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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
CAMBIANDOLA FORMA
DE TRABAJAR
[ C A P I T U L O 1 ]
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
La globalización y avances tecnológicos han hecho que el concepto de
trabajo en equipo tome una nueva dimensión.
Ahora los equipos son multitarea, están distribuidos geográficamente y
en diferentes husos horarios.
La operación de estos equipos está definida por su gran especialización. Y
su éxito radica en la colaboración y en la capacidad de los miembros para
establecer relaciones exitosas.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
Con presencia en 170 países, la
compañía de tecnología IBM tiene
el reto cada día de conseguir
que personas que no comparten
oficinas funcionen como equipos.
Cuando el lugar de trabajo es
cualquier sitio se necesita dotar
a los empleados de formación y
herramientas de comunicación
que permitan a la organización una
operación ágil.
La tecnología juega un papel
importante. En primer lugar, para
favorecer la comunicación entre
personas y equipos a distancia.
Además, debe dar acceso a los
mismos elementos de trabajo a
todo el mundo.
Asimismo, las soluciones en
movilidad, el cómputo en la nube
o las redes sociales han creado un
esquema de colaboración.
El ejemplo de IBM
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
La colaboración, multiplica el
talento, porque una idea brindada
por una persona despierta la
creatividad de los demás. También
en la operación, el trabajo en red
es más eficiente, al evitar tareas
duplicadas.
SUPERANDO RIESGOSNo obstante, la existencia
de equipos repartidos
geográficamente y en los que hay
muy poca comunicación también
representa riesgos para las
empresas.
Expertos en entrenamiento de
equipos advierten que uno de
los principales peligros es que el
equipo se vuelva "menos humano".
Esto pasa cuando en la
comunicación entre los
miembros tiene mucho más
peso la operación, los resultados
y procesos, que el aspecto
emocional.
La organización, advierten, tiene
que crear lazos para que ese
encuentro humano se produzca. De
lo contrario, tendremos una serie
de islas y no un verdadero equipo
de trabajo.
APLICACIONES PARA EQUIPOSDistintas aplicaciones como Skype,
Hangouts o Slack han aparecido
para cubrir las necesidades
operativas de los equipos virtuales.
Los expertos hoy aseguran que empleados
que usan herramientas auxiliares llegan más
lejos en menos tiempo y son capaces de
responder más rápido ante los cambios.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
La agenda de las compañías se
ha convertido en algo muy difícil
de manejar, en especial si hay
personas que viajan. Si esas
reuniones se realizan apoyadas en
una aplicación tecnológica todo se
vuelve más productivo.
Entre las prestaciones de estos
sistemas, está la posibilidad de
incorporar voz, imagen o chats,
compartir el escritorio de trabajo
de la computadora, subir textos y
otros elementos audiovisuales o
crear documentos en los que los
participantes pueden editar las
aportaciones de sus compañeros.
Estas reuniones virtuales pueden
ser más efectivas que las normales.
LA FIGURA DEL LÍDERPero la tecnología no resuelve
todas las cosas. Al igual que pasa
en los equipos que operan en una
misma área física, la comunicación
fluida, responsabilidad y
compromiso son elementos que
no pueden faltar para el éxito del
proyecto operado virtualmente.
La figura del líder surge en este
punto como esencial, pues ser
al mismo tiempo coordinador y
motivador no es fácil.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
Dirigir a personas que no se
conocen físicamente toma
habilidades especiales. El líder
debe asegurarse de que tanto
los objetivos como el trabajo
sean entendidos por todos los
miembros, poniendo especial
atención en las diferencias
culturales.
La celebración de los éxitos puede
ser otra ventaja, algo que se olvida
comúnmente. Los equipos virtuales
no pueden salir a tomarse juntos
unas cervezas para celebrar el fin
de un proyecto. Pero utilizar las
redes sociales para felicitarse sí
está a su alcance. Se trata de una
buena manera de unir al grupo.
