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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
E.DE-00.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
ARMENIA, 2010
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LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código:
JUSTIFICACIÓN
2. OBJETO DEL MANUAL DE CALIDAD
3. ALCANCE DEL MANUAL D
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
5. EXCLUSIONES
6. RESEÑA HISTÓRICA LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
7. ORGANIGRAMA DEL LABORATORIO
8. MAPA DE PROCESOS
9. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
9.1 MISIÓN
9.2 VISIÓN
9.3 POLÍTICA DE CALIDAD
9.4 COMPROMISO HACIA LA POLÍTICA DE CALIDAD
9.5 OBJETIVOS DE CALIDAD
9.6 ANÁLISIS DOFA
10. DESCRIPCIÓN REQUISITOS NORMA NTC
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
CONTENIDO
MANUAL DE CALIDAD
ALCANCE DEL MANUAL D E CALIDAD
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
HISTÓRICA LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
ORGANIGRAMA DEL LABORATORIO
MAPA DE PROCESOS
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
POLÍTICA DE CALIDAD
COMPROMISO HACIA LA POLÍTICA DE CALIDAD
OBJETIVOS DE CALIDAD
DESCRIPCIÓN REQUISITOS NORMA NTC-ISO 17025:2005
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Código:
10.1 REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIÓN (NUMERAL 4)
10.1.1 LA ORGANIZACIÓN ( NUMERAL 4.1)
10.1.2 SISTEMA DE GESTIÓN (NUMERAL 4.2)
10.1.2.1 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
10.1.3 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN (NUMERAL 4.3)
10.1.3.1 GENERALIDADES
10.1.3.2 APROBACIÓN Y EMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS
10.1.3.3 10.1.3.3 CAMBIOS A LOS DOCUMENTOS
10.1.4 REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS (NUMER AL .4)
10.1.5 SUBCONTRATACIÓN DE CALIBRACIONES (NUMERAL 4.5)
10.1.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS (NUMERAL 4.6)
10.1.7 SERVICIOS AL CLIENTE (NUMERAL 4.7)
10.1.8 QUEJAS (NUMERAL 4.8)
10.1.9 CONTROL DE TRABAJOS NO CONFORMES (NUMERAL 4.9)
10.1.10 MEJORA (NUMERAL 4.10)
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIÓN (NUMERAL 4)
LA ORGANIZACIÓN ( NUMERAL 4.1)
SISTEMA DE GESTIÓN (NUMERAL 4.2)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN (NUMERAL 4.3)
GENERALIDADES
APROBACIÓN Y EMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS
10.1.3.3 CAMBIOS A LOS DOCUMENTOS
REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS (NUMER AL .4)
SUBCONTRATACIÓN DE CALIBRACIONES (NUMERAL 4.5)
COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS (NUMERAL 4.6)
SERVICIOS AL CLIENTE (NUMERAL 4.7)
QUEJAS (NUMERAL 4.8)
CONTROL DE TRABAJOS NO CONFORMES (NUMERAL 4.9)
MEJORA (NUMERAL 4.10)
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REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS (NUMER AL .4) 27
SUBCONTRATACIÓN DE CALIBRACIONES (NUMERAL 4.5) 28
COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS (NUMERAL 4.6) 28
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CONTROL DE TRABAJOS NO CONFORMES (NUMERAL 4.9) 30
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Código:
10.1.11 ACCIONES CORRECTIVAS (NUMERAL 4.11)
10.1.12 ACCIONES PREVENTIVAS (NUMERAL 4.12)
10.1.13 CONTROL DE LOS REGISTROS (NUMERAL 4.13)
10.1.14 AUDITORIAS INTERNAS (NUMERAL 4.14)
10.1.15 REVISIONES POR LA DIRECCIÓN (NUMERAL 4.15)
10.2 REQUISITOS TÉCNICOS (NUMERAL 5)
10.2.1 GENERALIDADES (NUMERAL 5.1)
10.2.2 PERSONAL (NUMERAL 5.2)
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
ACCIONES CORRECTIVAS (NUMERAL 4.11)
ACCIONES PREVENTIVAS (NUMERAL 4.12)
CONTROL DE LOS REGISTROS (NUMERAL 4.13)
AUDITORIAS INTERNAS (NUMERAL 4.14)
REVISIONES POR LA DIRECCIÓN (NUMERAL 4.15)
REQUISITOS TÉCNICOS (NUMERAL 5)
GENERALIDADES (NUMERAL 5.1)
PERSONAL (NUMERAL 5.2)
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Código:
El Manual de Calidad y Operaciones de Laboratorio de Metrología Topográfica es un
documento que describe el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad; el cual ofrece un
panorama general de la operación interna de los procesos y su desarrollo en cumplimiento con
la misión tanto del Laboratorio como de la Universidad, se convierte este texto entonces en la
directriz de la entidad tanto para funcionarios como para particulares que ejercen funciones que
intervienen en la calidad del servicio que presta el Laboratori
Por encontrarse este adscrito a la Facultad de Ingeniería y esta a su vez a la Universidad del
Quindío, el desarrollo de este manual ha sido acorde a los requerimientos del Sistema Integrado
de Gestión, con el fin de continuar con la estandarización de
demás aspectos que garantizan u
esta de carácter público, lo cual debe traducirse en un ente que aporte conocimiento, desarrollo
e innovación a la sociedad con la cu
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
JUSTIFICACIÓN
Calidad y Operaciones de Laboratorio de Metrología Topográfica es un
documento que describe el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad; el cual ofrece un
panorama general de la operación interna de los procesos y su desarrollo en cumplimiento con
la misión tanto del Laboratorio como de la Universidad, se convierte este texto entonces en la
directriz de la entidad tanto para funcionarios como para particulares que ejercen funciones que
intervienen en la calidad del servicio que presta el Laboratorio.
Por encontrarse este adscrito a la Facultad de Ingeniería y esta a su vez a la Universidad del
Quindío, el desarrollo de este manual ha sido acorde a los requerimientos del Sistema Integrado
de Gestión, con el fin de continuar con la estandarización de los procesos, procedimientos y
demás aspectos que garantizan un correcto funcionamiento de la Institución; aún más por ser
esta de carácter público, lo cual debe traducirse en un ente que aporte conocimiento, desarrollo
e innovación a la sociedad con la cual interactúa.
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Calidad y Operaciones de Laboratorio de Metrología Topográfica es un
documento que describe el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad; el cual ofrece un
panorama general de la operación interna de los procesos y su desarrollo en cumplimiento con
la misión tanto del Laboratorio como de la Universidad, se convierte este texto entonces en la
directriz de la entidad tanto para funcionarios como para particulares que ejercen funciones que
Por encontrarse este adscrito a la Facultad de Ingeniería y esta a su vez a la Universidad del
Quindío, el desarrollo de este manual ha sido acorde a los requerimientos del Sistema Integrado
los procesos, procedimientos y
n correcto funcionamiento de la Institución; aún más por ser
esta de carácter público, lo cual debe traducirse en un ente que aporte conocimiento, desarrollo
Código:
2. OBJETO DEL MANUAL DE CALIDAD
Este manual está desarrollado para documentar El Sistema de Gestión de Calidad del
Laboratorio de Metrología Topográfica adscrito a la Universidad del Quindío.
3. ALCANCE DEL MANUAL DE CALIDAD
El alcance comprende la calibración
siguientes pruebas:
• Comprobación de exactitud mediante un patrón internacional.
• Colimación angular.
• Mediante interferómetro laser
De igual forma también comprende los siguientes procesos:
Procesos Estratégicos : Direccionamiento Estratégico, Gestióndel mejoramiento continuo,
Comunicación Estratégica.
Procesos Misionales : Servicio Interno, Servicio Externo, Servicio General Laboratorio.
Procesos de Apoyo: Gestión Financiera, Gestión juríd
Talento Humano, Gestión de Recursos Físicos y Tecnológicos, Gestión de Recursos
Académicos.
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OBJETO DEL MANUAL DE CALIDAD
Este manual está desarrollado para documentar El Sistema de Gestión de Calidad del
Laboratorio de Metrología Topográfica adscrito a la Universidad del Quindío.
ALCANCE DEL MANUAL DE CALIDAD
nde la calibración de equipos de medición topográfica mediante las
Comprobación de exactitud mediante un patrón internacional.
Colimación angular.
Mediante interferómetro laser
comprende los siguientes procesos:
: Direccionamiento Estratégico, Gestióndel mejoramiento continuo,
Comunicación Estratégica.
Servicio Interno, Servicio Externo, Servicio General Laboratorio.
Gestión Financiera, Gestión jurídica, Gestión Documental, Gestión del
Talento Humano, Gestión de Recursos Físicos y Tecnológicos, Gestión de Recursos
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Este manual está desarrollado para documentar El Sistema de Gestión de Calidad del
Laboratorio de Metrología Topográfica adscrito a la Universidad del Quindío.
e equipos de medición topográfica mediante las
Comprobación de exactitud mediante un patrón internacional.
: Direccionamiento Estratégico, Gestióndel mejoramiento continuo,
Servicio Interno, Servicio Externo, Servicio General Laboratorio.
ica, Gestión Documental, Gestión del
Talento Humano, Gestión de Recursos Físicos y Tecnológicos, Gestión de Recursos
Código:
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Metrología : Estudio de los sistemas de Medida
SGC: Sistema de Gestión de Calidad
NTC/ISO 17025:2005: Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de
Ensayo y Calibración
Trazabilidad : Es una propiedad de la medición que permite que el resultado de esta sea
relacionado con otros patrones: nacionales e internacionales, mediante u
ininterrumpida. La cadena de trazabilidad debe comenzar con la medición realizada, mediante
un instrumento particular y finalizar en un patrón internacional.
El Laboratorio : hace referencia a la organización, en este caso al Laboratorio de Metrol
Topográfica.
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DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
: Estudio de los sistemas de Medida
: Sistema de Gestión de Calidad
: Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de
: Es una propiedad de la medición que permite que el resultado de esta sea
relacionado con otros patrones: nacionales e internacionales, mediante u
ininterrumpida. La cadena de trazabilidad debe comenzar con la medición realizada, mediante
un instrumento particular y finalizar en un patrón internacional.
: hace referencia a la organización, en este caso al Laboratorio de Metrol
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: Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de
: Es una propiedad de la medición que permite que el resultado de esta sea
relacionado con otros patrones: nacionales e internacionales, mediante una cadena
ininterrumpida. La cadena de trazabilidad debe comenzar con la medición realizada, mediante
: hace referencia a la organización, en este caso al Laboratorio de Metrología
Código:
5. EXCLUSIONES
Para el Sistema de Gestión de Calidad aplican las siguientes Exclusiones:
Numeral 4.5 Subcontratación de Ensayos y Calibracio nes
subcontrataciones.
6. RESEÑA HISTÓRICA LABORATORIO DE METROLOGÍA
La Facultad de Ingeniería Perteneciente a la Universidad del Quindío, tiene adscritos los
Programas de Ingeniería Civil y Tecnología en Topografía, los cuales emplean dentro de la
formación de los estudiantes equipos de medición topográfica pa
Facultad como a campo abierto. Estos equipos se encontraban en un almacén, el cual sólo
contaba con unas cuantas estanterías donde se ubicaban los equipos y un computador en el
cual se registraban los préstamos. Dada la gr
que requieren en las mediciones que se realizan, se evidenció la necesidad de
lugar que tuviera las condiciones físicas y técnicas necesarias para garantizar que los equipos
estuvieran en óptimas condiciones.
Ante esta necesidad y añadiendo a esto que en Colombia no existe un Laboratorio que preste el
servicio de calibración de equipos de esta naturaleza, se emprendió desde el año 2008 la
búsqueda de la implementación de un Laboratorio de Metr
tener:
o Un sistema de monitoreo permanente del estado de los equipos destinados a las
prácticas.
o Un espacio de labor académica para docentes y estudiantes.
o Un medio para establecer convenios con entidades y empresas.
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Para el Sistema de Gestión de Calidad aplican las siguientes Exclusiones:
Numeral 4.5 Subcontratación de Ensayos y Calibracio nes : El Laboratorio
RESEÑA HISTÓRICA LABORATORIO DE METROLOGÍA
de Ingeniería Perteneciente a la Universidad del Quindío, tiene adscritos los
Programas de Ingeniería Civil y Tecnología en Topografía, los cuales emplean dentro de la
formación de los estudiantes equipos de medición topográfica para realizar prácticas tanto en la
Facultad como a campo abierto. Estos equipos se encontraban en un almacén, el cual sólo
contaba con unas cuantas estanterías donde se ubicaban los equipos y un computador en el
cual se registraban los préstamos. Dada la gran utilización de estos equipos y la confiabilidad
que requieren en las mediciones que se realizan, se evidenció la necesidad de
lugar que tuviera las condiciones físicas y técnicas necesarias para garantizar que los equipos
imas condiciones.
Ante esta necesidad y añadiendo a esto que en Colombia no existe un Laboratorio que preste el
servicio de calibración de equipos de esta naturaleza, se emprendió desde el año 2008 la
búsqueda de la implementación de un Laboratorio de Metrología Topográfica
Un sistema de monitoreo permanente del estado de los equipos destinados a las
Un espacio de labor académica para docentes y estudiantes.
Un medio para establecer convenios con entidades y empresas.
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Para el Sistema de Gestión de Calidad aplican las siguientes Exclusiones:
: El Laboratorio no realizará
RESEÑA HISTÓRICA LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
de Ingeniería Perteneciente a la Universidad del Quindío, tiene adscritos los
Programas de Ingeniería Civil y Tecnología en Topografía, los cuales emplean dentro de la
ra realizar prácticas tanto en la
Facultad como a campo abierto. Estos equipos se encontraban en un almacén, el cual sólo
contaba con unas cuantas estanterías donde se ubicaban los equipos y un computador en el
an utilización de estos equipos y la confiabilidad
que requieren en las mediciones que se realizan, se evidenció la necesidad de contar con un
lugar que tuviera las condiciones físicas y técnicas necesarias para garantizar que los equipos
Ante esta necesidad y añadiendo a esto que en Colombia no existe un Laboratorio que preste el
servicio de calibración de equipos de esta naturaleza, se emprendió desde el año 2008 la
Topográfica, con el fin de
Un sistema de monitoreo permanente del estado de los equipos destinados a las
Un medio para establecer convenios con entidades y empresas.
Código:
o Una dependencia que prestará servicios de calibración de equipos de topografía a
terceros1
Para prestar el servicio de calibración a terceros (lo cual beneficiaría financieramente al
Laboratorio) se requería contar con la Acreditación por parte de la ONAC (Org
Nacional de Acreditación), para lo cual se inició el proceso de documentar los procesos y
procedimientos del Laboratorio bajo la Norma NTC
proceso desarrollado bajo la colaboración de la Facultad de Ingeniería Industria
Universidad Tecnológica de Pereira y en su representación dos estudiantes que bajo la
figura de Trabajo de Grado
acreditación.
7. ORGANIGRAMA DEL LABORATORIO
El Laboratorio se encuentra
de Ingeniería como se detalla en los organigramas, que muestran de forma descendente la
jerarquización de las dependencias.
1José Manuel Quintero. Implementación del Laboratorio de Metrología Topográfica en la Universidad del Quindío.
Armenia, 2008
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dependencia que prestará servicios de calibración de equipos de topografía a
Para prestar el servicio de calibración a terceros (lo cual beneficiaría financieramente al
Laboratorio) se requería contar con la Acreditación por parte de la ONAC (Org
Nacional de Acreditación), para lo cual se inició el proceso de documentar los procesos y
procedimientos del Laboratorio bajo la Norma NTC-ISO/IEC COLOMBIANA 17025:2005
proceso desarrollado bajo la colaboración de la Facultad de Ingeniería Industria
Universidad Tecnológica de Pereira y en su representación dos estudiantes que bajo la
figura de Trabajo de Grado desarrollaron el manual de calidad necesario para optar por la
ORGANIGRAMA DEL LABORATORIO
El Laboratorio se encuentra unido a la Universidad mediante su dependencia a la Facultad
de Ingeniería como se detalla en los organigramas, que muestran de forma descendente la
jerarquización de las dependencias.
. Implementación del Laboratorio de Metrología Topográfica en la Universidad del Quindío.
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dependencia que prestará servicios de calibración de equipos de topografía a
Para prestar el servicio de calibración a terceros (lo cual beneficiaría financieramente al
Laboratorio) se requería contar con la Acreditación por parte de la ONAC (Organismo
Nacional de Acreditación), para lo cual se inició el proceso de documentar los procesos y
ISO/IEC COLOMBIANA 17025:2005
proceso desarrollado bajo la colaboración de la Facultad de Ingeniería Industrial de la
Universidad Tecnológica de Pereira y en su representación dos estudiantes que bajo la
desarrollaron el manual de calidad necesario para optar por la
unido a la Universidad mediante su dependencia a la Facultad
de Ingeniería como se detalla en los organigramas, que muestran de forma descendente la
. Implementación del Laboratorio de Metrología Topográfica en la Universidad del Quindío.
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8. MAPA DE PROCESOS
Ver Mapa de Procesos (Anexo C, E.DE-17.00)
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9. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
9.1 MISIÓN
El Laboratorio de Metrología
una orientación técnica y académica, donde se llevan a cabo labores de carácter experimental,
organizativo y de servicios.
Es un espacio para la realización de actividades académicas relacionadas con
metrología.
Ofrece servicios de alta calidad de calibración de equipos de topografía a los diferentes
sectores que requieren del empleo de instrumentos topográficos optomecánicos y
optoelectrónicos, con el fin de contribuir en el desar
requerido en los procesos de medición por métodos topográficos.
9.2 VISIÓN
Laboratorio de alta calidad, posicionado al 2018 como el prime
Topográfica especializado en equipos de topografí
competitividad integral en la prestación de servicios especializados de calibración de equipos
topográficos optomecánicos y optoelectrónicas, adscrito al Sistema Nacional de Normalización,
Certificación y Metrología, vincu
investigación en la aplicación y desarrollo de la metrología dimensional.
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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
El Laboratorio de Metrología Topográfica de la Universidad del Quindío es una dependencia con
una orientación técnica y académica, donde se llevan a cabo labores de carácter experimental,
organizativo y de servicios.
Es un espacio para la realización de actividades académicas relacionadas con
Ofrece servicios de alta calidad de calibración de equipos de topografía a los diferentes
sectores que requieren del empleo de instrumentos topográficos optomecánicos y
optoelectrónicos, con el fin de contribuir en el desarrollo y mantenimiento del nivel metrológico
requerido en los procesos de medición por métodos topográficos.
Laboratorio de alta calidad, posicionado al 2018 como el primer L
especializado en equipos de topografía de la región, reconocido por su
competitividad integral en la prestación de servicios especializados de calibración de equipos
topográficos optomecánicos y optoelectrónicas, adscrito al Sistema Nacional de Normalización,
Certificación y Metrología, vinculado a la academia a través de espacios de trabajo e
investigación en la aplicación y desarrollo de la metrología dimensional.
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de la Universidad del Quindío es una dependencia con
una orientación técnica y académica, donde se llevan a cabo labores de carácter experimental,
Es un espacio para la realización de actividades académicas relacionadas con la topografía y la
Ofrece servicios de alta calidad de calibración de equipos de topografía a los diferentes
sectores que requieren del empleo de instrumentos topográficos optomecánicos y
rollo y mantenimiento del nivel metrológico
aboratorio de Metrología
a de la región, reconocido por su
competitividad integral en la prestación de servicios especializados de calibración de equipos
topográficos optomecánicos y optoelectrónicas, adscrito al Sistema Nacional de Normalización,
lado a la academia a través de espacios de trabajo e
investigación en la aplicación y desarrollo de la metrología dimensional.
Código:
9.3 POLÍTICA DE CALIDAD
El Laboratorio de Metrología Topográfica
calidad:
Garantizar los resultados de las verificaciones y calibraciones de los equipos de medición con
los más altos estándares de calidad, con la confiabilidad de los resultados al igual que la
trazabilidad de las mediciones mediante personal competente, adecuada
optimización de los procesos y una buena atención e información. Para ello se buscara siempre
un alto nivel de formación y actualización del personal
documentos de calidad, la aplicación de las pol
igual que una innovación permanente en tecnología, para así ser un ente de innovación,
docencia y desarrollo tanto institucional como regional.
El laboratorio buscará la mejora continua cumpliendo con los
NTC-ISO 17025, sin presiones comerciales, con total transparencia y evitando los conflictos e
intereses personales.
9.4 COMPROMISO HACIA LA POLÍTICA DE CALIDAD
La alta Dirección y el Personal del Laboratorio de Metrología Top
mantener y mejorar continuamente la Política de Calidad con el fin de dar cumplimiento a los
requisitos que se estipulan en el presente manual y así ofrecer un servicio oportuno y eficiente a
los clientes que lo requieran.
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
OLÍTICA DE CALIDAD
atorio de Metrología Topográfica de la Universidad del Quindío
arantizar los resultados de las verificaciones y calibraciones de los equipos de medición con
los más altos estándares de calidad, con la confiabilidad de los resultados al igual que la
trazabilidad de las mediciones mediante personal competente, adecuada
optimización de los procesos y una buena atención e información. Para ello se buscara siempre
un alto nivel de formación y actualización del personal,la familiarización de este con los
documentos de calidad, la aplicación de las políticas y procedimientos en sus labores diarias
igual que una innovación permanente en tecnología, para así ser un ente de innovación,
docencia y desarrollo tanto institucional como regional.
El laboratorio buscará la mejora continua cumpliendo con los requisitos exigidos por la norma
, sin presiones comerciales, con total transparencia y evitando los conflictos e
COMPROMISO HACIA LA POLÍTICA DE CALIDAD
La alta Dirección y el Personal del Laboratorio de Metrología Topográfica se comprometen a
mantener y mejorar continuamente la Política de Calidad con el fin de dar cumplimiento a los
requisitos que se estipulan en el presente manual y así ofrecer un servicio oportuno y eficiente a
los clientes que lo requieran.
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de la Universidad del Quindío tiene como política de
arantizar los resultados de las verificaciones y calibraciones de los equipos de medición con
los más altos estándares de calidad, con la confiabilidad de los resultados al igual que la
trazabilidad de las mediciones mediante personal competente, adecuada infraestructura física,
optimización de los procesos y una buena atención e información. Para ello se buscara siempre
la familiarización de este con los
íticas y procedimientos en sus labores diarias al
igual que una innovación permanente en tecnología, para así ser un ente de innovación,
requisitos exigidos por la norma
, sin presiones comerciales, con total transparencia y evitando los conflictos e
ográfica se comprometen a
mantener y mejorar continuamente la Política de Calidad con el fin de dar cumplimiento a los
requisitos que se estipulan en el presente manual y así ofrecer un servicio oportuno y eficiente a
Código:
9.5 OBJETIVOS DE CALIDAD
• Desarrollar pertinentemente una cultura enfocada hacia la calidad total, dándole al personal
la metodología necesaria para identificar problemas o emprender proyectos de
mejoramiento continuo incentivando su participación proactiva en los
• Analizar los requerimientos de los clientes internos y externos con el fin de generar acciones
tendientes a mejorar el cumplimiento y satisfacción de las necesidades presentes.
• Realizar planes de mejoramiento continuo hacia el funcionamiento
servicios en el laboratorio con el fin de mantenerlo certificado bajo los máximos estándares
de eficiencia.
• Proteger la Salud y la Seguridad Ocupacional de los empleados
Metrología Topográfica.
• Prestar servicios efectivos, integrales y confiables de acuerdo a los requerimientos del
entorno, para satisfacer oportunamente a la comunidad en general.
• Cumplir con los tiempos de entrega establecidos en la negociación con el cliente (interno
externo), respondiendo con
el proceso.
Con el objetivo de conocer el avance y el cumplimiento de estos objetivos, se diseñaron los
indicadores que permitan determinar estos parámetros
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IVOS DE CALIDAD
Desarrollar pertinentemente una cultura enfocada hacia la calidad total, dándole al personal
la metodología necesaria para identificar problemas o emprender proyectos de
mejoramiento continuo incentivando su participación proactiva en los
Analizar los requerimientos de los clientes internos y externos con el fin de generar acciones
tendientes a mejorar el cumplimiento y satisfacción de las necesidades presentes.
Realizar planes de mejoramiento continuo hacia el funcionamiento
servicios en el laboratorio con el fin de mantenerlo certificado bajo los máximos estándares
Proteger la Salud y la Seguridad Ocupacional de los empleados
opográfica.
ctivos, integrales y confiables de acuerdo a los requerimientos del
entorno, para satisfacer oportunamente a la comunidad en general.
Cumplir con los tiempos de entrega establecidos en la negociación con el cliente (interno
externo), respondiendo con seriedad, liderazgo, profesionalismo y confiablidad durante todo
Con el objetivo de conocer el avance y el cumplimiento de estos objetivos, se diseñaron los
indicadores que permitan determinar estos parámetros
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Desarrollar pertinentemente una cultura enfocada hacia la calidad total, dándole al personal
la metodología necesaria para identificar problemas o emprender proyectos de
mejoramiento continuo incentivando su participación proactiva en los procesos.
Analizar los requerimientos de los clientes internos y externos con el fin de generar acciones
tendientes a mejorar el cumplimiento y satisfacción de las necesidades presentes.
Realizar planes de mejoramiento continuo hacia el funcionamiento y prestación de los
servicios en el laboratorio con el fin de mantenerlo certificado bajo los máximos estándares
Proteger la Salud y la Seguridad Ocupacional de los empleados del laboratorio de
ctivos, integrales y confiables de acuerdo a los requerimientos del
entorno, para satisfacer oportunamente a la comunidad en general.
Cumplir con los tiempos de entrega establecidos en la negociación con el cliente (interno –
seriedad, liderazgo, profesionalismo y confiablidad durante todo
Con el objetivo de conocer el avance y el cumplimiento de estos objetivos, se diseñaron los
Código: E.DE
No Objetivos de Calidad Indicador
1 Satisfacer los requisitos y necesidades del cliente
Índice de satisfacción del cliente con el servicio
2 Cumplir los compromisos de
entrega Porcentaje de entregas
en la fecha pactada
3 Mejorar continuamente la competencia del personal
Puntaje en la evaluación de competencia
4 Mantener y mejorar
continuamente el SGC
Porcentaje de cumplimiento norma
NTC/ISO 17025
5 Crear compromiso en el personal para mantener y mejorar el SGC
Porcentaje de personal capacitado e involucrado
con el SGC
6 Mejorar la Salud ocupacional en el
Laboratorio Incidencia de accidentes
de trabajo
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E.DE-00.00 Versión: 01 Fecha: Página 18
MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
Indicador Unidad de medida Frecuencia Fórmula
de satisfacción del cliente con el servicio
Puntos Anual Sumatoria puntaje por
encuestados/número de encuestados
Porcentaje de entregas en la fecha pactada
Porcentaje Mensual Número de entregas a
tiempo*100/Número servicios al mes
Puntaje en la evaluación de competencia
Puntos Anual Sumatoria puntaje de
personal/Número total de personal
Porcentaje de cumplimiento norma
NTC/ISO 17025 Porcentaje Mensual
Cumplimiento requisitos*100/total requisitos
Porcentaje de personal capacitado e involucrado
con el SGC Porcentaje Mensual
Personal capacitado e involucrado*100/total de
personal
Incidencia de accidentes de trabajo
Porcentaje Mensual Número de
accidentes*100/número de trabajadores
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18
Herramienta Meta
Sumatoria puntaje por encuestados/número de
Gráfico de torta
Mínimo
Número de entregas a tiempo*100/Número servicios al
Gráfico de barras
90%
Sumatoria puntaje de personal/Número total de
Gráfico de barras
85/100
requisitos*100/total requisitos Gráfico de
barras 100%
capacitado e involucrado*100/total de
Gráfico de barras
100%
accidentes*100/número de Gráfico de
barras 0%
Código:
9.6 ANÁLISIS DOFA
OPORTUNIDADES
• Acreditación con la norma NTC ISOIEC 17025
• falta de laboratorios acreditados en la región
• innovaciones
• posibilidades de crecimiento profesional
• demanda del servicio
• respaldo Uniquindio
DEBILIDADES
• Falta de presupuesto
• Inestabilidad en el personal
• Inexperiencia personal practico
• Estrategias de mercadeo
• Falta de un manejo individual de los recursos que ingresan por los servicios del laboratorio
• Infraestructura
• Página de Internet
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
ANÁLISIS DOFA
OPORTUNIDADES
Acreditación con la norma NTC ISO-
falta de laboratorios acreditados en la
posibilidades de crecimiento
demanda del servicio
Uniquindio
AMENAZAS
• la falta de flexibilidad administrativa de las instituciones publicas
• Pérdida de autonomía por la reestructuración en las universidades publicas
• Cambio de la visión de la administración
DEBILIDADES
Falta de presupuesto
Inestabilidad en el personal
Inexperiencia personal practico
Estrategias de mercadeo
Falta de un manejo individual de los recursos que ingresan por los servicios del laboratorio
FORTALEZAS
• Trayectoria y experienciadirectivos
• Servicio certificado
• Calidad en el servicio
• Realiza un buen mantenimiento al laboratorio
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AMENAZAS
la falta de flexibilidad administrativa de las instituciones publicas
Pérdida de autonomía por la reestructuración en las universidades
Cambio de la visión de la
FORTALEZAS
Trayectoria y experiencia de los
Calidad en el servicio
Realiza un buen mantenimiento al
Código:
10. DESCRIPCIÓN REQUISITOS NORMA NTC
10.1 REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIÓN
10.1.1 LA ORGANIZACIÓN
La Universidad del Quindío es un ente universitario autónomo, de carácter público, con régimen
especial, creado por Acuerdo Municipal N° 23 de 196 0, adscrito al Departamento del Quindío
por Ordenanza N° 014 de 1982, reconocida como unive rsidad por la Ley 56 de 1967 y el
Decreto 1583 de enero 18 de 1975 del Ministerio de Educación Nacional, con personería
jurídica, autonomía académica, administrativa y financiera, patrimonio independiente y podrá
elaborar, aprobar y ejecutar su presupuesto acorde con su misión y principio
La Universidad inició labores en el año de 1962, con dos programas académicos: Pedagogía y
Topografía. En la actualidad cuenta con 29 programas académicos de pregrado en modalidad
presencial y 10 de postgrado.
El laboratorio de Metrología T
de la Universidad del Quindío, desempeñándose como un laboratorio de extensión en el que se
realizan servicios de calibración tanto en la parte académica como en la prestación de servi
a terceros. Fue creado en el año 2010 como un proyecto de operación tanto institucional como
comercial, con el ánimo de dar respuesta a una necesidad imperante en la región y de ser
pioneros en el desarrollo de pruebas y calibraciones de equipos topog
país este servicio es prestado a nivel privado y no por entes acreditados para tal fin. Al contar la
Universidad con el programa de Topografía, la necesidad de mantener los equipos en óptimas
condiciones de funcionamiento fue crec
2Acuerdo del Consejo superior No.005 del 28 de febrero de 2005. Por medio del cual se expide el
Estatuto General de la Universidad del Quindío.
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
DESCRIPCIÓN REQUISITOS NORMA NTC-ISO 17025:2005
REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIÓN (NUMERAL 4)
LA ORGANIZACIÓN ( NUMERAL 4.1)
del Quindío es un ente universitario autónomo, de carácter público, con régimen
especial, creado por Acuerdo Municipal N° 23 de 196 0, adscrito al Departamento del Quindío
por Ordenanza N° 014 de 1982, reconocida como unive rsidad por la Ley 56 de 1967 y el
Decreto 1583 de enero 18 de 1975 del Ministerio de Educación Nacional, con personería
jurídica, autonomía académica, administrativa y financiera, patrimonio independiente y podrá
elaborar, aprobar y ejecutar su presupuesto acorde con su misión y principio
La Universidad inició labores en el año de 1962, con dos programas académicos: Pedagogía y
Topografía. En la actualidad cuenta con 29 programas académicos de pregrado en modalidad
presencial y 10 de postgrado.
gía Topográfica es un laboratorio adscrito a la Facultad de Ingeniería
de la Universidad del Quindío, desempeñándose como un laboratorio de extensión en el que se
realizan servicios de calibración tanto en la parte académica como en la prestación de servi
a terceros. Fue creado en el año 2010 como un proyecto de operación tanto institucional como
comercial, con el ánimo de dar respuesta a una necesidad imperante en la región y de ser
pioneros en el desarrollo de pruebas y calibraciones de equipos topog
país este servicio es prestado a nivel privado y no por entes acreditados para tal fin. Al contar la
Universidad con el programa de Topografía, la necesidad de mantener los equipos en óptimas
condiciones de funcionamiento fue creciendo con el tiempo al igual que la de brindar un mejor
Acuerdo del Consejo superior No.005 del 28 de febrero de 2005. Por medio del cual se expide el
Universidad del Quindío.
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ISO 17025:2005
(NUMERAL 4)
del Quindío es un ente universitario autónomo, de carácter público, con régimen
especial, creado por Acuerdo Municipal N° 23 de 196 0, adscrito al Departamento del Quindío
por Ordenanza N° 014 de 1982, reconocida como unive rsidad por la Ley 56 de 1967 y el
Decreto 1583 de enero 18 de 1975 del Ministerio de Educación Nacional, con personería
jurídica, autonomía académica, administrativa y financiera, patrimonio independiente y podrá
elaborar, aprobar y ejecutar su presupuesto acorde con su misión y principios institucionales2
La Universidad inició labores en el año de 1962, con dos programas académicos: Pedagogía y
Topografía. En la actualidad cuenta con 29 programas académicos de pregrado en modalidad
opográfica es un laboratorio adscrito a la Facultad de Ingeniería
de la Universidad del Quindío, desempeñándose como un laboratorio de extensión en el que se
realizan servicios de calibración tanto en la parte académica como en la prestación de servicios
a terceros. Fue creado en el año 2010 como un proyecto de operación tanto institucional como
comercial, con el ánimo de dar respuesta a una necesidad imperante en la región y de ser
pioneros en el desarrollo de pruebas y calibraciones de equipos topográficos, puesto que en el
país este servicio es prestado a nivel privado y no por entes acreditados para tal fin. Al contar la
Universidad con el programa de Topografía, la necesidad de mantener los equipos en óptimas
iendo con el tiempo al igual que la de brindar un mejor
Acuerdo del Consejo superior No.005 del 28 de febrero de 2005. Por medio del cual se expide el
Código:
apoyo a la docencia e investigación de las áreas relacionadas con el programa principalmente,
además de prestar un servicio a la comunidad en general, lo que hizo imperante la puesta en
funcionamiento del laboratorio.
Se tiene responsabilidad para realizar las actividades de calibración para así cumplir con los
requisitos de la norma 17025:2005, y satisfacer las necesidades de los clientes, autoridades
regulatorias y organizaciones que otorgan recon
El personal clave involucrado en las tareas del laboratorio está indicado en el organigrama y en
el manual de funciones. No se presentan conflictos de interés entre las diversas áreas de la
Universidad y el laboratorio.
Se cuenta con personal directivo y técnico con la autoridad y los recursos necesarios para
cumplir con sus obligaciones, a la vez de identificar la ocurrencia de desvíos del sistema de la
calidad o de los procedimientos de calibración, e iniciar acciones para prevenir o minimiz
desvíos.
En el laboratorio se toman medidas para asegurar que la Dirección y su personal estén libres de
cualquier presión indebida, interna o externa, comercial, financiera y otras presiones, e
influencias que puedan perjudicar la calidad de su
información confidencial y los derechos de propiedad de los clientes, se cuenta con
procedimientos para la protección del almacenamiento y la transmisión electrónica de los
resultados.
Se evita intervenir en cualquier actividad que pueda disminuir la confianza en nuestra
competencia, imparcialidad, juicio o integridad operativa.
Se firma un Compromiso de Confidencialidad con el personal del laboratorio o sector que
corresponda.
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
apoyo a la docencia e investigación de las áreas relacionadas con el programa principalmente,
además de prestar un servicio a la comunidad en general, lo que hizo imperante la puesta en
o del laboratorio.
Se tiene responsabilidad para realizar las actividades de calibración para así cumplir con los
requisitos de la norma 17025:2005, y satisfacer las necesidades de los clientes, autoridades
regulatorias y organizaciones que otorgan reconocimiento.
El personal clave involucrado en las tareas del laboratorio está indicado en el organigrama y en
el manual de funciones. No se presentan conflictos de interés entre las diversas áreas de la
Universidad y el laboratorio.
directivo y técnico con la autoridad y los recursos necesarios para
cumplir con sus obligaciones, a la vez de identificar la ocurrencia de desvíos del sistema de la
calidad o de los procedimientos de calibración, e iniciar acciones para prevenir o minimiz
En el laboratorio se toman medidas para asegurar que la Dirección y su personal estén libres de
cualquier presión indebida, interna o externa, comercial, financiera y otras presiones, e
influencias que puedan perjudicar la calidad de su trabajo; se asegura la protección de la
información confidencial y los derechos de propiedad de los clientes, se cuenta con
procedimientos para la protección del almacenamiento y la transmisión electrónica de los
cualquier actividad que pueda disminuir la confianza en nuestra
competencia, imparcialidad, juicio o integridad operativa.
Se firma un Compromiso de Confidencialidad con el personal del laboratorio o sector que
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apoyo a la docencia e investigación de las áreas relacionadas con el programa principalmente,
además de prestar un servicio a la comunidad en general, lo que hizo imperante la puesta en
Se tiene responsabilidad para realizar las actividades de calibración para así cumplir con los
requisitos de la norma 17025:2005, y satisfacer las necesidades de los clientes, autoridades
El personal clave involucrado en las tareas del laboratorio está indicado en el organigrama y en
el manual de funciones. No se presentan conflictos de interés entre las diversas áreas de la
directivo y técnico con la autoridad y los recursos necesarios para
cumplir con sus obligaciones, a la vez de identificar la ocurrencia de desvíos del sistema de la
calidad o de los procedimientos de calibración, e iniciar acciones para prevenir o minimizar tales
En el laboratorio se toman medidas para asegurar que la Dirección y su personal estén libres de
cualquier presión indebida, interna o externa, comercial, financiera y otras presiones, e
trabajo; se asegura la protección de la
información confidencial y los derechos de propiedad de los clientes, se cuenta con
procedimientos para la protección del almacenamiento y la transmisión electrónica de los
cualquier actividad que pueda disminuir la confianza en nuestra
Se firma un Compromiso de Confidencialidad con el personal del laboratorio o sector que
Código:
Se ha definido la organización
y la Facultad, y las relaciones entre la gestión de la calidad, las operaciones técnicas y los
servicios de apoyo.
Se especifica la responsabilidad, autoridad e interrelación de todo el pe
o verifica el trabajo que afecta la calidad del servicio haciendo uso del organigrama y del
Manual de funciones.
Se provee adecuada supervisión al personal que realiza las calibraciones, por personas
familiarizadas con los métod
los resultados de los mismos.
La Dirección Técnica está a cargo del Director de la Programa de Topografía, quien tiene
responsabilidad total por las operaciones técnicas y la provisión de
asegurar la calidad requerida de las operaciones.
10.1.2 SISTEMA DE GESTIÓN
Se establece, implementa y mantiene un Sistema de la Calidad apropiado a las actividades a
desarrollarse. Se documentan su direccionamiento
procesos, procedimientos e instrucciones con el alcance necesario para asegurar la calidad de
los resultados de las calibraciones
comunicada al personal involucr
auditada para asegurar su conformidad, eficiencia y efectividad pretendidas.
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
Se ha definido la organización y la estructura de gestión, su ubicación dentro de la Universidad
y la Facultad, y las relaciones entre la gestión de la calidad, las operaciones técnicas y los
Se especifica la responsabilidad, autoridad e interrelación de todo el pe
o verifica el trabajo que afecta la calidad del servicio haciendo uso del organigrama y del
Se provee adecuada supervisión al personal que realiza las calibraciones, por personas
familiarizadas con los métodos y procedimientos, el objetivo de cada una y con la evaluación de
los resultados de los mismos.
La Dirección Técnica está a cargo del Director de la Programa de Topografía, quien tiene
responsabilidad total por las operaciones técnicas y la provisión de los recursos necesarios para
asegurar la calidad requerida de las operaciones.
SISTEMA DE GESTIÓN (NUMERAL 4.2)
Se establece, implementa y mantiene un Sistema de la Calidad apropiado a las actividades a
desarrollarse. Se documentan su direccionamiento estratégico, políticas, sistemas, programas,
procesos, procedimientos e instrucciones con el alcance necesario para asegurar la calidad de
calibraciones a ser efectuadas. La documentación del sistema es
comunicada al personal involucrado, es comprendida, está a su disposición, es implementada y
auditada para asegurar su conformidad, eficiencia y efectividad pretendidas.
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y la estructura de gestión, su ubicación dentro de la Universidad
y la Facultad, y las relaciones entre la gestión de la calidad, las operaciones técnicas y los
Se especifica la responsabilidad, autoridad e interrelación de todo el personal que dirige, realiza
o verifica el trabajo que afecta la calidad del servicio haciendo uso del organigrama y del
Se provee adecuada supervisión al personal que realiza las calibraciones, por personas
os y procedimientos, el objetivo de cada una y con la evaluación de
La Dirección Técnica está a cargo del Director de la Programa de Topografía, quien tiene
los recursos necesarios para
Se establece, implementa y mantiene un Sistema de la Calidad apropiado a las actividades a
estratégico, políticas, sistemas, programas,
procesos, procedimientos e instrucciones con el alcance necesario para asegurar la calidad de
s. La documentación del sistema es
ado, es comprendida, está a su disposición, es implementada y
auditada para asegurar su conformidad, eficiencia y efectividad pretendidas.
Código:
La Dirección ha establecido la Política de Calidad del laboratorio de Metrología Topográfica. La
misma cumple con las normas aplicables.
Esta Política de Calidad está alineada con la misión y objetivos de la Universidad del Quindío,
expresados en el Sistema Integrado de Gestión y con la Política de Calidad Institucional
expresada en dicho documento. De igual forma pro
los objetivos de calidad.
La alta dirección se compromete en la elaboración, puesta en marcha, funcionamiento y
constante revisión del manual de calidad.
Es de vital importancia que todo el laboratorio al igual
los requisitos del cliente, para ello, la alta dirección informara de manera oportuna toda la
información relacionada con este aspecto, para que se cree una cultura general sobre tal tema.
Todos los procedimientos
encontraran en el manual de procesos y procedimientos, esto con el fin de dar una mejor
organización y presentación.
10.1.2.1 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
DIRECCIÓN TÉCNICA DEL LABORATORIO
• Coordinación general de mediciones y métodos de calibración
• Gestionar y asignar los recursos necesarios (humanos, técnicos y financieros).
• Gestionar y asignar los recursos necesarios para asegurar la calidad de los procesos del
laboratorio
• Aprobar los perfiles de puestos.
• Seleccionar personal y evaluar el desempeño del mismo en conjunto con los Responsables
del sistema integrado de gestión de la universidad.
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
La Dirección ha establecido la Política de Calidad del laboratorio de Metrología Topográfica. La
as normas aplicables.
Esta Política de Calidad está alineada con la misión y objetivos de la Universidad del Quindío,
expresados en el Sistema Integrado de Gestión y con la Política de Calidad Institucional
expresada en dicho documento. De igual forma proporciona un marco para establecer y revisar
La alta dirección se compromete en la elaboración, puesta en marcha, funcionamiento y
constante revisión del manual de calidad.
Es de vital importancia que todo el laboratorio al igual que la organización en general conozcan
los requisitos del cliente, para ello, la alta dirección informara de manera oportuna toda la
información relacionada con este aspecto, para que se cree una cultura general sobre tal tema.
Todos los procedimientos técnicos necesarios para el funcionamiento del laboratorio se
encontraran en el manual de procesos y procedimientos, esto con el fin de dar una mejor
organización y presentación.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
DIRECCIÓN TÉCNICA DEL LABORATORIO
Coordinación general de mediciones y métodos de calibración
Gestionar y asignar los recursos necesarios (humanos, técnicos y financieros).
Gestionar y asignar los recursos necesarios para asegurar la calidad de los procesos del
iles de puestos.
Seleccionar personal y evaluar el desempeño del mismo en conjunto con los Responsables
del sistema integrado de gestión de la universidad.
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La Dirección ha establecido la Política de Calidad del laboratorio de Metrología Topográfica. La
Esta Política de Calidad está alineada con la misión y objetivos de la Universidad del Quindío,
expresados en el Sistema Integrado de Gestión y con la Política de Calidad Institucional
porciona un marco para establecer y revisar
La alta dirección se compromete en la elaboración, puesta en marcha, funcionamiento y
que la organización en general conozcan
los requisitos del cliente, para ello, la alta dirección informara de manera oportuna toda la
información relacionada con este aspecto, para que se cree una cultura general sobre tal tema.
técnicos necesarios para el funcionamiento del laboratorio se
encontraran en el manual de procesos y procedimientos, esto con el fin de dar una mejor
Gestionar y asignar los recursos necesarios (humanos, técnicos y financieros).
Gestionar y asignar los recursos necesarios para asegurar la calidad de los procesos del
Seleccionar personal y evaluar el desempeño del mismo en conjunto con los Responsables
Código:
• Realizar las revisiones del Sistema de Calidad.
• Programar y coordinar las actividades para la correc
RESPONSABLE DE LA CALIDAD
• Controlar los documentos y registros del sistema de la calidad. Mantener actualizados los
listados de documentos y verificar su emisión.
• Preparar el programa de auditorías y los informes de revisión po
• Seleccionar los auditores internos, coordinar
resultados a los integrantes de la organización. Generar acciones que surjan de los
hallazgos de auditorías y verificar su ejecución
• Informar a la Dirección del Laboratorio
• Controlar el cumplimiento de acciones derivadas de las no conformidades de los ensayos,
las quejas de los clientes, acciones correctivas y preventivas
• Atender a los auditores externos y
auditorías externas de acreditación o certificación. Verificar su ejecución y eficacia
Todo cambio o reforma que deba hacerse al manual de calidad, debe estar sujeto a las
disposiciones establecidos
estará supervisando dichos cambios para evitar inconformidades y asegurar la continuación de
los lineamientos de calidad previstos para el mismo.
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
Realizar las revisiones del Sistema de Calidad.
Programar y coordinar las actividades para la correcta ejecución de proyectos.
RESPONSABLE DE LA CALIDAD
Controlar los documentos y registros del sistema de la calidad. Mantener actualizados los
listados de documentos y verificar su emisión.
Preparar el programa de auditorías y los informes de revisión por la Dirección
Seleccionar los auditores internos, coordinar auditorías, verificar su ejecución, informar los
resultados a los integrantes de la organización. Generar acciones que surjan de los
hallazgos de auditorías y verificar su ejecución
a Dirección del Laboratorio sobre el estado del sistema de la calidad
Controlar el cumplimiento de acciones derivadas de las no conformidades de los ensayos,
las quejas de los clientes, acciones correctivas y preventivas
Atender a los auditores externos y generar acciones correctivas surgidas de los informes de
auditorías externas de acreditación o certificación. Verificar su ejecución y eficacia
Todo cambio o reforma que deba hacerse al manual de calidad, debe estar sujeto a las
disposiciones establecidos en los procesos del laboratorio; de igual forma, la alta dirección
estará supervisando dichos cambios para evitar inconformidades y asegurar la continuación de
los lineamientos de calidad previstos para el mismo.
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ta ejecución de proyectos.
Controlar los documentos y registros del sistema de la calidad. Mantener actualizados los
r la Dirección
, verificar su ejecución, informar los
resultados a los integrantes de la organización. Generar acciones que surjan de los
sobre el estado del sistema de la calidad
Controlar el cumplimiento de acciones derivadas de las no conformidades de los ensayos,
generar acciones correctivas surgidas de los informes de
auditorías externas de acreditación o certificación. Verificar su ejecución y eficacia
Todo cambio o reforma que deba hacerse al manual de calidad, debe estar sujeto a las
en los procesos del laboratorio; de igual forma, la alta dirección
estará supervisando dichos cambios para evitar inconformidades y asegurar la continuación de
Código:
10.1.3 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
El Laboratorio como ente inscrito a la Universidad del Quindío, administra y controla la
producción y mantenimiento de la documentación interna con el propósito de garantizar la
unificación en cuanto a criterios, uso de la imagen y estructu
la conservación de la memoria actual e histórica de la institución. Para este fin y con el de
garantizar la mayor uniformidad con el Sistema Integrado de Gestión se aplica los criterios
establecidos en los procedimientos
10.1.3.1 GENERALIDADES
En el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad se han establecido procedimientos para
el control de todos los documentos que forman parte de su sistema de la calidad (generados
internamente y de fuentes externas), tales como la reglamentación, las normas y otros
documentos normativos no generados en ella, los métodos de calibración, así como los dibujos,
el software, las especificaciones, las instrucciones y los manuales. Es por ello que en
manual se aplican dichos procedimientos.
10.1.3.2 APROBACIÓN Y EMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Antes de su emisión, los documentos distribuidos entre el personal como parte del sistema de la
calidad, son revisados y aprobados para su uso por el personal
un Listado Maestro de control de la documentación, identificando el estado de revisión vigente y
la distribución de los documentos del sistema de la calidad, el cual es fácilmente accesible con
el fin de evitar el uso de docum
Los procedimientos adoptados aseguran que:
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E.DE-00.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN (NUMERAL 4.3)
aboratorio como ente inscrito a la Universidad del Quindío, administra y controla la
producción y mantenimiento de la documentación interna con el propósito de garantizar la
unificación en cuanto a criterios, uso de la imagen y estructura documental, lo cual contribuye a
la conservación de la memoria actual e histórica de la institución. Para este fin y con el de
garantizar la mayor uniformidad con el Sistema Integrado de Gestión se aplica los criterios
establecidos en los procedimientos control de documentos y Norma Fundamental.
GENERALIDADES
En el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad se han establecido procedimientos para
el control de todos los documentos que forman parte de su sistema de la calidad (generados
y de fuentes externas), tales como la reglamentación, las normas y otros
documentos normativos no generados en ella, los métodos de calibración, así como los dibujos,
el software, las especificaciones, las instrucciones y los manuales. Es por ello que en
manual se aplican dichos procedimientos.
APROBACIÓN Y EMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Antes de su emisión, los documentos distribuidos entre el personal como parte del sistema de la
calidad, son revisados y aprobados para su uso por el personal autorizado. Se ha establecido
un Listado Maestro de control de la documentación, identificando el estado de revisión vigente y
la distribución de los documentos del sistema de la calidad, el cual es fácilmente accesible con
el fin de evitar el uso de documentos no válidos u obsoletos.
Los procedimientos adoptados aseguran que:
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(NUMERAL 4.3)
aboratorio como ente inscrito a la Universidad del Quindío, administra y controla la
producción y mantenimiento de la documentación interna con el propósito de garantizar la
ra documental, lo cual contribuye a
la conservación de la memoria actual e histórica de la institución. Para este fin y con el de
garantizar la mayor uniformidad con el Sistema Integrado de Gestión se aplica los criterios
control de documentos y Norma Fundamental.
En el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad se han establecido procedimientos para
el control de todos los documentos que forman parte de su sistema de la calidad (generados
y de fuentes externas), tales como la reglamentación, las normas y otros
documentos normativos no generados en ella, los métodos de calibración, así como los dibujos,
el software, las especificaciones, las instrucciones y los manuales. Es por ello que en este
APROBACIÓN Y EMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Antes de su emisión, los documentos distribuidos entre el personal como parte del sistema de la
autorizado. Se ha establecido
un Listado Maestro de control de la documentación, identificando el estado de revisión vigente y
la distribución de los documentos del sistema de la calidad, el cual es fácilmente accesible con
Código:
• las ediciones autorizadas de los documentos correspondientes están disponibles en todos
los sitios en los que se llevan a cabo operaciones esenciales para el efectivo funcionamiento
del laboratorio.
• los documentos son examinados periódicamente y, cuando es necesario, modificados para
asegurar la adecuación y el cumplimiento continúo con los requisitos aplicables.
• los documentos no válidos u obsoletos son retirados inmediatamente de t
emisión o uso, o son protegidos de uso involuntario con una identificación (en papel) o en
directorios específicos (en soporte informático).
• los documentos obsoletos, retenidos por motivos legales o de preservación del
conocimiento, son adecuadamente marcados.
• Todos los movimientos donde se involucre documentación se hará conforme a las
disposiciones generales.
Los documentos del sistema generados se identifican unívocamente. Dicha identificación
incluye todos los requerimientos exigidos
10.1.3.3 10.1.3.3 CAMBIOS A LOS DOCUMENTOS
Los cambios a los documentos son revisados y aprobados por la misma función que realizó la
revisión original y se incluye en el Listado Maestro. El personal designado tiene acceso a los
antecedentes pertinentes sobre los que basa su revisión y su aprobación.
El procedimiento indica cómo se realizan y controlan las modificaciones de los documentos
conservados en los sistemas informáticos y a todos los documentos en general.
Para ampliar los detalles se puede consultar el Procedim
03.00) y la norma fundamental
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
las ediciones autorizadas de los documentos correspondientes están disponibles en todos
los sitios en los que se llevan a cabo operaciones esenciales para el efectivo funcionamiento
los documentos son examinados periódicamente y, cuando es necesario, modificados para
asegurar la adecuación y el cumplimiento continúo con los requisitos aplicables.
los documentos no válidos u obsoletos son retirados inmediatamente de t
emisión o uso, o son protegidos de uso involuntario con una identificación (en papel) o en
directorios específicos (en soporte informático).
los documentos obsoletos, retenidos por motivos legales o de preservación del
adecuadamente marcados.
Todos los movimientos donde se involucre documentación se hará conforme a las
disposiciones generales.
Los documentos del sistema generados se identifican unívocamente. Dicha identificación
incluye todos los requerimientos exigidos por la Universidad.
3.3 CAMBIOS A LOS DOCUMENTOS
Los cambios a los documentos son revisados y aprobados por la misma función que realizó la
revisión original y se incluye en el Listado Maestro. El personal designado tiene acceso a los
pertinentes sobre los que basa su revisión y su aprobación.
El procedimiento indica cómo se realizan y controlan las modificaciones de los documentos
conservados en los sistemas informáticos y a todos los documentos en general.
se puede consultar el Procedimiento control de documentos (
) y la norma fundamental (E.DE-01.00).
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las ediciones autorizadas de los documentos correspondientes están disponibles en todos
los sitios en los que se llevan a cabo operaciones esenciales para el efectivo funcionamiento
los documentos son examinados periódicamente y, cuando es necesario, modificados para
asegurar la adecuación y el cumplimiento continúo con los requisitos aplicables.
los documentos no válidos u obsoletos son retirados inmediatamente de todos los puntos de
emisión o uso, o son protegidos de uso involuntario con una identificación (en papel) o en
los documentos obsoletos, retenidos por motivos legales o de preservación del
Todos los movimientos donde se involucre documentación se hará conforme a las
Los documentos del sistema generados se identifican unívocamente. Dicha identificación
Los cambios a los documentos son revisados y aprobados por la misma función que realizó la
revisión original y se incluye en el Listado Maestro. El personal designado tiene acceso a los
pertinentes sobre los que basa su revisión y su aprobación.
El procedimiento indica cómo se realizan y controlan las modificaciones de los documentos
conservados en los sistemas informáticos y a todos los documentos en general.
iento control de documentos (E.DE-
Código:
10.1.4 REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
Se desarrolló un procedimiento para la revisión de los pedidos, las ofertas y los con
Las políticas y los procedimientos para estas revisiones, que resulten en un contrato para la
realización de una calibración, aseguran que:
• Los requisitos, incluidos los métodos a utilizar, están adecuadamente definidos,
documentados y entendidos
• El laboratorio tiene la capacidad y los recursos para cumplir con los requisitos.
Cualquier diferencia entre el pedido u oferta se resuelve antes de iniciar cualquier trabajo de
modo de asegurar que es aceptable tanto para el Laboratorio como para el cl
Se conservan los registros de las revisiones, incluidas todas las modificaciones significativas.
Se conservan los registros de las conversaciones mantenidas con los clientes relacionadas con
sus requisitos o con los resultados del trabajo
contrato en el Formulario de Solicitud de Análisis. Dichos registros se conservan tanto en
formatos impresos como en medio magnético.
Se informa al cliente todo apartamiento del contrato, al igual que
que se presente y le afecte de forma directa o indirecta. Si una Solicitud de Análisis necesita ser
modificado después de haber comenzado el trabajo, se repite el mismo proceso de revisión de
contrato y se comunican los cambios a
Ver procedimientoRevisión de Pedidos, Ofertas y Contratos
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
Se desarrolló un procedimiento para la revisión de los pedidos, las ofertas y los con
Las políticas y los procedimientos para estas revisiones, que resulten en un contrato para la
realización de una calibración, aseguran que:
Los requisitos, incluidos los métodos a utilizar, están adecuadamente definidos,
documentados y entendidos.
El laboratorio tiene la capacidad y los recursos para cumplir con los requisitos.
Cualquier diferencia entre el pedido u oferta se resuelve antes de iniciar cualquier trabajo de
modo de asegurar que es aceptable tanto para el Laboratorio como para el cl
Se conservan los registros de las revisiones, incluidas todas las modificaciones significativas.
Se conservan los registros de las conversaciones mantenidas con los clientes relacionadas con
sus requisitos o con los resultados del trabajo realizado durante el período de ejecución del
contrato en el Formulario de Solicitud de Análisis. Dichos registros se conservan tanto en
formatos impresos como en medio magnético.
Se informa al cliente todo apartamiento del contrato, al igual que cualquier cambio o novedad
que se presente y le afecte de forma directa o indirecta. Si una Solicitud de Análisis necesita ser
modificado después de haber comenzado el trabajo, se repite el mismo proceso de revisión de
contrato y se comunican los cambios a todo el personal afectado.
Revisión de Pedidos, Ofertas y Contratos (A.GF-04.01
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27
REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS (NUMERAL 4.4)
Se desarrolló un procedimiento para la revisión de los pedidos, las ofertas y los contratos.
Las políticas y los procedimientos para estas revisiones, que resulten en un contrato para la
Los requisitos, incluidos los métodos a utilizar, están adecuadamente definidos,
El laboratorio tiene la capacidad y los recursos para cumplir con los requisitos.
Cualquier diferencia entre el pedido u oferta se resuelve antes de iniciar cualquier trabajo de
modo de asegurar que es aceptable tanto para el Laboratorio como para el cliente.
Se conservan los registros de las revisiones, incluidas todas las modificaciones significativas.
Se conservan los registros de las conversaciones mantenidas con los clientes relacionadas con
realizado durante el período de ejecución del
contrato en el Formulario de Solicitud de Análisis. Dichos registros se conservan tanto en
cualquier cambio o novedad
que se presente y le afecte de forma directa o indirecta. Si una Solicitud de Análisis necesita ser
modificado después de haber comenzado el trabajo, se repite el mismo proceso de revisión de
04.01).
Código:
10.1.5 SUBCONTRATACIÓN DE
El laboratorio no subcontratará
10.1.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS
Para la selección y la compra de los servicios y suministros que se utilizan y que afectan la
calidad del servicio se tiene una política y un procedimiento establecido.
los métodos para la compra, la recepción y el almacenamiento de los materiales consumibles
de laboratorio que se necesiten.
Mediante estos procesos se asegura que los suministros, y los materiales consumibles
comprados que afectan la c
o se verifiquen que cumplen con las especificaciones normaliza
Estos servicios y suministros deben cumplir con los requisitos especificados. Se conservan
registros de las acciones tomadas para verificar el cumplimiento.
Los documentos de compra de los ítems que afectan la calidad de las prestaciones acreditadas
contienen los datos que describen los servicios y suministros solicitados. Estos documentos de
compra son revisados y aprobados en cuanto a su contenido técnico antes de ser liberados.
Se evalúa a los proveedores de los productos consumibles, suministros y servicios críticos que
afectan la calidad del servicio
lista de aquellos que han sido aprobados.
Ver procedimientos Compras de Bienes y SuministrosMercancía (A.GF-06.02), 06.F.04)
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
SUBCONTRATACIÓN DE CALIBRACIONES (NUMERAL 4.5)
El laboratorio no subcontratará calibraciones
COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS (NUMERAL 4.6)
selección y la compra de los servicios y suministros que se utilizan y que afectan la
se tiene una política y un procedimiento establecido.
los métodos para la compra, la recepción y el almacenamiento de los materiales consumibles
necesiten.
Mediante estos procesos se asegura que los suministros, y los materiales consumibles
comprados que afectan la calidad del servicio, no sean utilizados hasta que no se inspeccionen
o se verifiquen que cumplen con las especificaciones normalizadas o los requisitos definidos.
Estos servicios y suministros deben cumplir con los requisitos especificados. Se conservan
gistros de las acciones tomadas para verificar el cumplimiento.
Los documentos de compra de los ítems que afectan la calidad de las prestaciones acreditadas
contienen los datos que describen los servicios y suministros solicitados. Estos documentos de
pra son revisados y aprobados en cuanto a su contenido técnico antes de ser liberados.
Se evalúa a los proveedores de los productos consumibles, suministros y servicios críticos que
l servicio, y conserva los registros de dichas evalu
lista de aquellos que han sido aprobados.
Compras de Bienes y Suministros (A.GF-06.01),Recepción y Almacenaje de , Contratación Privada (A.GF-06.03) y Contratación Públi
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(NUMERAL 4.5)
(NUMERAL 4.6)
selección y la compra de los servicios y suministros que se utilizan y que afectan la
se tiene una política y un procedimiento establecido. Además se establecen
los métodos para la compra, la recepción y el almacenamiento de los materiales consumibles
Mediante estos procesos se asegura que los suministros, y los materiales consumibles
, no sean utilizados hasta que no se inspeccionen
das o los requisitos definidos.
Estos servicios y suministros deben cumplir con los requisitos especificados. Se conservan
Los documentos de compra de los ítems que afectan la calidad de las prestaciones acreditadas
contienen los datos que describen los servicios y suministros solicitados. Estos documentos de
pra son revisados y aprobados en cuanto a su contenido técnico antes de ser liberados.
Se evalúa a los proveedores de los productos consumibles, suministros y servicios críticos que
, y conserva los registros de dichas evaluaciones y establece una
Recepción y Almacenaje de 3) y Contratación Pública (A.GF-
Código:
10.1.7 SERVICIOS AL CLIENTE
Se coopera con los clientes o los representantes de los clientes con el objeto de clarificar su
pedido y realizar el seguimiento del desempeño del trabajo, asegurando siempre la
confidencialidad hacia ellos.
Tal cooperación incluye:
• Permitir al cliente el acceso razonable a las áreas pertinentes para presenciar
cuando sea posible. Para ello se ha desarrollo y aplica en un instructivo.
• Preparar, embalar y despachar los objetos sometidos a la calibración
con fines de verificación.
• Informar al cliente toda demora o desviación del acuerdo o contrato acordado en la
realización del servicio.
• Obtener información de retorno de los clientes, tanto positiva como negativa, por medio de
encuestas o revisión de los informes con los clientes, para mejorar el sistema de la calidad,
las actividades y el servicio al cliente.
Ver procedimientoAsegurar la protección de la información de los clientes
10.1.8 QUEJAS (NUMERAL 4.8)
Se tiene una política y un procedimiento para la resolución de las quejas recibidas de los
clientes internos o externos. Se conservan los registros de todas las quejas así como de las
investigaciones y de las acciones correctivas tomadas por el laboratorio.
Ver procedimientoTrámite de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
SERVICIOS AL CLIENTE (NUMERAL 4.7)
Se coopera con los clientes o los representantes de los clientes con el objeto de clarificar su
pedido y realizar el seguimiento del desempeño del trabajo, asegurando siempre la
confidencialidad hacia ellos.
Permitir al cliente el acceso razonable a las áreas pertinentes para presenciar
cuando sea posible. Para ello se ha desarrollo y aplica en un instructivo.
espachar los objetos sometidos a la calibración
con fines de verificación.
Informar al cliente toda demora o desviación del acuerdo o contrato acordado en la
.
Obtener información de retorno de los clientes, tanto positiva como negativa, por medio de
revisión de los informes con los clientes, para mejorar el sistema de la calidad,
las actividades y el servicio al cliente.
Asegurar la protección de la información de los clientes
(NUMERAL 4.8)
a y un procedimiento para la resolución de las quejas recibidas de los
clientes internos o externos. Se conservan los registros de todas las quejas así como de las
investigaciones y de las acciones correctivas tomadas por el laboratorio.
Trámite de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias
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Se coopera con los clientes o los representantes de los clientes con el objeto de clarificar su
pedido y realizar el seguimiento del desempeño del trabajo, asegurando siempre la
Permitir al cliente el acceso razonable a las áreas pertinentes para presenciar trabajos
cuando sea posible. Para ello se ha desarrollo y aplica en un instructivo.
espachar los objetos sometidos a la calibración, que el cliente necesite
Informar al cliente toda demora o desviación del acuerdo o contrato acordado en la
Obtener información de retorno de los clientes, tanto positiva como negativa, por medio de
revisión de los informes con los clientes, para mejorar el sistema de la calidad,
Asegurar la protección de la información de los clientes (E.GM-07.00)
a y un procedimiento para la resolución de las quejas recibidas de los
clientes internos o externos. Se conservan los registros de todas las quejas así como de las
investigaciones y de las acciones correctivas tomadas por el laboratorio.
Trámite de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (E.GM-08.00).
Código:
10.1.9 CONTROL DE TRABAJOS NO CONFORMES
Se tiene una política y un procedimiento que se implementa cuando cualquier aspecto de los
trabajos, o el resultado obtenido, no cumplen
acordados con el cliente. La política y el procedimiento aseguran que:
• Cuando se identifica el trabajo no conforme se asignan las responsabilidades y las
autoridades para la gestión del trabajo no conforme
la detención del trabajo y la retención de los informes, según sea necesario)
• Se evalúa la importancia del trabajo no conforme
• Se toman inmediatamente acciones correctivas así como cualquier decisión respecto a la
aceptabilidad del trabajo no conforme
• Si fuera necesario, se notifica al cliente y se anula el trabajo
• Se define la responsabilidad para autorizar la reanudación del trabajo.
Para todas las no conformidades relacionadas los trabajos se aplican los procedimi
acciones correctivas.
Ver procedimiento Control de Trabajo no conforme
10.1.10 MEJORA (NUMERAL 4.10)
El laboratorio mejora continuamente la eficacia del sistema de gestión a través de la política de
la calidad, los objetivos de la
las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.
Para ello se realizan oportunidades de mejora, acciones preventivas o correctivas haciendo uso
del procedimiento correspondiente.
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
CONTROL DE TRABAJOS NO CONFORMES (NUMERAL 4.9)
Se tiene una política y un procedimiento que se implementa cuando cualquier aspecto de los
trabajos, o el resultado obtenido, no cumplen con nuestros procedimientos o con los requisitos
acordados con el cliente. La política y el procedimiento aseguran que:
Cuando se identifica el trabajo no conforme se asignan las responsabilidades y las
autoridades para la gestión del trabajo no conforme y se definen y toman acciones (incluida
la detención del trabajo y la retención de los informes, según sea necesario)
Se evalúa la importancia del trabajo no conforme
Se toman inmediatamente acciones correctivas así como cualquier decisión respecto a la
eptabilidad del trabajo no conforme
Si fuera necesario, se notifica al cliente y se anula el trabajo
Se define la responsabilidad para autorizar la reanudación del trabajo.
Para todas las no conformidades relacionadas los trabajos se aplican los procedimi
Control de Trabajo no conforme (M.PS-09.00).
(NUMERAL 4.10)
El laboratorio mejora continuamente la eficacia del sistema de gestión a través de la política de
la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de los datos,
las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.
Para ello se realizan oportunidades de mejora, acciones preventivas o correctivas haciendo uso
rrespondiente.
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(NUMERAL 4.9)
Se tiene una política y un procedimiento que se implementa cuando cualquier aspecto de los
con nuestros procedimientos o con los requisitos
Cuando se identifica el trabajo no conforme se asignan las responsabilidades y las
y se definen y toman acciones (incluida
la detención del trabajo y la retención de los informes, según sea necesario)
Se toman inmediatamente acciones correctivas así como cualquier decisión respecto a la
Se define la responsabilidad para autorizar la reanudación del trabajo.
Para todas las no conformidades relacionadas los trabajos se aplican los procedimientos de
El laboratorio mejora continuamente la eficacia del sistema de gestión a través de la política de
calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de los datos,
Para ello se realizan oportunidades de mejora, acciones preventivas o correctivas haciendo uso
Código:
Ver procedimiento Acciones correctivas, preventivas y de mejora
10.1.11 ACCIONES CORRECTIVAS
Se ha establecido una política y un procedimiento para la implementación de acciones
correctivas cuando se identifica un tr
procedimientos del sistema de la calidad o de las operaciones técnicas, y designa personas
apropiadamente autorizadas para implementarlas, estas políticas serán la guía para las
acciones a tomarse en el labora
procedimiento establecido.
Análisis de las causas: el procedimiento de acciones correctivas comienza con una
investigación para determinar la o las causas raíz del problema.
Selección e implementación de acciones correctivas: cuando se necesita una acción correctiva,
el laboratorio identifica las acciones correctivas posibles. Selecciona e implementa la o las
acciones con mayor posibilidad de eliminar el problema y prevenir su repetición. Las acci
correctivas corresponden en importancia a la magnitud del problema y sus riesgos. El
laboratorio documenta e implementa cualquier cambio necesario que resulte de las
investigaciones de las acciones correctivas.
Seguimiento de las acciones correctivas
para asegurar la eficacia de las acciones correctivas implementadas.
Auditorías adicionales: cuando la identificación de no conformidades o desvíos ponga en duda
la conformidad del laboratorio con
la Norma ISO 17025:2005, el laboratorio se asegura que los correspondientes sectores de
actividades sean auditados, según
Ver procedimiento Acciones correct
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
Acciones correctivas, preventivas y de mejora (E.GM
ACCIONES CORRECTIVAS (NUMERAL 4.11)
ha establecido una política y un procedimiento para la implementación de acciones
correctivas cuando se identifica un trabajo no conforme o desvíos de las políticas y
procedimientos del sistema de la calidad o de las operaciones técnicas, y designa personas
apropiadamente autorizadas para implementarlas, estas políticas serán la guía para las
acciones a tomarse en el laboratorio. El orden de las acciones correctivas se rige por el
procedimiento establecido.
Análisis de las causas: el procedimiento de acciones correctivas comienza con una
investigación para determinar la o las causas raíz del problema.
ación de acciones correctivas: cuando se necesita una acción correctiva,
el laboratorio identifica las acciones correctivas posibles. Selecciona e implementa la o las
acciones con mayor posibilidad de eliminar el problema y prevenir su repetición. Las acci
correctivas corresponden en importancia a la magnitud del problema y sus riesgos. El
laboratorio documenta e implementa cualquier cambio necesario que resulte de las
investigaciones de las acciones correctivas.
Seguimiento de las acciones correctivas: el laboratorio realiza el seguimiento de los resultados
para asegurar la eficacia de las acciones correctivas implementadas.
Auditorías adicionales: cuando la identificación de no conformidades o desvíos ponga en duda
la conformidad del laboratorio con sus propias políticas y procedimientos, o la conformidad con
la Norma ISO 17025:2005, el laboratorio se asegura que los correspondientes sectores de
actividades sean auditados, según 10.1.14, tan pronto como sea posible.
Acciones correctivas, preventivas y de mejora (E.GM
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E.GM-10.00)
ha establecido una política y un procedimiento para la implementación de acciones
abajo no conforme o desvíos de las políticas y
procedimientos del sistema de la calidad o de las operaciones técnicas, y designa personas
apropiadamente autorizadas para implementarlas, estas políticas serán la guía para las
torio. El orden de las acciones correctivas se rige por el
Análisis de las causas: el procedimiento de acciones correctivas comienza con una
ación de acciones correctivas: cuando se necesita una acción correctiva,
el laboratorio identifica las acciones correctivas posibles. Selecciona e implementa la o las
acciones con mayor posibilidad de eliminar el problema y prevenir su repetición. Las acciones
correctivas corresponden en importancia a la magnitud del problema y sus riesgos. El
laboratorio documenta e implementa cualquier cambio necesario que resulte de las
: el laboratorio realiza el seguimiento de los resultados
Auditorías adicionales: cuando la identificación de no conformidades o desvíos ponga en duda
sus propias políticas y procedimientos, o la conformidad con
la Norma ISO 17025:2005, el laboratorio se asegura que los correspondientes sectores de
14, tan pronto como sea posible.
E.GM-10.00)
Código:
10.1.12 ACCIONES PREVENTIVAS
Se identifican las mejoras necesarias y las potenciales fuentes de no conformidades, ya sean
técnicas o relativas al sistema de la calidad. Si se identifican oportunidades de
requiere una acción preventiva, se desarrollan, implementan y realiza el seguimiento de planes
de acción para reducir la probabilidad de ocurrencia de dichas no conformidades y para
aprovechar las oportunidades de mejora.
Los procedimientos para las acciones preventivas incluyen la iniciación de dichas acciones y la
aplicación de controles para asegurar que sean eficaces, al igual que la respectiva
retroalimentación para mejorar continuamente.
Ver procedimiento Acciones correctivas,
10.1.13 CONTROL DE LOS REGISTROS
El Sistema de Gestión de la Universidad establece y mantiene procedimientos para la
identificación, la recolección, la codificación, el acceso, el archivo, el almacenamiento,
conservación y la eliminación de los registros de la calidad y los registros técnicos. Los registros
de la calidad incluyen los informes de las auditorías internas y de las revisiones por la Dirección,
así como los registros de las acciones correctivas
Todo el control se hará en base a lo dispuesto en dicho Sistema de Gestión.
