AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
SECRETARÍA PARTICULAR REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
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Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la
Secretaría Particular de Presidencia
Cuernavaca, Mor., a 03 de Octubre de 2013
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CONTENIDO:
Página
I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 3
II. INTRODUCCIÓN 4
III. OBJETIVO 5
IV. MARCO JURÍDICO 6
V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 7
VI. ORGANIGRAMA 8
VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA 9
VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 10
IX. POLÍTICAS 13
X. PROCEDIMIENTOS 14
01. ATENCIÓN A INVITACIONES 14
02. ATENCIÓN A AUDIENCIAS 18
03. ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO DE PETICIONES 22
XI. DIRECTORIO 26
XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN 27
XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 28
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I. HOJA DE AUTORIZACIÓN
Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 188 fracción XII y Art. 194 fracción XI del Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos; publicado el 26 de diciembre de 2012 en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”, número 5053, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Secretaría Paticular, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal.
AUTORIZÓ
Jorge Morales Barud Presidente Municipal
APROBÓ
María de la Luz Fernández Lugo Secretaria de Administración
ELABORÓ
Javier Hernández Díaz Secretario Particular de Presidencia
Fecha de Autorización
Vo. Bo. Director General de Informática y
Desarrollo Administrativo VERSIÓN
No. de páginas
03-Oct-2013 Roberto Rodolfo Soto Tapia 2013 28
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II. INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos ha sido creado para
establecer, definir y puntualizar las actividades que la Secretaría Particular del
Presidente Municipal, en su carácter de asistente administrativo debe desempeñar
en el ejercicio de sus labores. Del mismo modo se detallan los procedimientos en
que cada uno de los integrantes de la Oficina deberá desarrollar sus actividades
para cumplir con los preceptos de calidad y eficiencia que toda institución debe
buscar.
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III. OBJETIVO
Consolidar procedimientos de probada eficacia en el desempeño de funciones y
responsabilidades en la administración pública municipal, con el fin de brindar
atención de calidad, acorde a los avances técnicos y requerimientos de una
sociedad demandante de servicios municipales de vanguardia, fortaleciendo las
condiciones propicias para el desarrollo económico y el bienestar social en
Cuernavaca.
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IV. MARCO JURÍDICO
1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos.
3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.
4. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos
5. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos.
6. Ley de Entrega-Recepción de la Administración Pública del Estado y Municipios de Morelos.
7. Ley de la Comisión Estatal de Derechos Humanos de Morelos.
8. Reglamento de Gobierno y Administración del Ayuntamiento de Cuernavaca.
9. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos.
10. Plan de Desarrollo Municipal 2013-2015.
11. Programa Operativo Anual 2013.
12. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento Constitucional de
Cuernavaca, Morelos.
13. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Presidencia Municipal.
14. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos y otras disposiciones de
carácter administrativo y de observación general en el ámbito de su competencia.
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V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES
MISIÓN
Promover la coordinación con los órdenes de Gobierno Federal, Estatal y Municipal, en especial los de la Zona Metropolitana de Cuernavaca, en cumplimiento al marco jurídico vigente. En este marco, genera las condiciones que apoyan la economía de las familias y el empleo, incrementa la competitividad de las empresas, preserva y mejora el ambiente; ejerce con transparencia y oportunidad los recursos públicos que permiten avances en el desarrollo integral, armónico y sustentable del Municipio, rindiendo cuentas a la sociedad, Por ello la Secretaría Particular es la instancia responsable de recibir, canalizar, dar seguimiento y promover las solicitudes, trámites, quejas, inspecciones y audiencias que los ciudadanos promuevan ante el Presidente Municipal.
VISIÓN
Propiciar las condiciones para que al gobierno municipal se le reconozca como cumplido, eficiente, honesto, responsable y transparente en el manejo de los recursos públicos; que el grado de satisfacción ciudadana se refleje en una captación tributaria, retribuida en servicios municipales de calidad, siendo la instancia comprometida, responsable y eficiente que garantice al ciudadano el vínculo del Presidente Municipal dando respuesta a sus demandas.
