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Santiago, 1 de agosto de 2013
Estimados Sres/as Oficinas Municipales de Información Laboral Presente
El Servicio Nacional de Capacitación y Empleo SENCE, busca contribuir a la
generación de empleo, dinamizar el mercado laboral y desarrollar capital humano mediante la aplicación de políticas públicas de fomento e intermediación laboral y de capacitación orientada a la empleabilidad y la
productividad, potenciando las condiciones de empleo y empleabilidad de los chilenos y chilenas, y de esta manera aportando al desarrollo de nuestro país.
Una de las funciones más importantes que lleva a cabo el SENCE es promover y coordinar actividades de orientación laboral a las trabajadoras y los
trabajadores, principalmente a través de las Oficinas Municipales de Información Laboral (OMIL). Esta tarea es de gran importancia dado que
brinda oportunidades de insertarse o reinsertarse en el mundo laboral a miles de ciudadanos y ciudadanas que se encuentran sin empleo. Las OMIL son un puente que articula oferta y demanda en el mundo del trabajo, estableciendo
un vínculo entre las personas y los empresarios, un rol de gran valor para disminuir las asimetrías de información que en muchas ocasiones impiden a las
personas encontrar un empleo de calidad adecuado a sus capacidades y necesidades.
Siguiendo esta línea y para asegurar una atención estandarizada a nivel nacional, el SENCE decidió elaborar un Manual que permita orientar
técnicamente el trabajo de las Oficinas Municipales de Información Laboral y a quienes en ellas se desempeñan. Colocamos así a su disposición los procedimientos base que cada OMIL debiera desarrollar en su labor diaria y
mostrando la positiva experiencia de algunas que han logrado buenas prácticas de cada proceso.
Este Manual es el fruto de una construcción conjunta entre el Servicio y representantes de las OMIL de todas las regiones. Esperamos que se
convierta en una guía que les permita desarrollar de manera eficiente, eficaz y oportuna la importante labor del intermediador laboral.
Un saludo cordial
JUAN BENNET URRUTIA
DIRECTOR (S)
SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO
Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitación
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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Índice
I. Introducción. 3
i. Intermediación laboral en Chile 4
ii. ¿Qué es una OMIL? 4
iii. Gestión por procesos 6
iv. Mapa de procesos 8
v. Descripción de los procesos 10
vi. Equipo de OMIL 11
vii. Buenas prácticas: Lo que hemos aprendido a hacer bien 16
II. Procesos Primarios 17 - 63
a. Recepción del usuario/a 17 - 32
PP11. Inscripción BNE 17
PP12. Derivación Extra OMIL 22
PP13. Certificación FCS 27
b. Habilitación laboral 33 - 51
PP21. Diagnóstico Individual 33
PP22. Apresto Laboral 39
PP23. Gestión de Capacitación 47
c. Intermediación laboral 52 - 63
PP31. Gestión de Vacantes 52
PP32. Identificación de Ofertas con Perfil Trabajador/a 55
PP33. Derivación a Empresa 58
III. Procesos de Soporte 64 - 121
a. De Empresas 64 - 93
PE41. Identificación de Demanda Laboral 64
PE42. Encuentro con Empresas 70
PE43. Levantamiento de Vacantes Específicas 77
PE44. Reclutamiento en OMIL 83
PE45. Seguimiento Colocaciones 87
b. Internos 94 - 121
PS51. Planificación Estratégica 94
PS52. Gestión Infraestructura 99
PS53. Gestión RR.HH. 104
PS54. Alianzas Estratégicas 109
PS55. Sistemas de Información 116
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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Introducción
El Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (SENCE) es un organismo
técnico, descentralizado del Estado que se relaciona con el Gobierno a través del
Ministerio del Trabajo y la Previsión Social. Su misión es contribuir a aumentar la
competitividad de las empresas y la empleabilidad de las personas a través de la
aplicación de políticas e instrumentos para el mercado de la capacitación y la
intermediación laboral, propendiendo al desarrollo de un proceso de formación
permanente. Del mismo modo, orienta sus políticas para que los trabajadores de Chile
obtengan empleos dignos, que les permitan aumentar sus ingresos, adquirir
competencias, habilidades y destrezas, desarrollar una carrera laboral y evitar la
cesantía (SENCE 2012).
Una de las funciones más importantes que lleva a cabo el SENCE en todo
nuestro país es promover y coordinar actividades de orientación ocupacional a las
trabajadoras y trabajadores, principalmente a través de las Oficinas Municipales de
Información Laboral (OMIL). Esta tarea es de gran importancia dado que brinda
oportunidades de volver a insertarse en el mundo laboral a miles de ciudadanos y
ciudadanas que se encuentran sin trabajo y, por otra, les permite a las empresas
contar con el personal que necesita para desarrollar su labor. Las OMIL son un puente
que articula oferta y demanda en el mundo del trabajo, estableciendo un vínculo entre
las personas y los empresarios, un rol de gran valor para el desarrollo de las comunas
del país.
El SENCE, en la búsqueda del mejoramiento de la calidad del servicio
entregado por las OMIL, ha encargado la realización de una consultoría a ARSChile
para la elaboración de un manual que oriente el quehacer de estas entidades de
intermediación a partir de una propuesta de estandarización de procesos que cubran
las diferentes áreas de su actividad. Para la elaboración de estos procesos se levantó
información primaria y secundaria en 86 OMIL a partir de visitas en terreno. El manual
también se fundamentó en la información recogida a partir de las entrevistas a otros
actores relevantes del proceso de intermediación laboral, como las empresas,
usuarios/as o los propios profesionales del SENCE.
Además de indagar respecto al detalle de cada uno de los procedimientos,
de los roles y funciones de las personas asociadas a ellos, se levantaron buenas
prácticas realizadas por los funcionarios/as, que demuestran cómo las personas,
independientemente del contexto en el que operan, son capaces de generar
estrategias que les permiten mejorar el servicio que entregan, principalmente,
orientados por su vocación de servicio.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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INTERMEDIACIÓN LABORAL EN CHILE Y LAS OMIL
El Sistema de Intermediación Laboral que opera en Chile surgió en 1976 con
la fundación del SENCE y responde a la ratificación del Convenio 2 (1919) relativo al
desempleo y al Convenio 122 (1964) relativo a la política del empleo, ambos de la OIT.
Mediante estos convenios el Estado de Chile se comprometía “a mantener un sistema
de agencias públicas no retribuidas de colocación, bajo el control de una autoridad
central” y “a formular y llevar a cabo una política activa destinada a fomentar el pleno
empleo, productivo y libremente elegido”.
El Sistema de Intermediación Laboral se desarrolló con una lógica de
descentralización de las funciones públicas y los servicios públicos de empleo se
entregaron a los gobiernos locales. Así, en 1977 se crearon las Oficinas Municipales de
Colocación (OMC). Su principal función consistía en ofrecer servicios de colocación
laboral (acercamiento entre la oferta y demanda local de trabajo).
¿QUÉ ES UNA OMIL?
En 1997 se promulgó la Ley N° 19.518 que rige el nuevo Estatuto de
Capacitación y Empleo. Mediante esta publicación las OMC pasaron a denominarse
Oficinas Municipales de Información Laboral (OMIL).
En Chile existen 325 OMIL constituidas, de un total de 346 municipalidades o
comunas (es decir un 94% de las comunas tienen OMIL). Las realidades de cada una
de las OMIL varían enormemente y están sujetas a las condiciones de recursos y de
gestión que la municipalidad de la cual dependen les pueda proveer. Las OMIL suelen
depender del departamento social de las municipalidades, o de algún otro
departamento que constituya entidad en la municipalidad (departamento de desarrollo
económico local, departamento del emprendimiento, etc.)
Las OMIL dependen administrativamente de cada municipalidad. Es ésta
quien provee de recursos, de personal, infraestructura e instalaciones para que la OMIL
pueda funcionar. La dependencia técnica es para con el SENCE, quien fiscaliza el
cumplimiento de los servicios que debe ofrecer la OMIL.
Las OMIL atienden a personas que están buscando trabajo y a empresas o
personas naturales que ofrecen vacantes de trabajo.
¿Cuáles son sus principales funciones?
Según la Ley 19.518, cada municipalidad podrá contar con una OMIL que
tendrá las siguientes funciones:
Recibir las ofertas y solicitudes de capacitación y de trabajo de la comuna.
Informar y orientar a los eventuales beneficiarios/as de programas de
capacitación.
Relacionar al oferente y solicitante de trabajo.
Verificar los antecedentes laborales de los/las oferentes y demandantes,
así como los requerimientos de los puestos de trabajo, conforme a normas
técnicas impartidas por el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo.
Entregar periódicamente al Servicio Nacional de Capacitación y Empleo y a
los servicios públicos que la demanden, la información recogida en su
Oficina en cuanto a la oferta y demanda de trabajo y capacitación.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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Cumplir las funciones de orientación laboral, que el Servicio Nacional de
Capacitación y Empleo les indique. El Servicio Nacional, a través de sus
Direcciones Regionales, será el encargado de proponer normas técnicas y
coordinar iniciativas en las materias a que se refiere este artículo.
A partir de la entrada en vigor de la Ley N° 19.728 (Seguro de Cesantía),
las OMIL también incorporan dentro de sus funciones, certificar a
los/as beneficiarios/as del Fondo de Cesantía Solidario.
En este sentido, las OMIL se constituyen a nivel local y comunal como el
principal actor vinculado a políticas activas (capacitación, intermediación laboral,
subsidios a la contratación) y pasivas de empleo (seguro de cesantía).
A través de una vinculación activa con las fuentes de empleo, adquiere una
visión multidimensional de la situación del mercado local, fortalece su presencia en la
comunidad y ejecuta acciones de información y orientación que otorguen herramientas
efectivas a sus usuarios/as para la búsqueda de empleo y/o capacitación.
¿De qué forma se han ido fortaleciendo las OMIL?
A partir del año 2009 se implementa el Programa Fortalecimiento OMIL, un
plan de transferencia de recursos, asociado al cumplimiento de metas de gestión y
colocación, y orientaciones para el mejoramiento de la gestión de las OMIL.
Indirectamente, se pretende ofrecer a las personas que buscan empleo, un servicio de
información, orientación e intermediación de calidad.
Dichas transferencias permiten que las OMIL contraten recursos humanos
especializados para la atención de usuarios/as, mejoren la infraestructura física y
tecnológica y fortalezcan su vínculo con los empleadores de la comuna.
En el marco del mejoramiento continuo del servicio que las OMIL ofrecen a la
ciudadanía, el manual presenta una sistematización de los procesos que estas oficinas
realizan de manera permanente. Los procesos han sido ordenado en dos categorías:
procesos primarios y procesos de soporte. Los primeros están orientados al logro del
objetivo último de las OMIL: la habilitación laboral e intermediación laboral de los
usuarios/as. En los procesos de soporte, por su parte, se diferencian aquellos
genéricos orientados al aseguramiento en la eficiencia de la gestión de la oficina y
aquellos destinados a la atención a las empresas. En el esquema n.1 se presenta un
mapa de procesos que da cuenta de esta organización.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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GESTIÓN POR PROCESOS
Un proceso es una serie de tareas y/o actividades desarrolladas en una
secuencia lógica y predeterminada que se vinculan entre sí para transformar insumos
en bienes o servicios. En general, un proceso está integrado por un conjunto de
subprocesos que se interrelacionan en forma lógica. Cada subproceso cumple un
objetivo parcial (sub objetivo) del proceso y se constituye con un determinado número
de actividades, que son las acciones necesarias para producir resultados.
Sólo aquellas tareas o actividades que añadan valor al proceso de
transformación del insumo tendrán sentido como parte del proceso. La determinación
de las tareas que deben considerarse en función de su aporte al valor del bien o
servicio final estará determinada, principalmente, por su calidad y su costo.
El enfoque de la gestión por procesos implica simplificar la concepción de la
organización a un número limitado de procesos que permiten, desde una mirada
sistémica e integrada, asegurar la provisión de los bienes y servicios que justifican su
existencia. A su vez, los procesos deben ser clasificados para orientar mejor su
gestión. La clasificación más común sobre los procesos, haciendo uso de diferentes
nomenclaturas, los distingue entre:
Procesos Primarios.- Todos aquellos que conducen directamente al
cumplimiento de los objetivos o finalidad de la organización, dando por
resultado un producto (bien o servicio) que es recibido por un destinatario
externo.
Procesos de Soporte.- Su existencia y operatividad aseguran que los
objetivos de los procesos primarios se cumplan. Por este motivo, se
desprenden del análisis y el diseño de los procesos primarios.
El desafío de instalar el enfoque de la gestión por procesos implica los
siguientes requerimientos básicos:
1) Identificar los procesos a través de diagramas que permitan reconocer la
secuencia de actividades a seguir y las evidencias de su realización.
2) Un responsable de cada uno de los procesos.
3) Un mecanismo de monitoreo que permita detectar potenciales desvíos de
los procesos, así como potenciales mejoras.
Tabla n. 1 Transición de la Gestión Funcional a la Gestión por Procesos
Gestión Funcional Gestión Por Procesos
El Departamento Importancia “per se” Eslabón de un proceso
Enfoque Cómo se hace Qué se hace
Orientado a Tareas Resultados
Responsabilidades Frente a jefes funcionales Frente al jefe del proceso
Jerarquía Jefe Equipo
Decisiones Centralizadas Compartidas
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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La instalación y, posteriormente, la institucionalización de un enfoque de
gestión por procesos en las administraciones públicas deben enfrentar en todos sus
niveles el fuerte arraigo del modelo propio de la administración funcional. Como
resultado, la tendencia es a una adaptación entre ambas propuestas, asumiéndose
como propio de una etapa de transición, basado en la convergencia de una mirada
transversal de la departamentalización funcional como componentes de una cadena
valor. En el ámbito específico de las administraciones locales, esta instalación del
enfoque de procesos presenta particularidades propias. Por un lado, el tamaño propio
de este tipo de administración facilita la relación entre todos los componentes de la
organización, facilitando su vinculación y coordinación dentro de los diferentes
procesos. Por otro lado, sin embargo, en ausencia de recursos la transición hacia el
enfoque de gestión por procesos se ralentiza y encuentra mayores obstáculos.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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MAPA DE PROCESOS
El Mapa de Procesos que estructura este manual se diseña a partir del
ordenamiento de los procesos de la OMIL desde un enfoque de cadena de valor. Una
cadena cuyo punto de partida se inicia con la recepción del usuario/a y concluye con su
colocación en un empleo de calidad. Entre ambas etapas se producen un conjunto de
productos intermedios que valorizan o empoderan al trabajador/a como componente
del mercado laboral.
Las cuatro etapas que se suceden hasta el cumplimiento del objetivo de la
OMIL son las siguientes:
a) Recepción del usuario/a. Los procesos que constituyen esta etapa están
orientados a entregar a los usuarios/as, sean vecinos/as de la comuna u
otras personas que lleguen a la OMIL, respuesta a sus demandas. Dentro de
esta etapa se incluye la atención principal hacia la persona desempleada,
procediendo a su identificación y registro en el BNE, el diagnóstico de su
situación e información para la siguiente etapa. La OMIL también asume
como función principal la certificación de los beneficiarios/as del Fondo de
Cesantía Solidario (FCS), debiendo esta función estar articulada con la
primera. Por último, la evidencia en terreno da cuenta que una función
secundaria de la OMIL aparece en la recepción y atención de usuarios/as con
demandas compuestas en las que la inserción en el mercado laboral es una
más de las problemáticas existentes y, en ocasiones, no la principal. En esos
casos la OMIL aparece como una instancia primaria de derivación de las
personas dentro de la estructura de los diferentes servicios de apoyo
ofrecidos por el municipio o el conjunto de los servicios públicos.
b) Habilitación Laboral. La segunda etapa de intervención de la OMIL tiene
como finalidad la mejora de la empleabilidad de la persona. Esto se logra
mediante el desarrollo de las habilidades y competencias profesionales de los
usuarios/as. Dicho potenciamiento comprende procesos destinados al
diagnóstico, mejoramiento de patrones conductuales de los usuarios/as, el
desarrollo de habilidades específicas necesarias para la búsqueda de empleo
(creación de currículos, desempeño en entrevistas laborales) y la articulación
con instancias para el desarrollo de habilidades relacionadas al rubro o cargo
potencial del trabajo. Dentro de esta etapa debe considerarse tanto el
levantamiento de las necesidades de capacitación de los usuarios/as como la
gestión de los procesos de capacitación y su seguimiento.
c) Intermediación Laboral. La tercera etapa se concentra propiamente en
la intermediación laboral, es decir, en la vinculación de la oferta y la
demanda de trabajo. Orientada a la generación de instancias efectivas de
reclutamiento y selección, esta etapa comprende la búsqueda de ofertas
específicas a partir del perfil del trabajador/a, asegurando la pertinencia
de las mismas y la derivación hacia las instancias mencionadas.
d) Seguimiento. Desde la perspectiva de la cadena de valor, esta cuarta
etapa es la que asegura la sustentabilidad y calidad de la intervención
llevada a cabo. Realizada en mayor o menor medida por las distintas
oficinas entrevistadas, esta etapa busca conocer el impacto que tiene en
la persona usuaria el conjunto de procesos en los que participa durante su
paso por la OMIL.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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El esquema n.1 representa gráficamente el proceso de intervención
anteriormente descrito. Si bien es evidente que en la heterogeneidad de las prácticas
de las OMIL hay diferencias, este modelo sintetiza los procesos en su mayor
homogeneidad. Se diferencian las etapas del proceso global de intervención, los
procesos primarios asociados a ellas y proceso de soporte del cumplimiento del
objetivo general de la OMIL.
Dentro de los procesos de soporte se diferencian los procesos de atención al
usuario/a y relación con empresas. Éstas constituyen un usuario fundamental de las
OMIL ya que son quienes aportan las vacantes necesarias para llevar a cabo la
intermediación laboral. Es por este motivo que los procesos orientados a ellas están
enfocados a establecer y desarrollar relaciones de trabajo y confianza.
Esquema n.1. Mapa de proceso de las OMIL.
