Manual de Excel 2007
Materias: Informática (TUOV, TUEM y TUPM ) – Fundamentos de la Informática (Ingeniería en
Minas)
Departamento de Informática
Facultad de Ciencias Físico, Matemáticas y Naturales
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Tabla de contenido
1. ¿Qué es Microsoft Excel? ..............................................................................................................3
1.1. Elementos básicos de Excel ........................................................................................... 3
1.2. Operaciones básicas en Excel ........................................................................................ 5
Crear un nuevo libro ................................................................................................. 5
Abrir un libro ............................................................................................................. 5
Guardar un libro ....................................................................................................... 6
Insertar Hoja ............................................................................................................. 7
Eliminar hojas de un libro ......................................................................................... 7
Cambiar el nombre a la hoja ..................................................................................... 7
Insertar fila ................................................................................................................ 7
Insertar columna....................................................................................................... 8
Eliminar filas y columnas .......................................................................................... 8
Cambiar el Ancho de columna .................................................................................. 8
Cambiar el Alto de Fila ............................................................................................. 8
Cargar datos .............................................................................................................. 9
Formato de Número................................................................................................... 9
Eliminar datos ......................................................................................................... 11
Moverse y desplazarse por una hoja de cálculo ...................................................... 11
Seleccionar datos o celdas ...................................................................................... 12
Seleccionar varias hojas .......................................................................................... 13
2. Fórmulas y Funciones ..................................................................................................................13
2.1. Fórmulas ...................................................................................................................... 13
Insertar una Fórmula .............................................................................................. 14
2.2. Funciones ..................................................................................................................... 15
Insertar una Función ............................................................................................... 16
2.3. Referencias Relativas y Absolutas .............................................................................. 17
3. Aspecto de una Planilla ................................................................................................................18
Formato de celdas ...................................................................................................... 18
Fuente ......................................................................................................................... 19
Alineación .................................................................................................................. 20
Bordes ........................................................................................................................ 21
Relleno ....................................................................................................................... 22
4. Gráficos ........................................................................................................................................22
Tipos de Gráficos ....................................................................................................... 22
Elementos o componentes de un gráfico .................................................................... 23
Crear gráficos ............................................................................................................ 24
Modificar gráficos ...................................................................................................... 25
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1. ¿Qué es Microsoft Excel?
Una planilla electrónica de cálculo es un programa que permite manejar en la
computadora toda la información que habitualmente manejamos en una planilla de papel
cuadriculado, lápiz y calculadora almacenándola en lo que se denomina Hoja de Cálculo.
Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas están formadas por
columnas y filas y pueden contener: texto, valores numéricos, fechas, datos horarios,
fórmulas o funciones matemáticas que permiten determinar el valor de esta celda en
función de los valores de otras celdas.
Microsoft Excel es un programa para la generación, manejo y almacenamiento de hojas
de cálculo. Al igual que cualquier aplicación, toda información generada será almacenada
en un archivo. Los archivos realizados con este programa tienen extensión xlsx
1.1. Elementos básicos de Excel
Por ser una aplicación Windows, la ventana de Excel conservará el aspecto general de
cualquier ventana de aplicación, e incorporará nuevas partes propias de una planilla de
cálculo.
Para comenzar a trabajar en Excel: Inicio Todos los Programas Microsoft
Office Microsoft Excel 2007.
La siguiente figura muestra la pantalla habitual de Microsoft Excel:
Botón de Office: reemplaza el menú Archivo, presenta opciones como Nuevo,
Abrir, Guardar, Guardar como…, Imprimir, etc.
Botón Office
Barra de
acceso rápido
Barra de Título
Banda de opciones
Barras de
desplazamientos
Zoom Vistas
Barra de estado
Botones de
Control
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Barra de acceso rápido: es una barra de herramientas personalizable que contiene
un conjunto de comandos independientes de la ficha o pestaña que se esté
mostrando.
Barra de título: contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando.
Botones de Control: son los botones que permiten minimizar, restaurar o cerrar la
ventana.
Banda de opciones: la banda o cinta de opciones contiene los comandos
organizados en grupos lógicos, agrupados en fichas o pestañas. Cada pestaña está
relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para
reducir la confusión, algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario. Por
ejemplo la de Herramientas de gráfico.
