PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIÓN, GOBERNABILIDAD Y FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL CR – 4381 HO
República de Honduras
Secretaría de
TABLA DE CONTENIDO
Introducción_______________________________________________________________________________________________1
Descripción General del Proyecto________________________________________________________________________2
Objetivo Principal_____________________________________________________________________________________________________2
Objetivos de Desarrollo_______________________________________________________________________________________________2
Estructura del proyecto_______________________________________________________________________________________________2
Estructura Interna del Proyecto__________________________________________________________________________4
Misión y Visión de Secretaría de Educación_____________________________________________________________5
Mision_________________________________________________________________________________________________________________5
Vision__________________________________________________________________________________________________________________5
Estrategia Institucional_______________________________________________________________________________________________5
Estructura Organizativa de la Secretaría de Educación______________________________________________________________6
Objetivos del Manual de Procesos y Procedimientos___________________________________________________7
Glosario y Acrónimos_____________________________________________________________________________________8
Política o Principios______________________________________________________________________________________11
Convenio de Credito_________________________________________________________________________________________________11
Documentos Oficiales del Proyecto_________________________________________________________________________________11
Disponibilidad Presupuestaria______________________________________________________________________________________11
Sistema de información administrativo-financiero_________________________________________________________________11
Plan Anual de Contrataciones_______________________________________________________________________________________12
Normativa Banco Mundial__________________________________________________________________________________________12
PROCESOS – UNIDAD MONITOREO Y EVALUACIÓN___________________________________________________13
PROCESO 1 – ELABORACION DE POA DEL PROYECTO______________________________________________________________13
PROCESO 2 – ELABORACIÓN DE INFORME SEMESTRAL____________________________________________________________13
PROCESO 3 – ELABORACIÓN DE HERRAMIENTAS DE CONTROL INTERNO_________________________________________13
PROCESO 4 – ARCHIVO DE DOCUMENTACION_____________________________________________________________________13
PROCESO 5 – SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS_______________________________________________13
PROCESO 6 – REPORTE DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO MENSUAL A LA UPEG________________________________13
TABLA DE CONTENIDO
PROCESO 7 – ELABORACIÓN DE CONTRATOS DE CONSULTORIAS Y SERVICIOS PROFESIONALES_________________13
PROCESOS – UNIDAD FINANCIERA____________________________________________________________________39
PROCESO 8 – APROBACIÓN DE F01_________________________________________________________________________________39
PROCESO 9 – MODIFICACION PRESUPUESTARIA___________________________________________________________________39
PROCESO 10 – INGRESO Y DISTRIBUCIÓN DE CUOTA DE COMPROMISO__________________________________________39
PROCESO 11 – INGRESAR ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO_____________________________________________________39
PROCESO 12 – ELABORACIÓN DE F01______________________________________________________________________________39
PROCESO 13 – ELABORACIÓN DE F07______________________________________________________________________________39
PROCESO 14 – MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA______________________________________________________________39
PROCESO 15 – SOLICITUD DE DESEMBOLSO_______________________________________________________________________39
PROCESO 16 – SOLICITUD DE VACACIONES________________________________________________________________________39
PROCESO 17 – PLANILLA SEGURO SOCIAL_________________________________________________________________________39
PROCESO 18 – DECLARACION JURADA DE BIENES (TSC)___________________________________________________________39
PROCESO 19 – INFORME DE CUENTAS POR COBRAR______________________________________________________________39
PROCESO 20 – RECEPCION Y ENTREGA DE BIENES________________________________________________________________39
PROCESO 21 – REGISTRO EN EL SISTEMA (MODULO DE BIENES)_________________________________________________39
PROCESO 22 – DESCARGO O TRANSFERENCIA DE BIENES_________________________________________________________40
PROCESO 23 – SOLICITUD DE MATERIALES DE OFICINA Y ASEO___________________________________________________40
PROCESO 24 – RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES DE OFICINA_____________________________________________40
PROCESO 25 – INFORMES FINANCIEROS CONTABLES_____________________________________________________________40
PROCESO 26 – INGRESO DE PAGOS F01 AL SISTEMA DE BANCOS_________________________________________________40
PROCESO 27 – CONCILIACIONES BANCARIAS______________________________________________________________________40
PROCESO 28 – CALCULO Y LIQUIDACION DE VIATICOS Y ANTICIPOS______________________________________________40
PROCESO 29 – CIERRE CONTABLE MENSUAL_______________________________________________________________________40
PROCESO 30 – ELABORACIÓN DE PLANILLA_______________________________________________________________________40
PROCESO 31 – CREACION Y ARQUEO DE CAJA CHICA_____________________________________________________________40
PROCESOS – UNIDAD DE ADQUISICIONES___________________________________________________________110
PROCESO 32 – LICITACIÓN PUBLICA NACIONAL___________________________________________________________________110
PROCESO 33 – LICITACIÓN PUBLICA INTERNACIONAL____________________________________________________________110
TABLA DE CONTENIDO
PROCESO 34 – COMPARACIÓN DE COTIZACIONES (SHOPPING)__________________________________________________110
PROCESO 35 – CONSULTORIA INDIVIDUAL________________________________________________________________________110
PROCESO 36 – CARGA DE INFORMACIÓN EN HONDUCOMPRAS_________________________________________________110
PROCESOS – UNIDAD TECNICA CCEPREB____________________________________________________________131
PROCESO 37 – CAPACITACIÓN EDUCADORAS DE CCEPREB_______________________________________________________131
PROCESO 38 – ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB_______________________________________________________________131
PROCESO 39 – ORGANIZACIÓN DE CCEPREB______________________________________________________________________131
PROCESO 40 – PAGO DE EDUCADORAS DE CCEPREB_____________________________________________________________131
PROCESOS – UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS________________________________________145
PROCESO 41 – MANTENIMIENTO EQUIPO DE CÓMPUTO (SIN GARANTÍA)______________________________________145
PROCESO 42 – MANTENIMIENTO EQUIPO DE COMPUTO (CON GARANTÍA)_____________________________________145
PROCESO 43 – REALIZAR BACKUPS________________________________________________________________________________145
PROCESO 44 – ADMINISTRAR LA PLATAFORMA DE CORREOS____________________________________________________145
PROCESO 45 – ADMINISTRAR RED LOCAL Y PERIFÉRICOS________________________________________________________145
PROCESOS – UNIDAD GRANT JAPONES______________________________________________________________161
PROCESO 46 – TRANSFERENCIAS DE FONDOS AECOS____________________________________________________________161
ANEXOS – POLITICAS O PRINCIPIOS__________________________________________________________________167
ANEXO 1 – CONVENIDO DE CREDITO______________________________________________________________________________167
ANEXO 2 - DOCUMENTO DE LA EVALUACIÓN INICIAL DEL PROYECTO___________________________________________167
ANEXO 3 - MANUAL DE OPERACIONES____________________________________________________________________________167
ANEXO 4 - DOCUMENTO DE RESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO________________________________________________167
ANEXOS – UNIDAD MONITOREO Y EVALUACIÓN____________________________________________________168
PROCESO 1 – ELABORACION DE POA DEL PROYECTO_____________________________________________________________168
PROCESO 2 – ELABORACIÓN DE INFORME SEMESTRAL__________________________________________________________168
ANEXOS – UNIDAD FINANCIERA______________________________________________________________________169
PROCESO 8 – APROBACIÓN DE F01_______________________________________________________________________________169
PROCESO 9 – MODIFICACION PRESUPUESTARIA__________________________________________________________________169
PROCESO 10 – INGRESO Y DISTRIBUCIÓN DE CUOTA DE COMPROMISO_________________________________________169
PROCESO 15 – SOLICITUD DE DESEMBOLSO_____________________________________________________________________169
TABLA DE CONTENIDO
PROCESO 16 – SOLICITUD DE VACACIONES______________________________________________________________________169
PROCESO 18 – DECLARACION JURADA DE BIENES (TSC)_________________________________________________________169
PROCESO 20 – RECEPCION Y ENTREGA DE BIENES_______________________________________________________________169
PROCESO 22 – DESCARGO O TRANSFERENCIA DE BIENES_______________________________________________________169
PROCESO 23 – SOLICITUD DE MATERIALES DE OFICINA Y ASEO_________________________________________________169
PROCESO 24 – RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES DE OFICINA____________________________________________169
PROCESO 25 – INFORMES FINANCIEROS CONTABLES____________________________________________________________169
PROCESO 26 – INGRESO DE PAGOS F01 AL SISTEMA DE BANCOS_______________________________________________169
PROCESO 27 – CONCILIACIONES BANCARIAS_____________________________________________________________________169
PROCESO 31 – CREACION Y ARQUEO DE CAJA CHICA____________________________________________________________169
ANEXOS – UNIDAD DE ADQUISICIONES______________________________________________________________170
PROCESO 32 – LICITACIÓN PUBLICA NACIONAL___________________________________________________________________170
PROCESO 33 – LICITACIÓN PUBLICA INTERNACIONAL____________________________________________________________170
PROCESO 34 – COMPARACIÓN DE COTIZACIONES (SHOPPING)__________________________________________________170
PROCESO 35 – CONSULTORIA INDIVIDUAL________________________________________________________________________170
ANEXOS – UNIDAD TECNICA CCEPREB_______________________________________________________________171
PROCESO 37 – CAPACITACIÓN EDUCADORAS DE CCEPREB_______________________________________________________171
PROCESO 38 – ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB_______________________________________________________________171
PROCESO 39 – ORGANIZACIÓN DE CCEPREB______________________________________________________________________171
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Introducción
La Secretaría de Educación, así como todas las Instituciones del Estado, están trabajando en la sostenibilidad del sector público, para ello se ha solicitado a las diferentes dependencias, elaborar Manuales de Procesos y Procedimientos, que colaboren con el Sistema de Control Interno de cada Institución. Cabe destacar, que dichos manuales deben incluir información clara y precisa, que permita a los usuarios su fácil entendimiento y la ejecución de las actividades en ellos plasmados.
En tal sentido, se ha elaborado el presente Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se incluyen los Procesos correspondientes al Proyecto Calidad de la Educación, Gobernabilidad y Fortalecimiento Institucional CR- 4381 / Banco Mundial, Secretaría de Educación.
Para un mayor entendimiento, se han agrupado los Procesos según las Unidades que conforman el Proyecto, como ser: Unidad de Monitoreo y Evaluación, Unidad Financiera, Unidad de Adquisiciones, Unidad Técnica de CCEPREB y Unidad de Administración de Sistemas. Cada Unidad soporta procesos específicos; sin embargo, el fin de estos, es el alcance de los objetivos del Proyecto, que llevan al mejoramiento de la Educación de los niños y niñas de Honduras.
Asimismo, se ha incluido en el documento todos los formularios, formatos y documentación soporte utilizado en el desarrollo de las actividades, matriz de riesgos y diagramas de flujo correspondientes.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Descripción General del Proyecto
En el marco del Convenio Financiero No. 4381-HO suscrito el 2 de julio de 2008, entre la Asociación Internacional de Fomento (AIF) y el Gobierno de la República de Honduras; la Secretaría de Educación en el año 2009 comenzó la implementación del Proyecto Calidad de la Educación, Gobernabilidad y Fortalecimiento Institucional, a través del cual se contribuirá a lograr objetivos de alto nivel de: (i) Estrategia de Reducción de la Pobreza de Honduras (ERP); (ii) Educación para Todos de Honduras para el período 2003-2015; y (iii) Plan Estratégico Sectorial de Educación 2005-2015.
OBJETIVO PRINCIPALApoyar al Gobierno de Honduras en mejorar la calidad, rendición de cuentas y transparencia del sistema educativo nacional, a través de inversiones focalizadas en el sector educativo y del mejoramiento de la capacidad financiera, de monitoreo y evaluación de la Secretaría de Educación.
OBJETIVOS DE DESARROLLO• Ampliar la cobertura de preescolar en comunidades desprovistas
• Mejorar la calidad en escuelas PROHECO
• Mejorar la rendición de cuentas de las escuelas a los ciudadanos
• Mejorar el sistema de gobernanza de las escuelas
ESTRUCTURA DEL PROYECTOEl Proyecto está estructurado en cuatro componentes:
Componente 1. Mejora y ampliación de las intervenciones que abordan las necesidades educativas de los pobresEste componente apoya intervenciones a nivel de Pre-básica y Básica concentradas en los segmentos más pobres de la población donde las escuelas PROHECO (Programa Hondureño de Educación Comunitaria) están concentradas.
Este componente incluye los siguientes Sub-componentes:
1. Ampliación de la cobertura de la educación preescolar en las zonas rurales2. Mejora de la calidad en las escuelas del PROHECO con aulas multigrado a través de la capacitación
de los docentes y la provisión de materiales
Componente 2: Participación de la comunidad en la administración de las escuelasEl objetivo de este componente es promover la participación de la comunidad en la gestión escolar para mejorar el rendimiento educativo. La participación comunitaria permite brindar información sobre las
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
necesidades concretas de las comunidades; los padres de familia, miembros de la comunidad complementarían la información que puede proporcionar el docente. Para alcanzar este objetivo general, el Proyecto apoya los siguientes tres subcomponentes:
1. Consolidación e institucionalización del sistema de administración de las escuelas2. Planificación escolar y recursos para la educación de calidad3. Administración de las escuelas y seguimiento y evaluación del desempeño educativo
Gobernabilidad y fortalecimiento institucional de la SEDUCEl objetivo de este componente es apoyar la iniciativa del Gobierno de Honduras de fortalecer la capacidad institucional de la Secretaría de Educación para mejorar la gobernabilidad y la producción de información para el monitoreo social en el sector de educación.
Este componente incluye los siguientes Sub-componentes:
1. Información para un mejor desempeño y una mayor rendición de cuentas2. Sistema nacional de evaluación de resultados del aprendizaje3. Administración y evaluación de recursos humanos
Administración del ProyectoPersonal del equipo de la Unidad de Gestión del Proyecto (UGP) – personal fiduciario y de apoyo – y gastos operativos asociados al funcionamiento de la misma para la efectiva implementación del Proyecto.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Estructura Interna del Proyecto
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Misión y Visión de Secretaría de Educación
MISIONLa Secretaría de Educación es una institución con liderazgo, responsable de garantizar servicios educativos de calidad para todos, niños, niñas, jóvenes y adultos, con criterios de integridad y contextualización en consonancia con el mandato constitucional y convenios internacionales, ofreciendo y promoviendo servicios educativos públicos y privados en función de las necesidades del desarrollo humano y la visión de país, aprovechando la participación de la sociedad civil en la formación y financiamiento de prestación de dichos servicios.
VISIONLa Secretaría de Educación contará con una estructura institucional y de participación que opera en forma efectiva los procesos educativos y administrativos; contando con un sistema educativo de calidad que propicie el desarrollo humano sostenible, sustentado en los más altos principios de eficiencia, identidad nacional, equidad, ética, valores cívicos, morales y culturales, y comprometida con la rendición de cuentas en todos sus niveles.
ESTRATEGIA INSTITUCIONALLos lineamientos estratégicos establecidos por la Secretaría de Educación para el período 2010-2014, son los siguientes:
1. Mejorar el acceso de los niños, niñas, jóvenes y adultos a los servicios educativos. Este lineamiento estratégico considera la promoción de equidad en el acceso a los servicios educativos para todos y todas, ofrecido en igualdad de oportunidades.
2. Mejorar la eficiencia del Sistema Educativo. Este lineamiento estratégico considera el logro de mayores niveles de eficiencia escolar en términos del aprovechamiento de los recursos destinados al proceso educativo.
3. Mejorar la calidad de la educación. Este lineamiento considera la oferta de servicios educativos de calidad para todos y todas, con resultados que generen altos resultados escolares.
4. Mejorar los procesos de gestión a nivel central, departamental, distrital y de centro educativo. Este lineamiento estratégico propone implementar un sistema gerencial de educación nacional, en función de la calidad, equidad y eficiencia de los servicios educativos.
5. Formar capital humano para la inversión laboral y profesional con garantía de éxito. Se refiere a la elevar los índices de Competitividad mediante la formación de capital humano con dominio y uso de un segundo idioma y en tecnologías de la información y comunicación.
6. Promover la participación de padres, madres de familia y comunidad educativa en el desarrollo del centro educativo. Lineamiento estratégico que propone la participación social en procesos de toma de decisiones asociados con la gestión, transparencia y acceso a la información educativa.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Objetivos del Manual de Procesos y Procedimientos
Proporcionar al Proyecto Calidad de la Educación, Gobernabilidad y Fortalecimiento Institucional, Secretaría de Educación, un documento oficial que contribuya a la Institución a estandarizar criterios y procedimientos, para el mejor desempeño y logro de los objetivos organizacionales, simplificando de esta forma su ejecución y aportando un marco de referencia para la mejora continua de los mismos.
Establecer lineamientos y parámetros, en el desarrollo de actividades que corresponden a los Procesos del Proyecto, a fin de alcanzar los objetivos de la institución en tiempo y forma; tratando en todas las etapas, de reducir al máximo el uso de los recursos.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Glosario y Acrónimos
En el presente Manual de Operación se utilizarán las siguientes siglas y abreviaturas:
AECO Asociación Educativa Comunitaria
ADEL Asociaciones de Desarrollo Educativo Local
AID Asociación Internacional para el Desarrollo
BM Banco Mundial
COMDE Consejo Municipal de Desarrollo Educativo
CCEPREB Centro Comunitario de Educación Pre-Básica
CD Comité de Dirección
CE Centro Educativo
CLP Consultores de largo plazo
CCP Consultores de corto plazo
CQSConsultants Qualifications Selection (Selección basada en calificación de consultores- SCC)
DDE Dirección Departamental Educación
DEV Documento de Evaluación del ProyectoDGEC Dirección General de Evaluación de la CalidadDGSP Dirección General de Servicios Pedagógicos
DIGECE Dirección General de Evaluación de la Calidad EducativaEIB Educación Intercultural BilingüeEFA Educación para TodosEFA-FC Educación para Todos – Fondo ComúnEFA-FTI Educación para Todos – Fast Track Initiative
GA Gerencia AdministrativaGdH Gobierno de HondurasIC Individual Consultants (Consultores individuales - CI)IAF Informe de Administración FinancieraIAGF Informe de Avance de la Gestión FinancieraINICE Instituto Nacional de Investigación y Capacitación EducativaINPREMA Instituto Nacional de Previsión del MagisterioITP Informe de Terminación del Proyecto (Implementation Completion Report –ICR)
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
JP Jefe de ProyectoLPI Licitación Pública InternacionalLPN Licitación Pública NacionalMG-ME Marco General – Memorando de EntendimientoMOP Manual de Operación del ProyectoNO No ObjeciónONG Organizaciones No GubernamentalesPAC Plan Anual de ContratacionesPAD Project Appraisal Document (Documento de Evaluación Preliminar de Proyecto)PEC Proyecto Educativo de CentroPER Proyecto Educativo de RedPOA Plan Operativo AnualPROHECO Programa Hondureño de Educación ComunitariaTDR Términos de ReferenciaSBC Selección basada en calidadSBCC Selección basada en calidad y costoSCC Selección basada en calificaciones de consultoresSSAAYF Subsecretaría de Asuntos Administrativos y FinancierosSBPF Selección bajo presupuesto fijo (Fixed Budget Selection – FBS)
SCC Selección basada en calificaciones de consultores (Selection based on Consultants Qualifications –CQS)
SE Secretaría de EducaciónSEE Secretario Ejecutivo del Comité de DirecciónSEFIN Secretaría de FinanzasSEPA Seguimiento del Plan de ContratacionesSIEE Sistema Integrado de Estadísticas EducativasSIARHD Sistema Integrado de Administración de Recursos Humanos DocentesSIAFI Sistema de Administración Financiera IntegradaSINECE Sistema Nacional de Evaluación de la Calidad EducativaSMC Selección basada en el menor costoSoE Statement of Expenses (Certificado de Gastos)SRF Solicitud de Retiro de Fondos
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
SSS Single Source Selection (Selección con base en una sola fuente – SSF)TdR Términos de ReferenciaTEC Transferencia entre CuentasSSATP Sub-Secretaría de Asuntos Técnico-PedagógicosUAP Unidad Administrativa del ProyectoUECEX Unidad Ejecutora de Créditos ExternosUGPP Unidad de Gestión de Programas y ProyectosUGP Unidad de Gestión del ProyectoUI Unidad de InfotecnologíaUL Unidad de LíneaUME Unidad de Modernización EducativaUSNAD Unidad de Supervisión Nacional y Acompañamiento DocenteUPEG Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Política o Principios
El Proyecto Calidad de la Educación, Gobernabilidad y Fortalecimiento Institucional, tiene como Políticas y Principios Institucionales los siguientes:
CONVENIO DE CREDITOConvenio Financiero No. 4381-HO suscrito el 2 de julio de 2008, entre la Asociación Internacional de Fomento (AIF) y el Gobierno de la República de Honduras. Anexo 1
DOCUMENTOS OFICIALES DEL PROYECTOEl Proyecto se rige con las políticas y principios del Banco Mundial, enmarcados en las Leyes del Estado de Honduras. Los documentos oficiales del Proyecto Incluyen:
1. Documento de la Evaluación Inicial del Proyecto (Anexo 2)2. Manual de Operaciones (Anexo 3)3. Documento de Restructuración del Proyecto (Anexo 4)
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIAToda actividad financiera realizada por el Proyecto deberá estar incluida en el POA del Proyecto del año correspondiente.
Entre abril y mayo de cada año, la SE preparará su programa de inversión para el siguiente año (incluyendo las partidas del Proyecto), y lo enviará a la SEFIN. Este programa deberá ser consistente con la política presupuestaria dictada por ésta Secretaría, y será incorporado en el presupuesto nacional para su entrega al Congreso en septiembre. Con base en el presupuesto autorizado, la SE ajustará el POA y el PAC, que serán revisados por el BM.
La UGP tendrá a su cargo la preparación de los Planes Operativos Anuales (POA). El desarrollo de las actividades del Proyecto seguirá una programación anual basada en POA, que deberán ser desglosados para cada uno de los componentes y serán validados por el Comité de Dirección y acordados con el BM en reuniones anuales de seguimiento.
SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO-FINANCIEROPara la implementación del Proyecto, la SAF utilizará el sistema nacional para la contabilidad y preparación de reportes de actividad financiera. Las actividades financieras del proyecto (especialmente presupuesto y su ejecución) serán registradas en el SIAFI.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
También se utilizará el subsistema UEPEX del SIAFI, el cual es un sistema de gestión y registro de transacciones financieras de proyectos con financiamiento externo, que comprende los módulos de presupuesto, contabilidad, registro de desembolsos y ejecución de gastos, tesorería y compras y contrataciones. Mediante el UEPEX, la SAF deberá generar los reportes requeridos para realizar los cierres contables del Proyecto.
Su estructura permite reflejar, entre otros aspectos, la codificación de las cuentas contables, los saldos o montos iniciales en efectivo, total en bancos, las transferencias de fondos, las categorías de desembolso de inversión, la categoría de los gastos a ser cubiertos con fondos nacionales o de operación (servicios, viáticos y gastos de viaje, mantenimiento, materiales y suministros, y otros) y origen de los fondos (contrapartida/externos).
Durante el transcurso de la implementación del Proyecto, el BM continuará trabajando con la SE y SEFIN para asegurar la puesta en práctica y la operación apropiadas de UEPEX para el Proyecto.
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONESLa adjudicación de los contratos previstos en el marco del Proyecto será realizada directamente por la UGP. El PAC especificará los métodos que deberán ser utilizados para realizar las actividades del proyecto. El plan deberá ponerse al día regularmente para reflejar el desarrollo del Proyecto. Una vez revisado, se enviará al BM para aprobación, a más tardar 12 meses después de la fecha del PAC anterior.
NORMATIVA BANCO MUNDIALLos Procesos de Adquisiciones están regidos bajo la Normativa del Banco Mundial, entre las Normas se incluyen las siguientes:
1. Normas: Selección y Contratación de Consultores (Anexo 5)2. Normas: Adquisiciones de Bienes, Obras y Servicios distintos a los de Consultoría. (Anexo 6)
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
PROCESOS – UNIDAD MONITOREO Y EVALUACIÓN
Se incluye por cada Proceso lo siguiente:
1. Matriz de Proceso con sus respectivas actividades2. Diagrama de Flujo3. Matriz de Riesgos
Los Procesos que corresponden a esta Unidad son los siguientes:
PROCESO 1 – ELABORACION DE POA DEL PROYECTO
PROCESO 2 – ELABORACIÓN DE INFORME SEMESTRAL
PROCESO 3 – ELABORACIÓN DE HERRAMIENTAS DE CONTROL INTERNO
PROCESO 4 – ARCHIVO DE DOCUMENTACION
PROCESO 5 – SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS
PROCESO 6 – REPORTE DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO MENSUAL A LA UPEG
PROCESO 7 – ELABORACIÓN DE CONTRATOS DE CONSULTORIAS Y SERVICIOS PROFESIONALES
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: Monitoreo y Evaluación
Proceso: ELABORACION DE POA DEL PROYECTO
Alcance o ambito de aplicación:SECRETARÍA DE EDUCACIÓNFecha: 23/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1 Solicitud de Información
Coordinar la elaboración del POA del Proyecto en tiempo y forma, a fin de satifacer las principales necesidades de la SE a través de las Unidades de Línea de SE.
Solicitar a las Unidades de Línea la elaboración de Memorias de Cálculo con actividades a ejecutar en el año
2 díasUNIDAD MONITOREO
Coordinador de Monitoreo y Evaluación
2Revisar junto con las UL cada una de
las Memorias de Cálculo10 días
UNIDAD MONITOREO
Coordinador de Monitoreo y Evaluación
3Modificar y realizar ajustes a las Memorias de Cálculo de las UL
1 díaUNIDAD MONITOREO
Coordinador de Monitoreo y Evaluación
Memorias de Cálculo
4 Elaboración de POA
Incorporar las actividades de las Memorias de Cálculo al POA del Proyecto y hacer los cálculos por
Componente
10 díasUNIDAD MONITOREO
Coordinador de Monitoreo y Evaluación
POA
5Revisar el Presupuesto aprobado del
año, y hacer los ajustes necesarios en el POA
2 díasUNIDAD MONITOREO
Coordinador de Monitoreo y Evaluación
6 Solicitud de no objeción Solicitar No Objeción del POA al Banco Mundial
3 díasUNIDAD MONITOREO
Coordinador de Monitoreo y Evaluación
POA NO OBJETADO
7Cargar POA Presentar y cargar POA en la UPEG
1 día
UNIDAD MONITOREO
Coordinador de Monitoreo y Evaluación
RESPON-SABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
RESUL-TADO / PRODUCTO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
Coordinar la elaboración del POA del Proyecto en tiempo y forma, a fin de satisfacer las principales necesidades de la SE a través de
las Unidades de Linea de SE.
Unidad: Monitoreo y Evaluación
Proceso: ELABORACION DE POA DEL PROYECTO
Fecha: 23/09/2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1
Solicitud de Información
Que la información la entreguen tardía e incompleta 5 5 25
Solicitar con tiempo a UL memorias de cálculo y dar seguimiento
8 Medio(1)
2 Presupuestos elevados de difícil ejecución 3 4 12 Verificar con UL las memorias de cálculo, con datos reales 3 Bajo
(3)
3
Elaboración de POA
Que no se pueda ajustar el POA al techo presupuestario establecido 5 1 5
Identificar con UL todas las actividades que no son prioritarias, y montos que representan
2 Bajo(5)
4 Mala decisión de actividades afectadas en recorte presupuestario 5 2 10
Analizar con autoridades de SE las actividades que son prioridad para la institución
4 Bajo(2)
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
5 Tiempo tardío de entrega de POA 3 4 12Iniciar con antelación la elaboración del POA, para que este listo en la fecha establecida
3Bajo(4)
6 Cargar POA Dificultad de carga del POA en la UPEG 4 1 4Verificar con UPEG si cuentan con el equipo necesario, y planificar carga del POA
1 Bajo(6)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: Monitoreo y Evaluación
Proceso: ELABORACION DE INFORME SEMESTRAL
Alcance o ambito de aplicación:SECRETARÍA DE EDUCACIÓNFecha: 23/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1 Solicitud de Información
Presentar a las autoridades de Secretaría de Educación y Banco Mundial los avances Fisicos y Financieros obtenidos en el desarrollo de actividades del Proyecto y el logro de los objetivos establecidos
Solicitar a las Unidades de Línea la información de respaldo que debe
ser incluida en el Informe2 días
UNIDAD MONITOREO
Coordinador de Monitoreo y Evaluación
2Revisar la información enviada por
Unidades de Línea10 días
UNIDAD MONITOREO
Coordinador de Monitoreo y Evaluación
3Si la documentación está correcta se
procesa e incluye en el Informe Semestral, si no se vuelve a solicitar.
1 díaUNIDAD MONITOREO
Coordinador de Monitoreo y Evaluación
4 Elaboración de Informe
Incorporar en el Informe el detalle de las actividades desarrolladas en el Semestre, incluyendo el avance
en el cumplimiento de los indicadores del Proyecto
10 díasUNIDAD MONITOREO
Coordinador de Monitoreo y Evaluación
5Elaborar matrices, cuadros y tablas
de contenido2 días
UNIDAD MONITOREO
Coordinador de Monitoreo y Evaluación
Matrices de Indicadores
6Solicitar a la Unidad Financiera
información contable del Proyecto y PMRs correspondiente al semestre
1 díaUNIDAD MONITOREO
Coordinador de Monitoreo y Evaluación
7Revisar la información y elaborar cuadros de situación Financiera
1 diaUNIDAD MONITOREO
Coordinador de Monitoreo y Evaluación
Cuadros Financieros
8 Revisión de Informe Revisar en detalle el Informe Semestral
3 díasUNIDAD MONITOREO
Coordinador de Monitoreo y Evaluación
Informe Semestral
9 Presentación de InformePresentar Informe Semestral a las autoridades de la Secretaría de Educación y Banco Mundial
5 díasUNIDAD MONITOREO
Coordinador de Monitoreo y Evaluación
Autoridades de la SE y BM
RESPON-SABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
RESUL-TADO / PRODUCTO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
Presentar a las autoridades de Secretaría de Educación y Banco Mundial los avances Fisicos y Financieros obtenidos en el
desarrollo de actividades del Proyecto, y el logro de los objetivos establecidos
Unidad: Monitoreo y Evaluación
Proceso: ELABORACION DE INFORME SEMESTRAL
Fecha: 23/09/2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1Solicitud de Información
Que la información la entreguen tardía e incompleta 5 5 25
Solicitar con tiempo a UL la información, especificando lo que se necesita
7 Medio(1)
2 Información enviada sin fundamentos o respaldo 5 2 10 Verificar en campo las actividades desarrolladas por UL 2 Bajo
(3)
3Elaboración de
Informe
No se cuenten con suficiente evidencia o información de cumplimiento de los indicadores 5 3 15 Solicitar a UL envío de
información, según indicadores 3 Bajo(2)
4 Tardanza en la estructuración del informe 5 1 5Iniciar con antelación la elaboración del informe, para que esté listo en la fecha establecida
1 Bajo(5)
6 Revisión de Informe
No se puedan verificar todas las actividades del semestre incorporadas en el informe 4 2 8
Solicititar a Coordinadores de UL envíen información con oficio, que respalde los datos proporcionados
2 Bajo(4)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: Monitoreo y Evaluación
Proceso: ELABORACION DE HERRAMIENTAS DE CONTROL Y MONITOREO
Alcance o ambito de aplicación:SECRETARIA DE EDUCACIONFecha: 23/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1 Solicitud de Información
Elaborar diferentes mecanismos de control y monitoreo que
faciliten el seguimiento de los Procesos del Proyecto, de
acuerdo a las Normas del Banco Mundial y Secretaría de
Educación, garantizando así la correcta ejecución de los Fondos
del del Proyecto
Solicitar a la Unidad Financiera información contable del Proyecto, Client Connection, Ejecutado según
SIAFI
2 díasUNIDAD
MONITOREOCoordinador de Monitoreo y
Evaluación
2
Solicitar a la Unidad de Adquisiciones Información de los
Procesos ejecutados, pagos pendientes y otra
2 díasUNIDAD
MONITOREOCoordinador de Monitoreo y
Evaluación
3 Elaboración de Matrices Elaborar Matrices de Previsión de Gastos y Situación Financiera
1 díaUNIDAD
MONITOREOCoordinador de Monitoreo y
Evaluación
Situación Financiera y Previsión de Gastos del
Proyecto
4Revisar matrices y sus valores,
corroborar con datos del Sistema Contable
1 díaUNIDAD
MONITOREOCoordinador de Monitoreo y
Evaluación
5Identificación de Ruta Critica
Identificar la Ruta Critica del Proyecto, actividades retrasadas, no
ejecutadas o con problemas de ejecución
2 díasUNIDAD
MONITOREOCoordinador de Monitoreo y
EvaluaciónRuta Critica
6Solicitar a las Unidades de Línea el
avance en la ejecución de las actividades
1 díaUNIDAD
MONITOREOCoordinador de Monitoreo y
EvaluaciónUL Coordinadores de UL
7Revisar periódicamente el avance
Fisico y Financiero del ProyectoUNIDAD
MONITOREOCoordinador de Monitoreo y
EvaluaciónCuadros Financieros
RESPONSABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
RESULTADO / PRODUCTO
Página 21
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
Elaborar diferentes mecanismos de control y monitoreo que faciliten el seguimiento de los Procesos del Proyecto, de acuerdo a las Normas
del Banco Mundial y Secretaría de Educación, garantizando así la correcta ejecución de los Fondos del Proyecto
Unidad: Monitoreo y Evaluación
Proceso:ELABORACION DE HERRAMIENTAS DE CONTROL Y MONITOREO
Fecha: 23/09/2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1Solicitud de Información
Que la información la entreguen incompleta 5 3 15
Solicitar a Unidad Financiera la información con tiempo y especificar lo que se necesita
4 Bajo(2)
2 Que no se pueda ingresar al Client Connection 5 1 5
Imprimir reportes y estado financiero diariamente, a fin de contar con datos recientes
2 Bajo(5)
3Elaboración de
Matrices
Que existan demasiadas actividades sin ejecutar 5 3 15 Dar seguimiento a las actividades de
ruta critica 5 Bajo(1)
4 Que no se entiendan las matrices 5 2 10Explicar a los usuarios de las matrices el origen de los datos y su uso
3 Bajo(3)
6 Revisión periódicaQue las Unidad Financiera y Adquisiciones no tengan al día sus procesos y documentación
5 4 20 Dar seguimiento a los procesos y su ejecución 3 Bajo
(4)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 22
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 23
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION
Unidad: MONITOREO Y EVALUACION
Proceso: ARCHIVO DE DOCUMENTACION
Alcance o ambito de aplicación:UGPFecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1
Dar entrada a toda la documentación remitida por la Coordinación de la Unidad de Gestión del Proyecto para su respectiivo trámite
Mantener de forma ordenada y clasificada toda la documentación que ingresa a la Coordinación de la Unidad de Gestión del Proyecto
Documentación recibida por la Coordinación de la Unidad de Gestión del Proyecto
Recibir la documentación remitida por la Coordinación
de la Unidad de Gestión colocando la fecha, hora y
firma de la persona que recibe
1 díaMonitoreo y Evaluación
Asistente Monitoreo
Archivos actualizados con la información correspondiente
2Dar trámite a cada una de las solicitudes recibidas
Realizar la gestión correspondiente a cada solicitud ante la Unidad
respectiva
1 díaMonitoreo y Evaluación
Asistente Monitoreo
3
Archivo de toda la documentación que se recibe de la Coordinación de la Unidad de Gestión del Proyecto
Ordenar y clasificar la documentación por
Componente, Subcomponente y actividad
realizada
5 díasMonitoreo y Evaluación
Asistente Monitoreo
RESPON-SABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
RESUL-TADO / PRODUCTO
Página 24
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION Objetivo :
Mantener de forma ordenada y clasificada toda la documentación que ingresa a la Coordinación de la Unidad
de Gestión del Proyecto
Unidad: MONITOREO Y EVALUACION
Proceso: ARCHIVO DE DOCUMENTACION
Fecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1
Dar entrada a toda la documentación remitida por la Coordinación de la Unidad de Gestión del Proyecto para su respectivo trámite
No realizar control de recibo de documentos 5 1 5 Realizar control de entrada de documentos 2 Bajo
(2)
2Dar trámite a cada una de las solicitudes recibidas
No estar dentro de los parámetros establecidos en el Proyecto 5 2 10 Verificar la factibilidad de
cada solicitud 3 Bajo(1)
3
Archivo de toda la documentación que se recibe de la Coordinación de la Unidad de Gestión del Proyecto
No contar con los insumos necesarios para su archivo 5 1 5
Verificar que se tenga el material y las condiciones de archivo necesarios
1 Bajo(3)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 25
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 26
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION
Unidad: MONITOREO Y EVALUACION
Proceso: SOLICITUD DE ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS
Alcance o ambito de aplicación:UGP Y UNIDADES DE LINEA SECRETARIA DE EDUCACIONFecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1
Constatar que esté autorizada la adquisición del bien o servicio dentro de las Actividades contempladas en el Plan Operativo Anual (POA) del Proyecto
Realizar la compra de bienes o la adquisición de servicios de conformidad a la normativa establecida en el Proyecto
Plan Operativo Anual (POA) debidamente aprobado por
el Banco Mundial
Verificar en el POA cada una de las adquisiciones que se
realizarán 5 minutos
Monitoreo y Evaluación
Asistente Monitoreo
2
Solicitud de las Especificaciones técnicas para la adquisición del bien o servicio que se pretenda adquirir por cualquiera de las Unidades de Línea involucradas con el Proyecto o por la Unidad de Gestión del Proyecto
Especificaciones Técnicas
Solicitar a la Especialista de Monitoreo las
especificaciones técnicas revisadas enviadas por la
Unidad de Línea interesada en el bien o servicio
2 díasMonitoreo y Evaluación
Asistente MonitoreoMonitoreo y Evaluación
Coordinador Monitoreo y Evaluación
3
Envío de Memorandum solicitando se realice la adquisición del bien o servicio de conformidad a las especificaciones técnicas recibidas
Memorandum firmado por la Coordinadora de la Unidad de Gestión del
Proyecto
Solicitar a la Unidad de Adquisiciones del Proyecto
se realice trámite de adquisición del bien o
servicio para la Unidad de Línea solicitante
De 15 a 30 díasMonitoreo y Evaluación
Asistente MonitoreoUnidad de
AdquisicionesCoordinador Unidad de
Adquisiciones
4
Aviso de la recepción de los bienes a la Unidad de Línea Interesada
Acta de Recepción
Informar al responsable de la Unidad de Línea interesada sobre la adquisición del bien
o servicio para su debida aceptación y recibo
30 minutosMonitoreo y Evaluación
Asistente Monitoreo Unidades de Línea
RESPON-SABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
RESUL-TADO / PRODUCTO
Página 27
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución :SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION Objetivo :
Realizar la compra de bienes o la adquisición de servicios de conformidad a la normativa establecida en
el ProyectoUnidad: MONITOREO Y EVALUACION
Proceso:ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS
Fecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
No. Actividad / Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1
Constatar que esté autorizada la adquisición del bien o servicio dentro de las Actividades contempladas en el Plan Operativo Anual (POA) del Proyecto
Que no esté autorizada la adquisición 5 4 20 Verificación en el POA 3 Bajo
(3)
2
Solicitud de las Especificaciones técnicas para la adquisición del bien o servicio que se pretenda adquirir por cualquiera de las Unidades de Línea involucradas con el Proyecto o por la Unidad de Gestión del Proyecto
Que no cumplan con los requerimientos necesarios 5 5 25 Revisar con
especialistas 5 Bajo(2)
Página 28
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
3
Envío de Memorandum solicitando se realice la adquisición del bien o servicio de conformidad a las especificaciones técnicas recibidas
Que no hayan oferentes 5 5 25Listado de proveedores con su registro
2 Bajo(4)
4 Aviso de la recepción de los bienes a la Unidad de Línea Interesada Que no acepten la compra realizada 5 5 25
Cerciorarse que la compra realizada concuerde lo comprado con lo solicitado
6 Bajo(1)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 29
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 30
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIONUnidad: MONITOREO Y EVALUACIONProceso: REPORTE DE EJECUCION DEL PRESUPUESTO MENSUAL A LA UPEGAlcance o ambito de aplicación:SECRETARIA DE FINANZASFecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1
Elaboración de Matriz de pago
Ingresar en el Sistema SIAFI de la Secretaría de Finanzas de forma correcta la ejecución mensual reflejada por el Proyecto y la Donación Japonesa
F01 elaborados para los diferentes pagos realizados
por la Unidad Administrativa Financiera del Proyecto
Solicitar a la Unidad Administrativa-Financiera todos los F01 elaborados
durante el mes que se va a reportar la ejecución a la Unidad de Planificación y
Evaluación de la Gestión (UPEG)
1 díaMonitoreo y Evaluación
Asistente MonitoreoAdministrativa
FinancieraAuxiliar Administrativo
2
Elaborar un cuadro en excel detallando cada uno de los pagos realizados por el
Proyecto y la Donación Japonesa identificándolos por objeto de gasto,
región, monto devengado, resultado de producción, fuente, número de f01,
número de actividad, descripción y con la actividad POA con la que se hizo la solicitud original para el respectivo
trámite de pago
1 díaMonitoreo y Evaluación
Asistente MonitoreoMatriz de pagos
realizados
3
Agrupación de actividades
Cuadro elaborado con el detalle de todos los f01
reportados
Realizar un filltro para poder agrupar cada f01 por actividad y conocer cuanto ha sido el monto ejecutado por cada una
10-15 minutosMonitoreo y Evaluación
Asistente MonitoreoAdministrativa
FinancieraAnalista de Presupuesto
4
Compaeración de F01 entregados por la Unidad Administrativa Financiera y lo reportado por el SIAFI
Reporte de ejecución financiera sacado
directamente del SIAFI
Realizar el respectivo cuadraje de montos para que concuerde lo que se
tiene en f01 y lo reportado por el SIAFI1 día Administrativa Asistente Monitoreo
Administrativa Financiera
Analista de Presupuesto
5
Elaboración de formato de evaluación física y financiera de la ejecución a reportar
Cuadro realizado con el cuadraje correspondiente
Elaborar la matriz de evaluación física y financiera de la ejecución que se
reportará a la Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión (UPEG)
1 horaMonitoreo y Evaluación
Asistente MonitoreoMatriz de evaluación
fisica y financieraUPEG
Oficial de Enlace entre la UPEG y los Proyectos y
Programas
6
Elaboración de informe
formato de evaluación física y financiera
Elaborar un informe narrativo de cada una de las actividades contempladas en
la ejecución física y financiera desglosada por cada uno de los
Componentes del Proyecto
1 horaMonitoreo y Evaluación
Asistente Monitoreo Informe de Ejecución UPEGOficial de Enlace entre la UPEG y los Proyectos y Programas
7
Ingreso de Ejecución al SIAFI desde la UPEG de SE
Cuadro con el cuadraje realizado por la Unidad
Administrativa Financiera
Ingresar al SIAFI la ejecución mensual debidamente cuadrada por actividad,
directamente desde la Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión (UPEG) incluyendo todos los datos de
ejecución física y financiera
1 horaAdministrativa
Monitoreo y Evaluación
Analista de Presupuesto
Asistente Monitoreo
Ejecución mensual cargado en SIAFI
UPEGOficial de Enlace entre la UPEG y los Proyectos y
Programas
RESPON-SABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
RESUL-TADO / PRODUCTO
Página 31
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución :SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION Objetivo :