Ver procedimiento Control de Registros
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
ACCIONES PREVENTIVAS (NUMERAL 4.12)
Se identifican las mejoras necesarias y las potenciales fuentes de no conformidades, ya sean
técnicas o relativas al sistema de la calidad. Si se identifican oportunidades de
requiere una acción preventiva, se desarrollan, implementan y realiza el seguimiento de planes
de acción para reducir la probabilidad de ocurrencia de dichas no conformidades y para
aprovechar las oportunidades de mejora.
ra las acciones preventivas incluyen la iniciación de dichas acciones y la
aplicación de controles para asegurar que sean eficaces, al igual que la respectiva
retroalimentación para mejorar continuamente.
Acciones correctivas, preventivas y de mejora (E.GM
CONTROL DE LOS REGISTROS (NUMERAL 4.13)
El Sistema de Gestión de la Universidad establece y mantiene procedimientos para la
identificación, la recolección, la codificación, el acceso, el archivo, el almacenamiento,
conservación y la eliminación de los registros de la calidad y los registros técnicos. Los registros
de la calidad incluyen los informes de las auditorías internas y de las revisiones por la Dirección,
así como los registros de las acciones correctivas y preventivas.
Todo el control se hará en base a lo dispuesto en dicho Sistema de Gestión.
Control de Registros (E.CE-13.00)
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Se identifican las mejoras necesarias y las potenciales fuentes de no conformidades, ya sean
técnicas o relativas al sistema de la calidad. Si se identifican oportunidades de mejora o se
requiere una acción preventiva, se desarrollan, implementan y realiza el seguimiento de planes
de acción para reducir la probabilidad de ocurrencia de dichas no conformidades y para
ra las acciones preventivas incluyen la iniciación de dichas acciones y la
aplicación de controles para asegurar que sean eficaces, al igual que la respectiva
E.GM-10.00)
(NUMERAL 4.13)
El Sistema de Gestión de la Universidad establece y mantiene procedimientos para la
identificación, la recolección, la codificación, el acceso, el archivo, el almacenamiento, la
conservación y la eliminación de los registros de la calidad y los registros técnicos. Los registros
de la calidad incluyen los informes de las auditorías internas y de las revisiones por la Dirección,
Todo el control se hará en base a lo dispuesto en dicho Sistema de Gestión.
Código:
10.1.14 AUDITORIAS INTERNAS
El Laboratorio efectúa, periódicamente, de acuerdo con un calendario y
predeterminado, auditorías internas de sus actividades para verificar que sus operaciones
continúan cumpliendo con los requisitos del sistema de la calidad y de la ISO 17025:2005.
El programa de auditoría interna considera todos los eleme
incluidas las actividades de ensayo y calibración. El Responsable de la calidad planifica y
organiza las auditorías según lo establecido en el calendario y lo solicitado por la Dirección.
Tales auditorías son efectuadas por
actividad a ser auditada.
Cuando los hallazgos de las auditorías pongan en duda la eficacia de las operaciones o la
exactitud o validez de los resultados de los ensayos auditados, éste toma las acc
correctivas oportunas y, si las investigaciones revelan que los resultados del laboratorio han
sido afectados, notifica, por escrito, a los clientes.
Se registran el sector de actividad que ha sido auditado, los hallazgos de la auditoría y las
acciones correctivas que resultan de ellos.
Las actividades de la auditoría de seguimiento verifican y registran la implementación y eficacia
de las acciones correctivas tomadas.
Ver procedimiento Auditorías Internas
10.1.15 REVISIONES POR LA DIRECCIÓN
La Dirección del Laboratorio con responsabilidad ejecutiva efectúa periódicamente (como
mínimo una vez por año), de acuerdo con un calendario y un procedimiento predeterminados,
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E.DE-00.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
AUDITORIAS INTERNAS (NUMERAL 4.14)
El Laboratorio efectúa, periódicamente, de acuerdo con un calendario y
predeterminado, auditorías internas de sus actividades para verificar que sus operaciones
continúan cumpliendo con los requisitos del sistema de la calidad y de la ISO 17025:2005.
El programa de auditoría interna considera todos los elementos del sistema de la calidad,
incluidas las actividades de ensayo y calibración. El Responsable de la calidad planifica y
organiza las auditorías según lo establecido en el calendario y lo solicitado por la Dirección.
Tales auditorías son efectuadas por personas capacitadas y calificadas e independientes de la
Cuando los hallazgos de las auditorías pongan en duda la eficacia de las operaciones o la
exactitud o validez de los resultados de los ensayos auditados, éste toma las acc
correctivas oportunas y, si las investigaciones revelan que los resultados del laboratorio han
sido afectados, notifica, por escrito, a los clientes.
Se registran el sector de actividad que ha sido auditado, los hallazgos de la auditoría y las
nes correctivas que resultan de ellos.
Las actividades de la auditoría de seguimiento verifican y registran la implementación y eficacia
de las acciones correctivas tomadas.
Auditorías Internas (E.GM-14.00)
REVISIONES POR LA DIRECCIÓN (NUMERAL 4.15)
La Dirección del Laboratorio con responsabilidad ejecutiva efectúa periódicamente (como
mínimo una vez por año), de acuerdo con un calendario y un procedimiento predeterminados,
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El Laboratorio efectúa, periódicamente, de acuerdo con un calendario y un procedimiento
predeterminado, auditorías internas de sus actividades para verificar que sus operaciones
continúan cumpliendo con los requisitos del sistema de la calidad y de la ISO 17025:2005.
ntos del sistema de la calidad,
incluidas las actividades de ensayo y calibración. El Responsable de la calidad planifica y
organiza las auditorías según lo establecido en el calendario y lo solicitado por la Dirección.
personas capacitadas y calificadas e independientes de la
Cuando los hallazgos de las auditorías pongan en duda la eficacia de las operaciones o la
exactitud o validez de los resultados de los ensayos auditados, éste toma las acciones
correctivas oportunas y, si las investigaciones revelan que los resultados del laboratorio han
Se registran el sector de actividad que ha sido auditado, los hallazgos de la auditoría y las
Las actividades de la auditoría de seguimiento verifican y registran la implementación y eficacia
(NUMERAL 4.15)
La Dirección del Laboratorio con responsabilidad ejecutiva efectúa periódicamente (como
mínimo una vez por año), de acuerdo con un calendario y un procedimiento predeterminados,
Código:
una revisión del sistema de la c
asegurar que se mantienen constantemente adecuados y eficaces, y para introducir los cambios
o mejoras necesarios. La revisión toma en cuenta:
• La adecuación de las políticas y los procedimientos
• Los informes del personal
• El resultado de las auditorías internas recientes;
• Las acciones correctivas y preventivas;
• Las evaluaciones por organismos externos;
• Todo cambio en el volumen y el tipo de trabajo efectuado;
• La información de retorno de los clie
• Las quejas;
• Las recomendaciones para la mejora
• Otros factores pertinentes, tales como las actividades del control de la calidad, los recursos
y la capacitación del personal.
Se registran los hallazgos de las revisiones por la Dirección y las
La Dirección asegura que esas acciones son realizadas dentro de un cronograma apropiado y
acordado.
Ver procedimiento Revisiones por la dirección
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E.DE-00.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
una revisión del sistema de la calidad y de las actividades de calibración
asegurar que se mantienen constantemente adecuados y eficaces, y para introducir los cambios
o mejoras necesarios. La revisión toma en cuenta:
La adecuación de las políticas y los procedimientos
Los informes del personal gerencial y de supervisión
El resultado de las auditorías internas recientes;
Las acciones correctivas y preventivas;
Las evaluaciones por organismos externos;
Todo cambio en el volumen y el tipo de trabajo efectuado;
La información de retorno de los clientes;
Las recomendaciones para la mejora
Otros factores pertinentes, tales como las actividades del control de la calidad, los recursos
y la capacitación del personal.
Se registran los hallazgos de las revisiones por la Dirección y las acciones que surgen de ellos.
La Dirección asegura que esas acciones son realizadas dentro de un cronograma apropiado y
Revisiones por la dirección (E.GM-15.00).
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e calibración del laboratorio para
asegurar que se mantienen constantemente adecuados y eficaces, y para introducir los cambios
Otros factores pertinentes, tales como las actividades del control de la calidad, los recursos
acciones que surgen de ellos.
La Dirección asegura que esas acciones son realizadas dentro de un cronograma apropiado y
Código:
10.2 REQUISITOS TÉCNICOS
10.2.1 GENERALIDADES
Se describe a continuación la metodología general para la gestión de los factores que
Determinan la exactitud y confiabilidad de los servicios realizados por los sectores del
Laboratorio. Entre estos factores se incluyen:
• los factores humanos,
• las instalaciones y condiciones ambientales,
• los métodos de calibración
• los equipos,
• la trazabilidad de las mediciones,
• el muestreo.
10.2.2 PERSONAL (NUMERAL 5.2)
ElLaboratorio asegura la competencia de todo el personal que opera equipos específicos, que
realiza las calibraciones, evalúa los
Cuando emplea personal en formación, provee una supervisión apropiada. El personal que
realiza tareas específicas está calificado sobre la base de la educación, la formación, la
experiencia apropiada y habilidades demostradas, según lo requiera el puesto que ocupa.
El Responsable Técnico del
requerimientos con respecto a la educación, la formación y las aptitudes del personal de cada
sector. Se tiene un procedimiento para identificar las necesidades de formación del personal y
para proporcionarla. El programa de formación es pertinente a las tareas
cada sector. Se evalúa la eficacia de las acciones de formación implementadas.
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E.DE-00.00 Versión: 01 Fecha:
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REQUISITOS TÉCNICOS (NUMERAL 5)
GENERALIDADES (NUMERAL 5.1)
Se describe a continuación la metodología general para la gestión de los factores que
Determinan la exactitud y confiabilidad de los servicios realizados por los sectores del
. Entre estos factores se incluyen:
los factores humanos,
ciones y condiciones ambientales,
calibración y la validación de los métodos,
la trazabilidad de las mediciones,
(NUMERAL 5.2)
asegura la competencia de todo el personal que opera equipos específicos, que
, evalúa los resultados y firma los informes.
Cuando emplea personal en formación, provee una supervisión apropiada. El personal que
específicas está calificado sobre la base de la educación, la formación, la
experiencia apropiada y habilidades demostradas, según lo requiera el puesto que ocupa.
El Responsable Técnico del Laboratorio formula los perfiles de puesto que definen los
rimientos con respecto a la educación, la formación y las aptitudes del personal de cada
sector. Se tiene un procedimiento para identificar las necesidades de formación del personal y
para proporcionarla. El programa de formación es pertinente a las tareas
cada sector. Se evalúa la eficacia de las acciones de formación implementadas.
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Se describe a continuación la metodología general para la gestión de los factores que
Determinan la exactitud y confiabilidad de los servicios realizados por los sectores del
asegura la competencia de todo el personal que opera equipos específicos, que
Cuando emplea personal en formación, provee una supervisión apropiada. El personal que
específicas está calificado sobre la base de la educación, la formación, la
experiencia apropiada y habilidades demostradas, según lo requiera el puesto que ocupa.
formula los perfiles de puesto que definen los
rimientos con respecto a la educación, la formación y las aptitudes del personal de cada
sector. Se tiene un procedimiento para identificar las necesidades de formación del personal y
para proporcionarla. El programa de formación es pertinente a las tareas presentes y futuras de
cada sector. Se evalúa la eficacia de las acciones de formación implementadas.
Código:
El personal que se dispone está contratado. Cuando utiliza personal técnico y de apoyo clave,
ya seabajo contrato o a título suplementario, se asegura q
que seacompetente, y que trabaje de acuerdo con el sistema de la
acreditados.
Se mantienen actualizados los perfiles de los puestos de trabajo del personal directivo, técnico y
deapoyo clave afectado a los servicios que se proveen.
El Responsable Técnico del
tiposparticulares de muestreos, a emitir informes, a emitir opiniones e interpretaciones ya operar
tipos particulares de equipos. (
Se conservan los registros de las autorizaciones, de la competencia, del nivel de estudios y de
lascalificaciones profesionales, de la formación, de las habilidades y de la experiencia de todo el
personaltécnico, incluido el personal contratado. Esta
incluye la fecha enla que se confirma la autorización o la competencia.
Ver procedimientos identificación necesidad de formacióndesempeño (A.GT-02.02)
Ver Manual de funciones y Responsabilidades
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E.DE-00.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
El personal que se dispone está contratado. Cuando utiliza personal técnico y de apoyo clave,
ya seabajo contrato o a título suplementario, se asegura que dicho personal sea supervisado,
que seacompetente, y que trabaje de acuerdo con el sistema de la C
Se mantienen actualizados los perfiles de los puestos de trabajo del personal directivo, técnico y
fectado a los servicios que se proveen.
El Responsable Técnico del Laboratorio autoriza a miembros específicos del personal a realizar
tiposparticulares de muestreos, a emitir informes, a emitir opiniones e interpretaciones ya operar
equipos. (Manual de Funciones y Responsabilidades
Se conservan los registros de las autorizaciones, de la competencia, del nivel de estudios y de
lascalificaciones profesionales, de la formación, de las habilidades y de la experiencia de todo el
altécnico, incluido el personal contratado. Esta Información está fácilmente disponible e
incluye la fecha enla que se confirma la autorización o la competencia.
identificación necesidad de formación (A.GT-02.01
Manual de funciones y Responsabilidades (A.GT-02.00)
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El personal que se dispone está contratado. Cuando utiliza personal técnico y de apoyo clave,
ue dicho personal sea supervisado,
Calidad de los laboratorios
Se mantienen actualizados los perfiles de los puestos de trabajo del personal directivo, técnico y
autoriza a miembros específicos del personal a realizar
tiposparticulares de muestreos, a emitir informes, a emitir opiniones e interpretaciones ya operar
Manual de Funciones y Responsabilidades).
Se conservan los registros de las autorizaciones, de la competencia, del nivel de estudios y de
lascalificaciones profesionales, de la formación, de las habilidades y de la experiencia de todo el
nformación está fácilmente disponible e
02.01) y Evaluación del
Código:
N° Revisión Fecha
Revisó
Fecha
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E.DE-00.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
REGISTRODE REVISIONES
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Aprobado por
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Aprobado por Descripción del cambio
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Código: A.GT-02.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
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ARMENIA, 2010
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Y RESPONSABILIDADES
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
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Código:
JUSTIFICACIÓN ................................
1. IDENTIFICACIÓN DE CARGOS
2. ANEXOS ................................
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Código: A.GT-02.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
CONTENIDO
................................................................................................
IDENTIFICACIÓN DE CARGOS ................................................................
................................................................................................
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Y RESPONSABILIDADES
........................................................ 3
......................................................... 4
........................................................... 11
Código:
El Laboratorio de Metrología Topográfica requiere que el personal que labore en sus
instalaciones cuente con los requisitos exigidos para prestar un servicio de óptimas
y que estos requisitos puedan ser apreciables y medibles. Es por ello que se ha dispuesto este
manual con el fin de reglamentar las disposiciones necesarias para el personal del Laboratorio.
En este manual se podrá encontrar las funciones de c
igual forma, los procedimientos con los cuales determinar las necesidades de formación y
capacitación del personal; también un procedimiento para evaluar el desempeño del personal y
saber el nivel de competencia qu
Por ser un ente perteneciente a una institución pública, todos los procedimientos se
reglamentan de acuerdo a lo establecido para funcionarios públicos, además para
contrataciones y demás aspectos, se actuará según las disposiciones de la
Quindío en lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión.
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Código: A.GT-02.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
JUSTIFICACIÓN
El Laboratorio de Metrología Topográfica requiere que el personal que labore en sus
instalaciones cuente con los requisitos exigidos para prestar un servicio de óptimas
y que estos requisitos puedan ser apreciables y medibles. Es por ello que se ha dispuesto este
manual con el fin de reglamentar las disposiciones necesarias para el personal del Laboratorio.
En este manual se podrá encontrar las funciones de cada cargo al igual que sus requisitos, de
igual forma, los procedimientos con los cuales determinar las necesidades de formación y
capacitación del personal; también un procedimiento para evaluar el desempeño del personal y
saber el nivel de competencia que se maneja.
Por ser un ente perteneciente a una institución pública, todos los procedimientos se
reglamentan de acuerdo a lo establecido para funcionarios públicos, además para
contrataciones y demás aspectos, se actuará según las disposiciones de la
Quindío en lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión.
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Y RESPONSABILIDADES
El Laboratorio de Metrología Topográfica requiere que el personal que labore en sus
instalaciones cuente con los requisitos exigidos para prestar un servicio de óptimas condiciones
y que estos requisitos puedan ser apreciables y medibles. Es por ello que se ha dispuesto este
manual con el fin de reglamentar las disposiciones necesarias para el personal del Laboratorio.
ada cargo al igual que sus requisitos, de
igual forma, los procedimientos con los cuales determinar las necesidades de formación y
capacitación del personal; también un procedimiento para evaluar el desempeño del personal y
Por ser un ente perteneciente a una institución pública, todos los procedimientos se
reglamentan de acuerdo a lo establecido para funcionarios públicos, además para
contrataciones y demás aspectos, se actuará según las disposiciones de la Universidad del
Código:
1. IDENTIFICACIÓN DE CARGOS
CARGO
Denominación: Jefe de Laboratorio
Código: No. de cargos: 1
1. Atender los servicios de extensión, académicos y de investigación que se desarrollen al
interior del Laboratorio de Metrología
2. Velar por el buen
laboratorio, así como de la calidad del servicio prestado.
3. Supervisar la ejecución de pruebas, calibraciones y verificaciones de los equipos tanto
en campo como en el laboratorio.
4. Manejar Software
5. Asesorar a estudiantes y particulares en temas relacionados con manejo de equipos,
toma de datos y afines
6. Redactar informes técnicos sobre resultados de laboratorio, mediciones, resultados e
servicios de calibración y demás que sean necesarios
7. Solicitar a su jefe inmediato (o quien haga sus veces) las recomendaciones o
instrucciones complementarias cuando se encuentren situaciones no previstas.
8. Elaborar el presupuesto anual de inversión y g
9. Solicitar el mantenimiento y reparación de los equipos, cada vez que sea necesario.
10. Concertar objetivos con los empleados de carrera de acuerdo con los planes
elaborados (de acción, operativo e indicativo) según sea el caso, calific
oportunamente a la División de Recursos Humanos el desempeño de los mismos
11. Coordinar la elaboración e implementación del Plan de Acción Anual de la dependencia
acorde con el Planta de Desarrollo Institucional, el presupuesto y las funciones de
misma.
12. Preparar el Plan anual de compras de la dependencia a su cargo en las fechas
estipuladas para ello.
13. Las demás que le sean asignadas por norma legal, o autoridad competente, de acuerdo
con el nivel, la naturaleza, el área de desempeño, el perfil d
Educación Título profesional universitario en
Ingeniería Civil o Topografía
• Asumir responsabilidades
• Comunicar efectivamente
• Trabajar en Equipo
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Código: A.GT-02.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
IDENTIFICACIÓN DE CARGOS
IDENTIFICACIÓN
CARGO RELACIÓN DE DEPENDENCIA
Jefe de Laboratorio Dependencia: Programa de Ingeniería Civil,
Programa de Topografía
Grado: Cargo del Jefe inmediato
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Atender los servicios de extensión, académicos y de investigación que se desarrollen al
interior del Laboratorio de Metrología Topográfica.
Velar por el buen funcionamiento y cuidado de los equipos e implementos de
laboratorio, así como de la calidad del servicio prestado.
Supervisar la ejecución de pruebas, calibraciones y verificaciones de los equipos tanto
en campo como en el laboratorio.
Manejar Software relacionado con digitalización de planos, gráficas y fotografías.
Asesorar a estudiantes y particulares en temas relacionados con manejo de equipos,
toma de datos y afines
Redactar informes técnicos sobre resultados de laboratorio, mediciones, resultados e
servicios de calibración y demás que sean necesarios
Solicitar a su jefe inmediato (o quien haga sus veces) las recomendaciones o
instrucciones complementarias cuando se encuentren situaciones no previstas.
Elaborar el presupuesto anual de inversión y gestión del laboratorio.
Solicitar el mantenimiento y reparación de los equipos, cada vez que sea necesario.
Concertar objetivos con los empleados de carrera de acuerdo con los planes
elaborados (de acción, operativo e indicativo) según sea el caso, calific
oportunamente a la División de Recursos Humanos el desempeño de los mismos
Coordinar la elaboración e implementación del Plan de Acción Anual de la dependencia
acorde con el Planta de Desarrollo Institucional, el presupuesto y las funciones de
Preparar el Plan anual de compras de la dependencia a su cargo en las fechas
estipuladas para ello.
Las demás que le sean asignadas por norma legal, o autoridad competente, de acuerdo
con el nivel, la naturaleza, el área de desempeño, el perfil del empleo.
REQUISITOS
Título profesional universitario en
Ingeniería Civil o Topografía
Experiencia Veintisiete (27) meses de experiencia
profesional específica o relacionada en
prácticas de laboratorio de Ingeniería.
COMPETENCIAS
responsabilidades
Comunicar efectivamente
Trabajar en Equipo
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Y RESPONSABILIDADES
RELACIÓN DE DEPENDENCIA Programa de Ingeniería Civil,
Programa de Topografía Cargo del Jefe inmediato: Decano
Atender los servicios de extensión, académicos y de investigación que se desarrollen al
funcionamiento y cuidado de los equipos e implementos de
Supervisar la ejecución de pruebas, calibraciones y verificaciones de los equipos tanto
relacionado con digitalización de planos, gráficas y fotografías.
Asesorar a estudiantes y particulares en temas relacionados con manejo de equipos,
Redactar informes técnicos sobre resultados de laboratorio, mediciones, resultados en
Solicitar a su jefe inmediato (o quien haga sus veces) las recomendaciones o
instrucciones complementarias cuando se encuentren situaciones no previstas.
estión del laboratorio.
Solicitar el mantenimiento y reparación de los equipos, cada vez que sea necesario.
Concertar objetivos con los empleados de carrera de acuerdo con los planes
elaborados (de acción, operativo e indicativo) según sea el caso, calificar y enviar
oportunamente a la División de Recursos Humanos el desempeño de los mismos
Coordinar la elaboración e implementación del Plan de Acción Anual de la dependencia
acorde con el Planta de Desarrollo Institucional, el presupuesto y las funciones de la
Preparar el Plan anual de compras de la dependencia a su cargo en las fechas
Las demás que le sean asignadas por norma legal, o autoridad competente, de acuerdo
el empleo.
Veintisiete (27) meses de experiencia
profesional específica o relacionada en
prácticas de laboratorio de Ingeniería.
Código:
• Servir al usuario interno y externo
• Desarrollar un proceso de calidad
• Establecer relaciones interpersonales efectivamente
• Planear, organizar y coordinar
• Facilitar procesos con resultados
• Analizar y sintetizar
• Resolver problemas
• Controlar y evaluar
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Código: A.GT-02.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Servir al usuario interno y externo Desarrollar un proceso de calidad
Establecer relaciones interpersonales efectivamente
Planear, organizar y coordinar
Facilitar procesos con resultados
y sintetizar
Resolver problemas
Controlar y evaluar
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Y RESPONSABILIDADES
Código:
CARGO
Denominación: Técnico Operativo
Código:
No. de cargos: 1
1. Coordinar con los docentes las prácticas de los laboratorios a su cargo y disponer los
equipos y elementos necesarios para su desarrollo.
2. Cuidar el inventario de los laboratorios a su cargo
anomalía.
3. Determinar, en coordinación con el jefe inmediato las necesidades de los laboratorios a su
cargo y preparar el Plan de compras.
4. Velar por el buen uso de los elementos y equipos del laboratorio y su mantenim
condiciones de funcionamiento.
5. Coordinar el desarrollo de estudios técnicos que permitan establecer estándares de
consumo de materiales, de acuerdo a prácticas específicas con el fin de racionalizar su
uso.
6. Velar por que se cumplan los horarios y
programadas en el laboratorio.
7. Hacer inventarios periódicos de los elementos del laboratorio y vigilar los términos de las
pólizas de seguro, informando sobre la fecha de vencimiento oportunamente.
8. Elaborar cartillas de instrucción para manejo de equipos, manuales de procedimientos, de
funciones y de seguridad, e informes que la Universidad solicite.
9. Hacer los pedidos de materiales y reactivos de acuerdo con el Plan de Compras aprobado
para cada vigencia.
10. Revisar periódicamente los costos de reactivos, materiales y mano de obra con el fin de
establecer las tarifas correspondientes para la venta de servicios.
11. Coordinar con el área de Salud Ocupacional de la Universidad las normas de seguridad en
el laboratorio y establecer las necesidades de materiales, equipos y elementos necesarios
para garantizar la seguridad del laboratorio.
12. Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente, de acuerdo
con el nivel, la naturaleza, el área de desempe
Educación a) Título de formación tecnológica
especializada o título de formación
tecnológica en Tecnología
b) Aprobación de cuatro años de
educación superior en el área de
Topografía o Ingeniería Civil.
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Código: A.GT-02.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
IDENTIFICACIÓN CARGO RELACIÓN DE DEPENDENCIA
écnico Operativo Dependencia: Programa de Ingeniería
Civil, Programa de Topografía
Grado: Cargo del Jefe inmediatoLaboratorio.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Coordinar con los docentes las prácticas de los laboratorios a su cargo y disponer los
equipos y elementos necesarios para su desarrollo.
Cuidar el inventario de los laboratorios a su cargo y reportar al jefe inmediato cualquier
Determinar, en coordinación con el jefe inmediato las necesidades de los laboratorios a su
cargo y preparar el Plan de compras.
Velar por el buen uso de los elementos y equipos del laboratorio y su mantenim
condiciones de funcionamiento.
Coordinar el desarrollo de estudios técnicos que permitan establecer estándares de
consumo de materiales, de acuerdo a prácticas específicas con el fin de racionalizar su
Velar por que se cumplan los horarios y turnos establecidos para prácticas y/o clases
programadas en el laboratorio.
Hacer inventarios periódicos de los elementos del laboratorio y vigilar los términos de las
pólizas de seguro, informando sobre la fecha de vencimiento oportunamente.
tillas de instrucción para manejo de equipos, manuales de procedimientos, de
funciones y de seguridad, e informes que la Universidad solicite.
Hacer los pedidos de materiales y reactivos de acuerdo con el Plan de Compras aprobado
para cada vigencia.
Revisar periódicamente los costos de reactivos, materiales y mano de obra con el fin de
establecer las tarifas correspondientes para la venta de servicios.
Coordinar con el área de Salud Ocupacional de la Universidad las normas de seguridad en
rio y establecer las necesidades de materiales, equipos y elementos necesarios
para garantizar la seguridad del laboratorio.
Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente, de acuerdo
con el nivel, la naturaleza, el área de desempeño y el perfil del empleo
REQUISITOS
Título de formación tecnológica
especializada o título de formación
tecnológica en Tecnología Topográfica Aprobación de cuatro años de
educación superior en el área de
Topografía o Ingeniería Civil.
Experiencia a) Doce (12) meses de experiencia relacionada
con el manejo de prácticas de laboratorio.
b) Dieciocho (18) meses de experiencia
relacionada con el manejo de prácticas de
laboratorio.
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Y RESPONSABILIDADES
RELACIÓN DE DEPENDENCIA Programa de Ingeniería
Civil, Programa de Topografía Cargo del Jefe inmediato: Jefe de Sección
Coordinar con los docentes las prácticas de los laboratorios a su cargo y disponer los
y reportar al jefe inmediato cualquier
Determinar, en coordinación con el jefe inmediato las necesidades de los laboratorios a su
Velar por el buen uso de los elementos y equipos del laboratorio y su mantenimiento en
Coordinar el desarrollo de estudios técnicos que permitan establecer estándares de
consumo de materiales, de acuerdo a prácticas específicas con el fin de racionalizar su
turnos establecidos para prácticas y/o clases
Hacer inventarios periódicos de los elementos del laboratorio y vigilar los términos de las
pólizas de seguro, informando sobre la fecha de vencimiento oportunamente.
tillas de instrucción para manejo de equipos, manuales de procedimientos, de
Hacer los pedidos de materiales y reactivos de acuerdo con el Plan de Compras aprobado
Revisar periódicamente los costos de reactivos, materiales y mano de obra con el fin de
Coordinar con el área de Salud Ocupacional de la Universidad las normas de seguridad en
rio y establecer las necesidades de materiales, equipos y elementos necesarios
Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente, de acuerdo
ño y el perfil del empleo
Doce (12) meses de experiencia relacionada
con el manejo de prácticas de laboratorio.
Dieciocho (18) meses de experiencia
relacionada con el manejo de prácticas de
Código:
• Asumir responsabilidades
• Comunicar efectivamente
• Trabajar en Equipo
• Servir al usuario interno y externo
• Desarrollar un proceso de calidad
• Establecer relaciones interpersonales efectivamente
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Código: A.GT-02.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
COMPETENCIAS
Asumir responsabilidades
Comunicar efectivamente
Trabajar en Equipo
Servir al usuario interno y externo
Desarrollar un proceso de calidad
Establecer relaciones interpersonales efectivamente
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Y RESPONSABILIDADES
Código:
CARGO
Denominación: Practicante
Código:
No. de cargos: 2
1. Mantener actualizado el inventario de equipos y elementos del Almacén.
2. Determinar, en coordinación con el Director del Programa, las necesidades del Almacén.
3. Coordinar el préstamo de equipos y elementos a docentes y estudiantes que lo requieran.
4. Velar por el correcto uso de los equipos y elementos del laboratorio y por su ma
en buen estado, reportando al Director del Programa cualquier anomalía.
5. Coordinar con el Director del Programa el desarrollo de estudios técnicos que permitan
establecer la necesidad de equipos para prácticas específicas.
6. Brindar asesoría a los estudiantes en el de los equipos de Topografía.
7. Elaborar y mantener actualizadas las hojas de vida de los equipos y sus manuales de uso.
8. Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente, de acuerdo con el
nivel, la naturaleza, el áre
Educación Mínimo segundo semestre Programa de
Topografía, cuarto semestre Programa de
Ingeniería Civil
• Asumir responsabilidades
• Comunicar efectivamente
• Trabajar en Equipo
• Servir al usuario interno y externo
• Desarrollar un proceso de calidad
• Establecer relaciones interpersonales efectivamente
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Código: A.GT-02.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
IDENTIFICACIÓN
CARGO RELACIÓN DE DEPENDENCIA
Practicante Dependencia: Programa de Topografía,
de Ingeniería Civil Grado: Cargo del Jefe inmediato:
Laboratorio.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Mantener actualizado el inventario de equipos y elementos del Almacén.
Determinar, en coordinación con el Director del Programa, las necesidades del Almacén.
Coordinar el préstamo de equipos y elementos a docentes y estudiantes que lo requieran.
Velar por el correcto uso de los equipos y elementos del laboratorio y por su ma
en buen estado, reportando al Director del Programa cualquier anomalía.
Coordinar con el Director del Programa el desarrollo de estudios técnicos que permitan
establecer la necesidad de equipos para prácticas específicas.
estudiantes en el de los equipos de Topografía.
Elaborar y mantener actualizadas las hojas de vida de los equipos y sus manuales de uso.
Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente, de acuerdo con el
nivel, la naturaleza, el área de desempeño y el perfil del empleo. REQUISITOS
Mínimo segundo semestre Programa de
Topografía, cuarto semestre Programa de
Experiencia
COMPETENCIAS
Asumir responsabilidades
Comunicar efectivamente
Trabajar en Equipo
Servir al usuario interno y externo
Desarrollar un proceso de calidad
Establecer relaciones interpersonales efectivamente
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Y RESPONSABILIDADES
RELACIÓN DE DEPENDENCIA
Programa de Topografía, Programa
Cargo del Jefe inmediato: Jefe de Sección
Mantener actualizado el inventario de equipos y elementos del Almacén.
Determinar, en coordinación con el Director del Programa, las necesidades del Almacén.
Coordinar el préstamo de equipos y elementos a docentes y estudiantes que lo requieran.
Velar por el correcto uso de los equipos y elementos del laboratorio y por su mantenimiento
en buen estado, reportando al Director del Programa cualquier anomalía.
Coordinar con el Director del Programa el desarrollo de estudios técnicos que permitan
Elaborar y mantener actualizadas las hojas de vida de los equipos y sus manuales de uso.
Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente, de acuerdo con el
Código:
CARGO
Denominación: Secretaria Ejecutiva
Código:
Código interno:
1. Recibir, manejar, redactar y transcribir adecuadamente la correspondencia recibida y enviada
a la dependencia, informar sobre la misma a fin de darle una respuesta oportuna.
2. Contestar el teléfono y entregar a tiempo los mensajes recibidos a cada uno de los
destinatarios correspondientes.
3. Llevar y mantener el archivo de la dependencia en forma organizad
que controlar el préstamo a otras dependencias de la Universidad del Quindío del material
bibliográfico y demás documentos pertenecientes a la dependencia.
4. Velar por el buen uso y funcionamiento de los equipos y elementos de la of
la papelería y del aseo general de la Oficina.
5. Recibir, radicar, clasificar, tramitar y distribuir correspondencia a los empleados que
conforman dependencia.
6. Despachar oportunamente la correspondencia interna y externa expedida por la d
y colaborar con las actividades de mensajería cuando sea requerida.
7. Atender personalmente y con absoluta responsabilidad y reserva los documentos, asuntos o
conversaciones de carácter confidencial.
8. Manejar la agenda de su jefe inmediato y selecc
deban llevarse a su conocimiento.
9. Llevar control sobre los contratos, convenios y demás actos administrativos que se manejen
en la dependencia, llevando un registro sistematizado de los mismos.
10. Archivar adecuadamente la normatividad interna, leyes, sentencias y demás actos legales que
sean de interés para la Universidad.
11. Elaborar las actas que le sean encomendadas y tomar notas en los Consejos o reuniones a las
que deba asistir según asignación de su jefe inmediat
12. Revisar diariamente el correo electrónico de la dependencia,
13. Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza, el área de desempeño, el perfil del cargo
Educación Dos (2) años de educación superior en
cualquier programa.
• Planear, organizar y coordinar
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Código: A.GT-02.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
IDENTIFICACIÓN
CARGO RELACIÓN DE DEPENDENCIA
Secretaria Ejecutiva Dependencia: Programa de Ingeniería Civil,
Programa de Topografía
Grado: Cargo del Jefe inmediato:Laboratorio.
No. de cargos: 1 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Recibir, manejar, redactar y transcribir adecuadamente la correspondencia recibida y enviada
dependencia, informar sobre la misma a fin de darle una respuesta oportuna.
Contestar el teléfono y entregar a tiempo los mensajes recibidos a cada uno de los
destinatarios correspondientes.
Llevar y mantener el archivo de la dependencia en forma organizad
que controlar el préstamo a otras dependencias de la Universidad del Quindío del material
bibliográfico y demás documentos pertenecientes a la dependencia.
Velar por el buen uso y funcionamiento de los equipos y elementos de la of
la papelería y del aseo general de la Oficina.
Recibir, radicar, clasificar, tramitar y distribuir correspondencia a los empleados que
conforman dependencia.
Despachar oportunamente la correspondencia interna y externa expedida por la d
y colaborar con las actividades de mensajería cuando sea requerida.
Atender personalmente y con absoluta responsabilidad y reserva los documentos, asuntos o
conversaciones de carácter confidencial.
Manejar la agenda de su jefe inmediato y seleccionar los asuntos, citas y compromisos que
deban llevarse a su conocimiento.
Llevar control sobre los contratos, convenios y demás actos administrativos que se manejen
en la dependencia, llevando un registro sistematizado de los mismos.
ente la normatividad interna, leyes, sentencias y demás actos legales que
sean de interés para la Universidad.
Elaborar las actas que le sean encomendadas y tomar notas en los Consejos o reuniones a las
que deba asistir según asignación de su jefe inmediato.
Revisar diariamente el correo electrónico de la dependencia, dándole el
Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza, el área de desempeño, el perfil del cargo
REQUISITOS
Dos (2) años de educación superior en
Experiencia
COMPETENCIAS
Planear, organizar y coordinar
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Y RESPONSABILIDADES
RELACIÓN DE DEPENDENCIA Programa de Ingeniería Civil,
Programa de Topografía Cargo del Jefe inmediato: Jefe de Sección
Recibir, manejar, redactar y transcribir adecuadamente la correspondencia recibida y enviada
dependencia, informar sobre la misma a fin de darle una respuesta oportuna.
Contestar el teléfono y entregar a tiempo los mensajes recibidos a cada uno de los
Llevar y mantener el archivo de la dependencia en forma organizada y actualizada, al igual
que controlar el préstamo a otras dependencias de la Universidad del Quindío del material
Velar por el buen uso y funcionamiento de los equipos y elementos de la oficina, al igual que
Recibir, radicar, clasificar, tramitar y distribuir correspondencia a los empleados que
Despachar oportunamente la correspondencia interna y externa expedida por la dependencia
Atender personalmente y con absoluta responsabilidad y reserva los documentos, asuntos o
ionar los asuntos, citas y compromisos que
Llevar control sobre los contratos, convenios y demás actos administrativos que se manejen
ente la normatividad interna, leyes, sentencias y demás actos legales que
Elaborar las actas que le sean encomendadas y tomar notas en los Consejos o reuniones a las
el trámite respectivo.
Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente de acuerdo con el
Código:
• Facilitar procesos con resultados
• Analizar y sintetizar
• Resolver problemas
• Controlar y evaluar
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Código: A.GT-02.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Facilitar procesos con resultados Analizar y sintetizar
Resolver problemas
Controlar y evaluar
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Y RESPONSABILIDADES
Código:
2. ANEXOS
Identificación Necesidad de Formación
Evaluación del Desempeño
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Código: A.GT-02.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Identificación Necesidad de Formación (A.GT-02.01)
Evaluación del Desempeño (A.GT-02.02)
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Y RESPONSABILIDADES
Código:
N° Revisión Fecha
Revisó
Fecha
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Código: A.GT-02.00 Versión: 01 Fecha:
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
REGISTRO DE REVISIONES
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Fecha
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Código:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
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Código: A.GT-15.01 Versión: 01 Fecha:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
PROCESO RELACIONADO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
RESPONSABLE DEL ALTA DIRECCIÓN
Incrementar las competencias de
Laboratorio, para que puedan as
responsabilidades, tomen decisio
visión de la organización en su co
se sientan comprometidos con
desarrollo personal.
Inicia desde el estudio del cli
hasta la ejecución del plan de capac
TÉRMINOS Y DEFICIONES Capacitación: Conjunto de proce
relativos a la educación formal y a
Conferencia : Exposición oral q
experto en un tema. Su propósito es
de conocimientos o exposición
Habitualmente, la audiencia se de
relato del orador, conferenciante o
Curso : Formulación académica
profundización en temas conc
incrementar conocimiento y habili
duración entre 40 y 60 horas e im
de ejercicios prácticos.
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IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
de los servidores del
an asumir mayores
ones y tengan una
conjunto, y a la vez
su crecimiento y
ma organizacional
acitación.
procesos organizados,
la no formal.
que desarrolla un
o es la transmisión
de experiencias.
edica a escuchar el
ponente.
ca orientada a la
cretos dirigido a
ilidades. Tiene una
mplica el desarrollo
Código:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GT-15.01 Versión: 01 Fecha:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
Educación for mal: Es la que
objeto de complementar, a
conocimientos y formar, en aspectos
laborales sin sujeción al sistema de
establecidos por la educación form
Educación no formal : Se con
informal todo conocimiento libre
adquirido, proveniente de per
medios masivos de comu
impresos, tradiciones, costumbres
sociales y otros no estructurados.
Diplomado : Programas académ
por módulos de carácter es
construido sobre temas concret
armonizan elementos valorativ
Conduce a un proceso de apren
de profundización en pro de
habilidades y fomentar el cambi
incrementar capacidades
colectivas. Tiene una duración a
horas.
Evaluación : Proceso sistemático
efectividad y/o la eficiencia del d
resultados, tanto de la capacitaci
Anual de Capacitación.
Facilitador : Persona o empresa
formación.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 2 de 12
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
se ofrece con el
, actualizar, suplir
ectos académicos o
de niveles y grados
rmal.
nsidera educación
y espontáneo
rsonas, entidades,
unicación, medios
s, comportamientos
micos conformados
específico, práctico,
tos en el que se
vos y técnicos.
ndizaje formativo y
pro de desarrollar las
io de actitud para
individuales y
aproximada de 120
co para valorar la
l diseño, ejecución y
ión como del Plan
presa que ejecuta la
Código:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
6. REFERENCIAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GT-15.01 Versión: 01 Fecha:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
Progr ama de capacitación labor
coherente de políticas, plane
escuelas de capacitación, depend
organizados, con el propósito c
en la entidad y en sus empl
capacidad de aprendizaje y de acci
lograr la eficiencia de la administraci
para ello de manera coordinada y un
Seminario : Programa de capacitac
grupos reducidos que tiene por f
incrementar habilidades, actualizar
y precisar conceptos en temas prop
duración promedio de 16 a
metodologías dinámicas.
Taller : Es una experiencia de
colectivo, vivencial y creativo porq
conceptuales, la reflexión y
grupales ayudan a generar pu
soluciones nuevas o mejores q
en el momento inicial. Tiene una
horas.
Constitución Política de Colomb
Igualdad, moralidad, eficac
imparcialidad y publicidad.
Ley 909 de 2004. Por la cual s
que regulan el empleo púb
administrativa, gerencia pública y
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 3 de 12
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
bor al : conjunto
nes, organismos,
endencias y recursos
o común de generar
leados una mayor
cción, en función de
inistración, actuando
unidad de criterios.
ación dirigido a
finalidad
ar el conocimiento
propios. Tiene una
a 40 horas con
de trabajo activo,
qué los elementos
las discusiones
untos de vista y
que las existentes
duración de 3 a 10
ombia: Artículo 209:
cacia, celeridad,
se expiden normas
blico, la carrera
y se dictan otras
Código:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
7. CONDICIONES GENERALES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GT-15.01 Versión: 01 Fecha:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
disposiciones.
Decreto-Ley 1567 de 1998. Por
el sistema nacional de capacitac
de estímulos para los empleados
Decreto 1227 de 2005. Por el cu
parcialmente la Ley 909 de 2004
1567 de 1998. Título V.
Decreto 4665 de 2007. Por el cu
actualización del Plan Nacional de
Capacitación para los Servidores.
Plan Nacional de Desarrollo
Acuerdo 056 del 2 de agosto de
Administrativo. Capítulo VI
Acuerdo No. 009 26 junio 2007.
cual se definen las políticas gene
capacitación del personal admini
Universidad del Quindío.
RESPONSABILIDAD Y AUTORI D
EL LABORATORIO
Definir a través de su programac
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 12
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
el cual se crean
ación y el sistema
s del Estado.
cual se reglamenta
04 y el Decreto-Ley
cual se adopta la
al de Formación y
de 1984. Estatuto
07. Por medio de la
erales de la
nistrativo de la
DAD
ación presupuestal,
Código:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GT-15.01 Versión: 01 Fecha:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
los recursos financieros, tecnológi
infraestructura, necesarios para
objetivos del plan anual de capacit
LÍDER DEL LABORATORIO • Facilitar los medios y las o
que los servidores del Laboratorio
optimizar sus capacidades
• Identificar necesidades de
coordinar participación, compr
de su grupo de trabajo.
• Aprobar la participación de l
su cargo, en las capacitaciones.
FUNCIONARIOS
• Participar, cuando sean re
diseño y ejecución de los prog
capacitación.
• Prestar sus servicios por el
durante el cual se otorgue el a
para educación formal.
• Desarrollar dentro de sus
habilidades adquiridas en
capacitación.
• Presentar copia del certificado de
eventos que no hacen
capacitaciones institucionales,
contenidos del curso con sus
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 5 de 12
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
icos, humanos y de
cumplir con los
tación.
oportunidades para
del Laboratorio puedan
de capacitación,
romiso y resultados
los funcionarios a
ones.
equeridos, en el
gramas anuales de
el mismo tiempo
el apoyo económico
actividades las
el proceso de
o de asistencia a las
parte de las
, y socializar los
sus compañeros del
Código:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GT-15.01 Versión: 01 Fecha:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
área de trabajo correspondien
GENERALIDADES
La capacitación está concebida
gubernamental en construcción
través de la cual se busca orienta
capacitación de los servidores
fortalecimiento y potenciación, tant
habilidades y destrezas, como d
actitudes, con el propósito de h
más competentes en el ejercicio
comprometidos con su crecimi
personal.
FASES DEL PLAN ANUAL DE C A
DIAGNÓSTICO DE NECES
CAPACITACIÓN
El objetivo del diagnóstico de ca
identificar las necesidades de ca
servidores públicos (en términos de
conocimiento, habilidades y actitudes) p
de trabajo para cumplir c on su
desempeño de sus funciones o pa
los proyectos en los cuales particip
En cada macroproceso el mar
para realizar el diagnóstico es:
• La misión del Laboratorio
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 6 de 12
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
nte
como una política
ón permanente, a
ar los procesos de
públicos hacia el
to de sus
de sus valores y
hacerlos cada vez
o de sus labores y
iento y desarrollo
APACITACIÓN
NECESIDADES DE
co de capacitación es
s de capacitación de los
s de información,
actitudes) por áreas
on su misión, para el
ara el desarrollo de
pa.
rco de referencia
Código:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GT-15.01 Versión: 01 Fecha:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
• Los planes y proyectos
• Las funciones bajo su responsa
• Las orientaciones y líneas de p
Plan de capacitación.
La identificación de las necesidades
es responsabilidad del líder del laboratorio
conjuntamente con su equipo de
deberán ajustarse al cronograma es
recolección de la información y d
las fechas establecidas.
PROGRAMACIÓN DEL PLAN A N
CAPACITACIÓN
Se toman decisiones sobr
identificadas, la capacitación orga
prioridades, estrategias viables y se
asignados y medios disponib
mecanismos de evaluación y segu
EJECUCIÓN DEL PLAN
CAPACITACIÓN
Se debe asegurar la divulgación
programación del anual de cap
los servidores y se ponen ejec
garanticen la capacitación.
EVALUACIÓN DE LA CAPACIT A Toda actividad de capacitación debe s
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 7 de 12
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
sabilidad
política fijadas en el
es de capacitación
l líder del laboratorio,
de trabajo quienes
a establecido para la
dar cumplimiento a
NUAL DE
re problemáticas
aniza de acuerdo a
es y según recursos
bles. Se definen
uimiento
ANUAL DE
ón del Plan y la
pacitación a todos
ecutan acciones que
ACIÓN
be ser evaluada y
Código:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GT-15.01 Versión: 01 Fecha:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
sus resultados serán un com
calificación final de las evaluacion
de los funcionarios.
Se realiza evaluación de resultad
de aprendizaje en el lugar de tra
concluida la ejecución del plan.
La evaluación del proceso, revisará
acuerdo a parámetros establecidos
programación anual de capacitació
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 8 de 12
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
mponente de la
nes de desempeño
dos o la aplicación
abajo, una vez
sará la eficacia, de
os en la
ón.
Código:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
8. CONTENIDO
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
7
INICIO
Establecer el Plan de Capacitaciones según las necesidades del Laboratorio
Organizar informaciónactividades de formaciónlistar solicitudes
Establecer el presupuesto para los proyectos de capacitación previstos (si es necesario, inscribirlo en banco de proyectos de la Universidad)
¿Presupuesto aprobado
Realizar ajustes al presupuesto
Elaborar y firmarpara adopción y aprobación
Formación
B
No
A
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GT-15.01 Versión: 01 Fecha:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Líder Laboratorio
Funcionarios
Diagnóstico de
necesidades de
capacitación
Líder Laboratorio
Funcionarios Programa de
Capacitación
Líder Laboratorio Programa de
Capacitación
Líder Laboratorio
Líder Laboratorio
Alta Dirección Programa de Capacitación
INICIO
Establecer el Plan de Capacitaciones según las necesidades del Laboratorio
información para definir formación grupales y
para formación
el presupuesto para los proyectos de capacitación previstos (si es necesario, inscribirlo en banco de proyectos de la Universidad)
Presupuesto aprobado?
Realizar ajustes al presupuesto
firmar Acto Administrativo y aprobación del Plan de
Formación y Capacitación
B
Si
A
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Página 9 de 12
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
REGISTRO OBSERVACIÓN
Diagnóstico de
necesidades de
capacitación
Programa de
Capacitación
Programa de
Capacitación
Programa de Capacitación
Código:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
8
9
10
11
12
13
14
Difundir y publicar programación anual Capacitación para el Laboratorio
Informar al funcionario, mediante comunicación escritaaprobación de su solicitud
¿Hay que realizar ajustes?
Contactar a un facilitador experto en el tema a tratar, solicitando información sobre el servicio
Desarrollar la logística necesaria para el desarrollo (aulas, horarios, comunicación al personal)
Individual
Grupal
B
¿La capacitación es?
C
No
D
D
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GT-15.01 Versión: 01 Fecha:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Líder Laboratorio Programa de Capacitación
Líder Laboratorio
Líder Laboratorio
Líder Laboratorio
Líder Laboratorio
el Plan y la Capacitación para
Realizar ajustes a la programación
funcionario, mediante escrita sobre la solicitud
¿Hay que realizar ajustes?
Contactar a un facilitador experto en el tema a tratar, solicitando información
Desarrollar la logística necesaria para (aulas, horarios,
comunicación al personal)
Grupal
C
Si
La capacitación ?
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 10 de 12
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
REGISTRO OBSERVACIÓN
Programa de Capacitación
Código:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
15
16
17
18
19
20
9. ANEXOS
Evaluación de capacitacion
Diagnóstico de necesidade
Programa anual de capacit
Determinar con necesidad de evaluación de habilidades adquiridas
Desarrollar la capacitación
Evaluar la capacitación para conocer los logros obtenidos
Entregar certificados y hoja de vida, certificados asistencia a capacitaciones
Presentar informe capacitación
D
Realizar seguimiento efectividad del desempeño de los
Conservar, organizar las memorias de
FIN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GT-15.01 Versión: 01 Fecha:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Capacitador/ Líder Laboratorio
Evaluac
capacitac
Capacitador
Capacitador/ Líder Laboratorio
Evaluac
capacitac
Capacitador/ Líder Laboratorio
Líder Laboratorio
Evaluac
capacitac
Líder Laboratorio Informe
nes (A.GT-02.F.03)
es de capacitación (A.GT-02.F.01)
tación (A.GT-02.F.02)
el facilitador la elaboración de
conocimientos o adquiridas.
Desarrollar la capacitación
Evaluar la capacitación para conocer
Entregar certificados y Archivar en certificados de
a capacitaciones
informe anual de
seguimiento a la curso en el
los funcionarios.
organizar y difundir los eventos de
FIN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 11 de 12
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
REGISTRO OBSERVACIÓN
ción de
aciones
ción de
aciones
ción de
aciones
Informe
Código:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
N° Revisión
Fecha Páginas modificadas
Revisó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GT-15.01 Versión: 01 Fecha:
IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
REGISTRO DE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado por
Aprobó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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IDENTIFICACIÓN NECESIDAD DE FORMACIÓN
Aprobado por
Descripción del cambio
Versión: 01
Fecha: Año: Mes: Día:
Ayúdenos a mejorar:
Entidad a la que usted pertenece: Tema:
Facilitador: Cuidad:
Seminario Taller Congreso Foro Mesa de Trabajo Asesoría Capacitación
Afirmaciones: 1 2 3 4
Evaluación de contenido
Teniendo en cuenta esta capacitación, califique nuestro servicio con una "X" de acuerdo con las siguientes afirmaciones.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 1Fecha: Código: A.GT-02.F.03
FORMATO EVALUACIÓN DE CAPACITACIONES
Por favor diligencie esta encuesta, la información que nos proporcione será utilizada para
mejorar nuestros servicios. Por lo tanto esperamos la máxima objetividad posible.
Marque con una X el tipo de capacitación que recibió del
Laboratorio:
Completamente en desacuerdo En
desacuerdoDe acuerdo Completamente
deacuerdo
Los objetivos de la capacitación fueron presentados al inicio de la
misma y estos se han cumplido satisfactoriamente.
Los contenidos de la capacitación responden a los objetivos
planteados y satisfacen las expectativas de la misma.
El nivel de profundidad de los contenidos de la capacitación ha sido
Evaluación de la metodología
Evaluación de utilidad y aplicabilidad
Evaluación del facilitador o docente
¿En que otro tema le interesa recibir una capacitación?Observaciones:
El nivel de profundidad de los contenidos de la capacitación ha sido
adecuado.
La capacitación esta estructurada de modo claro y comprensible,
siendo adecuado su contenido practico y teórico.
La capacitación le ha aportado conocimientos nuevos cumpliendo con
sus expectativas de aprendizaje.
Los conocimientos adquiridos son útiles y aplicables en el campo
personal y/o laboral como herramienta para la mejora.
La capacitación le proporciono los conocimientos y/o información planteada de acuerdo con los objetivos y contenidos de la misma.
El facilitador tiene dominio, conocimiento de la materia, facilitando el
aprendizaje de los participantes.
El facilitador ha expuesto los temas con claridad, respondiendo
adecuadamente a las inquietudes planteadas.
El facilitador ha desarrollado el curso de manera amena, participativa,
mostrando capacidad pedagógica.
Código:
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GT-02.02 Versión: 01 Fecha:
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
PROCESO RELACIONADO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
RESPONSABLE DEL ALTA DIRECCIÓN
Valorar la ejecución del trabajo
retroalimentación sobre el compo
actitudes en el ámbito laboral, con
estrategias de control que lleven
obtener el perfil deseado de sus em
Inicia desde la elaboración del cr
aplicación del proceso de
desempeño hasta la retroalimentac
Formación y capacitación de los
Laboratorio.
TÉRMINOS Y DEFICIONES Evaluación del Desempeño :
mediante el cual se verifican, valoran
realizaciones de una persona en
funciones y responsabilidades d
laboral de acuerdo con las co
establecidas en la etapa
compromisos laborales, su aport
metas institucionales y la generac
agregado que debe entregar el á
para el cumplimiento de la misión
Evaluación semestral : Es aq
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 4
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
o a través de la
el comportamiento y las
con el fin de generar
en a la Institución a
mpleados
ronograma para la
evaluación del
ación del Plan de
os funcionarios del
Es el proceso
oran y califican las
el marco de las
de su desempeño
condiciones previas
de fijación de
te al logro de las
eración del valor
área administrativa
ón del Laboratorio.
quella evaluación
Código:
6. REFERENCIAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GT-02.02 Versión: 01 Fecha:
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
parcial semestral, que al sum
evaluación parcial semestral
evaluación definitiva anual.
Evaluación Eventual : Es aquell
cuando se presenta cambio del e
de evaluado.
• Direccionamiento estratégico del Laboratorio • Mapa de procesos
• Constitución Política en su a
contempla como uno de los elemen
para la permanencia en el serv
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 2 de 4
marla con la otra
nos arroja la
a que se realiza
o del evaluador, cambio
Direccionamiento estratégico del Laboratorio
su artículo 125 lo
ementos esenciales
vicio público.
Código:
7. CONTENIDO
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
8. ANEXOS
Formato de Evaluación de Desempeño
Formato de Evaluación de Desempeño 02.F.05)
Formato de Evaluación de Desempeño
Formato de Evaluación de Dese
Formato de Evaluación de Desempeño
INICIO
Elaborar cronograma para de la evaluación de desempeño
Establecer las fechas de evaluación, dando aviso al personal de ello
Realizar Evaluación parcial de los compromisos adquiridos durante el primer semestre del año, e igualmente elaborar el plan de mejoramiento.
Retroalimentar el Plan de capacitación y Formación del personalAdministrativo.
FIN
Evaluar a cada miembro del laboratorio según su nivel
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GT-02.02 Versión: 01 Fecha:
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Líder Laboratorio
Líder Laboratorio
Líder Laboratorio Plan de
mejoramiento
Líder Laboratorio Formatos de
Evaluación
Líder Laboratorio Plan de mejoramiento
Formato de Evaluación de Desempeño - Nivel Profesional (A.GT-02.F.04
Formato de Evaluación de Desempeño - Nivel Profesional con personal a cargo
Formato de Evaluación de Desempeño - Nivel Técnico (A.GT-02.F.06)
Formato de Evaluación de Desempeño - Nivel Asistencial (A.GT-02.F.07
Formato de Evaluación de Desempeño – Plan de mejoramiento (A.GT-
INICIO
Elaborar cronograma para el proceso de la evaluación de desempeño
Establecer las fechas de evaluación, dando aviso al personal de ello
Evaluación parcial de los adquiridos durante el
primer semestre del año, e igualmente elaborar el plan de mejoramiento.
Retroalimentar el Plan de capacitación y Formación del personal
FIN
Evaluar a cada miembro del laboratorio según su nivel
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 3 de 4
REGISTRO OBSERVACIÓN
Plan de
mejoramiento
Formatos de
Evaluación
Plan de mejoramiento
02.F.04)
Nivel Profesional con personal a cargo (A.GT-
02.F.07)
-02.F.08)
Código:
N° Revisión
Fecha Páginas modificadas
Revisó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GT-02.02 Versión: 01 Fecha:
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
REGISTRO DE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado por
Aprobó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 4
Aprobado por
Descripción del cambio
Versión: 01
CARGO NIVEL CODIGO GRADO
81 a 100 SIEMPRE61 a 80 MUCHAS VECES31 a 60 REGULARMENTE11 a 30 POCAS VECES
0 NO SE OBSERVA
FECHA: FECHA:
PUNTAJE TOTAL PUNTAJE TOTAL
* Cumple con oportunidad en función de estándares,objetivos y metas establecidas por la entidad, lasfunciones que le son asignadas.
* Asume la responsabilidad por sus resultados
* Compromete recursos y tiempos para mejorar laproductividad tomando las medidas necesarias paraminimizar los riesgos.
* Realiza todas las acciones necesarias para alcanzarlos objetivos propuestos enfrentando los obstáculosque se presentan.
* Atiende y valora las necesidades y peticiones de susclientes.
* Considera las necesidades de los usuarios al diseñar
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Pagina 1 de 1
FORMATO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO - Nivel Asistenc ial
NOMBRE DEL EVALUADO
CODIGO: A.GT-02.F.07 Fecha:
COMPETENCIAS CONDUCTAS ASOCIADAS PRIMER SEMESTRE
#¡DIV/0!
SEGUNDO SEMESTRE
INSTRUCCIONES: EVALUE LAS COMPETENCIAS TENIENDO EN CUENTA LA SIGUIENTE ESCALA
AREA A LA QUE PERTENECE
ORIENTACIÓN A RESULTADOS
Realizar las funciones y cumplir los compromisos
organizacionales con eficacia y calidad
#¡DIV/0!
ORIENTACIÓN AL USUARIO Y AL
#¡DIV/0!
TOTAL
ANUAL
EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES
COMPETENCIAS
* Considera las necesidades de los usuarios al diseñarproyectos o servicios.* Da respuesta oportuna a las necesidades de losusuarios de conformidad con el servicio que ofrece laentidad.* Establece diferentes canales de comunicación con elusuario para conocer sus necesidades y propuestas yresponde a las mismas.
* Reconoce la interdependencia entre su trabajo y elde otros.
* Proporciona información veraz, objetiva y basada enhechos.* Facilita el acceso a la información relacionada consus responsabilidades y con el servicio a cargo de laentidad en que labora.
* Demuestra imparcialidad en sus decisiones.
* Ejecuta sus funciones con base en las normas ycriterios aplicables.
* Utiliza los recursos de la Entidad para el desarrollode las labores y prestación del servicio.
* Promueve las metas de la Universidad y respeta susnormas.* Antepone las necesidades de la Universidad a suspropias necesidades.
* Apoya a la Universidad en situaciones difíciles.
* Demuestra sentido de pertenencia en todas susactuaciones.
#¡DIV/0!
#¡DIV/0! #¡DIV/0!
#¡DIV/0!
TRANSPARENCIA Hacer uso responsable y
claro de los recursos públicos, eliminando
cualquier discrecionalidad indebida en su
utilización y garantizar el acceso a la información
gubernamental.
#¡DIV/0!
COMPROMISO CON LA UNIVERSIDAD
Alinear el propio comportamiento a las
necesidades, prioridades y metas organizacionales.
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
USUARIO Y AL CIUDADANO
Dirigir las decisiones y acciones a la
satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos
y externos, de conformidad con las responsabilidades
públicas asignadas a la Universidad del Quindío
FECHA: FECHA:
PUNTAJE TOTAL PUNTAJE TOTAL
COMPETENCIAS CONDUCTAS ASOCIADAS PRIMER SEMESTRE SEGUNDO SEMESTRE TOTAL
ANUAL
EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES
* Acepta y se adapta facilmente a los cambios.
* Responde al cambio con flexibilidad.
* Promueve el cambio.
ADAPTACION AL CAMBIO
Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad
a situaciones nuevas para aceptar los
cambios positiva y constructivamente.
#¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!
FECHA: FECHA:
PUNTAJE TOTAL PUNTAJE TOTAL
COMPETENCIAS CONDUCTAS ASOCIADAS PRIMER SEMESTRE SEGUNDO SEMESTRE TOTAL
ANUAL
EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES
* Acepta instrucciones aunque se difiera de ellas.
* Realiza los cometidos y tareas del puesto de trabajo.
* Acepta la supervisión constante.
* Realiza funciones orientadas a apoyar la acción deotros miembros de la organización
* Escucha con interes a las personas y capta laspreocupaciones, intereses y necesidades de losdemas
* Transmite eficazmente la ideas, sentimientos einformación impidiendo con ello malos entendidos osituaciones confusas que puedan generar conflictos.
* Ayuda al logro de los objetivos articulando susactuaciones con los demás.
* Cumple los compromisos que adquiere.
* Facilita la labor de sus superiores y compañeros detrabajo.
* Evade temas que indagan sobre informaciónconfidencial.
* Recoge sólo información imprescindible para eldesarrollo de la tarea.
* Organiza y guarda de forma adecuada la informacióna su cuidado, teniendo en cuenta las normas legales yde la organización.
* No hace pública información laboral o de laspersonas que pueda afectar la organización o laspersonas.
* Es capaz de discernir qué se puede hacer público yqué no.
#¡DIV/0!
COLABORACION Cooperar con los demás con el fin de alcanzar los objetivos institucionales.
#¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!
RELACIONES INTERPERSONALES Establecer y mantener relaciones de trabajo amistosas y positivas,
basadas en la comunicación abierta y
fluida y en el respeto por los demás
#¡DIV/0! #¡DIV/0!
#¡DIV/0!
MANEJO DE LA INFORMACION
Manejar con respeto las informaciones personales e
institucionales de que dispone.
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
DISCIPLINA Adaptarse a las políticas institucionales y buscar
información de los cambios en la autoridad
competente.
#¡DIV/0!#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
qué no.
* Transmite información oportuna y objetiva.
I SEMESTRE II SEMESTRE VALOR
PUNTAJE PUNTAJE
TOTAL EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! 40% #¡DIV/0!
TOTAL EVALUACIÓN DE COMPROMISOS 0,0 60% 0
#¡DIV/0!
Nombre y C.C.
NOTA: Si el resultado de la evaluación de desempeño es igual o inferior a SETENTA (70) se debe implementar un plan de
mejoramiento individual para desarrollar los factores mas débiles en el formato F06.
TOTAL EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
EVALUADOREVALUADO
C.C.
EXCELENTE (90 A 100 PUNTOS)
SATISFACTORIO (70 A 89 PUNTOS)
TOTAL
ANUAL
TOTAL EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS #¡DIV/0! #¡DIV/0!#¡DIV/0!
PESO
NO SATISFACTORIO (69 PUNTOS O MENOS)
Versión: 01
CARGO NIVEL CODIGO GRADO
81 a 100 SIEMPRE61 a 80 MUCHAS VECES31 a 60 REGULARMENTE11 a 30 POCAS VECES
0 NO SE OBSERVA
FECHA: FECHA:
PUNTAJE TOTAL PUNTAJE TOTAL
* Cumple con oportunidad en función de estándares,objetivos y metas establecidas por la entidad, lasfunciones que le son asignadas.
* Asume la responsabilidad por sus resultados
* Compromete recursos y tiempos para mejorar laproductividad tomando las medidas necesarias paraminimizar los riesgos.
* Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar
AREA A LA QUE PERTENECE
ORIENTACIÓN A RESULTADOS
Realizar las funciones y cumplir los
compromisos organizacionales con
eficacia y calidad
#¡DIV/0! #¡DIV/0!
TOTAL
ANUAL
INSTRUCCIONES: EVALUE LAS COMPETENCIAS TENIENDO EN CUENTA LA SIGUIENTE ESCALA
COMPETENCIAS CONDUCTAS ASOCIADAS SEGUNDO SEMESTRE
EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES
PRIMER SEMESTRE
#¡DIV/0!
COMPETENCIAS
CODIGO: A.GT-02.F.05 Fecha:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Pagina 1 de 1
FORMATO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO - Nivel Profesional con Personal a cargo
NOMBRE DEL EVALUADO
los objetivos propuestos enfrentando los obstáculosque se presentan.
* Atiende y valora las necesidades y peticiones de susclientes.
* Considera las necesidades de los usuarios aldiseñar proyectos o servicios.
* Da respuesta oportuna a las necesidades de losusuarios de conformidad con el servicio que ofrece laentidad.
* Establece diferentes canales de comunicación con elusuario para conocer sus necesidades y propuestas yresponde a las mismas.
* Reconoce la interdependencia entre su trabajo y elde otros.
* Proporciona información veraz, objetiva y basada enhechos.
* Facilita el acceso a la información relacionada consus responsabilidades y con el servicio a cargo de laentidad en que labora.
* Demuestra imparcialidad en sus decisiones.
* Ejecuta sus funciones con base en las normas ycriterios aplicables.
* Utiliza los recursos de la Entidad para el desarrollode las labores y prestación del servicio.
* Promueve las metas de la Universidad y respeta susnormas.* Antepone las necesidades de la Universidad a suspropias necesidades.
* Apoya a la Universidad en situaciones difíciles.
#¡DIV/0!
ORIENTACIÓN AL USUARIO Y AL CIUDADANO
Dirigir las decisiones y acciones a la
satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos
y externos, de conformidad con las responsabilidades
públicas asignadas a la Universidad del Quindío
#¡DIV/0!#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
COMPROMISO CON LA UNIVERSIDAD
Alinear el propio comportamiento a las
necesidades, prioridades y metas
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
TRANSPARENCIA Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando
cualquier discrecionalidad indebida en su
utilización y garantizar el acceso a la información
gubernamental.
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
* Demuestra sentido de pertenencia en todas susactuaciones.
* Aprende de la experiencia de otros y de la propia.
* Se adapta y aplica nuevas tecnologías que seimplanten en la organización.
* Aplica los conocimientos adquiridos a los desafíosque se presentan en el desarrollo del trabajo.
* Investiga, indaga y profundiza en los temas de suentorno o área de desempeño.
* Reconoce las propias limitaciones y las necesidadesde mejorar su preparación.
* Asimila nueva información y la aplica correctamente.
prioridades y metas organizacionales.
APRENDIZAJE CONTINUO Adquirir
y desarrollar permanentemente
conocimientos, destrezas y habilidades, con el fin de mantener
altos estándares de eficacia organizacional.
#¡DIV/0!#¡DIV/0!#¡DIV/0!
* Analiza de un modo sistemático y racional losaspectos del trabajo, basándose en la informaciónrelevante.
* Aplica reglas básicas y conceptos complejosaprendidos.
* Identifica y reconoce con facilidad las causas de losproblemas y sus posibles soluciones.
* Clarifica datos o situaciones complejas.
* Planea, organiza y ejecuta múltiples tareastendientes a alcanzar resultados institucionales.
* Coopera en distintas situaciones y comparteinformación.* Aporta sugerencias, ideas y opiniones.* Expresa expectativas positivas del equipo o de losmiembros del mismo.* Planifica las propias acciones teniendo en cuenta larepercusión de las mismas para la consecución de losobjetivos grupales. * Establece diálogo directo con los miembros delequipo que permita compartir información e ideas encondiciones de respeto y cordialidad. * Respeta criterios dispares y distintas opiniones delequipo.
* Ofrece respuestas alternativas.* Aprovecha las oportunidades y problemas para darsoluciones novedosas.
* Desarrolla nuevas formas de hacer y tecnologías.
* Busca nuevas alternativas de solución y se arriesgaa romper esquemas tradicionales.
* Inicia acciones para superar los obstáculos yalcanzar metas específicas.
* Establece los objetivos del grupo de forma clara yequilibrada.* Asegura que los integrantes del grupo compartanplanes, programas y proyectos institucionales.
* Orienta y coordina el trabajo del grupo para laidentificación de planes y actividades a seguir.
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
#¡DIV/0! #¡DIV/0!
TRABAJO EN EQUIPO Y COLABORACION Trabajar con otros de forma conjunta y de
manera participativa, integrando esfuerzos
para la consecución de metas institucionales
comunes.
#¡DIV/0! #¡DIV/0!
LIDERAZGO DE GRUPOS DE TRABAJO
Asumir el rol de orientador y guía de un
grupo o equipo de
#¡DIV/0!#¡DIV/0!
CREATIVIDAD E INNOVACION
Generar y desarrollar nuevas ideas,
conceptos, métodos y soluciones.
#¡DIV/0!
EXPERTICIA PROFESIONAL
Aplicar el conocimiento profesional en la
resolución de problemas y transferirlo a su entorno laboral.
identificación de planes y actividades a seguir.
* Facilita la colaboración con otras áreas ydependencias.* Escucha y tiene en cuenta las opiniones de losintegrantes del grupo.* Gestiona los recursos necesarios para poder cumplircon las metas propuestas.* Garantiza que el grupo tenga la informaciónnecesaria.* Explica las razones de las decisiones.
* Elige alternativas de solución efectivas y suficientespara atender los asuntos encomendados.
* Decide y establece prioridades para el trabajo delgrupo.* Asume posiciones concretas para el manejo detemas o situaciones que demandan su atención.
* Efectúa cambios en las actividades o en la manerade desarrollar sus responsabilidades cuando detectadificultades para su realización o mejores prácticasque pueden optimizar el desempeño.
* Asume las consecuencias de las decisionesadoptadas.* Fomenta la participación en la toma de decisiones.
I SEMESTRE II SEMESTRE VALORPUNTAJE PUNTAJE
TOTAL EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! 40% #¡DIV/0!
TOTAL EVALUACIÓN DE COMPROMISOS 60% 0
#¡DIV/0! #¡DIV/0!
grupo o equipo de trabajo, utilizando la
autoridad con arreglo a las normas y
promoviendo la efectividad en la consecución de
objetivos y metas institucionales.
#¡DIV/0!
TOTAL
ANUAL
#¡DIV/0! #¡DIV/0!
#¡DIV/0!
TOMA DE DECISIONES Elegir entre una o varias
alternativas para solucionar un problema
y tomar las acciones concretas y
consecuentes con la elección realizada.
#¡DIV/0!
TOTAL EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS #¡DIV/0! #¡DIV/0!
PESO
#¡DIV/0!
C.C.
SATISFACTORIO (70 A 89 PUNTOS)
NO SATISFACTORIO (69 PUNTOS O MENOS)
SOBRESALIENTE (90 A 100 PUNTOS)
Nombre y C.C.
NOTA: Si el resultado de la evaluación de desempeño es igual o inferior a SETENTA (70) se debe implementar un plan de
mejoramiento individual para desarrollar los factores mas débiles en el formato F06.
TOTAL EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
EVALUADOREVALUADO
Versión: 01
CARGO NIVEL CODIGO GRADO
81 a 100 SIEMPRE61 a 80 MUCHAS VECES31 a 60 REGULARMENTE11 a 30 POCAS VECES
0 NO SE OBSERVA
FECHA: FECHA:
PUNTAJE TOTAL PUNTAJE TOTAL
* Cumple con oportunidad en función de estándares,objetivos y metas establecidas por la entidad, lasfunciones que le son asignadas.
* Asume la responsabilidad por sus resultados
* Compromete recursos y tiempos para mejorar laproductividad tomando las medidas necesarias paraminimizar los riesgos.
* Realiza todas las acciones necesarias para alcanzarlos objetivos propuestos enfrentando los obstáculosque se presentan.
* Atiende y valora las necesidades y peticiones desus clientes.* Considera las necesidades de los usuarios aldiseñar proyectos o servicios.
* Da respuesta oportuna a las necesidades de losusuarios de conformidad con el servicio que ofrece laentidad.
COMPETENCIAS
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
SEGUNDO SEMESTRE
#¡DIV/0!
INSTRUCCIONES: EVALUE LAS COMPETENCIAS TENIENDO EN CUENTA LA SIGUIENTE ESCALA
AREA A LA QUE PERTENECE
ORIENTACIÓN A RESULTADOS
Realizar las funciones y cumplir los
compromisos organizacionales con
eficacia y calidad
#¡DIV/0!
ORIENTACIÓN AL USUARIO Y AL CIUDADANO
Dirigir las decisiones y acciones a la
satisfacción de las necesidades e intereses
COMPETENCIAS CONDUCTAS ASOCIADAS
EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES
PRIMER SEMESTRE
#¡DIV/0!
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA
TOPOGRÁFICA
Pagina 1 de 1
FORMATO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO - Nivel Profesio nalNOMBRE DEL EVALUADO
CODIGO: A.GT-02.F.04 Fecha:
#¡DIV/0!
TOTAL
ANUAL
* Establece diferentes canales de comunicación conel usuario para conocer sus necesidades ypropuestas y responde a las mismas.
* Reconoce la interdependencia entre su trabajo y elde otros.
* Proporciona información veraz, objetiva y basada enhechos.
* Facilita el acceso a la información relacionada consus responsabilidades y con el servicio a cargo de laentidad en que labora.
* Demuestra imparcialidad en sus decisiones.
* Ejecuta sus funciones con base en las normas ycriterios aplicables.
* Utiliza los recursos de la Entidad para el desarrollode las labores y prestación del servicio.
* Promueve las metas de la Universidad y respeta susnormas.* Antepone las necesidades de la Universidad a suspropias necesidades.
* Apoya a la Universidad en situaciones difíciles.
* Demuestra sentido de pertenencia en todas susactuaciones.