Particularidades del ambiente de trabajo:
Hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y
trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Las hojas
de cálculo se agrupan conformando lo que se denomina libro o planilla. Un libro o
planilla es el archivo en el cual se almacenan los datos. Cada libro puede contener
varias hojas, por lo tanto, pueden organizarse diferentes tipos de información y
relacionarlas en un único archivo.
Columna y Fila: en una hoja de cálculo las columnas se identifican por medio de
letras (A,B,C,….,AA, AB, ….,IV), mientras que las filas son identificadas mediante
números (1,2,3,…,65536); cada celda tiene entonces una identificación o dirección,
por ejemplo, B5 es la celda que se encuentra en la columna B fila 5.
Celda Activa: es la celda a la que se está accediendo para cargar un dato.
Barra de fórmulas: Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda
activa. Se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos.
Barra de Etiquetas
Barra de Fórmulas
Cuadro de
Nombres
Columna E
Celda
Activa
Fila 14 Hoja de Trabajo
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Cuadro de Nombres: Muestra el nombre (columna y fila) de la celda donde se está
trabajando.
Barra de etiquetas: o fichas de etiqueta, muestra el grupo de hojas que contiene el
libro, permite desplazarse por las mismas.
1.2. Operaciones básicas en Excel
Crear un nuevo libro
Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de
cálculo que se pueden utilizar para organizar distintos tipos de información relacionada
Para crear un nuevo libro seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic en el botón de Office.
2. Hacer clic en Nuevo.
3. Para crear un libro nuevo, en blanco, hacer clic en la ficha Blanco y reciente y, a
continuación, hacer doble clic en Libro en blanco.
Sugerencia: se puede realizar la misma operación haciendo clic en el ícono desde
la barra de herramientas de acceso rápido.
Abrir un libro
Para trabajar con un libro ya creado, realizar los siguientes pasos:
1 Hacer clic en el botón de Office.
2 Hacer clic en Abrir.
3 En el cuadro de diálogo Abrir, seleccionar la carpeta que contenga el libro.
4 En la lista de libros que aparecen, hacer doble clic en el libro (archivo) que se
desee.
La siguiente figura muestra el cuadro de diálogo Abrir:
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Guardar un libro
Para guardar un libro realizar los siguientes pasos:
1 Hacer clic en el botón de Office.
2 Hacer clic en Guardar
3 En el cuadro de diálogo Guardar indicar la unidad y el directorio donde se desea
guardar la planilla
4 En la opción , Nombre de archivo: tipear el nombre elegido para el archivo
5 Hacer clic en Guardar
Tener en cuenta que:
Para volver a guardar un archivo ya grabado, elegir la opción Guardar de la barra de
herramientas rápida, el archivo se grabará encima de la versión anterior, conservando
siempre la versión más actualizada.
Para volver a grabar un archivo en otro lugar o con otro nombre, elegir la opción
Guardar como Volverá a aparecer el cuadro de diálogo de esta página, donde se podrá
ingresar un nombre diferente y/o indicar otra unidad o directorio donde grabarlo.
La siguiente figura muestra el cuadro de diálogo de Guardar:
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Insertar Hoja
1 Posicionarse sobre la hoja donde se desea hacer la inserción.
2 Hacer clic con el botón secundario
3 Hacer clic sobre la opción Insertar
4 Hacer doble clic en Hoja de cálculo
Excel agrega la nueva hoja por delante de la hoja corriente.
Eliminar hojas de un libro
1 Seleccione la hoja que desea eliminar, haciendo clic en la etiqueta de la misma.
2 Hacer clic con el botón secundario
3 Hacer clic sobre la opción Eliminar
Antes de proceder a la eliminación de la hoja, Excel advierte que la hoja borrada no
podrá recuperarse.
Cambiar el nombre a la hoja
1 Hacer clic, con el botón secundario, sobre el nombre de la Hoja a la que se desea
renombrar
2 Hacer clic sobre la opción Cambiar nombre…
3 Escribir el nuevo nombre sobre el nombre actual
Insertar fila
Hacer clic, con el botón secundario, en una celda de la fila situada inmediatamente
debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila.
Hacer clic sobre la opción Insertar…
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Seleccionar la opción Insertar toda una fila
Hacer clic en Aceptar
Insertar columna
Hacer clic, con el botón secundario, en una celda de la columna situada
inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva columna.
Hacer clic sobre la opción Insertar…
Seleccionar la opción Insertar toda una columna
Hacer clic en Aceptar
Eliminar filas y columnas
Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.
