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CAPITULO II
MARCO TEORICO SOBRE: MANUAL, CONTROL, CONTROL
INTERNO, CONTROL INTERNO FINANCIERO, PROCESO YPROCESO DE BENEFICIADO.
A. MANUAL
1. CONCEPTOS DE MANUAL
Es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, informa y/o da
instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una
organización que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.
Es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y políticas
implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de
actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien los
realizará, que actividades ha de desempeñarse y la justificación de toda y cada una
de ellas, en forma tal, que constituyen una guía para el personal que ha derealizarlo.1
Es un cuerpo sistemático que indica las actividades a ser cumplidas por los
miembros de la organización y la forma en que las mismas deberán ser realizadas,
ya sea conjuntas o separadamente.
2
2. IMPORTANCIA DEL MANUAL
Un manual es una guía manejable, de fácil ejecución en el cual se recoge y resume
lo fundamental de las responsabilidades y funciones; además representa un medio
1 Graham Kellog.2 Melgar Callejas, José María Pág. 177.
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de comunicar las decisiones de la administración concernientes a objetivos, políticas,
procedimientos, etc.
El uso de un manual permite mantener informado al personal clave de una empresa,así mismo presenta la estructura de la organización, políticas y procedimientos, los
cuales pueden estar sujetos a modificaciones en la entidad, además se concentran
una serie de elementos que tienen por fin, proporcionar un sistema de referencia que
permite a cada quien poseer información y planificar conforme a las mismas reglas,
como también hace que las instrucciones sean definitivas, mostrando a cada uno de
los empleados como encaja su puesto en la organización y señalando la forma como
esta constituye el logro de los objetivos y las buenas relaciones con los demáscompañeros.
3. OBJETIVOS DEL MANUAL
a.
Los manuales en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:
b.
Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la
institución, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su
participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de
las actividades institucionales agregadas en procedimientos.
c.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
d.
Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
e.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben de hacer y
cómo deben hacerlo.
f.
Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar duplicidad de funciones.
Construir una base, procedimientos y métodos.
4. TIPOS DE MANUALES
Existen varios tipos de manuales, a continuación se citan los de mayor uso y
divulgación, de la manera siguiente:
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4.1 POR SU CONTENIDO
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materia, dentro de
este tipo tenemos los siguientes:
a. Manual de Organización
Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a
través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de
los distintos puestos y las relaciones.
b. Manual de Políticas
Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma dedecisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona
el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
c. Manual de Procedimientos
Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales
se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía de trabajo
al personal y es muy valioso para orientar al personal de nuevo ingreso. La
implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal
utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse
en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de
ellas, incluyendo además los puestos o unidades administrativas que intervienen,
precisando su responsabilidad y participación. Suele obtener información y ejemplos
de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipos deoficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar el correcto desarrollo de las
actividades. 3
3 Guillermo Gómez Ceja. Planeación y Organización de Empresas, Editorial McGraw Hill, OctavaEdiciòn 1994. Pag. 406.
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4.2 POR SU FUNCION ESPECIFICA
Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro
de este apartado pueden haber los siguientes manuales:
a. Manual de Auditoría
Es una herramienta de apoyo al personal que interviene en la revisión y
evaluación de la información y de los procedimientos de control, en el cual se
consigna en forma metódica las operaciones que deben seguir para la realización
de las funciones de un departamento de auditoría.
b. Manual de Contabilidad
Trata a cerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como
fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad.
c. Manual de Finanzas
Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los
niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a
quienes en la administración están involucrados con el manejo de dinero,
protección de bienes y suministros de información financiera.
d. Manual de Producción
Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los
problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor o pronta solución. La necesidad
de coordinar el proceso de fabricación es tan reconocida, que en las operaciones
de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.
e. Manual de Compra
El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de
compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus
actividades.
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B. CONTROL
1. DEFINICIONES DE CONTROL
Es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados,
ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. 4
La función administrativa del control es la medición y la corrección del desempeño
con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes
diseñados para alcanzarlos.
5
2. IMPORTANCIA DEL CONTROL
Son todas aquellas actividades que se aseguran que la realización, en lasorganizaciones, se lleve a cabo de acuerdo con lo que se ha planeado.
a. Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por los subordinados a fin de
lograr los objetivos.
b. Permite el análisis de lo realizado con lo planeados.
c. Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad
administrativa.
d. Se constituye para los jefes en un herramienta, a través de la cual se
comprueba si los objetivos de la Empresa son alcanzados conforme a la
planificación.
3. ELEMENTOS DEL CONTROL
a. Establecer normasA través de la primera fase del proceso Administrativo, llamado “Planeación“ se
establecen objetivos generales que la Empresa desea alcanzar en un periodo
determinado. De los objetivos generales se desprenden los objetivos para cada
4 Maddock . Administración de Empresas Teoría y Practica Pág. 3555 Harold Koontz y Heinz Weihrich. http://biblioteca.itson.mx. Concepto de Control. 15 Octubre 2007.
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Departamento, y para estos objetivos se establecen metas sobre calidad, costos
de producción, tiempo de atención, ventas, etc.
Las Normas son entonces Patrones, Puntos de Referencia, que permitenIdentificar, comparar y determinar si una cantidad o cualquier otro factor en
estudio es Inferior, Igual o Superior al patrón o modelo establecido.
b. La Comparación o Medición
Al aplicar la Norma al hecho o realidad objeto de la comparación se origina el
resultado. Para que responda el resultado a la realidad se requiere:
i) Que se haya comprendido y descrito claramente el resultado.ii) Que la norma haya sido lógicamente establecida.
