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8/19/2019 La Normalización Archivística. Los Elementos de Descripción Resultantes.
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La normalización de ladescripción archivísticaInstrumentos de descripción
resultantes
Curso de Especialista Universitario en Archivística Elisa Avilés Betegón
5 de marzo de 2!"
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ISAD (G)
• Norma Internacional General de Descripción
ArchivísticaInternational Standard of Archival Description (general)
• Consejo Internacional de Archivos Comit! deNormas de Descripción
• "#$# (primera re%nión de e&pertos en 'arís) *** (+I,Congreso Internacional de Sevilla)
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La descripción
#eg$n la norma I#A% &'(
«Elaboración de una representaciónexacta de la unidad de descripción y, en sucaso, de las partes que la componenmediante la recopilación, análisis,
organización y registro de lainformación que sirve para identifcar,gestionar, localizar y explicar losdocumentos de archivo, así como su
contexto y el sistema que los ha producido.
%e)inición
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La descripción
Do-le finalidad . acción del archivero/
01S'12301S'12A0 14 30D1N D1 43S 01GIS203S
AN54ISIS 6AC1043S 7AN18A941S : ACC1SI941S
8os! 4%is 03D0;G
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La descripción multinivel
#eg$n la I#A% &'( consiste en*descri+ir cada nivel de clasi)icación,de lo general a lo particular,adaptando la in)ormación al nivel dedescripción - relacionando, entre ellos,
.er/r0uicamente las descripciones1
%e)inición de %escripción3ultinivel
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La descripción multinivel
4 ondo
4 !6 %ivisión de )ondo4 #erie
4 racción de serie4 Unidad documental compuesta7simple
8iveles de descripciónLos niveles de descripción se corresponden con
los niveles de clasi)icación
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La descripción multinivel
La norma I#A% &'( lo de)ine como el
*con.unto de documentos, cual0uiera 0ue seasu )ormato o soporte, producidosorg/nicamente -7o reunidos - utilizados poruna persona particular, )amilia u organismo en
el e.ercicio de las actividades - )unciones deese productor14 El )ondo, por tanto, est/ de)inido por el
principio de procedencia
8iveles de descripción9 :8%:
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E.emplos de :8%:• Archivo 'eneral de Indias &A'I(
> ondo9 Conse.o de Indias> Colección9 3apas - ;lanos
4 Archivo 'eneral de la Administración &A'A(4 ondo9 %elegación 8acional de ;rensa - ri+unal #upremo
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La descripción multinivel
4 #on la consecuencia de la distri+uciónadministrativa de un organismo o de la
diversi)icación de las )unciones en otras de menorrango
4 #u nacimiento tiene 0ue ver con la aplicación
estricta de los cuadros de clasi)icación)undamentados en los organigramas A e)ectos deuna ma-or simplicidad en los cuadros declasi)icación se evita descender a demasiadosniveles
8iveles de descripción9 ;
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E.emplos de ; ondo9 Conse.o de Indias• !6 %ivisión de )ondo 9 #ala de usticia> ondo9 Conse.o de Indias
• !6 %ivisión de )ondo 9 Contaduría• A'A
4 ondo9 %elegación 8acional de ;rensa -
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E.emplos de #E'U8%A%I?I#I:8 %E :8%:
A'A9
• ondo9 3inisterio de omento•!6 %ivisión de )ondo 9 %irección 'eneral de :+ras ;$+licas,
Agricultura, Industria - Comercio•26 %ivisión de )ondo 9 8egociado de ConstruccionesCiviles
• ondo9 3inisterio de omento
•!6 %ivisión de )ondo9 %irección 'eneral de :+ras ;$+licas•26 %ivisión de )ondo 9 8egociado de Carreteras
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La descripción multinivel
4Es uno de los niveles, .unto con el de )ondo -unidad documental, +/sico en la descripción de losdocumentos
El signi)icado actual de serie vuelve a introducirseen Espa=a por la in)luencia de la archivísticanorteamericana de los 4D, 0ue ha+ía recogidolas tradiciones europeas de principios del El%iccionario de >erminología Archivística de)ine seriecomo9 Con.unto de documentos generados por unsu.eto productor en el desarrollo de una mismaactividad administrativa - regulado por la misma
norma de procedimiento .
