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La gestión de la documentación
electrónica de archivo
Gestión y preservación de la Gestión y preservación de la documentación electrónica
Jordi Serra Serra
Asociación de Archiveros de NavarraPamplona
15 y 16 de octubre de 2009
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Requisitos de los documentos en fase
de tramitación
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Jordi Serra Serra
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15 y 16 de octubre de 2009
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Requisitos
De validez
� Fiable
De gestión
� Capturable
� Auténtico
� Íntegro
� Aumentable
� Clasificado
� Localizable
� Conservable
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Doble objetivodurante el ciclo de vida
� Crear y mantener documentos activos y semiactivos fiables y auténticos por sus valores primarios.valores primarios.
� Conservar los documentos inactivos auténticos por sus valores secundarios.
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Las soluciones tecnológicas:la seguridad
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Tipos de ataques
� Ataque pasivo� No modifica el contenido� No es detectable� Afecta confidencialidad� Afecta confidencialidad
� Ataque activo� Suplantación, modificación, eliminación, repetición,
retraso o reordenación� Es detectable� Afecta integridad y autenticidad
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Niveles de seguridad
� No poder ver o utilizar (disponibilidad )� No poder comprender (confidencialidad )� No poder modificar (integridad )� No poder suplantar (autenticidad )� No poder suplantar (autenticidad )� No poder negar (no repudio )
� Seguridad� Incondicional� Computacional
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Sistemas de seguridad
� Tráfico de relleno y control de encaminamiento
(firewall)
� Control y restricción de acceso y uso de recursos
compartidoscompartidos
� Sistemas de registro (logging, audit trail)
� Criptografía, firma electrónica y PKI
� Notaría digital y sello de tiempo (time stamping)
� Marca de agua (watermark)
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Seguridad a nivel de sistema
Auditoría
Quehago
Autorización
Quepuedohacer
Autentificación
Quiensoy
hacer
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Seguridad a nivel documento:la firma electrónica
� Ordinaria
� Avanzada
� Reconocida
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La firma electrónica avanzada
� Garantizar la confidencialidad
� Garantizar la autenticidad� Garantizar la autenticidad
� Garantizar la integridad
� Garantizar el no repudio
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Criptografía
� De cifra simétrica� Seguridad computacional con clave > 128 bits� Algoritmo fuerte de búsqueda exhaustiva (AES)� Encriptación por sustitución y transposición� Encriptación por sustitución y transposición� Clave no transmisible por la red
� De cifra asimétrica� Algoritmo no reversible (RSA o Diffie-Hellman)� Basado en funciones unidireccionales (trampa)� Encriptación por factorización y exponenciación� Clave pública transmisible por la red
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Función de hash
� Transforma una cadena de longitud variable en una cadena de longitud fija, única y característica de la cadena original
� No permite la recuperación de la cadena � No permite la recuperación de la cadena original (unidireccional)
� Es fácil y rápida de calcular� La repetición de cadenas es inocua por
seguridad estadística y computacional� Algoritmos: MD5, SHA-1, SHA-224, 256…
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Firma digital (hash)
124631259563231
5353
8
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Firma digital (hash)
124631256563231
50 ≠ 5350 ≠ 53
5 ≠ 8
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Contenido de la firma o sello
Certificado electrónico de la persona firmante Certificado electrónico
del dispositivo firmante
Hash del objeto firmado
Atributos de la firma
Hash del objeto firmado
Fecha y hora fiables
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Certificado electrónico
� Contiene... (estàndar X509)� Identificación del usuario, sistema, etc.� Clave pública del usuario, sistema, etc.� Identificación de la entidad de certificación� Identificación de la entidad de certificación� Período de validez del certificado
� ...firmado con la clave privada de la entidad de certificación
� Revocación de certificados� Listas de certificados revocados (CRL)� Servidor de validación (protocolo OCSP)
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Tipos de certificado electrónico
� Personal
� De órgano
� De sede Web
� De servidor (SSL)
� De aplicación
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Infraestructura de certificación electrónica
� Entidad de validación
� Entidad de certificación� Entidad de certificación
� Entidad de registro
� Usuario
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Obtención de un certificado
Entidad de Entidad de validaciónvalidaciónEntidad de Entidad de validaciónvalidación
Nivel de
Entidad de Entidad de registroregistro
Entidad de Entidad de registroregistro
Entidad de Entidad de certificacióncertificaciónEntidad de Entidad de
certificacióncertificaciónIdentidad
Certificat electrònic
Nivel devalidez
Identidadcomprobada
