central y Filiales.
3.8.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Recepcionar documentos: Los usuarios
(Rectorado, División Financiera, División de
Personal, Coordinación de Contabilidad,
Coordinación de Cobranzas, Coordinación de
Compras) emiten los documentos que
sustentan el registro de los pagos que se
efectuarán.
Coordinador de
Tesorería
Asistente de
Tesorería
2
Verificar documentos autorizados para
pago: Se verifican los documentos que estén
debidamente autorizados y registrados con
sus respectivos V°B° de las áreas
correspondientes para realizar los pagos.
En caso de ser un pago vía banca por internet
se pasa al punto N° 4, de lo contrario se pasa
al punto N°6.
Coordinador de
Tesorería
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 220 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3
Ejecutar transferencias: Se emite y realiza
las transferencias de todas las cuentas
bancarias que se encuentran en el sistema
financiero debidamente firmadas por los
apoderados para cubrir obligaciones con
terceros, luego son remitidas a la Coordinación
de Tesorería para su respectivo registro.
División
Financiera /
Coordinador de
Tesorería
4
Ejecutar pago mediante transferencia: Se
ejecuta el pago mediante transferencia
bancaria a terceros.
Coordinador de
Tesorería
División
Financiera /
Apoderados de
la Universidad
5
Registrar operación: Se registra en el
sistema la transferencia, tanto la salida como
la entrada. Estos comprobantes son remitidos
al Archivo de la Coordinación de Contabilidad,
debidamente visados por los responsables.
Finaliza el proceso.
Coordinador de
Tesorería
Asistente de
Tesorería
6
Emitir cheques: Se emite el cheque producto
de una obligación o compromiso de pago,
luego se imprime el voucher de caja
adjuntando los documentos que acreditan el
pago.
Coordinador de
Tesorería
Asistente de
Tesorería
7
Firmar y entregar cheques: Coordinación de
Tesorería deriva a la Coordinación de
Contabilidad los cheques generados, para su
V°B° contable y solicitar firma de apoderados.
Coordinador de
Tesorería /
Coordinador de
Contabilidad /
Jefe de División
Financiera
Asistente de
Tesorería
8
Distribuir cheques: Coordinación de
Tesorería distribuye los cheques mediante un
reporte enviado por trámite documentario a
Sede Central y Filiales.
Coordinador de
Tesorería
Asistente de
Tesorería
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 221 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.8.4. Flujograma:
3.8.5. Indicadores:
Cumplimiento de los pagos en los plazos establecidos.
3.8.6. Riesgos:
No registrar y controlar los recaudos y pagos.
Incumplimiento de pagos a terceros (entes de control y otros).
Hurto financiero.
3.8.7. Actividades de Capacitación:
Actualización de aspectos contables y tributarios.
3.8.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
ITGC-025 Proceso de Pago: Coordinación Tesorería.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 222 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
III.12. DIVISIÓN DE REGISTROS ACADÉMICOS
1. Propósito:
Gestionar registros de la formación académica de los estudiantes en relación a la admisión,
matrícula por cursos, calificaciones de asignaturas del plan de estudios.
2. Estructura:
Unidad Jerárquica /
Unidad Operativa
Procesos
Calidad Funcionamiento
División de Registros
Académicos
Coordinación de
Servicios Académicos Servicios Académicos.
Coordinación de
Programación Académica
y Matrículas
Matrículas.
Coordinación de
Expedientes
Administración de
Expedientes.
Coordinación de
Certificaciones e
Identificación
Carnés.
Coordinación de Grados
y Títulos Grados y Títulos.
Coordinación de
Certificados
Certificados y Constancias.
Actas de Notas.
Coordinación de Revisión
de Certificados de
Estudios
3. Procesos:
3.1. Servicios Académicos:
3.1.1. Propósito:
Atender oportunamente los servicios de convalidaciones, traslados internos, cambio de
modalidad de estudios y sede, cambio de modalidad de ingreso, actualización de datos,
entre otros.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 223 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.2. Alcance:
Aplica a todos los Estudiantes de pregrado y posgrado de la Sede Central y Filiales.
3.1.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Presentar solicitud: El estudiante presenta su
solicitud dirigida al Director de Escuela o
Coordinador Académico Lectivo, según
corresponda. Se debe pagar la tasa
administrativa correspondiente y adjuntar los
documentos necesarios según lo que se
solicite.
Estudiante
2
Verificar solicitud: Se verifica el servicio
académico solicitado, así como la condición
académica y económica del estudiante para
determinar procedencia de solicitud.
En el caso de no proceder la solicitud se pasa
al punto N°3, de lo contrario se pasa al punto
N°4.
Especialista
Académica
3
Informar motivo de rechazo: El estudiante es
informado de la solicitud rechazada.
Finaliza el proceso.
Estudiante
4
Atender servicio académico: Se realiza los
trámites del traslado interno, convalidación de
cursos, o cambio de modalidad de estudios y
sede. En el caso que se requiera, se emitirá
resolución.
Las convalidaciones son registradas en la
Escuela Profesional y se remite a Registros
Académicos solamente la resolución.
Director de
Escuela
Coordinador
Académico
Lectivo /
Coordinador
de Carrera
(Filial)
5
Registrar y controlar: Se registra y controla
los trámites o servicios solicitados. En el caso
de haber observaciones son comunicadas
oportunamente a la Escuela Profesional. De
proceder la solicitud y realizarse el registro se
comunica a las coordinaciones involucradas
según corresponda. Coordinación de
Coordinador de
Servicios
Académicos /
Coordinador de
Expedientes
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 224 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Expedientes atiende los servicios de cambio
de modalidad de ingreso y actualización de
datos.
3.1.4. Flujograma:
3.1.5. Indicadores:
Porcentaje de Servicios Académicos (traslado interno, convalidación de cursos,
o cambio de modalidad de estudios y sede) atendidos en el tiempo establecido.
3.1.6. Riesgos:
Incumplimiento de las disposiciones establecidas para la convalidación y/o
revalidación de estudios, grados académicos y títulos profesionales.
3.1.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Conocimiento de Reglamentos.
3.1.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Académico.
Reglamento de Régimen de Estudios.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 225 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2. Matrículas:
3.2.1. Propósito:
Asegurar el correcto desarrollo de los procedimientos de matrícula y matrícula por
asignaturas dentro de los plazos establecidos (regular y extemporánea).
3.2.2. Alcance:
Aplica a Estudiantes de las distintas Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales.
3.2.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Habilitar matrículas: De acuerdo al
cronograma académico se habilitan las
matrículas en el ERP University.
Coordinación de
Programación
Académica y
Matrículas
2
Difundir fechas de matrículas: Se difunden
las fechas de los procesos de matrícula
regular, matrícula extemporánea, etc.
Coordinador
Académico
Lectivo
Especialistas
Académicas
3
Registrar matrícula: Los estudiantes realizan
el pago de matrícula para posteriormente
registrar su matrícula en el Módulo de
Registros Académicos (MORA).
Estudiantes
4
Capacitar a cachimbos: Se capacita a los
cachimbos sobre el procedimiento de
matrícula online, verificando el correcto
registro de la misma.
Especialista
Académica
5
Emitir Ficha de Matrícula: Culminada la
fecha de matrículas, los estudiantes recogen
sus fichas de matrícula que son emitidas por
las Especialistas Académicas habiendo
verificado que la matrícula esté conforme en
cuanto a asignaturas, modalidad de estudios,
sección y total de créditos.
Especialista
Académica
6
Verificar estudiantes no registrados: Al
término de la matrícula extemporánea los
Docentes Tutores verifican los estudiantes no
registrados e informan al Coordinador
Académico Lectivo para regularizar situación.
Docente Tutor
Coordinador
Académico
Lectivo
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 226 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
En el caso de requerirse Reservar Matrícula,
se pasa al punto N°7, en el caso de requerirse
Retirar de Asignaturas, se pasa al punto N°8,
de lo contrario finaliza el proceso.
7
Registrar reserva de matrícula: El estudiante
solicita reserva se matrícula, previo pago de
tasa correspondiente. La solicitud es evaluada
y en el caso de proceder se procede a la
reserva de matrícula.
Finaliza el proceso.
Coordinación de
Programación
Académica y
Matrículas
8
Registrar retiro de asignaturas: El
estudiante solicita retiro de asignaturas, previo
pago de tasa correspondiente. La solicitud es
evaluada y en el caso de proceder se procede
al retiro de asignaturas.
Coordinación de
Programación
Académica y
Matrículas
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 227 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.4. Flujograma:
3.2.5. Indicadores:
Porcentaje de estudiantes matriculados según fechas establecidas en el
cronograma de matrícula.
3.2.6. Riesgos:
Estudiantes matriculados en asignaturas sin cumplir prerrequisitos y/o la
secuencia de asignaturas por ciclo establecida en la Malla Curricular.
3.2.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Conocimiento de Reglamentos.
3.2.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Académico.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 228 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Reglamento de Régimen de Estudios.
3.3. Administración de Expedientes:
3.3.1. Propósito:
Recepcionar, verificar y custodiar expedientes de estudiantes de pregrado y posgrado.
3.3.2. Alcance:
Aplica a la Estudiantes bajo todas las modalidades de ingreso en Sede Central y
Filiales.
3.3.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Presentar documentos: Los ingresantes,
estudiantes, egresados, graduados u otros
presentan sus documentos.
Estudiantes
2
Recepcionar documentos: Se recepciona los
documentos en físico y se derivan con oficio
por trámite documentario a la Coordinación de
Expedientes.
Especialistas
Académicas /
División de
Admisión /
Coordinación de
Admisión (Filial)
3
Verificar documentos: Verifica que los
documentos cumplan con los requisitos
establecidos en el Reglamento de Admisión
según corresponda. De no cumplir con el
requisito, se informa a la unidad operativa que
realizó el envío de los documentos.
En el caso de convalidaciones se pasa al
punto N°4, de lo contrario se pasa al punto
N°6.
Coordinador de
Expedientes
4
Verificar autenticidad de documentos: Se
remite a las Instituciones el Certificado de
Estudios y/o Grados o Títulos Profesionales
para confirmar su autenticidad.
En caso se confirme la autenticidad del
documento se pasa al punto N°6, de lo
contrario se pasa al punto N°5.
Secretaría
General
Coordinador
de
Expedientes
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 229 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Tomar acción: Se solicita descargo al
estudiante, según lo cual se procede a actuar
de acuerdo a Reglamento de Disciplina
Universitaria.
Finaliza el proceso.