ALTO RENDIMIENTOLa empresa estadounidense
Gigster es un ejemplo de cómo el
trabajo en equipo puede alcanzar
una nueva fase. Su comunidad
virtual, que agrupa a 1 mil 400
programadores, diseñadores y
desarrolladores de aplicaciones,
puede organizar equipos de
trabajo de alto rendimiento en
pocos minutos para colaborar en
proyectos. Más de 500 que son
desarrollados al mismo tiempo en
la actualidad avalan su éxito.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
Cada logro de los desarrolladores,
recibe puntos de los otros. Cuanto
mayor es su "Karma", más chance
tiene de participar en proyectos
complicados. El sistema logra que
desconocidos colaboren entre sí y
trabajen sin mayores problemas.
¿Su secreto? Karma, un programa que divide a
los miembros del equipo según su capacidad de
comunicación, la calidad de su trabajo o su nivel de
cumplimiento.
Para lograrlo, hay una selección
previa y rigurosa, y sólo un 1% de
los aspirantes logra entrar.
Lo que les piden, entre otras cosas,
es la capacidad para trabajar de
forma colaborativa y ayudar a sus
compañeros. Además, el sistema
también recoge datos acerca
de la experiencia, fortalezas e
intereses de cada miembro. Con
esta información y ayudados por la
inteligencia artificial, los directores
de proyecto construyen equipos
de trabajo efectivos y orientados a
resultados.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
En los últimos años, los avances
en el cómputo en la nube, las
tecnologías móviles y sociales
han cambiado la forma en que se
trabaja.
Yendo un poco más allá, se
trata algo más que la propia
tecnología; se trata de los efectos
que ha tenido sobre el flujo de
información.
Solíamos ir en busca de ella.
Ahora ella viene a nosotros. En
esta era de mayor transparencia,
queda claro que el intercambio
de información lleva a la toma de
decisiones cada vez más rápido.
Esta lluvia de información también
ha cambiado la forma en que
convivimos en el lugar de trabajo.
Antes el trabajo era una actividad
de logros individuales, ahora se
trata de hacerlos en grupo.
Retos de los equipos
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
Hoy en día, el intercambio y la
colaboración son las estrategias
para salir adelante.
Las personas deben ser capaces
de acceder, compartir y descubrir
información en tiempo real para
hacer que las cosas sucedan.
El pensamiento colectivo es el
nuevo enfoque para generar las
mejores ideas y resultados.
Debido a esto, la colaboración se
ha convertido en el centro de la
productividad, y la formación de
equipos para hacer frente a una
necesidad de negocio se ha vuelto
cada vez más requerida.
INTEGRACIÓN, LA CLAVEEs común hoy en día que las
personas que están en diferentes
áreas geográficas, disciplinas,
incluso diferentes empresas, se
integren rápidamente en equipo
para lograr un objetivo común.
Por poner un ejemplo. Para el
año 2020 se tiene la proyección
en Estados Unidos de que 40
por ciento o más de la fuerza
de trabajo esté formada por
contingentes o trabajadores
independientes, donde la gente
utilizará cada vez más las redes
para formar equipos de "expertos a
la carta" en torno a proyectos.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
SOLUCIONES FLUIDAS¿Cómo puede la tecnología
apoyar esta forma de trabajo
y permitir la colaboración en
cualquier lugar o momento?
¿Cómo podemos hacer que sea
fácil para quienes trabajan como
colectivo, en tiempo real, al
mismo tiempo, la construcción de
una base de conocimientos?
Son preguntas que impulsan
nuestra forma de pensar acerca
de la colaboración moderna.
Capacitar a los equipos para
trabajar así requiere soluciones
tecnológicas fluidas, que permitan
a los equipos auto-organizarse y
trabajar de manera ágil a través
de lugares, culturas y dispositivos.
Se trata de habilitar herramientas
de plataformas variadas
que permitan a las personas
comunicarse sin problemas.
Un ejemplo es Microsoft Office
365, la suite basada en el
cómputo en la nube, donde
podrás encontrar un conjunto
integral de soluciones modernas,
que permiten a los equipos
funcionar de la manera que
quieren y necesitan.
