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PLANIFICACIÓN - ALCANCE
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AGENDA
• Planificación
• Definir el Alcance (Documento de Visión)
• Crear el EDT
• Crear el Diccionario de la EDT
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Conocer ¿Cómo se construye el EDT –
GANTT? Para la fase de planificación.
OBJETIVO
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¿QUE ES LA PLANIFICACION?
Etapa en la que se reúne información sobre
el proyecto y se decide qué, cómo, quién y
cuándo se hará para producir cada
entregable.
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¿QUE ES LA PLANIFICACION?
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EDTEstructura de Desglosé de Trabajo
• ¿Qué es un EDT?
• ¿Para qué sirve teóricamente?
• ¿En realidad para que sirve?
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• El mapa mental es una técnica que permite la organización y la manera de representar la información de la forma natural como la concibe nuestro cerebro.
• A traves de la lluvia de ideas se va desarrollando el concepto central de forma irradiada para luego relacionarse a traves de palabras, frase, imágenes o iconos con otras ideas que la complementan.
• El WBS es una forma de mapa mental estructurado.
MAPAS MENTALES ORIGEN DE LOS WBS
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EDTEstructura de Desglosé de Trabajo
• ¿Quién lo invento?
El EDT es una de las principales aportaciones a la
administración de proyectos por parte del Project
Management Institute (PMI) que es considerado la
principal asociación profesional para la gestión de
proyectos.
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EDTEstructura de Desglosé de Trabajo
• ¿Para que se utiliza?
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EDTEN EL CICLO DEL PROYECTO
INICIOINICIO EJECUCIÓNEJECUCIÓN
PLANEACIÓNPLANEACIÓN
CIERRECIERRE
CONTROLCONTROL
Acta de Acta de ConstituConstitución del ción del ProyectProyectoo
1. A partir de la Definición del Alcance se construye WBS2. El WBS determina el “QUE” del cual sale el Cronograma que determina el
“Cuando” y el “Quien”3. Empieza la etapa de
Construcción (Fase Ejecución)
4. Se realizan los controles respetivos.
5. Si surgen cambios se debe actualizar la línea base del WBS.
6. Por ultimo se actualiza el Cronograma
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EDTEstructura de Desglosé de Trabajo
• ¿Qué es?
La EDT es una especie de organigrama jerárquico del proyecto donde se
sub-divide el mismo en menores componentes.
El nivel más bajo de cada división se denomina “paquete de trabajo”.
La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una descomposición
jerárquica, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el
equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los
entregables requeridos, con cada nivel descendente de la EDT
representando una definición cada vez más detallada del trabajo del
proyecto.
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EDTEstructura de Desglosé de Trabajo
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EDTEstructura de Desglosé de Trabajo
• ¿Cómo se construye? Usar una técnica de planificación conocida como
“descomposición”.
Se comienza con el primer nivel y se divide sucesivamente A las
cajas del último nivel se les denomina “paquetes de trabajo”.
Una vez que las actividades se han definido, se deben secuenciar
y analizar qué actividades se pueden hacer concurrentemente.
*Secuenciar: ¿Qué actividad se realizara primero? ¿Qué actividad se realizara después? ¿Qué actividad o actividades se pueden iniciar juntas ¿Qué actividad no se puede realizar sin antes terminar la anterior?
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EDTEstructura de Desglosé de Trabajo
El primer nivel se coloca el nombre del proyecto o del producto final.
Descomposición dela tarea padre entareas hijas.
En algunos casos estas tareas padres serán los entregables del proyecto y la gestión de dicho proyecto
En otros casos el primer nivel de descomposición viene determinado por las fases del ciclo de vida del proyecto.
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EDTEstructura de Desglosé de Trabajo
Identificar los elementos que constituyen el entregable.Los elementos constituyentes deberán ser descritos en términos de resultadostangibles y verificables en orden a facilitar medidas de la ejecución, y de cómo eltrabajo del proyecto se realizará realmente.
Paquete de trabajo
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EDTEstructura de Desglosé de Trabajo
El primer nivel jerárquico de la EDT podría ser el ciclo de vida del
proyecto.
Cada componente de la EDT tiene como mínimo 2 paquetes de trabajo o en su defecto ninguno.
En la EDT no se incluyen tareas, sólo entregables, sub-entregables y paquetes de trabajo..
Divida al proyecto en tantos paquetes de trabajo como sea posible y necesario para su mejor gestión.
La creación de la EDT es una excelente actividad para el desarrollo de equipos de trabajo.