Inscripción BNE
Derivación Extra OMIL
Certificación FCS
Diagnóstico individual
Apresto Laboral
Gestión de Capacitación
Identificación de Ofertas con Perfil
Trabajador/a
Derivación a Empresa
Intermediación laboral
Identificación Demanda Laboral
Habilitación laboral
Recepción del usuario
Gestión RRHH
Alianzas Estratégicas
Gestión Infraestructura
Pro
ceso
s d
e So
po
rte
Pro
ceso
s P
rim
ario
s Et
apas
Seguimiento Usuarios
Planificación Estratégica
Encuentros
con Empresas
Levantamiento de Vacantes Específicas
Seguimiento Colocaciones
PP11
PP12
PP13
PP21
PP22
PP23
PP32
PP33
PE51 PE52 PE53 PE55
PS61 PS62 PS63 PS64 PS65
Sistemas de Información
Reclutamiento en OMIL
PE54
Gestión de vacantes
PP31
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS
Todos los procesos descritos en el manual presentan el mismo formato, que
es similar al que se utiliza en los contextos de certificación de calidad. Dicho
ordenamiento tiene como propósito:
- comunicar de manera clara, concisa y efectiva los objetivos, tareas y
actores involucrados en el proceso, así como definir los productos que se
obtienen,
- asegurar el conocimiento de los procesos por parte de quienes deben
conocerlos y manejarlos,
- proveer de ejemplos de los registros que se derivan de los procesos,
- mantener un registro de las modificaciones que se realicen al proceso, en
el contexto de mejora continua y adaptación de los mismos.
A continuación describimos las partes de los documentos y su propósito.
Propósito y
Alcance
Define sintéticamente el objetivo y contexto del proceso
que se describe.
Responsable Indica el responsable del proceso descrito.
Términos y
Definiciones
Se explican las siglas u otros conceptos que se
mencionen en el proceso.
Desarrollo Descripción textual de la concatenación de actividades.
Registros Se muestran los registros que se derivan del proceso.
Flujograma Es una representación gráfica del proceso descrito.
Modificaciones Registra las modificaciones que haya tenido el proceso.
Lista de
Distribución Indica las personas que deben conocer el proceso.
Anexos (si
corresponde)
Contiene ejemplos de los registros que se derivan del
proceso.
Las modificaciones que se realicen a los procesos han de ser indicadas en el
apartado “Modificaciones” indicando la fecha y los contenidos que han sido mejorados.
Además deben reflejarse en el flujograma del proceso. Para realizar el flujograma
existen diversos programas. Para este manual se ha utilizado Bizagi Process Modeler1.
1 Se puede descargar de manera gratuita desde: http://www.bizagi.com/modeler/
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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EQUIPO DE LA OMIL: RR.HH.
Para asegurar su desempeño positivo y sostenible, las OMIL requieren la
siguiente disposición de recursos humanos:
Encargado/a OMIL
Ejecutivo/a de atención al usuario/a
Profesional Psico-Social
Gestor/a Territorial
Esta composición responde a una sugerencia general y ha de ser adaptada
según los requerimientos territoriales y organizacionales de cada municipalidad. En
algunos casos, y debido al volumen poblacional, esta composición puede no dar abasto
para atender a los usuarios/as, mientras que en otros casos los recursos pueden ser
insuficientes para costear la estructura. En términos generales es posible prever que
grandes comunas necesitarán más personas para la atención al usuario/a, así como
gestores territoriales adicionales.
Debido a la variabilidad de la carga de trabajo en los distintos períodos se
sugiere una organización horizontal y orientada a los procesos definidos en el presente
manual. A modo gráfico se sugiere el siguiente organigrama para la composición del
equipo.
Organigrama
Encargado/a OMIL
Ejecutivo/a atención al usuario/a
Profesional Psico-Social
Gestor/a Territorial
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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Perfiles de Cargo
A continuación se describen los cuatro cargos definidos en términos de perfil,
competencias, responsabilidades y procesos en los que participa.
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Denominación del cargo: Encargado/a OMIL
Reporta a: (depende de la municipalidad)
PROPÓSITO DEL CARGO
Asegurar el correcto funcionamiento de la oficina y de los procesos involucrados en
su quehacer. Supervisar y coordinar a los demás roles e integrantes del equipo.
PROCESOS
Responsable PP13,PS51, PS52, PS53, PS54, PS55
Participa PP22, PE42
Perfil del cargo en términos de competencias profesionales.
Competencia Nivel
Uso tecnologías de información y comunicación ALTO
Trabajo en equipo ALTO
Orientación a resultados ALTO
Atención al cliente MEDIO
Liderazgo ALTO
Responsabilidad social ALTO
Comunicación escrita ALTO
Capacidad de análisis MEDIO
Flexibilidad ALTO
Innovación MEDIO
Ética profesional ALTO
Comunicación oral ALTO
Gestión de conflictos ALTO
Tolerancia a la frustración MEDIO
Mejora continua ALTO
Negociación ALTO
Trabajo bajo presión ALTO
Toma de decisiones ALTO
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Denominación del cargo: Ejecutivo/a de atención al usuario/a
Reporta a: Encargado/a OMIL
PROPÓSITO DEL CARGO
Entregar una atención personalizada y de calidad a los usuarios/as de la OMIL
velando por el cumplimiento de los procesos de recepción al usuario y orientado a la
promoción del empleo.
PROCESOS
Responsable PP11, PP12, PP23
Participa PP13, PP21, PP22, PP31, PP32, PP33, PE54
Perfil del cargo en términos de competencias profesionales.
Competencia Nivel
Uso tecnologías de información y comunicación MEDIO
Trabajo en equipo ALTO
Orientación a resultados ALTO
Atención al cliente ALTO
Liderazgo BAJO
Responsabilidad social ALTO
Comunicación escrita MEDIO
Capacidad de análisis MEDIO
Flexibilidad ALTO
Innovación MEDIO
Ética profesional ALTO
Comunicación oral MEDIO
Gestión de conflictos MEDIO
Tolerancia a la frustración ALTO
Mejora continua MEDIO
Negociación BAJO
Trabajo bajo presión ALTO
Toma de decisiones BAJO
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Denominación del cargo: Profesional Psico-Social
Reporta a: Encargado/a OMIL
PROPÓSITO DEL CARGO
Asegurar la concordancia óptima entre candidatos y ofertas en términos de perfiles
laborales requeridos y ofrecidos, mediante la elaboración de perfiles de usuarios/as
y la revisión de los perfiles de cargos requeridos por las empresas.
PROCESOS
Responsable PP21, PP22, PP32
Participa PP33, PE54
Perfil del cargo en términos de competencias profesionales.
Competencia Nivel
Uso tecnologías de información y comunicación MEDIO
Trabajo en equipo ALTO
Orientación a resultados ALTO
Atención al cliente ALTO
Liderazgo BAJO
Responsabilidad social ALTO
Comunicación escrita ALTO
Capacidad de análisis ALTO
Flexibilidad ALTO
Innovación ALTO
Ética profesional ALTO
Comunicación oral ALTO
Gestión de conflictos ALTO
Tolerancia a la frustración ALTO
Mejora continua MEDIO
Negociación BAJO
Trabajo bajo presión ALTO
Toma de decisiones BAJO
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Denominación del cargo: Gestor/a Territorial
Reporta a: Encargado/a OMIL
PROPÓSITO DEL CARGO
Establecer, desarrollar y fortalecer la relación con el empresariado, mediante un
conocimiento detallado y práctico del territorio con el objetivo de la promoción de
los servicios de la OMIL entre el empresariado y el levantamiento de vacantes
específicas para la intermediación de los usuarios/as de la OMIL.
PROCESOS
Responsable PE51, PE52, PE53, PE54, PE55, PE31, PP33
Participa PS64
Perfil del cargo en términos de competencias profesionales.
Competencia Nivel
Uso tecnologías de información y comunicación MEDIO
Trabajo en equipo ALTO
Orientación a resultados ALTO
Atención al cliente ALTO
Liderazgo MEDIO
Responsabilidad social ALTO
Comunicación escrita MEDIO
Capacidad de análisis MEDIO
Flexibilidad ALTO
Innovación ALTO
Ética profesional ALTO
Comunicación oral ALTO
Gestión de conflictos MEDIO
Tolerancia a la frustración ALTO
Mejora continua MEDIO
Negociación ALTO
Trabajo bajo presión ALTO
Toma de decisiones MEDIO
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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BUENAS PRÁCTICAS: LO QUE HEMOS APRENDIDO A HACER BIEN
Un funcionario/a público es depositario de la confianza pública. Esto quiere
decir que los/as ciudadanos/as que asisten a alguna repartición estatal confían en que
los procedimientos que están ejecutando se ajustan a lo que la ley señala. Esta es una
de las razones por las cuales los procedimientos se estandarizan cautelando, de este
modo, que todos los/as usuarios/as reciban el mismo servicio.
Sin embargo, a pesar de que los procedimientos dan a los/as funcionarios/as
márgenes estrechos para innovar, no son pocos los servidores públicos que reflexionan
sobre su práctica y deciden sumar valor público a su quehacer. Pero, ¿qué implica
sumar valor público? Sumar valor público implica tener la capacidad de maximizar la
calidad del servicio entregado, cuidando que los recursos invertidos no se incrementen.
Una de las estrategias que nos permiten sumar valor público a la gestión y a
los procedimientos asociados a ésta, es reconocer en nuestro entorno aliados que nos
ayuden a alcanzar nuestros propósitos. La reflexión respecto a las prácticas y el efecto
que éstas producen en nuestros usuarios, permiten reconocer oportunidades de
mejora. Si la OMIL es capaz de levantar estrategias para mejorar los procedimientos,
estamos frente a una buena práctica.
Poder visibilizar las buenas prácticas de una organización, nos permite
gestionar el conocimiento y de este modo, la organización aprende de sus propios
miembros a mejorar la calidad del servicio que ofrecen. Se establecen así referentes o
guías a los cuales se puede recurrir para replicar la mejora.
Es así que este manual no solo presenta los procedimientos que realizan las
OMIL, sino que también muestra como funcionarios/as comprometidos con su labor
han sido capaces de no limitarse solo a aplicar lo que la ley señala, sino que han
expandido las posibilidades de mejorar el servicio que prestan.
Las buenas prácticas se pueden originar en cualquier lugar, en cualquier
situación y bajo muchas circunstancias. La cantidad de buenas prácticas que fueron
levantadas en terreno, es mucho mayor a la que este manual puede contener, pues no
son pocos los equipos que se esmeran por reflexionar sobre la práctica y, a partir de
esta reflexión, son capaces de buscar estrategias para entregar un mejor servicio.
Aquellas seleccionadas y que se encuentran en este manual, están asociadas, directa o
indirectamente, a algún procedimiento y el hecho de visibilizarlas y compartirlas
permite ampliar nuestro abanico de posibilidades para brindar un buen servicio, pues
pueden actuar como ejemplos a seguir en contextos o situaciones parecidas.
Por esta razón esta tarea no termina aquí. Todos estamos invitados a la
mejora continua de nuestra institución. Todos podemos y debemos ser actores
protagónicos dispuestos a crear una red que permita aprender unos de otros, para
colaborar en creación de un Estado que ofrezca cada día un mejor servicio a sus
ciudadanos/as.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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Procesos Primarios
Inscripción de Usuarios/as
en Bolsa Nacional de Empleo
Proceso
Primario
PP11
Recepción del Usuario/as
Contenido
Contenido ....................................................................................................... 17
1. Propósito y Alcance: .................................................................................. 17
2. Responsable ............................................................................................. 17
3. Términos y Definiciones .............................................................................. 18
4. Desarrollo .................................................................................................. 18
4.1 Recepción del usuario/a vecino/a. .......................................................... 18
4.2 Registro de RUT en BNE ........................................................................ 19
4.3 Registro de Antecedentes en BNE ........................................................... 19
4.4 Inducción al sistema e impresión de credencial de BNE. ............................ 19
5. Registros ................................................................................................... 20
6. Flujograma PP11 ........................................................................................ 20
7. Modificaciones ............................................................................................ 20
8. Lista de Distribución ................................................................................... 20
Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es inscribir en la Bolsa Nacional de Empleo
(BNE) a los/as usuarios/as que llegan a la OMIL en búsqueda de certificación del Fondo
de Cesantía Solidario, de intermediación laboral o de capacitación. La inscripción se
realiza en línea y el usuario/a recibe un comprobante de su inscripción en el que
aparecen sus identificadores en el sistema. La inscripción permite el levantamiento de
información clave para el proceso de intermediación.
Responsable
El responsable de este proceso es el Ejecutivo/a de atención al usuario/a.
Elaborado por:
Unidad de Estudios SENCE
Revisado por:
Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por:
Departamento de Empleo SENCE
PP11
31.julio.2013
Página 1 de 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
18
Inscripción de usuarios/as en Bolsa Nacional de Empleo PP11
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de procesos Documento que define los procesos de la OMIL.
Procesos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea, y sus responsables.
PXX Proceso
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden tomar
forma en medios físicos (papel) o magnéticos (archivos
informáticos).
BNE Bolsa Nacional de Empleo.
AFC Administradora de Fondos de Cesantía
FCS Fondo Cesantía Solidario
Desarrollo
Recepción del usuario/a
Cuando un profesional de la OMIL atiende a un usuario/a debe, en primer
lugar, consultar por el motivo de su visita. Las cuatro posibilidades consideradas para
la inscripción en la BNE son las siguientes:
i. Intermediación laboral: el usuario/a se encuentra cesante o trabajando y
busca oportunidades de trabajo o de un trabajo mejor.
ii. Capacitación: el usuario/a está cesante y está interesado en instancias de
capacitación.
iii. Certificación FCS: el usuario/a está cesante y necesita certificar su cesantía
para obtener el pago del FCS.
iv. Programas sociales: el usuario/a está postulando a algún programa social
que requiere que éste se encuentre inscrito en la BNE o en la OMIL.
Al usuario/a que se acercara a la OMIL en función de cualquiera de estos
cuatro casos y no tuviera una inscripción vigente en el sistema se le procede la
inscripción del usuario/a en la BNE. En caso de que la demanda del usuario/a no
respondiera a ninguna de estas cuatro motivaciones debe procederse a su derivación
hacia otros servicios de la municipalidad o públicos que puedan atender su demanda,
según lo establece el procedimiento “Derivación Extra OMIL” (PP12).
Para poder inscribirlo el usuario/a debe presentar sólo la Cédula de Identidad
Vigente.
Si el usuario/a no cuenta con este documento se le debe instar a conseguirlo
y a volver cuando lo tenga para reiniciar el proceso en este punto.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP11
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
19
Inscripción de usuarios/as en Bolsa Nacional de Empleo PP11
Registro de RUT en BNE
Con la documentación requerida, el funcionario/a OMIL de atención al público
ingresa a la BNE y luego se dirige al vínculo “Sección Administrador” en la parte
inferior izquierda de la página.
Luego de ingresar su nombre de usuario/a y contraseña, el funcionario/a
OMIL pulsa sobre el vínculo “Trabajadores” y a continuación sobre “Ingresar CV”.
El sistema solicita el RUT del usuario/a. Luego de ingresarlo el sistema
mostrará si existe registro del usuario/a o, en caso contrario, un formulario para
completar.
Registro de Antecedentes en BNE
El funcionario/a OMIL registra o modifica los antecedentes en la BNE,
consultándole al usuario/a la información de los distintos campos que el formulario de
registro va solicitando.
Inducción al sistema e impresión de credencial de BNE
Finalizada la inscripción, el funcionario/a muestra al usuario/a el modo de
utilización de la BNE y le imprime la credencial que entrega el sistema. Asimismo, le
entrega las claves de acceso a la BNE.
Elaborado por:
Unidad de Estudios SENCE
Revisado por:
Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por:
Departamento de Empleo SENCE
PP11
31.julio.2013
Página 3 de 4
La credencial BNE es un documento que
recibe el usuario/a y lleva consigo para
referencia futura. Ésta lo identifica como
un/a usuario/a inscrito/a en la OMIL.
Además en ella se indica la dirección,
nombre de usuario/a y la ocupación. La
vigencia de la inscripción en la BNE es de 6
meses, luego de lo cual se recomienda
reactualizar la inscripción.
La inscripción en la BNE es requisito
para recibir el pago de cesantía del
Fondo Solidario de Cesantía de la AFC.
Así mismo, los beneficiarios/as del FCS
se deben presentar mensualmente
para certificarse. Dicha certificación se
realiza a través de la BNE.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
20
Inscripción de usuarios/as en Bolsa Nacional de Empleo PP11
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Perfil de
Usuario/a
Ejecutivo/a
atención al
usuario/a
Sistema
BNE
OMIL,
Usuario/a 6 meses
Registro
Usuario/a
Ejecutivo/a
atención al
usuario/a
Registro
digital
OMIL
OMIL 2 años
Credencial
BNE
Ejecutivo/a
atención al
usuario/a
Se
entrega a
usuario/a
Usuario/a 6 meses
Flujograma PP11
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión 1
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Ejecutivo/a de atención al usuario/a.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP11
31.julio.2013
Página 4 de 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
21
Inscripción de usuarios/as en Bolsa Nacional de Empleo PP11
Buena Práctica
Municipio Codegua
Hallazgo relevante Infocentro para usuarios/as de la OMIL
Valor público Empoderar a los ciudadanos en el uso autónomo de la BNE
La OMIL de Codegua ha comprendido lo importante que resulta darle
autonomía a los/as usuarios/as. Por este motivo, además de inscribir en la BNE en su
oficina, han decidido gestionar con el municipio la instalación de un pequeño
infocentro con computadores conectados a internet que les permita capacitar a los/as
usuarios/as para que puedan acceder a la bolsa de forma individual. Sus usuarios/as
son, principalmente, trabajadores/as temporeros, razón por la cual recurren en varias
ocasiones en el año a la OMIL para hacer uso del servicio de búsqueda de trabajo.
Brindar a los/as usuarios/as las competencias para hacer uso de la BNE
genera en ellos la autonomía suficiente para inscribirse y buscar trabajo, abriéndoles
la posibilidad de encontrar mejores ofertas de trabajo a las cuales acceder.
Contar con ciudadanos/as capacitados en el uso de la BNE permite también
difundir el servicio, pues ellos pueden ayudar a otras personas en el uso de esta
aplicación, ampliando su cobertura. Esto abre, por ejemplo, la posibilidad de contar
con dirigentes de organizaciones sociales capacitados, quienes pueden actuar como
colaboradores de la intermediación laboral en sus propias comunidades.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
22
Derivación extra OMIL
Proceso
Primario
PP12
Recepción del Usuario/a
Contenido
Contenido ........................................................................................................ 22
1. Propósito y Alcance: ................................................................................... 22
2. Responsable .............................................................................................. 22
3. Términos y Definiciones .............................................................................. 23
4. Desarrollo .................................................................................................. 23
4.1 Indagación en aspectos a apoyar............................................................ 23
4.2 Identificación de la instancia pertinente................................................... 24
4.3 Registro de la derivación. ...................................................................... 24
5. Registros ................................................................................................... 24
6. Flujograma PP12 ........................................................................................ 25
7. Modificaciones ............................................................................................ 25
8. Lista de Distribución ................................................................................... 25
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es derivar a los/as usuarios/as que llegan a la
OMIL en busca de la solución a un problema que escapa al ámbito de competencia de
la oficina y/o que busca fortalecer determinadas competencias del beneficiario. La
OMIL actúa sólo como una instancia de escucha y recomendación de la instancia
pública o privada que mejor responde a la necesidad del usuario/a.