Office 365 permite a un equipo
crear un reporte en tiempo real,
guardarlo en la nube, discutir las
actualizaciones y cambios dentro
del propio documento y luego
compartirlo fácilmente con otros,
adjuntando el informe como un
archivo en el correo electrónico.
Te da la posibilidad de ver a tus
colegas de forma presencial
con tan sólo dar un click en
una aplicación de mensajería
instantánea, o una llamada de voz
o video.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
INTELIGENCIA COMPARTIDAPero lograr que un equipo trabaje
de manera eficaz requiere algo
más que nuevas opciones e
integración de aplicaciones. En
estos días, ya que los equipos se
forman rápidamente y se disuelven,
es importante que la gente sea
capaz de descubrir rápidamente el
trabajo de otros y construir sobre
una red de inteligencia compartida.
Esta forma de trabajo se puede
optimizar con dos tecnologías
conocidas como Office 365 Groups
y Office Graph, aplicaciones que
ayudan a los equipos a auto-
organizarse, trabajando juntos y
basándose en la experiencia de
otros y habilitando el trabajo en
red.
Este "tejido inteligente" te permitirá
habilitar áreas de trabajo digitales
que abarcan todas las herramientas
que utiliza un equipo para realizar
su labor, así como una manera para
manejar y proteger los datos de
acceso.
NECESIDAD DE COLABORAR MEJOR Y EN LÍNEALos gerentes casi siempre
confunden el hecho de trabajar
en equipo con la necesidad de
colaborar. Pero hay diferencias
que pueden marcar el éxito de tu
negocio. De hecho, colaboración
no es lo mismo que trabajo en
equipo.
A algunas personas les gusta
decir que la colaboración es
la clave para la innovación y
la productividad en el trabajo.
En realidad, lo que buscan es
trabajo en equipo. A pesar de que
esos términos se han utilizado
indistintamente, no significan lo
mismo.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
LAS DIFERENCIASColaboración es trabajar unidos
en un proceso para generar ideas
o soluciones. Con el auge de las
redes sociales, las aplicaciones
de videoconferencia y las
herramientas de administración
de programas, nos hemos
acostumbrado a aceptar que la
colaboración en todas las formas
es buena.
Puede ser valiosa para las sesiones
de lluvia de ideas, pero a veces
puede ser inconveniente en el día
a día, cuando las decisiones deben
tomarse de manera tan eficiente
como sea posible.
En estos escenarios, el enfoque
más eficaz es el trabajo en equipo,
con un líder que pone metas y
mantiene al equipo enfocado hacia
resultados deseables.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
La colaboración se consigue en el
camino de la innovación, requiere
negociación entre los miembros
del equipo, lo que impulsa la
innovación fuera del proceso.
Pero el trabajo en equipo mejora
la colaboración aumentando
las posibilidades de éxito de tu
empresa.
LA COLABORACIÓN EFICAZSin importar si los empleados
trabajan en la oficina o desde casa,
los gerentes necesitan ser más
estratégicos acerca de cómo y
cuándo quieren que colaboren.
Una vez que las sesiones
terminan, los gerentes deben
asegurarse de que los miembros
del equipo tengan la libertad de
separarse para hacer su trabajo. Es
importante construir una cultura en
la que el tiempo es valorado.
En la oficina es fácil quedarse
atrapado en preguntas y
conversaciones espontáneas.
Trabajar en forma remota es
una manera que puede ayudar
a los empleados a permanecer
enfocados, mientras todavía están
conectados al equipo a través de
videoconferencia y mensajería
instantánea.
Todos los expertos están de
acuerdo en que los gerentes
necesitan saber la diferencia entre
colaboración y trabajo en equipo,
y cuál estrategia comercial va a
generar los mejores resultados.