Ingresar en el Sistema SIAFI de la Secretaría de Finanzas de forma correcta la ejecución mensual reflejada por el Proyecto y la
Donación Japonesa
Unidad: MONITOREO Y EVALUACION
Proceso:
REPORTE DE EJECUCION DEL PRESUPUESTO MENSUAL A LA UPEG
Fecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
No. Actividad / Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 Elaboración de Matriz de pago
Que los F01 no se encuentren impresos o que no estén ordenados en su respectivo Leitz
4 4 16 Solicitar con anticipación a la Unidad Administrativa Financiera que se tengan ordenados los F01
2 Bajo(4)
2 Agrupación de actividades
Que los F01 no estén archivados desde el primero hasta el último que se tramitó durante el mes que se reportará la ejecución
5 4 20 Cerciorarse que los F01 sean entregados en su totalidad 5 Bajo
(2)
3
Comparación de F01 entregados por la Unidad Administrativa Financiera y lo reportado por el SIAFI
Que no concuerden los montos ejecutados por Componente entre lo posteado de los F01 y lo reportado por el SIAFI
5 5 25 Asegurarse que la información concuerde entre ambos datos 4 Bajo
(3)
4
Elaboración de formato de evaluación física y financiera de la ejecución a reportar
Tener la información incompleta 5 4 20
Asegurarse que la información esté completa 7 Medio
(1)
Página 32
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
5 Elaboración de informeQue no se logren plasmar todas las actividades realizadas por componente
4 1 4Llevar un control de todas las actividades realizadas 1
Bajo(6)
6 Ingreso de Ejecución al SIAFI desde la UPEG de SE
Que no se logre cuadrar los resultados de lo posteado de los F01 y lo reportado por el SIAFI
5 4 20 Asegurarse que la información este correcta 2 Bajo
(5)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 33
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 34
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIONUnidad: MONITOREO Y EVALUACIONProceso: ELABORACION DE CONTRATOS DE CONSULTORIAS Y SERVICIOS PROFESIONALES Alcance o ambito de aplicación: UGP Y UNIDADES DE LINEA SECRETARIA DE EDUCACIONFecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1
Constatar que esté contemplada la contratación dentro de las Actividades autorizadas en el Plan Operativo Anual (POA) del Proyecto
Elaborar cada uno de los contratos de servicios de consultoría y de servicios profesionales debidamente autorizados para su proceso
Plan Operativo Anual (POA) debidamente aprobado por
el Banco Mundial
Verificar en el POA cada una de las contrataciones que se
realizarán 5 minutos
Monitoreo y Evaluación
Asistente MonitoreoContratos
elaborados y aprobados
2
Solicitud de Términos de Referencia para la contratación que se pretenda realizar por cualquiera de las Unidades de Línea involucradas con el Proyecto o por la Unidad de Gestión del Proyecto
Términos de Referencia revisados
Solicitar a la Especialista de Monitoreo los Términos de
Referencia revisados enviados por la Unidad de Línea interesada en alguna
contratación
2 díasMonitoreo y Evaluación
Asistente MonitoreoMonitoreo y Evaluación
Coordinador Monitoreo y Evaluación
3
Envío de Memorandum solicitando se realice trámite de no objeción de los Términos de Referencia ante el Banco Mundial
Memorandum firmado por la Coordinadora de la Unidad de Gestión del
Proyecto
Solicitar a la Unidad de Adquisiciones del Proyecto
se realice trámite de no objeción a los Términos de Referencia remitido para su
respectivo proceso
5 díasMonitoreo y Evaluación
Asistente MonitoreoUnidad de
AdquisicionesCoordinador Unidad de
Adquisiciones
4
Elaboración de contratos de servicios profesionales
No objeción remitida por el Banco Mundial
Solicitar a la Unidad de Adquisiciones la Solicitud de No Objeción emitida por el
Gerente del Proyecto (Banco Mundial)
30 minutosMonitoreo y Evaluación
Asistente Monitoreo
5
Elaboración de contratos de servicios de consultoría
No objeción remitida por el Banco Mundial y la
evaluación de la terna correspondiente
Elaborar contrato de Servicios de Consultoría
30 minutosMonitoreo y Evaluación
Asistente Monitoreo
6
Solicitud de número de acuerdo para validar el contrato elaborado
Oficio de solicitud remitido a la Secretaria General por la Coordinadora de la Unidad
de Gestión
Solicitar a la Secretaria General la autorización de un
número de acuerdo para legalizar el contrato
elaborado
5-8 díasMonitoreo y Evaluación
Asistente MonitoreoSecretaría
GeneralSecretaria General
7
Firma de contrato elaborado Oficio de solicitud de firma del Señor Ministro del contrato remitido a la
Secretaria General por la Coordinadora de la Unidad
de Gestión
Solicitar a la Secretaria General la revisión del
contrato y sus adjuntos para pasarlo a firma del Señor
Ministro
20 díasMonitoreo y Evaluación
Asistente MonitoreoSecretaría
GeneralSecretaria General
RESPONSABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
RESULTADO / PRODUCTO
Página 35
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION Objetivo :
Elaborar cada uno de los contratos de servicios de consultoría y de servicios profesionales debidamente
autorizados para su proceso
Unidad: MONITOREO Y EVALUACION
Proceso:ELABORACION DE CONTRATOS DE CONSULTORIAS Y SERVICIOS PROFESIONALES
Fecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
No. Actividad / Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1
Constatar que esté contemplada la contratación dentro de las Actividades autorizadas en el Plan Operativo Anual (POA) del Proyecto
Que la contratación no esté contemplada en el POA 5 4 20 Verificar en el POA 4 Bajo
(3)
2
Solicitud de Términos de Referencia para la contratación que se pretenda realizar por cualquiera de las Unidades de Línea involucradas con el Proyecto o por la Unidad de Gestión del Proyecto
Que no se logre un consenso en la revisión de los Términos de Referencia 5 4 20 Cerciorarse de contar con
la información correcta 3 Bajo(7)
3
Envío de Memorandum solicitando se realice trámite de no objeción de los Términos de Referencia ante el Banco Mundial
Que no cumplan con los objetivos de la consultoría 4 5 20 Verificar el alcance
deseado 4 Bajo(4)
Página 36
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
4Elaboración de contratos de servicios profesionales
Que no se autorice la contratación de personal técnico y de apoyo 4 5 20
Verificar la aprobación de la contratación 5
Bajo(2)
5 Elaboración de contratos de servicios de consultoría
Que no se autorice la contratación de la consultoría 4 5 20 Solicitar la no objeción 4 Bajo
(5)
6Solicitud de número de acuerdo para validar el contrato elaborado
Que la persona a contratar no cumpla con los requerimientos de la consultoría 5 5 25 Revisar perfiles de
candidatos 6 Bajo(1)
7 Firma de contrato elaborado que no se acepte la contratación 5 5 25 Contar con aprobaciones previas 4 Bajo
(6)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 37
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 38
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
PROCESOS – UNIDAD FINANCIERA
Se incluye por cada Proceso lo siguiente:
1. Matriz de Proceso con sus respectivas actividades2. Diagrama de Flujo3. Matriz de Riesgos
Los Procesos que corresponden a esta Unidad son los siguientes:
PROCESO 8 – APROBACIÓN DE F01
PROCESO 9 – MODIFICACION PRESUPUESTARIA
PROCESO 10 – INGRESO Y DISTRIBUCIÓN DE CUOTA DE COMPROMISO
PROCESO 11 – INGRESAR ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
PROCESO 12 – ELABORACIÓN DE F01
PROCESO 13 – ELABORACIÓN DE F07
PROCESO 14 – MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA
PROCESO 15 – SOLICITUD DE DESEMBOLSO
PROCESO 16 – SOLICITUD DE VACACIONES
PROCESO 17 – PLANILLA SEGURO SOCIAL
PROCESO 18 – DECLARACION JURADA DE BIENES (TSC)
PROCESO 19 – INFORME DE CUENTAS POR COBRAR
PROCESO 20 – RECEPCION Y ENTREGA DE BIENES
PROCESO 21 – REGISTRO EN EL SISTEMA (MODULO DE BIENES)
Página 39
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
PROCESO 22 – DESCARGO O TRANSFERENCIA DE BIENES
PROCESO 23 – SOLICITUD DE MATERIALES DE OFICINA Y ASEO
PROCESO 24 – RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES DE OFICINA
PROCESO 25 – INFORMES FINANCIEROS CONTABLES
PROCESO 26 – INGRESO DE PAGOS F01 AL SISTEMA DE BANCOS
PROCESO 27 – CONCILIACIONES BANCARIAS
PROCESO 28 – CALCULO Y LIQUIDACION DE VIATICOS Y ANTICIPOS
PROCESO 29 – CIERRE CONTABLE MENSUAL
PROCESO 30 – ELABORACIÓN DE PLANILLA
PROCESO 31 – CREACION Y ARQUEO DE CAJA CHICA
Página 40
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Aprobación de F01Alcance o ambito de aplicación: Efectuar pagos correspondientesFecha: 24 de Septiembre de 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1Revisión de solicitud del gasto, F01 (Formulario del gasto)
Verificar que el gasto esté contemplado en el
POA y Presupuesto
F01 Verificado, POA y Presupuesto
Revisar documentación de solicitud del gasto F01 como
ser: fuente de financiamiento, Convenio, Estructura Presupuestaria,
Componente Objeto del Gasto, beneficiarios y
valores.
5 minutosUnidad
FinancieraAnalista y Encargado de
Prespuesto UGPSolicitud del gasto
aprobadoUnidad
FinancieraCoordinador Unidad
Financiera
Regresar el F01, en caso de no estar correcto, al Auxiliar
Administrativo
RESPON-SABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
RESUL-TADO / PRODUCTO
Página 41
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaria de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
Verificar que el gasto esté contemplado en el POA y Presupuesto
Unidad: Financiera
Proceso: Aprobación de F01
Fecha: 24 de septiembre del 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1
Revisión de solicitud del gasto, F01 (Formulario del Gasto)
Que se pague a otra persona o que se cargue a otro componente u objeto del gasto 5 1 5 Revisar el pin del SIAFI 1 Bajo
(1)
2 Que se cargue a otro componente u objeto del Gasto. 3 2 6 Revisar el Memorandun de
pago y el POA 1 Bajo(2)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 42
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 43
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Modificacion PresupuestariaAlcance o ambito de aplicación: Disponibilidad de presupuesto en Componentes y Objetos de GastosFecha: 24 de Septiembre de 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1Elaboración de Modificación
Presupuestaria
Financiar actividades que no cuentan con
disponibilidad presupuestaria
POA y PresupuestoDetallar por cada actividad el número del objeto del gasto
2 diasUnidad
Financiera
Analista y Encargado de
Presupuesto UGP
2Elaborar un resumen por
componente y objeto de gasto a utilizar
2 HorasUnidad
Financiera
Analista y Encargado de
Presupuesto UGP
3Establecer la diferencia entre lo disponible según presupuesto vigente y de lo que se requiere
4 horasUnidad
Financiera
Analista y Encargado de
Presupuesto UGP
4
Elaborar la modificación presupuestaria, definiendo que renglón presupuestario se debe
aumentar y que renglón presupuestario se debe
disminuir, considerar que NO se puede disminuir el grupo 4 (Inversión), pero si se puede
incrementar.
4 horasUnidad
Financiera
Analista y Encargado de
Presupuesto UGP
Modificación lista para ingresar
Gerencia Administativa
SEDUCGerente Administrativo
5
Preparar oficio al Gerente Administrativo de la SEDUC,
solicitando autorización para la Modificación Presupuestaria
15 minutos
Unidad Financiera
Analista y Encargado de
Presupuesto UGP
Autorización para el ingreso de
Modificacion Presupuestaria
Gerencia Administativa
SEDUCGerente Administrativo
6Ingresar la Modificación
Presupuestaria en el SIAFI con perfil autorizado.
2 horasUnidad
Financiera
Analista y Encargado de
Presupuesto UGP
Modificación ingresada en el SIAFI
Coordinación UGP
Unidad Financiera
Coordinación de la UGP y Coordinador Unidad
Financiera
RESPONSABLE �RESULTADO /
PRODUCTO
ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
Página 44
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
Financiar actividades que no cuentan con disponibilidad presupuestaria
Unidad: Financiera
Proceso: Modificación presupuestaria
Fecha: 24 de septiembre del 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1Elaboración de Modificación Presupuestaria
Que no se tenga disponibilidad de presupuesto por cada componente 4 2 8
Revisar el POA y preguntar a cada Unidad de Línea que se piensa hacer para cumplir las actividades
1 Bajo(2)
2 Que no se tenga disponibilidad de presupuesto por Objeto del gasto 2 2 4
Revisar el POA y preguntar a cada Unidad de Línea que se piensa hacer para cumplir las actividades
2 Bajo(1)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 45
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 46
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educacion / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Ingreso y Distribución de Cuota de CompromisoAlcance o ambito de aplicación: Tener Disponibilidad de presupuesto en T.G.R.Fecha: 24 de Septiembre del 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1Ingresar solicitud de Cuota de compromiso trimestral
Contar con disponibilidad de
fondos en el trimestre, que cada grupo del
gasto tenga asignada la cuota correspondiente
Programación Mensual o Trimestral de pagos, POA
y Presupuesto
Detallar por cada actividad a ejecutar, el objeto del gasto a
afectar.2 horas
Unidad Financiera
Analista y Encargado de Presupuesto UGP
2Efectuar un resumen por
objeto del gasto y clasificarlo por grupo.
1 horaUnidad
FinancieraAnalista y Encargado de
Presupuesto UGP
Cuota de compromiso
ingresada en el Sistema SIAFI y disponibilidad de
fondos en el trimestre
3Distribución de cuota de compromiso
POA y Presupuesto y disponibilidad de fondos
en la TGR.
Ingresar en SIAFI la cuota de compromiso, aprobarla y
verificarla 5 minutos
Unidad Financiera
Analista y Encargado de Presupuesto UGP
Disponiblidad de fondos en la TGR
para poder efectuar pagos.
Tesorería General de la
República
Tesorero General de la República
RESPONSABLE �RESULTADO /
PRODUCTO
ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
Contar con disponibilidad de fondos en el trimestre, que cada grupo del gasto tenga asignada la cuota correspondiente
Unidad: Financiera
Proceso:Ingreso y Distribución de Cuota de Compromiso
Fecha: 24 de septiembre del 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1Ingresar solicitud de Cuota de compromiso trimestral
Quedarse sin disponibilidad de presupuesto por grupo de gasto en la TGR.
5 5 25Revisar disponibilidad de saldos por grupos en el SIAFI de forma periódica
5 Bajo(1)
2 Distribución de Cuota de compromiso.
Realizar una mala distribución de cuota de compromiso 4 5 20
Revisar cada vez que se ingresa la cuota de compromiso para saber si ya fue aprobada para hacer la distribución
1 Bajo(2)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Unidad: FinancieraProceso: Ingresar Anteproyecto de PresupuestoAlcance o ambito de aplicación: Tener Presupuesto para el proximo AñoFecha: 24 de Septiembre del 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1Ingresar el Anteproyecto de Presupuesto en el SIAFI
Contar con un presupuesto aprobado
en el sistema SIAFI
Anteproyecto de POA y presupuesto.
Detallar por cada actividad el número del objeto del gasto
a afectar2 dias
Unidad Financiera
Analista y Encargado de Presupuesto UGP
POA con objeto del gasto
Sacar un resumen por componente y objeto de
gasto.2 Horas
Unidad Financiera
Analista y Encargado de Presupuesto UGP
Anteproyecto de Presupuesto listo para ingresarse
Ingresar en el SIAFI el Anteproyecto de
Presupuesto 2 horas
Unidad Financiera
Analista y Encargado de Presupuesto UGP
Anteproyecto de presupuesto
ingresado en el Sistema SIAFI
UPEG/SEDUCDirector de la Unidad de
Planificación y Evaluación de la Gestión (UPEG)
RESPONSABLE �RESULTADO /
PRODUCTO
ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
Contar con un presupuesto aprobado en el sistema SIAFIUnidad: Financiera
Proceso:Ingresar Anteproyecto de Presupuesto.
Fecha: 24 de septiembre del 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1Ingresar anteproyecto de Presupuesto en el SIAFI
Quedarse fuera del Presupuesto para el año siguiente. 5 5 25
Estar en comunicación con la Unidad de Monitoreo del Proyecto para que esta unidad prepare el POA proyectado para el siguiente año.
1 Bajo(2)
2Que no se tenga disponibilidad de presupuesto por Componente y Objeto del Gasto.
4 3 12
Revisar antes de ingresar el anteproyecto del POA, y preguntar a cada Unidad de Línea que actividades piensan desarrollar por cada Item.
2 Bajo(1)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaria de Educación /Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Elaboración F01Alcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducaciónFecha: 25/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1Elaboración de F01 (Formulario del Gasto)
Reservar fondos en SIAFI para realizar el Pago de Procesos del Proyecto
Memorandum de la Coordinacion de Gestión, POA y Presupuesto
Revisar que junto al memorandum venga la documentación completa
como ser: factura, cotizaciones, orden de compra, cuadro
comparativo de precios, acta de recepción, recibo de la Tesorería
General de la República
5 MinutosUnidad
FinancieraAuxiliar Administrativo
Elaboración de F01 a nivel de Verificado
Unidad FinancieraAnalista y Encargado de Presupuesto
UGP
2
Revisar cuando se le realiza pago a un consultor que venga la
documentación completa como ser: informe de trabajo, recibo de pago,
acta de recepción, cuadro de programación de pagos y copia del
contrato
5 MinutosUnidad
FinancieraAuxiliar Administrativo
Elaboración de F01 a nivel de Verificado
Unidad FinancieraAnalista y Encargado de Presupuesto
UGP
3Dar seguimiento al F01 para que sea aprobado por el Administrador en el
SIAFI1 Hora
Unidad Financiera
Auxiliar AdministrativoAprobación en el SIAFI por
el AdministradorUnidad Financiera Coordinador Unidad Financiera
4Enviar el F01 a la Unidad de Pre-intervención de la Secretaría de
Finanzas1 Dia
Unidad Financiera
Auxiliar AdministrativoRevisión de documentos y aprobación del F01 en el
SIAFI
Pre-Intervención de la Secretaría de
Finanzas
Pre-Interventores de la Secretaría de Finanzas
5Dar seguimiento al F01 para que sea firmado por el Director Ejecutivo en
el SIAFI1 Dia
Unidad Financiera
Auxiliar AdministrativoFirma en el SIAFI por el
Director EjecutivoCoordinación UGP Coordinación de la UGP
6
Enviar, si son fondos Nacionales, un oficio a la Tesorería General de la
República, donde se solicita la alimentación de fondos en la libreta
para que se pueda pagar X F01
2 DiasUnidad
FinancieraAuxiliar Administrativo
Pago de F01 por la Tesorería General de la
República
Tesorería General de la República
Tesorero General de la República
7
Elaborar, si son fondos externos por medio del SIAFI , una TEC para bajar
fondos de la cuenta especial en dólares y los pasamos a Lempiras a la
libreta pagado de fondos externos
15 MinutosUnidad
FinancieraAuxiliar Administrativo
Alimentación de la libreta para pagar F01 de Fondos
ExternosCredito Publico
Personal de Crédito Público que revisa las TEC.
8
Enviar correo al departamento de programación Financiera de la
Tesorería General de la República para que sean pagados los F01 que
van en la TEC que se elaboró anteriormente
1 DiaUnidad
FinancieraAuxiliar Administrativo
Pago de F01 por la Tesorería General de la
República
Programacion Financiera de la
Tesoreria General de la Republica
Programación Financiera
9Archivar el F01 que se elaboró del
SIAFI junto con toda la documentaciÓn soporte.
5 MinutosUnidad
FinancieraAuxiliar Administrativo
El F01 del gasto archivado correlativamente y en
orden cronológico
RESPONSABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
RESULTADO / PRODUCTO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
Reservar fondos en SIAFI para realizar el Pago de Procesos del ProyectoUnidad: Financiera
Proceso: Elaboración de F01
Fecha: 25/09/2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 Elaboración de F01
que se cargue a la actividad o el componente malo 3 3 9 Revisar el gasto conforme al POA 1 Bajo
(2)
2 que se cargue al beneficiario equivocado 5 3 15 Revisar que tenga pin de SIAFI 1 Bajo
(3)
3 cantidades inadecuadas 4 3 12 revisar bien las cantidades antes de verificar el documento en el SIAFI 1 Bajo
(4)
4 objetos de gasto incorrecto 2 3 6Revisar el pago conforme al catálogo de objetos del gasto. 1 Bajo
(5)
5que el F01 sea rechazado por el departamento de Pre-Intervención de la Secretaría de Finanzas
2 2 4 Revisar bien todo el F01 que no haga falta ningún documento 1 Bajo
(6)
6Si el F01 es pagado por fondos nacionales que la tesoreria no lo pueda pagar
5 3 15Gestionar en la Tesorería para que los pagos realizados con fondos nacionales sean pagados en el tiempo más corto
2 Bajo(1)
7 Si el F01 es pagado por fondos externos y la TEC se hizo mal 3 3 9 hacer bien la conversión de los Dólares
a Lempiras 1 Bajo(7)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaria de Educacion / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Elaboración de F07Alcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducacionFecha: 25/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1
Elaboración de F07 (Formulario de depósito, reversión por imputación incorrecta, corrección por mala imputación en actividad)
Hacer devoluciones, correcciones en el SIAFI,
por mala imputación.
Sistema SIAFI, POA y Presupuesto, facturas de hotel, combustible y otros
gastos
Revisar la liquidación de viáticos y si hay sobrante se procede a la elaboración de un F07 para depósito con
boleta del SIAFI, se firma y se manda al Banco Central
10 MinutosUnidad
FinancieraAuxiliar Administrativo
Elaboración de boleta de depósito
Banco Central/SEFIN
RESPON-SABLE �RESUL-TADO /
PRODUCTO
ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
Hacer devoluciones, correcciones en el SIAFI, por mala imputación.
