LA COMUNICACIÓN VIRTUAL: “Una forma eficiente y eficaz de comunicación, control y simplificación de trámites”.
Pedro Sayago Rojas
Director Ejecutivo de la Cámara de Comercio de Cúcuta.
Simplificación de Trámites:
Los antecedentes normativos de la existencia y funciones de la actual Dirección de Ordenamiento Jurídico, encargada de las funciones relacionadas con la simplificación del ordenamiento jurídico se encuentran contenidos en los Decretos 2157 de 1992, 2618 de 2000, 2490 de 2002 y el que rige actualmente el Decreto 200 de 2003.
Centro de Atención Empresarial:
Es un programa dirigido al sector empresarial, a través de los Centros de Atención de Atención Empresarial, CAE's, que tiene como objetivos integrar las empresas del sector informal al desarrollo formal de actividades mercantiles, facilitar la entrada de nuevas empresas, mejorar el acceso a la información sobre trámites y minimizar los pagos, diligencias, requisitos y plazos que deben realizar los empresarios.
El proyecto es impulsado a escala nacional por el Banco Interamericano de Desarrollo, BID y las Cámaras de Comercio y Alcaldías de Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Cartagena y Medellín. La implementación del programa demandó una inversión de US $ 3.100.000, de los cuales el BID aportó un crédito no reembolsable de US $ 1.900.000 y las Cámaras y Alcaldías US $ 1.200.000. La Cámara de Comercio de Cali invertirá la suma de US $ 140.000 a 30 meses.
Este programa nació como una respuesta al alto nivel de informalidad de las empresas establecidas en el país que llega al 50 % del total, problema generado, en buena parte, por la obligación de diligenciar numerosos formularios para su formalización, la ausencia de coordinación y de intercambio de información entre las instituciones públicas y la falta de nivelación tecnológica en sistemas de información.
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La segunda etapa de este programa se extendió a once ciudades más de Colombia entre las que se encuentra Cúcuta y que la fecha con recursos propios y del Gobierno de la Países Bajos se han invertido $ 91 millones de pesos para los años 2007 y 2008.
Que es un CAE?
Un CAE es un Centro de Atención Empresarial o “VENTANILLA ÚNICA”, es un servicio concebido por la Cámara de Comercio para la prestación de servicios simplificado de creación y fortalecimiento de empresa.
Que comprende un CAE?
Comprende obligatoriamente cuatro elementos básicos de atención: 1) Información; 2) Asesoría; 3) Terminales de Autoconsulta y 4) Ventanilla Única.
Ventanilla Única: Fase final o tercera de las anteriores en la cual el empresario realiza la transacción en las mismas ventanillas actuales de atención con que cuenta la Cámara de Comercio.
OBJETIVOS DE CAE:
1.- CON UN SOLO DOCUMENTO
2.- EN UN MISMO LUGAR
3.- EN BREVE TIEMPO, y,
4,.-CON EL MÍNIMO COSTO
CONVENIOS EXISTENTES:
1.- Convenio suscrito con el Hospital Universitario “Erasmo Meoz” para el pago y recaudación de la Estampilla Pro Hospital.
2.- Convenio en trámite con la Gobernación para el pago y recaudo del Impuesto de Timbre.
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Requerimientos tecnológicos de la Alcaldía
31/ 08/ 200701/ 03/ 20073.000.000C.C.C.Pentium IV PC con Internet para actualización US
31/ 10/ 200710/ 08/ 200710.000.000Alcaldía $3'000.000C.C.C. $7'000.000
* Alquiler 3 equipos - 3 meses* Convenio Pasantía Estudiantes Ing.Civil o afines * Contratación Líder Implementación
Implementar Modelo de datos para cargue en el Aplicativo de Uso de Suelos
31/ 08/ 200701/ 05/ 2007Confecámaras
C.C.C.