#¡DIV/0!#¡DIV/0!necesidades e intereses de los usuarios internos
y externos, de conformidad con las responsabilidades
públicas asignadas a la Universidad del Quindío
#¡DIV/0!
TRANSPARENCIA Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando
cualquier discrecionalidad indebida en su
utilización y garantizar el acceso a la información
gubernamental.
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
COMPROMISO CON LA UNIVERSIDAD Alinear el propio
comportamiento a las necesidades,
prioridades y metas organizacionales.
* Aprende de la experiencia de otros y de la propia.
* Se adapta y aplica nuevas tecnologías que seimplanten en la organización.
* Aplica los conocimientos adquiridos a los desafíosque se presentan en el desarrollo del trabajo.
* Investiga, indaga y profundiza en los temas de suentorno o área de desempeño.
* Reconoce las propias limitaciones y las necesidadesde mejorar su preparación.
* Asimila nueva información y la aplica correctamente.
* Analiza de un modo sistemático y racional losaspectos del trabajo, basándose en la informaciónrelevante.* Aplica reglas básicas y conceptos complejosaprendidos.* Identifica y reconoce con facilidad las causas de losproblemas y sus posibles soluciones. * Clarifica datos o situaciones complejas.
* Planea, organiza y ejecuta múltiples tareastendientes a alcanzar resultados institucionales. * Coopera en distintas situaciones y comparteinformación.* Aporta sugerencias, ideas y opiniones.* Expresa expectativas positivas del equipo o de losmiembros del mismo.* Planifica las propias acciones teniendo en cuenta larepercusión de las mismas para la consecución de losobjetivos grupales. * Establece diálogo directo con los miembros delequipo que permita compartir información e ideas encondiciones de respeto y cordialidad. * Respeta criterios dispares y distintas opiniones delequipo.* Ofrece respuestas alternativas.* Aprovecha las oportunidades y problemas para darsoluciones novedosas.
* Desarrolla nuevas formas de hacer y tecnologías.
* Busca nuevas alternativas de solución y se arriesgaa romper esquemas tradicionales.* Inicia acciones para superar los obstáculos yalcanzar metas específicas.
#¡DIV/0!
EXPERTICIA PROFESIONAL
Aplicar el conocimiento profesional en la
resolución de problemas y transferirlo a su entorno laboral.
#¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!
#¡DIV/0!
TRABAJO EN EQUIPO Y COLABORACION Trabajar con otros de forma conjunta y de
manera participativa, integrando esfuerzos
para la consecución de metas institucionales
comunes.
#¡DIV/0!
APRENDIZAJE CONTINUO Adquirir
y desarrollar permanentemente
conocimientos, destrezas y habilidades, con el fin de mantener
altos estándares de eficacia organizacional.
#¡DIV/0!#¡DIV/0!#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
TOTAL EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS #¡DIV/0! #¡DIV/0!#¡DIV/0!
CREATIVIDAD E INNOVACION
Generar y desarrollar nuevas ideas,
conceptos, métodos y soluciones.
#¡DIV/0!#¡DIV/0!
I SEMESTRE II SEMESTRE VALORPUNTAJE PUNTAJE
TOTAL EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! 40% #¡DIV/0!
TOTAL EVALUACIÓN DE COMPROMISOS 60% 0
#¡DIV/0!
PESO
EXCELENTE (90 A 100 PUNTOS)
SATISFACTORIO (70 A 89 PUNTOS)
TOTAL
ANUAL
Nombre y C.C.
NOTA: Si el resultado de la evaluación de desempeño es igual o inferior a SETENTA (70) se debe implementar un plan de
mejoramiento individual para desarrollar los factores mas débiles, en el formato F06.
TOTAL EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
EVALUADOREVALUADO
C.C.
NO SATISFACTORIO (69 PUNTOS O MENOS)
Versión: 01
CARGO NIVEL CODIGO GRADO
81 a 100 SIEMPRE61 a 80 MUCHAS VECES31 a 60 REGULARMENTE11 a 30 POCAS VECES
0 NO SE OBSERVA
FECHA: FECHA:
PUNTAJE TOTAL PUNTAJE TOTAL
* Cumple con oportunidad en función de estándares,objetivos y metas establecidas por la entidad, lasfunciones que le son asignadas.
* Asume la responsabilidad por sus resultados
* Compromete recursos y tiempos para mejorar laproductividad tomando las medidas necesarias paraminimizar los riesgos.
* Realiza todas las acciones necesarias para alcanzarlos objetivos propuestos enfrentando los obstáculos
NOMBRE DEL EVALUADO
#¡DIV/0!
EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Pagina 1 de 1
FORMATO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO - Nivel Técnico
CODIGO: A.GT-02.F.06 Fecha:
COMPETENCIAS CONDUCTAS ASOCIADAS TOTAL
ANUAL
PRIMER SEMESTRE
AREA A LA QUE PERTENECE
ORIENTACIÓN A RESULTADOS
Realizar las funciones y cumplir los
compromisos organizacionales con
eficacia y calidad
#¡DIV/0!
INSTRUCCIONES: EVALUE LAS COMPETENCIAS TENIENDO EN CUENTA LA SIGUIENTE ESCALA
COMPETENCIAS
#¡DIV/0!
SEGUNDO SEMESTRE
los objetivos propuestos enfrentando los obstáculosque se presentan.
* Atiende y valora las necesidades y peticiones de susclientes.
* Considera las necesidades de los usuarios al diseñarproyectos o servicios.
* Da respuesta oportuna a las necesidades de losusuarios de conformidad con el servicio que ofrece laentidad.
* Establece diferentes canales de comunicación con elusuario para conocer sus necesidades y propuestas yresponde a las mismas.
* Reconoce la interdependencia entre su trabajo y elde otros.
* Proporciona información veraz, objetiva y basada enhechos.
* Facilita el acceso a la información relacionada consus responsabilidades y con el servicio a cargo de laentidad en que labora.
* Demuestra imparcialidad en sus decisiones.
* Ejecuta sus funciones con base en las normas ycriterios aplicables.
* Utiliza los recursos de la Entidad para el desarrollode las labores y prestación del servicio.
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
TRANSPARENCIA Hacer uso responsable y
claro de los recursos públicos, eliminando
cualquier discrecionalidad indebida en su
utilización y garantizar el acceso a la información
gubernamental.
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
ORIENTACIÓN AL USUARIO Y AL CIUDADANO
Dirigir las decisiones y acciones a la
satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos
y externos, de conformidad con las responsabilidades
públicas asignadas a la Universidad del Quindío
#¡DIV/0!
* Promueve las metas de la Universidad y respeta susnormas.* Antepone las necesidades de la Universidad a suspropias necesidades.
* Apoya a la Universidad en situaciones difíciles.
* Demuestra sentido de pertenencia en todas susactuaciones.* Capta y asimila con facilidad conceptos einformación.* Aplica el conocimiento técnico a las actividadescotidianas.* Analiza la información de acuerdo con lasnecesidades de la organización.* Comprende los aspectos técnicos y los aplica aldesarrollo de procesos y procedimientos en los queestá involucrado.
* Resuelve problemas utilizando sus conocimientostécnicos de su especialidad y garantizando indicadoresy estándares establecidos.
* Identifica claramente los objetivos del grupo y orientasu trabajo a la consecución de los mismos.
* Colabora con otros para la realización de actividadesy metas grupales.* Propone y encuentra formas nuevas y eficaces dehacer las cosas.* Es recursivo.
* Es práctico.
* Busca nuevas alternativas de solución.
* Revisa permanentemente los procesos yprocedimientos para optimizar los resultados.
I SEMESTRE II SEMESTRE VALOR
PUNTAJE PUNTAJE
TOTAL EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! 40% #¡DIV/0!
#¡DIV/0!
CREATIVIDAD E INNOVACION
Presentar ideas y métodos novedosos y
concretarlos en acciones.
TOTAL EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS #¡DIV/0! #¡DIV/0!#¡DIV/0!
#¡DIV/0!#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
EXPERTICIA TECNICA Entender y aplicar los
conocimientos técnicos del área de desempeño
y mantenerlos actualizados.
#¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
PESO
#¡DIV/0!
TRABAJO EN EQUIPO Trabajar con otros para
conceguir metas comunes.
#¡DIV/0!
TOTAL
ANUAL
COMPROMISO CON LA UNIVERSIDAD
Alinear el propio comportamiento a las
necesidades, prioridades y metas organizacionales.
#¡DIV/0!
TOTAL EVALUACIÓN DE COMPROMISOS 60% 0
#¡DIV/0!
Nombre y C.C.
NOTA: Si el resultado de la evaluación de desempeño es igual o inferior a SETENTA (70) se debe implementar un plan de
mejoramiento individual para desarrollar los factores mas débiles en el formato F06.
TOTAL EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
EVALUADOREVALUADO
C.C.
SOBRESALIENTE (90 A 100 PUNTOS)
SATISFACTORIO (70 A 89 PUNTOS)
NO SATISFACTORIO (69 PUNTOS O MENOS)
Versión: 01
CARGO NIVEL CODIGO GRADO
RESULTADOS EVALUACION DESEMPEÑO I SEMESTRE II SEMESTRE VALOR
PUNTAJE PUNTAJE
TOTAL EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS 40% 0
TOTAL EVALUACIÓN DE COMPROMISOS 60% 0
0
NOTA: Si el resultado de la evaluación del desempeño es igual o inferior a SETENTA (70) se debe implementar un plan de
mejoramiento individual para desarrollar los factores mas débiles a continuación.
TOTAL EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Pagina 1 de 1
FORMATO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO Plan de Mejoramiento
NOMBRE DEL EVALUADO
CODIGO: A.GT-02.F.08 Fecha:
AREA A LA QUE PERTENECE
PESO
SOBRESALIENTE (90 A 100 PUNTOS)
SATISFACTORIO (70 A 89 PUNTOS)
NO SATISFACTORIO (69 PUNTOS O MENOS)
TOTAL
ANUAL
Nombre y C.C.
EVALUADOREVALUADO
C.C.
Código: E.DE
OPORTUNIDADES
• Acreditación con la norma NTC ISOIEC 17025
• falta de laboratorios acreditados en la región
• innovaciones
• posibilidades de crecimiento profesional
• demanda del servicio
• respaldo Uniquindio
DEBILIDADES
• Falta de presupuesto
• Inestabilidad en el personal
• Inexperiencia personal practico
• Estrategias de mercadeo
• Falta de un manejo individual de los recursos que ingresan por los servicios del laboratorio
• Infraestructura
• Página de Internet
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
E.DE-18.00 Versión: 01 Fecha:
ANÁLISIS DOFA
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Acreditación con la norma NTC ISO-
falta de laboratorios acreditados en la
posibilidades de crecimiento
demanda del servicio
• la falta de flexibilidad de las instituciones publicas
• Pérdida de autonomía por la reestructuración en las universidades publicas
• Cambio de la visión de la administración
DEBILIDADES FORTALEZAS
Falta de presupuesto
Inestabilidad en el personal
Inexperiencia personal practico
Estrategias de mercadeo
Falta de un manejo individual de los recursos que ingresan por los servicios del laboratorio
• Trayectoria y experiencia de los directivos
• Servicio certificado
• Calidad en el servicio
• Realiza un buen mantenimiento al laboratorio
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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AMENAZAS
la falta de flexibilidad administrativa de las instituciones publicas
Pérdida de autonomía por la reestructuración en las universidades
Cambio de la visión de la
FORTALEZAS
Trayectoria y experiencia de los
Calidad en el servicio
Realiza un buen mantenimiento al
Código: E.DE
1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
1.1 MISIÓN
El Laboratorio de Metrología Dimensional de la Universidad del Quindío es una dependencia
con una orientación técnica y académica, donde se llevan a cabo labores de carácter
experimental, organizativo y de servicios.
Es un espacio para la realización de actividades académicas relacionadas con la topografía
y la metrología.
Ofrece servicios de alta calidad de calibración de equipos de topografía a los diferentes
sectores que requieren del empleo de instrumentos topogr
optoelectrónicos, con el fin de contribuir en el desarrollo y mantenimiento del nivel
metrológico requerido en los procesos de medición por métodos topográficos.
1.2 VISIÓN
Laboratorio de alta calidad, posicionado al 2018 como el prime
dimensional especializado en equipos de topografía de la región, reconocido por su
competitividad integral en la prestación de servicios especializados de calibración de
equipos topográficos optomecánicos y optoelectrónicas, ads
Normalización, Certificación y Metrología, vinculado a la academia a través de espacios de
trabajo e investigación en la aplicación y desarroll
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
E.DE-16.00 Versión: 01 Fecha:
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
El Laboratorio de Metrología Dimensional de la Universidad del Quindío es una dependencia
con una orientación técnica y académica, donde se llevan a cabo labores de carácter
experimental, organizativo y de servicios.
Es un espacio para la realización de actividades académicas relacionadas con la topografía
Ofrece servicios de alta calidad de calibración de equipos de topografía a los diferentes
sectores que requieren del empleo de instrumentos topográficos optomecánicos y
optoelectrónicos, con el fin de contribuir en el desarrollo y mantenimiento del nivel
metrológico requerido en los procesos de medición por métodos topográficos.
Laboratorio de alta calidad, posicionado al 2018 como el primer laboratorio de metrología
dimensional especializado en equipos de topografía de la región, reconocido por su
competitividad integral en la prestación de servicios especializados de calibración de
equipos topográficos optomecánicos y optoelectrónicas, adscrito al Sistema Nacional de
Normalización, Certificación y Metrología, vinculado a la academia a través de espacios de
trabajo e investigación en la aplicación y desarrollo de la metrología dimensional.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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El Laboratorio de Metrología Dimensional de la Universidad del Quindío es una dependencia
con una orientación técnica y académica, donde se llevan a cabo labores de carácter
Es un espacio para la realización de actividades académicas relacionadas con la topografía
Ofrece servicios de alta calidad de calibración de equipos de topografía a los diferentes
áficos optomecánicos y
optoelectrónicos, con el fin de contribuir en el desarrollo y mantenimiento del nivel
metrológico requerido en los procesos de medición por métodos topográficos.
r laboratorio de metrología
dimensional especializado en equipos de topografía de la región, reconocido por su
competitividad integral en la prestación de servicios especializados de calibración de
crito al Sistema Nacional de
Normalización, Certificación y Metrología, vinculado a la academia a través de espacios de
o de la metrología dimensional.
Código: E.DE
1.3 POLÍTICA DE CALIDAD
El Laboratorio de Metrología
de calidad:
Garantizar los resultados de las verificaciones y calibraciones de los equipos de medición
con los más altos estándares de calidad, con la confiabilidad de los resultados al igual q
la trazabilidad de las mediciones mediante personal competente, adecuada infraestructura
física, optimización de los procesos y una buena atención e información. Para ello se
buscara siempre un alto nivel de formación y actualización del personal
este con los documentos de calidad, la aplicación de las políticas y procedimientos en sus
labores diarias al igual que una innovación permanente en tecnología, para así ser un ente
de innovación, docencia y desarrollo tanto institucional
El laboratorio buscará la mejora continua cumpliendo con los requisitos exigidos por la
norma NTC-ISO 17025
conflictos e intereses personales.
1.4 OBJETIVOS DE CALIDAD
• Desarrollar pertinentemente una cultura enfocada hacia la calidad total, dándole al
personal la metodología necesaria para identificar problemas o emprender proyectos de
mejoramiento continuo incentivando su participación proactiva en los procesos.
• Analizar los requerimientos de los clientes internos y externos con el fin de generar
acciones tendientes a mejorar el cumplimiento y satisfacción de las necesidades
presentes.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
E.DE-16.00 Versión: 01 Fecha:
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
POLÍTICA DE CALIDAD
El Laboratorio de Metrología Dimensional de la Universidad del Quindío tiene como política
Garantizar los resultados de las verificaciones y calibraciones de los equipos de medición
con los más altos estándares de calidad, con la confiabilidad de los resultados al igual q
la trazabilidad de las mediciones mediante personal competente, adecuada infraestructura
física, optimización de los procesos y una buena atención e información. Para ello se
buscara siempre un alto nivel de formación y actualización del personal
este con los documentos de calidad, la aplicación de las políticas y procedimientos en sus
al igual que una innovación permanente en tecnología, para así ser un ente
de innovación, docencia y desarrollo tanto institucional como regional.
El laboratorio buscará la mejora continua cumpliendo con los requisitos exigidos por la
ISO 17025, sin presiones comerciales, con total transparencia y evitando los
conflictos e intereses personales.
OBJETIVOS DE CALIDAD
Desarrollar pertinentemente una cultura enfocada hacia la calidad total, dándole al
personal la metodología necesaria para identificar problemas o emprender proyectos de
mejoramiento continuo incentivando su participación proactiva en los procesos.
zar los requerimientos de los clientes internos y externos con el fin de generar
acciones tendientes a mejorar el cumplimiento y satisfacción de las necesidades
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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Dimensional de la Universidad del Quindío tiene como política
Garantizar los resultados de las verificaciones y calibraciones de los equipos de medición
con los más altos estándares de calidad, con la confiabilidad de los resultados al igual que
la trazabilidad de las mediciones mediante personal competente, adecuada infraestructura
física, optimización de los procesos y una buena atención e información. Para ello se
buscara siempre un alto nivel de formación y actualización del personal, la familiarización de
este con los documentos de calidad, la aplicación de las políticas y procedimientos en sus
al igual que una innovación permanente en tecnología, para así ser un ente
como regional.
El laboratorio buscará la mejora continua cumpliendo con los requisitos exigidos por la
, sin presiones comerciales, con total transparencia y evitando los
Desarrollar pertinentemente una cultura enfocada hacia la calidad total, dándole al
personal la metodología necesaria para identificar problemas o emprender proyectos de
mejoramiento continuo incentivando su participación proactiva en los procesos.
zar los requerimientos de los clientes internos y externos con el fin de generar
acciones tendientes a mejorar el cumplimiento y satisfacción de las necesidades
Código: E.DE
• Realizar planes de mejoramiento continuo hacia el funcionamiento y prestación de l
servicios en el laboratorio con el fin de mantenerlo certificado bajo los máximos
estándares de eficiencia.
• Proteger la Salud y la Seguridad Ocupacional de los empleados del laboratorio de
Metrología topográfica.
• Prestar servicios efectivos, integrale
entorno, para satisfacer oportunamente a la comunidad en general.
• Cumplir con los tiempos de entrega establecidos en la negociación con el cliente
(interno – externo), respondiendo con seriedad, liderazg
durante todo el proceso.
Con el objetivo de conocer el avance y el cumplimiento de estos objetivos, se diseñaron
los indicadores que permitan determinar estos parámetros
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
E.DE-16.00 Versión: 01 Fecha:
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Realizar planes de mejoramiento continuo hacia el funcionamiento y prestación de l
servicios en el laboratorio con el fin de mantenerlo certificado bajo los máximos
estándares de eficiencia.
Proteger la Salud y la Seguridad Ocupacional de los empleados del laboratorio de
Metrología topográfica.
Prestar servicios efectivos, integrales y confiables de acuerdo a los requerimientos del
entorno, para satisfacer oportunamente a la comunidad en general.
Cumplir con los tiempos de entrega establecidos en la negociación con el cliente
externo), respondiendo con seriedad, liderazgo, profesionalismo y confiablidad
durante todo el proceso.
Con el objetivo de conocer el avance y el cumplimiento de estos objetivos, se diseñaron
los indicadores que permitan determinar estos parámetros
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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Realizar planes de mejoramiento continuo hacia el funcionamiento y prestación de los
servicios en el laboratorio con el fin de mantenerlo certificado bajo los máximos
Proteger la Salud y la Seguridad Ocupacional de los empleados del laboratorio de
s y confiables de acuerdo a los requerimientos del
entorno, para satisfacer oportunamente a la comunidad en general.
Cumplir con los tiempos de entrega establecidos en la negociación con el cliente
o, profesionalismo y confiablidad
Con el objetivo de conocer el avance y el cumplimiento de estos objetivos, se diseñaron
Código: E.DE
No Objetivos de Calidad Indicador
1 Satisfacer los requisitos y necesidades del cliente
Índice de satisfacción del cliente con el servicio
2 Cumplir los compromisos de
entrega Porcentaje de entregas
en la fecha pactada
3 Mejorar continuamente la competencia del personal
Puntaje en la evaluación de competencia
4 Mantener y mejorar
continuamente el SGC
Porcentaje de cumplimiento norma
NTC/ISO 17025
5 Crear compromiso en el personal para mantener y mejorar el SGC
Porcentaje de personal capacitado e involucrado
con el SGC
6 Mejorar la Salud ocupacional en el
Laboratorio Incidencia de accidentes
de trabajo
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
E.DE-16.00 Versión: 01 Fecha: Página
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Indicador Unidad de medida Frecuencia Fórmula
Índice de satisfacción del el servicio
Puntos Anual Sumatoria puntaje por
encuestados/número de encuestados
Porcentaje de entregas en la fecha pactada
Porcentaje Mensual Número de entregas a
tiempo*100/Número servicios al mes
Puntaje en la evaluación de competencia
Puntos Anual Sumatoria puntaje de
personal/Número total de personal
Porcentaje de cumplimiento norma
NTC/ISO 17025 Porcentaje Mensual
Cumplimiento requisitos*100/total requisitos
personal capacitado e involucrado
con el SGC Porcentaje Mensual
Personal capacitado e involucrado*100/total de
personal
Incidencia de accidentes de trabajo
Porcentaje Mensual Número de
accidentes*100/número de trabajadores
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 4
Herramienta Meta
Sumatoria puntaje por encuestados/número de
Gráfico de torta
Mínimo
Número de entregas a servicios al
Gráfico de barras
90%
Sumatoria puntaje de personal/Número total de
Gráfico de barras
85/100
requisitos*100/total requisitos Gráfico de
barras 100%
Personal capacitado e involucrado*100/total de
Gráfico de barras
100%
accidentes*100/número de Gráfico de
barras 0%
Código: E.DE
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
E.DE-17.00 Versión: 01 Fecha: Página
MAPA DE PROCESOS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 3
Código: E.DE
El mapa de procesos del Laboratorio de Metrología Topográfica comprende tres grandes
macroprocesos que orientan la vocación del mismo: Procesos Estratégicos, Procesos
Misionales y Procesos de
que se crearon conlleve al cumplimiento de las estrategias misionales y visiónales que se
han planteado para el mismo.
Los Macroprocesos Estratégicos hacen referencia a aquellas actividades que en
al Laboratorio al cumplimiento de los objetivos y políticas.
Los Macroprocesos Misionales son todas aquellas actividades encaminadas a cumplir
efectivamente las tareas que se deben
del servicio a los clientes internos y externos.
Los Macroprocesos de Apoyo pretenden ayudar a que el Laboratorio funcione de la forma
correcta, acorde a los requerimientos normativos, de ley y de reglamento de la
universidad.
Se ha procurado que el mapa de procesos conlle
la Universidad del Quindío, puesto que por ser un ente perteneciente a la Universidad y
aún más de carácter público su orientación debe ser tanto de cumplimiento como de
servicio hacia la comunidad a la cual pertenec
En la siguiente tabla se describen las actividades que corresponde a cada macroproceso
y proceso:
E.DE-17.00 Versión: 01 Fecha:
MAPA DE PROCESOS
El mapa de procesos del Laboratorio de Metrología Topográfica comprende tres grandes
macroprocesos que orientan la vocación del mismo: Procesos Estratégicos, Procesos
Apoyo, La subdivisión de cada uno hace que las actividades
que se crearon conlleve al cumplimiento de las estrategias misionales y visiónales que se
han planteado para el mismo.
Los Macroprocesos Estratégicos hacen referencia a aquellas actividades que en
al Laboratorio al cumplimiento de los objetivos y políticas.
Los Macroprocesos Misionales son todas aquellas actividades encaminadas a cumplir
efectivamente las tareas que se deben desarrollar en el Laboratorio, como la prestación
s clientes internos y externos.
Los Macroprocesos de Apoyo pretenden ayudar a que el Laboratorio funcione de la forma
los requerimientos normativos, de ley y de reglamento de la
Se ha procurado que el mapa de procesos conlleve sincronía con el mapa de procesos de
la Universidad del Quindío, puesto que por ser un ente perteneciente a la Universidad y
aún más de carácter público su orientación debe ser tanto de cumplimiento como de
servicio hacia la comunidad a la cual pertenecen.
En la siguiente tabla se describen las actividades que corresponde a cada macroproceso
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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MAPA DE PROCESOS
El mapa de procesos del Laboratorio de Metrología Topográfica comprende tres grandes
macroprocesos que orientan la vocación del mismo: Procesos Estratégicos, Procesos
Apoyo, La subdivisión de cada uno hace que las actividades
que se crearon conlleve al cumplimiento de las estrategias misionales y visiónales que se
Los Macroprocesos Estratégicos hacen referencia a aquellas actividades que encaminan
Los Macroprocesos Misionales son todas aquellas actividades encaminadas a cumplir
desarrollar en el Laboratorio, como la prestación
Los Macroprocesos de Apoyo pretenden ayudar a que el Laboratorio funcione de la forma
los requerimientos normativos, de ley y de reglamento de la
ve sincronía con el mapa de procesos de
la Universidad del Quindío, puesto que por ser un ente perteneciente a la Universidad y
aún más de carácter público su orientación debe ser tanto de cumplimiento como de
En la siguiente tabla se describen las actividades que corresponde a cada macroproceso
Código: E.DE
MACROPROCESO
Estratégico
Estratégico
Estratégico
Estratégico Gestión del mejoramiento continuo
Estratégico Gestión del mejoramiento continuo
Estratégico Gestión del mejoramiento continuo
Estratégico Gestión del mejoramiento continuo
Estratégico Gestión del mejoramiento continuo
Apoyo
Apoyo Apoyo Apoyo
Apoyo
Apoyo
Apoyo
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
E.DE-17.00 Versión: 01 Fecha:
MAPA DE PROCESOS
PROCESO
Direccionamiento Estratégico Control de Documentos
Direccionamiento Estratégico Norma
Comunicación Estratégica Control de Registros
Gestión del mejoramiento continuo Asegurar la protección de la información de los clientes
Gestión del mejoramiento continuo Trámite de peticiones, quejas,
Gestión del mejoramiento continuo Control de Trabajo no
Gestión del mejoramiento continuo Acciones correctivas, preventivas y de mejora
Gestión del mejoramiento continuo Revisiones por
Gestión Financiera Revisión Pedidos, Ofertas y
Gestión Financiera Contratación PrivadaGestión Financiera Contratación PúblicaGestión Financiera Compras de Bienes y
Gestión Financiera Recepción y Almacenaje de
Gestión del Talento Humano Identificación necesidad de
Gestión del Talento Humano Evaluación del desempeño
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Página 3 de 3
ACTIVIDAD
Control de Documentos
Norma Fundamental
Control de Registros
Asegurar la protección de la información de los clientes
Trámite de peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias Control de Trabajo no
conforme Acciones correctivas,
preventivas y de mejora Revisiones por la dirección
Revisión Pedidos, Ofertas y Contratos
Contratación Privada Contratación Pública Compras de Bienes y
Suministros Recepción y Almacenaje de
Mercancía
Identificación necesidad de formación
Evaluación del desempeño
620
98
168
3
6
50
6
4
2
105
7
42
25
10 30
15 30 12
40
125 75 15
210 84 42 21
100150
Planificación de la Calidad
Confiabilidad de los resultados
Oportunidad de los resultados
Precios Accesibles
5
1
Servicio de Calibración de Equipos de Topografía
2
Expectativas, necesidades y requisitos
legales y del cliente.Importancia relativa
Expectativas de las partes interesadas y metas de la organización
36
1
Establecer alianzas
con otros laboratorios
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE CALIDAD
FECHA: VERSIÓN: 01CÓDIGO: E.DE-19.00
5
Altos Estandares de Calidad 7 245 175
Total
PosicionamientoAlto nivel Formación del
personal
882
7
105
3
Innovación permanente en
tecnología
Ampliación de la
infraestructura.
6
Optimización de
los procesos
Autosuficiencia
Financiera.
4
Total
53612
9
18
770 510 402 672
270
504
2196424 216 84
24
36
72
30
60126
140
105
30 10890
27
60100 80
6
Buena Atención e información
Cumplimiento Requisitos NTC-ISO 17025
Trazabilidad en la medición
4
3 45
120
18
DIRECTRICES DE CALIDAD PARA EL LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Optimización de los procesos 672
Autosuficiencia Financiera. 424
Establecer alianzas con otros laboratorios 216Cumplimiento Requisitos NTC-ISO 17025 270
Expectativas de las partes interesadas y
metas de la organizaciónResultado
Posicionamiento 770
Alto nivel Formación del personal 510
Innovación permanente en tecnología 402Oportunidad de los resultados 92
Precios Accesibles 156
Buena Atención e información 512
Expectativas, necesidades y requisitos
legales y del cliente.Resultado
Altos Estandares de Calidad 882
Confiabilidad de los resultados 590
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE CALIDAD
VERSIÓN: 01CÓDIGO: E.DE-19.00 FECHA:
Cumplimiento Requisitos NTC-ISO 17025 270
El Laboratorio de Metrología Topografica de la Universidad del
Quindío tiene como política de calidad garantizar los resultados de las
verificaciones y calibraciones de los equipos de medición con los más
altos estándares de calidad, con la confiabilidad de los resultados al
igual que la trazabilidad de las mediciones mediante personal
competente, adecuada infraestructura física, optimización de los
procesos y una buena atención e información. Para ello se buscara
siempre un alto nivel de formación y actualización del personal, la
familiarizacion de este con los documentos de calidad, la aplicacion
de las politicas y procedimientos en sus labores diarias, al igual que
una innovación permanente en tecnología, para así ser un ente de
innovación, docencia y desarrollo tanto institucional como regional. El
laboratorio buscará la mejora continua cumpliendo con los requisitos
exigidos por la norma, sin presiones comerciales, con total
transparencia y evitando los conflictos e intereses personales.
672
Confiabilidad de los resultados 590
Buena Atención e información 512
Posicionamiento 770
Alto nivel Formación del personal 510
Trazabilidad en la medición 504
Innovación permanente en tecnología 402
Ampliación de la infraestructura. 84Trazabilidad en la medición 504
DIRECTRICES PARA LA POLÍTICA DE CALIDAD POLÍTICA DE CALIDAD
Optimización de los procesos
Altos Estandares de Calidad 882
No
Gráfico de barras
Gráfico de barras
Herramienta
Gráfico de torta
Gráfico de barras
Gráfico de barras
Gráfico de barras
Personal capacitado e
involucrado*100/total de
personal
Mensual
Mensual
Fórmula
Sumatoria puntaje por
encuestados/número de
encuestados
Número de entregas a
tiempo*100/Número
servicios al mes
Sumatoria puntaje de
personal/Número total de
personal
Cumplimiento
requisitos*100/total
requisitos
Número de
accidentes*100/número de
Frecuencia
Anual
Mesnsual
Anual
Mensual
Porcentaje
Porcentaje de personal
capacitado e involucrado con
el SGC
Incidencia de accidentes de
trabajo6
Unidad de medida
Puntos
Porcentaje
Puntos
Porcentaje
Porcentaje
Porcentaje de cumplimiento
norma NTC/ISO 17025Mantener y mejorar continuamene el SGC
Crear compromiso en el personal para
mantener y mejorar el SGC
Mejorar la Salud ocupacional en el
Laboratorio
Objetivos de Calidad Indicador
Indice de satisfacción del
cliente con el servicio
Porcentaje de entregas en la
fecha pactada
Puntaje en la evaluación de
competencia
Satisfacer los requisitos y necesidades del
cliente
Cumplir los compromisos de entrega
Mejorar continuamente la competencia del
personal
1
2
3
4
5
100%
0%
Meta
Mínimo
90%
85/100
100%
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
INDICADORES DE GESTIÓN
FECHA: VERSIÓN: 01CÓDIGO: E.DE-19.00
trabajadorestrabajo
6Laboratorio
Código:
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-03.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE DOCUMENTOS
PROCESO RELACIONADO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
RESPONSABLE DEL LÍDER DEL LABORATORIO
Establecer los criterios para la re
actualización y control de los
Sistema de Gestión del Laboratorio.
Las instrucciones de este proced
los documentos internos (Manu
Operaciones, Manual de Procedim
Guías, Otros documentos e Inst
documentos externos (Le
Resoluciones, Normas Inte
Especificaciones Técnicas) que
Sistema de Gestión del Laboratorio.
TÉRMINOS Y DEFICIONES Aprob ar: Acción de verificar q
documentado es lo que realmente
Copias controladas : Documentos
Gestión aprobados, que cumplen
establecidos de conservación y bu
de los funcionarios y de los cu
su actualización cada vez q
versión.
Copias no controladas : Copi
del Sistema de Gestión, de caráct
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 15
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
evisión, aprobación,
os documentos del
del Laboratorio.
procedimiento aplican a
ual de Calidad y
mientos, formatos,
tructivos) y a los
eyes, Decretos,
nternacionales y
hacen parte del
del Laboratorio.
que lo que está
e se debe hacer.
os del Sistema de
con los controles
uen uso por parte
os cuales se garantiza
que cambian de
pia de documentos
ter informativo que
Código:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-03.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE DOCUMENTOS
se entregan por solicitudes específ
auditor, un cliente, para un trab
no tienen ningún tipo de control
su tenedor de recoger ni cambiar su
Documentos externos : Documen
emitidos por entidades externas a
que inciden en el Sistema de Ges
por tanto deben controlarse. E
leyes, decretos, códigos, normas,
clientes, catálogos y manuales de pro
entre otros.
Documentos internos : Document
guías, otros documentos, planes de
Documentos obsoletos : Docume
de Gestión cuya veracidad o apli
vigente, se encuentran desactuali
reemplazados por una nueva versi
las versiones anteriores a la vige
sido eliminados del Sistema, pe
se conserva una copia para prese
documento.
Formato : Documentos donde se
información que evidencia los ava
de Gestión.
Listado maestro de docu mentos
documentos internos que hacen p
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 2 de 15
ficas (ejemplo: al
bajo en particular),
ol y no se obliga a
ar su actualización.
ntos elaborados o
a Laboratorio pero
stión del mismo y
Entre ellos están:
as, información de
es de proveedores,
tos elaborados por
de calidad).
entos del Sistema
plicabilidad no es
alizados y han sido
ersión, es decir son
ente, o éstos han
ero de los cuales
ervar la historia del
e se registra la
ances del Sistema
mentos : Relación de
parte del Sistema
Código:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-03.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE DOCUMENTOS
de Gestión. Este permite con
vigencia, tipo de conservación
aprobada.
Manual de Calidad y Operaci o
que específica el Sistema de Ges
el Modelo Estándar de Cont
Laboratorio.
Normograma (Control de
externos): Documento que sirve pa
controlar los documentos extern
carácter legislativo, normativo
(Decretos Leyes, Circulares, Orden
Resoluciones) y otros docum
técnicas, de calidad, manuales
laboratorios, de proveedores,
aplicables para el desarrollo
Integrado de Gestión. Su ad
responsabilidad del macroproceso
Macroproceso : conjunto de
relacionadas mutuamente o que i
generar valor, a las cuales se l
recursos y se les ejercen controles
elementos de entrada en resultad
servicios para el cliente interno o ex
Registro : Documentos que pres
obtenidos o proporciona evidencia
Desempeñadas.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 3 de 15
ntrolar el estado,
y última versión
ones : Documento
stión de Calidad y
ntrol Interno del
de documentos
para administrar y
nos e internos de
o reglamentario
nanzas, Acuerdos,
mentos (normas
de equipos, de
s, entre otros)
o del Sistema
Su administración es
eso Gestión Jurídica.
de actividades
e o que interactúan para
es se les proporcionan
s para transformar
ados, productos o
externo.
esenta resultados
a de las actividades
Código:
6. REFERENCIAS
7. CONDICIONES GENERALES 7.1 RESPONSABILID A TIPO DOCUMENTO Manual de Calidad y
Operaciones
Caracterizaciones
Procedimientos/ Actividades
Guías e instructivos
Normograma
Otros manuales
Formatos
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-03.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE DOCUMENTOS
Revisar: Acción que asegura l
adecuación del documento que
alcanzar el objetivo establecido.
Versión : Indica mediante número
veces que se ha modificado el
primera edición del documento co
versión 01. Cada vez que s
modificación en el documento
número, ejemplo 01, 02, 03.
• NTC-ISO 17025:2005 Requisitos Generales para
la Competencia de Laboratorios de Ensayo y
Calibración.
CONDICIONES GENERALES
AD Y AUTORIDAD
ELABORA REVISA
Estudiantes UTP Líder Laboratorio
Estudiantes UTP, Responsable Laboratorio
Quien delegue Líder Laboratorio
Estudiantes UTP, Responsable Laboratorio
Quien delegue Líder Laboratorio
Estudiantes UTP Quien delegue
Líder Laboratorio
Estudiantes UTP Quien delegue
Líder Laboratorio
Estudiantes UTP Quien delegue Líder Laboratorio
Estudiantes UTP Quien delegue Líder Laboratorio
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 15
la conveniencia y
ue se revisa para
ero la cantidad de
el documento. La
o corresponde a la
se realice una
to cambia dicho
Requisitos Generales para
la Competencia de Laboratorios de Ensayo y
APRUEBA
Líder Laboratorio
Líder Laboratorio
Líder Laboratorio
Líder Laboratorio
Líder Laboratorio
Líder Laboratorio
Líder Laboratorio
Código:
7.2 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
• Los documentos
serán elaborados p
tendrán asesoría cu
• Para asegurar la e
se aplicarán las inst
• Los documentos
Topográfica tienen
Fundamental” (E.DE
7.3 CREACIÓN, REVISDOCUMENTOS
• Todos los docume
D eberán ser apr
representante de la a
• Cualquier funcionario
en los documentos a
• Los documentos se
los siguientes lineami
o Correspond
de creación
documentos
modificación
verificar en
de la inform
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-03.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE DOCUMENTOS
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
(procedimientos, actividades, formatos, g
s por los participantes o funcionarios del Laboratorio
cuando se requiera del equipo de trabajo del Si
eficaz elaboración de los documentos del Si
trucciones de la Norma Fundamental (E.DE-
del Sistema de Gestión del Laboratorio de Metrología
en un código único de acuerdo a lo establ
DE-01.00).
SIÓN, MODIFICACIÓN, ELIMINACIÓN O A C
cumentos serán revisados y actualizados cuan
robados nuevamente por el líder del
a alta dirección.
ario involucrado en el Sistema de Gestión po
os a través del Líder del Laboratorio.
se revisan, actualizan y aprueban nuevamen
amientos:
derá al líder del Laboratorio gestionar y contr
n, revisión, modificación, eliminación o actua
s, para esto diligencia el formato “Solic
ón o inclusión de documentos” (E.DE-03.F.
el listado maestro de documentos, y aprob
mación en los documentos.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 5 de 15
guías, entre otros),
del Laboratorio, quienes
Sistema de Gestión.
Sistema de Gestión
-01.00).
Laboratorio de Metrología
blecido en la “Norma
CTUALIZACIÓN DE
ndo sea necesario y
Laboratorio y/o el
odrá sugerir cambios
amente, de acuerdo a
trolar las solicitudes
actualización de los
citud de creación,
03.F.03) con el fin de
bar la actualización
Código:
o Los docume
por el líder
proceso aco
del Usuario.
• Si es creación de un
Tener en cuenta la
sea:
o Requerido p
o Necesario p
o Necesarios
cadena de
interacciones
o Integración
documento.
o
• Para las modifica c
o Que no va
de los requ
o Que agregue
o Verificar com
o Cuando se r
preventivas, o
internas o e
o Integración
o Observacion
o Obsolescenc
• Antes de la emis
del Laboratorio y/o el
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-03.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE DOCUMENTOS
cumentos una vez elaborados deben tener un
del Laboratorio para verificar que los mism
orde a los requisitos del Sistema de Gestión
o. Tendrá en cuenta estos aspectos:
un nuevo documento
relevancia del mismo para el Sistema de G
por el Sistema de Gestión.
sario para cumplir requisitos legales y reglamentari
s para la Entidad y determinar en qué
de valor (subproceso) se ubica el nuevo docume
es con otros procesos
o eliminación de información en la estructu
o.
ciones o eliminación de un documento
ayan en contra de los requisitos del Si
uisitos legales y reglamentarios.
ue valor al proceso
mo afecta a otros procesos y documentos
requiera como resultado de acciones cor
as, observaciones durante la capacitación en
externas.
o eliminación de un proceso o servicio
nes de partes interesadas
ncia
sión de los documentos del Sistema de
/o el representante de la alta dirección
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 6 de 15
na primera revisión
mos aporten valor al
n y los requisitos
Gestión, es decir, que
ios
ué eslabón de la
o documento y las
ura y/o contenido del
Sistema de Gestión,
es correctivas y/o
en su uso, auditorías
de Gestión, el líder
debe garantizar la
Código:
aprobación.
• Si la creación, mo
Sistema de Gestió
creación, modificac
por las cuales fue r
7.4 REVISIÓN Y APROB
• Los documentos de
y/o el representante
• La revisión de la d
del Laboratorio.
• Todo documento q
en el “Listado Mae
designe el Líder del Laboratorio.
7.5 CONTROL DE CAM
• El control de mod
identificará en el cu
procedimiento, acti
el listado maestro de
• En el “Registro
documento y con ca
documento.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-03.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE DOCUMENTOS
odificación o eliminación del documento no
ón, La alta dirección diligenciará en el fo
cación o inclusión de documentos” (E.DE-03.F.0
rechazada la solicitud, y enviará copia al líder
OBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
del La bo r a t o r i o , serán aprobados por
e de la alta dirección.
documentación de cada proceso, la hará qu
que pertenezca al Sistema de Gestión, d
estro de Documentos” (E.DE-03.F.01) y co
designe el Líder del Laboratorio.
MBIOS EN LOS DOCUMENTOS
dificaciones en los documentos del Sistema
cuadro “Registro de Revisiones” el cual h
actividad, manual, instructivo, guía. Igualmente
o de documentos.
de Revisiones”, se indicarán la totalid
con cada cambio se actualizarán las v
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 7 de 15
no es viable para el
ormato “Solicitud de
03.F.03), las razones
r del Laboratorio
r el líder del mismo
uien designe el líder
debe estar incluido
controlado por quien
ema de Gestión se
hace parte de cada
e, se actualizarán en
dad de cambios al
versiones de dicho
Código:
7.6 DISPONIBILIDAD
DOCUMENTOS APROBADOS
• Se consideran
“Listado Maestr
de Retención D
• Cualquier im
se considera “
7.7 CONTROL DE DO
• La documentación
� Expedición de u
� Cambios que h
servicio, entre ot
• Los documentos ob
definitivamente) se
• En caso que las versi
de Gestión se con
en la carpeta identi
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-03.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE DOCUMENTOS
Y DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROL A
DOCUMENTOS APROBADOS
vigentes los documentos aprobados, que se encuentran en
tro de Documentos” y los registros identifica
Documental.
mpresión del original que se enc
“ COPIA NO CONTROLADA”.
OCUMENTOS OBSOLETOS
es obsoleta, por las siguientes razones:
na nueva versión
hagan inútil el documento: tecnológicos,
e otros.
bsoletos (versión anterior a la vigente - o l
archivan en medio digital.
ersiones anteriores (obsoletas) de los docum
serven, será bajo responsabilidad del líde
ntificada como documentos obsoletos.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 8 de 15
ADAS DE LOS
se encuentran en el
cados en las Tablas
ncuentra en la red,
administrativos, del
los que se eliminan
mentos del Sistema
er del Laboratorio, y
Código:
7.8 ACCESIBILIDAD,
• La comunicación de
estructurales, se r
responsabilidad del Líder del Laboratorio
asistencia (E.DE-03.F.05
• El responsable de
en el documento pu
7.9 ASEGURAMIENTO DE QUE LOS DOCUMENTOS PERMA NECEN
LEGIBLES Y FACILMENTE IDENTIFICABLES
• Para que los docu
sitio web se establec
• Acceso de sólo
• Modificación de
modificación o i
7.10 CONSERVA • El almacenam
Sistema de Gesti
Documental.
• De los documen
(documentos ob
DOCUMENTO O
• Periódicamente
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-03.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE DOCUMENTOS
PUBLICACIÓN Y DIFUSIÓN
de la actualización de los documentos, cu
realiza a los usuarios, a través de
del Líder del Laboratorio y dejando evidenc
03.F.05).
l proceso deberá capacitar o actualizar
ublicado
ASEGURAMIENTO DE QUE LOS DOCUMENTOS PERMA NECEN
FACILMENTE IDENTIFICABLES
cumentos permanezcan legibles y fácilmente
ece:
o lectura para los usuarios
de documentos sólo a través del formato “So
ón o inclusión de documentos” (E.DE-03.F.03)
ACIÓN Y ALMACENAMIENTO
miento y tiempo de conservación de los
estión se realizará de acuerdo con las Ta
cumentos cuya aplicabilidad y/o veracidad
bsoletos), se conserva la última versión, id
OBSOLETO .
nte se hará copia de seguridad de los archiv
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 9 de 15
cuando hay cambios
reuniones, siendo
ncia en el registro de
a los involucrados
ASEGURAMIENTO DE QUE LOS DOCUMENTOS PERMA NECEN
identificables en el
olicitud de creación,
os documentos del
ablas de Retención
d no está vigente
dentificándolos como
ivos del Sistema de
Código:
Gestión, identifi
• El líder del Laboratorio
almacena, prot
procesos, con
(E.CE-13.00) y
del Quindío.
7.11 CONTROL DE DO • Son document
externas al Laboratorio
tanto deben con
información de c
• Todo document
Gestión deberá
• La responsabili
nomograma, es
• El Líder del Laboratorio
en la responsa
nueva y existen
• Los usuarios ten
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-03.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE DOCUMENTOS
tificando dicha copia con fecha y contenido.
l Laboratorio deberán establecer la forma
tege, recupera, retiene y dispone los
base a lo establecido en el “procedimiento co
según la Tabla de Retención Document
OCUMENTOS EXTERNOS
tos externos aquellos elaborados o emiti
l Laboratorio pero que inciden en el Sistema
ntrolarse. Entre ellos están: Leyes, decreto
de clientes, catálogos y manuales de proveedor
to de origen externo que afecte el desempeño
estar incluido en el Normograma.
bilidad de la actualización, vigencia, disponib
es del líder del Laboratorio o quien sea designado para ello.
Laboratorio a l i g ua l qu e l a a l t a d i r ec c i ón
sabilidad de la actualización y aplicación
nte que le aplique a sus procesos.
ndrán acceso al Normograma a través del Laboratorio.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 10 de 15
a como identifica,
registros de sus
o control de registros”
tal de la Universidad
emitidos por entidades
ema de Gestión y por
etos, códigos, normas,
res, entre otros.
sempeño del Sistema de
bilidad y difusión del
Laboratorio o quien sea designado para ello.
a l i g ua l qu e l a a l t a d i r ecc i ón serán solidarios
de la normatividad
l Laboratorio.
Código:
8. CONTENIDO
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
7
FIN
INICIO
Solicitar elaborar, modificar o eliminar un documento justificando su necesidad (anexar modelo del documento)
Revisar la documentación con el fin de asegurar su necesidad y validez
¿El documento es necesario?
Informar la decisiónfuncionario solicitante
Aprobar solicitudrevisión del documento a
funcionario
A
No
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-03.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE DOCUMENTOS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionarios “Solici
modificinclusión de documentos
Funcionarios
Líder Laboratorio
Líder Laboratorio Correo electrónico
FIN
INICIO
Solicitar elaborar, modificar o eliminar un documento justificando su necesidad (anexar modelo del
Revisar la documentación con el fin de necesidad y validez
¿El documento es necesario?
decisión tomada al solicitante
solicitud y delegar revisión del documento a
funcionario
A
Si
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 11 de 15
REGISTRO OBSERVACIÓN
itud de cación o
inclusión de documentos
Determina la necesidad teniendo
en cuenta: mejoramiento en la calidad del servicio,
servicios, actualización de
documentos
Correo electrónico
Código:
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
8
9
10
11
12
¿Tiene observaciones?
Revisar los documentos teniendo en cuenta criterios de aplicabilidad y cumplimiento Norma Fundamental
Devolver el documento para su corrección
Corregir las observaciones y enviar nuevamente al
responsable de revisión
B
No
A
Solicitar firma de aprobación al Líder del Laboratorio
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-03.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE DOCUMENTOS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionarios delegado
Propuesta de documento
Funcionarios delegado
Propuesta de documento
revisada
Funcionario Laboratorio
Propuesta corregida
Líder Laboratorio Documento para aprobación
¿Tiene observaciones?
Revisar los documentos teniendo en cuenta criterios de aplicabilidad y cumplimiento Norma Fundamental
Devolver el documento para su corrección
Corregir las observaciones y enviar nuevamente al
responsable de revisión
B
Si
Solicitar firma de aprobación al Líder del Laboratorio
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 12 de 15
REGISTRO OBSERVACIÓN
Propuesta de documento
Propuesta de documento
revisada
Propuesta corregida
Documento para aprobación
Código:
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Informar la decisiónfuncionario solicitante
Identificar como documento obsoleto archivar en carpeta respectiva
FIN
Registrar modificaciones de procedimientos, manuales, guías en el
registro de revisiones
Actualizar el “Listado maestro de documentos internos”
¿El documento anterior es obsoleto?
Recolectar los obsoletos, distribuidos en los
respectivos procesos
No
B
¿Es una nueva versión?
Documento obsoletoconserva
Eliminar documento obsoleto
Si
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-03.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE DOCUMENTOS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Líder del Laboratorio
Registro de Revisiones actualizado
Funcionarios Listado maestro de documentos
Líder Laboratorio
Líder Laboratorio Documentos
obsoletos descartados
Líder Laboratorio Carpeta
documentos obsoletos
Líder Laboratorio Acta de eliminación
decisión tomada al solicitante
Identificar como documento obsoleto y archivar en carpeta respectiva
FIN
Registrar modificaciones de procedimientos, manuales, guías en el
registro de revisiones
Actualizar el “Listado maestro de documentos internos”
¿El documento anterior es obsoleto?
Recolectar los documentos obsoletos, distribuidos en los
respectivos procesos
C
Si
¿Es una nueva versión?
Si
ocumento obsoleto se conserva?
Eliminar documento obsoleto
No
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 13 de 15
REGISTRO OBSERVACIÓN
Registro de Revisiones actualizado
Listado maestro de documentos
Documentos obsoletos
descartados
Carpeta documentos
obsoletos
Se mantendrán como referencia pero
identificados como se indica
Acta de eliminación
Eliminar en la fecha que tiene vigencia la
nueva versión
Código:
9. ANEXOS
Anexo 1. Norma fundamen
Anexo 2. Listado Maestro de
Anexo 3. Normograma (E.DE
Anexo 4. Solicitud de creac
Anexo 5. Matriz plan de ca
Anexo 6. Registro de asist
Anexo 7. Manual de Calida
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-03.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE DOCUMENTOS
ntal (E.DE-01.00)
o de Documentos (E.DE - 03.F.01)
E.DE - 03.F.02)
ación, modificación o inclusión de documentos
calidad (E.DE-03.F.04)
tencia (E.DE-03.F.05)
ad y Operaciones (E.DE-00.00)
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 14 de 15
s (E.DE - 03.F.03)
Código:
N° Revisión
Fecha Páginas modificadas
Revisó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-03.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE DOCUMENTOS
REGISTRO DE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado por
Aprobó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 15 de 15
Aprobado por
Descripción del cambio
MACROPROCESO:
Aprobación o
modificación de normas
legales vigentes
Modificación de
políticas al interior de
la Universidad del
Quindío
Identificación o
modificación de
controles de un
proceso
Cambio de
responsables en la
ejecución de
actividades
Definición de nuevos
registros como evidencia de
actividades realizadas
Modificación en
los indicadores
del proceso
TIPO DE
DOCUMENTOPROCESO
CARGO:
NOMBRE DE QUIEN APROBÓ LA SOLICITUD:
FECHA DE RESPUESTA A LA
SOLICITUD: (dd/mm/aaa)
TIPO DE
SOLICITUDN°
ASPECTO DE LA JUSTIFICACIÓN (Seleccione con una X los aspectos principales)
VERSIÓN
ACTUAL
CÓDIGO DEL
DOCUMENTONOMBRE DEL DOCUMENTO
NOMBRE DEL SOLICITANTE:
CARGO:
FECHA DE LA SOLICITUD
(dd/mm/aaaa):
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
CÓDIGO: E.DE - 03.F.01 VERSIÓN: 01 FECHA:
SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN O INCLUSIÓN DE DOCUMENTOS
Cambio en el
Objetivo y/o
alcance del
documento
Adición,
eliminación o
modificación de
actividades
OtroSOLICITUD
ACEPTADA
SOLICITUD
RECHAZADAJUSTIFICACIÓN DEL RECHAZO
Elaboración Manual 00
Modificación Procedimiento 01
Eliminación Guía 02
Incorporación de documento externoInstructivo 03
Otro
Formato 04
Otro 5
ESPACIO PARA SER DILIGENCIADO POR PLANEACIÓN
Código:
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
6. REFERENCIAS
7. CONDICIONES GENERALES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GC-3.F.06 Versión: 01 Fecha:
FORMATO PROCEDIMIENTOS
PROCESO RELACIONADO Referencia el nombre del proceso
RESPONSABLE DEL Cargo implicado y directo responsa
Define el propósito que seprocedimiento. Responde a lapretende el procedimiento y para
Describe a nivel macro dontermina el procedimiento.
TÉRMINOS Y DEFICIONES Explica los términos claves que sony de gran importancia pcomprensión del procedimiento d
Relaciona los documentos int(normatividad, manuales, políticas,sirven de soporte o consulta pinterpretación o aplicación drealización de una actividad.
Agrupa las políticas operapara facilitar la ejecución deactividad. Estos aspectos se siempre durante la ejecución depueden ser, las condiciones parrequisitos del cliente, las prequerimientos para ejecución dereglas que se deben cumpexpresadas, mecanismos de contoda información pertinente y nentender dicha actividad.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 4
l proceso correspondiente.
sable del proceso.
se busca con el as preguntas qué qué.
nde inicia y donde
ue son de referencia para una mejor o documentado.
nternos o externos cas, entre otros) que
a para la correcta del documento o
erativas específicas el procedimiento o tienen en cuenta de la actividad y ra cumplir con los
as políticas, los de la actividad las
cumplir, prohibiciones ntrol y en general y necesaria para
Código:
8. CONTENIDO
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
7
INICIO
Identificar la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento
Elaborar borrador siguiendo criterios de la norma fundamental y presentar al líder del laboratorio
Revisar la informacióndocumento o la modificacióncaso, con el fin necesidad y/o aseguraro no al proceso
¿El documento es necesario?
Informar la decisiónfuncionario
FIN
Aprobar solicitudfirmar formatocreación o modificación
documentos"
A
No
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GC-3.F.06 Versión: 01 Fecha:
FORMATO PROCEDIMIENTOS
Descripción de las actividinvolucradas en el procedimienregistros, que representan los procedimiento, en general corresp
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionarios
Funcionarios
Líder Laboratorio
Líder Laboratorio Correo electrónico
Líder Laboratorio
Solicitud de creación,
modificación o inclusión de documentos
INICIO
Identificar la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento
Elaborar borrador siguiendo criterios de la norma fundamental y presentar
líder del laboratorio
información sobre el nuevo modificación si es el
de asegurar su asegurar si es aplicable
¿El documento es necesario?
decisión tomada al funcionario solicitante
FIN
solicitud y diligenciar y formato "Solicitud de
modificación de documentos"
A
Si
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 2 de 4
dades y tareas nto. Incluye los
os resultados del ponde a formatos.
REGISTRO OBSERVACIÓN
Determina la necesidad teniendo
en cuenta: mejoramiento en la calidad del servicio,
servicios, actualización de
documentos
Correo electrónico
Solicitud de creación,
modificación o inclusión de documentos
Código:
9. ANEXOS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GC-3.F.06 Versión: 01 Fecha:
FORMATO PROCEDIMIENTOS
Es una relación de los documenrequieren para la ejecución d(planos, dibujos, formatos, regis
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 3 de 4
cumentos que se del procedimiento stros, otros).
Código:
N° Revisión
Fecha Páginas modificadas
Revisó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GC-3.F.06 Versión: 01 Fecha:
FORMATO PROCEDIMIENTOS
REGISTRO DE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado por
Aprobó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 4
Aprobado por
Descripción del cambio
Día Mes Año
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
Estratégico
Estratégico
Estratégico
Estratégico
Estratégico
Direccionamiento Estratégico
Direccionamiento EstratégicoSolicitd creación
DocumentosE.DE - 03.F.03 Formato 1
Direccionamiento Estratégico Normograma
Listado maestro
Actual ReceptorPROCESO SUBPROCESO NOMBRE CÓDIGO TIPO DE DOCUMENTO
1
Estratégico
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Fecha: Página 1 de 1
Versión Fecha de EdiciónUbicación Medio
Copia Controlada
Código: E.DE - 03.F.01
1
1
Versión: 01
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
Direccionamiento Estratégico Registro Asistencia E.DE-03.F.05 Formato 1
1
Direccionamiento Estratégico Control de Documentos E.DE-03.00 Procedimiento
E.DE-03.F.04
E.DE - 03.F.02 Formato
E.DE - 03.F.01 Formato
Procedimiento
Estratégico Direccionamiento Estratégico Norma Fundmanental E.DE-01.00 Procedimiento
Estratégico Comunicación Estratégica Control de Registros E.CE-13.00 1
Direccionamiento Estratégico FormatoMatriz Plan de Calidad 1
Estratégico Direccionamiento EstratégicoManual de Calidad y
OperacionesE.DE-00.00 Manual 1
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10Apoyo Gestión Financiera Acta parcial de contrato A.GF-06.F.10 Formato 1
A.GF-06.F.08
Apoyo Gestión Financiera Acta Inico de contrato A.GF-06.F.09 Formato 1
Contratación Privada A.GF-06.03 Procedimiento
Gestión Financiera Formato 1
Apoyo
Apoyo
Apoyo
Apoyo
Apoyo
Gestión Financiera
Gestión Financiera
Gestión Financiera
Estratégico
Estratégico
Estudios Previos A.GF-06.F.06 Formato 1
Gestión Financiera Selección de cotizaciones A.GF-06.F.07
1
Acta Apertura de Propuestas
Formato 1
Contratación Pública A.GF-06.04 Procedimiento 1
Direccionamiento Estratégico Formato Procedimientos E.DE-03.F.06 Formato 1
Direccionamiento Estratégico Registro Asistencia E.DE-03.F.05 Formato 1
Apoyo Gestión FinancieraRevisión Pedidos, Ofertas
y ContratosA.GF-04.01 Procedimiento 1
Apoyo Gestión FinancieraSolicitud Servicios de
CalibraciónA.GF-04.F.01 Formato 1
Apoyo Gestión FinancieraContrato Prestación de
ServiciosA.GF-04.F.02 Formato 1
Apoyo Gestión Financiera Informe de Cumplimiento A.GF-04.F.03 Formato 1
Apoyo Gestión FinancieraFicha Técnica Servicio
SolicitadoA.GF-04.F.04 Formato 1
7 9 10
7 9 10Apoyo Gestión FinancieraCompras de Bienes y
SuministrosA.GF-06.01 Procedimiento 1
Apoyo Gestión Financiera Acta final de contrato A.GF-06.F.11 Formato 1
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10Gestión del mejoramiento
continuoEvaluación del nivel de
percepción de la atenciónE.GM-08.F.02 Formato
EstratégicoGestión del mejoramiento
continuoQuejas, reclamos, solicitud
y otrosE.GM-07.F.01 Formato 1
1Estratégico
Procedimiento 1
E.GM-07.F.02 Formato 1
E.GM-07.00
A.GF-06.F.05 1
EstratégicoGestión del mejoramiento
continuo
Asegurar la protección de la información de los
clientes
Apoyo Gestión FinancieraEvaluación Provedor
ActualA.GF-06.F.04 Formato 1
Apoyo Gestión Financiera Solicitud de otros servicios A.GF-06.F.03
Formato
1Formato
Apoyo Gestión FinancieraEvaluación Proveedor
Nuevo
Apoyo Gestión Financiera Registro de Proveedores A.GF-06.F.02 Formato 1
Apoyo Gestión Financiera Plan de Compras A.GF-06.F.01 Formato 1
Apoyo Gestión FinancieraRecepción y Almacenaje
de MercanciaA.GF-06.02 Procedimiento 1
EstratégicoGestión del mejoramiento
continuo
Trámite de peticiones, quejas, reclamos y
sugerenciasE.GM-08.00 Procedimiento 1
EstratégicoGestión del mejoramiento
continuoAseguramiento de la
Información ConfidencialE.GM-07.F.01 Formato 1
EstratégicoGestión del mejoramiento
continuoEncuesta de Satisfacción
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
EstratégicoGestión del mejoramiento
continuoRelación del equipo
auditorE.GM-14.F.04 Formato 1
EstratégicoGestión del mejoramiento
continuoPrograma de Auditoria E.GM-14.F.03 Formato 1
EstratégicoGestión del mejoramiento
continuoPlan de Auditoria E.GM-14.F.02 Formato 1
EstratégicoGestión del mejoramiento
continuoLista de verificación E.GM-14.F.01 Formato 1
EstratégicoGestión del mejoramiento
continuoAuditorias Internas E.GM-14.00 Procedimiento 1
EstratégicoGestión del mejoramiento
continuoControl acciones
correctivas y preventivasE.GM-10.F.02 Formato 1
EstratégicoGestión del mejoramiento
continuoAcciones correctivas,
preventivas y de mejoraE.GM-10.F.01 Formato 1
1
EstratégicoGestión del mejoramiento
continuoAcciones correctivas,
preventivas y de mejoraE.GM-10.00 Procedimiento 1
Estratégico
EstratégicoGestión del mejoramiento
continuoControl de servicio no
conformeM.PS-09.F.02 Formato
Listado de posibles Inconformidades
M.PS-09.F.01 FormatoGestión del mejoramiento
continuo1
Gestión del mejoramiento continuo
Control de Trabajo no conforme
M.PS-09.00 Procedimiento 1
Estratégico
EstratégicoGestión del mejoramiento
Revisiones por la dirección E.GM-15.00 Procedimiento 1
EstratégicoGestión del mejoramiento
continuoInforme final auditorias de
claidadE.GM-14.F.06 Formato 1
1EstratégicoGestión del mejoramiento
continuoLista control de auditores E.GM-14.F.05 Formato
7 9 10
7 9 10EstratégicoGestión del mejoramiento
continuoFicha técnica del indicador E.GM-15.F.01 Formato 1
EstratégicoGestión del mejoramiento
continuoRevisiones por la dirección E.GM-15.00 Procedimiento 1
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
Estratégico Formato 1
EstratégicoGestión del mejoramiento
continuoBalance Scorecard Interno Otro Documento 1
Gestión del mejoramiento continuo
Seguimiento por la dirección
E.GM-15.F.02
Apoyo Gestión del Talento HumanoManual de funciones y
ResponsabilidadesA.GT-02.00 Manual 1
Apoyo Gestión del Talento HumanoIdentificación necesidad
de formaciónA.GT-02.01 Procedimiento 1
Apoyo Gestión del Talento Humano Evaluación del desempeño A.GT-02.02 Procedimiento 1
Apoyo Gestión del Talento HumanoDiagnóstico necesidad de
formaciónA.GT-02.F.01 Formato 1
Apoyo Gestión del Talento HumanoProgramación anual de
capacitaciónA.GT-02.F.02 Formato 1
Apoyo Gestión del Talento HumanoEvaluación de cpacitaciones
A.GT-02.F.03 Formato 1
Evaluación del desempeño 7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
7 9 10
Apoyo Gestión del Talento HumanoEvaluación del desempeño
Nivel ProfesionalA.GT-02.F.04 Formato 1
Apoyo Gestión del Talento HumanoEvaluación del desempeño
Nivel Profesional con personal
A.GT-02.F.05 Formato 1
Apoyo Gestión del Talento HumanoEvaluación del desempeño
Nivel TécnicoA.GT-02.F.06 Formato 1
Apoyo Gestión del Talento HumanoEvaluación del desempeño
Nivel AsistencialA.GT-02.F.07 Formato 1
Apoyo Gestión del Talento Humano Plan de mejoramiento A.GT-02.F.08 Formato 1
Estratégico Direccionamiento EstratégicoDireccionamiento
EstratégicoE.DE-16.00 Otro Documento 1
Estratégico Direccionamiento Estratégico Mapa de Procesos E.DE-17.00 Otro Documento 1
Estratégico Direccionamiento Estratégico Análisis DOFA E.DE-18.00 Otro Documento 1
Estratégico Direccionamiento Estratégico Planificación de la Calidad E.DE-19.00 Otro Documento 1
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOGESTION DE CALIDAD
ESPECIFICACIONESTECNICA O
INSTRUMENTO DE MEDICION
DOCUMENTO FRECUENCIA DE MEDICIONREGISTRO DE
CALIDADRESPONSABLE
1
2
3
4
NoRESPONSABLE
ACTIVIDADREGISTRO
VARIABLE A CONTROLAR
(caracteristicas del producto / parametro de
proceso)
METODO DE CONTROL
ACTIVIDAD DOCUMENTO NORMATIVOTECNICA / EQUIPO /
HERRAMIENTA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE M ETROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-03.F.04 Versión: 01 Fecha:
MATRIZ PLAN DE CALIDAD
Código:
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TERMINOS Y DEFINICIONES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-01.00 Versión: 01 Fecha:
NORMA FUNDAMENTAL
PROCESO RELACIONADO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
RESPONSABLE DEL LÍDER DEL LABORATORIO
Describir y unificar la elaboración
los documentos del Siste
Laboratorio de Metrología Topográfica.
Las instrucciones de este documento aplican a los
documentos internos que hacen parte del Sistema
de Gestión del Laboratorio. Deben ser aplicados por
todos los procesos del Sistema.
Actividad : Constituye la secuencia de las
generadoras de valor, que permite obtener los
productos requeridos para cumplir con el objetivo de
un proceso. Su definición evita la duplicidad de
funciones, simplifica los trámites, agiliza el tiempo de
respuesta de la entidad y garantiza la adecu
utilización de los recursos y capacidades.
Caracterización de procesos : Identificación de los
elementos esenciales de un proceso, es decir sus
rasgos diferenciadores y el establecimiento de las
interrelaciones con otros procesos. Documento:
Información y su medio de soporte.
Formato : Esquema adoptado para modificar la
presentación de documentos.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 17
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
ón y conformación de
ema de Gestión del
Laboratorio de Metrología Topográfica.
Las instrucciones de este documento aplican a los
documentos internos que hacen parte del Sistema
de Gestión del Laboratorio. Deben ser aplicados por
todos los procesos del Sistema.
: Constituye la secuencia de las tareas
generadoras de valor, que permite obtener los
productos requeridos para cumplir con el objetivo de
un proceso. Su definición evita la duplicidad de
funciones, simplifica los trámites, agiliza el tiempo de
respuesta de la entidad y garantiza la adecuada
utilización de los recursos y capacidades.
: Identificación de los
elementos esenciales de un proceso, es decir sus
rasgos diferenciadores y el establecimiento de las
interrelaciones con otros procesos. Documento:
ción y su medio de soporte.
: Esquema adoptado para modificar la
Código:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-01.00 Versión: 01 Fecha:
NORMA FUNDAMENTAL
Guía: Documento que establece
recomendaciones o sugerencias
temas determinados y que apoyan la
procesos o su documentación.
Indicador : Dato que ayuda a medir objetivamente la
evolución de un proceso.
Instructivo : Documento que describe en forma
detallada y secuencial una actividad específica
(cómo).
Macroproceso : Agrupación de procesos de
Laboratorio, puede ser misional, estratégico o de
apoyo y está conformado por procesos.
Planes : Documentos en los que se establecen las
actividades a desarrollar para dar cumplimiento a
objetivos y políticas en cumplimiento a requisitos
propios de la Universidad o de entes externos
regulatorios.
Procedimiento : Forma especificada para llevar a
cabo una actividad o proceso.
Proceso : conjunto de actividades relacionadas
mutuamente o que interactúan para generar valor, a
las cuales se les proporcionan recursos y se les
ejercen controles para transformar elementos de
entrada en resultados, productos o servicios para el
cliente interno o externo.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 2 de 17
establece pautas de acción,
sugerencias de expertos en
apoyan la gestión de los
: Dato que ayuda a medir objetivamente la
: Documento que describe en forma
detallada y secuencial una actividad específica
: Agrupación de procesos del
, puede ser misional, estratégico o de
apoyo y está conformado por procesos.
: Documentos en los que se establecen las
actividades a desarrollar para dar cumplimiento a
objetivos y políticas en cumplimiento a requisitos
la Universidad o de entes externos
: Forma especificada para llevar a
conjunto de actividades relacionadas
mutuamente o que interactúan para generar valor, a
proporcionan recursos y se les
ejercen controles para transformar elementos de
entrada en resultados, productos o servicios para el
Código:
6. REFERENCIA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-01.00 Versión: 01 Fecha:
NORMA FUNDAMENTAL
Registro : Documentos que presenta resultado
obtenidos o proporciona evidencia de las activida
desempeñadas.
Requisito : Necesidad o expectativa, generalmente
implícita u obligatoria.
Subproceso : Grupo de actividades que forma parte
del proceso.
Tarea: Constituyen la secuencia
coherente de los pasos o
necesarios para lograr las metas de cada actividad.
Versión : Número correspondiente a la cantidad de
veces que se ha modificado formalmente el
documento. La primera edición del documento
corresponde a la versión 01.
• NTC-ISO 17025:2005 Requisitos Generales para
la Competencia de Laboratorios de Ensayo y
Calibración.
• NTC-GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública.
• Procedimiento Control de documentos (
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 3 de 17
Documentos que presenta resultados
o proporciona evidencia de las actividades
: Necesidad o expectativa, generalmente
: Grupo de actividades que forma parte
secuencia ordenada y
acciones a seguir
os para lograr las metas de cada actividad.
: Número correspondiente a la cantidad de
veces que se ha modificado formalmente el
documento. La primera edición del documento
Requisitos Generales para
la Competencia de Laboratorios de Ensayo y
GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la
• Procedimiento Control de documentos (E.DE-03.00)
Código:
7. CONDICIONES GENERALES
7.1. ESTRUCTURA DOC
7.2 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓNLABORATORIO
• Todos los document
los informes.
• La codificación de los documentos, se ubica en
• Las Tablas 1, 2 y 3, d
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Código: E.DE-01.00 Versión: 01 Fecha:
NORMA FUNDAMENTAL
CONDICIONES GENERALES
OCUMENTAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
ntos del Sistema de Gestión deben estar co
La codificación de los documentos, se ubica en el encabezado del formato.
y 3, definen la codificación para la documentaci
MANUAL
OPERATIVO
PROCESOS
PROCEDIMEINTOS-ACTIVIDADES
REGISTROS DEL SGC
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DEL LABORATORIO
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DEL
codificados, a excepción de
el encabezado del formato.
ión del sistema.
Código:
CODIF. MACROPROCESO
E Estratégico
M Misional
A Apoyo
Cuadro 1. Codi
TIPO DE DOCUMENTOM
MCOMR
MFRMPPPCF
FTG
INTOD
Cuadro 2. Codificación de los tipos de documentos del Sistema de Gestión
POSICIÓN
Primera posición XX: Misi
. PuntoSegunda Posición YY:
- GuiónTercera Posición NN :
. Punto
Cuarta Posición nn: 01. Si
. PuntoQuinta Posición Letr
. PuntoSexta Posición ## :
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MACROPROCESO PROCESOS
Estratégico Direccionamiento Estratégico
Comunicación EstratégicaGestión Mejoramiento Continuo
Misional Docencia e Investigación
Mantenimiento de EquiposPrestación Servicio Externo
Apoyo
Gestión Financiera Gestión Jurídica
Gestión DocumentalGestión del Talento Humano
Gestión Recursos Físicos y Tecnológicos
Codi ficación de los procesos del Sistema
TIPO DE DOCUMENTO DEFINICIÓN M Manual de Calidad
MCO Manual de Calidad y OperacionesMR Mapa de Riesgo
MFR Manual de Funciones y ResponsabilidadesMPP Manual de Procesos y ProcedimientosPC Plan de Calidad F Formato
FT Ficha Técnica del Indicador G Guía
INT Instructivo OD Otro Documento
Cuadro 2. Codificación de los tipos de documentos del Sistema de Gestión
CÓDIGO Y DEFINICIÓN: Corresponde a las siglas del tipo de macroional (M) o de Apoyo (A).
Punto : Indica siglas del proceso
Guión N : Consecutivo de dos dígitos
Punto : Consecutivo de dos dígitos para los subprocesoSi no existe 00
Punto tra que corresponde a documentos adicionales y de soporte
Punto
: Consecutivo de dos dígitos para los documentos adicionales, inicia
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CODIF. Direccionamiento Estratégico DE
Comunicación Estratégica CE Gestión Mejoramiento Continuo GM
Docencia e Investigación DE Mantenimiento de Equipos ME Prestación Servicio Externo PS
GF GJ
Gestión Documental GD Gestión del Talento Humano GT
Físicos y Tecnológicos GR
de Gestión
Manual de Calidad y Operaciones
Manual de Funciones y Responsabilidades de Procesos y Procedimientos
Cuadro 2. Codificación de los tipos de documentos del Sistema de Gestión
CÓDIGO Y DEFINICIÓN acroproceso: Estratégico (E),
procesos, iniciando con
documentos adicionales y de soporte
documentos adicionales, inicia
Código:
con 01
Cuadro 3. Codificación de la documentación del Sis tema de Gestión
7.3 ASPECTOS DE FORMA PARA LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTO S DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
7.3.1 Encabeza do
El recuadro del encab
los datos básicos p
siguientes dimensiones y cara
Código:
A: Escudo de la Uni
B: Código del Documento
C: Versión. Esta pal
número de versión,
identifican con un co
sucesivamente seg
D: Fecha de aprob
números enteros en
E: Nombre de la instit
tamaño de letra 11.
