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“El tiempo es el recurso más importante;
Quién no lo sabe administrar, no sabe
administrar nada”
Peter Drucker
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➜ Insustituible➜ Inexorable➜ Indispensable➜ Inelástico➜ Atípico➜ Equitativo
¿Cómo valoras tu tiempo?
El tiempo
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o Se ha de utilizar para alcanzar los objetivos
o Lo que cuenta es lo que conseguimos, no lo que trabajamos
o La eficacia sólo se consigue con una administración correcta del tiempo
o Perder el tiempo es hacer algo que es menos importante de lo que
debiera hacer
o La importancia viene determinada por los objetivos
o Siempre debemos preguntarnos: ¿Cuál es la mejor manera de utilizar
ese minuto ?
Ideas para entender la gestión del tiempo
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ESTIMACIÓNESTIMACIÓN CONTRATOCONTRATO
Tu elección
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✔ Categorizar
✔ Priorizar
✔ Gestión del tiempo
Objetivos
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La persona más importante Yo
Priorizar: Porque a mí me interesa
Egoísmo ObjetivosEgoísmo Objetivos
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➊Lo más fácil➋Lo más corto➌Lo más cómodo➍Lo primero que llega➎Lo último que llega➏Lo más urgente
Sólo hay un criterio:
LO MÁS IMPORTANTE
Criterios para priorizar
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No saber decir que NO
Dejar para luego…
Perfeccionismo
Hacer varias cosas a la vez
Cambio de objetivo inmediato con frecuencia
Improvisación
Falta de puntualidad
Cortoplacismo
Hábitos para cambiar
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El 20% de nuestro tiempo contribuye
Al 80% de nuestros resultados
20 8020 80
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Criterio ABC:
15% que genera el 65% de los resultados
20% que genera el 20%
65% que genera el 15%
Leyes de Murphy:
“Nada es tan sencillo como parece al principio”
“Todo lleva más tiempo de lo que preveemos”
“Si algo puede Ir mal, irá mal”
“Para una tarea corta siempre hay un minuto; para una larga
nunca hay tiempo”
Las matemáticas y Murphy
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Categorizar
Visión global
Estructurar la informaciónpara no perder tiempo
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Consciente 1 tema
Preconsciente 10 temes
Subconsciente ∞ temes
Estructura del cerebro
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Tareas
Categorías
Áreas clave
Objetivos
Estructura en abeto
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1. Objetivos
2. Áreas Clave
3. Categorías
4. Tareas
Objetivos
1 2 … 10
1.1 1.2 1… 1.10 2.1 2.2 2… 2.10 …
XxxxXxxxXxxxXxxxXxxx
XxxxXxxxXxxx
XxxxXxxx
Xxxx XxxxXxxxXxxxXxxx
XxxxXxxxXxxx
XxxxXxxx
XxxxXxxxXxxxXxxx
XxxxXxxxXxxx
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Urgencia+ -
Imp
ort
anci
a
-
+ IHacerlo(Crisis)
IIPlanificar
IVNoHacer
IIIDelegar
Matriz de Covey
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• Tareas A Muy importantes
• Tareas B Importantes
• Tareas C Menos importantes
Análisis ABC
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• Calcular la duración de la tareas
• Interrupciones / Ladrones de tiempo
• Tiempo Rojo – Tiempo verde
Planificación
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Descripción de la tarea
Fecha de finalización
Notas y comentarios
Outlook - Tareas
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Tareas
Planificación
Outlook - Planificar
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• Teléfono
• Interrupciones
• Reuniones ineficaces…
• Viajes, esperas…
• Escritorio, archivo….
Los Ladrones de tiempo
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Tiempo Rojo
• Concentración• Tareas nuevas o
difíciles• No disponible
• Tareas rutinarias• Disponible
Tiempo Verde
Tiempo Rojo Tiempo verde
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➲ Recorta el elefante en bistecs pequeños
➲ Cómete uno cada día
➲ Antes de darte cuenta, te habrás comido el elefante
Tareas Elefante
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• Visualiza los objetivos
• Prepara la lista de prioridades
• Planifica las tareas diariamente
• Planifica las interrupciones i urgencias
• Programa actividades de ocio
• Divide los trabajos grandes en tareas manejables
• Haz un seguimiento de tus progresos
• Delega todo lo que debas
• Establece criterios para decir "No“
• Concentra determinadas tareas
• Utiliza activamente el tiempo Rojo
• Utiliza la tecnología adecuadamente
Consejos prácticos
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