VALORES
Amabilidad Justicia
Calidad Mejora Continúa
Compromiso Puntualidad
Disciplina Responsabilidad
Respeto Lealtad
Honestidad Solidaridad
Humildad Trabajo en equipo
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VI.-ORGANIGRAMA
ELABORÓ AUTORIZÓ
FECHA DE AUTORIZACIÓN:
03 de Octubre de 2013
JAVIER HERNÁNDEZ DÍAZ SECRETARIO PARTICULAR
JORGE MORALES BARUD PRESIDENTE MUNICIPAL
Dirección de Correspondencia y Archivo
Presidente Municipal
Secretario Particular
Dirección de Eventos Especiales
Dirección de Logística
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VII. ESTRUCTURA ORGANICA
Categoría Plaza
P u e s t o Nombre del Empleado Subtotal Total
CF01003 Secretario Particular Hernández Díaz Javier 01 01
TOTAL 01
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VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
Secretario Particular Presidente Municipal
PERSONAL A SU CARGO
Ninguno
FUNCIONES PRINCIPALES
ARTÍCULO 62.- La Secretaría Particular desempeñará, entre otras, las siguientes actividades: I.- Despachar todos los asuntos que le sean encomendados por el Presidente Municipal; II.- Turnar la correspondencia recibida en la Presidencia Municipal cuyo conocimiento competa a otras unidades administrativas del Ayuntamiento, dándole el seguimiento correspondiente y recabando la información respecto a su cumplimiento; III.- Coordinar la audiencia, la consulta popular y la agenda del Presidente Municipal; IV.- Organizar y llevar el archivo, la correspondencia y la documentación de la Presidencia Municipal; V.- Atender a los visitantes oficiales; VI.- Recibir y dar turno a los documentos de las diversas Dependencias, como Oficial de Partes; VII.- Organizar los actos públicos en donde participe el Presidente Municipal; VIII.- Propiciar y mantener el acercamiento, contacto, enlace y comunicación entre los servidores públicos municipales, la comunidad de Cuernavaca y sus visitantes; IX.- Planear y coordinar la celebración de festividades cívicas, así como de las festividades culturales, en estrecha coordinación con las Direcciones Generales de Cultura y de Educación;
- 11 - - 11 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL SECRETARIO PARTICULAR
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VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
Secretario Particular Presidente Municipal
PERSONAL A SU CARGO
Ninguno
FUNCIONES PRINCIPALES
X.- Organizar y supervisar la logística, montajes especiales e instalación de
sonidos en actos a los que asiste el Presidente Municipal, así como en los organizados por los regidores o por las Dependencias del Ayuntamiento;
XI.- Auxiliar a la Secretaría del Ayuntamiento para la organización de las sesiones de Cabildo de carácter solemne;
XII.- Definir en acuerdo con el Presidente Municipal, los lineamientos y políticas de imagen institucional y opinión pública de la administración pública municipal;
XIII.- Proponer al Presidente Municipal la contratación de servicios de encuestas y otros servicios relacionados con la imagen y opinión pública, de la gestión del gobierno municipal;
XIV.- Coordinar, vigilar y evaluar los trabajos de las empresas contratadas y establecer los vínculos con las Dependencias de la administración pública municipal, para que en su caso, mejorar la prestación de los servicios;
XV.- Mantener la información estadística y periódica como medio de evaluación; XVI.- Coordinar la celebración de las audiencias públicas con el Presidente
Municipal o con el servidor público que se determine, y XVII.- Los demás asuntos que le sean encargados por el Presidente Municipal.
- 12 - - 12 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL SECRETARIO PARTICULAR
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PERFIL DEL PUESTO
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
Administración Pública
Análisis del entorno político, social y cultural
Negociación y solución de conflictos
Relaciones Humanas
Actitud de servicio
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
2 años En oficina
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Respeto Alta
Trabajo en equipo
Amabilidad
Compañerismo
Compromiso
ESFUERZO
Mental- Físico
PUESTO ESCOLARIDAD
Secretario Particular Licenciatura
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IX. POLÍTICAS
1. Toda petición que se realice en la Presidencia Municipal deberá ser registrada, analizada y turnada con motivo de brindar una respuesta para el solicitante o dependencia pública o privada.
2. Las peticiones realizadas a la Presidencia Municipal pueden ser por escrito y/o en forma verbal.
3. Las peticiones que sean turnadas por parte de la Secretaría Particular a cualquier Secretaría para ser atendidas, deberán tener una respuesta para el solicitante y para la Presidencia Municipal de parte de la Secretaría correspondiente.
4. Las invitaciones serán registradas, analizadas y en su caso agendadas, todo esto con motivo de eficientar la actividad del Presidente.