8iveles de descripción9 #EAL
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La descripción multinivel
4 #e acepta la serie como consecuencia delas actividades de las instituciones,
reguladas por alg$n tipo de procedimiento -mani)estadas en una tipología documentalespecí)ica
4 La serie es de)inida de )orma parecida,considerando como elementos +/sicos de laserie9 organismo productor, unprocedimiento, una )unción especí)ica - un
tipo documental representativo
8iveles de descripción9 #EAL
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E.emplos de #E !6 %ivisión de )ondo 9 %irección 'eneral de:+ras ;$+licas• 26 %ivisión de )ondo9 8egociado deCarreteras
• #erie9 EFpediente de eFpropiaciones
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La descripción multinivel
4 #egmento de la *#erie1 0ue consiste en un grupode unidades documentales simples o compuestas 0uecomponen una )racción cronológica, numérica o
al)a+ética de la misma - 0ue pueden corresponder ono con una unidad de instalación4 La )racción de serie est/ directamente vinculada ala ordenación de las unidades de descripción 0ue la
integran4 8o podr/ )ormalizarse este nivel si no eFiste elnivel de *#erie1 ;ero si la *racción de serie1coincide con la unidad de instalación, puede depender
de cual0uier nivel de descripción
8iveles de descripción9
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E.emplos de
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E.emplos de
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La descripción multinivel
4Elemento +/sico de una serie documental 0uepuede estar constituido por un solo documento
&unidad documental simple( o por varios 0ue )ormanun eFpediente &unidad documental compuesta(
4#e trata de un término, por tanto, 0ue se ha ido
esta+ilizando a lo largo del siglo , puesto 0uesiempre eFistieron los términos documento, papeles,piezas, etc 0ue intenta+an recoger el $ltimoelemento imprescindi+le para la descripción del)ondo
8iveles de descripción9
U8I%A% %:CU3E8>AL
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E.emplos de U8I%A%%:CU3E8>AL
A'I ondo9 Conse.o de Indias
!6 %ivisión de )ondo 9 #ala de 'o+ierno 26 %ivisión de )ondo 9 Audiencia de ;anam/
#erie9
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E.emplos de U8I%A%%:CU3E8>AL
A'A ondo9 3inisterio de omento
!6%ivisión de )ondo 9 %irección 'eneral de :+ras
;$+licas, Agricultura, Industria - Comercio 26%ivisión de )ondo 9 8egociado deConstrucciones Civiles #erie9 EFpedientes de o+ras
Unidad documental compuesta9 *EFpedientepara el esta+lecimiento de una sola rasanteen el primer trozo de la calle orge uande 3adrid1
ó
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La descripción multinivel
4 La 8orma es )leFi+le - no esta+leceo+ligación de descender a ning$n nivel
determinado, salvo el de )ondo 0ue eso+ligatorio &8E%A(4 actores 0ue determinan los nivelesutilizados9
Comple.idad de estructura ?olumen ?alor histórico %emanda del usuario
8iveles de descripción9
Características de la I#A% &'(
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4A N307A ISAD (G)
! Krea de identi)icación
2 Krea de conteFto
" Krea de contenido - estructura
J Krea de condiciones de acceso - utilización
5 Krea de documentación asociada
Krea de notas
D Krea de control de la descripción
LA# K
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14171N23S 394IGA230I3S 1NISAD(G)
•KIICACI@8
Código de re)erencia>ítulo
echas8ivel de descripción?olumen - soporte
•KE>:
8om+re del o de los
productores
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! EL KIICACI@8Contiene in)ormación esencial para I%E8>IICA< la
unidad de descripción
ELE3E8>:# %EL KIICACI@8
!! Código de re)erencia!2 >ítulo!" echas
!J 8ivel de descripción!5 ?olumen - soporte de la unidad de
descripción
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Est/ )ormado por94 Código del país4 Código del Archivo4 Código de re)erencia local, nG de control u otro identi)icador $nico
Estos tres elementos de+en )acilitarse siempre para elintercam+io de in)ormación a nivel nacional
!! C@%I': %E
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!2 >>UL:
%E8:3I8A< la unidad de descripciónConsignar &- distinguir(9
4 Bien un >ítulo )ormal &si es largo, puede a+reviarse
siempre 0ue no se pierda in)ormación esencial(
4 Bien un >ítulo atri+uido de acuerdo con las reglasde descripción - las 8ormas nacionales9
En el nivel superior, incluir el 8om+re del ;roductorEn los niveles in)eriores, incluir el autor, tipodocumental - alguna eFpresión 0ue indi0ue )unción,actividad, o+.eto, u+icación o tema
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>>UL: A>UL: :
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;ara cada unidad de descripción consignar, al menos uno de lossiguientes tipos de )echas &el m/s adecuado a la documentación -al nivel de descripción( - precisar el tipo de )echa utilizado9
4Las )echas en las 0ue el productor ACU3UL@ los
documentos en el e.ercicio de su actividad
4 Las )echas de ;
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ECA %E C
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8I?ELE#
U8%A3E8>ALE#ondo#erieUnidad %ocumentalCompuestaUnidad %ocumental#imple
8I?ELE#I8>E
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Conse.o de Indias &ondo(Audiencia de ;anam/ &!G %ivisión de ondo(Cartas - EFpedientes erie(
Cartas - EFpedientes del 'o+ernador de >ierra irmeu+serie(
Carta de #ancho Clavi.o, 'o+ernador de ;anam/, al
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ondo9 3inisterio de omento!6 %ivisión de )ondo9 %irección 'eneral de