A B
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NORMA FUNDAMENTAL
con 01
Cuadro 3. Codificación de la documentación del Sis tema de Gestión
ASPECTOS DE FORMA PARA LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTO S DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DEL LABORATORIO
do
bezado para los documentos del Sistema de
para su identificación, debe ir en todas
es y características:
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Código: Versión: 01 Fecha:
NORMA FUNDAMENTAL
niversidad del Quindío, en la parte superior iz
: Código del Documento. El código debe escribirse en tamaño de
alabra debe escribirse con mayúscula inicial
n, va de acuerdo a los cambios realizados
n consecutivo que inicia en 01, con
gún los cambios o actualizaciones.
bación del documento. Debe escribirse en
en el orden año/ mes/ día, empleando dos dígi
nstitución y del Laboratorio. Se escribe en
. Debe ir en la parte superior izquierda.
C
F
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Cuadro 3. Codificación de la documentación del Sis tema de Gestión
ASPECTOS DE FORMA PARA LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTO S DEL
de Gestión, corresponde a
as las páginas, con las
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Página 1 de 1
zquierda.
o de letra 10
al. Tamaño de letra 10. El
os en el documento y se
ntinúa con 02 y así
en tamaño de letra 10, en
itos para cada uno.
en mayúscula sostenida en
D
E
Código:
F: Título del documen
Tamaño de fuente 1
Para los formatos en Excel también puede utilizarse el encabezado
El encabezado aplica pa
• Manual de C
• Caracterizac
• Documentac
Guías e inst
• Formatos
7.3.2 Textos • Fuente del texto: P
Laboratorio, debe t
� Fuen
T
T
T
� Fuen Tipo de letra: arial, calibri
T
de
T
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cumento. Debe ir centrado, en mayúscula
12.
Para los formatos en Excel también puede utilizarse el encabezado
ca para los siguientes documentos:
Calidad y Operaciones
aciones de Macroprocesos y procesos
ación de riesgos Procedimientos y activi
ructivos
Para la elaboración de los documentos del
tenerse en cuenta:
nte del texto
Tipo de letra: arial, calibri
Tamaño de la fuente: 11
Tamaño de la fuente para encabezado: ver numeral 7.3.1
nte del texto para formatos Tipo de letra: arial, calibri
Tamaño de la fuente para los campos a d
de acuerdo a la necesidad entre 9 y 10
Tamaño de la fuente para encabezado: ver numeral 7.3.1
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sostenida y en negrilla.
Para los formatos en Excel también puede utilizarse el encabezado:
idades
os del Sistema de Gestión del
o: ver numeral 7.3.1
a diligenciar puede variar
ver numeral 7.3.1
Código:
• Interlineado del tex
� Si en el tex
entre el fina
o gráfico y el
se han men
� El interlinea
generales, p
general.
• Viñetas: La viñeta uti
dejar 1 o dos espac
• Márgenes:
� Documentos Superior Inferior
• Formatos Superior Inferior
• Tamaño del papel
� Carta: Manu
� Oficio: Otros
� Los formatos
información
7.3.3 Redacción
• Debe redact
ortográficos.
• Para la redacc
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NORMA FUNDAMENTAL
xto: Espacio o interlineado a un espacio, o es
xto deben insertarse gráficos o cuadros, se
al del texto y el inicio del cuadro o gráfico y
el inicio del texto siguiente. Estos deben a
ncionado y de ser posible en la misma pág
ado sencillo se utiliza en la definición de
pero dejando doble espacio entre una y ot
utilizada es un círculo de color negro, despu
cios.
os
2,5 Inferior 2,5 2 Izquierdo 3
2,5 Inferior 2 1,5 Izquierdo 2
uales, procedimientos y actividades, guías, ins
os documentos cuando su extensión lo ameri
atos y registros: varían su tamaño de papel
que se registra.
tarse en español, modo impersonal (terce
acción de las actividades, los verbos se deben
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, o espacio y medio.
se deja doble interlineado
y entre el final del cuadro
aparecer inmediatamente
gina.
de términos y condiciones
tra definición o condición
ués de esta se pueden
nstructivos.
ite.
según el contenido de la
ercera persona), sin errores
n emplear en infinitivo.
Código:
• Terminología
extranjerismos
comprensibles
necesarios
previamente,
se recomienda
sugiere utilizar
símbolos y uni
• Sencillez y br
7.3.4 Presentación
• Los documento
elaboración: enc
de contenido (p
7.3.5 Pie de página
• Identifica la validez
caracterizaciones
actividades, instruct
Revisó: Hace referencia
revisión del documento
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a uniforme: Términos apropiados sin el uso de jergas, uso limitado de
extranjerismos tecnicismos, de manera que los d
es para cualquier funcionario de la instituc
estos términos, los cuales de ser ne
, evitar términos muy especializados, en ca
da definirlas o explicarlas en el numeral de tér
ar siempre el mismo término para un mism
nidades establecidos por la institución.
revedad, pero sin omitir detalles o información
Presentación
os deben respetar las especificaciones es
cabezado, responsabilidad de revisión y
(proceso relacionado, responsable, objetivos, e
Pie de página
z del documento. Se ubica en la parte final
de macroprocesos, procesos, manuales,
uctivos y guías. Contiene los siguientes datos:
ncia al nombre, firma y cargo de la per
o. Contiene además la fecha de la misma: añ
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n el uso de jergas, uso limitado de
documento puedan ser
nstitución. En caso de ser
ecesarios se describen
so de ser indispensables,
érminos y definiciones. Se
mo concepto y emplear los
ión importante.
s establecidas para su
y aprobación, esquema
etc.).
del mismo, sólo para las
es, los procedimientos,
rsona responsable de la
ño, mes y día.
Código:
Aprobó: Hace referen
aprobación del docume
8. CONTENIDO DE LOS El contenido de los
tipo de documento, como
No. CONTENIDO
MANUAL DE
CALIDAD Y
OPERACIONES
1 Proceso
relacionado NA
2 Responsable
del proceso NA
3 Objetivo Aplica
4 Alcance Opcional
5 Términos y
Definiciones Opcional
6 Referencias Aplica
7 Condiciones
Generales Opcional
8 Contenido Aplica
9 Anexos Opcional
NA: No aplica
8.1. CONTENIDO DE L
La caracterización es
de los procesos a
establecimiento de las
se diligencia en el form
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encia al nombre, firma y cargo de la pers
ento, y fecha de dicha aprobación: año, mes y
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓ
documentos de Sistema Integrado de G
, como se relaciona en el cuadro 4.
MANUAL DE
CALIDAD Y
OPERACIONES
CARACTERIZACIONES PROCEDIMEINTOS
Y ACTIVIDADES FORMATOS
INSTRUCTIVOS
Aplica Aplica NA
Aplica Aplica NA
Aplica Aplica Aplica NA
Opcional Aplica Aplica NA Opcional
Opcional NA Aplica NA
Aplica NA Aplica NA
Opcional NA Aplica NA
Aplica Aplica Aplica NA
Opcional NA Opcional Opcional
LA CARACTERIZACIÓN DE MACROPRO CES
una herramienta de planificación que fac
través de la identificación de sus e
as interrelaciones con otros procesos. La Car
rmato E.GC-3.F.06, el cual tiene los siguientes
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rsona responsable de la
y día.
IÓN DEL LABORATORIO
Gestión, depende del
INSTRUCTIVOS
Y GUIAS
PLANES DE
CALIDAD MANUALES
Aplica Aplica Aplica
Aplica Aplica Aplica
Aplica Aplica Aplica
Opcional Aplica Opcional
NA Aplica Opcional
NA Opcional Opcional
NA Opcional Opcional
Aplica Aplica Aplica
NA
CESOS Y PROCESOS
cilita la gestión y control
elementos esenciales y
racterización de Procesos
es campos:
Código:
Proceso I
Objetivo del Procesos
Pprocesoeddependencias
Alcance del Proceso D
Objetivos Institucionales
asociados
Rproceso.
Responsable Cdr
Proveedores
Qproceso.ErcomoPproceso
Entradas
Eactividades delnco
Actividades Ce
Salidas Qrn
Clientes BPd
Políticas de Operación
Cas
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Identificación del Macroproceso correspondie Propósito del proceso. Debe incluir tanto proceso (¿Qué?) como sus propósitos en eficiencia y efectividad (¿Para qué?). Es recdescripción del proceso, la misión y los dependencias involucradas en este.
Describe a nivel macro donde inicia y donde
Registro de los objetivos institucionales a proceso.
Cargo de la persona o grupo de personas decisión sobre el proceso, lo controlan, hacenresponsables por su gestión. Quien suministra o de donde provienen proceso. Entidades, procesos o instancias que proporecursos, solicitudes, directrices etc. al proccomo materia prima para el desarrollo de susPueden ser externos o i nternos: personas, procesos. Elementos de entrada del proceso necesaactividades del proceso. Incluye: Informaciónnecesidades, solicitudes, recursos, regulacioconocimiento, etc. Conjunto de transformaciones que se llevanentradas del proceso y que generan salidas.Quien recibe. Es el producto o servicio geresultado de las actividades realizadas en nuestros clientes u otro proceso. Beneficiarios o destinatarios de los produProcesos, entidades, funcionarios o áreas qdel proceso. Se colocan los servicios generadCorresponde a las directrices establecidas enasegurar la correcta operación o ejecución de
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Página 11 de 17
ente
la razón de ser del términos de eficacia,
ecomendable consultar la os objetivos de las
e termina el proceso.
los cuales apunta el
que tienen poder de cen seguimiento y son
en las entradas del
orcionan información, oceso y que este utiliza
s actividades. s, áreas, entidades,
ario para realizar las n, documentos, ones, tecnología,
an a cabo sobre las s.
enerado, prestado o el proceso dirigido a
roductos o servicios que reciben la salidas erados / prestados.
s en cada proceso para ón de las actividades
Código:
Requisitos por cumplir
Clientes
Legales
GP1000:2004
MECI
Documentos asociados
Documentos Relación de los docRegistros Relación de los re
Indicadores
Expresiones de laslos productos quedel objetivo del pr
Recursos: Relación implementos en gener
Talento Humano
Relación por cargos y No. de personas que desarrollan el proceso.
8.2. CONTENIDO DE L
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
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Requisitos por cumplir
Requisitos y lineamientos de los clientes apli
Leyes, decretos, resoluciones, circulares o nrigen la ejecución del proceso o influyen en su desaral Normograma
Relación de los numerales de la Norma GP1se da cumplimiento a través del proceso.
Relación de los numerales del Modelo Estána los cuales se da cumplimiento a través del
Documentos asociados
os documentos utilizados o generados en el Macroproc
egistros en el Macroproceso.
as variables del subproceso y de las caracue permiten analizar el desarrollo de la gesproceso. Se remite al cuadro de mando
de elementos (recursos físicos, humral) necesarios para el desarrollo del proceso
Infraestructura y ambiente de trabajo
Relación de elementos (e implementos en general) necesarios para el desarrollo del proceso.
Recursosequipos,informacnecesarios ejecución
LOS PROCEDIMIENTOS/ACTIVIDADES
PROCESO RELACIONADO Referencia el nombre del proceso
RESPONSABLE DEL Cargo implicado y directo respo
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licables al proceso.
o normas internas que su desarrollo. Se remite
1000:2004, a los cuales
ndar de Control Interno, és del proceso.
acroproceso.
cterísticas de calidad de stión y del cumplimiento
manos, tecnológicos e o.
Tecnológicos
sos tecnológicos equipos, sistemas de
ación, etc.), necesarios para la
ón del proceso.
l proceso correspondiente.
onsable del proceso.
Código:
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
6. REFERENCIAS
7. CONDICIONES GENERALES
8. CONTENIDO
9. ANEXOS
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Código: E.DE-01.00 Versión: 01 Fecha:
NORMA FUNDAMENTAL
Define el propósito que procedimiento. Responde a lpretende el procedimiento y pa
Describe a nivel macro dtermina el procedimiento.
TÉRMINOS Y DEFICIONES Explica los términos claves que sony de gran importancia comprensión del procedimie
Relaciona los documentos(normatividad, manuales, polítisirven de soporte o consulta pinterpretación o aplicación realización de una actividad.
Agrupa las políticas operapara facilitar la ejecución actividad. Estos aspectos sesiempre durante la ejecuciónpueden ser, las condiciones requisitos del cliente, lrequerimientos para ejecuciónreglas que se deben cumpexpresadas, mecanismos de toda información pertinenteentender dicha actividad.
Descripción de las actiinvolucradas en el procedimregistros, que representan lprocedimiento, en general corr
Es una relación de los drequieren para la ejecución(planos, dibujos, formatos, re
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se busca con el de a las preguntas qué
ara qué.
donde inicia y donde
ue son de referencia para una mejor ento documentado.
os internos o externos icas, entre otros) que a para la correcta
ón del documento o
erativas específicas del procedimiento o se tienen en cuenta
ón de la actividad y para cumplir con los las políticas, los
ón de la actividad las cumplir, prohibiciones control y en general
nte y necesaria para
actividades y tareas miento. Incluye los
los resultados del rresponde a formatos.
documentos que se ón del procedimiento egistros, otros).
Código:
Los procedimientos se pres
de Gestión es flexible en
Imágenes o combinación de
de los usuarios de la docu
El flujograma permite la re
ello se presentan a continu
Nota : Las actividades de
secuencial y además que
superior del símbolo.
SÍMBOLO
INICIO
FIN
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Código: E.DE-01.00 Versión: 01 Fecha:
NORMA FUNDAMENTAL
esentan en flujogramas o diagramas de flujo.
en cuanto a la utilización de diagramas de
de las mismas, cuando se considere necesa
umentación.
epresentación gráfica del Procesos/Subproces
uación las convenciones utilizadas en los doc
de los diagramas de flujo, se present
su numeración se da en orden ascendente
SÍMBOLO SIGNIFICADO
Identifica el inicio del
Representa la preparacioriginal.
Representa la prepdocumento que se elavarias copias.
Representa la toma de
Identifica el archivo de
Identifica el archivo te
Representa una operac
Conector de páginas.
Conector interno. actividades o formatosdentro del Flujograma.
Indica el sentido de la i
Representa el final del
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Página 14 de 17
o. Sin embargo, el sistema
de flujo, texto (narrativo),
ario para el entendimiento
ceso/Actividades y para
os documentos.
tan en orden lógico y
e (1, 2, 3… n) en la parte
SIGNIFICADO
el proceso.
ción de un documento en
paración de un abora en original y
e decisiones.
efinitivo de un documento.
emporal de un documento.
ción.
Permite conectar s con otras actividades
a. información
proceso.
Código:
Ejemplo de procedimiento en flujograma:
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
7
8.3 CONTENIDO DE LO
Los formatos, presentan
de acuerdo con cada proce
Estos, conservan en su
INICIO
Identificar la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento
Elaborar borrador siguiendo criterios de la norma fundamental y presentar al líder del laboratorio
Revisar la informacióndocumento o la modificacióncaso, con el fin necesidad y/o aseguraro no al proceso
¿El documento es necesario?
Informar la decisiónfuncionario
FIN
Aprobar solicitudfirmar formatocreación o modificación
documentos"
A
No
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Código: E.DE-01.00 Versión: 01 Fecha:
NORMA FUNDAMENTAL
Ejemplo de procedimiento en flujograma:
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionarios
Funcionarios
Líder Laboratorio
Líder Laboratorio
Correo electrónico
Líder Laboratorio
Solicitud de creación,
modificación o inclusión de documentos
OS FORMATOS
de manera clara y ordenada un conju
edimiento o actividad.
u estructura lo establecido en esta no
INICIO
Identificar la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento
Elaborar borrador siguiendo criterios de la norma fundamental y presentar
líder del laboratorio
información sobre el nuevo modificación si es el
de asegurar su asegurar si es aplicable
¿El documento es necesario?
decisión tomada al funcionario solicitante
FIN
solicitud y diligenciar y formato "Solicitud de
modificación de documentos"
A
Si
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Página 15 de 17
REGISTRO OBSERVACIÓN
Determina la necesidad teniendo en cuenta: mejoramiento en la calidad del servicio, servicios, actualización de documentos
Correo electrónico
Solicitud de creación,
modificación o inclusión de documentos
unto de datos requeridos,
orma para encabezados
Código:
(numeral 7.3.1) y con relac
e).
9. ANEXOS
Formato Procedimientos (E.
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Código: E.DE-01.00 Versión: 01 Fecha:
NORMA FUNDAMENTAL
ación al tamaño de la fuente y papel en el nu
E.DE-03.F.06)
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umeral 7.3.2 (literales a y
Código:
N° Revisión
Fecha
Revisó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE-01.00 Versión: 01 Fecha:
NORMA FUNDAMENTAL
REGISTRO DE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado
Aprobó
Fecha
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Página 17 de 17
Aprobado por
Descripción del cambio
Versión: 01 Fecha: Página 1 de 1
(7) CODIGO (8) NOMBRE
(1) MACROPROCESO: (2) JERARQUIA DE LA NORMA
(3) NUMERO / FECHA
(4) TITULO
NORMOGRAMA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIOLABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.DE - 03.F.02
PROCESO / SUBPROCESO AL QUE APLICA(5) ARTICULO
(6) APLICACIÓN ESPECIFICA
Elaborado por:
Aprobado por: Jefe Oficina Jurídica Página 1 de 1
Taller Socialización Congreso
No. FECHA DE REALIZACIÓN
1
2
3
4
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
CÓDIGO: E.DE-03-F.03 VERSIÓN: 01 FECHA: Página 1 de 1
REGISTRO DE ASISTENCIA
FECHADÍA MES AÑO
HORA INICIO: HORA TERMINACIÓN: LUGAR:
EVENTOReunión Capacitación Seminario
Mesa de trabajo
Asesoría Foro RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD:
TEMA DE LA ACTIVIDAD:
OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD:
ACUERDOS Y COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLEFECHA DE
COMPROMISOFIRMA
4
SI NO SI NO
No. CARGO
1
2
3
4
5
6
7
OBSERVACIONES
ACTA RESPONSABLE: DOCUMENTOS ANEXOS No. DE ANEXOS:
NOMBRES Y APELLIDOS CÉDULADEPENDENCIA/
ENTIDADTELÉFONO E-MAIL FIRMA
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Código: A.GF-04.F.02 Versión: 01 Fecha: Página 1 de 2
CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS
1
C.P.S. Nº _________________20-- Contratante: ------------------------------------ Prestador: LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA Documento Identificación: Objeto: CDP. No. Rubro: Centro Costos: Valor Total Contrato: Modalidad Contratación: Directa Entre los suscritos a saber: -----------------------------------, mayor de edad y vecino de Armenia, identificado con la cédula de ciudadanía número ------------------------, (CARGO), quien obra por delegación mediante Resolución No.-----------------------, por medio de la cual se delega la función de representante del Laboratorio y --------------------------, identificado con cédula de ciudadanía No (NIT). ---------------------------, quien en adelante se denominará EL CLIENTE, hemos convenido celebrar el presente Contrato el cual se regirá por las siguientes Cláusulas, previas las siguientes consideraciones: 1) -------------------------. 2.) . CLÁUSULA PRIMERA. OBJETO: El objeto del presente Contrato lo constituye la prestación por parte de EL LABORATORIO del servicio profesional -------------------------- con la entrega de los siguientes productos: 1) ------------------------- CLÁUSULA SEGUNDA. TERMINO: El término de duración del presente contrato será de -----------------------, contados a partir del --------- de -------- hasta el ---------- de -------------- de -------------. CLÁUSULA TERCERA. VALOR Y FORMA DE PAGO: El valor se fija en la suma de ($ -----------------) M/CTE, dicho valor se pagará por parte del cliente en ------------- distribuidos así: que se realizarán previo informe del Interventor y el último pago se realizará al culminar el objeto del Contrato con la presentación del Informe Final. CLÁUSULA CUARTA. APROPIACIÓN PRESUPUESTAL: En el presupuesto de la presente vigencia fiscal se encuentra la Disponibilidad Presupuestal No. Rubro Centro de Costos expedida por la División Contable y Financiera. CLÁUSULA QUINTA. GARANTIA UNICA : EL LABORATORIO se compromete a prestar el servicio con todas las medidas técnicas y legales asumiendo las responsabilidades que con ello incurra. CLAUSULA SEXTA: INTERVENTORÍA: La Interventoría del presente Contrato será ejercida por ------------------ de la FACULTAD ---------------------------- de LA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO, quien ejercerá entre otras las siguientes funciones: 1) Suscribir con EL CLIENTE el Acta de iniciación del Contrato. 2) Realizar el seguimiento de la ejecución del Contrato dentro de las condiciones exigidas. 3) Velar por el cumplimiento de las obligaciones por parte de LABORATORIO. 4) Informar sobre el incumplimiento de alguna de las obligaciones del Contrato por parte de EL LABORATORIO. 5) Verificar el pago del contrato al término del mismo. 6) Suscribir el informe final con el Contratista. 7) Las demás constituidas en el artículo 64 del Acuerdo Nº 013 del 1 de agosto de 2005. CLÁUSULA SEPTIMA. CESIÓN DEL CONTRATO: EL LABORATORIO no podrá ceder en todo o en parte el presente Contrato sin previa autorización escrita de LA UNIVERSIDAD. CLÁUSULA OCTAVA. INCUMPLIMIENTO: El incumplimiento o violación de las obligaciones por EL LABORATORIO dará derecho al CLIENTE para rescindir de pleno derecho el presente Contrato, sin necesidad de requerimiento alguno. CLÁUSULA NOVENA. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: El incumplimiento por parte de EL LABORATORIO de cualquiera de las obligaciones del Contrato lo constituirá en deudor frente al CLIENTE de la suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del Contrato a título de pena, sin menoscabo de los perjuicios que pudiera ocasionar como consecuencia del incumplimiento. CLÁUSULA DECIMA. CAPACIDAD TÉCNICA o PROFESIONAL: Se anexa al presente Contrato la Hoja de Vida con la cual se acredita la idoneidad y capacidad técnica para
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-04.F.02 Versión: 01 Fecha: Página 2 de 2
CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS
2
la prestación del servicio. CLÁUSULA DECIMA PRIMERA. CAPACIDAD CONTRACTUAL: EL CLIENTE declara que tiene capacidad para contratar con EL LABORATORIO, de conformidad con la ley, y declara bajo la gravedad de juramento no encontrarse incurso, en ninguna inhabilidad o incompatibilidad para contratar según la Constitución Política, la Ley o las Normas de la Universidad del Quindío. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA. CLÁUSULA COMPROMISORIA: En caso de existir diferencia entre las partes acerca de la celebración, ejecución, desarrollo o terminación del presente Contrato se dará aplicación a esta cláusula. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA. RELACIÓN CONTRACTUAL: Por el hecho de tratarse de un Contrato de Prestación de Servicios, EL LABORATORIO o sus dependientes no adquieren vinculación laboral con EL CLIENTE, ni implica el mismo subordinación laboral. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA. EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Para iniciar la ejecución del Contrato se requiere de su perfeccionamiento según lo dispuesto en el mismo y suscribir Acta de Iniciación entre EL CONTRATISTA y LA INTERVENTORA. CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA. RESPONSABILIDAD CIVIL Y PENAL: EL LABORATORIO responderá civil y penalmente por los perjuicios que cause al CLIENTE y/o terceros durante la ejecución del Contrato, incluso durante la liquidación definitiva del mismo, será responsable hasta por la culpa leve en sus actos y omisiones. CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA. CAUSALES DE TERMINACIÓN: El presente Contrato podrá terminarse por una de las siguientes causales: 1) Mutuo acuerdo. 2) Unilateralmente por parte del CLIENTE cuando EL LABORATORIO incumpla cualquiera de las obligaciones que emanan de este Contrato. 3) Por fuerza mayor o caso fortuito que imposibilite la ejecución de este Contrato. 4) Por vencimiento del término establecido. 5) Por imposibilidad física o jurídica de EL LABORATORIO, que a juicio del CLIENTE impida la ejecución del Contrato. CLÁUSULA DECIMA SEPTIMA. PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION: El presente Contrato se entiende perfeccionado con la firma de las partes, y para su ejecución se requiere: 1) Certificado de disponibilidad y registro presupuestal; 2) Diligenciamiento del Formato de prestación de servicios; 3) publicación en el Diario Único de Contratación si el valor del contrato es igual o superior a $24.845.000. 6) Certificado de la Contraloría General de la República de no figurar en el Boletín de Responsables Fiscales. 7) Fotocopia del Registro Único Tributario. 8) Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía. 9) Propuesta presentada para la ejecución del contrato. 10) Las demás establecidas en la Ley y en el Estatuto de Contratación de LA UNIVERSIDAD. Los gastos que demande la legalización de este Contrato serán por cuenta de EL LABORATORIO. CLAUSULA DECIMA OCTAVA: NORMATIVIDAD APLICABLE: A este Contrato le son aplicables las normas del Código Civil, Código del Comercio y Estatutos de la Universidad del Quindío. CLAUSULA DECIMA NOVENA. DOMICILIO CONTRACTUAL: Para todos los efectos legales, constitúyase como domicilio contractual la ciudad de Armenia, Quindío. Para constancia se firma en la ciudad de Armenia, a los _____________________________ _________________________ REPRESENTANTE LABORATORIO CLIENTE C.C CC - NIT.
version: 01 Pagina: 1 de 1
No. Cédula:
No. codigo
1
2
3
4
Rubro:
OBSERVACIONES
Valor total del Contrato: No. Disponibilidad:
Plan, programa, convenio o proyecto: (Centro de Costos) Justificación: (El Por qué de la Solicitud?)
EquiposNombre:
Objeto de Contrato: Período: No. Meses: No. Días:
Centro de Costos:
Diligencia:
Información del Cliente
Tipo
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Fecha: CODIGO: A.GF-04.F.04
Cargo y nombre del funcionario que ejercerá la Interventoría al contrato:
FICHA TECNICA SERVICIO SOLICITADO
Cliente Laboratorio
Hoja Técnica del equipo
RUT
Demás documentos que se requieran
Anexos: (Cualquier Contrato)
Fotocopia documento de identidad
Código:
REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-04.01 Versión: 01 Fecha:
REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
PROCESO RELACIONADO GESTIÓN FINANCIERA
RESPONSABLE DEL LIDER DEL LABORATORIO
Garantizar la correcta contratación de los servicios
que presta el laboratorio por parte del cliente interno
o externo.
Inicia desde la identificación del servicio a prestar
hasta la legalización del contrato.
TÉRMINOS Y DEFICIONES Contrato: acuerdo de voluntades, verbal o escrito,
manifestado en común entre dos o más personas
con capacidad (partes del contrato), que se obligan
en virtud del mismo, regulando sus relaciones
relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo
cumplimiento pueden compelerse de manera
recíproca, si el contrato es bilateral
una parte a la otra, si el contrato es
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
Garantizar la correcta contratación de los servicios
que presta el laboratorio por parte del cliente interno
identificación del servicio a prestar
acuerdo de voluntades, verbal o escrito,
manifestado en común entre dos o más personas
(partes del contrato), que se obligan
del mismo, regulando sus relaciones
relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo
cumplimiento pueden compelerse de manera
bilateral, o compelerse
una parte a la otra, si el contrato es unilateral.
Código:
REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
6. REFERENCIAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-04.01 Versión: 01 Fecha:
REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
Contrato de Prestación de Servicios: se define
como los contratos relacionados con
que maneja el Laboratorio, en los cuales prevalece
la actividad y capacidad intelectual y académica del
mismo quien debe demostrar la idoneidad en el
área a contratar.
CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el
cual es emitido por el Área Financiera para reservar
el presupuesto para los pagos respectivos.
RETENCIÓN EN LA FUENTE: Es un sistema de
recaudo anticipado de los impuestos, que consiste
en la obligación del agente retenedor de descontar,
conservar, guardar una cantidad que la ley ha
determinado se retenga en el mismo
origen del ingreso.
Ley 100 de 1993
Decreto 2803 de 2003, Reglamenta Parcialmente
el Decreto Ley 1295 de 1994.
Decreto 2150 de 1995
(RUT) Registro Único Tributario Resolución 040 del
27 de enero de 2005
Resolución 0154 del 14 de marzo de 2005
Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por
el párrafo segundo por el artículo primero de la Ley
828 de 2003
Estatuto de Contratación Circular 004 de junio de
2003 de la Función Pública
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
ontrato de Prestación de Servicios: se define
como los contratos relacionados con los servicios
en los cuales prevalece
la actividad y capacidad intelectual y académica del
quien debe demostrar la idoneidad en el
CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el
cual es emitido por el Área Financiera para reservar
el presupuesto para los pagos respectivos.
RETENCIÓN EN LA FUENTE: Es un sistema de
recaudo anticipado de los impuestos, que consiste
obligación del agente retenedor de descontar,
conservar, guardar una cantidad que la ley ha
determinado se retenga en el mismo momento de
Decreto 2803 de 2003, Reglamenta Parcialmente
(RUT) Registro Único Tributario Resolución 040 del
Resolución 0154 del 14 de marzo de 2005
Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por
el párrafo segundo por el artículo primero de la Ley
Estatuto de Contratación Circular 004 de junio de
Código:
REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
7. CONDICIONES
GENERALES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-04.01 Versión: 01 Fecha:
REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
El cliente (sea interno o externo), debe llenar el
formato “Solicitud de Servicios de Calibración” y
entregarlo en la dependencia del Laboratorio ya
por correo electrónico o personalmente
con el los correspondientes documentos de soporte
• Ficha Técnica del instrumento
• Problemas presentados (si los hay)
• Servicio solicitado (calibración, prueba de
funcionamiento, etc.)
El Formato junto con los documentos
para posteriormente proceder a la fijación de tarifas
de costos y la correspondiente negociación con el
cliente.
El funcionario encargado deberá diligenciar la ficha
técnica del servicio solicitado para ser anexada
contrato.
Se firmará el correspondiente contrato, fijándose las
fechas de entrega del servicio solicitado.
Todos los registros que se generen, deben ser
almacenados correctamente, al igual que cualquier
cambio que se dé durante el proceso de negociac
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
El cliente (sea interno o externo), debe llenar el
formato “Solicitud de Servicios de Calibración” y
entregarlo en la dependencia del Laboratorio ya sea
por correo electrónico o personalmente, adjuntado
con el los correspondientes documentos de soporte:
Ficha Técnica del instrumento
Problemas presentados (si los hay)
Servicio solicitado (calibración, prueba de
junto con los documentos será revisado,
para posteriormente proceder a la fijación de tarifas
de costos y la correspondiente negociación con el
El funcionario encargado deberá diligenciar la ficha
técnica del servicio solicitado para ser anexada al
Se firmará el correspondiente contrato, fijándose las
fechas de entrega del servicio solicitado.
Todos los registros que se generen, deben ser
almacenados correctamente, al igual que cualquier
cambio que se dé durante el proceso de negociación.
Código:
REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
8. CONTENIDO
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
7
INICIO
Recibir Formato diligenciado y los documentos soporte
Revisar y dar el visto bueno para su elaboración, diligenciar la ficha técnica del servicio
Verificar que la ficha técnica se encuentre junto con los documentos soporte.
¿En orden
Informar al cliente para que suministre los documentos
FIN
Elaborar con presencia del cliente el contrato para la
prestación del servició
No
A
A
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-04.01 Versión: 01 Fecha:
REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionarios Laboratorio
Solicitud de Servicios de Calibración
Líder Laboratorio Funcionarios
Solicitud de Servicios de Calibración
Ficha técnica servicio
Funcionarios Laboratorio
Documentos de soporte
Ficha técnica servicio
Funcionarios Laboratorio
Correo electrónico
Funcionarios Laboratorio
Documentos de soporte
Ficha técnica servicio
Contrato de Servicio
INICIO
Recibir Formato diligenciado y los soporte
Revisar y dar el visto bueno para su , diligenciar la ficha técnica
Verificar que la ficha técnica se encuentre junto con los documentos
En orden?
al cliente para que suministre los documentos
FIN
Elaborar con presencia del cliente el contrato para la
prestación del servició
Si
A
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 7
REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
REGISTRO OBSERVACIÓN
Solicitud de Servicios de Calibración
Solicitud de Servicios de Calibración
Ficha técnica
servicio
Documentos de soporte
Ficha técnica servicio
Correo electrónico
Documentos de soporte
Ficha técnica servicio
Contrato de Servicio
Código:
REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
REVISIÓN Y FINALIZACIÓN
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
INICIO
Verificar la fecha de finalización del contrato y compararla con la actual
Establecer si la revisión es parcial o final
Diligenciar el correspondiente formato verificando con las partes involucradas
Entregar una copia al laboratorio y otra al cliente.
FIN
Archivar el Informe como sustentación del cumplimiento
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-04.01 Versión: 01 Fecha:
REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
Y FINALIZACIÓN DEL CONTRATO
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Interventor Contrato de
Servicio
Interventor
Interventor Informe de
Cumplimiento
Interventor Informe de
Cumplimiento
Secretaria Informe de Cumplimiento
INICIO
fecha de finalización del contrato y compararla con la actual
Establecer si la revisión es parcial o final
el correspondiente formato verificando con las partes
Entregar una copia al laboratorio y
FIN
Informe como sustentación del cumplimiento
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 5 de 7
REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
REGISTRO OBSERVACIÓN
Contrato de Servicio
Informe de Cumplimiento
Informe de Cumplimiento
Informe de Cumplimiento
Código:
REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
9. ANEXOS
A.GF-04.F.01 Solicitud de Servicios de Calibración
A.GF-04.F.02 Contrato Prestación de Servicios
A.GF-04.F.03 Informe de Cumplimiento
A.GF-04.F.04 Ficha Técnica Servicio Solicitado
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-04.01 Versión: 01 Fecha:
REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
Solicitud de Servicios de Calibración
Contrato Prestación de Servicios
04.F.03 Informe de Cumplimiento
écnica Servicio Solicitado
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
Código:
REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
N° Revisión
Fecha Páginas modificadas
Revisó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-04.01 Versión: 01 Fecha:
REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
REGISTRO DE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado por
Aprobó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 7 de 7
REVISION DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
Aprobado por
Descripción del cambio
version: 01 Fecha:
Parcial Final
2.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Pagina: 1 de 1
INFORME DE CUMPLIMIENTO
1.
CODIGO: A.GF-04.F.03
TIPO DE INFORME
Como interventor del contrato de prestación de servicios _ , suscrito entre El Laboratorio
y ------------------, identificado con la cédula de ciudadanía número ------------ de ---------
--, certifico que durante el mes de ------- de 20-- el Laboratorio entregó los productos
establecidos en el contrato así:
3. 4. 5.
CUMPLIDO SUPERIOR A UN MES
Nota: Se debe cumplir con los siguientes requisitos si el contrato supera un mes.
Igualmente certifico que realizó los paos establecidos así:
C.C. ---- de ----------INTERVENTOR
Igualmente certifico que realizó los paos establecidos así:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-04.F.01 Versión: 01 Fecha: Página 1 de 1
SOLICITUD SERVICIOS DE CALIBRACIÓN
SPS ------- DE ------- Cliente Documento De Identificación
Servicio Solicitado OBJETO: EL LABORATORIO prestará los servicios profesionales brindando acompañamiento al cliente(s) en el servicio de --------------. El CLIENTE suministrará la información necesaria para garantizar la correcta prestación del servicio. ELEMENTOS PARTE DEL SERVICIO La presente solicitud hace referencia a los siguientes equipos
• ---------- • ---------- • ----------
Los cuales el cliente entrega con la información requerida (Ficha Técnica equipo(s), hoja de vida, presentación de fallos y detalles) TIEMPO DE EJECUCION: El producto objeto de la ejecución de esta solicitud se requiere en un plazo inicial de -------- días. DOCUMENTOS: Los documentos que a continuación se relacionan se consideran para todos los efectos, parte integral de esta solicitud de servicios y en consecuencia producen sus mismos efectos u obligaciones jurídicas y contractuales: Fotocopia documento de identificación, fotocopia RUT- Registro Único Tributario (Decreto 2150 de 1995). INTERVENTORIA: La interventoría de la presente orden de prestación de servicios la ejercerá EL DIRECTOR DEL LABORATORIO quien se encargará de: a) Realizar el seguimiento de la ejecución de la presente solicitud, b) Certificar la ejecución de la solicitud dentro de las condiciones exigidas, c) Vigilar y suscribir constancias del cumplido del servicio. CAUSALES DE TERMINACION: La presente solicitud podrá terminarse por una de las siguientes causales: 1) Mutuo acuerdo, 2) Unilateralmente por parte DEL LABORATORIO cuando EL CLIENTE incumpla cualquiera de las obligaciones que emanan de esta orden. 3) Por fuerza mayor o caso fortuito que imposibilite la ejecución de esta orden. 4) Por vencimiento del término establecido. Para constancia se firma en la ciudad de --------- a los, __________________________ CLIENTE
Versión: 1
FECHA HORA INICIO HORA FINAL
No. Folios
1
2
3
4
5
6
MODALIDAD DE CONTRATACION:
AREA SOLICITANTE:
TIPO DE CONTRATO:
ACTA DE APERTURA DE PROPUESTAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.F.08
RELACION PROPUESTAS PRESENTADASINVITACIONES ENVIADAS
OBJETO DEL CONTRATO
INFORMACION SOBRE LAS PROPUESTAS
Fecha:
6
7
8
9
10
Cargo:
Dependencia
Jefe Laboratorio Funcionario
OBSERVACIONES
Versión: 1
AÑO MES DIA
C.C.
De:
VALOR:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Fecha: Pagina: 1 de 1
FORMATO ACTA DE FINALIZACION DE CONTRATO CON FORMALIDADES PLENAS
Código: A.GF-06.F.11
INFORMACION DEL CONTRATO
FECHA DEL ACTA:CONTRATO NUMERO:
FECHA DE TERMINACION CONTRATO:
OBJETO DEL CONTRATO
TIPO DE CONTRATO:
NOMBRE INTERVENTOR:
INFORMACION SOBRE PRORROGAS, ADICIONES U OTROS
Fecha Prorroga hasta Valor de la adicion
BALANCE DE PAGOS Y SALDOS
Sustentación de la Prórroga:
FECHA DE INICIO CONTRATO:
Valor inicial del contrato:Valor adicion 1:
Jefe Laboratorio
0,00
0,00
0,00
Para constancia se firma por quienes intervienen en esta diligencia
Interventor
Contratista
VALOR TOTAL CON ADICIONES
Menos otros pagos:
SALDO FINAL:
Valor adicion 1:
Valor adicion 2:
Valor adicion 3:
Versión: 1
AÑO MES DIA
NOMBRE PROVEEDOR O CONTRATISTA:
C.C DE:
C.C.
VALOR:
FORMATO DE ACTA DE INICIO DE CONTRATO CON FORMALIDADES PLENAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.F.09 Fecha: Pagina: 1 de 1
FECHA DE TERMINACION CONTRATO:
INFORMACION DEL CONTRATO
FECHA DEL ACTA:CONTRATO NUMERO:
FECHA DE INICIO CONTRATO:
TIPO DE CONTRATO:
NOMBRE INTERVENTOR
CONTRATISTA
FIRMAS DE LOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
OBJETO DEL CONTRATO
JEFE LABORATORIOCONTRATISTA
INTERVENTOR
JEFE LABORATORIO
Versión: 1
No
AÑO MES DIA
NOMBRE PROVEEDOR O CONTRATISTA:
C.C DE:
C.C.
DE
VALOR:
Fecha Docto
Compras Docto Compras Factura No. C.Costos Rubro Registro Disponib
RELACION FACTURAS
Valor
OBJETO DEL CONTRATO
Saldo antes del Acta:
Movimientos: -
Saldo después del Acta: -
FORMATO DE ACTA DE INTERVENTORIA PARCIAL
INFORMACION DEL CONTRATO
FECHA DEL ACTA:CONTRATO O BS NUMERO:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código:A.GF-06.F.10 Fecha: Pagina: 1 de 1
NOMBRE INTERVENTOR
INTERVENTOR
TOTAL MOVIMIENTOS 0,00
FIRMAS DE LOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
JEFE LABORATORIO
Código:
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.00 Versión: 01 Fecha:
COMPRAS DE BIENES Y SUMINISTROS
PROCESO RELACIONADO GESTIÓN FINANCIERA
RESPONSABLE DEL LÍDER DEL LABORATORIO
Realizar un proceso ágil que
oferentes, proveedores y usua
Laboratorio de Metrología T
contratación de servicios y adquis
el menor tiempo posible, seleccionando
beneficiosa para el Laboratorio.
Inicia desde la identificación
elaboración del estudio técnico
formato de solicitud del laboratorio,
completamente diligenciada la Orden
Servicio.
TÉRMINOS Y DEFICIONES BS: Orden de Compra, de suminis
CDP: Certificado de Disponibilidad
CRP: Certificado de Registro Presupue
Los estudios Previos : Documen
el fundamento de conveniencia y
realizar la contratación.
Pliego de condiciones o
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 6
COMPRAS DE BIENES Y SUMINISTROS
ue ofrezca a los
usuarios internos del
ratorio de Metrología Topográfica, una
sición de bienes en
onando la oferta más
de la necesidad,
co y aplicación del
laboratorio, hasta dejar
den de Compra y/o
tro o de servicio
dad Presupuestal
esupuestal
ento que contiene
y la oportunidad de
o término de
Código:
6. REFERENCIAS
7. CONDICIONES GENERALES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.00 Versión: 01 Fecha:
COMPRAS DE BIENES Y SUMINISTROS
referencias: Son las condicion
referencia que materializan el pro
Selección Objetiva : Acción
Laboratorio de escoger el
favorable para los fines q
organización.
Declaratoria Desierta : Se presen
propuesta se ajusta al pliego o térm
Estatuto de Contratación de la
Quindío, Acuerdo No.0013 del 1 de
Estatuto General de la Universi
Resolución No.0400 del 27 de ene
El laboratorio contratará bajo
Contratación Directa, aquellos con
inferior a dos salarios mínimos l
vigentes (2 smmlv).
En esta modalidad de contratación
Elaborar los estudios previos, cua
teniendo en cuenta la cuantía
contrato o el diligenciamiento de
diseñada para el efecto.
El Certificado de Disponibilid
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 2 de 6
COMPRAS DE BIENES Y SUMINISTROS
ones o términos de
oceso contractual.
por parte del
ofrecimiento más
que persigue la
nta cuando ninguna
rminos de referencia
a Universidad del
de agosto de 2005,
idad del Quindío,
enero del 2005
la modalidad de
contratos de cuantía
legales mensuales
ón se debe:
ando sea necesario
y naturaleza del
o de la ficha técnica
dad Presupuestal
Código:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.00 Versión: 01 Fecha:
COMPRAS DE BIENES Y SUMINISTROS
vigente.
Se debe solicitar al menos una
propuesta. Se debe elaborar y lega
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 3 de 6
COMPRAS DE BIENES Y SUMINISTROS
a (1) cotización o
galizar un contrato.
Código:
8. CONTENIDO
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
7
8
INICIO
Recibir la solicitud de compra aprobada y revisada
Verificar la disponibilidad de recursos
Solicitar cotizaciones a los proveedores
¿cumpleespecificaciones
Elegir la propuesta o cotización beneficiada
Notificar a la alta dirección para la firma de orden de gasto
A
No
Recibir propuestas y documentación y realizar cuadro comparativo
A
Emitir certificado de disponibilidad presupuestal
Elaborar la orden de servicios
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.00 Versión: 01 Fecha:
COMPRAS DE BIENES Y SUMINISTROS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionario Laboratorio
Memorando General o correo
electrónico
Líder Laboratorio
Funcionario Laboratorio
PropuestasFormato selección
Funcionario Laboratorio
Propuestas proveedores
Formato selección
Líder Laboratorio Formato selección
propuestas
Líder Laboratorio Memorando interno
Funcionario Laboratorio
Líder Laboratorio
Memorando internoCDP
Funcionario Laboratorio
INICIO
Recibir la solicitud de compra aprobada y revisada
Verificar la disponibilidad de recursos
Solicitar cotizaciones a los proveedores
cumple especificaciones?
Elegir la propuesta o cotización beneficiada
Notificar a la alta dirección para la firma de orden de gasto
A
Si
Recibir propuestas y documentación y realizar cuadro comparativo
Emitir certificado de disponibilidad presupuestal (CDP)
Elaborar la orden de servicios
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 6
COMPRAS DE BIENES Y SUMINISTROS
REGISTRO OBSERVACIÓN
Memorando General o correo
electrónico
Propuestas Formato selección
Propuestas proveedores
Formato selección
Formato selección propuestas
Memorando interno
Memorando interno CDP BS
BS
Código:
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
9
10
11
12
13
13
Enviar Orden de servicio firmada con los anexos al líder del laboratorio y/o
división financiera
Expedir certificado de registro presupuestal
Recibir orden de servicios con sus respectivos soportes
Enviar a la alta dirección copia de la orden de servicios y archivar la original
Descartar la propuesta
A
Notificar al proveedor que puede suministrar el bien o servicio
A
FIN
FIN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.00 Versión: 01 Fecha:
COMPRAS DE BIENES Y SUMINISTROS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionario Laboratorio
Líder Laboratorio División Financiera CRP
Funcionario Laboratorio
Funcionario Laboratorio
Propuestas proveedores
Formato selección
Líder Laboratorio
Enviar Orden de servicio firmada con los anexos al líder del laboratorio y/o
división financiera
Expedir certificado de registro presupuestal
Recibir orden de servicios con sus respectivos soportes
Enviar a la alta dirección copia de la orden de servicios y archivar la
Descartar la propuesta
Notificar al proveedor que puede bien o servicio
A
FIN
FIN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 5 de 6
COMPRAS DE BIENES Y SUMINISTROS
REGISTRO OBSERVACIÓN
BS
CRP
BS
Propuestas proveedores
Formato selección
Código:
N° Revisión
Fecha Páginas modificadas
Revisó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.00 Versión: 01 Fecha:
COMPRAS DE BIENES Y SUMINISTROS
REGISTRO DE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado por
Aprobó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 6 de 6
COMPRAS DE BIENES Y SUMINISTROS
Aprobado por
Descripción del cambio
Código:
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.03 Versión: 01 Fecha:
CONTRATACION PRIVADA
PROCESO RELACIONADO GESTIÓN FINANCIERA
RESPONSABLE DEL LIDER LABORATORIO
Realizar un proceso ágil que
oferentes y usuarios internos
metrología topográfica una contra
tiempo posible, seleccionando
beneficiosa tanto en el aspec
económicos.
Inicia desde la elaboración
previos hasta la ejecución del con
TÉRMINOS Y DEFICIONES • CDP: Certificado de Disponibili
• CRP: Certificado de registro presupuestal
• Los estudios Previos :
contiene el fundamento de
oportunidad de realizar la contr
• Pliego de condiciones
referencias : S o n las condi
de referencia que materia
contractual.
• Selección Objetiva : A c c i ó n
Laboratorio de escoger el
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 8
ue ofrezca a los
del laboratorio de
atación en el menor
la oferta más
specto técnico como
de los estudios
contrato.
ilidad Presupuestal
: Certificado de registro presupuestal
Documento que
conveniencia y la
tratación.
o término de
iciones o términos
alizan el proceso
A c c i ó n por parte del
ofrecimiento más
Código:
6. REFERENCIAS
7. CONDICIONES GENERALES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.03 Versión: 01 Fecha:
CONTRATACION PRIVADA
favorable para los fines
Institución.
• Declaratoria Desierta : Se
ninguna propuesta se ajusta al p
de referencia.
Estatuto de Contratación de la
Quindío, Acuerdo No.0013 del
2005, Ley 80 de 1993, Estat
Universidad del Quindío, Resoluc
de enero del 2005.
El laboratorio de metrología topográfica
bajo la modalidad de invitació
contratos cuya cuantía sea supe
inferior a 10 smmlv.
Se aplicara al siguiente procedimiento:
1. Elaboración estudios previos
2. Presupuestos:
• Presupuesto Oficial del Laboratorio
cálculo anticipado de los
la invitación.
• Certificado de Disponibili
vigente.
3. Elaboración del Pliego de cond
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 2 de 8
nes que persigue la
presenta cuando
al pliego o términos
a Universidad del
1 de agosto de
tuto General de la
ción No.040 del 27
El laboratorio de metrología topográfica contratará
ón privada, aquellos
erior a 2 smmlv e
procedimiento:
l Laboratorio: Es un
costos objeto de
ilidad Presupuestal
ndiciones o término
Código:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.03 Versión: 01 Fecha:
CONTRATACION PRIVADA
de referencias.
4. Invitación privada a los pro
efecto se elevará invitación
que se encuentren inscritos en
de proponentes de la Cámara
5. Solicitud como mínimo de tres
6. Recepción de propuestas u ofe
7. Evaluación de las propuest
Comité Evaluador.
8. Selección del Contratista.
9. Adjudicación del Contrato
10. Registro Presupuestal.
11. Elaboración del Contrato
12. Legalización del Contrato
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 3 de 8
ponentes, para el
a los proponentes
en el registro único
de Comercio.
(3) ofertas.
ertas.
tas por parte del
Código:
8. CONTENIDO
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
7
INICIO
Elaborar estudios previos y diligenciar ficha técnica con la cuantía y naturaleza del contrato
Verificar disponibilidad de recursos y elaborar proyecto para contrato con
entidad privada
Elaborar y enviar las invitaciones a cotizar a los oferentes seleccionados y
entregar términos de referencia
¿Existen errores
Recibir propuestas, verificar términos y documentos y elaborar acta de recepción
Notificar al oferente para ajustes o correcciones
A
Evaluar las diferentes propuestas
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.03 Versión: 01 Fecha:
CONTRATACION PRIVADA
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
líder y Funcionario
laboratorio Formato
Funcionario
laboratorio CDP
Funcionario
laboratorio
Términos de
referencia
líder del laboratorio Propuestas
Formato
Líder y Funcionario
laboratorio Oficio
líder laboratorio Acta
INICIO
Elaborar estudios previos y diligenciar ficha técnica con la cuantía y naturaleza del contrato
Verificar disponibilidad de recursos y elaborar proyecto para contrato con
privada
Elaborar y enviar las invitaciones a cotizar a los oferentes seleccionados y
entregar términos de referencia
Existen errores?
Recibir propuestas, verificar términos y documentos y elaborar acta de
Notificar al oferente para que realice ajustes o correcciones
A
No
Si
Evaluar las diferentes propuestas
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 8
REGISTRO OBSERVACIÓN
Formato
CDP
Términos de
referencia
Propuestas
Formato
Oficio
Acta
Código:
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
12
13
14
15
16
Contrato
Elaborar acta de evaluación recomendando a la alta
contratación a seguir indicado el orden de elegibilidad
Elaborar minuta del contrato con visto bueno de los entes correspondientes para firma de alta dirección
¿Contrato
Enviar copia documento original y anexo al responsable decontratación para archivar y demás implicaciones legales
Elaborar acta de iniciación del contrato y realizar seguimiento a la ejecución del mismo, aprobar desembolsos y elaborar acta de finalización
A
FIN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.03 Versión: 01 Fecha:
CONTRATACION PRIVADA
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Líder y Funcionario laboratorio
Acta
Funcionario laboratorio Contrato
Funcionario laboratorio Contrato
Funcionario laboratorio
Formato Acta iniciación
Acta parcialActa finalización
Contrato
Elaborar acta de evaluación recomendando a la alta dirección la
contratación a seguir indicado el orden de elegibilidad
Elaborar minuta del contrato con visto bueno de los entes correspondientes para firma de alta dirección
Contrato o BS?
documento original y al responsable de la
para archivar y demás implicaciones legales
Elaborar acta de iniciación del contrato y realizar seguimiento a la ejecución del mismo, aprobar desembolsos y elaborar acta de
BS
A
A
FIN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 5 de 8
REGISTRO OBSERVACIÓN
Acta
Contrato
Contrato
Formato Acta iniciación
Acta parcial Acta finalización
Código:
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
17
18
19
20
21
22
23
9. ANEXOS Estudios Previos (A.GF Selección de cotizaciones Acta Apertura de Propuestas
FIN
Elaborar orden de servicios
Enviar a quien corresponda para firma de aprobación de gastos
Enviar orden de servicios firmada a división financiera y/o alta dirección
Expedir registro de aprobación presupuestal
Notificar al proveedor que puede suministrar el bien o servicio
Archivar original y enviar copia a quien lo requiera
Recibir orden de servicios con sus respectivos soportes
A
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.03 Versión: 01 Fecha:
CONTRATACION PRIVADA
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
secretaria
secretaria
secretaria
secretaria
secretaria
secretaria
secretaria
A.GF-04.F.01)
Selección de cotizaciones (A.GF-04.F.02)
Acta Apertura de Propuestas (A.GF-04.F.03)
FIN
Elaborar orden de servicios
Enviar a quien corresponda para firma de aprobación de gastos
Enviar orden de servicios firmada a división financiera y/o alta dirección
Expedir registro de aprobación presupuestal
Notificar al proveedor que puede suministrar el bien o servicio
Archivar original y enviar copia a quien lo requiera
Recibir orden de servicios con sus respectivos soportes
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 6 de 8
REGISTRO OBSERVACIÓN
BS
BS
BS
BS
BS
BS
BS
Código:
Acta Inicio de contrato
Acta parcial de contrato
Acta final de contrato
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.03 Versión: 01 Fecha:
CONTRATACION PRIVADA
Acta Inicio de contrato (A.GF-04.F.04)
parcial de contrato (A.GF-04.F.05)
Acta final de contrato (A.GF-04.F.06)
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 7 de 8
Código:
N° Revisión
Fecha Páginas modificadas
Revisó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.03 Versión: 01 Fecha:
CONTRATACION PRIVADA
REGISTRODE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado por
Aprobó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 8 de 8
Aprobado por
Descripción del cambio
Código:
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.04 Versión: 01 Fecha:
CONTRATACION PÚBLICA
PROCESO RELACIONADO GESTIÓN FINANCIERA
RESPONSABLE DEL LÍDER LABORATORIO
Realizar un proceso ágil que
oferentes y usuarios internos del L
Metrología Topográfica una contra
tiempo posible, seleccionando
beneficiosa para el mismo tanto en
como financiero.
Inicia con la elaboración de
previos hasta la adjudicación
ejecución del contrato.
TÉRMINOS Y DEFICIONES Los estudios Previos : Documen
el fundamento de conveniencia y
realizar la contratación.
Pliego de condiciones o
referencias: Son las Condiciones o términos de
referencia que materializan el proceso contractual.
Selección Objetiva: Acción por parte del
laboratorio de metrología topográfica de escoger el
ofrecimiento más favorable para los fines que
persigue la Institución.
Declaratoria Desierta: Se presenta cuando ninguna
propuesta se ajusta al pliego o términos de
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 9
ue ofrezca a los
nos del Laboratorio de
atación en el menor
onando la oferta más
en el aspecto técnico
de los estudios
de la Compra y
ento que contiene
y la oportunidad de
o término de
Condiciones o términos de
materializan el proceso contractual.
Acción por parte del
laboratorio de metrología topográfica de escoger el
ofrecimiento más favorable para los fines que
Se presenta cuando ninguna
ajusta al pliego o términos de
Código:
6. REFERENCIAS
7.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.04 Versión: 01 Fecha:
CONTRATACION PÚBLICA
referencia.
Estatuto de Contratación de la Universidad del
Quindío, Acuerdo No.0013 del 1 de
Estatuto General de la Univers
Resolución No.0400 del 27 de ene
El laboratorio de metrología topográfica
bajo la modalidad de invitación
contratos cuya cuantía supere los
Bajo esta modalidad se aplica
procedimiento:
1. Elaboración de estudios p
incluido dentro del Plan
laboratorio de metrología topográfica
debe describir la necesidad.
2. Presupuesto: a) Presup
laboratorio de metrología topográfica:
cálculo anticipado de los
la invitación privada. b )
disponibilidad presupuestal
3. Pliego de condiciones
Referencia.
4. Recepción de propuestas u
5. Apertura de ofertas en Audi
6. Evaluación de las propues
Comité evaluador.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 2 de 9
de la Universidad del
de agosto de 2005,
sidad del Quindío,
enero del 2005.
El laboratorio de metrología topográfica contratará
ón pública, aquellos
10 smmlv.
cará el siguiente
previos: Debe estar
de Desarrollo del
laboratorio de metrología topográfica y se
dad.
puesto oficial del
laboratorio de metrología topográfica: Es un
costos objeto de
) Certificad de
vigente.
o términos de
u ofertas.
iencia Pública.
uestas por parte del
Código:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.04 Versión: 01 Fecha:
CONTRATACION PÚBLICA
7. Audiencia pública para
contratista.
8. Adjudicación del Contrato.
9. Registro Presupuestal.
10. Elaboración del Contrato.
11. Legalización del Contrato.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 3 de 9
la selección del
Código:
8. CONTENIDO
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Verificar la disponibilidad de recursos
Elaborar proyectos de términos de referencia para invitación
Elaborar los estudios y diligenciar ficha técnica con la cuantía y naturaleza de
contrato.
Revisar los términos de visto bueno y los envía a la alta dirección
Aprobar los términos y envía a la oficina de compras y suministros.
Publicar en la página web la licitación
Recibir las propuestas, verificar términos y documentos y elaborar acta
de recepción.
INICIO
A
Revisar las propuestas, verificar términos y documento.
¿Existen errores
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.04 Versión: 01 Fecha:
CONTRATACION PÚBLICA
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Líder laboratorio Formato
Líder laboratorio
Funcionarios Términos de
referencia
Funcionarios Términos de
referencia
Alta dirección Términos de
referencia
Responsable
Sistemas Página WEB
funcionarios FormatoPropuesta
funcionarios Propuestas
Verificar la disponibilidad de recursos
Elaborar proyectos de términos de referencia para invitación pública.
Elaborar los estudios y diligenciar ficha y naturaleza de
contrato.
de visto bueno y alta dirección
Aprobar los términos y envía a la de compras y suministros.
web la licitación
Recibir las propuestas, verificar términos y documentos y elaborar acta
de recepción.
Si
A
Revisar las propuestas, verificar términos y documento.
No
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 9
REGISTRO OBSERVACIÓN
Formato
CDP
Términos de
referencia
Términos de
referencia
Términos de
referencia
Página WEB
Formato Propuesta
Propuestas
Código:
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Elaborar informes de evaluación determinando el orden
recomendaciones.
Elaborar acta de adjudicación.
Publica en la página web el acta deadjudicación.
Adjudicar compra.
Hay reclamaciones
BS o contrato.
Elaborar minuta del contrato con visto bueno de los entes correspondientes para firma de alta dirección
Enviar copia documento original y anexo al responsable de la contratación para archivar y demás implicaciones legales
Elaborar acta de iniciación del contrato y realizar seguimiento a la ejecución del mismo, aprobar desembolsos y elaborar acta de finalización
FIN
A
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.04 Versión: 01 Fecha:
CONTRATACION PÚBLICA
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionarios
Funcionarios
Responsable
sistemas Página web
Alta dirección Resolución
Líder Laboratorio
funcionarios Contrato
funcionarios Contrato
funcionarios Contrato
informes de evaluación eterminando el orden y
recomendaciones.
Elaborar acta de adjudicación.
Publica en la página web el acta de adjudicación.
Adjudicar compra.
reclamaciones
BS
C
No
D
BS o contrato. E
Elaborar minuta del contrato con visto bueno de los entes correspondientes para firma de alta dirección
Enviar copia documento original y anexo al responsable de la contratación para archivar y demás
Elaborar acta de iniciación del contrato y realizar seguimiento a la ejecución del mismo, aprobar desembolsos y elaborar acta de
A
Contrato
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 5 de 9
REGISTRO OBSERVACIÓN
Acta
Acta
Página web
Resolución
Contrato
Contrato
Contrato
Código:
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
Notificar al oferente para la realización del ajuste y presentación de los documentos
correctos.
Revisar la reclamación y modificar si es el caso.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.04 Versión: 01 Fecha:
CONTRATACION PÚBLICA
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONS
ABLE REGISTRO
Notificar al oferente para la realización del ajuste y presentación de los documentos
correctos.
Revisar la reclamación y modificar si es el caso.
A
C
D
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 6 de 9
REGISTRO OBSERVACIÓ
N
Código:
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
17
18
19
20
21
22
23
9. ANEXOS Estudios Previos (A.GF Selección de cotizaciones Acta Apertura de Propuestas
FIN
Elaborar orden de servicios
Enviar a quien corresponda para firma de aprobación de gastos
Enviar orden de servicios firmada a división financiera y/o alta direc
Expedir registro de aprobación presupuestal
Notificar al proveedor que puede suministrar el bien o servicio
Archivar original y enviar copia a quien lo requiera
Recibir orden de servicios con sus respectivos soportes
A
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.04 Versión: 01 Fecha:
CONTRATACION PÚBLICA
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
secretaria
secretaria
secretaria
secretaria
secretaria
secretaria
secretaria
A.GF-04.F.01)
Selección de cotizaciones (A.GF-04.F.02)
Acta Apertura de Propuestas (A.GF-04.F.03)
FIN
Elaborar orden de servicios
Enviar a quien corresponda para firma de aprobación de gastos
Enviar orden de servicios firmada a división financiera y/o alta dirección
Expedir registro de aprobación presupuestal
Notificar al proveedor que puede suministrar el bien o servicio
Archivar original y enviar copia a quien lo requiera
Recibir orden de servicios con sus respectivos soportes
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 7 de 9
REGISTRO OBSERVACIÓN
BS
BS
BS
BS
BS
BS
BS
Código:
Acta Inicio de contrato
Acta parcial de contrato
Acta final de contrato
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.04 Versión: 01 Fecha:
CONTRATACION PÚBLICA
Acta Inicio de contrato (A.GF-04.F.04)
Acta parcial de contrato (A.GF-04.F.05)
Acta final de contrato (A.GF-04.F.06)
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 8 de 9
Código:
N° Revisión
Fecha Páginas modificadas
Revisó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.04 Versión: 01 Fecha:
CONTRATACION PÚBLICA
REGISTRODE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado por
Aprobó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 9 de 9
Aprobado por
Descripción del cambio
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.F.06 Versión: 01 Fecha: Página 1 de 2
FORMATO ESTUDIOS PREVIOS
Fecha de elaboración Año Mes Día
DEFINICION DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER
DEFINICIÓN TECNICA DE LA NECESIDAD
ITEM
DESCRIPCION DEL ELEMENTO
UNIDAD DE
MEDIDA
CANTIDAD
VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR
FUNDAMENTOS JURIDICOS
ANÁLISIS DE RIESGOS QUE DEBEN SER AMPARADOS POR EL CONTRATISTA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.F.06 Versión: 01 Fecha: Página 2 de 2
FORMATO ESTUDIOS PREVIOS
JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MAS
FAVORABLE
RESPONSABLE
Elaboró (Nombre y Firma)
Versión: 1
AÑO MES DIA
VALOR
1
3
5
Tiempo de servicio con la Institución (Diligencia Compras y
Suministros)
Atención y solución a sugerencias y/o reclamos
Criterios de Calificacion TOTAL
Más de 3 años
Pagina: 1 de 1
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
FORMATO DE EVALUACION DEL PROVEEDOR ACTUAL
INFORMACION DEL PROVEEDOR
Nombre del Proveedor:
Fecha: Código: A.GF-06.F.04
FECHA DE ELABORACION
2
Bien o servicio que provee:
TABLA DE CALIFICACIÓNDESCRIPCIÓN
No Cumple
Cumple
Cumple Insatisfactoriamente
El proveedor da respuesta inmediata
Menos de 1 año
Entre 1 y 3 años
Señor Interventor o usuario del bien o servicio adquirido:
"Califique según los siguientes criterios la calidad del bien/servicio prestado por el proveedor utilizando la tabla de
calificación."
TABLA DE CALIFICACION
CRITERIOS A EVALUAR SEGÚN VALORES INSTITUCIONALES
1
El proveedor cumple
El proveedor no cumple
Cumplimiento con los tiempos pactados de entrega para el producto
comprado o para la prestación del servicio
4
5
El proveedor difícilmente las atiende2
3
El proveedor cumple
El proveedor pocas veces cumple
El proveedor no cumple
Asistencia técnica durante el servicio o asesoría técnica del productoEl proveedor cumple con la asistencia técnica requerida
El proveedor pocas veces cumple con la asistencia técnica requerida
El proveedor no da respuesta
Cumplimiento de especificaciones del servicio o del bien
El proveedor no da respuesta
TipoC
B
A
CARGO:
PROMEDIO DE CALIFICACION
OBSERVACIONES DE LA EVALUACION
Proveedor Mal Evaluado
14-19 Proveedor Aceptable
NOTA: La Universidad no contratará proveedores Tipo C, privilegia trabajar con proveedores Tipo A y cuando lo
considere necesario contratará proveedores Tipo B siempre y cuando presenten un programa con acciones de
mejoramiento.
INFORMACION DEL EVALUADOR
Total Evaluación5-13
FIRMA DEL EVALUADOR
NOMBE:
CLASIFICACIÓN DEL PROVEEDOR
20-25 Proveedor Bien Evaluado
Notas de Calificaciones
CONSIDERACIONES QUE SE TUVIERON EN CUENTA PARA LA CALIFICACION:
Versión: 1
AÑO MES DIA
VALOR
1
3
5
TABLA DE CALIFICACION
CRITERIOS A EVALUAR SEGÚN VALORES INSTITUCIONALES
TABLA DE CALIFICACIÓN
Cumple totalmen te
Experiencia en el Mercado (Certificada)
No presenta Recomendaciones (1)
Criterios de Calificacion
Presenta sólo una recomendación (3) 2
Menos de 1 año (1)
Entre 1 y 3 años (3)
Más de 3 años (5)
Bien o servicio que provee:Nombre del Proveedor:
FECHA DE ELABORACION
Fecha: Pagina: 1 de 1
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
FORMATO DE EVALUACION DEL PROVEEDOR NUEVO
DESCRIPCIÓN
Código: A.GF-06.F.05
INFORMACION DEL PROVEEDOR
Recomendaciones (Mínimo presentar (2) dos)
Presenta las dos recomendaciones solicitadas (5)
Cumple aceptablemente
TOTAL
1
No Cumple
TipoC
B
El Proveedor ofrece los bienes o servicios que podrían satisfacer las
necesidades y requisitos de la Entidad.
El Proveedor ofrece beneficios y ventajas adicionales a la entidad por
concepto de valor agregado.
3
Total Evaluación5-13
4
Proveedor Mal Evaluado
CLASIFICACIÓN DEL PROVEEDOR
PROMEDIO DE CALIFICACION
14-19 Proveedor Aceptable
Notas de Calificaciones
A
CARGO:
CONSIDERACIONES QUE SE TUVIERON EN CUENTA PARA LA CALIFICACION:
Proveedor Bien Evaluado
FIRMA DEL EVALUADOR
NOMBE:
20-25
NOTA: La Universidad no contratará proveedores Tipo C, privilegia trabajar con proveedores Tipo A y cuando lo
considere necesario contratará proveedores Tipo B.
INFORMACION DEL EVALUADOR
OBSERVACIONES DE LA EVALUACION
FORMATO PLAN DE COMPRAS
CODIGO: _____________
Versión: 1
FECHA:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
13
14
15
16
17
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICAPagina: 1 de 1
PLAN DE COMPRAS
CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
PROMEDIO
PRECIO
TOTALMATERIAL , HERRAMIENTA O INSUMOS
REALIZADO POR:
ESPECIFICACIONES
TECNICAS
JEFE DE DEPENDENCIA
TOTAL PLAN DE COMPRAS
AUTORIZACION
Código: A.GF-06.F.01
ITEM
Fecha:
Código:
RECEPCIÓN Y
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.01 Versión: 01 Fecha:
RECEPCIÓN Y ALMACENAJE DE MERCANCIA
PROCESO RELACIONADO GESTIÓN FINANCIERA
RESPONSABLE DEL LÍDER DEL LABORATORIO
Define el propósito que se
procedimiento. Responde a las
pretende el procedimiento y para q
Aplica desde el ingreso de la mercancía al
Laboratorio hasta el archivado de los documentos y el
almacenaje de los productos.
TÉRMINOS Y DEFICIONES BS: Orden de Compra o Servicios (Reportado por el
Sistema)
EE: Formato de Entrega Especial (Destinación
Específica) (Reportado por el Sistema)
ET: Entrega a Bodega General (Reportado por el
Sistema)
EC: Entrada a Caja Menor (Reportado por el
Sistema)
EO: Entrada en Comodato (Reportado por el
Sistema)
ED: Entrada en Donación (Reportado por el Sistema)
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 5
DE MERCANCIA
busca con el
s preguntas qué
qué.
Aplica desde el ingreso de la mercancía al
de los documentos y el
Orden de Compra o Servicios (Reportado por el
Formato de Entrega Especial (Destinación
(Reportado por el Sistema)
Entrega a Bodega General (Reportado por el
Entrada a Caja Menor (Reportado por el
Entrada en Comodato (Reportado por el
Entrada en Donación (Reportado por el Sistema)
Código:
RECEPCIÓN Y
6. REFERENCIAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.01 Versión: 01 Fecha:
RECEPCIÓN Y ALMACENAJE DE MERCANCIA
Soporte Legal : Se refiere al BS o al Contrato
(Reportado por el Sistema)
Artículo 774 del Código de Comercio
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 2 de 5
DE MERCANCIA
Se refiere al BS o al Contrato
Artículo 774 del Código de Comercio
Código:
RECEPCIÓN Y
7. CONTENIDO
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
INICIO
Recepcionan la mercancía y verificar
soporte legar
Verificar el contenido de la factura con la entrega física
¿Diferencias?
Tramitar documentos pertinentes
Almacenar en el lugar específico para cada elemento, asegurándose de que se cumplan todas las medidas de seguridad
No
Si
Clasificar
Otras
1
Tramitar documentos pertinentes
Firmarlos dar copia al proveedor
Almacenar según el tipo de suministro en los estantes correspondientes, dejando constancia de ello.
FIN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.01 Versión: 01 Fecha:
RECEPCIÓN Y ALMACENAJE DE MERCANCIA
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionarios
Funcionarios
Secretaria
Funcionarios
Secretaria
Secretaria
funcionarios Acta
Informar al proveedor
FIN
Almacenar en el lugar específico para cada elemento, asegurándose de
cumplan todas las
Si
1 Suministros
Almacenar según el tipo de los estantes
correspondientes, dejando
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 3 de 5
DE MERCANCIA
REGISTRO OBSERVACIÓN
Acta
Código:
RECEPCIÓN Y
8. ANEXOS
N/A
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.01 Versión: 01 Fecha:
RECEPCIÓN Y ALMACENAJE DE MERCANCIA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 5
DE MERCANCIA
Código:
RECEPCIÓN Y
N° Revisión
Fecha Páginas modificadas
Revisó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: A.GF-06.01 Versión: 01 Fecha:
RECEPCIÓN Y ALMACENAJE DE MERCANCIA
REGISTRO DE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado por
Aprobó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 5 de 5
DE MERCANCIA
Aprobado por
Descripción del cambio
Los campos que tienen asterisco (*) son de diligenciamiento obligatorio
Natural Jurídica
C.C. NIT Documento No. *
Ciudad *
Celular *
Fax
Datos del Representante Legal
Información de Contacto
Apellidos *
Documento No. *
Cargo *
Teléfono *
Email *
Documento No. *
Apellidos *
Correo Electrónico *
Nombre(s) *
Teléfono *
Nombre(s) *
Página Web
Nombre o Razón Social *
Persona *
Tipo de Documento *
Dirección *
Deapartamento *
Otro
Teléfono *
RUT No.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
FORMATO DE REGISTRO DE PROVEEDORES
Página: 1 de 1Fecha: Version: 1Código: A.GF-06.F.02
Actividad
Clase de Proveedor
Información Tributaria
Régimen Simplificado
Referencias
Bancaria * Nombre Teléfono
Comercial * Nombre Teléfono
Datos de la Cuenta
Tipo de Cuenta *
Titular de la Cuenta * Número de la Cuenta *
Consultor-Asesor
Años de experiencia en el mercado *
Registro Mercantil No. * Régimen Común
Documento del Titular * Ciudad de la Cuenta *
Dirección
Dirección
Nombre del Banco *
Categoría *
Contratista de ObraContratista de Servicios Proveedor de Bienes
Versión: 1
AÑO MES DIA
PROVEEDOR ESPECIFICACIONES VALOR
1
Código: A.GF-06.F.07
2
Fecha:
CLASE DE CONTRATACIÓN:
Pagina: 1 de 1
INFORMACION DEL SOLICITANTE
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
FORMATO DE SELECCIÓN DE COTIZACIONES
FECHA DE ELABORACION
DEPENDENCIA O PROCESO :
OBJETO DE LA SOLICITUD:
FECHA DE LA SOLICITUD:
CUADRO COMPARATIVO
Contribuyente Regimen Comun o Gran Contribuyente
servicio.
PROPUESTA SELECCIONADA
3
FIRMA LIDER LABORATORIO FIRMA DEL SOLICITANTE
En ocasiones se podra contratar con Regimen Simplificado , según las caracteristicas del
NOMBE:
CONSIDERACIONES QUE SE
TUVIERON EN CUENTA
REQUISITOS PARA CONTRATAR CON LA UNIVERSIDAD
Versión: 1
Fecha Solicitud:
Código: A.GF-06.F.03
De:
Dependencia o Programa: Centro de Costos:
DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO SOLICITADO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICAFecha: Pagina: 1 de 1
SOLICITUD DE OTROS SERVICIOS
Apellidos:Nombres:
DATOS SOLICITANTE
Cédula No:
Valor estimado: $ ________________________
DATOS DEL PROVEEDOR
Nombre:
c.c. o NIT: Dirección: Correo Electrónico:
Ciudad:
Cargo:
Teléfono Fijo:
Teléfono Celular:
Dirección:
Correo Electrónico:
Firma Solicitante Ordenador del Gasto
u Ordenador del Gasto Alta dirección (1)
Aprobado
Nota: Este formato debe ser utilizado para:
Solicitud de refrigerios, desayunos, almuerzos o cenas
Atención personal invitado
Solicitud de elementos para atender eventos (Flores, mesas, sillas y manteles)
Centro de Costos:
Fecha de Recepción: Fecha de Radicación:
CDP No. Rubro:
c.c. o NIT: Dirección: Correo Electrónico:
USO EXCLUSIVO DEL AREA FINANCIERA
De: Ciudad: Teléfono:
Código:
ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLI ENTES
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
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Código: E.GM-07.00 Versión: 01 Fecha:
ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLI ENTES
PROCESO RELACIONADO GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
RESPONSABLE DEL Personal del Laboratorio
Supervisar y controlar la información suministrada
por el cliente para utilizarla de la forma correcta y
para los fines establecidos.