Merece especial análisis la comparación de las Normas con la realidad o suceso,
porque en la medida en que esa comparación se lleve a cabo en forma adecuada, el
resultado reflejará o no la realidad.
La comparación del hecho con la Norma se va tomando más compleja y exige
conocimientos especializados. Esa operación de medición o comparación toma
diversas denominaciones en muchos casos, tales como: Evaluación, Auditoria,
Fiscalización, etc. Para efectos de la comparación, los gerentes disponen de ciertos
medios, entre los cuales se citan.
i) Los Informes Verbales: incluyen el uso de entrevistas y discusiones de grupo de
carácter informal, para la obtención de datos sobre lo ejecutado.
ii) Los Informes Escritos: Son muy útiles para informar sobre lo ejecutado,
principalmente cuando es preciso transmitir información completa y detallada.
Son ventajosos ya que proporcionan datos utilizables en la elaboración de
estadísticas que pueden se aprovechados para formular planes.
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b. La Eficiencia del Contro l: Significa que el grado de eficiencia de las técnicas de
control está determinado por su capacidad para descubrir y señalar no solo las
desviaciones, sino también las causas de éstas.
c. La Responsabilidad del Control: Significa que el control es una funciónespecífica de un Jefe al que se le ha encomendado la responsabilidad de ejecutar
un plan.
d. La Correspondencia con los Planes: Este principio se refiere a que debe existir
una identificación total de los controles con los planes, de tal manera que el
control sea un reflejo de la estructura de los planes.
e. La Existencia de Normas: La eficiencia del control esta supeditada al
establecimiento previo de normas objetivas, claras y adecuadas a los planes.
f. La Flexibilidad del Control: Los controles deben permitir que se les introduzcan
cambios tan pronto como sea necesario, de manera que se adapten a las nuevas
condiciones externas o internas con mayor rapidez posible.
g. Principio de Acción: La existencia del Control es Justificable, siempre que la
observación de desviaciones de los planes, conlleve a la aplicación inmediata de
las medidas correctivas necesarias.
5. TIPOS DE CONTROL
a. Contro l Previo:
Es el conjunto de mecanismos y procedimientos que se utilizan para analizar las
operaciones que se haya proyectado realizar, antes de su autorización o antes de
que esta surta sus efectos, con el propósito de determinar la veracidad y legalidad
de dichas operaciones, y finalmente su conformidad con los planes, programas y
presupuestos.b. Control Concurrente:
Es el que se lleva a cabo mientras se desarrolla una actividad. La Forma mas
conocida del Control Concurrente, es la supervisión directa, y por lo consiguiente
se puede corregir los problemas a medida que aparezcan.
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c. Control Posterior:
Este control es el que se lleva a cabo después de la acción. De esta forma, se
procede a determinar las causas de cualquier desviación que se aleje del plan, y
los resultados se aplican a actividades futuras similares.
6. TÉCNICAS DE CONTROL
Los Gerentes disponen con una serie de recursos para controlar las operaciones de
una Empresa.
a. Las Técnicas Presupuestales
En el cual los planes, programas y objetivos se encuentran expresados entérminos cuantitativos, lo que facilita grandemente la comparación de lo actuado
con relación a lo planeado, entre los tipos de presupuestos está:
Presupuesto de Ingreso.
Presupuesto de Gastos.
Presupuesto de Materiales y Productos.
Presupuesto de Capital.
Presupuesto de Efectivo.
b. Las Técnicas no Presupuestales
También son otros Recursos de Control utilizados frecuentemente en forma
conjunta con los presupuestos, entre los cuales se encuentran:
Datos Estadísticos.
Reportes o Análisis especiales.
La Observación Directa
Análisis del punto de equilibrioPrograma de auditoria.
c. Técnicas Modernas de Contro l
Entre las cuales se encuentran:
Técnicas de Revisión y Evaluación de Programas ( PERT )
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Gráficos de Gantt.
Costeo Directo.
Investigación de Operación.
d. El Punto de Equilib rio.
Se conoce como punto de equilibrio de una Empresa al volumen de ventas para
el cual, los ingresos equivalen exactamente a los costos totales. Es decir, es el
punto, en que la Empresa, a pesar de estar activa, no obtiene perdidas ni
utilidades. El análisis del punto de equilibrio permite a los Gerentes contar con
datos preciso, referente a la cantidad de costos fijos y variables más
convenientes, para maximizar las utilidades según las ventas esperadas. El puntode equilibrio se establece por medio de un grafico que muestra la relación de los
beneficios con los diferentes volúmenes de ventas y costos, de tal forma que llega
a señalar el volumen de ventas en que los ingresos cubren exactamente los
costos y por lo tanto no hay beneficio ni perdidas.
C. CONTROL INTERNO
1. CONCEPTO DE CONTROL INTERNO
El control interno no tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual causa
confusión entre empresarios y profesionales, legisladores, reguladores, etc. 6
6 Estupiñán Gaitan, Rodrigo, Control Interno (Estructura Conceptual Integrada COSO) pag.14.
En
consecuencia, se originan problemas de comunicación y diversidad de expectativas,
lo cual da origen a problemas dentro de las empresas. El informe COSO nos da una
definición integradora de control interno con el objetivo de facilitar un modelo con
base al cual las empresas y otras entidades pueden evaluar sus sistemas de control
y decidir como mejorarlos:
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El control interno es un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la
administración y otro personal de la entidad, diseñado para proporcionar seguridad
razonable con miras a la consecución de los objetivos en las siguientes categorías:
Efectividad y eficiencia en las operaciones.