Puede ser también que usuarios/as inscritos en la OMIL sean derivados o
referidos, como parte de los servicios que reciben en la oficina, a otras instancias para
solucionar problemas distintos a los que maneja la oficina, para activar más redes de
oportunidades en los mismos temas o para acceder a programas que directamente no
son gestionados por la oficina
Responsable
El responsable de este proceso es el Ejecutivo/a atención a usuarios/as.
Elaborado por: Unidad de Estudios
SENCE
Revisado por: Departamento de
Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de
Empleo SENCE
PP12
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
23
Derivación Extra OMIL PP12
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de procesos Documento que define los procesos de la OMIL.
Procesos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea, y sus responsables.
PXX Proceso
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden
tomar forma en medios físicos (papel) o magnéticos
(archivos informáticos).
BNE Bolsa Nacional de Empleo.
Desarrollo
Indagación en aspectos a apoyar.
Luego de identificar que el usuario/a viene por un motivo distinto a aquellos
que son de competencia de la OMIL, o que el usuario/a inscrito en la BNE, tiene
necesidades cuya solución escapa a la intermediación laboral, cursos de capacitación o
certificación FCS, el funcionario/a de atención pública le consulta al usuario/a por el
requerimiento particular que necesita solucionar.
Luego de comprender el requerimiento, el funcionario/a elabora un
diagnóstico que comparte con el usuario/a de manera de estar seguro de comprender
correctamente la situación. Este diagnóstico de la situación ha de revisarse según lo
que el usuario/a acote o agregue a su requerimiento.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP12
31.julio.2013
Página 2 de 4
Dentro de los ámbitos de derivación están:
Nivelación de Estudios. Reducción de Inhibidores para el Empleo.
Formación Laboral.
Microemprendimiento.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
24
Derivación Extra OMIL PP12
Identificación de la instancia pertinente.
Tras escuchar al usuario/a en el problema o necesidad relatado, el
funcionario/a OMIL identifica, dentro de su ámbito de conocimiento y de las redes que
han sido establecidas para tal efecto, las instancias que mejor oportunidad brinden en
la canalización del requerimiento del usuario/a.
El funcionario/a ofrece al usuario/a posibilidades de derivación de acuerdo al
diagnóstico co-construido. La entrega de referencias e indicaciones se debe realizar de
manera clara, asegurando que el usuario/a sepa dónde dirigirse. Si el usuario/a así lo
requiriese, el funcionario/a entregará por escrito los datos de contacto que la persona
necesite para solucionar su problema (Carta de Derivación).
Así, por ejemplo, si el usuario/a busca información acerca de planes de
emprendimiento, se le derivará a la persona correspondiente del departamento de
Fomento Productivo. Si la persona necesita ayuda en cuidado de niños para poder
trabajar, el funcionario/a podrá derivarle al encargado/a correspondiente del
departamento social.
Registro de la derivación.
Junto con comunicar la derivación al usuario/a, el funcionario/a OMIL ingresa, en caso
que el usuario/a contase con un perfil creado en la BNE, el registro de la derivación en
la sección “Historial” del perfil personal en la BNE.
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Historial
en Perfil
de
Usuario/a
Ejecutivo/a
atención al
usuario/a
Registro
OMIL
OMIL 6 meses
Carta de
derivación
Ejecutivo /a
atención al
usuario/a
Se
entrega a
usuario/a
Usuario/a
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP12
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
25
Derivación Extra OMIL PP12
Flujograma PP12
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión 1
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Ejecutivo/a de atención al usuario/a
Elaborado por: Unidad de Estudios
SENCE
Revisado por: Departamento de
Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de
Empleo SENCE
PP12
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
26
Derivación Extra OMIL PP12
Anexos
EJEMPLO CARTA DE DERIVACIÓN
Ámbito de derivación
Nivelación de Estudios Formación Laboral
Reducción de Inhibidores para el Empleo Micromemprendimiento
Otro
Estimado/a _____________________________:
Me dirijo a usted para presentarle a ____________________________________________,
quien se ha presentado en nuestra Oficina Municipal de Información Laboral (OMIL) con un
requerimiento que creo que es de su ámbito de competencia.
Según lo que me ha contado, el/ella:
________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Ruego prestarle atención a su requerimiento. En caso de tener alguna duda, por favor no
dude en contactarse conmigo en el teléfono o correo electrónico anteriormente señalado.
Se despide atentamente
_________________________________
(nombre funcionario/a)
Para: _______________________________
Organización:_________________________
Dirección:____________________________
____________________________________
Teléfono: (___) _____ - ______
Fecha: ____ / ____ / ____
Ilustre Municipalidad de _____________
Oficina Municipal de Información Laboral
Teléfono: (__) ____ - ____
Correo electrónico: __________________
Dirección: _________________________
_________________________________
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
27
Certificación FCS / AFC
Proceso
Primario
PP13
Recepción del Usuario/a
Contenido
Contenido ........................................................................................................ 27
1. Propósito y Alcance: .................................................................................... 27
2. Responsable ............................................................................................... 27
3. Términos y Definiciones ............................................................................... 28
4. Desarrollo .................................................................................................. 28
4.1 Recepción del usuario/a . ..................................................................... 28
4.2 Certificación del usuario/a. ..................................................................... 28
5. Registros ................................................................................................... 29
6. Flujograma PP13 ......................................................................................... 30
7. Modificaciones ............................................................................................ 30
8. Lista de Distribución .................................................................................... 30
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es certificar, de acuerdo a lo que establece la ley
19.728, la situación de cesantía de los/as beneficiarios/as del Fondo de Cesantía
Solidario (FCS) y comunicarla a la Administradora de Fondos de Cesantía (AFC Chile)
mediante la BNE. Ello con el propósito de que los/as beneficiarios/as reciban su
beneficio en caso que permanezca sin trabajo.
Responsable
El responsable de este proceso es el encargado/a de la OMIL o la persona
responsable del seguro de cesantía en la Municipalidad.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP13
31.julio.2013
Página 1 de 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
28
Certificación FCS / AFC PP13
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de procesos Documento que define los procesos de la OMIL.
Procesos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea, y sus responsables.
PXX Proceso
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden tomar
forma en medios físicos (papel) o magnéticos (archivos
informáticos).
BNE Bolsa Nacional de Empleo.
AFC Administradora de Fondos de Cesantía
FCS Fondo Cesantía Solidario
Desarrollo
Recepción del usuario/a.
Cuando el funcionario/a de atención al usuario/a identifica una persona que
viene por certificación FCS, es recomendable que el usuario/a presente la solicitud
de beneficio (Solicitud de Prestación) que se le ha entregado en AFC Chile. En caso
que el usuario/a no contase con dicha solicitud, no se le puede exigir como
requisito, igualmente se le debe inscribir en BNE y puede realizar proceso de
certificación correspondiente.
Si el usuario/a presenta la solicitud de beneficio entregada por AFC Chile, el
funcionario/a OMIL debe revisar en dicha solicitud que la OMIL a la cual aparece como
derivado por AFC es la misma OMIL en que beneficiario/a se está presentado, de no
ser así el beneficiario/a puede solicitar el Cambio de OMIL en la misma OMIL.
También aparecen en dicha solicitud las fechas en las cuales el beneficiario/a debe
presentarse a realizar proceso de firma, lo mismo que los montos a percibir, lugar y
forma de pago. Toda la información que necesita el beneficiario/a aparece en dicha
solicitud.
Certificación del usuario/a.
Para certificar al usuario/a beneficiario/a del FCS, el funcionario/a debe
solicitar la cédula de identidad y comprobar la identidad de la persona, ya que de
acuerdo a la normativa el proceso de certificación es presencial, vale decir, que solo
el beneficiario/a personalmente puede realizar proceso de firma en la OMIL. A
continuación el funcionario/a OMIL procede inscribir al trabajador/a en la BNE;
TRABAJADORES / INGRESAR CV, sección administrador () y luego de inscribir al
usuario/a, lo certifica ingresando el código correspondiente en el sistema, las personas
que no se presenten a realizar proceso de firma deben ser certificadas con estado de
certificación “beneficiario/a no se presenta en el mes correspondiente”.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP13
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
29
Certificación FCS / AFC PP13
Además el funcionario/a OMIL debe registrar la certificación en el registro
interno de certificación OMIL y solicitar al beneficiario/a la firma correspondiente en el
libro de registro de certificación FCS, que debe mantener la OMIL como respaldo de
las certificaciones realizadas.
Durante la recepción del beneficio (5 meses como beneficio para
trabajadores/as con contrato indefinido y 2 meses de beneficio para
trabajadores/as con contrato a plazo fijo o de obra), los usuario/a deberán acudir
personal y mensualmente a la OMIL, en la fecha indicada en la solicitud de beneficio
realizada ante la AFC para realizar proceso de firma.
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Registro
BNE
Ejecutivo/a
atención al
usuario/a
BNE
Usuario/a
Certificados
FCS
Ejecutivo/a
atención al
usuario/a
Registro
OMIL
OMIL 1 año
Libro de
Firmas
Ejecutivo/a
atención al
usuario/a
Cuaderno
OMIL
OMIL 1 año
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP13
31.julio.2013
Página 3 de 4
El proceso de certificación del Fondo de Cesantía Solidario se encuentra normado
por la Superintendencia de Pensiones mediante las circulares: N°1593 (Normas y
Procedimientos para otorgar las prestaciones de cesantía) y N°1785 (Modificaciones
a Circular 1593).
Se pueden revisar en www.spensiones.cl, sección Regulación, Seguro de Cesantía.
Adicionalmente la OMIL debe realizar cuando sea necesario:
Pre-certificación: Las OMIL tienen acceso a poder PRE-CERTIFICAR a
beneficiarios/as FCS que se presenten a realizar proceso de firma antes del inicio de
la certificación. Con dicha opción las OMIL pueden anticipar la gestión y confirmar
los estados marcados con anterioridad al inicio de la CERTIFICACION.
Cambios de OMIL: Dicha opción permite cambiar la OMIL donde se está
certificando la persona. Si una persona se presentaba en OMIL A, pero desea
presentarse en OMIL B, es ésta última OMIL la que debe realizar el cambio a través
del módulo de Certificación de AFC Chile.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
30
Certificación FCS / AFC PP13
Flujograma PP13
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión 1
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Personal de atención al usuario/a OMIL.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP13
31.julio.2013
Página 4 de 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
31
Certificación FCS / AFC PP13
Anexos
Se recomienda que la persona que solicita el beneficio presente el comprobante de
solicitud que se entrega en la AFC. En este comprobante se indica claramente la
elección de la persona (si firma al lado izquierdo optó por FCS) y las fechas en las que
tiene que presentarse en la OMIL.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
32
Certificación FCS / AFC PP13
Buena Práctica
Municipio Rancagua
Hallazgo relevante Uso de las organizaciones sociales como canal de
difusión del FCS.
Valor público
Integrar a las organizaciones como aliadas
estratégicas en la difusión de los servicios de la
OMIL.
Muchas veces quienes se acercan a la OMIL son personas que ya han perdido
su trabajo. En ese momento resulta fundamental y urgente conocer los derechos
que como ciudadano/a se tienen para enfrentar este momento. Sin embargo, si esta
información se conociera antes, los ciudadanos/as podrían enfrentar con menos
ansiedad los periodos de cesantía.
Los/as ciudadanos/a en general, suelen desconocer los servicios que el
Estado les ofrece si no se ven enfrentados a situaciones que les obligan a buscar
ayuda en el municipio o en las reparticiones públicas en general. En este escenario,
resulta de gran ayuda ocupar todos los canales con que cuenta el municipio para
difundir los derechos a los que pueden acceder las personas cuando quedan sin
trabajo.
El municipio de Rancagua ve en las organizaciones sociales que cuentan con
sedes, un aliado estratégico en esta tarea. Esto ha permitido contar con los diarios
murales y otros medios de difusión de las organizaciones de la comuna para difundir
los servicios que ofrece la OMIL, lo cual le permite incluso a las personas que tienen
un trabajo, conocer el servicio que ésta presta.
Todo ciudadano/a debiera conocer los derechos que el Estado entrega. En
este contexto conocer cómo funciona el Fondo de Cesantía Solidario resulta de vital
importancia, sobre todo en los hogares más vulnerables.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
33
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es ayudar al usuario/a a tomar decisiones
respecto de las posibles líneas que éste tiene para mejorar su actual situación laboral.
Comprende la confección de un perfil psico-laboral a partir de una entrevista con el
usuario/a y la identificación de acciones pertinentes al perfil construido. El resultado
del proceso es la derivación hacia las instancias que resulten más efectivas para el
usuario/a. El proceso permite al usuario/a una toma de conciencia respecto de si
mismo para orientar su búsqueda de trabajo y de desarrollo profesional, y al equipo de
la OMIL encontrar vacantes que se adecúen al perfil del usuario/a para aumentar las
posibilidades de contratación.
Responsable
El responsable de este proceso es el Profesional Psico-Social de la OMIL.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP21
31.julio.2013
Página 1 de 4
Contenido
Contenido ........................................................................................................ 33
1. Propósito y Alcance: ................................................................................... 33
2. Responsable .............................................................................................. 33
3. Términos y Definiciones .............................................................................. 34
4. Desarrollo .................................................................................................. 34
4.1 Entrevista con el usuario/a. ................................................................... 34
4.2 Redacción del perfil. ............................................................................. 34
4.3 Orientación y derivación. ....................................................................... 35
5. Registros ................................................................................................... 35
6. Flujograma PP21 ........................................................................................ 35
7. Modificaciones ............................................................................................ 36
8. Lista de Distribución ................................................................................... 36
Diagnóstico Individual
Proceso
Primario
PP21
Habilitación Laboral
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
34
Diagnóstico Individual PP21
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de procesos Documento que define los procesos de la OMIL.
Procesos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea, y sus responsables.
PXX Proceso
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden
tomar forma en medios físicos (papel) o magnéticos
(archivos informáticos).
Desarrollo
Entrevista con el usuario/a.
El proceso se inicia con la recepción del usuario/a inscrito en la BNE y la
entrevista del usuario/a por parte del Profesional Psico-Social. Esta instancia se
desarrolla: (a) en un horario previamente establecido a través del funcionario/a de
atención al público durante la inscripción en la BNE, ó (b) según disponibilidad del
Profesional Psico-Social en el momento de la inscripción del usuario/a.
Durante el desarrollo del diagnóstico, el Profesional Psico-Social indaga en las
motivaciones del usuario/a para la búsqueda de trabajo, las preferencias laborales,
habilidades e intereses del usuario/a. También indaga acerca de los esquemas
cognitivos y la esfera emocional del usuario/a, en la medida que ambos elementos
influyen en el desempeño laboral del individuo.
En caso que el usuario/a esté considerando postular a una vacante que lo
requiera o si el Profesional Psico-social lo estima conveniente para mejorar la precisión
en la selección de vacantes para el usuario/a, éste ofrece al usuario/a la aplicación de
uno o más test psico-laborales.
Redacción del perfil.
A partir de la información recabada, el Profesional Psico-Social redacta un
documento en el que da cuenta de las dimensiones relevantes para el desempeño laboral
de la persona. Este documento, normalmente de 2 ó 3 páginas de extensión da una visión
general de los patrones cognitivos y emocionales del usuario/a, e indica el tipo de puestos
en los que éste se desempeñaría mejor. Es importante señalar que el Profesional Psico-
Social sólo indica en el documento lo recabado y de lo que tenga respaldo. Por ello durante
la elaboración del perfil, el profesional irá adjuntando al historial del usuario/a (archivo
interno OMIL), la información que respalde el perfil redactado.
Elaborado por: Unidad de Estudios
SENCE
Revisado por: Departamento de
Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de
Empleo SENCE
PP21
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
35
Diagnóstico Individual PP21
Orientación y derivación.
Con el perfil laboral ya confeccionado, el Ejecutivo/a de atención al usuario/a o el
Profesional Psico-Social orientan al usuario/a acerca de las posibilidades existentes en
los ámbitos de capacitación e intermediación laboral.
El usuario/a es derivado hacia el proceso que mejor responda a sus fortalezas y/o
necesidades, según defina el perfil laboral.
Además, cualquiera sea la derivación, se invita al usuario/a a participar en un taller de
apresto laboral.
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Historial
en Perfil
de
Usuario/a
Profesional
Psico-Social
Interno
OMIL
OMIL 2 años
Perfil
Psico-
Laboral
Profesional
Psico-Social
Interno
OMIL
OMIL 2 años
Flujograma PP21
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP21
31.julio.2013
Página 3 de 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
36
Diagnóstico Individual PP21
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión 1
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Profesional Psico-Social, Ejecutivo/a de atención al
usuario/a.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP21
31.julio.2013
Página 4 de 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
37
Diagnóstico Individual PP21
Anexos
PERFIL PSICO-LABORAL
Nombre RUT
Edad Estado Civil
Género Condición étnica
Fecha
Nacimiento
Inscrito en
CoNADI
Comuna,
Región Situación Penal
Dirección
Información Laboral (Experiencia Laboral)
Información Educacional (Último curso aprobado e interés en nivelar
estudios)
Inhibidores para el empleo (factores individuales -salud, educación incompleta,
cuidado de hijos y familiares- que está limitando acceso al mercado laboral).
Facilitadores para el empleo y el emprendimiento (factores individuales -
competencias adquiridas en anteriores empleos, competencias transversales- que
fortalecen perspectivas para incorporarse al mercado laboral o desarrollar proyectos
de emprendimiento).
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
38
Diagnóstico Individual PP21
Buena Práctica
Municipio Peñalolén
Hallazgo relevante Alianza con SENADIS
Valor público Inclusión de personas con discapacidad en el
proceso de intermediación laboral.
Uno de los desafíos de la OMIL es hacer llegar sus servicios sin exclusión
alguna. Sin embargo, esta tarea, no siempre se puede emprender en solitario y es
necesario buscar aliados para cumplir con este objetivo.
Así lo ha entendido la OMIL de Peñalolén. Sus funcionarios/as sintieron que
era su deber poder llegar con sus servicios a la población que presenta necesidades
especiales. Estos usuarios/as necesitan de profesionales especializados que tengan
las competencias necesarias para hacer el levantamiento del perfil psico-laboral,
para lo cual establecieron una alianza con el Servicio Nacional de la Discapacidad
(SENADIS).
La alianza les permite contar con una terapeuta ocupacional que atiende
todos los temas de discapacidad. Ella realiza perfiles psico-laborales para las
personas con discapacidad, lo que permite definir mejor sus competencias y
posibilidades reales de trabajo. Realizar un buen perfil psico-laboral, en particular
en estos casos, es fundamental para lograr una buena intermediación laboral.