Es importante que los líderes del equipo
establezcan objetivos y una estructura clara
para las sesiones de colaboración. De lo
contrario, será ineficaz.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
CÓMO TENER EQUIPOS QUE
COLABOREN MEJOR
[ C A P I T U L O 2 ]
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
En un mundo donde más de 30 millones de personas trabajan desde casa
por lo menos un día a la semana, la fuerza de trabajo virtual se convierte en
una regla. Ya sea que laboren desde el hogar, una biblioteca o un cibercafé,
es probable que la colaboración en línea sea indispensable para casi todo lo
que hacen.
Por supuesto, trabajar con gente que podría estar en una ciudad, estado,
o país lejano puede ser complicado, pero con algunos sencillos consejos,
paciencia y creatividad, es probable que hagan más en casa que en la oficina.
De acuerdo con un estudio realizado por la firma Telework Research
Network, más de dos tercios de los empleadores reportaron aumento en la
productividad entre sus trabajadores a distancia.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
Así que demos un vistazo a las mejores maneras de hacer realidad la
colaboración en línea continua:
IDENTIFICAR ROLES Ya sea que trabajen de manera
virtual o en la misma oficina,
si tu equipo no sabe quién es
responsable de qué –y cuándo– el
caos reinará. Antes de comenzar
cualquier proyecto en equipo,
asegúrense que todo mundo sabe
quién lidera el proyecto, quién hace
qué y cuándo se debe entregar.
MENSAJERÍA INSTANTÁNEA Encuentren un servicio de
mensajería instantánea que
funcione en diferentes dispositivos
como laptops, tabletas y teléfonos
inteligentes. De esta manera, pueden
tener conversaciones rápidas con
sus colegas. También pueden utilizar
chat o Whatsapp para conectarse.
Es increíble cómo algunos minutos
de charla informal de vez en cuando
pueden ayudar a construir una
relación personal con un colega
que está a cientos de kilómetros.
Un pequeño esfuerzo puede ayudar
bastante cuando se trata de pedir
ayuda, información o consejo.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
SOFTWARE COLABORATIVO Es increíble cuántas empresas
carecen de software que facilite
la colaboración en tiempo real. Al
encontrar un programa que permita
a los miembros del equipo a ser
co-autores o trabajar de manera
simultánea en el mismo documento,
ustedes podrán asegurar que todos
tengan acceso a la más reciente
versión, y pueden terminar sus
proyectos en menos tiempo.
REUNIONES VIRTUALES Cuando necesitas reunir al
equipo y poner a todo mundo al
tanto sobre el proyecto, idea o
desarrollo, utiliza un servicio de
reuniones que permita compartir
pantalla. De esta manera, puedes
mantener a la gente interesada
y compartir sus ideas de manera
precisa.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
CONTROLA TU EGO La colaboración se trata de reunir
a la gente para apoyar una meta
común. Es natural que ustedes
tengan experiencia en áreas que
otros no, y viceversa. Permite a los
miembros de tu equipo la misma
cortesía que esperas de ellos y da
a todo mundo la oportunidad de
brillar.
SÉ RESPONSABLEYa sea que líderes un proyecto
o sólo tengas un rol para
completarlo, cuando colabores
en línea es importante que tu
equipo sepa en lo que trabajan y
que están en buen camino para
entregar a tiempo. Al comunicar
este tipo de información y
cumplir sus compromisos, no sólo
generarás confianza, también
ayudarás a los miembros del
equipo a prepararse para la
siguiente fase del proyecto.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
SÉ TÚ MISMO No dejes que tu personalidad se
vaya por la borda sólo porque se
comunican por escrito. Después
de todo, cuando le agradas a
tus colegas, en verdad quieren
trabajar contigo. Dicho esto, si el
sarcasmo es parte de ustedes, tal
vez deban reconsiderar utilizarlo
en sus escritos. Algunas cosas
no se leen bien en email, y el
sarcasmo es una de ellas.