Confiabilidad en la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
La anterior definición refleja ciertos conceptos fundamentales:
a. El control interno es un proceso. Es un conjunto de acciones estructuradas y
coordinadas dirigidas a la consecución de un fin, no es un fin en sí mismo.
b. El control interno lo llevan a cabo las personas. No se trata solamente de
manuales de políticas impresos, sino de personas en cada nivel de la
organización.
c. El control interno sólo puede aportar un grado razonable de seguridad, no la
seguridad total a la dirección y al Consejo de Administración de la entidad.
d. El control interno está pensado para facilitar la consecución de objetivos en uno o
más ámbitos independientes, pero con elementos comunes.
En segundo lugar, da cabida a los subgrupos de control interno. Así, uno puede
centrarse en, por ejemplo, los controles sobre la información financiera o los
relacionados con el cumplimiento de la legislación aplicable en el área operativa.
Asimismo permite centrarse en los controles sobre unas unidades o actividades
determinadas de una entidad.
2. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
El control interno se puede resumir en 5 objetivos principales los cuales son:
a. Asegurar el cumplimiento de las políticas, planes y objetivos.
b. Coordinar las funciones y procedimientos para promover la eficiencia.
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c. Garantizar las informaciones.
d. Salvaguardar los activos previniendo errores y fraudes.
e. Promover la efectividad y eficacia de las operaciones.
3. PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO7
El control interno es una responsabilidad administrativa y como tal, la administración
debe establecerlo y ejecutarlo. Para que sea efectivo, se requiere tener en cuenta en
su diseño algunos principios:
a. Efectividad y Segregación de funciones: El control debe hacerse en las áreas
claves, es decir, los puntos críticos de personal, producción, finanzas, ventas.
b. Objetividad: Las acciones futuras deben ajustarse a la información que se tenga.
Una división, sección o departamento tiene sus objetivos específicos y sistemas
de control. Muchos aspectos pueden ser manejados por ellos mismos.
c. Flexibilidad: los controles deben diseñarse para que mantengan contacto directo
entre el que controla y lo que es controlado.
d. Proyección: el control esta estrechamente relacionado con la comunicación.
Funcionalidad: en los sistemas de control el factor humano es esencial ya que las
personas responsables pueden evaluar con criterios objetivos y subjetivos.
e. Adaptabilidad: debe ser flexible; el sistema de control, cualquiera que sea, debe
responder a ciertas condiciones cambiantes. Muchas veces un sistema de control
necesita que se determinen métodos para mejorarlo.
f. Comunicación: adaptable a la organización; los controles deben ser
determinados de acuerdo al tipo de organización.
7 Peña Bermúdez, José Maria .Control de Auditoria y Revisión Fiscal. Pag.12.
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g. Eficacia: las unidades administrativas que conforman equipos de trabajo
orientados hacia el autocontrol mediante la búsqueda de resultados de grupo
logran mayor eficacia.
4. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
Es importante porque sirve para establecer una definición común que sirva a las
necesidades de las diferentes partes; proporcionar un estándar mediante el cual las
entidades de negocios y otras grandes o pequeñas, en el sector publico o privado,
con animo de lucro o no, puedan valorar sus sistemas de control y determinar como
mejorarlos.
5. CARACTERISTICAS DEL CONTROL INTERNO
Los sistemas confiables y eficaces de control presentan ciertas características
comunes, cuya importancia relativa varia según las circunstancias individuales, pero
en general los sistemas de control se fortalecen con su presencia.
a. Precisa. La información referente al desempeño tiene que ser precisa. Los datos
mal provenidos al control pueden hacer que la organización emprenda acciones
que no lograran corregir el problema o crearan uno cuando no lo haya. Valuar la
precisión de la información que se recibe es una de las funciones más
importantes que deben cumplir los gerentes.
b. Oportunidad. La información debe reunirse, enviarse a quien corresponda y
evaluarse rápidamente si se quiere tomar medidas a tiempo para lograr mejoras.
c. Objetiva y completa. La información aportada por un sistema de control deberá
ser completa y los que la utilicen han de considerarla objetiva. Cuando menos
subjetivo o ambiguo sea el sistema de control, Mayores probabilidades habrá de
que las personas reaccionen de manera conocedora y eficiente ante la
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información que reciben. Un sistema de control difícil de entender provocara
errores innecesarios y conjunción o frustración entre los empleados.
d. Centrada en puntos estratégicos de control. El sistema de control ha decentrarse en las áreas donde las desviaciones respecto a los estándares tienen
mayores probabilidades de causar daño. El sistema habrá de concentrarse así
mismo en los puntos donde las medidas correctivas puedan aplicarse con la
máxima eficacia.
e. Económicamente realista. El costo de instalar un sistema de control deberá ser
menor, o por lo menos igual, que los beneficios que aporte. La mejor manera dereducir al mínimo los gastos superfluos es en un sistema de control; consiste en
hacer la cantidad mínima que se requiere para garantizar que la actividad vigilada
llegue a la meta deseada.
f. Organizacionalmente realista. El sistema de control ha de ser compatible con
las realidades de la organización. Por ejemplo, las personas han de ser capaces
de advertir una relación entre los niveles de desempeño que les pide alcanzar y
los premios que obtendrán con ellos. Más aun, todos los estándares del
desempeño deben ser realistas. La diferencia del estatus entre los individuos ha
de ser reconocida también. Aquellos que tienen la obligación de comunicar las
desviaciones a alguien quien juzga como un trabajador de nivel mas bajo quizá
dejen de tomar en serio el sistema de control.
g. Coordinada con el flujo de trabajo de la organización. La información
relacionada con el control necesita estar coordinada con el flujo de trabajo entoda la organización por dos razones: En primer lugar, es posible que cada paso
en el proceso del trabajo afecte al éxito o fracaso de toda la operación. En
segundo lugar, la información debe llegar a cuantos la deben recibir.