Buena Práctica
Municipios Monte Patria, Coronel
Hallazgo relevante Perfiles detallados
Valor público Generar un instrumento de valor para el usuario
y su futuro.
El proceso de intermediación laboral requiere un conocimiento profundo de
la situación económica del territorio y de las personas que pueden ocupar los
puestos de trabajo. Mientras la actividad económica tiene diversos indicadores que
informan de las dinámicas y permiten elaborar estrategias en torno a ella, el
conocimiento de las personas es algo más complejo y plantea un desafío que las
OMIL tienen que sortear para lograr mejores colocaciones, usuarios más contentos
y empresas más satisfechas con el servicio.
El diagnóstico individual permite conocer los aspectos del usuario que
orientan en la búsqueda de un empleo que se ajuste a sus competencias e
intereses. En la medida en que el ajuste sea mayor, mayor también es la
satisfacción del usuario, su desempeño en la empresa y el impacto que tiene el
empleo en su vida y en la de su familia.
Para lograr un diagnóstico individual que le sirva al usuario como una
instancia de autoconocimiento y que lo utilice para elegir de mejor manera entre las
posibilidades laborales, las OMIL de Monte Patria y Coronel han puesto un énfasis
en generar perfiles detallados en componentes cognitivos y emocionales del
funcionamiento personal que permiten analizar con mayor precisión el ajuste de la
persona con los perfiles de cargo disponibles.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
39
Apresto Laboral Proceso
Primario
PP22
Habilitación Laboral
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es preparar, convocar y desarrollar talleres de
apresto laboral que contribuyan en la habilitación laboral que realiza la OMIL con sus
usuarios/a vecinos/a. El taller es una instancia de información y reflexión acerca del
mundo laboral y del proceso de búsqueda y postulación a los puestos de trabajo.
También se configura como un espacio de toma de conciencia respecto de las propias
capacidades y de las oportunidades de desarrollo a las que se puede aspirar.
Responsable
El responsable de este proceso es el Profesional Psico-social.
Elaborado por: Unidad de Estudios
SENCE
Revisado por: Departamento de
Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de
Empleo SENCE
PP22
31.julio.2013
Página 1 de 5
Contenido
Contenido ........................................................................................................ 39
1. Propósito y Alcance: ................................................................................... 39
2. Responsable .............................................................................................. 39
3. Términos y Definiciones .............................................................................. 40
4. Desarrollo .................................................................................................. 40
4.1 Preparación Taller................................................................................. 40
4.2 Realización Taller. ................................................................................ 41
5. Registros ................................................................................................... 42
6. Flujograma PP23 ........................................................................................ 43
7. Modificaciones ............................................................................................ 43
8. Lista de Distribución ................................................................................... 43
9. Anexos ...................................................................................................... 44
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
40
Apresto Laboral PP22
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de procesos Documento que define los procesos de la OMIL.
Procesos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea, y sus responsables.
PXX Proceso
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden
tomar forma en medios físicos (papel) o magnéticos
(archivos informáticos).
BNE Bolsa Nacional de Empleo.
Desarrollo
Preparación Taller.
El proceso se inicia con la comunicación del Profesional Psico-Social al
Encargado/a OMIL la fecha de realización del taller de apresto laboral. El Encargado/a
OMIL gestiona el espacio para la realización del taller y avisa al Ejecutivo/a de atención
al usuario/a para la convocatoria de interesados.
También se puede colocar un aviso donde la OMIL tuviese un fichero para la
difusión de la actividad. Por último, en caso que existiesen usuarios/as que deseasen o
requiriesen participar en un taller de apresto laboral y lo hubiesen comunicado a los
funcionarios/as de atención a usuarios/as, el Ejecutivo/a de atención al usuario/a les
contactará para comunicarles la fecha de realización e invitarlos a participar.
Por su parte, el Profesional Psico-Social prepara los contenidos del taller así
como los materiales que necesitase para su ejecución. Como contenido base, el taller
deberá contar con una revisión del proceso de búsqueda de trabajo; una revisión de
buenas prácticas en la confección de un curriculum vitae, así como un fortalecimiento
de las habilidades necesarias para un desempeño efectivo en las entrevistas laborales.
Es posible que, por requerimiento de los usuarios/as o por una necesidad evidente
constatada por el personal de la OMIL estos contenidos fuesen profundizados o
especificados en mayor medida.
Si el equipo OMIL considera que hay una población específica que comparte
ciertas características y que requieren o se verían beneficiadas con un taller de apresto
laboral, el Profesional Psicosocial podrá adaptar el taller a dicha población y así hacerlo
más significativo para los participantes, del mismo modo pueden realizar la actividad
en un lugar común para la población, por ejemplo, acudir a una sede comunitaria
donde participe una organización de personas con discapacidad que estén interesadas
en insertarse en el mercado laboral.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP22
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
41
Apresto Laboral PP22
Realización Taller.
A partir de la preparación realizada y de acuerdo a la planificación, el taller
se efectúa en la hora y lugar indicados. El profesional psicosocial preside la realización
del taller, entregando y asegurando la efectiva comprensión de los contenidos por
parte de los usuarios/as. Es importante que genere espacios de diálogos, consultas y
reflexión para que la instancia desarrolle todo su potencial.
El profesional de habilitación laboral u otra persona de la OMIL que lo
apoyase, realizará un registro de asistentes, solicitando nombre, RUT y firma de
quienes participen en la actividad. Además se realizará un registro fotográfico de la
misma.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP22
31.julio.2013
Página 3 de 5
PREPARANDO EL TALLER DE APRESTO
El Taller de Apresto Laboral es un espacio de trabajo grupal diseñado y dirigido a personas
que se encuentran buscando un empleo, donde se descubre y aprende en conjunto la
manera de enfrentar la búsqueda de trabajo de forma organizada y planificada.
Objetivo del Taller
El objetivo fundamental de la implementación de Talleres de Apresto es que las personas
desocupadas comprendan que su trabajo, cuando no lo tienen, es buscar trabajo. Con las
herramientas que se pretenden entregar se quiere fortalecer la preparación y planificación
personal en relación a la búsqueda de empleo.
Preparación de la sesión
Ubique las sillas en semicírculo de manera que todos/as los participantes queden en primera
fila, esto contribuye a un mejor contacto visual y genera un ambiente de cercanía entre los
participantes y el capacitador/a. La cantidad de sillas que estén debe ser igual al número de
personas confirmadas para ese día. Si llegan menos personas, se sacan las sillas sobrantes
de manera que no haya sillas vacías. Esto cuida el ánimo de los participantes, ya que da la
sensación de que la audiencia está completa a pesar de no ser tantos participantes.
Preocúpese de la ventilación y/o calefacción de la sala.
Duración del Taller
El Taller de Apresto Laboral consta de una sesión de 140 minutos de duración aproximada
que incluye una pausa de 20 minutos.
Participantes
El número recomendado para el Apresto Laboral es de 10 a 15 personas. Si asisten menos
usuarios/as es recomendable hacerlo igual, ya que esas personas demuestran interés y los
contenidos entregados les serán útiles. Si hay más participantes recomendamos dividir en
grupos y realizar más de un taller, ya que si el número es mayor se dificulta el hacer una
intervención personalizada.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
42
Apresto Laboral PP22
Contenidos
Los contenidos mínimos que se deben entregar durante el Taller son:
1. Documentación para la búsqueda de empleo: Currículum Vitae
2. Estrategias para la búsqueda de empleo
3. Preparación para enfrentar una entrevista laboral
4. Habilidades blandas para la obtención y mantención de un empleo
Es conveniente registrar la realización de esos aprestos, en la ficha que cada persona tiene en BNE (Sección Historial).
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Material
Taller
Profesional
Psico-Social
Registro
Interno
OMIL
OMIL 2 años
Registro
convocatoria
Ejecutivo/a
de atención
al usuario/a
Registro
interno
OMIL
OMIL 2 años
Registro
participantes
Profesional
Psico-Social
Registro
interno
OMIL
OMIL 2 años
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Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP22
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
43
Apresto Laboral PP22
Flujograma PP22
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión 1
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Profesional Psico-Social, Ejecutivo/a de atención al
usuario/a.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP22
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
44
Apresto Laboral PP22
Anexos
TALLER DE APRESTO LABORAL
REGISTRO DE PARTICIPANTES
Región: Fecha:
OMIL: Lugar:
Listado Usuarios/as Asistentes al Taller de Apresto Laboral
Nombre Usuario/a RUT Teléfono de
Contacto
Firma
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
45
Apresto Laboral PP22
Buena Práctica
Municipio San Antonio
Hallazgo relevante
Servicio personalizado de acuerdo a las
características del usuario/a (en este caso en
particular para egresados de enseñanza
media).
Valor público Detección de oportunidades de mejora y su
implementación
El apresto laboral entrega las competencias necesarias para que los
usuarios/as tengan mejores oportunidades para acceder a un trabajo. Muchas veces
se piensa que esta formación es más bien mecánica y que basta con entregarles
algunos datos y consejos a los usuarios/as para que puedan acceder a un trabajo.
La OMIL de San Antonio ha comprendido que crear un ambiente acogedor es vital
para que quienes asisten a esta jornada de formación, puedan comprenden que, de
este modo, la gente siente que la situación que enfrentan es importante para los
funcionarios/as, cuya labor es apoyarlos en la búsqueda de trabajo.
Han evaluado como equipo, que los estudiantes egresados de enseñanza
media tienen pocas competencias para ingresar al mundo del trabajo. Por esta
razón, se dictaron varios aprestos laborales para este público objetivo. Los
contenidos abordados apuntan a revertir la mala imagen que, según señalan,
tienen los empresarios respecto a este perfil. Es así que se abordan temas como la
puntualidad, la honradez y la responsabilidad. Se les da consejos respecto a las
fotos que deben incluir en los curriculum y también respecto a los correos
electrónicos, para que aprendan a ser más formales y de este modo ser mejor
recibidos por los potenciales empleadores.
Otros de los desafíos que tiene la OMIL es lograr que los jóvenes que son
colocados en puestos de trabajo, se mantengan en ellos, razón por la cual se
trabaja el valor del empleo.
En cada uno de estos talleres, la OMIL aplica encuestas para que los
usuarios/as le ayuden a mejorar con sus opiniones la labor que realizan. Al analizar
esta información son capaces de detectar los ajustes que se deben realizar al
apresto laboral, para que este cumpla realmente con su función.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
46
Apresto Laboral PP22
Buena Práctica
Municipio Talca
Hallazgo relevante
Aplicación y análisis de encuesta de
satisfacción a participantes de taller de
apresto laboral.
Valor público
Conocimiento de la satisfacción de los
usuarios/as e identificación de oportunidades
de mejoras.
El apresto laboral es una instancia clave para fortalecer competencias útiles
a la hora de buscar empleo. La forma de llevar a cabo esta instancia incide en los
resultados que ésta tenga y en la satisfacción de los participantes. Las personas que
quedan satisfechas con la instancia tienen más probabilidades de poner en práctica
lo aprendido.
Por consiguiente se vuelve de gran relevancia poder conocer cuál es el nivel
de satisfacción de los participantes del taller luego de su realización. Para ello, la
OMIL de la Municipal de Talca ha implementado, apoyada por la Dirección Regional
de SENCE, una encuesta de satisfacción de los usuarios que aplican en cada taller.
Con posterioridad, se analizan las encuestas y esto permite conocer los
aspectos más positivos de la actividad, así como identificar las oportunidades de
mejora. Además, en una perspectiva temporal más prolongada permitiría relacionar
el grado de satisfacción con la probabilidad de una mejor colocación.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
47
Gestión de Capacitación Proceso
Primario
PP23
Habilitación Laboral
Contenido
Contenido ........................................................................................................ 47
1. Propósito y Alcance: .................................................................................. 47
2. Responsable .............................................................................................. 47
3. Términos y Definiciones .............................................................................. 48
4. Desarrollo .................................................................................................. 48
4.1 Difusión de oportunidades. .................................................................... 48
4.2 Recepción de interesados/as. ................................................................. 48
4.3 Inscripción de interesados/as ................................................................. 48
5. Registros ................................................................................................... 49
6. Flujograma PP24 ........................................................................................ 49
7. Modificaciones ............................................................................................ 50
8. Lista de Distribución ................................................................................... 50
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es articular el proceso de intermediación laboral
con los planes de capacitación del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo
(SENCE). El acceso a dichos programas permite desarrollar las competencias técnicas y
otras habilidades que determinan mejores posibilidades laborales para los usuarios/as
de la oficina.
Responsable
El responsable de este proceso es el Ejecutivo/a de atención al usuario/a.
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Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP23
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
48
Gestión de la Capacitación PP23
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de procesos Documento que define los procesos de la OMIL.
Procesos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea y sus responsables.
PXX Proceso
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden
tomar forma en medios físicos (papel) o magnéticos
(archivos informáticos).
Desarrollo
Difusión de oportunidades.
El ejecutivo/a de atención al usuario/a se informa con el Encargado/a OMIL
de los programas de capacitación vigentes y difunde la información a través del mural
de la OMIL y durante las entrevistas que tenga con usuarios/as.
La OMIL asume un rol de orientación e información con la comunidad sobre
las características y requisitos de acceso para cada Programa.
Paralelamente, el funcionario/a contacta a aquellos usuarios/as que durante
su inscripción en la OMIL o durante la realización del perfil psico-laboral hayan
manifestado su interés en capacitarse en el área en que se dicta el curso. Para la
identificación de potenciales beneficiarios/as es recomendable apoyarse en BNE.
Recepción de interesados/as.
Cuando un usuario/a se interesa en algún programa de capacitación, el
ejecutivo/a de la oficina le informa sobre los requisitos y plazos del programa, así
como del modo de inscripción para el mismo.
Inscripción de interesados/as.
Dependiendo del Programa, el proceso de inscripción es a través de la
Dirección Regional del SENCE y/o a través de inscripciones en portales web asociados
a cada Programa, o a través de listas en la misma oficina. Dependiendo cual sea el
caso, el funcionario/a señala al usuario/a el modo de proceder. Si la inscripción
requiere que el registro sea en la oficina, el funcionario/a inscribe al usuario/a,
preguntándole si está dispuesto a que lo contacten de parte de la entidad capacitadora
para la realización de la actividad de capacitación.
Si el programa requiere el envío de la nómina a una entidad capacitadora, el
ejecutivo/a envía la nómina de aquellos interesados/as que hayan accedido a ser
inscritos/as y contactados/as por el capacitador.
Elaborado por:
Unidad de Estudios SENCE
Revisado por:
Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por:
Departamento de Empleo SENCE
PP23
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
49
Gestión de la Capacitación PP23
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Nómina de
interesados
Ejecutivo/a
atención al
usuario/a
Registro
OMIL
OMIL 2 años
Nómina
interesados
a
organismo
capacitador
Ejecutivo/a
atención al
usuario/a
Se envía
Flujograma PP24
Elaborado por:
Unidad de Estudios SENCE
Revisado por:
Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por:
Departamento de Empleo SENCE
PP23
31.julio.2013
Página 3 de 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
50
Gestión de la Capacitación PP23
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión 1
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Ejecutivo/a atención al usuario/a.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP23
31.julio.2013
Página 4 de 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
51
Buena Práctica
Municipio Coronel
Hallazgo relevante Servicio personalizado de acuerdo a las características
del usuario/a
Valor público Detección de oportunidades de mejora y su
implementación para la entrega de un mejor servicio.
Las ofertas laborales de las empresas son cada vez más específicas, por
esta razón la OMIL de Coronel alienta a sus usuarios/as a capacitarse para poder
mejorar la intermediación laboral para dar respuesta de mejor modo a las vacantes
que la empresa ofrece.
Aunque costó al principio, poco a poco los usuarios/as se fueran dando
cuenta que la capacitación les abria nuevas puertas, permitiéndoles acceder a
mejores trabajos.
La OMIL gestiona vacantes para capacitación a través de las becas que
entrega SENCE y las becas sociales. Para poder ampliar la oferta de capacitación
que entregan, han hecho un levantamiento de oportunidades presente en su
entorno, lo que les ha permitido establecer vínculos con la Fundación Emplea, con la
Universidad del Trabajador y también con OTIC de la zona gracias a la gestión del
equipo, ampliando las vacantes disponibles de capacitación que la OMIL ofrece. Del
mismo modo, han establecido convenios con algunas empresas para hacer uso de
sus excedentes de acuerdo a las demandas de los usuarios/as.
La encargada de la oficina ha realizado el contacto directamente con las
instituciones, explicándoles el modo en que éstas pueden colaborar en el desarrollo
del capital humano de la comuna a través de la asignación de parte de los recursos
de la empresa para la capacitación de los usuarios/as de la OMIL.
Esta gestión demuestra que ante la detección de una necesidad, la OMIL
puede buscar mecanismos para conseguir aliados para la consecución de sus
objetivos.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
52
Gestión de vacantes
Proceso
Primario
PP31
Intermediación Laboral
Contenido
Contenido ........................................................................................................ 52
1. Propósito y Alcance: .................................................................................... 52
2. Responsable ............................................................................................... 52
3. Términos y Definiciones ............................................................................... 53
4. Desarrollo .................................................................................................. 53
4.1 Difusión de la vacante. .......................................................................... 53
4.2 Procesamiento de la vacante. ................................................................. 53
5. Registros ................................................................................................... 53
6. Flujograma PP31 ......................................................................................... 54
7. Modificaciones ............................................................................................ 54
8. Lista de Distribución .................................................................................... 54
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es asegurar un manejo efectivo de las vacantes
en términos de su actualización como de su desactivación. La ejecución efectiva de
este proceso permite un mejor contacto del trabajador con la empresa, asegurando la
vigencia de la vacante y respondiendo en el menor tiempo posible a los requerimientos
de las empresas usuarias.
Responsable
El responsable de este proceso es el Gestor/a Territorial.
Elaborado por:
Unidad de Estudios SENCE
Revisado por:
Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por:
Departamento de Empleo SENCE
PP32
31.julio.2013
Página 1 de 3
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
53
Gestión de vacantes PP31
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de procesos Documento que define los procesos de la OMIL.
Procesos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea y sus responsables.
PXX Proceso
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden
tomar forma en medios físicos (papel) o magnéticos
(archivos informáticos).
OTEC Organismo Técnico de Capacitación.
Desarrollo
Difusión de la vacante.
El proceso se inicia con la recepción de la vacante específica levantada a
través del proceso PE53. El Gestor/a Territorial recaba la mayor información disponible
acerca de la vacante y la publica en los medios que la OMIL establezca para tal efecto
(BNE, panel de OMIL, aviso en radios o redes sociales).
Procesamiento de la vacante.