Hacer clic con el botón secundario del mouse
Si se desea eliminar un rango de celdas, seleccionar la opción Desplazar las
celdas hacia la izquierda o Desplazar las celdas hacia arriba, dependiendo
de lo que desee hacer
Si se desea eliminar toda una fila, seleccionar la opción Toda la fila
Si se desea eliminar toda una columna, seleccionar la opción Toda la
columna
Finalmente hacer clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Eliminar.
Cambiar el Ancho de columna
Para cambiar el ancho de una columna arrastre el borde situado a la derecha del título de
la columna hasta que ésta tenga el ancho que desea.
Sugerencias
Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que desee
cambiar. Arrastre el borde hacia la derecha del título de columna seleccionado.
Para que el ancho de la columna se ajuste al contenido, haga doble clic en la línea de
separación situada a la derecha del título de la columna.
Cambiar el Alto de Fila
Para cambiar el alto de la fila arrastre el borde inferior del título de la fila hasta que
tenga el alto que desee.
Sugerencias
Para cambiar el alto de varias filas, seleccione las filas que desee cambiar. A
continuación, arrastre el borde inferior del título de la fila seleccionada.
Para hacer que el alto de fila se ajuste al contenido de las celdas, haga doble clic en
la línea de separación situada bajo el título de fila.
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Cargar datos
El contenido de una celda puede ser texto, un número, una fórmula para calcular un
número, o una prueba lógica que determina que es lo que va a exhibir la celda. En la celda,
normalmente ve los resultados de la fórmula o de la prueba lógica en lugar de la fórmula
misma.
Para ingresar información a la planilla u hoja de cálculo, basta seguir el siguiente
procedimiento:
1. Usar las teclas de cursor para ubicarse en la celda donde se va a escribir el dato.
2. Escribir el dato. Da lo mismo que sea una palabra, un número o una combinación
de ellos.
3. Oprimir la tecla Enter.
Sugerencias para introducir una fecha o una hora
Utilizar una barra o un guión para separar las partes de la fecha; escribir, por
ejemplo 9/5/07 o Jun-07.
Para introducir una hora según el horario de 12 horas, escribir un espacio y, a
continuación, a o p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario,
Microsoft Excel introducirá la hora como a.m..
Formato de Número
Excel permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los
siguientes pasos:
1 Seleccionar el rango de celdas
al cual queremos modificar el
aspecto de los números.
2 Seleccionar la pestaña Inicio y
hacer clic sobre la flecha que se
encuentra bajo la sección
Número.
3 Elegir las opciones deseadas
del cuadro Formato de celdas.
4 Una vez elegidos todos los
aspectos deseados, hacer clic
sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará
la selección en la celda.
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La pestaña Número presenta una serie de categorías, de las cuales se elegirá una
dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:
GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido.
NÚMERO: Contiene una serie de opciones que visualizan los números en formatos
enteros, con decimales y con punto de miles.
MONEDA: Es parecido a la categoría Número, pero en vez del separador de miles
permite visualizar el número con un símbolo monetario como podría ser Pts. Siempre
lleva junto con el símbolo monetario el separador de miles.
PORCENTAJE: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la
celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al número introducido en la celda. Así el
1 equivaldrá a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y así sucesivamente.
Acerca de la introducción de fechas y horas
Microsoft Excel considera las fechas y horas como números. El modo de presentación de
una hora o una fecha en la hoja de cálculo dependerá del formato de número aplicado a la
celda. Al escribir una fecha o una hora que Microsoft Excel reconoce, el formato de la
celda cambiará de General a un formato de fecha o de hora existente. Está predeterminado
que las fechas y horas se alineen hacia la derecha dentro de una celda. Si Microsoft Excel
no puede reconocer el formato de fecha o de hora, dicha fecha u hora quedará introducida
como texto y, por consiguiente, quedará alineado hacia la izquierda dentro de la celda.
Acerca de la introducción de números
Los números que se introducen en una celda son valores constantes.
En Microsoft Excel, un número puede contener sólo los siguientes caracteres:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
Microsoft Excel ignora los signos más (+) a la izquierda, y trata a los puntos como
separadores de miles o separadores decimales (igualmente las comas). Todas las
demás combinaciones de números y caracteres no numéricos son consideradas
texto.
Los caracteres reconocidos como números dependerán de las opciones
seleccionadas en Configuración regional del Panel de control.
