Download - Logistica de eventos
Docente: Claudia Patricia Londoño Módulo: Logís3ca de Eventos
LOGÍSTICA DE EVENTOS
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DEFINICIÓN DEL EVENTO 1. Tipo de Evento 2. Fechas 3. Lugar 4. Perfil de los asistentes 5. Invitados VIP 6. Conferencistas 7. Presupuesto
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DEFINICIÓN DEL EVENTO 1. Tipo de Evento: ● Congreso ● Convención ● Simposio ● Lanzamiento ● Rueda de Prensa ● Show Room ● Feria
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OBJETIVOS DEL EVENTO
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OBJETIVOS DEL EVENTO ● Que sean medibles ● Cualita3vos y Cuan3ta3vos ● Escribirlos en Infini3vo (vender, educar, mo3var, cer3ficar,
mo3var, promover, avalar)
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EQUIPOS DE TRABAJO
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EQUIPOS DE TRABAJO Comité Coordinador: es el directo responsable de la realización del evento; opera como una junta direc3va y toma decisiones macro. Comité Financiero: es el responsable de la consecución y administración de los recursos, sean estos propios o conseguidos mediante patrocinios, donaciones u otros. Comité de LogísNca: responde a los cómos del evento.
Comité de Protocolo: responsable del cumplimiento de normas y procedimientos. Comité Académico: responsable de conseguir conferencistas, facilitadores, panelistas, etc. Comité de Comunicaciones: responsable de la divulgación y convocatoria al evento.
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EQUIPOS DE TRABAJO
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PRE -‐ EVENTO
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PRE -‐ EVENTO ● Diseño e imagen del evento, campaña gráfica ● Diseño del material publicitario ● Tarjetas de invitación ● Volantes y plegables ● Formularios de inscripción ● Escarapelas y Cer3ficados ● Material para toma de notas ● Carpeta, memorias, souvenires ● Camisetas, Banderas, Himnos ● Sonido e Iluminación
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PRE -‐ EVENTO ● Vallas, Pendones, Backing ● Avisos de prensa y revistas ● Construcción de bases de datos ● Diseño de escenogra]a y agenda detallada ● Distribución material publicitario (afiches, volantes) ● Telemercadeo de confirmación y asistencia ● Estrategia de divulgación en medios masivos ● Inscripción al evento ● Fotogra]a y video ● Maestro de ceremonias (hombre, mujer o ambos)
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PRE -‐ EVENTO ● Señalización Interna y Externa ● Alimentación ● Inspección al lugar del evento ● Mesa de Honor ● Uniformes y presentación personal ● Iden3ficar los espacios en el evento ● Reconocimiento del lugar del evento ● Mesa de Registro. ● Personal de Protocolo
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POST -‐ EVENTO
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POST -‐ EVENTO
1. Pago a proveedores 2. Informes para financieros 3. Informe para el Comité Direc3vo 4. Evaluación del Congreso 5. Par3cipantes e Invitados 6. Memorias del Congreso
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POST -‐ EVENTO
1. Pago a proveedores Realizar pagos, reembolsos y cancelar facturas con todos los proveedores contratados para el evento.
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POST -‐ EVENTO
2. Informes para financieros ● Balance financiero del evento ● Adjuntar comprobantes y facturas. ● Ac3vidades realizadas, número de
asistentes, países par3cipantes, retos y conclusiones del evento.
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POST -‐ EVENTO
3. Informe para el Comité DirecNvo ● Lecciones aprendidas ● Ingresos y Egresos ● Conclusiones y principales retos ● Realizar acta de entrega.
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POST -‐ EVENTO
4. Evaluación del Congreso ● Informe con las principales
recomendaciones. ● Ingresos y Egresos ● Reunión de Evaluación ● Depurar base de datos.
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POST -‐ EVENTO
5. ParNcipantes e Invitados ● Enviar Agradecimientos. ● Enviar recomendaciones. ● Enviar conclusiones y retos. ● Mo3var y agradecer.
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POST -‐ EVENTO
6. Memorias del Congreso ● Transcribir audios o videos ● Recop i la r ponenc ias y
presentaciones. ● Edición del contenido. ● Diseño y publicación.