Luego de publicar la vacante, la OMIL recepción a los interesados/as en la
vacante. Posteriormente, la OMIL los deriva a la empresa, verificando antes la vigencia
de la vacante con el encargado/a de reclutamiento de la empresa. En caso que la
vacante siga vigente en la empresa, el funcionario/a deriva al usuario/a, según se
establece en el procedimiento PP33. En caso contrario procede a su desactivación en la
BNE y a retirar cualquier aviso que quedase de esta vacante.
Paralelamente la OMIL puede procesar la vacante seleccionando entre los
usuarios/as que se han inscrito durante los últimos 6 meses en la OMIL y aquellos
perfiles que cumplan con los requerimientos establecidos en la vacante.
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Vacantes
Vigentes
Gestor/a
Territorial
Registro
OMIL
OMIL 2 años
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP32
31.julio.2013
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La OMIL debe realizar el proceso de intermediación a través de la BNE, ingresando
la vacante al sistema, para poder identificar potenciales beneficiarios.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
54
Gestión de vacantes PP31
Flujograma PP31
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión 1
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Gestor/a Territorial, Ejecutivo/a atención al usuario/a.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP32
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
55
Identificación de ofertas con perfil
trabajador/a
Proceso
Primario
PP32
Intermediación Laboral
Contenido
Contenido ........................................................................................................ 55
1. Propósito y Alcance: .................................................................................... 55
2. Responsable ............................................................................................... 55
3. Términos y Definiciones ............................................................................... 56
4. Desarrollo .................................................................................................. 56
4.1 Recepción del usuario con perfil psico-laboral. .......................................... 56
4.2 Identificación y derivación...................................................................... 56
5. Registros ................................................................................................... 57
6. Flujograma PP32 ......................................................................................... 57
7. Modificaciones ............................................................................................ 57
8. Lista de Distribución .................................................................................... 57
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es asegurar el mejor ajuste posible entre las
ofertas de empleo que la oficina tiene disponible y el perfil psico-laboral del usuario/a.
Una correcta identificación de ofertas de empleo para el usuario/a se traduce en una
mejora del empleo, mejora para las condiciones de las familias involucradas y mejores
resultados para la gestión de la OMIL.
Responsable
El/ la responsable de este proceso es el Ejecutivo/a de atención al usuario/a
o el Profesional Psico-Social en aquellos casos que se requiera por la complejidad del
perfil requerido o del perfil identificado en el usuario.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP32
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
56
Identificación de ofertas con perfil trabajador/a PP32
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de procesos Documento que define los procesos de la OMIL.
Procesos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea y sus responsables.
PXX Proceso
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden
tomar forma en medios físicos (papel) o magnéticos
(archivos informáticos).
BNE Bolsa Nacional de Empleo (www.bne.cl)
Desarrollo
Recepción del usuario/a con perfil psico-laboral.
El proceso se inicia con la recepción del usuario/a que ha sido entrevistado
por el Profesional Psico-Social.
Identificación y derivación.
A partir de la información señalada en su perfil laboral, el Ejecutivo/a de
atención al usuario/a procede a buscar junto con el usuario/a aquellas vacantes que
sean de interés del trabajador/a. Cuando encuentra alguna, el funcionario/a contrasta
los requisitos señalados en la vacante con el perfil del usuario/a y le informa del ajuste
que tiene para el cargo.
Enseguida consulta al usuario/a si requiere más posibilidades. En caso de ser
así, continúa revisando la lista hasta encontrar nuevas vacantes.
Luego de encontrar la(s) vacantes(s) que interesa(n) al usuario/a, el
Ejecutivo/a de atención al usuario/a lo pone en contacto con las empresas de acuerdo
a lo señalado en el proceso PP33.
En caso de no encontrar vacantes que cumplan con el ajuste entre interés
del usuario/a y requisitos de la empresa usuaria, el funcionario/a invita al usuario/a
volver en otra oportunidad y a estar atento a la BNE por nuevas vacantes que
pudiesen ser publicadas en los espacios destinados a ello.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP32
31.julio.2013
Página 2 de 3
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
57
Identificación de ofertas con perfil trabajador/a PP32
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Historial
BNE
Ejecutivo/a
de atención
al usuario/a
BNE OMIL 6 meses
Flujograma PP32
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión 1
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Ejecutivo/a atención al usuario/a.
Elaborado por: Unidad de Estudios
SENCE
Revisado por: Departamento de
Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de
Empleo SENCE
PP32
31.julio.2013
Página 3 de 3
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
58
Derivación a Empresa
Proceso
Primario
PP33
Intermediación Laboral
Contenido
Contenido ........................................................................................................ 58
1. Propósito y Alcance: ................................................................................... 58
2. Responsable .............................................................................................. 58
3. Términos y Definiciones .............................................................................. 59
4. Desarrollo .................................................................................................. 59
4.1 Recepción usuario/a PP31 o PP32. .......................................................... 59
4.2 Envío de nóminas. ................................................................................ 59
4.3 Reclutamiento en OMIL. ........................................................................ 59
4.4 Derivación a la empresa. ....................................................................... 59
5. Registros ................................................................................................... 60
6. Flujograma PP33 ........................................................................................ 61
7. Modificaciones ............................................................................................ 61
8. Lista de Distribución ................................................................................... 61
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es poner en contacto de manera efectiva al
usuario/a con la empresa usuaria que tiene una vacante de empleo con el fin de que
ésta considere al usuario/a como candidato para llenar su vacante.
Responsable
El responsable de este proceso es el Gestor Territorial.
Elaborado por:
Unidad de Estudios SENCE
Revisado por:
Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por:
Departamento de Empleo SENCE
PP33
31.julio.2013
Página 1 a 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
59
Derivación a Empresa PP33
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de procesos Documento que define los procesos de la OMIL.
Procesos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea, y sus responsables.
PXX Proceso
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden
tomar forma en medios físicos (papel) o magnéticos
(archivos informáticos).
BNE Bolsa Nacional de Empleo (www.bne.cl)
Desarrollo
Recepción usuario/a PP31 o PP32.
El proceso se inicia con la recepción del usuario/a al que se le ha encontrado
una vacante que se ajusta a su interés y al perfil solicitado por la empresa.
Envío de nóminas.
Si la empresa usuaria ha solicitado el envío de nóminas como método de
contacto con el /a trabajador/a, la OMIL procede a confeccionar una lista con los
interesados/as en la vacante que cumplan con el perfil requerido por la empresa. Para
la confección de la nómina se actualiza la información de cada usuario/a, cerciorándose
que el usuario/a esté disponible para el trabajo.
Reclutamiento en OMIL.
En caso que la vacante identificada se refiera a algún proceso de
reclutamiento masivo solicitado por la empresa a la OMI, y para el cual se vaya a
realizar una actividad de reclutamiento y selección por parte de la empresa, en
dependencias provistas por la OMIL, el usuario/a será derivado de acuerdo al Proceso
soporte de empresa: reclutamiento en OMIL, PE54.
Derivación a la empresa.
Si la empresa no ha solicitado un proceso de reclutamiento masivo ni
tampoco el envío de nóminas, el usuario/a interesado en la propuesta es derivado a la
empresa. Para ello se le entrega un papel con los datos de contacto de la persona con
quien tiene que entrevistarse y que es también la carta de presentación de la persona
frente a la empresa.
Elaborado por: Unidad de Estudios
SENCE
Revisado por: Departamento de
Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de
Empleo SENCE
PP33
31.julio.2013
Página 2 a 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
60
Derivación a Empresa PP33
Si la empresa así lo solicitase, el funcionario/a OMIL puede agendar
directamente, según el régimen horario definido por la empresa, las horas de las
entrevistas de los/as usuarios/as derivados.
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Nóminas
de
usuarios/as
Ejecutivo/a
de de
atención al
usuario/a.
Registro
OMIL OMIL 2 años
Carta de
derivación
a empresa
Ejecutivo/a
de atención
al
usuario/a.
Entregada
a
usuario/a
Usuario/a
Historial
Usuario
Ejecutivo/a
de atención
al usuario/a
BNE OMIL 6 meses
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP33
31.julio.2013
Página 3 a 4
La Carta de Derivación de una OMIL debe contener:
Identificación de la OMIL que deriva.
Identificación de la persona que deriva y datos de
contacto.
Identificación de la persona derivada.
*Ver anexo al procedimiento para un ejemplo.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
61
Derivación a Empresa PP33
Flujograma PP33
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión 1
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Gestor Territorial, Ejecutivo/a atención al usuario/a,
Profesional Psicosocial.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PP33
31.julio.2013
Página 4 a 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
62
Derivación a Empresa PP33
Anexos
FORMATO CARTA DE DERIVACIÓN A EMPRESA
Estimado/a _____________________________:
Junto con saludarle, informo a usted que don(ña)
______________________________________
________________________________________, RUT ___._____._____-__, quien es
usuario/a de la Oficina Municipal de Información Laboral (OMIL) de la Ilustre Municipalidad
de _______________, cumple con los requisitos establecidas por vuestra empresa a través
de la Ficha de Solicitud de Oferta de Empleo, para el cargo de
____________________________.
Con el fin de hacer seguimiento a nuestros usuarios, agradeceré que nos mantenga
informados de la situación de las personas derivadas.
Se despide atentamente
_________________________________
(Encargado/a OMIL)
Para: _______________________________
Empresa:____________________________
Dirección:___________________________
___________________________________
Teléfono: (___) _____ - ______
Ilustre Municipalidad de _____________
Oficina Municipal de Información Laboral
Teléfono: (___) _____ - _____
Correo electrónico: _________________
Dirección: _________________________
__________________________________
Fecha: ____ / ____ / ____
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
63
Derivación a Empresa PP33
Buena Práctica
Municipio Recoleta
Hallazgo relevante Uso de múltiples canales para acercar la oferta de trabajo
a los/as usuarios/as
Valor público
Levantamiento de estrategias para hacer más eficiente la
tarea de acercar las ofertas del trabajo a las personas
que atraviesan un periodo de cesantía.
Acercar con la mayor eficiencia posible las ofertas de trabajo a quienes
enfrentan un periodo de cesantía es una de las principales tareas de la OMIL. Para
cumplir este objetivo, resulta necesario hacer un análisis de todos los canales con
los que se cuenta para poder difundir las ofertas de trabajo.
La OMIL de Recoleta ha realizado numerosas presentaciones en diferentes
barrios de la comuna, en los cuales han participado varias empresas para reclutar
personas. Estas actividades se llevan a cabo los fines de semana lo que permite
sumar más audiencia.
Para acercar la demanda de la empresa a los/as usuarios/as, la OMIL utiliza
páginas web de diarios y periódicos on-line y al igual que muchas otras OMIL, utiliza
también la radio como medio de difusión. Esto resulta muy efectivo, siendo las
radios comunitarias las aliadas más fieles.
Para poder llevar la demanda a todos los rincones también reparten
volantes. Cuando la empresa demanda perfiles más calificados, recurren a páginas
de sitios web especializados en la publicación de ofertas de trabajo.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
64
Procesos de Soporte
Identificación Demanda Laboral Proceso
Empresas
PE41
Contenido
Contenido ........................................................................................................ 64
1. Propósito y Alcance: .................................................................................... 64
2. Responsable ............................................................................................... 64
3. Términos y Definiciones ............................................................................... 65
4. Desarrollo .................................................................................................. 65
4.1 Estudio Territorial ................................................................................. 65
4.2 Actualización ........................................................................................ 66
5. Registros ................................................................................................... 66
6. Flujograma PE41 ......................................................................................... 66
7. Modificaciones ............................................................................................ 67
8. Lista de Distribución .................................................................................... 67
9. Anexos ...................................................................................................... 68
CONTENIDOS ESTUDIO TERRITORIAL ........................................................... 68
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es identificar, describir, contactar y fidelizar a
las entidades presentes en el territorio que generan o pudiesen generar puestos de
trabajo. Ello con la finalidad de promocionar los servicios de la OMIL, los programas
SENCE, colaborar con la provisión de mano de obra y aumentar la cantidad de
vacantes disponibles para la intermediación laboral que realiza la OMIL.
Responsable
El responsable de este proceso es el Gestor/a Territorial.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PE41
31.julio.2013
Página 1 de 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
65
Identificación Demanda Laboral PE41
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de procesos Documento que define los procesos de la OMIL.
Procesos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea y sus responsables.
PXX Proceso
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden
tomar forma en medios físicos (papel) o magnéticos
(archivos informáticos).
BNE Bolsa Nacional de Empleo. www.bne.cl.
Desarrollo
Estudio Territorial.
El punto de inicio de este proceso es la realización de un catastro de las
empresas, organizaciones u otras entidades que funcionan en el territorio. Para ello, el
gestor/a territorial consulta en el departamento de patentes de la municipalidad,
además de otras fuentes de información que le permitiesen tener un panorama más
completo.
Junto con obtener la información de la entidad, el gestor/a territorial se
contacta con un/a representante de la misma y agenda una reunión. En esta
oportunidad, además de presentar los servicios de la OMIL, el gestor/a territorial
indaga acerca de la realidad de la institución y sus necesidades en cuanto a mano de
obra. Además, aprovecha la instancia para hacer difusión de los programas de SENCE.
La información levantada en este catastro se registra en una base de datos.
Cuando se ha concluido el levantamiento se sistematiza la información registrada en la
BBDD en un documento, llamado “Estudio Territorial”, que describe las instituciones
encontradas en el territorio y las características de su mano de obra: cantidad de
gente que trabaja en ellas, tipo de puestos de trabajo que tiene, estacionalidad de su
fuerza de trabajo, etc.
También han de ser consideradas en las organizaciones, cualquier sea su
tipo, que provea de alianzas estratégicas para el trabajo de la OMIL, tanto en los
ámbitos de las derivaciones de usuarios/as y/o acciones conjuntas.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PE41
31.julio.2013
Página 2 de 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
66
Identificación Demanda Laboral PE41
Actualización.
Una vez obtenido el documento del Estudio Territorial, el gestor/a territorial
continúa buscando información acerca de nuevas instituciones u organizaciones que
surgiesen o se instalasen en el territorio para incluirlas dentro de la BBDD y así
hacerlas parte de un próximo estudio territorial.
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Base de
datos
estudio
territorial
Gestor/a
Territorial
Registro
Digital
OMIL
OMIL 2 años
Estudio
Territorial
Gestor/a
Territorial
Impreso y
Digital OMIL 2 años
Actualizar
anualmente
Flujograma PE41
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PE41
31.julio.2013
Página 3 de 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
67
Identificación Demanda Laboral PE41
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión 1
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Gestor/a Territorial.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PE41
31.julio.2013
Página 4 de 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
68
Identificación Demanda Laboral PE41
Anexos
CONTENIDOS ESTUDIO TERRITORIAL
1) Caracterización Socio Política
a) Región
b) Comuna
c) Autoridades
d) Población
e) Centros urbanos
2) Caracterización Demográfica
a) Detalles Poblacionales (Género, Edad, Etnias, Grupos)
b) Detalles Capital Humano (Nivel de escolaridad, Instituciones educativas)
3) Caracterización Económica
a) Actividades económicas
b) Sectores productivos (auges y declives)
c) Desempleo y variaciones
4) Catastro empresas
a) Nombre
b) Rubro
c) Actividades
d) Cantidad de trabajadores
e) Cargos
f) Perfiles
5) Alianzas Estratégicas
a) Nombre
b) Rubro
c) Tipo de alianza
d) Persona de contacto
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
69
Identificación Demanda Laboral PE41
Buena Práctica
Municipio Doñihue
Hallazgo relevante Canales de comunicación permanente con las empresas
Valor público
Relaciones y vínculos de cercanía con las empresas como
estrategia para ofrecer más vacantes de trabajo a los
usuarios/as.
La OMIL de Doñihue ha comprendido en profundidad que crear lazos
permanentes con las empresas de la zona es estratégico para poder contar con
mejores ofertas de trabajo para sus usuarios/as.
Muchas veces se cree que los vínculos que se establecen con las empresas
surgen de modo espontáneo. Sin embargo, los lazos que nos permiten tener
mejores relaciones con nuestras redes, son aquellos en donde las partes manifiestan
permanentemente interés y dedicación por estrechar vínculo que permitan alcanzar
los objetivos compartidos.
Por esta razón la OMIL de Doñihue se contacta vía mail con las empresas de
la comuna que han registrado en una base de datos, la cual actualizan
permanentemente, todas las semanas, aun cuando no haya ofertas de trabajo, pues
lo importante es mantener una relación permanente, en donde la OMIL está
siempre presente, informando de las actividades que el municipio realiza. Esta
información les permite a las empresas entregarla a sus trabajadores, como parte
del fomento del bienestar interno.
Al contar con esta cercanía es mucho más fácil para la OMIL establecer
conversaciones que le permitan identificar la demanda laboral de las empresas y
también le permite a la organización conocer al amplio espectro de posibilidades en
que la OMIL puede ser una aliada.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
70
Encuentro con empresas usuarias Proceso
Empresas
PE42
Contenido
Contenido .......................................................................................................................................... 70
1. Propósito y Alcance: .................................................................................................................. 70
2. Responsable ............................................................................................................................... 70
3. Términos y Definiciones ............................................................................................................. 71
4. Desarrollo ................................................................................................................................... 71
4.1 Preparación ........................................................................................................................ 71
4.2 Convocatoria ...................................................................................................................... 71
4.3 Ejecución. ........................................................................................................................... 71
5. Registros .................................................................................................................................... 72
6. Flujograma PP42 ........................................................................................................................ 72
7. Modificaciones ........................................................................................................................... 72
8. Lista de Distribución................................................................................................................... 72
9. Anexos ........................................................................................................................................ 72
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es preparar, convocar y realizar los encuentros
empresariales con las empresas que utilizan o pudiesen utilizar los servicios de la
OMIL. El desarrollo de esta actividad permite: dar a conocer el funcionamiento de la
OMIL, promocionar los servicios que ésta entrega, difundir la oferta pública para los
empresarios y, en definitiva, fortalecer la relación con las empresas.
Responsable
El responsable de este proceso es el Gestor/a Territorial.
Elaborado por:
Unidad de Estudios SENCE
Revisado por:
Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por:
Departamento de Empleo SENCE
PE42
31.julio.2013
Página 1 de 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
71
Encuentro con empresas usuarias PE42
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de procesos Documento que define los procesos de la OMIL.
Procesos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea y sus responsables.
PXX Proceso
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden
tomar forma en medios físicos (papel) o magnéticos
(archivos informáticos).
Desarrollo
Preparación.
El proceso se inicia con la coordinación entre el Gestor/a Territorial y el
Encargado/a OMIL para llevar a cabo un encuentro empresarial. Conjuntamente
definen:
i. Temática del encuentro.
ii. Perfil de empresas invitadas.
iii. Servicios públicos invitados.
iv. Lugar de realización.
