Manual de Normas y Procedimientos
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Branding e Identidad Corporativa
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INDICE
Introducción 3 Objetivo 3 Responsables 4 Conceptos 5 Documentos utilizados 6 Formularios utilizados 7 Reportes Generados 7 Políticas o Normas de Operación 8 Procedimientos 9 Fase I Desarrollo Conceptual 9 Investigación y Recaudación de Información 9 Análisis de Ambiente 11 Desarrollo conceptual de las Propuestas 11 Presentación de las Propuestas 13 Fase II Documentación Final 14 Elaboración de Documentación Final 14 Revisión y entrega de Documentación Final 16 Fase III Documentación Manual 17 Elaboración de Manual 17 Entrega de Manual 19 Diagramas de Flujo 20
Formularios 27
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INTRODUCCIÓN
El Sistema de Branding e Identidad Corporativa que se describe en este
manual, ha sido definido y mejorado por la empresa I&RS a lo largo de los
años en su búsqueda por desarrollar un producto que aumente las
oportunidades de venta y reconocimiento de sus clientes en el mercado, a
través de la valoración y estandarización de la imagen de marca utilizada en
sus establecimientos, productos y servicios.
El resultado final de este sistema es un Manual Estándar de Identidad
Corporativa cuyo objeto es comunicar la intención, el espíritu y todos los
detalles relacionados a la implantación y producción de cada elemento que
comprende la propuesta.
Este sistema se alcanza a través de un programa de diseño comprendido por
tres fases: Desarrollo Conceptual, Documentación Final y Documentación del
Manual de Identidad Corporativa.
OBJETIVO
Establecer las normas y procedimientos a seguir por el personal de Image &
Retail Solutions C.A. para la ejecución de un Plan de Diseño cuyo objeto es
crear un Sistema de Branding e Identidad Corporativa para un cliente en
particular.
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RESPONSABLES
En el Proceso de Sistema de Branding e Indentidad Corporativa participa
principalmente la dirección Creativa de la empresa. A continuación se
enumeran los cargos que intervienen por Dirección.
Dirección General
Director General
Dirección de Proyectos:
Director de Proyectos
Gerente de Proyectos/Gerente de Proyectos Jr.
Dirección Creativa
Director Creativo
Director de Arte/Director de Arte Jr.
Director de Pre-Prensa
Redactor Creativo
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CONCEPTOS
Branding: Es la creación y manejo estratégico de las Marcas con una
metodología basada en comunicaciones integradas de mercadeo,
desde el desarrollo de las comunicaciones corporativas- Misión, Visión,
Atributos, Valores y Posicionamiento- y su alineación cultural con los
integrantes de la Organización, pasando por la creación del nombre o
identidad verbal, la identidad corporativa y su arquitectura de marca,
hasta lograr una “conexión emocional” con el público, que conduzca a
una efectiva lealtad de marca.
Programa de diseño: Conjunto de actividades que tienen como
objetivo crear un sistema de branding e identidad corporativa cuya
implementación aporte cambios de gran impacto visual a las tiendas,
productos y servicios de los clientes. El programa de diseño de I&RS se
divide en las siguientes fases:
Fase I: Desarrollo Conceptual
Análisis y comprensión de los objetivos, estrategias y ambiente
corporativo que sirve para desarrollar y presentar nuevos
conceptos de valores, atributos, personalidad de marca,
posicionamiento, identidad gráfica y relación entre el nombre de
la empresa y sus marcas comerciales.
Fase II: Documentación Final
Desarrollo de un plan estratégico, artes finales y especificaciones
de los diseños para su producción masiva, previa aprobación de
los nuevos conceptos.
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Fase III: Documentación de Manual
Elaboración de un documento donde se especifica el uso
adecuado de la identidad de marca para asegurar continuidad,
uniformidad gráfica y facilitar la comunicación interna.
Levantamiento fotográfico: Actividad en la cual un equipo de I&RS se
dirige a las instalaciones del cliente con el fin de reunir un conjunto de
imágenes que reflejan la condición inicial de los ambientes, estructuras
o edificaciones a intervenir.