El formato de número aplicado a una celda determinará el modo en que Microsoft
Excel presentará los números en una hoja de cálculo. Si escribe un número en una
celda que tiene formato de número General, Microsoft Excel podrá aplicarle un
formato de número diferente. Por ejemplo, si escribe 14,73 $, Microsoft Excel
aplicará un formato de moneda.
En las celdas que tengan predeterminado el formato de número General, Microsoft
Excel presentará los números como enteros (789) o fracciones decimales (7,89), o
bien en notación científica (7,89E+08) en caso de que el número sea más largo que el
ancho de la celda. El formato General presenta hasta un máximo de 11 dígitos,
incluyendo un separador decimal y caracteres tales como "E" y "+". Para utilizar
números con mayor cantidad de dígitos, podrá aplicar un formato de número
científico integrado (notación exponencial) o bien un formato de número
personalizado.
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Independientemente del número de dígitos presentados, Microsoft Excel guarda
números con una precisión de hasta 15 dígitos. Si un número contiene más de 15
dígitos significativos, Microsoft Excel convertirá los dígitos adicionales en ceros (0).
Microsoft Excel almacena los números como datos numéricos aún si se utiliza el
comando Celdas para aplicar el formato Texto a las celdas que contienen los
números. Para que Microsoft Excel interprete los números como parte de un texto,
primero debe aplicarse el formato Texto a las celdas vacías. A continuación,
introduzca los números. Si ya se han introducido los números, aplique el formato
Texto a las celdas. Haga clic en cada una de las celdas, presione F2 y, a
continuación, presione ENTRAR e introduzca de nuevo los datos.
Eliminar datos
Si se descubre un error antes de oprimir Enter (o de abandonar la celda), se puede
cancelar el ingreso de ese dato oprimiendo la tecla ESCape.
Si, en cambio, ya se había dado Enter, simplemente se escribe de nuevo en la
misma celda.
Mientras se está escribiendo un dato, antes de oprimir Enter o de abandonar la
celda, se puede borrar parte de lo que se está escribiendo, usando la tecla Backspace
o de Retroceso.
Para borrar un dato ya ingresado, porque se escribió en la celda equivocada, ubicar el
cursor en la celda que contiene el dato a borrar y oprimir la tecla Delete o Suprimir.
Moverse y desplazarse por una hoja de cálculo
Para desplazarse entre las celdas de una hoja de cálculo, hacer clic en cualquier celda o
utilizar las teclas de dirección. Si se desplaza a una celda, ésta se convertirá en la celda
activa. Para ver un área diferente de la hoja, utilizar las barras de desplazamiento.
Para desplazarse Haga esto
Una fila hacia arriba o
hacia abajo
Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento
vertical.
Una columna hacia la
izquierda o hacia la derecha
Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento
horizontal.
Una ventana hacia arriba o
hacia abajo
Haga clic en el cuadro de desplazamiento superior o
inferior de la barra de desplazamiento vertical.
Una ventana hacia la
izquierda o hacia la derecha
Haga clic en el cuadro de desplazamiento izquierdo o
derecho de la barra de desplazamiento horizontal.
Sugerencia:
El tamaño del cuadro de desplazamiento es proporcional al área utilizada de la
hoja de datos que es visible en la ventana. La posición de un cuadro de
desplazamiento indica la ubicación relativa del área que se muestra en la hoja de
cálculo.
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Seleccionar datos o celdas
Para seleccionar Haga esto
Texto de una celda Seleccione la celda, haga doble clic en ella y, a
continuación, seleccione el texto de la celda.
Una sola celda Haga clic en la celda o presione las teclas de
dirección.
Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a
continuación, arrastre hasta la última celda.
Un rango de celdas amplio.
Haga clic en la primera celda del rango, mantenga
presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la
última celda del rango. Puede desplazarse para
hacer visible la última celda.
Todas las celdas de una hoja de
cálculo Haga clic en el botón Seleccionar todo.
Celdas no adyacentes o rangos de
celdas
Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a
continuación, mantenga presionada la tecla CTRL
mientras selecciona las demás celdas o rangos.
Una fila o columna completa Haga clic en el título de fila o de columna.
Filas o columnas adyacentes
Arrastre por encima de los títulos de fila o
columna. Seleccione la primera fila o columna y, a
continuación, mantenga presionada la tecla
MAYÚS mientras selecciona la última fila o
columna.
Filas o columnas no adyacentes
Seleccione la primera fila o columna y, a
continuación, mantenga presionada la tecla CTRL
mientras selecciona las otras filas o columnas.