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h. Flexible. Actualmente pocas organizaciones se encuentran en un ambiente tan
estable que no tengan que esforzarse ante la posibilidad del cambio. En casi
todas las organizaciones, los controles han de ser flexibles a fin de que las
organizaciones puedan reaccionar rápidamente para superar los cambiosadversos o bien para aprovechar las oportunidades que se le presenten.
i. Prescrip tiva y operacional. Los buenos sistemas de control deberían iniciar
después de detectar una desviación respecto a los estándares, cuales son las
medidas correctivas que convienen aplicar. La información se concentrará en una
forma utilizable cuando llegue el encargado de tomar las medidas que
correspondan.
j. Aceptable para los miembros de la organización. Para que los miembros de la
organización acepten a un sistema de control los controles deberán relacionarse
con metas significativas y aceptadas. Tales metas deben de reflejar el lenguaje y
las actividades de aquellos que están directamente interesados en el control. Así,
los ejecutivos de alta gerencia se interesan en el desempeño financiero. En su
nivel, el sistema tendrá que relacionar por lo menos algunos controles con los
resultados y el presupuesto financieros. Sin embargo en el caso de los
supervisores de primera línea, el control deberá relacionarse con cosas tangibles
como las horas de trabajo, el número de productos generados, los porcentajes de
objetivos rechazados, el tiempo ocioso y la pérdida de materiales. Desde su punto
de vista los controles serán significativos si se le suministra información oportuna
y objetiva sobre las actividades diarias.
6. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Los controles internos pueden ser clasificados de acuerdo de la siguiente manera:
a. Atendiendo al momento en que se actúa:
• Controles preventivos: Establecen las condiciones necesarias para que el
error no se produzca. Como ejemplos de controles preventivos tenemos la
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segregación de funciones, la estandarización de procedimientos, las
autorizaciones, los passwords, o los formularios prenumerados.
• Controles defectivos: Identifican el error pero no lo evitan, actuando como
alarmas que permiten registrar el problema y sus causas. Sirven como
verificación del funcionamiento de los procesos y de sus controles preventivos.
Como ejemplos tenemos la validación de los datos de entrada, cuando se
realiza con posterioridad al procesamiento de dichos datos, los totales de
control, los controles cruzados.
• Controles correctivos: Permiten investigar y rectificar los errores y sus
causas, están destinados a procurar que las acciones necesarias para su
solventación sean tomadas. Como ejemplos tenemos los listados de errores,
las evidencias de auditoria o las estadísticas de causas de errores.
b. Atendiendo al alcance
Controles de supervisión: Son procedimientos utilizados por la dirección para
poder alcanzar los objetivos del negocio y así controlarlo. Este tipo de controles
proporciona a la dirección (y por lo tanto, a los auditores) seguridad en cuanto a la
fiabilidad de la información financiera.
Dichos controles pueden estar incluidos, de un modo intrínseco, en las
actividades recurrentes de una entidad o consistir en una evaluación periódica
independiente, llevada a cabo normalmente por la dirección. La frecuencia de
estas evaluaciones depende del juicio de la dirección. Mediante estos controles
podremos detectar errores significativos y realizar un control continuo de la
fiabilidad y de la eficacia de los procesos informáticos.
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7. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO8
La gestión de riesgos corporativos consta de ocho componentes relacionados entre
sí, que se derivan de la manera en que la dirección conduce la empresa y cómo
están integrados en el proceso de gestión. A continuación, se describen estoscomponentes:
a. Ambiente interno
Abarca el talante de una organización y establece la base de cómo el personal de
la entidad percibe y trata los riesgos, incluyendo la filosofía para su gestión, el
riesgo aceptado, la integridad y valores éticos y el entorno en que se actúa.
b. Establecimientos de objetivos
Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales
evento que afecten a su consecución. La gestión de riesgos corporativos asegura
que la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos
seleccionados apoyan la misión de la entidad y están en línea con ella, además
de ser consecuentes con el riesgo aceptado.
c. Identificación de eventos
Los acontecimientos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad
deben ser identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas
últimas revierten hacia la estrategia de la dirección o los procesos para fijar
objetivos.
d. Evaluación de riesgos
Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base paradeterminar cómo deben ser gestionados y se evalúan desde una doble
perspectiva, inherente y residual.
8 Gestión de Riesgos Corporativos Marco Integrado, Técnicas de Aplicación. Septiembre 2004.
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e. Respuesta al riesgo
La dirección selecciona las posibles respuestas -evitar, aceptar, reducir o
compartir los riesgos- desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el
riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad.
f. Actividades de contro l
Las políticas y procedimientos se establecen e implantan para ayudar a asegurar
que las respuestas a los riesgos se llevan a cabo eficazmente.
g. Información y comunicación
La información relevante se identifica, capta y comunica en forma y plazoadecuado para permitir al personal afrontar sus responsabilidades. Una
comunicación eficaz debe producirse en un sentido amplio, fluyendo en todas
direcciones dentro de la entidad.
h. Supervisión
La totalidad de la gestión de riesgos corporativos se supervisa, realizando
modificaciones oportunas cuando se necesiten. Esta supervisión se lleva a cabo
mediante actividades permanentes de la dirección, evaluaciones independientes
o ambas actuaciones a la vez a la gestión de riesgos corporativos no constituye
estrictamente un proceso en serie, donde cada componente afecta sólo al
siguiente, sino un proceso multidireccional e iterativo en que casi cualquier
componente puede influir en otro.