Levantamiento métrico: Actividad en la cual un equipo de I&RS se
dirige a las instalaciones del cliente con el fin de hacer medición de
todas los objetos, estructuras, espacios o edificaciones, necesarias para
desarrollar el proyecto.
DOCUMENTOS UTILIZADOS
Brief: Información o documento donde el cliente expresa sus
requerimientos con respecto a los trabajos requeridos.
Presentación: Charla apoyada en material impreso o digital cuyo
objeto es reflejar al cliente, de la manera más fiel posible, el estado
final de los trabajos contratados.
Arte Final: Presentación definitiva de un trabajo de diseño, tal y como
el cliente lo recibirá. Generalmente, es un archivo electrónico de alta
resolución listo para salir por imprenta.
Boceto o machote: Presentación, lo más fiel posible, de cómo quedará
el trabajo impreso.
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FORMULARIOS UTILIZADOS
Orden de Entrega: Documento que certifica que el cliente ha recibido
de parte de I&RS los materiales solicitados. (Talonario)
Presupuesto: Documento que detalla los precios de cada uno de los
trabajos a realizar y el cual debe ser aprobado antes de emitir la Orden
de Compra.(F-001)
REPORTES GENERADOS
Informe de Desarrollo Conceptual: Documento donde se reúnen todos
los conceptos y propuestas generados por el equipo creativo
encargado de elaborar el proyecto. Es actualizado o modificado, cada
vez que se genera una nueva idea de acuerdo a las observaciones del
cliente, hasta que finalmente es aprobado todo su contenido. Antes de
la aprobación, este documento es llamado Informe Preliminar de
Desarrollo Conceptual.
Manual Estándar de Identidad Corporativa: Juego extensivo y
detallado de los documentos generados durante el desarrollo del
diseño de la propuesta y aprobados por el cliente. Usualmente incluye:
Instrucciones de uso del manual, terminología básica, visión, misión,
valores, atributos de marca, posicionamiento, personalidad, voz y
arquitectura de marca, estrategias comerciales, identificación exterior,
señalética, directrices de papelería, formas y materiales
promocionales, etc.
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POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN
Los diseñadores deben visitar el sitio donde se realizarán los trabajos al
menos una vez, para identificar posibles inconvenientes relacionados
con la diagramación y el montaje de los materiales (cajas de luz,
martillos, etc.) a instalar.
El Levantamiento Fotográfico debe incluir fotos de los alrededores del
establecimiento, para poder contextualizar el lugar en el cual se van a
colocar los materiales (cajas de luz, martillos, etc.).
Cuando exista algún inconveniente para tomar fotos de las vistas en las
que se realizaran los fotomontajes, se deben combinar fotos y planos,
buscando recrear la situación de la manera más real posible.
Los fotomontajes deben ser, tanto en perspectivas como frontales,
para poder reflejarle al cliente, con la mayor exactitud posible, la
realidad del trabajo final.
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PROCEDIMIENTOS
1. FASE I: DESARROLLO CONCEPTUAL
1.1. Investigación y recaudación de información:
1.1.1. Director General, Director de Proyectos, Director Creativo:
1.1.1.1. Realiza primer contacto con el cliente, escuchan sus
necesidades y ofrecen posibles soluciones.
1.1.1.2. Procesa información otorgada por el cliente en el brief,
para desarrollar la idea y planificar el desarrollo del
proyecto.
1.1.1.3. Transmite al resto del equipo responsable del proyecto
(Gerente de Proyecto, Director de Arte) los requerimientos
del cliente.
1.1.2. Director de Arte:
1.1.2.1. Realiza estimación de horas de trabajo requeridas para el
desarrollo total de cada proyecto e informa al Gerente de
Proyectos.
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1.1.3. Gerente de Proyectos:
1.1.3.1. Asigna un correlativo al Presupuesto.
1.1.3.2. Realiza la estimación de utilidad del proyecto, de acuerdo
con el número de horas de diseño estimadas y las
cotizaciones solicitadas a los proveedores.
1.1.3.3. Introduce información del cliente y proyecto en sistema.
Elabora Presupuesto (Ver Anexo) y lo discute con Director
de Proyectos.