Implementar software de Uso de Suelos
15/ 09/ 200713/ 08/ 2007Alcaldía
Implementar software que enrute al Servidor de I y C mediante WS con su respectiva trazabilidad
15/ 09/ 200713/ 08/ 2007Alcaldía512 Mínimo o ADSL con IP fija
Canal dedicado Internet
07/ 09/ 200713/ 08/ 20076.000.000C.C.C.
Tipo Rack - 2 D.D. 73 GB - 2 GB RAM - Procesador Intel Xeon 4G
Servidor Internet
Fecha Entrega
Fecha Inicio
Ppto.Estimado
ResponsableCaracterísticasDetalle
31/ 08/ 200701/ 03/ 20073.000.000C.C.C.Pentium IV PC con Internet para actualización US
31/ 10/ 200710/ 08/ 200710.000.000Alcaldía $3'000.000C.C.C. $7'000.000
* Alquiler 3 equipos - 3 meses* Convenio Pasantía Estudiantes Ing.Civil o afines * Contratación Líder Implementación
Implementar Modelo de datos para cargue en el Aplicativo de Uso de Suelos
31/ 08/ 200701/ 05/ 2007Confecámaras
C.C.C.
Implementar software de Uso de Suelos
15/ 09/ 200713/ 08/ 2007Alcaldía
Implementar software que enrute al Servidor de I y C mediante WS con su respectiva trazabilidad
15/ 09/ 200713/ 08/ 2007Alcaldía512 Mínimo o ADSL con IP fija
Canal dedicado Internet
07/ 09/ 200713/ 08/ 20076.000.000C.C.C.
Tipo Rack - 2 D.D. 73 GB - 2 GB RAM - Procesador Intel Xeon 4G
Servidor Internet
Fecha Entrega
Fecha Inicio
Ppto.Estimado
ResponsableCaracterísticasDetalle
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Requerimientos tecnológicos de la Cámara de Comercio de
Cúcuta
Detalle Características Confecámaras C.C.C.
Call Center
Telefonos IP Cysco 2940
Software Call Center
Recurso Humano 2 Operadores
Digiturno
Sede Ppal 2 Tableros Generales 1
12 tableros individuales (8 Cajas - 4 asesores empresariales) 5
13 terminales virtuales (Software) 5
1 Terminal Virtual - Impresora
2 señalización - General
12 señalizaciones - Individual
1 señalización - Orientador
1 Lantronix - Interface de red
Sede Av. Cero 1 Terminal Virtual - Impresora
1 Tablero general
4 Terminales virtuales
1 Señalización - General
3 Señalizaciones - Individual
1 señalización - Orientador
1 Lantronix - Interface de red
3 Tableros Individuales
Abogado Asesor Portal
Equipos 13 PCS 6 7
Sede Principal 1 Orientador
2 Asesores Empresariales
2 Terminales de Autoconsulta
2 Informadores Call Center
1 abogado contacto portal
Sede Av. Cero 1 Orientador
1 Asesor Empresarial
2 Ventanillas únicas
1 Terminal de Auto consulta
CAPACITACION
Uso de Suelos Alcaldía
Industria y Comercio Alcaldía
Servicio Al Cliente Universidad Sergio Arboleda
Digiturno CIEL
Proceso CAE Universidad Sergio Arboleda
Manejo del Portal Universidad Sergio Arboleda
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PROPUESTA SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES (VENTANILLA ÚNICA
PARALELO PROCEDIMIENTO ACTUAL CON VENTANILLA ÚNICA REFERENTE A INVERSIÓN
$ 217.000 $ 361.000 RÉGIMEN SIMPLIFICADO
$ 217.000 $ 420.000 RÉGIMEN COMÚN
TOTAL INVERSION DE CONSTITUCIÓN
$ -$ 62.700 2. Régimen simplificado
$ -$ 21.700 1. Régimen Común Total
$ 1.000 Transporte Recibe y continúa con el
trámite. 3
$ 59.000 2. Régimen simplificado
$ 118.000 1. Régimen Común Cancela en los bancos habilitados para el pago. 2
$ 2.000 3. Transporte
$ 200 2. Fotocopia de la Cédula del
representante legal.
