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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DEL
COMERCIAL SEBASNAYDER C.A
Código: MNP.AD.INT
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INTRODUCCIÒNEl presente manual fue elaborado con el propósito del controlar el proceso
administrativo del comercial Sebasnayder C.A, así mismo este comercio tiene como misión
Contribuir a mejorar la calidad de vida de muchas bodegas a través de la distribución de
productos y servicios de consumo masivo.
Es importante destacar que un adecuado control de proceso administrativo en un
comercial de víveres proporciona establecer medidas para corregir actividades, para que
alcancen exitosamente los planes obtenido, también analizar las causas que originan
desviaciones para evitar que se presente nuevamente a futuros.
En este orden de ideas es necesario mencionar que en el presente manual se
desglosa los siguientes capítulos:
Capítulo I: Donde se conoce el objetivo, alcance, misión, reseña histórica,
generalidades, actualización, distribución, codificación.
Capítulo II: Organigramas, descripción del cargo.
Capítulo III: Objetivo, política, Alcance, responsabilidades, normas, procedimiento,
diagrama de flujo.
Capítulo IV: definiciones, formatos, instructivo de llenado.Elaborado: :
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LA EMPRESA1.1.Objetivo
Elaborar un manual de normas y procedimientos para mantener el control
administrativo del Comercial Sebasnayder C.A.
1.2.Alcance
El presente manual esta dirigido a los administradores del Comercial
Sebasnayder C.A quienes tienen la responsabilidad de la ejecución de los
Procedimientos aquí descritos.
1.3.Misión
El Comercial Sebasnayder C.A es un negocio de víveres al mayor que
satisface a clientes en ofrecerle productos de excelencia y la mejor relación de
calidad y precio.
1.4 Visión
Ofrecer la mejor opción a nuestros clientes en surtido, precios y servicio en las
pequeñas bodegas y abastos.
Elaborado:
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LA EMPRESA
1.5Reseña Histórica
Sebasnayder en un comercio mayorista dedicadas a la comercialización, venta y
distribución de productos de consumo masivo en distintas bodegas de valencia qué
brinda una solución a las necesidades primarias de toda persona como es la
alimentación, mediante la comercialización de productos de alta calidad y al mejor
precio.
El Comercial empezó con sus operaciones en el año 2012, con su apertura en el
estado Carabobo-Valencia. La cual logramos mantener exitosamente el negocio,
cumpliendo así con nuestros mayores objetivos.
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GENERALIDADES DEL MANUAL1.6Responsabilidades
2.3.21Secretaria
1.5.2 Emitir Cheque
1.5.3 Hacer Inventario
1.5.4 Compra y Ventas de Mercancías
1.5.5 Realiza Facturas de Ventas
1.5.6 Recibir Llamadas
1.5.7 Ordena Mercancía de Pedidos
1.7 Actualización
En este presente manual será revisado por los Gerentes del comercial cada seis
meses o antes en caso de que haya cambios en el sistema administrativo de la
organización.
1.8 Distribución
1.7.1 Gerentes
1.7.2 Administradores
1.7.3 Contador
1.7.4 Vendedor
1.7.5 Despacho
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GENERALIDADES DEL MANUAL
1.9Codificación
MNP: Manual y Normas de Procedimiento
AD: Administración
INT: Introducción
GM: Generalidades del Manual
C: Capítulo
C.A: Compañía Anónimo
01: Corresponde al número consecutivo asignado al manual
ORGG: Organigrama General
ORGD: Organigrama de Departamento
CPA:CONTROL DE PROCESO ADMINISTRATIVO
OPM: Objetivo y Política del Manual
P: Procedimiento
DF: Diagrama de Flujo
F: Formato
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ORGANIGRAMAS
2.1 Organigrama General
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GERENCIA
Departamento Fnanciero
Contabilidad Admistrador
Departamento de Venta
Almacén Ventas
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ORGANIGRAMAS
2.2 Organigrama del Departamento
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Gerente General
Almacén
Ayudante de Almacen
Facturacion
Despacho
Bodegas
ContadorAdministrador
Venta
Compra
*Supervisión y control sobre las actividades del departamento
*Chequeo de la contabilidad general de la empresa, etc.
*Analizar los precios, la distribución, etc.
* Recibir mercancías, etc.
*Descargar la Mercancía, llevar la mercancía a los clientes, etc.
*Revisión de facturas para el despacho, revisión de todos los pedidos pre-facturados, etc.
*Verificar la mercancía q` este en buen estado,
despachar mercancía, etc.
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CONTROL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOSNombre del Cargo: Gerente General
Gerente: Dueño Departamento: Administrativo
Reportado a: Gerente Supervisado a : Personal Administrativo
Objetivo General del Cargo
Controlar las actividades de administración, elaboración e interpretando las
herramientas contables, tales como: registrar estado de cuenta, estado financieros,
presupuesto y otras necesidades para garantizar la efectiva distribución de la administración
de los recursos materiales y financieros.