Secretaría
General
6
Registrar documentos: Se registra, codifica y
cataloga los documentos, actualizando el
historial del expediente del estudiante en el
Módulo de Expedientes.
Coordinador de
Expedientes
3.3.4. Flujograma:
3.3.5. Indicadores:
Porcentaje de estudiantes que presentan su expediente completo en los
tiempos establecidos en la normatividad de la universidad.
3.3.6. Riesgos:
Registro de expedientes no verificados o verificados incorrectamente.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 230 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.3.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Conocimiento de Reglamentos.
3.3.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Admisión.
Reglamento de Expedientes del Estudiante.
Reglamento de Disciplina Universitaria.
Reglamento Académico.
3.4. Carnés:
3.4.1. Propósito:
Atender el trámite y producción de los carnés universitarios y de biblioteca
respectivamente, verificando y controlando los datos de los estudiantes con su imagen
correspondiente.
3.4.2. Alcance:
Aplica a Estudiantes de pregrado y posgrado en Sede Central y Filiales.
3.4.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Solicitar fotografías para ingresantes: El
Jefe de División de Admisión solicita la toma
fotográfica a estudiantes ingresantes.
Jefe de División
de Admisión
2
Realizar toma de fotografías: Se realiza la
toma fotográfica a los estudiantes
matriculados previo registro del FORMGC-
243.
Personal de
Identificación
3
Remitir formatos y fotografías: Se remite
mediante oficio por trámite documentario, la
relación de estudiantes a quienes se les
tramitará carné, adjuntando en físico los
FORMGC-243 en el que debe estar pegada su
fotografía con los parámetros establecidos.
Si es carné universitario se pasa al punto N°4,
si es carné de biblioteca se pasa al punto N°5.
Coordinadores
de Filiales
4 Tramitar carné universitario: Se tramita el
carné universitario, el cual es emitido por la
Coordinador de
Certificaciones
Personal de
Identificación
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 231 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
SUNEDU.
Se pasa al punto N°6.
e Identificación
5
Producir carné de biblioteca: Se elabora e
imprime los carnés de biblioteca registrándolos
en el Módulo de Identidad.
Personal de
Identificación
6
Entregar carné: Se distribuyen los carnés a
toda la Sede Central y Filiales con sus
respectivos cargos y las Especialistas
Académicas se encargan de entregar a los
estudiantes.
Especialista
Académica
3.4.4. Flujograma:
3.4.5. Indicadores:
Número de carnés de biblioteca emitidos a estudiantes por semestre
académico.
Número de carnés universitarios tramitados y entregados a estudiantes por
semestre académico.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 232 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4.6. Riesgos:
Demora en remisión de formatos y fotografías para producción de carnés
universitarios por parte de SUNEDU.
3.4.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Conocimiento de Reglamentos.
3.4.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Académico.
Reglamento de Bibliotecas.
ITGC-246 Producción del Carné de Biblioteca.
FORMGC-243 Formato de Solicitud de Carné.
Resolución Directoral N°003-2015 –SUNEDU: Lineamiento para dirigir la
emisión y expedición de carnés universitarios.
3.5. Grados y Títulos:
3.5.1. Propósito:
Otorgar los grados y/o títulos a los estudiantes que han cumplido con los requisitos de
un programa de Pregrado o Posgrado aprobado por la SUNEDU.
3.5.2. Alcance:
Aplica a todos los estudiantes que hayan culminado un programa o Carrera Profesional
en la Sede Central y Filiales de la Universidad.
3.5.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Solicitar autorización para iniciar trámite: El
estudiante solicita a la Especialista Académica la
verificación de su condición académica, para
poder iniciar su trámite de grado o título.
Estudiante
2
Verificar condición académica de estudiante:
Se verifica en el Módulo de Registros
Académicos el cumplimiento académico del
estudiante, además del cumplimiento de
expedientes; dando así autorización al
estudiante para el pago de la tasa administrativa
por trámite de grado académico y/o título.
Especialista
Académica
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 233 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Si el estudiante se encuentra apto se pasa al
punto N°3, de lo contrario finaliza el proceso.
3
Registrar pago por trámite: El estudiante
cancela la tasa correspondiente en la Unidad de
Caja, quien lo registra en el Módulo de
Cobranzas y entregará al estudiante la Boleta de
Venta y un FUT (Formato Único de Trámite).
Unidad de
Caja
4
Emitir constancia de no adeudo: El
Coordinador de Cobranzas o quien haga sus
veces, emite las constancias de no adeudo de
los estudiantes, firmándolas y sellándolas
correspondientemente. La Coordinación de
Biblioteca sella la constancia al verificar que el
estudiante no adeuda libros. En el caso que
corresponda, se solicita la firma de Coordinador
de Laboratorios y Coordinación de Clínica
Odontológica.
Coordinador
de Cobranzas
/ Coordinador
de Biblioteca /
Coordinador
de
Laboratorios /
Coordinador
de Clínica
Odontológica
5
Realizar toma de fotografías: El Personal de
Identificación toma las fotografías al estudiante,
las mismas que serán utilizadas en el trámite del
grado y/o título.
Personal de
Identificación
6
Verificar requisitos para trámite: Se verifica
que los requisitos presentados por el estudiante
estén completos, y se solicita expediente a
Coordinación de Expedientes registrando fecha
de primera matrícula y fecha de egreso.
Especialista
Académica
7
Remitir expediente: La Coordinación de
Expedientes a través del Trámite Documentario
del Módulo de Registros Académicos revisa y
remite los expedientes requeridos por las
Escuelas Profesionales para el trámite de Grado
Académico y/o Título Profesional.
Coordinador
de
Expedientes
8
Verificar expediente: Los Directores de Escuela
verifican que el expediente esté conforme y
adjuntan la ficha de datos para el registro de
diplomas de Grados y Títulos (FORMGC-012).
Los expedientes son derivados a Consejo de
Director de
Escuela
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 234 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Facultad para la aprobación.
En el caso de que el expediente sea
desaprobado se regresa al punto N°7, de lo
contrario se pasa al punto N°9.
9
Aprobar expediente: El Consejo de Facultad
Revisa y aprueba los expedientes. El Decano
será el encargado de remitir los expedientes de
Grados Académicos y/o Títulos Profesionales
aprobados a la Coordinación de Grados y
Títulos, para su ratificación en Consejo
Universitario, tres días hábiles antes de la sesión
de Consejo Universitario, salvo excepciones.
Consejo de
Facultad
10
Derivar a Consejo Universitario: La
Coordinación de Grados y Títulos recepciona los
expedientes para verificar la conformidad de los
documentos requeridos y los deriva a Consejo
Universitario.
Coordinador
de Grados y
Títulos
11
Ratificar aprobación de expediente: Consejo
Universitario verifica los expedientes ratificando
su aprobación mediante resolución, y
derivándolo finalmente a la Coordinación de
Grados y Títulos para el trámite respectivo.
Consejo
Universitario
12
Gestionar emisión de grado y/o título: La
Coordinación de Grados y Títulos remite la
relación de los expedientes ratificados en
Consejo Universitario a la imprenta para el
caligrafiado de los diplomas respectivos, luego
se registra en el Módulo de Grados y Títulos y se
emite las Resoluciones solicitando las
respectivas firmas.
Coordinador
de Grados y
Títulos
13
Registrar en SUNEDU: Se elabora padrón para
registro en formato Excel, se adjunta diploma
escaneada, constancia de matrícula, constancia
de egresados, fotografías y tesis en digital; y se
remite documentación visada mediante oficio de
Secretaría General a SUNEDU.
Coordinador
de Grados y
Títulos
Coordinador
Académico
Lectivo /
Secretaría
General
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 235 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.5.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 236 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.5.5. Indicadores:
Número de graduados anualmente en el nivel de pregrado
Número de graduados anualmente en el nivel de posgrado
3.5.6. Riesgos:
Presentación fuera de plazos establecidos de la solicitud de inscripción de
diplomas de grados académicos y títulos profesionales a SUNEDU.
3.5.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Conocimiento de Reglamentos.
3.5.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento de Grados y Títulos.
Reglamento Académico.
Reglamento de Expedientes.
Reglamento del Registro Nacional de Grados y Títulos – SUNEDU 2015.
ITGC-018 Trámite, Emisión y Registro de Grados y Títulos.
3.6. Certificados y Constancias:
3.6.1. Propósito:
Elaborar, procesar, verificar y distribuir certificados y constancias a nivel de pregrado y
posgrado.
3.6.2. Alcance:
Aplica a Estudiantes de pregrado y posgrado en Sede Central y Filiales.
3.6.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Solicitar certificado o constancia: Previo
pago de tasa administrativa según el tipo de
certificado o constancia, se solicita a la
Dirección de Escuela.
Estudiante
2
Verificar solicitud: Se verifica la solicitud
presentada y de proceder se deriva a la
Coordinación de Certificados.
Especialista
Académica
3
Verificar condición académica: Se verifica
que la condición académica del estudiante
permita tramitar el certificado o constancia.
Coordinador de
Certificados
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 237 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
4
Emitir certificado o constancia: Se emite el
certificado o constancia en el formato
correspondiente y se le asigna un número
único de registro. Asimismo, se lleva el control
en el Libro de Certificados y Constancias.
Coordinador de
Certificados
5
Revisar información: Se contrasta la
información del certificado o constancia con las
notas de las actas físicas y emite visto bueno.
Coordinador de
Revisión de
Certificados de
Estudios
6
Firmar certificado y/o constancia: Se solicita
la firma de Jefe de División de Registros
Académicos para certificados y constancias, y
firma de Director de Escuela únicamente para
certificados.
Jefe de División
de Registros
Académicos /
Director de
Escuela
7
Distribuir certificados o constancias: Se
derivan los certificados a las Escuelas
Profesionales o Filiales para su entrega.
Coordinador de
Certificados
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 238 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.4. Flujograma:
3.6.5. Indicadores:
Porcentaje de certificados y constancias emitidos en el tiempo establecido.
3.6.6. Riesgos:
Emisión de certificados y constancias fuera del plazo máximo establecido.
3.6.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Conocimiento de Reglamentos.
3.6.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Académico
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 239 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.7. Actas de Notas:
3.7.1. Propósito:
Imprimir, distribuir, recepcionar y digitalizar las actas promocionales según nivel de
estudios, modalidad y semestre.
3.7.2. Alcance:
Aplica a Docentes Tutores en Sede Central y Filiales.