Unidad: Financiera
Proceso: Elaboración de F07
Fecha: 25/09/2013
No. Actividad / Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 Elaboración de F07 Elaborar un depósito con valor incorrecto 4 2 8 revisar los valores 1 Bajo (1)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaria de Educacion / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Manejo de Fondos de Caja ChicaAlcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducaciónFecha: 25/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1 Manejo de Fondos de Caja Chica
Realizar compras por medio de los fondos asignados en caja chica, de productos o solicitudes realizadas a lo interno de Proyecto, como parte de los costos operativos
Solicitusd de gasto, Facturas o recibos de la compra
Pagar las facturas o recibos al personal o proveedores debidamente autorizados
10 minutosUnidad
FinancieraAuxiliar Administrativo
Pago de la compra o servicio solicitado
2
Revisar de gastos de caja chica para solicitud de
reembolso1 hora
Unidad Financiera
Auxiliar AdministrativoSolicitud de Reembolso
Unidad Financiera
Asistente Fiduciario Financiero
RESPONSABLE �RESULTADO /
PRODUCTO
ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
Realizar compras por medio de los fondos asignados en caja chica, de productos o solicitudes realizadas a lo interno de Proyecto, como
parte de los costos operativos
Unidad: Financiera
Proceso: Manejo de Fondos de Caja Chica
Fecha: 25/09/2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 Manejo de Fondos de Caja Chica que se realice una compra sin autorización 4 2 8 recibir memorandum solicitando la
compra 1 Bajo(1)
2 que la factura o recibo no venga a nombre de la Institución encargada de la Caja Chica 5 3 15 revisar las facturas o recibos al
momento de revisar la compra 1 Bajo(2)
3 realizar una compra con un monto mayor al que establece el reglamento de caja chica 5 3 15 Tener a mano el Reglamento de caja
chica 1 Bajo(3)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 59
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 60
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución: SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIONUnidad: FINANCIERA FINANCIERAProceso: SOLICITUD DE DESEMBOLSOAlcance o ambito de aplicación:Fecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1SOLICITUD DE FONDOS AL BANCO MUNDIAL
Alimentar la cuenta especial de Fondos Banco Mundial para disponer de recursos
financieros para la ejecución de todas las actividades
programadas por el Proyecto Calidad de la
Educación.
Todos los Formularios F01 que se hayan pagado y no
hayan sido solicitados
Revisar todos los documentos de pago (F01)
que se hayan generado durante el mes.
5 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
2Elaborar los formularios para
solicitud de fondos.5 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
3
Revisar todas las operaciones contables para
cuadrar la Solicitud de Fondos (SOE)
5 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
Conciliar las operaciones de
Desembolso versus Contabilidad
4Enviar la Solicitud de Fondos al Gerente del Proyecto para
su aprobación.3 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
BANCO MUNDIAL
GERENTE DE PROYECTO
5
Ingresar el formulario 2380 en el Sistema Client
Connection la Solicitud de Fondos.
25 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
6
Pasar a firma de la Coordinación Firnanciera y Coordinación de la Unidad
Ejecutora los formularios de la Soliciutd de Fondos.
1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO UCPCOORDINADOR DEL
PROYECTO
7Tramitar con el Señor
Ministro de Educación la firma en el formulario 2380
3 día UGP COORDINADOR GENERALSECRETARIA
DE EDUCACION
MINISTRO DE EDUCACION
8Fotocopiar y preparar todos los documentos soportes de
la Solicitud de Fondos. 1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
9
Enviar la Solicitud de Fondos al Banco Mundial en
Washington (desde el envío hasta ser recibida en
Washington).
5 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVOBANCO
MUNDIALUNIDAD DE DESEMBOLSOS
10
Monitorear en el Sistema Client Connection la Solicitud de Fondos hasta el momento
en que el Banco Mundial deposita su valor en la cuenta Especial de la
Secretaría de Finanzas
7 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVODisponer de
Recursos Financieros BANCO
MUNDIALUNIDAD DE DESEMBOLSOS
RESPONSABLE � ENVIO A : �NO.
PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPORESULTADO /
PRODUCTO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION Objetivo :
Llevar control de los días que corresponden por vacaciones a cada empleadoUnidad: FINANCIERA
Proceso: SOLICITUD DE DESEMBOLSO
Fecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 SOLICITUD DE DESEMBOLSO
Información para preparar la solicitud no esté disponible en el tiempo requerido. 4 4 16 Que todos los F01 (Documentos de pago) se
encuentren debidamente archivados 5 Bajo(3)
2 Registros contables mal categorizados 5 3 15 Verificar que los registros contables estén debidamente contabilizados 7 Medio
(2)
3 El no monitoreo constante de los saldos disponibles en la cuenta especial 5 2 10 Monitorear diariamente los saldos
disponibles 4 Bajo(4)
4El no documentar correctamente los formularios enviados a la Unidad de Desembolso
5 2 10Verificar que toda la documentación de respaldo ha sido incluida 4 Bajo
(5)
5 Retrasos en el correo 5 5 25Enviar los documentos con un margen razonable para evitar el riesgo por algún retraso eventual en las entregas
14 Medio(1)
6Que no se encuentren documentados en la Unidad de Desembolsos procesos colaterales de otras unidades
5 2 10Verificar antes de enviar los documentos que todos los procesos se encuentren registrados en el Sistema del Banco (Client Connection)
4 Bajo(6)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 63
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 64
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIONUnidad: FINANCIERAProceso: SOLICITUD DE VACACIONESAlcance o ambito de aplicación:Fecha: Septiembre 24, 2013 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1 SOLICITUD DE VACACIONES
Llevar control de los dias que corresponden por
vacaciones a cada empleado
ContratosElaborar cuadro de control
de vacaciones1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
Control interno de la disponibilidad
UCPCOORDINADOR GENERAL DE
PROYECTO
2
Entregar a cada empleado el formulario de solicitud de
vacaciones cuando lo necesite
5 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
3
Llenar el formulario de cada empleado para refrendar los dias de que dispone y pasar a firma del Jefe Inmediato del
Empleado
10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO UCPJEFE DE CADA
DEPARTAMENTO
4Remitir el formulario de
Solicitud de vacaciones para su aprobación final.
10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO UCP GERENTE DE PROYECTO
5
Actualizar el cuadro de control de vacaciones cada
vez que un empleado presenta solicitud de
vacaciones.
30 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO UCPCOORDINADOR GENERAL DE
PROYECTO
RESPONSABLE � RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION Objetivo :
Llevar control de los días que corresponden por vacaciones a cada empleado
Unidad: FINANCIERA
Proceso: SOLICITUD DE VACACIONES
Fecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 SOLICITUD DE VACACIONES
El no llenar el formulario estipulado para este proceso 5 5 25 Exigir que el personal Llene el
formulario 10 Medio(1)
2 La no actualización del cuadro de control de vacaciones 5 3 15 Actualizar periódicamente el
cuadro de control de vacaciones 7 Medio(2)
3 Extravío de los formularios llenados y autorizados 5 2 10
Archivar oportunamente en los expedientes los formularios ya autorizados
3 Bajo(3)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 66
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIONUnidad: FINANCIERAProceso: PLANILLA SEGURO SOCIALAlcance o ambito de aplicación:Fecha: Septiembre 24, 2013 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1PLANILLA SEGURO SOCIAL (I.H.S.S.)
Asegurar en el IHSS a todo empleado del Proyecto Calidad de la Educación.
Contratos
Reportar en la planilla del Seguro Social al personal del
Proyecto Calidad de la Educación
1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVOQue el personal sea
aseguradoPLANILLA IHSS
2 INGRESOS I.H.S.SQue el empleado goce de los beneficios y servicios prestados por el IHSS
Solicitar al empleado fotocopia de Tarjeta de
Identidad5 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
3Llenar formulario especial para reportar los nuevos
ingresos. 10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
4
Llevar el formulario especial para reportar los nuevos ingreso, adjunto con la
copiad de la identidad al Departamento de Planilla Pre-
elaborada del IHSS
10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO PLANILLA IHSS
5 BAJAS I.H.S.S
Que la institución no siga pagando por una persona que ha dejado de laborar con la institución.
Reportar en las fechas establecidad por el IHSS las personas que han dejado de
laborar con el Proyecto
10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO PLANILLA IHSS
6 PAGO PLANILLA I.H.S.S.
Tener al día el pago de los derechos de los derechohabientes y del Patrono
Enviar a recoger la planilla mensual
1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
7Tramitar la elaboración del cheque para su pago antes de la fecha de vencimiento
5 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVOADMINISTRATIV
ATESORERIA DEL I.H.S.S
RESPONSABLE � RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION Objetivo :
Asegurar en el IHSS a todo empleado del Proyecto Calidad de la Educación.
Unidad: FINANCIERA
Proceso: PLANILLA I.H.S.S
Fecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 PLANILLA I.H.S.S Olvidar incluir a un empleado 5 3 15 Comunicación interna efectiva 5 Bajo(4)
2 REPORTAR INGRESOS AL I.H.S.S.
No reportar a tiempo un empleado y que éste tenga una emergencia médica. 5 3 15 Reportar el ingreso del nuevo
empleado a la brevedad posible 7 Medio(3)
3 Que el empleado no entregue la documentación requerida a tiempo 5 5 25 Exigir al empleado la urgencia del
caso 10 Medio(2)
4 Reportar los ingresos en periodos tardíos ocasiona cobro de multas para el patrono 5 2 10 Persona encargada debe estar bien
alerta de estos procesos. 4 Bajo(5)
5 REPORTAR LAS BAJAS AL I.H.S.S.
La no comunicación de que un empleado dejó de laborar para el Proyecto 5 5 25 Comunicación interna efectiva 15 Alto
(1)
6Que el empleado encargado de este proceso olvide no reportar dicha baja a tiempo a la Unidad de Planilla Pre-elaborada del Seguro Social
2 2 4 Revisar mensualmente la planilla para evitar este olvido. 2 Bajo
(6)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIONUnidad: FINANCIERAProceso: DECLARACION JURADA DE BIENES (TSC)Alcance o ambito de aplicación:Fecha: Septiembre 24, 2013 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1DECLARACION JURADA DE BIENES
Cumplir con requisito establecido por la Ley,
para todos los funcionarios que prestan
sus servicios en las Instituciones del Estado
de la República de Honduras
Contratos
Entregar el formulario a todo el personal que supere el
techo del ingreso para dicha declaración
1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVOCumplir con el
requisitoTODAS UNIDADES
DEL PROYECTOTODAS UNIDADES DEL
PROYECTO
2Establecer un tiempo para la entrega de este formulario
5 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
3Elaborar las constancias de trabajo para cada empleado
3 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
4
Fotocopiar todos los formularios llenos y las
constancias para dejar copia de archivo
1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
5
Entregar en la fecha establecida por el Tribunal
Superior de Cuentas toda la documentación requerida
2 horas FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVOConstancia de haber
declaradoTODAS UNIDADES
DEL PROYECTOTODO EMPLEADO DEL
PROYECTO
6
Entregar la constancia a cada empleado para dar fe que se ha efectuado la declaración
jurada de bienes anual.
1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVOTODAS UNIDADES
DEL PROYECTOTODO EMPLEADO DEL
PROYECTO
7
Entregar copia de la Constancia para archivo en expedientes del personal de
la Unidad Ejecutora de Proyecto
1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO ADQUISICIONES OFICIAL DE ADQUISICIONES
RESPONSABLE � RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO.
PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
Página 71
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION Objetivo :
Cumplir con requisito establecido por la Ley, para todos los funcionarios que prestan sus servicios en las Instituciones del Estado
de la República de Honduras
Unidad: FINANCIERA
Proceso: DECLARACION JURADA DE BIENES
Fecha: SEPTIEMBRE 24, 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1DECLARACION JURADA ANUAL DE BIENES
Llenar el formulario estipulado para este proceso incorrectamente 4 4 16
Orientar al personal como deberá llenarse el formulario y revisar minuciosamente el mismo
8 Medio(1)
2El no adjuntar todo los documentos de respaldo a dicha declaración, se corre el riesgo de que sea rechazado por el TSC.
2 2 4Exigir al personal que debe completar estrictamente la documentación solicitada.
2 Bajo(3)
3
Entregar con tiempo limitado los formularios al personal, se corre el riesgo que no estén completos para ser presentados en la fecha estipulada por la Ley.
5 3 15 Entregar los formularios con un margen de tiempo prudente. 4 Bajo
(2)
4
Si la declaración se presenta en tiempo tardío al Tribunal Superior de Cuentas, se corre el riesgo de multas que van desde Lps. 5,000.00 según la gravedad de cada caso
2 2 4
Notificar al personal de esta disposición 2 Bajo
(4)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 72
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIONUnidad: FINANCIERAProceso: INFORME DE CUENTAS POR COBRARAlcance o ambito de aplicación:Fecha: Septiembre 24, 2013 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1INFORME DE CUENTAS POR COBRAR
Determinar que personas tienen viáticos y anticipos pendientes de liquidar al Proyecto Calidad de la Educación.
Monto reflejado en la contabilidad
Revisar los registros contables de la Cuenta por
Cobrar (Fondos Banco Mundial, Grant Japonés y
Fondos Nacionales)
2 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
2
Se utiliza como una herramienta auxiliar para demostrar a las Auditorias Externas el movimiento de esta cuenta.
Hacer un auxiliar detallado en excel para cuantificar el
monto pendiente de liquidar de cada persona (Fondos
Banco Mundial, Grant Japonés y Fondos
Nacionales).
2 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
3Cuadrar el auxiliar de excel
con los movimientos contables
4 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
4Revisar el informe final y
pasarlo a firma. 1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
UNIDAD FINANCIERA
ASISTENTE FIDUCIARIO FINANCIERO Y
COORDINADOR UNIDAD FINANCIERA
5 Archivar el informe 10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO
Contar con un documento bien
detallado para las auditorias de
seguimiento del Banco Mundial
RESPONSABLE � RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO.
PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
Página 74
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION Objetivo :
Determinar que personas tienen viáticos y anticipos pendientes de liquidar al Proyecto Calidad de la Educación.
Unidad: FINANCIERA
Proceso: INFORME DE CUENTAS POR COBRAR
Fecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 INFORME DE CUENTAS POR COBRAR
Que los viáticos por liquidar por persona sean excesivos 5 5 25 Revisar mensualmente 10 Medio
(2)
2 Que los beneficiarios hayan liquidado y por olvido no se haya efectuado el registro contable 3 4 12
Revisar el monto pendiente que cada persona tiene registrado para tomar las acciones del caso
4 Bajo(4)
3 Reparos por parte de las Auditorías Externas 5 5 25 Vigilar constantemente el comportamiento de esta cuenta 10 Medio
(3)
4Que las personas que hayan recibido viáticos no estén liquidando dentro de los 5 días que establece el Reglamento de viáticos
5 5 25
Exigir que se respete las normativas del Reglamento de Viáticos
15 Medio(1)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 75
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 76
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la EducacionUnidad: FinancieraProceso: Recepcion y Entrega de BienesAlcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducaciónFecha: 24/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1
Recibir todos los Bienes comprados a los proveedores por el Proyecto Calidad de la
Educacion
Recibir y entregar todos los bienes que pertenecen al Proyecto, de acuerdo a los sistemas de control de
bienes
Orden de Compra o Contrato
Verificar que los bienes adquiridos cumplan con las especificaciones solictadas
en la orden de compra, verificando cantidad,
características, condiciones de uso, valor, número de
serie, etc.
4 hrs Financiera Oficial de BienesCantidad de Bienes
RecibidosVarias Oficial de Bienes
2 Acta de RecepciónElaborar acta de recepción y reportarla para el pago del
proveedor30 minutos Financiera Oficial de Bienes Recibido conforme Adquisiciones
Coordinador de Adquisiciones
3 Máquina Rotuladora
Elaboración de la Etiqueta con logo del proyecto,
número de Inventario dado por la Unidad de Bienes de la
S.E.
20 minutos Financiera Oficial de Bienes Bienes Inventariados Financiera Oficial de Bienes
4Entrega de Bienes al personal que lo solicite mediante solicitud
Acta de Entrega
Elaboración de Acta de Entrega, describiendo las
especificaciones técnicas del bien, número de inventario, serie, valor y su ubicación
10 minutos Financiera Oficial de Bienes Asignacion del bien VariasPersona que hará uso del
bien (responsable)
5 LeitzArchivar actas de entrega
por cada unidad o lugar de asignación
5 minutos Financiera Oficial de BienesTener la
documentación archivada
Financiera Oficial de Bienes
RESPONSABLE � ENVIO A : �NO.
PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPORESULTADO /
PRODUCTO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
Recibir y entregar todos los bienes que pertenecen al Proyecto, de acuerdo a los sistemas de control de bienesUnidad: Financiera
Proceso: Recepción y Entrega de Bienes
Fecha: 24 de septiembre de 2013
No. Actividad / Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 Recibir todos los Bienes comprados a los
proveedores por el Proyecto Calidad de la
Educación
Recibir algo que no esté de acuerdo a las especificaciones técnicas solicitadas. 5 4 20
Verificar las especificaciones técnicas con personal calificado.
8 Medio(2)
2 Recibir menos cantidad de la que estamos comprando 5 4 20
Ordenar el producto recibido de una forma que facilite contarlo
5 Bajo(3)
3Entrega de Bienes al
personal que lo solicite mediante solicitud
Entregar un bien sin haber firmado y sellado el acta de entrega 5 2 10
No entregar el bien hasta haber firmado y sellado de recibido en el acta de entrega
3 Bajo(4)
4 Que el acta de entrega tenga mal escrito el inventario y la serie 5 3 15
Revisar el inventario y número de serie al momento que se hace la entrega
9 Medio(1)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 78
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 79
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Registro en el sistema (Módulo de Bienes)Alcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducacionFecha: 24/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1 Registro de bienes adquiridos
Actualizar la base de datos y registro de
bienes, en el sistema de Modulo de Bienes.
(Sistema/módulo de Bienes), acta de recepción,
orden de compra
Ingresar al sistema (módulo de bienes) toda la
información que se requiere para el control interno de
cada bien
1 semana Financiera Oficial de BienesBase de datos
actualizada y bienes registrados
FinancieraAsistente Fiduciario
Financiero
RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
RESPONSABLE �
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
Actualizar la base de datos y registro de bienes, en el sistema de Módulo de Bienes.
Unidad: Financiera
Proceso: Registro en el sistema (Módulo de Bienes)
Fecha: 24 de septiembre de 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1Registro de bienes
adquiridos
Ingresar mal el número de inventario, serie, y ubicación 5 4 20Al terminar de ingresar generar un reporte para verificar que la información esta correcta
10 Medio(1)
2 Registrar al responsable del bien equivocado 2 1 3 Generar un reporte por responsable 1 Bajo
(2)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 80
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 81
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la EducacionUnidad: FinancieraProceso: Descargo o Transferencia de BienesAlcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducacionFecha: 24/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1
Descargo de Bienes, por no seguir siendo utilizados por el personal que los tiene asignados o por mal estado
Descargar los bienes asignados al personal del
Proyecto, y la reasignación de los
mismos según necesidades o solicitudes
recibidas
Acta de Descargo, sistema de módulo de bienes
Levantar inventario para verificar que los bienes que
están bajo la responsabilidad de cada persona estén de
conformidad al acta de entrega de bienes que se
firmó al momento de hacer la asignación
3 hrs Financiera Oficial de Bienes Bienes descargados VariasEmpleado que se le hace el
descargo
2Transferencia de bienes, mediante solicitud hecha por el personal que los necesites
Acta de Transferencia
Elaboración de Acta de Transferencia, describiendo las especificaciones técnicas
del bien, número de inventario, serie, valor y su
ubicación
2 hrs Financiera Oficial de Bienes Entrega de Bienes variasEmpleado que usará los
bienes
ENVIO A : �NO.
PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPORESPONSABLE � RESULTADO /
PRODUCTO
Página 82
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
Descargar los bienes asignados al personal del Proyecto, y la reasignación de los mismos según necesidades o solicitudes recibidas
Unidad: Financiera
Proceso: Descargo o Transferencia de Bienes
Fecha: 24 de septiembre de 2013
No. Actividad / Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1
Descargo de Bienes, por no seguir siendo utilizados
por el personal que los tiene asignados o por mal
estado
Que haya un faltante al momento de levantar el inventario y el responsable ya no trabaje con la institución
5 5 25
Solicitar el descargo y levantar inventario de los bienes antes de que la persona responsable deje de laborar con la institución
15 Alto(1)
2Transferencia de bienes, mediante solicitud hecha por el personal que los
requiere
Entregar un bien sin haber firmado y sellado la acta de transferencia 5 2 10
No entregar el bien hasta haber firmado y sellado de recibido en el acta de transferencia
3 Bajo(3)
3 Que la acta de transferencia tenga mal escrito el inventario y la serie 5 3 15
Revisar el inventario y número de serie al momento que se hace la entrega
9 Medio(2)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 83
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 84
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Solicitud de Materiales de Oficina y AseoAlcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducacionFecha: 24/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1Elaboración del pedido de materiales y útiles de oficina y aseo
Mantener inventario de Materiales, útiles de
oficina y aseo en bodega, de tal forma que se
cumplan con las necesidades del Proyecto
y se realicen las actividades previstas sin
retrasos por falta de material
Solicitud de Bienes y Servicios
Levantar inventario de materiales para conocer la
existencia actual en bodega y luego elaborar el pedido
según el consumo de cada material
1 dia Financiera Oficial de Bienes
Abastecer de materiales a todas
las unidades del proyecto
FinancieraAsistente Fiduciario
Financiero
RESPONSABLE � RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO.
PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
Página 85
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
Mantener inventario de Materiales, útiles de oficina y aseo en bodega, de tal forma que se cumplan con las necesidades del
Proyecto y se realicen las actividades previstas sin retrasos por falta de material
Unidad: Financiera
Proceso:Solicitud de Materiales de Oficina y Aseo
Fecha: 24 de septiembre de 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1Elaboración del pedido
de Materiales y Útiles de Oficina y Aseo
Pedir algo que no se necesite 5 2 10Revisar bien el pedido para asegurarse que todo el material solicitado será utilizado
3 Bajo(1)
2 Pedir cantidades muy grandes 3 1 3Hacer los pedidos tomando en cuenta las necesidades reales según el consumo
1 Bajo(2)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Recepción y Entrega de Materiales de Oficina Alcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducacionFecha: 24/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1
Recibir todos los Materiales de oficina comprados a los proveedores por el Proyecto Calidad de la Educación
Recepcionar en bodega todos los materiales de oficina entregados por
proveedores, para luego dotar a todas las
Unidades del Proyecto de material y útiles de
oficina.
Orden de Compra
Recibir los bienes de acuerdo a lo solicitado en orden de
compra, verificando cantidad, características,
valor, etc.
4 hrs Financiera Oficial de BienesCantidad de Bienes
Recibidos
Proyecto Calidad de la
EducaciónEncargado de Bodega
2Entrega de Materiales a las Unidades del Proyecto
Requisicion de Materiales
Retirar de la Bodega los Materiales solicitados y
hacer entrega a la persona que lo está solicitando
30 minutos Financiera Oficial de BienesMateriales Entregados
VariasPersona que hará uso de los
materiales solicitados
RESPONSABLE � RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO.
PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
Página 88
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Mantener inventario de Materiales, útiles de oficina y aseo
en bodega, de tal forma que se cumplan con las necesidades del Proyecto y se realicen las actividades previstas sin
retrasos por falta de material
Unidad: Financiera
Proceso:Recepción y Entrega de Materiales de Oficina
Fecha: 24 de septiembre de 2013
No. Actividad / Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1Recibir todos los
Materiales de oficina comprados a los
proveedores por el Proyecto Calidad de la
Educación
Recibir algo que no esté de acuerdo a las características solicitadas. 5 4 20
Verificar bien las características del producto recibido
8 Medio (1)
2 Recibir menos cantidad de la que estamos comprando 5 4 20
Ordenar el producto recibido de una forma que facilite contarlo
5 Bajo(2)
3
Entrega de Materiales a las Unidades del Proyecto
Entregar material sin que la requisición de materiales esté debidamente firmada y autorizada
3 2 6No entregar material sin que la requisición esté debidamente llenada
1 Bajo(3)
4 Entregar material a alguien, sabiendo que no hace uso del mismo 3 2 6 Reportar al jefe inmediato de
la situación 1 Bajo(4)
5Entregar material en cantidades grandes o en tiempo corto de la ultima solicitud entregada.
3 2 6 Reportar al jefe inmediato de la situación 1 Bajo
(5)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 89
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 90
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: INFORMES FINANCIEROS CONTABLESAlcance o ambito de aplicación: ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTOFecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1Ingreso de los F01 al sistema de Bancos.
Mantener registro de todos los gastos mensuales
Todos los documentos de pago (F-01) generados en el
SIAFI mensualmente.
Solicitar los archivos de la información de los F01.
8 dias FinancieraAsistente Fiduciario
FinancieroFinanciera
Asistente Fiduciario Financiero
2Realizar las conciliaciones del mes (7 cuentas para conciliar)
Conciliar todos los F01 ingresados al sistema de bancos para conciliar (7 cuentas para conciliar).
Ingreso de los F01 al modulo de Bancos
impresión de la actividad realizada que es el reporte de la conciliación Bancaria
del mes.
5 días FinancieraAsistente Fiduciario
FinancieroReporte de la
Conciliación del mesFinanciera
Asistente Fiduciario Financiero
3Ingreso de las liquidaciones de viáticos y anticipos para pago de capacitaciónes del mes.
Ingreso de las liquidaciones de viáticos del mes al módulo de contabilidad.
Ingreso de Liquidaciones de Viáticos
Revisar las liquidaciones de viáticos ingreso al sistema
contable de la ejecución del mes en Capacitaciones.
3 días FinancieraAsistente Fiduciario
Financiero
Balanza de comprobación y
saldosFinanciera
Asistente Fiduciario Financiero
4Conciliar el módulo de contabilidad a realizar el cierre del mes.
Cierre del mesQue todos los asientos estén
debidamente registrados.Realizar el cierre del mes
para impresión.1 día Financiera
Asistente Fiduciario Financiero
Informes Financieros y PMR´s para el Banco Mundial.
FinancieraAsistente Fiduciario
Financiero
5Realizar el cierre con las partidas conciliadas todas
Cerrar y posteo del mesQue todos los asientos estén debidamente registrados y
conciliados.
Realizar el cierre del mes para impresión firma de la Contadora, Coordinador
Financiero y Coordinadora de la unidad de Gestión..
1 dia FinancieraAsistente Fiduciario
Financiero
Informes Financieros y PMR´s para el Banco Mundial.
FinancieraAsistente Fiduciario
Financiero
RESPONSABLE � ENVIO A : �NO.
PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPORESULTADO /
PRODUCTO
Página 91
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 92
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: INGRESO DE PAGOS F01 AL SISTEMA DE BANCOSAlcance o ambito de aplicación:ADMINISTRACUÓN DEL PROYECTOFecha: 24 de septiembre de 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1Ingreso de los F01 al sistema de Bancos.
Mantener registro de todos los gastos mensuales
Todos los documentos de pago (F-01) generados en el
SIAFI mensualmente.
Solicitar los archivos de todos los F01.
1 dia FinancieraAsistente Fiduciario
Financiero
2Mantener los saldos disponibles en bacos al dia
Revisar que la documentación de respaldo
esté completa3 días Financiera
Asistente Fiduciario Financiero
Reporte de la Conciliación del mes
FinancieraAsistente Fiduciario
Financiero
3Ingresar los F01 en el Sistema Contable de la
Tesorería 8 días Financiera
Asistente Fiduciario Financiero
Balanza de comprobación y
saldosFinanciera
Asistente Fiduciario Financiero
4Revisar que todos los F01
hayan sido procesados en el sistema contable
1 día FinancieraAsistente Fiduciario
Financiero
Informes Financieros y PMR´s para el Banco Mundial.
FinancieraAsistente Fiduciario
Financiero
RESPONSABLE � RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO.
PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
Página 93
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de RiesgosObjetivo:
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educación
Mantener registro de todos los gastos mensualesUnidad: Financiera
Proceso: Ingreso de los F01 al sistema de bancos
Fecha: 24 de septiembre de 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1
Ingreso de los F01 al sistema de Bancos.
Que los Archivos no estén en orden 5 5 25 Control del archivo de los F01 10 Medio(3)
2 Que los F01 no estén archivados en secuencia 5 1 5
Que todos los F01 estén archivados en secuencia, con su solicitud de pago y la demás documentación soporte
2 Bajo(5)
3 Que quede un F01 sin ingresar 5 2 10 Revisar que los F01 y los depósitos estén ingresados debidamente 4 Bajo
(4)
4 Que los componentes y sub componentes estén mal ingresados 5 5 25
Verificar periódicamente que los componentes y sub componentes estén bien ingresados
12 Medio(1)
5 Que las partidas estén debidamente conciliadas en Bimoneda 5 5 25
Que las partidas estén debidamente conciliadas para cerrar y postear
12 Medio (2)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 94
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 95
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: CONCILIACIONES BANCARIASAlcance o ambito de aplicación: ADMINISTRACUÓN DEL PROYECTOFecha: 24 de septiembre de 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1 Conciliaciones BancariasMantener conciliadas todas las cuentas de bancos
Estados de Cuenta de los Bancos
Conciliar todas las operaciones del módulos de
Tesoreria5 dias Financiera
Asistente Fiduciario Financiero
2Conciliar todos los F01
(pagos) del mes5 días Financiera
Asistente Fiduciario Financiero
3Conciliar todos los depósitos
del mes5 días Financiera
Asistente Fiduciario Financiero
Reporte de la Conciliación del mes
4 Pasar a revisión y firma 1 día FinancieraAsistente Fiduciario
FinancieroFinanciera Coordinador Financiero
5 Archivar 20 minutosAsistente Fiduciario
Financiero
RESPONSABLE � RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO.
PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
Página 96
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educación Objetivo:
Unidad: Financiera Mantener conciliadas todas las cuentas de bancos
Proceso: Conciliaciones Bancarias
Fecha: 24 de septiembre de 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 CONCILIACION BANCARIA
Que los Estados de Cuenta no lleguen a tiempo 5 2 10 Gestionar con las instituciones la
entrega a tiempo 4 Bajo(3)
Que no se concilien las operaciones correctamente 5 3 15 Verificar que la Conciliación cuadre
con los registros contables 6 Bajo(2)
Que los registros contables no estén de acuerdo a la realidad 5 4 20 Revisar que los registros contables
estén correctamente 10 Medio(1)
Ranking : 1-6 bajo7- 14 medio Bajo
15-25 alto Medio
Alto
Página 97
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 98
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: CALCULO Y LIQUIDACION DE VIATICOS Y CAPACITACIONESAlcance o ambito de aplicación: ADMINISTRACUÓN DEL PROYECTOFecha: 24 de septiembre de 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1Cálculo de viáticos, gastos de viaje y capacitación.
Proporcionar en tiempo y forma los viáticos
solicitados por las UL, de acuerdo a la Tabla de
Viáticos de la SE
Solicitud de viáticos, constancia de sueldo por
Recursos Humanos, POA y Presupuesto
Realizar el cálculo de viáticos y gastos de viaje de acuerdo
al Reglamento de Viáticos 1 día Financiera
Asistente Fiduciario Financiero
Asignación de viáticos por persona
Monitoreo y Evaluación
Coordinador Monitoreo y Evaluación
2
Verificar en POA y Presupuesto que las
actividades a realizar estén establecidas en el POA
1 día FinancieraAsistente Fiduciario
Financiero
3Liquidación de viáticos, gastos de viaje y capacitación.
Que las liquidaciones sean presentadas en el término
establecido en el Reglamento de Viáticos
Facturas de hotel y combustible e informe de la
gira
Realizar la revisión de la liquidación de viáticos, firma de la persona que recibe la
liquidación y firma del Coordinador Financiero,
1día FinancieraAsistente Fiduciario
FinancieroGira liquidada Financiera
Coordinador Unidad Financiera
4Archivo de la documentación
y registro en el Sistema Contable
1 día FinancieraAsistente Fiduciario
FinancieroLiquidación
contabilizadaFinanciera
Asistente Fiduciario Financiero
RESPONSABLE � RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO.
PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
Página 99
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 100
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución :Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educación Objetivo:
Unidad: Financiera Proporcionar en tiempo y forma los viáticos solicitados por las UL, de acuerdo a la Tabla
de Viáticos de la SEProceso:CALCULO Y LIQUIDACION DE VIATICOS Y CAPACITACIONES
Fecha: 24 de septiembre de 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1
Cálculo de viáticos para la gira
No cumplir con reglamento de viáticos 5 5 25 Revisión de solicitud de viáticos. 2 Bajo(3)
2 No respetar las reglas de control interno 5 5 25 Que tenga la constancia de sueldo. 2 Bajo(4)
3 Que el cálculo de la gira no sea correcto 5 5 25 Que sea empleado de la secretaria constancia de sueldo. 2 Bajo
(5)
4 Cálculo de presupuesto de viáticos para la gira No tener respaldo de los fondos asignados 5 5 25 Que no tenga fondos para la gira. 1 Bajo
(7)
5
Entrega de cálculo de viáticos, presupuesto para
la gira a la Unidad de Monitoreo
Que el presupuesto de la Unidad de Línea se pase del valor asignado para viáticos. 5 5 25 Que la unidad de línea tenga
agotado los fondos para viáticos. 2 Bajo(6)
6
Liquidación de viáticos
No cumplir con Reglamento de Viáticos Artículo No.16 de las liquidaciones de viáticos. 5 5 25 Notificar a los empleados de SE de
reglamento de viáticos 4 Bajo(2)
7Que no se entreguen las facturas de hotel y combustible, según Articulo No.16 del Reglamento de Viáticos (Acuerdo No.696 de Finanzas)
5 5 25Notificar a los empleados de SE de documentación a entregar para liquidar
8 Medio (1)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 101
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación
Unidad: Financiera
Proceso: CIERRE CONTABLE MENSUAL
Alcance o ambito de aplicación: ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTOFecha: 24 de septiembre de 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1 CIERRE CONTABLE MENSUAL
Mantener al día las cuentas del Proyecto, realizando para ello el
cierre mensual del Sistema Contable
Todos los asientos contablesRevisar que todas los asientos
contables estén conciliados3 dias Financiera
Asistente Fiduciario Financiero
2Realizar partidas de ajuste en los
casos necesarios1 días Financiera
Asistente Fiduciario Financiero
3Verificar que todas las operaciones
hayan sido registradas correctamente
3 días FinancieraAsistente Fiduciario
Financiero
4Realizar el cierre y posteo en el
módulo contable financiero (se hace todos los meses)
1 hora FinancieraAsistente Fiduciario
Financiero
5Impresión de los Estados Financieros para revisión
1 hora FinancieraAsistente Fiduciario
FinancieroFinanciera Coordinador Unidad Financiera
6 Firma de los Estados Financieros 1 dia FinancieraAsistente Fiduciario
FinancieroFinanciera Coordinador Unidad Financiera
7 Archivo de los Estados Financieros 10 minutos FinancieraAsistente Fiduciario
FinancieroEstado Financiero mensual
RESPONSABLE �RESULTADO /
PRODUCTO
ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
Página 102
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educación Objetivo:
Unidad: Financiera Mantener al día las cuentas del Proyecto, realizando para ello el cierre mensual del
Sistema ContableProceso: Cierre Contable
Fecha: 24 de septiembre de 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1CIERRE CONTABLE
Que los Registros contables no estén registrados correctamente 5 5 25 Revisar cuidadosamente las
operaciones ingresadas 10 Medio (2)
2 Que por error no se detecten descuadres entre las cuentas 5 1 5 Verificar el cuadre entre cuentas 2 Bajo
(3)
3 Que hayan retrasos en las fechas de cierre 5 5 25
Hacer todo los esfuerzos posibles para que los cierres mensuales se lleven a cabo en las fechas establecidas
14 Medio(1)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 103
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 104
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: ELABORACIÓN DE PLANILLAAlcance o ambito de aplicación:ADMINISTRACUÓN DEL PROYECTOFecha: 24/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1
Elaboración de planilla mensual de sueldos y salarios básicos en Dólares y Lempiras
Hacer efectivo el salario a los empleados
contratados, y los benefios que por Ley corresponden en el tiempo establecido
No objeción del Banco Mundial
Gestionar firmas de planilla 1 dia FinancieraAsistente Fiduciario Financiero
Planilla firmada y autorizada
Financiera/UGP
Coordinador de la Unidad Financiera/Coordinación de la Unidad de Gestión del Proyecto
2Contratos firmados por el
empleado y el Señor Ministro de Educación
3
Elaboración de planilla de decimotercer y decimocuarto mes de salario
Contratos firmados por el empleado y el Señor
Ministro de Educación1 dia Financiera
Asistente Fiduciario Financiero
Planilla firmada y autorizada
Financiera/UGP
Coordinador de la Unidad Financiera/Coordinación de la Unidad de Gestión del Proyecto
RESPONSABLE � RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
Página 105
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educación Objetivo:
Unidad: Financiera Hacer efectivo el salario a los empleados contratados, y los beneficios que por Ley corresponden en el tiempo establecido
Proceso: Elaboración de planilla
Fecha: 24 de septiembre de 2013
No. Actividad / Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1
Calculo de planilla en Dólares y Lempiras para
obtener la no objeción del Banco Mundial
No enviar al Banco Mundial la planilla anual 5 5 25
Enviar al Banco mundial en Diciembre de cada año la planilla anual para la No Objeción
2 Bajo(1)
Que no esté incorporada en el Presupuesto General de la República 5 5 25 Que sea incorporada en el Presupuesto
General de la República 2 Bajo(2)
2 Cálculo de planilla para preparar contratos
Que el Banco Mundial no proporcione la No Objeción de la planilla para los contratos.
5 5 25 Que se revisen bien los cálculos para la elaboración de los contratos. 1 Bajo
(4)
3 Cálculo de planilla del mes No tener los contratos firmados el Señor Ministro de Educación 5 5 25 Pasar los contratos a firma del Señor
Ministro de Educación con antelación 2 Bajo(3)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 106
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 107
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: CREACION Y ARQUEO DE CAJA CHICAAlcance o ambito de aplicación: ADMINISTRACUÓN DEL PROYECTOFecha: 24 de septiembre de 2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1 Creación del fondo de caja chica
Atender necesidades urgentes del Proyecto, referente a compras
menores, verificando que el fondo asiganado a caja
chica este siendo utilizado para los fines
establecidos en el manual de caja chica
Manual de uso de caja chica, pagaré, solicitud de apertura
de fondo
Solicitar a la UGP , la creación del fondo para uso de caja chica, adjuntando el pagaré
1 días FinancieraAsistente Fiduciario
Financiero/Coordinador Unidad Financiera
Apertura de Caja Chica
Coordinación UGP Coordinacion de la UGP
2Elaborar cheque a nombre del responsable del manejo
de caja chica1 dia Financiera
Oficial administrativo contable
Disponibilidad de fondos
FinancieraCoordinación de la UGP/
Coordinador Unidad Financiera
3 Arqueo de caja chica Manual, pagaré, facturasRevisar los gastos efectuados
a la fecha del arqueo y definicion de saldo existente.
1 dia FinancieraAsistente Fiduciario
Financiero
Contar con fondos disponibles y
verificar que el fondo esta ciendo utilizado
para los fines expresados en el manual de cahja
chica
4Liquidación del fondo de caja chica
Contar con un nuevo fondo en caja chica
Facturas de gastoRevisar de todos los gastos
efectuados1 dia Financiera
Asistente Fiduciario Financiero
Gastos efectuados revidados
5Elaborar cheque a nombre del responsable del manejo
de caja chica1 dia Financiera
Oficial administrativo contable
Disponibilidad de fondos
Coordinación UGPCoordinación de la UGP/
Coordinador Unidad Financiera
6 Arqueo de caja chica
Verificar que el fondo asignado a caja chica este siendo utilizado para los fines establecidos en el manual de caja chica
Manual, pagaré, facturasRevisar los gastos efectuados
a la fecha del arqueo y definición de saldo existente.
1 dia FinancieraAsistente Fiduciario
Financiero
Contar con fondos disponibles y
verificar que el fondo esta ciendo utilizado
para los fines expresados en el manual de cahja
chica
RESPONSABLE � RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
Página 108
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educación Objetivo:
Unidad: Financiera Atender necesidades urgentes del Proyecto, referente a compras menores, verificando
que el fondo asignado a caja chica este siendo utilizado para los fines establecidos
en el manual de caja chica
Proceso: Creación y Arqueo Caja Chica
Fecha: 24 de septiembre de 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 Preparar el manual de caja chica
No cumplir con las normas de control interno 5 5 25 Revisar la preparación del manual. 2 Bajo
(1)
No respetar las reglas de la caja chica 5 5 25 Que sea incorporada en el Presupuesto General de la República 2 Bajo
(2)
Realizar pago de facturas sin parámetro 5 5 25 Revisar cada factura de pago con detenimiento 2 Bajo
(3)
2Entrega de caja chica,
firma de manual y pagaré de caja chica
No tener respaldo de los fondos asignados 5 5 25 Que se revise la firma del manual y
pagaré de caja chica 1 Bajo(6)
3
Elaboración del cheque para operar la
caja chica
No tener lo fondos necesarios para pagos menores de L.2,000.00 5 5 25 Que el cheque esté de acuerdo a
fondo de la caja chica y el pagaré. 2 Bajo(4)
Arqueo de caja chica, manual y pagaré de
caja chica
Si no se arquea no hay reintegro de fondos. 5 5 25
Revisar las facturas, recibos y objetos de gastos que estén correctos con el arqueo.
1 Bajo(5)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 109
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 110
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
PROCESOS – UNIDAD DE ADQUISICIONES
Se incluye por cada Proceso lo siguiente:
1. Matriz de Proceso con sus respectivas actividades2. Diagrama de Flujo3. Matriz de Riesgos
Los Procesos que corresponden a esta Unidad son los siguientes:
PROCESO 32 – LICITACIÓN PUBLICA NACIONAL
PROCESO 33 – LICITACIÓN PUBLICA INTERNACIONAL
PROCESO 34 – COMPARACIÓN DE COTIZACIONES (SHOPPING)
PROCESO 35 – CONSULTORIA INDIVIDUAL
PROCESO 36 – CARGA DE INFORMACIÓN EN HONDUCOMPRAS
Página 111
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación/Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: AdquisicionesProceso: Licitación Pública NacionalAlcance o ambito de aplicación: Adquisición de Bienes, Obras y Servicios (No Consultorías) Secretaría de EducaciónFecha: 23/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1Preparación de los Pliegos de Condiciones
Planos, descripción de actividades a utilizar, modelos, caracteristicas
especiales
El Personal Técnico, Ingenieros, Arquitectos y/o especialistas en la
materia deberá elaborar las especificaciones técnicas, planos,
actividades e identificar las condiciones en que se encuentran los bienes, como se realizarán los servicios o las características de inmueble objeto del contrato.
30 dias UNIDAD TECNICA DE UGP Evaluadora de InfraestructuraEspecificaciones Técnicas de los artículos, actividades a realizar
UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones
2Emisión de los Documentos de Licitación
Reglas del Procedimiento, requisitos y plazos de las ofertas, el
objeto, especificaciones tecnicas del bien, obra o servicio, asi como
las condiciones generales y especiales de la contratación.