Más o menos celdas que la selección
activa
Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic
en la última celda que desee incluir en la nueva
selección. El rango rectangular comprendido entre
la celda activa y la celda en la que haga clic se
convertirá en la nueva selección.
Cancelar una selección de celdas Haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.
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Seleccionar varias hojas
Para seleccionar Haga esto
Una sola hoja
Haga clic en la etiqueta de la hoja.
Si no ve la etiqueta…
Dos o más hojas adyacentes
Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a
continuación, mantenga presionada la tecla
MAYÚS y haga clic en la etiqueta de la última
hoja.
Dos o más hojas NO adyacentes
Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a
continuación, mantenga presionada la tecla
CTRL y haga clic en las etiquetas de las demás
hojas.
Todas las hojas de un libro.
Haga clic con el botón secundario del mouse
(ratón) y, a continuación, elija Seleccionar todas
las hojas en el menú contextual.
2. Fórmulas y Funciones
2.1. Fórmulas
Las fórmulas presentan gran utilidad al usuario. Su uso consiste en lograr que Excel
realice por el usuario todo tipo de cálculo matemático que éste necesite.
Una fórmula se puede definir como una ecuación que efectúa cálculos con los valores de
la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=).
Por ejemplo, la siguiente fórmula divide 8 por 2 y, a continuación, resta 1 al resultado.
En Microsoft Excel pueden crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulas
que ejecuten una simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo
complejo de datos.
Las fórmulas pueden utilizar valores constantes, valores de otras celdas de la misma
hoja de cálculo, de otras hojas de cálculo, o incluso valores de celdas en hojas de otros
libros.
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Cuando una fórmula utiliza el valor de una celda, se dice que se hace referencia a la celda
que contiene ese valor. Considerándose como referencia a la identificación de una celda o
un rango de celdas en una hoja de cálculo, con la intención de indicar a Microsoft Excel en
qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula.
En el siguiente ejemplo, se suma el valor o contenido de las celdas B4 y B5.
Siempre que se cambie el contenido de la celda a la que hace referencia la fórmula,
cambiará también el contenido de la celda que contiene la fórmula.
La siguiente fórmula multiplica el valor en la celda B5 por el valor constante 7. Cada
vez que se cambie el valor en la celda B5 se volverá a calcular el resultado de la fórmula.
Insertar una Fórmula
1. Seleccionar la celda donde se desea introducir la fórmula.
2. Escribir un signo igual (=).
3. Señalar con el ratón la celda cuya referencia desea introducir y hacer clic. La
dirección de la celda apuntada aparece en la posición del punto de inserción en la
barra de fórmulas. Otra manera consiste en que el usuario escriba en la barra de
fórmula la identificación de la celda.
4. Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+).
5. Si desea introducir más referencias a celdas en la fórmula, basta repetir los pasos
anteriores cuantas veces sea necesario. Para dar por terminada la fórmula se pulsa
Enter.
6. Si la fórmula no es correcta, se anulará o borrará haciendo clic en el signo error
o se confirmará con .
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2.2. Funciones
Una Función es una fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una
operación y devuelve un valor o valores. Utilizar funciones permite simplificar y acortar
fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos
prolongados o complejos.
Por ejemplo, para determinar la suma de una serie de números en las celdas que van de
G1 a L1, la misma se realizaría por medio de una fórmula de la siguiente manera:
=G1+H1+I1+J1+K1+L1
La misma puede ser simplificada utilizando la siguiente función:
=SUMA(G1:L1)
Generalmente las fórmulas trabajan sobre un conjunto de celdas, las cuales se
encuentran detalladas.
Las funciones son más rápidas, ocupan menos espacio en la barra de fórmulas y reducen
la posibilidad de errores tipográficos.
Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de la
misma forma que las fórmulas lo hacen sobre los números. Las funciones aceptan
información, a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la mayoría
de los casos, el resultado es un valor numérico, pero también pueden devolver resultados
con textos, referencias, valores lógicos, o información sobre la hoja de cálculo.
La siguiente imagen muestra la descripción tipo de una función:
Existen funciones para realizar otras operaciones más complejas, tales como cálculos
estadísticos, trigonométricos y financieros. En este caso, la única preocupación del usuario
será elegir la función adecuada según el resultado que se desea obtener. Y con la ventaja de
que, si cambian los parámetros que definen la función, el resultado de ésta se actualizará
instantáneamente.