5. Las invitaciones a los Regidores que acompañarán al Presidente Municipal se realizarán por escrito.
6. Asistir al Presidente Municipal de manera que sea un vínculo entre él y los ciudadanos.
7. Brindar atención a las peticiones o solicitudes recibidas por parte de la ciudadanía.
8. Las peticiones serán atendidas, analizando la prioridad que se le dará para su contestación.
9. Los ciudadanos que se presenten en la Presidencia Municipal serán tratados con cortesía y amabilidad.
- 14 - - 14 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL SECRETARÍA PARTICULAR
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X. PROCEDIMIENTOS
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A INVITACIONES
1.- Propósito: Atender de manera puntual y eficiente las invitaciones realizadas al Presidente Municipal por parte de las Dependencias del Ayuntamiento o los organismos externos. Así mismo atender la asistencia a eventos definidos por naturaleza: eventos cívicos, culturales y sociales.
2.- Alcance: Este procedimiento involucra a todas las Dependencias y Unidades Administrativas del Ayuntamiento.
3.-Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Oficina del Presidente Municipal. Calendario Cívico Nacional y del Estado de Morelos.
4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal la autorización de este procedimiento. Es responsabilidad del Secretario Particular la revisión, elaboración e implantación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal que labora en la Presidencia Municipal llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento.
5.- Definiciones: Calendario Cívico Nacional y del Estado de Morelos: Es el calendario oficial en donde se encuentran registradas las fechas cívicas más importantes.
6.- Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE ATENCION A INVITACIONES
Invitación
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
SECRETARIA SECRETARIO PARTICULAR
INICIO
Actividad 1
Medio día
Recibir, registrar y entregar invitaciones al Secretario
Particular
1 Actividad
2 Medio día
Analizar y seleccionar invitaciones
2
3
Invitación Invitación
Determinar quiénes acompañaran al Presidente o irán en su representación y realizar invitación para su atención
4
Actividad 3
Medio día
Actividad 4
Un día
Agendar los eventos a los que asistirá el Presidente
5
Actividad 5
Un día
Confirmar asistencia del Presidente a los eventos
FIN
Se conecta con procedimiento de logística
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE INVITACIONES
Paso Responsable Actividad Documento de trabajo
(clave)
1 Secretaria
(S)
Recibe invitación ciudadana, registra en bitácora la invitación y entrega en la secretaria particular junto con la relación de invitaciones recibidas.
Invitación
2 Secretario Particular
(SP) Analiza y selecciona invitaciones Invitación
3 SP
En acuerdo con el Presidente se determinará a que eventos asistirá y/o quién o quiénes irán en su representación. Asi mismo se determinará quienes lo acompañarán a los eventos.
4 SP Agendará los eventos a los que asistirá el Presidente Municipal. Se conecta con el procedimiento de logística.
5 SP Confirma la asistencia del Presidente a los eventos. Con esta actividad finaliza el procedimiento
- 17 - - 17 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL SECRETARÍA PARTICULAR
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Clave: PR-PM-SP-01
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PROCEDIMIENTO DE INVITACIONES
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su
Custodia Tiempo de Retención
1 Invitación Secretaria Indefinido
ANEXOS
Anexo No
Documento Clave
Ninguno
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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A AUDIENCIAS
1.- Propósito: Atender de manera puntual y eficiente las peticiones de audiencia realizadas al Presidente Municipal por parte de la ciudadanía, instituciones, organismos o dependencias del Ayuntamiento.
2.- Alcance: Este procedimiento involucra al Presidente Municipal, a quien se formula la petición de audiencia.
3.-Referencia: Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Oficina del Presidente Municipal.
4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal la autorización de este procedimiento. Es responsabilidad del Secretario Particular la revisión, elaboración e implantación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal que labora en la Oficina del Presidente Municipal llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento.
5.- Definiciones: Audiencia.- Entrevista personal en la que el Presidente Municipal escucha la exposición de motivos sobre algún tema, asunto o petición presentado por un ciudadano o grupo de ciudadanos y emite una opinión o instruye a la búsqueda de una solución.
6.- Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.
- 19 - - 19 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL SECRETARÍA PARTICULAR
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE ATENCION A AUDIENCIAS
Solicitud
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
SECRETARIA SECRETARIO PARTICULAR
INICIO
Actividad 1
Medio día
Recibir, registrar y entregar las peticiones de audiencia al Secretario Particular 1
Actividad 2
Medio día
Analizar y seleccionar las solicitudes de audiencia, determina cuales pueden ser atendidas por otros Funcionarios Municipales 2
Solicitud
Solicitud
Concilia fechas tentativas propuestas y peticiones de audiencia.
3
Actividad 3
Medio día
Actividad 4
Un día
Agenda entrevistas con el Presidente Municipal
4 Solicitud
Actividad 5
Un día
Actividad 6
Un día
5
FIN
Determina las que deberán ser atendidas por el Presidente Municipal y propone citas tentativas.