1.1.4. Director de Proyectos:
1.1.4.1. Revisa Presupuesto.
1.1.4.1.1. Si no está conforme, solicita modificaciones al
Gerente de Proyectos.
1.1.4.1.2. Si está conforme, aprueba.
1.1.5. Gerente de Proyectos
1.1.5.1. Envía Presupuesto al cliente.
1.1.5.2. Si el cliente no está conforme con algún detalle del
Presupuesto, realiza ajustes necesarios y entrega un nuevo
presupuesto a modo de contra-oferta.
1.1.5.3. Recibe Presupuesto con firma de aprobación del cliente y
actualiza en sistema el estatus. Los datos se envían al
Profit.
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1.2. Análisis de Ambiente:
1.2.1. Director de Arte, Gerente de Proyectos:
1.2.1.1. Toman fotos de los diferentes establecimientos del cliente.
1.2.1.2. Realizan entrevistas al personal directivo y gerencial del
cliente.
1.2.1.3. Revisan el material de investigaciones de mercadeo
existentes: propuesta de personalidad de marca,
posicionamiento, voz de marca, comunicaciones y
publicidad en medios.
1.2.1.4. Vuelven a las oficinas de I&RS y ofrece reporte de la
información recopilada al Director de Proyectos.
1.2.2. Director de Proyectos
1.2.2.1. Organiza reunión con todos los miembros del equipo
asignado para el proyecto para analizar la información
recaudada.
1.3. Desarrollo Conceptual de Propuestas
1.3.1. Gerente de Proyectos-Arquitecto/Diseñador
1.3.1.1. Genera propuestas de arquitectura / diseño en función a
las ideas desarrolladas en la reunión.
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1.3.1.2. Carga número de horas de trabajo utilizadas para el
proyecto y marca en el formulario adjunto al expediente
1.3.1.3. Entrega las propuestas al Gerente de Proyecto
1.3.2. Director de Arte
1.3.2.1. Genera propuestas gráficas en función a las ideas
desarrolladas en la reunión.
1.3.2.2. Carga número de horas de trabajo utilizadas para el
proyecto y marca en el formulario adjunto al expediente
1.3.2.3. Entrega las propuestas al Redactor Creativo.
1.3.3. Redactor Creativo
1.3.3.1. Revisa los textos contenidos en las propuestas de
arquitectura y gráficas desarrollados por el Director de
Arte y el Gerente de Proyectos:
1.3.3.1.1. Si tiene alguna observación, comunica
correcciones al Director de Arte y/o al Gerente de
Proyectos.
1.3.3.1.2. Si esta conforme, genera propuestas que refuercen la capacidad comunicacional de las imágenes y conceptos desarrollados por el Gerente de Proyectos y Director de Arte y elabora Informe Preliminar de Desarrollo Conceptual e informa al Director de Proyectos.
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1.3.4. Director de Proyectos:
1.3.1.1. Convoca reunión con todos los miembros del equipo
creativo para revisar Informe Preliminar de Desarrollo
Conceptual:
1.3.1.1.1. Si hay observaciones, el equipo creativo realiza
los cambios.
1.3.1.1.2. Si no hay observaciones, convoca reunión con el
cliente para hacer presentación del Informe
Preliminar de Desarrollo Conceptual.
1.4. Presentación de las Propuestas
1.4.1. Gerente de Proyectos
1.4.1.1. Realiza reuniones semanales con el cliente para presentar
los nuevos conceptos: borrador del reporte estratégico,
bocetos, planos que demuestren las recomendaciones
propuestas, etc. contenidos en el Informe Preliminar de
Desarrollo Conceptual
1.4.1.1.1. Si el cliente no aprueba, el equipo encargado de
desarrollar el proyecto continúa generando ideas
y nuevos conceptos para presentar al cliente.
1.4.1.1.2. Si el cliente aprueba, entrega Informe de
Desarrollo Conceptual y solicita firma en Orden de
Entrega y prosigue la Fase II.
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2. FASE II: DOCUMENTACIÓN FINAL
2.1. Elaboración de Documentación Final
2.1.1. Gerente de Proyectos-Arquitecto/Diseñador
2.1.1.1. Elabora versiones definitivas de las propuestas aprobadas
por el cliente.
