Download - Leonlopez Petroleo Venezuela
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La Direccin Integrada de Proyectos (Project Management)
y su Aplicacin en Empresas Petroleras en Operacin
Julio 2002
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INTRODUCCION
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El Project Management en las Empresas
El desafo es convertir una tcnica slida como la Direccin Integrada de Proyectos o PM, en un hbito dentro de la organizacin de una empresa, facilitando de ese modo la fluidez en la toma de decisiones, que es la caracterstica del desempeo experto en toda clase de ambientes complejos, como lo es una Organizacin en marcha y/o un Proyecto
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Direccin Integrada de Proyectos (Project Management)
La Direccin Integrada de Proyectos, en la actualidad, se constituye en un valioso apoyo para enfrentar los desafos que tiene cualquier Empresa moderna para mejorar en forma continua el rendimiento de la organizacin que, per se, es un Sistema complejo.
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La Empresa del Futuro
Tendr la mitad de los niveles de direccin y tan solo un tercio de los ejecutivos que hoy necesita.
El trabajo lo realizarn especialistas agrupados en equipos con cometidos especficos.
La coordinacin y el control dependern, en gran medida, de la voluntad de los empleados de auto imponerse una disciplina.
Peter Drucker
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Direccin Integrada de Proyectos (DIP)(Enfoque de OPS&S Consulting)
ETAPAS DEL PROYECTOINGENIERIA BASICA(DEFINICION)
INGENIERIA DE DETALLE
CONSTRUCCION Y
MONTAJE
PUESTA ENMARCHA YCIERRE
EXPLORACIONFACTIBILIDAD
CONTRATACIONY
COMPRAS
FUNCIONES DE MANAGEMENTPLANIFICACION ORGANIZACION PROGRAMACION COORDINACION CONTROL
TECNOLOGIAS DIPTECNOLOGIAS DIPPROCEDIMIENTOS METODOS TECNICAS HERRAMIENTAS
OBJETIVOS ESPECIFICOSPLAZO COSTO CALIDAD RENTABILIDAD MEDIO
AMBIENTESEGURIDAD OTROSRECURSOS
SISTEMAS
INFORMATICOS
SISTEMASDEINFORMACION
ESPECIALISTAS
EN
DIP
ORGANIZACION
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Direccin Integrada de Proyectosen Empresas en Operacin
ESPECIALISTAS
EN
DIP
ORGANIZACION
FUNCIONES DE MANAGEMENTPLANIFICACION ORGANIZACION PROGRAMACION COORDINACION CONTROL
ORGANIZACIN DE LA EMPRESA
Gerencia De INGENIERIA
Gerencia deOperaciones
Gerencia de Medio Ambiente
Gerenciade
Finanzas
Gerencia de EXPLORACION
Gerencia de PROCURA
OBJETIVOS ESPECIFICOSIngresos COSTO CALIDAD RENTABILIDAD MEDIO
AMBIENTESEGURIDAD VentasProduccin
TECNOLOGIAS DIPTECNOLOGIAS DIPPROCEDIMIENTOS METODOS TECNICAS HERRAMIENTAS
SISTEMAS
CORPORATIVOS
SISTEMASDEINFORMACION
Plan Estratgico
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La DIP en Empresas Petroleras
La Industria del Petrleo es intensiva en recursos de Capital. El xito o fracaso actual de cualquier empresa del rubro, depende de cun bien la Compaa est administrada y cun bien maneje su cartera de proyectos. Dej ser el segundo mejor negocio del mundo si es mal administrado.
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Objetivos estratgicos
En los ltimos aos se ha comenzado hacer planteos de gestin que tienden a considerar a la Empresa en marcha, y a las empresas petroleras en particular, como un TODO, de modo tal que, la implantacin de mejoras se basa en los diferentes procesos vinculados de la organizacin para conseguir los objetivos estratgicos.