HERRAMIENTAS IDÓNEASLas herramientas correctas de
colaboración en línea y la actitud
correcta hacen del trabajo
remoto un placer. Sin embargo,
con la tecnología equivocada y
equipos con los que no pueden
comunicarse (o confiar en ellos),
puede ser una pesadilla. Así que
antes de comenzar a trabajar de
manera remota o manejar equipos
a distancia, asegúrate que tienes
las aplicaciones que requieren
para trabajar en conjunto y llevar
a cabo proyectos tal como lo
harían si estuvieran en la oficina.
Pero lo más importante, reúnan la
disciplina necesaria para hacer el
trabajo de manera apropiada y a
tiempo.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
FORMANDO EQUIPOS EFECTIVOS
[ C A P I T U L O 3 ]
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
La formación de equipos de trabajo dentro de una empresa es un
asunto crítico y relevante, pero lo es aún más para las pequeñas y
medianas empresas que en esta modalidad encuentran una gran ventaja
competitiva. Trabajar en equipo puede aumentar la productividad y
eficiencia de cada individuo.
De acuerdo con la consultora global PwC, los beneficios de los equipos
efectivos son claros: avanzan con sus tareas mucho más rápido y permiten
que la empresa resista tiempos difíciles de una forma más eficiente. La
pregunta es ¿cómo conformar un equipo de trabajo altamente eficaz?,
¿cuáles son las reglas para trabajar en equipo? Te damos algunos consejos
que te ayudarán a lograrlo:
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
LIDERAZGO EFECTIVOLos equipos de trabajo destacados
tienen una clara dirección de su
líder, por ello, resulta importante
encontrar a aquella persona que
sea capaz de sacar lo mejor de
cada individuo y del equipo, y
que logre poner un ambiente
amigable y motivante para que
las ideas fluyan. De acuerdo
con una encuesta realizada
por OCCMundial, 60% de los
profesionistas valora el liderazgo
como el principal atributo de sus
superiores.
ESTRUCTURA Y LÍMITESEs importante fijar el tamaño y
los límites del equipo, establecer
sus procedimientos y especificar
las normas de conducta a seguir.
En una PyME el equipo podría
estar conformado de cuatro a seis
miembros, ya que en un grupo
compacto la comunicación entre
sus integrantes fluye fácilmente
y se puede aprovechar en mayor
medida el potencial de cada uno.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
DEFINICIÓN DE OBJETIVOSEs básico identificar las
necesidades y los roles a cubrir, así
como los objetivos que se esperan
de cada uno de estos papeles. Los
objetivos deben ser reales y no
demasiado ambiciosos, ya que si
se incumplen se estaría frustrando
el espíritu del equipo.
SELECCIÓN DE INTEGRANTESPara seleccionar a las personas con
las aptitudes más adecuadas para el
equipo, se deben identificar primero
cuáles son las competencias
requeridas para desempeñar los
roles que se definieron. Ten en
cuenta que cada persona tiene
talentos y habilidades que, si son
bien canalizados, mejorarán el
trabajo del grupo. A la hora de
integrar nuestro equipo hay que
elegir a los miembros que sean
diferentes entre sí, pero que haya
compatibilidad.
GENERAR COMPROMISOSUn equipo que comparte una visión, se
enfoca y genera confianza, sabe hacia
dónde se dirige y por qué debe llegar
ahí. Por otro lado, la mayor parte de las
personas comprometidas cumplen lo
acordado y se esfuerzan por lograrlo,
no es así con las personas presionadas;
éstas actúan con miedo.
Resulta muy útil que una vez que
el equipo se ponga en marcha, se
organicen reuniones periódicas para
conocer avances y experiencias de
cada uno de los integrantes, éstas,
además de evaluar la eficacia del grupo,
ayudarán a detectar “focos rojos”.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
También resulta muy útil
implementar sesiones de “lluvia de
ideas”, no sólo sirven para que el
equipo se integre mejor, sino que
de ahí pueden surgir muy buenos
planes de negocios.
Ante las grandes corporaciones,
es posible que las Pymes no
puedan competir por volumen de
producción, pero sí por calidad
de sus productos o servicios y su
innovación. Ante este escenario
el trabajo en equipo parece ser la
mejor estrategia para destacarse
en un entorno de negocios
cambiante y por demás competido.