Toda actividad desarrollada dentro del laboratorio
donde se tenga interacción con clientes internos y
externos
TÉRMINOS Y DEFICIONES Información confidencial : Todo conjunto de datos
suministrado en medio magnético, impreso, oral,
auditivo o visual por el cliente, necesario para la
correcta prestación del servicio y que considere no
apta para terceros
Verificación : Control de la información en presencia
del cliente para así evitar discrepancias en momentos
posteriores
Supervisión : Seguimiento continuo al buen manejo
de la información dentro de las instalaciones del
laboratorio, evitando su filtración al exterior.
Mejora continua: Mejora sistemática e incesante de
los procesos mediante la implementación, desarrollo
y puesta en marcha de metodologías y herramientas
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ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLI ENTES
GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
Supervisar y controlar la información suministrada
por el cliente para utilizarla de la forma correcta y
Toda actividad desarrollada dentro del laboratorio
donde se tenga interacción con clientes internos y
: Todo conjunto de datos
suministrado en medio magnético, impreso, oral,
visual por el cliente, necesario para la
correcta prestación del servicio y que considere no
: Control de la información en presencia
del cliente para así evitar discrepancias en momentos
nuo al buen manejo
de la información dentro de las instalaciones del
laboratorio, evitando su filtración al exterior.
sistemática e incesante de
los procesos mediante la implementación, desarrollo
gías y herramientas
Código:
ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLI ENTES
6. REFERENCIAS
7. CONDICIONES GENERALES
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Código: E.GM-07.00 Versión: 01 Fecha:
ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLI ENTES
adecuadas al proceso.
Norma NTC-ISO 17025:2005 Requisitos Generales
para la Competencia de laboratorios de Ensayo y
Calibración
Se debe realizar la respectiva verificación de la
información recibida, con el formato de recepción de
información confidencial de los clientes, en él se
pueden guardar registros de cada trabajo convenido
y asegurar la transparencia en el manejo de la
información.
Velar por el buen manejo de la información, que el
proceso se realice de forma eficiente, eficaz y que se
garantice la absoluta transparencia y el manejo
adecuado de toda fuente de información que ingrese
a las instalaciones.
Cada trabajo realizado servirá como base para la
realización de otro, ya que así se busca mejorar de
forma oportuna y medida de acuerdo a las
necesidades y a los procesos flexibles que encamine
el laboratorio.
Concientizar al personal involucrado en el buen
manejo y disposición de la información, para que de
esta forma se genere un clima de confianza al
interior, que a medida que sea más fuerte, servirá de
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ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLI ENTES
ISO 17025:2005 Requisitos Generales
para la Competencia de laboratorios de Ensayo y
Se debe realizar la respectiva verificación de la
recibida, con el formato de recepción de
información confidencial de los clientes, en él se
pueden guardar registros de cada trabajo convenido
y asegurar la transparencia en el manejo de la
Velar por el buen manejo de la información, que el
proceso se realice de forma eficiente, eficaz y que se
garantice la absoluta transparencia y el manejo
adecuado de toda fuente de información que ingrese
Cada trabajo realizado servirá como base para la
así se busca mejorar de
forma oportuna y medida de acuerdo a las
necesidades y a los procesos flexibles que encamine
Concientizar al personal involucrado en el buen
manejo y disposición de la información, para que de
esta forma se genere un clima de confianza al
interior, que a medida que sea más fuerte, servirá de
Código:
ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLI ENTES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-07.00 Versión: 01 Fecha:
ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLI ENTES
evidencia ante los clientes potenciales de la
honorabilidad de quienes prestan el servicio.
Para llenar el formato de recepción de información
confidencial de los clientes es necesario contar con la
participación activa del cliente, para que él sea
testigo del convenio que se contrajo al prestar el
servicio con el laboratorio, al igual que verificar que:
• Se recibió la información suficiente para
desarrollar el trabajo
• El cliente acepta las condiciones propuestas por
el laboratorio
• Se garantizó el uso de la información sólo para
satisfacer las necesidades expresadas por el
cliente.
De cumplir estas condiciones, se llena el formato
de recepción de información confidencial de los
clientes, sin ninguna observación o medida de
corrección o correctivo, y se procede a programar
el inicio de la tarea.
Si alguna condición no se cumple, entonces:
• Solicitar al cliente el suministro de la información
completa
• Negociar las condiciones para llegar a un
consenso que beneficie a ambas partes, pero
sin dejar a un lado los valores y principios por
los cuales se debe regir el personal del
laboratorio.
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ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLI ENTES
evidencia ante los clientes potenciales de la
dad de quienes prestan el servicio.
Para llenar el formato de recepción de información
confidencial de los clientes es necesario contar con la
participación activa del cliente, para que él sea
testigo del convenio que se contrajo al prestar el
cio con el laboratorio, al igual que verificar que:
Se recibió la información suficiente para
El cliente acepta las condiciones propuestas por
Se garantizó el uso de la información sólo para
expresadas por el
De cumplir estas condiciones, se llena el formato
de recepción de información confidencial de los
clientes, sin ninguna observación o medida de
corrección o correctivo, y se procede a programar
a condición no se cumple, entonces:
Solicitar al cliente el suministro de la información
Negociar las condiciones para llegar a un
consenso que beneficie a ambas partes, pero
sin dejar a un lado los valores y principios por
regir el personal del
Código:
ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLI ENTES 8. CONTENIDO
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
9. ANEXOS
Anexo 1. Formato de Recepción de Información de los Clientes
FIN
Entregar copia al cliente y guardar original
Diligenciar el formato donde conste la recepción de la información
Solicitar al cliente la totalidad de la información
No
¿Está completa
Revisar en presencia del cliente la totalidad de la información
suministrada
Recibir del cliente la información necesaria para prestar el servicio
INICIO
Notificar al cliente sobre el manejo de la información mientras dure la
prestación del servicio
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Código: E.GM-07.00 Versión: 01 Fecha:
ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLI ENTES
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionarios Laboratorio
Funcionarios Laboratorio
Funcionarios Laboratorio
Funcionarios Laboratorio
Funcionarios Laboratorio
Funcionarios Laboratorio
Anexo 1. Formato de Recepción de Información de los Clientes (E.GM-07.F.01
FIN
Entregar copia al cliente y guardar original
Si
Diligenciar el formato donde conste la recepción de la información
Solicitar al cliente la totalidad de la información
Está completa?
Revisar en presencia del cliente la totalidad de la información
suministrada
Recibir del cliente la información necesaria para prestar el servicio
INICIO
Notificar al cliente sobre el manejo de la información mientras dure la
prestación del servicio
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 5
ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLI ENTES
REGISTRO OBSERVACIÓN
07.F.01)
Código:
ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLI ENTES
N° Revisión
Fecha Páginas modificadas
Revisó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-07.00 Versión: 01 Fecha:
ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLI ENTES
REGISTRO DE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado por
Aprobó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLI ENTES
Aprobado por
Descripción del cambio
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-08.F.02 Versión: 01 Fecha: Página 1 de 1
EVALUACIÓN DEL NIVEL DE PERCEPCIÓN DE LA ATENCIÓN A QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUD Y OTROS
Fecha Nombre Doc. identidad
El trámite para presentar la
queja le pareció fácil
La respuesta fue oportuna
Se resolvió la inquietud planteada
Observaciones
Día Mes Año SI NO SI NO SI NO
FORMATO DE RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL DE LOS CLIENTES
FECHA: No. FORMATO:
DEPENDENCIA Y LUGAR DE RECEPCIÓN:
DESCRIPCION DEL TRABAJO A REALIZAR:
ASIGANDO A :
OBSERVACIONES:
CONTESTE LAS SIGUIENTES INTERROGANTES CON SI O NO:
1. El cliente suministro la información necesaria
para prestar el servicio ?. SI No
2. La información declarada coincide con la real?
SI No
3. Las partes aceptaron libremente los acuerdos para la prestación
del servicio?.
No requiere SI No
CLAUSULA DE CONFIDENCIALIDAD
Firma clienteFirma Recepción
El Laboratorio como ente inscrito a la universidad del Quindio, entiende que la información
suministrada es valiosa, por lo cual se compromete a utilizarla sólo con los fines convenidos entre las
partes, evitando el conocimiento de la misma por parte de terceros y a mantener su buen nombre y el
del cliente. Ante cualquier hecho que viole esta política, el laboratorio se sometera a las dispociones
que establesca la Justicia.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
FORMATO ASEGURAMIENTO DE LA CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
CÓDIGO: E.GM-07.F.01 VERSIÓN: 01 FECHA:
FORMATO DE ENCUESTA SATISFACIÓN DEL CLIENTE
CODIGO: ______________
FECHA: No. FORMATO:
DEPENDENCIA Y LUGAR DE PRESTACIÓN:
DESCRIPCION DEL TRABAJO REALIZADO:
OBSERVACIONES:
CONTESTE LAS SIGUIENTES INTERROGANTES CON SI O NO:
1. Recibió el quipo en buenas condiciones (limpio, sin daños visibles)
SI No
2. Le fue suministrada la información necesaria para el posterior cuidado de su equipo (s)
SI No
3. La entrega fue en la fecha establecida?
SI No
CALIFICACION DEL SERVICIO (1-5)
( 1 - 3 ) Malo (3.1 - 3.9 ) Bueno (4 - 5) Excelente
Calificacion
1. Cómo califica la atención dada por el analista, según sus expectativas?
2. Cómo considera el tiempo de ejecucion de la labor, por parte del analista asignado?
3. Cómo considera el manejo de la información dentro del laboratorio ?.
4. Cómo fue la informacion suministrada al momento de solicitar el servicio?.
5. Cómo califica el servicio suministrado por el analista que realizo la calibración ?.
6. Cómo calificaria en general la labor realizada por el personal del laboratorio?.
promedio
¡Gracias por diligenciar este fomulario, con su ayuda mejoraremos para darle siempre un mejor
servicio!
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
CÓDIGO: E.GM-07.F.02 VERSIÓN: 01 FECHA:
FORMATO ENCUESTA DE SATISFACCIÓN
Registro civil
Teléfono
SOLICITUD
Carta Personal Web E-mail
2. PRESENTACIÓN MEDIANTE
Llamada
DÍA
Buzón
Nombre del funcionario
Causas
3. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN
4. CONTROL DEL LABORATORIO
4.1 ANTECEDENTES PARA EL ANÁLISIS Y SOLUCIÓN
QUEJA
Dependencia
AÑO
C.C.
Cuál
1. IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Documento anexo (especifique)
CÓDIGO: E.GM-08.F.01 VERSIÓN: 01 FECHA:
QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUD Y OTROS
No. SOLICITUDMES
NIT.
Ciudad
________________________________
Cédula extranjería Pasaporte
OTRO
2. TIPO DE SITUACIÓN
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
Nombres __________________________ Apellidos
T.I.
Correo electrónico Dirección
RECLAMO
FAX ESCRITO
5. CONFORMIDAD DEL CLIENTE
Solución y respuesta al cliente
Medio por el cual se envía respuesta
Comentarios
OTRO CUAL
Responsable de dar respuesta. Nombre y firma
Otra
No conformidadMenor
Dependencia
6. DEFINICIÓN DE LA QUEJA O RECLAMO
Definición
Observación
Oportunidad de mejora
Conformidad SI NO
DÍA
Mayor
Especificar
MES AÑO
Código:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-08.00 Versión: 01 Fecha:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
PROCESO RELACIONADO GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
RESPONSABLE DEL PERSONAL DEL LABORATORIO
Establecer actividades de con
recepción, redirección, trámite
peticiones, quejas, reclamos y su
usuarios o partes interesadas fren
ofrecidos por el Laboratorio de M
Topográfica.
Este procedimiento aplica desde
de peticiones, sugerencias, quejas
de los servicios y productos ofrec
hasta la presentación para las acc
preventivas y de mejora
TÉRMINOS Y DEFICIONES Punto de atenc ión al usuario: L
recepcionan por ventanilla las pe
reclamos del Laboratorio.
Queja : Observación o crítica prov
o de algún funcionario de la insti
con el nivel de servicio.
Reclamo : Solicitud generada por
correspondiente a cualquier incu
requisitos del servicio prestado o
que afecta el incumplimiento de sus
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TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
control para la
e y control de
s y sugerencias de los
ente a los servicios
el Laboratorio de Metrología
desde la recepción
as y reclamaciones
ecidos el Laboratorio
acciones correctivas,
: Lugar donde se
peticiones, quejas y
veniente del cliente
itución, relacionada
por el usuario/cliente,
ncumplimiento de los
o el producto final,
sus especificaciones.
Código:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
6. REFERENCIAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-08.00 Versión: 01 Fecha:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
Derecho de petición : Derecho
ciudadano (Constitución Política de
artículo 23) de realizar peticiones
entidades públicas, que pueden
particular o en beneficio general.
No conformidad : Incumplimiento de
PQR: petición Queja y reclamo Servicio al cliente : Interacción en
el cliente a los largo del c
macroproceso o servicio.
Usuarios : Clientes internos o exte
Usuarios internos : Son los func
institución que participan en el proc
de servicios.
Usuarios externos : Son aquell
organización presta servicios.
• Constitución Política de Colomb
74
• Ley 190 de 1995, artículo 53
• Decreto 01 de 1984. Cód
administrativo, artículo 32
• Ley 962 de 2005. Artículo 3°, 5°
• Resolución No. 1124 de dici
Por medio de la cual se ado
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TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
echo que tiene todo
ca de Colombia,
respetuosas a las
pueden ser en beneficio
de un requisito.
entre la institución y
del ciclo de vida del
ernos.
uncionarios de la
oceso de prestación
llos para quien la
mbia, artículos 23 y
Código Contencioso
° y 15°
iembre 2 de 2008.
opta el reglamento
Código:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
7. CONDICIONES GENERALES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-08.00 Versión: 01 Fecha:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
para la tramitación interna
quejas y reclamos en la Univers
Este procedimiento sigue las direc
en la Resolución No. 1124 de dic
Por medio de la cual se adopta el
tramitación interna de las pet
reclamos en el Laboratorio
Los funcionarios responsables
responder las peticiones, quejas
deben seguir las normas
reglamento para la tramitación
peticiones, quejas y reclamos en el Laboratorio
Las peticiones verbales y escritas
el punto de atención al usuari
organiza, enumera, coordina, con
dependencia competente para el respec
Cada área es responsable del m
oportuno de las peticiones, que
sugerencias.
Las quejas o reclamos recibidas
llamadas telefónicas o correo
deben ser registradas en el for
reclamos, solicitud y otros (E.GM
respectivo tratamiento y seguimien
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TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
de las peticiones,
sidad del Quindío
ectrices establecidas
ciembre 2 de 2008.
reglamento para la
ticiones, quejas y
es de orientar y
as y reclamos
as y directrices del
ón interna de las
el Laboratorio
serán recibidas en
io, quien recibe,
, controla y remite a la
espectivo tramite.
manejo adecuado y
uejas, reclamos y
das a través de
eo electrónico
rmato para quejas,
E.GM-08.F.01) para su
nto.
Código:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-08.00 Versión: 01 Fecha:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
Los términos para resolver de respue
• Peticiones en interés particul
días hábiles a la fecha de su rec
• Peticiones sobre consulta de
días hábiles
• Consultas formuladas por escri
• Quejas y reclamos: 15 días háb
Los reclamos, quejas y sugerencias se revisan
diariamente.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 8
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
espuestas son:
lar o general: 15
ecibo.
de documentos: 10
ito: 30 días hábiles
hábiles
Los reclamos, quejas y sugerencias se revisan
Código:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
8. CONTENIDO
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Si
Recibir Solicitud
Tramitar la solicitud controlando el tiempo de respuesta según sea el
caso
¿Solicitud verbal?
Radicar la solicitud
Clasificar y depurar la solicitud según su relevancia
1
¿Datos suficientes?
No
Elaborar respuesta a la solicitud
Enviar respuesta al interesado
INICIO
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Código: E.GM-08.00 Versión: 01 Fecha:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionario laboratorio
Quejas, reclamos, solicitud y otros
Funcionario laboratorio
Funcionario laboratorio
Funcionario laboratorio
Funcionario laboratorio
Funcionario laboratorio Oficio
Funcionario laboratorio
Funcionario laboratorio
Correo memorando
Diligenciar formato
Tramitar la solicitud controlando el tiempo de respuesta según sea el
Clasificar y depurar la solicitud
A
Si
Elaborar respuesta a la solicitud
Enviar respuesta al interesado
Respuesta en cartelera
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TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
REGISTRO OBSERVACIÓN
Quejas, reclamos, solicitud y otros
Oficio
Correo electrónico memorando
Código:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
10
11
12
13
14
15
16
Informar al líder la respuesta a la solicitud y su envío a publicación
Actualizar de manera permanente la base de datos de solicitudes y sus
respuestas para
Realizar el seguimiento a la satisfacción de respuestas, realizando un muestreo del total consolidado
Establecer comunicación con el solicitante e indagar sobre la percepción del
solicitud
Registrar la información requerida
1
Reportar al líder los resultados negativos en la evaluación para que sean tomadas acciones pertientes
Analizar los datos y elaborar un informe de resultados
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Código: E.GM-08.00 Versión: 01 Fecha:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionario laboratorio
Funcionario laboratorio
Líder Laboratorio Funcionario laboratorio
Líder Laboratorio Funcionario laboratorio
Funcionario laboratorio
Líder Laboratorio Funcionario laboratorio
Evaluación del nivel de
percepción de la queja, reclamo, solicitud y otros
Líder Laboratorio Funcionario laboratorio
Informe
Informar al líder la respuesta a la solicitud y su envío a publicación
Actualizar de manera permanente la base de datos de solicitudes y sus
respuestas para seguimiento
Realizar el seguimiento a la satisfacción de respuestas, realizando un muestreo del total
Establecer comunicación con el solicitante e indagar sobre la percepción del trámite a su
solicitud
Registrar la información requerida
2
1
Reportar al líder los resultados negativos en la evaluación para que sean tomadas acciones pertientes
A
Analizar los datos y elaborar un informe de resultados
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
REGISTRO OBSERVACIÓN
Evaluación del nivel de
percepción de la queja, reclamo, solicitud y otros
Informe
Código:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
17
18
9. ANEXOS
Anexo 1. Formato Quejas,
Anexo 2. Evaluación del n
otros (E.GM-08.F.02)
Presentar informe a quien lo requiera
Tomar acciones y decisiones a las que haya lugar
FIN
2
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Código: E.GM-08.00 Versión: 01 Fecha:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionario laboratorio
Líder laboratorio Informe
Funcionario laboratorio
Líder laboratorio
as, reclamos, solicitud y otros (E.GM-08.F.01)
ivel de percepción de la atención a quejas, re
Presentar informe a quien lo requiera
Tomar acciones y decisiones a las que haya lugar
FIN
2
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TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
REGISTRO OBSERVACIÓN
Informe
eclamos, solicitud y
Código:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
N° Revisión
Fecha Páginas modificadas
Revisó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-08.00 Versión: 01 Fecha:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
REGISTRO DE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado por
Aprobó
Fecha
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TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
Aprobado por
Descripción del cambio
Código:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
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Código: E.GM-08.00 Versión: 01 Fecha:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
PROCESO RELACIONADO GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
RESPONSABLE DEL PERSONAL DEL LABORATORIO
Establecer actividades de con
recepción, redirección, trámite
peticiones, quejas, reclamos y su
usuarios o partes interesadas fren
ofrecidos por el Laboratorio de M
Topográfica.
Este procedimiento aplica desde
de peticiones, sugerencias, quejas
de los servicios y productos ofrec
hasta la presentación para las acc
preventivas y de mejora
TÉRMINOS Y DEFICIONES Punto de atenc ión al usuario: L
recepcionan por ventanilla las pe
reclamos del Laboratorio.
Queja : Observación o crítica prov
o de algún funcionario de la insti
con el nivel de servicio.
Reclamo : Solicitud generada por
correspondiente a cualquier incu
requisitos del servicio prestado o
que afecta el incumplimiento de sus
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TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
control para la
e y control de
s y sugerencias de los
ente a los servicios
el Laboratorio de Metrología
desde la recepción
as y reclamaciones
ecidos el Laboratorio
acciones correctivas,
: Lugar donde se
peticiones, quejas y
veniente del cliente
itución, relacionada
por el usuario/cliente,
ncumplimiento de los
o el producto final,
sus especificaciones.
Código:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
6. REFERENCIAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-08.00 Versión: 01 Fecha:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
Derecho de petición : Derecho
ciudadano (Constitución Política de
artículo 23) de realizar peticiones
entidades públicas, que pueden
particular o en beneficio general.
No conformidad : Incumplimiento de
PQR: petición Queja y reclamo Servicio al cliente : Interacción en
el cliente a los largo del c
macroproceso o servicio.
Usuarios : Clientes internos o exte
Usuarios internos : Son los func
institución que participan en el proc
de servicios.
Usuarios externos : Son aquell
organización presta servicios.
• Constitución Política de Colomb
74
• Ley 190 de 1995, artículo 53
• Decreto 01 de 1984. Cód
administrativo, artículo 32
• Ley 962 de 2005. Artículo 3°, 5°
• Resolución No. 1124 de dici
Por medio de la cual se ado
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 2 de 8
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
echo que tiene todo
ca de Colombia,
respetuosas a las
pueden ser en beneficio
de un requisito.
entre la institución y
del ciclo de vida del
ernos.
uncionarios de la
oceso de prestación
llos para quien la
mbia, artículos 23 y
Código Contencioso
° y 15°
iembre 2 de 2008.
opta el reglamento
Código:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
7. CONDICIONES GENERALES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-08.00 Versión: 01 Fecha:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
para la tramitación interna
quejas y reclamos en la Univers
Este procedimiento sigue las direc
en la Resolución No. 1124 de dic
Por medio de la cual se adopta el
tramitación interna de las pet
reclamos en el Laboratorio
Los funcionarios responsables
responder las peticiones, quejas
deben seguir las normas
reglamento para la tramitación
peticiones, quejas y reclamos en el Laboratorio
Las peticiones verbales y escritas
el punto de atención al usuari
organiza, enumera, coordina, con
dependencia competente para el respec
Cada área es responsable del m
oportuno de las peticiones, que
sugerencias.
Las quejas o reclamos recibidas
llamadas telefónicas o correo
deben ser registradas en el for
reclamos, solicitud y otros (E.GM
respectivo tratamiento y seguimien
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
de las peticiones,
sidad del Quindío
ectrices establecidas
ciembre 2 de 2008.
reglamento para la
ticiones, quejas y
es de orientar y
as y reclamos
as y directrices del
ón interna de las
el Laboratorio
serán recibidas en
io, quien recibe,
, controla y remite a la
espectivo tramite.
manejo adecuado y
uejas, reclamos y
das a través de
eo electrónico
rmato para quejas,
E.GM-08.F.01) para su
nto.
Código:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-08.00 Versión: 01 Fecha:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
Los términos para resolver de respue
• Peticiones en interés particul
días hábiles a la fecha de su rec
• Peticiones sobre consulta de
días hábiles
• Consultas formuladas por escri
• Quejas y reclamos: 15 días háb
Los reclamos, quejas y sugerencias se revisan
diariamente.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 8
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
espuestas son:
lar o general: 15
ecibo.
de documentos: 10
ito: 30 días hábiles
hábiles
Los reclamos, quejas y sugerencias se revisan
Código:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
8. CONTENIDO
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Si
Recibir Solicitud
Tramitar la solicitud controlando el tiempo de respuesta según sea el
caso
¿Solicitud verbal?
Radicar la solicitud
Clasificar y depurar la solicitud según su relevancia
1
¿Datos suficientes?
No
Elaborar respuesta a la solicitud
Enviar respuesta al interesado
INICIO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-08.00 Versión: 01 Fecha:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionario laboratorio
Quejas, reclamos, solicitud y otros
Funcionario laboratorio
Funcionario laboratorio
Funcionario laboratorio
Funcionario laboratorio
Funcionario laboratorio Oficio
Funcionario laboratorio
Funcionario laboratorio
Correo memorando
Diligenciar formato
Tramitar la solicitud controlando el tiempo de respuesta según sea el
Clasificar y depurar la solicitud
A
Si
Elaborar respuesta a la solicitud
Enviar respuesta al interesado
Respuesta en cartelera
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 5 de 8
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
REGISTRO OBSERVACIÓN
Quejas, reclamos, solicitud y otros
Oficio
Correo electrónico memorando
Código:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
10
11
12
13
14
15
16
Informar al líder la respuesta a la solicitud y su envío a publicación
Actualizar de manera permanente la base de datos de solicitudes y sus
respuestas para
Realizar el seguimiento a la satisfacción de respuestas, realizando un muestreo del total consolidado
Establecer comunicación con el solicitante e indagar sobre la percepción del
solicitud
Registrar la información requerida
1
Reportar al líder los resultados negativos en la evaluación para que sean tomadas acciones pertientes
Analizar los datos y elaborar un informe de resultados
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-08.00 Versión: 01 Fecha:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionario laboratorio
Funcionario laboratorio
Líder Laboratorio Funcionario laboratorio
Líder Laboratorio Funcionario laboratorio
Funcionario laboratorio
Líder Laboratorio Funcionario laboratorio
Evaluación del nivel de
percepción de la queja, reclamo, solicitud y otros
Líder Laboratorio Funcionario laboratorio
Informe
Informar al líder la respuesta a la solicitud y su envío a publicación
Actualizar de manera permanente la base de datos de solicitudes y sus
respuestas para seguimiento
Realizar el seguimiento a la satisfacción de respuestas, realizando un muestreo del total
Establecer comunicación con el solicitante e indagar sobre la percepción del trámite a su
solicitud
Registrar la información requerida
2
1
Reportar al líder los resultados negativos en la evaluación para que sean tomadas acciones pertientes
A
Analizar los datos y elaborar un informe de resultados
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 6 de 8
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
REGISTRO OBSERVACIÓN
Evaluación del nivel de
percepción de la queja, reclamo, solicitud y otros
Informe
Código:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
17
18
9. ANEXOS
Anexo 1. Formato Quejas,
Anexo 2. Evaluación del n
otros (E.GM-08.F.02)
Presentar informe a quien lo requiera
Tomar acciones y decisiones a las que haya lugar
FIN
2
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-08.00 Versión: 01 Fecha:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionario laboratorio
Líder laboratorio Informe
Funcionario laboratorio
Líder laboratorio
as, reclamos, solicitud y otros (E.GM-08.F.01)
ivel de percepción de la atención a quejas, re
Presentar informe a quien lo requiera
Tomar acciones y decisiones a las que haya lugar
FIN
2
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 7 de 8
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
REGISTRO OBSERVACIÓN
Informe
eclamos, solicitud y
Código:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
N° Revisión
Fecha Páginas modificadas
Revisó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-08.00 Versión: 01 Fecha:
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
REGISTRO DE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado por
Aprobó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 8 de 8
TRAMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS
Aprobado por
Descripción del cambio
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: M.PS-09.F.02 Versión: 01 Fecha: Página 1 de 1
CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME
SERVICIO
DESCRIPCIÓN DEL
SERVICIO NO
CONFORME
FECHA
DESCRIPCIÓN DEL
TRATAMIENTO
RESPONSABLE
FUE ÉFICAZ SE HA
PRESENTADO
ANTERIORMENTE?
FUNCIONARIO
QUE AUTORIZA
SI NO SI NO
Código:
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: M.PS-09.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE TRABAJO NO CONFORME
PROCESO RELACIONADO GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
RESPONSABLE DEL PERSONAL LABORATORIO
Identificar y controlar el servicio n
no conformidades que surjan en el
Este procedimiento aplica desde la
servicio no conforme de los procesos del sis
Gestión de Calidad hasta el tratam
TÉRMINOS Y DEFICIONES Acción Correctiva : Conjunto de
para eliminar las(s) causa(s) de un
detectada u otra situación indes
correctiva se toma para prevenir
producirse.
Acción Preventiva : Acción tomada
la causa de una no conformidad
situación potencialmente indesea
prevenir que algo suceda.
Causa raíz : Elemento que
conformidad real o potencial, o
conforme.
Concesión : Autorización para ut
producto que no es conforme con
especificados.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 6
CONTROL DE TRABAJO NO CONFORME
GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
no conforme y las
el SIG.
o aplica desde la identificación del
ocesos del sistema de
miento de éste.
acciones tomadas
na no conformidad
eseable. La acción
que algo vuelva a
omada para eliminar
d potencial u otra
able. Se toma para
genera una no
o un servicio no
tilizar o liberar un
con los requisitos
Código:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: M.PS-09.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE TRABAJO NO CONFORME
Nota . Una concesión está genera
la entrega de un producto que tie
no conformes, dentro de límites
tiempo o una cantidad acordados.
Conformidad : Cumplimiento de un requisito
Corrección : Acción tomada para
conformidad detectada.
Nota 1 . Una corrección puede re
una acción correctiva.
Liberación : Autorización para
siguiente etapa de un macroproce
No conformidad : Incumplimiento de
Observación : Incumplimiento par
que no afecta el servicio al usuario
Oportunidad de Mejora : Hallazgo a co
permite avance en el SIG.
Reclasificación : Variación de
producto no conforme, de tal
conforme con requisitos que difieren
Reparación : Acción tomada so
servicio/producto no conforme pa
aceptable para su utilización previs
Servicio No conforme : Tipo de
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 2 de 6
CONTROL DE TRABAJO NO CONFORME
almente limitada a
ene características
es definidos por un
un requisito
a eliminar una no
ealizarse junto con
proseguir con la
eso.
o de un requisito.
rcial a un requisito
o.
o a considerar que
ón de la clase de un
al forma que sea
eren de los iniciales.
omada sobre un
ara convertirlo en
sta.
de no conformidad
Código:
6. REFERENCIAS
7. CONDICIONES GENERALES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: M.PS-09.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE TRABAJO NO CONFORME
en la que el servicio no cumple
establecidos.
NTC/ISO 17025:2005 Numeral 4.9 Cno conforme
El Laboratorio, se permite d
tratamiento de las situaciones
calidad del servicio (Servicio No
productos o servicios que tengan
sobre el cliente externo, tal
Docencia, Investigación y la calibración de equipos
como tal.
Cuando se detecte el servicio
deben aplicar las disposic
procedimiento y diligenciar el fo
Producto No Conforme.
Los funcionarios que participan en
tienen la responsabilidad de
acciones correctivas o preventivas,
identificar y controlar el servici
El medio establecido para
macroprocesos del SIG del
identifiquen sus no conformidad
la implementación de la “Mat
riesgo y servicio no conforme”.
Las responsabilidades y a
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 3 de 6
CONTROL DE TRABAJO NO CONFORME
con los requisitos
9 Control de servicio
e dar prioridad al
que afecten la
Conforme), a los
an impacto directo
es el caso de
y la calibración de equipos
no conforme se
ciones de éste
ormato Control de
n en los procesos
dad de implementar las
as, que permitan
io no conforme o
a que todos los
l Labo ra t o r i o
des es a través de
atriz compilada de
s y autoridades
Código:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: M.PS-09.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE TRABAJO NO CONFORME
específicas para el tratami
inmediato) de las no confor
establecidas en la “Matriz comp
servicio no conforme”.
El medio establecido para el co
seguimiento y eliminación de no co
través del formato “Acciones de M
Un servicio no conforme o no co
ser detectado por medio de:
� Identificación de riesgos
� Quejas del usuario
� Mediciones que demuestr
macroprocesos del SIG ha
de salirse de control.
� Resultados de auditorías inte
de calidad.
� Resultados del análisis de da
� Resultados de las revisiones por
Dirección.
� Incumplimiento de objetivos.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 6
CONTROL DE TRABAJO NO CONFORME
amiento (correctivo
rmidades quedan
compilada de riesgo y
control, tratamiento,
conformidades es a
Mejora”.
conformidad puede
tren que los
an estado a punto
nternas o externas
e datos.
es por la Alta
os.
Código:
8. CONTENIDO
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
9. ANEXOS
Anexo A: Control de Servicio no Conforme (
Anexo B: Listado de Posibles
Tratar como una no conformidad y
seguir las indicaciones del
procedimiento “Acciones correctivas,
preventivas y de mejora”
INICIO
Identificar el servicio no conforme en la “matriz compilada de riesgo y
no conforme”
Determinar el tratamiento y responsable en caso de
materialización de riesgos o de presentación de servicio no conforme
¿Se cumplen los requisitos
FIN
No
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: M.PS-09.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE TRABAJO NO CONFORME
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionarios laboratorio
Matriz compilada de riesgo y servicio
no conforme
Funcionarios laboratorio
Funcionarios laboratorio
procedimiento
“Acciones
correctivas,
preventivas y de
mejora”
Anexo A: Control de Servicio no Conforme (M.PS-09.F.02)
Anexo B: Listado de Posibles Inconformidades (M.PS-09.F.01)
Tratar como una no conformidad y
indicaciones del
procedimiento “Acciones correctivas,
preventivas y de mejora”
INICIO
Identificar el servicio no conforme en la “matriz compilada de riesgo y servicio
no conforme”
Determinar el tratamiento y responsable en caso de
materialización de riesgos o de presentación de servicio no conforme
Se cumplen los requisitos?
FIN
No
Si
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 5 de 6
CONTROL DE TRABAJO NO CONFORME
REGISTRO OBSERVACIÓN
Matriz compilada de riesgo y servicio
no conforme
Se realiza simultáneamente con la identificación del
riesgo
procedimiento
“Acciones
correctivas,
preventivas y de
mejora”
Código:
N° Revisión
Fecha Páginas modificadas
Revisó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: M.PS-09.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE TRABAJO NO CONFORME
REGISTRO DE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado por
Aprobó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 6 de 6
CONTROL DE TRABAJO NO CONFORME
Aprobado por
Descripción del cambio
Fecha: Día: Mes:
Nombre del Proceso:
Fecha: Página 1 de 1
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
LISTADO DE POSIBLES INCONFORMIDADES
Código: M.PS-09.F.01 Versión: 01
Nombre de posible producto no conforme
Código:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-10.00 Versión: 01 Fecha:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
PROCESO RELACIONADO GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
RESPONSABLE DEL PERSONAL DEL LABORATORIO
Establecer la metodología para
análisis y tratamiento a las no
definiendo acciones correctivas o pre
evitar su reincidencia o prevenir su oc
Este procedimiento aplica para
acciones correctivas y preventivas
no conformidades detectadas en
Sistema de Gestión, de igual m
aquellas acciones implementad
propia del R es p o n sa b l e d e l L a bo ra t o r i o
que tienden al mejoramiento del mismo
TÉRMINOS Y DEFICIONES Acción Correctiva : Acción tomad
la causa
Acción Preventiva : Acción tomad
la causa de una no conformidad p
situación potencialmente indese
para prevenir que algo suceda.
Evidencia Objetiva : Datos que
existencia o veracidad de algo.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 8
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
a la identificación,
o conformidades,
as o preventivas para
su ocurrencia.
a todas aquellas
as resultantes de las
n los procesos del
manera aplica para
das por iniciativa
l R e s p on sa b l e d e l L a bo r a t o r i o
l mismo.
da para eliminar
da para eliminar
d potencial u otra
eable. Se toma
e respaldan la
Código:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
6. REFERENCIAS
7. CONDICIONES GENERALES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-10.00 Versión: 01 Fecha:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Mejora cont inua: Acción pe
realizada con el fin de aumentar
para cumplir los requisitos y
desempeño.
Oportunidad de Mejora o No co nf
incumplimiento de un requisito.
Plan de mejoramiento : Docume
se registran las acciones, respo
y recursos necesarios para elimina
las no conformidades identifica
Sistema Integrado de Gestión.
Requisito : necesidad o expectat
generalmente implícita u obligatori
NTC-ISO 17025:2005 Numeral 4.10, 4.11 y 4.12
El Laboratorio determina y toma
eliminar y/o prevenir la ocur
conformidades detectadas en
Sistema de Gestión, todas las acc
y/o preventivas son documentad
denominado Acciones de Mejora.
Se hace necesario tener en cuenta
aspectos para el correcto
procedimiento:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 2 de 8
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
ermanentemente
tar la capacidad
y optimizar el
nformidad : es el
ento en el cual
onsables, fechas
ar las causas de
adas desde el
tiva establecida,
ia.
ISO 17025:2005 Numeral 4.10, 4.11 y 4.12
oma acciones para
currencia de no
los procesos del
as acciones correctivas
das en el formato
nta los siguientes
tratamiento del
Código:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-10.00 Versión: 01 Fecha:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Las no conformidades pueden ser detectadas como
resultado de:
• Servicio no conforme.
• Quejas, reclamos e insatisfacción de los clientes.
• Resultados de revisiones por la Dirección del
Sistema de Gestión.
• Resultados de auditorías de calidad tanto internas
como externas.
• Medición y control de macroprocesos.
Las acciones correctivas se pueden
No conformidad detectada en los procesos.
Las acciones preventivas se pueden generar por:
• Los resultados de las actividades
planificación de la calidad.
• Análisis e identificación de riesgos.
• Resultados de las necesidades y expectativas
de los clientes.
Cualquier acción correctiva o preventiva que se tome
para eliminar las causas de No conformidades reales
o potenciales, deben ser de un grado adecuado
para la magnitud de los problemas y proporcional
a los riesgos encontrados.
Cuando las acciones de mejora son
de la iniciativa propia de los f
líderes de los procesos, se deben d
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 3 de 8
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Las no conformidades pueden ser detectadas como
Quejas, reclamos e insatisfacción de los clientes.
Resultados de revisiones por la Dirección del
calidad tanto internas
Medición y control de macroprocesos.
pueden generar por una
No conformidad detectada en los procesos.
Las acciones preventivas se pueden generar por:
Los resultados de las actividades de
Análisis e identificación de riesgos.
Resultados de las necesidades y expectativas
preventiva que se tome
para eliminar las causas de No conformidades reales
ciales, deben ser de un grado adecuado
para la magnitud de los problemas y proporcional
son por el resultado
funcionarios o los
eben documentar en el
Código:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-10.00 Versión: 01 Fecha:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
formato de Acciones, correctiva, pre
mejora (E.GM-10.F.01), diligencian
numerales 1, 2, 6, 9, 11 y12. E
requieren de análisis de causas.
La verificación de la implemen
de acción es realizada por:
• Auditor interno, cuando son no co
auditorías internas de calidad.
• Asesor de control interno,
auditorías internas o cuando
mejora son por iniciativa de
procesos.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 8
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
a, preventivas y de
ndo únicamente los
Estas acciones no
ementación del plan
do son no conformidades de
en el caso de
o las acciones de
de los líderes de
Código:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
8. CONTENIDO
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
7
INICIO
Identificar las no conformidades, describirlas en el formato de acciones correctivas, preventivas y de mejora
Asignar un número consecutivo para facilitar la identificación de la no
conformidad
Determinar las causas de la no conformidad real o potencial y
registrarla en el formato
Registrar las acciones preventivas o de mejora en el plan
acción y mejoramiento del formato de “Acciones correctivas, preventivas y de
mejora”
Asignar responsables por cada acción, fechas y firmas
A
Plantear acciones para eliminar la causa de la no conformidad real o
potencial y evidenciar mejora, según sea el caso
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-10.00 Versión: 01 Fecha:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Jefe Laboratorio Funcionario
laboratorio/auditor de calidad
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Funcionario Laboratorio
Control y Formato Acciones
correctivas, preventivas y de
mejora
Jefe Laboratorio Funcionario
laboratorio/auditor de calidad
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Jefe Laboratorio Funcionario laboratorio
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Jefe Laboratorio Funcionario laboratorio
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Líder Laboratorio
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
INICIO
Identificar las no conformidades, describirlas en el formato de acciones correctivas, preventivas y de mejora
Asignar un número consecutivo para facilitar la identificación de la no
conformidad
Determinar las causas de la no conformidad real o potencial y
registrarla en el formato
Registrar las acciones correctivas, preventivas o de mejora en el plan
acción y mejoramiento del formato de orrectivas, preventivas y de
ora”
Asignar responsables por cada acción, fechas y firmas
Plantear acciones para eliminar la causa de la no conformidad real o
potencial y evidenciar mejora, según sea el caso
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 5 de 8
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
REGISTRO OBSERVACIÓN
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Numerales 1,2, 3, 4, 5
Control y Formato Acciones
correctivas, preventivas y de
mejora
El consecutivo será controlado por el líder
del laboratorio
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Numerales 9 y 10
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Numeral 12
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Firma en el campo 6 por el responsable y
entregárselo
Código:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
8
9
10
11
12
13
INICIO
Remitir a la alta dirección la no conformidad descrita.
Analizar la no conformidad recibida
Devolver el formato al funcionario, explicando los motivos por los cuales
su petición no es procedente y explicar el mecanismo para subsanar
su queja
¿Corresponde a no conformidad
Establecer fechas de seguimiento a los planes de acción y seguimiento
Ejecutar el tratamiento y las acciones planteadas en el plazo determinado
B
No
B
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-10.00 Versión: 01 Fecha:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
(FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Alta dirección Auditor de calidad
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Líder Laboratorio
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Líder Laboratorio
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Responsable asignado por el
líder del laboratorio
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Auditor Líder Auditor de calidad
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
INICIO
Remitir a la alta dirección la no descrita.
Analizar la no conformidad recibida
Devolver el formato al funcionario, explicando los motivos por los cuales
su petición no es procedente y explicar el mecanismo para subsanar
su queja
Corresponde a no conformidad?
Establecer fechas de seguimiento a los planes de acción y seguimiento
Ejecutar el tratamiento y las acciones planteadas en el plazo determinado
Si
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 6 de 8
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
REGISTRO OBSERVACIÓN
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Código:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
14
15
16
17
17
9. ANEXOS
Anexo 1. Control Acciones Correctivas y preventivas
Anexo 2. Acciones correctivas, preventivas y de
Realizar el seguimiento a la aplicación efectiva de las acciones planteadas
Cerrar las no conformidades una vez se haya comprobado su eficacia
Determinar las causas de la no conformidad real o potencial y
registrarla en el formato
Archivar documentación generada
FIN
Informar a la alta dirección sobre el estado de las acciones correctivas,
preventivas o de mejora emprendidas
B
B
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Código: E.GM-10.00 Versión: 01 Fecha:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
(FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Auditor de calidad Jefe de Laboratorio
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Auditor de calidad Jefe de Laboratorio
Control y Formato Acciones
correctivas, preventivas y de
mejora
Jefe Laboratorio Funcionario
laboratorio/auditor de calidad
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Jefe Laboratorio Funcionario
laboratorio/auditor líder
Informe
secretaria
Anexo 1. Control Acciones Correctivas y preventivas (E.GM-10.F.02)
Anexo 2. Acciones correctivas, preventivas y de mejora. (E.GM-10.F.01
Realizar el seguimiento a la aplicación acciones planteadas
Cerrar las no conformidades una vez se haya comprobado su eficacia
Determinar las causas de la no conformidad real o potencial y
registrarla en el formato
Archivar documentación generada
FIN
Informar a la alta dirección sobre el estado de las acciones correctivas,
preventivas o de mejora emprendidas
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
REGISTRO OBSERVACIÓN
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Control y Formato Acciones
correctivas, preventivas y de
mejora
Formato acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Informe
10.F.01)
Código:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
N° Revisión
Fecha Páginas modificadas
Revisó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-10.00 Versión: 01 Fecha:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
REGISTRO DE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado por
Aprobó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 8 de 8
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Aprobado por
Descripción del cambio
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-10.F.02 Versión: 01 Fecha: Página 1 de 1
CONTROL ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
N° Fecha Origen
Clase Descripción de la No
conformidad Detectado por Proceso Causas
Fecha de
terminación
Tratamiento
Estado
C AC AP S.I E.I IM
CONVENCIONES:
Origen: PN: Producto No Conforme / QR: Quejas o Reclamos / AI: Auditoría Interna / II: Incumplimiento Indicador / OT: Otro
Clase: C: Corrección / AC: Acción Correctiva / AP: Acción Preventiva
Estado: S.I: Sin Implementar / E.I: En Implementación / IM: Implementada
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-10.F.01 Versión: 01 Fecha: Página 1 de 2
FORMATO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
FECHA:
N° DE LA ACCIÓN ___________
1. DETECTADA POR: NOMBRE CARGO FIRMA
2. AL PROCESO:
3. ORIGEN:
QUEJA O RECLAMO NO CONFORMIDAD AUDITORIA INTERNA
PRODUCTO NO CONFORME NO CONFORMIDAD AUDITORIA EXTERNA
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN INCUMPLIMIENTO INDICADOR
4. DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
REAL POTENCIAL
5. REQUISITO QUE SE INCUMPLE (Legal, de la Institución y/o de Usuario)
6. CORRECCIÓN (SI APLICA), CUÁL:
RESPONSABLE:
FECHA:
7. VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN DEL TRATAMIENTO:
Describa el seguimiento al tratamiento:
8. ¿AMERITA TOMAR ACCIÓN? CORRECTIVA PREVENTIVA MEJORA
9. ANALSIS DE LAS CAUSAS: ¿POR QUÉS? (El último por qué es la causa raíz)
- ¿Por qué sucede la no conformidad?
- ¿Por qué?
- ¿Por qué?
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-10.F.01 Versión: 01 Fecha: Página 2 de 2
FORMATO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
10. OBJETIVO DE MEJORA ¿A QUE OBJETIVO DE CALIDAD CONTRIBUYE?
11. PLAN DE ACCIÓN Y MEJORAMIENTO
ACTIVIDADES - ACCIONES RESPONSABLE FECHA
12. NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO OBJETO DE LA NO CONFORMIDAD
NOMBRE DEL (LOS) RESPONSABLE (S)ASIGNADO (S): FIRMA (S) RESPONSABLE (S) ASIGNADO (S):
13. SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES
FECHA HALLAZGOS EN EL SEGUIMIENTO
ESTADO DE LAS ACCIONES
Sin implementar En implementación
Implementada
14. ¿ACCIÓN EFICAZ? (¿Se logró el objetivo propuesto?) SI NO
15. CIERRE DE LA NO CONFORMIDAD:
_______________________ ____________________________________
Fecha Responsable del seguimiento y cierre
Nombre y Firma
14. ¿ACCIÓN EFICAZ? (¿Se logró el objetivo propuesto?) SI NO
Código:
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.CE-13.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE REGISTROS
PROCESO RELACIONADO COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA
RESPONSABLE DEL LÍDER DEL LABORATORIO
Establecer los parámetros p
almacenamiento, protección,
recuperación y/o disposición fina
de calidad generados por el
actividades de los procedimientos
cuales permiten evidenciar el cump
requisitos y el funcionamiento del
Gestión del Laboratorio.
Este procedimiento aplica para to
del Laboratorio. Inicia con la ge
registro que evidencie las activid
hasta el mantenimiento o eliminaci
TÉRMINOS Y DEFICIONES Archi vo central: Unidad adminis
transferidos los documentos del arch
vez finalizado su trámite, pero contin
objeto de consulta por las prop
particulares en general.
Archivo de gestión : Se refiere
oficinas donde reposan los docu
generan. El tiempo de permanencia d
documento se encuentre en trám
utilización y consulta administrativa
oficinas u otras que la soliciten.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 10
COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA
para el control,
conservación,
al de los registros
resultado de las
os de gestión, los
el cumplimiento de los
o del Sistema de
odos los procesos
eneración de un
dades ejecutadas,
ión del registro.
strativa donde son
chivo de gestión, una
uando vigente como
propias oficinas y los
al archivo de las
umentos que estas
a depende de que el
mite o en continua
a por las mismas
Código:
6. REFERENCIAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.CE-13.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE REGISTROS
Disposición Final : Indica el des
registro, concluido el período o ti
en el Archivo de Gestión (ejemp
eliminación, etc.). Es el último ciclo d
Documento : Información registrad
su forma o el medio utilizado (Arc
Nación).
Registros : Documentos que contie
obtenidos y que evidencian
desempeñadas.
Tablas de retención Docum en
series y sus correspondientes t
producidos o recibidos por una u
en cumplimiento de sus funcione
asigna el tiempo de permanencia
archivo, determina su posterior rec
su registro y su disposición final (conservación total,
eliminación, microfilmación, selección). Ley 594/2000
Tiempo de Retención : Se refiere al tiempo (en años),
que se debe conservar el registro en el Archivo de
Gestión.
• Ley 594 de 2000. Ley general de archivos y otras disposiciones.
• NTC/ISO 17025:2005 Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibración.
• Tabla de retención DocumentalQuindío
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 2 de 10
stino que tendrá el
iempo de retención
plo: Archivo Central,
de los registros.
da, cualquiera sea
rchivo General de la
enen los resultados
las actividades
ental : Listado de
tipos documentales,
a unidad administrativa
es, a los cuales se
a en cada fase del
cuperación y la de
disposición final (conservación total,
eliminación, microfilmación, selección). Ley 594/2000
: Se refiere al tiempo (en años),
que se debe conservar el registro en el Archivo de
Ley 594 de 2000. Ley general de archivos y otras
17025:2005 Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de Ensayo y
Tabla de retención Documental. Universidad del
Código:
7. CONDICIONES GENERALES
Los registros se establece
de los procesos del Laboratorio de Metrología Topográfica
Independiente del medio d
estos requisitos:
• Legibilidad: que se lean fácilmente
• Exactitud: Que incluya cálculos y datos
Entendible, utilizar terminología sencilla.
• Consistencia: La información presentada debe estar de manera uniforme.
Los criterios a adoptar son
7.1 IDENTIFICACIÓN DE REGISTROS
El responsable del proceso,
requieren para comprobar la realización efectiva de las actividades del mismo en la
implementación adecuada del Sistema de Gestión, de acuerdo con sus
necesidades, los servicios que ofrece y la norma
Dichos registros estarán claramente identificados en la Tabla de Retención
documental
7.2 DILIGENCIAMENTO DE REGISTROS
Todos los registros que demuestren evidencia de conformidad con el Sistema
de Gestión, se encontrarán en el lugar donde se generan, estos pu
en medio digital y/o impresos. El responsable del Laboratorio definirá, de
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.CE-13.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE REGISTROS
CONDICIONES GENERALES
ecerán y mantendrán para garantizar la op
Laboratorio de Metrología Topográfica.
donde se almacene (digital, impreso), los regi
Legibilidad: que se lean fácilmente
Exactitud: Que incluya cálculos y datos correctos y completos. Claridad:
Entendible, utilizar terminología sencilla.
Consistencia: La información presentada debe estar de manera uniforme.
como siguen:
IDENTIFICACIÓN DE REGISTROS
El responsable del proceso, determinará cuáles son los registros de calidad que se
requieren para comprobar la realización efectiva de las actividades del mismo en la
adecuada del Sistema de Gestión, de acuerdo con sus
necesidades, los servicios que ofrece y la norma
ichos registros estarán claramente identificados en la Tabla de Retención
DILIGENCIAMENTO DE REGISTROS
Todos los registros que demuestren evidencia de conformidad con el Sistema
de Gestión, se encontrarán en el lugar donde se generan, estos pu
en medio digital y/o impresos. El responsable del Laboratorio definirá, de
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 3 de 10
peración de Gestión
registros deben cumplir
correctos y completos. Claridad:
Consistencia: La información presentada debe estar de manera uniforme.
determinará cuáles son los registros de calidad que se
requieren para comprobar la realización efectiva de las actividades del mismo en la
adecuada del Sistema de Gestión, de acuerdo con sus
ichos registros estarán claramente identificados en la Tabla de Retención
Todos los registros que demuestren evidencia de conformidad con el Sistema
de Gestión, se encontrarán en el lugar donde se generan, estos pueden estar
en medio digital y/o impresos. El responsable del Laboratorio definirá, de
Código:
acuerdo con la necesidad cuando sea aplicable, los medios a través de los
cuales se podrá recuperar la información en caso de pérdida o daño.
7.3 ALMACENAMIENTO DE REGISTRO
Todos los reg
Sistema de Gest
pueden estar
macroproceso defin
los medios a través
de pérdida o dañ
7.3.1 Almace
El almacena
en archivad
Tablas de R
7.3.2 Almace
Los registros dig
como se estab
7.3.3 Almace
Los registros originales del Sistema de Gestión, que se deban
conservar impresos, se almacenan en los folders correspondientes,
identificando con un rótulo que contiene esta información:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.CE-13.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE REGISTROS
acuerdo con la necesidad cuando sea aplicable, los medios a través de los
cuales se podrá recuperar la información en caso de pérdida o daño.
ALMACENAMIENTO DE REGISTRO S
egistros que demuestren evidencia de con
estión, se encontrarán en el lugar donde
en medio digital y/o impresos. El
definirá, de acuerdo con la necesidad cu
ravés de los cuales se podrá recuperar la info
ño.
macenamiento de registros físicos
amiento de documentos físicos (originales
dores, en carpetas debidamente rotuladas,
Retención Documental.
macenamiento de registros digitales
stros digitales, se almacenarán en carpetas, identif
como se establece en las Tablas de Retención Documental.
macenamiento de registros del Sistema de G
Los registros originales del Sistema de Gestión, que se deban
conservar impresos, se almacenan en los folders correspondientes,
identificando con un rótulo que contiene esta información:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 10
acuerdo con la necesidad cuando sea aplicable, los medios a través de los
cuales se podrá recuperar la información en caso de pérdida o daño.
cia de conformidad con el
se generan, éstos
responsable del
cuando sea aplicable,
información en caso
o copias) se hace
as, de acuerdo a las
ntificadas igualmente
mental.
Gestión
Los registros originales del Sistema de Gestión, que se deban
conservar impresos, se almacenan en los folders correspondientes,
identificando con un rótulo que contiene esta información:
Código:
Los registros digitales se organizan en carpetas de acuerdo a este mismo sistema
7.4 CONSERVACIÓN
7.4.1 Prot e
Con el fin de conservar los registros legibles, de acuerdo al tiempo de
retención estipulado para cada tipo documental, se tendrán en cuenta los
siguientes aspectos:
• Papel: bond, tamaño carta
• Tinta: C
exter
tama
acuer
• Uso: Se
apart
marg
cons
• Perm
docu
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.CE-13.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE REGISTROS
Los registros digitales se organizan en carpetas de acuerdo a este mismo sistema
ÓN Y PROTECCIÓN DE REGISTROS
ección y Conservación de registros físic o
Con el fin de conservar los registros legibles, de acuerdo al tiempo de
retención estipulado para cada tipo documental, se tendrán en cuenta los
siguientes aspectos:
Papel: bond, tamaño carta
a: Color negro, con estabilidad química.
rnos que se reciba por fax, se debe fotocopi
año carta, para garantizar su permanencia
erdo al tiempo de retención estipulado.
o: Se recomienda utilizar lápiz, para seña
rtes del documento. No se deben resalt
gen o subrayar con lapiceros, ya que es
servación del documento.
manencia: No se aceptan tachones ni enm
umentos o las firmas. En los formatos que te
LOGO UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
LOGO LABORATORIO
ELEMENTO NTC-ISO 17025
ARMENIA, 2010
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 5 de 10
Los registros digitales se organizan en carpetas de acuerdo a este
os
Con el fin de conservar los registros legibles, de acuerdo al tiempo de
retención estipulado para cada tipo documental, se tendrán en cuenta los
ca. Los documentos
opiar en papel bond
ncia y legibilidad de
ñalar temporalmente
altar, hacer notas al
e estos afectan la
nmendaduras en los
tengan espacios que
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
Código:
deba
• Almac
de al
(espa
pape
núme
folder
• Ambie
ventil
regul
7.4.2 Prot e
La Protecc
responsabilid
que los
periódicamen
Los docume
utilizar códig
los formatos
Laboratorio.
7.4.3 Prot eGest
Los docume
disco duro, r
caso de pérd
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.CE-13.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE REGISTROS
an diligenciarse a mano, se hará con tinta neg
acenamiento: El responsable del macroproce
almacenamiento de sus registros, teniendo
acio en donde serán almacenados), med
pel) y/o tipo de archivo (ordenado por
ero, código o cronológicamente),pued
ders, etc.
iente: Los registros deben permanec
tilado, protegido del sol y la humedad, consi
lares para control de roedores y otros.
ección y Conservación de registros digit ales
otección y Conservación de los regist
dad de cada servidor o funcionario púb
genere, y quien debe realizar copias de seguridad
camente de esta información.
cumentos magnéticos se protegerán en form
gos, claves o contraseñas que registran su us
os originados por el diferente software licenciado
ección y Conservación de los registros dtión
cumentos que se encuentran en Word y Excel, son
realizando copias periódicas como mecanism
dida de información.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 6 de 10
nta negra.
eso define el método
do en cuenta el lugar
edio (electrónico o
fecha, consecutivo,
de utilizar carpetas,
cer en ambientes
siderar fumigaciones
ales
tros digitales es
blico del Laboratorio
copias de seguridad
matos que permitan
n su uso, se utilizarán
software licenciado en el
del Sistema de
son guardados en el
mo de prevención en
Código:
Cualquier
red, se cons
7.5 RECUPERACIÓ
La recuperación de
hace a través de
identificación, ubica
7.6 TIEMPO DE RE
El tiempo de retenc
Laboratorio, está d
Universidad del Quindío
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.CE-13.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE REGISTROS
impresión del original que
sidera “COPIA NO CONTROLADA”.
ÓN DE REGISTROS
e los registros físicos o digitales, de las ofici
de la tabla de retención documental, tenie
cación y almacenamiento de los mismos.
ETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE REG
etención y disposición final de los documen
definido en las Tablas de Retención Docum
Universidad del Quindío.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 7 de 10
se encuentra en la
cinas de gestión, se
endo en cuenta la
GISTROS
cumentos y registros del
umental dadas para la
Código:
8. CONTENIDO
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
7
INICIO
Identificar los registros que evidencien las actividades
Solicitar la incorporación de los registros en la Tabla de Retención
Documental
¿Se incluyen en la tabla de retención documental?
Recibir propuesta y dar trámite de acuerdo al procedimiento
establecido por la Universidad
Abrir carpetas de archivo de acuerdo con lo establecido en las Tablas de
Retención documental
Entregar Tabla de Retención Documental actualizada con
nuevos registros
A
No
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.CE-13.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE REGISTROS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionarios Laboratorio Listado de registros
Funcionarios Laboratorio
Líder Laboratorio Memorando/Listado de Registros
Funcionario Universidad
Funcionarios Laboratorio
Tabla Retención Documental
Funcionarios Laboratorio
INICIO
Identificar los registros que evidencien las actividades ejecutadas
Solicitar la incorporación de los registros en la Tabla de Retención
Documental
¿Se incluyen en la tabla de retención documental?
Recibir propuesta y dar trámite de acuerdo al procedimiento
establecido por la Universidad
carpetas de archivo de acuerdo con lo establecido en las Tablas de
Retención documental
Entregar Tabla de Retención Documental actualizada con
nuevos registros
A
Si
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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REGISTRO OBSERVACIÓN
Listado de registros
Memorando/Listado de Registros
Tabla Retención Documental
Código:
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
8
9
10
11
12
13
9. ANEXOS
N/A
FIN
Almacenar los registros en las carpetas de forma que se evite su deterioro, daño o pérdida y controlando el acceso al mismo
Evaluar periódicamente la lista maestra de registros y determinar el nivel de actualización o los mismos
Determinar la conservación o descarte de los registros de acuerdo al tiempo de retención o disposición
final según Tabla de retención Documental
¿Se descarta el registro
Almacenar el registro en el Archivo del laboratorio
FIN
Elaborar acta de eliminación documental y solicitar aprobación
a comité de archivo
A
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.CE-13.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE REGISTROS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Funcionarios laboratorio
Organizar registros en carpetas
Líder Laboratorio Tabla retención documental del
Laboratorio
Funcionarios laboratorio
Tabla retención documental del
Laboratorio
Líder Laboratorio Memorando solicitud de
transferencias
Líder Laboratorio Acta de
eliminación
FIN
Almacenar los registros en las carpetas de forma que se evite su deterioro, daño o pérdida y controlando el acceso al mismo
Evaluar periódicamente la lista maestra de registros y determinar el nivel de actualización o pertinencia de
Determinar la conservación o descarte de los registros de acuerdo al tiempo de retención o disposición
final según Tabla de retención Documental
¿Se descarta el registro?
Almacenar el registro en el Archivo laboratorio
FIN
Elaborar acta de eliminación documental y solicitar aprobación
a comité de archivo
No Si
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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REGISTRO OBSERVACIÓN
Organizar registros en carpetas
Tabla retención documental del
Laboratorio
Tabla retención documental del
Laboratorio
Memorando solicitud de
transferencias
Acta de eliminación
Código:
N° Revisión
Fecha Páginas modificadas
Revisó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.CE-13.00 Versión: 01 Fecha:
CONTROL DE REGISTROS
REGISTRO DE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado por
Aprobó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 10 de 10
Aprobado por
Descripción del cambio
Código:
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
PROCESO RELACIONADO GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
RESPONSABLE DEL PERSONAL DEL LABORATORIO
Establecer la metodología y los
seguir para la planeación, ejecuc
de las Auditorías internas al Sistema
Calidad (SIG).
Su alcance comprende las acti
planificación de la auditoria, la ge
de la misma, informe y retr
proceso. La Auditoría Interna debe
tres aspectos básicos de evaluació
• Cumplimiento : verifica la a
entidad a las normas constituc
reglamentarias y de autorregu
aplicables.
• Estratégico : hace referen
mediante el cual se evalúa
desempeño de los sistemas
entidad. Evalúa el logro de
misionales.
• Gestión y Resultados : verifica
relativas al proceso de gestión
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 19
GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
PERSONAL DEL LABORATORIO
os lineamientos a
ción y seguimiento
ema de Gestión de
as actividades de
estión y ejecución
roalimentación del
be tener alcance en
ón:
a adherencia de la
ucionales, legales,
ulación que le son
ncia al proceso
úa y monitorea el
gerenciales de la
o de los objetivos
ca las actividades
ón de la entidad,
Código:
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
con el fin de determinar el gr
eficiencia y eficacia en el
recursos y los controles; de
medición e información sobre el
que producen los bienes y ser
la ciudadanía o partes interesa
TÉRMINOS Y DEFICIONES Acción Correctiva : Conjunto
tomadas para eliminar las(s) ca
conformidad detectada u otra sit
La acción correctiva se toma
algo vuelva a producirse.
Acción Preventiva : Acción tomada
causa de una no conformidad
situación potencialmente indesea
prevenir que algo suceda.
Alcance de la Auditoría : Extensión
auditoría.
Auditado : Proceso o dependencia
Auditoría Interna : Proceso s
independiente y documentado
evidencias que, al evaluarse de
permiten determinar la extensión en
los criterios definidos para la auditor
Competencia : Habilidad demostra
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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rado de economía,
manejo de los
es; de los métodos de
el impacto o efecto
y servicios entregados a
das.
o de acciones
causa(s) de una no
tuación indeseable.
para prevenir que
omada para eliminar la
potencial u otra
able. Se toma para
ón y límites de una
a que es auditada.
so sistemático,
o para obtener
se de manera objetiva,
ón en que se cumplen
oría interna.
ada para aplicar
Código:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
conocimientos y aptitudes.
Conclusiones : Resultado de u
proporciona el equipo auditor tr
objetivos de la auditoria y todos
ésta.
Conformidad : Cumplimiento de un
Corrección : Acción tomada para
conformidad detectada.
Nota 1 . Una corrección puede re
una acción correctiva.
Criterios de Auditoría : Conju
procedimientos o requisitos que se u
referencia frente a la cual se compara
de la auditoría.
Equipo auditor : Equipo conforma
auditores que llevan a cabo una au
Evidencia de Auditoría : Registros,
hechos o cualquier otra infor
pertinentes para los criterios de au
Hallazgos de Auditoría : R
evaluación de la evidencia de la a
frente a los criterios de auditoría. L
auditoría pueden indicar tanto co
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 3 de 19
una auditoría que
tras considerar los
os los hallazgos de
un requisito.
a eliminar una no
ealizarse junto con
unto de políticas,
ue se usan como
se compara la evidencia
ado por uno o más
uditoría.
os, declaraciones de
rmación que son
uditoría.
Resultados de la
a auditoría recopilada
a. Los hallazgos de la
conformidad o no
Código:
6. REFERENCIAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
conformidad con los criterios de
oportunidades de mejora (Toma
Internacional ISO 19011. Dir
auditoría de los sistemas de ges
y/o ambiental).
No conformidad (NC ): Incum
requisito.
Observación (OB): Incumplimie
requisito que no afecta el servicio al
Oportunidad de Mejora ( O
considerar que permite avance o m
SIG.
Programa : Conjunto de una o
planificadas para un periodo de ti
y dirigidas hacia un propósito es
todas las actividades necesarias pa
organizar y llevar a cabo las audito
Plan de auditoría : Descripción de
de los detalles acordados de una
• Constitución Nacional de Colomb
y 269.
• Ley 87 de 1993. Por la cu
normas para el ejercicio de cont
entidades y organismos del E
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 19
de auditoría como
ado de la Norma
rectrices para la
stión de la calidad
mplimiento de un
ento parcial a un
o al usuario.
OP): Hallazgo a
mejora continua del
o más auditorias
iempo determinado
o específico. Incluye
as para planificar,
orías.
ón de las actividades y
na auditoría.
ombia. Artículos 209
cual se establecen
ntrol interno en las
Estado.
Código:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
• Ley 489 de 1998. Que regula el
función administrativa, determi
define los principios y reglas
organización y funcionami
administración pública.
• Ley 872 de 2003. Por la cual
de gestión de la calidad en
del poder Público
• Decreto 1826 de 1994. Por el
parcialmente la Ley 87 de 1993
• Decreto 1537 de 2001.
reglamenta parcialmente
• Ley de 1993 en cuanto a elemen
administrativos que fortalezcan el s
control interno de las entidade
Estado.
• Decreto 4110 de 2004. Por el
norma técnica de calidad
Colombiano NTCGP 2004
anexo.
• Decreto 1599 de 2005. Por el cu
Modelo de Control Estánda
Colombiano.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 5 de 19
a el ejercicio de la
na la estructura y
as básicas de la
amiento de la
se crea el sistema
la rama ejecutiva
cual se reglamenta
3.
Por el cual se
ementos técnicos y
can el sistema de
es y organismos del
el cual se adopta la
para el Estado
y su respectivo
or el cual se adopta el
ar para el Estado
Código:
7. CONDICIONES GENERALES
7.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
ALTA DIRECCIÓN • Otorgar los recursos y
• El representante de la
Internos de calidad
DIRECTOR DEL LABORATORIO• Coordinar el cronogr
presentarlo al comité c
• Coordinar las audit
internas de calidad.
• Revisar el Plan de Audit
• Participar en la selecc
AUDITOR LIDER • Participar en la sel
• Elaborar en conjun
• Solicitar la documen
(Coordinador del SI
• Llevar a cabo la reu
• Elaborar y entrega
firmado por el audit
• Informar al Área de
auditoría en caso
justificación de la p
• Aplazar la auditor
desarrollo de la mi
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
CONDICIONES GENERALES
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
apoyo necesarios para llevar a cabo las aud
a Alta Dirección participa en la selección
DIRECTOR DEL LABORATORIO grama anual de las auditorías interna
coordinador de control interno para aprobació
torías y realizar seguimiento al cronogra
ditoría presentado por el Auditor Líder.
ección de los auditores internos de calidad.
lección de los auditores internos de calidad.
to con el equipo auditor el Plan de Auditoria.
cumentación de los macroprocesos a auditar al l
SIG).
unión de apertura y cierre de las auditorías.
ar al Área de Control Interno el Informe F
tado.
ea de Control Interno si se requiere reprogra
de que el auditado lo solicite. El auditado
a postergación de la auditoría.
ría in situ en caso de no encontrar las co
isma, por falta de documentos, procedimient
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 6 de 19
itorías al SIG.
ón de los auditores
as de calidad y
ón.
ama de Auditorías
líder de Planeación
Final de Auditorias
gramar la fecha de
debe presentar la
condiciones para el
tos y/o registros en
Código:
el macroproceso, ju
AUDITOR DE CALIDAD • Participar en la elab
• Conocer los docum
los papeles de trab
Líder.
• Explicar al auditado el
• Informar durante l
términos de NC, C,
• Recolectar evidenc
• Elaborar informe de
• Dar seguimiento a l
7.2 CONDICIONES PACALIDAD
El documento establec
el registro “Programa de
a. Las auditorías a reali
b. Las auditorías progra
c. Las auditorias por
de la Alta Dirección
equipo auditor, basa
reciente certificació
resultados de la rev
d. Determinar en el
tipo de Auditoría a
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
ustificando esta decisión ante el jefe de cont
boración del Plan de Auditoría.
mentos relacionados con el macroproceso a aud
bajo y entregar el reporte de auditoría al au
o el alcance y criterios de auditoría.
la auditoría de los hallazgos encontrado
, OP, OB.
ncias de la auditoría.
de auditoría y revisarlo con el Auditor Líder.
las no conformidades detectadas.
ARA LA PROGRAMACIÓN DE LAS AUDIT O
ecido para el control y aplicación de auditor
de Auditorías de Calidad” (Cronograma), el cu
alizarse.
as programadas para los distintos procesos del Laboratorio
estado e importancia son determinadas p
n, la Jefe de la oficina asesora de Control I
sadas en el estado de los macroproces
ón, resultados de auditorías previas, qu
visión por la Alta Dirección, entre otros.)
programa según el estado de cada macropr
realizar para:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 7 de 19
ntrol interno.
a auditar; elaborar
uditado y al Auditor
os, al auditado en
ORÍAS DE
orías de calidad es
, el cual debe contener:
del Laboratorio.
por el representante
Interno y el líder del
sos (Nuevos o de
uejas de usuarios,
acroproceso y así el
Código:
PROCESOS
ACREDITADOS
• Tomar en cuenta resultados de auditoria anterior (interna y externa)
• El seguimiento al estado de hallazgos (NC, C, OP, OB)
• El seguimiento al estado del sistema de no conformidades
• El seguimiento a la eficacia de los procesos y objetivos de calidad
e. Las fechas conside
una o varias durant
f. En la columna de n
la auditoría.
Nota 1. Se debe cuidar
7.3 DEFINICIÓN DE
MISMA, SU FRECUENC
Estos aspectos, más
cuenta en la realización
a. El Plan de A
Dirección y e l A
b. El auditor líde
realización de las a
c. Los criterios de
documentos pro
d. De requerirse
establecidos po
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
PROCESOS ACREDITADOS
PROCESOS NUEVOS PROCESOS EN DESARROLLO
Tomar en cuenta auditoria
anterior (interna y
El seguimiento al estado de hallazgos (NC, C,
El seguimiento al estado del sistema de no
El seguimiento a la eficacia de los procesos y objetivos de calidad
• Evaluar el estado de documentación
• Evaluar el estado de la documentación
• Verificar el estado de la implementación
erarlas de acuerdo al estado del proceso (P
te el ejercicio de la auditoría).
número de auditores anotar la cantidad neces
r que los servidores no auditen su propio proceso.
LOS CRITERIOS DE AUDITORÍA, EL A
ECUENCIA Y METODOLOGÍA
los establecidos en la norma ISO 19011
ón del Plan de Auditoría.
Auditoría es comunicado por el Represe
Auditor líder a través de un memorando.
er y el líder del macroproceso acuerda
as auditorías.
de auditoría a considerar son: La NTC
opios del proceso, requisitos legales y/o reg
un experto técnico, se buscará este a tr
or el Laboratorio con otras entidades o
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 8 de 19
PROCESOS EN DESARROLLO
Evaluar el estado de la documentación Verificar el estado de la implementación
Puede ser al menos
cesaria para realizar
ALCANCE DE LA
se deben tener en
entante de la Alta
an los horarios de
NTC-ISO 17025:2005,
lamentarios.
ravés de convenios
o a través de la
Código:
formación de los
auditoría.
e. Para la auditor
experiencia o b
la elaboración de
f. En la planeaci
deben de cons
las Acciones Cor
7.4 CONDICIONES PA
a. Reunión de a p
el fin de conoce
Para evidenciar
utiliza el format
b. Criterios de p
se describe en
Conforme (C), O
c. Reunión de ci e
uno los hallaz
entendimiento.
“Registro de Asi
7.5 CONDICIONES PA
a. Para la realizaci
líder realizan una
b. El auditor líder e
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
os auditores internos existentes según el caso
oría al laboratorio, los expertos técnicos de
bien demostrar que han participado como e
de las listas de verificación.
ión de auditoría y elaboración de las listas
siderar los resultados de auditorías previas y el se
orrectivas.
ARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA
pertura: Debe realizarse con el equipo audi
er el Plan de Auditoria y aclarar dudas de
ar la asistencia del personal que participa
to “Registro de Asistencia” (E.DE-03.F.05).
ponderación: E stos son aplicados por los au
el procedimiento Servicio no Conforme:
Oportunidad de Mejora (OP), Observación (O
erre: Se da lectura al reporte de auditoría presentan
zgos (NC, C, OP, OB) de la audit
. Igualmente se debe firmar la lista de asiste
istencia” (E.DE-03.F.05).