Rentabilidad
Oportunidad
Competitividad
Costo
PlazoCalidad
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Objetivos estratgicos
ESTRATEGIADE LA EMPRESA
Objetivos
Proyectos
PresupuestosEmpresa en Marcha
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El Liderazgo desde la Gerencia de Proyectos de la Empresa
No basta medir la actuacin a travs de costos ms bajos, mejora
en la calidad y el plazo de los proyectos
Se deben identificar procesos y proyectos que apunten a la
estrategia de negocio
Crear los TablerosCorporativos
Indicadores de actuacin
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Proceso Interno de los Proyectos
Mejorar la Estructura de Ingeniera yoptimizacin de los recursos
Introduccin de nuevastcnicas deManagement
1.-Rentabilidad de los proyectos en su vida til.2.-Comparacin rentabilidad con otros Yacimientos
1.-Accidentes en laimplantacin
2.-No conformidades Ambientales en la Implantacin
Medicin
1.- Curva Avance en Costos.Presupuesto vs Real2.-Curva Avance FsicoPresupuesto vs Real3.- Curva caracterstica
1.- Captacin de Habilidades Estratgicas
2.- Capacitacin en DIP
% Desviacin avance en Costo
% Desviacin Avance Fsico
< 1% Desviacin de la Cartera de proyectos
Objetivos o Indicadores de Proyectos
VAN TIR IVAN INDICADORES DE
CARTERA
% de Mejora de Siniestros en relacin al ao anterior
No conformidad = 0
% en el 2002 % en el 2003
1.-Optimizacin de Plazo-Costo.2.-Licitacin de trabajos de acuerdo a EDP.3.- Sistema de Control de Proyectos De acuerdo a EDP
Objetivos deexcelencia ( BSC)
Iniciativas y Acciones
1.-Evaluacin de Proyectos de acuerdo a Procedimientos y Pautas
2 Seleccin de Proyectos
Rentabilidad
Optica Financiera
Calidad Operacionesfuturas 1.- Aplicacin de la Ingeniera
del Valor2.-Aplicacin del Mtodo OSO3.- Capacitacin a Empresas Proveedora y Contratistas
Optica satisfaccin Cliente Interno Reduccin de
Costos
Optica Interna de
Proyectos
1.- Plan de capacitacin en DIP.2.- Introduccin KnowledgeManagement3.- Aplicacin del Project Management en Empresa
Optica de aprendizajey Crecimiento
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Algunos Resultados de la Aplicacin de la Direccin Integrada de Proyectos en Organizaciones Petroleras en Operacin
1.- Permite a los involucrados una rpida adaptacin a los cambios organizacionales y presupuestarios
2.- La DIP se adapta muy fcilmente a cualquier tipo de organizacin: matricial, centralizada, descentralizada y con operaciones diversas.
3.- Se logran desviaciones mnimas en la cartera de proyectos y de los presupuestos de operaciones
4.- Disminuciones de los arrastres o carry over
5.- Permite un trabajo coordinado entre las gerencias de exploracin, explotacin, adquisiciones, gestin.
6.- Permite que know-how de las personas se quede en la organizacin, a travs de la gestin del Conocimiento.
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HERRAMIENTAS DE LADIRECCION INTEGRADA DE
PROYECTOS
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Perspectiva del NegocioEstructura de Desglose de las InversionesIncorporacin de Sistemas InformticosResultados
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Project - Enterprise Management
Project ManagementTradicional
Project - EnterpriseManagementAtributo
Organizacin
Equipos de Trabajo
Orientacin
Enfoque
Alcances
Colaboracin
Estructura del Negocio
Velocidad de Respuesta
Actitud ante los cambios
Interno y local Externo, matricial y distribuido
Relativamente Uniformes Orientados a las necesidades de la fase, segn el ciclo de vida del P
Tareas y Procesos Productos y Resultados
Planificacin, Programacin y Control de Costos
Interaccin organizacional y Administracin del Conocimiento
Fijos, pero sujetos a revisionespermanentes
Fluido, reconoce que requerimientos evolucionan con el tiempo
Secuencial, dependiente de la estructura organizacional
Contextual y en tiempo real
Autosuficiente y aislado
Baja a moderada
Lder de Proyecto, nico
Independiente e integrado
Resistente al cambio
Alta
Se aceptan y reconocen
Toma de Decisiones Liderazgo distribuido
Ref: Pradeep Anand: Real-Time Project Enterprise Management
in the Energy Business (Agosto 2001)
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NEGOCIO
PROYECTOS
Estructura de Desglose de
TareasEDT
Estructura de Desglose de
EjecucinEDE
Estructura deDesglose de
ResponsabilidadesEDR
Estructura deDesglose de
Partes InteresadasEDS
Estructura de Desglose de Proyectos
en la Perspectiva del Negocio