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D. CONTROL INTERNO FINANCIERO
1. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO FINANCIERO O CONTABLE
Comprende el plan de organización, los procedimientos y registros que
conciernen a la custodia de los recursos, así como a la verificación de la exactitud
y confiabilidad de los registros e informes financieros 9
a. Las operaciones y transacciones se ejecuten dé acuerdo con la autorización
general o específica de la administración.
.
Este control debe estar proyectado a dar seguridad razonable de que:
b. Dichas transacciones se registran adecuadamente para permitir la preparación deestados financieros de conformidad con los principios de contabilidad
generalmente aceptados.
c. El acceso a los bienes o disposiciones, solo es permitido previa autorización de la
administración.
d. Los asientos contables se hacen para controlar la obligación de responder por los
recursos y que además el resultado de su registro se compara periódicamente
con los recursos físicos. Por ejemplo: las tarjetas de control de inventario
permanente con los recursos físicos tomados por la empresa.
Los controles internos financieros incluyen controles sobre los sistemas de
autorización y aprobación, segregación de deberes entre las funciones de registro e
información contable de las que involucran directamente las operaciones o la
custodia de recursos, así como controles físicos de dichos recursos.
2. OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERADentro de los objetivos básicos, que incluyen las normas en general, la información
contable debe servir fundamentalmente para:
9 Estupiñán Gaitan., Rodrigo. Análisis Financiero y de Gestión. Pág. 9
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41
a. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las
obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que
hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.
b. Predecir flujos de efectivo.c. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los
negocios.
d. Tomar decisiones en materia de inversiones y créditos.
e. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
f. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
g. Fundamentar la determinación de cargas tributarías, precios y tarifas.
h. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad de unente económico represente para la comunidad.
3. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO FINANCIERO
El control interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utilice en
la empresa fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y
financieros que ayudan a que la empresa, realice su objeto. Detecta las
irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los
niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas
contables, para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y
manejos empresariales.
4. BENEFICIO DEL CONTROL INTERNO FINANCIERO
El control interno sobre el proceso y presentación de reportes financieros consta
de políticas y procedimientos de la compañía, diseñados y operados para proveer
seguridad razonable sobre la confiabilidad de la presentación de reportesfinancieros de una compañía y sobre su proceso para preparar y presentar
razonablemente estados financieros de acuerdo con principios de contabilidad
generalmente aceptados incluye políticas y procedimientos para mantener
registros de contabilidad, autorizar ingresos y desembolsos y salvaguarda de
activos.
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El efectivo control interno sobre la presentación de reportes financieros es esencial
para que una compañía administre de manera efectiva sus asuntos y que cumpla
plenamente su obligación para con sus inversionistas. La administración de una
compañía, sus propietarios inversionistas públicos y otros para tomar decisionestienen que ser capaces de confiar en la información financiera reportada por las
compañías.
5. CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO FINANCIERO
a. Un plan de organización que provea segregación adecuada de las
responsabilidades y deberes.
b. Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que proveaadecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y
gastos.
c. Practicas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los
departamentos de la organización.
d. Recurso humano de calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades.
Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio pero son tan
básicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia
importante en uno de ellos evitaría el funcionamiento satisfactorio de todo el sistema.
Por ejemplo, el sistema de autorización y de procedimientos de registros no puede
considerarse adecuado sin que el personal encargado de desarrollar los
procedimientos sea capacitado, lo cual es necesario para que el sistema funcione.
6. ALCANCE DEL CONTROL INTERNO FINANCIERO
Las evaluaciones del control interno financiero varían en alcance y frecuencia,dependiendo del significado de los riesgos que están siendo controlados y de la
importancia de los controles en la reducción de aquellos. Los controles que se
orientan a riesgos de prioridad alta y aquello más críticos para reducir un riesgo
dado, tenderán a ser evaluados más frecuentemente. La evaluación de un sistema
de control interno financiero completo -que será necesitada con menos frecuencia
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que la valoración de controles específicos- puede motivarse por diversas razones:
estrategia principal o cambio administrativo, adquisiciones y disposiciones, o cambios
significativos en las operaciones o en los métodos de procesamiento de información
financiera.
Cuando se toma una decisión para evaluar el sistema de control interno financiero
completo de una entidad, la atención se debe dirigir a cada uno de los componentes
del control interno con respecto a todas las actividades significativas.
7. RELACIÓN CON OTROS CONTROLES
En la Administración Financiera se toman decisiones con relación a la expansión delnegocio, tipos de valores que se deben emitir para financiar el crecimiento, los
términos de crédito sobre los cuales los clientes podrán hacer sus compras, la
cantidad de inventarios que se deberán mantener, el efectivo que debe estar
disponible, análisis de fusiones, utilidades para reinvertir en lugar de pagarse como
dividendos.
El control interno financiero se relaciona con una serie controles dada su importancia
entre los cuales podemos mencionar:
a. Sistemas de autorización y aprobación
b. Control de Inventarios
c. Segregación de Tareas
d. Controles Físicos
e. Controles administrativos
f. Análisis estadísticos
g. Estudio de tiempos y movimientosh. Programa de selección y capacitación
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E. PROCESO
1. DEFINICIONES DE PROCESO
De las definiciones de proceso, recogidas en la literatura especializada, una de las
más lógicas, sencillas y actuales es la que lo conceptualiza como “una secuencia de
actividades que tienen la finalidad de lograr algún resultado, generalmente crear un
valor agregado para el cliente.10
Otra definición interesante de proceso es la que refiere “un proceso implica el uso de
los recursos de una organización, para obtener algo de valor. Así, ningún producto
puede fabricarse y ningún servicio puede suministrarse sin un proceso, y ningún
proceso puede existir sin un producto o servicio”.