Convocatoria.
Luego de haber definido el perfil de empresas invitadas, el encargado/a OMIL
gestiona la procuración del espacio para realizar la actividad e invita a las autoridades
que estime conveniente. El Gestor/a Territorial invita a participar a los representantes
de los distintos servicios o instancias públicas que han sido definidas como partes del
encuentro. Luego prepara una invitación para las empresas del territorio que cumplan
con el perfil definido. Esta comunicación ha de ser precisa y efectiva, procurando
recibir retroalimentación del empresariado respecto a su participación en la instancia.
Ejecución.
Habiendo realizado la preparación correspondiente y asegurando la
participación de los distintos actores, el Gestor/a Territorial y el Encargado/a OMIL
realizan el encuentro de acuerdo a las definiciones que juntos acordaron.
Durante la realización del encuentro, se registra a los participantes mediante
una lista y un registro fotográfico para su posterior difusión y respaldo. Además se
aplica una encuesta de satisfacción de los participantes con la actividad.
Elaborado por:
Unidad de Estudios SENCE
Revisado por:
Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por:
Departamento de Empleo SENCE
PE42
31.julio.2013
Página 2 de 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
72
Encuentro con empresas usuarias PE42
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Materiales
encuentro
Gestor/a
Territorial
Archivador OMIL 2 años
Invitación
encuentro
empresaria
l
Gestor/a
Territorial
Archivador
o digital
OMIL 2 años
Registro de
participant
es
Gestor
Territorial
Archivador
o digital
OMIL 2 años
Encuesta
Satisfacció
n
Gestor/a
Territorial
Archivador OMIL 2 años
Flujograma PP42
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.201
3
Versión 1
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PE42
31.julio.2013
Página 3 de 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
73
Encuentro con empresas usuarias PE42
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL y Gestor/a Territorial.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
74
Encuentro con empresas usuarias PE42
Anexos
REGISTRO DE PARTICIPANTES ENCUENTRO EMPRESARIAL
Región: Fecha:
OMIL: Lugar:
Nombre de la Actividad:
Temas Abordados:
Acuerdos contraídos por las partes:
Nombre
Empresa
RUT Empresa Nombre
Representante
de la Empresa
RUT
Representante
de la Empresa
Firma
Representante
de la Empresa
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PE42
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
75
Encuentro con empresas usuarias PE42
EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN ENCUENTRO EMPRESARIAL
Fecha
Estimado asistente. Por favor marque con una X la opción de su preferencia.
CÓMO CALIFICARÍA LA ORGANIZACIÓN DEL ENCUENTRO EMPRESARIAL
Deficiente Regular Normal Bueno Muy Bueno
LE PARECIERON ADECUADAS LAS ORGANIZACIONES Y EMPRESAS
CONVOCADAS
Deficiente Regular Normal Bueno Muy Bueno
QUE LE PARECIÓ LA PARTICIPACIÓN Y COMPROMISO DE LOS ASISTENTES
Deficiente Regular Normal Bueno Muy Bueno
LOS TEMAS EXPUESTOS SE VINCULAN A LAS NECESIDADES DE SU EMPRESA
SI No
En caso de opción
No,
¿por qué?
QUÉ LE PARECIÓ LOS TEMAS TRATADOS EN EL ENCUENTRO EMPRESARIAL
Deficiente Regular Normal Bueno Muy Bueno
COMO CALIFICARIA LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EL
ENCUENTRO
Deficiente Regular Normal Bueno Muy Bueno
ME HA GUSTADO ESPECIALMENTE PORQUE…
SUGERENCIAS PARA FUTURAS VERSIONES
¡Muchas gracias por sus valiosos aportes!
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
76
Encuentro con empresas usuarias PE42
Buena Práctica
Municipio La Calera
Hallazgo relevante Encuentros temáticos
Valor público Fortalecimiento de la alianza público privada.
El éxito de los encuentros empresariales es fruto de la relación que la OMIL
haya ido cultivando a través del tiempo con las empresas.
Presentarse ante una empresa es completamente diferente cuando una
OMIL aparece solo como un organismo que va en búsqueda de apoyo. La posibilidad
de estrechar vínculos se multiplica, cuando la empresa ve a la OMIL, también, como
una aliada que le entrega información de interés para el desarrollo de su empresa.
La OMIL de La Calera ha generado, de un tiempo a esta parte, encuentros
temáticos a los cuales invitan a las empresas de la comuna a compartir experiencias
respecto a un ámbito en particular del quehacer empresarial, que sea de interés
compartido. Así, durante un año, la temática de las “Cadenas de valor” (modelo
teórico que describe el desarrollo de las actividades de una organización empresarial
que genera valor en los proceso de producción o en la prestación de servicio al
cliente final) fue el pilar de los encuentros durante el año.
La idea de contar con encuentros que permitan a los participantes ahondar
sobre distintas temáticas, resulta de particular interés, pues permite hacer análisis
más precisos, tener una reflexión sobre un tema obteniendo un mejor diagnóstico,
lo que de seguro permite proyectar mejores soluciones.
Esta estrategia permite a las empresas, a su vez, valorar mucho más estas
instancias, pues ven en cada uno de los encuentros un nuevo desafío, lo cual es un
aliciente para seguir participando, fortaleciendo además, los lazos necesarios para
que las empresas se sientan mucho más comprometidas con el desarrollo de la
comuna.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
77
Levantamiento de Vacantes
Específicas
con Empresas Usuarias
Proceso
Empresas
PE43
Contenido
Contenido .......................................................................................................................................... 77
1. Propósito y Alcance: .................................................................................................................. 77
2. Responsable ............................................................................................................................... 77
3. Términos y Definiciones ............................................................................................................. 78
4. Desarrollo ................................................................................................................................... 78
4.1 Solicitud de empleo ........................................................................................................... 78
4.2 Registro de Empresa y Oferta en BNE ............................................................................... 79
5. Registros .................................................................................................................................... 79
6. Flujograma PE43 ........................................................................................................................ 79
7. Modificaciones ........................................................................................................................... 80
8. Lista de Distribución................................................................................................................... 80
9. Anexos ........................................................................................................................................ 81
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es identificar, describir, validar y publicar la(s)
vacante(s) o necesidades de empresas usuarias de la OMIL. De este modo generar
instancias de intermediación a las que serán invitados los/as usuarios/as que se
interesen en dichas vacantes.
Responsable
El responsable de este proceso es el encargado de la OMIL o quien cumpla las
funciones de atención y relación con empresas, como el Gestor/a Territorial.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PE43
31.julio.2013
Página 1 de 4
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
78
Levantamiento de vacantes específicas con empresas usuarias PE43
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de
procedimientos
Documento que define los procedimientos de la OMIL.
Procedimientos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea y sus responsables.
PXX Procedimiento
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden
tomar forma en medios físicos (papel) o magnéticos
(archivos informáticos).
BNE Bolsa Nacional de Empleo. www.bne.cl.
Solicitud de empleo Solicitud de una persona de una empresa para llenar una
vacante.
Desarrollo
Solicitud de empleo.
El punto de inicio de este proceso ocurre con la recepción de una solicitud de
empleo por parte de las empresas en las OMIL. Los dos canales son:
v. Demanda espontánea: la empresa se acerca a la OMIL
(presencialmente o por algún medio de comunicación) con la inquietud o
requerimiento de la necesidad de reclutar personas.
vi. Seguimiento a empresas: en el marco de una visita a empresa (para
dar a conocer los servicios de la OMIL o para realizar el seguimiento de
alguna colocación anterior) el gestor/a territorial, en vista de la
necesidad de la empresa, ofrece el servicio de reclutamiento.
Para ello la empresa podrá ingresar directamente el aviso en sistema BNE o
completar un formulario de solicitud de empleo (FXX) y remitirlo a la persona
responsable en la OMIL. Este formulario deberá contener información básica que
permita establecer requerimientos para establecer el perfil del trabajador/a buscado y
condiciones de trabajo
Elaborado por:
Unidad de Estudios SENCE
Revisado por:
Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por:
Departamento de Empleo SENCE
PE43
31.julio.2013
Página 2 de 4
La OMIL puede crear accesos para que las empresas publiquen directamente sus requerimientos en el portal BNE. También puede orientar y capacitar a la empresa para que sea ésta de forma autónoma quien publique sus ofertas.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
79
Levantamiento de vacantes específicas con empresas usuarias PE43
Registro de Empresa y Oferta en BNE.
Con posterioridad, el funcionario/a OMIL verifica si se trata de una nueva
empresa o es una de la que ya se ha trabajado. En caso que se trate de una empresa
nueva debe ingresarla en la sección “Empresas” del módulo de administrador de la
BNE.
El siguiente paso es ingresar la oferta en la sección “Ofertas de Empleo” del
módulo de administrador de la BNE.
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Formulario
Solicitud
Empleo
Gestor/a
territorial Archivador OMIL 6 meses
Registro
Empresa
Gestor/a
territorial BNE OMIL 6 meses
Registro
Vacante
Gestor/a
territorial BNE
OMIL,
Usuarios
Hasta
desactivación
Flujograma PE43
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PE43
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
80
Levantamiento de vacantes específicas con empresas usuarias PE43
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Gestor/a Territorial.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PE43
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
81
Levantamiento de vacantes específicas con empresas usuarias PE43
Anexos
FORMULARIO DE SOLICITUD DE EMPLEO
I. DATOS DE LA EMPRESA
Fecha de solicitud
Nombre De Empresa
Razón Social
Rut
Actividad de la
Empresa
Dirección Comercial
Fono
Nombre solicitante
Cargo del solicitante
Fono
II. DATOS DE LA OFERTA DE EMPLEO
Cargo:
Descripción del cargo:
Área:
Perfil del postulante:
Rango de Edad: Nivel de estudios: Conocimiento
técnico:
Tiempo de
Experiencia:
Sueldo bruto: Sueldo liquido: Tipo de contrato:
Lugar de trabajo: Horario de trabajo: Fecha de contratación:
Lugar de entrevista: Hora entrevista: Fecha de entrevista:
Nº Vacantes : Nº Postulantes :
Documentos solicitados para entrevista:
Currículum Certificado de estudios Ultimo finiquito
Copia Cedula de
identidad Licencia de conducir Licencia militar
Certificado
antecedentes
Certificado de
residencia Recomendaciones
Otros:
Observaciones:
RECUERDE INFORMAR LA SITUACION DE LOS POSTULANTES ENVIADOS
POR NUESTRA OMIL:
Contacto OMIL: __________________
Fono: __________________ / Dirección: __________________________
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
82
Levantamiento de vacantes específicas con empresas usuarias PE43
Buena Práctica
Municipio Maipú
Hallazgo relevante Ficha de solicitud de reclutamiento en web.
Valor público Las TIC como aliadas para una gestión de calidad.
Muchas veces la OMIL presenta dificultades para poder encontrar empresas
aliadas. A veces se cuenta con muy pocos recursos y tiempo para poder visitarlas, lo
que dificulta el establecimiento de conexiones que permitan presentarse, ante las
empresas, como una oportunidad para su desarrollo.
La OMIL de Maipú vio en la tecnología una aliada para poder ofrecer a las
empresas un mejor servicio. Fue así que integró en su página web, un medio que
permite un servicio más expedito a las empresas. A través de la publicación de una
ficha de solicitud de reclutamiento, la cual especifica los campos que permiten
describir el perfil que la empresa necesita para las vacantes que ofrece.
Esta medida permite que la empresa autonomice el proceso y hace menos
engorroso el protocolo de coordinación entre la oficina y la institución. Parece ser
que una buena manera de dar a conocer esta medida es enviar el enlace la primera
vez que se solicita el formulario indicando junto al enlace el modo de llegar en caso
que no se tuviese la dirección. Además este medio permite difundir la página de la
OMIL, ya que la fortalece como plataforma de información laboral.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
83
Reclutamiento en OMIL
Proceso
Empresas
PE44
Contenido
Contenido .......................................................................................................................................... 83
1. Propósito y Alcance: .................................................................................................................. 83
2. Responsable ............................................................................................................................... 83
3. Términos y Definiciones ............................................................................................................. 84
4. Desarrollo ................................................................................................................................... 84
4.1 Solicitud de reclutamiento ................................................................................................. 84
4.2 Preparación del evento ...................................................................................................... 84
4.3 Realización del evento ....................................................................................................... 84
5. Registros .................................................................................................................................... 84
6. Flujograma PE44 ........................................................................................................................ 85
7. Modificaciones ........................................................................................................................... 85
8. Lista de Distribución................................................................................................................... 85
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es proveer de un espacio y soporte
organizacional a las empresas usuarias que requieran realizar procesos de
reclutamiento en las OMIL. Se busca responder de una manera práctica y efectiva a la
empresa en cuestión y a los/as usuarios/as que se interesen en la oferta, a menudo
disminuyendo los costos de ambas partes para llevar a cabo la selección de
candidatos/as.
Responsable
El responsable de este proceso es el Gestor/a Territorial.
Elaborado por: Unidad de Estudios
SENCE
Revisado por: Departamento de
Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de
Empleo SENCE
PE44
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
84
Reclutamiento en OMIL PE44
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de
procedimientos
Documento que define los procedimientos de la OMIL.
Procedimientos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea y sus responsables.
PXX Procedimiento
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden
tomar forma en medios físicos (papel) o magnéticos
(archivos informáticos).
BNE Bolsa Nacional de Empleo. www.bne.cl.
Desarrollo
Solicitud de reclutamiento.
El punto de inicio de este proceso ocurre con la recepción de una solicitud de
reclutamiento por parte de la empresa a la OMIL. Normalmente esto ocurre luego de
una conversación con el Gestor/a Territorial de la OMIL o el encargado de ésta.
Preparación del evento.
El Gestor/a Territorial avisa al Ejecutivo/a de atención al usuario/a, quien se
aboca a la difusión del evento y convocatoria de interesados. Por su parte, el Gestor/a
Territorial gestiona el espacio para la realización del reclutamiento.
Realización y seguimiento del evento.
Llegado el día del evento y en la medida que la carga de trabajo y
composición del equipo OMIL así lo permita, ambos funcionarios/a de la OMIL
colaboran en la realización del evento.
El Gestor/a Territorial además deberá registrar el evento mediante
fotografías para posterior referencia. Luego del evento, el Gestor/a Territorial procura
obtener con el representante de la empresa el número de entrevistados y de
contratados que se derivaron del evento para evidenciar el resultado del mismo.
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Formulario
Solicitud
Reclutamiento
Gestor
Territorial Archivador OMIL 1 año
Registro
Empresa
Gestor
Territorial
Registro
OMIL OMIL 1 año
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Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PE44
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
85
Reclutamiento en OMIL PE44
Flujograma PE44
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión 1
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Gestor/a Territorial, Ejecutivo/a atención al usuario/a,
Profesional Psicosocial.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PE44
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
86
Reclutamiento en OMIL PE44
Buena Práctica
Municipio Panguipulli
Hallazgo relevante Uso de la oficina de la OMIL para el reclutamiento de
trabajadores
Valor público
Levantamiento de estrategias para hacer más eficiente el
establecimiento de vínculos entre los usuarios/a y las
ofertas de trabajo.
Una de las estrategias que estrechan lazos con las empresas, es lograr que
éstas vean a la OMIL como una aliada en la tarea de unir la oferta con la demanda
de trabajo con la mayor eficiencia y eficacia posible.
Una de las formas de avanzar en esta línea es ofrecer las dependencias de
la OMIL para que las empresas puedan entrevistar a los candidatos/as a las
vacantes que la empresa ofrece. La OMIL de Panguipulli ha señalado que esta
estrategia ha sido muy bien evaluada, tanto por las empresas como por los
usuarios/a. El objetivo de esta estrategia de trabajo es disminuir los costos para los
candidatos/as a las vacantes y aumentar la coordinación entre las partes,
especialmente, con empleadores que tienen sus empresas en lugares retirados de la
localidad.
Para poder ofrecer este servicio a las empresas, se han establecido criterios
que permitan coordinar los esfuerzos, estableciendo, por ejemplo, coordinaciones de
fecha y espacio que permitan a todas las empresas interesadas, gozar de este
beneficio.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
87
Seguimiento Colocaciones
Proceso
Empresas
PE45
Contenido
Contenido .......................................................................................................................................... 87
1. Propósito y Alcance: .................................................................................................................. 87
2. Responsable ............................................................................................................................... 87
3. Términos y Definiciones ............................................................................................................. 88
4. Desarrollo ................................................................................................................................... 88
4.1 Búsqueda de derivaciones ................................................................................................. 88
4.2 Contacto encargados de reclutamiento en empresas ....................................................... 88
4.3 Certificado de contratación y validación de colocaciones. ................................................ 88
5. Registros .................................................................................................................................... 89
6. Flujograma PE45 ........................................................................................................................ 89
7. Modificaciones ........................................................................................................................... 89
8. Lista de Distribución................................................................................................................... 90
9. Anexos ........................................................................................................................................ 91
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es generar una retroalimentación para la gestión
de la OMIL respecto de las derivaciones a empresas realizadas mensualmente. El
seguimiento de colocaciones permite conocer en cifras concretas el resultado de la
gestión de la oficina en el empleo de los usuarios/as, así como también contrastar el
impacto de la aplicación de mejoras en dicha gestión.
Responsable
El responsable de este proceso es el Gestor/a Territorial.
Elaborado por:
Unidad de Estudios SENCE
Revisado por:
Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por:
Departamento de Empleo SENCE
PE45
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
88
Seguimiento Colocaciones PE45
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de
procedimientos
Documento que define los procedimientos de la OMIL.
Procedimientos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea y sus responsables.
PXX Procedimiento
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden
tomar forma en medios físicos (papel) o magnéticos
(archivos informáticos).
BNE Bolsa Nacional de Empleo. www.bne.cl.
Desarrollo
Búsqueda de derivaciones.
Mensualmente el Gestor/a Territorial recopila información respecto de las
derivaciones realizadas en el mes anterior. Para ello revisa registro OMIL de derivación
a empresas (PP33) del mes correspondiente.
Contacto encargados de reclutamiento en empresas.
El Gestor/a Territorial toma contacto de manera telefónica o presencial con el
encargado/a de reclutamiento en la empresa que solicitaba el reclutamiento para el
que fueron derivados usuarios/as de la OMIL. Junto con validar las contrataciones,
prepara los certificados de contratación.
Certificado de contratación y validación de colocaciones.
El Gestor/a Territorial entrega al encargado/a de reclutamiento de empresa
los certificados de contratación para que éste los firme. De esta manera el Gestor/a
Territorial tiene el respaldo necesario para validar internamente y ante SENCE la
colocación realizada por la OMIL.