2.1.1.2. Elabora cómputos métricos y entrega al Director de
Proyectos para su revisión.
2.1.1.3. Carga número de horas de trabajo utilizadas para el
proyecto y marca en el formulario adjunto al expediente
2.1.1.4. Entrega al Director Creativo para su revisión.
2.1.2. Director de Arte
2.1.1.2. Elabora versiones definitivas de las propuestas aprobadas
por el cliente.
2.1.1.3. Carga número de horas de trabajo utilizadas para el
proyecto y marca en el formulario adjunto al expediente
2.1.1.4. Entrega al Director Creativo para su revisión.
2.1.3. Director Creativo
2.1.3.1. Recibe las versiones definitivas de las propuestas
elaboradas por el Gerente de Proyectos y Director de Arte,
revisa:
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2.1.3.1.1. Si tiene alguna observación, comunica
correcciones al Director de Arte y/o al Gerente de
Proyectos. Si no tiene alguna observación,
entrega al Redactor Creativo.
2.1.3.1.2. Si está conforme, genera propuestas que
refuercen la capacidad comunicacional de las
imágenes y conceptos y entrega documentación
al Director de Proyectos.
2.1.4. Director de Proyectos
2.1.4.1. Recibe la versión definitiva de todas las propuestas
(planos, bocetos, prototipos, etc.) y cómputos métricos y
revisa:
2.1.4.1.1. Si tiene alguna observación, comunica
correcciones al Director de Arte y/o al Gerente de
Proyectos y/o al Director Creativo.
2.1.4.1.2. Si esta conforme, aprueba y gira instrucciones
para la elaboración de artes finales y cotización
de proveedores.
2.1.5. Director de Arte, Gerente de Proyectos Arquitecto/Diseñador:
2.1.5.1. Entrega al Director de Pre-prensa los archivos definitivos
con instrucciones para generar los artes finales.
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2.1.6. Director de Pre-Prensa
2.1.6.1. Genera los artes finales según instrucciones y entrega los
artes finales al Gerente de Proyectos.
2.2. Revisión y entrega de Documentación Final
2.2.1. Gerente de Proyectos
2.2.1.1. Recopila todo el material generado por el equipo encargado de
desarrollar el proyecto y coordina reunión con el cliente para la
entrega definitiva de la Documentación Final y Presupuesto de
Producción.
2.2.1.1.1. Si el cliente no está conforme, se realizan los ajustes
necesarios en la Documentación Final.
2.2.1.1.2. Si el cliente está conforme, entrega la
Documentación Final, solicita su firma en la Orden de Entrega y
la archiva en el Expediente del Proyecto. Prosigue Fase III
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3. FASE III: ELABORACIÓN DE MANUAL
3.1. Elaboración de Manual
3.1.1. Gerente de Proyectos Arquitecto/Diseñador
3.1.1.1. Entrega al Redactor Creativo toda la información
relacionada con Arquitectura/Diseño requerida para la
elaboración del Manual Estándar de Identidad
Corporativa.
3.1.2. Director de Arte
3.1.1.2. Entrega al Redactor Creativo toda la información
relacionada con Diseño Gráfico requerida para la
elaboración del Manual Estándar de Identidad
Corporativa.
3.1.3. Redactor Creativo
3.1.3.1. Recibe toda la información relativa a las propuestas de
arquitectura y diseño y redacta contenido el Manual de
Identidad Corporativa
3.1.3.2. Entrega contenido del manual al Director Creativo para su
revisión.
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3.1.4. Director de Creativo
3.1.4.1. Recibe contenido del Manual Estándar de Identidad
Corporativa y revisa.
3.1.4.1.1. Si no está conforme, informa las correcciones al
Redactor Creativo.
3.1.4.1.2. Si está conforme, entrega contenido del manual al
Director de Arte para que elabore la presentación del
Manual.
3.1.5. Director de Arte
3.1.5.1.Elabora presentación del manual utilizando el contenido
desarrollado por el Redactor Creativo y entrega al Director
de Proyectos.