El conjunto de funciones disponibles se organizan en las siguientes categorías:
Funciones de complementos y automatización
Funciones de cubo
SUMA
Suma todos los números de un rango
Sintaxis
SUMA(número1, número2,…)
Donde número1, número2,… son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener
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Funciones de base de datos
Funciones de fecha y hora
Funciones de ingeniería
Funciones financiera
Funciones de información
Funciones lógicas
Funciones de búsqueda y referencia
Funciones matemáticas y trigonométricas
Funciones estadísticas
Funciones de texto
Insertar una Función
Para insertar una función con sus argumentos en una hoja de cálculo se puede seguir el
siguiente proceso:
1. Hacer clic en la celda en la que desee introducir la función(celda activa)
2. Hacer clic sobre para mostrar el cuadro de diálogo Insertar función
3. En este cuadro de diálogo se debe elegir la función que se desea utilizar
El cuadro de diálogo Insertar función
presenta las siguientes opciones:
a) Seleccionar una categoría muestra
las distintas categorías de funciones
disponibles en Excel. Estas categorías
clasifican el gran número de
funciones disponibles en grupos más
reducidos.
b) Excel muestra también una lista de las
funciones utilizadas recientemente.
Si la función deseada no aparece entre
las recientes utilizadas y no se está
seguro de la categoría a la que pertenece, se selecciona la categoría Todas y se busca
en el conjunto de funciones disponibles.
c) En la parte inferior del cuadro de diálogo aparece una breve descripción de la
función seleccionada, así como de sus argumentos.
d) Si se desea más información sobre esa función se puede hacer clic en el botón Ayuda
sobre esta función, obteniendo una breve descripción de la misma como de los
demás argumentos que la definen.
4. Después de seleccionar la función deseada se hace clic en el botón Aceptar
5. Al aparecer el cuadro de diálogo Argumentos de función se debe proceder a
especificar el/los argumento/s necesarios
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Informática Pág. 17 Área de Servicios-Dpto. Informática
Si la función tiene varios parámetros de definición, estos pueden ser introducidos vía
teclado, pero muchas veces los datos vienen dados a partir de otras celdas para lo cual se
deberá pulsar el botón . El cuadro se hará más pequeño y aparecerá un cuadro como el
de la figura, permitiendo visualizar toda la hoja de cálculo. Indicar la celda o rango de
celdas y pulsar la tecla Enter para volver al cuadro de diálogo. Este proceso se deberá
repetir hasta tener todos los argumentos de la función.
2.3. Referencias Relativas y Absolutas
Cómo ya se mencionó en la sección anterior Una referencia identifica una celda o un
rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel donde debe buscar los
valores o los datos que se desea utilizar en una fórmula.
Las referencias pueden ser Relativas o Absolutas.
Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan
en su posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. En el siguiente ejemplo,
la celda B6 contiene la fórmula =A5; Microsoft Excel buscará el valor una celda por
encima y una celda a la izquierda de B6. Este método se denomina referencia relativa.
A B
5 100
6 200 =A5
7
Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, se actualizarán las referencias
en la fórmula pegada y se hará referencia a diferentes celdas relativas a la posición de la
fórmula. En el siguiente ejemplo, la fórmula de la celda B6 se ha copiado en la celda B7.
La fórmula en la celda B7 ha cambiado a =A6, pues hace referencia a la celda que está una
celda por encima y a la izquierda de la celda B7.
A B
5 100
6 200 =A5
7 =A6
Cuando se necesita que las referencias no se modifiquen cuando se copia una fórmula en
una celda diferente, es preciso utilizar referencia absoluta.
Por ejemplo, si la fórmula multiplica la celda A5 por la celda C3 (=A5*C3) y se copia la
fórmula en otra celda, cambiarán ambas referencias. Puede crearse una referencia absoluta
a la celda C3 colocando un signo peso ($) delante de las partes de la referencia que no
cambiarán. Es decir para crear una referencia absoluta a la celda C3, se debe agregar signos
$ a la fórmula como se indica a continuación: =A5*$C$3
A B C
3 5
4
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5 100
6
7 =A5*$C$3
Si se quiere mantener los datos en su posición original entonces se debe utilizar el
comando Copiar. Cuando se copia una fórmula, las referencias absolutas de celda no
cambiarán mientras que las referencias relativas se actualizarán a partir de la posición de la
celda destino (adonde se copia la fórmula).
Si se desea Mover una fórmula las referencias (relativas o absolutas) de celdas no
cambiarán.