GESTIÓN DE INFORMACIÓNEn las empresas el problema hoy
en día no es la falta de información,
por el contrario, cada vez tenemos
mayor acceso a una infinidad de
documentos, sin embargo, muchos
de ellos se quedan en el olvido.
La base de la colaboración es
compartir esta información y
conocimiento con el equipo de
trabajo, así como establecer un
control de documentos donde
todos puedan tener acceso
a cualquier hora y de forma
organizada.
PROMOVER LA INNOVACIÓNSe debe brindar la oportunidad
al equipo de trabajo de proponer
sus ideas propias y soluciones
para incrementar la interacción
y creatividad. Así como crear
un ambiente donde se puedan
cuestionar las bases del negocio
sin miedo a ser criticado.
Es importante que todos estén
al tanto de los objetivos de la
empresa, tanto los más específicos,
como los que pudiera haber por
área o proyecto.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
SERVICIOSEN LA NUBE
[ C A P I T U L O 4 ]
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
Además de las aplicaciones, existe una gran variedad de servicios
ofrecidos como software que permite usar la nube como una máquina
virtual para almacenar, manipular y sincronizar datos, que logra mejorar el
trabajo remoto que se realiza en las empresas.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
Es una suite de aplicaciones que
permite tenerlas instaladas por
completo en cualquiera de los
dispositivos de tu empresa.
Aplicaciones conocidas y
demandadas como Word, Excel,
Power Point y Outlook están
disponibles en línea y desde cualquier
parte de la que desees acceder.
Podrás realizar modificaciones en
línea y compartir archivos, en los que
tus colaboradores vean los cambios
en tiempo real sin necesidad de
enviar documentos mediante correos
electrónicos.
Asimismo, cuenta con un sistema
de almacenamiento denominado
OneDrive, en el cual, ingresando
desde tu celular, tableta o
computadora, podrás subir archivos
y respaldarlos en la nube.
Además, mediante la aplicación
Sway, podrás crear informes,
presentaciones, boletines, con
características interactivas, las cuales
podrás compartir al instante.
Herramientas de Office 365
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
OneNoteOneNote puede usarse donde sea, en cualquier dispositivo, con quien sea. Las libretas para clases están descritas como un punto fuerte de Office 365, que permite a los maestros preparar de manera rápida el ambiente ideal para el aula, en el que se incluyen espacios públicos y privados.
SwayEs una nueva aplicación digital ideal para la creación y uso compartido de informes interactivos. Permite crear proyectos y hojas informativas interactivas basadas en la web, desde un celular, tableta o navegador. Es una herramienta que permite a las empresas plasmar de forma gráfica e interantiva diferentes tipos de informes, permite agregar texto e imágenes de OneDrive, así como videos, mapas, tuits o gráficos interactivos. Sugiere busquedas de contenido que ayudan a mejorar el contenido. Una vez creados, los Sway son fáciles de compartir con cualquier persona y para verlos en cualquier tipo de pantalla. Sway está disponible en la web, o en PC/tabletas con Windows 10, así como en iPhones e iPads.
One DriveEs un sistema de almacenamiento en la nube, donde cualquier persona puede guardar documentos en la web y tener acceso a ellos desde cualquier dispositivo. OneDrive facilita usar Word, PowerPoint, Excel o OneNote desde la web. Lo mejor de todo es que si, por ejemplo, tus compañeros no están en el documento al momento en el que realizan la edición, recibirán un email con la notificación de que ya hay cambios. Cada cambio se sincroniza en el documento y se guarda en OneDrive de manera automática, por lo que se vuelve visible para el equipo, y de esta forma, podrán ponerse al tanto de lo que se perdieron.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
Skype en la OficinaCuando se trata de comunicación empresarial, Skype es una herramienta de gran valor. Tiene una impresionante gama de funciones que lo hacen muy eficiente para enviar archivos, contactarse con socios o colegas, realizar video conferencias y hacer llamadas internacionales. Su popularidad no se puede negar, este cliente VoIP tiene más de 550 millones de usuarios y ha si el encargado de realizar el 22% de las llamadas internacionales del mundo, en el 2015.Definitivamente, hay una razón por la cual la tercera parte de los usuarios de Skype lo utilizan principalmente en los negocios; sin embargo, son muy pocos los que realmente conocen el valor total de esta herramienta, lo útil que puede llegar a ser y el tiempo (y dinero) que pueden ahorrarse si conocieran sus mejores características.
