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MANDATO DEL PROYECTO
“Capacitación del personal administrativo del Instituto
Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas”
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Versión 1.0
Fecha 21 de Noviembre del 2013
Nombre del documento Mandato del Proyecto
Revisión no. 2
Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Fecha: 28 de Noviembre del 2013
Elaborado por: Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0
Índice
Mandato del proyecto...............................................................................................1
Planteamiento del problema.....................................................................................3
Objetivos..................................................................................................................4
Alcances...................................................................................................................5
Entregables propuestos.........................................................................................11
Calendario..............................................................................................................12
Informes provisionales y definitivos........................................................................14
Exclusiones............................................................................................................15
Restricciones..........................................................................................................16
Contactos y direcciones.........................................................................................17
Tipo de proyecto.....................................................................................................18
Riesgos de no llevar a cabo el proyecto.................................................................19
Beneficios...............................................................................................................20
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Revisión no. 2
Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
Fecha: 28 de Noviembre del 2013
Elaborado por: Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0
Planteamiento del problemaDebido al gran desarrollo de tecnologías hoy en día y dado que el Instituto
Tecnológico de Tuxtepec es una institución vanguardista que ofrece carreras en
sistemas e informática, el personal con el que cuenta y que labora en dicha
institución debe estar bien capacitado.
En una organización, todo el equipo de trabajo es importante (sin importar su nivel
jerárquico) pero es fundamental que el departamento administrativo se encuentre
en sintonía con el uso e implementación de las tecnologías de información, ya que
a través de estos medios facilitan su desempeño laboral y por ende benefician a la
institución agilizando procesos y desarrollando actividades de forma
sistematizada.
La falta de uso e implementación de las TIC`s evita que los procedimientos de
desarrollo de actividades del personal administrativo (secretarias) sea agilizado.
Se estima que de una población de treinta (30) secretarias que laboran en la
institución en el diseño de documentación a través de equipos de cómputo y
principalmente utilizando la paquetería de office, en una encuesta realizada a
veinte (20) del total antes mencionado, logramos saber que el 75% (15) de las
personas encuestadas, no conocen por completo todas las herramientas con que
cuenta el editor de textos (Word), el editor de hojas de cálculo (Excel), así como el
generador de correspondencia (Outlook).
En base a las actividades que desempeñan pudimos constatar que solo están
familiarizadas con Microsoft Word y Excel aunque no al cien por ciento. Debido a
que el personal de secretarias en conjunto no cuenta con el conocimiento
adecuado sobre la ofimática, desconocen los beneficios de dicha paquetería así
como el gran número de herramientas o aplicaciones que les permitirían
desarrollar actividades de forma eficiente y sistemáticamente.
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Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
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Objetivos
Objetivo General
Capacitar al personal administrativo (secretarias) del Instituto Tecnológico de
Tuxtepec en el uso de ofimáticas.
Objetivos Específicos
Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas propias del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec.
Agilizar la captura de datos del personal administrativo del Instituto
Tecnológico de Tuxtepec.
Desarrollar el crecimiento laboral del personal administrativo y con ello,
las oportunidades para que éste sea tomado en cuenta en otras
funciones.
Fomentar la necesidad de mantenerse a la vanguardia en la utilización
de las ofimáticas y otras herramientas de apoyo.
Eliminar los temores a la incompetencia o ignorancia laboral.
Agilizar la toma de decisiones y la solución de problemas.
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Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
ofimáticas
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Alcances
Organizativo
La capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec
en el uso de ofimáticas abarca a todas las secretarias de la institución, por lo
tanto, nuestro proyecto tiene un alcance a nivel institucional.
Funcional
Módulo 1. Ofrecer un curso de nivel medio-avanzado en el uso del procesador de
textos: “Microsoft Office Word”.
1.1 Introducción a Microsoft Office Word
En este apartado iniciaremos con una descripción rápida de los elementos
básicos que componen a Word (barra de herramientas, barra de tareas,
menús, combinación de teclas, etc.), así como las operaciones básicas de
edición, y cómo utilizar ‘Ayuda de Word’ como apoyo.
1.2 Administración de Documentos
Este apartado abarcará la creación de documentos, cómo guardar los
documentos, abrirlos desde el programa, crear carpetas, trabajar con varios
documentos de manera simultánea, renombrar documentos, cerrar
documentos y la aplicación, y eliminar documentos.
1.3 Edición de textos y formato de caracteres y párrafos
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Éste tema contendrá las acciones de insertar, seleccionar y eliminar texto;
deshacer errores, cortar y pegar, desplazarse por un documento, buscar, y
buscar y reemplazar. También explicaremos el formato de los caracteres, el
tipo de fuente, y funciones especiales. En los párrafos veremos sangrías,
alineación, espaciado entre líneas y párrafos y tabulaciones.
1.4 Diseño, impresión y visualización de documentos
Este tema contiene salto de página, configurar página, encabezados y pie
de página, bordes de página, se explicará la utilización de las herramientas
de edición y corrección, las distintas formas de ver un documento, vista
preliminar, y cómo imprimir un documento.