2.3TAREAS ESPECIALES
2.3.1 Secretaria
2.3.2 Emitir Cheque
2.3.3 Hacer Inventario
2.3.4 Compra y Ventas de Mercancías
2.3.5 Realiza Facturas de Ventas
2.3.6 Recibir Llamada
2.3.7 Ordena Mercancía de Pedidos
2.4 PERFIL DEL CARGO
2.4.1 Educación: Manual de Normas y procedimientos para el control del proceso administrativo del Comercial Sebasnayder C.A.2.4.2 Experiencia: 4to años de experiencia de alimentos de consumo masivo.2.4.3 Conocimientos: Alimentos de consumo masivo.2.4.4 Habilidades: Organizar el trabajo, tratar de forma cortes al público en general, realizar cálculos
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OBJETIVO Y POLITICA DEL MANUAL
3.1Objetivo
Mantener un buen control en el proceso administrativo para que los resultados sean
competitivos.
3.2 Política
La Política de este manual en el Área administrativa manejará en forma cuidadosa
el control en la elaboración Procesamiento y distribución de la información y
documentación referente a las entradas y salidas de los bienes, así como vigilar
que no se agoten los materiales máximos y mínimos.
El Área Administrativa se dedicará a la recepción, almacenamiento, entrega y
conservación de los materiales.
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Código: MNP.AD.P.CIII
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3.3 PROCEDIMENTO PARA EL CONTROL ADMINSTRATIVO
3.3.1 Procedimiento de Venta
3.3.2 Procedimiento de Compra
3.3.3 Procedimiento de Facturación
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3.3.1 PROCEDIMIENTO VENTA2. Objetivo
Efectuar la comercialización de los productos
3. Alcance
Mantener un análisis de las ventas
4. Responsabilidad
Departamento de Ventas
5. Nombre del Cargo
Venta
6. Normas del Procedimiento
Verificar las Facturas al realizar una venta
Análisis de el alcance de las venta
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3.3.2 PROCEDIMENTO DE COMPRAS 1. Objetivo
Efectuar las compra de los productos que serán comercializados por el Comercial.
2. Alcance
Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.
3. Responsabilidad
Departamento de Administración
4. Nombre del Cargo
Compra
5. Normas del Procedimiento
Determinar productos a compras
Pedidos de mercancía a proveedores
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3.3.3 PROCEDIMENTO DE FACTURACION1. Objetivo
.Facturar los productos vendidos
2. Alcance
Generación de documentos descriptivo de los productos, cantidad y valor de la
compra
3. Responsabilidad
Departamento de Facturación
4. Nombre del Cargo
Facturación
5. Normas del Procedimiento
Verificación de productos, cantidad, precios y descuentos.
Copia y archivo de las facturas
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PROCEDIMENTO PARA EL CONTROL ADMINSTRATIVORESPONSABLE PASOS
DEPARTAMENTO DE VENTAComercial
Programar visita al cliente Pedido Seguimiento del pedido Facturación o remisión de mercancía
DEPARTAMENTO DE COMPRAAdministrador
Determinar productos a comprar Selección del proveedor Pedido de mercancía a proveedor
DEPARTAMENTO DE FACTURACIONFacturador
Calcular el total de la venta Establecer el tipo de venta ya sea de
contado, acreditó o anticipado. Entregar factura
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3.4 DIGRAMA DE FLUJO
3.4.1 Diagrama de Venta
SI NO
NO
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Aprobado por:Fecha:
INICIO
Restablecer el contacto con el
cliente
Entregar la factura al cliente
Restablecer el contacto con el
cliente
Hacer firma y copia de la factura
al cliente
El cliente
firmo la
Guardar facturas Recibir notas u observaciones
FIN
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3.4 DIGRAMA DE FLUJO
3.4.2 Diagrama de Compra
NO NO
SI
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Revisado por:Fecha:
Aprobado por:Fecha:
INICIO
Recibir información de los stocks de mercancía
Consultar la información de las ventas efectuadas
Revisar y chequear la información
Calcular la cantidad existentes de cada
producto
Producto de alta rotación
Redefinir punto de reorden
Consultar punto de reorden
Determinar la rotación de los productos
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3.4 DIGRAMA DE FLUJO
3.4.2 Diagrama de Compra
NO
SI
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Revisado por:
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Aprobado por:
Fecha:
1
Analizar si la cantidad es la establecida como punto de
reorden
Comprar le
producto
Esperar alcanzar punto
de reorden
Establecer la cantidad a comprar
FIN
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3.4 DIGRAMA DE FLUJO
3.4.3 Diagrama de Facturación
SI NO
SI NO
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Revisado por:
Fecha:
Aprobado por:
Fecha:
INICIO
Calcular valor de la venta
Ingresar a la factura ya que es manual
Establecer tipo de venta
Factura contado
Contado
Factura a crédito
A crédito
Con anticipado
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3.4 DIGRAMA DE FLUJO
3.4.3 Diagrama de Facturación
NO
SI
SI NO
Elaborado: :
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Revisado por:
Fecha:
Aprobado por:
Fecha:
1
Verificar concordancia de precio y descuento
Es correctoCorregir
Corroborar datos de la factura
Error al FacturarAnular factura Entregar factura
al cliente
FIN
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FORMATO
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4
35
96 8
7
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FORMATO
4.1 Definiciones
1. Sello de comercio Sebasnayder C.A
2. Numero de pedido
3. Nombre del Cliente
4. Fecha del Pedido
5. Dirección del cliente
6. Cantidad del pedido
7. Descripción de los pedidos
8.Precio Unitario
9. Valor Total
10. Observación
11.Total de la compra
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Página: 27
FORMATO
4.2 Instructivo
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