3.7.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Impresión de actas: De acuerdo al
cronograma académico y luego de haber
concluido el ingreso de notas se inicia la
impresión de actas, para luego ser distribuidas
en Sede Central y Filiales.
Coordinador de
Certificados
Asistente de
Coordinación
de Certificados
2
Remitir actas: Son remitidas para la firma del
docente tutor y se envían con copia al
Coordinador Académico Lectivo, Coordinador
de Carrera y / o Coordinador de Filial, para
conocimiento. Una vez firmadas se devuelven
a la Coordinación de Certificados.
Especialistas
Académicas /
Coordinación de
Registros
Académicos
(Filiales)
Asistente de
Coordinación
de Certificados
3
Clasificar actas: Las actas debidamente
firmadas son clasificadas por Carrera
Profesional y Filial.
Coordinador de
Certificados
Asistente de
Coordinación
de Certificados
4
Digitalizar actas: Se realiza de acuerdo a la
recepción de las actas firmadas asignándole
un código único, para luego ser ordenadas e
iniciar el proceso de empastado y
archivamiento correspondiente.
Coordinador de
Certificados
Asistente de
Coordinación
de Certificados
5
Publicar actas: Se coordina la publicación de
las actas digitales con visto bueno de la
Coordinación de Revisión de Certificados.
En el caso de requerirse rectificar actas se
pasa al punto N°6, de lo contrario finaliza el
proceso.
Coordinador de
Certificados
Coordinación
de Revisión de
Certificados
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 240 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
6
Solicitar rectificación: Se solicita rectificación
de acta realizando el pago de tasa respectivo y
adjuntando la información necesaria para
dicho trámite. Con apoyo del Coordinador
Académico Lectivo (Sede Central) o del
Coordinador de Carrera (Filial).
Docente Tutor
Coordinador
Académico
Lectivo /
Coordinador de
Carrera (Filial)
7
Verificar solicitud: Se verifica la solicitud de
rectificación de actas, para determinar si
procede o no. Se emite el visto bueno y se
deriva a Coordinación de Certificados. En el
caso de no proceder se informa al docente.
Coordinador de
Revisión de
Certificados de
Estudios
8
Rectificar Acta de Notas: Se rectifica el acta
de notas y se imprime nuevamente, solicitando
las firmas necesarias. En el caso que las Actas
sean de semestres anteriores al vigente, se
procede a colocar el sello de regularización en
la parte posterior del acta.
Coordinador de
Certificados
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 241 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.7.4. Flujograma:
3.7.5. Indicadores:
Porcentaje de actas rectificadas.
3.7.6. Riesgos:
No cumplimiento del docente en fechas establecidas para llenado de actas.
Vulnerar información de sistema informático.
3.7.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Conocimiento de Reglamentos.
3.7.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Académico.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 242 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
III.13. DIVISIÓN DE PERSONAL
1. Propósito:
Establecer los procesos para administrar los recursos humanos de la Sede Central y Filiales,
gestionando Escalafón, Servicios al Personal (Prestaciones y Pagos) y Control de Asistencia.
2. Estructura:
Unidad Jerárquica /
Unidad Operativa
Procesos
Calidad Funcionamiento
División de Personal Selección y Contratación de
Personal Administrativo.
Coordinación de
Escalafón Escalafón.
Coordinación de
Servicios al Personal
Gestión de Remuneraciones
y Compensaciones.
Liquidación de Beneficios
Sociales.
Prestaciones de Seguridad
Social.
Coordinación de Control
de Asistencia Control de Asistencia.
3. Procesos:
3.1. Selección y Contratación de Personal Administrativo:
3.1.1. Propósito:
Gestionar la selección y contratación de personal administrativo.
3.1.2. Alcance:
Aplica a todas las Unidades Administrativas y Académicas de la Sede Central y Filiales.
3.1.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Solicitar nuevo personal: Los encargados de
las Unidades Operativas que requieran de un
personal nuevo, ya sea para cubrir un cargo
ya existente o un nuevo cargo, lo solicitará a la
División de Personal.
Unidad
Operativa
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 243 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
2 Verificar solicitud de personal: Se verifica el
cargo y vacante solicitados.
Jefe de División
de Personal
3
Elaborar perfil de cargo: En el caso de
cargos nuevos, División de Personal creará el
nuevo perfil para dicho cargo en coordinación
con la Unidad Operativa, de lo contrario se
utilizará los perfiles ya existentes.
Jefe de División
de Personal
Unidad
Operativa
4
Aprobar vacante: El Rector analiza y aprueba
la nueva vacante solicitada, e informa decisión
a la División de Personal.
En el caso de aprobarse se pasa al punto
N°5, de lo contrario finaliza el proceso.
Rector
5
Realizar convocatoria de personal: División
de Personal inicia el proceso de reclutamiento
de personal a través de medios disponibles
(publicación en página web, periódicos y
otros), de esta manera, los interesados hacen
llegar su curriculum vitae.
Jefe de División
de Personal
Coordinación
de Tecnología
Web
6
Evaluar postulantes: Con la documentación
de los postulantes se procede a la evaluación
y entrevista personal. En el caso de filiales, el
Coordinador de Administración o quien haga
sus veces remite la documentación de pre-
seleccionados a División de Personal. Luego
se emite un informe dirigido a Rectorado
informando el ganador.
Jefe de División
de Personal /
Jefe Inmediato
Coordinador de
Administración
(Filial)
7
Aprobar ganador: El Rector aprueba
postulante ganador, e informa a División de
Personal para proceder con los trámites
respectivos.
Rector
8
Registrar Alta de Personal: Con la
información enviada por Jefe de División de
Personal, se realiza el Alta de Personal
Administrativo en el Módulo de Personal, y en
T-Registro SUNAT.
Coordinación de
Servicios al
Personal
Especialista de
Planillas /
Jefe de
División de
Personal
9 Emitir contrato: Coordinación de Servicios al
Personal emite el contrato y solicita la firma del
Coordinación de
Servicios al
Asistente de
Servicios al
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 244 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
personal administrativo. En el caso de Filial,
quien imprime los contratos y solicita la firma
del personal, es el Coordinador de
Administración o quien haga sus veces. Los
contratos son presentados al Ministerio de
Trabajo para su registro y visado.
Personal /
Jefe de División
de Personal
Personal /
Coordinador de
Administración
(Filial)
10
Derivar documentación de personal: Se
deriva la documentación del personal nuevo
adjuntando Alta de Personal, Alta de T-
Registro, Formato de Elección de Régimen
Pensionario y Constancia de Entrega de
Boletín Informativo - AFP, a la Coordinación de
Escalafón. En el caso de Filiales, dicha
documentación es enviada por el Coordinador
de Administración.
Coordinación de
Servicios al
Personal
Coordinador de
Administración
(Filial)
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 245 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.4. Flujograma:
3.1.5. Indicadores:
Número de contrataciones del personal administrativo que cumplen con el
proceso de selección.
3.1.6. Riesgos:
Selección de personal que no cumple con el perfil requerido para el cargo.
3.1.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación Selección y Evaluación de personal.
3.1.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Interno de Trabajo.
ITGC-238 Contratos de Trabajo de los Trabadores.
D. S. Nº 003‐97‐TR, Ley de Productividad y Competitividad Laboral.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 246 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2. Escalafón:
3.2.1. Propósito:
Gestionar el archivo físico y digital de los documentos personales, administrativos y
académicos, según el caso, de los docentes y administrativos de la universidad a partir
de su ingreso a la institución y conforme se incremente con los documentos que se
genere durante su vida laboral.
3.2.2. Alcance:
Aplica a Personal Administrativo y Docente en Sede Central y Filiales.
3.2.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Recepcionar documentación: Se recepciona
el informe final de selección docente y
administrativo, y se deriva el alta a la
Coordinación de Escalafón.
Coordinación de
Servicio al
Personal
2
Verificar autenticidad: Se solicita al personal
docente y administrativo firmar una
Declaración Jurada con firma y huella dando
constancia de la autenticidad de los
documentos. En el caso de docentes se
verifica el Ingreso a la Docencia.
Coordinación de
Escalafón /
Coordinación de
Administración
(Filial)
3
Verificar documentación de trabajador: Se
verifica la documentación entregada por el
trabajador y derivada de Coordinación de
Servicios de Personal.
Coordinación de
Escalafón
4
Clasificar y registrar documentación: Se
realiza la clasificación física de la
documentación según las variables de la ficha
escalafonaria y se registra en el Módulo de
Ficha Escalafonaria.
Coordinación de
Escalafón
5
Archivar legajo: Se asigna una carpeta para
cada trabajador y se archiva en su respectivo
estante.
Coordinación de
Escalafón
6
Controlar salida de legajos: Se controla la
salida de legajos en calidad de préstamo en el
Módulo de Ficha Escalafonaria, en paralelo se
Coordinación de
Escalafón
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 247 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
genera el Acta de Préstamo que será enviado
por trámite documentario.
En el caso de requerirse depuración de legajos
se pasa al punto N°7, de lo contrario finaliza
el proceso.
7
Depurar documentación: Se programa la
depuración de documentos cada cierto tiempo
para dar cabida en el legajo a nuevos
documentos.
Coordinación de
Escalafón
3.2.4. Flujograma:
3.2.5. Indicadores:
Porcentaje de Legajos de Personal Docente registrados correctamente en le
Ficha Escalafonaria.
Porcentaje de Legajos de Personal Administración registrados correctamente en
le Ficha Escalafonaria.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 248 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.6. Riesgos:
Registro incorrecto de file de personal administrativo y docente.
3.2.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.2.8. Documentos Relacionados:
Reglamento General.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Interno de Trabajo.
Reglamento Escalafonario.
ITGC-065 Verificación de la información registrada en la ficha escalafonaria.
3.3. Gestión de Remuneraciones y Compensaciones:
3.3.1. Propósito:
Efectuar el pago correcto de remuneraciones mensual a los trabajadores
administrativos y docentes.
3.3.2. Alcance:
Aplica a la División de Personal, División Financiera, y Personal Administrativo y
Docente de Sede Central y Filiales.
3.3.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
En el caso pago de recibo por honorarios se
pasa al punto N°1.
En el caso de pago por planillas se pasa al
punto N°5.
1
Registrar recibo por honorarios: Se registra
el recibo por honorarios en Módulo de
Personal, y se deriva a División de Personal el
recibo en físico con sustento según
corresponda.
Coordinación de
Servicios al
Personal /
Coordinador de
Administración
(Filial)
2
Verificar pago de recibo por honorarios: Se
verifica y procesa el pago de recibos por
honorarios, de acuerdo a la normatividad. En
el caso de no estar registrados correctamente
Coordinación de
Servicios al
Personal
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 249 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
se realiza las modificaciones en el Módulo de
Personal.