Revisar las Condiciones Generales del Contrato e incorporación de las Especificaciones Técnicas, Planos y
Condiciones Especiales
3 días UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de AdquisicionesDocumento Base de
LicitaciónBM
Departamento de Salvaguardas o de Adquisiciones, según sea el caso
3Solicitud de No Objeción de los Pliegos de Condiciones
Documentos Base de Licitacion y del aviso de licitación
Enviar vía correo electrónico una copia de la documentación en
formato PDF7 días UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones
No Objeción de los Documentos de Licitación
BMDepartamento de Salvaguardas o de
Adquisiciones, según sea el caso
4
Revision de Documentos de Licitación por la Secretaría General de Secretaría de Educación (SE)
Documentos Base de Licitacion y del aviso de licitación
Imprimir el Documento Base, se acompaña el aviso de Licitación, la No Objeción y el Oficio de solictud
de Dictamen
14 dias COORDINACION UGP Coordinación de la UGP Dictamen Legal SECRETARIA GENERAL DE
SECRETARIA DE EDUCACIONSecretario General
5Publicación del Proceso de Licitación
Aviso de Licitacion
Remitir del aviso de licitación para publicar, publicación en la dirección electronica de Honducompras y a la
Unidad de Transparencia
2 dias UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones
Publicación del aviso de licitacion en dos diarios de
circulación nacional, en honducompras y en la
Unidad de Transparencia
UNIDAD ADMINISTRATIVAEspecialista de Gestión Financiera de
la UGP
6Recepción y apertura de las Ofertas
Acta de Recepcion y Apertura de Ofertas
Recepcionar y aperturar ofertas en audiencia pública, levantamiento del acta con las autoridades y los participantes presentes al acto
1 día UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones
Registro de los montos Ofertados por los
Licitantes, vigencia y tipo de Garantias de
Sostenimiento de Oferta y envío de la minuta del acta
al Banco Mundial
COORDINACION UGP COORDINACION DE LA UGP
7 Envío del acta de Apertura Acta de Recepcion y Apertura de Ofertas
Remitir el Acta de Recepción y Apertura al BM y publicarla en la
pagina web de honducompras1 día COORDINACION DE UGP Coordinadora de la UGP
Publicación del acta de Recepción y apertura
BM y ONCAE Honducompras
8Evaluación de ofertas y documentos de los Licitantes
Ofertas de los Licitantes, documentos soporte, garantia de
sostenimiento de oferta, presupuesto de actividades
Instalar la Comision de Evaluación, examen preliminar de ofertas,
evaluación y comparación de precios 30 dias UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones Informe Preliminar COMITÉ DE EVALUACION COMITÉ DE EVALUACION
9 Informe de Evaluación de Ofertas
Ofertas de los Licitantes, documentos soporte, garantia de
sostenimiento de oferta, presupuesto de actividades
Elaborar el informe de la evaluación y comparación de ofertas utilizando
los criterios establecidos en los documentos de licitación
10 dias COMITÉ DE EVALUACION COMITÉ DE EVALUACIONInforme Técnico y de
ofertasCOORDINACION UGP Coordinación de la UPG
10Solicitud de No Objeción al Informe de Evaluación de Ofertas
Solicitud de No Objeción acompañando el informe de
evaluación realizado por el comité de Evaluación
Remitir al BM en digital el informe y la documentación soporte del
informe de Evaluación7 dias COORDINACION UGP Coordinación de la UGP
No Objeción al Informe de Evaluación y
recomendación de Adjudicación
COORDINACION UGP Coordinación de la UGP
11Elaboración de Dictamen Legal de Adjudicación/contrato
Informe final de evaluación, No Objeción del BM
Remitir la documentación soporte a la Secretaría General de la SE
7 días COORDINACION UGP Coordinación de la UGPResolución de
Adjudicación y Contrato a firmar
COORDINACION UGP Coordinación de La UGP
12Notificación de la adjudicación a las empresas Licitantes
Resolución de adjudicacion y notificaciones a los Licitantes
Publicar la Adjudicación en Honducompras y notificar a los
licitantes 1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones
Notificación de la Adjudicación
ONCAE Honducompras
13 Formalización del Contrato Contrato elaborado
Sustituir la garantia de Seriedad de la oferta por la de Cumplimiento y
demás documentos exigibles previo a la firma del contrato
1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones Firma del Contrato BMDepartamento de Salvaguardas o de
Adquisiciones, según sea el caso
14 Orden de Inicio del Contrato Contrato firmado, anticipoEmitir orden de inicio / orden de
compra1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones
Oden de Inicio
BMDepartamento de Salvaguardas o de
Adquisiciones, según sea el caso
Proveer a la Secretaría de Educación de Bienes, Obras o Servicios para satisfacer las necesidades del personal
operativo, docente, niños y niñas de la Secretaría, conforme a las especificaciones técnicas establecidas por el solicitante dentro del marco de las leyes vigentes de Honduras (Ley de
Contratación del Estado, disposiciones vigentes y demás
Leyes)
RESPONSABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
RESULTADO / PRODUCTO
Página 112
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Proveer a la Secretaria de Educación de Bienes, Obras o Servicios
para satisfacer las necesidades del personal operativo, docente, niños y niñas de la Secretaría, conforme a especificaciones
técnicas establecidas por el solicitante dentro del marco de las leyes vigentes de Honduras (Ley de contratación del Estado,
disposiciones vigentes y demás Leyes)
Unidad: Adquisiciones
Proceso: Licitación Pública Nacional
Fecha: 23/09/2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 Solicitud de compras
Especificaciones técnicas mal definidas 5 5 25Revisión técnica por personal especializado en el bien, servicio u obra solicitada
6 Baja (2)
Cantidades inadecuadas del bien, servicio u obra solicitada 4 4 16 Verificar la necesidad real y
disponibilidad del presupuesto 2 Baja (6)
Fondos insuficientes para la adquisición 5 3 15Modificar las cantidades solicitadas que vaya de acuerdo a los fondos disponibles,
1 Baja (10)
Recorte de presupuesto por razones fuera de nuestro alcance 5 1 5 Reservar fondos mediante
comunicación entre SE y SEFIN 3Baja (4)
2 Elaboración de documentos Falta de insumo para la entrega del documento 5 1 5
Solicitar en tiempo y forma en almacén los insumos necesarios a fin de no retrasar el proceso
1 Baja (11)
Página 113
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Documento de licitaciones mal elaborados 5 1 5Persona a cargo del documento capacitado y apta en la elaboración del documento
1Baja (12)
Tiempo tardío de revisión por la Unidad Legal 5 5 25Dar seguimiento continuo al proceso de revisión del documento
1 Baja (13)
3 Publicación del documento
Fondos insuficientes para el pago de publicación en periódicos 5 1 5 Presupuesto de forma adecuada
a los fondos requeridos 1 Baja (14)
4 Recepción de ofertas
No participan empresas en el proceso 5 1 5
Verificar el historial de empresas, honducompras, empresas que puedan participar y comunicarse con ellas
1 Baja (15)
Que participen empresas maletín en el proceso 5 1 5
Verificar el historial de empresas, honducompras, empresas que existan y realizar visitas de campo
2 Baja (7)
5 Apertura de ofertas
Que la empresa no presente garantía 5 1 5Mencionar en el documento de licitación la presentación de documentos no subsanables
1 Baja (16)
Que los ofertas sobrepasen los fondos disponibles 5 4 20
Presupuesto elaborado en base a precios de mercado, incluyendo un incremento por inflación y aumento de precios
8 Media (1)
6 Evaluación de ofertas No contar con un especialista en la evaluación de los ofertas 5 1 5
Planificar e integrar, en tiempo y forma el comité de evaluación con personal especializado en el área del bien, servicio u obra a adquirir
1 Baja (17)
Página 114
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
7 Subsanación de ofertas
Las ofertas no presentan los documentos de subsanación en tiempo y forma 5 2 10
Que la Unidad de Adquisiciones entregue notificación de subsanación en tiempo y forma, indique en el oficio claramente la fecha máxima de presentación de los documentos
3 Baja (5)
8 Adjudicación de la empresa Que la empresa adjudicada no acepte 5 1 5
Revisión de empresas que están participando en el proceso. Documentos presentados por empresa, constancias, record crediticio.
2 Baja (8)
9 Contrato Tiempo tardío en la revisión y envío del contrato por Unidad Legal a cargo de este proceso 5 2 10
Seguimiento en la revisión y envío del contrato por parte de Unidad Legal
6 Baja (3)
10 Ejecución Que la empresa se tarde mas en la entrega del bien, servicio u obra 5 1 5
La Unidad de Adquisiciones debe tener comunicación constante con la empresa adjudicada
2 Baja (9)
11 Pago Demandas al estado por pagos de tardíos 5 1 5
Gestionar el pago en lo interno y SEFIN, de tal forma que se realice en los tiempos establecidos
1 Baja (18)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 115
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 116
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación/Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: AdquisicionesProceso: Licitación Pública InternacionalAlcance o ambito de aplicación: Adquisición de Bienes, Obras y Servicios (No Consultorias) Secretaría de EducaciónFecha: 23/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1Preparación de los Pliegos de Condiciones
Planos, descripción de actividades a realizar,
modelos, características especialesy actividades
conexas
Elaborar por parte del Personal Técnico, Ingenieros, Arquitectos y/o especialistas
en la materia las especificaciones técnicas, planos, actividades e identificar las condiciones en que se encuentran los bienes, como se realizarán los servicios o las características de inmueble objeto del
contrato.
30 dias UNIDAD TECNICA DE UGP Evaluadora de InfraestructuraEspecificaciones Técnicas de los artículos, Actividades a realizar
UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones
2Emisión de los Documentos de Licitación
Reglas del Procedimiento, requisitos y plazos de las ofertas, el objeto, especificaciones técnicas del bien, obra o servicio, asi como las condiciones generales y especiales de la contratación.
Revisar las Condiciones Generales del Contrato e incorporación de las
Especificaciones Técnicas, Planos y Condiciones Especiales
3 días UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de AdquisicionesDocumento Base de
LicitaciónBM
Departamento de Salvaguardas o de Adquisiciones, según sea
el caso
3Solicitud de No Objeción de los Pliegos de Condiciones
Documentos Base de Licitación y del aviso de
licitación
Enviar vía correo electrónico una copia de la documentación en formato PDF
7 días UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de AdquisicionesNo Objeción de los
Documentos de LicitaciónBM
Departamento de Salvaguardas o de Adquisiciones, según sea
el caso
4
Revisión de Documentos de Licitación por la Secretaria General de Secretaría de Educación (SE)
Documentos Base de Licitación y del aviso de
licitación
Imprimir del Documento Base, se acompaña el aviso de Licitación, la No
Objecióny el Oficio de solictud de Dictamen
14 dias COORDINACION DE UGP Coordinadora de la UGP Dictamen Legal SECRETARIA GENERAL de
SECRETARIA DE EDUCACIONSecretario General
5Publicación del Proceso de Licitación
Aviso de Licitación
Remitir el Aviso de Licitación para publicar, publicación en la dirección electronica de Honducompras y a la
Unidad de Transparencia
15 dias UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones
Publicación del aviso de licitación en dos diarios de
circulación nacional, en Honducompras y en la
Unidad de Transparencia
UNIDAD ADMINISTRATIVAEspecialista de Gestión
Financiera de la UGP
6Recepción y apertura de las Ofertas
Acta de Recepción y Apertura de Ofertas
Recepcionar y aperturar las ofertas en audiencia pública, levantamiento del
acta con las autoridades y los participantes presentes al acto
1 día UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones
Registro de los montos Ofertados por los
Licitantes, vigencia y tipo de Garantias de
Sostenimiento de Oferta y envio de la minuta del acta al Banco Mundial
COORDINACION UGP Coordinación de la UGP
7 Envío del Acta de Apertura Acta de Recepción y Apertura de Ofertas
Remitir el Acta de Recepción y Apertura al BM y publicarla en la pagina web de
honducompras1 día COORDINACION DE UGP Coordinadora de la UGP
Publicación del Acta de Recepción y apertura
BM y ONCAE Honducompras
8Evaluación de ofertas y documentos de los Licitantes
Ofertas de los Licitantes, documentos soporte,
garantía de sostenimiento de oferta, presupuesto de
actividades
Instalar la Comisión de Evaluación, examen preliminar de ofertas,
evaluación y comparación de precios 30 dias UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones Informe Preliminar COMITÉ DE EVALUACION COMITÉ DE EVALUACION
9Informe de Evaluación de Ofertas
Ofertas de los Licitantes, documentos soporte,
garantía de sostenimiento de oferta, presupuesto de
actividades
Elaborar el informe de la evaluación y comparación de ofertas utilizando los
criterios establecidos en los documentos de licitación
10 dias COMITÉ DE EVALUACION COMITÉ DE EVALUACIONInforme Técnico y de
ofertasCOORDINACION UGP Coordinación de la UGP
10Solicitud de No Objeción al Informe de Evaluación de Ofertas
Solicitud de No Objeción acompañando el informe de evaluación realizado
por el comité de Evaluación
Remitir al BM en digital el informe y la documentación soporte del informe de
Evaluación7 dias COORDINACION DE UGP Coordinadora de la UGP
No Objeción al Informe de Evaluación y
recomendación de Adjudicacion
COORDINACION UGP Coordinación de la UGP
11Elaboración de Dictamen Legal de Adjudicación/contrato
Informe final de evaluación, No Objeción
del BM
Remitir la documentación soporte a la Secretaría General de la SE
7 días COORDINACION DE UGP Coordinadora de la UGPResolución de
Adjudicación y Contrato a firmar
COORDINACION UGP Coordinación de la UGP
12Notificación de la adjudicación a las empresas Licitantes
Resolución de adjudicación y
notificaciones a los Licitantes
Publicar la Adjudicación en Honducompras y notificar a los licitantes
1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de AdquisicionesNotificación de la
AdjudicaciónONCAE Honducompras
13 Formalización del Contrato Contrato elaborado
Sustituir la garantía de Seriedad de la oferta por la de Cumplimiento y demás documentos exigibles previo a la firma
del contrato
1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones Firma del Contrato BMDepartamento de Salvaguardas o de Adquisiciones, según sea
el caso
14 Orden de Inicio del ContratoContrato firmado,
anticipoEmitir orden de inicio / orden de compra 1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones Oden de Inicio BM
Departamento de Salvaguardas o de Adquisiciones, según sea
el caso
Proveer a la Secretaría de Educación de Bienes, Obras o Servicios para satisfacer las necesidades del personal
operativo, docente, niños y niñas de la Secretaría, conforme a las especificaciones técnicas establecidas por el solicitante dentro del marco de las leyes vigentes de Honduras (Ley de
Contratación del Estado, disposiciones vigentes y demás
Leyes)
RESPONSABLE �RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo: Proveer a la Secretaria de Educación de Bienes, Obras o Servicios
para satisfacer las necesidades de la Secretaría, conforme a especificaciones técnicas establecidas por los solicitantes y cuyos montos superan los US$
1,500,000.00
Unidad: Adquisiciones
Proceso: Licitación Pública Internacional
Fecha: 23 de septiembre de 2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1Elaboración de los
documentos de Licitación
Especificaciones técnicas mal definidas 5 5 25 Revisión técnica por personal especializado en
el bien, servicio u obra solicitada 6 Baja(2)
Cantidades inadecuadas del bien, servicio u obra solicitada 4 4 16 Verificar la necesidad real y disponibilidad del
presupuesto 2 Baja(8)
Fondos insuficientes para la adquisición 5 3 15 Modificar las cantidades solicitadas que vayan
de acuerdo a los fondos disponibles, 1 Baja(12)
Recorte de presupuesto por razones fuera de nuestro alcance 5 1 5 Reservar fondos mediante comunicación
entre SE y SEFIN 3 Baja(4)
2 Publicación del documento
Fondos insuficientes para el pago de publicación en periódicos 5 1 5 Presupuesto de forma adecuada los fondos
requeridos 1 Baja(13)
3 Recepción de ofertas
No participan el número mínimo de empresas en el proceso 5 1 5
Verificar el historial de empresas , honducompras, empresas que puedan participar y comunicarse con ellas
1 Baja(14)
Que participen empresas maletin en el proceso
5 1 5 Tener un banco de empresas precalificadas para diferentes tipos de procesos
2 Baja(7)
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
4 Apertura de ofertas
Que la empresa no presente garantía
5 1 5Mencionar en el documento de licitación la presentación de documentos no subsanables
1Baja(11)
Que los ofertas sobrepasen los fondos disponibles 5 4 20
Presupuesto elaborado en base a precios de mercado, incluyendo un incremento por inflación y aumentado precios
8 Media(1)
5 Evaluación de ofertas No contar con un especialista en la evaluación de los ofertas 5 1 5
Planificar e integrar, en tiempo y forma el comité de evaluación con personal especializado en el área bien , servicio u obra a adquirir
1 Baja(10)
6 Subsanación de ofertasLas ofertas no presentan los documentos de subsanación en tiempo y forma
5 2 10 Establecer un Check List de los documentos obligatorios y que no son subsanables 3 Baja
(5)
7 Adjudicación de la empresa
Que la empresa adjudicada no acepte 5 1 5 Adjudicar al oferente que haya resultado en
segundo lugar del proceso de selección 2 Baja
8 ContratoTiempo tardío en la revisión y envío del contrato por la Unidad Legal a cargo de este proceso
5 2 10 seguimiento en la revisión y envío del contrato por parte de unidad Legal 6 Baja
(3)
9 EjecuciónQue la empresa se tarde más en la entrega del bien, servicio u obra
5 1 5
El Supervisor del Proyecto deberá darle seguimiento constante a la ejecución del contrato e informar a la mayor brevedad posible a la UGP sobre hallazgos en la ejecución
2 Baja(6)
10 Pago Demandas al estado por pagos de tardíos 5 1 5
Gestionar el pago en lo interno y SEFIN, de tal forma que se realice en los tiempo establecidos
1 Baja(9)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 120
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación/Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: AdquisicionesProceso: Comparación de cotizaciones (Shopping)Alcance o ambito de aplicación: Adquisición de Bienes de la Secretaría de EducaciónFecha: 23/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1Elaboración de lista de bienes y especificaciones técnicas
Proveer a la Secretaría de Educación de Bienes o
Servicios para satisfacer sus necesidades, mediante
comparación de cotizaciones, conforme a especificaciones técnicas establecidas por el solicitante dentro del marco
de las leyes vigentes de Honduras (Ley de contratación
del Estado, disposiciones vigentes y demás Leyes)
Cantidades, tipos de bienes, listado de
empresas
Preparar las solicitudes de cotización en base a un
formato pre-elaborado y compilación de la lista de
empresas o proveedores que serán invitados a presentar
una cotización. Según como lo indica el PAC, solicitar
previamente la no objeción del BM
7 dias Adquisiciones Auxiliar de AdquisicionesListado de productos a
cotizar y de proveedores a invitar
Adquisiciones Oficial de Adquisiciones
2 Pedido de Cotizaciones Invitaciones a Cotizar
Invitar por escrito a empresas y proveedores nacionales o
internacionales para que presenten una cotización en
un plazo determinado (no menos de 5 días hábiles)
1 dia Adquisiciones Oficial de AdquisicionesRecibir al menos tres
cotizacionesComité de Evaluación Comité de Evaluación
3 Recepción y análisis de al menos 3 cotizacionesCotizaciones enviadas por las empresas proveedoras
Evaluar al menos tres cotizaciones y preparación de
un informe de evaluación donde se propone la
selección de la oferta más ventajosa. Se enviarán al BM
los primeros tres licitados bajo este método para
revisión previa
2 dias Comité de Evaluación Comité de Evaluación Oferta más ventajosa Adquisiciones Oficial de Adquisiciones
4 Adjudicación a la oferta de menor costo Informe de evaluacion
Preparar la carta de adjudicación del contrato y el contrato donde se incluye los
términos de la oferta aceptada
1 dia Adquisiciones Oficial de AdquisicionesProveedor con la oferta
mas ventajosaCoordinación UGP Coordinación de la UGP
5 Orden de PedidoContrato/ orden de
compra al proveedorVerificar la recepción de los
bienes1 dia Adquisiciones Oficial de Adquisiciones
Certificación de la Recepción de los bienes
FinanzasEspecialista en gestíon
financiera
6 PagoCertificación de la
recepción de los bienes
Confirmar la utilización de fondos, preparar las órdenes
de pago, y solicitar la aprobación de las unidades
interesadas
1 dia Adquisiciones Oficial de AdquisicionesFactura y Recibo de
compraUnidad Financiera
Coordinación de la Unidad Financiera
RESPONSABLE �RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
Página 121
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Proveer a la Secretaria de Educación de Bienes o Servicios para
satisfacer las necesidades de la Secretaría de Educación, mediante comparación de cotizaciones, conforme a especificaciones técnicas establecidas por el solicitante dentro del marco de las leyes vigentes de Honduras (Ley de contratación del Estado, disposiciones vigentes y demás Leyes)
Unidad: Adquisiciones
Proceso: Compras Menores
Fecha: 25/09/2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 Solicitud de compra comprar algo que se necesite 3 3 9 según control de inventarios 5 Bajo (9)
2 cantidades inadecuadas en la solicitud de compras 1 2 2 verificar control de inventarios y
POA 1 Bajo (11)
3 Cotizaciones no cumplan con las especificaciones técnicas solicitadas 5 4 20 verificar con el especialista 14 Medio (2)
4 que los proveedores no cumplan con el tiempo solicitado para presentar su oferta 5 5 25
Se está monitoreando al proveedor 20 Alto (1)
5 que las empresas no cumplan con los requisitos legales 4 3 12 registro de proveedores 7 Medio (3)
6 Selección y adjudicación
que el monto supere a la disponibilidad de fondos 3 3 9 verificar en POA 6 Bajo (5)
7 que pase del techo para compras menores 4 3 12 comité de compras 7 Bajo (4)
8 Orden de compra que exista un dictamen técnico y se elabore orden de compra a otro proveedor 5 3 15 comité de compras 6 Bajo (6)
9 Recepción del producto que no entreguen completo el producto 3 4 12 verificar con la orden de compra 6 Bajo (7)
Página 122
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
10 producto dañado 2 3 6 inspección de calidad 5 Bajo (10)
11 Notificación de pago que no se envíe la solicitud a tiempo 4 3 12
La notificación de pago debe ser después de recepcionar los productos
6 Bajo (8)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 123
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 124
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación/Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: AdquisicionesProceso: Consultoría IndividualAlcance o ambito de aplicación: Consultores Individuales (hasta US$ 35,000.00) de Secretaría de EducaciónFecha: 23/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1Preparación de los Términos de Referencia (TdR), presupuesto base, preparación de términos y condiciones del contrato
Contratar personal especializado en el área de
interés, quien proporcionará productos de acuerdo a las
necesidades de la Secretaría de Educación
Al menos tres CV de consultores Individuales
Preparación de los TdR, presupuesto base, evaluación
curricular de tres CV y preparación de términos y condiciones del contrato
7 días Adquisiciones Oficial de Adquisiciones Preparación deTdR Coordinación UGP Coordinación de la UGP
2Obtención de la No Objeción del BM a los TdR y de los CV de los consultores
Oficio solicitando No Objeción de TdR y de los
CV de los consultores propuestos
Remisión de TdR y CV al BM 1 dia Coordinación UGP Coordinación de la UGP TdR y CV No Objetados Adquisiciones Oficial de Adquisiciones
3 Adjudicación y firma del ContratoNo Objeción y CV del
ConsultorFirma del Contrato y solicitud
de documentación soporte1 dia Adquisiciones Oficial de Adquisiciones Contrato Coordinación UGP Coordinación de la UGP
4Seguimiento y Evaluación del avance del contrato
Informe de actividades
Certificación de las etapas concluidas por el consultor y
preparación de las órdenes de pago
1 dia Adquisiciones Oficial de Adquisiciones informes de actividades Coordinación UGP Coordinación de la UGP
5 Pago Informe finalRecibir Informe de
Consultoría1 dia Adquisiciones Oficial de Adquisiciones Pago Unidad Financiera
Coordinador Unidad Financiera
RESPONSABLE �RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
Página 125
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución :Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación
Objetivo : Proveer los mejores Servicios de Consultores Especialistas requeridos para la ejecución de los diferentes proyectos a ejecutarse por la Secretaria de
Educación
Unidad: Adquisiciones
Proceso: Consultorías
Fecha: 23 de septiembre de 2013
Actividad / Procedimiento
Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
Elaboración de los TdR
Especificaciones técnicas mal definidas 5 5 25Revisión técnica por personal especializado en el bien, servicio u obra solicitada
6 Baja (2)
Cantidades inadecuadas del bien, servicio u obra solicitada
4 4 16Verificar la necesidad real y disponibilidad del presupuesto
2 Baja (6)
Fondos insuficientes para la adquisición 5 3 15Modificar las cantidades solicitadas que vaya de acuerdo a los fondos disponibles,
1 Baja (10)
Recorte de presupuesto por razones fuera de nuestro alcance
5 1 5Reservar fondos mediante comunicación entre SE y SEFIN
3 Baja (4)
Recepción de ofertas
No participan el número mínimo de consultores en el proceso
5 1 5Verificar el banco de consultores de la Secretaría, honducompras o Colegios Profesionales
1 Baja (11)
Que participen consultores de maletín en el proceso
5 1 5Tener un banco de consultores preferiblemente precalificados
2 Baja (7)
Apertura de ofertasQue la empresa no presente garantía 5 1 5
Mencionar en el documento de licitación la presentación de documentos no subsanables
1 Baja (12)
Que los ofertas sobrepasen los fondos 5 4 20 Presupuesto elaborado en base a precios de 8 Media (1)
Página 126
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
disponiblesmercado, incluyendo un incremento por inflación y aumentado precios
Evaluación de ofertasNo contar con un especialista en la evaluacion de los ofertas
5 1 5
Planificar e integrar, en tiempo y forma el comité de evaluación con personal especializado en el área bien , servicio u obra a adquirir
1 Baja (13)
Subsanación de ofertasLas ofertas no presentan los documentos de subsanación en tiempo y forma
5 2 10Establecer un Check List de los documentos obligatorios y que no son subsanables
3 Baja (5)
Adjudicación del Contrato
Que la empresa adjudicada no acepte 5 1 5Adjudicar al oferente que haya resultado en segundo lugar del proceso de selección
2 Baja (8)
ContratoTiempo tardío en la revisión y envío del contrato por unidad legal a cargo de este proceso
5 2 10Seguimiento en la revisión y envío del contrato por parte de unidad Legal
6 Baja (3)
EjecuciónQue la empresa se tarde mas en la entrega del producto
5 1 5
La UGP deberá dar seguimiento constante a la ejecución del contrato e informar a la mayor brevedad posible al Consultor sobre hallazgos en la ejecución del contrato
2 Baja (9)
PagoDemandas al estado por pagos de tardios
5 1 5Gestionar el pago en lo interno y SEFIN, de tal forma que se realice en los tiempo establecidos
1 Baja (14)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 127
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 128
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: Adquisiciones
Proceso: Carga de Información en Honducompras
Alcance o ambito de aplicación: Secretaría de EducaciónFecha: 23/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO1 Carga de Información Cargar la
información de cada proceso de compras menores y licitaciones a la página oficial de la ONCAE, según los lineamiento establecidos
Formato de HONDUCOMPRAS
Proporcionar la información o subir correctamente los datos de acuerdo a los proceos de compras menores y licitaciones
1 hora ADQUISICIONES Oficial Administración II
La información está a la disponibilidad de los interesados
ADQUISICIONES Coordinador Unidad de Adquisiciones
RESPONSABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPORESULTADO /
PRODUCTO
Página 129
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
CARGAR LA INFORMACION DE CADA PROCESO DE COMPRA MENORES Y LICITACIONES A LA PAGINA OFICIAL DE LA ONCAE ,
SEGÚN LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS
Unidad: Adquisiciones
Proceso:Carga de Información en Honducompras
Fecha: 23/09/2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 SUBIR LA INFORMACION
HAY RETENCION DE PAGO 3 2 6VERIFICACION PAGINA ONCAE
4 Bajo (1)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 130
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 131
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
PROCESOS – UNIDAD TECNICA CCEPREB
Se incluye por cada Proceso lo siguiente:
4. Matriz de Proceso con sus respectivas actividades5. Diagrama de Flujo6. Matriz de Riesgos
Los Procesos que corresponden a esta Unidad son los siguientes:
PROCESO 37 – CAPACITACIÓN EDUCADORAS DE CCEPREB
PROCESO 38 – ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB
PROCESO 39 – ORGANIZACIÓN DE CCEPREB
PROCESO 40 – PAGO DE EDUCADORAS DE CCEPREB
Página 132
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : SECRETARÍA DE EDUCACIÓN / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIÓN
Unidad: TECNICA CCEPREB
Proceso: CAPACITACIÓN DE EDUCADORAS DE CCEPREB
Alcance o ambito de aplicación:18 DEPARTAMENTOS DE HONDURASFecha: 23/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1Planificación de Capacitación
Programar, desarrollar y ejecutar de forma eficiente y oportuna la Capacitación de Educadoras de CCEPREB en el uso y manejo del Paquete Metodológico y Guía Metodologica de actividades de CCEPREB.