Office Online¿Sabías que Word, Excel y PowerPoint están disponibles en la web? También lo están OneNote, Sway, Outlook Mail, Contactos y Calendario. Con Office Online, los empleados pueden trabajar en el mismo documento y ver cambios en tiempo real hechos por otros colaboradores.¿Tienen un formulario de fechas para revisar avances de proyectos? Envíen un link para que los miembros puedan abrirlo y agregar información.Pueden crear, compartir y editar un documento en tiempo real y ver las modificaciones que hacen sus compañeros.Todos los miembros del equipo pueden ver cambios de texto y formatos al momento que suceden las cosas, de esta forma, todos pueden estar en la misma página mientras su proyecto evoluciona. Incluso, existe la integración de chat de Skype, para tener discusiones acerca de sus documentos mientras trabajan.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
Herramientas de GoogleEs un conjunto de herramientas en
línea que ayudan a las empresas
a alcanzar sus objetivos. Estas
aplicaciones permiten incrementar
la productividad y reducir los
costos de tu negocio, al estar
hospedadas en un sistema de alta
seguridad y disponibilidad.
Google Apps for Work hace posible
una colaboración segura al instante
entre los grupos de trabajo de tu
empresa.
Al contar con documentos alojados
(de texto, hojas de cálculo,
presentaciones), así como acceso
a video y aplicaciones interactivas,
podrás tener información disponible
desde cualquier teléfono celular o
navegador, cuando tus empleados
lo requieran.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
GmailOcúpate del funcionamiento de tu empresa, y no del de tu servidor de correo electrónico.Gmail para empresas ofrece una capacidad de almacenamiento de 25 GB por usuario, un filtro poderoso antispam y antivirus, acceso desde varios dispositivos y una disponibilidad del 99,9%.Correo electrónico, mensajería instantánea, chat de video y de voz.Capacidad de almacenamiento 50 veces mayor que el promedio del mercado (25GB).Es una herramienta 100% web por lo que podrás trabajar desde tu equipo de la oficina, en casa, en el camino, a través de tu dispositivo móvil e incluso sin conexión.
Google CalendarFacilita programar juntas, citas, clases o cualquier evento en un horario específico. Cualquier tipo de evento puede ser ingresado al calendario; una conferencia, una junta de 2 horas, la comida de la empresa. Puedes agregar todos estos eventos e inclusive sobreponer una con otra.Con Google Calendar puedes compartir tu calendario con tus compañeros de trabajo lo que propicia un entorno colaborativo. Con esta característica es más fácil programar juntas y citas entre compañeros.Puedes consultarlo y sincronizarlo con tu dispositivo móvil, es como tener siempre tu agenda a la mano.
Google DocsAcceso seguro a tus documentos en todo momento y en todo lugarCon Google Docs puedes crear, editar y visualizar documentos de texto, hojas de cálculo e incluso crear presentaciones con animaciones, todo desde el navegador. Permite trabajar y colaborar en la nube, con archivos siempre disponibles y fáciles de encontrar mediante una simple búsqueda sin importar si estas en tu oficina, viajando, en tu hogar, con acceso desde tu celular o desde tu tablet, incluso si no estas conectado.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
Google DriveEs como tu propio repositorio de archivos y carpetas que te acompaña dondequiera que vayas. En él puedes guardar y compartir todo lo que quieras. Con Google Drive puedes acceder a archivos, a carpetas y a documentos de Google Docs desde un navegador web o desde cualquier dispositivo en el quehayas instalado Google Drive.Google Drive está en la nube, perotambién puedes instalar las aplicacionespara escritorios y móviles a fin deacceder a tus archivos desde elordenador, el smartphone, el tablet odesde cualquier otro dispositivo móvilcon Android o iOS. Además, cuentascon una interfaz web en drive.google.com. La función de sincronización queincorpora Google Drive garantiza que losarchivos, las carpetas y los documentosde Google Docs sean idénticos en todostus dispositivos.