Confirma audiencias del Presidente Municipal con peticionarios
6
- 20 - - 20 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL SECRETARÍA PARTICULAR
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE AUDIENCIAS
Paso Responsable Actividad Documento de trabajo
(clave)
1 Secretaria
(S)
Recibe solicitud de audiencia con el Presidente Municipal, registra en bitácora la solicitud y entrega al Secretario Particular la relación de peticiones recibidas.
Solicitud
2 Secretario Particular
(SP)
Analiza las solicitudes de audiencia; selecciona las solicitudes atendibles por otros funcionarios municipales y las turna al área correspondiente.
Solicitud
3 SP Determina las que deberán ser atendidas por el Presidente Municipal y propone fechas tentativas de audiencias.
Solicitud
4 SP Concilia fechas tentativas con Agenda y peticiones de audiencia recibidas.
Solicitud
5 SP Agendar las entrevistas con el Presidente Municipal. Solicitud
6 SP
Confirma las audiencas del Presidente Municipal a los peticionarios. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
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Clave: PR-PM-SP-02
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE AUDIENCIA
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su
Custodia Tiempo de Retención
1 Solicitud Secretario Particular Indefinido
ANEXOS
Anexo No
Documento Clave
Ninguno
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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO DE PETICIONES
1.- Propósito: Brindar apoyo en todos los aspectos a los requerimientos de la ciudadanía, dando el seguimiento y gestión a las peticiones que se realizan. 2.- Alcance: A ciudadanos que tienen algún tipo de petición al Presidente Municipal de Cuernavaca. A todas las Dependencias del Ayuntamiento de Cuernavaca. 3.- Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal la autorización de este procedimiento. Es responsabilidad del Secretario Particular la revisión, elaboración, implantación y actualización de este procedimiento. Es responsabilidad del personal que labora en la Oficina del Presidente Municipal llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. - Definiciones: Ninguna. 6. - Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO DE PETICIONES
Carta simple
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
SECRETARIA
INICIO
Actividad 1
Un día
Recibir listado de peticiones realizadas al Presidente Municipal 1 Actividad
2 Un día
Analizar cada una de las peticiones
2
Actividad 3
2 días
Actividad 4
15 días ¿Se
autoriza petición?
3
Actividad 5
Un día
Informar que la petición no fue autorizada de manera verbal o por una vía telefónica
4
SECRETARIO PARTICULAR
FIN
FIN
SI
NO
Dar a conocer de forma verbal o vía telefónica
5
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO A PETICIONES
Paso Responsable Actividad Documento de trabajo
(clave)
1 Secretaria
(S) Recibe, registra y tramita la correspondencia de todas las peticiones y turna al Secretario Particular
Cartas simples
2 Secretario Particular
(SP)
Analiza cada una de las peticiones y las posibilidades para que estas se puedan llevar a cabo.
3 SP
¿Se autoriza la petición? Si; Ir a la actividad 5 No; Ir a la actividad 4
4 S
Informa que la petición no fue autorizada en forma verbal o llamada telefónica. Con esta actividad finaliza el procedimiento
5 SP
La petición se autoriza en forma verbal o llamada telefónica y se da indicaciones de los trámites correspondientes Con esta actividad finaliza el procedimiento
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Clave: PR-PM-SP-03
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PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO A PETICIONES
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su
Custodia Tiempo de retención
Carta simple Secretaria Indefinido
ANEXOS
Anexo No
Documento Clave
Ninguno
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XI. DIRECTORIO
Nombre Y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial
Javier Hernández Díaz Secretario Particular
3 29 44 38 3 29 55 82
Motolinia y Netzahualcoyotl s/n Col Cenro.
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XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN
FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION
11 de marzo de 2013 03 de Octubre de 2013
PARTICIPANTES PUESTO
Javier Hernández Díaz
Linda Elizabeth Castañeda Dominguez
Ricardo Díaz Vázquez
Emigdio González Galindo
Secretario Particular
Directora de Correspondencia y Archivo
Director de Modernización Administrativa
Técnico Informático
Emigdio González Galindo Técnico Informático
Asesor designado por la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo
Linda Elizabeth Castañeda Dominguez Directora de Correspondencia y Archivo
Responsable de la organización del Manual de Organización, Políticas y Procedimientos
Ricardo Díaz Vázquez Titular de la Dirección de
Modernización Administrativa
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XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
ÁREA: SECRETARÍA PARTICULAR
Apartado Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
Puesto Nombre y Firma
Vo Bo Dirección General de Informática y
Desarrollo Administrativo
Todos
Elaboración Manual versión 2013
03 de Octubre de 2013
Secretario Particular
Javier Hernández Díaz
Roberto Rodolfo
Soto Tapia