Base de Datos de CCEPREB del Proyecto
Verificar en Base de Datos de CCEPREB, educadoras que no han
recibido Capacitación1 día
UNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREBLista de Educadoras a
Capacitar
2
Elaborarar Plan de Acción y Presupuesto correspondiente a
Capacitación en todos los departamentos
2 díasUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREBPlan de Acción y Presupuesto de
Capacitación
3Plan de Accion y Presupuesto de
Capacitación
Revisar con Unidad de Prebásica Plan de Acción y Agenda de
Capacitación a ser desarrollada2 días
UNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB PREBASICACoordinadora de Unidad de Prebásica
4 Convocatoria Capacitación Elaborar Oficio de Convocatoria a Jornada de Capacitación
1 díaUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREBOficio de Convocatoria a
Capacitación
5
Enviar Oficio, listado de participantes y Agenda de
Capacitación a Coordinadoras de Prebásica junto con el
1 díaUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
6Gestionar recursos necesarios Capacitación
Listado de Educadoras a participarSolicitar a Unidad Adminsitrativa
fondos para el pago de estipendios de Capacitación en cada Sede
1 diaUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB Finaciera de UGP Coordinador Financiero
7Solicitar a Unidad de Adquisiciones
fotocopia de manuales y documentación a utilizar
1 diaUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB
8
Preparar documentación para el pago de estipendios de capacitación (Lista de asistencia, recibos, Planilla de Pago, etc)
1 díaUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB Formatos y formularios
9 Capacitación Educadoras
Desarrollo de Capacitaciones por parte de Coordinadoras de Prebásica o personal técnico capacitado en el
tema
3 días DDE Coordinadoras de Prebásica
10Planillas de Pago y Listas de
Asistencia
Verificar Listas de asistencia, Educadoras que recibieron
capacitación. Elaborar Informe de Capacitación
1 díaUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB Informe de Capacitación
RESPON-SABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
RESUL-TADO / PRODUCTO
Página 133
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Programar, desarrollar y ejecutar de forma eficiente y oportuna
la Capacitación de Educadoras de CCEPREB en el uso y manejo del Paquete Metodológico, y Guia Metodologica de actividades
de CCEPREB.
Unidad: Técnica CCEPREB
Proceso:CAPACITACIÓN DE EDUCADORAS DE CCEPREB
Fecha: 23/09/2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 Planificación de Capacitación
Alta cantidad de Educadoras que deben ser capacitadas, debido al cambio de estas en los CCEPREB y sobrepase el Presupuesto establecido en POA
5 4 20Definir el porcentaje de cambios de Educadoras que se da cada año y establecerlo en el POA
8 Medio (1)
2El listado de Educadoras a capacitar no este actualizado a la fecha de Planificación de la actividad
5 3 15
Solicitar a las Coordinadoras de Prebásica desde inicio de año los cambios y nuevas aperturas de CCEPREB
5 Bajo (2)
3 La UL no envíe a tiempo el Plan de Acción de la Capacitación 5 2 10 Mantener comunicación constante
con UL 3 Bajo (4)
4 Convocatoria Capacitación
Las Educadoras no sean convocadas en tiempo y forma por DDE 3 4 12
Mantener comunicación constante con DDE, y asegurar asistencia de Educadoras según listado
2 Bajo (5)
5Que asistan a Capacitación Educadoras que ya fueron capacitadas y no se encuentran en lista de capacitación
3 2 6
Notificar a las Coordinadoras de Prebasica que cualquier Educadora que no este en listado no se cubrirán los gastos, y estos deberá pagarlos la DDE
2 Bajo (6)
Página 134
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
6Gestionar recursos necesarios capacitación
Retraso en la disponibilidad de fondos de Capacitación
5 4 20Gestionar con el debido tiempo los fondos de Capacitación
4 Bajo (3)
7 Capacitación Educadoras Capacitadoras sin conocimiento del tema 4 2 8
Solicitar a la DDE el nombre de las Capacitadoras y verificar que conozacan el tema
2 Bajo (7)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 135
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 136
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : SECRETARÍA DE EDUCACIÓN / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIÓN
Unidad: TECNICA CCEPREB
Proceso: ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB
Alcance o ambito de aplicación:18 DEPARTAMENTOS DE HONDURASFecha: 23/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1Planificación del Proceso de Distribución
Coordinar la Distribución de material y mobiliario para los CCEPREB financiados con el Proyecto, a fin de mejorar las condiciones de los niños y niñas en las aulas de clases
Base de Datos de CCEPREB del Proyecto
Determinar las necesidades de los CCEPREB y cantidades necesarias
2 díasUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREBCantidad de materiales
por CCEPREB
2Elaborar Especificaciones técnicas de
Distribución de material5 días
UNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREBEspecificaciones Técnicas
de Distribución
3Enviar a la Unidad de Adquisiciones las Especificaciones Técnicas para el inicio del Proceso de Adquisiciones
1 díaUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB
4 Evaluación de Ofertas Participar en el Proceso de Evaluación de Ofertas
20 díasUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB
5Revisar Cronograma de Entrega de
Distribución de Empresa Adjudicada2 días
UNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB
6
Elaborar Formatos de Entrega de materiales (Fichas de Entrega /
Recepción a Empresa de Transporte, CCEPREB)
3 díasUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB Formatos de Entrega
7 Control de BodegasVerificar que todos los materiales
esten en Bodega, previo al inicio del Proceso de Distribución
1 diaUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB
8Entregar material en Bodega y Fichas de Entrega requeridas en el Proceso
3 díasUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB
9Monitorear la correcta entrega de los materiales en cada CCEPREB
5 díasUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB
10Revisión de Fichas de Entrega
Fichas de EntregaRevisar cada una de las Fichas de
Entrega8 días
UNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB
11 Elaborar Informe de Distribución 2 díasUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREBInforme Final de
DistribuciónADQUISICIONES
Coordinador Unidad de Adquisiciones
RESPON-SABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
RESUL-TADO / PRODUCTO
Página 137
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Coordinar la Distribución de material y mobiliario para los
CCEPREB financiados con el Proyecto, a fin de mejorar las condiciones de los niños y niñas en las aulas de clases
Unidad: Técnica CCEPREB
Proceso: Entrega de Material a CCEPREB
Fecha: 23/09/2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1Planificación del Proceso
de Distribución
Que se incluyan materiales para CCEPREB que no los necesitan 3 3 9
Solicitar información de necesidades de CCEPREB a Coordinadoras de Prebásica en DDE
4 Bajo (2)
2Validez de las especificaciones (lugares de entrega) en el tiempo real de Distribución
4 5 20 Asegurar con las DDE que los CCEPREB estén funcionando 12 Medio (1)
3 Control de Bodegas Que los proveedores de materiales no entreguen en tiempo y forma 5 2 10
Verificar los procesos involucrados en las distribuciones, y con esto determinar la fecha de inicio
3 Bajo (3)
4Revisión de Fichas de
Entrega
Que los CCEPREB no reciban los materiales y cantidades establecidas 5 3 15 Proporcionar a la Empresa de
Transporte listados de entrega 1 Bajo (4)
5 Que el material no sea entregado al CCEPREB establecido por el Proyecto 5 1 5
Verificar las Fichas de Entrega (Nombre, Identidad e información de CCEPREB)
1 Bajo (5)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 138
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
UNIDAD RESPONSABLE:TECNICA CCEPREB
NOMBRE DEL PROCESO: ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB
FECHA DE ELABORACIÓN:25/09/2013
INSTITUCIÓN: SECRETARÍA DE EDUCACIÓNPROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIÓN, GOBERNABILIDAD Y FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL CR-4381 HO
Inicio
Determinar cantidades
Elaborar Especificaciones
Tecnicas
Enviar Especificaciones
Tecnicas
Especificaciones Técnicas
Revisar Cronograma de Entrega
Elaborar Formatos de Entrega
Revisar material en Bodega
Cronograma revisado
A
A
Monitorear entregas
Revisar Fichas
Informe Final
Entregar material en Bodega
Participar en Evaluación
Formatos de entrega
Fin
Elaborar Informe
Página 139
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : SECRETARÍA DE EDUCACIÓN / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIÓN
Unidad: TECNICA CCEPREB
Proceso: ORGANIZACIÓN DE CCEPREB
Alcance o ambito de aplicación:18 DEPARTAMENTOS DE HONDURASFecha: 23/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1
Identificación de Necesidades (Areas sin cubrir)
Identificar a nivel de Prebásica la necesidad de CCEPREB, ampliando así la cobertura y atención de niños de 5 años en el nivel pre-escolar
Lista de comunidades que no cuentan con CCEPREB
Solicitar a la Unidad de Prebásica y Coordinadoras de Prebásica de las
DDE identifiquen comunidades con necesidad de Educación Prebasica
5 díasUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
2
Enviar por parte de las Coordinadoras de Prebasica listado
de comunidades, municipios interesados en la apertura de
CCEPREB
4 días DDE Coordinadoras de Prebásica Listado de comunidades
3
Solicitud de documentación de Organización
Formatos de Organización de CCEPREB
Porporcionar a las Coordinadoras de Prebásica los formatos y
documentación requerida para la Organización de CCEPREB (Acta de Apertura, Formato de Información
de CCEPREB, Formulario de Matrícula Inicial y Final del CCEPREB, copia de identidad de Educadora, partidas de
nacimiento de niños)
2 díasUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
4Recibir documentación de Organización de CCEPREB
1 díaUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB
5Revisar documentación de Organización de CCEPREB
5 díasUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB
6 Base de Datos de CCEPREB de SEVerificar que el CCEPREB sea de
nueva apertura, no se encuentre en Bases de Datos de la SE
2 díasUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB
7 Organización de CCEPREB
Si el CCEPREB no existe y la documentación está completa, se ingresa CCEPREB a Bases de Datos
del Proyecto.
1 díaBase de Datos de CCEPREB
del Proyecto
8
Solicitar creación de código de CCEPREB a Coordinadora de
Prebásica de DDE, a través de Unidad de Infotecnología de DDE
1 día Código de CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
9
Si la Documentación está incompleta, solicitar documentación
a Coordinadora de Prebásica y una vez completada, se prosigue a los
pasos 7 y 8
DDE Coordinadoras de Prebásica
RESPON-SABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
RESUL-TADO / PRODUCTO
Página 140
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Identificar a nivel de Prebasica la necesidad de CCEPREB,
ampliando así la cobertura y atención de niños de 5 años en el nivel pre-escolar
Unidad: Técnica CCEPREB
Proceso: ORGANIZACIÓN DE CCEPREB
Fecha: 23/09/2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1Identificación de
Necesidades (Áreas sin cubrir)
Que se focalicen comunidades que no cuentan con población en edad pre-escolar 3 5 15
Definir e informar a Coordinadoras de Prebásica los requisitos de Organización de CCEPREB
6 Bajo (1)
2Solicitud de
documentación de Organización
Documentación de Organización incompleta o con datos equivocados 4 3 12
Se envían instrucciones claras de la documentación que debe completarse, y como debe completarse.
5 Bajo (2)
3 Documentación de Organización de CCEPREB entregada fuera de tiempo 5 2 10
Notificación a las DDE de la fecha máxima de envío de documentación
2 Bajo (4)
4 Organización de CCEPREB Que el CCEPREB ya exista 5 3 15
Se informa a las Coordinadoras de Prebásica que se hará cruce de Base de Datos
4 Bajo (3)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 141
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 142
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : SECRETARÍA DE EDUCACIÓN / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIÓN
Unidad: TECNICA CCEPREB
Proceso: PAGO BONO EDUCADORAS DE CCEPREB
Alcance o ambito de aplicación:18 DEPARTAMENTOS DE HONDURASFecha: 23/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1 Solicitud de Planillas Elaborar Oficio por medio del cual se solicitan Planillas
1 díaUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB Oficios
2Base de Datos de CCEPREB del
Proyecto
Elaborar listados por Departamento de CCEPREB en funcionamiento, incluidas en Bases de Datos
del Proyecto2 días
UNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREBListado de CCEPREB por
Departamento
3Enviar Oficios y listados de CCEPREB a Directores Departamentales y Coordinadores de Prebásica,
solicitando Planillas2 días
UNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
4 Elaboración de Planillas
Las Coordinadoras de Prebásica se encargan de verificar junto con los Directores Distritales /
Municipales el tiempo que ha laborado cada una de las Educadoras y calcular la cantidad de meses
a pagar en cada semestre y elaborar la Planilla de Pago
5 días DDE Coordinadoras de Prebásica UNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Tecnico CCEPREB
5Recepción y revisión de Planillas
Recibir en magnético Planillas de Pago de Educadoras enviadas de DDE
5 díasUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB
6 Planillas de Pago de EducadorasRevisar Planillas de Pago de Educadoras de
CCEPREB (Nombres, identidades, información de CCEPREB, etc.)
5 díasUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB Planillas revisadas
7Si las Planillas no tienen errores, se solicitan
Planillas en físico debidamente firmadas y selladas.
1 díaUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
8Si las Planillas contienen errores, se envían vía
correo electrónico las observaciones a cada Planillas
1 díaUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
9Recepcionar en físico las Planillas de Pago a
Educadoras de CCEPREB5 días
UNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
10Elaborar Planilla de Pago Consolidada que será
enviada al Banco a cargo de efectuar el Pago2 días
UNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREBPlanilla de Pago
consolidada
11 Pago de EducadorasEnviar Planillas Originales y consolidada a la
Coordinación de UGP con su respectivo Memo, quien tramitará el Pago con la Unidad Financiera
1 díaUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREBCOORDINACION UGP
Coordinadora de la Unidad de Gestión del Proyecto
12
Enviar al salir el pago un comunicado a todas las Coordinadoras de Prebásica y personal de la
Unidad de Prebásica de SE para que notifiquen a las Educadoras que ya pueden cobrar su bono.
3 diasUNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB
13Reporte de Bonos sin cobrar
Pedir al Banco periódicamente reportes de bonos cobrados y pendientes de cobro.
1 día
UNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB Reportes del Banco
14
Reportes del Banco
Notificar a las Coordinadoras de Prebásica de las Educadoras que aún no han cobrado. Realizar las actividades 13 y 14 tantas veces sea necesario, o
hasta el tiempo definido con el banco estarán los fondos disponibles 1 día
UNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica
15Elaborar reporte de Educadoras sin cobrar, para
que la Unidad Financiera solicite fondos al Banco emisor de los pagos. 1 día
UNIDAD TECNICA CCEPREB
Asistente Técnico CCEPREBReporte de Educadoras sin
cobrar
UNIDAD FINANCIERA DE LA UGP
Coordinador Unidad Financiera
Gestionar el Pago de las Educadoras de CCEPREB en
tiempo y forma, de tal forma que reciban el pago de su
voluntariado conforme a lo establecido al momento de la
RESPON-SABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
RESUL-TADO / PRODUCTO
Página 143
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Gestionar el Pago de las Educadoras de CCEPREB en tiempo y forma, de
tal forma que reciban el pago de su voluntariado conforme a lo establecido al momento de la Apertura de los CCEPREB
Unidad: Técnica CCEPREB
Proceso: PAGO BONO EDUCADORAS DE CCEPREB
Fecha: 23/09/2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 Solicitud de Planillas Que no sean incluidas correctamente todas las Educadoras del Proyecto 5 5 25
Enviar a Coordinadoras de Prebásica el listado de Educadoras de CCEPREB del Proyecto para uso como referencia
5 Bajo (1)
2Elaboración de
Planillas
Errores en los datos de las Educadoras 5 3 15 Solicitar copia de identidad de Educadoras, sobre todo de los cambios 3 Bajo (2)
3 Planillas enviadas fuera de tiempo 5 1 5 Notificación a DDE de la fecha máxima de envío de documentación 2 Bajo (4)
4 Pago a Educadoras Educadoras no cobren su bono a tiempo 3 3 9
Se informa a las Coordinadoras de Prebásica el tiempo que estará el bono disponible en el banco, se envían reportes periódicos
3 Bajo (3)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 144
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 145
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
PROCESOS – UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS
Se incluye por cada Proceso lo siguiente:
1. Matriz de Proceso con sus respectivas actividades2. Diagrama de Flujo3. Matriz de Riesgos
Los Procesos que corresponden a esta Unidad son los siguientes:
PROCESO 41 – MANTENIMIENTO EQUIPO DE CÓMPUTO (SIN GARANTÍA)
PROCESO 42 – MANTENIMIENTO EQUIPO DE COMPUTO (CON GARANTÍA)
PROCESO 43 – REALIZAR BACKUPS
PROCESO 44 – ADMINISTRAR LA PLATAFORMA DE CORREOS
PROCESO 45 – ADMINISTRAR RED LOCAL Y PERIFÉRICOS
Página 146
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: Administración de SistemasProceso: Mantenimiento Equipo de Cómputo (Sin garantía)Alcance o ambito de aplicación:Proyecto Calidad de la EducaciónFecha: 24/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1 Diagnóstico del equipo
Mantener en óptimas condiciones el equipo de cómputo del proyecto
para lograr el mejor desempeño del mismo
NINGUNORealizar las respectivas pruebas para dar el diagnóstico correcto
30 minutosAdministración
de SistemasTécnico en Soporte
2Verificación de la vigencia de garantía
NINGUNO
solicitar al Oficial de Bienes por correo electrónico los datos generales de compra (quien proporcionó el equipo y las respectivas garantías)
2 diasUnidad de
BienesOficial de Bienes
3 NINGUNOSi la garantía NO está vigente, proceder a reparar el equipo
1 diaAdministración
de SistemasTécnico en Soporte
4 Reparación del equipo NINGUNO
Desarmar el equipo y realizar pruebas de las partes hasta identificar donde está fallando
1 diaAdministración
de SistemasTécnico en Soporte
5Cotización de las piezas dañadas
Especificaciones del equipo y de las partes dañadas
Crear las especificaciones técnicas correctas para comprar las piezas necesarias para reparar el equipo
1 horaAdministración
de SistemasTécnico en Soporte
Unidad de Adquisiciones
Auxiliar de Adquisiciones
6Recibir las partes o piezas solicitadas
3 a 15 diasUnidad de
AdquisicionesAuxiliar de Adquisiciones
7
Instalar las partes y realizar las pruebas del funcionamiento correspondiente
1 horaAdministración
de SistemasTécnico en Soporte
8Instalación de equipo en el puesto de trabajo
NINGUNOInstalar el equipo en su lugar predeterminado
30 minutosAdministración
de SistemasTécnico en Soporte
RESPON-SABLE � RESUL-TADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO.
PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución :Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
Mantener en óptimas condiciones el equipo de cómputo del proyecto para lograr el mejor desempeño del mismo
Unidad: Administración de Sistemas
Proceso:Mantenimiento Equipo de Computo (sin garantía)
Fecha: 24/09/2013
No.Actividad /
Procedimiento Descripción del RiesgoI P VTR
Actividad de Control Residual Ranking
1 Diagnóstico del equipoCompra innecesaria de las partes de equipo a reparar
5 3 15Realizar una verificación o investigar las posibles causas que genera el problema
3Bajo(1)
2Verificación de la vigencia de garantía
Reparar en el proyecto un equipo que tiene garantía se pierde los beneficios de la misma y causaría gastos extras al proyecto
5 2 10Solicitar la información necesaria a las Unidad de Bienes y esperar su confirmación
2 Bajo (2)
3 Reparación del equipoNo tener los conocimientos necesarios para realizar esta actividad ya que podría causar daños graves al equipo
5 2 10Mantener actualizado en los métodos de Reparaciones más actuales y en el funcionamiento de cada equipo
2 Bajo (3)
4Cotización de las piezas dañadas
Adquirir la pieza a un costo muy elevado 5 2 10Cotizar en varios lugares para poder tener un precio estimado en el mercado actual
1 Bajo (5)
5Instalación de equipo en el puesto de trabajo
Realizar una mala instalación del equipo podrÍa causarle daños al mismo
4 2 8Utilizar los protocolos de instalación de equipo según las recomendaciones del mismo
2 Bajo (4)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 148
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 149
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: Administración de SistemasProceso: Mantenimiento Equipo de Computo (Con garantía)Alcance o ambito de aplicación:Proyecto Calidad de la EducaciónFecha: 24/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1 Diagnóstico del equipoMantener en óptimas condiciones el equipo de cómputo del Proyecto para lograr el mejor desempeño
NINGUNORealizar las respectivas pruebas para dar el diagnóstico correcto
30 minutosAdministración
de SistemasTécnico en Soporte
2Verificación de la vigencia de garantía
NINGUNO
Solicitar al Oficial de Bienes por correo electrónico los datos generales de compra (quien proporcionó el equipo y las respectivas garantías)
2 diasUnidad de
BienesOficial de Bienes
3 NINGUNO
Si la garantía está vigente, contactar a la persona de enlace de la compañía que proporcionó el equipo.
1 diaAdministración
de SistemasTécnico en Soporte Empresa
Personal Técnico de la Empresa
4 Reparación del equipoCopia de factura y garantía del equipo
Enviar el equipo a la empresa para su respectivo diagnóstico y reparación
1 diaAdministración
de SistemasTécnico en Soporte Empresa
Personal Técnico de la Empresa
5 NINGUNOTiempo en que la empresa recibe las partes nuevas de los fabricantes
3 a 15 dias EmpresaPersonal Técnico de la
EmpresaEmpresa
Personal Técnico de la Empresa
6
Hoja de Reporte por parte de la Empresa especificando las partes que fueron cambiadas
Ir a la empresa para recibir el equipo ya reparado
1 DiaAdministracion
de SistemasTécnico en Soporte
7 NINGUNORealizar las respectivas pruebas de su funcionamiento
1 horaAdministración
de SistemasTécnico en Soporte
8Instalación de Equipo en el puesto de trabajo
NINGUNOInstalar el equipo en su lugar predeterminado
30 minutosAdministración
de SistemasTécnico en Soporte
9
Copia Hoja de Reporte por parte de la Empresa especificando las partes que fueron cambiadas
Entregar la copia del reporte de la empresa para archivar en el leitz de la Unidad de Adquisiciones
10 minutosAdministración
de SistemasTécnico en Soporte
Unidad de Adquisiciones
Auxiliar de Adquisiciones
RESPON-SABLE � RESUL-TADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO.
PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
Página 150
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución :Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :
Mantener en óptimas condiciones el equipo de cómputo del Proyecto para lograr el mejor desempeño del mismo
Unidad: Administración de Sistemas
Proceso:Mantenimiento Equipo de Cómputo (Con garantía)
Fecha: 24/09/2013
No. Actividad / Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 Diagnóstico del equipoCompra innecesaria de las partes del equipo a reparar
5 3 15Realizar una verificación o investigar las posibles causas que genera el problema
3 Bajo (1)
2Verificación de la vigencia de garantía
Mantener en óptimas condiciones el equipo de cómputo del proyecto para lograr el mejor desempeño del mismo
5 2 10Solicitar la información necesarias a las Unidad de Bienes y esperar su confirmación
2 Bajo (2)
3 Reparación del equipoNo tener los conocimientos necesarios para realizar el mantenimiento de equipo y causar daños graves al mismo
5 2 10Mantenerse actualizado en los métodos de reparación más actuales y en el funcionamiento de cada equipo
2 Bajo (3)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: Administración de SistemasProceso: Realizar BackupsAlcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducaciónFecha: 24/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1 Solicitar permiso al usuario
Mantener un respaldo de toda la información que se genera en las computadoras del proyecto para
evitar daños o pérdida de información importante
NingunoSolicitar al usuario la contraseña del equipo en el cual está asignado
1 minutoAdministración de Sistemas
Técnico en Soporte
2 Identificación de la Información Ninguno
Realizar una inspección de todos los documentos que contiene el usuario (exceptuando la información personal fotos, música, etc.)
20 minutosAdministración de Sistemas
Técnico en Soporte
3 Disco duro externo
Crear una Carpeta en el diso duro con la información siguiente: nombre usuario, fecha actual del backup
1 minutoAdministración de Sistemas
Técnico en Soporte
4Instalación de Software para realizar el Backup
Software
Instalar programa especial para realizar copia de seguridad (esta opción se utiliza para prevenir que se generen problemas al momento de copiar la información)
5 minutosAdministración de Sistemas
Técnico en Soporte
5 Disco duro externo
ejecutar el programa y configuralo con la informacion antes obtenida para crear el backup y esperar hasta que termine el copiado
1 a 3 horasAdministración de Sistemas
Técnico en Soporte backup del equipo
6 SoftwareDesinstalar el programa con el cual se generó el backup
5 minutosAdministración de Sistemas
Técnico en Soporte
7 Notificar finalización del backup NingunoNotificar al usuario que se realizó correctamente el backup
1 minutoAdministración de Sistemas
Técnico en Soporte
RESPONSABLE � RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO.
PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución :Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Mantener un respaldo de toda la información que se genera en las
computadoras del proyecto para evitar daños o pérdida de información importante
Unidad: Administración de Sistemas
Proceso: Realizar Backups
Fecha: 24/09/2013
No. Actividad / Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1Solicitar Permiso al usuario
Causar molestia en los usuario porque siempre se almacena información personal que no compete a lo laboral
4 2 8Solicitar autorización por parte del usuario y que ellos estén presentes al momento de realizar esta operación
1Bajo(3)
2Identificación de la Información
Llenar el disco duro con información chatarra que no es necesaria para el proyecto y haciendo que se pierda tiempo valioso
4 2 8Se pueden utilizar muchas técnicas o programas que identifiquen los tipos de archivos para realizar la copia
2 Bajo (2)
3Instalación de Software para realizar el backup
No tener los conocimientos necesarios para realizar esta actividad ya que podría causar daños graves al equipo
5 2 10Realizar cambios en los sistemas según los protocolos que se recomiendan
2 Bajo (1)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: Administración de SistemasProceso: Administrar la plataforma de CorreosAlcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducaciónFecha: 24/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1 Ingresar en la Plataforma
Mantener en conexión todas las Unidades del Proyecto para
facilitar el flujo de la información (solicitudes, cotizaciones, memos, oficios, etc.) que genera y recibe
cada unidad.
Virtual
Ingresar a la plataforma https://cpanel.seduc.multidata.hn:2083/ donde solicita un usuario y contraseña de adminsitrador
2 minutosAdministración
de SistemasTécnico en Soporte
2Monitorear el movimiento de correos dentro de la plataforma
Virtual
Realizar una revisión de la cantidad de información que se genera dentro de la plataforma
15 minutosAdministración
de SistemasTécnico en Soporte
3Administrar la plataforma de correos
Virtual
Administrar la cantidad de cuentas de correos en funcionamiento y la cantidad de espacio asignado para almacenar información dentro del servidor
todos los diasAdministración
de SistemasTécnico en Soporte
4Cambios y actualizaciones en los servidores de correos
Correos electrónicos
Solicitar cambios a los proveedores de la plataforma en lo que corresponde a información del servidor y actualizaciones en la plataforma
1 horaAdministración
de SistemasTécnico en Soporte Empresa
Personal Técnico de la Empresa
5 Disco duro externo
Realizar backup de los correos internos en la computadoras correspondientes
2 a 3 horasAdministración
de SistemasTécnico en Soporte
Backup de la cuenta de correo
RESPONSABLE � RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO.
PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución :Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Mantener en conexión todas las Unidades del Proyecto para facilitar el
flujo de la información (solicitudes, cotizaciones, memos, oficios, etc.) que genera y recibe cada unidad.
Unidad: Administración de Sistemas
Proceso: Administrar la plataforma de Correos
Fecha: 24/09/2013
No. Actividad / Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 Ingresar en la PlataformaSe puede borrar o deshabilitar un usuario causando pérdida de información de correos del proyecto
5 2 10
Solo el administrador de red puede tener acceso a esta plataforma y administrando un periodo de vencimiento en la clave del administrador
1Bajo(3)
2Monitorear el movimiento de correos dentro de la plataforma
Falta de espacio para el almacenamiento de correos
4 2 8Monitorear diariamente la cantidad de información que se genera en la plataforma
2 Bajo (2)
3Cambios y actualizaciones en los servidores de correos
Mal funcionamiento o problemas de accesos a las cuentas de correo
5 3 15Realizar cambios en forma programada con la empresa que brinda estos servicios de correo.
3 Bajo (1)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: Administración de SistemasProceso: Administrar Red Local y PeriféricosAlcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducaciónFecha: 24/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1 Revisar la conectividad a internet
Mantener en conexión todas las unidades del Proyecto para
facilitar el flujo de la información (solicitudes, cotizaciones, memos,
oficios, etc.) que se genera y recibe cada unidad.
Virtual
Realizar una prueba de velocidad de conectividad para confirmar el ancho de banda real
2 minutosAdministración de Sistemas
Técnico en Soporte
2 Revisar el servidor DNS VirtualIngresar al servidor DNS y realizar pruebas de conectividad, seguridad.
15 minutosAdministración de Sistemas
Técnico en Soporte
3Mantener actualización automáticas de bases de virus en las PC de la Unidad
Virtual
Revisar que todas las computadoras tengan opción a actualización de bases de virus y actulización de software antivirus
15 minutosAdministración de Sistemas
Técnico en Soporte
4Monitorear equipo de impresoras en red
Virtual
Revisar que las impresoras estén en funcionamiento dentro de la red del proyecto.
30 minutosAdministración de Sistemas
Técnico en SoporteReporte de
funcionamiento del equipo
5 VirtualRealizar mantenimiento preventivo de las impresoras
12 minutosAdministración de Sistemas
Técnico en Soporte
6 Conexión de nuevo equipo NingunoInstalar en forma física el equipo a configurar
15 minutosAdministración de Sistemas
Técnico en Soporte
6 SoftwareInstalar controladores en los equipos necesarios donde se pondrá en funcionamiento
15 minutosAdministración de Sistemas
Técnico en Soporte
RESPONSABLE � RESULTADO / PRODUCTO
ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Mantener en conexión todas las unidades del Proyecto para facilitar
el flujo de la información (solicitudes, cotizaciones, memos, oficios, etc.) que se genera y recibe cada unidad.
Unidad: Administración de Sistemas
Proceso: Administrar Red Local y Periféricos
Fecha: 24/09/2013
No. Actividad / Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1 Revisar la conectividad a internet
No tener conexión de salida del proyecto ésto ocasiona atrasos en las áreas claves del proyecto (Unidad Financiera)
5 3 15Monitorear periódicamente la red, conexión para identificar problemas y tomar acciones
2 Bajo(3)
2 Revisar el servidor DNS Red se deshabilite y las unidades no se puedan comunicar con otras áreas o proyectos. 4 2 8
Realizar pruebas de conexión y estado del servidor utilizando los protocolos adecuados
2 Bajo (2)
3
Mantener actualización automática de bases de virus en las PC de la Unidad
Ingreso de un virus, malware etc., puede ocasionar el daño a los diferentes software, archivos que son vitales para el funcionamiento del equipo y del usuario
5 3 15 Mantener los antivirus en las computadora actualizados 3 Bajo (1)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 162
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
PROCESOS – UNIDAD GRANT JAPONES
Se incluye por cada Proceso lo siguiente:
1. Matriz de Proceso con sus respectivas actividades2. Diagrama de Flujo3. Matriz de Riesgos
Los Procesos que corresponden a esta Unidad son los siguientes:
PROCESO 46 – TRANSFERENCIAS DE FONDOS AECOS
Página 163
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
Institución : SECRETARÍA DE EDUCACIÓN / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIÓN
Unidad: PROYECTO DONACIÓN JAPONESA
Proceso: TRANSFERENCIAS DE FONDOS AECOS
Alcance o ámbito de aplicación:PROYECTO DONACIÓN JAPONESAFecha: 24/09/2013
UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO
1
Monitoreo de ejecución de fondos acreditados en cada una de las cuentas, en base a procedimientos establecidos según memoria cálculo
Establecer controles en relación a la administración, de fondos por
transferencias ejecutadas por las AECOs.
Memoria de cálculo plan de inversión por rubros. planil la de ejecución de fondos transferidos por el Proyecto Grant Japonés.
Dar seguimiento a la Transferencia monto total a ejecutar por cada AECO según convenio. Grant
JaponésAsistente Administrativo Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
2
Solicitud de documentación a la organización y asociaciones u organizaciones para el análisis correspondiente por ejecución de fondos realizada
Reporte de Cheques Anulados
Monitorear las AECOs la Ejecución defondos por medio de ApoyosAdministrativos de Roatán y Comayaguaasegurando así el eficiente manejo delos recursos. 1 a 2 meses
Grant Japonés
Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
3Subsanar hallazgos presentados en la revisión de la l iquidación de transferencias
Reporte por Subsanaciones de cada transferencia analizada
Solicitar la liquidación de fondos para siguiente transferencia a ejecutar
1 a 2 mesesGrant
JaponésAsistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
4 Revisar la documentación adjunta a la l iquidación de fondos Ejecutada
7 DíasGrant
JaponésAsistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
5Comprobar la legalidad de la compra con el análisis de la documentación recibida
Grant Japonés
Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
6 Cheques Emitidos Grant Japonés
Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
7 Factura Grant Japonés
Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
8
Revisar el cuadro reporte de cotizaciones y verificar que se cumpla con lo establecido 3 cotizaciones como mínimo por la compra
Grant Japonés
Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
9 Revisar el acta de recepción tiene que venir con las firmas correspondientes
Grant Japonés
Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
10Presentar, si el gasto fue por capacitaciones, el currículo de la persona que realizará la exposición
Grant Japonés
Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
11 Respectivas planil las de participantes Grant Japonés
Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
12 Recibo debidamente Firmado por miembros de la AECO
Grant Japonés
Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
13 Comprobante de caja chica Grant Japonés
Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
14
Presentar, uando el pago es mediantecaja chica, la siguiente documentación:1) Copia de tarjeta de identidad de lapersona responsable de la compra 2)Factura Original con la descripciónexacta de acuerdo a la solicitud.3) Efectuar planil la de liquidación degastos menores, realizadas por cajachica con su respectiva acta derecepción
Grant Japonés
Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
15
Agregar , si la documentación está incompleta, la planil la de l iquidación gastos la columna de observaciones con el fin de describir el documento que tiene pendiente de completar
Grant Japonés
Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera
2 Días
RESPONSABLE �RESULTADO /
PRODUCTO
ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO
Página 164
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Matriz de Micro Evaluación de Riesgos
Institución : SECRETARÍA DE EDUCACIÓN / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIÓN Objetivo :
Establecer controles en relación a la administración de fondos por transferencias ejecutadas por las AECOs.
Unidad: PROYECTO DONACIÓN JAPONESA
Proceso: TRANSFERENCIAS DE FONDOS AECOS
Fecha: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
No. Actividad / Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking
1
Asesorar en la elaboración de los perfiles de los proyectos de cada
comunidad/ desembolso de transferencia
Que no exista consenso entre los intereses de los involucrados y beneficiarios de cada comunidad.
5 1 5Reuniones, asambleas comunitarias y acompañamiento por parte del Proyecto
1 Bajo(8)
2
Que la documentación para solicitar la transferencia (solicitud de financiamiento, perfil, plan de inversión, memoria de cálculo) presente inconsistencias consecuentemente se requiere de más tiempo para devolverla y que sea enmendada.
5 2 10Se reformula la solicitud con toda la documentación debidamente firmada y sellada
1 Bajo(9)
Página 165
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
3
Elaboración y envío de convenio de transferencia de fondos entre cada
asociación comunitaria y la SE/ desembolso de transferencia
Demora en el trámite de la firma del Secretario de Estado 5 5 25
Monitoreo y gestión del avance de la firma ante el Despacho Ministerial.
7 Medio(4)
4
Demora en el envío por parte de la Asociación u organización comunitaria del convenio ya firmado por el Presidente y el Tesorero(a)/ Administrador.
5 3 15Monitoreo y gestión del avance de la firma ante la Organización comunitaria.
4 Bajo(6)
5 Solicitar desembolso transferencia según perfil de proyecto comunitario
y convenio suscrito con SE/ Desembolso de transferencia
Demora en la aprobación de la solicitud de la Coordinación Grant Japonés a la Coordinación UGP
5 3 15Monitoreo y gestión del avance de la firma ante la Unidad de Monitoreo del Proyecto
4 Bajo(7)
6Demoran el envío a la Unidad Financiera para su trámite por parte de la Coordinación de la UGP
5 4 20Monitoreo y gestión del avance de la firma ante la Unidad Financiera
6 Bajo(5)
7 Monitoreo de la ejecución en base a procedimientos establecidos según memoria de cálculo/ liquidación de
transferencias
Poca agilidad en la ejecución de los fondos por parte de las Asociaciones/ organizaciones comunitarias
5 5 25 Monitoreo y acompañamiento en la agilidad de los procesos
15 Alto(3)
Página 166
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
8
Demora en los procesos de cotizaciones/ comparación de precios e información y documentación requerida por parte de los proveedores
5 5 25
Monitoreo por parte de la Junta Directiva de la Asociación u organización y apoyo técnico por parte del consultor de apoyo administrativo
15 Alto(2)
9Subsanar hallazgos presentados en la
revisión de cada liquidación/ liquidación de transferencias
Demora en la captura de documentación faltante e inconsistente 5 5 25
Monitoreo por parte de Asistente Administrativo de la UGP del Proyecto a la Asociación/ organización y al consultor de apoyo administrativo
20 Alto(1)
Ranking : 1-6 bajo Bajo
7- 14 medio Medio
15-25 alto Alto
Página 167
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
Página 168
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
ANEXOS – POLITICAS O PRINCIPIOS
ANEXO 1 – CONVENIDO DE CREDITO
ANEXO 2 - DOCUMENTO DE LA EVALUACIÓN INICIAL DEL PROYECTO
ANEXO 3 - MANUAL DE OPERACIONES
ANEXO 4 - DOCUMENTO DE RESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO
Página 169
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
ANEXOS – UNIDAD MONITOREO Y EVALUACIÓN
PROCESO 1 – ELABORACION DE POA DEL PROYECTO
PROCESO 2 – ELABORACIÓN DE INFORME SEMESTRAL
Página 170
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
ANEXOS – UNIDAD FINANCIERA
PROCESO 8 – APROBACIÓN DE F01
PROCESO 9 – MODIFICACION PRESUPUESTARIA
PROCESO 10 – INGRESO Y DISTRIBUCIÓN DE CUOTA DE COMPROMISO
PROCESO 15 – SOLICITUD DE DESEMBOLSO
PROCESO 16 – SOLICITUD DE VACACIONES
PROCESO 18 – DECLARACION JURADA DE BIENES (TSC)
PROCESO 20 – RECEPCION Y ENTREGA DE BIENES
PROCESO 22 – DESCARGO O TRANSFERENCIA DE BIENES
PROCESO 23 – SOLICITUD DE MATERIALES DE OFICINA Y ASEO
PROCESO 24 – RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES DE OFICINA
PROCESO 25 – INFORMES FINANCIEROS CONTABLES
PROCESO 26 – INGRESO DE PAGOS F01 AL SISTEMA DE BANCOS
PROCESO 27 – CONCILIACIONES BANCARIAS
PROCESO 31 – CREACION Y ARQUEO DE CAJA CHICA
Página 171
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
ANEXOS – UNIDAD DE ADQUISICIONES
PROCESO 32 – LICITACIÓN PUBLICA NACIONAL
PROCESO 33 – LICITACIÓN PUBLICA INTERNACIONAL
PROCESO 34 – COMPARACIÓN DE COTIZACIONES (SHOPPING)
PROCESO 35 – CONSULTORIA INDIVIDUAL
Página 172
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381
ANEXOS – UNIDAD TECNICA CCEPREB
PROCESO 37 – CAPACITACIÓN EDUCADORAS DE CCEPREB
PROCESO 38 – ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB
PROCESO 39 – ORGANIZACIÓN DE CCEPREB
Página 173