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Dispositivos para almacenarel certificado
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Problemática archivística del uso de la firma electrónica
� Caducidad de la firma y necesidad de refirma
� Utilización de técnicas criptográficas
� Conservación a largo plazo de la
infraestructura de clave pública
� Obsolescencia del software de firma y cifrado
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Usos de la firma electrónica en fase de archivo
� Actualización de firmas con firma de archivo
� Firma de agrupaciones documentales� Firma de agrupaciones documentales
� Uso de time-stamping
� Validar modificaciones de preservación
� …o bien uso de firma de larga duración
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Tipos de firma electrónica
Básica Avanzada
Codificación CAdESCodificación binaria
CMS(IETF)
CAdES(CMS Advanced
Electronic Signature)
Codificación textual
XMLDSig(W3C)
XAdES(XML Advanced
Electronic Signature)
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Las soluciones tecnológicas:
los sistemas ECM
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Requisitos del sistema(ISO 15489)
� Fiabilidad
� Integridad
� Cumplimiento
� Exhaustividad
� Sistematicidad
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Portales
Enterprise Content Management (ECM)
Aplicaciones y herramientasde productividad
Gestión de procesos (BPM)
Gestión del ciclo de vida (RM)
Sistemas de almacenaje y archivo
de productividad
Gestión Documental (DM)
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Tecnologías de transformación
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Gestión de procesos
![Page 30: La gestión de la documentación electrónica de archivoeprints.rclis.org/13572/...la_documentacion_electronica_-_Modulo_2.pdf · Requisitos de los documentos en fase de tramitación](https://reader037.vdocumento.com/reader037/viewer/2022110221/5a7296597f8b9a9d538db140/html5/thumbnails/30.jpg)
Gestión documental
![Page 31: La gestión de la documentación electrónica de archivoeprints.rclis.org/13572/...la_documentacion_electronica_-_Modulo_2.pdf · Requisitos de los documentos en fase de tramitación](https://reader037.vdocumento.com/reader037/viewer/2022110221/5a7296597f8b9a9d538db140/html5/thumbnails/31.jpg)
Gestión del ciclo de vida
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Gestión de la preservación
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Tecnologías de almacenaje
� Para contenido dinámico (RAID)
� DAS (Direct Attached Storage)� NAS (Networked Attached Storage) � SAN (Storage Area Network)
� Para contenido fijo (read only)
� CAS (Content Adressed Storage)� HSM (Hierarchical Storage Management)
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Sistemas de archivo digital
� DAITSS, Dark Archive in the Sunshine State (http://daitss.fcla.edu/)
� DIAS, Digital Information Archiving System (http://www.kb.nl/dnp/e-depot/e-depot-en.html)
� Dspace (http://www.dspace.org/)
EPrints (http://www.eprints.org/)� EPrints (http://www.eprints.org/)
� FEDORA, Flexible Extensible Digital Object Repository Architecture (http://www.fedora.info/)
� iARXIU (https://www.iarxiu.cat/iarxiu/)
� LOCKSS, Lots of Copies Keep Stuff Safe (http://www.lockss.org/lockss/Home)
� MyCoRe (http://www.mycore.de)
� RODA, Repository of Authentic Digital Objects (http://roda.iantt.pt/)
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Las soluciones metodológicas
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Un océano de normas…
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Normas deprocedimiento
� ISO 15489 Gestión documental
� ISO 14721 modelo OAIS
� ISO 20652 modelo PAIMAS
� ISO 18492 preservación digital
� ISO 26102 preservación digital
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Normas decertificación tecnológica
� DoD 5015.2
� MoReq2
� ISO 27000
� TRAC
� Nestor
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Normas de formato
� ISO 19005 PDF/A
� ISO 32000 PDF
� ISO 26300 ODF
� ISO 29500 OOXML
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Modelos de metadatos
� Dublin Core Metadata Element Set (DC)
� Encoded Archival Description (EAD)
� ISO 23081. Metadata for records
� MoReq2 XML Metadata Scheme
� Metadata Encoding and Transmission Standard (METS)
� Preservation Metadata: Implementation Strategies (PREMIS)
� Normas Españolas de Descripción Archivística (NEDA)
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Procedimientos de gestión ISO 15489
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Identificación
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Modelos de identificación
� Datacéntrico
� Docucéntrico
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ALUMNO
DNI Nombre Edad
41565123 Josep Pascual 25
37489848 Mireia Munts 31
31156843 Manel Camps 46
CURSO
Cód. Título Horas
1 Lenguaje administrativo 15
2 Iniciación a la informática 10
3 Habilidades directivas 10
CURSO REALIZADO POR CADA ALUMNO
DNI Cód. Fecha inicio Fecha fin
41565123 2 15/10/2001 18/10/2001
31156843 2 17/6/2001 19/6/2001
41565123 1 20/8/2001 22/8/2001
Modelos de identificación
Josep Grau , responsable del
servicio de formación
continuada ,
CERTIFICO
Que el señor Manel Camps ha
realizado el curso de Iniciación a
la informática , de 10 horas de
duración , impartido por este
servicio del 17 al 19 de junio de
2001 .