1.5 Formato de Estilos, plantillas, columnas y tablas y manejo de gráficos
En éste apartado hablaremos sobre el conocimiento, aplicación,
modificación y creación de estilos, creación, utilización y modificación de
plantillas, inserción, edición, presentación y barra de herramientas de
tablas, así como la inserción y manipulación de imágenes y autoformas.
Módulo 2. Aplicar en forma correcta las herramientas proporcionadas por
“Microsoft Excel” para elaborar hojas de cálculo con fórmulas estándar básicas,
incorporando gráficos con el formato adecuado.
2.1 Introducción a Excel
Describiremos a manera de introducción, los elementos básicos que
contiene Excel, el desplazamiento, selección, operaciones básicas y la
información que se proporciona en la barra de estado.
2.2 Organización de documentos y formato de hojas de cálculo
En ésta sección tocaremos los siguientes subtemas:
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o Crear un libro de trabajo
o Abrir un libro de trabajo ya existente
o Guardar un libro de trabajo
o Copias de seguridad
o Proteger libros de trabajo
o Cerrar todos los libros abiertos y la aplicación
o Abrir varios libros de trabajo a la vez
o formato de celdas: Fuente
o Alineación del contenido de celdas
o Bordes
o Tramas
o Formato de Números y texto
o Protección de celdas
o Formato de filas y columnas
o Alto de fila
o Auto ajustar
o Ocultación de filas y columnas
o Aplicación de formatos existentes sobre otras celdas
2.3 Operaciones básicas de edición; ortografía y gramática; impresión
Este apartado contendrá:
o Operaciones básicas de Edición
o Traslado de información.
o Llenado de celdas y creación de series.
o Borrado de contenido y formato de celdas.
o Inserción de celdas, filas y columnas.
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o Eliminación de celdas, filas y columnas dentro de una hoja.
o Verificación de la ortografía y autocorrección.
o Configurar página.
o Imprimir.
o Encabezado y pie de página.
2.4 Fórmulas y funciones
Creación de fórmulas, referencia a celdas, nombres de celdas y rangos,
corrección de errores, principales funciones y uso de funciones.
2.5 Gráficos y organización de información mediante listas
o Creación y modificación de gráficos.
o Formateado de los elementos de un gráfico.
o Personalización de gráficos.
o Edición de datos en gráficos.
o Definición y mantenimiento de una lista.
o Ordenar listas.
o Validación de entrada de datos.
o Uso de filtros dentro de una lista.
Módulo 3. Capacitación en el uso del generador de correspondencia “Microsoft
Outlook”
3.1Introducción y conceptos básicos de Microsoft Outlook
Explicaremos con detalle las barras de tareas, la barra de Outlook, la lista
de carpetas, el visor de información, trabajar con las carpetas de Outlook,
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ver datos en el visor de información, cambiar vistas, introducir datos, utilizar
formularios para introducir datos e imprimir en Outlook.
3.2Utilización del correo electrónico
Éste tema será muy extenso y de demasiada práctica, contendrá los
siguientes temas:
o Cuentas de correo electrónico.
o Crear y enviar correo electrónico.
o Introducir direcciones de correo electrónico.
o Seleccionar una libreta de direcciones y una dirección.
o Introducir las direcciones manualmente.
o Crear un contacto a partir de una dirección de correo electrónico.
o Crear y utilizar listas de distribución (grupos).
o Dar formato a mensajes.
o Seleccionar un formato.
o Configurar el formato.
o Seleccionar fuentes.
o Seleccionar fondo y fuentes de un mensaje de correo electrónico
de Word.
o Firmas personalizadas.
o Inserta archivos y elementos en los mensajes.
o Copia de un archivo.
o Texto de un archivo.
o Hipervínculo.
o Crear y utilizar grupos para enviar y recibir.
o Abrir y responder correo.
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o Reenviar mensajes.
o Organizar mensajes de correo electrónico.
o Correo no deseado y con contenido para adultos.
Temporal
La capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec
tendrá una duración aproximada de 54 días, sin contar los posibles retrasos que
se puedan presentar por distintas causas.
Costes
El curso de capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de
Tuxtepec tendrá un costo de $2,500 por persona, es decir, $75,000 en total.
Establecimos éste costo considerando los viáticos de los capacitadores, el
temario, las prácticas y actividades de apoyo, los manuales que entregaremos por
cada departamento, y la constancia del curso de capacitación que otorgaremos al
término.
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Entregables propuestosAl inicio del curso de capacitación proporcionaremos a los participantes un temario
con todo lo que realizaremos durante el mismo.
Durante el curso les daremos apuntes, prácticas de apoyo y actividades.
Al finalizar la capacitación, se otorgará un manual digital en cada departamento,
para cualquier duda que se pueda presentar posteriormente al curso de
capacitación.
Posteriormente, entregaremos una constancia del curso de capacitación, avalado
por la empresa consultora y autoridades de la institución.
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Calendario
EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)
Fases Actividades TareasTiempo de realización
Quién lleva a cabo
Análisis
Evaluación de necesidadesLlevar a cabo entrevistas a
personal administrativo.7 días
Andrés Contreras, Daniela Balbuena
Identificación del Problema
Realizar entrevistas a jefes de departamento sobre los requerimientos que debe contener la capacitación.