$ 500 1. Fotocopia del registro de la
Cámara de Comercio. Presentar en la ventanilla los documentos correspondientes.
1
Industria y Comercio
Inversión (Propuesta)
Inversión (Actual)
Requisitos/Gastos/PagosActividadNº
$ 217.000 $ 361.000 RÉGIMEN SIMPLIFICADO
$ 217.000 $ 420.000 RÉGIMEN COMÚN
TOTAL INVERSION DE CONSTITUCIÓN
$ -$ 62.700 2. Régimen simplificado
$ -$ 21.700 1. Régimen Común Total
$ 1.000 Transporte Recibe y continúa con el
trámite. 3
$ 59.000 2. Régimen simplificado
$ 118.000 1. Régimen Común Cancela en los bancos habilitados para el pago. 2
$ 2.000 3. Transporte
$ 200 2. Fotocopia de la Cédula del
representante legal.
$ 500 1. Fotocopia del registro de la
Cámara de Comercio. Presentar en la ventanilla los documentos correspondientes.
1
Industria y Comercio
Inversión (Propuesta)
Inversión (Actual)
Requisitos/Gastos/PagosActividadNº
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Sistema de Producción Documental:
Según el Programa de Gestión de la Calidad ISO 9000 para el CINDOCCC, se estableció una serie de formatos que miden la calidad de la presentación en los memorandos, circulares, cartas, etc., esto con el fin de mejorar la imagen corporativa . De acuerdo al control de calidad que se realiza en el CINDOCCC, se analizó que aun no hay unidad de criterios para la elaboración de correspondencia, por esta razón se organizó el siguiente Taller para cumplir con el objetivo del PGC ISO 9000
Qué es un programa de Gestión Documental
Organización de la
documentación producida
y recibida por la Cámara
Con el objeto de facilitar
su producción, trámite,
utilización y conservación.
Desde su origen
hasta su destino
final Proceso archivístico
sistemático encaminado al
Eficiente, eficaz y
efectivo manejo y
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Por qué el Programa de Gestión Documental
ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
Producción o Recepción
Trámite
Distribución
Consulta Retención Almacenamiento Recuperación
Protección
Preservación Temporal DISPOSICI
ÓN
FINAL
Conservación
Permanent
Eliminación
NORMALIZAR
COMITÉ DE ARCHIVO
Ley 594 de 2000
“LEY GENERAL DE ARCHIVOS”
CAMARAS DE COMERCIO
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Comunicación escrita interna
Comunicado Interno
DIRECTOR PROMOCION Y DESARROLLO
DIRECTOR REGISTROS PÚBLICOS
DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECTOR COMUNICACIONES
DIRECTOR EJECUTIVO
memorando memorando
Hacia Los demás funcionarios
DIRECTORA CENTRO CONCILIACION
Los memoran solo los firma el Director Ejecutivo y
Directores de
DIRECTOR PROMOCION Y DESARROLLO
DIRECTOR REGISTROS PÚBLICOS
DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECTOR COMUNICACIONES
Comunicado Interno
Hacia y desde los demás
funcionarios
DIRECTORA CENTRO
CONCILIACION
Comunicado Interno
COORDINADORAS DE CALIDAD
ASISTENTES
CONTADORA
JEFES DE ÁREA
Numeración consecutiva independiente
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Comunicaciones Externas
Firmas autorizadas en las cartas comerciales y circulares externas
Conciliadores
500
Dirección Comunicación
200
Directora
Administrativa y Financiera
Árbitros
410
Jefe Unidad de Afiliados
312
Abogada Aux.