I para que conste , firmo el
presente certificado .
Barcelona, 20 de junio de 2001
CURSO REALIZADO POR CADA ALUMNO
DNI Cód. Fecha inicio Fecha fin Fecha de lacertificación
Autorizacióndel responsable
41565123 2 15/10/2001 18/10/2001 �
31156843 2 17/6/2001 19/6/2001 20/6/2001 �
41565123 1 20/8/2001 22/8/2001 �
41565123 1 20/8/2001 22/8/2001
Sistemadocucèntrico
Sistemadatacèntrico
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Modelodatacéntrico
•Límites•Contexto y registros•Estructura y presentación
Modelodocucéntrico
EDMS
Documentode texto
Documentode imagen
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Captura y registro
Gestión y preservación de la Gestión y preservación de la documentación electrónica
Jordi Serra Serra
Asociación de Archiveros de NavarraPamplona
15 y 16 de octubre de 2009
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Captura
� “Declare a document to be a record”
� La captura se materializa mediante:
� Un cambio de espacio lógico� Un proceso de registro y protección� Un proceso de descripción� Un proceso de clasificación
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Implicaciones de un cambio de espacio lógico
� Espacio virtual
� Directorio / carpeta
� Serie documental evaluada
� Ciclo de vida determinado
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Formas de captura
� Captura manual por cambio de espacio lógico o asignación de metadatos
� Captura automática mediante procesos o � Captura automática mediante procesos o integración entre aplicaciones
� Captura por modelos de documentos
� Captura mediante digitalización
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Registro
� Carácter evidencial e inmodificable
� Generación de la descripción de UDS:� Identificador único� Fecha y hora� Título o descripción� Autor, emisor y/o receptor
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Captura de bases de datos
� Solo adiciones
� Con actualizaciones
� Snapshot
� Temporal
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Descripción
Gestión y preservación de la Gestión y preservación de la documentación electrónica
Jordi Serra Serra
Asociación de Archiveros de NavarraPamplona
15 y 16 de octubre de 2009
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Los metadatos
Endógenos y exógenos
Diferencia entre ficheros y ficheros y documentos
Documentos locales o distribuidos
Sincronía temporal
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Tipos de metadatos
� Metadatos descriptivos o de recuperación
� Metadatos administrativos o de gestión
� Metadatos tecnológicos y/o de preservación
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Captura de metadatos
� Manual
� Semiautomática
� Automática
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Clasificación
Gestión y preservación de la Gestión y preservación de la documentación electrónica
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15 y 16 de octubre de 2009
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Clasificación
� Asignación del código de clasificación…� Por cambio de espacio� Por asignación de metadatos
� Tipos de clasificaciones� Clasificación funcional� Clasificación de seguridad y acceso� Clasificación de ciclo de vida
� Asignación complementaria de descriptores
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Clasificación
� Manual
� Semiautomática
� Automática
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Utilización y protección de la
integridad
Gestión y preservación de la Gestión y preservación de la documentación electrónica
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Utilización
� Control de acceso y uso
� Registro de acciones de creación, modificación y supresiónmodificación y supresión
� Control de versiones
� Bloqueo definitivo como versión de archivo
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Valoración, selección y disposición
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Jordi Serra Serra
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La valoración y la selecciónLa valoración y la selección
“The traditional media-centric space-reduction paradigm has been
augmented by another paradigm, one augmented by another paradigm, one that organizations today believe is even
more important. It is content-centricand its focus is risk reduction.”
AIIM InternationalCohasset Associates
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Evaluar para preservarEvaluar para preservar
� La valoración permite garantizar las condiciones de conservabilidad de los documentos.La valoración evita que se apliquen costosos � La valoración evita que se apliquen costosos métodos de preservación a documentos de conservación a corto plazo.
� La valoración permite adelantar la transferencia al archivo histórico de los documentos de conservación permanente.
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Principios de la valoración de Principios de la valoración de los documentos electrónicoslos documentos electrónicos� Hay que evaluar las funciones y los procesos que
producen documentos.� Son los archiveros los que tienen que definir los
requerimientos funcionales para la gestión del ciclo de vida de los documentos electrónicos de una de vida de los documentos electrónicos de una organización.
� La valoración se tiene que realizar en la fase de diseño de los sistemas informáticos.
� Los conjuntos de metadatos que se asocian a los documentos tienen que incluir elementos que sirvan para describir y ejecutar las diferentes etapas de su ciclo de vida.