Además, aprovechando la instancia con el empresario, el Gestor/a Territorial
puede aplicar una encuesta de satisfacción a la persona de la empresa para recoger la
impresión de ésta respecto del servicio de la OMIL.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PE45
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
89
Seguimiento Colocaciones PE45
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Certificado
Contratación
Gestor/a
Territorial Archivador OMIL 2 años
Validación
Colocación
Gestor/a
Territorial
Registro
electrónico
OMIL
OMIL 2 años
Encuesta
Satisfacción
empresa
Gestor/a
Territorial Archivador OMIL 2 años
Flujograma PE45
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión 1
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PE45
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
90
Seguimiento Colocaciones PE45
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Gestor/a Territorial.
Elaborado por: Unidad de Estudios
SENCE
Revisado por: Departamento de
Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de
Empleo SENCE
PE45
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
91
Seguimiento Colocaciones PE45
Anexos
FORMULARIO DE CERTIFICACIÓN DE CONTRATACIÓN
Región: Fecha:
OMIL:
Nombre Funcionario/a OMIL que visita:
Nombre de la Empresa:
RUT de la Empresa:
Nombre Representante Empresa:
RUT Representante Empresa:
Firma Representante Empresa: Timbre Empresa:
Mediante el presente documento, la empresa individualizada anteriormente,
certifica que las personas mencionadas a continuación fueron intermediadas por la
OMIL y contratadas por esta empresa rigiéndose por el código del trabajo, por jornada
semanal completa y por un periodo mínimo de dos meses.
Nombre
Trabajador/a
RUT
Trabajador/a
Fecha Inicio
Contrato
Fecha Término
Contrato
Horas de
Trabajo
Semanal
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
92
Seguimiento Colocaciones PE45
EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN SEGUIMIENTO
Fecha
Por favor marque con una X la opción de su preferencia.
CÓMO CALIFICARÍA EL PROCESO DE SEGUIMIENTO QUE LLEVA A CABO
LA OMIL
Deficiente Regular Normal Bueno Muy Bueno
ES RELEVENTE PARA SU EMPRESA EL PROCESO DE SEGUIMIENTO DE
LA OMIL
Deficiente Regular Normal Bueno Muy Bueno
CÓMO CALIFICARÍA LA COMUNICACIÓN CON LA OMIL
Deficiente Regular Normal Bueno Muy Bueno
CÓMO CALIFICARÍA LA ACCESIBILIDAD POR PARTE DE LA OMIL
Deficiente Regular Normal Bueno Muy Bueno
CÓMO EVALUARÍA EL TIEMPO DE RESPUESTA DE LA OMIL HACIA SUS
NECESIDADES
Deficiente Regular Normal Bueno Muy Bueno
COMO EVALUARÍA EL NIVEL DE TRABAJADORES QUE DERIVA LA OMIL
Deficiente Regular Normal Bueno Muy Bueno
COMO EVALUARÍA LA ORGANIZACIÓN DE LA OMIL
Deficiente Regular Normal Bueno Muy Bueno
HA SIDO IMPORTANTE ESPECIALMENTE PORQUE…
SUGERENCIAS
¡Muchas gracias por sus valiosos aportes!
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
93
Seguimiento Colocaciones PE45
Buena Práctica
Municipio Valparaíso
Hallazgo relevante Entrevista a los trabajadores/as en su lugar de trabajo.
Valor público Verificación de la calidad y nivel de satisfacción respecto
al servicio entregado.
La relación que se establece con las empresas usuarias de la OMIL se basa
en la confianza. Sin embargo, esa confianza debe ser avalada por la constatación de
que lo ofrecido resulta equivalente a lo que el trabajador enfrenta una vez
contratado.
Es por tanto, tarea de la OMIL, corroborar que así ocurra. Esto lo sabe bien
la OMIL de Valparaíso, y por esta razón planifica visitas a las empresas. En estas
visitas se verifica, por una parte, que las personas contratadas hayan cumplido con
el perfil solicitado por la empresa, y por otra parte, entrevistan a los trabajadores
colocados, para verificar in situ, que la empresa cumplió con lo que ofrecía para el
cargo en el que fueron contratados. Si bien no es posible realizar este seguimiento
para todas las colocaciones realizadas, una planificación estratégica de las visitas
permite maximizar el número de casos que se puede seguir.
Esta información y la presencia activa de la OMIL en la empresa, permite
detectar situaciones anómalas respecto al proceso de selección y también permite
contrastar lo que la empresa ofreció, versus lo que entrega a sus trabajadores.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
94
Procesos de Soporte
Planificación Estratégica
Proceso
Soporte
Interno
PS51
Contenido
Contenido ........................................................................................................ 94
1. Propósito y Alcance: ................................................................................... 94
2. Responsable .............................................................................................. 94
3. Términos y Definiciones .............................................................................. 95
4. Desarrollo .................................................................................................. 95
4.1 Formulación de la misión institucional. ..................................................... 95
4.2 Definición de una estrategia. .................................................................. 95
4.3 Elaboración de un Plan de Acción. ........................................................... 95
4.4 Definición de indicadores, monitoreo y reportes. ....................................... 95
5. Registros ................................................................................................... 96
6. Flujograma PS51 ........................................................................................ 96
7. Modificaciones ............................................................................................ 96
8. Lista de Distribución ................................................................................... 96
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es definir la orientación general del trabajo de la
OMIL desde una perspectiva proactiva, definiendo visión, misión y estrategias
institucionales. Esto permite a la oficina lograr objetivos de mediano y largo plazo
mediante la priorización de actividades en función de las estrategias definidas.
Responsable
El responsable de este proceso es el Encargado/a OMIL.
Elaborado por:
Unidad de Estudios SENCE
Revisado por:
Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por:
Departamento de Empleo SENCE
PS51
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
95
Planificación Estratégica PS51
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de procesos Documento que define los procesos de la OMIL.
Procesos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea y sus responsables.
PXX Proceso
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden
tomar forma en medios físicos (papel) o magnéticos
(archivos informáticos).
FODA Análisis de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y
Amenazas.
Desarrollo
Formulación de la misión institucional.
El proceso de planificación estratégica comienza con la convocatoria del
encargado/a OMIL al equipo para juntarse a evaluar la planificación anterior y plantear
los lineamientos siguientes. Se plantea la revisión de la misión institucional, enunciado
que define el motivo por el cual la institución existe y el medio por el cual la institución
realiza una contribución a la sociedad.
Definición de una estrategia.
Con la misión institucional definida, el encargado/a OMIL invita al equipo a
actualizar el análisis de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas (FODA) de
la oficina para evaluar la capacidad del equipo y las características del entorno. A partir
de este análisis, el equipo puede elaborar estrategias que serán los lineamientos que
permitirán apuntar a la misión de la institución y asimismo definir objetivos
estratégicos que serán metas de dichos lineamientos en períodos definidos.
Elaboración de un Plan de Acción.
Con las estrategias definidas, el equipo puede definir entonces una
operacionalización de las mismas que se han de traducir en un Plan de Acción que
indica las acciones específicas que han de ser realizadas, el tiempo que implican, los
responsables de las mismas y los miembros del equipo que estarán involucrados en
ésta.
Definición de indicadores, monitoreo y reportes.
Luego de elaborar el Plan de Acción, el equipo define el modo de monitorear
el avance del mismo y el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Para ello define
los indicadores pertinentes que den cuenta del avance, la periodicidad y forma de los
reportes que reúnan dichos indicadores.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PS651
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
96
Planificación Estratégica PS51
Además el equipo debe asegurarse de ajustar los registros que sean
necesarios para recabar y sistematizar la información requerida en los reportes que
han sido definidos.
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Plan
Estratégico
Encargado/a
OMIL
Impreso y
Digital OMIL 2 años
Actualizar
anualmente
Plan de
Acción
Encargado/a
OMIL
Impreso y
Digital OMIL 2 años
Actualizar
anualmente
Flujograma PS51
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión 1
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Gestor/a Territorial, Ejecutivo/a de atención al usuario/a,
Profesional Psicosocial.
Elaborado por: Unidad de Estudios
SENCE
Revisado por: Departamento de
Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de
Empleo SENCE
PS51
31.julio.2013
Página 3 de 3
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
97
Planificación Estratégica PS51
Anexos
FORMATO TIPO PLAN ESTRATÉGICO
El plan estratégico es un documento en el que la organización refleja
la estrategia a seguir durante un plazo definido. El proceso para llegar
a su elaboración parte de la revisión de la misión y visión de la
organización y debe comprender al menos un análisis de la
organización, así como de su entorno.
Misión - ¿Cuál es la razón de ser de la empresa?, ¿Qué nos da vida y sentido?
Visión - ¿A dónde deseamos ir?, ¿qué queremos lograr?
Diagnóstico - ¿Cómo está mi organización (Fortalezas y Debilidades)?,
¿Cómo está el entorno (Oportunidades y Amenazas)?
Objetivos estratégicos - ¿Qué queremos hacer? (¿cuáles son las metas
intermedias?)
1.
2.
3.
4.
Plan de acción - ¿Con qué acciones específicas cumpliremos nuestros objetivos?
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
98
Planificación Estratégica PS51
Buena Práctica
Municipio Pirque
Hallazgo relevante Posicionamiento de la OMIL dentro del Municipio y
articulación de una red de empresas fuera de la comuna.
Valor público
Ampliar la oferta laboral fuera de la comuna al
diagnosticar bajas posibilidades de colocación dentro de la
comuna.
La OMIL de Pirque reconoce que su trabajo ha dado frutos con el tiempo y
que han logrado posicionarse dentro de la estructura municipal. El alcalde participa
normalmente en todas las actividades que la OMIL desarrolla, es decir, en los
encuentros empresariales y en los talleres. Se da además el tiempo de pasar a
saludar a la gente cuando se están capacitando, pues siente que es su deber ser
cercano y estar informado.
Esto ha permitido que haya una interacción y una retroalimentación dentro
del organigrama municipal que fortalece el trabajo que se realiza.
Por otra parte, la OMIL ha analizado su entorno y las características propias
de su localidad, reconociéndose como una comuna agroresidencial. Las empresas
son escasas en la comuna, por lo que han tenido que levantar estrategias para
poder contar con una red de empresas externas, saliendo a buscar aliados fuera de
ella.
A partir del diagnóstico realizado, se ha ido tejiendo una red interesante
con empresas grandes y pequeñas, lo que les ha permitido alcanzar metas de
colocación sin mayores dificultades en trabajos más estables y muchas de las
personas que se han insertado laboralmente, han conseguido contratos de planta.
Los vínculos con las empresas se han estrechado. Es así que se realizan
desayunos para mejorar la intermediación, detectando debilidades y buscando la
forma de superarlas.
La experiencia que han adquirido la han compartido con otras OMIL más
pequeñas y también se han vinculado con OMIL más potentes, para integrar las
buenas prácticas implementadas.
Este es un claro ejemplo del modo en que un buen análisis de
oportunidades y amenazas (un análisis del entorno) integrado a la planificación
estratégica permite generar resultados de mayor alcance. El análisis permite
priorizar y desplegar estrategias para aprovechar las oportunidades y disminuir las
amenazas o su ámbito de acción.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
99
Gestión de Infraestructura
Proceso
Soporte
Interno
PS52
Contenido
Contenido .......................................................................................................................................... 99
1. Propósito y Alcance: .................................................................................................................. 99
2. Responsable .............................................................................................................................. 99
3. Términos y Definiciones .......................................................................................................... 100
4. Desarrollo ................................................................................................................................ 100
4.1 Realización de Inventario. ............................................................................................... 100
4.2 Identificación de problemas. ........................................................................................... 100
4.3 Desecho de bienes. ......................................................................................................... 100
5. Registros .................................................................................................................................. 101
6. Flujograma PS52 ...................................................................................................................... 101
7. Modificaciones ........................................................................................................................ 101
8. Lista de Distribución ................................................................................................................ 101
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es asegurar la gestión de la infraestructura de la
OMIL de una manera eficiente y sustentable en el tiempo, manteniendo un registro
actualizado de los activos de esta, así como del estado de estos activos. El correcto
funcionamiento de este proceso facilita la toma de decisiones respecto de la
adquisición y gestión de equipamiento y otros bienes de la oficina.
Responsable
El responsable de este proceso es el Encargado/a OMIL.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PS52
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
100
Gestión de Infraestructura PS52
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de procesos Documento que define los procesos de la OMIL.
Procesos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea y sus responsables.
PXX Proceso
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden
tomar forma en medios físicos (papel) o magnéticos
(archivos informáticos).
FODA Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, y
Amenazas.
Desarrollo
Realización Inventario.
El Encargado/a OMIL o a quien éste encomendase la tarea realiza un
inventario de todos los bienes inventariables de la OMIL. Éstos comprenden todos los
bienes que constituyen valor mueble o inmueble y que no son insumos directos y
variables de trabajo. El inventario comprende una categorización de los bienes
identificados, según la medida que el encargado estime conveniente para su mejor
gestión.
Identificación de problemas.
Luego de inventariar los bienes, el Encargado/a OMIL constata el estado del
mismo y evalúa la pertinencia y/o necesidad de repararlo. En caso que fuere necesario
y posible se repara el bien, se ingresa la reparación en el registro de reparaciones.
Desecho de bienes.
Si luego de identificar un problema con el bien inventariado se decidiese que
no es reparable, se procede a desechar el activo de acuerdo a los lineamientos que
para ello establece la ley y mediando las autorizaciones que su valor declarado
implicasen. Luego se registra la fecha de desecho del mismo en el inventario.
Asimismo, en caso que se requiriese, se procede a la gestión de la adquisición de la
reposición del bien dado de baja.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PS52
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
101
Gestión de Infraestructura PS52
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Inventario Encargado
OMIL
Registro
Digital
OMIL
OMIL 2 años Actualizar
anualmente
Reparaciones Encargado
OMIL
Registro
Digital
OMIL
OMIL 2 años
Flujograma PS52
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión 1
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Gestor/a territorial, Ejecutivo/a de atención al usuario/a,
Profesional Psicosocial.
Elaborado por:
Unidad de Estudios SENCE
Revisado por:
Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por:
Departamento de Empleo SENCE
PS52
31.julio.2013
Página 3 de 3
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
102
Gestión de Infraestructura PS52
Anexo
Infraestructura OMIL
Las OMIL requieren para asegurar su desempeño positivo y sostenible la
siguiente infraestructura:
a) Una oficina que cuente con, al menos, un módulo cerrado para llevar a
cabo las entrevistas realizadas por el Profesional Psico-Social. Idealmente
debería contar también para un lugar de espera de los usuarios/as y con
un dispensador de números de llegada para una atención clara y
ordenada.
b) Acceso a un espacio para actividades masivas (talleres de apresto laboral,
actividades de reclutamiento en OMIL, etc).
c) Acceso a un medio de transporte para la visita a empresa y para contacto
con otras entidades territoriales.
En términos tecnológicos es necesario contar con:
a) Un computador con conexión a internet para cada uno de los integrantes
del equipo OMIL. Cada integrante del equipo debe realizar actividades que
requieren de acceso a un computador y a internet, ya sea para el
procesamiento de información o para remitir la misma a otras instancias
de trabajo.
b) Una línea de teléfono exclusiva y con salida a teléfonos celulares. La
exclusividad se fundamenta en la necesidad de la oficina en posicionarse
como un prestador de servicios que es accesible y con una presencia
activa que pasa también por la disponibilidad. Por su parte, en un
contexto de extrema movilidad de los usuarios y con un creciente
aumento comparativo de líneas móviles por sobre las líneas fijas, la
posibilidad de realizar llamados a teléfonos móviles es un requerimiento
imprescindible.
c) Una impresora e insumos para su operación. Si bien el trabajo realizado
por la oficina depende crecientemente de la tecnología digital, es cierto
que una impresora funcional (con tinta y papel) es imprescindible para la
realización exitosa de los procesos primarios y de soporte de la OMIL.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
103
Gestión de Infraestructura PS52
Buena Práctica
Municipio Villarrica
Hallazgo relevante Panel electrónico.
Valor público Innovación en la difusión de la oferta.
La tecnología permite a las instituciones mejorar la gestión interna de los
procesos. El espacio con que se cuenta para desarrollar las labores suele ser más
escaso que el que realmente se requiere. Por esta razón, hacer un uso apropiado de
las dependencias, puede ayudar a mejorar el servicio que se entrega.
Frente a esta problemática, la OMIL de Villarrica evaluó que una buena
estrategia para mantener informado a los/as usuarios/as de la OMIL y también, a
quienes potencialmente pudieran requerir de los servicios, era contar con
información permanentemente actualizada para que éstos, al visitar el municipio,
revisaran lo más relevante de los servicios que ofrecen. Por esta razón, se decidió
incorporar un panel electrónico para dar a conocer las ofertas laborales y los
contenidos asociados a apresto laboral y buenas conductas laborales.
Esto permite a las personas contar con información sin necesariamente
tener que acudir a los módulos de atención, liberando el uso del escaso espacio,
pues pueden obtener de los paneles más información ya que esta se va desplegando
en forma permanente. Un panel electrónico llama la atención del visitante, por lo
tanto es más posible que esa información llegue a las personas. De este modo
podemos contar con ciudadanos/as que acceden a la información aun cuando no la
necesiten, pero que, sin embargo, operan como difusores del servicio que se
entrega, siendo portadores de esta información a sus familias y comunidades.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
104
Gestión de Recursos Humanos
Proceso
Soporte
Interno
PS53
Contenido
Contenido ...................................................................................................... 104
1. Propósito y Alcance: ................................................................................. 104
2. Responsable ............................................................................................ 104
3. Términos y Definiciones ............................................................................ 105
4. Desarrollo ................................................................................................ 105
4.1 Actualización de los perfiles de cargo. ................................................... 105
4.2 Catastro de personal. .......................................................................... 105
4.3 Plan de capacitación. .......................................................................... 105
4.4 Evaluación del desempeño. .................................................................. 106
5. Registros ................................................................................................. 106
6. Flujograma PS53 ...................................................................................... 106
7. Modificaciones .......................................................................................... 107
8. Lista de Distribución ................................................................................. 107
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es asegurar una gestión eficiente de las
personas que trabajan en la OMIL, desarrollando el equipo de manera alineada con la
estrategia de la oficina. Esto permite entregar un servicio de buena calidad y en
mejora constante.
Responsable
El responsable de este proceso es el Encargado/a OMIL.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PS53
31.julio.2013
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Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
105
Gestión de Recursos Humanos PS53
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de procesos Documento que define los procesos de la OMIL.
Procesos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea y sus responsables.
PXX Proceso
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden
tomar forma en medios físicos (papel) o magnéticos
(archivos informáticos).
Desarrollo
Actualización de los perfiles de cargo.