Instrucción ;$+lica26 %ivisión de )ondo9 8egociado de Universidades#erie9 EFpedientes de oposiciones - concursospara c/tedras - auFiliarías
3apas - ;lanos &Colección('uatemala erie(*3apa del ;uerto de Ca+allos - de la costa 0ue seeFtiende desde >ruFillo hasta el 'ol)o %ulce1 &Unidad%ocumental #imple(
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Consignar el volumen especi)icando el n$mero deunidades - la unidad de medida, - especi)icar el
soporte
4 Alternativamente, consignar los metros lineales deestantería &- si es necesario a=adir in)ormación
adicional, se pondr/ entre paréntesis(4 #i es ondo a+ierto indicar su volumen conocido enuna )echa determinada -7o el volumen 0ue se custodia
!5 ?:LU3E8 Q #:;:EIdenti)icar - descri+ir la eFtensión )ísica o
lógica, - el soporte de la unidad de descripción
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2 KE>:Contiene información relativa al 30IG1N :
C:# %EL KE>:
2! 8om+re del o de los productores
22 istoria institucional7rese=a+iogr/)ica2" istoria archivística2J orma de ingreso
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Consignar el nom+re de la entidad o persona )ísica responsa+le dela producción, acumulación - conservación de los documentos Elnom+re de+er/ especi)icarse de 3A8E
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%ente/ N3DAC (**B)
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2!rmino gen!rico %e sirve para denominarc%al%ier descripción o instr%mento de referencia
realiEado o reci-ido por %n servicio de archivos en el
desarrollo del control administrativo e intelect%al
de los doc%mentosF
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G%ías
Inventarios
CatHlogos
;ndices
INS20
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4a descripción estH insepara-lemente %nida a la tarea de
organiEación del fondo . esta descripción adopta casi ene&cl%siva la modalidad del inventario? Se descri-e la nat%raleEa
de los doc%mentos no s% contenidoJ?
G%ías
Inventarios 'rocedencia0egesto . s%nto Contenido
INS20
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4a descripción viene determinada intrínsecamente por la
clasificación no admite por tanto mHs %e %n instr%mento de descripción el
inventario s%mario o general %e refleja la estr%ct%ra doc%mental del fondo
archivístico segKn el principio de procedencia?
Inventario s%mario o general '03C1D1NCIA
Inventario de selección . analítico C3N21NID3
D3941 39812I,3/ 1S20
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"L principio/ De lo general a lo partic%lar
L principio/ Gradación f%nciónactividadas%nto a los %e corresponden tres
instr%mentos0egistro del gr%po doc%mental
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G%ías
Inventarios someros
Inventarios analíticos
CatHlogos
;ndices
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G%ías ondo sección
Inventarios Serie (físicamente hace referenciaa las %nidades de instalación)
CatHlogos
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Inventario, respeta la estr%ct%ra orgHnica .@o f%ncional del organismo prod%ctor de la
doc%mentación . refleja con toda nitideE el vínc%lo archivoinstit%ción? Inventariar e%ivale a
descri-ir %n conj%nto de doc%mentos respetando s% integridad . el orden interno de la
doc%mentaciónJ/
Cat/logo altera por diversos motivos la estr%ct%ra originaria? Catalogar significaromper el orden orgHnico o f%ncional de %n fondo por %na finalidad concreta OPQ . re%nir
artificiosamente doc%mentos -ajo %n denominador ajeno al orden nat%ral en %e la doc%mentación
ha ido prod%ci!ndose?J
ndices complemento indispensa-le del inventario %e ponen en conocimiento de los
%s%arios los otros vínc%los no originarios pero necesarios para %na mejor %tiliEación de lainformación?
*>anto el inventario como el cat/logo pueden descender en su descripción hasta la unidad
archivística documental1
%edro Arro&al 'spi!ares
INS20
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S%peración de/
Contradicción entre procedencia . pertinencia
,ariedad de instr%mentos de descripción?
Conj%ga en %n Knico modelo de e&presión el origen . el
as%nto la nat%raleEa . el contenido el valor primario . el
sec%ndario?
8os! 4%is 03D0;G
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4a guía descri-e glo-almente fondos doc%mentales de
%no o varios archivos indicando las característicasf%ndamentales de los mismos/ organismos %e los originan
series %e los forman fechas e&tremas %e comprenden .
vol%men de la doc%mentación? AdemHs recoge la información
so-re el archivo s% historia . formación horarios . servicios a
los %s%ariosJ?
INS20
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8/19/2019 La Normalización Archivística. Los Elementos de Descripción Resultantes.
51/54
1l inventario descri-e las %nidades de instalación .@o las %nidades doc%mentales de %na serie o series
respetando su estructuraJ?
INS20
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8/19/2019 La Normalización Archivística. Los Elementos de Descripción Resultantes.
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1n %n cat/logo se descri-e %nidades doc%mentalesrelacionadas por s% a%tor en raEón de afinidad temHtica
cronológica paleogrHfica o formal o por otro criterio
su+.etivo esta-lecido de antemanoJ?
INS20
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53/54
1l índice es %n instr%mento formado por
enca-eEamientos onomHsticos toponímicos cronológicos . de
conceptos contenidos tanto en los propios doc%mentos comoen los instr%mentos O???QJ?
INS20
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3uchas gracias