3
Provisionar recibos por honorarios: Se
provisiona el pago por recibo por honorarios y
se imprime.
Se pasa al punto N°7.
Coordinación de
Servicios al
Personal
4
Registrar ingresos, descuentos y
aportaciones (Planilla de remuneraciones y
vacaciones): Se registra la información al
Módulo de Personal, por variaciones de
ingresos (remuneraciones, bonificaciones,
etc.), descuentos (adelantos, préstamos,
régimen pensionario, etc.) y aportaciones
(ESSALUD y otros) de los trabajadores para
pagos de planillas; los cuales se hacen
efectivos de acuerdo a las normas
establecidas.
Coordinación de
Servicios al
Personal
Especialista de
Planillas
5
Calcular y procesar Planilla: Se calcula y
procesa la planilla de pagos, validando los
cálculos de renta de 5ta categoría, régimen
pensionario y otros descuentos. Luego se
procede a impresión de planillas y se deriva a
Coordinación de Contabilidad.
Se calcularán y procesará las planillas de CTS
y Gratificación en los plazos establecidos
según normatividad legal y laboral vigente.
Coordinación de
Servicios al
Personal
Especialista de
Planillas
6 Revisar planillas: Se revisa las planillas
procesadas.
Coordinador de
Contabilidad
7
Generar telecréditos: Se generan los
telecréditos (PDF y archivo de texto), los
cuales son impresos para posterior
verificación.
Para pago por planillas, se elabora
resumen y se deriva a División Financiera.
Para pago de recibo por honorarios, se
adjunta los recibos por honorarios en físico
y se deriva previamente a Coordinación de
Contabilidad para verificación.
Coordinación de
Servicios al
Personal
Coordinador de
Contabilidad
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 250 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
8
Efectuar pagos: Se revisa la información
proveniente de Coordinación de Servicios al
Personal y verificada por Coordinación de
Contabilidad para efectuar los pagos de
planillas y de recibos por honorarios.
En el caso de pago por planillas se pasa al
punto N°9, y en el caso de ser pago de recibo
por honorarios se pasa al punto N°11.
División
Financiera /
Coordinador de
Tesorería
9
Imprimir y distribuir boletas de pago y
certificados: Se imprime las boletas de pago
de administrativos y docentes; y se distribuye
personalmente con apoyo de Asistente de
Servicios al Personal (administrativos en sede
central), Coordinador Académico Lectivo
(docentes en Sede Central) y Coordinador de
Administración o quien haga sus veces
(filiales).
Se emiten certificados de 4ta y 5ta categoría al
finalizar el periodo tributario.
Coordinación de
Servicios al
Personal
Asistente de
Servicios al
Personal /
Coordinador
Académico
Lectivo /
Coordinador de
Administración
/ Coordinación
de
Contabilidad
10
Declarar y pagar AFP: Se verifica la
consistencia de las AFP y se emite informe.
Adjuntando resumen de AFP Net y reportes
del Módulo de Personal, se deriva a
Coordinación de Contabilidad y División
Financiera para su verificación. El pago es
realizado por Coordinación de Servicios al
Personal, luego de aprobación de
Coordinación de Tesorería.
Coordinación de
Servicios al
Personal
Coordinador de
Contabilidad /
División
Financiera /
Coordinador de
Tesorería
11
Declarar PDT-PLAME: Se verifica la
consistencia de ingresos y descuentos,
régimen pensionario (solo planillas de
remuneraciones y vacaciones), CTS,
gratificaciones, recibos por honorarios; para
presentar la declaración de pago del PDT-
PLAME ante SUNAT, en base a cronograma
de obligaciones tributarias. El pago se efectúa
mediante cheque emitido por Coordinación de
Tesorería.
Coordinación de
Servicios al
Personal
Coordinador de
Contabilidad /
División
Financiera /
Coordinador de
Tesorería
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 251 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.3.4. Flujograma:
3.3.5. Indicadores:
Porcentaje de cumplimiento de pagos correctos de remuneraciones mensuales
según cronograma de pagos.
3.3.6. Riesgos:
Pagos en exceso a personal.
3.3.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en PDT-PLAME.
Taller de Capacitación en Contrataciones.
Taller de Capacitación en Gestión de Recursos Humanos.
3.3.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Interno de Trabajo.
D. S. Nº 015‐2010‐TR, Plazos para el alta y baja en el T‐Registro
Ley Nº 27735, Otorgamiento de gratificaciones por Fiestas Patrias y Navidad.
D. S. Nº 001‐97‐TR, Ley de Compensación por Tiempo de Servicios (CTS).
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 252 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
TUO. D. Leg. 728 Ley de Productividad y Competitividad Laboral D.S. N° 003-
97 TR.
Decreto Supremo N° 009-2011, Entrega de boletas de pago a través del
empleo de tecnologías de la información y comunicación.
3.4. Liquidación de Beneficios Sociales:
3.4.1. Propósito:
Cumplir con el pago oportuno de los derechos económicos que corresponda cuando el
trabajador cesa en sus actividades por resolución del vínculo laboral.
3.4.2. Alcance:
Aplica a todo el personal retirado docente y administrativo de la Sede Central y Filiales,
División de Personal, Escuelas Profesionales, División Financiera, Coordinaciones de
Filiales y Coordinaciones Administrativas en Filiales.
3.43. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Verificar beneficios y descuentos: Se
verifican los beneficios y descuentos que le
corresponden al trabajador.
Coordinación de
Servicios al
Personal
Coordinador de
Control de
Asistencia
2
Solicitar Constancia No Adeudo: Se verifica
que el trabajador cumpla con tramitar la
Constancia No Adeudo con las coordinaciones
de Patrimonio, Compras, Biblioteca y
Contabilidad; conteniendo las firmas que
corresponda.
En el caso de Filial, el Coordinador de
Administración realiza las verificaciones y
envía la constancia debidamente firmada a la
Coordinación de Servicios al Personal.
Coordinación de
Servicios al
Personal
Coordinador de
Administración
(Filial)
3
Procesar Planilla de Liquidación: Se
procesa el cálculo de la planilla de liquidación.
Coordinación de
Servicios al
Personal
4
Registrar baja de personal: Se adjunta la
carta de renuncia (en caso la haya), las
constancias no adeudo y el récord vacacional
del trabajador, con lo cual se registra la baja
Coordinación de
Servicios al
Personal
Especialista de
Planillas
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 253 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
en el Módulo de Personal y en T-Registro. Se
emite el Certificado de Trabajo y Carta de
Retiro de CTS.
5
Emitir y entregar documentos de
liquidación: Coordinación de Tesorería emite
el cheque de la liquidación de beneficios
sociales realizada por Coordinación de
Servicios al Personal, con previa verificación
de Coordinación de Contabilidad. Los cheques
y otros documentos de liquidación serán
entregados al trabajador por Mesa de Partes
(Sede Central) y Coordinador de
Administración (Filial)
Coordinación de
Tesorería
Coordinación
de
Contabilidad
3.4.4. Flujograma:
3.4.5. Indicadores:
Liquidaciones ejecutadas en tiempo establecido.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 254 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4.6. Riesgos:
Sanciones impuestas por Ministerio de Trabajo y Superintendencia Nacional de
Fiscalización Laboral (SUNAFIL).
3.4.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Cálculo de Beneficios Sociales.
3.4.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Interno de Trabajo.
ITGC-486 Liquidación de Beneficios Sociales a Personal Retirado.
FORMGC-253 Constancia de no deudas del personal retirado.
Decreto Legislativo Nº 713, Descansos remunerados (vacaciones).
Ley Nº 27735, Otorgamiento de gratificaciones por Fiestas Patrias y Navidad.
D. S. Nº 001‐97‐TR, Ley de Compensación por Tiempo de Servicios (CTS).
3.5. Prestaciones de Seguridad Social:
3.5.1. Propósito:
Gestionar y otorgar cobertura de prestaciones de servicio de salud y de prestaciones
económicas por subsidios mediante el seguro de ESSALUD a trabajadores titulares y
derechohabientes.
3.5.2. Alcance:
Aplica a todo el personal docente y administrativo de Sede Central y Filiales.
3.5.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Verificar y orientar acreditación: Verificar
que el trabajador y derechohabientes se
encuentren acreditado ante ESSALUD,
después de haber transcurrido los 3 meses
desde su fecha de ingreso. En el caso de no
estar, serán registrados.
Coordinador de
Servicio al
Personal
2
Registrar y controlar descansos médicos:
Se registra y controla los descansos médicos
hasta los 20 primeros días.
Coordinador de
Servicio al
Personal
Asistente de
Planillas
3 Registrar subsidio: Se registra los subsidios
(enfermedad y maternidad) y se procede a
Coordinador de
Servicio al
Especialista de
Planillas
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 255 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
realizar el trámite por reembolso de
prestaciones económicas, informando a
División Financiera para que se realice el
cobro respectivo.
Personal
3.5.4. Flujograma:
3.5.5. Indicadores:
Prestaciones de seguridad social otorgadas de acuerdo a la normatividad
vigente.
3.5.6. Riesgos:
Emisión de resolución denegando el reembolso de prestaciones económicas
por parte de ESSALUD.
3.5.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Ley N°26790 de Modernización de la Seguridad
Social en Salud y modificatorias.
3.5.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Interno de Trabajo.
Ley N°26790 – Ley de Modernización de la Seguridad Social en Salud y
modificatorias.
3.6. Control de Asistencia:
3.6.1. Propósito:
Controlar, gestionar y documentar la asistencia del personal administrativo y docente
en Sede Central y Filiales.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 256 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.2. Alcance:
Aplica a todo el personal administrativo, docente y funcionarios de la Universidad en
Sede Central y Filiales.
3.6.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
En el caso de docentes (sólo con carga
lectiva) de pasa al punto N°1.
En el caso de funcionarios se pasa al punto
N°2.
En el caso de personal administrativo y
docente con gestión universitaria se pasa al
punto N°3.
1
Registrar y controlar asistencia docente:
Personal de Seguridad recepciona Hoja de
Asistencia Académica del docente y entrega
diariamente al Coordinador Académico
Lectivo, quien a su vez registra la asistencia
del docente en el Módulo de Personal.
Se pasa al punto N°7.