Un paquete de trabajo es una descripción cuantitativa y cualitativa de una operación que va a llevarse a cabo en el proyecto, por ejemplo, el trabajo que se ha de realizar y el resultado que se desea obtener en una tarea claramente definida dentro del proyecto.
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Guías para la Construcción - III
Los WBS pueden ser :
1. Por Fases
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EJEMPLOS DE EDT
EN EL EDT NO SE INCLUYEN TAREAS, SOLO ENTREGABLES, SUB-ENTREGABLES Y PAQUETES DE TRABAJO
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EJEMPLOS DE EDT
¿En cuántos niveles debo descomponer el proyecto? Deberías subdividirlo hasta aquel punto en que los costos y el cronograma puedan estimarse con precisión para cada paquete de trabajo.
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EDTEstructura de Desglosé de Trabajo
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DICCIONARIO DE LA EDTAdemás del diagrama con la descomposición, también se produce un documento
llamado Diccionario de la EDT.
El Diccionario de la EDT
Describe el contenido detallado de los componentes que se incluyen en una
EDT, incluidos los paquetes de trabajo.
▫ Para cada componente de la EDT (cada caja), incluye:
un identificador,
un enunciado del trabajo,
la persona/grupo responsable,
una lista de hitos del cronograma,
información sobre contratos (opcional),
requisitos de calidad (opcional), y
referencias técnicas (opcional).
Además de lo anterior, para los paquetes de trabajo puede incluir también:
lista de las actividades del cronograma relacionadas,
recursos necesarios, y
una estimación de costos.
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DICCIONARIO DE LA EDT
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PARA HACER EL EDT
• El hacer el WBS es responsabilidad última del Administrador de
Proyecto. Debe definirse de tal manera que pueda él pueda
administrarlo.
• Convoque a todo su equipo de trabajo que va a participar en el
proyecto, en caso de no ser posible, invite a los actores claves del
mismo.
• Avise con anticipación sobre el tema a tratar, para que lleven material,
apuntes y la mente abierta para participar.
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PARA HACER EL EDT¿POR DÓNDE EMPEZAR?
Si ya esta en la junta y no
tiene por donde empezar,
haga una lluvia de ideas con
todo su equipo sobre lo
que se tiene que hacer en
el proyecto.
Luego le da orden.
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PARA HACER EL EDT¿CUÁNDO TERMINAR?
• Cuando para cada caja se puedan
realizar estimaciones más exactas.
• Hasta que la última caja tenga un
responsable, fecha de inicio y fin, así
como recursos asignados y no dure
más de una quincena.
• Cuando un solo tipo de competencia ó
recurso es requerido para cada paquete
de trabajo.
• Ya no existe algún valor significativo al
tratar de separar los tiempos dentro de
las actividades de un paquete de trabajo
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PARA HACER EL EDTREVISARLO
• Ya pasado en “limpio”, revise el WBS
nuevamente con el equipo de trabajo
para verificar que esta completo.
• Posteriormente comparta el WBS con
sus superiores o colaboradores del
proyecto para verificar que todo mundo
este esperando lo mismo.
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¿PORQUE ES IMPORTANTE EL EDT?
Cada caja de trabajo del WBS es la base para construir:
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MONITOREO Y CONTROL
El EDT sirve para irverificando el avance ypoder mostrarlo.
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GUÍAS PARA LA CONSTRUCCIÓN - I
Bottom Up
1. Usa la lluvia de ideas.
2. El equipo completo divide el primer nivel
3. Cada equipo elabora la lista de componentes en que debería estar dividido el nivel que obtuvieron.
4. Cada miembro del equipo presenta tareas que involucran el componente sobre el cual tienen mayor experiencia.
5. Se debe cumplir la Regla 100%.
META
Entregable Entregable
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GUÍAS PARA LA CONSTRUCCIÓN - II
Top down
1. Inicia del nivel 0 y se divide hasta el nivel donde se tiene el mayor detalle (Paquetes de Trabajo).
2. El detalle obtenido permite saber tiempos y costos de las actividades.
3. Demanda menos tiempo.
4. Se debe crear tantos niveles como se requieran. Se recomienda no exceder de 7 ramas por nivel.
5. Los paquetes de trabajo deben ser exclusivos para no causar ambigüedad y duplicar el trabajo
META
Entregable Entregable
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PARA HACER EL EDT¿DÓNDE CREARLO?
www.criticaltools.com
WBS Chart Pro
• Visio descargando el siguiente componente
EDT Modeler complemento para Visio 2010
http://www.softpedia.es/programa-Visio-WBS-Modeler-201735.html
•Free Mind Map .- Herramienta para construir Mapas Mentales Free Mind Map .- Herramienta para construir Mapas Mentales