Embargos
311
Asistente Registro
ESAL
330
Directora Conciliación y Arbitraje
400
Director Promoción y Desarrollo
300
Director Registros Públicos
100
Director Ejecutivo
10 - Presidente
Conciliadores
500
Dirección Comunicación
200
Directora
Administrativa y Financiera
Árbitros
410
Jefe Unidad de Afiliados
312
Abogada Aux.
Embargos
311
Asistente Registro
ESAL
330
Directora Conciliación y Arbitraje
400
Director Promoción y Desarrollo
300
Director Registros Públicos
100
Director Ejecutivo
10 - Presidente
De la Cámara de Comercio
de Cúcuta
Personas Naturales
Entidades Públicas
Empresas Privadas
Proveedores
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Sistema de Gestión Documental MERCURIO:
OBJETIVO GENERAL El proyecto “Gestión Electrónica Documental” consiste en la automatización de los procesos corporativos soportados en gestión de documentos e información; entregando beneficios de trámite y consulta eficiente, y manteniendo la seguridad e integridad de los documentos que ingresan, circulan y salen de la CÁMARA DE COMERCIO DE CÚCUTA. BENEFICIOS ESPERADOS REDUCCION DE COSTOS / AÑO (Millones de pesos)
• Demandas, sanciones y multas • Personal de Archivo documental • Mensajería interna, local y nacional • Suministros e insumos para impresoras, copiadoras y faxes • Optimización de procesos soportados en gestión documental • Reducción del espacio físico destinado a Archivo
MEJORAMIENTO ATENCION A CLIENTES
• Respuesta a clientes en los tiempos establecidos por Ley • Consulta simultánea y en línea de los documentos por los Usuarios, sin importar
su cantidad y ubicación física • Reducción de tiempos de espera
INCREMENTO DE LOS NIVELES DE CONTROL
• Monitoreo en línea de las actividades realizadas por el personal • Control centralizado y en línea de la documentación • Métricas de desempeño • Informes de Gestión
ALTO NIVEL DE SEGURIDAD
• Accesos restringidos por dependencia, tipo de expediente y subcarpeta • Documentos encriptados • Protección de documentos • Firmas electrónicas y digitales
AHORROS ECONOMICOS EN PAPELERIA
• Ejecución Presupuesto 2007 $52.000.000 • Ejecución Presupuesto 2008 $21.000.000 • Ahorro $31.000.000
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COMO RADICAR UN DOCUMENTO INTERNO POR WORKFLOW En la Cámara de Comercio de Cúcuta existen las siguientes rutas de trabajo (workflow) implementadas en el Sistema de Gestión Documental MERCURIO
1. CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS DE MAYOR Y MENOR CUANTIA 2. EJECUCIÓN PAGOS A PROVEEDORES 3. SOLICITUD DE TIQUETES 4. SOLICITUD DE GASTOS DE VIAJE 5. SOLICITUD COMPRA POR CAJA MENOR 6. REPRESENTACION INSTITUCIONAL
La plantilla o formato establecido por el Sistema de Gestión de Calidad ISO9000 en el proceso de Contratación es la SOLICITUD DE PEDIDO INTERNO PRIMER PASO: RADICAR LA SOLICITUD DE PEDIDO INTERNA INGRESE EL USUARIO Y LA CLAVE / UNA VEZ EN LA PÁGINA PRINCIPAL SELECCIONE /MENU PRINCIPAL / RADICACIÓN / DOCUMENTO INTERNO Diligenciar la Ficha de Radicación Documento Interno: Cuando este diligenciando la ficha tenga en cuenta lo siguiente
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Seleccione la plantilla indicada En el campo enviado por seleccione el nombre del Director Ejecutivo En el campo de asunto seleccione alguno de los siguientes códigos de asunto. el sistema automáticamente diligencia el resto de campos.
CÓDIGO ASUNTO PLANTILLA OBSERVACIÓN
006 AUXILIO PARA FUNCIONARIOS
COMUNICADO INTERNO
Se utiliza para tramitar Auxilio educativo para funcionario o hijos de funcionarios, Auxilio funerario, Auxilio de lentes.