Coordinador
Académico
Lectivo
Personal de
Seguridad
2
Emitir reporte de asistencia de
funcionarios: El personal de Seguridad
registra asistencia de funcionarios y Jefe de
División de Seguridad, Salud Ocupacional y
Mantenimiento emite reporte semanal dirigido
a Coordinación de Control de Asistencia.
Se pasa al punto N°7.
Jefe de División
de Seguridad,
Salud
Ocupacional y
Mantenimiento
3
Emitir tarjetas de control: Se emiten las
tarjetas de control de asistencia para todo el
personal administrativo y docentes con gestión
universitaria, y son distribuidas en la Sede
Central y Filiales.
Coordinación de
Control de
Asistencia
4
Recepcionar tarjetas de control: Las tarjetas
de control de asistencia son recepcionadas
por el Personal de Vigilancia en la Sede
Central y por las Coordinaciones de
Administración en Filiales o quien haga sus
veces.
Personal de
Vigilancia
Coordinación
de
Administración
(Filial)
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 257 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Registrar y controlar asistencia: El personal
administrativo registra su ingreso y salida en la
tarjeta de control (incluyendo también su firma)
o en el sistema digital biométrico.
Administrativos /
Docentes con
gestión
universitaria
Personal de
Seguridad
6
Realizar consolidado de asistencia: Se
realiza el consolidado de asistencia de
personal administrativo y docente con gestión
universitaria. En Sede Central, la División de
Seguridad, Salud Ocupacional y
Mantenimiento y en Filiales las
Coordinaciones de Administración o quien
haga sus veces, son quienes derivan dicho
reporte a la Coordinación de Control de
Asistencia.
Jefe de División
de Seguridad,
Salud
Ocupacional y
Mantenimiento
Coordinación
de
Administración
(Filiales)
7
Registrar y controlar asistencia y
puntualidad: Se registra, controla y verifica
las inasistencias, tardanzas, suspensiones,
licencias, horas extras y recuperación de
horas por días no laborables del personal.
Asimismo supervisa el correcto uso de
uniforme institucional y carné de identificación
laboral (fotocheck).
Coordinación de
Control de
Asistencia
8
Registrar y controlar vacaciones: Se
registra y controla el record vacacional en
coordinación con los Jefes Inmediatos (ITGC-
581).
Coordinación de
Control de
Asistencia
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 258 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.4. Flujograma:
3.6.5. Indicadores:
Porcentaje de trabajadores administrativos que asisten puntualmente sus
labores.
Porcentaje de trabajadores que gozan de su periodo vacacional
oportunamente.
3.6.6. Riesgos:
Suministro de información de asistencia poco confiable e inoportuna.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 259 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.7. Actividades de Capacitación:
Capacitación en Normas Laborales – Vacaciones y Horas Extras.
3.6.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Interno de Trabajo.
Reglamento de Asistencia, Puntualidad y Jornada Laboral.
ITGC-581 Periodo Vacacional Personal Docente y Administrativo.
FORMGC-252 Solicitud de Goce Vacacional.
FORMGC-249 Autorización y Ejecución de Horas Extras.
FORMGC-033 Hoja de Control de Asistencia Docente.
D.S. 007-2002-TR Ley de Jornada de trabajo, horario y trabajo en sobretiempo.
Decreto Legislativo Nº 854, Jornada de trabajo, horario y trabajo en sobretiempo.
Decreto Legislativo Nº 713, Descansos remunerados (semanal, feriados y
vacaciones).
III.14. DIVISIÓN DE SISTEMAS
1. Propósito:
Establecer los procesos gestionar el sistema de información y comunicación institucional como
apoyo integral a la gestión académica y administrativa.
2. Estructura:
Unidad Jerárquica /
Unidad Operativa
Procesos
Calidad Funcionamiento
División de Sistemas Transferencia Tecnológica
Coordinación de
Infraestructura de TI Infraestructura de TI.
Coordinación de Centro
de Atención al Usuario
Centro de Atención al
Usuario.
Coordinación de
Tecnología Web Tecnología Web.
Coordinación de Software
Académico
Desarrollo de Software
Académico.
Coordinación de Software
Financiero
Desarrollo de software
Financiero.
Coordinación de Base de
Datos
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 260 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Coordinador de Soporte y
Equipamiento Informático
Soporte y Equipamiento
Informático
3. Procesos:
3.1. Transferencia Tecnológica
3.1.1. Propósito:
Mantener la estrategia de mejora de la reputación mediante la transferencia
tecnológica.
3.1.2. Alcance:
Aplica a División de Sistemas, Rector e Instituciones Nacionales e Internacionales.
3.1.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Solicitar información: Se contacta a la
universidad para solicitar información sobre el
ERP University.
Institución
2
Coordinar presentación: El Jefe de División
de Sistemas en coordinación con el Rector
agendan presentación de ERP University a
interesados en instalaciones de la ULADECH
Católica.
Si los interesados están de acuerdo se pasa al
punto N°3, de lo contrario finaliza el proceso.
Jefe de División
de Sistemas
3
Firmar convenio: Se realiza la firma de
convenio entre ULADECH Católica y la
institución interesada.
Rector
4
Elaborar Plan de Trabajo: Se elabora el Plan
de Trabajo en el cual se establecen las
actividades a llevarse a cabo a lo largo del
convenio.
Rector /
Jefe de División
de Sistemas
5
Socializar Módulos: Se socializa los módulos
del ERP University con los interesados.
En el caso de darse una adaptación de
software se pasa al punto N°6, de lo contrario
se pasa al punto N°8.
Jefe de División
de Sistemas
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 261 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
6
Realizar Planes de entrega: Mediante la
emisión de Planes de entrega se da la
aceptación del producto y el usuario emite un
documento de conformidad.
Jefe de División
de Sistemas
7 Poner en marcha: Se pone en marcha el
software adaptado.
Jefe de División
de Sistemas
8
Realizar transferencia de conocimientos:
Se define y realiza plan de capacitación para
usuarios.
Jefe de División
de Sistemas
Coordinador
de Desarrollo
de Software
Académico /
Coordinador
de Desarrollo
de Software
Financiero
9
Dar Conformidad de capacitación: Se emite
documento de cierre y conformidad de
capacitación realizada.
En el caso de entregarse fuentes y base de
datos se pasa al punto N°11, de lo contrario
se pasa al punto N°10.
Institución
10
Brindar servicio de cloud privado: Se brinda
el servicio de almacenamiento en cloud
privado de la ULADECH Católica.
Finaliza proceso.
Jefe de División
de Sistemas
11
Entregar Fuentes y Base de Datos: Se
realiza la entrega de códigos fuente del
software y su respectiva Base de Datos.
Jefe de División
de Sistemas
Coordinador
de Desarrollo
de Software
Académico /
Coordinador
de Desarrollo
de Software
Financiero
12
Brindar capacitación técnica: Se brinda
capacitación técnica exclusivamente al
personal de TI de la institución, sobre las
fuentes y base de datos.
Jefe de División
de Sistemas
Coordinador
de Desarrollo
de Software
Académico /
Coordinador
de Desarrollo
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 262 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
de Software
Financiero
3.1.4. Flujograma:
3.1.5. Indicadores:
Número de proyectos transferidos.
3.1.6. Riesgos:
Incumplimiento de plan de trabajo establecido para proyecto.
3.1.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
3.1.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones.
3.2. Infraestructura de TI:
3.2.1. Propósito:
Gestionar servicios de data, voz y video, elaborando requerimientos tecnológicos de
adquisición de equipamiento y manteniendo la seguridad informática.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 263 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.2. Alcance:
Aplica a Unidades Académicas y Administrativas de la Universidad en Sede Central y
Filiales, así como usuarios externos.
3.2.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Evaluar solicitud: Se atiende y analiza los
requerimientos (conectividad, servidores, entre
otros) para brindar la mejor solución y
proyectándose ante posibles riesgos. De ser
necesario se derivará la solicitud a un
Especialista de Infraestructura de TI.
Si la solicitud procede se pasa al punto N°2,
de lo contrario finaliza el proceso.
Coordinador de
Infraestructura
de TI
2
Diseñar: Se diseña la implementación que se
llevará a cabo
Coordinador de
Infraestructura
de TI
3
Implementar: El Coordinador de
Infraestructura de TI se apoya en
Coordinación de Compras para gestionar la
compra de bienes y servicios para la
implementación o mantenimiento del servicio.
Coordinador de
Infraestructura
de TI
Especialista de
Infraestructura
de TI /
Coordinación
de Compras
4
Realizar pruebas: Se realiza el testeo de la
implementación.
De ser necesario se realizará la verificación
por parte de Coordinación de Calidad de TI.
Coordinador de
Infraestructura
de TI
Especialista de
Infraestructura
de TI /
Coordinación
de Calidad de
TI
5
Entregar: Se hace la entrega de la
implementación solicitada o del mantenimiento
realizado.
Coordinador de
Infraestructura
de TI
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 264 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.4. Flujograma:
3.2.5. Indicadores:
Porcentaje de solicitudes atendidas.
3.2.6. Riesgos:
Pérdida total o parcial de la información.
Seguridad en el manejo de la información.
3.2.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Metodología Top Down Network Design.
Taller de Capacitación en CISCO - CCNA.
Taller de Capacitación ISO 27001:2013 – Seguridad de la Información.
3.2.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información (ITIL).
Norma ISO 27001:2013.
Norma ISO 31000:2009.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 265 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.3. Centro de Atención al Usuario:
3.3.1. Propósito:
Administrar el centro de servicios de información y comunicación interno y de clientes
externos, gestionando y monitoreando incidentes.
3.3.2. Alcance:
Aplica a todas las Unidades Operativas de la Universidad en Sede Central y Filiales,
asimismo como clientes externos.
3.3.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1 Registrar solicitud de servicio: El Usuario
registra su solicitud de servicio.
Usuario
2
Analizar petición recibida: El Coordinador de
Operaciones analiza la solicitud recibida.
En el caso de ser rechazada se pasa al punto
N°3. En el caso de ser aprobada, pero
requerirse derivar a un especialista se pasa al
punto N°5. Y en el caso de ser aprobada y no
ser necesario derivar a un especialista se pasa
al punto N°4.
Coordinador de
Operación de TI
3
Informar motivo de rechazo: El usuario es
notificado del rechazo de la solicitud de
servicio indicando las razones.
Finaliza el proceso.
Usuario
4
Atender solicitud de servicio: Si es una
petición de servicio la coordinación de
operación lo atiende.
Finaliza el proceso.
Coordinador de
Operación de TI
5
Si es una solicitud de servicio se deriva a un
coordinador o especialistas según
corresponda, se pasa a los puntos N° 6, 7, 8,
9 y 10.