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EDC
EDT y EDE
EDR
EDS
Perspectiva del Negocio
Estructura de Desglose de las Inversiones
Esquema Sistmico de las Estructuras de Desglose
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Estructura de Desglose
de las Inversiones
Empresa Petrolera
Empresa
Lnea de Negocio 1
Lnea de Negocio 2
Lnea de Negocio 3
Lnea de Negocio
Unidad de Negocio 2.1
Unidad de Negocio 2.2
Unidad de Negocio 2.3
Unidades de Negocio
Unidades de Negocio
Unidad de Negocio
Proyecto 2.2.1
Proyecto 2.2.2
Proyecto 2.2.3
Proyectos
Proyectos
Proyectos
Proyectos
Proyectos
Atr
ibuto
s
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Estructura de Desglose
de las Inversiones
Empresa PetroleraCaso I
Empresa
R,L & C
E & P
Operaciones
Lnea de Negocio
Unidad de Negocio 2.1
Unidad de Negocio 2.2
Unidad de Negocio 2.3
Unidades de Negocio
Unidades de Negocio
Unidad de Negocio
Proyecto 2.2.1
Proyecto 2.2.2
Proyecto 2.2.3
Proyectos
Proyectos
Proyectos
Proyectos
Proyectos
Atr
ibuto
s
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Estructura de Desglose
de las Inversiones
Empresa PetroleraCaso II
Empresa
PD Operacin
PND
Exploracin
Lnea de Negocio
PD Optimizacin
Yacimiento A
Yacimiento B
Yacimientos
Yacimientos
Unidad de Negocio
Yacimientos
PIAS
PCG
Bateras
Proyectos
Proyectos
Proyectos
Proyectos
Proyectos
Proyectos
ProyectosInstalaciones
Plantas
Instalaciones
Instalaciones
Instalaciones
Instalacin
Instalaciones
Instalaciones
Atr
ibuto
s
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Estructura de Desglose
de las Inversiones
Empresa PetroleraCaso III
Empresa
Regin I
Regin II
Regin III
Lnea de Negocio
Inversin
Operacin
Mantenimiento
Unidades de Negocio
Unidades de Negocio
Unidad de Negocio
Proyecto 2.2.1
Proyecto 2.2.2
Proyecto 2.2.3
Proyectos
Proyectos
Proyectos
Proyectos
Proyectos
Atr
ibuto
s
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Estructura de Desglose
de Proyectos
Proyecto Petrolero
Proyecto
Area 1
Area 2
Area 3
Areas
Sector 2.1
Sector 2.2
Sector 2.3
Sector 1.1
Sector 3.1
Sectores
Unidad 2.2.1
Unidad 2.2.2
Unidad 1.1.1
Unidad 2.3.1
Unidades
Unidad 2.1.1
Unidad 3.1.1
Componente 2.2.1.1
Componente 2.2.2.1
Componente 2.2.2.2
Componente 1.1.1.1
Componente 2.3.1.1
Componentes
Componente 2.1.1.1
Componente 3.1.1.1
Atr
ibuto
s
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Estructura de Desglose
de Proyectos
Proyecto
Atributos de Ubicacin Atributos de Alcances Atributos de Ejecucin
Pas
Regin
Tipo de Inversin
Produccin
Alcance
Objetivos
Exclusiones
Hitos relevantes
Ingeniera
Permisos
Medio ambiente
Adquisiciones
Construccin
Puesta en Marcha
Director/Gerente
Lder
Proveedor
Contratista
Control de Costos
Control de Plazos
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Plantilla Tpica de control
PROYECTO
Area
Sector
Unidad
Componente
Partida
CONTROL DEL PLAZO
PROG REAL PROY
FI prog
FT prog
HH
Pesos
FI real
FT real
Avance
FI proy
FT proy
CONTROL DEL COSTO
PRESUP RESULT PROYEC
Original
Cambios
Vigente
Comprom.
Incurrido
Contabiliz.
Provisin
Tendencia
CFE
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Incorporacin de Sistemas Informticos
Mdulos Financieros Mdulos Logsticos
Mdulos RRHH Mdulo de Proyectos
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Enfoque de la DIP
PROJECTMANAGEMENT
Orga
nizac
in Sistemas
Metodologa
Ciclo en Permanente Interaccin
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Resultados Prcticos
Tablero de Control de Inversiones
Tablero de Proyectos
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CONTRIBUCION DE LA DIRECCION INTEGRADA DE PROYECTOS
EN EL KNOWLEDGE MANAGEMENT (GESTIN DEL CONOCIMIENTO)
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Datos, Informacin y Conocimiento
Los datos y/o registros se convierten en informacin cuando se emplean para efectuar comparaciones, evaluar consecuencias, establecer proyecciones, etc.
Se convierte en conocimientos, cuando dicha informacin se internaliza en la organizacin como una cultura.
As, los conocimientos en la empresa pueden considerarse como informacin cargada de experiencia, juicios, intuicin y valores.
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Insercin de la DIP en Modelo de Gestion del Conocimiento
Generacinde la
MemoriaOrganizacional.
E-Learning
Capitalizacinde Lecciones
Aprendidas y mejoresprcticas
Formacin de
Comunidadesde Aprendizaje
Trasferencia dentro de la
Organizacin.