ARA EL INFORME FINAL DE AUDITORÍA
ión del informe final de auditoría los aud
a mesa de trabajo.
entrega su reporte final a la alta dirección y
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 9 de 19
caso necesario para la
eben de contar con
expertos técnicos en
as de verificación se
as y el seguimiento de
itor y auditado, con
de los participantes.
en la auditoria se
.
uditores tal y como
No conforme (NC),
OB)
presentando uno por
toría buscando el
encia en el formato
ditores y el auditor
y una copia al líder
Código:
del Laboratorio.
c. Los resultados
7.6 CONDICIONES PA
a. El Líder del
acciones sin de
y sus causas.
b. El líder del Laboratorio
de compromiso
c. El equipo audi
acordadas con l
d. En el caso de no
Conforme, se genera una acción de mejora
e. El equipo audi
correctivas, y un
eficaces.
f. Toda evidenci
acción correctiv
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Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
de la auditoría son comunicados a la alta dirección
ARA EL MACROPROCESO AUDITADO
Laboratorio auditado debe asegurarse de
emora justificada para eliminar las no conform
El líder del Laboratorio debe firmar los resultados de su a
so para la implementación y el formato de Acc
itor tiene el compromiso de dar seguimi
los auditados.
no conformidades calificadas como Observac
Conforme, se genera una acción de mejora
itor realiza el seguimiento hasta el cierr
na segunda verificación para garantizar que
ia generada en los papeles de trabajo de
va.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 10 de 19
a la alta dirección
de que se toman
rmidades detectadas
auditoría, las fechas
cciones de Mejora
iento a las fechas
ación y/o Servicio no
re de las acciones
las acciones fueron
ebe adjuntarse a la
Código:
8. CONTENIDO
8.1 PROGRAMACIÓN
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
7
INICIO
Realizar el cronograma anual de las auditorias de calidad y convocar a la alta dirección para aprobar el cronograma
Revisar y aprobar el cronograma anual de auditorías de calidad y realizar los ajustes si es necesario
Seleccionar a los auditores internos para conformar el equipo auditor
Elaborar el plan de auditoria de acuerdo al formato “plan de auditorías” con base en el estratégico, recursos, fechas y lugares donde se realizará la auditoria
Presentar el Plan de Auditoría a la alta dirección para su revisión
A
Designar mediante resolución de Decanatura los auditores internos de calidad, indicando los procesos a auditar
F
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Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
Y EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Jefe Laboratorio Programa de Auditorías de
Calidad
Alta Dirección Programa de Auditorías de
Calidad
Auditor Líder, Líder Laboratorio
Lista de control de auditores
Memorando
Decano
MemorandoLista de control de
auditoresRelación del
Equipo Auditor de Calidad
Auditor líder, auditores Plan de Auditoria
Líder Laboratorio
Solicitud de creación,
modificación o inclusión de documentos
INICIO
Realizar el cronograma anual de las auditorias de calidad y convocar a la alta dirección para aprobar el
el cronograma anual de auditorías de calidad y realizar los ajustes si es necesario
Seleccionar a los auditores internos para conformar el equipo auditor
Elaborar el plan de auditoria de acuerdo al formato “plan de auditorías” con base en el direccionamiento estratégico, recursos, fechas y lugares donde se realizará la auditoria
Presentar el Plan de Auditoría a la alta dirección para su revisión
Designar mediante resolución de Decanatura los auditores internos de
dicando los procesos a
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Página 11 de 19
Y EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS
REGISTRO OBSERVACIÓN
Programa de Auditorías de
Calidad
Programa de Auditorías de
Calidad
Lista de control de auditores
Memorando
Memorando Lista de control de
auditores Relación del
Equipo Auditor de Calidad
Plan de Auditoria
Solicitud de creación,
modificación o inclusión de documentos
Código:
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
8
9
10
11
12
13
14
Informar mediante memorandos al Líder del laboratorio la fecha, hora y lugar de la auditoría interna de calidad.
Convocar al equipo auditor y preparar la documentación de la auditoría (papeles de trabajo)
¿Hay que realizar ajustes?
Acordar la nueva fecha entre el Auditor Líder y el líder del Laboratorio
Informar al Decano y a la Alta dirección sobre la modificación a
las fechas de la auditoría
B
No
Si
A
¿Modificar fecha de auditoría?
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Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Auditor Líder Plan de Auditoría
Alta Dirección Plan de Auditoría
Decano/auditor líder Plan de Auditoría
Líder Laboratorio/Auditor
Líder
Programa de auditoría de
calidad/Relación equipo auditor de
calidad
Auditor Líder Plan de Auditoría
Auditor Líder Plan de Auditoría
Informar mediante memorandos al Líder del laboratorio la fecha, hora y lugar de la auditoría interna de calidad.
Comunicar los ajustes pertinentes y la fecha para la nueva revisión
Convocar al equipo auditor y preparar documentación de la auditoría
(papeles de trabajo)
¿Hay que realizar ajustes?
Acordar la nueva fecha entre el Auditor Líder y el líder del Laboratorio
Informar al Decano y a la Alta dirección sobre la modificación a
las fechas de la auditoría
B
Si
F
Si
¿Modificar fecha de auditoría?
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
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REGISTRO OBSERVACIÓN
Plan de Auditoría
Plan de Auditoría
Plan de Auditoría El memorando lo firma el Decano y el Auditor Líder
Programa de auditoría de
calidad/Relación equipo auditor de
calidad
La nueva fecha se indica en la columna
observaciones
Plan de Auditoría
Plan de Auditoría
Código:
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
15
16
17
18
19
20
Solicitar la documentación de los procesos a auditar al responsable del control documental del SGC del Laboratorio
Revisar y Evaluar la pertinencia de los documentos recibidos del SGC
Asignar el proceso o actividad a auditar
Efectuar la reunión de apertura con el líder del laboratorio, auditor líder,
equipo auditor
Registrar las no conformidades (NC), correcciones (C), oportunidades de mejora (OP), observaciones (OB) en la hoja de verificación (respaldado con evidencia objetiva)
C
B
Dar inicio a las auditorias, dando lectura al plan de auditoria, confirmando canales de comunicación para dejar constancia de que no existen dudas antes del inicio de la auditoría y procediendo a verificar la información de acuerdo a las listas de verificación.
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Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
(FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Auditor líder Memorando
Funcionarios Documentos del laboratorio
Líder Laboratorio Equipo auditor
Plan de auditoriaLista de
verificación
Decano Alta Dirección
Registro de asistencia
Líder Laboratorio Plan de auditoria
Registro de asistencia
Equipo Auditor Lista de
verificaciónPapeles de trabajo
Solicitar la documentación de los procesos a auditar al responsable del control documental del SGC del
Revisar y Evaluar la pertinencia de los documentos recibidos del SGC
proceso o actividad a
Efectuar la reunión de apertura con el líder del laboratorio, auditor líder,
auditor
Registrar las no conformidades (NC), correcciones (C), oportunidades de mejora (OP), observaciones (OB) en la hoja de
(respaldado con
C
Dar inicio a las auditorias, dando lectura al plan de auditoria, confirmando canales de comunicación para dejar constancia de que no existen dudas antes del inicio de la auditoría y procediendo a recopilar y verificar la información de acuerdo a las listas de verificación.
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REGISTRO OBSERVACIÓN
Memorando
Documentos del laboratorio
Plan de auditoria Lista de
verificación
Registro de asistencia
Plan de auditoria Registro de asistencia
Lista de verificación
Papeles de trabajo
Código:
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
21
22
23
24
25
Informar al auditado sobreconformidad o no conformidad de los requisitos auditados, aclarando dudas y destacando puntos positivos.
Determinar con los auditados las acciones correctivas, preventivas y/o mejoramiento, fechas y responsables para su ejecución validando con la respectiva firma
Realizar una mesa de trabajo para la elaboración del informe final
Elaborar y remitir el informe final de la auditoría y los formatos diligenciados de acciones de mejora con copia al líder del laboratorio y a la alta dirección.
D
c
Realizar la reunión de cierre con el fin de presentar el informe preliminar y validarlo con los auditados. Se firma la lista de asistencia.
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Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Equipo auditor Lista de
verificaciónPapeles de trabajo
Equipo auditor/líder laboratorio
Control acciones correctivas y preventivasAcciones
correctivas, preventivas y de
mejora
Auditor líder/equipo auditor
Lista de verificación
Papeles de trabajo
Equipo auditor/líder laboratorio
Plan de auditoriaInforme final de
auditoriaRegistro de asistencia
Auditor líder/Equipo auditor
Informe final de auditoriaAcciones
correctivas, preventivas y de
mejoraRegistro de asistencia
Informar al auditado sobre la conformidad o no conformidad de los requisitos auditados, aclarando dudas y destacando puntos positivos.
Determinar con los auditados las acciones correctivas, preventivas y/o
, fechas y responsables para su ejecución validando con la
Realizar una mesa de trabajo para la elaboración del informe final
Elaborar y remitir el informe final de la auditoría y los formatos diligenciados de acciones de mejora con copia al líder del laboratorio y a
Realizar la reunión de cierre con el fin de presentar el informe preliminar y validarlo con los auditados. Se firma la
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REGISTRO OBSERVACIÓN
Lista de verificación
Papeles de trabajo
Control acciones correctivas y preventivas Acciones
correctivas, preventivas y de
mejora
Se adjuntan los papeles de trabajo que sean evidencia
de la auditoría realizada
Lista de verificación
Papeles de trabajo
Plan de auditoria Informe final de
auditoria Registro de asistencia
Informe final de auditoria Acciones
correctivas, preventivas y de
mejora Registro de asistencia
Código:
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
26
27
28
29
Informar al auditor líderajustes necesarios
¿Es necesario algún ajuste?
Realizar los ajustes de acuerdo con las recomendaciones
FIN
Elaborar cronograma de seguimiento a las
correctivas
D
G
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Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
(FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Alta Dirección
Informe final de auditoriaAcciones
correctivas, preventivas y de
mejora
Auditor líder
Informe final de auditoriaAcciones
correctivas, preventivas y de
mejora
Líder Laboratorio Correo electrónico
Informar al auditor líder sobre los ajustes necesarios
¿Es necesario algún ajuste?
Realizar los ajustes de acuerdo con las recomendaciones
FIN
Elaborar cronograma de seguimiento a las acciones
correctivas
No
Si
G
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Página 15 de 19
REGISTRO OBSERVACIÓN
Informe final de auditoria Acciones
correctivas, preventivas y de
mejora
Informe final de auditoria Acciones
correctivas, preventivas y de
mejora
Correo electrónico
Código:
8.2 SEGUIMIENTO A LAS AUDITORIAS INTERNAS
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
7
No
INICIO
Realizar reunión de seguimiento con el equipo auditor y los auditados del proceso en la fecha establecida en el apartado de acciones de mejora del “informe final de auditoria”
Desarrollar el seguimiento de acuerdo con el plan establecido en el formato “Acciones correctivas, preventivas y de mejora”
¿El resultado es el esperado
Definir las causas del incumplimiento
Incorporar al informe para la alta dirección, para que se establezca plan de mejoramiento individual
y/o de proceso
¿Las fechas se cumplieron?
B
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Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
SEGUIMIENTO A LAS AUDITORIAS INTERNAS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Auditor líder Equipo auditor
Auditados
Registro de asistencia
Auditor líder Equipo auditor
Acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Auditor líder Equipo auditor
Informe final de auditoría
Auditor líder Equipo auditor
Acciones correctivas,
preventivas y demejora
Auditor líder Equipo auditor
Acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Auditor líder Equipo auditor
Líder del Laboratorio
Papel de trabajo
No
INICIO
Realizar reunión de seguimiento con el equipo auditor y los auditados del
fecha establecida en el apartado de acciones de mejora del “informe final de auditoria”
Desarrollar el seguimiento de acuerdo con el plan establecido en el formato “Acciones correctivas, preventivas y de mejora”
El resultado es el esperado?
nir las causas del incumplimiento
Incorporar al informe para la alta dirección, para que se establezca plan de mejoramiento individual
y/o de proceso
Si
B
¿Las fechas se cumplieron?
Si
B
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REGISTRO OBSERVACIÓN
Registro de asistencia
Acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Informe final de auditoría
Acciones correctivas,
preventivas y de mejora
En el apartado de seguimiento del
formato de Acciones correctivas,
preventivas y de mejora, las causas se
anotan en observaciones
Acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Papel de trabajo
Código:
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
8
9
10
11
12
13
14
Elaborar informes con los resultados del seguimiento
Entregar informe a la alta dirección
Establecer plan de mejoramiento individual y/o de proceso
Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento individual y/o de proceso
suscrito
Dar cierre a la auditoria a la auditoria interna de calidad
B
Presentar informe a la alta dirección
Archivar los soportes del seguimiento y enviar copia al líder del Laboratorio
FIN
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Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Auditor líder Equipo auditor
Informe final de auditoria
Auditor líder Equipo auditor
informe final de auditoria
Líder Laboratorio Equipo auditor
Delegado Alta Dirección
Auditor líder Equipo auditor
Papeles de trabajo, informes,
memorandos
Auditor líder Informe
Secretaria Laboratorio
Elaborar informes con los resultados del seguimiento
Entregar informe a la alta dirección
Establecer plan de mejoramiento proceso
Realizar seguimiento a los planes de individual y/o de proceso
suscrito
Dar cierre a la auditoria a la auditoria
B
Presentar informe a la alta dirección
Archivar los soportes del seguimiento enviar copia al líder del Laboratorio
FIN
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REGISTRO OBSERVACIÓN
Informe final de auditoria
Se realiza en una mesa de trabajo
informe final de auditoria
La alta dirección determina que plan de mejoramiento
aplica
Papeles de trabajo, informes,
memorandos
Informe
Los documentos a archivar son:
informes, papeles de trabajo, planes de
seguimiento individual o por procesos
Código:
9. ANEXOS
Programa de Auditorías de
Plan de Auditoría (E.GM-14.F.02
Lista de Verificación (E.GM
Informe Final de Auditoría
Relación del Equipo Audito
Lista de control de Auditores
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
as de Calidad (E.GM-14.F.03)
14.F.02)
E.GM-14.F.01)
a (E.GM-14.F.06)
or de calidad (E.GM-14.F.04)
ores (E.GM-14.F.05)
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 18 de 19
Código:
N° Revisión
Fecha Páginas modificadas
Revisó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-14.00 Versión: 01 Fecha:
AUDITORIAS INTERNAS
REGISTRO DE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado por
Aprobó
Fecha
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 19 de 19
Aprobado por
Descripción del cambio
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-14.F.06 Versión: 01 Fecha: Página 1 de 4
INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE CALIDAD
No. DE AUDITORIA:
No DE INFORME:
FECHA PRESENTACIÓN INFORME: MACROPROCESO AUDITADO:
INFORMACIÓN GENERAL
FECHA DE APERTURA FECHA DE CIERRE
OBJETIVO
ALCANCE
CRITERIOS
AUDITOR LIDER:
EQUIPO AUDITOR:
AUDITOR DE CALIDAD 1:
AUDITOR DE CALIDAD 2:
AUDITOR DE CALDIAD 3:
AUDITADOS:
CRITERIOS DE AUDITORÍA
NTC-ISO 17025:2005
MANUAL DE CALIDAD
PROCEDIMIENTOS DEL SIG REQUISITOS LEGALES Y
REGLAMENTARIOS
REGISTROS
PRINCIPALES NO CONFORMIDADES Y OBSERVACIONES
No
REQUISITO NORMATIVO
PROCEOS / ACTIVIDAD PONDERACIÓN EVIDENCIA / DESCRIPCIÓN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-14.F.06 Versión: 01 Fecha: Página 2 de 4
INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE CALIDAD
PRINCIPALES CONFORMIDADES / FORTALEZAS
No
REQUISITO NORMATIVO
PROCEOS / ACTIVIDAD PONDERACIÓN EVIDENCIA / DESCRIPCIÓN
CONCLUSIONES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-14.F.06 Versión: 01 Fecha: Página 3 de 4
INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE CALIDAD
ACCIONES DE MEJORA
No. ACTIVIDAD
REQUISITO
NORMATIVO
FECHA DE SEGUIMIENTO
No DE LA ACCIÓN CORRECTIVA /
PREVENTIVA (Formato
E.GM-10.F.01
ACCIONES
CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE
MEJORA)
LISTA DE DISTRIBUCIÓN DEL
INFORME DE AUDITORIA:
FIRMA DEL AUDITOR LÍDER FIRMA DEL AUDITADO RESPONSABLE MACROPROCESO
DATOS DE APROBACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA
FECHA DE APROBACIÓN PARA EL CIERRE DEL
INFORME :
FIRMA JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL
INTERNO:
FIRMA REPRESENTANTE ALTA DIRECCIÓN:
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Código: E.GM-14.F.06 Versión: 01 Fecha: Página 4 de 4
INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE CALIDAD
Código: E-GM
LISTA
No. NOMBRE DEL AUDITOR DATOS DE
CONTACTO
ENTIDAD QUE
EXPIDE
CERTIFICADO DE
FORMACIÓN
DEL AUDITOR
A.I. (AUDITOR LIDER) A.A (AUDITOR ACOMPAÑANTE)
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GM-14.F.05 Versión: 01 Fecha: Página
LISTA DE CONTROL DE AUDITORES DE CALIDAD
ENTIDAD QUE
EXPIDE
CERTIFICADO DE
FORMACIÓN
DEL AUDITOR
AÑO EN QUE
RECIBÍO EL
CERTIFICADO DE
AUDITOR
AUDITORIAS EN LAS QUE HA PARTICIPADO
A.L. A.A. A. F. E.T.
TOTAL
AUDITORIAS EN
LAS QUE HA
PARTICIPADO
(AUDITOR ACOMPAÑANTE) A.F. (AUDITOR EN FORMACIÓN) E.T (EXPERTO TÉCNICO)
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OBSERVACIONES
Código: E.GM
No. DE AUDITORIA:
FECHA DE APLICACIÓN:
AUDITOR:
CRITERIOS DE PONDERACIÓN PARA CALIFICAR:
C (CUMPLE) NA (NO APLICA) OP (OPORTUNIDAD DE MEJORA
LISTA DE VERIFICACIÓN
PREGUNTAS CAPITULO 4:
REQUISITO PREGUNTA AUDITADO /
CARGO
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LISTAS DE VERIFICACIÓN
S DE PONDERACIÓN PARA CALIFICAR:
OPORTUNIDAD DE MEJORA) OB (OBSERVACIÓN) NC (NO CONFORME
LISTA DE VERIFICACIÓN NTC-ISO 17025:2005
PREGUNTAS CAPITULO 4: LA ORGANIZACIÓN
PROCESO PONDERACIÓN
EVIDENCIA / DESCRIPCIÓN
C NA OP OB NC
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NO CONFORME)
EVIDENCIA / DESCRIPCIÓN
Código: E.GM
PREGUNTAS CAPITULO 5: RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
REQUISITO PREGUNTA AUDITADO
PREGUNTAS CAPITULO 6: GESTIÓN DE LOS RECURSOS
REQUISITO PREGUNTA AUDITADO
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LISTAS DE VERIFICACIÓN
PREGUNTAS CAPITULO 5: RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
PROCESO PONDERACIÓN
EVIDENCIA / DESCRIPCIÓN
C NA OP OB NC
PREGUNTAS CAPITULO 6: GESTIÓN DE LOS RECURSOS
PROCESO
PONDERACIÓN
EVIDENCIA / DESCRIPCIÓN
C NA OP OB NC
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EVIDENCIA / DESCRIPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Código: E.GM
PREGUNTAS CAPITULO
REQUISITO PREGUNTA AUDITADO
PREGUNTAS CAPITULO
REQUISITO PREGUNTA AUDITADO
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LISTAS DE VERIFICACIÓN
PREGUNTAS CAPITULO 7: PRESTACIÓN DEL SERVICIO
PROCESO PONDERACIÓN
EVIDENCIA / DESCRIPCIÓN
C NA OP OB NC
PREGUNTAS CAPITULO 8: MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
PROCESO
PONDERACIÓN
EVIDENCIA / DESCRIPCIÓN
C NA OP OB NC
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EVIDENCIA / DESCRIPCIÓN
EVIDENCIA / DESCRIPCIÓN
Código: E.GM
PROCESO:
AUDITOR:
No. PREGUNTA / ACTIVIDAD / REGISTRO AUDITADO
PROCESO:
AUDIOR:
No. PREGUNTA / ACTIVIDAD / REGISTRO AUDITADO
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LISTAS DE VERIFICACIÓN
LISTA DE VERIFICACIÓN AL PROCESO
SUBPROCESO:
CARGO PONDERACIÓN
EVIDENCIA / DESCRIPCIÓNC NA OP OB NC
SUBPROCESO:
CARGO PONDERACIÓN
EVIDENCIA / DESCRIPCIÓNC NA OP OB NC
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EVIDENCIA / DESCRIPCIÓN
EVIDENCIA / DESCRIPCIÓN
Código: E.GM
PRINCIPALES NO CONFORMIDADES
NOMBRE Y FIRMA DEL AUDITOR
NOMBRE FIRMA
FECHA Y HORA DE ENTREGA AL AUDITOR LIDER:
FIRMA DE RECIBIDO AUDITOR LÍDER:
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LISTAS DE VERIFICACIÓN
PRINCIPALES CONFORMIDADES
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
NOMBRE Y FIRMA DEL AUDITADO
FIRMA NOMBRE
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PRINCIPALES CONFORMIDADES / FORTALEZAS
NOMBRE Y FIRMA DEL AUDITADO
FIRMA
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DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓ N DE CALIDAD Y/O AMBIENTAL ISO 19011 INTRODUCCIÓN La serie de normas internacionales ISO 9000 e ISO 14000 enfatiza la importancia de las auditorías como una herramienta de la dirección para hacer el seguimiento y verificar la implementación efectiva de la política de una organización para gestión de la calidad y/o gestión ambiental. Las auditorías también son parte esencial de actividades tales como certificación/registro externos y la evaluación y seguimiento de la cadena de suministro. Esta norma internacional proporciona orientación sobre la realización de auditorías de sistemas de gestión de calidad y/o ambiental internas o externas, al igual que sobre la gestión de los programas de auditoría. Los usuarios previstos de esta norma incluyen auditores, organizaciones que implementan sistemas de gestión de calidad y/o ambiental, y las organizaciones involucradas en certificación o formación de auditores, certificación/registro de sistemas de gestión, acreditación o normalización en el área de evaluación de la conformidad. La orientación que brinda esta norma internacional pretende ser flexible y de aplicación a una amplia gama de usuarios potenciales. Como se indica en diferentes puntos del texto, el uso de estas directrices puede variar de acuerdo con el tamaño, naturaleza y complejidad de las organizaciones, al igual que en los objetivos y alcance de las auditorías por realizar. Aunque esta norma internacional proporciona solamente orientación, los usuarios pueden aplicarla para desarrollar sus propios requisitos relacionados con las auditorías. Los numerales 1, 2 y 3 de esta norma tratan sobre el alcance, referencias normativas y términos y definiciones, respectivamente. El numeral 4 describe los principios de auditoría. Entender estos principios ayudará al usuario a apreciar la naturaleza esencial de las auditorías y es una introducción necesaria a los numerales 5, 6 y 7. El numeral 5 proporciona orientación acerca del establecimiento y gestión de programas de auditoría, es decir, grupos de una o más auditorías planeadas dentro de un período de tiempo específico y dirigidas hacia un propósito específico. En este numeral se tratan aspectos tales como la asignación de responsabilidades para la gestión de programas de auditoría, el establecimiento de objetivos, la coordinación de actividades de auditoría y el suministro de recursos suficientes a los equipos de auditoría. El numeral 6 brinda orientación acerca de la realización de auditorías de sistemas de gestión y/o ambientales, incluida la selección de los equipos auditores. El numeral 7 proporciona orientación sobre la competencia de los auditores. Presenta a grandes rasgos las habilidades y el conocimiento necesarios para ser competentes en el manejo de una auditoría. Proporciona orientación sobre los atributos personales
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necesarios para ser un auditor, sobre educación, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría, que son los indicadores que revelan si una persona ha adquirido las habilidades y conocimiento apropiados. Finalmente, el numeral 7 esboza un proceso para la evaluación de auditores. En varios sitios de esta norma se presentan guías suplementarias o ejemplos sobre tópicos específicos, en forma de ayudas prácticas que se encuentran en recuadros de texto. En muchos casos, tienen como fin ayudar al uso de esta norma en pequeñas organizaciones. En donde se implementan tanto sistemas de gestión de la calidad como de gestión ambiental, se deja al usuario de esta norma la decisión de llevarlas a cabo en forma separada o conjunta. Aunque esta norma se aplica a la auditoría de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental, el usuario puede considerar adaptar o ampliar la orientación suministrada aquí, para aplicarla a otros tipos de auditorías, incluidas las de otros sistemas de gestión. Además, cualquier otro individuo u organización con interés en hacer seguimiento a la conformidad con los requisitos, como por ejemplo las especificaciones de producto o leyes y regulaciones, puede encontrar que la orientación proporcionada por esta norma internacional es útil. 1. Alcance Esta norma suministra orientación sobre los principios de auditoría, la gestión de los programas de auditoría, la realización de auditorías de sistemas de gestión de calidad y de gestión ambiental, así como la competencia de los auditores de sistemas de gestión de calidad y ambiental. Es aplicable a todas las organizaciones que necesitan realizar y gestionar auditorías de sistemas de calidad y/o ambiental, internas o externas. La aplicación de esta norma a otro tipo de auditorías es posible en principio, pero se recomienda prestar consideración especial a la definición de la competencia necesaria de los miembros del equipo auditor en tales casos. 2. Referencias normativas Los siguientes documentos normativos contienen disposiciones que, a través de la referencia en este texto, constituyen disposiciones de la presente norma. Para las referencias fechadas, no se aplican las enmiendas posteriores o revisiones de cualquiera de estas publicaciones. Sin embargo, se invita a las partes que realizan acuerdos con base en esta norma, a investigar la posibilidad de aplicar la edición más reciente de los documentos normativos indicados abajo. Para referencias no fechadas, se aplica la última edición del documento normativo citado. Los miembros de la IEC e ISO mantienen registros de las Normas Internacionales vigentes en la actualidad. ISO 9000:2000, Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario.
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ISO 14050: 1998, Environmental Management – Vocabulary. 3. Términos y definiciones Para los propósitos de esta norma se aplican los términos y las definiciones dadas en la norma ISO 9000:2000 y en la ISO 14050:1998, a menos que sean reemplazados por las definiciones presentadas en seguida: Un término en una definición o nota que se define en otra parte de este numeral se indica mediante negrilla, seguido por su número de entrada entre paréntesis. 3.1 Auditoría Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría (3.3) y evaluarla objetivamente para determinar la medida en la cual se cumplen los criterios de auditoría (3.2). NOTA Las auditorías internas, algunas veces llamadas auditorías por primera parte, son realizadas por la propia organización o en nombre de ésta, para revisión por la dirección y otros propósitos internos, y pueden formar la base de una autodeclaración de conformidad por parte de la organización. Las auditorías externas incluyen las que se denominan generalmente auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte las realizan las partes que tienen interés en la organización, por ejemplo los clientes, u otras personas en su nombre. Las auditorías de tercera parte las realizan organizaciones auditoras externas e independientes, como por ejemplo las que ofrecen registro o certificación de conformidad con los requisitos de la ISO 90001 e ISO 14001. Cuando se realiza la auditoría conjunta de los sistemas de gestión de la calidad y gestión ambiental, ésta se denomina auditoría combinada. Cuando dos o más organizaciones auditoras cooperan en la realización de una auditoría a un solo auditado, ésta se denomina auditoría conjunta. 3.2 Criterios de la auditoría Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia. 3.3 Evidencia de la auditoría Registros, declaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría (3.2) y que son verificables. NOTA La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. 3.4 Hallazgos de la auditoría Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría (3.3) reunida, contra los criterios de auditoría (3.2). NOTA Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría, u oportunidades de mejora. 3.5 Conclusiones de la auditoría
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Resultado de una auditoría (3.1) que proporciona el equipo auditor (3.10) tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría (3.4). 3.6 Cliente de la auditoría Organización (3.3.1) o persona que solicita una auditoría (3.1). NOTA El cliente puede ser el auditado o cualquier otra organización que tenga derecho reglamentario o contractual para solicitar una auditoría. 3.7 Auditado Organización que es auditada. 3.8 Auditor Persona con la competencia (3.14) para llevar a cabo una auditoría (3.9.1) 3.9 Equipo auditor Uno o más auditores (3.8) que llevan a cabo una auditoría (3.1), con el apoyo de expertos técnicos (3.10), si se requiere. NOTA 1 Un auditor del equipo auditor se nombra como el líder del equipo auditor. NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formación. 3.10 Experto técnico Persona que suministra un conocimiento específico o experiencia al equipo auditor (3.9). NOTA 1 El conocimiento específico o experiencia es aquel relacionado con la organización, proceso o actividad que van a ser auditados, con el idioma o la cultura. NOTA 2 Un experto técnico no actúa como auditor en el equipo auditor. 3.11 Programa de la auditoría Conjunto de una o más auditorías (3.1) planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. 3.12 Plan de la auditoría Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoría (3.1). 3.13 Alcance de la auditoría Extensión y límites de una auditoría (3.1). NOTA Típicamente el alcance incluye una descripción de las instalaciones físicas, las unidades organizacionales, las actividades y procesos, al igual que el período de tiempo cobijado. 3.14 Competencia Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
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4. Principios de auditoría La auditoría se caracteriza por la confianza en muchos principios. Dichos principios hacen que la auditoría sea una herramienta confiable para apoyar las políticas y controles de gestión, suministrando información sobre cómo puede actuar una organización para mejorar su desempeño. La adhesión a estos principios es un prerrequisito para suministrar conclusiones de la auditoría que sean pertinentes y suficientes, y para asegurar que los auditores que trabajan independientemente entre sí lleguen a conclusiones similares en circunstancias similares. Los siguientes principios se relacionan con los propios auditores:
Conducta ética - Fundamento del profesionalismo. En auditoría son esenciales la confianza, la integridad, la confidencialidad y la discreción. Presentación justa - La obligación de informar verazmente y con exactitud. Los hallazgos, conclusiones y reportes de la auditoría reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría. Se reportan los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría, los aspectos no resueltos o las opiniones divergentes entre el equipo auditor y el auditado. Debido cuidado profesional – La aplicación de diligencia y juicio en la auditoría. Los auditores proceden con el cuidado requerido de acuerdo con la importancia de la tarea que realizan y la confianza depositada en ellos por los clientes de la auditoría y las partes interesadas. Un prerrequisito es poseer la competencia necesaria.
Otros principios de auditoría se relacionan con el proceso de la auditoría. Una auditoría es, por definición, independiente y sistemática y estas características están estrechamente relacionadas con los siguientes principios de auditoría:
Independencia – La base de la imparcialidad y objetividad de las conclusiones de la auditoría. Los auditores son independientes de la actividad auditada, no están parcializados y no tienen conflictos de intereses. Los auditores mantienen un estado mental objetivo durante todo el proceso de auditoría, para asegurar que los hallazgos y conclusiones se basarán solamente en evidencias. Evidencia – La base racional para llegar a conclusiones de auditoría confiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático. La evidencia de la auditoría es verificable. Se basa en muestras de información disponible, ya que una auditoría se realiza durante un período de tiempo limitado y con recursos limitados. El uso apropiado del muestro está muy
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relacionado con la confianza que se puede tener en las conclusiones de las auditorías.
La orientación presentada en los numerales restantes de esta norma se basa en los principios establecidos anteriormente.
5. Gestión de un programa de auditoría
5.1 Generalidades
Una organización que necesite realizar auditorías debería implementar y gestionar un programa de auditoría efectivo. El propósito de un programa es planear el tipo y número de auditorías, e identificar y suministrar los recursos necesarios para realizarlas. El programa de auditoría puede incluir auditorías con una variedad de objetivos. Dependiendo del tamaño, naturaleza y complejidad de la organización por auditar, el programa de auditoría puede incluir una, algunas o muchas auditorías, y auditorías conjuntas y combinadas. Una organización puede establecer más de un programa de auditoría. La alta gerencia de la organización debería conceder la autoridad para dirigir el programa de auditoría. Los responsables de dirigir el proceso de auditoría deberían: a) Establecer los objetivos y extensión del programa de auditoría. b) Establecer las responsabilidades, recursos y procedimientos. c) Asegurar la implementación del programa de auditoría. d) Hacer seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría, y e) Asegurar que se llevan los registros apropiados del programa de auditoría. La Figura 1 ilustra la aplicación del ciclo Planear-Hacer-Verificar-Actuar para la gestión de un programa de auditoría.
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Autoridad para el programa de auditoría(5.1)
Definición del programa de auditoría(5.2, 5.3)
- Objetivos / extensión- Responsabilidades- recursos- Procedimientos
Implementación del programa de auditoría(5.4, 5.5)
- Registro
- Asignación de equipos auditores- Evaluación de auditores
- Dirección de las actividades de auditoría
- Identificación de oportunidades de mejora
(5.6)
Seguimiento y revisión delprograma de auditoría
los auditoresCompetencia de
(7)
Actividades deauditoría
(6)Mejora del
programa de auditoríaActuar
Hacer
Planear
Verificar
Figura 1. Ilustración de la aplicación del ciclo Pl anear-Hacer-Verificar-Actuar,
para la gestión de un programa de auditoría
NOTA Los números de esta figura y de las siguientes hacen referencia a los numerales correspondientes de esta norma. Si una organización opera sistemas de gestión de la calidad y ambiental, puede decidir que el programa de auditoría incluya auditorías combinadas. En este caso, se debería prestar atención especial a la competencia del equipo auditor. Como parte de sus programas de auditorías, dos o más organizaciones auditoras pueden cooperar en la realización de una auditoría conjunta. En este caso, se debería prestar atención especial a la división de responsabilidades, el suministro de recursos adicionales, la competencia adicional necesaria en el equipo de auditoría y los procedimientos apropiados. Se debería llegar a un acuerdo sobre estos procedimientos antes de comenzar la auditoría.
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5.2 Objetivos y extensión del programa de auditoría 5.2.1 Objetivos de un programa de auditoría Se deberían establecer los objetivos de un programa de auditoría, para dirigir la planeación y realización de las auditorías. Estos objetivos se pueden basar en: a) Prioridades de la dirección. b) Intenciones comerciales. c) Requisitos del sistema de gestión. d) Requisitos reglamentarios o contractuales. e) Necesidad de evaluación de proveedores. f) Requisitos de los clientes. g) Necesidades de las partes interesadas. h) Riesgos potenciales para la organización.
Ayuda práctica – Ejemplos de programas de auditoría s La gestión de un programa de auditoría incluye la planificación apropiada, suministro de recursos y establecimiento de procedimientos para realizar auditorías dentro del programa. Algunos ejemplos de programas de auditorías pueden ser: a) Una serie de normas internas que comprendan todo el sistema de calidad de una organización para el año en curso. b) Auditorías de certificación/registro y de seguimiento realizadas por un organismo de certificación/registro por tercera parte, a un sistema de gestión ambiental dentro de un período de tiempo acordado contractualmente entre el organismo de certificación y el cliente. c) Auditorías de sistemas de gestión por segunda parte, a los proveedores de productos críticos, por realizar en un lapso de 6 meses.
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5.2.2 Extensión de un programa de auditoría La extensión de un programa de auditoría puede variar y estará influenciada por: a) El alcance, el objetivo y la duración de cada auditoría por realizar. b) La frecuencia de las auditorías por realizar. c) El tamaño, naturaleza y complejidad de la organización auditada. d) El número, importancia, complejidad, similitud y ubicación de las actividades por auditar. e) Normas, requisitos reglamentarios y contractuales y otros criterios de auditoría. f) Necesidad de acreditación o certificación/registro. g) Los resultados de las auditorías previas o una revisión del programa de auditoría previo. h) Aspectos lingüísticos, culturales y sociales. I) Preocupaciones de las partes interesadas. j) Cambios significativos para una organización o sus operaciones. 5.3 Responsabilidades, recursos y procedimientos de l programa de auditoría 5.3.1 Responsabilidades La responsabilidad de dirigir un programa de auditoría se debería asignar a una o más personas que tengan una comprensión general de los principios de auditoría, competencia del auditor y aplicación de técnicas de auditoría. También deberían poseer habilidades gerenciales y conocimiento técnico y del negocio pertinentes a las actividades por auditar. Las personas a quienes se asigne la responsabilidad de dirigir el programa de auditoría, deberían:
Ayuda práctica – Ejemplos de objetivos de un progra ma de auditoría Algunos ejemplos de diferentes objetivos de un programa de auditoría son: a) Cumplir los requisitos para certificación con una norma de sistema de gestión. b) Asegurar la conformidad con los requisitos contractuales. c) Obtener y mantener la confianza en la capacidad de un proveedor.
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a) Definir, implementar, hacer seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría. b) Identificar y suministrar los recursos para el programa de auditoría. 5.3.2 Recursos Al identificar los recursos para el programa de auditoría, se deberían considerar: a) Los recursos financieros necesarios para el desarrollo, implementación, gestión y mejora de las actividades de auditoría. b) Las técnicas de auditoría. c) Los procesos para lograr y mantener la competencia de los auditores, y mejorar el desempeño de estos. d) La disponibilidad de los auditores y expertos técnicos que posean la competencia apropiada para los objetivos del programa de auditoría particular. e) La duración de las auditorías. f) El tiempo de desplazamiento, el alojamiento y otras necesidades durante la realización de la auditoría. 5.3.3 Procedimientos Se deberían establecer procedimientos de auditoría, que incluyeran: a) Planificar y programar las auditorías. b) Asegurar la competencia de los auditores y de los líderes del equipo auditor. c) Seleccionar los equipos auditores adecuados. d) Realizar las auditorías. e) Realizar las acciones complementarias de la auditoría. f) Llevar registros del programa de auditoría. g) Hacer seguimiento del desempeño y mejora del programa de auditoría. 5.4 Implementación del programa de auditoría La implementación de un programa de auditoría debería incluir: a) Comunicar el programa de auditoría a las partes pertinentes. b) Coordinar y programar las auditorías y otras actividades del programa de auditoría. c) Establecer y mantener un proceso para la evaluación inicial de los auditores y la evaluación progresiva de las necesidades de formación y desarrollo profesional continuado de los auditores, de acuerdo con los numerales 7.6 y 7.5.
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d) Asegurar la asignación de los equipos auditores. e) Suministrar los recursos requeridos para los equipos auditores. f) Asegurar la realización de las auditorías de acuerdo con el programa de auditoría. g) Asegurar el control de registros de las actividades de auditoría. h) Asegurar la revisión y aprobación de los reportes de auditoría y asegurar su distribución al cliente de la auditoría y a las demás partes especificadas. i) Asegurar las acciones complementarias de la auditoría, si son aplicables. 5.5 Registros del programa de auditoría Se deberían mantener registros para demostrar la implementación del programa de auditoría y deberían incluir: a) Los registros de auditoría individuales, tales como:
- Planes de auditoría.
- Reportes de auditoría.
- Reportes de no conformidades, y
- Reportes de acciones correctivas y preventivas b) Los resultados de la revisión del programa. c) Los registros del personal de auditoría, tales como:
- Evaluación del auditor. - Selección del equipo auditor, y
- Formación.
Los registros se deberían conservar y controlar con la seguridad apropiada. 5.6 Seguimiento y revisión de los programas de aud itoría Se debería hacer seguimiento a la implementación del programa de auditoría y se debería revisar a intervalos apropiados, para evaluar si sus objetivos se han cumplido y para identificar oportunidades de mejora. El seguimiento se debería llevar a cabo utilizando indicadores de desempeño que midan, por ejemplo: - La capacidad de los equipos auditores para implementar el plan de auditoría. - La conformidad con los programas y cronogramas de la auditoría.
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- La retroalimentación de los clientes de la auditoría, de los auditados y de los auditores. - El tiempo empleado para cerrar las acciones correctivas del programa de auditoría. Este revisión del programa de auditoría debería considerar, por ejemplo: a) Los resultados y tendencias del seguimiento. b) La conformidad con los procedimientos. c) La evolución de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. d) Los registros de auditoría. e) Las prácticas de auditoría alternativas o nuevas. f) La coherencia entre los equipos de auditoría. Los resultados de las revisiones del programa de auditoría pueden conducir a acciones correctivas o preventivas y a la mejora del programa de auditoría. 6 Actividades de auditoría 6.1 Generalidades Este numeral presenta una guía acerca de cómo dirigir y realizar una auditoría de sistemas de gestión de calidad y/o ambiental. La figura 2 proporciona una visión general de las actividades de auditoría como se describen en este numeral.
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Revisión de documentos(6.3)
Revisión de los documentos del sistema de gestiónpertinentes, incluidos registros y determinación
Inicio de la auditoría(6.2)
- Nombramiento del líder del equipo auditor- Definición de objetivos, alcance y criterios- Determinación de la viabilidad de la auditoría- Conformación del equipo auditor- Establecimiento del contacto inicial con el auditado
de su conveniencia.
Preparación de actividades de auditoría en el sitio(6.4)
- Preparación de documentos de trabajo- Asignación de trabajo al equipo auditor- Preparación del plan de auditoría
- Funciones y responsabilidades de los guías- Comunicación durante la auditoría
Realización de actividades de auditoría en el sitio
- Realización de reunión de apertura
(6.5)
y observadores- Recolección y verificación de información- Generación de hallazgos de auditoría- Preparación de las conclusiones de la auditoría- Realización de la reunión de cierre
- Aprobación y distribución del reporte de auditoría
Preparción, aprobación y distribución del reporte de auditoría
- Preparación del reporte de auditoría
(6.6)
- Finalización de la auditoría
Terminación de la auditoría
- Retención de documentos
(6.7)
Realización de actividades complementarias a la auditoría(6.8)
Figura 2. Visión general de las actividades de audi toría
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Al finalizar una auditoría pueden llevarse a cabo acciones complementarias de la auditoría. Estas acciones no se consideran como parte de la auditoría, a menos que estén incluidas en el plan de auditoría. 6.2 Iniciación de la auditoría 6.2.1 Nombramiento del líder del equipo auditor Las personas responsables de dirigir el programa de auditoría deberían nombrar el líder del equipo auditor para la auditoría específica. Cuando se realiza una auditoría conjunta, es importante que las organizaciones de auditoría lleguen a un acuerdo con relación a las responsabilidades específicas de cada organización, antes de comenzar la auditoría, particularmente acerca de la autoridad del líder del equipo nombrado para la auditoría. 6.2.2 Definición de los objetivos, alcance y criter io de la auditoría Dentro de los objetivos generales de un programa de auditoría, una auditoría debería estar basada en objetivos, alcance y criterios documentados. Los objetivos de la auditoría los debería definir el cliente de la auditoría. El alcance y los criterios de la auditoría se deberían definir entre el cliente de la auditoría y el líder del equipo auditor, de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría. Cualquier cambio en los objetivos, alcance o criterios se debería acordar por las mismas partes. Los objetivos de la auditoría definen lo que se va a lograr con dicha auditoría. Los objetivos de una auditoría pueden incluir: a) Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión del auditado, o partes de él, con los criterios de la auditoría. b) Evaluación de la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento con los requisitos reglamentarios y contractuales. c) Evaluar la eficacia del sistema de gestión para cumplir los objetivos especificados, o d) Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión. El alcance de la auditoría describe la extensión y límites de la auditoría en términos de localización física, unidades organizacionales, actividades y procesos por auditar, y el período de tiempo cubierto por la auditoría. Los criterios de la auditoría pueden incluir las políticas, procedimientos, normas, leyes y regulaciones, requisitos del sistema de gestión, requisitos contractuales o códigos de conducta del sector industrial/comercial. Cuando se realiza una auditoría combinada, es importante que el líder del equipo auditor asegure que los objetivos, alcance y criterios de la auditoría, y la composición del equipo auditor, son apropiados para la naturaleza de la auditoría combinada. 6.2.3 Determinación de la viabilidad de la auditor ía
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Las personas responsables de dirigir el programa de auditoría deberían determinar la viabilidad de la auditoría, teniendo en cuenta los siguientes factores: a) Información suficiente y apropiada para planificar la auditoría. b) Disponibilidad de la cooperación adecuada del auditado. c) Disponibilidad de tiempo y recursos adecuados. Cuando la auditoría no sea viable, las personas responsables del programa de auditoría deberían proponer una alternativa al cliente de la auditoría, en consulta con el auditado. 6.2.4 Conformación del equipo auditor Cuando se ha declarado que la auditoría es viable, se debería conformar un equipo auditor, teniendo en cuenta la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditoría. Cuando solamente hay un auditor, éste debería realizar todos los deberes aplicables de un líder del equipo auditor. Las personas responsables de dirigir el programa de auditoría y/o el líder del equipo auditor, en consulta con el cliente, y si es necesario, con el auditado, deberían identificar los recursos necesarios. Una vez decidido el tamaño y composición del equipo auditor, se debería considerar lo siguiente: a) Los objetivos de la auditoría, alcance, criterios y duración estimada de la auditoría. b) La competencia general del equipo auditor, necesaria para lograr los objetivos de la auditoría. c) Los requisitos de los organismos de acreditación/certificación, según el caso. d) La necesidad de asegurar la independencia del equipo auditor, en relación con las actividades por auditar, y de evitar conflictos de intereses. e) La capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar efectivamente con el auditado y trabajar conjuntamente. f) El idioma de la auditoría y la comprensión de las características sociales y culturales del auditado, ya sea gracias a las propias habilidades del auditor o mediante la ayuda de un experto técnico. El proceso de asegurar la competencia general del equipo auditor debería incluir los siguientes pasos: 1) Identificar el conocimiento y las habilidades necesarias para lograr los objetivos de la auditoría. 2) Seleccionar los miembros del equipo auditor, de manera que todo el conocimiento y habilidades estén presentes en el equipo auditor. El numeral 7.6 describe un proceso para la evaluación de la competencia de los auditores que se puede usar para la selección del equipo auditor.
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Si los auditores del equipo auditor no reúnen el conocimiento y habilidades necesarias, estos se pueden conseguir mediante la inclusión de expertos técnicos. Los expertos técnicos deberían operar bajo la dirección de un auditor. Tanto el cliente como el auditado pueden solicitar el reemplazo de miembros particulares del equipo de auditoría por motivos razonables, con base en los principios de auditoría descritos en el numeral 4. Estos motivos se deberían comunicar al líder del equipo auditor y a las personas responsables de dirigir el programa de auditoría, quienes deben tomar decisiones en cuanto al reemplazo de los miembros del equipo. Algunos ejemplos de motivos razonables pueden ser situaciones que involucran conflictos de intereses (por ejemplo que un miembro del equipo auditor haya sido empleado del auditado o le haya suministrado servicios de consultoría) y comportamiento anterior no ético. 6.2.4 Establecimiento del contacto inicial con el a uditado El contacto inicial con el auditado puede ser informal o formal, y se debería establecer por las personas responsables de dirigir el programa de auditoría, o por el líder del equipo auditor. El propósito del contacto inicial es: a) Establecer canales de comunicación. b) Suministrar información sobre el tiempo propuesto y la conformación del equipo de auditoría. c) Solicitar acceso a documentos pertinentes, incluidos registros. d) Determinar las reglas de seguridad en el sitio aplicables. e) Hacer los arreglos para la auditoría. f) Llegar a un acuerdo mutuo sobre la necesidad de personas acompañantes tales como observadores o guías para el equipo de auditoría. 6.3 Revisión de documentos Antes de las actividades de auditoría en el sitio, la documentación del auditado debería ser revisada para determinar la conformidad del sistema con los criterios de la auditoría. La documentación puede incluir documentos y registros pertinentes del sistema de gestión, y reportes de auditoría anteriores. La revisión debería tener en cuenta el tamaño, naturaleza y complejidad de la organización, y los objetivos y alcance de la auditoría. Puede ser necesaria una visita preliminar al sitio, para tener una visión general adecuada de la información disponible. Si el líder del equipo auditor considera que la información es inadecuada, debería informar al cliente de la auditoría, a las personas responsables de dirigir el programa de auditoría y al auditado. No se deberían gastar más recursos en la auditoría sino hasta que se resuelvan estos problemas. 6.4 Preparación de las actividades de auditoría en el sitio 6.4.1 Preparación del plan de auditoría
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El líder del equipo auditor debería preparar un plan de auditoría para suministrar la información necesaria para el equipo auditor, el auditado y el cliente de la auditoría. El plan debería facilitar la programación y la coordinación de las actividades de auditoría. La cantidad de detalles suministrados en el plan de auditoría reflejan el alcance y complejidad de la auditoría. Por ejemplo, los detalles pueden ser diferentes entre las auditorías inicial y las siguientes, y también entre las auditorías internas y externas. El plan de auditoría debería ser suficientemente flexible para permitir cambios, como por ejemplo en el alcance de la auditoría, que pueden llegar a ser necesarios a medida que progresan las actividades en el sitio. El plan de auditoría debería incluir o describir: a) Los objetivos de la auditoría. b) Los criterios de la auditoría y cualquier documento de referencia. c) El alcance, incluida la identificación de las unidades organizacionales y funcionales y los procesos por auditar. d) Las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de auditoría en el sitio. e) El tiempo y duración esperados para las actividades de auditoría en el sitio, incluidas reuniones con la gerencia del auditado y las reuniones del equipo auditor. f) La asignación de los recursos apropiados a las áreas críticas de la auditoría. El plan de auditoría también debería incluir, según el caso: h) La identificación del representante del auditado para la auditoría. i) El idioma de trabajo y de presentación de reportes de la auditoría, cuando sea diferente del idioma del auditor y/o auditado. j) Los tópicos del reporte de auditoría (incluido cualquier método de clasificación de no conformidades), formato y estructura, fecha esperada de su entrega y distribución. k) Arreglos logísticos (desplazamiento, instalaciones en el sitio, etc.) l) Aspectos relacionados con la confidencialidad. Cuando se realiza una auditoría conjunta, el líder del equipo nombrado para la auditoría debería especificar los métodos de comunicación con el auditado, cómo se va a realizar la auditoría, y la preparación y distribución del reporte de auditoría. El cliente de la auditoría debería revisar y aceptar el plan de auditoría, y dicho plan se debería presentar al auditado antes de comenzar las actividades de auditoría en el sitio. Cualquier objeción presentada por el auditor se debería resolver entre el líder del equipo auditor, el auditado y el cliente de la auditoría. Cualquier plan de auditoría revisado se debería acordar entre las partes antes de continuar con la auditoría.
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6.4.2 Asignación de trabajo al equipo auditor El líder del equipo auditor, en consulta con el equipo auditor, debería asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad de auditar procesos específicos del sistema de gestión, funciones, sitios, áreas o actividades. Estas asignaciones deberían tener en cuenta la necesidad de independencia, competencia y uso efectivo de recursos por parte del auditor, al igual que las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, auditores en formación y expertos técnicos. Se pueden hacer cambios en las asignaciones de trabajo a medida que progresa la auditoría, para asegurar el logro de los objetivos de ésta. Los miembros del equipo auditor deberían revisar la información pertinente relacionada con sus asignaciones de auditoría, y preparar los documentos necesarios para dichas asignaciones. 6.4.3 Preparación de documentos de trabajo Los documentos de trabajo los debería preparar y usar el equipo auditor con propósitos de referencia y registro de los procedimientos de la auditoría, y pueden incluir: a) Listas de verificación y planes de muestreo para la auditoría. b) Formatos para registro de información, tales como evidencia de soporte, hallazgos de la auditoría y registros de las reuniones. El uso de las listas de verificación y formatos no debería restringir el alcance de las actividades de la auditoría que pueden cambiar como resultado de la información recolectada durante la auditoría. Los documentos de trabajo, incluidos los registros que resultan a partir de su uso, se deberían retener, al menos hasta finalizar la auditoría. La retención de documentos después de finalizar la auditoría se describe en el numeral 6.7.1. Los documentos que contienen información confidencial o patentada se deberían proteger adecuadamente en todo momento por parte de los miembros del equipo de auditoría. 6.5 Realización de actividades de auditoría en el s itio 6.5.1 Realización de la reunión de apertura Se debería llevar a cabo una reunión de apertura con la gerencia del auditado, o en donde sea apropiado, con las personas responsables de las funciones o procesos por auditar. El propósito de una reunión de apertura es: a) Revisar el plan de auditoría. b) Presentar un breve resumen de cómo se realizarán las actividades. c) Confirmar los canales de comunicación. d) Brindar una oportunidad para que el auditado haga preguntas.
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Ayuda práctica – Reunión de apertura En muchos casos, por ejemplo en auditorías internas en una organización pequeña, la reunión de apertura puede consistir en comunicar que se está realizando una auditoría y en explicar la naturaleza de ésta. Para otras situaciones relacionadas con la auditoría, la reunión debería ser formal y se deberían llevar registros de asistencia. La reunión debería estar presidida por el líder del equipo auditor. Los siguientes aspectos se deberían considerar en una reunión de apertura, según el caso: a) Presentación de los participantes, incluido un perfil de sus funciones. b) Confirmación de los objetivos, alcance y criterios de la auditoría. c) Confirmación del cronograma de la auditoría y otras medidas pertinentes con el auditado, tales como la fecha y la hora de la reunión de cierre, cualquier reunión interina entre el equipo auditor y la gerencia del auditado, y cualquier cambio de última hora. d) Los métodos y procedimientos que se van a usar para realizar la auditoría, incluido notificar al auditado que la evidencia de auditoría será solamente una muestra de la información disponible y que por lo tanto es un elemento de incertidumbre en la auditoría. e) Confirmación de enlaces de comunicación formales entre el equipo auditor y el auditado. f) Confirmación del idioma que se va a usar durante la auditoría. g) Confirmación de que durante la auditoría se mantendrá informado al auditado del progreso de la auditoría. h) Confirmación de que hay disponibilidad de los recursos e infraestructura necesarios para el equipo auditor. i) Confirmación de aspectos relacionados con la confidencialidad. j) Confirmación de los procedimientos pertinentes de seguridad en el trabajo, de emergencia y de seguridad para el equipo auditor. k) Confirmación de la disponibilidad, funciones e identidad de los guías. l) El método de presentación de reportes, incluida cualquier clasificación de no conformidades. m) Información acerca de las condiciones en las cuales se puede terminar una auditoría. n) Información acerca de cualquier sistema de apelación en cuanto a la realización o resultados de la auditoría.
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6.5.2 Comunicación durante la auditoría Dependiendo del alcance y complejidad de la auditoría. Puede ser necesario hacer arreglos formales en cuanto a comunicación durante la auditoría. El equipo auditor debería reunirse periódicamente para intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar trabajo entre los auditores, según se requiera. Durante la auditoría, el líder del equipo auditor debería comunicar periódicamente el estado de la auditoría y cualquier inquietud al auditado y al cliente de la auditoría, según el caso. La evidencia recogida en la auditoría, que sugiera un riesgo inmediato y significativo (por ejemplo: de seguridad, ambiental o de calidad), debería reportarse sin demora al auditado, y según el caso, al cliente de la auditoría. Cuando la evidencia de auditoría disponible indique que los objetivos de la auditoría no se pueden alcanzar, el líder del equipo auditor debería reportar las razones al cliente de la auditoría y al auditado, para determinar la acción apropiada, Esta acción puede incluir la reconfirmación del plan de auditoría, la terminación de la auditoría o un cambio en los objetivos de la auditoría y/o alcance de la auditoría. Cualquier necesidad de cambio en el alcance de la auditoría que pueda llevar a ser evidente a medida que progresan las actividades de auditoría en el sitio, debería ser revisado y aprobado por el cliente de la auditoría, y según el caso, por el auditado. Cualquier inquietud acerca de un aspecto externo al alcance de la auditoría se debería observar y reportar al líder del equipo auditor, para su posible comunicación al cliente de la auditoría y al auditado. 6.5.3 Funciones y responsabilidades de los guías y observadores Los guías y observadores pueden acompañar al equipo de auditoría pero no son parte de él. No deberían influenciar ni interferir con la realización de la auditoría. En donde se asignan guías, deberían brindar asistencia al equipo de auditoría y actuar a solicitud del líder del equipo auditor. Sus deberes pueden incluir: a) Establecer contactos y citas para las entrevistas. b) Arreglar las visitas a partes específicas del sitio u organización. c) Asegurar que los miembros del equipo auditor conozcan y respetan las reglas concernientes a los procedimientos de seguridad en el sitio. Los guías también pueden atestiguarla auditoría en nombre del auditado. A solicitud del auditor, los guías pueden aclarar o ayudar a recolectar información correcta. 6.5.4 Recolección y verificación de la información La Figura 3 proporciona una visión general del proceso de recolección de información para llegar a conclusiones de la auditoría.
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Fuentes de información
Recolección mediante muestreo apropiado
Verificación
Evaluación contra los criterios de auditoría
Información
Evidencia de auditoría
Hallazgos de la auditoría
Revisión
Conclusiones de las auditorías
Figura 3. Visión general del proceso de recolección de información para llegar a
conclusiones de auditoría
La información pertinente a los objetivos, alcance y criterios de la auditoría, incluida la información pertinente a las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos se debería recolectar mediante el muestreo apropiado durante la auditoría y se debería verificar. La evidencia de auditoría se debería verificar como tal. NOTA La evidencia de auditoría se basa en las muestras de información disponible. Por lo tanto, existe un elemento de incertidumbre en auditoría, y las personas que actúen con base en las conclusiones de la auditoría deberían tener conocimiento de esta incertidumbre. Los métodos de recolección de información incluyen: a) Entrevista. b) Observación de actividades.
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c) Revisión de documentos. 6.5.5 Generación de los hallazgos de la auditoría
Ayuda práctica – Fuentes de información y realizaci ón de entrevistas Las fuentes de información seleccionadas pueden variar de acuerdo con el alcance y complejidad de la auditoría y pueden incluir: a) Entrevistas con empleados y otras personas. b) Observación de actividades, y de las condiciones y medio de trabajo circundante. c) Documentos, tales como la política, objetivos, planes, procedimientos, instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, planos, contratos, pedidos, etc. d) Registros, como por ejemplo los de inspección, actas de reuniones, reportes de auditoría, registros de programas de seguimiento, y resultados de mediciones. e) Resúmenes de datos, análisis e indicadores de desempeño. f) Registros de la base de los programas de muestreo del auditado pertinentes y los procedimientos para asegurar el control de calidad de los procesos de muestreo y medición. g) Registros de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentación de los clientes y demás información pertinente de partes externas y clasificación de proveedores. h) Bases de datos computarizadas y sitios en la red. Las entrevistas son uno de los medios de recolección de información más importantes y se deberían llevar a cabo de una manera adaptada a la situación y a la persona entrevistada. Sin embargo, el auditor debería considerar lo siguiente: a) Las entrevistas se deberían realizar con personas de diferentes niveles y funciones que realizan actividades o tareas dentro del alcance de la auditoría. b) La entrevista se debería realizar durante las horas de trabajo normales y en el sitio de trabajo normal de la persona entrevistada. c) Se debe procurar que la persona entrevistada se sienta cómoda antes de comenzar la entrevista. d) Se debería explicar la razón de la entrevista y las notas que se tomen durante ésta. e) Las entrevistas se pueden iniciar solicitándole a la persona que describa su trabajo. f) Se deberían evitar las preguntas que predispongan las respuestas (preguntas capciosas). g) Los resultados de la entrevista se deberían resumir y revisar con la persona entrevistada. h) Se debería agradecer a las personas entrevistadas por su participación y cooperación.
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La evidencia de la auditoría se debería evaluar contra los criterios de la auditoría, para generar los hallazgos de la auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría y/o identificar una oportunidad de mejora. El equipo de auditoría se debería reunir lo necesario para revisar los hallazgos de auditoría en etapas apropiadas durante la auditoría. Las conformidades se deberían resumir para indicar lugares, funciones, procesos o requisitos que fueron auditados. Si se incluyeron en el plan de auditoría, también se deberían registrar los hallazgos de conformidad en las auditorías individuales y su evidencia de soporte. También se deberían registrar las no conformidades y su evidencia de soporte. Las no conformidades se pueden clasificar y se deberían revisar con el representante de la auditoría apropiado. El propósito de la revisión es obtener reconocimiento de que la auditoría es precisa y que se entiende cuáles son las no conformidades. Se debe intentar al máximo resolver cualquier divergencia de opiniones concerniente a la evidencia y/o hallazgos de la auditoría, y se deberían registrar los puntos no resueltos. 6.5.6 Preparación de las conclusiones de la auditor ía El equipo auditor se debería reunir antes de la reunión de cierre, para: a) Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información recolectada durante la auditoría, contra los objetivos de la auditoría. b) Acordar las conclusiones de la auditoría teniendo en cuenta la incertidumbre en ésta. c) Preparar recomendaciones, si se especifican en los objetivos de la auditoría. d) Discutir las acciones complementarias de la auditoría, si es apropiado. 6.5.7 Realización de la reunión de cierre Se debería realizar una reunión de cierre para presentar los hallazgos de la auditoría y las conclusiones de manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado, y acordar, si es apropiado, el período de tiempo para que el auditado presente un plan
Ayuda práctica – Conclusiones de la auditoría Las conclusiones de la auditoría pueden tratar aspectos tales como: a) La extensión de la conformidad del sistema de gestión con los criterios de la auditoría. b) La implementación y mantenimiento efectivos del sistema de gestión. c) La capacidad del proceso de revisión de gestión para asegurar la conveniencia, suficiencia y eficacia del sistema de gestión. Las conclusiones de la auditoría pueden conducir a recomendaciones relativas a mejoras, relaciones comerciales, certificación o registro o futuras actividades de auditoría.
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de acciones correctivas. Entre los participantes en la reunión de cierre se deberían encontrar el auditado y también el cliente de la auditoría y otras partes. Si es necesario, el líder del equipo auditor debería notificar al auditado sobre situaciones encontradas en la auditoría, que podrían menoscabar la confianza que se puede tener en las conclusiones de la auditoría. Por ejemplo, en muchos casos, en auditorías internas en una organización pequeña, la reunión de cierre puede consistir en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. En otras situaciones de auditoría, la reunión debería ser formal, y se deberían llevar actas y registros de asistencia. La reunión, presidida por el líder del equipo auditor, se debería realizar con la gerencia del auditado y las personas responsables de las funciones auditadas. Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos y/o conclusiones de la auditoría, entre el equipo auditor y el auditado, se debería discutir y en lo posible, resolver. Si no se resuelve, ambas opiniones se deberían registrar. Si así se especifica en los objetivos de la auditoría, se deberían presentar recomendaciones para mejoras. Se debería hacer énfasis en que las recomendaciones no son obligatorias. 6.6 Preparación, aprobación y distribución del rep orte de auditoría 6.6.1 Preparación del reporte de auditoría El líder del equipo auditor debería ser el responsable de la preparación y contenido del reporte de auditoría. El reporte de auditoría debería proporcionar un registro completo, exacto, conciso y claro de la auditoría. El reporte de auditoría debería incluir o hacer referencia a lo siguiente: a) Los objetivos de la auditoría. b) El alcance de la auditoría, particularmente la identificación de las unidades organizacionales y funcionales o los procesos auditados y el período de tiempo abarcado. c) La identificación del cliente de la auditoría. d) La identificación de los miembros del equipo auditor. e) Las fechas y lugares en donde se realizaron las actividades de auditoría en el sitio. f) Los criterios de la auditoría. g) Los hallazgos de la auditoría. h) Las conclusiones de la auditoría.
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El reporte de auditoría también debe incluir o hacer referencia a los siguientes aspectos, según sea pertinente: i) El plan de auditoría. j) La lista de representantes del auditado. k) Un resumen del proceso de auditoría, que incluya los obstáculos encontrados que pueden menoscabar la confianza que se tenga en las conclusiones de la auditoría. l) Confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría dentro del alcance de la auditoría, de acuerdo con el plan de auditoría. m) Las áreas no incluidas, aunque estén dentro del alcance de la auditoría. n) Las opiniones divergentes no resueltas, entre el equipo de auditoría y el auditado. o) Recomendaciones para mejora, si se especifican en los objetivos de la auditoría. p) Planes de acciones complementarias acordados. q) Una declaración de la naturaleza confidencial del contenido. r) La lista de distribución del reporte de auditoría. 6.6.2 Aprobación y distribución del reporte de audi toría El reporte de auditoría se debería emitir dentro del período de tiempo acordado. Si esto no es posible, se deberían comunicar al cliente de la auditoría las razones de este retraso y se debería acordar una nueva fecha para su emisión. El reporte de auditoría debería estar fechado, revisado y aprobado como se defina en los procedimientos del programa de auditoría. Posteriormente, el reporte de auditoría se debería distribuir a los receptores destinados por el cliente de la auditoría. El reporte de auditoría es propiedad del cliente de la auditoría y se debería respetar y proteger apropiadamente la confidencialidad, por parte de los miembros del equipo auditor y los receptores del reporte. 6.7 Terminación de la auditoría 6.7.1 Retención de documentos Los documentos concernientes a la auditoría se deberían retener o destruir, mediante acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría y requisitos reglamentarios y contractuales aplicables. A menos que lo exija la ley, el equipo auditor y las personas responsables de dirigir el programa de auditoría no deberían revelar el contenido de los documentos, cualquier información obtenida durante la auditoría, o el reporte de auditoría, a ninguna otra parte, sin la aprobación explícita del cliente de la auditoría, y cuando sea apropiado, la
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aprobación del auditado. Si se exige revelar el contenido de un documento de auditoría, se debería informar lo más pronto posible al cliente de la auditoría y al auditado. 6.7.2 Finalización de la auditoría La auditoría está completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de auditoría y el reporte de auditoría aprobado ha sido distribuido. 6.8 Realización de actividades complementarias a la auditoría Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y de mejora, según el caso. Estas acciones no se consideran parte de la auditoría y usualmente las realiza el auditado dentro de un período de tiempo acordado. El auditado debería mantener informado al cliente de la auditoría acerca de el estado de estas acciones, según sea apropiado. El cumplimiento y eficacia de la acción correctiva se deberían verificar de acuerdo con un procedimiento apropiado. Esta verificación puede ser parte de una auditoría posterior. NOTA Los objetivos del programa de auditoría pueden incluir actividades complementarias por parte del equipo auditor. Estas actividades se considera que agregan valor, al hacer uso de la experiencia de los miembros del equipo auditor. En estos casos, se debería tener cuidado para mantener la independencia en actividades de auditoría posteriores. 7. Competencia de los auditores 7.1 Generalidades La confianza y la seguridad en el proceso de auditoría dependen de la competencia del personal que realiza la auditoría. Para llegar a ser auditor, una persona debería: - Poseer los atributos personales esbozados en el numeral 7.3. - Demostrar capacidad para aplicar el conocimiento y habilidades necesarios para realizar las auditorías esbozadas en el numeral 7.2. Educación, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría son los medios por los cuales una persona adquiere el conocimiento apropiado y habilidades para llegar a ser un auditor. También son indicadores de competencia. Parte del conocimiento y habilidades son comunes para los auditores de sistemas de gestión de la calidad y ambiental y algunos son específicos para los auditores de la disciplina individual. El numeral 7.2.1 trata sobre el conocimiento y habilidades que se aplican tanto a auditores de sistemas de gestión de la calidad como a los de sistemas de gestión ambiental, el numeral 7.2.2 trata sobre el conocimiento adicional y las habilidades que se aplican a los líderes del equipo auditor, el numeral 7.2.3 comprende aquellas áreas que se aplican solamente a auditores de sistemas de gestión de la calidad, y el numeral 7.2.4 comprende aquellas áreas que se aplican únicamente a auditores de sistemas de gestión ambiental. Los numerales 7.2.1, 7.2.3 y 7.2.4 se aplican a los auditores que trabajan en ambos sistemas, de calidad y ambiental.
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El concepto de competencia se ilustra en la Figura 4.
Educación Experiencialaboral del auditor
formaciónauditorías
Experiencia en
(7.4)
Atributos personales (7.3)
Competencia
Calidad
Conocimientos y habilidadesespecificosen calidad
(7.2.3)
Conocimientosy habilidades
genéricos(7.2.1)
habilidades
especificos(7.2.4)
ambientales
Ambiental
Conocimientos y
Figura 4. Concepto de competencia
Este numeral también describe un proceso para evaluar auditores y líderes de equipos auditores, al igual que el desarrollo profesional y mantenimiento de la competencia. El proceso de evaluación comprende cuatro pasos principales, que son: a) Identificar los tipos y niveles de conocimiento y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditoría (7.6.3). b) Establecer identificadores de educación, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría (7.6.4). c) Seleccionar el método de evaluación apropiado (7.6.5). d) Completar la evaluación comparando los resultados contra los indicadores identificados (7.6.6). 7.2 Conocimiento y habilidades 7.2.1 Conocimiento y habilidades genéricos de los a uditores de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental Los auditores de sistemas de gestión de la calidad/ambiental deberían poseer conocimiento y habilidades en las siguientes áreas:
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a) Principios, procedimientos y técnicas de auditoría, para posibilitar que el auditor seleccione los que son apropiados para diferentes auditorías, y asegurar que las auditorías se realizan de manera coherente y sistemática. Un auditor debería estar en capacidad de: - Aplicar los principios, procedimientos y técnicas de auditoría. - Planificar y organizar el trabajo efectivamente. - Realizar la auditoría oportunamente. - Priorizar y enfocarse en aspectos importantes. - Recolectar información mediante entrevistas, escuchando y observando, y revisando documentos, incluidos los registros. - Verificar la exactitud de la información recolectada. - Confirmar la suficiencia y conveniencia de la evidencia de la auditoría, para corroborar los hallazgos de la auditoría y las conclusiones. - Evaluar los factores que puedan afectar la fiabilidad de los hallazgos de la auditoría y las conclusiones. - Entender la conveniencia y las consecuencias de usar técnicas de muestreo. - Registrar las actividades de auditoría a través de documentos de trabajo. - Preparar reportes de auditoría que sean claros y concisos. - Mantener la información confidencialmente. - Comunicar efectivamente, ya sea mediante las habilidades lingüísticas personales o con la ayuda de un intérprete competente. b) Documentos del sistema de gestión y de referencia, para posibilitar que el auditor comprenda el alcance de la auditoría y aplique los criterios de la auditoría. El conocimiento y habilidades deberían incluir: - Aplicación de los sistemas de gestión en diferentes organizaciones. - Interacción entre los componentes del sistema de gestión. - Normas del sistema de gestión de la calidad o ambiental, procedimientos
aplicables u otros documentos del sistema de gestión usados como criterios de auditoría.
- Diferencias entre los documentos de referencia, y su prioridad. - Sistemas de información y tecnología para el manejo, autorización, distribución y control de documentos, datos y registros. c) Situaciones organizacionales, para posibilitar que comprenda el contexto operacional de la organización. El conocimiento y habilidades en estas áreas deberían incluir:
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- Tamaño, estructura, funciones y relaciones organizacionales. - Procesos generales del negocio y terminología relacionada. - Hábitos culturales y sociales del auditado. d) Leyes y reglamentaciones aplicables, y otros requisitos pertinentes a la disciplina, para posibilitar que el auditor conozca los requisitos que se aplican a la organización auditada y trabaje de acuerdo con ellos. El conocimiento y habilidades en esta área deberían comprender lo siguiente, según sea aplicable: - Contratos y convenios. - Mano de obra, seguridad en el lugar de trabajo y condiciones laborales. - Actividades, productos y servicios. - Tratados y convenios internacionales. - Medio ambiente 7.2.2 Conocimiento y habilidades genéricos de los l íderes del equipo auditor Los líderes de un equipo auditor deberían tener conocimiento adicional y habilidades en cuanto a liderazgo en auditoría, para posibilitar que el equipo de auditoría realice la auditoría de una manera eficiente y eficaz. El conocimiento y habilidades en esta área deberían incluir: - Planificación de la auditoría y uso efectivo de recursos durante la auditoría. - Representación del equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y el auditado. - Organización y dirección de los miembros del equipo auditor. - Dirección del equipo auditor para obtener las conclusiones de la auditoría. - Prevención y resolución de conflictos. - Preparación y terminación del reporte de auditoría. 7.2.3 Conocimiento y habilidades específicos para los auditores del sistema de gestión de la calidad Los auditores del sistema de gestión de la calidad deberían tener conocimiento y habilidades en: a) Métodos y técnicas relacionados con la calidad, para posibilitar que el auditor examine los sistemas de gestión de la calidad y genere hallazgos y conclusiones de auditoría. El conocimiento y habilidades en esta área deberían incluir: - Terminología de calidad.
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- Principios de gestión de calidad y su aplicación. - Herramientas de gestión de calidad y su aplicación (por ejemplo: control de procesos estadísticos, modo de falla y análisis de efectos, etc.). b) Productos, incluidos los servicios y procesos operacionales, para posibilitar que el auditor comprenda el contexto tecnológico en el cual se realiza la auditoría. El conocimiento y habilidades en esta área deberían incluir: - Terminología específica del sector. - Características técnicas de los procesos y productos, incluidos los servicios. - Procesos y prácticas específicas del sector. 7.2.4 Conocimiento y habilidades específicas de los auditores de sistemas de gestión ambiental Los auditores de los sistemas de gestión ambiental deberían tener conocimiento y habilidades en: a) Métodos y técnicas de gestión ambiental, para posibilitar que el auditor examine los sistemas de gestión ambiental y genere hallazgos de auditoría y conclusiones apropiados. El conocimiento y habilidades en esta área deberían incluir: - Terminología ambiental. - Principios de gestión ambiental y su aplicación. - Herramientas de gestión ambiental (tales como evaluación de aspecto/impacto
ambiental, evaluación del ciclo de vida, evaluación del desempeño ambiental, etc.). b) Ciencia y tecnología ambiental, para posibilitar que el auditor comprenda las relaciones fundamentales entre las actividades humanas y el medio ambiente. El conocimiento y habilidades en esta área deberían incluir: - El impacto de las actividades humanas sobre el medio ambiente. - El medio ambiente (aire, agua, tierra). - El manejo de los recursos humanos (combustibles fósiles, agua, flora y fauna). - La interacción de los ecosistemas. - Los métodos generales de protección ambiental. - Las técnicas de seguimiento y medición c) Los aspectos técnicos de las operaciones, para posibilitar que el auditor comprenda la interacción de las actividades, productos, servicios y operaciones del auditado, con el medio ambiente. El conocimiento y habilidades en esta área deberían incluir:
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- Terminología específica del sector. - Los aspectos ambientales e impactos de las actividades, productos y servicios. - Los métodos para evaluar la importancia de los aspectos ambientales. - Las características críticas de los procesos operacionales, productos y servicios. - Las técnicas de seguimiento y medición. - Las tecnologías para prevención de la contaminación. 7.3 Atributos personales Los atributos personales contribuyen al desempeño exitoso de un auditor. Un auditor debería ser: a) Ético: justo, veraz, sincero, honesto y discreto. b) De mente abierta: dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos. c) Diplomático: posee tacto en el trato con las personas. d) Buen observador: informado en forma constante y activa de los alrededores físicos y actividades. e) Perceptivo: consciente instintivamente y capaz de entender y adaptarse a situaciones. f) Versátil: capaz de adaptarse a situaciones diferentes. g) Tenacidad: persistente, enfocado en lograr objetivos. h) Decisivo: llega a conclusiones oportunas con base en razonamiento y análisis lógico. i) Confiado en sí mismo: actúa y funciona independiente mientras interactúa efectivamente con los demás. 7.4 Educación, experiencia laboral, formación del a uditor y experiencia en auditoría 7.4.1 Auditor Para adquirir la experiencia necesaria para llegar a ser auditor, una persona debería: a) Haber terminado un nivel educativo suficiente que le permita la adquisición de conocimiento y habilidades definidas en el numeral 7.2. b) Experiencia laboral en una posición técnica, gerencial o profesional que involucra el ejercicio de criterio, resolución de problemas y comunicación con otro personal gerencial o profesional, clientes y/u otras partes interesadas.