3.1.6. Director de Proyectos
3.1.6.1. Recibe Manual Estándar de Identidad Corporativa y revisa.
3.1.6.1.1. Si no está conforme, informa las correcciones
correspondientes al Redactor Creativo, Gerente de
Proyectos y/o Director de Arte..
3.1.6.1.2. Si está conforme, aprueba y gira instrucciones para
concertar cita con el cliente y realizar la entrega
formal de Manual de Estándar Identidad
Corporativa.
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3.1.7. Redactor Creativo y Gerente de Proyectos
3.1.7.1. Realizan las correcciones necesarias y entregan al Director
de Arte Creativo.
3.1.8. Director de Arte
3.1.8.1. Reciba la nueva información del Redactor Creativo y/o
Gerente de Proyectos, realiza todas las correcciones en el
Manual Estándar de Identidad Corporativa y entrega al
Director de Proyectos para su revisión.
3.2. Entrega de Manual Estándar de Identidad Corporativa
3.2.1. Gerente de Proyectos
3.2.1.1. Coordina cita con el cliente.
3.2.1.2. Solicita firma del cliente en la Orden de Entrega al
momento de realizar la entrega formal del Manual
Estándar de Identidad Corporativa.
3.2.1.3. Archiva Orden de Entrega en el Expediente del Proyecto
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Cliente Dirección General
Director General Director de Proyectos Director Creativo Redactor Creativo
Elabora presupuesto
No
Si
No Aprueba presupuesto
Si
No
Realiza cambios
Aprueba presentación
Si
No
Aprueba Propuestas
Genera propuestas
comunicacionales
en función de las
ideas
desarrolladas en la
reunión
Genera propuestas de
arquitectura o diseño
en función de las ideas
desarrolladas en la
reunión y entrega al
redactor creativo
Genera propuestas
gráficas en función
de las ideas
desarrolladas en la
reunión y entrega
al redactor creativo
Recibe bocetos y
propuesta,
prepara
Presentación y
muestra al
Director General
para su aprobación
Solicita los servicios
de I&RS
Convoca a un equipo de
profesionales
(Directores de
Proyectos y Creativos)
para hacer reunión con
el cliente y levantar sus
necesidades y
espectativas
Toma fotos
establecimientos del
cliente, realiza
entrevistas al personal
y revisa material de
investigacion de
mercado existente
Toma fotos
establecimientos
del cliente, realiza
entrevistas al
personal y revisa
material de
investigacion de
mercado existente
Organiza reunión con
todos los miembros del
equipo para analizar la
información recaudada.
Realiza estimación
de horas de trabajo
requeridas para el
desarrollo del
proyecto
Realiza estimación de
utilidad generada por
el proyecto de acuerdo
a estimación de horas
de diseño y a
cotizaciones de
proveedores.
Revisa Presupuesto.
Esta conforme?
Solicita cambios o
generación de nuevas
ideas y conceptos al
equipo creativo
Solicita modificar
las propuestas
Recibe presentación
de las Propuestas.
Esta conforme?
FASE I: DESARROLLO CONCEPTUAL
Aprueba
presupuesto
Devuelve
presupuesto
Revisa Presentación.
Está conforme?
Gira instrucciones para
cambios
Dirección de Proyectos
Director de ArteGerente de Proyectos
Dirección Creativa
Recibe
Presupuesto. Esta
conforme?