11
2. CLASIFICACION DE LOS PROCESOS
En general de las definiciones de proceso se pueden extraer como ideas básicas que
constituyen un conjunto de actividades interrelacionadas, que persiguen la creación
de valor y que su salida final es la conformación de un bien o servicio para un cliente
que puede ser interno o externo a la organización.
Lo primero que vale apuntar es el hecho de que no existe una única manera de
clasificar los procesos, no obstante los autores de este trabajo aceptan y comparten
como válidas las que aquí señalamos.
a. Por el alcance en la organización
Empresariales. Es todo aquel proceso que en su ejecución involucra a varias
unidades organizativas de la entidad.
Funcionales. En si mismo o como descomposición de un proceso empresarial, sedesarrolla o tiene su inicio y fin dentro de una sola área organizativa.
:
Unitarios: Es una actividad elemental realizada en un nivel de la organización inferior
a la funcional.
10 http://www.wikilearning.com/definicion_de_proceso-wkccp-12497-2.htm.Evans y Lindsay, 2000:341.11http://www.wikilearning.com/definicion_de_proceso-wkccp-12497-2.htm.Krajewski y Ritzman,2000:89
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b. Mejorar la salud: curar o mejorar el estado de salud alterado, mediante los
diferentes medios terapéuticos.
c. Controlar la enfermedad: en los casos de enfermedades crónicas o incurables.
d. Evaluación: Como todo producto, la asistencia sanitaria producida tiene unacalidad determinada, que debe ser evaluada para poder determinar la validez
de la misma. Esto es un proceso complejo y todavía no resuelto de una
manera definitiva. Hoy en día suelen medirse aspectos parciales de la misma.
La evaluación de la calidad permitirá modificar la planificación de la asistencia
sanitaria, con el fin de acercarse a la excelencia (ausencia de errores), a
través de las técnicas de control y garantía de la calidad.
A pesar de todas estas similitudes, existen varios aspectos que diferencian al
proceso de producción sanitaria del industrial:
a. La materia prima (pacientes) no es homogénea. Además, toda la materia
prima tiene que ser admitida, aunque sea de mala calidad. Por tanto, cada
paciente requiere un paquete de medidas individualizado. Ello hace que el
proceso asistencial se asemeje más a una producción de tipo artesanal, que a
una de tipo industrial.
b. La cadena de producción no puede pararse, a pesar de que se detecten fallos
o de que no se esté seguro de la eficacia de las medidas tomadas. Por otra
parte, los errores pueden ser irreparables y en muchos casos no se puede
esperar a los resultados de los “tests”.
5. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS CLAVES DE LA ORGANIZACIÓN
La identificación de los procesos claves de la organización tiene la finalidad de
definir o precisar cuales son los procesos que determinan la razón de ser de la
entidad, es decir, señalar aquellos procesos que soportan la Misión de la
organización. Para dar cumplimiento a este primer paso se hace imprescindible la
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participación del consejo de dirección, de especialistas de la entidad y de algunos
empleados que conozcan en profundidad la organización.
Como referencia para mostrar toda la lógica del procedimiento aplicado, cuyospasos son los siguientes:
a. Identificación de los procesos claves de la organización.
b. Elaboración del Mapa de Proceso de la entidad.
c. Confección de las gráficas de proceso.
d. Análisis de los procesos.
e. Propuestas de mejora.f. Elaboración de las gráficas de control.
g. Propuesta de indicadores para medir el desempeño del proceso mejorado.
G. PROCESO DE BENEFICIADO
1. CONCEPTO DE PROCESO DE BENEFICIADO
1.1. Concepto Convencional
Técnicamente consiste en la serie de pasos o etapas de procesamiento a las que
se somete el café para quitar o eliminar todas sus capas o cubiertas de la forma
más eficiente sin afectar su calidad y su rendimiento. Es una transformación
primaria del grano.
1.2. Concepto Ecológico El conjunto de operaciones que se realizan para transformar el café uva en
pergamino seco, conservando la calidad del café, cumpliendo con las normas de
comercialización, evitando pérdidas de café y eliminando procesos innecesarios,
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aprovechando los subproductos del grano, consiguiendo el mayor ingreso
económico al caficultor y minimizando la contaminación del ambiente.
Es un método de beneficiar que combina el procesamiento de café de alta calidadcon la protección del ambiente y la utilización de los subproductos del grano.
Los módulos son integrados, compactos y de alta capacidad. Utilizan un motor
para varios componentes por lo que se ahorra en electricidad y mantenimiento. El
transporte de café uva y el despulpado se hace en seco con tornillos sin fin. La
pulpa y el mucílago se juntan al final del proceso y se transportan por un sistema
similar al del café uva.
La desmucilaginadora - lavadora utiliza muy poca agua en el proceso de lavado.
Es de flujo ascendente. Puede recuperar una gran cantidad de café verde y seco.
El lavado es muy eficiente.
La pulpa mezclada con el mucílago se transporta a trincheras de
almacenamiento. Luego de varios días se utiliza la lombriz roja californiana para
descomponer el material. Las lombrices descomponen la pulpa con el mucílago
para formar composta. Esta puede utilizarse como fertilizante orgánico.