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Parte de la experiencia laboral debería ser en la posición en la cual las actividades emprendidas contribuyen al desarrollo de conocimiento y habilidades en: - El campo de gestión de la calidad para auditores de sistemas de gestión de
calidad, y - El campo de gestión de la calidad para auditores de sistemas de gestión
ambiental. c) Formación como auditor, que contribuya al desarrollo del conocimiento y las habilidades descritas en el numeral 7.2.1. La formación la pueden brindar personas de la misma organización o una organización externa. d) Experiencia de auditoría en las actividades de auditoría descritas en el numeral 6. La experiencia de auditoría general debería abarcar todo el proceso de auditoría y toda la norma de sistema de gestión de la calidad o ambiental. Esta experiencia se debería haber obtenido bajo la supervisión y orientación de un líder del equipo auditor en la misma disciplina. Este entrenamiento en el trabajo debería ser actual. 7.4.2 Líder del equipo auditor Antes de asumir la responsabilidad de liderar un equipo auditor, un auditor debería adquirir experiencia actuando como auditor líder, para desarrollar el conocimiento y habilidades descritos en el numeral 7.2.2. Esta experiencia se debería obtener bajo la supervisión y orientación de otro auditor que sea competente como líder de equipos auditores. 7.4.3 Auditores que auditan tanto sistemas de gesti ón de calidad como de gestión ambiental Los auditores de sistemas de gestión de la calidad o ambiental que desean llegar a ser auditores en la segunda disciplina deberían: a) Poseer la formación y experiencia laboral necesaria para adquirir el conocimiento y habilidades para la segunda disciplina, y b) Haber realizado auditorías que comprenden todo el sistema de gestión en la segunda disciplina, bajo la supervisión y orientación de un auditor que sea competente como líder de un equipo auditor en la segunda disciplina. Los líderes del equipo auditor en una disciplina no deberían llegar a ser líderes de equipo auditor en la segunda disciplina, sino hasta cumplir con a) y b). 7.5 Mantenimiento y mejora de la competencia 7.5.1 Desarrollo profesional continuo El desarrollo profesional continuo tiene que ver con el mantenimiento y mejora del conocimiento, habilidades y atributos personales. Esto se puede lograr a través de varios medios, como por ejemplo experiencia laboral adicional, formación, estudios privados, entrenamiento, asistencia a reuniones, seminarios y conferencias u otras actividades pertinentes. Los auditores deberían demostrar un desarrollo profesional continuo.
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Las actividades de desarrollo profesional continuo deberían tener en cuenta los cambios en las necesidades del individuo y la organización, la práctica de la auditoría, las normas y otros requisitos. 7.5.2 Mantenimiento de la capacidad de auditar Los auditores deberían mantener y demostrar su capacidad para auditar, a través de su participación continua en auditorías de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. 7.6 Evaluación del auditor 7.6.1 Etapas de la evaluación La evaluación de los auditores ocurre en las siguientes etapas diferentes: - La evaluación inicial de las personas que desean convertirse en auditores como
parte de un programa de auditoría. - La evaluación adicional de la competencia de un auditor ocurre como parte del
proceso de selección del equipo auditor, descrito en el numeral 6.2.4. - Evaluación continuada del desempeño del auditor, para identificar las necesidades
de mantenimiento y mejora del conocimiento y habilidades como parte del proceso de evaluación del auditor.
La evaluación inicial y continua de los auditores y de los líderes de los equipos auditores se debería planear, implementar y registrar de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría, para obtener un resultado que sea objetivo, coherente, justo y confiable. El proceso de evaluación debería identificar las necesidades de formación y otras necesidades de mejora de habilidades. La figura 5 ilustra la relación entre la evaluación inicial de un auditor, la selección del equipo auditor, el desarrollo profesional continuado, el mantenimiento de la capacidad de auditar y el proceso continuo de evaluación de auditores.
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Inicio
inicial(7.6.2)
Evaluación
Desarrollo posterior
No se cumplenindicadores
continuadadel desempeño
(7.6)
Evaluación
Auditor
indicadoresSe cumplen
Necesario desarrolloposterior
Mantenimiento de la competencia(7.5)
Selección del equipoauditor
Auditoría(6)
Desempeñoadecuado
(6.2.4)
Figura 5. Etapas de la evaluación
7.6.2 Evaluación del proceso de evaluación El proceso de evaluación comprende cuatro pasos principales, que son: a) Identificación de los tipos y niveles de conocimiento y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditoría (7.6.3). b) Establecimiento de indicadores de educación, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría (7.6.4). c) Selección del método de evaluación apropiado (7.6.5). d) Finalización de la evaluación mediante la comparación de los resultados contra indicadores identificados (7.6.6). La figura 6 ilustra los pasos en el proceso de evaluación inicial. Este proceso también se puede usar para realizar la evaluación continuada de los auditores, y para la selección del equipo auditor.
35
Inicio
Identificación del conocimientoy habilidades apropiados para
satisfacer las necesidadesdel programa de auditoría
(7.6.3)
Establecimiento de indicadoresde educación, experiencia
laboral, formación del auditory experiencia en auditorias
(7.6.4)
Selección del método deevaluación apropiado
(7.6.5, tabla 2)
habilidades y conocimientoscontra los indicadores,
comparación de los resultadosRealización de la evaluación y
(7.6.6)
identificados
se encuentra en la tabla 3, columnas 1 y 2necesarios para un programa de auditoríaUn ejemplo del conocimiento y habilidades
En la tabla 1 se presenta un ejemplo de los indicadoresque un organismo de certificación / registro puede
usar cuando selecciona personal para ser auditores
En la tabla 3, columna 3, se presenta un ejemplo deindicadores para un programa de auditoría interna
En la tabla 3, columna 4, se presentan ejemplosde métodos de evaluación usados en un programa
de auditoría interna.
necesitar formación adicional, experiencia de trabajo,Las personas que no satisfacen los criterios pueden
etc.
Figura 6. Proceso de evaluación inicial
7.6.3 Establecimiento de los niveles apropiados de conocimiento y habilidades Las organizaciones deberían identificar los tipos y niveles de conocimiento y habilidades apropiados para las necesidades de su programa de auditoría (véase el ejemplo en la Tabla 3). - El tamaño, naturaleza y complejidad de la organización. - Los objetivos y extensión del programa de auditoría. - Los requisitos de certificación, registro y acreditación. - La función del proceso de auditoría en la gestión de la organización.
36
- El nivel de confianza requerido en el programa de auditoría, y - La complejidad del sistema de gestión. 7.6.4 Establecimiento de indicadores de educación, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría La organización debería establecer los indicadores de educación, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría, que se espera que brinden los tipos y niveles de conocimiento identificados de acuerdo con el numeral 7.6.3 (véase también el ejemplo de la Tabla 3). La Tabla 1 ilustra los indicadores de educación, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría, que pueden aplicar las organizaciones que realizan auditorías internas o externas. Estos indicadores no son apropiados en todas las circunstancias. En algunos casos, se necesitan indicadores más altos, y en otros son apropiados indicadores más bajos. Para auditores que realizan auditorías de certificación o auditorías de complejidad similar, estos deberían ser los indicadores mínimos.
Tabla 1. Ilustración de los indicadores de educació n, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría
Auditor Auditor en ambas
disciplinas Líder de equipo
auditor Educación Educación
secundaria (véase la nota 1)
Nada adicional Nada adicional
Experiencia laboral total
5 años (véase la nota 2)
Nada adicional Nada adicional
Experiencia laboral en el campo de gestión
de la calidad o gestión ambiental
Al menos dos años del total de 5 años
2 años en la segunda disciplina (véase la
nota 3)
Nada adicional
Formación de auditor 40 horas de formación como
auditor
24 horas de formación en la segunda
disciplina (véase la nota 4)
Nada adicional
Experiencia como auditor
4 auditorías completas y no
menos de 20 días de experiencia de
auditor como auditor en formación
Las auditorías deberían estar
terminadas durante los últimos tres años
consecutivos.
3 auditorías completas y no menos de 15 días de experiencia como auditor en la segunda
disciplina
Las auditorías deberían estar
terminadas durante los dos últimos años
consecutivos.
3 auditorías completas y no menos de 15 días de experiencia como auditor, en la función de un líder de equipo
auditor
Las auditorías deberían estar
terminadas durante los dos últimos años.
NOTA 1 La educación secundaria es la parte del sistema educativo nacional que viene después de la etapa primaria o elemental, y que termina antes de entrar a la universidad o a una institución educativa similar.
37
NOTA 2 El número de años de experiencia laboral se puede reducir en un año si la persona ha culminado estudios posteriores a la secundaria apropiados. NOTA 3 La experiencia de trabajo en la segunda disciplina puede ser simultánea a la experiencia laboral en la primera disciplina. NOTA 4 La formación en la segunda disciplina tiene como fin adquirir conocimiento de las normas, leyes, regulaciones, principios, métodos y técnicas pertinentes. 7.6.5 Métodos de evaluación La evaluación la puede realizar una persona o un panel que use uno o más de los métodos seleccionados de la Tabla 2. Al usar la Tabla 2, se debería observar que: - Los métodos esbozados representan una variedad de opciones y no se pueden
aplicar en todas las situaciones. - La confiabilidad de los diversos métodos esbozados puede ser diferente. - Típicamente, se debería usar una combinación de métodos para asegurar un
resultado que sea objetivo, coherente, justo y confiable.
38
Tabla 2. Métodos de evaluación
Método de evaluación
Objetivos Ejemplos
Revisión de los registros Verificar los conocimientos del auditor
Análisis de registros de educación, formación,
empleo y experiencia de auditoría
Entrevistas Evaluar atributos personales, habilidades comunicativas, verificar
información, comprobar el conocimiento y adquirir información adicional.
Entrevistas personales y telefónicas.
Observación Evaluar los atributos personales, el conocimiento
y habilidades y su aplicación.
“Juego de roles”, auditorías con testigos, desempeño
en el trabajo
Revisión posterior a la auditoría
Suministrar información en donde no puede ser posible o apropiada la observación
directa.
Revisión del reporte de auditoría y discusión con
colegas, clientes, auditados y con el auditor
Pruebas Evaluar los atributos personales, el conocimiento
y habilidades y su aplicación.
Pruebas orales y escritas, pruebas psicométricas.
Retroalimentación positiva y negativa
Brindar información acerca de cómo se percibe el
desempeño del auditor.
Encuestas, cuestionarios, referencias personales,
testimonios, quejas.
7.6.6 Terminación de la evaluación El último paso de la evaluación es comparar la información recolectada sobre la persona, contra los indicadores identificados en el numeral 7.6.4. Cuando una persona no satisface los indicadores, se requieren formación, trabajo o experiencia de auditoría adicionales. Luego de esto, debería haber confirmación de que se han cumplido los indicadores.
39
Tabla 3. Ejemplo de una estructura para evaluación de auditor en un programa de auditoría interna
Áreas de conocimiento y habilidades
7.2
Nivel identificado de conocimiento y habilidades 7.6.3
Indicador identificado de educación, experiencia laboral y experiencia en auditoría
7.6.4
Métodos de evaluación
Procedimientos, procesos y técnicas de auditoría
Capacidad para realizar una auditoría de acuerdo con procedimientos internos, comunicándose con colegas conocidos en el sitio de trabajo.
Haber terminado un curso interno de formación en auditoría. Haber realizado tres auditorías como miembro de un equipo de auditoría interna.
Revisión de los registros de formación Observación por colegas.
Sistemas de gestión y otros documentos de referencia
Capacidad para aplicar las partes pertinentes del Manual del Sistema de Gestión y procedimientos relacionados.
Haber leído y comprendido los procedimientos pertinentes a los objetivos, alcance y criterios de la auditoría.
Revisión de los registros de formación Pruebas Entrevistas
Situaciones organizacionales Capacidad para describir la estructura y la cultura local de la organización y aspectos sobre demarcación.
Haber trabajado para la organización al menos durante un año.
Revisión de los registros de empleo
Leyes, regulaciones y otros requisitos
Capacidad para entender e identificar la aplicación de las leyes y reglamentaciones pertinentes relacionadas con los procesos, productos y/o descargas al medio ambiente.
Haber asistido a un curso de formación en leyes, pertinente a las actividades y procesos que son el tema de esta auditoría.
Revisión de los registros de formación
Herramientas y técnicas relacionadas con la calidad
Capacidad para describir los métodos de control de calidad internos. Capacidad para diferenciar entre los requisitos del Manual de Control de Calidad durante el proceso y en los ensayos finales.
Haber recibido formación en la aplicación de métodos de control de calidad. Haber demostrado uso de procesos internos y procedimientos de ensayo finales, en el sitio de trabajo.
Revisión de los registros de formación
Productos, servicios y procesos operacionales
Capacidad para discutir acerca de los productos, su proceso de fabricación, especificaciones y uso final.
Haber trabajado en la oficina de planeación de producción como funcionario de planeación de procesos. Haber trabajado en el departamento de servicios.
Revisión de los registros de empleo
Principios y técnicas de gestión ambiental
Capacidad para comprender la importancia de la protección ambiental/prevención de la contaminación.
Haber recibido formación en conciencia ambiental. Revisión de los registros de formación
Ciencia y tecnología ambiental Capacidad para identificar los métodos de prevención de la contaminación pertinentes a los procesos, productos o servicios.
Haber completado con éxito un curso de química. Revisión de los registros de educación
Aspectos técnicos y ambientales de las operaciones
Capacidad para enumerar los aspectos ambientales de la organización (por ej: químicos en uso, sus reacciones entre sí, y el impacto potencial sobre el medio ambiente en caso de derramamiento o liberación). Capacidad para describir los métodos de protección ambiental de la organización.
Haber completado un curso de formación interno en almacenamiento, mezcla, uso e impacto ambiental de productos químicos. Haber demostrado el uso de métodos correctos de almacenamiento, mezcla y uso de productos químicos en el sitio de trabajo.
Revisión de los registros de formación, contenido del curso y resultados
40
Anexo ZZ
(Normativo)
Normas internacionales y europeas correspondientes, para las cuales no se dan equivalentes en el texto
En el momento de publicación de esta norma internacional, la edición del siguiente documento era válida. Los miembros de ISO e IEC llevan registros de las normas internacionales válidas actualmente. EN-ISO ISO 9000:2000, Quality Management Systems- Fundamentals and 9000:2000 Vocabulary
Código:
FECHA DE PREPARACIÓN DEL PLAN:
No. DE AUDITORIA:
MACROPROCESO A AUDITAR:
FECHA Y LUGAR DE LA AUDITORÍA:
OBJETIVO:
ALCANCE:
CRITERIOS:
AUDITOR LÍDER
EQUIPO AUDITOR
AUDITOR
AUDITOR
AUDITOR
NTC-ISO
17025:2005
MANUAL DE
CALIDAD
HORARIO PROCESO / ACTIVIDAD
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-14.F.02 Versión: 01 Fecha:
PLAN DE AUDITORIA
FECHA DE PREPARACIÓN DEL PLAN:
MACROPROCESO A AUDITAR:
FECHA Y LUGAR DE LA AUDITORÍA:
IDENTIFICACIÓN DE LOS AUDITORES
AUDITOR DE CALIDAD 1:
AUDITOR DE CALIDAD 2:
AUDITOR DE CALIDAD 3:
CRITERIOS DE AUDITORÍA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SIG REQUISITOS
LEGALES Y
REGLAMENTARIOS
DESARROLLO DEL PLAN DE AUDITORÍA
PROCESO / ACTIVIDAD
RESPONSABLE DEL
PROCESO / ACTIVIDAD
A AUDITAR
LUGAR DE LA
AUDITORIA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 2
REQUISITOS
LEGALES Y
REGLAMENTARIOS
REGISTROS
AUDITOR
Código:
OBSERVACIONES, OBJECIONES Y ACLARACIONES
SE CIRCULARÁ INFORME DE
LA AUDITORÍA A:
FIRMA DEL AUDITOR LÍDER
DATOS DE APROBACIÓN DEL PLAN
FECHA DE RECIBIDO PARA APROBACIÓN :
FECHA DE APROBACIÓN DEL PLAN:
FIRMA JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL
INTERNO:
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-14.F.02 Versión: 01 Fecha:
PLAN DE AUDITORIA
RECURSOS NECESARIOS
OBSERVACIONES, OBJECIONES Y ACLARACIONES
DATOS DE APROBACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA POR PARTE DEL JEFE DE LA OFICINA
ASESORA DE CONTROL INTERNO
FECHA DE RECIBIDO PARA APROBACIÓN :
FECHA DE APROBACIÓN DEL PLAN:
JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 2
POR PARTE DEL JEFE DE LA OFICINA
Código: E.GM
PROGRAMA
PROGRAMA PREPARADO POR:
PROGRAMA APROBADO POR:
NO. DE AUDITORÍA
FECHA
MACROPROCESO PROCESO(S) A AUDITAR
INTERNA
PROGRAMADA REAL INICIAL
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
E.GM-14.F.03 Versión: 01 Fecha: Página
PROGRAMA DE AUDITORÍAS DE CALIDAD
FECHA DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA:
FECHA DE APROBACIÓN DEL PROGRAMA:
TIPO DE AUDITORIA
ALCANCE OBJETIVO RECURSOS
SE CIRCULARÁ INFORME
A
INTERNA EXTERNA
SEGUIMIENTO INICIAL SEGUIMIENTO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 1
SE CIRCULARÁ INFORME
A
No DE AUDITORES
OBSERVACIONES
Código: E-GM
REL
NOMBRE DEL AUDITOR LÍDER:
ADSCRITO A:
MACROPROCESO
A AUDITAR
FECHA DE
AUDITORÍA NOMBRE DEL AUDITOR
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
GM-14.F.04 Versión: 01 Fecha: Página
RELACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR DE CALIDAD
E-MAIL:
TELÉFONO DE LOCALIZACIÓN:
NOMBRE DEL AUDITOR ADSCRITO A CARGO E-MAIL
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 1
TELÉFONO DE
LOCALIZACIÓN
COMPONENTES FACTORES DE VALORACION
RangoPuntaje
asignadoEstado actual
Calificación fase
1.1. Principios y valores 1,1,1 Identificación y sensibilización 0 - 50 0 - 50 Rango fase
1,1.2 Difusión 51 - 75 51 - 75 Amarillo Bajo 0 - 200
1,1,3 Interiorización y compromiso 76 - 100 76 - 100
1.2 Compromiso y respaldo de la alta dirección
1,2,1 Indiferencia 0 - 50 0 - 50 Medio 201 - 300 AMARILLO
1,2,2 Delegación 51 - 75 51 - 75 Amarillo
1,2,3 Compromiso 76 - 100 76 - 100 Alto 301 - 400
1.3 Cultura de autocontrol 1,3,1 Sensibilización en autocontrol 0 - 50 0 - 50 Rojo
1,3,2 Capacitación 51 - 75 51 - 75 % DE AVANCE 51,5%
1,3,3 Interiorización y compromiso 76 - 100 76 - 100
1.4 Cultura del dialogo 1,4,1 Dialogo informal 0 - 50 0 - 50 Rojo1,4,2 Dialogo formal 51 - 75 51 - 75
1,4,3 Dialogo efectivo 76 - 100 76 - 100
COMPONENTES FACTORES DE VALORACION
RangoPuntaje
asignadoEstado actual
Calificación fase
2.1 Valoración del riesgo 2,1,1 Identificación de factores 0 - 50 Rojo Rango fase
2,1,2 Análisis 51 - 75 Bajo 0 - 150 ROJO
2,1,3 Determinación del nivel de riesgo
76 - 100
2.2 Manejo del riesgo 2,2,1 Consideración de acciones 0 - 50 Rojo Medio 151 - 225
EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTION LABORATORIO
MATRIZ DE CALIFICACION
Fase 1. Ambiente de Control
Fase 2. Administración del Riesgo
CALIFICACION COMPONENTE TOTAL CALIFICACION FASE
Estado actual de la fase
CALIFICACION COMPONENTE TOTAL CALIFICACION FASE
Estado actual de la fase
56
206
60
40
50
0
2,2,2 Plan de manejo de riesgos 51 - 75
2,2,3 Puesta en marcha del plan 76 - 100 Alto 226 - 300
2.3 Monitoreo 2,3,1 Revisiones sobre la marcha 0 - 50 Rojo
2,3,2 Programado 51 - 75 % DE AVANCE 0,0%
2,3,3 Acompañamiento a las acciones 76 - 100
COMPONENTES FACTORES DE VALORACION
RangoPuntaje
asignadoEstado actual
Calificación fase
3.1 Esquema Organizacional 3.1.1 Jerarquizada 0 - 50 Rojo Rango fase
3,1,2 Funcional 51 - 75 51 - 75 Bajo 0 - 400 ROJO
3,1,3 Flexible y adaptativa 76 - 10076 - 100
3,2 Planeación3,2,1 Herramientas e instrumentos de planeación
0 - 50 0 - 50 Rojo Medio 401 - 600
3,2,2 Mecanismos de seguimiento 51 - 75 51 - 75
3,2,3 Articulación y coherencia 76 - 10076 - 100 Alto 601 - 800
3,3 Procesos y procedimientos3,3,1 Identificación de los procesos misionales y de apoyo 0 - 50 0 - 50 Rojo
3,3,2 Revisión y análisis de procesos 51 - 75 51 - 75 % DE AVANCE 0,0%
3,3,3 Procesos controlados 76 - 10076 - 100
3,4 Desarrollo del talento humano 3,4,1 Administración 0 - 50 0 - 50 Rojo
3,4,2 Plenes y programas. 51 - 75 51 - 75
3,4,3 Verificación del desarrollo. 76 - 10076 - 100
3,5 Sistemas de Información 3,5,1 Incipiente 0 - 50 0 - 50 Rojo
3,5,2 Automatizado en desarrollo 51 - 75 51 - 75
3,5,3 Automatizado con amplia cobertura
76 - 10076 - 100
3.6 Democratización de la Administración Pública
3.6.1 Facilitar el acceso a la informacón, consultar y formar al ciudadano.
0 - 50 Rojo
Fase 3. Operacionalización de los Elementos
CALIFICACION COMPONENTE TOTAL CALIFICACION FASE
Estado actual de la fase
00
0
0
0
0
0
0
0
3.6.2 Facilitar el control social y la función veedora de la ciudadanía.
51 - 75
3.6.3 Promover la planeación participativa.
76 - 100
3.7 Mecanismos de verificación y evaluación
3,7,1 Autoevaluación
3,7,1,1 Herramientas de autoevaluación
0 - 50 0 - 50 Rojo
3,7,1,2 Actualización de herramientas 51 - 75 51 - 75
3,7,1,3 Aplicación de acciones correctivas. 76 - 10076 - 100
3,7,2 Unidad u Oficina de Control Interno
3,7,2,1 Acciones de evaluación. 0 - 50 0 - 50 Rojo
3,7,2,2 Acciones de fomento de cultura de autocontrol
51 - 75 51 - 75
3,7,2,3 Acciones de asesoría 76 - 10076 - 100
COMPONENTES FACTORES DE VALORACION
RangoPuntaje
asignadoEstado actual
Calificación fase
4,1 Memoria Institucional 4,1,1 Informal 0 - 50 0 - 50 Rojo
4,1,2 Formal 51 - 75 51 - 75
4,1,3 Base para toma de decisiones. 76 - 100 76 - 100 Rango fase
4,2 Manuales 4,2,1 Actualizados 0 - 50 0 - 50 Rojo Bajo 0 - 150 ROJO
4,2,2 Difundidos y socializados 51 - 75 51 - 75 Medio 151 - 225
4,2,3 Aplicados. 76 - 100 76 - 100 Alto 226 - 300
4,3 Documentación de la normatividad4,3,1Unidad de materia en las disposiciones internas
0 - 50 0 - 50 Rojo
4,3,2 Compilación 51 - 75 51 - 75 % DE AVANCE 0,0%
4,3,3 Difusión y aplicación. 76 - 100 76 - 100
COMPONENTES FACTORES DE VALORACION
RangoPuntaje
asignadoEstado actual
Calificación fase
0
0
Fase 4. Requisitos de Gestion Y Técnicos
0
Fase 5. Retroalimentación
CALIFICACION COMPONENTE TOTAL CALIFICACION FASE
Estado actual de la fase
CALIFICACION COMPONENTE TOTAL CALIFICACION FASE
Estado actual de la fase
0
0
0
0
5,1 Comité de coordinación de control interno o instancia que haga sus veces
5,1,1 Formalmente constituido 0 - 50 0 - 50 Rojo Rango fase
5,1,2 Reuniones periodicas 51 - 75 51 - 75
5,1,3 Toma de acciones de 76 - 100 76 - 100 Bajo 0 - 150 ROJO
mejoramiento
5,2 Planes de mejoramiento 5,2,1 Concertado y formulado 0 - 50 0 - 50 Rojo Medio 151 - 225
5,2,2 Puesta en marcha 51 - 75 51 - 75
5,2,3 Cumplimiento 76 - 100 76 - 100 Alto 226 - 300
5,3 Seguimiento 5,3,1 Programado 0 - 50 0 - 50 Rojo
5,3,2 Oportuno 51 - 75 51 - 75 % DE AVANCE 0,0%
5,3,3 Acompañamiento a las acciones 76 - 100 76 - 100
CALIFICACIÓN Bajo 0 - 850
FINAL Medio 851 - 1275
Alto 1276 - 1700
0
00
0
% DE AVANCE DEL SGC 9,8%
RANGO SGC TOTAL FASES ESTADO ACTUAL DEL SGC
Bajo 0 - 1050
206
ROJO
Medio 1051 - 1575
Alto 1576 - 2100
CÓDIGO:
VERSIÓN:
NIVEL:
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Código: E.GM-15.F.01 Versión:01 Fecha:
FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR
A.
INFO
RM
AC
IÓN
DE
IDEN
TIF
ICA
CIÓ
N
NOMBRE DEL INDICADOR:
FECHA DE CREACIÓN:
NOMBRE DEL MACROPROCESO
NOMBRE DEL PROCESO:
OBJETIVO INSTITUCIONAL
EJE ESTRATÉGICO PILAR ESTRATÉGICO
B.
RES
PO
NSA
BLE
S D
E
INFO
RM
AC
IÓN
ÁREAS O PROCESOS QUE
SUMINISTRAN INFORMACIÓN Y
DATOS AL INDICADOR:
RESPONSABLE CALCULAR:
RESPONSABLE DE ANALIZAR Y
TOMAR DECISIONES:
USUARIOS :
A. I
DEN
TIF
ICA
CIÓ
ND
EL IN
DIC
AD
OR
B. R
ESP
ON
SAB
LES
DE
INFO
RM
AC
IÓN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIOLABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
ESCALA:
VALOR MEDIO 0,00 ����
����
TOLERANCIA #¡DIV/0!
C.
CA
RA
CT
ERIZ
AC
IÓN OBJETIVO/DESCRIPCIÓN:
TIPO DE INDICADOR:
COMPORTAMIENTO:
D.
MED
ICIÓ
N
FORMULA PARA CALCULAR EL
INDICADOR
FRECUENCIA RECOLECCIÓN: FRECUENCIA REVISIÓN:
FUENTE DE DATOS:
E. R
AN
GO
S D
E G
EST
IÓN
ESTADO / LINEA BASE 450 SOBRESALIENTE (S):
META Recuerde actualizar
periodicamente la META para
cada indicador
ATENCIÓN (AT) %
LÍMITE SUPERIOR (POTENCIAL) ALERTA (AL) M
LÍMITE INFERIOR (PISO)
C.
CA
RA
CT
ERIZ
AC
IÓN
D.
MED
ICIÓ
NE.
RA
NG
OS
DE
GES
TIÓ
NF.
GR
ÁFI
CO
DE
CO
NT
RO
L
0
0,1
0,2
0,3
0,4
0,5
0,6
0,7
0,8
0,9
1
VALOR OBTENIDO
LIMITE SUPERIOR
LÍMITE INFERIOR
F. G
RÁ
FIC
OD
E C
ON
TR
OL
FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 1 de 3
N° FECHAVALOR
OBTENIDOSEMAFORIZACIÓN LIMITE
SUPERIOR
LÍMITE
INFERIOR
1 ���������������� 0 0
2 ���������������� 0 0
3 ���������������� 0 0
4 ���������������� 0 0
5 ���������������� 0 0
6 ���������������� 0 0
7 ���������������� 0 0
OBSERVACIONES ACCIONES DE MEJORA
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
7 ���������������� 0 0
8 ���������������� 0 0
9 ���������������� 0 0
10 ���������������� 0 0
11 ���������������� 0 0
12 ���������������� 0 0
13 ���������������� 0 0
14 ���������������� 0 0
15 ���������������� 0 0
G.
REG
IST
RO
, C
ON
TR
OL
Y T
RA
ZAB
ILID
AD
G.
REG
IST
RO
, CO
NT
RO
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AZA
BIL
IDA
D
16 ���������������� 0 0
17 ���������������� 0 0
18 ���������������� 0 0
G.
REG
IST
RO
, CO
NT
RO
L Y
TR
AZA
BIL
IDA
D
FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 2 de 3
19 ���������������� 0 0
20 ���������������� 0 0
21 ���������������� 0 0
22 ���������������� 0 0
23 ���������������� 0 0
24 ���������������� 0 0
25 ���������������� 0 0
FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 3 de 3FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Página 3 de 3
Código:
1. PROCESO RELACIONADO
2. RESPONSABLE DEL PROCESO
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5. TÉRMINOS Y DEFICIONES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-15.00 Versión: 01 Fecha:
REVISIONES POR LA DIRECCIÓN
PROCESO RELACIONADO GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
RESPONSABLE DEL ALTA DIRECCIÓN
Determinar la calidad y
macroproceso y sus controles, i
acciones de mejoramiento requer
Inicia con la planeación de las
autoevaluación a realizar y
seguimiento a la ejecución de las m
TÉRMINOS Y DEFICIONES Autoevaluación de control :
Control que basado en un conjunto
de verificación y evaluación, deter
y efectividad de los controles inte
los procesos y de cada área
responsable, permitiendo emprend
mejoramiento del control requerida
Autoevaluación : Proceso permane
verificación, diagnóstico, expl
acción y realimentación que reali
público, con el fin de identificar
debilidades, sus oportunidade
buscando el mejoramiento contin
altos niveles de calidad en la e
procesos y prestación de servicios.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 1 de 7
GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
efectividad del
implementando las
ridas.
as actividades de
termina con el
mismas.
: Elemento de
nto de mecanismos
ermina la calidad
nternos a nivel de
ea organizacional
der las acciones de
as.
ente de
loración, análisis,
aliza el funcionario
car sus fortalezas y
es y amenazas,
nuo, que garantice
a ejecución de sus
os.
Código:
6. REFERENCIAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Código: E.GM-15.00 Versión: 01 Fecha:
REVISIONES POR LA DIRECCIÓN
Evaluación : Complemento fun
planeación, consistente en la
valoración de la gestión, dánd
proceso planificador y facilitando la
de las actividades, la toma de
reorientación de las acciones, p
logro de los resultados previstos.
Ley 87 de 1993. Por la cual se estab
para el ejercicio del control interno
y organismos del Estado y
disposiciones.
Ley 489 de 1998. Por la cual se d
sobre la organización y funcio
entidades del orden nacional, se
disposiciones, principios y reglas
ejercicio de las atribuciones
numerales 15 y 16 del artí
Constitución Política y se dictan otr
Decreto 1537 de 2001. Por el cu
parcialmente la Ley 87 de 19
elementos técnicos y adm
fortalezcan el sistema de contr
entidades y organismos del Estado
Decreto 1599 de 2005. Por el cu
Modelo Estándar de Control Inter
Colombiano. (MECI 1000:2005). S
de evaluación
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ndamental de la
a verificación y
dole dinamismo al
a retroalimentación
de decisiones y la
para garantizar el
establecen normas
erno en las entidades
se dictan otras
l se dictan normas
onamiento de las
, se expiden las
generales para el
previstas en los
ículo 189 de la
ras disposiciones.
cual se reglamenta
993 en cuanto a
ministrativos que
rol interno de las
do.
cual se adopta el
rno para el Estado
Subsistema control
Código:
7. CONDICIONES GENERALES
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Código: E.GM-15.00 Versión: 01 Fecha:
REVISIONES POR LA DIRECCIÓN
La Auto evaluación evalúa los contr
la operación de la entidad a trav
de los resultados generados p
evaluando su diseño y operación
tiempo determinado, por medio de
análisis de los indicadores, cu
tomar las decisiones relacionadas
o el mejoramiento del desempeño
Dentro de las actividades a
macroprocesos se deben conside
elementos: PQR asociadas al
indicadores, las dificultades para el
en los procesos, cambios y rec
mejora según considere cada líd
Sistema d e Gestión.
En el formato de deben especifi
recomendaciones de mejora se
líder del laboratorio al Sistema de G
La autoevaluación se realizará mí
el año y estará a cargo del Líder
acompañamiento de la Oficina de
que realizará el seguimiento a
mejoramiento programadas; t
detallada en el formato de Auto
contener los debidos soportes.
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troles y monitorea
vés de la medición
por los procesos,
en un período de
de la medición y el
cuyo propósito es
as con la corrección
o.
evaluar en los
erar los siguientes
al macroproceso,
el cumplimiento de o
ecomendaciones de
der de proceso al
icar los cambios y
egún considere el
Gestión.
ínimo una vez en
r laboratorio con el
de Control Interno
las acciones de
toda información
utoevaluación debe
Código:
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Código: E.GM-15.00 Versión: 01 Fecha:
REVISIONES POR LA DIRECCIÓN
El procedimiento de Autoevaluac
en el formato: E.GM-15.F.02 el
presentado ante la Dirección al
vigencia quien será la encargada de
y consolidación de informac
establecida por la Institución,
envío la Oficina de Control Inter
encargada de realizar el respectivo
compromisos pactados.
Los informes se constituyen en ins
de entrada para la revisión por la D
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO LABORATORIO DE METROLOGÍA TOPOGRÁFICA
Página 4 de 7
ción será realizado
cual deberá ser
al inicio de cada
a de su recepción
ación, según fecha
para su posterior
rno que será la
o seguimiento a los
nsumo o elemento
a Dirección.
Código:
8. CONTENIDO
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
INICIO
Planear al inicio de cada vigencia, las actividades que garanticen una adecuada revisión
Indicar según las auditorías realizadas, la cantidad, el tipo de acción y el estado
Relacionar cantidad de quejas, reclamos y sugerencias (PQR), describir la situación presentada y la solución dada
¿Se mide la satisfacción?
Diligenciar la ficha técnica de los indicadores y registrar su comportamiento
A
No
¿Compromisos pactados?
Relacionar los compromisos establecidos y describir el avance de su implementación
Relacionar los riesgos clasificados como inaceptables o importantes, los controles puestos y los efectos de su materialización
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Código: E.GM-15.00 Versión: 01 Fecha:
REVISIONES POR LA DIRECCIÓN
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Alta Dirección
Alta Dirección Formato
seguimiento y control
Alta Dirección Formato
seguimiento y control
Alta Dirección Formato
seguimiento y control
Alta Dirección
Formato seguimiento y
controlIndicadores
Ficha Indicador
Alta Dirección
Alta Dirección Formato
seguimiento y control
Alta Dirección Formato
seguimiento y control
Planear al inicio de cada vigencia, las actividades que garanticen una
Indicar según las auditorías realizadas, la cantidad, el tipo de acción y el
Relacionar cantidad de quejas, sugerencias (PQR),
describir la situación presentada y la
Diligenciar la ficha técnica de los indicadores y registrar su
Relacionar tipo de encuesta, su periodo de aplicación y resultados
Si
Relacionar los compromisos establecidos y describir el avance de
Relacionar los riesgos clasificados como inaceptables o importantes, los controles puestos y los efectos
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Página 5 de 7
REGISTRO OBSERVACIÓN
Formato seguimiento y
control
Formato seguimiento y
control
Formato seguimiento y
control
Formato seguimiento y
control Indicadores
Ficha Indicador
Formato seguimiento y
control
Formato seguimiento y
control
Código:
No. ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
10
11
12
13
14
9. ANEXOS
Seguimiento y control (E.GM
Ficha Indicador (E.GM-15.F.01
Balance Scorecard Interno
FIN
De acuerdo con los establecer nuevos compromisos indicando los responsables y fecha de implementación
Socializar el informe con el personal del laboratorio
Verificar la eficacia de las acciones o compromisos ejecutados en la vigencia anterior
Elaborar el plan de auditoria de acuerdo al formato “plan de auditorías” con base en el direccionamiento estratégico, recursos, fechas y lugares donde se realizará la auditoria
A
Realizar el seguimiento a los compromisos pactados en la autoevaluación de control y gestión anterior
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Código: E.GM-15.00 Versión: 01 Fecha:
REVISIONES POR LA DIRECCIÓN
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO
Alta dirección
Alta Dirección
Auditor Líder, Líder Laboratorio
Decano Alta dirección
Balance Scorecard Interno
Auditor líder, auditores
E.GM-15.F.02)
15.F.01
Balance Scorecard Interno
FIN
De acuerdo con los resultados, establecer nuevos compromisos indicando los responsables y fecha de
Socializar el informe con el personal
Verificar la eficacia de las acciones o compromisos ejecutados en la
l plan de auditoria de acuerdo al formato “plan de auditorías” con base en el direccionamiento estratégico, recursos, fechas y lugares donde se realizará la auditoria
Realizar el seguimiento a los compromisos pactados en la
control y gestión
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REGISTRO OBSERVACIÓN
Balance Scorecard Interno
Código:
N° Revisión
Fecha Páginas modificadas
Revisó
Fecha
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Código: E.GM-15.00 Versión: 01 Fecha:
REVISIONES POR LA DIRECCIÓN
REGISTRO DE REVISIONES
Páginas modificadas
Elaborado/Modificado por
Aprobado por
Aprobó
Fecha
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Página 7 de 7
Aprobado por
Descripción del cambio
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Código: E.GM-15.F.02 Versión: 01 Fecha: Página 1 de 5
FORMATO SEGUIMIENTO POR LA DIRECCIÓN
FECHA:
PROCESO:
PERÍODO AUTOEVALUADO:
1. RESULTADOS DE AUDITORIAS INTERNAS
AUDITORIAS N° 1 N° 2 N° 3 N° 4
Fecha Fecha Fecha Fecha
Cantidad de No CONFORMIDADES por Auditoría
Comentarios:
2. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS.
Tipo de Acción Estado
DE LAS CERRADAS CUÁNTAS FUERON EFICACES
Pendiente (Cuántas)
Cerrada (Cuántas)
Acciones Correctivas
Acciones Preventivas
Acciones de Mejora
Comentarios:
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Código: E.GM-15.F.02 Versión: 01 Fecha: Página 2 de 5
FORMATO SEGUIMIENTO POR LA DIRECCIÓN
3. RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE
Si el proceso contempla mediciones de satisfacción por cualquier servicio prestado ya sea a nivel interno o externo debe diligenciar este punto del informe.
Encuesta Meta vigente
RESULTADOS
Período 1 Período 2 Período 3 Período 4
Relacionar los aspectos mas relevantes por mejorar o los positivos sí es del caso
4. ANÁLISIS DE PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos)
CANTIDAD DESCRIPCIÓN DE SITUACIONES Y SOLUCIONES
QUEJAS
RECLAMOS
SUGERENCIAS
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Código: E.GM-15.F.02 Versión: 01 Fecha: Página 3 de 5
FORMATO SEGUIMIENTO POR LA DIRECCIÓN
5. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS (INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO) Y CONFORMIDAD DEL SERVICIO.
Registrar el comportamiento de cada uno de los indicadores del proceso, en la respectiva ficha técnica.
6. INFORME ACUERDO DE GESTIÓN
COMPROMISO (Registrado en el
Acuerdo de Gestión suscrito)
DESCRIPCIÓN DE IMPLEMENTACIÓN Y/O AVANCES DE ACCIONES TOMADAS (breve)
Porcentaje (%) OBSERVACIONES
7. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE AUTOEVALUACIONES DE C ONTROL Y GESTIÓN PREVIAS
COMPROMISO
DESCRIPCIÓN DE IMPLEMENTACIÓN Y/O AVANCES DE ACCIONES TOMADAS (breve)
Compromiso cumplido
OBSERVACIONES SI NO
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Código: E.GM-15.F.02 Versión: 01 Fecha: Página 4 de 5
FORMATO SEGUIMIENTO POR LA DIRECCIÓN
8. CAMBIOS O NOVEDADES QUE PODRÍAN AFECTAR EL SIG
9. RECOMENDACIONES DE MEJORA
10. RIESGOS RELEVANTES DEL PROCESO
Riesgos Inaceptables Control propuesto Riesgo
Materializado Efectos de la Materialización
SI NO
Riesgos Importantes Control propuesto
Riesgo Materializado Efectos de la
Materialización SI NO
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Código: E.GM-15.F.02 Versión: 01 Fecha: Página 5 de 5
FORMATO SEGUIMIENTO POR LA DIRECCIÓN
11. COMPROMISOS ADQUIRIDOS EN ESTA AUTOEVALUACIÓN
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA
IMPLEMENTACIÓN
NORMA TÉCNICA NTC-ISO/IEC COLOMBIANA 17025
2005-10-26
REQUISITOS GENERALES PARA LA COMPETENCIA DE LOS LABORATORIOS DE ENSAYO Y CALIBRACIÓN E: GENERAL REQUIREMENTS FOR THE COMPETENCE OF
TESTING AND CALIBRATION LABORATORIES
CORRESPONDENCIA: esta norma es una adopción idéntica
(IDT) por traducción de la norma ISO/IEC 17025.:2005 (traducción certificada)
DESCRIPTORES: laboratorios de ensayo - requisitos de
competencia; laboratorios de calibración - requisitos de competencia; laboratorios - acreditación.
I.C.S.: 03.120.20 Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 2221435
Prohibida su reproducción Primera actualización
Editada 2005-11-08
PRÓLOGO El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último caracterizado por la participación del público en general. La NTC-ISO/IEC 17025 (Primera actualización) fue ratificada por el Consejo Directivo de 2005-10-26. Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través de su participación en el Comité Técnico 21 Evaluación de la Conformidad. ACEGRASAS S. A. ACUEDUCTO DE BOGOTÁ S. A: ESP ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S. A. AMG E. U ASOPESAJE BASCUTE BCI BUREAU VERITAS QUALITAS INTERNATIONAL BVQI COLOMBIA CENTROAGUAS S. A. ESP CENTRO DE INVESTIGACIONES METROLÓGICAS GLOBAL METRIC CHALLENGER S. A. CIBA ESPECIALIDADES QUÍMICAS COLCERÁMICA S. A. COLGATE –PALMOLIVE– CONSECIONARIA TIBITOC S. A. COTECMAR COTECNA CERTIFICADORA SERVICES DIRIMPEX LTDA. ELECTROMANUFACTURAS EMPRESA COLOMBIANA DE PETRÓLEOS –ECOPETROL– EMPRESA COLOMBIANA DE SOPLADO E INYECCIÓN S.A. –ECSI–
EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA ENGICAST LTDA. EQUIPOS & CONTROLES FUNDACIÓN GILLÓN HOLCIM COLOMBIA S. A. IDEAM IMPROTEC LTDA. METRON QUALITY CONSULTING PINZUART LTDA. PROGEN LTDA.. QUALITAS INGENIERÍA SENA LABORATORIO MEDICIONES–LONGITUDES– SGS COLOMBIA S. A. SHELL COLOMBIA S. A. SIG-MA SIKA COLOMBIA S. A. SMS CALIDAD & PROCEDIMIENTOS SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO TECNIBÁSCULAS LA GARANTÍA LTDA. UNIVERSIDAD DEL NORTE UNIVERSIDAD DE LA SABANA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las siguientes empresas: A SELLASEG INGENIERÍA LTDA. ACUAGYR S. A. ESP ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYÁN S. A: ESP AGROGESTIÓN AGUAS DE CARTAGENA S. A. ESP AGUAS DE MANIZALES S. A. ESP AMBIENCOL INGENIEROS LTDA. –ANDESCO–; ASOCIACIÓN NACIONAL DE EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS Y ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS E INHERENTES ANTEK S. A. AQUALAB AQUALINSO ASINAL LTDA. ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE INGENIERÍA SANITARIA Y AMBIENTAL, ––ACODAL– ASOCIACIÓN COLOMBINA DE INGENIEROS DE PETRÓLEOS ASOCIACIÓN NACIONAL DE INDUSTRIALES –ANDI– ASOCRETOS ASOPESAJE BÁSCULAS INDUSTRIALES DE COLOMBIA BÁSCULAS MORESCO BAVARIA S. A. BCI LTDA. BIOTRENDS LABORATORIOS LTDA. CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR –COMPENSAR– CALORCOL S. A. CARULLA VIVERO S.A. CARVAJAL S.A. CEMENTOS BOYACÁ S. A. CEMENTOS PAZ DEL RÍO CENTRAGAS CENTRO NACIONAL DE PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA CENTROAGUAS S. A. ESP CERVECERÍA LEONA S. A. CERVECERÍA UNIÓN S. A. CIDET
COATS CADENA LABORATORIO LONGITUDES COLCLINKER COMPAÑÍA NACIONAL DE LEVADURAS –LEVAPAN– S. A. COMPROIND LTDA. CONHYDRA S. A ESP CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD CONSERVAS CALIFORNIA S. A. CONSULTORÍA Y MEDIO AMBIENTE LTDA. CONTACTOS MUNDIALES CORANTIOQUIA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL CENTRO DE ANTIOQUIA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL GUAVIO CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL VALLE DEL CAUCA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE DEL CHOCO CODECHOCO CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL PARA LA DEFENSA DE LA MESETA DE BUCARAMANGA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL RIONEGRO - NARE, CORNARE CORPORACIÓN COLOMBIA INTERNACIONAL CORPORACIÓN PARA LA CONSERVACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE Y LOS RECURSOS NATURALES COTECNA CERTIFICADORA SERVICES LTDA.. DEPARTAMENTO TÉCNICO ADMINISTRATIVO DEL MEDIO AMBIENTE, -DAMA - DIRECCIÓN GENERAL MARÍTIMA – DIMAR- ECOPETROL ICP ELECTROPORCELANAS GAMMA EMAC LTDA. EMPRESA DE ACUEDUCTO DE FUNZA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE ZIPAQUIRÁ EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN EQUIPESAJES LTDA. ESCOBAR & MARTÍNEZ ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERÍA
EXTRUCOL S. A. FIBER GLASS FRIGORÍFICO GUADALUPE FUNDACIÓN CENTRO DE CALIDAD Y METROLOGÍA –METROCAL– FUNDACIÓN NATURA COLOMBIA FUNDACIÓN SALVEMOS EL MEDIO AMBIENTE – FUNDAMBIENTE– GASEOSAS COLOMBIANAS S.A. GASES DE BOYACÁ Y SANTANDER GESTIÓN AMBIENTAL GESTIÓN EN CALIDAD Y AMBIENTE EMPRESARIAL GRIFFITH COLOMBIA S.A. GUILLERMO POMBO & CIA. E. U HELBERT & CIA. LTDA. HOLSAN LTDA. HORNOS Y MONTAJES INDUSTRIALES LTDA. IBLAB LTDA INCOLBESTOS S.A. INDUSTRIAS PHILIPS DE COLOMBIA S. A. INGENIERÍA DE SERVICIOS ALIMENTARIOS INGESAL LTDA INGENIERÍA DE SERVICIOS LABORATORIO DE FUERZA INGENIO PICHICHI S.A. INGENIO RIOPAILA S. A. INGEOMINAS INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO –ICA– INSTITUTO COLOMBIANO DE PRODUCTORES DE CEMENTO ICPC INSTITUTO HUMBOLT INSTITUTO NACIONAL DE SALUD INTEGRAL S.A. LABORATORIO BIOCONTROL LTDA. LABORATORIO DE CONTROL DE CALIDAD DEL EJÉRCITO LAQMA LTDA. LARKIN & UASIMEX LTDA. LUITI INGENIERÍA MATRICES, TROQUELES Y MOLDES CIA. LTDA. MERCK COLOMBIA S.A. METROAGUA S.A E.S.P
MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA MINISTERIO DE TRANSPORTE NESTLÉ DE COLOMBIA S.A. PANAMCO COLOMBIA PELDAR S.A. PINZUAR LTDA. POSTOBÓN S. A. PREINT LTDA. PROENFAR –PROMETÁLICOS– S. A. LABORATORIO MASAS Y BALANZAS PROMIGAS S. A. ESP PURIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE FLUIDOS RECT- CAR SERVINTEGRAL LTDA. SHELL COLOMBIA S. A. SIEMENS S.A. SOCIEDAD COLOMBIANA DE TOXICOLOGÍA SOCIEDAD DE ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO DE BARRANQUILLA S. A. E.S.P. STIVE FROLICH TERMAL CERAMICS UNILEVER ANDINA S. A. UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER –UIS– UNIVERSIDAD INNCA DE COLOMBIA UNIVERSIDAD JAVERIANA UNIVERSIDAD JORGE TADEO LOZANO UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA –LABORATORIO DE ENSAYOS ELÉCTRICOS INDUSTRIALES– "FABIO CHAPARRO" UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, INSTITUTO DE ESTUDIOS AMBIENTALES, –IDEA– URIGO LTDA.
ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.
DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO/IEC 17025 (Primera actualización)
CONTENIDO
Página PRÓLOGO ................................................................................................................................I PRÓLOGO DE LA VERSIÓN EN ESPAÑOL ..........................................................................II INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................III 1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN ........................................................................1 2. REFERENCIAS NORMATIVAS ...................................................................................2 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES .....................................................................................2 4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIÓN................................................................2 4.1 ORGANIZACIÓN..........................................................................................................2 4.2 SISTEMA DE GESTIÓN...............................................................................................4 4.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS...........................................................................5 4.3.1 Generalidades .............................................................................................................5 4.3.2 Aprobación y emisión de los documentos...............................................................5 4.3.3 Cambios a los documentos .......................................................................................6 4.4 REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS.......................................6 4.5 SUBCONTRATACIÓN DE ENSAYOS Y DE CALIBRACIONES ................................7 4.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y DE SUMINISTROS......................................................8 4.7 SERVICIOS AL CLIENTE ............................................................................................8 4.8 QUEJAS .......................................................................................................................9 4.9 CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYOS O DE CALIBRACIONES NO
CONFORMES...............................................................................................................9
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO/IEC 17025 (Primera actualización)
Página 4.10 MEJORA ......................................................................................................................9 4.11 ACCIONES CORRECTIVES........................................................................................9 4.11.1 Generalidades .............................................................................................................9 4.11.2 Análisis de las causas..............................................................................................10 4.11.3 Selección e implementación de las acciones correctives....................................10 4.11.4 Seguimiento de las acciones correctives...............................................................10 4.11.5 Auditorías adicionales .............................................................................................10 4.12 ACCIONES PREVENTIVES.......................................................................................10 4.13 CONTROL DE LOS REGISTROS..............................................................................11 4.13.1 Generalidades ...........................................................................................................11 4.13.2 Registros técnicos....................................................................................................11 4.14 AUDITORÍAS INTERNAS ..........................................................................................12 4.15 REVISIONES POR LA DIRECCIÓN ..........................................................................12 5. REQUISITOS TÉCNICOS ..........................................................................................13 5.1 GENERALIDADES.....................................................................................................13 5.2 PERSONAL................................................................................................................13 5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES..............................................15 5.4 MÉTODOS DE ENSAYO Y DE CALIBRACIÓN Y VALIDACIÓN DE LOS
MÉTODOS..................................................................................................................15 5.4.1 Generalidades ...........................................................................................................15 5.4.2 Selección de los métodos........................................................................................16 5.4.3 Métodos desarrollados por el laboratorio ..............................................................16
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO/IEC 17025 (Primera actualización)
Página 5.4.4 Métodos no normalizados........................................................................................16 5.4.5 Validación de los métodos.......................................................................................17 5.4.6 Estimación de la incertidumbre de la medición.....................................................18 5.4.7 Control de los datos .................................................................................................19 5.5 EQUIPOS....................................................................................................................19 5.6 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES ...................................................................21 5.6.1 Generalidades ...........................................................................................................21 5.6.2 Requisitos específicos .............................................................................................21 5.6.3 Patrones de referencia y materiales de referencia ................................................23 5.7 MUESTREO................................................................................................................23 5.8 MANIPULACIÓN DE LOS ÍTEMS DE ENSAYO O DE CALIBRACIÓN....................24 5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO Y DE
CALIBRACIÓN...........................................................................................................25 5.10 INFORME DE LOS RESULTADOS ...........................................................................25 5.10.1 Generalidades ...........................................................................................................25 5.10.2 Informes de ensayos y certificados de calibración...............................................26 5.10.3 Informes de ensayos ................................................................................................26 5.10.4 Certificados de calibración ......................................................................................27 5.10.5 Opiniones e interpretaciones ..................................................................................28 5.10.6 Resultados de ensayo y calibración obtenidos de los subcontratistas..............28 5.10.7 Transmisión electrónica de los resultados ............................................................29 5.10.8 Presentación de los informes y de los certificados ..............................................29 5.10.9 Modificaciones a los informes de ensayo y a los certificados de calibración ..29
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO/IEC 17025 (Primera actualización)
Página ANEXO A (Informativo) REFERENCIAS CRUZADAS NOMINALES A LA NORMA ISO 9001:2000 .......................................................................................................................30 ANEXO B (Informativo) DIRECTRICES PARA ESTABLECER APLICACIONES PARA CAMPOS ESPECÍFICOS.......................................................................................................33 BIBLIOGRAFÍA......................................................................................................................34
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO/IEC 17025 (Primera actualización)
I
PRÓLOGO
ISO (Organización Internacional de Normalización) e IEC (Comisión Electrotécnica Internacional) forman el sistema especializado para la normalización mundial. Los organismos nacionales miembros de ISO e IEC participan en el desarrollo de las Normas Internacionales a través de comités técnicos establecidos por la organización respectiva, para tratar con campos particulares de la actividad técnica. Los comités técnicos de ISO e IEC colaboran en campos de interés mutuo. Otras organizaciones internacionales, públicas y privadas, vinculadas a ISO e IEC, también participan en el trabajo. En el campo de la evaluación de la conformidad, el Comité de ISO para la evaluación de la conformidad (CASCO) es responsable del desarrollo de Normas y Guías Internacionales
Las Normas Internacionales se redactan de acuerdo con las reglas establecidas en la Parte 2 de las Directivas ISO/IEC.
Los Proyectos de Normas Internacionales se circulan a los organismos nacionales para votación. La publicación como Norma Internacional requiere la aprobación por al menos el 75 % de los organismos nacionales con derecho a voto.
Se llama la atención sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de este documento puedan estar sujetos a derechos de patente. ISO e IEC no se responsabilizan por la identificación de ningún derecho de patente.
La Norma ISO/IEC 17025 fue preparada por el Comité de ISO para la evaluación de la conformidad (CASCO).
Fue circulada para su voto a los organismos nacionales tanto de ISO como de IEC, y fue aprobada por ambas organizaciones. Esta segunda edición anula y reemplaza a la primera edición (ISO/IEC 17025:1999), la cual ha sido revisada técnicamente.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO/IEC 17025 (Primera actualización)
II
PRÓLOGO DE LA VERSIÓN EN ESPAÑOL Esta Norma Internacional ha sido traducida por el Grupo de Trabajo “Spanish Translation Working Group” del Comité ISO/CASCO, Comité para la evaluación de la conformidad, en el que participan representantes de los organismos nacionales de normalización y representantes del sector empresarial de los siguientes países: Argentina, Brasil, Bolivia, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, España, Estados Unidos de América, México, República Dominicana, Uruguay y Venezuela. Igualmente, en el citado Grupo de Trabajo participan representantes de COPANT (Comisión Panamericana de Normas Técnicas) e IAAC (Cooperación Interamericana de Acreditación). Esta traducción es el resultado del trabajo que el Grupo ISO/CASCO STWG viene desarrollando desde 2002 para lograr la unificación de la terminología en lengua española en el ámbito de la evaluación de la conformidad
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO/IEC 17025 (Primera actualización)
III
INTRODUCCIÓN La primera edición (1999) de esta Norma Internacional fue producto de la amplia experiencia adquirida en la implementación de la Guía ISO/IEC 25 y de la Norma EN 45001, a las que reemplazó. Contiene todos los requisitos que tienen que cumplir los laboratorios de ensayo y de calibración si desean demostrar que poseen un sistema de gestión, son técnicamente competentes y son capaces de generar resultados técnicamente válidos. La primera edición hacía referencia a las Normas ISO 9001:1994 e ISO 9002:1994. Dichas normas han sido reemplazadas por la Norma ISO 9001:2000, lo que hizo necesario alinear la Norma ISO/IEC 17025. En esta segunda edición se han modificado o agregado apartados sólo en la medida que fue necesario a la luz de la Norma ISO 9001:2000. Es conveniente que los organismos de acreditación que reconocen la competencia de los laboratorios de ensayo y de calibración se basen en esta Norma Internacional para sus acreditaciones. El capítulo 4 establece los requisitos para una gestión sólida. El capítulo 5 establece los requisitos para la competencia técnica en los tipos de ensayos y/o de calibraciones que el laboratorio lleva a cabo. El creciente uso de los sistemas de gestión ha producido un aumento de la necesidad de asegurar que los laboratorios que forman parte de organizaciones mayores o que ofrecen otros servicios, puedan funcionar de acuerdo con un sistema de gestión de la calidad que se considera que cumple la Norma ISO 9001 así como esta Norma Internacional. Por ello, se ha tenido el cuidado de incorporar todos aquellos requisitos de la Norma ISO 9001 que son pertinentes al alcance de los servicios de ensayo y de calibración cubiertos por el sistema de gestión del laboratorio. Los laboratorios de ensayo y de calibración que cumplen esta Norma Internacional funcionarán, por lo tanto, también de acuerdo con la Norma ISO 9001. La conformidad del sistema de gestión de la calidad implementado por el laboratorio, con los requisitos de la Norma ISO 9001, no constituye por sí sola una prueba de la competencia del laboratorio para producir datos y resultados técnicamente válidos. Por otro lado, la conformidad demostrada con esta Norma Internacional tampoco significa que el sistema de gestión de la calidad implementado por el laboratorio cumple todos los requisitos de la Norma ISO 9001. La aceptación de los resultados de ensayo y de calibración entre países debería resultar más fácil si los laboratorios cumplen esta Norma Internacional y obtienen la acreditación de organismos que han firmado acuerdos de reconocimiento mutuo con organismos equivalentes que utilizan esta Norma Internacional en otros países. El uso de esta Norma Internacional facilitará la cooperación entre los laboratorios y otros organismos y ayudará al intercambio de información y experiencia, así como a la armonización de normas y procedimientos.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO/IEC 17025 (Primera actualización)
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REQUISITOS GENERALES PARA LA COMPETENCIA DE LOS LABORATORIOS DE ENSAYO Y CALIBRACIÓN 1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN 1.1 Esta Norma Internacional establece los requisitos generales para la competencia en la realización de ensayos1) y/o de calibraciones, incluido el muestreo. Cubre los ensayos y las calibraciones que se realizan utilizando métodos normalizados, métodos no normalizados y métodos desarrollados por el propio laboratorio. 1.2 Esta Norma Internacional es aplicable a todas las organizaciones que realizan ensayos y/o calibraciones. Éstas pueden ser, por ejemplo, los laboratorios de primera, segunda y tercera parte, y los laboratorios en los que los ensayos y/o las calibraciones forman parte de la inspección y la certificación de productos. Esta Norma Internacional es aplicable a todos los laboratorios, independientemente de la cantidad de empleados o de la extensión del alcance de las actividades de ensayo y/o de calibración. Cuando un laboratorio no realiza una o varias de las actividades contempladas en esta Norma Internacional, tales como el muestreo o el diseño y desarrollo de nuevos métodos, los requisitos de los apartados correspondientes no se aplican. 1.3 Las notas que se incluyen proporcionan aclaraciones del texto, ejemplos y orientación. No contienen requisitos y no forman parte integral de esta Norma Internacional. 1.4 Esta Norma Internacional es para que la utilicen los laboratorios cuando desarrollan los sistemas de gestión para sus actividades de la calidad, administrativas y técnicas. También puede ser utilizada por los clientes del laboratorio, las autoridades reglamentarias y los organismos de acreditación cuando confirman o reconocen la competencia de los laboratorios. Esta Norma Internacional no está destinada a ser utilizada como la base para la certificación de los laboratorios. NOTA 1 El término “sistema de gestión” en esta Norma Internacional, designa los sistemas de la calidad, administrativos y técnicos, que rigen las actividades de un laboratorio. NOTA 2 La certificación de un sistema de gestión a veces también se denomina registro.
1) El término "ensayo" en esta norma equivale al término "prueba" en algunos países.
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1.5 El cumplimiento de los requisitos reglamentarios y de seguridad, relacionados con el funcionamiento de los laboratorios, no está cubierto por esta Norma Internacional. 1.6 Si los laboratorios de ensayos y de calibración cumplen los requisitos de esta Norma Internacional, actuarán bajo un sistema de gestión de la calidad para sus actividades de ensayo y de calibración que también cumplirá los principios de la Norma ISO 9001. El anexo A proporciona referencias nominales cruzadas entre esta Norma Internacional y la Norma ISO 9001. Esta Norma Internacional cubre requisitos para la competencia técnica que no están cubiertos por la Norma ISO 9001. NOTA 1 Podría ser necesario explicar o interpretar ciertos requisitos de esta Norma Internacional a fin de asegurarse de que los requisitos se aplicarán de manera coherente. En el Anexo B se dan pautas para establecer aplicaciones para campos específicos (véase la Norma ISO/IEC 17011). NOTA 2 Si un laboratorio desea ser acreditado para todas o para parte de sus actividades de ensayo y de calibración, debería seleccionar un organismo de acreditación que funcione de acuerdo con la Norma ISO/IEC 17011. 2. REFERENCIAS NORMATIVAS Los documentos de referencia siguientes son indispensables para la aplicación de este documento. Para las referencias con fecha sólo se aplica la edición citada. Para las referencias sin fecha se aplica la última edición del documento de referencia (incluyendo cualquier modificación). ISO/IEC 17000, Evaluación de la conformidad – Vocabulario y principios generales VIM, Vocabulario internacional de términos fundamentales y generales de metrología, publicado por BIPM, IEC, IFCC, ISO, UIPAC, UIPAP y OIML. NOTA En la bibliografía se citan otras normas, guías, etc. relacionadas con los temas tratados en esta Norma Internacional. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES A los fines de esta Norma Internacional se aplican los términos y definiciones pertinentes de la Norma ISO/IEC 17000 y del VIM. NOTA En la Norma ISO 9000 se establecen las definiciones generales relativas a la calidad, mientras que la Norma ISO/IEC 17000 establece definiciones que se refieren específicamente a la certificación y la acreditación de laboratorios. Cuando las definiciones de la Norma ISO 9000 sean diferentes, tienen preferencia las de la Norma ISO/IEC 17000 y las del VIM. 4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIÓN 4.1 ORGANIZACIÓN 4.1.1 El laboratorio o la organización de la cual es parte, debe ser una entidad con responsabilidad legal. 4.1.2 Es responsabilidad del laboratorio realizar sus actividades de ensayo y de calibración de modo que se cumplan los requisitos de esta Norma Internacional y se satisfagan las necesidades de los clientes, autoridades reglamentarias u organizaciones que otorgan reconocimiento.
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4.1.3 El sistema de gestión debe cubrir el trabajo realizado en las instalaciones permanentes del laboratorio, en sitios fuera de sus instalaciones permanentes o en instalaciones temporales o móviles asociadas. 4.1.4 Si el laboratorio es parte de una organización que desarrolla actividades distintas de las de ensayo y/o de calibración, se deben definir las responsabilidades del personal clave de la organización que participa o influye en las actividades de ensayo y/o de calibración del laboratorio, con el fin de identificar potenciales conflictos de intereses. NOTA 1 Cuando un laboratorio es parte de una organización mayor, es conveniente que las disposiciones de la organización aseguren que los departamentos que tengan intereses divergentes, tales como los departamentos de producción, comercialización, o financiero, no influyan en forma adversa en el cumplimiento del laboratorio con los requisitos de esta Norma Internacional. NOTA 2 Si el laboratorio desea ser reconocido como un laboratorio de tercera parte, es conveniente que pueda demostrar que es imparcial y que tanto él como su personal están libres de toda presión indebida, comercial, financiera o de otra índole, que pueda influir en su juicio técnico. Es conveniente que el laboratorio de ensayo o de calibración de tercera parte no lleve a cabo ninguna actividad que pueda poner en peligro la confianza en su independencia de juicio e integridad en relación con sus actividades de ensayo o de calibración. 4.1.5 El laboratorio debe:
a) tener personal directivo y técnico que tenga, independientemente de toda otra responsabilidad, la autoridad y los recursos necesarios para desempeñar sus tareas, incluida la implementación, el mantenimiento y la mejora del sistema de gestión, y para identificar la ocurrencia de desvíos del sistema de gestión o de los procedimientos de ensayo y/o de calibración, e iniciar acciones destinadas a prevenir o minimizar dichos desvíos (véase también 5.2);
b) tomar medidas para asegurarse de que su dirección y su personal están libres de
cualquier presión o influencia indebida, interna o externa, comercial, financiera o de otro tipo, que pueda perjudicar la calidad de su trabajo;
c) tener políticas y procedimientos para asegurar la protección de la información
confidencial y los derechos de propiedad de sus clientes, incluidos los procedimientos para la protección del almacenamiento y la transmisión electrónica de los resultados;
d) tener políticas y procedimientos para evitar intervenir en cualquier actividad que
pueda disminuir la confianza en su competencia, imparcialidad, juicio o integridad operativa;
e) definir la organización y la estructura de gestión del laboratorio, su ubicación
dentro de una organización madre, y las relaciones entre la gestión de la calidad, las operaciones técnicas y los servicios de apoyo;
f) especificar la responsabilidad, autoridad e interrelación de todo el personal que
dirige, realiza o verifica el trabajo que afecta a la calidad de los ensayos y/o calibraciones;
g) proveer adecuada supervisión al personal encargado de los ensayos y
calibraciones, incluidos los que están en formación, por personas familiarizadas con los métodos y procedimientos, el objetivo de cada ensayo y/o calibración y con la evaluación de los resultados de los ensayos o de las calibraciones;
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h) tener una dirección técnica con la responsabilidad total por las operaciones técnicas y la provisión de los recursos necesarios para asegurar la calidad requerida de las operaciones del laboratorio;
i) nombrar un miembro del personal como responsable de la calidad (o como se
designe), quien, independientemente de otras obligaciones y responsabilidades, debe tener definidas la responsabilidad y la autoridad para asegurarse de que el sistema de gestión relativo a la calidad será implementado y respetado en todo momento; el responsable de la calidad debe tener acceso directo al más alto nivel directivo en el cual se toman decisiones sobre la política y los recursos del laboratorio;
j) nombrar sustitutos para el personal directivo clave (véase la nota).
NOTA Las personas pueden tener más de una función y puede ser impracticable designar sustitutos para cada función.
k) asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de
sus actividades y de la manera en que contribuyen al logro de los objetivos del sistema de gestión.
4.1.6 La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro del laboratorio y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión. 4.2 SISTEMA DE GESTIÓN 4.2.1 El laboratorio debe establecer, implementar y mantener un sistema de gestión apropiado al alcance de sus actividades. El laboratorio debe documentar sus políticas, sistemas, programas, procedimientos e instrucciones tanto como sea necesario para asegurar la calidad de los resultados de los ensayos y/o calibraciones. La documentación del sistema debe ser comunicada al personal pertinente, debe ser comprendida por él, debe estar a su disposición y debe ser implementada por él. 4.2.2 Las políticas del sistema de gestión del laboratorio concernientes a la calidad, incluida una declaración de la política de la calidad, deben estar definidas en un manual de la calidad (o como se designe). Los objetivos generales deben ser establecidos y revisados durante la revisión por la dirección. La declaración de la política de la calidad debe ser emitida bajo la autoridad de la alta dirección. Como mínimo debe incluir lo siguiente:
a) el compromiso de la dirección del laboratorio con la buena práctica profesional y con la calidad de sus ensayos y calibraciones durante el servicio a sus clientes;
b) una declaración de la dirección con respecto al tipo de servicio ofrecido por el
laboratorio; c) el propósito del sistema de gestión concerniente a la calidad; d) un requisito de que todo el personal relacionado con las actividades de ensayo y
de calibración dentro del laboratorio se familiarice con la documentación de la calidad e implemente las políticas y los procedimientos en su trabajo;
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e) el compromiso de la dirección del laboratorio de cumplir esta Norma Internacional y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión.
NOTA Es conveniente que la declaración de la política de la calidad sea concisa y puede incluir el requisito de que los ensayos y/o las calibraciones siempre deben efectuarse de acuerdo con los métodos establecidos y los requisitos de los clientes. Cuando el laboratorio de ensayo y/o de calibración forme parte de una organización mayor, algunos elementos de la política de la calidad pueden estar en otros documentos. 4.2.3 La alta dirección debe proporcionar evidencias del compromiso con el desarrollo y la implementación del sistema de gestión y con mejorar continuamente su eficacia. 4.2.4 La alta dirección debe comunicar a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios. 4.2.5 El manual de la calidad debe contener o hacer referencia a los procedimientos de apoyo, incluidos los procedimientos técnicos. Debe describir la estructura de la documentación utilizada en el sistema de gestión. 4.2.6 En el manual de la calidad deben estar definidas las funciones y responsabilidades de la dirección técnica y del responsable de la calidad, incluida su responsabilidad para asegurar el cumplimiento de esta Norma Internacional. 4.2.7 La alta dirección debe asegurarse de que se mantiene la integridad del sistema de gestión cuando se planifican e implementan cambios en éste. 4.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS 4.3.1 Generalidades El laboratorio debe establecer y mantener procedimientos para el control de todos los documentos que forman parte de su sistema de gestión (generados internamente o de fuentes externas), tales como la reglamentación, las normas y otros documentos normativos, los métodos de ensayo y/o de calibración, así como los dibujos, el software, las especificaciones, las instrucciones y los manuales. NOTA 1 En este contexto el término “documento” puede significar declaraciones de la política, procedimientos, especificaciones, tablas de calibración, gráficos, manuales, pósters, avisos, memoranda, software, dibujos, planos, etc. Pueden estar en diversos medios, ya sea en papel o soportes electrónicos, y pueden ser digitales, analógicos, fotográficos o escritos. NOTA 2 El control de los datos relacionados con los ensayos y las calibraciones se describe en el apartado 5.4.7. El control de los registros se describe en el apartado 4.13. 4.3.2 Aprobación y emisión de los documentos 4.3.2.1 Todos los documentos distribuidos entre el personal del laboratorio como parte del sistema de gestión deben ser revisados y aprobados, para su uso, por el personal autorizado antes de su emisión. Se debe establecer una lista maestra o un procedimiento equivalente de control de la documentación, identificando el estado de revisión vigente y la distribución de los documentos del sistema de gestión, la cual debe ser fácilmente accesible con el fin de evitar el uso de documentos no válidos u obsoletos. 4.3.2.2 Los procedimientos adoptados deben asegurar que:
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a) las ediciones autorizadas de los documentos pertinentes estén disponibles en todos los sitios en los que se llevan a cabo operaciones esenciales para el funcionamiento eficaz del laboratorio;
b) los documentos sean examinados periódicamente y, cuando sea necesario,
modificados para asegurar la adecuación y el cumplimiento continuos con los requisitos aplicables;
c) los documentos no válidos u obsoletos serán retirados inmediatamente de todos
los puntos de emisión o uso, o sean protegidos, de alguna otra forma, de su uso involuntario;
d) los documentos obsoletos, retenidos por motivos legales o de preservación del
conocimiento, sean adecuadamente marcados. 4.3.2.3 Los documentos del sistema de gestión generados por el laboratorio deben ser identificados unívocamente. Dicha identificación debe incluir la fecha de emisión y/o una identificación de la revisión, la numeración de las páginas, el número total de páginas o una marca que indique el final del documento, y la o las personas autorizadas a emitirlos. 4.3.3 Cambios a los documentos 4.3.3.1 Los cambios a los documentos deben ser revisados y aprobados por la misma función que realizó la revisión original, a menos que se designe específicamente a otra función. El personal designado debe tener acceso a los antecedentes pertinentes sobre los que basará su revisión y su aprobación. 4.3.3.2 Cuando sea posible, se debe identificar el texto modificado o nuevo en el documento o en los anexos apropiados. 4.3.3.3 Si el sistema de control de los documentos del laboratorio permite modificar los documentos a mano, hasta que se edite una nueva versión, se deben definir los procedimientos y las personas autorizadas para realizar tales modificaciones. Las modificaciones deben estar claramente identificadas, firmadas y fechadas. Un documento revisado debe ser editado nuevamente tan pronto como sea posible. 4.3.3.4 Se deben establecer procedimientos para describir cómo se realizan y controlan las modificaciones de los documentos conservados en los sistemas informáticos. 4.4 REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS 4.4.1 El laboratorio debe establecer y mantener procedimientos para la revisión de los pedidos, las ofertas y los contratos. Las políticas y los procedimientos para estas revisiones, que den por resultado un contrato para la realización de un ensayo y/o una calibración, deben asegurar que:
a) los requisitos, incluidos los métodos a utilizar, están adecuadamente definidos, documentados y entendidos (véase el numeral 5.4.2);
b) el laboratorio tiene la capacidad y los recursos para cumplir con los requisitos; c) se selecciona el método de ensayo y/o de calibración apropiado, que sea capaz
de satisfacer los requisitos de los clientes (véase el numeral 5.4.2).
