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LA HOJA DE COSTOS

En costos por rdenes de produccin, las empresas deben tener en cuenta, en primera instancia, las rdenes de produccin que deben elaborarse a pedido del departamento de ventas y de acuerdo con las necesidades de los clientes. Para cada una de ellas se emplea una HOJA DE COSTOS por trabajo, en la cual se van acumulando semanal o mensualmente los costos que por materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricacin son necesarios para elaborar productos especficos o partes de las unidades que se estn produciendo.

Para conocer el costo de produccin de cada producto, que esencialmente es una de los principales objetivos de la contabilidad de Costos, basta dividir el costo total de produccin en el nmero de unidades producidas.

Las hojas de costos son generalmente un documento interno del departamento de Contabilidad, stas suelen tener diferentes especificaciones, de acuerdo con las empresas y los productos que elaboran. Por lo general tienen las siguientes:

Caractersticas

Su diseo consiste en que incluya adems de los datos generales tales como:

Nmero de orden, fecha de inicio y fecha de terminacin, nombre del producto y algo muy importante es que debe de contener los materiales en unidades y valores que se emplearon y su importe total.

FORMATO DE UNA HOJA DE COSTOS

NOTA DE REQUISICIN

Las requisiciones pueden tomar diversas formas de acuerdo con el tamao y la naturaleza de la empresa.

Generalmente cumple el siguiente formato:

1 Nombre del solicitante o cdigo

2 Departamento del solicitante

3 Centro de costo Centro de costos del solicitante

4 Nmero de proyecto

5 Nombre del artculo

6 Cdigo o nmero del artculo

7 Cantidad solicitada

8 Proveedor o sugerencia del mismo

9 Fecha de entrega requerida

Caractersticas

Una requisicin de compra es propiedad del Departamento que la origina yno debe ser cambiadapor el Departamento que compra sin antes obtener la aprobacin del Departamento que la origin.

Una requisicin de comprano es una orden de compray por lo tanto nunca debe ser usada para comprar bienes o servicios. Tampoco debe ser usada como autorizacin de pago para una factura proveniente de un proveedor de bienes o servicios.

La requisicin es un documento que se requiere antes de lageneracin de una orden de compra, por lo general es elaborada por los jefes dealmacn.

NOTA DE PEDIDO

Es el documento que utilizan las casas comerciales para que a travs de ste, los clientes soliciten las mercaderas deseadas. Se extiende por duplicado o triplicado, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que se solicita las mercaderas en calidad de compra.

Formato.- El formato de la nota de pedido depende de cada empresa o de las necesidades que tienen las mismas, sin embargo el rayado tradicional tiene las siguientes partes:

1. Membrete (Nombre o razn social de la empresa seguida de direccin y telfono)

2. Numeracin correlativa

3. Lugar y fecha en que se hace el pedido

4. Nombre o razn social del cliente

5. Direccin del cliente

6. Condiciones del pedido

7. Cantidad (indicando si es docenas, piezas, millares, etc.)

8. Clase, calidad o tipo de artculo o mercanca

9. Precio unitario de la mercanca

10. Firma del solicitante o empresa que hace el pedido

NOTA DE DBITO Y CRDITO

Las notas dbito y crdito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.

Nota debito: Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Nota crdito: Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta, y la nota crdito significa una erogacin.

Caractersticas

Para que se usan estos documentos?.

Estos documentos son complementarios a las facturas y tienen la finalidad de aumentar o disminuir los valores de una factura anterior. La nota de dbito aumenta los valores y la nota de crdito los disminuye.

Quienes deben emitir estos documentos?

Los vendedores o prestadores de servicios, que habiendo emitido una factura, se ven en la necesidad de aumentar o disminuir su valor por alguna circunstancia.

Casos en que corresponde emitir una nota de crdito.

Disminucin del valor de la factura por:

Por diferencias de precio.

Descuentos o bonificaciones otorgados despus de la facturacin.

Sumas que se deben restituir a los compradores por devolucin de las

mercaderas.

Si se emite mal una nota de dbito, esto se subsana emitiendo una nota de crdito.

En general cualquier valor que disminuya el monto facturado.

Existen plazos para emitir notas de dbito o crdito?.

No existen plazos. Pero, hay que tener presente que si se emiten pasados los 3 meses los involucrados no pueden aprovechar el IVA.

Casos en que corresponde emitir una nota de dbito.

Se pueden emitir estos documentos para aumentar el valor de una factura en los siguientes casos:

Aumento por diferencias de precios.

Intereses por operaciones a plazo.

Por gastos de cobranza de una factura.

Para dejar sin efecto la emisin de una nota de crdito.

En general, por cualquier motivo que se aumente el monto de lo facturado.

Formato de hojas de crdito y dbito.

Debe decir Nota de Dbito o Nota de Crdito.

Nombre o razn social del emisor.

Numero de RUT.

Domicilio de la casa matriz y sucursales.

Comuna.

Giro del negocio.

Telfono y casilla, si corresponde.

Numeracin correlativa nica para el documento.

Datos que deben ser llenados al emitir una nota de dbito o crdito.

Identificacin del destinatario con el nombre o razn social, Rut, giro, comuna y telfono.

Fecha de emisin del documento.

Detallar el concepto por el que se emite el documento. Tratndose de mercaderas, deben detallarse igual que en una factura.

BIBLIOGRAFA

Molina Antonio. CONTABILIDAD DE COSTOS. 3era Edicin. 2002 Quito Ecuador

Ocampo Jos Eliseo. COSTOS Y EVALUACIN DE PROYECTOS. Compaa Editorial Continental. Edicin 2003. Mxico.

Sarmiento, Rubn. CONTABILIDAD DE COSTOS. 1era Edicin 2005

http://contadecostos-itssmt.blogspot.com/2010/10/311-hoja-de-costos.html

http://www.egafutura.com/nota-credito-nota-debito

http://fcasua.contad.unam.mx/apuntes/interiores/docs/98/3/conta_3.pdf

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