2. PROCESO PRODUCTIVO DEL SECTOR
A nivel de la región centroamericana, un Beneficio Húmedo de Café consta
básicamente de las siguientes operaciones: recepción, clasificación, despulpado,
fermentación, transporte, clasificación, lavado, secado, empaque y
almacenamiento. Sin embargo, no se puede hablar de una serie de operaciones
universales, ya que cada beneficio adecua las operaciones a su realidad ycondiciones.
De igual forma en la región existen distintos tipos de beneficio 12
12 Manual de beneficiado húmedo del café, ANACAFE (Páginas 10 a 12)
.
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Beneficio Artesanal: regularmente ubicados dentro de las parcelas o
viviendas de los pequeños productores, la mayoría de las operaciones se
realizan en forma manual.
Beneficio Tradicional: ubicados en lugares que presentan una red hídricacon bastante caudal, requieren para su operación grandes volúmenes de
agua, se estima que utilizan entre 2,000 a 3,000 litros de agua para procesar
un quintal de café pergamino seco.
Beneficio Semitecnificado: se ubican cerca de una fuente de agua, el
proceso es el mismo que en el beneficiado tradicional, una de las
características es que cuenta con un sistema de recirculación de agua en el
proceso, logrando una disminución de hasta un 50%. Beneficio Tecnificado: pueden estar ubicados en cualquier lugar de la finca.
Debido a las mínimas cantidades de agua usada (reducción del 90% en
comparación con un beneficio tradicional), éstas pueden manejarse de una
mejor forma al momento de salir del beneficio y evitar la contaminación.
Beneficio Comercial (centrales): se ubican en zonas de gran concentración
de la producción y comercialización del producto. Estos beneficios encajan
en cualquiera de los beneficios antes mencionados, con excepción del
artesanal. Los propietarios no son necesariamente productores de café.
3. CADENA DE TRANSFORMACIÓN DEL CAFÉ
La cadena de transformación del café consiste en cambiar la forma que tiene el
café, es decir, convertir el café cereza a pergamino, el café pergamino a café oro
“verde” y de café oro a tostado y molido.
Las ventajas de participar en la cadena de transformación son tener más controlde la calidad del café y darle valor agregado, es decir, ganar más dinero por
transformar el café.
Entre menos intermediarios haya entre productores y consumidores, mayor será
el control sobre la calidad del café. Además, si están organizados para procesar
el café le darán valor agregado y obtendrán mejores precios.
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Las etapas de la cadena de transformación del café son la producción, el
beneficio húmedo, el beneficio seco y la industrialización:
La producción del café consiste en todas aquellas actividades agrícolas que
se realizan en el cafetal para obtener café uva.
El beneficio húmedo es donde convertimos el café cereza en café pergamino.
El beneficio seco es donde convertimos el café pergamino en café oro,conocido también como café verde. El pergamino es morteado y clasificado, lo
que permite obtener café oro lavado o suave, el mejor pagado en el mercado.
La industrialización consiste en tostar, moler y envasar el café.
Sólo es posible obtener café de calidad si cada una de las etapas del cultivo y
transformación se realiza adecuadamente. Es decir, si no cuidamos el café desde el
inicio, no podremos obtener café de calidad, por más que se trabaje bien en las
demás etapas.
También, de nada sirve tener buena calidad en la producción si el beneficiador lo
procesa mal o lo mezcla con cafés de baja calidad o de alturas diferentes.
4. ETAPAS DEL BENEFICIO ECOLÓGICO DEL CAFÉ
A continuación se describen cada una de las etapas del beneficio húmedo de
café, haciendo énfasis en el uso de los módulos ecológicos:
Recepción y clasificación del café uva
En esta etapa se registra el peso (kilogramos) o volumen
(cajas) del café cosechado durante el día.
PRODUCCIÓNCafé Uva
BENEFICIOHÚMEDO
Café Pergamino
BENEFICIOSECO
Café Oro o Verde
INDUSTRIALIZA-CIÓN
Café tostado,molido y envasado
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El registro reporta las cantidades recibidas, descontando el peso de los costales o
envases. El registro de la cantidad de café recibido y su rendimiento dependen de
la nivelación de las básculas y el llenado uniforme de las cajas.
Despulpado del grano de café
Consiste en separar la pulpa o cáscara del grano de café
mediante las máquinas despulpadoras, las que funcionan con
base en la presión y la fricción que se ejerce sobre las cerezas
por medio de dos superficies, una fija y otra móvil. La finalidad
es obtener café sin cáscara.
En esta etapa se pueden causar daños físicos al grano con las despulpadoras,
como: quebrar, morder o pelar los granos; lo que afecta la calidad del café
procesado. El despulpado debe realizarse el mismo día de la cosecha, máximo
de ocho a 12 horas después de ésta, para evitar la fermentación del grano.
Para realizar el despulpado hay tres tipos de despulpadoras: despulpadora de
discos, despulpadora de cilindro y despulpadora cónica vertical.
Remoción de mucílago y lavado del grano de café
La eliminación del mucílago del café es una operación cuidadosa y su importancia
radica en la operación del proceso de
fermentación natural o desmucilaginado
mecánico, ya que una deficiente
remoción del mucílago puede deteriorar
la calidad del grano o crear retardos en
las etapas siguientes del beneficio,
causando saturación de la capacidad
de las máquinas y reducción de su
eficiencia.
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Después del lavado, el café pasa a las tolvas de escurrimiento, aquí se
recomienda:
1. Limpieza antes de la carga.
2. El tiempo de proceso se determina cuando no existe goteo.3. No debe rebasarse la capacidad de las tolvas, ya que alimentan a oreadoras y
secadoras.
4. El café escurrido no debe permanecer en el interior de la tolva por tiempo
prolongado, ya que puede haber fermentación.