6
Atender solicitud de Desarrollo de Software
Académico: Se desarrolla y realiza las
modificaciones del software en los distintos
Coordinador de
Desarrollo de
Software
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 266 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
módulos académicos del ERP University.
Se pasa al punto N°11.
Académico
7
Atender solicitud de Desarrollo de Software
Financiero: Se desarrolla y realiza las
modificaciones del software en los distintos
módulos financieros del ERP University.
Se pasa al punto N°11.
Coordinador de
Desarrollo de
Software
Financiero
8
Atender solicitud de Infraestructura de TI:
Se atiendan las solicitudes relacionadas a
conectividad, servidores, internet, permisos y
accesos a páginas web, etc.
Se pasa al punto N°11.
Coordinador de
Infraestructura
de TI
9
Atender solicitud de Tecnología Web: Se
atienden las solicitudes relacionadas entornos
virtuales de aprendizaje y servicios web de la
Universidad.
Se pasa al punto N°11.
Coordinador de
Tecnología Web
10
Atender solicitud de Base de Datos: Se
atienden las solicitudes de cambio de las
aplicaciones, reportes, arquitectura de datos,
copia y restauración de la BD, diccionario de
datos, etc.
Se pasa al punto N°11.
Coordinador de
Base de Datos
11
Mejorar del proceso: Se realizan reuniones
para evaluar el trabajo realizado y aplicar las
mejoras del servicio ofrecido.
Coordinador de
Centro de
Atención al
Usuario
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 267 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.3.4. Flujograma:
3.3.5. Indicadores:
Porcentaje de solicitudes atendidas.
3.3.6. Riesgos:
Insatisfacción de los usuarios con respecto a la atención brindada.
3.3.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Gestión de Servicios de TI y Mesa de Ayuda.
Taller de Capacitación en ITIL.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 268 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.3.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información (ITIL).
Norma ISO 27001:2013.
Norma ISO 31000:2009.
3.4. Tecnología Web:
3.4.1. Propósito:
Gestionar la plataforma virtual EVA, páginas web y otras tecnologías basadas en
entornos web.
3.4.2. Alcance:
Aplica a todas las Unidades Académicas y Administrativas de la Universidad, Docentes
y Estudiantes en Sede Central y Filiales, así como clientes externos.
3.4.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Recepcionar solicitud de servicio: Analiza el
caso y se procede a tomar la acción respectiva
(CMS, LMS, publicación, mantenimiento /
actualización):
Si es un incidente o mantenimiento se
pasa al punto N°2.
Si es una nueva aplicación web se pasa al
punto N°3.
Coordinador de
Tecnología Web
2
Atender solicitud: Se estima el esfuerzo y la
complejidad, planificando el trabajo a realizar,
se diseña, prueba, se verifica la conformidad
del cliente y se entrega lo requerido, dando
por terminado el servicio y finalizando el
proceso.
Coordinador de
Tecnología Web
/ Especialista de
Tecnología Web
3
Planificar el trabajo a realizar: Planificar el
nuevo desarrollo que se llevará a cabo,
elaborando Plan de Actividades.
Coordinador de
Tecnología Web
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 269 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
4
Realizar análisis: Se toman los
requerimientos (funcionales y no funcionales)
que contemplará el software y se realiza un
análisis.
Coordinador de
Tecnología Web
/ Especialista de
Tecnología Web
Coordinador de
Base de Datos
5 Diseñar software: Se diseña el software y se
define la arquitectura general del sistema.
Coordinador de
Tecnología Web
/ Especialista de
Tecnología Web
6
Construir aplicación: Se construye el
software teniendo en cuenta criterios de
entrada y la estrategia del desarrollo a seguir.
Coordinador de
Tecnología Web
/ Especialista de
Tecnología Web
7
Testear aplicación: Se prueba la calidad de la
aplicación y se realiza los manuales de
usuario.
Coordinador de
Calidad de TI
Coordinador de
Tecnología
Web /
Especialista de
Tecnología
Web
8
Realizar despliegue de aplicación: Inicia
cuando el código del software ha sido lo
suficientemente probado y aprobado para su
liberación.
Coordinador de
Tecnología Web
/ Especialista de
Tecnología Web
Coordinación
de
Infraestructura
de TI
9
Operar aplicación: Los usuarios comienzan a
usar la aplicación y comienza a validarse si
cumple con todos los requerimientos o
necesita adecuaciones.
Usuario
Especialista de
Tecnología
Web
10
Optimizar aplicación: Se optimiza el software
existente, buscando la mejora y eficiencia del
mismo debido a los cambios en el proceso.
Coordinador de
Tecnología Web
/ Especialista de
Tecnología Web
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 270 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4.4. Flujograma:
3.4.5. Indicadores:
Número de solicitudes de servicio de Tecnología Web atendidas mensualmente.
3.4.6. Riesgos:
Falta de continuidad e inestabilidad de los servicios web brindados.
Insatisfacción de los estudiantes con respecto al servicio de Plataforma EVA y
sitios web.
3.4.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Sistemas de Gestión de Contenido.
Taller de Capacitación en Sistemas de Gestión de Aprendizaje.
Taller de Capacitación en nuevas tecnologías basadas en web.
3.4.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 271 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Reglamento Académico
Reglamento de Calidad de Asignatura
Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información (ITIL).
Norma ISO 27001:2013.
Norma ISO 31000:2009.
3.5. Desarrollo de Software Académico:
3.5.1. Propósito:
Gestionar el desarrollo de software académico basado en el ciclo de vida del mismo y
lograr aplicaciones que satisfagan las necesidades de los clientes que contribuyan al
desarrollo eficiente de los procesos de la Universidad.
3.5.2. Alcance:
Aplica a todas las Unidades Académicas y Administrativas de la universidad en Sede
Central y Filiales, así como clientes externos.
3.5.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Recepcionar solicitud de servicio: Analiza el
caso y se procede a tomar la acción
respectiva:
Si es un incidente o mantenimiento se
pasa al punto N°2.
Si es un nuevo desarrollo se pasa al
punto N°3.
Si amerita realizar un proyecto se deriva a
Coordinación de Gestión de Proyectos y
finaliza el proceso.
Coordinador de
Desarrollo de
Software
Académico
2
Evaluar solicitud: Se estima el esfuerzo y la
complejidad, planificando el trabajo a realizar,
se diseña, prueba, se verifica la conformidad
del cliente y se entrega lo requerido, dando
por terminado el servicio.
Si la solicitud procede se pasa al punto N°3,
de lo contrario finaliza el proceso.
Coordinador de
Desarrollo de
Software
Académico
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 272 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3
Planificar el trabajo a realizar: Planificar el
nuevo desarrollo que se llevará a cabo,
elaborando Plan de Actividades.
Coordinador de
Desarrollo de
Software
Académico
4
Realizar análisis: Se toman los
requerimientos (funcionales y no funcionales)
que contemplará el software y se realiza un
análisis.
Coordinador de
Desarrollo de
Software
Académico
Coordinador
de Base de
Datos
5 Diseñar software: Se diseña el software y se
define la arquitectura general del sistema.
Coordinador de
Desarrollo de
Software
Académico
Coordinador
de Base de
Datos
6
Construir aplicación: Se construye el
software teniendo en cuenta criterios de
entrada y la estrategia del desarrollo a seguir.
Desarrolladores
de Software
Académico
7
Testear aplicación: Se prueba la calidad de la
aplicación y se realiza los manuales de
usuario.
Coordinador de
Calidad de TI
8
Realizar despliegue de aplicación: Inicia
cuando el código del software ha sido lo
suficientemente probado y aprobado para su
liberación.
Coordinador de
Desarrollo de
Software
Académico
9
Operar aplicación: Los usuarios comienzan a
usar la aplicación y comienza a validarse si
cumple con todos los requerimientos o
necesita adecuaciones.
Usuario
10
Optimizar aplicación: Se optimiza el software
existente, buscando la mejora y eficiencia del
mismo debido a los cambios en el proceso.
Coordinador de
Desarrollo de
Software
Académico
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 273 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.4. Flujograma:
3.5.5. Indicadores:
Porcentaje de solicitudes atendidas.
3.5.6. Riesgos:
Pérdida de confiabilidad e integridad de la información.
Pérdida de disponibilidad de la información.
3.5.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Metodología de Desarrollo.
Taller de Capacitación en Base de Datos.
Taller de Capacitación en Análisis y Desarrollo de Software.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 274 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.5.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información (ITIL).
Metodología SCRUM.
Norma ISO 27001:2013.
Norma ISO 31000:2009.
3.6. Desarrollo de Software Financiero:
3.6.1. Propósito:
Gestionar el desarrollo de software financiero basado en el ciclo de vida del mismo y
lograr aplicaciones que satisfagan las necesidades de los clientes que contribuyan al
desarrollo eficiente de los procesos de la universidad.
3.6.2. Alcance:
Aplica a todas las Unidades Académicas y Administrativas de la Universidad en Sede
Central y Filiales, así como clientes externos.
3.6.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Recepcionar solicitud de servicio: Analiza el
caso y se procede a tomar la acción
respectiva:
Si es un incidente o mantenimiento se
pasa al punto N°2.
Si es un nuevo desarrollo se pasa al
punto N°3.
Si amerita realizar un proyecto se deriva a
Coordinación de Gestión de Proyectos y
finaliza el proceso.
Coordinador de
Desarrollo de
Software
Financiero
2
Evaluar solicitud: Se estima el esfuerzo y la
complejidad, planificando el trabajo a realizar,
se diseña, prueba, se verifica la conformidad
del cliente y se entrega lo requerido, dando
por terminado el servicio.
Si la solicitud procede se pasa al punto N°3,
Coordinador de
Desarrollo de
Software
Financiero
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 275 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
de lo contrario finaliza el proceso.
3
Planificar el trabajo a realizar: Planificar el
nuevo desarrollo que se llevará a cabo,
elaborando Plan de Actividades.
Coordinador de
Desarrollo de
Software
Financiero
4
Realizar análisis: Se toman los
requerimientos (funcionales y no funcionales)
que contemplará el software y se realiza un
análisis.
Coordinador de
Desarrollo de
Software
Financiero
Coordinador
de Base de
Datos
5 Diseñar software: Se diseña el software y se
define la arquitectura general del sistema.
Coordinador de
Desarrollo de
Software
Financiero
Coordinador
de Base de
Datos
6
Construir aplicación: Se construye el
software teniendo en cuenta criterios de
entrada y la estrategia del desarrollo a seguir.