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Implantación de la disposición
� Proceso:� Activación a partir de plazos y/o eventos� Ejecución automática de la disposición� Registro de auditoría de la ejecución de la disposición� Registro de auditoría de la ejecución de la disposición� Opción de bloqueo de la ejecución de la disposición
� Disposiciones:� Eliminación� Transferencia� Transformación
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Los documentosde oficina
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¿Qué hacemos con los documentos de oficina?
� ¿Es un documento de archivo?� ¿Ha habido control de versiones?� ¿Está protegido contra acceso indebido?� ¿Está archivado en un espacio corporativo?� ¿Puede ser segregado de los documentos actuales?
¿Está relacionado con otros documentos?� ¿Está relacionado con otros documentos?� ¿Es parte de un conjunto mayor de documentos?� ¿Cómo está identificado dentro de este conjunto?� ¿Forma parte de otros conjuntos de documentos?
� ¿Se trata de un documento dinámico?� ¿Es un documento creado como resultado de otros?� ¿Mantiene algún enlace dinámico con otro documento?
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Gestionar los documentosde oficina
� Crear el espacio y estructura de archivo
� Crear o capturar el documento
Metadescribir el documento� Metadescribir el documento
� Dar nombre al documento
� Archivar el documento
� Eliminar los documentos obsoletos
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Crear el espacio de archivo
Personal
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Crear la estructura de archivo
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Dar nombre a los documentos de oficina: recomendaciones
� Utilizar un único separador válido
� Tener presente l’ordenación de las informaciones numéricas, cronológicas o jerárquicas
����
����
cronológicas o jerárquicas
� Estandarizar los nombres de personas, proyectos, actividades y documentos
� Asignar una etiqueta común a los documentos de un mismo proyecto
����
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Características de la selección de los documentos de oficina
� Se eliminan o conservan en función del contenido o del uso
� El plazo máximo de conservación es de cinco añosaños
� La responsabilidad de aplicar las resoluciones de valoración recae sobre el usuario final
� La selección se realiza de forma periódica a lo largo del año (purge days)
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Se recomienda conservar
� La última versión de los documentos que se actualizan periódicamente
Los documentos reciclables� Los documentos reciclables
� Las versiones definitivas o relevantes de documentos de una cierta complejidad o compuestos
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Se recomienda eliminar
� Todo lo que se haya imprimido, se tramite en soporte papel, y no sea reciclable (modelo) ni actualizable (original digital)
� Los duplicados innecesarios de versiones finales hechos con finalidades de distribucióncon finalidades de distribución
� Las diferentes versiones (renditions) d’un mismo documento que se puedan volver a generar sin una excesiva dificultad
� Las versiones no sustantivas o relevantes (work-in-progress)
� Los documentos evaluados como de destrucción
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Gestionar el correo entrante
� ¿Está el mensaje relacionado con las funciones y actividades de mi organización?
� ¿Contiene información útil de forma inmediata y únicamente a
� No administrativo
� De enlaceforma inmediata y únicamente a corto plazo?
� ¿Se trata d’un duplicado que nos ha llegado por conocimiento (CC)?
� ¿Se trata d’un borrador que no tendrá valor cuando llegue la versión final?
� De soporte informativo
� Borrador
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Conservar el correo electrónico
� No se considera un documento corporativo hasta que no se convierte mediante un proceso formal
� Conservar el correo corporativo:� Dentro el sistema de correo electrónico (bulk appraisal)� Dentro el directorio corporativo adecuado (LAN)� Mediante un software de gestión documental (DM/RM)� En papel
� Eliminar el resto de mensajes a los 15-30 días
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Conservación debases de datos
� Identificación de las bases de datos a capturar a partir de la valoración
� Desvinculación de la tecnología original
� Documentación sobre la estructura y el contexto� Documentación sobre la estructura y el contexto
� Mecanismos para validar la coherencia de la estructura (reglas de integridad)
� Garantía de la autenticidad a partir del ingreso en archivo
� Visualizadores para facilitar el acceso
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Conservación de páginas Web
� Valoración por la función, integrada con el resto de implementaciones
� Determinación de los límites
Valoración de los contenidos estáticos:� Valoración de los contenidos estáticos:� Mediante captura “snapshot”
� Mediante gestor de contenidos
� Valoración separada de los contenidos dinámicos
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Proyectos de conservación de páginas Web
� http://www.archive.org/index.php
� http://www.padicat.cat/� http://www.padicat.cat/
� http://pandora.nla.gov.au/index.html
� http://www.kb.se/kw3/ENG/
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http://bd.ub.es/pub/serra/
Citación recomendada :Serra, Jordi. “La gestión de la documentación electrónica de archivo.” Material docente del curso Gestión y
preservación de la documentación electrónica. Asociación de Archiveros de Navarra, octubre de 2009.