Google SitesEs una aplicación en línea que permite crear y editar una página web tan fácil como si estuvieras creando un documento. Con Google Sites la gente tiene acceso a una gran variedad de información en un solo lugar - calendarios, videos, presentaciones, texto, etc. y fácilmente pueden compartirla y definir los permisos de quien puede ver y/o editar. Siempre tienes control sobre quien tiene acceso a tu sitio.
Algunas de las cosas que puedes hacer en Google Sites son:n Personalizar tu sitio.n Crear páginas.n Agregar menús de navegación.n Escoger entre distintos formatos de páginas.n Buscar contenido en tu sitio usando la tecnología de búsqueda de Google.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
CASO DE ÉXITO DE GOOGLE APPSPricewaterhouseCoopers, una de las mayores empresas consultoras del
mundo, se dedica principalmente a solucionar problemas empresariales. Sin
embargo, incluso a ellos les costó implementar procesos de colaboración
eficaces hasta que empezaron a utilizar Google Apps for Work. Ahora, los
equipos de PwC en 39 países colaboran más, son más creativos y se sienten
más motivados que antes. En Estados Unidos, México y Canadá los empleados
de la consultora han podido eliminar 5 horas de reuniones a la semana
para analizar la situación gracias a que han solucionado conjuntamente por
adelantado los problemas utilizando la aplicación Documentos.
La fortaleza de una empresa es el conocimiento acumulado de las personas
que trabajan en ella. La utilización de Google Apps for Work transformó
a la plantilla de empleados de PwC: pasaron de trabajar de forma aislada
en oficinas locales a adoptar una actitud más abierta dentro de una red
de colaboradores de todo el mundo. Hoy se centran en aumentar la
productividad en el trabajo en equipo.
Con Sites y Google+ se compartn datos, hojas de cálculo y Presentaciones
que permiten a los consultores trabajar conjuntamente en tiempo real desde
cualquier lugar del mundo.
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LA ERA DE LA COLABORACIÓN EN LÍNEA
CASO DE ÉXITO DE OFFICE 365Cuando Volaris, la aerolína mexicana de bajo costo, decidió migrar
a Microsoft Office 365, buscaba una tecnología que les garantizara
la migración a la nube y la actualización de la aplicación de manera
transparente, no sólo para los de tecnologías de la información sino para
la información de sus más de 6 millones de clientes.
La empresa se dio, gracias al almacenamiento de tecnología en la nube, a
la tarea de desarrollar uno de los conceptos más innovadores y retadores
que existen: cambiar su espacio de trabajo. El 74% de la nómina (esto
incluye el 90% del personal operativo en aeropuertos) trabaja fuera de las
oficinas, pero en constante comunicación.
La nueva tecnología les permite tener mayor movilidad, más colaboración,
mejor comunicación y una total integración con todas las aplicaciones que
se utilizan a nivel interno, otorgándole siempre al trabajador la tecnología
que le permite laborar desde su hogar o en cualquier lugar del mundo.
Debido a su continuo y acelerado crecimiento, Volaris ha tenido un
cuidado muy especial en el área de tecnología, por lo que conocedores
del potencial y confianza de las soluciones que ofrece Microsoft, utilizan
Windows, SharePoint, ForeFront y System Center, todos integrados con
herramientas de Office 365.
Protege de forma fácil y segura todala información vital de tu empresa
Quienes utilizan tecnología en la nubecrecen 9% más rápido y venden 7% más.
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