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Cualquier diferencia entre el pedido u oferta y el contrato debe ser resuelta antes de iniciar cualquier trabajo. Cada contrato debe ser aceptable tanto para el laboratorio como para el cliente. NOTA 1 Es conveniente que la revisión del pedido, la oferta y el contrato se lleve a cabo de manera práctica y eficaz, y que se tenga en cuenta el efecto de los aspectos financieros, legales y de programación del tiempo. Para los clientes internos las revisiones de los pedidos, las ofertas y los contratos se pueden realizar en forma simplificada. NOTA 2 Es conveniente que la revisión de la capacidad determine que el laboratorio posee los recursos físicos, de personal y de información necesarios, y que el personal del laboratorio tiene las habilidades y la especialización necesarias para la realización de los ensayos y/o de las calibraciones en cuestión. La revisión puede también incluir los resultados de una participación anterior en comparaciones interlaboratorios o ensayos de aptitud, y la realización de programas de ensayos o de calibraciones experimentales, utilizando muestras o ítems de valor conocido con el fin de determinar las incertidumbres de medición, los límites de detección, los límites de confianza, etc. NOTA 3 Un contrato puede ser cualquier acuerdo oral o escrito que tenga por finalidad proporcionar servicios de ensayo y/o de calibración a un cliente. 4.4.2 Se deben conservar los registros de las revisiones, incluidas todas las modificaciones significativas. También se deben conservar los registros de las conversaciones mantenidas con los clientes relacionadas con sus requisitos o con los resultados del trabajo realizado durante el período de ejecución del contrato. NOTA En el caso de la revisión de tareas de rutina y otras tareas simples, se considera que es suficiente consignar la fecha y la identificación (por ejemplo las iniciales) de la persona del laboratorio, responsable de realizar el trabajo contratado. En el caso de tareas rutinarias repetitivas sólo es necesario hacer la revisión en la etapa inicial de consulta, y si se trata de un trabajo rutinario permanente, realizado según un acuerdo general con el cliente, al ser otorgado el contrato, siempre que los requisitos del cliente no se modifiquen. En el caso de tareas de ensayo y/o de calibración nuevas, complejas o avanzadas, es conveniente mantener un registro más completo. 4.4.3 La revisión también debe incluir cualquier trabajo que el laboratorio subcontrate. 4.4.4 Se debe informar al cliente de cualquier desviación con respecto al contrato. 4.4.5 Si un contrato necesita ser modificado después de haber comenzado el trabajo, se debe repetir el mismo proceso de revisión de contrato y se deben comunicar los cambios a todo el personal afectado. 4.5 SUBCONTRATACIÓN DE ENSAYOS Y DE CALIBRACIONES 4.5.1 Cuando un laboratorio subcontrate un trabajo, ya sea debido a circunstancias no previstas (por ejemplo, carga de trabajo, necesidad de conocimientos técnicos adicionales o incapacidad temporal), o en forma continua (por ejemplo, por subcontratación permanente, convenios con agencias o licencias), se debe encargar este trabajo a un subcontratista competente. Un subcontratista competente es el que, por ejemplo, cumple esta Norma Internacional para el trabajo en cuestión. 4.5.2 El laboratorio debe advertir al cliente, por escrito, sobre el acuerdo y, cuando corresponda, obtener la aprobación del cliente, preferentemente por escrito. 4.5.3 El laboratorio es responsable frente al cliente del trabajo realizado por el subcontratista, excepto en el caso que el cliente o una autoridad reglamentaria especifique el subcontratista a utilizar. 4.5.4 El laboratorio debe mantener un registro de todos los subcontratistas que utiliza para los ensayos y/o las calibraciones, y un registro de la evidencia del cumplimiento con esta Norma Internacional para el trabajo en cuestión.
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4.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y DE SUMINISTROS 4.6.1 El laboratorio debe tener una política y procedimientos para la selección y la compra de los servicios y suministros que utiliza y que afectan a la calidad de los ensayos y/o de las calibraciones. Deben existir procedimientos para la compra, la recepción y el almacenamiento de los reactivos y materiales consumibles de laboratorio que se necesiten para los ensayos y las calibraciones. 4.6.2 El laboratorio debe asegurarse de que los suministros, los reactivos y los materiales consumibles comprados, que afectan a la calidad de los ensayos y/o de las calibraciones, no sean utilizados hasta que no hayan sido inspeccionados, o verificados de alguna otra forma, como que cumplen las especificaciones normalizadas o los requisitos definidos en los métodos relativos a los ensayos y/o las calibraciones concernientes. Estos servicios y suministros deben cumplir con los requisitos especificados. Se deben mantener registros de las acciones tomadas para verificar el cumplimiento. 4.6.3 Los documentos de compra de los elementos que afectan a la calidad de las prestaciones del laboratorio deben contener datos que describan los servicios y suministros solicitados. Estos documentos de compra deben ser revisados y aprobados en cuanto a su contenido técnico antes de ser liberados. NOTA La descripción puede incluir el tipo, la clase, el grado, una identificación precisa, especificaciones, dibujos, instrucciones de inspección, otros datos técnicos, incluida la aprobación de los resultados de ensayo, la calidad requerida y la norma del sistema de gestión bajo la que fueron realizados. 4.6.4 El laboratorio debe evaluar a los proveedores de los productos consumibles, suministros y servicios críticos que afectan a la calidad de los ensayos y de las calibraciones, y debe mantener los registros de dichas evaluaciones y establecer una lista de aquellos que hayan sido aprobados. 4.7 SERVICIO AL CLIENTE 4.7.1 El laboratorio debe estar dispuesto a cooperar con los clientes o sus representantes para aclarar el pedido del cliente y para realizar el seguimiento del desempeño del laboratorio en relación con el trabajo realizado, siempre que el laboratorio garantice la confidencialidad hacia otros clientes. NOTA 1 Dicha cooperación puede referirse a los aspectos siguientes:
a) permitir al cliente o a su representante acceso razonable a las zonas pertinentes del laboratorio para presenciar los ensayos y/o calibraciones efectuados para el cliente;
b) la preparación, embalaje y despacho de los objetos sometidos a ensayo y/o calibración, que el cliente
necesite con fines de verificación. NOTA 2 Los clientes valoran el mantenimiento de una buena comunicación, el asesoramiento y los consejos de orden técnico, así como las opiniones e interpretaciones basadas en los resultados. Es conveniente mantener la comunicación con el cliente durante todo el trabajo, especialmente cuando se trate de contratos importantes. Es conveniente que el laboratorio informe al cliente toda demora o desviación importante en la ejecución de los ensayos y/o calibraciones. 4.7.2 El laboratorio debe procurar obtener información de retorno, tanto positiva como negativa, de sus clientes. La información de retorno debe utilizarse y analizarse para mejorar el sistema de gestión, las actividades de ensayo y calibración y el servicio al cliente. NOTA Las encuestas de satisfacción de clientes y la revisión de los informes de ensayo o calibración con los clientes son ejemplos de tipos de información de retorno.
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4.8 QUEJAS El laboratorio debe tener una política y un procedimiento para la resolución de las quejas recibidas de los clientes o de otras partes. Se deben mantener los registros de todas las quejas así como de las investigaciones y de las acciones correctivas llevadas a cabo por el laboratorio (véase también el numeral 4.11). 4.9 CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYOS Y/O DE CALIBRACIONES NO CONFORMES 4.9.1 El laboratorio debe tener una política y procedimientos que se deben implementar cuando cualquier aspecto de su trabajo de ensayo y/o de calibración, o el resultado de dichos trabajos, no son conformes con sus propios procedimientos o con los requisitos acordados con el cliente. La política y los procedimientos deben asegurar que:
a) cuando se identifique el trabajo no conforme, se asignen las responsabilidades y las autoridades para la gestión del trabajo no conforme, se definan y tomen las acciones (incluida la detención del trabajo y la retención de los informes de ensayo y certificados de calibración, según sea necesario);
b) se evalúe la importancia del trabajo no conforme; c) se realice la corrección inmediatamente y se tome una decisión respecto de la
aceptabilidad de los trabajos no conformes; d) si fuera necesario, se notifique al cliente y se anule el trabajo; e) se defina la responsabilidad para autorizar la reanudación del trabajo.
NOTA Se pueden identificar trabajos no conformes o problemas con el sistema de gestión o con las actividades de ensayo y/o de calibración en diversos puntos del sistema de gestión y de las operaciones técnicas. Las quejas de los clientes, el control de la calidad, la calibración de instrumentos, el control de los materiales consumibles, la observación o la supervisión del personal, la verificación de los informes de ensayo y certificados de calibración, las revisiones por la dirección y las auditorías internas o externas constituyen ejemplos. 4.9.2 Cuando la evaluación indique que el trabajo no conforme podría volver a ocurrir o existan dudas sobre el cumplimiento de las operaciones del laboratorio con sus propias políticas y procedimientos, se deben seguir rápidamente los procedimientos de acciones correctivas indicados en el apartado 4.11. 4.10 MEJORA El laboratorio debe mejorar continuamente la eficacia de su sistema de gestión mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de los datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección. 4.11 ACCIONES CORRECTIVAS 4.11.1 Generalidades El laboratorio debe establecer una política y un procedimiento para la implementación de acciones correctivas cuando se haya identificado un trabajo no conforme o desvíos de las
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políticas y procedimientos del sistema de gestión o de las operaciones técnicas, y debe designar personas apropiadamente autorizadas para implementarlas. NOTA Un problema relativo al sistema de gestión o a las operaciones técnicas del laboratorio puede ser identificado a través de diferentes actividades, tales como el control de los trabajos no conformes, las auditorías internas o externas, las revisiones por la dirección, la información de retorno de los clientes y las observaciones del personal. 4.11.2 Análisis de las causas El procedimiento de acciones correctivas debe comenzar con una investigación para determinar la o las causas raíz del problema. NOTA El análisis de las causas es la parte más importante y, a veces, la más difícil en el procedimiento de acciones correctivas. Frecuentemente, la causa raíz no es evidente y por lo tanto se requiere un análisis cuidadoso de todas las causas potenciales del problema. Las causas potenciales podrían incluir los requisitos del cliente, las muestras, las especificaciones relativas a las muestras, los métodos y procedimientos, las habilidades y la formación del personal, los materiales consumibles o los equipos y su calibración. 4.11.3 Selección e implementación de las acciones correctivas Cuando se necesite una acción correctiva, el laboratorio debe identificar las acciones correctivas posibles. Debe seleccionar e implementar la o las acciones con mayor posibilidad de eliminar el problema y prevenir su repetición. Las acciones correctivas deben corresponder a la magnitud del problema y sus riesgos. El laboratorio debe documentar e implementar cualquier cambio necesario que resulte de las investigaciones de las acciones correctivas. 4.11.4 Seguimiento de las acciones correctivas El laboratorio debe realizar el seguimiento de los resultados para asegurarse de la eficacia de las acciones correctivas implementadas. 4.11.5 Auditorías adicionales Cuando la identificación de no conformidades o desvíos ponga en duda el cumplimiento del laboratorio con sus propias políticas y procedimientos, o el cumplimiento con esta Norma Internacional, el laboratorio debe asegurarse de que los correspondientes sectores de actividades sean auditados, según el apartado 4.14, tan pronto como sea posible. NOTA Tales auditorías adicionales frecuentemente siguen a la implementación de las acciones correctivas para confirmar su eficacia. Una auditoría adicional solamente debería ser necesaria cuando se identifique un problema serio o un riesgo para el negocio. 4.12 ACCIONES PREVENTIVAS 4.12.1 Se deben identificar las mejoras necesarias y las potenciales fuentes de no conformidades. Cuando se identifiquen oportunidades de mejora o si se requiere una acción preventiva, se deben desarrollar, implementar y realizar el seguimiento de planes de acción, a fin de reducir la probabilidad de ocurrencia de dichas no conformidades y aprovechar las oportunidades de mejora. 4.12.2 Los procedimientos para las acciones preventivas deben incluir la iniciación de dichas acciones y la aplicación de controles para asegurar que sean eficaces. NOTA 1 La acción preventiva es un proceso pro-activo destinado a identificar oportunidades de mejora, más que una reacción destinada a identificar problemas o quejas.
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NOTA 2 Aparte de la revisión de los procedimientos operacionales, la acción preventiva podría incluir el análisis de datos, incluido el análisis de tendencias, el análisis del riesgo y el análisis de los resultados de los ensayos de aptitud. 4.13 CONTROL DE LOS REGISTROS 4.13.1 Generalidades 4.13.1.1 El laboratorio debe establecer y mantener procedimientos para la identificación, la recopilación, la codificación, el acceso, el archivo, el almacenamiento, el mantenimiento y la disposición de los registros de la calidad y los registros técnicos. Los registros de la calidad deben incluir los informes de las auditorías internas y de las revisiones por la dirección, así como los registros de las acciones correctivas y preventivas. 4.13.1.2 Todos los registros deben ser legibles y se deben almacenar y conservar de modo que sean fácilmente recuperables en instalaciones que les provean un ambiente adecuado para prevenir los daños, el deterioro y las pérdidas. Se debe establecer el tiempo de retención de los registros. NOTA Los registros se pueden presentar sobre cualquier tipo de soporte, tal como papel o soporte informático. 4.13.1.3 Todos los registros deben ser conservados en sitio seguro y en confidencialidad. 4.13.1.4 El laboratorio debe tener procedimientos para proteger y salvaguardar los registros almacenados electrónicamente y para prevenir el acceso no autorizado o la modificación de dichos registros. 4.13.2 Registros técnicos 4.13.2.1 El laboratorio debe conservar, por un período determinado, los registros de las observaciones originales, de los datos derivados y de información suficiente para establecer un protocolo de control, los registros de calibración, los registros del personal y una copia de cada informe de ensayos o certificado de calibración emitido. Los registros correspondientes a cada ensayo o calibración deben contener suficiente información para facilitar, cuando sea posible, la identificación de los factores que afectan a la incertidumbre y posibilitar que el ensayo o la calibración sea repetido bajo condiciones lo más cercanas posible a las originales. Los registros deben incluir la identidad del personal responsable del muestreo, de la realización de cada ensayo y/o calibración y de la verificación de los resultados. NOTA 1 En ciertos campos puede ser imposible o impracticable conservar los registros de todas las observaciones originales. NOTA 2 Los registros técnicos son una acumulación de datos (véase el numeral 5.4.7) e información resultante de la realización de los ensayos y/o calibraciones y que indican si se alcanzan la calidad o los parámetros especificados de los procesos. Pueden ser formularios, contratos, hojas de trabajo, manuales de trabajo, hojas de verificación, notas de trabajo, gráficos de control, informes de ensayos y certificados de calibración externos e internos, notas, publicaciones y retroalimentación de los clientes. 4.13.2.2 Las observaciones, los datos y los cálculos se deben registrar en el momento de hacerlos y deben poder ser relacionados con la operación en cuestión. 4.13.2.3 Cuando ocurran errores en los registros, cada error debe ser tachado, no debe ser borrado, hecho ilegible ni eliminado, y el valor correcto debe ser escrito al margen. Todas estas alteraciones a los registros deben ser firmadas o visadas por la persona que hace la corrección. En el caso de los registros guardados electrónicamente, se deben tomar medidas similares para evitar pérdida o cambio de los datos originales.
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4.14 AUDITORÍAS INTERNAS 4.14.1 El laboratorio debe efectuar periódicamente, de acuerdo con un calendario y un procedimiento predeterminados, auditorías internas de sus actividades para verificar que sus operaciones continúan cumpliendo con los requisitos del sistema de gestión y de esta Norma Internacional. El programa de auditoría interna debe considerar todos los elementos del sistema de gestión, incluidas las actividades de ensayo y/o calibración. Es el responsable de la calidad quien debe planificar y organizar las auditorías según lo establecido en el calendario y lo solicitado por la dirección. Tales auditorías deben ser efectuadas por personal formado y calificado, quien será, siempre que los recursos lo permitan, independiente de la actividad a ser auditada. NOTA Es conveniente que el ciclo de la auditoría interna sea completado en un año. 4.14.2 Cuando los hallazgos de las auditorías pongan en duda la eficacia de las operaciones o la exactitud o validez de los resultados de los ensayos o de las calibraciones del laboratorio, éste debe tomar las acciones correctivas oportunas y, si las investigaciones revelaran que los resultados del laboratorio pueden haber sido afectados, debe notificarlo por escrito a los clientes. 4.14.3 Se deben registrar el sector de actividad que ha sido auditado, los hallazgos de la auditoría y las acciones correctivas que resulten de ellos. 4.14.4 Las actividades de la auditoría de seguimiento deben verificar y registrar la implementación y eficacia de las acciones correctivas tomadas. 4.15 REVISIONES POR LA DIRECCIÓN 4.15.1 La alta dirección del laboratorio debe efectuar periódicamente, de acuerdo con un calendario y un procedimiento predeterminados, una revisión del sistema de gestión y de las actividades de ensayo y/o calibración del laboratorio, para asegurarse de que se mantienen constantemente adecuados y eficaces, y para introducir los cambios o mejoras necesarios. La revisión debe tener en cuenta los elementos siguientes:
- la adecuación de las políticas y los procedimientos; - los informes del personal directivo y de supervisión; - el resultado de las auditorías internas recientes; - las acciones correctivas y preventivas; - las evaluaciones por organismos externos; - los resultados de las comparaciones interlaboratorios o de los ensayos de aptitud; - todo cambio en el volumen y el tipo de trabajo efectuado; - la retroalimentación de los clientes; - las quejas; - las recomendaciones para la mejora;
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- otros factores pertinentes, tales como las actividades del control de la calidad, los recursos y la formación del personal.
NOTA 1 Una frecuencia típica para efectuar una revisión por la dirección es una vez cada doce meses. NOTA 2 Es conveniente que los resultados alimenten el sistema de planificación del laboratorio y que incluyan las metas, los objetivos y los planes de acción para el año venidero. NOTA 3 La revisión por la dirección incluye la consideración, en las reuniones regulares de la dirección, de temas relacionados 4.15.2 Se deben registrar los hallazgos de las revisiones por la dirección y las acciones que surjan de ellos. La dirección debe asegurarse de que estas acciones sean realizadas dentro de un plazo apropiado y acordado. 5. REQUISITOS TÉCNICOS 5.1 GENERALIDADES 5.1.1 Muchos factores determinan la exactitud y la confiabilidad de los ensayos y/o de las calibraciones realizados por un laboratorio. Estos factores incluyen elementos provenientes:
- de los factores humanos (5.2); - de las instalaciones y condiciones ambientales (5.3); - de los métodos de ensayo y de calibración, y de la validación de los métodos (5.4); - de los equipos (5.5); - de la trazabilidad de las mediciones (5.6); - del muestreo (5.7); - de la manipulación de los ítems de ensayo y de calibración (5.8).
5.1.2 El grado con el que los factores contribuyen a la incertidumbre total de la medición difiere considerablemente según los ensayos (y tipos de ensayos) y calibraciones (y tipos de calibraciones). El laboratorio debe tener en cuenta estos factores al desarrollar los métodos y procedimientos de ensayo y de calibración, en la formación y la calificación del personal, así como en la selección y la calibración de los equipos utilizados. 5.2 PERSONAL 5.2.1 La dirección del laboratorio debe asegurar la competencia de todos los que operan equipos específicos, realizan ensayos y/o calibraciones, evalúan los resultados y firman los informes de ensayos y los certificados de calibración. Cuando emplea personal en formación, debe proveer una supervisión apropiada. El personal que realiza tareas específicas debe estar calificado sobre la base de una educación, una formación, una experiencia apropiadas y/o de habilidades demostradas, según sea requerido. NOTA 1 En algunas áreas técnicas (por ejemplo, los ensayos no destructivos), puede requerirse que el personal que realiza ciertas tareas posea una certificación de personal. El laboratorio es responsable del cumplimiento de los
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requisitos especificados para la certificación de personal. Los requisitos para la certificación del personal pueden ser reglamentarios, estar incluidos en las normas para el campo técnico específico, o ser requeridos por el cliente. NOTA 2 Es conveniente que, además de las apropiadas calificaciones, la formación, la experiencia y un conocimiento suficiente del ensayo que lleva a cabo, el personal responsable de las opiniones e interpretaciones incluidas en los informes de ensayo, tenga:
- un conocimiento de la tecnología utilizada para la fabricación de los objetos, materiales, productos, etc. ensayados, o su modo de uso o de uso previsto, así como de los defectos o degradaciones que puedan ocurrir durante el servicio;
- un conocimiento de los requisitos generales expresados en la legislación y las normas; y - una comprensión de la importancia de las desviaciones halladas con respecto al uso normal de los
objetos, materiales, productos, etc. considerados. 5.2.2 La dirección del laboratorio debe formular las metas con respecto a la educación, la formación y las habilidades del personal del laboratorio. El laboratorio debe tener una política y procedimientos para identificar las necesidades de formación del personal y para proporcionarla. El programa de formación debe ser pertinente a las tareas presentes y futuras del laboratorio. Se debe evaluar la eficacia de las acciones de formación implementadas. 5.2.3 El laboratorio debe disponer de personal que esté empleado por el laboratorio o que esté bajo contrato con él. Cuando utilice personal técnico y de apoyo clave, ya sea bajo contrato o a título suplementario, el laboratorio debe asegurarse de que dicho personal sea supervisado, que sea competente, y que trabaje de acuerdo con el sistema de gestión del laboratorio. 5.2.4 El laboratorio debe mantener actualizados los perfiles de los puestos de trabajo del personal directivo, técnico y de apoyo clave involucrado en los ensayos y/o las calibraciones. NOTA Los perfiles de los puestos de trabajo pueden ser definidos de muchas maneras. Como mínimo, es conveniente que se defina lo siguiente:
- las responsabilidades con respecto a la realización de los ensayos y/o de las calibraciones; - las responsabilidades con respecto a la planificación de los ensayos y/o de las calibraciones y a la
evaluación de los resultados; - las responsabilidades para comunicar opiniones e interpretaciones; - las responsabilidades con respecto a la modificación de métodos y al desarrollo y validación de
nuevos métodos; - la especialización y la experiencia requeridas; - las calificaciones y los programas de formación; - las obligaciones de la dirección.
5.2.5 La dirección debe autorizar a miembros específicos del personal para realizar tipos particulares de muestreos, ensayos y/o calibraciones, para emitir informes de ensayos y certificados de calibración, para emitir opiniones e interpretaciones y para operar tipos particulares de equipos. El laboratorio debe mantener registros de las autorizaciones pertinentes, de la competencia, del nivel de estudios y de las calificaciones profesionales, de la formación, de las habilidades y de la experiencia de todo el personal técnico, incluido el personal contratado.
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Esta información debe estar fácilmente disponible y debe incluir la fecha en la que se confirma la autorización y/o la competencia. 5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES 5.3.1 Las instalaciones de ensayos y/o de calibraciones del laboratorio, incluidas, pero no en forma excluyente, las fuentes de energía, la iluminación y las condiciones ambientales, deben facilitar la realización correcta de los ensayos y/o de las calibraciones. El laboratorio debe asegurarse de que las condiciones ambientales no invaliden los resultados ni comprometan la calidad requerida de las mediciones. Se deben tomar precauciones especiales cuando el muestreo y los ensayos y/o las calibraciones se realicen en sitios distintos de la instalación permanente del laboratorio. Los requisitos técnicos para las instalaciones y las condiciones ambientales que puedan afectar a los resultados de los ensayos y de las calibraciones deben estar documentados. 5.3.2 El laboratorio debe realizar el seguimiento, controlar y registrar las condiciones ambientales según lo requieran las especificaciones, métodos y procedimientos correspondientes, o cuando éstas puedan influir en la calidad de los resultados. Se debe prestar especial atención, por ejemplo, a la esterilidad biológica, el polvo, la interferencia electromagnética, la radiación, la humedad, el suministro eléctrico, la temperatura, y a los niveles de ruido y vibración, en función de las actividades técnicas en cuestión. Cuando las condiciones ambientales comprometan los resultados de los ensayos y/o de las calibraciones, éstos se deben interrumpir. 5.3.3 Debe haber una separación eficaz entre áreas vecinas en las que se realicen actividades incompatibles. Se deben tomar medidas para prevenir la contaminación cruzada. 5.3.4 Se deben controlar el acceso y el uso de las áreas que afectan a la calidad de los ensayos y/o de las calibraciones. El laboratorio debe determinar la extensión del control en función de sus circunstancias particulares. 5.3.5 Se deben tomar medidas para asegurar el orden y la limpieza del laboratorio. Cuando sean necesarios se deben preparar procedimientos especiales. 5.4 MÉTODOS DE ENSAYO Y DE CALIBRACIÓN Y VALIDACIÓN DE LOS MÉTODOS 5.4.1 Generalidades El laboratorio debe aplicar métodos y procedimientos apropiados para todos los ensayos y/o las calibraciones dentro de su alcance. Estos incluyen el muestreo, la manipulación, el transporte, el almacenamiento y la preparación de los ítems a ensayar y/o a calibrar y, cuando corresponda, la estimación de la incertidumbre de la medición así como técnicas estadísticas para el análisis de los datos de los ensayos y/o de las calibraciones. El laboratorio debe tener instrucciones para el uso y el funcionamiento de todo el equipamiento pertinente, y para la manipulación y la preparación de los ítems a ensayar o a calibrar, o ambos, cuando la ausencia de tales instrucciones pudieran comprometer los resultados de los ensayos y/o de las calibraciones. Todas las instrucciones, normas, manuales y datos de referencia correspondientes al trabajo del laboratorio se deben mantener actualizados y deben estar fácilmente disponibles para el personal (véase el numeral 4.3). Las desviaciones respecto de los métodos de ensayo y de calibración deben ocurrir solamente si la desviación ha sido documentada, justificada técnicamente, autorizada y aceptada por el cliente.
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NOTA No es necesario anexar o volver a escribir bajo la forma de procedimientos internos las normas internacionales, regionales o nacionales, u otras especificaciones reconocidas que contienen información suficiente y concisa para realizar los ensayos y/o las calibraciones, si dichas normas están redactadas de forma tal que puedan ser utilizadas, como fueron publicadas, por el personal operativo de un laboratorio. Puede ser necesario proveer documentación adicional para los pasos opcionales del método o para los detalles complementarios. 5.4.2 Selección de los métodos El laboratorio debe utilizar los métodos de ensayo y/o de calibración, incluidos los de muestreo, que satisfagan las necesidades del cliente y que sean apropiados para los ensayos y/o las calibraciones que realiza. Se deben utilizar preferentemente los métodos publicados como normas internacionales, regionales o nacionales. El laboratorio debe asegurarse de que utiliza la última versión vigente de la norma, a menos que no sea apropiado o posible. Cuando sea necesario, la norma debe ser complementada con detalles adicionales para asegurar una aplicación coherente. Cuando el cliente no especifique el método a utilizar, el laboratorio debe seleccionar los métodos apropiados que hayan sido publicados en normas internacionales, regionales o nacionales, por organizaciones técnicas reconocidas, o en libros o revistas científicas especializados, o especificados por el fabricante del equipo. También se pueden utilizar los métodos desarrollados por el laboratorio o los métodos adoptados por el laboratorio si son apropiados para el uso previsto y si han sido validados. El cliente debe ser informado del método elegido. El laboratorio debe confirmar que puede aplicar correctamente los métodos normalizados antes de utilizarlos para los ensayos o las calibraciones. Si el método normalizado cambia, se debe repetir la confirmación. Si el método propuesto por el cliente se considera inapropiado o desactualizado, el laboratorio debe informárselo. 5.4.3 Métodos desarrollados por el laboratorio La introducción de los métodos de ensayo y de calibración desarrollados por el laboratorio para su propio uso debe ser una actividad planificada y debe ser asignada a personal calificado, provisto de los recursos adecuados. Los planes deben ser actualizados a medida que avanza el desarrollo y se debe asegurar una comunicación eficaz entre todo el personal involucrado. 5.4.4 Métodos no normalizados Cuando sea necesario utilizar métodos no normalizados, éstos deben ser acordados con el cliente y deben incluir una especificación clara de los requisitos del cliente y del objetivo del ensayo y/o de la calibración. El método desarrollado debe haber sido validado adecuadamente antes del uso. NOTA Para los métodos de ensayo y/o de calibración nuevos es conveniente elaborar procedimientos antes de la realización de los ensayos y/o las calibraciones, los cuales deberían contener, como mínimo, la información siguiente:
a) una identificación apropiada; b) el alcance; c) la descripción del tipo de ítem a ensayar o a calibrar; d) los parámetros o las magnitudes y los rangos a ser determinados;
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e) los aparatos y equipos, incluidos los requisitos técnicos de funcionamiento; f) los patrones de referencia y los materiales de referencia requeridos; g) las condiciones ambientales requeridas y cualquier período de estabilización que sea necesario. h) la descripción del procedimiento, incluida la siguiente información:
- la colocación de las marcas de identificación, manipulación, transporte, almacenamiento y preparación de los ítems;
- las verificaciones a realizar antes de comenzar el trabajo; - la verificación del correcto funcionamiento de los equipos y, cuando corresponda, su
calibración y ajuste antes de cada uso; - el método de registro de las observaciones y de los resultados; - las medidas de seguridad a observar.
i) los criterios y/o requisitos para la aprobación o el rechazo; j) los datos a ser registrados y el método de análisis y de presentación; k) la incertidumbre o el procedimiento para estimar la incertidumbre.
5.4.5 Validación de los métodos 5.4.5.1 La validación es la confirmación, a través del examen y el aporte de evidencias objetivas, de que se cumplen los requisitos particulares para un uso específico previsto. 5.4.5.2 El laboratorio debe validar los métodos no normalizados, los métodos que diseña o desarrolla, los métodos normalizados empleados fuera del alcance previsto, así como las ampliaciones y modificaciones de los métodos normalizados, para confirmar que los métodos son aptos para el fin previsto. La validación debe ser tan amplia como sea necesario para satisfacer las necesidades del tipo de aplicación o del campo de aplicación dados. El laboratorio debe registrar los resultados obtenidos, el procedimiento utilizado para la validación y una declaración sobre la aptitud del método para el uso previsto. NOTA 1 La validación puede incluir los procedimientos para el muestreo, la manipulación y el transporte. NOTA 2 Es conveniente utilizar una o varias de las técnicas siguientes para la determinación del desempeño de un método:
- calibración utilizando patrones de referencia o materiales de referencia; - comparación con resultados obtenidos con otros métodos; - comparaciones interlaboratorios; - evaluación sistemática de los factores que influyen en el resultado; - evaluación de la incertidumbre de los resultados basada en el conocimiento científico de los
principios teóricos del método y en la experiencia práctica. NOTA 3 Cuando se introduzca algún cambio en los métodos no normalizados validados, es conveniente que se documente la influencia de dichos cambios y, si correspondiera, se realice una nueva validación.
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5.4.5.3 La gama y la exactitud de los valores que se obtienen empleando métodos validados (por ejemplo, la incertidumbre de los resultados, el límite de detección, la selectividad del método, la linealidad, el límite de repetibilidad y/o de reproducibilidad, la robustez ante influencias externas o la sensibilidad cruzada frente a las interferencias provenientes de la matriz de la muestra y/o del objeto de ensayo) tal como fueron fijadas para el uso previsto, deben responder a las necesidades de los clientes. NOTA 1 La validación incluye la especificación de los requisitos, la determinación de las características de los métodos, una verificación de que los requisitos pueden satisfacerse utilizando el método, y una declaración sobre la validez. NOTA 2 A medida que se desarrolla el método, es conveniente realizar revisiones periódicas para verificar que se siguen satisfaciendo las necesidades del cliente. Es conveniente que todo cambio en los requisitos que requiera modificaciones en el plan de desarrollo sea aprobado y autorizado. NOTA 3 La validación es siempre un equilibrio entre los costos, los riesgos y las posibilidades técnicas. Existen muchos casos en los que la gama y la incertidumbre de los valores (por ejemplo, la exactitud, el límite de detección, la selectividad, la linealidad, la repetibilidad, la reproducibilidad, la robustez y la sensibilidad cruzada) sólo pueden ser dadas en una forma simplificada debido a la falta de información. 5.4.6 Estimación de la incertidumbre de la medición 5.4.6.1 Un laboratorio de calibración, o un laboratorio de ensayo que realiza sus propias calibraciones, debe tener y debe aplicar un procedimiento para estimar la incertidumbre de la medición para todas las calibraciones y todos los tipos de calibraciones. 5.4.6.2 Los laboratorios de ensayo deben tener y deben aplicar procedimientos para estimar la incertidumbre de la medición. En algunos casos la naturaleza del método de ensayo puede excluir un cálculo riguroso, metrológicamente y estadísticamente válido, de la incertidumbre de medición. En estos casos el laboratorio debe, por lo menos, tratar de identificar todos los componentes de la incertidumbre y hacer una estimación razonable, y debe asegurarse de que la forma de informar el resultado no dé una impresión equivocada de la incertidumbre. Una estimación razonable se debe basar en un conocimiento del desempeño del método y en el alcance de la medición y debe hacer uso, por ejemplo, de la experiencia adquirida y de los datos de validación anteriores. NOTA 1 El grado de rigor requerido en una estimación de la incertidumbre de la medición depende de factores tales como:
- los requisitos del método de ensayo; - los requisitos del cliente; - la existencia de límites estrechos en los que se basan las decisiones sobre la conformidad con una
especificación. NOTA 2 En aquellos casos en los que un método de ensayo reconocido especifique límites para los valores de las principales fuentes de incertidumbre de la medición y establezca la forma de presentación de los resultados calculados, se considera que el laboratorio ha satisfecho este requisito si sigue el método de ensayo y las instrucciones para informar de los resultados (véase el numeral 5.10). 5.4.6.3 Cuando se estima la incertidumbre de la medición, se deben tener en cuenta todos los componentes de la incertidumbre que sean de importancia en la situación dada, utilizando métodos apropiados de análisis. NOTA 1 Las fuentes que contribuyen a la incertidumbre incluyen, pero no se limitan necesariamente, a los patrones de referencia y los materiales de referencia utilizados, los métodos y equipos utilizados, las condiciones ambientales, las propiedades y la condición del ítem sometido al ensayo o la calibración, y el operador.
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NOTA 2 Cuando se estima la incertidumbre de medición, normalmente no se tiene en cuenta el comportamiento previsto a largo plazo del ítem ensayado y/o calibrado. NOTA 3 Para mayor información consúltese la Norma ISO 5725 y la Guía para la Expresión de la Incertidumbre en la Medición (véase la bibliografía). 5.4.7 Control de los datos 5.4.7.1 Los cálculos y la transferencia de los datos deben estar sujetos a verificaciones adecuadas llevadas a cabo de una manera sistemática. 5.4.7.2 Cuando se utilicen computadoras o equipos automatizados para captar, procesar, registrar, informar, almacenar o recuperar los datos de los ensayos o de las calibraciones, el laboratorio debe asegurarse de que:
a) el software desarrollado por el usuario esté documentado con el detalle suficiente y haya sido convenientemente validado, de modo que se pueda asegurar que es adecuado para el uso;
b) se establecen e implementan procedimientos para proteger los datos; tales
procedimientos deben incluir, pero no limitarse a, la integridad y la confidencialidad de la entrada o recopilación de los datos, su almacenamiento, transmisión y procesamiento;
c) se hace el mantenimiento de las computadoras y equipos automatizados con el fin
de asegurar que funcionan adecuadamente y que se encuentran en las condiciones ambientales y de operación necesarias para preservar la integridad de los datos de ensayo o de calibración.
NOTA El software comercial (por ejemplo, un procesador de texto, una base de datos y los programas estadísticos) de uso generalizado en el campo de aplicación para el cual fue diseñado, se puede considerar suficientemente validado. Sin embargo, es conveniente que la configuración y las modificaciones del software del laboratorio se validen como se indica en 5.4.7.2a). 5.5 EQUIPOS 5.5.1 El laboratorio debe estar provisto con todos los equipos para el muestreo, la medición y el ensayo, requeridos para la correcta ejecución de los ensayos y/o de las calibraciones (incluido el muestreo, la preparación de los ítems de ensayo y/o de calibración y el procesamiento y análisis de los datos de ensayo y/o de calibración). En aquellos casos en los que el laboratorio necesite utilizar equipos que estén fuera de su control permanente, debe asegurarse de que se cumplan los requisitos de esta Norma Internacional. 5.5.2 Los equipos y su software utilizado para los ensayos, las calibraciones y el muestreo deben permitir lograr la exactitud requerida y deben cumplir con las especificaciones pertinentes para los ensayos y/o las calibraciones concernientes. Se deben establecer programas de calibración para las magnitudes o los valores esenciales de los instrumentos cuando dichas propiedades afecten significativamente a los resultados. Antes de poner en servicio un equipo (incluido el utilizado para el muestreo) se lo debe calibrar o verificar con el fin de asegurar que responde a las exigencias especificadas del laboratorio y cumple las especificaciones normalizadas pertinentes. El equipo debe ser verificado y/o calibrado antes de su uso (véase el numeral 5.6).
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5.5.3 Los equipos deben ser operados por personal autorizado. Las instrucciones actualizadas sobre el uso y el mantenimiento de los equipos (incluido cualquier manual pertinente suministrado por el fabricante del equipo) deben estar disponibles para ser utilizadas por el personal del laboratorio. 5.5.4 Cada equipo y su software utilizado para los ensayos y las calibraciones, que sea importante para el resultado, debe, en la medida de lo posible, estar unívocamente identificado. 5.5.5 Se deben establecer registros de cada componente del equipamiento y su software que sea importante para la realización de los ensayos o las calibraciones. Los registros deben incluir por lo menos lo siguiente:
a) la identificación del equipo y su software; b) el nombre del fabricante, la identificación del modelo, el número de serie u otra
identificación única; c) las verificaciones de la conformidad del equipo con la especificación (véase el
numeral 5.5.2); d) la ubicación actual, cuando corresponda; e) las instrucciones del fabricante, si están disponibles, o la referencia a su ubicación; f) las fechas, los resultados y las copias de los informes y de los certificados de
todas las calibraciones, los ajustes, los criterios de aceptación, y la fecha prevista de la próxima calibración;
g) el plan de mantenimiento, cuando corresponda, y el mantenimiento llevado a cabo
hasta la fecha; h) todo daño, mal funcionamiento, modificación o reparación del equipo.
5.5.6 El laboratorio debe tener procedimientos para la manipulación segura, el transporte, el almacenamiento, el uso y el mantenimiento planificado de los equipos de medición con el fin de asegurar el funcionamiento correcto y de prevenir la contaminación o el deterioro. NOTA Pueden ser necesarios procedimientos adicionales cuando los equipos de medición se utilicen fuera de las instalaciones permanentes del laboratorio para los ensayos, las calibraciones o el muestreo. 5.5.7 Los equipos que hayan sido sometidos a una sobrecarga o a un uso inadecuado, que den resultados dudosos, o se haya demostrado que son defectuosos o que están fuera de los límites especificados, deben ser puestos fuera de servicio. Se deben aislar para evitar su uso o se deben rotular o marcar claramente como que están fuera de servicio hasta que hayan sido reparados y se haya demostrado por calibración o ensayo que funcionan correctamente. El laboratorio debe examinar el efecto del defecto o desvío de los límites especificados en los ensayos y/o las calibraciones anteriores y debe aplicar el procedimiento de "control del trabajo no conforme” (véase el numeral 4.9). 5.5.8 Cuando sea posible, todos los equipos bajo el control del laboratorio que requieran una calibración, deben ser rotulados, codificados o identificados de alguna manera para indicar el estado de calibración, incluida la fecha en la que fueron calibrados por última vez y su fecha de vencimiento o el criterio para la próxima calibración.
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5.5.9 Cuando, por cualquier razón, el equipo quede fuera del control directo del laboratorio, éste debe asegurarse de que se verifican el funcionamiento y el estado de calibración del equipo y de que son satisfactorios, antes de que el equipo sea reintegrado al servicio. 5.5.10 Cuando se necesiten verificaciones intermedias para mantener la confianza en el estado de calibración de los equipos, éstas se deben efectuar según un procedimiento definido. 5.5.11 Cuando las calibraciones den lugar a un conjunto de factores de corrección, el laboratorio debe tener procedimientos para asegurarse de que las copias (por ejemplo, en el software), se actualizan correctamente. 5.5.12 Se deben proteger los equipos de ensayo y de calibración, tanto el hardware como el software, contra ajustes que pudieran invalidar los resultados de los ensayos y/o de las calibraciones. 5.6 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES 5.6.1 Generalidades Todos los equipos utilizados para los ensayos y/o las calibraciones, incluidos los equipos para mediciones auxiliares (por ejemplo, de las condiciones ambientales) que tengan un efecto significativo en la exactitud o en la validez del resultado del ensayo, de la calibración o del muestreo, deben ser calibrados antes de ser puestos en servicio. El laboratorio debe establecer un programa y un procedimiento para la calibración de sus equipos. NOTA Es conveniente que dicho programa incluya un sistema para seleccionar, utilizar, calibrar, verificar, controlar y mantener los patrones de medición, los materiales de referencia utilizados como patrones de medición, y los equipos de ensayo y de medición utilizados para realizar los ensayos y las calibraciones. 5.6.2 Requisitos específicos 5.6.2.1 Calibración 5.6.2.1.1 Para los laboratorios de calibración, el programa de calibración de los equipos debe ser diseñado y operado de modo que se asegure que las calibraciones y las mediciones hechas por el laboratorio sean trazables al Sistema Internacional de Unidades (SI). Un laboratorio de calibración establece la trazabilidad de sus propios patrones de medición e instrumentos de medición al sistema SI por medio de una cadena ininterrumpida de calibraciones o de comparaciones que los vinculen a los pertinentes patrones primarios de las unidades de medida SI. La vinculación a las unidades SI se puede lograr por referencia a los patrones de medición nacionales. Los patrones de medición nacionales pueden ser patrones primarios, que son realizaciones primarias de las unidades SI o representaciones acordadas de las unidades SI, basadas en constantes físicas fundamentales, o pueden ser patrones secundarios, que son patrones calibrados por otro instituto nacional de metrología. Cuando se utilicen servicios de calibración externos, se debe asegurar la trazabilidad de la medición mediante el uso de servicios de calibración provistos por laboratorios que puedan demostrar su competencia y su capacidad de medición y trazabilidad. Los certificados de calibración emitidos por estos laboratorios deben contener los resultados de la medición, incluida la incertidumbre de la medición y/o una declaración sobre la conformidad con una especificación metrológica identificada (véase también el numeral 5.10.4.2). NOTA 1 Los laboratorios de calibración que cumplen esta Norma Internacional son considerados competentes. Un certificado de calibración que lleve el logotipo de un organismo de acreditación, emitido por un laboratorio de calibración acreditado según esta Norma Internacional para la calibración concerniente, es suficiente evidencia de la trazabilidad de los datos de calibración contenidos en el informe.
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NOTA 2 La trazabilidad a las unidades de medida SI se puede lograr mediante referencia a un patrón primario apropiado (véase VIM:1993, 6.4) o mediante referencia a una constante natural, cuyo valor en términos de la unidad SI pertinente es conocido y recomendado por la Conferencia General de Pesas y Medidas (CGPM) y el Comité Internacional de Pesas y Medidas (CIPM). NOTA 3 Los laboratorios de calibración que mantienen su propio patrón primario o la propia representación de las unidades SI basada en constantes físicas fundamentales, pueden declarar trazabilidad al sistema SI sólo después de que estos patrones hayan sido comparados, directa o indirectamente, con otros patrones similares de un instituto nacional de metrología. NOTA 4 La expresión “especificación metrológica identificada” significa que la especificación con la que se compararon las mediciones debe surgir claramente del certificado de calibración, el cual incluirá dicha especificación o hará referencia a ella de manera no ambigua. NOTA 5 Cuando los términos “patrón internacional” o “patrón nacional” son utilizados en conexión con la trazabilidad, se supone que estos patrones cumplen las propiedades de los patrones primarios para la realización de las unidades SI. NOTA 6 La trazabilidad a patrones de medición nacionales no necesariamente requiere el uso del instituto nacional de metrología del país en el que el laboratorio está ubicado. NOTA 7 Si un laboratorio de calibración desea o necesita obtener trazabilidad de un instituto nacional de metrología distinto del de su propio país, es conveniente que este laboratorio seleccione un instituto nacional de metrología que participe activamente en las actividades de la Oficina Internacional de Pesas y Medidas, ya sea directamente o a través de grupos regionales. NOTA 8 La cadena ininterrumpida de calibraciones o comparaciones se puede lograr en varios pasos llevados a cabo por diferentes laboratorios que pueden demostrar la trazabilidad. 5.6.2.1.2 Existen ciertas calibraciones que actualmente no se pueden hacer estrictamente en unidades SI. En estos casos la calibración debe proporcionar confianza en las mediciones al establecer la trazabilidad a patrones de medición apropiados, tales como:
- el uso de materiales de referencia certificados provistos por un proveedor competente con el fin de caracterizar física o químicamente un material de manera confiable;
- la utilización de métodos especificados y/o de normas consensuadas, claramente
descritos y acordados por todas las partes concernientes. Siempre que sea posible se requiere la participación en un programa adecuado de comparaciones interlaboratorios. 5.6.2.2 Ensayos 5.6.2.2.1 Para los laboratorios de ensayo, los requisitos dados en el numeral 5.6.2.1 se aplican a los equipos de medición y de ensayo con funciones de medición que utiliza, a menos que se haya establecido que la incertidumbre introducida por la calibración contribuye muy poco a la incertidumbre total del resultado de ensayo. Cuando se dé esta situación, el laboratorio debe asegurarse de que el equipo utilizado puede proveer la incertidumbre de medición requerida. NOTA El grado de cumplimiento de los requisitos indicados en 5.6.2.1 depende de la contribución relativa de la incertidumbre de la calibración a la incertidumbre total. Si la calibración es el factor dominante, es conveniente que se sigan estrictamente los requisitos. 5.6.2.2.2 Cuando la trazabilidad de las mediciones a las unidades SI no sea posible y/o no sea pertinente, se deben exigir los mismos requisitos para la trazabilidad (por ejemplo, por medio de
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materiales de referencia certificados, métodos acordados y/o normas consensuadas) que para los laboratorios de calibración (véase el numeral 5.6.2.1.2). 5.6.3 Patrones de referencia y materiales de referencia 5.6.3.1 Patrones de referencia El laboratorio debe tener un programa y un procedimiento para la calibración de sus patrones de referencia. Los patrones de referencia deben ser calibrados por un organismo que pueda proveer la trazabilidad como se indica en el numeral 5.6.2.1. Dichos patrones de referencia para la medición, conservados por el laboratorio, deben ser utilizados sólo para la calibración y para ningún otro propósito, a menos que se pueda demostrar que su desempeño como patrones de referencia no será invalidado. Los patrones de referencia deben ser calibrados antes y después de cualquier ajuste. 5.6.3.2 Materiales de referencia Cada vez que sea posible se debe establecer la trazabilidad de los materiales de referencia a las unidades de medida SI o a materiales de referencia certificados. Los materiales de referencia internos deben ser verificados en la medida que sea técnica y económicamente posible. 5.6.3.3 Verificaciones intermedias Se deben llevar a cabo las verificaciones que sean necesarias para mantener la confianza en el estado de calibración de los patrones de referencia, primarios, de transferencia o de trabajo y de los materiales de referencia de acuerdo con procedimientos y una programación definidos. 5.6.3.4 Transporte y almacenamiento El laboratorio debe tener procedimientos para la manipulación segura, el transporte, el almacenamiento y el uso de los patrones de referencia y materiales de referencia con el fin de prevenir su contaminación o deterioro y preservar su integridad. NOTA Pueden ser necesarios procedimientos adicionales cuando los patrones de referencia y los materiales de referencia son utilizados fuera de las instalaciones permanentes del laboratorio para los ensayos, las calibraciones o el muestreo. 5.7 MUESTREO 5.7.1 El laboratorio debe tener un plan y procedimientos para el muestreo cuando efectúe el muestreo de sustancias, materiales o productos que luego ensaye o calibre. El plan y el procedimiento para el muestreo deben estar disponibles en el lugar donde se realiza el muestreo. Los planes de muestreo deben, siempre que sea razonable, estar basados en métodos estadísticos apropiados. El proceso de muestreo debe tener en cuenta los factores que deben ser controlados para asegurar la validez de los resultados de ensayo y de calibración. NOTA 1 El muestreo es un procedimiento definido por el cual se toma una parte de una sustancia, un material o un producto para proveer una muestra representativa del total, para el ensayo o la calibración. El muestreo también puede ser requerido por la especificación pertinente según la cual se ensayará o calibrará la sustancia, el material o el producto. En algunos casos (por ejemplo, en el análisis forense), la muestra puede no ser representativa, sino estar determinada por su disponibilidad. NOTA 2 Es conveniente que los procedimientos de muestreo describan el plan de muestreo, la forma de seleccionar, extraer y preparar una o más muestras a partir de una sustancia, un material o un producto para obtener la información requerida.
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5.7.2 Cuando el cliente requiera desviaciones, adiciones o exclusiones del procedimiento de muestreo documentado, éstas deben ser registradas en detalle junto con los datos del muestreo correspondiente e incluidas en todos los documentos que contengan los resultados de los ensayos y/o de las calibraciones y deben ser comunicadas al personal concerniente. 5.7.3 El laboratorio debe tener procedimientos para registrar los datos y las operaciones relacionados con el muestreo que forma parte de los ensayos o las calibraciones que lleva a cabo. Estos registros deben incluir el procedimiento de muestreo utilizado, la identificación de la persona que lo realiza, las condiciones ambientales (si corresponde) y los diagramas u otros medios equivalentes para identificar el lugar del muestreo según sea necesario y, si fuera apropiado, las técnicas estadísticas en las que se basan los procedimientos de muestreo. 5.8 MANIPULACIÓN DE LOS ÍTEMS DE ENSAYO Y DE CALIBRACIÓN 5.8.1 El laboratorio debe tener procedimientos para el transporte, la recepción, la manipulación, la protección, el almacenamiento, la conservación y/o la disposición final de los ítems de ensayo y/o de calibración, incluidas todas las disposiciones necesarias para proteger la integridad del ítem de ensayo o de calibración, así como los intereses del laboratorio y del cliente. 5.8.2 El laboratorio debe tener un sistema para la identificación de los ítems de ensayo y/o de calibración. La identificación debe conservarse durante la permanencia del ítem en el laboratorio. El sistema debe ser diseñado y operado de modo tal que asegure que los ítems no puedan ser confundidos físicamente ni cuando se haga referencia a ellos en registros u otros documentos. Cuando corresponda, el sistema debe prever una subdivisión en grupos de ítems y la transferencia de los ítems dentro y desde el laboratorio. 5.8.3 Al recibir el ítem para ensayo o calibración, se deben registrar las anomalías o los desvíos en relación con las condiciones normales o especificadas, según se describen en el correspondiente método de ensayo o de calibración. Cuando exista cualquier duda respecto a la adecuación de un ítem para un ensayo o una calibración, o cuando un ítem no cumpla con la descripción provista, o el ensayo o calibración requerido no esté especificado con suficiente detalle, el laboratorio debe solicitar al cliente instrucciones adicionales antes de proceder y debe registrar lo tratado. 5.8.4 El laboratorio debe tener procedimientos e instalaciones apropiadas para evitar el deterioro, la pérdida o el daño del ítem de ensayo o de calibración durante el almacenamiento, la manipulación y la preparación. Se deben seguir las instrucciones para la manipulación provistas con el ítem. Cuando los ítems deban ser almacenados o acondicionados bajo condiciones ambientales especificadas, debe realizarse el mantenimiento, seguimiento y registro de estas condiciones. Cuando un ítem o una parte de un ítem para ensayo o calibración deba mantenerse seguro, el laboratorio debe tener disposiciones para el almacenamiento y la seguridad que protejan la condición e integridad del ítem o de las partes en cuestión. NOTA 1 Cuando los ítems de ensayo tengan que ser devueltos al servicio después del ensayo, se debe poner un cuidado especial para asegurarse de que no son dañados ni deteriorados durante los procesos de manipulación, ensayo, almacenamiento o espera. NOTA 2 Es recomendable proporcionar a todos aquellos responsables de extraer y transportar las muestras, un procedimiento de muestreo, así como información sobre el almacenamiento y el transporte de las muestras, incluida información sobre los factores de muestreo que influyen en el resultado del ensayo o la calibración. NOTA 3 Los motivos para conservar en forma segura un ítem de ensayo o de calibración pueden ser por razones de registro, protección o valor, o para permitir realizar posteriormente ensayos y/o calibraciones complementarios.
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5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO Y DE CALIBRACIÓN
5.9.1 El laboratorio debe tener procedimientos de control de la calidad para realizar el seguimiento de la validez de los ensayos y las calibraciones llevados a cabo. Los datos resultantes deben ser registrados en forma tal que se puedan detectar las tendencias y, cuando sea posible, se deben aplicar técnicas estadísticas para la revisión de los resultados. Dicho seguimiento debe ser planificado y revisado y puede incluir, entre otros, los elementos siguientes:
a) el uso regular de materiales de referencia certificados y/o un control de la calidad interno utilizando materiales de referencia secundarios;
b) la participación en comparaciones interlaboratorios o programas de ensayos de
aptitud; c) la repetición de ensayos o calibraciones utilizando el mismo método o métodos
diferentes; d) la repetición del ensayo o de la calibración de los objetos retenidos; e) la correlación de los resultados para diferentes características de un ítem.
NOTA Es conveniente que los métodos seleccionados sean apropiados para el tipo y volumen de trabajo que se realiza. 5.9.2 Los datos de control de la calidad deben ser analizados y, si no satisfacen los criterios predefinidos, se deben tomar las acciones planificadas para corregir el problema y evitar consignar resultados incorrectos. 5.10 INFORME DE LOS RESULTADOS 5.10.1 Generalidades Los resultados de cada ensayo, calibración o serie de ensayos o calibraciones efectuados por el laboratorio, deben ser informados en forma exacta, clara, no ambigua y objetiva, de acuerdo con las instrucciones específicas de los métodos de ensayo o de calibración. Los resultados deben ser informados, por lo general en un informe de ensayo o un certificado de calibración (véase la nota 1) y deben incluir toda la información requerida por el cliente y necesaria para la interpretación de los resultados del ensayo o de la calibración, así como toda la información requerida por el método utilizado. Esta información es normalmente la requerida en los apartados 5.10.2 y 5.10.3 ó 5.10.4. En el caso de ensayos o calibraciones realizados para clientes internos, o en el caso de un acuerdo escrito con el cliente, los resultados pueden ser informados en forma simplificada. Cualquier información indicada en los apartados 5.10.2 a 5.10.4 que no forme parte de un informe al cliente, debe estar fácilmente disponible en el laboratorio que efectuó los ensayos y/o las calibraciones. NOTA 1 Los informes de ensayo y los certificados de calibración a veces se denominan certificados de ensayo e informes de calibración, respectivamente. NOTA 2 Los informes de ensayo o certificados de calibración pueden ser entregados como copia en papel o por transferencia electrónica de datos siempre que se cumplan los requisitos de esta Norma Internacional.
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5.10.2 Informes de ensayos y certificados de calibración Cada informe de ensayo o certificado de calibración debe incluir la siguiente información, salvo que el laboratorio tenga razones válidas para no hacerlo así:
a) un título (por ejemplo, “Informe de ensayo” o “Certificado de calibración”); b) el nombre y la dirección del laboratorio y el lugar donde se realizaron los ensayos
y/o las calibraciones, si fuera diferente de la dirección del laboratorio; c) una identificación única del informe de ensayo o del certificado de calibración (tal
como el número de serie) y en cada página una identificación para asegurar que la página es reconocida como parte del informe de ensayo o del certificado de calibración, y una clara identificación del final del informe de ensayo o del certificado de calibración;
d) el nombre y la dirección del cliente; e) la identificación del método utilizado; f) una descripción, la condición y una identificación no ambigua del o de los ítems
ensayados o calibrados; g) la fecha de recepción del o de los ítems sometidos al ensayo o a la calibración,
cuando ésta sea esencial para la validez y la aplicación de los resultados, y la fecha de ejecución del ensayo o la calibración;
h) una referencia al plan y a los procedimientos de muestreo utilizados por el
laboratorio u otros organismos, cuando éstos sean pertinentes para la validez o la aplicación de los resultados;
i) los resultados de los ensayos o las calibraciones con sus unidades de medida,
cuando corresponda; j) el o los nombres, funciones y firmas o una identificación equivalente de la o las
personas que autorizan el informe de ensayo o el certificado de calibración; k) cuando corresponda, una declaración de que los resultados sólo están
relacionados con los ítems ensayados o calibrados. NOTA 1 Es conveniente que las copias en papel de los informes de ensayo y certificados de calibración también incluyan el número de página y el número total de páginas. NOTA 2 Se recomienda a los laboratorios incluir una declaración indicando que no se debe reproducir el informe de ensayo o el certificado de calibración, excepto en su totalidad, sin la aprobación escrita del laboratorio. 5.10.3 Informes de ensayos 5.10.3.1 Además de los requisitos indicados en el apartado 5.10.2, los informes de ensayos deben incluir, en los casos en que sea necesario para la interpretación de los resultados de los ensayos, lo siguiente:
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a) las desviaciones, adiciones o exclusiones del método de ensayo e información sobre condiciones de ensayo específicas, tales como las condiciones ambientales;
b) cuando corresponda, una declaración sobre el cumplimiento o no cumplimiento
con los requisitos y/o las especificaciones; c) cuando sea aplicable, una declaración sobre la incertidumbre de medición
estimada; la información sobre la incertidumbre es necesaria en los informes de ensayo cuando sea pertinente para la validez o aplicación de los resultados de los ensayos, cuando así lo requieran las instrucciones del cliente, o cuando la incertidumbre afecte al cumplimiento con los límites de una especificación;
d) cuando sea apropiado y necesario, las opiniones e interpretaciones (véase el
numeral 5.10.5); e) la información adicional que pueda ser requerida por métodos específicos, clientes
o grupos de clientes. 5.10.3.2 Además de los requisitos indicados en los apartados 5.10.2 y 5.10.3.1, los informes de ensayo que contengan los resultados del muestreo, deben incluir lo siguiente, cuando sea necesario para la interpretación de los resultados de los ensayos:
a) la fecha del muestreo; b) una identificación inequívoca de la sustancia, el material o el producto muestreado
(incluido el nombre del fabricante, el modelo o el tipo de designación y los números de serie, según corresponda);
c) el lugar del muestreo, incluido cualquier diagrama, croquis o fotografía; d) una referencia al plan y a los procedimientos de muestreo utilizados; e) los detalles de las condiciones ambientales durante el muestreo que puedan
afectar a la interpretación de los resultados del ensayo; f) cualquier norma o especificación sobre el método o el procedimiento de muestreo,
y las desviaciones, adiciones o exclusiones de la especificación concerniente. 5.10.4 Certificados de calibración 5.10.4.1 Además de los requisitos indicados en el apartado 5.10.2, los certificados de calibración deben incluir, cuando sea necesario para la interpretación de los resultados de la calibración, lo siguiente:
a) las condiciones (por ejemplo, ambientales) bajo las cuales fueron hechas las calibraciones y que tengan una influencia en los resultados de la medición;
b) la incertidumbre de la medición y/o una declaración de cumplimiento con una
especificación metrológica identificada o con partes de ésta;
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c) evidencia de que las mediciones son trazables (véase la Nota 2 del apartado 5.6.2.1.1).
5.10.4.2 El certificado de calibración sólo debe estar relacionado con las magnitudes y los resultados de los ensayos funcionales. Si se hace una declaración de cumplimiento con una especificación, ésta debe identificar los capítulos de la especificación que se cumplen y los que no se cumplen. Cuando se haga una declaración de la conformidad con una especificación omitiendo los resultados de la medición y las incertidumbres asociadas, el laboratorio debe registrar dichos resultados y mantenerlos para una posible referencia futura. Cuando se hagan declaraciones de cumplimiento, se debe tener en cuenta la incertidumbre de la medición. 5.10.4.3 Cuando un instrumento para calibración ha sido ajustado o reparado, se deben informar los resultados de la calibración antes y después del ajuste o la reparación, si estuvieran disponibles. 5.10.4.4 Un certificado de calibración (o etiqueta de calibración) no debe contener ninguna recomendación sobre el intervalo de calibración, excepto que esto haya sido acordado con el cliente. Este requisito puede ser reemplazado por disposiciones legales. 5.10.5 Opiniones e interpretaciones Cuando se incluyan opiniones e interpretaciones, el laboratorio debe asentar por escrito las bases que respaldan dichas opiniones e interpretaciones. Las opiniones e interpretaciones deben estar claramente identificadas como tales en un informe de ensayo. NOTA 1 Es conveniente no confundir las opiniones e interpretaciones con las inspecciones y las certificaciones de producto establecidas en la Norma ISO/IEC 17020 y la Guía ISO/IEC 65. NOTA 2 Las opiniones e interpretaciones incluidas en un informe de ensayo pueden consistir en, pero no limitarse a, lo siguiente:
- una opinión sobre la declaración de la conformidad o no conformidad de los resultados con los requisitos;
- cumplimiento con los requisitos contractuales; - recomendaciones sobre la forma de utilizar los resultados; - recomendaciones a seguir para las mejoras.
NOTA 3 En muchos casos podría ser apropiado comunicar las opiniones e interpretaciones a través del diálogo directo con el cliente. Es conveniente que dicho diálogo se registre por escrito. 5.10.6 Resultados de ensayo y calibración obtenidos de los subcontratistas Cuando el informe de ensayo contenga resultados de ensayos realizados por los subcontratistas, estos resultados deben estar claramente identificados. El subcontratista debe informar sobre los resultados por escrito o electrónicamente. Cuando se haya subcontratado una calibración, el laboratorio que efectúa el trabajo debe remitir el certificado de calibración al laboratorio que lo contrató.
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5.10.7 Transmisión electrónica de los resultados En el caso que los resultados de ensayo o de calibración se transmitan por teléfono, télex, facsímil u otros medios electrónicos o electromagnéticos, se deben cumplir los requisitos de esta Norma Internacional (véase también el numeral 5.4.7). 5.10.8 Presentación de los informes y de los certificados La presentación elegida debe ser concebida para responder a cada tipo de ensayo o de calibración efectuado y para minimizar la posibilidad de mala interpretación o mal uso. NOTA 1 Es conveniente prestar atención a la forma de presentar informe de ensayo o certificado de calibración, especialmente con respecto a la presentación de los datos de ensayo o calibración y a la facilidad de asimilación por el lector. NOTA 2 Es conveniente que los encabezados sean normalizados, tanto como sea posible. 5.10.9 Modificaciones a los informes de ensayo y a los certificados de calibración Las modificaciones de fondo a un informe de ensayo o certificado de calibración después de su emisión deben ser hechas solamente en la forma de un nuevo documento, o de una transferencia de datos, que incluya la declaración: “Suplemento al Informe de Ensayo” (o “Certificado de Calibración”), número de serie... [u otra identificación]”, o una forma equivalente de redacción. Dichas correcciones deben cumplir con todos los requisitos de esta Norma Internacional. Cuando sea necesario emitir un nuevo informe de ensayo o certificado de calibración completo, éste debe ser unívocamente identificado y debe contener una referencia al original al que reemplaza.
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ANEXO A (Informativo)
REFERENCIAS CRUZADAS NOMINALES A LA NORMA ISO 9001:2000
Tabla A.1 - Referencias cruzadas nominales a la Norma ISO 9001:2000
ISO 9001:2000 ISO/IEC 17025
Capítulo 1 Capítulo 1
Capítulo 2 Capítulo 2
Capítulo 3 Capítulo 3
4.1 4.1, 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, 4.1.4, 4.1.5, 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4
4.2 1 4.2.2, 4.2.3, 4.3.1
4.2.2 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4
4.2.3 4.3
4.2.4 4.3.1, 4.12
5.1 4.2.2, 4.2.3
5.1 a) 4.1.2, 4.1.6
5.1 b) 4.2.2
5.1 c) 4.2.2
5.1 d) 4.15
5.1 e) 4.1.5
5.2 4.4.1
5.3 4.2.2
5.3 a) 4.2.2
5.3 b) 4.2.3
5.3 c) 4.2.2
5.3 d) 4.2.2
5.3 e) 4.2.2
5.4.1 4.2.2 c)
5.4.2 4.2.1
5.4.2 a) 4.2.1
5.4.2 b) 4.2.1
5.5.1 4.1.5 a), f), h)
5.5.2 4.1.5 i)
5.5.2 a) 4.1.5 i)
5.5.2 b) 4.11.1
5.5.2 c) 4.2.4
5.5.3 4.1.6
5.6.1 4.15
5.6.2 4.15
5.6.3 4.15 Continúa . . .
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Tabla A.1 (Final)
6.1 a) 4.10
6.1 b) 4.4.1, 4.7, 5.4.2, 5.4.3, 5.4.4, 5.10.1
6.2.1 5.2.1
6.2.2 a) 5.2.2, 5.5.3
6.2.2 b) 5.2.1, 5.2.2
6.2.2 c) 5.2.2
6.2.2 d) 4.1.5 k)
6.2.2 e) 5.2.5
6.3.1 a) 4.1.3, 4.12.1.2, 4.12.1.3, 5.3
6.3.1 b) 4.12.1.4, 5.4.7.2, 5.5, 5.6
6.3.1 c) 4.6, 5.5.6, 5.6.3.4, 5.8, 5.10
6.4 5.3.1, 5.3.2, 5.3.3, 5.3.4, 5.3.5
7.1 5.1
7.1 a) 4.2.2
7.1 b) 4.1.5 a), 4.2.1, 4.2.3
7.1 c) 5.4, 5.9
7.1 d) 4.1, 5.4, 5.9
7.2.1 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 5.4, 5.9, 5.10
7.2.2 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 5.4, 5.9, 5.10
7.2.3 4.4.2, 4.4.4, 4.5, 4.7, 4.8
7.3 5, 5.4, 5.9
7.4.1 4.6.1, 4.6.2, 4.6.4
7.4.2 4.6.3
7.4.3 4.6.2
7.5.1 5.1, 5.2, 5.4, 5.5, 5.6, 5.7, 5.8, 5.9
7.5.2 5.2.5, 5.4.2, 5.4.5
7.5.3 5.8.2
7.5.4 4.1.5 c), 5.8
7.5.5 4.6.1, 4.12, 5.8, 5.10
7.6 5.4, 5.5
8.1 4.10, 5.4, 5.9
8.2.1 4.10
8.2.2 4.11.5, 4.14
8.2.3 4.11.5, 4.14, 5.9
8.2.4 4.5, 4.6, 4.9, 5.5.2, 5.5.9, 5.8, 5.8.3, 5.8.4, 5.9
8.3 4.9
8.4 4.10, 5.9
8.5.1 4.10, 4.12
8.5.2 4.11, 4.12
8.5.3 4.9, 4.11, 4.12
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La Norma ISO/IEC 17025 contiene varios requisitos relativos a la competencia técnica que no están contemplados en la Norma ISO 9001:2000.
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ANEXO B (Informativo)
DIRECTRICES PARA ESTABLECER APLICACIONES PARA CAMPOS ESPECÍFICOS B.1 Los requisitos especificados en esta Norma Internacional están expresados en términos generales y, si bien son aplicables a todos los laboratorios de ensayo y de calibración, podría ser necesaria alguna explicación. A tales explicaciones sobre las aplicaciones se las designa aquí “aplicaciones”. Es conveniente que las aplicaciones no incluyan requisitos generales adicionales que no estén incluidos en esta Norma Internacional. B.2 Las aplicaciones pueden ser consideradas como una elaboración de los criterios (requisitos) establecidos en forma general en esta Norma Internacional, para campos específicos de ensayo y de calibración, tecnologías de ensayo, productos, materiales, o ensayos o calibraciones determinados. Por lo tanto, es conveniente que las aplicaciones sean establecidas por personas que posean adecuados conocimientos técnicos y experiencia, y que consideren los ítems que son esenciales o de mayor importancia para la adecuada conducción de un ensayo o de una calibración. B.3 Según la aplicación de que se trate, puede ser necesario establecer aplicaciones para los requisitos técnicos de esta Norma Internacional. Las aplicaciones se pueden establecer simplemente proporcionando detalles o aportando información adicional a los requisitos ya establecidos en forma general en cada uno de los apartados (por ejemplo, límites específicos para la temperatura y la humedad del laboratorio). En algunos casos las aplicaciones serán bastante limitadas, aplicándose solamente a un método determinado de ensayo o de calibración o a un grupo de métodos de ensayo o de calibración. En otros casos, las aplicaciones pueden ser bastante amplias, aplicándose al ensayo o a la calibración de diferentes productos o ítems, o a campos enteros de ensayo o de calibración. B.4 Si las aplicaciones se aplican a un grupo de métodos de ensayo o de calibración en un campo técnico completo, es conveniente utilizar un lenguaje común para todos los métodos. Alternativamente, para tipos o grupos específicos de ensayos o de calibraciones, productos, materiales o campos técnicos de ensayos o de calibraciones, puede ser necesario preparar un documento de aplicación por separado que complemente a esta Norma Internacional. Es conveniente que un documento como éste solamente proporcione la información complementaria necesaria, dejando que esta Norma Internacional se mantenga como el principal documento de referencia. Es conveniente evitar aplicaciones demasiado específicas con el fin de limitar la proliferación de documentos detallados. B.5 Es conveniente que las indicaciones que figuran en este anexo sean utilizadas por los organismos de acreditación u otros tipos de organismos de evaluación cuando elaboren las aplicaciones para sus propios propósitos (por ejemplo, la acreditación en áreas específicas)
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BIBLIOGRAFÍA
[1] ISO 5725-1, Exactitud (veracidad y precisión) de los resultados y métodos de medición. Parte 1. Principios generales y definiciones
[2] ISO 5725-2, Exactitud (veracidad y precisión) de los resultados y métodos de medición.
Parte 2. Método básico para la determinación de la repetibilidad y de la reproducibilidad de un método de medición normalizado
[3] ISO 5725-3, Exactitud (veracidad y precisión) de los resultados y métodos de medición.
Parte 3. Mediciones intermedias de la precisión de un método de medición normalizado [4] ISO 5725-4, Exactitud (veracidad y precisión) de los resultados y métodos de medición.
Parte 4. Métodos básicos para la determinación de la justeza de un método de medición normalizado
[5] ISO 5725-6, Exactitud (veracidad y precisión) de los resultados y métodos de medición.
Parte 6. Utilización en la práctica de valores de exactitud [6] ISO 9000:2), Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario [7] ISO 9001:2000, Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos [8] ISO/IEC 90003, Ingeniería del software. Directrices para la aplicación de la norma
ISO 9001:2000 al software informático [9] ISO 10012:2003, Sistemas de gestión de las mediciones. Requisitos para los procesos de
medición y los equipos de medición [10] ISO/IEC 17011, Evaluación de la conformidad. Requisitos generales para los organismos
de acreditación que realizan la acreditación de organismos de evaluación de la conformidad
[11] ISO/IEC 17020, Criterios generales para el funcionamiento de diferentes tipos de
organismos que realizan la inspección [12] ISO 19011, Directrices para la auditoría de sistemas de gestión de la calidad y/o
ambiental [13] Guía ISO 30, Términos y definiciones utilizados en relación con los materiales de
referencia [14] Guía ISO 31, Materiales de referencia. Contenido de los certificados y etiquetas [15] Guía ISO 32, Calibración en química analítica y utilización de materiales de referencia
certificados [16] Guía ISO 33, Utilización de materiales de referencia certificados [17] Guía ISO 34, Requisitos generales para la competencia de los productores de materiales
de referencia
2) De próxima publicación. (Revisión de la norma ISO 9000:2000)
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[18] Guía ISO 35, Certificación de materiales de referencia. Principios generales y estadísticas [19] Guía ISO/IEC 43-1, Ensayos de aptitud por comparaciones interlaboratorios. Parte 1.
Desarrollo y funcionamiento de programas de ensayos de aptitud [20] Guía ISO/IEC 43-2, Ensayos de aptitud por comparaciones interlaboratorios. Parte 2.
Selección y utilización de programas de ensayos de aptitud por organismos de acreditación de laboratorios
[21] Guía ISO/IEC 58:1993, Sistemas de acreditación de laboratorios de ensayo y calibración.
Requisitos generales para la gestión y el reconocimiento [22] Guía ISO/IEC 65, Requisitos generales para los organismos que realizan la certificación
de productos [23] GUM, Guía para la expresión de la incertidumbre en la medición, publicada por BIPM,
IEC, IFCC, ISO, IUPAC, IUPAP y OIML. [24] Información y documentos sobre la acreditación de laboratorios pueden consultarse en la
página web de ILAC (Cooperación internacional de la acreditación de laboratorios): www.ilac. org