Para Mover/Copiar una fórmula se procede de la siguiente manera:
1. Seleccione las celdas que desea copiar o mover.
2. Elija la opción Cortar para "mover" los datos o la opción Copiar para "duplicar"
los datos.
3. Desplácese a la celda donde desea colocar los datos. Puede elegir como destino la
misma hoja, trabajar con ese libro o abrir otro para dejar los datos.
4. A continuación elija de la cinta de opciones de Inicio la orden Pegar.
3. Aspecto de una Planilla
Para mejorar la visualización (aspecto) de una planilla de cálculo se podrá agregar color
a la planilla, cambiarle el tamaño de las letras, agregar bordes, alinear los textos, etc.
Todas las opciones se encuentran en la opción Formato de Celdas.
Formato de celdas
En esta sección se verán las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al
cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar
el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar
números en la celda.
Desde la cinta de opciones Inicio se pueden aplicar diferentes propiedades, cómo puede
verse en la siguiente imagen. Para desplegar al cuadro de diálogo Formato de celdas basta
con hacer clic en las flechas remarcadas en la imagen.
Otra forma posible es:
1. Seleccionar el conjuntos de celdas a las que se desea aplicar formato
2. Hacer clic con el botón secundario del mouse
3. Hacer clic en la opción Formato de celdas…
4. Una vez aplicados los formatos deseados hacer clic en Aceptar
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Fuente
Excel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la
fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
1 Seleccionar el rango de celdas al cual se desea
modificar el aspecto.
2 Acceder al cuadro de diálogo Formato de
celdas
3 Hacer clic sobre la pestaña Fuente.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
4 Elegir las opciones deseadas del recuadro.
5 Una vez elegidos todos los aspectos deseados,
hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Vista previa un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda.
Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
Si se elige un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, se indica que
la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla
que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño
de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles
con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita
Cursiva.
Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se
puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Obsérvese como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la
flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde se elegirá un tipo de
subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de
la derecha se podrá elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y
Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de la
izquierda.
Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que
Excel tiene por defecto.
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Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de la hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
1 Seleccionar el rango de celdas al cual se desea
modificar la alineación.
2 Acceder al cuadro de diálogo Formato de
celdas
3 Hacer clic sobre la pestaña Alineación.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
4 Elegir las opciones deseadas del recuadro.
5 Una vez elegidas todas las opciones deseadas,
hacer clic sobre el botón Aceptar.
Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la
flecha de la derecha se podrá elegir entre una de las siguientes opciones:
GENERAL: Es la opción de Excel por defecto, alinea las celdas seleccionadas
dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los
textos a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda
de éstas independientemente del tipo de dato. Obsérvese como a la derecha aparece un
recuadro de Sangría que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este
valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el
contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
DERECHA: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas,
independientemente del tipo de dato.
LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la
celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y
elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la
anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará
tanto por la derecha como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas
las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección
que contiene datos.
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá
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sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic
sobre la flecha de la derecha se podrá elegir entre una de las siguientes opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de
éstas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las
celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de
éstas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte
superior como por la inferior.
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se
muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo
desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de
un reloj. Excel ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación
vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si al introducir un texto en una celda y éste no cabe, utiliza
las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si se activa esta
opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para
ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro
de la celda.
Reducir hasta ajustar: Si se activa esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se
reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una
sola.
Bordes
Excel permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir
los siguientes pasos:
1 Seleccionar el rango de celdas al cual se desea modificar el aspecto.
2 Acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas
3 Hacer clic sobre la pestaña Bordes.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
4 Elegir las opciones deseadas del recuadro.
5 Una vez elegidos todos los aspectos deseados,
hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el
recuadro Borde un modelo de cómo quedará la
selección en la celda.
Preestablecidos: Se elegirá una de estas
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opciones:
NINGUNO: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
CONTORNO: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
INTERIOR: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior,
izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de
la derecha se podrá elegir un color para los bordes.
Relleno
Excel permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarla de las
demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:
1 Seleccionar el rango de celdas al cual se desea
modificar el aspecto.
2 Acceder al cuadro de diálogo Formato de
celdas
3 Hacer clic sobre la pestaña Relleno.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
4 Elegir las opciones deseadas del recuadro.
5 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará
la selección en la celda.
4. Gráficos
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo, está
vinculado a los datos de la hoja a partir de la que se genera y se actualiza automáticamente
al cambiar éstos datos. La utilización de gráficos facilita la interpretación de los datos y en
ocasiones transmite más información que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.