3 días Andrés Contreras
Diseño
Escribir los objetivosEn base a lo obtenido en el
análisis, redactar los objetivos
2 días Andrés Contreras
Desarrollar los temas a evaluar
Basado en las entrevistas a jefes de departamento,
elaborar el temario que se tomará en cuenta en la
capacitación.
3 días Osvaldo Apolinar
Planear la instrucciónYa con el temario, llevar a
cabo la planeación del curso.
2 díasOsvaldo Apolinar; Andrés
Contreras
Identificar los recursos
En base a las entrevistas a jefes de departamento, identificar los recursos
necesarios para realizar la capacitación (materiales,
proyectores, computadoras, etc.).
2 díasDaniela Balbuena; Osvaldo
Apolinar
Desarrollo
Desarrollar el programa.
En base al temario, llevar a cabo el desarrollo del
programa que se verá en la capacitación.
3 días Andrés Contreras
Desarrollar los ejercicios prácticos.
Verificar los ejercicios prácticos y las actividades que se realizaran durante la capacitación, en base al
programa.
3 días Osvaldo Apolinar
Crear el ambiente de aprendizaje.
Crear las condiciones adecuadas para la
capacitación: acomodar el mobiliario, verificar la
iluminación, ergonomía, y clima del lugar donde se
llevará a cabo dicho
2 días Osvaldo Apolinar
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evento.
ImplementaciónCapacitación del personal administrativo.
Llevar a cabo la capacitación
21 días Osvaldo Apolinar
Evaluación
Encuestas a participantes
Realizar encuestas a los participantes del curso de
capacitación de tal manera que obtengamos un
resultado general de la capacitación impartida.
1 día Daniela Balbuena
Evaluación de conocimientos
Aplicar una evaluación de los conocimientos
adquiridos durante la capacitación.
1 día Osvaldo Apolinar
Interpretación de los resultados de la evaluación Analizar los resultados de
la evaluación.3 días
Andrés Contreras; Osvaldo Apolinar
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Informes provisionales y definitivos
ProvisionalesFecha de entrega
DefinitivosFecha de Entrega
Listas de asistencia
Boleta de
calificaciones
(resultados de
evaluaciones) y listas
de asistencia
18 de Febrero
del 2014
Evaluaciones por
módulo
17 de Enero
28 de Enero
8 de Febrero
Reportes de avance a
jefes de
departamento
17 de Enero
28 de Enero
8 de Febrero
(Entregados
cada semana)
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ExclusionesNuestro equipo de trabajo no se compromete a crear expertos en el manejo de la
paquetería básica de Microsoft Office 2013(Microsoft Office Word, Microsoft Excel
y Microsoft Outlook).
Sin embargo, las personas que reciban el curso de capacitación aprenderán a
manejarla de manera fácil y sin complicaciones y en caso de que exista algún
problema, podrán solucionarlo.
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RestriccionesCada participante del curso de capacitación deberá presentar una identificación,
para avalar que es parte del personal administrativo del Instituto Tecnológico de
Tuxtepec.
El personal que tome el curso de capacitación deberá contar con un equipo de
cómputo que tenga instalada la paquetería de Microsoft Office 2013: Microsoft
Office Word, Microsoft Excel y Microsoft Outlook.
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Contactos y direcciones
Puesto Nombre Dirección Teléfono Correo
Electrónico
Jefe de
Proyecto
Daniela
Gpe.
Balbuena
Saldivar
Fracc. Lomas Altas Calle
Lomas de San Juan no. 23
Tuxtepec, Oax.
2871118967 dani-
Capacitador Osvaldo
Apolinar
González
Calle Pino Suárez no. 151 Col.
Centro, San José Chiltepec,
Oax.
2871107061 [email protected]
om
Analista Andrés G.
Contreras
Antonio
Calzada Víctor Bravo Ahuja s/n
Fracc. Los Ángeles 1era.
Etapa, Tuxtepec Oax.
2878873071 [email protected]
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Tipo de proyectoNuestro proyecto será de asesoría, cumpliendo adecuadamente con las
actividades propias de una capacitación.
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Riesgos de no llevar a cabo el proyectoDe no ser posible que se lleve a cabo el proyecto de capacitación para el personal
administrativo, el riesgo de que las actividades de captura, envío, consulta y
distribución de datos sea ineficiente, será mayor. Además, impedirá el desarrollo
de otras actividades, como la inscripción de alumnos, la administración de
recursos, etc.
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Beneficios La institución estará actualizada en el uso de tecnologías de
información.
Sistematización de procesos dentro de la institución.
Agilizar el trabajo manual.
Eficiencia en el servicio por parte del personal administrativo.
Al aprobar el curso, los participantes quedan en condiciones de elaborar
correctamente en Word documentos de texto de mediana complejidad,
realizar cálculos y gráficos a través del manejo de datos en Excel, a
generar y combinar correspondencia en Outlook, y a utilizar con
eficiencia los comandos de uso más frecuente en dichos programas.
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