Formacin de equipos
Virtuales
Adaptacin del Modelo Gilbert Probst hecha por OPS&S - Teamwork Consulting
2Proceso de Gestin de la
Informacin
1Transformacin de datos
en Informacin
3Transformacin de la
Informacin en Conocimiento
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Proceso de la Gestin del Conocimiento en la Empresa
1.- Transformacin de datos en Informacin
2.- Proceso de Gestin de la Informacin
3.- Transformacin en Conocimiento
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Proceso de la Gestin del Conocimiento en la Empresa
1.- Transformacin de datos en Informacin
Tiene por finalidad definir qu datos se transformarn en la informacin para la organizacin.
Contempla definir que tpicos abordar y dentro de stos qu datos se capturarn y cul ser su tratamiento para transformarlos en la informacin.
Finaliza con la construccin de estadsticas, bases de datos, etc.
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Proceso de la Gestin del Conocimiento en la Empresa
2.- Proceso de Gestin de la Informacin:
Este proceso tiene por objetivo precisar la forma de almacenamiento y acceso a la informacin que dispondr la organizacin para su consulta y trabajo con ella.
Definicin de plataformas tecnologicas y uso de tecnologas de la informacin.
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Proceso de la Gestin del Conocimiento en la Empresa
3.-Transformacin de la informacin en conocimiento
Este proceso tiene por objetivo la internalizacin en la Organizacin de la experiencias, volcadas en informacin para transformarlas en conocimiento y su posterior trabajo por con dicho conocimiento.
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Ejemplo de Aplicacin
Los datos que obtenemos de la relacin entre Propietarios y Contratistas (tpica de los Proyectos) transformados en informacin, nos dan mucho conocimiento de lo que podra influir en los resultados de las variables bsicas de plazo, costo y calidad en otros Proyectos
Para identificar datos y transformarlos en conocimiento es fundamental utilizar los instrumentos bsicos de la Direccin Integrada de Proyectos.
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Ejemplo de Aplicacin
En este caso se identificaron los siguientes parmetros, que describen el comportamiento de las variables:
Plazo:
a) Empresa Contratistab) Metodologa de Trabajoc) Programa asociadod) Flujos de caja
Costo:
a) Variaciones de cantidades de trabajob) Negociacionesc) Escalaciones
Calidad:
a) Plan de Aseguramiento de Calidad
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Ejemplo de Aplicacin
VARIACIONES DE PLAZO Y COSTO POR MODALIDAD DE CONTRATACIN
Tipo de Modalidad de Contratacin
Variaciones en costo % Variaciones en Plazo %
E C (Q,N.E) T(M)
IPC
PC
c
59 6 23
98
42
45
0
42
39
2
16
16
71
85
66
80
100
61
Q: Incrementos y disminucin de Cantidades
N: Acuerdos
E: Escalaciones
M: IPC Ingeniera Procura Construccin
PC Procura Construccin
C: Construccin
PLAN
27 14
NQ
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Ejemplo de Aplicacin
GRADO DE CUMPLIMIENTO DE REQUERIMIENTOSSEGN MODALIDAD DE CONTRATACIN
Modalidad de Contratacin
M
Variables gestin administrativa % Variables gestin Tcnica %
IPC
PC
c
50
0
50
0
0
0
33
75
100
50
63
50
100
100
100
LA CALIFICACION DE SI CUMPLE O NO RESPONDE AL SIGUIENTE CRITERIO:
SI CUMPLE: El contratista cumpli sobre el 70% de las veces con los requerimientos del Dueo.
NO CUMPLE: Contrario a lo anterior
Vigencia Manualde Procedimientos
Cumplimiento Programa de Trabajo
ReportesMensuales
Flujo de CajaInspecciones y Pruebas
CalidadTrabajos
NuevosTrabajos
ResolucinImprevistos
0
0
50
100100
100100
100 100
Informe de Proyecto
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Resultados de Gestin del Conocimiento
SHELL, DIVISION N. ORLEANSAhorro US$24 millones anuales y 30 a 40 veces ROI, por implantacin de comunidades de conocimiento
PEREZ COMPANC
S.A.Ahorro US$ 22 millones por utilizacin de la experiencia de Project Management en el manejo de carteras de Proyectos
STEELCASEAumento de tres veces en productividad, al compartir conocimientos en equipos interrea
CHEVRONAhorro de US$150 millones anuales en gastos de operacin de Plantas, luego de generar estrategia para compartir conocimientos
BP AMOCOAumento desde un 10 a 46.9% de xito en proyectos de exploracin y perforacin, luego de implantar equipos de gestin de lecciones aprendidas
ANTOFAGASTA MINERALS (Chile)Ahorro de US$ 5 millones al transferir lecciones aprendidas en desarrollos mineros.
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PREGUNTAS Y COMENTARIOS
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FIN DE LA PRESENTACION