Desarrolladores
de Software
Financiero
7
Testear aplicación: Se prueba la calidad de la
aplicación y se realiza los manuales de
usuario.
Coordinador de
Calidad de TI
8
Realizar despliegue de aplicación: Inicia
cuando el código del software ha sido lo
suficientemente probado y aprobado para su
liberación.
Coordinador de
Desarrollo de
Software
Financiero
9
Operar aplicación: Los usuarios comienzan a
usar la aplicación y comienza a validarse si
cumple con todos los requerimientos o
necesita adecuaciones.
Usuario
10
Optimizar aplicación: Se optimiza el software
existente, buscando la mejora y eficiencia del
mismo debido a los cambios en el proceso.
Coordinador de
Desarrollo de
Software
Financiero
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 276 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.4. Flujograma:
3.6.5. Indicadores:
Porcentaje de solicitudes atendidas.
3.6.6. Riesgos:
Pérdida de confiabilidad e integridad de la información.
Pérdida de disponibilidad de la información.
3.6.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Metodología de Desarrollo.
Taller de Capacitación en Base de Datos.
Taller de Capacitación en Análisis y Desarrollo de Software.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 277 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.6.8. Documentos Relacionados:
Estatuto.
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información (ITIL).
Metodología SCRUM.
Norma ISO 27001:2013.
Norma ISO 31000:2009.
3.7. Soporte y Equipamiento Informático:
3.7.1. Propósito:
Planificar, ejecutar y evaluar el mantenimiento preventivo y correctivo de la
infraestructura y equipamiento tecnológico, en beneficio del personal administrativo,
docente y estudiantes de la Universidad.
3.7.2. Alcance:
Aplica a todo el personal administrativo y docente con gestión universitaria de la Sede
Central y Filiales.
3.7.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar Plan de Mantenimiento: Se elabora
el Plan de Mantenimiento Preventivo y
Correctivo. Se gestiona la aprobación del plan
con Rectorado.
Coordinador de
Soporte y
Equipamiento
Informático
2
Solicitar materiales para mantenimiento: Se
solicitan los materiales necesarios para las
actividades de mantenimiento de la
infraestructura tecnológica establecidas en el
Plan de Mantenimiento de Infraestructura y
Equipamiento Institucional y por cada Filial,
mediante proceso de Compras.
En el caso de mantenimiento preventivo se
pasa al punto N°3, y en el caso de
mantenimiento correctivo se pasa al punto
N°5.
Coordinador de
Soporte y
Equipamiento
Informático
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 278 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3
Ejecutar mantenimiento preventivo: Los
Técnicos de Soporte y Equipamiento
Informático y/o Coordinador de Sistemas
(Filial) ejecutan las actividades de
mantenimiento preventivo establecidas en el
plan, según corresponda.
Técnico de
Soporte y
Equipamiento
Informático /
Coordinador de
Sistemas (Filial)
4
Supervisar locales: Se realizan visitas a los
locales para verificar la correcta ejecución del
mantenimiento preventivo del equipamiento
informático, utilizando FORMGC-304.
Se pasa al punto N°18.
Coordinador de
Soporte
Equipamiento
Informático
5
Registrar incidencia: Los usuarios registran
su solicitud de servicio en el Módulo de
Solicitud de Servicio del ERP University.
Usuario
6
Priorizar trabajos: El Coordinador de Soporte
y Equipamiento Informático atiende las
incidencias de los trabajos solicitados,
priorizando las que involucran a los
estudiantes o según sea el caso.
Coordinador de
Soporte y
Equipamiento
Informático
7
Asignar personal responsable: Se genera la
orden de trabajo en el Módulo de Gestión de
Incidencias, y se asigna un personal técnico
responsable.
En el caso de Filiales la asignación del
personal técnico responsable se realiza
verbalmente.
En el caso de no requerirse material para
atender incidencia se pasa al punto N°8, de lo
contrario se pasa al punto N°10.
Coordinador de
Soporte y
Equipamiento
Informático
8
Solicitar materiales para stock: Se solicita el
material necesario para atender la incidencia,
revisando previamente en el stock existente.
En el caso de haber stock se pasa al punto
N°16, de lo contrario se pasa al punto N°9.
Coordinador de
Soporte y
Equipamiento
Informático
9
Emitir Informe Técnico: En el caso de no
haber material en stock o de ser un trabajo
que requiera atención externa, se emite un
Informe Técnico y se deriva al usuario
Coordinador de
Soporte y
Equipamiento
Informático
Técnico de
Soporte y
Equipamiento
Informático /
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 279 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
solicitante para que realice su requerimiento
de compra o atención de servicio.
Coordinador de
Sistemas
(Filial)
10
Aprobar Informe Técnico: El Coordinador de
Infraestructura y Arquitectura de TI aprueba el
informe técnico emitido.
Si el informe técnico es aprobado se pasa al
punto N°11, de lo contrario finaliza el
proceso.
Coordinador de
Infraestructura y
Arquitectura de
TI
11
Registrar requerimiento: Una vez realizado y
aprobado el informe técnico, el usuario registra
el requerimiento en el Módulo de Compras.
Usuario
12
Realizar cotización: El Coordinador de
Infraestructura y Arquitectura de TI realiza la
cotización y selección de proveedores en base
al informe técnico.
Coordinador de
Infraestructura y
Arquitectura de
TI
13
Dar visto bueno a requerimiento: Una vez
hecha la cotización, el Coordinador de
Proyectos de TI da el visto bueno para que
pueda efectuarse la compra.
Coordinador de
Proyectos de TI
14 Aprobar compra: El Rector evalúa y aprueba
las compras que superan montos de S/.5,000. Rector
15
Ejecutar compra: El Especialista de TI de la
Coordinación de Compras, ejecuta la compra
en base a la información previamente
aprobado.
Especialista de
TI de Compras
Coordinador de
Compras
16
Atender incidencia: El personal de soporte y
equipamiento informático previamente
asignado acude al local para realizar el
trabajo.
Técnico de
Soporte y
Equipamiento
Informático /
Coordinador de
Sistemas (Filial)
17
Dar conformidad de trabajo realizado: El
usuario verifica el trabajo realizado y procede
a firmar la conformidad de la Orden de
Trabajo. Se atiende la solitud en el Módulo de
Gestión de Incidencias.
Usuario
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 280 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
18
Evaluar Plan Anual: El Coordinador de
Soporte y Equipamiento Informático realiza la
evaluación de la eficacia del Plan de
Mantenimiento.
Coordinador de
Soporte y
Equipamiento
Informático
3.7.4. Flujograma:
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 281 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.7.5. Indicadores:
Número de incidencias atendidas respecto a equipamiento informático.
3.7.6. Riesgos:
Demora en compras de suministros para atención de trabajos.
No aprobación de informes técnicos para realizar trabajos específicos.
Personal no calificado o capacitado para atención de incidencias
especializadas.
3.7.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
Taller de Capacitación en diferentes especialidades de soporte informático.
3.7.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
FORMGC-304: Conformidad de ejecución de trabajos del programa de
mantenimiento preventivo.
FORMGC-139: Registro de los equipos para su mantenimiento preventivo.
FORMGC-256: Registro de salida de almacén de materiales de mantenimiento.
FORMGC-139: Registro de los equipos para su mantenimiento preventivo.
Norma ISO 9001:2015.
III.15 DIVISIÓN DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MANTENIMIENTO
1. Propósito:
Establecer los procesos para gestionar un óptimo servicio de seguridad, limpieza y
mantenimiento integral de los locales universitarios de la Sede Central y Filiales.
2. Estructura:
Unidad Jerárquica /
Unidad Operativa
Procesos
Calidad Funcionamiento
División de Seguridad,
Salud Ocupacional y
Mantenimiento
Coordinación del Servicio
de Seguridad y Salud en
el Trabajo
Seguridad y Salud Trabajo.
Coordinación de
Seguridad Seguridad.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 282 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
Coordinación de
Saneamiento Básico Saneamiento Básico.
Coordinación de
Mantenimiento
Mantenimiento de la
Infraestructura y
Equipamiento.
3. Procesos:
3.1. Seguridad y Salud en el Trabajo:
3.1.1. Propósito:
Gestionar la seguridad y salud en el trabajo promoviendo una cultura de prevención de
riesgos laborales en la universidad.
3.1.2. Alcance:
Aplica a todo el personal administrativo, docente y estudiantes en Sede Central y
Filiales.
3.1.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar Plan Anual de Seguridad y Salud
en el Trabajo: El Coordinador del servicio de
seguridad y salud en el Trabajo elabora el Plan
Anual y emite a Jefe de DISEM para revisión.
Coordinador del
Servicio de
Seguridad y Salud
en el Trabajo
2
Aprobar Plan Anual de Seguridad y Salud
en el Trabajo: El Comité de Seguridad y Salud
en el Trabajo (COSST) aprueba el Plan Anual
de Seguridad y Salud en el Trabajo
Comité de
Seguridad y Salud
en el Trabajo
3
Ejecutar actividades planificadas: El
Coordinador del servicio de seguridad y salud
en el Trabajo ejecuta las actividades
planificadas; con apoyo del Medico
Ocupacional.
Coordinador del
Servicio de
Seguridad y Salud
en el Trabajo
Médico
Ocupacional
4
Control de actividades planificadas: El Jefe
de División de Seguridad, Salud Ocupacional y
Mantenimiento realiza periódicamente el
control de la ejecución de actividades a través
de supervisiones registradas en el Módulo de
Verificaciones.
Jefe de División
de Seguridad,
Salud Ocupacional
y Mantenimiento
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 283 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
5
Elaborar Informe de actividades: El
Coordinador del servicio de seguridad y salud
en el Trabajo emite mensualmente un informe
con respecto a las actividades realizadas.
Coordinador del
Servicio de
Seguridad y Salud
en el Trabajo
Médico
Ocupacional
6
Evaluar Plan de Seguridad y Salud en el
Trabajo: El Coordinador del servicio de
seguridad y salud en el Trabajo realiza la
evaluación anual de la eficacia del plan y emite
dicho informe al Jefe de la División de
Seguridad, Salud Ocupacional y
Mantenimiento.
Coordinador del
Servicio de
Seguridad y Salud
en el Trabajo
3.1.4. Flujograma:
3.1.5. Indicadores:
Horas de trabajo perdidas por causa de accidentes.
Número de accidentes laborales por año.
3.1.6. Riesgos:
Negligencia de los trabajadores.
Actos inseguros de los trabajadores.