088 PAGOS A PROVEEDORES
Esta ruta se inicia en la ventanilla de recepción de correspondencia del CINDOCCC cuando se reciben facturas o Cuentas de Cobro.
160 SOLICITUD DE COMPRA O
CONTRATACIÓN
SOLICITUD DE PEDIDO INTERNO
Se utiliza para tramitar absolutamente todas las compras o contrataciones de algún bien o servicio de mayor o menor cuantía en la Cámara de Comercio de Cúcuta
150 SOLICITUD DE COMPRA DE
TIQUETES AEREOS / TERRESTRES
SOLICITUD DE PEDIDO INTERNO
Se utiliza para tramitar la compra de tiquetes aéreos o terrestres.
152 SOLICITUD DE GASTOS DE
VIAJES
SOLICITUD Y LEGALIZACION DE GASTOS DE VIAJE
Se utiliza para solicitar gastos de viaje.
208 COMPRA POR CAJA MENOR
SOLICITUD DE PEDIDO INTERNO
Se utiliza para solicitar compra o gasto menor de $60.000. (CAJA MENOR)
267 REEMBOLSO DE CAJA MENOR
COMUNICADO INTERNO
Lo utilizan los funcionarios que manejen la caja menor.
En el campo de Referencia: indique resumidamente que esta solicitando, este dato sirve para una posterior consulta. En el campo de Observaciones, anexos y folios es opcional. Verifique la información digitada y GUARDE. SEGÚN PASO: ELABORAR LA SOLICITUD DE PEDIDO INTERNA MENU / PRINCIPALES / Crear/indexar imagen Algunos campos del formato ya vienen diligenciados, complete el formato con toda la información solicitada. Por ejemplo:
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El campo de los Códigos de programa, centro de costos y rubro, siempre deben ir diligenciados, debe averiguarlos con la secretaria de cada departamento, profesional coordinador del programa o profesional de presupuesto. En el campo Detalle, especifique exactamente que bien o servicio necesita, Ej. Características, color, tamaño, cantidad, referencia, marca, cantidad. En el precio aproximado, averiguar con la sección de compras en el listado maestro de precios el valor de los artículos, solicitar una cotización al proveedor y generar una respuesta solicitando el pedido interno. En el campo Justificación: redacte el porque solicita el bien o servicio. En el campo observaciones: indique el nombre y NIT proveedor. Si es un proveedor nuevo anexe el RUT Por seguridad informática usted debe guardar el documento (en este caso la solicitud de pedido interna) en un directorio de su PC, el sistema nombra el archivo automáticamente con el número de radicado.
El sistema le solicita actualizar los cambios en el servidor; pique en examinar busque la ruta del directorio en el PC y actualice.
NOTA: tenga en cuenta: cada vez que usted le haga algún cambio al documento (en este caso la solicitud de pedido interna) actualice los cambios en el servidor. TECER PASO: DAR GESTIÓN A LA SOLICITUD DE PEDIDO INTERNA MENU / GESTIÓN Primero envíe una copia al Director del Departamento al cual usted pertenece para el visto bueno ( Menú/Gestión/Copias/Usuarios Mercurio/ busque por el código de usuario o nombre/ seleccione/ aceptar Segundo, cuando el Director de Departamento de el visto bueno por medio de un comentario, envíe una copia al Director Ejecutivo (Menú/ Gestión/Copias/ Usuarios Mercurio/ busque por el código de usuario o nombre/ seleccione/ aceptar. Debe esperar hasta que el Director Ejecutivo firme para iniciar el proceso de compra o contratación, o sea iniciar el workflow Ruta de Compra o Contratación. Tercero, ya firmada la Solicitud de Pedido Interna por el Director Ejecutivo inicie la Ruta. (Menú/Gestión/Enviar a Destino/ workflow). Este paso mucha de las veces se olvida y por este pequeño detalle nunca les llegara el pedido solicitado.