Tipos de Gráficos
Microsoft Excel admite diferentes tipos de gráficos para representar datos numéricos.
Como muestra la siguiente imagen por cada categoría (Columna, Línea, Circular, Barra,
etc.) están disponibles diferentes variantes del tipo de gráfico elegido (Por ejemplo Cilindro
apilado)
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Elementos o componentes de un gráfico
Área del gráfico: Es el área ocupada por la ventana del gráfico, e incluye todos los
elementos que forman el gráfico.
Área del trazado: Incluye las marcas de datos y los ejes.
Título del gráfico: Texto de encabezamiento.
Eje: Línea que rodea un lado del área de trazado, proporcionando un marco de
referencia para realizar mediciones o comparaciones en un gráfico.
En la mayoría de los gráficos, los valores de datos se trazan en el eje de valores (eje
Y) que, normalmente, es vertical y las categorías se representan en el eje de
categorías (eje X) que, normalmente, es horizontal.
Leyenda: Referencia para identificar las marcas de datos.
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Líneas de división: líneas horizontales o verticales trazadas perpendicularmente a los
ejes por sus marcas de graduación. Sirven como referencias visuales.
Serie de datos: Conjunto de datos relacionados que se quiere representar gráficamente.
Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo
para los nombres de las series. Estos nombres aparecen en la leyenda del gráfico.
También es posible visualizar:
Marca o punto de datos: Elemento que representa a cada dato de la serie.
Rótulo de datos: Rótulo que proporciona información adicional acerca de un marcador
de datos, que representa un único punto de datos o un valor procedente de una celda de
la hoja de cálculo. Los rótulos de datos pueden aplicarse a un único marcador de datos,
a toda una serie de datos o a todos los marcadores de datos de un gráfico. Dependiendo
del tipo de gráfico, los rótulos de datos pueden mostrar valores, nombres de series de
datos o categorías, porcentajes o una combinación de todos ellos.
Crear gráficos
Generalmente es recomendable seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar los datos a representar en el gráfico.
2. Hacer clic en la pestaña Insertar y hacer clic sobre el botón que despliega el cuadro
Insertar Gráfico . (Alternativa: elegir el tipo de Gráfico utilizar de los
disponibles en la cinta de opciones).
Luego de haber elegido el tipo de gráfico, se inserta automáticamente, el gráfico en la
hoja donde se está trabajando, además se hace visible la cinta de opciones de Herramientas
de gráfico con sus 3 pestañas Diseño, Presentación y Formato:
En la pestaña Diseño las opciones se organizan en Tipo, Datos, Diseño de gráfico, Estilo
de diseño y ubicación.
3. Hacer clic en la opción Seleccionar datos
En este cuadro se puede: modificar el rango de datos. Agregar, editar y eliminar las
series de datos que componen el gráfico. Editar etiquetas. Entre otros.
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4. Las opciones Diseño de gráficos y Estilo de diseño permiten modificar el aspecto
y la ubicación de los diferentes elementos del gráfico
5. En la opción Ubicación es posible acceder al cuadro Mover gráfico, el cual permite
seleccionar dónde se desea colocar el gráfico
Utilizando las pestañas Presentación y Formato es posible realizar un conjunto amplio
de acciones para personalizar el gráfico. Por ejemplo agregar título, insertar una imagen,
modificar formato, etc.
Modificar gráficos
Al hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el elemento que se desea modificar
se despliega un menú con diferentes opciones, en la siguiente imagen se pueden visualizar
las opciones disponibles al hacer clic sobre el eje de valores Y:
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Cómo se puede observar, las opciones se encuentran organizadas en 4 grupos, el primer
y 3 grupo es común a la mayoría de los elementos, dando la posibilidad de eliminar el
elemento, de modificar el tipo de gráfico, etc. La opción Fuente está disponible sólo para
los elementos que contienen texto. El último grupo generalmente es está relacionado
directamente con el elemento seleccionado.
Para este ejemplo las modificaciones
posibles sobre el eje serían Agregar líneas
de división, Dar formato a las líneas
principales y Dar formato al eje.
En el cuadro Dar formato al eje se
pueden realizar una gran variedad de
modificaciones sobre los valores del eje Y,
como fijar el valor mínimo y el máximo
que mostrará el eje. También es posible
determinar en qué unidades se visualizaran
los valores, o mostrar los valores en orden
inverso, etc.