Condiciones inseguras.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 284 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.1.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación Legislación sobre Seguridad y Salud en el Trabajo.
Taller de Capacitación de identificación de riesgos y peligros; y elaboración de
planes de mejora.
Taller de Capacitación en Auditoria en la Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
3.1.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo.
FORMGC-334: Entrega de equipos de protección personal.
FORMGC-307: Supervisión de uso de uniformes y equipos de protección
personal.
Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo N°29783.
Reglamento de la Ley N°29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Decreto Supremo N°005-2012-TR.
3.2. Seguridad:
3.2.1. Propósito:
Gestionar la seguridad de los locales de la universidad, asimismo el control de
personas que acceden a los mismos.
3.2.2. Alcance:
Aplica a toda la Comunidad Universitaria en Sede Central y Filiales.
3.2.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Establecer rol de servicio: Se elabora y
supervisa el cumplimiento del rol de servicio
para el personal de seguridad interna y
externa de los locales.
Si es seguridad externa se pasa al punto N°2,
si es seguridad interna se pasa al punto N°3.
Coordinador de
Seguridad /
Coordinador de
Administración
(Filial)
Supervisor de
Seguridad o
Mantenimiento
2
Resguardar exteriores de locales: Se vigila
la seguridad de los miembros de la
Comunidad Universitaria cuando se
encuentren en las inmediaciones de los
locales de la universidad, ya sean llegando o
Prevencionista
de Seguridad
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 285 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
retirándose de los mismos.
Finaliza el proceso.
3
Resguardar interiores de locales: Se realiza
recorrido por las instalaciones constantemente
(aulas y oficinas), apoyando también al
prevencionista de seguridad externa cuando
sea necesario.
Prevencionista
de Seguridad
4
Controlar ingreso y salida de personas y
materiales: Se controla el ingreso y salida de
estudiantes, docentes, administrativos y
visitantes a los locales de la universidad, así
como de los materiales que porten. Se
controla los activos y suministros mediante
documento que corresponda.
Prevencionista
de Seguridad
3.2.4. Flujograma:
3.2.5. Indicadores:
Número de Incidencias (Ocurrencias, Accidentes, Emergencias, Robos y
Asaltos) por Local.
3.2.6. Riesgos:
Inseguridad dentro y fuera de los locales de la Universidad.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 286 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.2.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo.
Taller de Capacitación en Atención al Cliente y Manejo de Reclamos.
3.2.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
FORMGC-300: Reporte de ocurrencias, accidentes, emergencias, robos,
asaltos y otros.
Ley de Seguridad Privada y Vigilancia N°28879.
Nueva Ley de Superintendencia de Nacional de control de servicio de
seguridad, armas, municiones y explosivos de uso civil (SUCAMEC) N° 30299.
3.3. Saneamiento Básico:
3.3.1. Propósito:
Planificar, ejecutar y supervisar el saneamiento básico en todos los ambientes de la
universidad.
3.3.2. Alcance:
Aplica a toda la Comunidad Universitaria en Sede Central y Filiales.
3.3.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar cronograma de distribución de
personal: Se elabora mensualmente un
cronograma de distribución de personal de
limpieza.
Coordinador de
Saneamiento
Básico /
Coordinador de
Administración
(Filial)
Supervisora de
saneamiento
básico
2
Distribuir materiales: Los materiales de
saneamiento son solicitados por el
Coordinador de Saneamiento Básico (Sede
Central) a la Coordinación de Compras. En el
caso de Filial, el Coordinador de
Administración solicita a la División de
Seguridad, Salud Ocupacional y
Mantenimiento la emisión de informe técnico,
el cual será retornado para iniciar proceso de
compras.
Coordinador de
Saneamiento
Básico /
Coordinador de
Administración
(Filial)
Supervisora de
saneamiento
básico
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 287 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
En Sede Central, los materiales son
almacenados en el sub almacén de
mantenimiento y retirados mensualmente para
ser repartidos a los diferentes locales. En el
caso de Filiales será distribuido por
Coordinación de Administración o quien haga
sus veces.
3
Ejecutar actividades programadas: Se
ejecuta las labores diarias de limpieza en los
locales asignados.
Personal de
Limpieza
4
Supervisar locales: Se verifica el
cumplimiento de las actividades por parte del
personal de limpieza, de acuerdo al local que
corresponda. En el caso de requerirse se hace
rotación de personal.
Coordinador de
Saneamiento
Básico /
Coordinador de
Administración
(Filial)
Supervisora de
saneamiento
básico
3.3.4. Flujograma:
3.3.5. Indicadores:
Satisfacción de los usuarios con limpieza de los locales.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 288 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.3.6. Riesgos:
Usuarios insatisfechos con la limpieza de las instalaciones de la Universidad.
3.3.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Bioseguridad.
Taller de Capacitación en Manejo de Residuos Sólidos.
Taller de Capacitación en Ecoeficiencia.
3.3.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
3.4. Mantenimiento de la Infraestructura y Equipamiento:
3.4.1. Propósito:
Planificar, ejecutar y evaluar el mantenimiento preventivo y correctivo de la
infraestructura y equipamiento, en beneficio del personal administrativo, docente y
estudiantes de la Universidad.
3.4.2. Alcance:
Aplica a todo el personal administrativo y docente con gestión universitaria de la Sede
Central y Filiales.
3.4.3. Descripción del Proceso:
N° Actividad Responsable Personal de
Apoyo
1
Elaborar Plan de Mantenimiento: Se elabora
el Plan de Mantenimiento de Infraestructura y
Equipamiento Institucional y por cada Filial,
incluyendo el presupuesto, en base a la
información brindada por el Coordinador de
Mantenimiento, Coordinador de Saneamiento
Básico y Coordinador de Administración
(Filiales). Se gestiona la aprobación del plan
con Rectorado.
Jefe de División
de Seguridad,
Salud
Ocupacional y
Mantenimiento
Coordinador de
Mantenimiento
/ Coordinador
de
Saneamiento
Básico /
Coordinador de
Administración
(Filial)
2
Solicitar materiales para mantenimiento: Se
solicitan los materiales necesarios para las
actividades de mantenimiento establecidas en
el Plan de Mantenimiento de Infraestructura y
Equipamiento Institucional y por cada Filial,
mediante proceso de Compras.
Coordinador de
Mantenimiento /
Coordinador de
Administración
(Filial)
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 289 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
En el caso de mantenimiento preventivo se
pasa al punto N°3, y en el caso de
mantenimiento correctivo se pasa al punto
N°5.
3
Ejecutar mantenimiento preventivo: El
Personal de Mantenimiento ejecuta las
actividades de mantenimiento preventivo
establecidas en el plan, según corresponda.
Personal de
Mantenimiento
4
Supervisar locales: Se realizan visitas a los
locales para verificar la correcta ejecución del
mantenimiento preventivo, utilizando
FORMGC-304.
Se pasa al punto N°12.
Coordinador de
Mantenimiento /
Coordinador de
Administración
(Filial)
5
Registrar incidencia: Los usuarios registran
su solicitud de servicio en el Módulo de
Solicitud de Servicio del ERP University.
Usuario
6
Priorizar trabajos: El Coordinador de
Mantenimiento y Coordinador de
Administración (Filial) atiende las incidencias
de los trabajos solicitados, priorizando las que
involucran a los estudiantes o según sea el
caso.
Coordinador de
Mantenimiento /
Coordinador de
Administración
(Filial)
7
Asignar personal responsable: Se genera la
orden de trabajo en el Módulo de
Mantenimiento y se asigna un personal
responsable.
En el caso de Filiales la asignación del
personal responsable se realiza verbalmente.
En el caso de no requerirse material para
atender incidencia se pasa al punto N°8, de lo
contrario se pasa al punto N°10.
Coordinador de
Mantenimiento
8
Solicitar materiales para stock: Se solicita el
material necesario para atender la incidencia,
revisando previamente en el stock existente.
Coordinador de
Mantenimiento /
Coordinador de
Administración
(Filial)
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 290 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
9
Emitir Informe Técnico: En el caso de no
haber material en stock o de ser un trabajo
que requiera atención externa, se emite un
Informe Técnico y se deriva al usuario
solicitante para que realice su requerimiento
de compra o atención de servicio.
Coordinador de
Mantenimiento /
Coordinador de
Administración
(Filial)
10
Atender incidencia: El personal de
mantenimiento previamente asignado acude al
local para realizar el trabajo.
Personal de
Mantenimiento
11
Dar conformidad de trabajo realizado: El
usuario verifica el trabajo realizado y procede
a firmar la conformidad de la Orden de
Trabajo. Se atiende la solitud en el Módulo de
Mantenimiento.
Usuario
12
Evaluar Plan Anual: El Jefe de División de
Seguridad, Salud Ocupacional y
Mantenimiento realiza la evaluación de la
eficacia del Plan de Mantenimiento de
Infraestructura y Equipamiento Institucional y
por cada filial.
Jefe de División
de Seguridad,
Salud
Ocupacional y
Mantenimiento
Coordinador de
Mantenimiento
/ Coordinador
de
Saneamiento
Básico /
Coordinador de
Administración
(Filial)
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 291 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4.4. Flujograma:
3.4.5. Indicadores:
Eficacia del Programa de Mantenimiento.
Número de incidencias atendidas.
3.4.6. Riesgos:
Atención parcial o inadecuada de actividades planificadas.
Demora en compras de suministros para atención de trabajos.
No aprobación de informes técnicos para realizar trabajos específicos.
No realizar mantenimiento preventivo a las herramientas.
Personal no calificado o capacitado para atención de incidencias
especializadas.
3.4.7. Actividades de Capacitación:
Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios.
Taller de Capacitación en diferentes especialidades de mantenimiento.
Versión: 001 Código: R–MAPRO F. Implementación: 07-04-16 Pág. 292 de 292
Elaborado por: Rector Revisado por: Sistema de Gestión de Calidad Aprobado con Resolución N°0455-2016-CU-ULADECH Católica
3.4.8. Documentos Relacionados:
Reglamento de Organización y Funciones por Procesos.
Plan de Mantenimiento de Infraestructura y Equipamiento Institucional y por cada
filial.
FORMGC-304: Conformidad de ejecución de trabajos del programa de
mantenimiento preventivo.
FORMGC-139: Registro de los equipos para su mantenimiento preventivo.
FORMGC-256: Registro de salida de almacén de materiales de mantenimiento.
FORMGC-139: Registro de los equipos para su mantenimiento preventivo.
Norma ISO 9001:2015.