El proceso de gestión de los recursos humanos de la oficina se funda sobre
una correcta actualización periódica de los perfiles de cargo, según los roles necesarios
para el funcionamiento de la oficina. Para ello, el Encargado/a OMIL revisa los perfiles
de cargo, sus descripciones y las competencias requeridas para su ejecución.
Catastro de personal.
Con los perfiles de cargo actualizados, el Encargado/a OMIL contrasta los
perfiles actualizados con el personal vigente en la OMIL. Si es necesario y factible
incluir nuevas personas en el equipo, el encargado/a procede al reclutamiento,
selección y contratación de personal según los requerimientos que se desprenden del
perfil actualizado.
Plan de Capacitación.
Si las brechas de competencias identificadas se pueden mejorar con el
personal vigente o si ya se ha incluido a nuevos integrantes según los perfiles de
cargo, el Encargado/a OMIL elabora un plan de desarrollo de competencias de los
trabajadores/as de la oficina. En consulta con SENCE, para evaluar las capacitaciones
presupuestadas por el servicio y considerando el presupuesto disponible de la oficina
para este efecto, el Encargado/a OMIL elabora un Plan Anual de Capacitación para los
funcionarios/as OMIL.
Este plan ha de ser referido a la Dirección regional de SENCE, para su
consideración y ajuste de la asistencia técnica que entregan a las necesidades y
expectativas de las OMIL.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PS53
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106
Gestión de Recursos Humanos PS53
Evaluación del Desempeño.
Terminado el período anual de trabajo, el Encargado/a OMIL se junta con
cada persona del equipo para revisar de manera conjunta el trabajo realizado por ésta
durante el año. De esta instancia se podrán determinar nuevos elementos de
desarrollo del trabajador/a para períodos posteriores o ajustes en las formas de
organización y coordinación del equipo.
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Perfiles de
Cargo
Encargado/a
OMIL
Registro
Digital OMIL OMIL 5 años
Actualizar
anualmente
Carpeta
Personal
Vigente
Encargado/a
OMIL
Impreso y
Digital
(según
información)
OMIL
Vigencia de la
persona + 6
meses
Plan de
Capacitación
Encargado/a
OMIL Digital OMIL 2 años
Flujograma PS53
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PS53
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107
Gestión de Recursos Humanos PS53
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión 1
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Gestor/a territorial, Ejecutivo/a de atención al usuario/a,
Profesional Psicosocial.
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Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PS53
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108
Gestión de Recursos Humanos PS53
Buena Práctica
Municipio Puente Alto
Hallazgo relevante Coordinación interdepartamental.
Valor público La sinergia al servicio de la calidad de servicio.
La OMIL de Puente Alto cuenta con un gran equipo, lo que le ha permitido
realizar un trabajo reconocido. El equipo está constituido por profesionales y
administrativos que se dedican 100% a trabajar para la OMIL. La mayoría de ellos
están a honorarios. Una de las ventajas que potencia su trabajo, es que están bajo
un paragua mayor: el Departamento de Fomento Productivo. Este departamento
está compuesto por la Unidad de Micro Empresas, dentro de la cual se encuentra el
Departamento de Capacitación. Por otra parte, su trabajo también se articula
directamente con el Programa Jefas de Hogar.
Esto permite que los funcionarios/as puedan articular su quehacer en pos
de un objetivo común, creando sinergia en los procesos de trabajo que realizan,
nutriéndose unos de otros con información relevante. Asimismo, compartiendo
estrategias y generando apoyo mutuo para poder ofrecer un servicio de calidad e
integral.
Muchas veces los municipios hacen de sus reparticiones parcelas cerradas,
lo que impide la generación de una red interna que permita enfrentar desafíos y
buscar soluciones en equipo, atenuando el potencial de los recursos humanos.
Contar con una red humana focalizada en objetivos compartidos,
multiplica las posibilidades de agregar valor a los procesos internos.
Para poder generar mayor impacto en el quehacer de la OMIL, resulta una
buena práctica esta capacidad de reconocer aliados internos, para lo cual es
fundamental conocer y comprender los objetivos que cada repartición persigue, y
también, las alianzas que estos actores establecen con agentes externos a la
municipalidad. Del mismo modo, resulta vital, para que esto funcione, generar lazos
de confianza entre las reparticiones, para de este modo gestionar información y
conocimiento que pueda nutrir el quehacer de los miembros del municipio.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
109
Alianzas estratégicas
Proceso
Soporte
Interno
PS54
Contenido
Contenido ...................................................................................................... 109
1. Propósito y Alcance: ................................................................................. 109
2. Responsable ............................................................................................ 109
3. Términos y Definiciones ............................................................................ 110
4. Desarrollo ................................................................................................ 110
4.1 Revisión Alianzas vigentes. .................................................................. 110
4.2 Diagnóstico de necesidades. ................................................................ 110
4.3 Contacto y acuerdos. .......................................................................... 110
4.4 Monitoreo de alianzas. ........................................................................ 111
5. Registros ................................................................................................. 111
6. Flujograma PS54 ...................................................................................... 111
7. Modificaciones .......................................................................................... 112
8. Lista de Distribución ................................................................................. 112
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es asegurar la provisión y mantenimiento de
alianzas estratégicas para las oficinas con el objetivo de contar con un capital social
organizacional que se manifieste en mejores y más eficientes derivaciones, así como
flujos de información más expeditos.
Responsable
El responsable de este proceso es el Encargado/a OMIL, con una colaboración
estrecha del Gestor/a Territorial.
Elaborado por:
Unidad de Estudios SENCE
Revisado por:
Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por:
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Alianzas Estratégicas PS54
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de procesos Documento que define los procesos de la OMIL.
Procesos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea y sus responsables.
PXX Proceso
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden
tomar forma en medios físicos (papel) o magnéticos
(archivos informáticos).
Desarrollo
Revisión alianzas vigentes.
Este proceso comienza con una revisión que realiza el Encargado/a OMIL de
las alianzas, convenios y trabajos en red con que cuenta la oficina. Este catastro
incluye convenios o alianzas declarados, así como también instituciones con las que se
trabaja en un entendimiento mutuo aún sin acuerdos. También se deben considerar
instituciones con las que se tiene algún tipo de vínculo, pero no se encuentran
operacionalizadas. (Ver anexo al procedimiento para una tipificación no exhaustiva de
las instituciones con las que más se vinculan las OMIL.)
Todas las alianzas y organizaciones son incorporadas al Estudio Territorial
(PE61) en tanto favorecen un conocimiento más completo del entorno, así como
mejores resultados de la oficina. Para ello, el Encargado/a OMIL trabaja junto al
Gestor/a Territorial para el levantamiento y sistematización de alianzas.
Diagnóstico de necesidades.
Con un conocimiento de las redes y alianzas vigentes, el Encargado/a OMIL
levanta los requerimientos que tiene la oficina en términos de trabajo con otras
instituciones. Estos requerimientos van en la línea de facilitadores para el
cumplimiento de los procesos de la oficina. Incluyen así: agrupaciones de empresarios,
instancias municipales, servicios públicos, etc.
Contacto y acuerdos.
Si se identifican brechas entre las alianzas actuales y las necesidades, el
Encargado/a OMIL busca posibles socios para generar redes que provean los recursos
requeridos y no satisfechos por los actuales acuerdos. Habiendo identificado a los
posibles socios, se reúne con ellos y busca una nueva alianza.
Elaborado por:
Unidad de Estudios SENCE
Revisado por:
Departamento de Empleo SENCE
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Alianzas Estratégicas PS54
Monitoreo de alianzas.
Durante el período, el Encargado/a OMIL supervisa el funcionamiento de las
alianzas, preguntando a los integrantes de su equipo los resultados de las mismas para
asegurarse que su impresión se corrobora con los otros integrantes que se relacionan
con los socios. Si fuera necesario durante el período o de todos modos al final del
mismo, el Encargado/a OMIL evalúa los acuerdos y define si es necesario modificarlos,
reemplazarlos o especificarlos parar una mejor coordinación.
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Alianzas
Vigentes
Encargado/a
OMIL
Registro
Digital
OMIL
OMIL 5 años
Flujograma PS54
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Unidad de Estudios SENCE
Revisado por:
Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por:
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Alianzas Estratégicas PS54
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión 1
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Gestor/a territorial, Ejecutivo/a de atención al usuario/a,
Profesional Psicosocial.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
PS54
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Alianzas Estratégicas PS54
Anexos
Metodología de selección de alianzas
La elección de socios y establecimiento de acuerdos para alianzas es un
proceso crítico en el contexto de especialización y trabajo de redes que requiere la
sociedad actual. A continuación se presenta una metodología para el proceso de
elección y establecimiento de alianzas.
1. Realizar rankings ordinales de los posibles socios para las alianzas en
función de los siguientes criterios.
a. Alineamiento con el Propósito de la Red.
b. Confiabilidad.
c. Interés y Disponibilidad
d. Nivel de conectividad.
e. Costos asociados a su membresía.
2. Ordenar los posibles socios en una matriz en función de los criterios
señalados. A modo de ejemplo, se presenta el ordenamiento de tres
organizaciones.
a. Se pueden ponderar los criterios en consideración de su relevancia para
la institución.
Miembros Alineamiento Confiabilidad Interés Conectividad Costos Puntuación
Org A 2 0 2 2 1
Org B 1 1 1 2 1
Org C 2 1 2 0 1
3. Tomar una decisión según el agregado de información y el ordenamiento
de la matriz.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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Alianzas Estratégicas PS54
Alianzas comunes en las OMIL (se agregan a Estudio Territorial)
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
115
Alianzas Estratégicas PS54
Buena Práctica
Municipio Puente Alto
Hallazgo relevante Articulación de actores dentro y fuera del municipio para
brindar un servicio integral.
Valor público
Entregar mayores oportunidades de capacitación a los
ciudadanos/as y lograr mayor cobertura de difusión de los
servicios ofrecidos.
La OMIL de Puente Alto ha comprendido el valor de establecer redes con
diferentes aliados para alcanzar sus objetivos. Es así que han establecido relaciones
con las empresas no solo para intermediar laboralmente, sino que han generado un
trabajo en conjunto que le ha permitido atraer recursos de ésta para la OTEC municipal.
De este modo, se forman los perfiles que la empresa requiere y se encarga
de todo el contenido temático de la capacitación. Esto implica costo cero para la
empresa y total beneficio para la OMIL, pues amplía los servicios que presta.
Del mismo modo han establecido alianzas con la oficina de la mujer y el
programa Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar para conseguir capacitación de fundaciones, becas sociales o de alguna OTEC.
Han establecido además, una alianza muy interesante con una OTEC que
trabaja con la Asociación Gremial de Panaderos de Chile, lo que le permitió hacer 4
cursos, de 60 horas cada uno, dirigido a 20 personas (cada curso). Alrededor de 80
personas, van a pasar, además, por la escuela de negocios de la OTEC del
municipio. Luego se les derivará a la escuela de emprendimiento, la cual ofrece un
plan de formación de 5 módulos con sus contenidos y además un curso de computación.
Para difundir sus servicios, la OMIL cuenta con Twitter, Facebook y una
base de datos de 1600 personas. Esta base de datos está constituida, por una parte,
por personas que han ido a buscar trabajo a la OMIL, y por otra, por personas que
son usuarias de los servicios del municipio. Muchos de los contactos de la base de
datos están trabajando, pero la OMIL sabe que esas mismas personas, pueden ser
difusores de las ofertas dentro de sus redes, por lo tanto los ven también como aliados para intermediación.
Otro canal que utilizan para difundir las ofertas de trabajo, es a través del
contacto que han establecido con el Departamento de Salud Ambiental, pues
trabajan en terreno visitando los distintos barrios de la comuna, por lo cual le
solicitan que peguen los anuncio con las ofertas de trabajo en los almacenes de mayor concurrencia de la comuna.
De este modo la OMIL se preocupa de buscar los canales a través de los
cuales entregar un servicio integral, en el que se articulan alianzas externas e internas con el municipio.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
116
Sistemas de Información
Proceso
Soporte
Interno
PS55
Contenido
Contenido ...................................................................................................... 116
1. Propósito y Alcance: ................................................................................. 116
2. Responsable ............................................................................................ 116
3. Términos y Definiciones ............................................................................ 117
4. Desarrollo ................................................................................................ 117
4.1 Requerimientos normativos. ................................................................ 117
4.2 Inventario de registros. ....................................................................... 117
4.3 Actualización de registros. ................................................................... 117
4.4 Reportes y mejoras. ........................................................................... 117
5. Registros ................................................................................................. 118
6. Flujograma PS55 ...................................................................................... 118
7. Modificaciones .......................................................................................... 118
8. Lista de Distribución ................................................................................. 118
1. Propósito y Alcance:
El propósito de este proceso es asegurar una gestión eficiente, organizada y
sustentable de la documentación y los sistemas de información de los que depende el
quehacer de la OMIL. Un buen manejo de la información asegura un acceso oportuno,
claro y eficiente a la misma y reduce los costos de actualización y reporte, ofreciendo
una importante oportunidad de eficiencia en la gestión organizacional.
Responsable
El responsable de este proceso es el Encargado/a OMIL.
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Sistemas de Información PS55
Términos y Definiciones
Términos Definiciones
Manual de procesos Documento que define los procesos de la OMIL.
Procesos Documentos que describen la forma y orden en que se
desarrolla un proceso o tarea y sus responsables.
PXX Proceso
FXX Formulario
Registro Documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencias objetivas de actividades realizadas. Pueden tomar
forma en medios físicos (papel) o magnéticos (archivos
informáticos).
Desarrollo
Requerimientos normativos.
Para asegurar registros que respondan a las necesidades normativas y de
gestión, el Encargado/a OMIL evalúa, en primer lugar cuales son dichos
requerimientos. Para ellos considera los marcos normativos de operación de la OMIL y
los alcances en términos de reportes que requieran los objetivos estratégicos de la
oficina.
Inventario de registros.
Luego de definir los registros necesarios para los reportes requeridos, el
Encargado/a OMIL elabora un inventario o catastro de los registros en uso de la OMIL.
Si éstos no fueran suficientes, el Encargado/a OMIL evalúa e implementa los cambios
necesarios para responder a los requerimientos anteriormente identificados.
Actualización de registros.
Durante el período de ejecución, el Encargado/a OMIL supervisa la
actualización efectiva de los registros desde los distintos procesos primarios, de
empresa y de soporte de la OMIL.
Para ello revisa periódicamente los registros cerciorándose que estén
recabando la información emanada de los procesos de funcionamiento de la oficina.
Reportes y mejoras.
Cuando los marcos normativos o las fechas de control de gestión interna lo
establecen, el Encargado/a OMIL o a quién éste encomendase recurre a los registros y
genera los reportes necesarios para el respaldo de la gestión.
Habiendo revisado el proceso, el Encargado/a OMIL evalúa la pertinencia de
implementación de mejoras en los registros para facilitar la generación de reportes o
para generar reportes nuevos o más efectivos.
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Sistemas de Información PS55
Registros
Registro Responsable Archivo Acceso Tiempo de
Conservación Observaciones
Catastro
de
registros
Encargado/a
OMIL Digital OMIL 2 años
Actualizar
anualmente.
Flujograma PS55
Modificaciones
Edición Fecha Cambios
1 31.07.2013 Versión 1
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PS55
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Con vistas a evitar registros de información duplicada,
la recomendación es que los sistemas de gestión
municipal estén conectados con la BNE.
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
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Sistemas de Información PS55
Lista de Distribución
Encargado/a OMIL, Gestor/a territorial, Ejecutivo/a de atención al usuario/a,
Profesional Psicosocial.
Elaborado por: Unidad de Estudios SENCE
Revisado por: Departamento de Empleo SENCE
Aprobado por: Departamento de Empleo SENCE
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Sistemas de Información PS55
Anexos REGISTROS OMIL
REGISTROS ARCHIVO OBSERVACIONES
Encuesta satisfacción (Encuentro Empresa) Archivador
Certificado contratación Archivador
Libro Firmas FCS Archivador
Formulario solicitud empleo Archivador o PC OMIL
Registro participantes Encuentro Empresa Archivador o PC OMIL Ordenado por fecha
Formulario solicitud reclutamiento Archivador o PC OMIL
Nómina de usuarios/as invitados Archivador o PC OMIL
Registro realización actividad Archivador o PC OMIL
Encuesta satisfacción a empresa (Seguimiento) Archivador o PC OMIL
Estudio Territorial Archivador o PC OMIL
BNE FCS BNE
BNE Vacantes BNE
BNE Empresas BNE
BNE Usuarios/as BNE
Carta derivación extra OMIL Entregado a usuario
Carta derivación a empresa Entregado a usuario
Credencial BNE Entregado a usuario
Nómina de usuarios enviada a empresa Enviado a empresa
Nómina participantes enviadas a OTEC Enviado a OTEC
Catastro de registros PC OMIL
Historial usuario/a PC OMIL Indexado por RUT
Perfil Psico Laboral PC OMIL Indexado por RUT
Plan de Capacitación Personal OMIL PC OMIL
Carpeta Personal Vigente OMIL PC OMIL
Perfiles de Cargo OMIL PC OMIL
Procesos OMIL PC OMIL
Plan Estratégico PC OMIL
Plan de Acción PC OMIL
Inventario PC OMIL
Reparaciones PC OMIL
Vacantes Vigentes PC OMIL
Registro certificados FCS PC OMIL
Nómina de participantes reclutamiento en OMIL PC OMIL
Vacantes Levantadas PC OMIL
Materiales preparación encuentro empresa PC OMIL
Invitación encuentro empresa PC OMIL
Material taller apresto PC OMIL
Registro convocatoria taller apresto PC OMIL
Registro participantes taller apresto PC OMIL
Colocaciones validadas PC OMIL
BBDD Estudio Territorial PC OMIL
Alianzas Vigentes PC OMIL
Manual de Procesos de Intermediación Laboral OMIL
121
Sistemas de Información PS55
Buena Práctica
Municipio Parral
Hallazgo relevante Sistema de gestión Municipal
Valor público Gestión de la información municipal para agilizar la
atención al ciudadano/a
La OMIL de Parral, además de contar con la BNE para gestionar la
intermediación laboral, cuenta con un sistema informático integrado de la
municipalidad que les permite agilizar la atención a los usuarios/as y registrar la
atención que los funcionarios/as prestan.
El sistema funciona entregando un ticket de atención a los usuarios/as de
cualquiera de los servicios que la municipalidad ofrece; registra la hora en que el
usuario/a es atendido, lo que permite controlar la cantidad de prestaciones que cada
servicio entrega y la duración de cada una de esas prestaciones.
Esto permite mejorar el servicio que el municipio entrega, al tener un
mayor control sobre la cobertura de servicios que los funcionarios/as otorgan. Lo
cual contribuye a generar mecanismos que aseguren la eficiencia y la eficacia de los
procesos asociados a los trámites que las personas realizan.