Secado del grano de café
En la operación de secado se elimina la mayor parte de la humedad del grano,aun en café oreado. La finalidad es obtener un grano con 12% de humedad, para
después ser almacenado como pergamino con una calidad definida.
La importancia del secado también se
debe a que es la etapa que contribuye
mayormente a los costos del beneficio
húmedo, por el alto precio del
combustible. Además de que la etapa de
secado define la capacidad del proceso
en los beneficios húmedos.
5. BENEFICIO SECO DEL CAFÉ
Recuerda que la segunda parte del proceso de transformación del café es el
beneficiado seco, este proceso consiste en transformar el café pergamino a oro
“verde” o morteado, clasificarlo por tamaño y peso específico.La finalidad del beneficio seco es la preparación de mezclas que reúnan las
características que exigen los clientes de los diversos mercados nacionales e
internacionales. En este manual no se especifica el proceso de beneficio seco, sin
embargo, es importante consultar las especificaciones de operación de este
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proceso a fin de obtener café oro “verde” de calidad, para el proceso de
industrialización.
6. INDUSTRIALIZACIÓN DEL CAFÉEn esta fase se describen las características de las técnicas del tostado, molido y
envasado del café. Se presentan las especificaciones y recomendaciones a
considerar en cada uno de estos procesos, para conservar la calidad del grano.
Así mismo, se presentan los grados de tostado y molido comerciales, sus
características y atributos de calidad. Se enfatiza la importancia del envasado, las
características y especificaciones de los envases y las recomendaciones para elenvasado del café.
La finalidad de producir café tostado, molido y envasado es venderlo a un precio
tal que sea más redituable que venderlo en pergamino, es decir, “darle valor
agregado”.
7. CALIDAD DEL CAFÉ
Calidad se define como el conjunto de cualidades físicas (tamaño, color y forma
del grano) y organolépticas o sensoriales (sabor, aroma, cuerpo, acidez) que le
dan al producto su aceptación en el mercado o en el gusto de los consumidores.
La calidad del café se determina en el campo, durante el beneficiado es donde
debe conservarse y no demeritarla, por lo que es fundamental que con tu
experiencia y afán en el trabajo contribuyas a mantener la calidad del grano. En lacalidad del café, intervienen varios factores, destacando entre ellos las especies y
variedades de café, localización de los cafetales en altura y latitud, la región
cafetalera, corte del fruto maduro, el beneficiado húmedo o seco y
almacenamiento del café.
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7.1 Aspectos de la calidad del café
La determinación de la calidad del café contempla varios aspectos como las
características físicas del grano, defectos del grano, características del tueste,
cualidades de la bebida, sabores anormales y calidad de la muestra. Acontinuación se describen estos aspectos:
a. Características físicas del grano
Se refiere a la forma, en el mercado el grano se toma como base la forma
Plano-convexa, que se considera la normal. El tamaño de los granos se miden
en zarandas, con medidas dadas en sesenticuatroavos (1/64) con
perforaciones redondas o alargadas. En el primer caso, el ancho del granodetermina su paso por la perforación, mientras que el segundo, en su espesor.
b. Defectos de los granos
Se pueden presentar granos negros, sobrefermentados, partidos, mordidos
picados, verdes, quebrados.
c. Características del tueste
Cuando el catador tuesta la muestra para preparar la infusión y probarla tiene
una oportunidad más que le permite calificarla de excelente, buena, regular y
mala. En igualdad de condiciones, el café de zonas bajas se tuesta más
rápidamente que el de altura.
d. Cualidades de la bebida
Las evalúa el catador al oler y sorber la infusión. Algunas de las cualidades del
café en catación son: aroma, cuerpo, acidez y sabor. Aroma: Cualidad que se detecta en la taza y varía según la altura de donde
procede el café, desde el suave y apagado, pero limpio café de zona baja,
hasta el fragante y penetrante del café de altura.
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Cuerpo: Esta propiedad esta relacionada con la naturaleza de los sólidos
solubles de la infusión. El cuerpo puede ser completo y muy pronunciado,
mediano, ligero o delgado y escaso.
Acidez: Se incrementa con la altura del lugar donde se cosecha el café, yse modifica por el grado de madurez del fruto, por el tiempo transcurrido
entre la cosecha y el despulpe, y por ciertos grados se madurez del fruto,
por el tiempo transcurrido entre la cosecha y el despulpe, y por ciertos
factores climáticos. La acidez se clasifica en aguda y penetrante, mediana,
ligera, escasa y nula.
Sabor: Las cualidades de aroma, cuerpo y acidez, presentes en distintos
grados e intensidades, se complementan y dan a cada taza un sabordeterminado que puede ser sano, defectuoso o contaminado.
e. Sabores anormales
Entre los defectos derivados de la cosecha tenemos los sabores astringentes,
ásperos o cacahuate, vinoso y río.
Entre los sabores defectuosos derivados del beneficio pueden mencionarse:
sucio, terroso y sobrefermentado. Los defectos en el sabor derivados del
almacenamiento se mencionan a continuación: cosecha vieja, mohosa y
contaminante.
f. Calidad de la muestra
La muestra debe ser representativa del lote que se requiere calificar, para
lotes de 500 ó menos sacos, esta debe ser de 5 lbs y en lotes de 501 sacos ó
más, esta deberá ser de 10 lbs.
De esta muestra se toma una submuestra de 300 gramos en la que se
detectan los defectos físicos y a la que se clasifica con una tabla de
imperfecciones para cafés otros suaves. (Bolsa de Café. Nueva York, USA.).