Hace cambios a
Presupuesto
Envia a cliente
Presupuesto
Transmite información
acerca de
requerimientos del
cliente al resto del
equipo responsable del
proyecto
*
*
*
*
Leyenda:
ActividadDecisiónPrincipio / fin del procesoContinua Siguiente FaseConexión
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FASE II: DOCUMENTACIÓN FINALCliente
Director de Proyectos Director Creativo Redactor Creativo
Aprueba Propuestas
Recibe
Documentación
Final y Firma Orden
de Entrega
Archiva Orden de
Entrega en
Expediente del
Proyecto
Dirección Creativa
Director de Pre-prensa
Elabora Artes
finales y entrega al
Gerente de
Proyectos
Recopila todo el
material generado
por el equipo y
coordina reunión
con el cliente para
hacer entrega de
Documentación
Final
Recibe versiones
definitvas de
propuestas y
revisa
Elabora Plan
Estratégico
Entrega al Director de
Pre-Prensa los archivos
definitivos con
instrucciones para
generar Artes Finales
Dirección de Proyectos
Gerente de Proyectos Director de Arte
Elabora versión
definitiva de las
propuestas aprobadas
y entrega al Redactor
Elabora versión
definitiva de las
propuestas aprobadas
y entrega al Redactor
Leyenda:
ActividadDecisiónPrincipio / fin del procesoContinua Siguiente FaseConexión
Manual de Normas y Procedimientos
Código: 201
Sistema: Diseño
Sub-Sistemas: Sistema de Branding e Identidad Corporativa
Página 26de28
Revisado por:
Antonio Quintero Director Creativo
Aprobado por:
Eduardo Aldrey Director General
APROBADO:
Versión: 1 Fecha: 01/07/10
SUSTITUIDO POR:
Versión Fecha:
Cliente
Director Proyectos Director Creativo Redactor Creativo
Si
No
Realiza correcciones
Si
No
Realiza correcciones
Realiza correcciones Realiza correcciones
Aprueba
Recibe información
relativa a las propuestas
de arquitectura y diseño
y revisa
Elabora Manual de
Identidad Corporativa y
entrega al Director
Creativo para su revisión
Recibe
Documentación
Final
Entrega al Redactor
Creativo toda la
información
relacionada con
Arquitectura o Diseño
requerida para la
elaboración del Manual
FASE III: ELABORACION DEL MANUALDirección Creativa
Gerente de Proyectos Director de Arte
Recibe Manual
Estandar y firma
Orden de Entrega
Entrega al Director
General para su
revisión
Revisa Manual. Esta
conforme?
Solicita correcciones
al Redactor Creativo
Entrega al Redactor
Creativo toda la
información
relacionada con Diseño
Gráfico requerida para
la elaboración del
Manual
Archiva Orden de
Entrega en Expediente
del Proyecto
Dirección e Proyectos
Solicita
correcciones al
Equipo Creativo
Revisa Manual.
Esta conforme?
Coordina reunión con
el cliente para realizar
la entrega del Manual
Estandar
Leyenda:
ActividadDecisiónPrincipio / fin del procesoContinua Siguiente FaseConexión
Manual de Normas y Procedimientos
Código: 201
Sistema: Diseño
Sub-Sistemas: Sistema de Branding e Identidad Corporativa
Página 27de28
Revisado por:
Antonio Quintero Director Creativo
Aprobado por:
Eduardo Aldrey Director General
APROBADO:
Versión: 1 Fecha: 01/07/10
SUSTITUIDO POR:
Versión Fecha:
FORMULARIOS
Manual de Normas y Procedimientos
Código: 201
Sistema: Diseño
Sub-Sistemas: Sistema de Branding e Identidad Corporativa
Página 28de28
Revisado por:
Antonio Quintero Director Creativo
Aprobado por:
Eduardo Aldrey Director General
APROBADO:
Versión: 1 Fecha: 01/07/10
SUSTITUIDO POR:
Versión Fecha:
F-001
Día Mes Año
NÚMERO 23 6 2009
CLIENTE:
GTE. DE PROYECTOS:
ASUNTO:
CONCEPTO MEDIDAS MATERIAL MOTIVO OBSERVACIONES CANTPRECIO
UNIT
TOTAL
ITEM
Martillos suministro de elementos 1 80.000,00 80.000,00
Piso de Ventas suministro de elementos 1 95.000,00 95.000,00
SUB TOTAL
% DE DESCUENTO
TOTAL PRESUPUESTO
Código: F-001
FIRMA FIRMA FIRMA
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Por medio de la presente, le hacemos llegar el siguiente presupuesto correspondiente a :
La producción de elementos de señalización y merchandising para Central Madeirence La California
CONCEPTO
175.000,00
5
Bs 166.250,00 COMENTARIOS
Producción de elementos de señalización y merchandising
PRESUPUESTOFECHA
6409
Sra. Liliana Trejo
Sr. Keller Lugo